Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Zespole Szkół Specjalnych w Bielsku Podlaskim

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 19 czerwca  2012 roku (znak: RIO.I.6002-8/12), o treści jak niżej:

Pani

Jolanta Elżbieta Boćkowska

Dyrektor Zespołu Szkół Specjalnych

w Bielsku Podlaskim

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za okres 2011 roku, przeprowadzonej w Zespole Szkół Specjalnych w Bielsku Podlaskim na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto sprawy ogólnoorganizacyjne, funkcjonowanie kontroli zarządczej, księgowość i sprawozdawczość, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, plan finansowy i jego wykonanie, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 roku Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.), zamówienia publiczne, gospodarkę składnikami majątku, inwentaryzację, rozliczenia z budżetem powiatu.

Kontrola zagadnień organizacyjnych wykazała nieobsadzenie stanowiska wicedyrektora, które – wraz z przypisanymi mu zadaniami, m.in. zastępowaniem dyrektora w czasie nieobecności – zostało przewidziane statutem jednostki. Zakres zadań przypisanych statutem stanowisku wicedyrektora nie został powierzony pracownikom Zespołu – str. 4-5 i 8-9 protokołu kontroli.

Analiza dokumentacji opisującej przyjęte w Zespole zasady rachunkowości, przeprowadzona pod kątem zgodności z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.), wykazała, że:

a) z regulacji wewnętrznych nie wynika, aby przewidziano prowadzenie kont ksiąg pomocniczych w sposób tradycyjny (ręczny). W praktyce w taki sposób prowadzona jest ewidencja na kontach pomocniczych do kont syntetycznych zespołu 0 – str. 9 i 45-46 protokołu kontroli,

b) w wykazie zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe wymieniono wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz). Zgodnie z art. 19 ust. 1 ustawy o rachunkowości, wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz) sporządzają jednostki, które uprzednio nie prowadziły ksiąg rachunkowych w sposób określony ustawą; w pozostałych jednostkach rolę inwentarza spełnia zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych, sporządzane na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych – str. 9 protokołu kontroli,

c) nie określono metody prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla poszczególnych rodzajów rzeczowych składników aktywów obrotowych, czym naruszono art. 17 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Przewidziane w zakładowym planie kont Zespołu Szkół konto 310 „Materiały” zawiera opis, iż Na stronie Wn konta ujmuje się: a) przychód materiałów z zakupu od zewnętrznych dostawców, b) ustaloną w wyniku inwentaryzacji na koniec roku wartość materiałów, które były rozchodowane, a nie zużyte. Na stronie Ma ujmuje się wszelkie rozchody materiałów. Wartość materiałów jest odpisywana bezpośrednio po ich zakupie w koszty. Najpóźniej na dzień bilansowy dokonuje się korekty  kosztów o wartość zinwentaryzowanych zapasów materiałów. Konto 310 może wykazywać saldo Wn, które wyraża wartość zapasów znajdujących się w magazynie. Zacytowany opis nie daje możliwości ustalenia obowiązującej w jednostce metody ewidencji dla poszczególnych rodzajów rzeczowych aktywów obrotowych, ponieważ posługuje się pojęciami właściwymi dwóm metodom (art. 17 ust. 2 pkt 1 i 4 ustawy) nie wskazując rodzajów aktywów, których każda z nich ma dotyczyć. Stwierdzono, że w stosunku do zakupionego w 2011 r. oleju opałowego o wartości 94.685 zł nie zastosowano żadnej z metod spośród wskazanych w art. 17 ust. 2 ustawy o rachunkowości – str. 46-47 protokołu kontroli. Spisanie go w koszty w momencie zakupu winno skutkować ustaleniem wartości stanu oleju na 31 grudnia 2011 r. i ujęciem tej wartości na koncie 310.

         Kontrola przestrzegania przepisów wewnętrznych dotyczących druków ścisłego zarachowania wykazała, że nie wszystkie druki uznane za podlegające ewidencji zostały nią objęte, m.in. arkusze spisu z natury w chwili wydania przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej i kwitariusze przychodowe – str. 25 protokołu kontroli.

Kontrola prowadzenia ksiąg rachunkowych wykazała nieprawidłowości i uchybienia naruszające przepisy ustawy o rachunkowości, rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont... (Dz. U. Nr 128, poz. 861 ze zm.) oraz regulacji wewnętrznych, poprzez:

a) opatrywanie zapisów księgowych jedną datą, która – jak ustalono – odnosi się do daty dokonania operacji gospodarczej, przy braku daty zapisu księgowego (i braku daty sporządzenia dowodu księgowego, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji). Przyjęty sposób oznaczania zapisów księgowych datami nie spełnia wymogów określonych w art. 23 ust. 2 pkt 2 i 4 ustawy o rachunkowości – str. 10-11 protokołu kontroli,

b) sporządzanie dowodów zbiorczych, służących dokonaniu zbiorczego zapisu danych wynikających z list płac i zestawień list płac, z naruszeniem wymagań stawianych dowodom zbiorczym przez art. 20 ust. 3 pkt 1 ustawy (sporządzone dowody zbiorcze nie wymieniały dowodów źródłowych stanowiących podstawę ich sporządzenia) – str. 13 i 34 protokołu kontroli,

c) ewidencjonowanie operacji gospodarczych, związanych z obrotem gotówkowym i na rachunkach bankowych, w sposób nieodzwierciedlający ich rzeczywistego przebiegu i niezgodny z treścią ekonomiczną kont, co polegało na księgowaniu danych zawartych w wyciągu bankowym zapisem Wn 101 „Kasa” – Ma 101 (podjęcie gotówki do kasy), zaś danych wynikających z raportów kasowych (dotyczących wypłaty gotówki z kasy) zapisami Wn konto kosztów lub rozrachunkowe – Ma konto rachunku bankowego – str. 20-22 protokołu kontroli),

d) w księgach rachunkowych Zespołu nie ujęto wartości dwóch nieruchomości gruntowych przekazanych decyzjami Zarządu Powiatu w trwały zarząd, o wartości 91.330 zł oraz 453.508 zł (decyzje  stanowią, że ceny nieruchomości odpowiadają wartości księgowej); wartość gruntu przekazanego w trwały zarząd powinna być ujęta w księgach Zespołu, stosownie do § 2 pkt 5 rozporządzenia – str. 44-45 protokołu kontroli.

W zakresie realizacji dochodów z najmu stwierdzono, że uzależniając termin płatności czynszu od daty otrzymania faktury przez najemcę zaniechano jednocześnie potwierdzania daty odbioru faktury. W związku z tym, że z dokumentacji jednostki nie wynika data otrzymania faktury przez najemcę nie jest możliwe sprawdzenie terminowości wpłat, a także ustalenie kwoty ewentualnych odsetek z tytułu opóźnienia w zapłacie – str. 30-31 protokołu kontroli.

W kontrolowanej jednostce nie zostały ustanowione pisemne procedury wyboru wykonawców zamówień publicznych o wartości poniżej 14.000 euro, do których nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.). Zgodnie z zasadą wyrażoną w art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.), wydatki publiczne powinny były być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Wewnętrzne procedury winny zapewniać właściwe udokumentowanie przestrzegania tej zasady przy zlecaniu odpłatnych dostaw, robót i usług. Z protokołu kontroli nie wynika, aby jakakolwiek procedura (zwyczajowa, nieregulowana w formie pisemnej) była w tym zakresie stosowana – str. 39-40 protokołu kontroli.

Kontrola wykazała, że warunki korzystania ze stołówki szkolnej oraz stosowana wysokość opłat za posiłki nie zostały ustalone w trybie art. 67a ust. 3 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.), zgodnie z którym dyrektor szkoły, w porozumieniu z organem prowadzącym szkołę, ustala warunki korzystania ze stołówki oraz wysokość opłat za posiłki. Brak dokumentacji świadczącej o ich określeniu przez Panią Dyrektor, a także o konsultacjach w tej sprawie z organem prowadzącym. W okresie objętym kontrolą pobierano opłaty za obiady w wysokości ustalonej w umowach na dostawę obiadów, zawieranych z Zespołem Szkół Nr 4 im. Ziemi Podlaskiej –str. 44 protokołu kontroli.

Stwierdzone uchybienia i nieprawidłowości były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostek budżetowych.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Pani Dyrektor, jako kierowniku jednostki, zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych.

Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości należy do głównego księgowego. Prawa i obowiązki głównych księgowych określa art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Podjęcie działań w celu obsadzenia przewidzianego statutem stanowiska wicedyrektora Zespołu Szkół.

2. Zmodyfikowanie przepisów wewnętrznych składających się na dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości, poprzez:

a) wskazanie kont ksiąg pomocniczych prowadzonych metodą tradycyjną (bez wykorzystania programu komputerowego),

b) usunięcie postanowień przewidujących prowadzenie wykazu składników aktywów i pasywów (inwentarza) jako elementu ksiąg rachunkowych,

c) precyzyjne określenie metody prowadzenia ewidencji rzeczowych składników aktywów obrotowych (w szczególności materiałów posiadanych przez jednostkę).

3. Objęcie ewidencją druków ścisłego zarachowania wszystkich dokumentów uznanych przepisami wewnętrznymi za druki ścisłego zarachowania. Ewentualnie dokonanie zmiany regulacji wewnętrznych w tym zakresie w celu dostosowania ich do faktycznych potrzeb jednostki.

4. Zobowiązanie głównego księgowego do wyeliminowania nieprawidłowości i uchybień w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) opatrywanie zapisów księgowych datami na zasadach wymaganych przepisami art. 23 ust. 2 pkt 2 i 4 ustawy o rachunkowości,

b) sporządzanie dowodów zbiorczych spełniających wymagania art. 20 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości,

c) księgowanie operacji przyjęcia gotówki do kasy z banku i wypłaty gotówki z kasy w sposób odzwierciedlający rzeczywisty przebieg operacji gospodarczych wynikających z dokumentów księgowych, przy zastosowaniu kont właściwych danej operacji,

d) objęcie ewidencją – w porozumieniu z głównym księgowym Starostwa Powiatowego w Bielsku Podlaskim – gruntów przekazanych w trwały zarząd Zespołowi Szkół.

5. Dokumentowanie dat otrzymania faktur przez najemców w przypadku uzależnienia terminu płatności czynszu od daty otrzymania faktury.

6. Opracowanie pisemnych procedur wyłaniania wykonawców zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 14.000 euro.

7. Formalne ustalenie, w porozumieniu ze Starostą Bielskim, warunków korzystania ze stołówki szkolnej oraz wysokości opłat za posiłki.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Zarząd Powiatu Bielskiego