Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Starostwie Powiatowym w Hajnówce

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 25 lipca 2012 roku (znak: RIO.I.6001-8/12), o treści jak niżej:

Pan

Włodzimierz Pietroczuk

Starosta Hajnowski

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej Powiatu Hajnowskiego za 2011 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Starostwie Powiatowym w Hajnówce na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania powiatu oraz jego jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.), dochody budżetu państwa z tytułu wykonywania przez powiat zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych ustawami, udzielanie zamówień publicznych, gospodarowanie składnikami majątku oraz rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi powiatu.

W wyniku badania zagadnień organizacyjnych powiatu ustalono, że nie wszystkim kierownikom jednostek budżetowych zostały udzielone przez Zarząd Powiatu upoważnienia do składania oświadczeń woli związanych z prowadzeniem bieżącej działalności powiatu. Nie udzielono ich kierownikom Domu Pomocy Społecznej „Rokitnik”, Zespołu Szkół Nr 4, Powiatowego Urzędu Pracy i Powiatowego Ośrodka Wsparcia. Zgodnie z art. 48 ust. 2 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1592 ze zm.) kierownicy jednostek organizacyjnych powiatu mogą składać oświadczenia woli na podstawie upoważnienia udzielonego przez Zarząd – str. 4 protokołu kontroli.

Analiza regulacji wewnętrznych obowiązujących w Starostwie wykazała, że naczelnikom wydziałów Spraw Społecznych i Organizacyjno-Administracyjnego oraz osobie zatrudnionej na stanowisku ds. zarządzania kryzysowego i prowadzenia kancelarii tajnej w zakresach czynności nie wpisano obowiązku zatwierdzania dokumentów pod względem merytorycznym, do których to czynności zobowiązani są Instrukcją obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych. W trakcie kontroli dokonano uzupełnienia zakresów czynności – str. 6 protokołu kontroli.

Kontrola dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, wprowadzonej zarządzeniem Pana Starosty z dnia 31 grudnia 2010 r., wykazała następujące sprzeczności zakładowych planów kont budżetu i Starostwa z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861 ze zm.), przedstawione na str. 7-8 protokołu kontroli:

a) w planie kont budżetu nie dokonano zmiany nazw poszczególnych kont na obowiązujące od 1 stycznia 2011 r., m.in. konta 960, które otrzymało w rozporządzeniu nazwę „Skumulowane wyniki budżetu” i 961 „Wynik wykonania budżetu”. Również zasady funkcjonowania tych kont oparte zostały o przepisy nieobowiązującego już rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości... (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.); analogiczna nieprawidłowość dotyczy opisu zasad funkcjonowania kont 224 „Rozrachunki budżetu”, 901 „Dochody budżetu”, 902 „Wydatki budżetu” i 909 „Rozliczenia międzyokresowe”,

b) błędy tego samego rodzaju co wskazane w pkt a) wystąpiły także w zakładowym planie kont Starostwa jako jednostki budżetowej; konto 860 nadal posiada nazwę „Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy”, zamiast „Wynik finansowy”; z kolei nieobowiązujące zasady funkcjonowania kont zawarto, oprócz konta 860, także w opisie kont 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych”, 224 „Rozliczenie dotacji budżetowych oraz płatności z budżetów środków europejskich” oraz 226 „Długoterminowe należności budżetowe”,

c) w wykazie kont syntetycznych budżetu przewidziano prowadzenie konta 139 „Inne rachunki bankowe”, zapisów na tym koncie nie prowadzono. Załącznik nr 2 do rozporządzenia nie zawiera konta 139, zatem zakładowy plan kont budżetu mógł być o nie uzupełniony tylko w przypadku ewidencji na nim zdarzeń objętych zasadami funkcjonowania innych kont zespołu 1 przewidzianych w załączniku nr 2 do rozporządzenia, jak stanowi § 15 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia. Brak obrotów na koncie 139 wskazuje, że jest ono zbędne w planie kont budżetu,

d) w planie kont budżetu bezpodstawnie przewidziano konto 998 „Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego”, które zgodnie z zasadami jego funkcjonowania może wystąpić wyłącznie w ewidencji jednostki budżetowej.

         Ponadto przyjęte w jednostce zasady rachunkowości stanowią, że księgi rachunkowe prowadzone są przy użyciu komputera w programie „Księgowość Budżetowa” wersja 2007.1010.32.0. Ustalono, że w okresie objętym kontrolą użytkowana była wersja oprogramowania 2012.1.120.102.120. Nieokreślenie w przepisach wewnętrznych stosowanej wersji oprogramowania stanowi naruszenie art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c) ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.) – str. 8 protokołu kontroli. Ponadto przepisy wewnętrzne nie regulują zasad gromadzenia dowodów księgowych; w praktyce gromadzone są one w 7 oddzielnych zbiorach. Gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych stanowi element rachunkowości wymieniony w art. 4 ust. 3 pkt 6 ustawy o rachunkowości, zatem stosowane rozwiązania powinny mieć umocowanie w regulacjach wprowadzonych przez kierownika jednostki – str. 10 protokołu kontroli.

Istotne nieprawidłowości wykazała kontrola prowadzenia ksiąg rachunkowych, przeprowadzona pod kątem zgodności z przepisami ustawy o rachunkowości i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont... W szczególności należy zwrócić uwagę na niezachowanie zasady, w myśl której zapisy na koncie 130 „Rachunek bieżący jednostki” powinny być dokonywane na podstawie wyciągów bankowych, w związku z czym musi zachodzić pełna zgodność pomiędzy zapisami w ewidencji jednostki i zapisami w ewidencji banku. Na koncie 130-3 służącym realizacji wydatków dokonywano na koniec miesiąca księgowania tzw. „zasilenia” zapisami Wn 130-3 – Ma 223 i równolegle Wn 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” – Ma 130-1 (subkonto dotyczące ewidencji dochodów) na podstawie dowodów PK, bez faktycznych obrotów na rachunkach bankowych. Nieprawidłowość ta jest wynikiem realizacji wydatków Starostwa z naruszeniem zasady określonej w art. 11 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.), w myśl której jednostki budżetowe pokrywają swoje wydatki bezpośrednio z budżetu, a pobrane dochody odprowadzają na rachunek budżetu. Jak wynika z ustaleń kontroli, zasadą przyjętą w jednostce było finansowanie wydatków Starostwa zgromadzonymi dochodami – bez odprowadzenia ich na rachunek budżetu, w następstwie czego na koniec poszczególnych miesięcy dokonywano wskazanych wyżej zapisów mających obrazować rzekome odprowadzenie dochodów na rachunek budżetu i przekazanie Starostwu środków na wydatki.

W ewidencji budżetu rozliczenia wydatków Starostwa jako jednostki budżetowej dokonywano na subkoncie 223-16. Na koncie tym ewidencjonowano na podstawie wyciągów bankowych środki przelane z budżetu na pokrycie wydatków zapisami Wn 223 – Ma 133 „Rachunek budżetu” i – raz w miesiącu – na podstawie polecenia księgowania, zapisem Wn 223 – Ma 224, równowartość dochodów budżetu zrealizowanych przez Starostwo, które zostały przeznaczone bezpośrednio na sfinansowanie wydatków Starostwa. Z analizy konta 223-16 wynika, że w 2011 r. kwota dochodów przeznaczonych w Starostwie bezpośrednio na wydatki wynosiła 1.032.189,24 zł. Potwierdzają to rozliczenia dochodów Starostwa dokonywane na subkoncie 222-40. Na podstawie poleceń księgowania ujęto na nim, zapisami Wn 224-15 – Ma 222-40, dochody przeznaczone bezpośrednio na wydatki w Starostwie w łącznej kwocie 1.032.189,24 zł.

O wyjaśnienie podstaw przeznaczania dochodów Starostwa bezpośrednio na wydatki zwrócono się do Skarbnika Powiatu, który wskazał, że ze względu na specyficzny układ księgowań dotyczących przekazywania zrealizowanych dochodów własnych w oparciu o dokument PK wystawiany na koniec miesiąca może wystąpić złudzenie, iż wydatki są pokrywane bezpośrednio z uzyskanych dochodów. Według wyjaśniającego nieprawidłowość nie występuje, ponieważ sprawozdania są sporządzane na koniec każdego miesiąca i nigdy na koncie 130-3 nie występuje saldo Ma świadczące o przekazaniu wydatków na dochody.

Odnosząc się do treści wyjaśnienia należy ponownie podkreślić, że nieodprowadzenie dochodów do budżetu oraz wydatkowanie zgromadzonych tytułem dochodów środków w ramach realizacji planu wydatków jednostki budżetowej stanowi naruszenie zasady wyrażonej art. 11 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, zaś dokonywane w związku z tym operacje księgowe naruszają prawem określone zasady funkcjonowania kont. Zwrócenia uwagi wymaga również, że przyjęty sposób księgowania tych operacji nie wynika z przepisów wewnętrznych jednostki, które przewidują rozwiązania zgodne z przepisami rozporządzenia – str. 21-22 i 77-78 protokołu kontroli.

         Ponadto nieprawidłowości dotyczące prowadzenia ksiąg rachunkowych, naruszające przepisy ustawy o rachunkowości i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r., polegały na:

a) braku zgodności między saldem Wn konta 130-3 a saldem Ma konta 223 w ewidencji Starostwa o kwotę 5.415,03 zł na początek 2011 r. i o kwotę 67.499,30 zł na koniec 2011 r. Kwota różnicy pochodząca sprzed 2011 r. nie została wyjaśniona, natomiast w trakcie 2011 r. za pośrednictwem konta 223 (zapisami Wn 222 – Ma 240 i Wn 240 – Ma 223) zaksięgowano środki na realizację projektu finansowanego z UE w wysokości 67.500 zł, które wpłynęły na rachunek ewidencjonowany jako konto 139-3, z którego to konta dokonywano wydatków na realizację projektu (wydatki te zostały wykazane w sprawozdaniu Rb-28S, zaś dochody w sprawozdaniu Rb-27S); zgodnie z przepisami załącznika nr 3 do rozporządzenia wydatki jednostki budżetowej realizuje się z konta 130, zaś zasady sporządzania sprawozdań Rb-27S i Rb-28S zawarte w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103 ze zm.) przewidują, że wykonane dochody i wydatki wykazuje się na podstawie danych księgowości analitycznej do rachunku bieżącego (konto 130) – str. 21-22 protokołu kontroli,

b) prowadzeniu ewidencji operacji zachodzących na rachunku bieżącym Starostwa w zakresie dochodów i wydatków za pomocą subkont oznaczonych jako 130-1, 130-2, 130-3, 130-5 i 130-6; oprócz tego w ramach konta 130 ewidencjonowany jest odrębny rachunek bankowy dochodów geodezyjnych za pomocą subkont 130-7 i 130-8; w konsekwencji ewidencja księgowa nie daje bezpośrednich danych w zakresie salda rachunku bieżącego Starostwa; dla jego ustalenia niezbędne jest pozaksięgowe sumowanie sald kont 130-1, 130-2, 130-3, 130-5 i 130-6 – str. 21 protokołu kontroli,

c) nieujęciu na koncie 310 „Materiały” wartości ustalonego w drodze inwentaryzacji stanu paliwa, czym naruszono postanowienia art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy. Ustalono, że paliwo było księgowane w momencie zakupu w koszty. Po dokonaniu inwentaryzacji zapas paliwa został wyksięgowany z kosztów i ujęty na koncie 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”. Zgodnie z załącznikiem nr 3 do rozporządzenia do ewidencji zapasu materiałów, w tym także do ujęcia wartości materiałów zaliczonych w koszty w momencie zakupu lecz niezużytych, służy konto 310, natomiast konto 234 służy do ewidencji rozrachunków z pracownikami; przyjęte w jednostce zasady ewidencji skutkowały wykazaniem należności od pracowników, zamiast wartości niezużytych materiałów – str. 72 protokołu kontroli.

d) niedokonaniu do dnia przeprowadzenia kontroli, tj. do 18  kwietnia 2012 r., zamknięcia ksiąg rachunkowych oraz niesporządzeniu do tego dnia sprawozdania finansowego Starostwa jako jednostki budżetowej. Zgodnie z art. 12 ust. 4 ustawy, ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych jednostki kontynuującej działalność powinno nastąpić najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania za rok obrotowy. Zgodnie z § 24 rozporządzenia sprawozdanie finansowe winno być sporządzone w terminie 3 miesięcy od dnia, na który zamyka się księgi rachunkowe. Z przywołanych przepisów wynika, że sprawozdanie należało sporządzić do dnia 31 marca 2012 r., a zamknięcia ksiąg dokonać najpóźniej 15 kwietnia 2012. Skarbnik wskazał, że podwodem niewykonania tych obowiązków w terminach określonych prawem była nieobecność głównego księgowego z powodu choroby w grudniu 2011 r., a także osoby bezpośrednio zajmującej się ewidencją w systemie komputerowym od dnia 4 marca 2012 r. do chwili obecnej. W trakcie czynności kontrolnych w Wydziale Finansowo-Budżetowym zatrudnionych było 6 osób i Skarbnik. Ustalono, że pracownicy, których nieobecność według wyjaśnienia uniemożliwiła terminowe zamknięcie ksiąg rachunkowych i sporządzenie sprawozdań mieli ustalone w zakresach czynności zastępstwo. Sprawozdanie finansowe zostało sporządzone w trakcie kontroli – str. 8-9 protokołu kontroli,

e) ewidencjonowaniu na koncie 909 i wykazaniu jako jego salda na koniec 2011 r. kwot m.in. dochodów z tytułu udziałów w podatku dochodowym od osób fizycznych, dotacji podlegających zwrotowi oraz należności przejętych po zlikwidowanej jednostce. Zgodnie z przepisami załącznika nr 2 do rozporządzenia, do ewidencji rozrachunków z innymi budżetami, a w szczególności: rozliczeń dochodów budżetowych realizowanych przez urzędy skarbowe na rzecz budżetu jednostki samorządu terytorialnego, rozrachunków z tytułu udziałów w dochodach innych budżetów, rozrachunków z tytułu dotacji i subwencji, służy konto 224. Na koncie 909 „Rozliczenia międzyokresowe” saldo na koniec 2011 r. składało się m.in. z dochodów z udziału w podatku dochodowym od osób fizycznych za grudzień 2011 r. w wysokości 1.063.139,77 zł, kwoty dotacji niewykorzystanej przez PCPR – 545 zł, dotacji na drogi powiatowe – 22.012 zł, zwrotu środków na termomodernizację – 20.614 zł, należności przejętej po zlikwidowanej jednostce – 6.966,27 zł (należność ta powinna zostać ujęta w ewidencji Urzędu jako należność z tytułu dochodów budżetowych) – str. 15-16 protokołu kontroli,

f) nieprawidłowym zwiększeniu stanu środków trwałych Starostwa o kwotę 1.541.782,33 zł w związku z termomodernizacją budynków będących w trwałym zarządzie ZSZ w Hajnówce – str. 71 protokołu kontroli; inwestycja prowadzona była przez Starostwo, jednakże w związku z tym, że budynki znajdują się na stanie środków trwałych ZSZ, poniesione nakłady powinny zwiększyć wartość ewidencyjną budynków poprzez przekazanie ich do ksiąg ZSZ.

Badając należności z tytułu gospodarowania nieruchomościami Skarbu Państwa stwierdzono, że  należności z opłat za wieczyste użytkowanie nieruchomości w 2011 r. były ewidencjonowane według zasad przewidzianych przepisami prawa mającymi zastosowanie do końca 2010 r. – str. 24-26 protokołu kontroli. Należności z tego tytułu były ujmowane na stronie Wn konta 221 (analityka 221-1) „Należności z tytułu dochodów budżetowych”, w dalszym ciągu w korespondencji z kontem 240 „Pozostałe rozrachunki”, jako zobowiązania wobec Skarbu Państwa. Odsetki za nieterminowe regulowanie tych należności były przypisywane również w korespondencji kont Wn 221 – Ma 240. Należy wskazać, że do końca 2010 r. przy ewidencji należności związanych z realizacją zadań zleconych z zakresu administracji rządowej i innych zadań zleconych ustawami obowiązywały regulacje zawarte w § 7 ust. 2 i 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont... stanowiące, że należności realizowane na rzecz innych jednostek ujmuje się jako zobowiązania na rzecz tych jednostek, a odpisy aktualizujące wartość tych należności obciążają zobowiązania wobec tych jednostek. W rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont..., którego przepisy stosuje się do ewidencji zdarzeń gospodarczych od początku 2011 r., wymienione regulacje nie występują. Tym samym właściwe jest, aby od 1 stycznia 2011 r. przypisu tych należności, w tym odsetek, nie ujmować jako zobowiązań wobec budżetu państwa. Zobowiązanie wobec budżetu państwa powstaje bowiem dopiero w momencie otrzymania (wpływu) należnej kwoty. Mimo, że przypisywane kwoty należności tylko w 25% stanowią należności związane z dochodami powiatu, właściwsze – na tle obowiązujących przepisów – jest przypisywanie ich w korespondencji z kontem 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych”. Należy też wskazać na potrzebę stosowania odpisu aktualizującego należności o małym prawdopodobieństwie ściągnięcia, co pozwoli na zminimalizowanie negatywnego wpływu na dane sprawozdawczości finansowej kwot należności dotyczących dochodów Skarbu Państwa, a zaliczonych do przychodów Starostwa.

W trakcie kontroli sprawozdawczości budżetowej szczegółowemu badaniu poddano zgodność wybranych danych wykazanych w sprawozdaniach jednostkowych sporządzonych przez Starostwo z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej na koniec roku budżetowego oraz zgodność danych wykazanych w sprawozdaniach zbiorczych ze sprawozdaniami jednostkowymi. Ustalono, że w sprawozdaniach Rb-27S i Rb-28S za okres od początku roku do 31 grudnia 2011 r. nie wykazano wszystkich danych wynikających z ewidencji księgowej. Zgodnie z § 6 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej, sprawozdania jednostkowe są sporządzane przez kierowników jednostek organizacyjnych na podstawie ksiąg rachunkowych. Nieprawidłowości polegały na tym, że:

a) w sprawozdaniu Rb-27S nie wykazano należności z tytułu odsetek w kwocie 15.406,30 zł zaewidencjonowanych na koncie 201-1 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” – str. 26-27 protokołu kontroli. Konto to wykazywało na dzień 31 grudnia 2011 r. saldo Wn w kwocie 39.503,68 zł i saldo Ma w kwocie 382,14 zł. Ewidencjonowane były na nim rozrachunki związane z działalnością geodezyjną (sprzedaż map, należności za wyrysy, wypisy). Ustalono, że w sprawozdaniu Rb-27S za 2011 r. wykazano jedynie należności główne w kwocie 24.097,38 zł, pomijając należności z tytułu odsetek. W trakcie kontroli zwrócono się o wskazanie powodów niewykazania odsetek w sprawozdaniu. Zgodnie ze złożonym wyjaśnieniem „W sprawozdaniu RB 27S za 2011 rok w rozdz. 75618 par. 083 „Wpływy z usług” wykazano wpływy należności głównych. Naliczonych odsetek od niezapłaconych należności nie wykazuje się w sprawozdaniu RB 27S i dlatego nie zostały one ujęte. Wykazano jedynie odsetki bankowe i odsetki zapłacone od w/w należności. Na koncie 201-1 w 2011 roku księgowano należności główne jak i naliczone odsetki od niezapłaconych kwot. Na odsetki były założone odrębne kartoteki i odejmowano je podczas sporządzania sprawozdania. W 2012 roku naliczone odsetki będą już ujmowane na innym koncie, a na 201-1 zostaną wyłącznie kwoty do sprawozdania Rb 27S”. Odnosząc się do złożonego wyjaśnienia należy wskazać, że teza o braku obowiązku wykazywania odsetek w sprawozdaniu Rb-27S nie znajduje uzasadnienia w świetle przepisów załącznika nr 39 do rozporządzenia, określających zasady sporządzania sprawozdania Rb-27S,

b) w sprawozdaniu Rb-28S nie wykazano większości zobowiązań wynikających z ksiąg rachunkowych Starostwa – str. 27-29 protokołu kontroli. W jednostkowym sprawozdaniu Rb-28S Starostwa za 2011 r. wykazano (w paragrafach innych niż związane z wynagrodzeniami) zobowiązania w wysokości 1.154,25 zł, zaś w paragrafach „płacowych” zobowiązania w wysokości 48.447,09 zł (wyszczególnione w protokole kontroli). Nie zostały wykazane:

- większość zobowiązań ujętych na koncie 201-2 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”; konto to wykazywało na koniec 2011 r. saldo Wn w kwocie 786,20 zł i saldo Ma – 20.553,74 zł; z ustaleń kontroli wynika, że w sprawozdaniu nie zostały ujęte zobowiązania z konta 201-2 w kwocie 19.399,49 zł,

- większość zobowiązań ujętych na kontach rozrachunkowych dotyczących wynagrodzeń i pochodnych od wynagrodzeń (w tym żadne zobowiązania w par. 4040 „Dodatkowe wynagrodzenie roczne”). Zobowiązania wynikały z następujących kont: 225 „Rozrachunki z budżetami”, które wykazywało saldo Ma w kwocie 44.126 zł, 229 „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne”, które wykazywało saldo Ma w kwocie 172.909,46 zł i konto 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”, które wykazywało saldo Ma w kwocie 138.986,75 zł. Razem 356.022,21 zł.

         Z datą 30 maja 2012 r. sporządzona została korekta sprawozdania Rb-28S uwzględniająca ustalenia kontroli. Zobowiązania Starostwa w sprawozdaniu Rb-28S wykazano po korekcie w kwocie 375.422 zł, tj. o 325.352,61 zł wyższej niż w wersji pierwotnej.

Badanie prawidłowości zapisów na kontach wynikowych oraz zamknięcia ksiąg rachunkowych budżetu powiatu za 2011 r., przeprowadzone w celu weryfikacji wyniku budżetu (rocznego i skumulowanego) wykazało ponadto, że na saldo Wn konta 224 składała się m.in. kwota 4.977,37 zł oznaczająca kwotę wydatków wykonanych bezpośrednio z rachunku budżetu. Ustalono, że kwota ta nie została ujęta w sprawozdaniu Rb-28S za 2011 r., w wyniku czego zawyżono o nią wynik budżetu 2011 r. Kwota ta została zwrócona na rachunek budżetu z rachunku Starostwa w dniu 30 marca 2012 r. i ujęta jako wydatek 2012 r. W złożonych wyjaśnieniach wskazano, że przedmiotowa kwota dotyczyła opłat bankowych pobranych przez bank bezpośrednio z rachunku budżetu, mimo zwracania się do banku o zaniechanie takich czynności – str. 14 protokołu kontroli.

         Kontrola stanu kasy przeprowadzona w dniu 20 kwietnia 2012 r. wykazała nieprawidłowości w zakresie ewidencji druków ścisłego zarachowania, które polegały na:

a) nieujęciu w ewidencji operacji wydania dwóch czeków w marcu 2012 r.; ewidencja została uzupełniona w trakcie kontroli,

b) nieprawidłowej ewidencji kwitariuszy przychodowych – stwierdzono brak dwóch sztuk; w trakcie kontroli zostało złożone przez kasjera wyjaśnienie, zgodnie z którym „Dnia 13.03.2012 r. poz. 25 w kol. 7 zamiast ilość szt. 37 wpisano 39 co spowodowało zmianę stanu ilości kwitariuszy z 22 szt. na 24 szt.”

Wymienione nieprawidłowości naruszają zasady gospodarki drukami ścisłego zarachowania uregulowane w Instrukcji w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania stanowiącej załącznik do zarządzenia Pana Starosty z dnia 31 grudnia 2010 r. – str. 17-18 protokołu kontroli.

         Kontrola realizacji obowiązków inwentaryzacyjnych wykazała szereg nieprawidłowości, które polegały na:

a) nierozliczeniu w księgach wyników inwentaryzacji środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych – str. 19-20 protokołu kontroli. W trakcie kontroli ustalono, że istnieje rozbieżność pomiędzy saldem konta 139-1 wynoszącym 87.155,36 zł, na którym w okresie objętym kontrolą były ewidencjonowane wadia, a bankowym potwierdzeniem salda. Zgodnie z bankowym potwierdzeniem sald na dzień 31 grudnia 2011 r. rachunek bankowy ewidencjonowany na tym koncie wykazywał saldo w wysokości 82.655,36 zł. Ustalono, że różnica w kwocie 4.500 zł wynikła z niezaksięgowania wyciągu bankowego Nr 33 z dnia 13 października 2011 r. Zgodnie z wyciągiem operacja ta dotyczyła zwrotu wadium dla Okręgowego Przedsiębiorstwa Geodezyjno-Kartograficznego w Białymstoku. Zgodnie z art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic. Z kolei art. 27 ust. 2 ustawy o rachunkowości nakazuje wyjaśnienie ustalonych różnic inwentaryzacyjnych i rozliczenie ich w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji. Zgodnie z informacją podaną przez bank, w przypadku nie zgłoszenia niezgodności w ciągu 14 dni od otrzymania potwierdzenia, stan rachunku uznaje się za uzgodniony. Z powyższego wynika, że badana jednostka nie rozliczyła inwentaryzacji środków zgromadzonych na rachunkach bankowych. W dniu 24 kwietnia 2012 r., w wyniku czynności kontrolnych, na podstawie dowodu PK wyksięgowano kwotę 4.500 zł zapisem Wn 240 – Ma 139,

b) nieprzeprowadzeniu na koniec 2011 r. inwentaryzacji należności od podmiotów prowadzących księgi rachunkowe drogą potwierdzenia sald – str. 30-31 protokołu kontroli. Rozrachunki jednostki zostały zinwentaryzowane jedynie drogą weryfikacji sald. Przedstawione zaniechanie stanowi naruszenie zasad inwentaryzacji określonych w art. 26 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy o rachunkowości, wymagających uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu należności oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic, przy czym należności od osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych i z tytułów publicznoprawnych mogą być zinwentaryzowane drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników. W trakcie kontroli zostało złożone przez Skarbnika wyjaśnienie odnośnie rozrachunków zaewidencjonowanych na kontach 201 i 221, zgodnie z którym „Odnośnie inwentaryzacji należności w Starostwie Powiatowym w Hajnówce (dotyczy konta 201 i 221) nie wysyłano za 2011 rok potwierdzeń sald. Były natomiast wystawiane dla dłużników Starostwa wezwania do zapłaty i upomnienia, zarówno do konta 201, jak i do konta 221”. W wyjaśnieniu zostali wskazani kontrahenci posiadający zobowiązania wobec Starostwa, którzy według Skarbnika prowadzą księgi rachunkowe:

- Przeds. Usług Geodezyjnych A. Bugno Gorlice - 1.098,67 zł;          

- IGO POLSKA Sp. z o.o.  Gdańsk - 2.163,20 zł;       

- Estim Consulting Rudniccy Warszawa - 40,00 zł;                

- ILBUD I. Rogało Nieruchom. Wycena Projekt - 50,00 zł;               

- Pracownia Geodezyjna PROFIL Białystok - 412,00 zł;          

- Rzeczoznawca Majątkowy Makal Jan - 92,17 zł;

- Polcova Sp. z o.o -188.230,07 zł;

- Guris Sp. z o.o. Hajnówka - 53.875,65 zł;

- Lwwar Serwis 10.844,06 zł;

- Pal Pacewicz 1.187,26 zł;

- Poldas Sp.  o.o. Janowo 92,67 zł;

 - Arini - Hause 187,50 zł.

Z wyjaśnienia wynika, że łączna kwota należności, które powinny być objęte potwierdzeniem salda wynosiła 258.273.25 zł. Cytując dalszą część wyjaśnienia, Skarbnik jako powód nieprzeprowadzenia inwentaryzacji rozrachunków drogą potwierdzenia sald podała „bardzo zły stan zdrowia pracownicy księgowości i późniejszą jej nieobecność w pracy oraz zwiększenie obowiązków pozostałych pracowników”,

c) nierzetelnym przeprowadzeniu inwentaryzacji środków trwałych i pozostałych środków trwałych – str. 70-71 protokołu kontroli. W trakcie czynności kontrolnych ustalono, że w okresie objętym kontrolą stan środków trwałych oraz pozostałych środków trwałych został zwiększony m.in. o:

-  przyjęcie na stan środków trwałych „ujawnione zestawy komputerowe i serwery przekazane w dniu 19 czerwca 2006 r. w związku z projektem Z/2.20/I/1.5/9/05”: 8 szt. zestawów komputerowych o wartości 34.169,76 zł (zapis Wn 011 – Ma 800) oraz komputer przenośny o wartości 5.381,90 zł (zapis Wn 011 – Ma 800), serwer, router, skaner, itp.; łączne zwiększenie wartości środków trwałych ujętych na koncie 011 na podstawie dowodów PK nr 490/1, 490/3, 490/5, 490/7, 490/9, 490/13 i 490/15 wyniosło 116.763,98 zł;

- przyjęcie na stan pozostałych środków trwałych „ujawnionych zestawów” o wartości 8.786,22 zł – podobnie jak w przypadku środków trwałych ujętych na koncie 011 są to pozostałe środki trwałe przyjęte na stan jako ujawnione zestawy komputerowe i serwery przekazane w dniu 19 czerwca 2006 r. w związku z projektem Z/2.20/I/1.5/9/05.

Jak ustalono, środki trwałe znajdowały się na wyposażeniu Starostwa (przypisane do poszczególnych osób), zaś serwery w serwerowni. Należy zauważyć, że ostatnia inwentaryzacja środków trwałych została przeprowadzona na dzień 31 grudnia 2010 r. Nie wykazała ona istnienia wymienionych środków trwałych, mimo że ich przekazanie Starostwu nastąpiło według dokumentacji w 2006 r. Na podstawie okazanego zestawienia różnic inwentaryzacyjnych stwierdzono, że stan faktyczny ustalony w dniu spisu był taki sam jak stan księgowy. Dokonanie spisu z natury zostało przypisane do obowiązków komisji inwentaryzacyjnej, zaś kontrolowanie wypełnianych arkuszy spisu z natury i innych dokumentów z inwentaryzacji – przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej.

         W trakcie badania realizacji dochodów budżetu stwierdzono, że 5 lipca 2010 r. zawarta została umowa korzystania z linii kolejowej Nieznany Bór-Białowieża Towarowa-Białowieża Pałac, co było następstwem wniosku zainteresowanego z dnia 3 marca 2010 r. o udostępnienie linii kolejowej w celu organizacji przejazdów dla turystów (nie wskazano wprost nazwy zawartej umowy). Pismem z dnia 18 marca 2010 r. podpisanym przez Wicestarostę poinformowano wnioskodawcę, że Zarząd Powiatu wyraził zgodę na udostępnienie nieruchomości. Czynsz określono na 300 zł netto miesięcznie, zaś okres trwania umowy „do dnia przekazania linii kolejowej licencjonowanemu organizatorowi przewozów pasażerskich z możliwością miesięcznego wypowiedzenia przez każdą ze stron”. Kontrola wykazała, że zaniechano sporządzenia wykazu nieruchomości, o którym mowa art. 35 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 ze zm.). Ponadto stwierdzono, że korzystający z linii nie uiszczał czynszu w okresie od 1 grudnia 2010 r. do 31 marca 2011 r. Podstawą zaniechania naliczania czynszu w tym okresie był aneks nr 1/10 zawarty 31 grudnia 2010 r., w którym zawieszono zapłatę czynszu za korzystanie z linii kolejowej na czas od 1 grudnia 2010 r. do 31 marca 2011 r. Zaniechano w konsekwencji ustalenia dochodów w wysokości 1.200 zł netto. W wyjaśnieniach Pan Starosta wskazał, że podstawą zawarcia aneksu było pismo najemcy o zawieszenie opłaty w związku z opadami śniegu uniemożliwiającymi korzystanie z linii oraz zakończeniem jesiennego okresu turystycznego – str. 34-35 protokołu kontroli.

         Analiza trybu sprzedaży nieruchomości Skarbu Państwa wykazała, że zaniechano pisemnego powiadomienia osób ustalonych jako nabywcy nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży, co narusza art. 41 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Jak stanowi przywołany przepis, powiadomienia należy dokonać najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu, a wyznaczony termin nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia powiadomienia (co przesądza o formie pisemnej powiadomienia). Ponadto nabywcy nieruchomości uiścili cenę za ich nabycie w dniu zawarcia umowy sprzedaży w formie aktu notarialnego. Naruszało to ustalenia zawarte w protokołach z postępowań, według których uiszczenie należności za nabytą nieruchomość miało nastąpić w terminie 3 dni przed zawarciem umowy – str. 41-42 protokołu kontroli.

         Kontrola dochodów z opłat za wieczyste użytkowanie nieruchomości Skarbu Państwa wykazała istnienie należności powstałych wcześniej niż 3 lata przed czasem przeprowadzania kontroli, wobec których nie jest prowadzone postępowanie sądowe lub komornicze, zatem uległy przedawnieniu w świetle art. 118 w zw. z art. 123 § 1 k.c. – str. 26 protokołu kontroli. Na dzień 31 grudnia 2011 r. stanowiły one kwotę 133,44 zł. W sprawie tej zostało złożone przez Pana wyjaśnienie, zgodnie z którym „wnoszone sprawy do sądu dotyczyły kwot bardziej znaczących. Na kwotę 133,44 złożyły się niewielkie opłaty z lat ubiegłych oraz przypisane, a nie opłacone odsetki”. Windykacją należności z tego tytułu zajmował się pracownik, który według wyjaśnień Skarbnika od dłuższego czasu jest nieobecny w pracy z powodu choroby.

Kontrola wydatków z tytułu wynagrodzeń wykazała, że jednemu pracownikowi ustalono dodatek specjalny w kwocie przekraczającej 40% łącznej wysokości wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego, tj. z naruszeniem § 8 obowiązującego w Starostwie regulaminu wynagradzania – str. 45-46 protokołu kontroli. Łączna kwota zawyżonego dodatku w okresie od stycznia do kwietnia 2012 r. stanowiła kwotę 3.838,92 zł. W trakcie czynności kontrolnych dodatek specjalny został zmniejszony do kwoty stanowiącej 40% łącznej wysokości wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego.

.

Badanie realizacji wydatków ponoszonych tytułem zwrotu kosztów podróży służbowych (str. 46-48 protokołu kontroli) wykazało uchybienie naruszające przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.), polegające na dokonywaniu zwrotu kosztów podróży mimo nieprzedstawienia biletów dokumentujących poniesione koszty. W rozliczeniach kosztów wyjazdów umieszczano adnotację „Bilety zagubiono”. Zgodnie z § 8a ust. 3 rozporządzenia, do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Okoliczność zagubienia biletów nie jest równoznaczna z brakiem możliwości uzyskania dokumentu przez pracownika – świadczy bowiem o uzyskaniu biletów i ich późniejszej utracie.

Kontrola wydatków z tytułu dotacji dla szkół niepublicznych (str. 48-53 protokołu kontroli) wykazała, że wbrew postanowieniom art. 90 ust. 4 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.) Rada Powiatu nie ustaliła trybu udzielania i rozliczania dotacji, o których mowa w art. 90 ust. 1a i 2a-3b, trybu i zakresu kontroli prawidłowości ich wykorzystywania, uwzględniając w szczególności podstawę obliczania dotacji, zakres danych, które powinny być zawarte we wniosku o udzielenie dotacji i w rozliczeniu jej wykorzystania, oraz termin i sposób rozliczenia dotacji. W kontrolowanym okresie nie istniały zatem wymagane ustawą podstawy udzielania, rozliczania i kontroli dotacji. Mimo ich braku w 2011 r. powiat udzielił Zakładowi Doskonalenia Zawodowego w Białymstoku dotacji w wysokości 350.460 zł na prowadzenie niepublicznych szkół o uprawnieniach szkół publicznych: Liceum Profilowanego w Hajnówce, Liceum Ogólnokształcącego dla Dorosłych w Hajnówce i Szkoły Policealnej dla Dorosłych w Hajnówce.

Zgodnie z art. 90 ust. 2a ustawy o systemie oświaty, szkole niepublicznej o uprawnieniach szkoły publicznej, w której realizowany jest obowiązek szkolny lub obowiązek nauki, dotacja przysługuje na każdego ucznia w wysokości nie niższej niż kwota przewidziana na jednego ucznia danego typu i rodzaju szkoły w części oświatowej subwencji ogólnej otrzymywanej przez jednostkę samorządu terytorialnego. Podstawowym kryterium dotacyjnym jest liczba uczniów lub wychowanków dotowanej jednostki – dotację przyznaje się na każdego ucznia. Zasada ta odnosi się także do szkół niewymienionych w ust. 2a, co wynika z art. 90 ust. 3 ustawy. Stwierdzono, że Zakład Doskonalenia Zawodowego przesyłał do Starostwa comiesięczną informację na temat ilości uczniów w szkołach, jednakże dane te nie były uwzględniane przy przekazywaniu poszczególnych kwot dotacji.

W dniu 24 września 2010 r. Zakład Doskonalenia Zawodowego w Białymstoku złożył wniosek o udzielenie dotacji na rok 2011 wskazując planowaną liczę uczniów w szkołach: Liceum Profilowane (60), Liceum Ogólnokształcące dla Dorosłych (85), Szkoła Policealna dla Dorosłych (80). W pierwotnej wersji uchwały budżetowej dotacja została zaplanowana w rozdziale 80120 „Licea ogólnokształcące” w kwocie 45.240 zł i w rozdziale 80130 „Szkoły zawodowe” w kwocie 185.220 zł.

W zakresie sposobu wyliczenia kwoty dotacji dla ZDZ na prowadzenie poszczególnych szkół stwierdzono, że dotacja dotycząca Liceum Ogólnokształcącego dla Dorosłych i Szkoły Policealnej dla Dorosłych nie była ustalana w oparciu o zasady wynikające z art. 90 ust. 3 ustawy o systemie oświaty, zgodnie z którymi dotacje dla niepublicznych szkół o uprawnieniach szkół publicznych niewymienionych w art. 90 ust. 2a ustawy przysługują na każdego ucznia w wysokości nie niższej niż 50% ustalonych w budżecie powiatu wydatków bieżących ponoszonych w szkołach publicznych tego samego typu i rodzaju w przeliczeniu na jednego ucznia. W przypadku braku na terenie powiatu szkoły publicznej danego typu i rodzaju podstawą do ustalenia wysokości dotacji są wydatki bieżące ponoszone przez najbliższy powiat na prowadzenie szkoły publicznej danego typu lub rodzaju. Przywołany przepis ustawy oznacza, że dotację dla niepublicznych szkół dla dorosłych należy ustalać w oparciu o wydatki bieżące na jednego ucznia publicznych szkół dla dorosłych (przy uwzględnieniu tożsamości typu szkoły). Ustalono, że w powiecie hajnowskim funkcjonuje szkoła typu „szkoła policealna dla dorosłych”, jednakże wchodzi ona w skład Zespołu i z punktu widzenia prowadzonej kontroli nie ma możliwości porównania wydatków bieżących tej szkoły z ewentualną kwotą należnej dotacji. Dotacja dla Liceum Ogólnokształcącego dla Dorosłych i Szkoły Policealnej dla Dorosłych wyliczona została błędnie w oparciu o metryczkę subwencji oświatowej na 2011 r. na kwotę 214.741,89 zł – odstąpiono od jej weryfikacji w związku z brakiem danych na temat wydatków w szkole tego samego typu i rodzaju. Z kolei dotacja dla Liceum Profilowanego powinna zostać ustalona na podstawie art. 90 ust. 2a ustawy. Przy uwzględnieniu liczby uczniów na dzień 30 września 2010 r. powinna ona wynieść 261.416,80 zł (według metryczki na rok 2011). W trakcie kontroli zostało okazane pismo Nr SO.4331.4.2011 z dnia 31 marca 2011 r. skierowane do Zakładu Doskonalenia Zawodowego w Białymstoku Ośrodek Kształcenia Zawodowego w Hajnówce, zgodnie z którym Rada Powiatu Hajnowskiego przeznaczyła w budżecie na 2011 rok dla ZDZ środki w łącznej wysokości 230.460 zł, w tym dla Liceum Profilowanego 142.380 zł (przyjęto liczbę 50 uczniów – stan na styczeń 2011 r. – co daje rocznie 2.847,60 zł, a miesięcznie 237,30 zł na ucznia). W trakcie kontroli zostało okazane „wyliczenie subwencji na rok 2011 dla Zakładu Doskonalenia Zawodowego w Białymstoku według metryczki na rok 2010”, sporządzone przez Naczelnika Wydziału Spraw Społecznych w dniu 5 października 2010 r., zgodnie z którym wysokość dotacji dla Liceum Profilowanego powinna wynosić kwotę 239.867,08 zł (przyjęto 43 uczniów). Wyliczenie zostało sporządzone przy uwzględnieniu liczby uczniów na dzień 30 września 2010 r., wskaźnika korygującego Di – 1,0045600087 oraz wagi i finansowego standardu A podziału subwencji (4.364,3937 zł). Z ustaleń kontroli wynika zatem, że w budżecie zaplanowano kwotę dotacji w wysokości niższej, niż wynikała ona z wyliczenia opartego o wysokość subwencji. Zgodnie z okazaną notatką służbową z dnia 14 czerwca 2011 r. „W związku z prośbą Prezesa Zakładu Doskonalenia Zawodowego w Białymstoku w dniu 14 czerwca 2011 r. odbyło się jego spotkanie ze Starostą Hajnowskim. W trakcie spotkania omówiono możliwości zwiększenia przyznanej na początku roku dotacji na prowadzenie Ośrodka Szkolenia Zawodowego w Hajnówce. Prezes stwierdził, że przyznana dotacja jest zbyt mała w stosunku do ilości uczniów pobierających naukę w ich placówce. Efektem przeprowadzonych rozmów była obopólna zgoda na zwiększenie dotacji o kwotę 120.000 zł z przeznaczeniem na dofinansowanie Liceum Profilowanego”. Okoliczności zwiększenia dotacji w trakcie roku budżetowego również świadczą, że ustalana była ona niezgodnie z przepisami ustawy.

Przekazywanie dotacji odbywało się w okresach miesięcznych lub kwartalnych, co narusza postanowienia art. 90 ust. 3c ustawy. Przywołany przepis stanowi, że dotacje o których mowa w art. 90 ust. 1a-3a są przekazywane w 12 częściach w terminie do ostatniego dnia każdego miesiąca na rachunek bankowy szkoły lub placówki.

W ramach kontroli udzielania zamówień publicznych w trybie przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.) zbadano prawidłowość przetargu nieograniczonego na „Stworzenie dobrych warunków komunikacyjnych na terenie miasta i gminy Kleszczele poprzez wykonanie przebudowy drogi powiatowej Nr 1775 B” – str. 59-65 protokołu kontroli. Ustalono, że wybrany wykonawca wniósł zabezpieczenie należytego wykonania umowy w wysokości 5% wynagrodzenia brutto (38.756,35 zł), w postaci gwarancji ubezpieczeniowej. Tymczasem, zgodnie z pkt 16 specyfikacji istotnych warunków zamówienia, wykonawca przed podpisaniem umowy zobowiązany był do wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości stanowiącej 6% zaoferowanej ceny. Różnica pomiędzy wniesioną kwotą zabezpieczenia a ustaloną w specyfikacji stanowiła 7.751,27 zł.

W zakresie przestrzegania przepisów Prawa zamówień publicznych stwierdzono ponadto, że wpłacane przez wykonawców zabezpieczenia należytego wykonania umów są przechowywane na rachunku bankowym oprocentowanym w wysokości 0,05%. Kontrolą objęto zwrot kwoty zabezpieczającej roszczenia z tytułu gwarancji i rękojmi w wysokości 4.500 zł dla Okręgowego Przedsiębiorstwa Geodezyjno-Kartograficznego. Stwierdzono, że kwota zabezpieczenia została zwrócona bez odsetek – str. 20 protokołu kontroli. Zgodnie z art. 148 ust. 5 Prawa zamówień publicznych, jeżeli zabezpieczenie wniesiono w pieniądzu, zamawiający przechowuje je na oprocentowanym rachunku bankowym. Zamawiający zwraca zabezpieczenie wniesione w pieniądzu z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, pomniejszone o koszt prowadzenia tego rachunku oraz prowizji bankowej za przelew na rachunek bankowy wykonawcy.

Stwierdzone w wyniku kontroli nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania lub błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostek sektora finansów publicznych oraz nieprawidłowego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Starostwa Powiatowego, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Staroście jako kierowniku jednostki, stosownie do art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz art. 35 ust. 2 ustawy o samorządzie powiatowym oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej. Przygotowywanie projektów uchwał Rady Powiatu należy do zadań Zarządu Powiatu, stosownie do art. 32 ust. 2 pkt 1 ustawy o samorządzie powiatowym.

         Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości należy do Skarbnika Powiatu i głównego księgowego Starostwa, zgodnie z art. 54 ustawy o finansach publicznych oraz postanowieniami zakresów czynności.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Umocowanie przez Zarząd Powiatu kierowników wszystkich powiatowych jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej do składania oświadczeń woli związanych z prowadzeniem bieżącej działalności powiatu.

2. Dokonanie zmian w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, poprzez:

a) dostosowanie, w zakładowych planach kont budżetu i Starostwa, nazw kont i zasad ich funkcjonowania do obowiązujących przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont...,

b) usunięcie z planu kont budżetu powiatu kont 139 i 998,

c) wskazanie aktualnej wersji oprogramowania stosowanego przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych,

d) formalne uregulowanie stosowanych zasad gromadzenia dowodów księgowych w poszczególnych zbiorach.

3. Zaprzestanie dokonywania wydatków Starostwa bezpośrednio z uzyskanych przez Starostwo dochodów budżetowych. W tym celu zobowiązanie Skarbnika i głównego księgowego Starostwa do odprowadzania na rachunek budżetu wszystkich zrealizowanych przez Starostwo dochodów oraz przygotowywania stosownych dyspozycji pieniężnych polegających na przekazaniu z rachunku budżetu na rachunek bieżący Starostwa środków niezbędnych do zrealizowania wydatków budżetowych Starostwa.

4. Zobowiązanie Skarbnika i głównego księgowego Starostwa do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) dokonywanie zapisów na koncie 130 zgodnie z danymi wyciągów bankowych,

b) wyjaśnienie różnicy pomiędzy saldami kont 130-3 i 223 w ewidencji Starostwa,

c) ewidencjonowanie wydatków i dochodów w księgach Starostwa wyłącznie przy użyciu konta 130,

d) prowadzenie ewidencji operacji w ramach konta 130 w sposób umożliwiający ustalenie salda tego rachunku w księgach,

e) ujmowanie wartości ustalonego w drodze inwentaryzacji stanu paliwa na koncie 310, zamiast na koncie 234, którego saldo nie obrazuje wartości niezużytych materiałów,

f) przestrzeganie określonych prawem terminów zamykania ksiąg rachunkowych,

g) zaniechanie księgowania na koncie 909 rozrachunków dotyczących udziałów w podatkach dochodowych i zwrotu dotacji, które powinny być ujmowane na koncie 224,

h) przekazanie ZSZ w Hajnówce wartości nakładów na termomodernizację budynków znajdujących się w ewidencji tej jednostki, wynoszącej 1.541.782,33 zł,

i) rozważenie zaniechania ewidencji przypisu należności z tytułu dochodów dotyczących zadań z zakresu administracji rządowej i innych zadań zleconych ustawami z kontem zobowiązań, mając na uwadze obowiązującą od 2011 r. zmianę przepisów w tym zakresie, przedstawioną w części opisowej wystąpienia.

5. W zakresie sprawozdawczości budżetowej i finansowej:

a) sporządzanie sprawozdania finansowego Starostwa w terminie określonym prawem,

b) wykazywanie w sprawozdaniu Rb-27S wynikającej z ksiąg rachunkowych kwoty nieopłaconych odsetek, jako należności z tytułu dochodów budżetowych,

c) wykazywanie w sprawozdaniu Rb-28S wszystkich zobowiązań z tytułu wydatków budżetowych wynikających z ksiąg rachunkowych,

d) wykazywanie w sprawozdaniu Rb-28S wszystkich wydatków zrealizowanych kasowo z rachunków bankowych w danym roku, mając na uwadze prawidłowość ustalenia wyniku budżetu powiatu.

6. Wzmożenie nadzoru nad rzetelnością prowadzonej ewidencji druków ścisłego zarachowania.

7. Zapewnienie prawidłowości wykonywania obowiązków inwentaryzacyjnych, poprzez:

a) zobowiązanie odpowiedzialnych pracowników do weryfikowania danych wynikających z bankowych potwierdzeń sald z danymi ksiąg rachunkowych i wyjaśniania ewentualnych różnic,

b) przeprowadzanie inwentaryzacji należności od podmiotów prowadzących księgi rachunkowe drogą uzyskania potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic,

c) wzmożenie nadzoru nad pracą zespołów spisowych, w tym poprzez zobowiązanie przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej do rzetelnego wykonywania obowiązków w zakresie kontroli prawidłowości spisu z natury.

8. W zakresie gospodarki nieruchomościami:

a) sporządzanie i podawanie do publicznej wiadomości wykazu nieruchomości przeznaczonych do wydzierżawienia lub wynajęcia,

b) zaniechanie odstępowania od naliczania przypadających powiatowi należności,

c) egzekwowanie terminowego uiszczania należności za sprzedawane nieruchomości,

d) pisemne powiadamianie osoby ustalonej jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży.

9. Terminowe podejmowanie przewidzianych prawem czynności egzekucyjnych w odniesieniu do należności cywilnoprawnych, mając na uwadze upływ terminów przedawnienia.

10. Dokonywanie zwrotu kosztów podróży służbowych udokumentowanych zgodnie z wymogami § 8a ust. 3 rozporządzenia MPiPS z dnia 19 grudnia 2002 r.

11. W zakresie udzielania dotacji podmiotom prowadzącym szkoły niepubliczne o uprawnieniach szkół publicznych:

a) przedłożenie Radzie Powiatu projektu uchwały w sprawie trybu udzielania i rozliczania dotacji, o których mowa w art. 90 ust. 1a i 2a-3b ustawy o systemie oświaty, jak tego wymaga art. 90 ust. 4 ustawy o systemie oświaty,

b) przekazywanie kwot dotacji przy uwzględnieniu liczby uczniów lub wychowanków faktycznie uczęszczających do szkoły,

c) ustalanie wysokości dotacji dla niepublicznych szkół dla dorosłych w oparciu o wydatki bieżące na jednego ucznia w publicznej szkole tego samego typu i rodzaju, jak tego wymaga art. 90 ust. 3 ustawy o systemie oświaty,

d) ustalanie wysokości dotacji dla szkół niepublicznych, w których realizowany jest obowiązek szkolny lub obowiązek nauki, w wysokości nie niższej niż kwota przewidziana na jednego ucznia szkoły danego typu i rodzaju w części oświatowej subwencji ogólnej, jak tego wymaga art. 90 ust. 2a ustawy o systemie oświaty,

e) przekazywanie dotacji podmiotowi prowadzącemu szkołę w 12 częściach w terminie do ostatniego dnia każdego miesiąca, stosownie do wymogów art. 90 ust. 3c ustawy o systemie oświaty.

12. Żądanie od wykonawców zamówień publicznych zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości wynikającej ze specyfikacji istotnych warunków zamówienia.

13. Zwracanie wniesionego w pieniądzu zabezpieczenia należytego wykonania umowy w sprawie zamówienia publicznego wraz z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, po pomniejszeniu o koszty prowadzenia tego rachunku oraz koszty prowizji bankowej za przelew.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku