Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Gminy w Wysokiem Mazowieckiem

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Zespół w Łomży

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 29 stycznia 2013 roku (znak: RIO.IV.6001-7/12), o treści jak niżej:

Pan

Krzysztof Krajewski         

Wójt Gminy Wysokie Mazowieckie

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Wysokie Mazowieckie za 2011 rok oraz inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Wysokie Mazowieckie na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r., poz. 1113) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Łomży, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

W obszarze zagadnień dotyczących organizacji i funkcjonowania gminnych jednostek organizacyjnych stwierdzono, że:

a) jednostki oświatowe nie zostały formalnie wyposażone w majątek nieruchomy, którym faktycznie władają. Stosownie do postanowień art. 43 ust. 1 w zw. z art. 4 pkt 10  i art. 45 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 ze zm.), formą prawną władania nieruchomością przez gminną jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej jest trwały zarząd, ustanawiany w drodze decyzji administracyjnej – str. 3 protokołu kontroli,

b) nie stwierdzono wydatków na działalność biblioteki, ponieważ jednostka taka nie została utworzona. Nie stwierdzono też w budżecie gminy wydatków świadczących o realizacji funkcji biblioteki gminnej poprzez zawarcie porozumienia z inną jednostką samorządu terytorialnego. Stanowi to naruszenie art. 19 ust. 2 ustawy z dnia 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach (Dz. U. z 2012 r., poz. 642), zgodnie z którym gmina organizuje i prowadzi co najmniej jedną gminną bibliotekę publiczną – str. 3 protokołu kontroli.

Analiza postanowień regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy wykazała zapisy rozbieżne z faktyczną organizacją Urzędu. Według § 9 ust. 1 regulaminu w Urzędzie utworzono wyłącznie jednoosobowe stanowiska pracy, natomiast w innych częściach regulaminu w różnym kontekście przywoływane są referaty, np. w części przypisującej Skarbnikowi obowiązek współpracy z sekretarzem przy opracowywaniu propozycji zakresów czynności pracowników referatu finansowego. Faktycznie referat taki nie jest utworzony – str. 3-4 protokołu kontroli.

Analiza dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości i procedury kontrolne badanej jednostki wykazała, że niektóre postanowienia nie znalazły zastosowania w praktyce, zaś niektóre sprzeczne są z przepisami określającymi zasady rachunkowości oraz gospodarki finansowej gminy:

a) przepisy wewnętrzne sugerują, że gmina może prowadzić działalność polegającą na zakupie akcji, obligacji i innych papierów wartościowych w celu ich odsprzedaży, co sprzeciwia się postanowieniom ustawy z dnia 20 grudnia 1996 r. o gospodarce komunalnej (Dz. U. z 2011 r. Nr 45, poz. 236). Zgodnie z postanowieniami rozdziału 3 tej ustawy, jednostki samorządu terytorialnego mogą nabywać akcje i udziały w wyniku tworzenia spółek z ograniczoną odpowiedzialnością lub spółek akcyjnych, a także przystępować do takich spółek, przy czym tego typu operacje gospodarcze, jak wynika z treści ustawy, winny służyć zaspokajaniu potrzeb wspólnoty mieszkańców w sferze użyteczności publicznej. Przystępowanie do spółek działających poza sferą użyteczności publicznej możliwe jest zaś jedynie na warunkach określonych w art. 10 ustawy. Przepisy  ustawy nie wskazują zatem na możliwość nabywania przez gminę dowolnych udziałów czy akcji i jedynie w celu ich odsprzedaży. Operacji takich kontrolowana jednostka faktycznie nie dokonywała – str. 5 protokołu kontroli,

b) w instrukcji w sprawie przeprowadzania inwentaryzacji wskazano na obowiązek objęcia, na koniec roku, ewidencją na koncie 310 „Materiały” materiałów uprzednio odpisanych w koszty zgodnie z decyzją kierownika jednostki podjętą na podstawie art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.). Postanowienie to nie znalazło zastosowania w praktyce, m.in. dlatego, że Pan Wójt nie określił, które materiały mają być odpisywane w koszty w momencie zakupu i objęte wyceną na koniec roku. Konto 310 nie jest prowadzone. Stan paliwa ujmowano natomiast błędnie na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki” zamiast na koncie 310 – str. 7 protokołu kontroli,

c) w zakładowym planie kont Urzędu Gminy bezpodstawnie ujęto konto 740 „Dotacje i środki na inwestycje”, które nie może mieć zastosowania w urzędzie jednostki samorządu terytorialnego jako jednostce budżetowej, a jedynie w jednostce oświatowej posiadającej wyodrębniony rachunek dochodów i w zakładzie budżetowym, co wynika z zasad funkcjonowania tego konta zawartych w załączniku nr 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861 ze zm.) – str. 7-8 protokołu kontroli.

Urząd Gminy nie ma podpisanej umowy o prowadzeniu wspólnej działalności socjalnej z Gminnym Ośrodkiem Pomocy Społecznej w Wysokiem Mazowieckiem, a mimo to w tytule zarządzenia z dnia 23 lutego 2009 r. wprowadzającego regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych zapisano bezpodstawnie, że oprócz Urzędu Gminy ma on zastosowanie w tej jednostce organizacyjnej. Stoi to w sprzeczności z art. 8 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2012 r., poz. 592 ze zm.) wskazującym, że m.in. zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu określa pracodawca w regulaminie. Wobec braku umowy o wspólnej działalności socjalnej nie ma zatem podstaw odnoszenia się w regulaminie Urzędu do gospodarowania funduszem GOPS – str. 15 protokołu kontroli.

Badając prawidłowość prowadzenia zapisów w księgach rachunkowych, w świetle przepisów ustawy o rachunkowości i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont…, stwierdzono – oprócz wskazanego wyżej księgowania zapasu paliwa na koncie 240 – że:

a) zobowiązania finansowe gminy w wysokości wynoszącej na dzień 31 grudnia 2011 r. 2.087.766,70 zł, wynikające z pożyczki uzyskanej z WFOŚiGW, ujęto na koncie 134 „Kredyty bankowe”, zamiast na koncie 260 „Zobowiązania finansowe” przeznaczonym do ewidencjonowania rozliczeń z tytułu zaciągniętych pożyczek według przepisów załącznika nr 2 do rozporządzenia – str. 16 protokołu kontroli,

b) wbrew postanowieniom § 8 ust. 5 rozporządzenia nie ujmowano w księgach rachunkowych na koniec każdego kwartału odsetek za opóźnienia w regulowaniu należności z tytułu czynszów najmu i dzierżawy oraz należności od dłużników alimentacyjnych (odsetki są przypisywane tylko w momencie wpłaty). Według stanu na 31 grudnia 2011 r. odsetki od tych należności powinny być przypisane w wysokości odpowiednio 864,40 zł i 13.991,80 zł). Nierespektowanie obowiązku wynikającego z przywołanej regulacji było konsekwencją niewyznaczenia na piśmie osoby odpowiedzialnej za wykonywanie tych czynności. W złożonym wyjaśnieniu Pan Wójt wskazał, że obowiązki w tym zakresie zostaną powierzone pisemnie – str. 19 protokołu kontroli.

Kontrola obrotów i sald na rachunku sum depozytowych (konto 139 „Inne rachunki bankowe”) i koncie 240 określającym źródła ich pochodzenia i przebieg rozliczeń, wykazała bezpodstawne przetrzymywanie środków w wysokości 30.440,10 zł wniesionych w latach 2007-2009 przez wykonawców zadań inwestycyjnych na poczet zabezpieczenia należytego wykonania umów oraz zatrzymanych na poczet zabezpieczenia ewentualnych roszczeń z tytułu rękojmi. Roszczeń wobec wykonawców z tytułu nienależytego wykonania przedmiotu umowy nie wnoszono, zatem po upływie okresów wyznaczonych przez art. 568 § 1 k.c. i postanowienia umów kwoty te powinny być niezwłocznie zwrócone – w przypadku najpóźniej wniesionego zabezpieczenia w listopadzie 2011 r. Zasady zwrotu zabezpieczenia określają przepisy art. 151 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.). Zwrotu bezpodstawne przetrzymywanych kwot dokonano w trakcie kontroli – str. 20-22 protokołu kontroli.

Z ustaleń kontroli dotyczących poboru dochodów z majątku wynika, że gmina wobec  niektórych należności za najem lokali nie prowadzi należytych działań windykacyjnych. Należności z tego tytułu według stanu na 31 grudnia 2011 r. wynosiły 8.623,80 zł, w tym należność od jednego kontrahenta na kwotę 6.500 zł objęta jest egzekucją komorniczą.

Należności na sumę 1.675,20 zł dotyczyły zaś 3 kontrahentów, którzy w ogóle nie dokonują wpłat lub dokonują ich sporadycznie. Nie stwierdzono podjęcia czynności egzekucyjnych zmierzających do wyegzekwowania tych należności, co w świetle przepisów art. 118 i art. 123 § 1 Kodeksu cywilnego doprowadziło do przedawnienia ich części – według stanu na dzień kontroli okres przedawnienia upłynął dla należności na sumę 637,80 zł. Po zakończeniu kontroli nadesłał Pan kserokopie deklaracji złożonych przez tych dłużników o zrzeczeniu się zarzutu przedawnienia (na podstawie art. 117 § 2 k.c.) – str. 18 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy, badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.), jest Wójt. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, co doprowadziło do następujących ustaleń.                            

Badanie opodatkowania podatkiem rolnym, leśnym i podatkiem od nieruchomości wykazało nieprawidłowości polegające na nie przedłożeniu do kontroli części informacji podatkowych, które stanowią podstawowy materiał dowodowy służący ustaleniu podstawy opodatkowania. W związku z powyższym organ podatkowy naruszył art. 272 Ordynacji podatkowej. W trakcie wskazywanych tym przepisem czynności sprawdzających organ podatkowy m.in. powinien podjąć działania w celu ustalenia stanu faktycznego i ewentualnego wyegzekwowania prawidłowo wypełnionych informacji – str. 31-32, 36, 38 protokołu kontroli.

Stwierdzono, iż kontrolowana jednostka nie posiadała, w obowiązujących regulacjach wewnętrznych, rozstrzygnięć dotyczących zasad przeprowadzania kontroli u podatników podatków i opłat lokalnych a także ustalonego planu kontroli. Zakres, częstotliwość a także okresy ich trwania organ podatkowy powinien ustalić na podstawie analizy potrzeb, jakie wynikają z jego dokumentacji z uwzględnieniem przepisów ustawy z dnia 2 lipca 2004 roku o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. Nr 173, poz. 1807 ze zm.). Z treści art. 281 Op. jednoznacznie wynika, iż organy podatkowe pierwszej instancji zobligowane są do prowadzenia u podatników kontroli podatkowych, których celem jest sprawdzenie, czy kontrolowani wywiązują się z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego – str. 48 protokołu kontroli.

        Ustalono, że w dniu 24 czerwca 2011 r. podpisał Pan umowę z Parafią Rzymskokatolicką w Jabłonce Kościelnej o przekazaniu dotacji celowej w wysokości 20.000 zł na remont dachu budynku parafialnego wpisanego do rejestru zabytków, mimo braku uchwały Rady Gminy określającej zasady przekazywania dotacji na prace konserwatorskie, restauratorskie lub roboty budowlane przy zabytku wpisanym do rejestru. Wskazana uchwała stanowi podstawę udzielenia dotacji zgodnie z art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 23 lipca 2003 r. o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami (Dz. U. Nr  162, poz. 1568 ze zm.). Rada podjęła jedynie, w dniu 5 maja 2011 r., uchwałę w sprawie udzielenia omawianej dotacji (wskazując dotowany podmiot, cel, wysokość dotacji i termin wykorzystania), tj. drugą z uchwał wymaganych przywołanym przepisem. W złożonym wyjaśnieniu stwierdził Pan, że podejmując uchwałę o udzieleniu dotacji celowej (…) uznano, ze wypełniono wymóg art. 81 ustawy z dnia 23 lipca 2003 r. o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami określając wszystkie niezbędne zapisy odnoszące się do udzielania podmiotom niezaliczanym do sektora finansów publicznych – str. 59 protokołu kontroli.

        Badając wydatki ponoszone tytułem zwrotu kosztów podróży służbowych stwierdzono, że ryczałt za używanie przez Pana Wójta samochodu prywatnego do jazd lokalnych wypłacano na podstawie umowy podpisanej w dniu 14 stycznia 2011 r. przez Przewodniczącego Rady Gminy, który w aktualnym stanie prawnym nie posiada kompetencji do wykonywania tego typu czynności wobec Pana Wójta. Artykuł 8 ust. 2 obowiązującej od 1 stycznia 2009 r. ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458 ze zm.) stanowi, że czynności z zakresu prawa pracy wobec wójta, związane z nawiązaniem i rozwiązaniem stosunku pracy, wykonuje przewodniczący rady gminy, a pozostałe czynności – wyznaczona przez wójta osoba zastępująca lub sekretarz gminy, z tym że wynagrodzenie wójta ustala rada gminy w drodze uchwały. Zarządzeniem z dnia 10 stycznia 2011 r. Pan Wójt wyznaczył swego zastępcę do wykonywania stosownych czynności z zakresu prawa pracy – str. 62 protokołu kontroli.

     Kontrola wydatków związanych z realizacją gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych oraz przeciwdziałania narkomanii, przeprowadzona pod kątem zgodności z postanowieniami programu przyjętego na 2011 rok uchwałą Rady Gminy Wysokie Mazowieckie z dnia 22 lutego 2011 r., wykazała zakup zestawu komputerowego za kwotę 3.950 zł, który przekazano Komendzie Powiatowej Policji w Wysokiem Mazowieckiem w celu wykorzystywania do walki z przestępczością narkotykową oraz z przestępczością dokonywaną przez sprawców pozostających w stanie nietrzeźwości. Wydatek został błędnie opisany na fakturze przez pracownika Urzędu jako zgodny z programem. Na temat współpracy z Policją zamieszczono w programie ogólnikowy zapis o prowadzeniu wspólnych działań profilaktycznych. Do działań profilaktycznych nie można zaliczyć walki z przestępczością będącą skutkiem alkoholizmu i narkomanii. Zgodnie z art. 18² ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. z 2012 r., poz. 1356) dochody z opłat za zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych przeznacza się wyłącznie na realizację zadań zawartych we wskazanych wyżej gminnych programach – str. 65-66 protokołu kontroli.

          Badanie stosowania klasyfikacji budżetowej wydatków wykazało nieprawidłowe – w świetle przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207 ze zm.) – zakwalifikowanie (w planie i wykonaniu) następujących kwot wydatków:

a) dotacji w wysokości 10.600 zł udzielonej Caritas Diecezji Łomżyńskiej na zasadach określonych ustawą z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2010 r. Nr 234, poz. 1536 ze zm.), którą ujęto w par. 4300 „Zakup usług pozostałych”, zamiast w par. 2830 „Dotacja celowa z budżetu na finansowanie lub dofinansowanie zadań zleconych do realizacji pozostałym jednostkom niezaliczanym do sektora finansów publicznych” – str. 64-65 protokołu kontroli,

b) zakupu na potrzeby Policji sprzętu do monitoringu wraz z instalacją za 5.000 zł, który ujęto w całości do par. 4300. Zgodnie ze specyfikacją na fakturze wartość usługi wynosiła 998,81 zł, natomiast kwota 4.001,19 zł zapłacona została za sprzęt (kamera, zasilacz itp.), w związku z czym wydatek w tej części należało zarachować do par. 4210 „Zakup materiałów i wyposażenia” – str. 66 protokołu kontroli.

Nieprawidłowość dotyczącą klasyfikacji budżetowej stwierdzono także w zakresie dochodów budżetowych. W dniu 30 maja 2011 r. mylnie ujęto wpływ opłaty za zezwolenie na sprzedaż alkoholu w kwocie 3.819 zł do par. 0960 „Otrzymane spadki, zapisy i darowizny w postaci pieniężnej” w rozdziale 60016 „Drogi publiczne gminne”, zamiast do par. 0480 „Wpływy z opłat za zezwolenia za sprzedaż napojów alkoholowych” w rozdziale 75618 „Wpływy z innych opłat stanowiących dochody j.s.t. na podstawie ustaw”. W konsekwencji wykonanie dochodów z opłat wykazano w sprawozdawczości w kwocie 39.536,05 zł, zamiast 43.355,05 zł – str. 56-57 protokołu kontroli.

W obszarze zagadnień dotyczących ochrony, ewidencji i gospodarowania składnikami majątkowymi kontrola wykazała, że nie została wyznaczona pisemnie osoba odpowiedzialna za oznakowanie poszczególnych obiektów numerami inwentarzowymi. W ewidencji analitycznej środków trwałych nie ujęto danych o cechach identyfikujących poszczególne obiekty inwentarzowe. W konsekwencji dane identyfikujące środki trwałe, w tym numery inwentarzowe, nie były także wpisane do arkuszy spisowych w takcie inwentaryzacji przeprowadzonej w 2011 r., mimo takiego obowiązku ustalonego w instrukcji inwentaryzacyjnej. Stwierdzony stan nie daje możliwości jednoznacznego powiązania wyników inwentaryzacji z zapisami w księgach rachunkowych, tj. realizacji obowiązków wynikających z art. 27 ustawy o rachunkowości, poprzez brak dostatecznych danych identyfikujących poszczególne obiekty – str. 85 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy oraz nieprawidłowego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Organem wykonawczym gminy wiejskiej jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt, jako organ wykonawczy gminy, wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Wójcie (kierowniku jednostki) zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach wskazanych w protokole kontroli, którym powierzono realizację poszczególnych zadań zgodnie z art. 53 ust. 2 ustawy o finansach publicznych.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 Ordynacji podatkowej.

         Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały na Skarbniku Gminy, stosownie do zakresu czynności. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Wydanie decyzji ustanawiających trwały zarząd nieruchomościami, którymi władają jednostki oświatowe.

2. Podjęcie działań w celu wykonania obowiązku zorganizowania i prowadzenia biblioteki gminnej.

3. Wyeliminowanie rozbieżności między regulacjami wewnętrznymi a przyjętą praktyką w zakresie sposobu organizacji Urzędu Gminy.

4. W zakresie obowiązującej w jednostce dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości i składającej się na procedury kontroli:

a) wyeliminowanie zapisów sugerujących, że gmina może prowadzić działalność polegającą na zakupie akcji, obligacji i innych papierów wartościowych jedynie w celu ich odsprzedaży,

b) jednoznaczne uregulowanie, na podstawie art. 17 ust. 2 ustawy o rachunkowości, metody (metod) ewidencji materiałów, mając na uwadze konieczność jednoznacznego przypisania wybranej metody dla poszczególnych rodzajów rzeczowych środków obrotowych; przestrzeganie przyjętych rozwiązań,

c) wyeliminowanie z zakładowego planu kont Urzędu konta 740.

5. Skorygowanie treści zarządzenia wprowadzającego regulamin ZFŚS poprzez wykreślenie postanowień dotyczących GOPS, który samodzielnie prowadzi działalność socjalną.

6. Zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania błędów w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) ujmowanie zapasu paliw na koncie 310, jako wartości ustalonego stanu materiałów,

b) ewidencjonowanie zobowiązań z tytułu zaciągniętych pożyczek na koncie 260,

c) naliczanie i ujmowanie w księgach odsetek od nieopłaconych w terminie należności czynszowych i należności od dłużników alimentacyjnych na koniec każdego kwartału.

7. Dokonywanie systematycznej analizy zasadności przetrzymywania środków pieniężnych wniesionych przez wykonawców tytułem zabezpieczenia należytego wykonania umowy o zamówienie publiczne. Niezwłoczne dokonywanie zwrotu środków po upływie terminu zabezpieczenia, mając na uwadze przepisy art. 151 Prawa zamówień publicznych.

8. Bieżące podejmowanie przewidzianych przepisami prawa czynności egzekucyjnych, mając na uwadze niedopuszczenie do upływu terminu przedawnienia należności.

9. Wyegzekwowanie od podatników brakujących informacji w sprawie podatku rolnego leśnego i od nieruchomości.

10. Uzupełnienie regulacji wewnętrznych o zasady przeprowadzania kontroli u podatników podatków i opłat lokalnych oraz ustalanie planów kontroli.

11. Przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały określającej zasady przekazywania dotacji na prace konserwatorskie, restauratorskie lub roboty budowlane przy zabytku wpisanym do rejestru, stanowiącej podstawę udzielania dotacji na te cele zgodnie z art. 81 ust. 1 ustawy o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami.

12. Zawarcie umowy w sprawie używania przez Pana Wójta samochodu prywatnego do jazd lokalnych z osobą wyznaczoną przez Pana na podstawie art. 8 ust. 2 ustawy o pracownikach samorządowych.

13. Wnikliwe analizowanie zgodności celów wydatków określanych jako przeznaczone na przeciwdziałanie alkoholizmowi i narkomanii z postanowieniami gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych oraz przeciwdziałania narkomanii.

14. Zapewnienie prawidłowego stosowania klasyfikacji budżetowej  dochodów i wydatków. 

15. Zobowiązanie Skarbnika do ujęcia w ewidencji analitycznej środków trwałych numerów inwentarzowych poszczególnych składników majątkowych – po oznakowaniu nimi tych składników – i innych danych służących jednoznacznej ich identyfikacji, mając na uwadze możliwość rzetelnego wykonania dyspozycji art. 27 ustawy o rachunkowości i obowiązki nałożone przepisami wewnętrznymi.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Łomży w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości

Regionalna Izba Obrachunkowa

w Białymstoku Zespół w Łomży