Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Gminy Grabowo przez inspektorów

 Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Łomży

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 08 sierpnia  2012 roku (znak: RIO.IV.6001-5/12), o treści jak niżej:

Pan

                                                                                              Józef Wiszowaty

                                                                                              Wójt Gminy Grabowo

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Grabowo za 2011 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy w Grabowie na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Łomży, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

         Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, uchwałę budżetową, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

W zakresie spraw organizacyjnych stwierdzono, że w gminie Grabowo nie został powołany zastępca Wójta. Nieobsadzenie stanowiska zastępcy Wójta tworzy sytuację zagrażającą ciągłości funkcjonowania jednostki podczas nieobecności Pana Wójta. Z uwagi na liczbę mieszkańców, stosownie do postanowień art. 26a ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.), w gminie Grabowo może być powołany jeden zastępca Wójta. Według art. 28g ustawy, w przypadku zaistnienia jednej z – enumeratywnie wymienionych – przemijających przeszkód w wykonaniu zadań i kompetencji Wójta (m.in. spowodowanej niezdolnością do pracy z powodu choroby trwającej powyżej 30 dni), zadania i kompetencje Wójta przejmuje jego zastępca, zaś w razie niepowołania zastępcy – osoba wyznaczona przez Prezesa Rady Ministrów w trybie art. 28 h ustawy. Wskazana regulacja w sposób jednoznaczny określa zasady kierowania gminą, z tego względu, przy zaistnieniu okoliczności w niej przewidzianych, nieobsadzenie stanowiska zastępcy Wójta może prowadzić do naruszenia ciągłości działania organu wykonawczego gminy, w tym w zakresie wykonania budżetu. – str. 2 protokołu kontroli.

Kontrola zagadnień związanych z funkcjonowaniem gminnych jednostek organizacyjnych wykazała, że Urząd Gminy prowadzi obsługę finansowo-księgową Biblioteki Publicznej i Gminnego Ośrodka Kultury. Stan ten narusza postanowienia art. 11 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.). Wymienione jednostki organizacyjne, działające jako odrębne osoby prawne, są podmiotami zobowiązanymi do prowadzenia ksiąg rachunkowych na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości, zatem na ich kierownikach spoczywają określone ustawą obowiązki, wynikające w szczególności z przepisów art. 4, art. 10 i art. 11 ust. 1 ustawy – str. 2 protokołu kontroli.

W zakresie obsługi finansowo-księgowej jednostek oświatowych, prowadzonej przez Urząd Gminy na podstawie postanowień statutów szkół, stwierdzono, że dla jednostek tych nie zostały otwarte rachunki bankowe – wydatki ponoszone są z rachunku Urzędu, którego dysponentem jest Pan Wójt, na podstawie dokumentów zatwierdzonych przez kierowników jednostek. Jak wynika z ustaleń kontroli, dla poszczególnych szkół nie są prowadzone odrębne księgi rachunkowe. Według wyjaśnienia Skarbnika była to przyczyna zaniechania sporządzania odrębnych sprawozdań finansowych dla szkół. Dane dotyczące szkół objęto jednym sprawozdaniem. Obowiązek sporządzania jednostkowych sprawozdań finansowych przez kierownika każdej jednostki budżetowej wynika z § 17, § 25 ust. 1 i § 26 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont… (Dz. U. Nr 128, poz. 861 ze zm.) – str. 2 i 79-80 protokołu kontroli.

Stosownie do art. 5 ust. 7 pkt 3 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.) wykonywanie wspólnej obsługi polega m.in. na prowadzeniu dla obsługiwanych jednostek ksiąg rachunkowych na podstawie dowodów księgowych (poprzez odesłanie do art. 4 ust. 3 pkt 2 ustawy o rachunkowości). Nie zwalnia przy tym z obowiązku prowadzenia odrębnych ksiąg rachunkowych dla poszczególnych jednostek, jako podmiotów zobowiązanych do stosowania zasad określonych ustawą o rachunkowości. Z kolei przyjęte rozwiązanie dokonywania wydatków szkół z rachunku Urzędu powoduje, że dyrektorzy obsługiwanych jednostek nie dysponują fizycznie środkami pieniężnymi określonymi w ich planach finansowych. Stosownie do art. 53 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.) kierownik jednostki sektora finansów publicznych jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej jednostki. Podstawą gospodarki finansowej jednostki budżetowej jest plan finansowy (art. 11 ust. 3 ustawy o finansach publicznych), którego realizacja, tj. gromadzenie środków i ich rozdysponowanie należy do podstawowych obowiązków kierownika jednostki w zakresie gospodarki finansowej. Należy też wskazać, że obowiązek wdrożenia i aktualizacji dokumentacji opisującej przyjęte w obsługiwanych jednostkach zasady rachunkowości należy do dyrektorów szkół obsługiwanych przez Urząd. Wynika to z art. 5 ust. 7 pkt 3 ustawy o systemie oświaty. Z zawartego w tym przepisie odesłania do art. 4 ust. 3 ustawy o rachunkowości wynika, że okoliczność zorganizowania wspólnej obsługi finansowo-księgowej jednostek oświatowych nie oznacza zniesienia obowiązku opracowania przez ich kierowników dokumentacji opisującej przyjęte w tych jednostkach zasady rachunkowości, o której mowa w art. 10 ustawy o rachunkowości.

Badając wydatki poniesione na przeciwdziałanie alkoholizmowi, m.in. pod kątem zgodności z uchwałą Rady Gminy z dnia 8 lutego 2011 r. w sprawie zatwierdzenia gminnego programu przeciwdziałania i rozwiązywania problemów alkoholowych oraz przeciwdziałania narkomanii, stwierdzono, że niektóre zadania przewidziane programem nie były zrealizowane, np. współfinansowanie wypoczynku zimowego i letniego. Nie wykonano też całości wydatków zaplanowanych na realizację programu. Wydatki zrealizowano w wysokości 4.637,82 zł na plan wynoszący 13.000 zł (35,7% planu). Rozbieżność między wydatkami na realizację programu a dochodami uzyskanymi z zezwoleń na sprzedaż alkoholu w 2011 r. była jeszcze wyższa, ponieważ realizacja dochodów z tego tytułu zamknęła się kwotą 14.219,02 zł. Stosownie do art. 18² ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. z 2007 r. Nr 70, poz. 473 ze zm.), dochody z opłat za sprzedaż napojów alkoholowych wykorzystuje się wyłącznie na realizację gminnych programów przeciwdziałania alkoholizmowi i narkomanii. Stwierdzono, że dochody z opłat niewykorzystane na ten cel w 2011 r., wynoszące 9.581,20 zł, nie były ujęte w budżecie na 2012 r. jako wydatki na wymienione cele. Po zakończeniu kontroli dokonana została zmiana w budżecie gminy na 2012 r., polegająca na stosownym zwiększeniu wydatków przeznaczonych na realizację programów – str. 62-63 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości udzielania zamówień publicznych w świetle przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.) wykazała, że wykonawcę dostawy oleju napędowego do pojazdów wyłoniono w trybie zamówienia z wolnej ręki. Przetarg nieograniczony przeprowadzony pierwotnie w celu wyłonienia wykonawcy nie doszedł do skutku z powodu braku ofert, w związku z czym zastosowano tryb zamówienia z wolnej ręki. Jak wynika z ustaleń kontroli, nie został sporządzony protokół postępowania prowadzonego w trybie z wolnej ręki, wymagany przepisami art. 96 Prawa zamówień publicznych. Wzór protokołu postępowania prowadzonego w trybie z wolnej ręki określa załącznik nr 6 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 października 2010 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. Nr 223, poz. 1458) – str. 75 protokołu kontroli.

Analiza dokumentacji postępowania dotyczącego wyłonienia wykonawcy przebudowy budynku po zlewni mleka na świetlicę w Grabowie wykazała natomiast wewnętrzną sprzeczność postanowień specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Według treści specyfikacji zamawiający nie wymagał zabezpieczenia należytego wykonania umowy. Na obowiązek wniesienia zabezpieczenia wskazywał zaś wzór umowy stanowiący załącznik do specyfikacji – str. 70 protokołu kontroli.

W ramach kontroli zgodności zrealizowanych zamówień z dokumentacją postępowania przeprowadzono oględziny drogi w miejscowości Bagińskie. Stwierdzono brak podbudowy z betonu o grubości 15 cm pod „obrukowaniem wlotów i wylotów przepustów z kamienia narzutowego…”; mimo tego roboty zostały odebrane. Pismem z dnia 8 maja 2012 r. Pan Wójt wystąpił do wykonawcy z wezwaniem do usunięcia usterek stwierdzonych podczas oględzin. Kontrola wykazała również rozbieżności między księgą obmiaru, w której wskazano grubość warstwy ścieralnej – 4 cm, a kosztorysem powykonawczym – grubość 3 cm, analogiczna jak w projekcie i faktycznie wykonana. Dokumentację opatrzył podpisem m.in. inspektor nadzoru, co świadczy o nierzetelnej weryfikacji – str. 67-68 protokołu kontroli.

         Analiza dokumentacji drogi przebudowanej w 2010 r. na odcinku Konopki Białystok – Konopki Monety wykazała, że projekt budowlany sporządzony przez wykonawcę obarczony był błędami polegającymi na nieprawidłowym rozwiązaniu sposobu odprowadzenia wód opadowych z pasa drogi. W projekcie wody opadowe skierowano bezpośrednio na działkę stanowiącą własność prywatną. Rozwiązanie to zostało objęte zastrzeżeniami Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Kolnie. W konsekwencji konieczne było wykonanie projektu prawidłowego odprowadzenia wód opadowych z drogi oraz oceny technicznej, które zlecono innemu wykonawcy niż wykonawca błędnego projektu, ponosząc z tego tytułu wydatek w wysokości 2.054 zł. Z ustaleń kontroli nie wynika, aby gmina występowała z roszczeniem dotyczącym obciążenia wykonawcy błędnego projektu kosztami jego poprawienia – str. 73 protokołu kontroli.

Kontrola podstaw gospodarowania mieniem wykazała, że nie został sporządzony plan wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości. Obowiązek opracowania planu spoczywa na Panu Wójcie, co wynika z art. 25 ust. 2 w zw. z art. 23 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2010 r., Nr 102, poz. 651 ze zm.), zaś wymagania co do jego treści określa art. 23 ust. 1d ustawy – str. 76 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych wykazała, że w ewidencji analitycznej środków trwałych nie zamieszczono wszystkich danych służących jednoznacznej identyfikacji poszczególnych obiektów inwentarzowych. Ujęcie w ewidencji tego typu danych jest niezbędne zarówno dla należytej ochrony posiadanych zasobów majątkowych, jak i dla prawidłowego wypełniania obowiązków w zakresie powiązania wyników inwentaryzacji z zapisami ksiąg rachunkowych, o których mowa w art. 27 ustawy o rachunkowości – str. 77 protokołu kontroli.

Badanie zagadnienia wykonania zaleceń wystosowanych do Pana Wójta po poprzedniej kontroli kompleksowej, w kontekście złożonej przez Pana informacji o sposobie ich realizacji, wykazała, że mimo deklarowanego podjęcia działań minimalizujących rozmiar strat wody z sieci, straty wody w 2011 r. wyniosły 108,9 dam³ i stanowiły 44,6% wody pobranej z ujęć o wartości około 262.000 zł (w 2009 r. – 39,4%, a w 2010 r. – 34,9%). Podczas poprzedniej kontroli kompleksowej wskaźnik strat wody wyniósł 43,6% zafakturowanej sprzedaży – str. 80 protokołu kontroli. Ustalenia kontroli świadczą o nieskutecznej realizacji wniosków pokontrolnych.

Analiza zagadnień związanych z dochodami z majątku gminy wykazała, że w regulacjach wewnętrznych oraz w zakresach czynności pracowników kontrolowanej jednostki nie uwzględniono kwestii związanych z ustalaniem podstaw do ewentualnego egzekwowania zwrotu bonifikat udzielanych przy sprzedaży nieruchomości na podstawie art. 68 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Kontrola wykazała, że w latach 2004-2011 zbyto z zastosowaniem bonifikaty 26 nieruchomości lokalowych – str. 45-46 protokołu kontroli.

W zakresie dochodów z majątku stwierdzono, że odsetki za zwłokę w regulowaniu należności nie były naliczane w księgach i dochodzone. W następstwie czynności kontrolnych naliczono i pobrano odsetki za zwłokę w łącznej kwocie 109,24 zł. Odsetki od należności winny być ujmowane w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty lub pod datą ostatniego dnia kwartału, w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału, jak to wynika z § 8 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont... – str. 47-49 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy, badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r., Nr 8, poz. 60 ze zm.), jest Wójt. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, co doprowadziło do następujących ustaleń.                          

Analiza prawidłowości udzielania ulg w podatku rolnym wykazała brak w składzie komisji przeprowadzającej kontrole w siedzibie podatnika, osoby mającej wiedzę z zakresu budownictwa. Pozwoliłoby to ustalić czy wykonany zakres prac faktycznie może zostać uznany za modernizację, w przypadku której ulga przysługuje, czy też z remontem, w przypadku którego ulga nie przysługuje. Umożliwiłoby również sprawdzenie czy wszystkie, wykazane w rozliczeniu kosztów, materiały wykorzystane zostały przy realizacji inwestycji – str. 24 protokołu kontroli.                   

Uchybienia stwierdzono także w obszarze poboru opłaty targowej. Jak wskazuje opis zawarty na stronie 32 protokołu kontroli łączna kwota niewłaściwie pobranej opłaty wynosiła 38,00 złotych. Wprawdzie nieprawidłowości w swoim wyrazie finansowym nie mają istotnego znaczenia dla kwestii osiągania dochodów z omawianego tytułu, niemniej jednak były one wynikiem braku kontroli prawidłowości pracy inkasentów ze strony organu podatkowego w kontrolowanym okresie. Naruszono tym samym art. 281 § 1 Ordynacji podatkowej w zakresie obowiązku przeprowadzania kontroli podatkowej m. in. u inkasentów. Brak nadzoru w tej kwestii powoduje również uchybienie normom zawartym w art. 272 Ordynacji podatkowej, który zobowiązuje organ podatkowy do prowadzenia czynności sprawdzających mających na celu monitorowanie wpłacania zadeklarowanych podatków, w tym również pobieranych przez płatników oraz inkasentów. Należy równocześnie pamiętać, iż na kierowniku jednostki sektora finansów publicznych, a w tym przypadku jest nim wójt, ciąży obowiązek ustanowienia adekwatnego, skutecznego i efektywnego systemu kontroli zarządczej, który w myśl art. 68 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. 157, poz. 1240 ze zm.) zapewni m. in. ochronę zasobów, w tym także finansowych.

Ponadto ustalono, że nie naliczono prowizji należnej inkasentom w kwocie 210,00 zł, naruszając tym samym postanowienia § 4 ust. 3 uchwały Nr X/57/07 Rady Gminy Grabowo. Zaległe wynagrodzenie za inkaso opłaty targowej zostało naliczone i wypłacone w trakcie trwania kontroli.

Sprawdzenie regulacji wewnętrznych Urzędu wykazało, że ich zakresem objęto także zagadnienie działań upominawczych i windykacyjnych, w tym również dotyczących zaległości z tytułu podatków i opłat lokalnych. Ustalono, że w myśl badanych zapisów, upomnienia na zaległości podatkowe w podatku od nieruchomości od osób prawnych wystawia się, gdy wysokość zaległości przekroczy kwotę 300,00 zł. Obowiązujące przepisy prawa nie wprowadzają dolnej granicy kwoty, od jakiej organ podatkowy ma obowiązek wysłać upomnienie, wskazując jedynie na konieczność systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązań pieniężnych-§ 1 rozporządzenia Ministra Finansów z 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. 137, poz. 1541 ze zm.) oraz wynikający z treści § 2 rozporządzenia, obowiązek wysłania zobowiązanemu upomnienia. Należy jednakże mieć na uwadze fakt, iż podatki lokalne mają co do zasady charakter roczny i są dochodami budżetu gminy w danym roku budżetowym, a także wynikające z Ordynacji podatkowej. przepisy o przedawnieniu zobowiązań podatkowych – str. 39 protokołu kontroli.

Ponadto badanie regulacji dotyczących poboru i rachunkowości należności podatkowych, wykazało, że w instrukcji prowadzenia ewidencji księgowej przy użyciu komputera nie określono aktualnie użytkowanej wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji w przypadku zmian, systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów zgodnie z art. 10 ustawy o rachunkowości. W trakcie kontroli usunięto opisane niedociągnięcia poprzez określenie i przyjęcie do użytkowania aktualnej wersji oprogramowania – str. 42 protokołu kontroli.

Weryfikacja działań organu podatkowego związana z prowadzeniem kontroli podatkowych wykazała, że Urząd Gminy Grabowo, w regulacjach wewnętrznych nie zawarł zasad przeprowadzania kontroli podatkowych i nie ustalił planu kontroli. Organy podatkowe I instancji mają obowiązek przeprowadzania kontroli podatkowych, których celem jest sprawdzanie w jaki sposób podatnicy wywiązują się ze swoich obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego. W przepisach prawa podatkowego określono prawa i obowiązki kontrolującego i kontrolowanego, sposób prowadzenia czynności kontrolnych i ich dokumentowanie, czynności, jakie mogą wykonywać kontrolujący. Brak jest natomiast uregulowań dotyczących częstotliwości i zakresu kontroli, przez co należy uznać, że jest to w gestii organu podatkowego. Wyjątkiem są podatnicy będący przedsiębiorcami. W ich przypadku organ podatkowy dokonuje kontroli w oparciu o przepisy rozdziału 5 ustawy z dnia 2 lipca 2004 roku o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. z 2010 r., Nr 220, poz. 1447 ze zm.). W zakresie częstotliwości przeprowadzania kontroli należy również mieć na uwadze przepisy rozdziału 8 Ordynacji podatkowej, w którym uregulowane są kwestie dotyczące przedawnienia zobowiązania podatkowego. W 2011 r. organ podatkowy przeprowadzał kontrole w siedzibie podatnika jedynie w zakresie ulg inwestycyjnych wobec czego nie wykorzystał w pełni upoważnień ustawowych wynikających z treści art. 281 § 1 Ordynacji podatkowej – str. 43 protokołu kontroli.       

Brakujące regulacje wprowadzono dnia 4 kwietnia 2012 r. Zarządzeniem Nr 91/12 Wójta Gminy Grabowo w sprawie zasad przeprowadzania kontroli podatkowej podatku od nieruchomości, rolnego, leśnego i od środków transportowych na terenie gminy Grabowo. Przyjęto również plan kontroli podatkowych na rok 2012.

Z kolei kontrola rzetelności i prawidłowości sporządzania sprawozdania Rb-PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych gminy za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2011 roku wykazała nieprawidłowości naruszające przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103). Polegały one na zawyżeniu w podatku rolnym, w kolumnie 5 sprawozdania Rb-PDP (Skutki decyzji wydanych przez organ podatkowy … - umorzenie zaległości podatkowych) kwoty skutków o 190,00 zł, w wyniku błędnego ujęcia kwoty skutków od decyzji wydanych przez organ podatkowy … - umorzenie zaległości podatkowych: w podatku od nieruchomości na kwotę 50,00 zł oraz w podatku leśnym na kwotę 140,00 zł.

Podane kwoty skutków należało wykazać w odpowiednich rubrykach sprawozdania – str. 43 protokołu kontroli.        

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy, a także niewłaściwego funkcjonowania kontroli zarządczej.

         Organem wykonawczym gminy wiejskiej jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy gminy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Wójcie – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości oraz nadzorowania prac z tego zakresu spoczywały na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego określają  przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych.

          Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Rozważenie powołania zastępcy Wójta, mając na uwadze wskazane w części opisowej wystąpienia regulacje prawne w kwestii zapewnienia ciągłości funkcjonowania gminy podczas zaistnienia jednej z przemijających przeszkód w wykonywaniu zadań i kompetencji przez Pana Wójta.

2. Zapewnienie warunków umożliwiających wykonywanie przez kierowników instytucji kultury obowiązków wynikających z ustawy o rachunkowości.

3. Podjęcie, w porozumieniu z kierownikami obsługiwanych szkół, działań zmierzających do określenia przez nich dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, założenia odrębnych ksiąg rachunkowych dla poszczególnych jednostek oraz odrębnych rachunków bieżących, których dysponentami będą kierownicy obsługiwanych jednostek.

4. Zapewnienie sporządzania jednostkowych sprawozdań finansowych przez dyrektorów każdej ze szkół.

5. W zakresie realizacji gminnych programów przeciwdziałania alkoholizmowi i narkomanii:

a) przeznaczanie całości dochodów uzyskanych z opłat za zezwolenia na sprzedaż alkoholu na realizację programów,

b) realizację wszystkich zadań objętych programami.

6. W zakresie udzielania i realizacji zamówień publicznych:

a) sporządzanie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia w trybie z wolnej ręki,

b) zapewnienie zgodności między postanowieniami specyfikacji istotnych warunków zamówienia i załączonym do niej wzorem umowy,

c) dołożenie należytej staranności przy weryfikacji zgodności odbieranych robót z projektem,

d) wzmożenie nadzoru nad rzetelnością dokumentacji dotyczącej realizacji robót budowlanych,

e) rozważenie wystąpienia do wykonawcy projektu drogi Konopki Białystok – Konopki Monety o naprawienie szkody w wysokości 2.054 zł spowodowanej poniesionymi przez gminę kosztami zlecenia przeprojektowania sposobu odprowadzania wód opadowych z drogi.

7. Sporządzenie planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości.

8. Wskazanie Skarbnikowi Gminy na:

a) potrzebę zamieszczenia w ewidencji pomocniczej środków trwałych wszystkich cech służących jednoznacznej identyfikacji poszczególnych obiektów inwentarzowych,

b) obowiązek naliczania odsetek od nieterminowo regulowanych należności i ujmowania ich w księgach na koniec każdego kwartału.

9. Podjęcie efektywnych działań minimalizujących straty wody.

10. Pisemne powierzenie pracownikowi obowiązku analizy obrotu nieruchomościami w celu ustalenia ewentualnych podstaw do egzekwowania zwrotu bonifikat.

11. Rozważenie powoływania osoby mającej wiedzę z dziedziny budownictwa do komisji przeprowadzającej kontrole w siedzibie podatnika w związku z udzielaniem ulg w podatku rolnym. 

12. Prawidłowe naliczanie opłaty targowej oraz prowizji należnej inkasentom za jej inkaso w zakresie opisanym w protokole kontroli.  

13. Rozważenie zmiany zapisów w regulacjach wewnętrznych dotyczących zasad prowadzenia czynności upominawczych w podatku od nieruchomości od osób prawnych, mając na względzie przepisy rozdziału 8 Ordynacji podatkowej o przedawnieniu zobowiązań podatkowych oraz opis w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia.

14. Sporządzenie skorygowanego sprawozdania Rb-PDP za 2011 r. (również w formie elektronicznej) oraz przekazanie go do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Łomży w terminie 14 dni od daty otrzymania tego wystąpienia.             

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Łomży w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku

Zespół w Łomży