Informacje podstawowe
Podstawy prawne
Struktura organizacyjna
Organy izby
Kolegialne składy orzekające
Regionalna Komisja Orzekająca
Rzecznik DFP
Działalność nadzorcza
Działalność opiniodawcza
Działalność kontrolna
Działalność informacyjno-
-analityczna
Działalność szkoleniowa
Dostep do informacji publicznej
Roczne plany
i sprawozdania Izby
Wyjaśnienia RIO Białystok
w sprawach dotyczących
stosowania przepisów
o finansach publicznych
Petycje

Strona główna » Działalność kontrolna » Działalność kontrolna 2012

zalecenia - Biuro Obsługi Szkół w Nowince  

zalecenia - Gmina Augustów  

zalecenia - Gmina Czeremcha  

zalecenia - Gmina Grabowo  

zalecenia - Gmina Grajewo  

zalecenia - Gmina Kolno  

zalecenia - Gmina Kołaki Kościelne  

zalecenia - Gmina Kołaki Kościelne  

zalecenia - Gmina Krypno  

zalecenia - Gmina Kulesze Kościelne  

zalecenia - Gmina Narew  

zalecenia - Gmina Narewka  

zalecenia - Gmina Nowinka  

zalecenia - Gmina Nowy Dwór  

zalecenia - Gmina Płaska  

zalecenia - Gmina Suwałki  

zalecenia - Gmina Wysokie Mazowieckie  

zalecenia - Gmina Wyszki  

zalecenia - Gminia Mały Płock  

zalecenia - Miasto Białystok  

zalecenia - Miasto Hajnówka  

zalecenia - Miasto i Gmina Choroszcz  

zalecenia - Miasto i Gmina Knyszyn  

zalecenia - Miasto i Gmina Lipsk  

zalecenia - Miasto i Gmina Michałowo  

zalecenia - Miasto i Gmina Szepietowo  

zalecenia - Miasto i Gmina Wasilków  

zalecenia - Miasto Łomża  

zalecenia - Miejski Osrodek Kultury w Zambrowie  

zalecenia - Miejskie Przedsiębiorstwo Komunikacji Zakład Budżetowy w Łomży  

zalecenia - Obsługa Finansowo-Księgowa Szkół Gminy Knyszyn  

zalecenia - Powiat Augustowski  

zalecenia - Powiat Augustowski2  

zalecenia - Powiat Białostocki  

zalecenia - Powiat Bielski  

zalecenia - Powiat Hajnowski  

zalecenia - Powiat Kolneński  

zalecenia - Powiat Moniecki  

zalecenia - Powiat Siemiatycki  

zalecenia - Powiat Sokólski  

zalecenia - Powiat Suwalski  

zalecenia - Powiat Zambrowski  

zalecenia - Powiatowy Zarząd Dróg w Białymstoku  

zalecenia - Powiatowy Zarząd Dróg w Siemiatyczach  

zalecenia - Powiatowy Zarząd Dróg w Sokółce  

zalecenia - Przedszkole nr 3 z Oddziałami Integracyjnymi w Hajnówce  

zalecenia - Przedszkole Samorządowe Nr 55 z Oddziałami Integracyjnymi w Białymstoku  

zalecenia - Publiczne Gimnazjum nr 1 w Łomży  

zalecenia - Szkoła Podstawowa nr 7 w Łomży  

zalecenia - Szkoła Podstawowa w Wasilkowie  

zalecenia - VI Liceum Ogólnokształcące w Białymstoku  

zalecenia - Zarząd Dróg Powiatowych w Hajnówce  

zalecenia - Zespół Ekonomiczno-Administracyjny Szkół w Suwałkach  

zalecenia - Zespół Obsługi Ekonomicznej Szkół Gminy Augustów  

zalecenia - Zespół Obsługi Placówek Oświatowych w Kolnie  

zalecenia - Zespół Obsługi Szkół w Choroszczy  

zalecenia - Zespół Szkolno-Przedszkolny w Czeremsze  

zalecenia - Zespół Szkolno-Przedszkolny w Krypnie  

zalecenia - Zespół Szkolno-Przedszkolny w Narwi  

zalecenia - Zespół Szkół Mechanicznych w Łapach  

zalecenia - Zespół Szkół Nr 1 w Zambrowie  

zalecenia - Zespół Szkół Nr 4 w Białymstoku  

zalecenia - Zespół Szkół Ogólnokształcących i Zawodowych w Mońkach  

zalecenia - Zespół Szkół Ogólnokształcących w Augustowie  

zalecenia - Zespół Szkół Specjalnych w Bielsku Podlaskim  

zalecenia - Zespół Szkół Specjalnych w Siemiatyczach  

zalecenia - Zespół Szkół Technicznych w Kolnie  

zalecenia - Zespół Szkół w Dowspudzie  

zalecenia - Zespół Szkół w Narewce  

zalecenia - Zespół Szkół Zawodowych w Hajnówce  

zalecenia - Zespół Szkół Zawodowych w Sokółce  



zalecenia - Zespół Szkolno-Przedszkolny w Narwi

Autor:  BIP Admin
Dodane przez:  BIP Admin
Data utworzenia:  2012-06-13 12:35
Data modyfikacji:  2012-06-13 12:44
Data publikacji:  2012-06-13 12:44
Wersja dokumentu:  1


Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Zespole Szkolno-Przedszkolnym w Narwi

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

 

 

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 20 kwietnia 2012 roku (znak: RIO.I.6002-6/12), o treści jak niżej:

 

 

Pan Jerzy Ostapczuk

Dyrektor

Zespołu Szkolno-Przedszkolnego

w Narwi

 

 

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za 2011 rok, przeprowadzonej w Zespole Szkolno-Przedszkolnym w Narwi na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

 

Zakresem kontroli objęto sprawy ogólnoorganizacyjne, funkcjonowanie kontroli zarządczej, księgowość i sprawozdawczość, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, plan finansowy i jego wykonanie, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 roku Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.), zamówienia publiczne, gospodarkę składnikami majątku, inwentaryzację, rozliczenia z budżetem gminy.

Przez część okresu objętego kontrolą, do 31 sierpnia 2011 r., funkcję dyrektora Zespołu pełniła Alina Ostaszewska.

 

Kontrola zagadnień składających się na organizację wewnętrzną jednostki wykazała, że zakresy czynności wicedyrektorów Zespołu zawierają ogólne stwierdzenia przewidujące, że do zadań wicedyrektora należy zastępowanie Dyrektora w czasie jego nieobecności. Brak przy tym jakiegokolwiek odniesienia do zastępowania Pana Dyrektora w obrębie czynności składających się na gospodarkę finansową jednostki (nie stwierdzono, aby faktycznie wykonywali czynności w tym zakresie). Należy wskazać, że w sytuacji, gdy funkcję wicedyrektora pełnią 2 osoby, zacytowane postanowienie zakresów czynności może utrudniać ustalenie ewentualnej odpowiedzialności za działania podjęte podczas nieobecności Pana Dyrektora. Nie wskazał Pan bowiem, w gestii którego z wicedyrektorów leży wykonywanie obowiązków z zakresu gospodarki finansowej podczas Pana nieobecności – str. 7 protokołu kontroli.

Badanie funkcjonowania ustanowionych procedur kontroli zarządczej wykazało, że szereg dowodów księgowych zawierało braki w zakresie ich kontroli i zatwierdzenia. Stwierdzone nieprawidłowości dotyczyły w szczególności dowodów dokumentujących operacje gospodarcze dokonywane w związku z prowadzeniem świetlicy z dożywianiem i polegały na braku kontroli merytorycznej, zatwierdzenia do wypłaty, dekretacji. Naruszono tym samym postanowienia regulacji wewnętrznych obowiązujących w Zespole oraz przepisów art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.) – str. 15-16 protokołu kontroli.

Ustalenia kontroli wskazują na traktowanie finansowania żywienia w świetlicy jako działalności odrębnej organizacyjnie od pozostałych zadań Zespołu. Operacje na wyodrębnionym rachunku dochodów i wydatków nimi finansowanych ewidencjonowane były w odrębnych zbiorach księgowych (prowadzonych ręcznie), nie zachowano jednak wymagań stawianych przepisami ustawy o rachunkowości dla dzienników częściowych. Obowiązujące w jednostce przepisy wewnętrzne określające przyjęte zasady rachunkowości nie przewidywały prowadzenia dzienników częściowych, grupujących operacje według ich rodzaju, ani prowadzenia jakiejkolwiek ewidencji metodą tradycyjną (ręczną). Stwierdzono naruszenie art. 14 ust. 3 ustawy o rachunkowości, ponieważ nie były sporządzane zestawienia obrotów dzienników częściowych za okresy sprawozdawcze. Zestawienia obrotów dzienników częściowych powinny być sporządzane za każdy miesiąc, aby umożliwić realizację dyspozycji art. 18 ust. 1 ustawy o rachunkowości, wymagającego uzgodnienia miesięcznych zestawień obrotów i sald z obrotami zestawienia obrotów dzienników częściowych. Kontrola wykazała, że na podstawie „ręcznej” ewidencji za poszczególne miesiące nie sporządzano też częściowych zestawień obrotów i sald. W sprawozdawczości finansowej łączono dane z obu ewidencji – dotyczącej działalności finansowanej z rachunku bieżącego i dotyczącej finansowania żywienia; za rok obrotowy sporządzono też łączne zestawienie obrotów i sald obu ewidencji. Ponadto zakładowy plan kont Zespołu nie wymienia kont prowadzonych w ewidencji dotyczącej żywienia. „Prowadzenie księgowości na wydzielonym rachunku dochodów własnych” – jak to określono w zakresie obowiązków – powierzono samodzielnemu referentowi Zespołu, który faktycznie wykonuje te czynności – str. 9-10 protokołu kontroli.

W zakresie opisywanego zagadnienia stwierdzono też błędne oznaczanie dowodów księgowych Zespołu (i ich zbiorów) jako dowodów „Świetlicy z dożywianiem przy Szkole Podstawowej w Narwi”, która nie jest odrębną jednostką prowadzącą księgi rachunkowe. Oznaczenie zgodne z art. 21 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości powinno wskazywać na Zespół Szkolno-Przedszkolny w Narwi. Oprócz tego dowody oznaczane były też nazwą Szkoły Podstawowej w Narwi (niebędącej odrębną jednostką budżetową) – str. 12-13, 14-16 protokołu kontroli.

Wniosek o bezpodstawnym traktowaniu żywienia jako odrębnej organizacyjnie, finansowo i ewidencyjnie działalności potwierdzają też ustalenia dotyczące obsługi bankowej Zespołu. Karta wzorów podpisów przewiduje, że „Osoby wymienione w Tabeli 1 uprawnione są do dysponowania rachunkiem z tytułu zajmowanych stanowisk”. W trakcie kontroli ustalono, że wymieniony w karcie wzorów podpisów samodzielny referent (któremu powierzono ewidencjonowanie operacji dotyczących żywienia) nie posiada pisemnego upoważnienia Pana Dyrektora do dysponowania rachunkiem. Z zasad organizacji jednostki nie wynika też, aby stanowisko to wiązało się z posiadaniem uprawnień polegających na dysponowaniu rachunkiem bankowym. Ponadto samodzielny referent został wymieniony w umowie jako osoba zawierająca umowę na prowadzenie obsługi bankowej „Świetlicy z dożywianiem przy Zespole Szkolno-Przedszkolnym w Narwi”. Świetlica nie jest odrębną jednostką. W świetle zasad reprezentacji jednostki budżetowej, wynikających przede wszystkim z art. 47 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.), zawieranie umowy przez Pana Dyrektora wspólnie z innym niż główny księgowy pracownikiem Zespołu jest bezzasadne – str. 22-23 protokołu kontroli.

 

Analiza dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości wykazała – oprócz wyżej wskazanych ustaleń – że brak w niej postanowień określających stosowany system ochrony danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów, wymaganych przepisami art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości – str. 13-14 protokołu kontroli.

 

Kontrola prowadzenia ksiąg rachunkowych wykazała – poza przedstawionymi – także inne nieprawidłowości i uchybienia naruszające przepisy ustawy o rachunkowości, rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont... (Dz. U. Nr 128, poz. 861 ze zm.) oraz regulacji wewnętrznych, poprzez:

a) opatrywanie zapisów księgowych jedną datą, która – jak ustalono – odnosi się do daty dokonania operacji gospodarczej, przy braku daty zapisu księgowego (i braku daty sporządzenia dowodu księgowego, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji). Przyjęty sposób oznaczania zapisów księgowych datami nie spełnia wymogów określonych w art. 23 ust. 2 pkt 2 i 4 ustawy o rachunkowości – str. 11 protokołu kontroli,

b) sporządzanie dowodów zbiorczych, służących dokonaniu zbiorczego zapisu danych wynikających z list płac i zestawień list płac, z naruszeniem wymagań stawianych dowodom zbiorczym przez art. 20 ust. 3 pkt 1 ustawy; należy przy tym wskazać, że prawidłowe sporządzenie dowodu zbiorczego na podstawie list płac, jak również dokonanie zapisu księgowego dotyczącego pojedynczej listy płac z zachowaniem art. 23 ust. 2 pkt 2 ustawy, jest w praktyce niemożliwe, gdyż listy płac nie zawierają numerów identyfikacyjnych, co narusza art. 21 ust. 1 pkt 1 ustawy – str. 15 i 43 protokołu kontroli,

c) wykazanie w zestawieniach obrotów i sald, w sumie sald dla bilansu otwarcia na dzień 1 stycznia 2011 r., dwóch różnych kwot (opisanych jako „kwota razem” i „kwota obroty”); jak wynika z ustaleń zawartych na str. 12 protokołu kontroli, przyczyną tego błędu było wykazanie w bilansie otwarcia obrotów stron Wn i Ma konta 851 „Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych”, zamiast salda tego konta,

d) naruszenie zasady ewidencjonowania operacji na koncie 130 „Rachunek bieżący jednostki” zgodnie z danymi wyciągów bankowych, co stwierdzono w zakresie księgowania zwrotu nadpłaty za pobyt dziecka w przedszkolu zapisem ujemnym Wn 130 – Ma 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”; wskazana operacja winna zostać ujęta, zgodnie z wyciągiem bankowym, zapisem Wn 221 – Ma 130 z jednoczesnym zastosowaniem technicznego zapisu ujemnego Wn 130 – Ma 130 – str. 38-39 protokołu kontroli.

 

Kontrola prawidłowości obliczenia dodatków uzupełniających dla nauczycieli wykazała niewielkie rozbieżności w ustalonych przez jednostkę osobistych stawkach wynagrodzenia nauczyciela na danym stopniu awansu zawodowego (Sj). Skutkowało to nieznacznymi błędami w obliczeniu wysokości dodatków uzupełniających – str. 47-48 protokołu kontroli.

 

Analiza wydatków z tytułu odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych wykazała, że w końcu 2011 r. nie dokonano korekty odpisu do wysokości faktycznego przeciętnego zatrudnienia w 2011 r. Jak wynika z ustaleń zawartych na str. 50 protokołu kontroli, korekty dokonano w styczniu 2012 r. stwierdzając zawyżenie odpisu za 2011 r. o 6.241,31 zł. Zgodnie z § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. Nr 43, poz. 349), podstawę naliczenia odpisu na dany rok stanowi planowana przeciętna liczba zatrudnionych, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych. Ponadto stwierdzono nieznaczne uchybienie w zakresie kwoty odpisu przekazanej na rachunek Funduszu do 31 maja 2011 r. Zgodnie z art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 ze zm.), do 31 maja na rachunek Funduszu winna być przekazana kwota stanowiąca 75% równowartości odpisu na dany rok. W 2011 r. przekazano w tym terminie 73% kwoty naliczonego odpisu.

 

W kontrolowanej jednostce nie zostały ustanowione pisemne procedury wyboru wykonawców zamówień publicznych o wartości poniżej 14.000 euro, do których nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.). Zgodnie z zasadą wyrażoną w art. art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.), wydatki publiczne powinny były być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Wewnętrzne procedury winny zapewniać właściwe udokumentowanie przestrzegania tej zasady przy zlecaniu odpłatnych dostaw, robót i usług. Z protokołu kontroli nie wynika, aby jakakolwiek procedura (zwyczajowa, nieregulowana w formie pisemnej) była w tym zakresie stosowana – str. 51 protokołu kontroli.

 

W zakresie prawidłowości gromadzenia i wydatkowania środków za pośrednictwem wyodrębnionego rachunku dochodów i wydatków nimi finansowanych, utworzonym na podstawie uchwały Nr XXXIII/196/10 Rady Gminy Narew z dnia 28 czerwca 2010 r., stwierdzono, że czynsz za wynajęcie gabinetu stomatologicznego w wysokości 1.200 zł został zaliczony do dochodów realizowanych na rzecz budżetu gminy i przekazany na rachunek budżetu. Przywołana uchwała w § 2 ustala, że na wydzielonym rachunku bankowym Zespół gromadzi dochody pochodzące m.in. z opłat za najem i dzierżawę pomieszczeń szkolnych, sprzętu sportowego oraz za korzystanie z komputerów – str. 55 protokołu kontroli. Jak wyjaśnił główny księgowy, przyczyną odprowadzenia do budżetu dochodów z najmu była pomyłka spowodowana tym, że przed 2011 r. wpływy z tego tytułu nie były zaliczane do dochodów własnych.

 

W zakresie przestrzegania przez Pana Dyrektora zasad określania warunków korzystania ze stołówki szkolnej, w tym wysokości opłat za posiłki, wynikających z art. 67a ust. 3 ustawy o systemie oświaty, stwierdzono, że stosowane warunki korzystania ze stołówki – poza wysokością opłat za posiłki – wynikają z uchwały Nr XV/94/08 Rady Gminy Narew z dnia 14 maja 2008 r. w sprawie ustalenia zasad korzystania ze stołówki zorganizowanej w szkole prowadzonej przez Gminę Narew (nieobowiązującej od 23 sierpnia 2008 r.). Wysokość opłat za posiłki ustala Pan Dyrektor, przy czym stwierdzono, że dopiero zarządzenie w tej sprawie z dnia 30 sierpnia 2011 r. zawierało potwierdzenie uzgodnienia wysokości opłat z Wójtem, jak tego wymaga art. 67a ust. 3 ustawy o systemie oświaty – str. 55 protokołu kontroli.

 

Zespół Szkolno-Przedszkolny włada nieruchomością gruntową zabudowaną budynkiem szkolnym wraz z infrastrukturą towarzyszącą przy ulicy Mickiewicza 81 w Narwi. Nie okazano decyzji ustanawiającej trwały zarząd nieruchomością. Zgodnie z art. 43 ust. 1 w zw. z art. 4 pkt 10 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 ze zm.), trwały zarząd jest prawną formą władania nieruchomościami przez jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej. Ustanawiany jest w drodze decyzji, której elementy określa art. 45 ust. 2 przywołanej ustawy.

Kontrolującemu okazano umowę użyczenia zawartą w 2000 r. pomiędzy Zarządem Gminy a dyrektorami Zespołu Szkolno-Przedszkolnego w Narwi i Gimnazjum w Narwi. Należy wskazać, że podstawą władania nieruchomością gminy przez gminną jednostkę budżetową nie może być umowa użyczenia (regulowana przepisami art. 710 z nast. k.c.), ani inna umowa o charakterze cywilnoprawnym. Kierownik jednostki budżetowej działa na podstawie pełnomocnictwa organu wykonawczego gminy, zatem zawarcie z nim przez Wójta (wcześniej Zarząd Gminy) umowy cywilnoprawnej stanowi w istocie zawarcie umowy z samym sobą – str. 56 protokołu kontroli.

Wniosek pokontrolny zalecający wydanie decyzji ustanawiającej trwały zarząd nieruchomościami, którymi włada Zespół, zostanie wystosowany do Wójta Gminy Narew w wystąpieniu pokontrolnym wystosowanym na podstawie ustaleń kontroli kompleksowej gminy.

Jak wynika z ustaleń zawartych na str. 40-41 protokołu kontroli, mimo nieustanowienia trwałego zarządu poprzedni dyrektor Zespołu udostępniał pomieszczenie w nieruchomości poprzez zawarcie 1 stycznia 2008 r. umowy najmu na prowadzenie gabinetu stomatologicznego na czas nieoznaczony. Zawarcie umowy na czas nieoznaczony odbyło się z pominięciem uzyskania zgody organów gminy. Zgodnie z art. 43 ust. 2 pkt 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami zawarcie przez jednostkę budżetową (trwałego zarządcę) umowy najmu nieruchomości lub jej części na czas oznaczony do 3 lat wymaga równoczesnego powiadomienia organów gminy. W przypadku zaś zawarcia umowy na czas oznaczony dłuższy niż 3 lata lub na czas nieoznaczony wymagana jest zgody organów gminy. Zgoda wymagana jest również w przypadku, gdy po umowie zawartej na czas oznaczony strony zawierają kolejne umowy, których przedmiotem jest ta sama nieruchomość, a łączny czas trwania najmu z nich wynikający przekracza 3 lata.

 

Stwierdzone uchybienia i nieprawidłowości były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostek budżetowych.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na kierowniku jednostki zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych.

Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości należy do głównego księgowego, stosownie do zakresu czynności. Prawa i obowiązki głównych księgowych określa art. 54 ustawy o finansach publicznych.

 

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

 

1. Dokonanie zmian w zakresach czynności wicedyrektorów poprzez wskazanie kolejności zastępstwa w czasie nieobecności Pana Dyrektora.

2. Zapewnienie realizacji ustanowionych procedur kontrolnych w odniesieniu do dowodów księgowych.

3. W zakresie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości:

a) wskazanie na prowadzenie dzienników częściowych dla operacji finansowanych z rachunku bieżącego i wyodrębnionego rachunku dochodów („żywienia”) oraz uwzględnienie przyjętych metod prowadzenia tych dzienników (komputerowa, tradycyjna „ręczna”),

b) uwzględnienie w zakładowym planie kont Zespołu kont stosowanych do ewidencji operacji związanych z wyodrębnionym rachunkiem dochodów, mając na uwadze, że ewidencja „żywienia” stanowi element ksiąg Zespołu (dziennik częściowy), a nie odrębne księgi rachunkowe,

c) wprowadzenie postanowień regulujących system ochrony danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.

4. Zobowiązanie głównego księgowego do wyeliminowania nieprawidłowości w prowadzeniu ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) sporządzane comiesięcznych zestawień obrotów prowadzonych dzienników częściowych, oraz zestawień obrotów i sald obejmujących wszystkie konta księgi głównej prowadzone w poszczególnych dziennikach częściowych,

b) realizację i ewidencjonowanie wyłącznie dowodów księgowych opatrzonych stosownymi klauzulami o wykonaniu kontroli, zatwierdzonych do wypłaty i opatrzonych dekretacją,

c) oznaczanie dowodów księgowych nazwą jednostki, tj. Zespołu Szkolno-Przedszkolnego w Narwi, mając na uwadze, że „Świetlica z dożywianiem” nie jest podmiotem prowadzącym księgi rachunkowe,

d) opatrywanie zapisów księgowych datami na zasadach wymaganych przepisami art. 23 ust. 2 pkt 2 i 4 ustawy o rachunkowości,

e) nadawanie listom płac numerów identyfikacyjnych, mając na uwadze, że ich brak uniemożliwia zarówno dokonanie prawidłowego zapisu księgowego, jak i sporządzenie prawidłowego dowodu zbiorczego w świetle przepisów przywołanych w części opisowej wystąpienia,

f) wykazywanie w bilansie otwarcia salda konta 851,

g) ewidencjonowanie na koncie 130 operacji dotyczących zwrotów nadpłat zgodnie z danymi wyciągów bankowych, z zastosowaniem technicznego zapisu ujemnego.

5. Zaniechanie zawierania odrębnych umów na obsługę bankową „Świetlicy z dożywianiem”, mając na uwadze, że wyodrębniony rachunek dochodów i wydatków nimi finansowanych jest rachunkiem Zespołu.

6. Dołożenie większej staranności przy ustalaniu wysokości osobistych stawek wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli stanowiącej podstawę wyliczenia dodatków uzupełniających.

7. W zakresie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych:

a) dokonywanie korekty wysokości odpisu za dany rok przed upływem tego roku,

b) przekazywanie na rachunek Funduszu równowartości odpisów w wysokości wymaganej ustawą w danym terminie.

8. Opracowanie pisemnych procedur wyłaniania wykonawców zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 14.000 euro.

9. Zaliczanie wpływów z najmu do dochodów wyodrębnionego rachunku dochodów Zespołu Szkół, jak to wynika z uchwały Rady Gminy z dnia 28 czerwca 2010 r.

10. Określenie, w porozumieniu z Wójtem, zasad korzystania ze stołówki szkolnej w zakresie wykraczającym poza ustalenie opłat za posiłki.

11. Udostępnianie nieruchomości (lub jej części), która zostanie oddania Zespołowi w trwały zarząd przy uwzględnieniu zasad wynikających z art. 43 ust. 2 pkt 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami przytoczonych w części opisowej wystąpienia.

 

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

 

 

 

               Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

          w Białymstoku

 

 

 

Do wiadomości:

Wójt Gminy Narew

 

 

 





Odsłon dokumentu: 120437074
Poprzdnie wersje tego dokumentu: brak


www.bialystok.rio.gov.pl | Wejść na stronę: 120437074 Strona główna | Informacje niedostępne | Pomoc | Redakcja | Kontakt |