Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Gminy w Suwałkach

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Zespół w Suwałkach

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 05 lutego 2013 roku (znak: RIO.V.6001-8/12), o treści jak niżej:

                                                                                             Pan

                                                                                             Tadeusz Chołko

                                                                                             Wójt Gminy Suwałki

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Suwałki za 2011 r. i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Suwałki na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r., poz. 1113) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, uchwałę budżetową, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

Kontrola zagadnień organizacyjnych wykazała, że od 2006 r. obowiązuje w Urzędzie Gminy regulamin organizacyjny, w którym przewidziano stanowisko zastępcy Wójta. Funkcję zastępcy wójta do 30 listopada 2010 r. pełnił Sekretarz Gminy. Dotychczasowe zadania zastępcy Wójta przypisane zostały po tym dniu stanowisku Sekretarza, w formie upoważnienia – str. 3-4 i 6-8 protokołu kontroli. W złożonym wyjaśnieniu wskazał Pan, że (…) po rezygnacji z tej funkcji Zbigniewa Mackiewicza rozważałem powołanie osoby na to stanowisko. Po dokonanej analizie powierzenia tej funkcji dla innego pracownika Urzędu wynikło, iż takie rozwiązanie zakłóciłoby funkcjonowanie Urzędu i wpłynęłoby negatywnie na stosunki między pracownikami. Natomiast mając na uwadze odpowiedzialność i zakres czynności Zastępcy Wójta pracującego w wymiarze 1/8 etatu nie znalazłem takiego kandydata spoza urzędu. (…) W najbliższym czasie przy zmianie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu rozważę wykreślenie stanowiska Zastępcy Wójta. Należy wskazać, że nieobsadzenie stanowiska zastępcy Wójta tworzy sytuację zagrażającą ciągłości funkcjonowania jednostki podczas nieobecności Pana Wójta. Z uwagi na liczbę mieszkańców, stosownie do postanowień art. 26a ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.), w gminie Suwałki może być powołany jeden zastępca Wójta. Należy wskazać, że art. 28g przywołanej ustawy określa w sposób jednoznaczny zasady kierowania gminą w przypadku zaistnienia jednej z – enumeratywnie wymienionych – przemijających przeszkód w wykonywaniu zadań i kompetencji Wójta (m.in. spowodowanej niezdolnością do pracy z powodu choroby trwającej powyżej 30 dni). Zadania i kompetencje Wójta przejmuje wówczas jego zastępca, zaś w razie niepowołania zastępcy – osoba wyznaczona przez Prezesa Rady Ministrów w trybie art. 28h ustawy.

W zakresie przestrzegania ustalonych w Urzędzie procedur kontroli dowodów księgowych stwierdzono, że w przyjętej do badania próbie 65 dowodów PK „Polecenie księgowania” (72,22% wszystkich PK ze stycznia) nie zostało opatrzonych kompletem adnotacji świadczących o ich sprawdzeniu i zatwierdzeniu. Zgodnie z postanowieniami Instrukcji w sprawie sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów każdy dokument przed jego zaewidencjonowaniem (dotyczy to również poleceń księgowania) powinien być sprawdzony pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz zatwierdzony na dowód akceptacji przez Skarbnika i Wójta Gminy lub przez osoby działające z ich upoważnienia albo w ich zastępstwie – str. 13 protokołu kontroli.

Badanie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości w świetle przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861 ze zm.) wykazało, że:

a) do wykazu kont pozabilansowych zostały bezpodstawnie wprowadzone konta 900 „Rozliczenie zaangażowania”, 996 „Zaangażowanie dochodów własnych jednostek budżetowych” i 997 „Zaangażowanie środków funduszy pomocowych”. Ustalono, że w 2011 r. na kontach 996 i 997 nie prowadzono ewidencji. Konta te nie są przewidziane załącznikiem nr 3 do rozporządzenia, zaś z ich nazw przyjętych w zakładowy, planie kont wynika, że nie mogły mieć zastosowania w Urzędzie. Natomiast konto 900 było stosowane wyłącznie do drugostronnego zaksięgowania operacji na innych kontach pozabilansowych. W trakcie kontroli Pan Wójt dokonał modyfikacji zakładowego planu kont usuwając konta 900, 996 i 997 – str. 15-16 protokołu kontroli,

b) jako element ksiąg rachunkowych wskazano wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz). Zgodnie z art. 19 ust. 1 ustawy wykaz składników aktywów i pasywów sporządzają jednostki, które uprzednio nie prowadziły ksiąg rachunkowych w sposób określony ustawą; w pozostałych jednostkach rolę inwentarza spełnia zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych, sporządzane na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych – str. 17 protokołu kontroli.

Kontrola prowadzenia ksiąg rachunkowych, przeprowadzona po kątem zgodności z przepisami ustawy o rachunkowości, rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont… oraz przepisów wewnętrznych jednostki, wykazała, że:

a) wpłaty do kasy przypisanych należności podatkowych księgowane były zapisem Wn 101 „Kasa” – Ma 141 „Środki pieniężne w drodze”, tj. z pominięciem konta 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”, na którym powinna być ujęta wpłata do kasy jako uregulowanie należności przez podatnika. Dopiero wpływ dochodów na rachunek bankowy odnoszony był na konto 221; prawidłowy sposób ewidencji wskazano na str. 20 protokołu kontroli,

b) na koncie 290 „Odpisy aktualizujące należności” ujęto na koniec 2011 r. wszystkie należności z tytułu naliczonych odsetek wynoszące 95.668,71 zł. Należy wskazać, że zgodnie z mającymi zastosowanie od 2011 r. zasadami funkcjonowania konta 290 należności z tytułu odsetek mają być obejmowane odpisem aktualizującym na takich samych zasadach jak należności główne, tj. w przypadku wystąpienia przesłanek określonych w art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości. Przypis odsetek należy ujmować Wn 221 – Ma 750 „Przychody finansowe”, zaś ewentualny odpis aktualizujący (z reguły po ustaleniu podstaw dokonania odpisu także w stosunku do należności głównej, od której naliczane są odsetki) zapisem Wn 751 „Koszty finansowe” – Ma 290. W Urzędzie Gminy Suwałki na koncie tym powinny znaleźć się jedynie odsetki przypisane od należności głównych, w stosunku do których dokonany został odpis aktualizujący (według ustaleń kontroli na 31 grudnia 2011 r. powinna to być kwota 6.426,65 zł). W zakresie ewidencji na koncie 290 stwierdzono ponadto, że bezpodstawnie dokonano odpisu aktualizującego od należności zabezpieczonej hipoteką w kwocie 1.685,70 zł – jak stanowi art. 35b ust. 1 pkt 1 i 3 ustawy odpisów aktualizujących nie dokonuje się od należności objętych gwarancją lub innym rodzajem zabezpieczenia. Z kolei pomimo zaistnienia podstaw dokonania odpisu określonych w art. 35b ust. 1 pkt 1 ustawy nie została objęta odpisem kwota 2.509,80 zł należna za wynajmowany lokal od firmy PTU GRYF postawionej w stan upadłości – str. 29-30 i 32-33 protokołu kontroli.

         Badając procedurę uchwalania budżetu stwierdzono, że projekt uchwały budżetowej na 2011 rok przedłożył Pan Radzie Gminy Suwałki w dniu 1 grudnia 2010 r., nie dotrzymując terminu wskazanego w art. 238 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.), zgodnie z którym organ wykonawczy sporządza i przedkłada projekt uchwały budżetowej organowi stanowiącemu do 15 listopada roku poprzedzającego rok budżetowy. Kontrola wykazała, że również projekt uchwały budżetowej na 2013 rok został przekazany Radzie Gminy z jednodniowym opóźnieniem, w dniu 16 listopada 2012 r. – str. 37-38 protokołu kontroli.

Odnośnie procedur opracowywania projektów planów i planów finansowych jednostek budżetowych na 2011 r. stwierdzono nieprzestrzeganie przepisów ustawy o finansach publicznych i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2010 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (Dz. U. Nr 241, poz. 1616), polegające na niesporządzeniu przez jednostki budżetowe projektów planów finansowych oraz nieprzekazaniu ich Panu Wójtowi celem weryfikacji oraz niezatwierdzeniu przez Pana Wójta projektu planu finansowego Urzędu Gminy. Wskazane nieprawidłowości zostały wyeliminowanie podczas opracowywania projektów na rok 2012 i 2013. Należy jednakże wskazać na potrzebę zachowania terminologii zgodnej z obowiązującymi przepisami. Informacje przekazywane kierownikom jednostek budżetowych, niezbędne do opracowania projektów ich planów finansowych i planów finansowych, nie powinny być określane jako odpowiednio „projekt planu finansowego” czy „plan finansowy”, ponieważ sporządzenie projektu i planu należy do obowiązków kierownika podległej jednostki, zaś zadaniem Pana Wójta jest przekazanie stosownych informacji umożliwiających sporządzenie tych dokumentów, jak to wynika m.in. z art. 248 ust. 1 i art. 249 ust. 2 ustawy o finansach publicznych – str. 39-40 protokołu kontroli.

Badanie realizacji dochodów z majątku wykazało, że Rada Gminy Suwałki nie podjęła uchwały w sprawie wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy. Obowiązek podjęcia tej uchwały wynika z art. 21 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2005 r. Nr 31, poz. 266 ze zm.). Jednym z elementów jej treści powinny być zasady polityki czynszowej stanowiące dla Pana Wójta podstawę ustalenia stawek czynszu za najem lokali mieszkalnych (art. 8 pkt 1 przywołanej ustawy). Stwierdzono, że gmina posiada w swoich zasobie dwa lokale mieszkalne położone Starym Folwarku („agronomówka” i lokal w budynku szkoły). Jak wynika z ustaleń kontroli kompleksowej – w stosunku do budynku „agronomówki” – i kontroli problemowej przeprowadzonej przez Izbę w Gminnym Zespole Ekonomiczno-Administracyjnym Szkół w Suwałkach – w stosunku do lokalu w szkole – czynsz za najem ustalany jest na podstawie uchwały Rady Gminy Suwałki z dnia 29 grudnia 1994 r. w sprawie stawek czynszu regulowanego, niemającej od 2002 r. umocowania prawnego – str. 89-90 i 167-168 protokołu kontroli.

Na terenie gminy Suwałki obowiązuje uchwała Rady Gminy z dnia 29 czerwca 2005 r. w sprawie określania zasad nabycia, zbycia i obciążania nieruchomości gruntowych oraz ich wydzierżawiania lub najmu na okres dłuższy niż 3 lata. Treść tej uchwały nie została dostosowana do zmienionego z dniem 22 października 2007 r. brzmienia delegacji do jej wydania, zawartej w art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy o samorządzie gminnym, która nakazuje objęcie uchwałą także zasad wydzierżawiania lub najmu nieruchomości na czas nieoznaczony – str. 165-166 protokołu kontroli.

W zakresie gospodarowania nieruchomościami stwierdzono ponadto, że nie został ustanowiony trwały zarząd nieruchomościami pozostającymi we władaniu szkół. Zgodnie z art. 43 ust. 1 w zw. z art. 4 pkt 10 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 ze zm.) trwały zarząd jest prawną formą władania nieruchomościami przez jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej. Ustanawiany jest w drodze decyzji, której elementy określają przepisy art. 45 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Należy przy tym wskazać, że zgodnie z art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.) publiczne szkoły są zwolnione z opłat z tytułu trwałego zarządu nieruchomościami stanowiącymi własność Skarbu Państwa lub jednostek samorządu terytorialnego i ich związków, zajętymi na działalność oświatową. Ustalenie to potwierdza protokół kontroli problemowej przeprowadzonej w GZEAS w Suwałkach – str. 168 protokołu kontroli.

Badając prawidłowość procedur zmierzających do wynajęcia i sprzedaży nieruchomości ustalono, że:

a) 7 spośród 11 umów najmu na okres powyżej 3 miesięcy zostało zawartych bez uprzedniego sporządzenia i podania do publicznej wiadomości wykazu nieruchomości przeznaczonych do oddania w najem, czym naruszono postanowienia art. 35 ust. 1 i 1b ustawy o gospodarce nieruchomościami. Wykaz sporządzono jedynie w związku z wynajęciem 4 lokali użytkowych dotychczasowym najemcom na podstawie umów z dnia 1 lutego 2011 r. – str. 90-93 protokołu kontroli,

b) zaniechano pisemnego informowania nabywców nieruchomości o terminie i miejscu zawarcia umowy, gdyż – jak wyjaśnił pracownik Urzędu odpowiedzialny za przeprowadzanie przetargów – zawiadomienia dokonywano drogą telefoniczną. Zgodnie z art. 41 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami organizator przetargu jest obowiązany zawiadomić osobę ustaloną jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży nieruchomości, najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu. Wyznaczony termin nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, co przesądza o jego pisemnej formie. Nadto, w zawiadomieniu winna być zawarta informacja o prawie zbywcy do podjęcia działań wobec uchylającego się od zawarcia umowy, polegających na odstąpieniu od zawarcia umowy i zatrzymania wpłaconego wadium (art. 41 ust. 2) – str. 96 protokołu kontroli.

         W toku kontroli dochodów z majątku badaniu poddano również wykazane przez gminę dochody z tytułu zamiany nieruchomości (str. 96-100 protokołu kontroli). W 2011 roku gmina zbyła w drodze zamiany 3 nieruchomości o łącznej wartości brutto 151.535,87 zł. Kwota ta została ujęta na subkoncie dochodów i wykazana w sprawozdaniu Rb-27S jako uzyskany dochód ze sprzedaży nieruchomości w par. 0770 „Wpłaty z tytułu odpłatnego nabycia prawa własności oraz prawa użytkowania wieczystego nieruchomości”. W wyniku zamiany gmina nabyła zaś nieruchomości o łącznej wartości brutto 174.586,59 zł, która to kwota została zaksięgowana na subkoncie wydatków i wykazana w sprawozdaniu Rb-28S jako wydatek z tytułu zakupu nieruchomości par. 6060 „Wydatki na zakupy inwestycyjne jednostek budżetowych”. Jak wynika z ustaleń kontroli, wskazane wyżej kwoty zrealizowanych dochodów i wydatków zostały ustalone z naruszeniem zasady kasowej realizacji budżetu wyrażonej w art. 40 ust. 2 pkt 1 ustawy o finansach publicznych oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości... Zasada ta wymaga ustalania wyniku budżetu na podstawie faktycznie (kasowo) zrealizowanych wpływów i wydatków na rachunkach bankowych. Jako dochody i wydatki budżetu gminy przyjmowano zaś w kontrolowanej jednostce ustalaną wartość nieruchomości zbywanych i nabywanych w drodze zamiany, a nie wysokość kwot faktycznie wpłaconych na rachunek gminy (kasowo wykonanych dochodów) lub przekazanych (kasowo wykonanych wydatków). Z tytułu dokonanych zamian łączna kwota faktycznie uzyskanych przez gminę wpływów (dochodów) wyniosła 5.220 zł a łączna kwota faktycznie poniesionych wydatków – 15.376,73 zł. Zaksięgowanie na koncie 130 „Rachunek bieżący jednostki” nieobjętych wyciągami bankowymi dochodów i wydatków stanowiło ponadto naruszenie zasady dokonywania zapisów na tym koncie wyłącznie na podstawie dokumentów bankowych w celu zachowania pełnej zgodności zapisów między jednostką a bankiem.

         Należy wskazać, że skutkiem stwierdzonego podczas kontroli zawyżenia dochodów majątkowych za 2011 r. o kwotę 146.315,87 zł jest wypaczenie danych ujętych przez gminę Suwałki w wieloletniej prognozie finansowej w zakresie kształtowania się na 2014 rok wskaźnika dopuszczalnej spłaty zadłużenia, obliczanego – stosownie do przepisów art. 243 ust. 1 ustawy o finansach publicznych – z uwzględnieniem dochodów majątkowych osiągniętych za rok 2011.

Gmina uzyskiwała też dochody z tytułu sprzedaży składników mienia ruchomego. Nie stwierdzono procedur wewnętrznych dotyczących zasad postępowania ze składnikami majątku ruchomego, w tym trybu ich sprzedaży. W trakcie kontroli, 12 grudnia 2012 r., Pan Wójt wydał zarządzenie wprowadzające do stosowania Regulamin w sprawie sposobu i trybu gospodarowania składnikami rzeczowymi majątku ruchomego w Urzędzie Gminy Suwałki. W regulaminie tym określone zostały m.in. zasady sprzedaży składników majątku ruchomego – str. 108-109 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy, badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jednolity: Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.), jest Wójt. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, co doprowadziło do następujących ustaleń.

Badanie zagadnień związanych z terminowością prac wymiarowych dotyczących zobowiązań opłacanych przez osoby fizyczne wykazała naruszenia przepisów z tego zakresu polegające na niezachowaniu obowiązujących terminów doręczania podatnikom decyzji wymiarowych, nie później niż 14 dni przed ustawowym terminem płatności zobowiązania podatkowego. Nieprawidłowość dotyczyła 10 podatników, zaś kwota wynikająca z decyzji wynosiła 3.053,00 zł. W związku z powyższym, w przypadku podatników, którym decyzje doręczono po pierwszym marca, uległ zmianie termin płatności wynikający z treści art. 6 ust. 7 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity: Dz. U. z 2010 r. Nr 95, poz. 613 ze zm.) oraz art. 6a ust. 6 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (tekst jednolity: Dz. U. z 2006 r. Nr 136, poz. 969 ze zm.) i art. 6 ust. 3 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o podatku leśnym (Dz. U. Nr 200, poz. 1682 ze zm.). Zgodnie, bowiem z treścią art. 47 § 1 Ordynacji podatkowej w tego typu przypadkach, termin płatności I raty zobowiązania podatkowego upływa 14 dni od dnia doręczenia – str. 77 – protokołu kontroli.

Następnym obszarem w obrębie, którego stwierdzono niedociągnięcia były zagadnienia z zakresu powszechności i prawidłowości wymiaru należności podatkowych w grupie podatników-osób fizycznych. Ustalenia w tej dziedzinie dotyczyły niepełnego prowadzenia przez organ podatkowy czynności sprawdzających w zakresie wskazanym treścią art. 272 Ordynacji podatkowej. Wskazuje na to brak reakcji organu podatkowego na naruszenie przez podatników obowiązku przedkładania informacji w sprawie podatku rolnego, leśnego i od nieruchomości, w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie lub wygaśnięcie obowiązku podatkowego. Informacji nie wyegzekwowano od 5 podatników podatku rolnego (4,00% sprawdzonych pozycji), 2 podatników podatku leśnego (3,92 % sprawdzonych pozycji) oraz od 5 podatników podatku od nieruchomości (1,9% sprawdzonych pozycji). Brak informacji podatkowych uniemożliwił sprawdzenie prawidłowości wymiaru należności podatkowych. W przypadku podatku od nieruchomości informacja jest podstawowym dokumentem źródłowym o powierzchni użytkowej budynków oraz ich przeznaczeniu, natomiast w przypadku podatku leśnego z informacji podatkowej winno wynikać czy las podlega obciążeniu, czy korzysta ze zwolnienia na mocy art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku leśnym – str. 48, 54 oraz 58 protokołu kontroli.

         W trakcie kontroli prawidłowości pozyskiwania dochodów z tytułu podatku rolnego stwierdzono przypadek (podatnik o nr ewidencyjnym ….[1]) przyjęcia do naliczenia podatku, klasy gruntów różnej od zawartej w ewidencji gruntów i budynków tj. 1,5000 ha gruntów rolnych klasy IV, zamiast 1,5000 ha gruntów rolnych klasy V. Zawyżenie podatku z tego tytułu wynosiło: w 2011 roku 88,00 zł, w 2012 roku 77,00 zł. W trakcie trwania kontroli wydano decyzję o stwierdzeniu nadpłaty i zwrócono podatnikowi kwotę 165,00 zł – str. 47-48 protokołu kontroli.

Z kolei przeprowadzona analiza powszechności i prawidłowości obciążenia podatkiem od nieruchomości osób fizycznych, wykazała różnicę pomiędzy danymi zawartymi w informacji podatkowej złożonej przez podatnika o nr ewidencyjnym ….[2] a danymi wynikającymi z rejestrów wymiarowych, według których wymierzono podatek. Podatnik wykazał budynek mieszkalny o powierzchni 80 m² oraz piwnicę (pod budynkiem mieszkalnym), o wysokości w świetle od 1,40 m do 2,20 m i powierzchni 20 m², którą zgodnie z art. 4 ust. 2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych zalicza się do powierzchni użytkowej budynku w 50 %. Wobec powyższego należało opodatkować budynek mieszkalny o powierzchni 90 m² (80 m² + 20 m² x 50%), zaniżenie podatku z tego tytułu wynosiło 57,00 zł. W trakcie trwania kontroli podatnik złożył nową informację, w której wykazał budynek mieszkalny o powierzchni 95 m², a w dniu 23.11.2012 r. zmieniono wymiar łącznego zobowiązania pieniężnego na kwotę 67,00 zł – opis nieprawidłowości str. 58 protokołu kontroli.

Również badanie przeprowadzone w zakresie prawidłowości pozyskiwania dochodów z tytułu podatku od środków transportowych pozwoliło stwierdzić, iż podatnik o nr ewidencyjnym  ...[3] od naczepy zakupionej w dniu 10 maja 2011 roku (obowiązek podatkowy powstał z dniem 01 czerwca 2011 roku), zadeklarował podatek za 6 miesięcy. Zaniżenie podatku z tego tytułu wynosiło 96,00 zł. W trakcie trwania kontroli podatnik złożył korektę deklaracji, eliminując opisaną nieprawidłowość – str. 68 protokołu kontroli.

Jednocześnie z ustaleń kontroli wynika, że organ podatkowy nie podejmował systematycznych działań w celu wyjaśnienia opisanych wyżej sytuacji, co wskazuje na zaniechanie prowadzenia czynności sprawdzających, o których mowa w art. 272 Ordynacji

Dokonana w toku kontroli analiza realizacji dochodów z tytułu opłaty skarbowej, przeprowadzona pod kątem prawidłowości jej pozyskiwania, pozwoliła ustalić, iż w 1 przypadku, od wydanego zaświadczenia (w formie wykazu osób prowadzących działalność gospodarczą) nie pobrano opłaty skarbowej w kwocie 17,00 zł, czym naruszono przepis art. 1 ust. 2 ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (tekst jednolity: Dz. U. z 2012 r., poz. 1282), gdyż opłacie skarbowej podlegają czynności urzędowe, zaświadczenia, zezwolenia (pozwolenia, koncesje) oraz składane dokumenty stwierdzające udzielenie pełnomocnictwa lub prokury. Zaświadczenie jest dokumentem urzędowym, który potwierdza stan faktyczny lub prawny istniejący w dniu jego wydania (nie ma znaczenia, w jakiej formie zostało wydane). NSA uznał (wyrok z dnia 24 sierpnia 1998 r.), że opłacie skarbowej podlegają czynności urzędowe dokonywane na podstawie zgłoszenia lub na wniosek zainteresowanego – str. 75 protokołu kontroli.

W zakresie stosowania przepisów dotyczących postępowania upominawczego oraz egzekucyjnego stwierdzono nieprawidłowości polegające na braku pełnych i terminowych działań windykacyjnych w stosunku do podatników zalegających z zapłatą należności podatkowych, świadczący o naruszeniu przez organ podatkowy obowiązków wynikających z przepisów ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity: Dz. U. z 2012 r. poz. 1015 ze zm.) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2001 r. Nr 137, poz. 1541, z 2003 r. Nr 9, poz. 106, z 2004 r. Nr 10, poz. 79) – str. 53, 70 oraz 81 protokołu kontroli.

Na dzień 31 grudnia 2011r. zaległość nieobjęta tytułami egzekucyjnymi wynosiła 65.823,10zł i dotyczyła:

-         łącznego zobowiązania pieniężnego (60.975,20 zł),

-         podatku rolnego od osób prawnych (4,30 zł),

-         podatku od środków transportowych od osób fizycznych (4.843,60 zł).

Kolejnym obszarem, w którym stwierdzono uchybienia było sprawozdanie RB-PDP z wykonania planu dochodów budżetowych za okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2011 r. Wykazano w nim, w kolumnie 6 (skutki decyzji wydanych przez organ podatkowy na podstawie ustawy Ordynacja podatkowa, obliczone za okres sprawozdawczy – rozłożenie na raty, odroczenie terminu płatności…), w wierszu A5 (podatek od nieruchomości) skutki finansowe zawyżone o kwotę 3.000,00 zł (jest 27.828,60 zł winno być 24.828,60 zł). Naruszono tym samym § 3 załącznika nr 11 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103) – str. 87 protokołu kontroli.

W trakcie trwania kontroli, w dniu 11 grudnia 2012 roku dokonano korekty sprawozdania i za pośrednictwem RIO w Białymstoku przekazano do Ministerstwa Finansów.

W zakresie udzielania zamówień publicznych stwierdzono nieprawidłowości wynikające z nieprzestrzegania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.).

         W postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego na zakup i transport żwiru oraz żużlu na drogi gminne ustalono wartość szacunkową zamówienia na 146.720 zł, co stanowiło równowartość 39.000 euro. Podanej w dokumentacji postępowania wartości szacunkowej zamówienia nie zwiększono o przewidywane zamówienia uzupełniające. Zgodnie z art. 32 ust. 3 Prawa zamówień publicznych, jeżeli zamawiający przewiduje udzielenie zamówień uzupełniających, przy ustalaniu wartości zamówienia uwzględnia się wartość zamówień uzupełniających. Zamówienie podzielono w specyfikacji na 3 części: zadanie I – sprzedaż i transport żwiru na drogi w części wschodniej gminy (ilość żwiru szacowano na 6.000 ton), zadanie II – sprzedaż i transport żwiru na drogi w części zachodniej gminy (ilość żwiru szacowano na 4.000 ton), zadanie III transport żużlu (szacowana ilość żużlu 2.000 m³). Analiza prawidłowości ofert złożonych w tym postepowaniu na każde z trzech części zamówienia wykazała, że dwóch wykonawców nie zamieściło informacji wymaganej w pkt II specyfikacji istotnych warunków zamówienia, dotyczącej wskazania ładowności pojazdu, który będzie użyty do transportu. Stwierdzono, że mimo wskazanego braku zamawiający nie wezwał wykonawców na podstawie art. 26 ust. 3 Prawa zamówień publicznych do uzupełnienia dokumentacji.

         W dniu 28 grudnia 2010 r. zostały zawarte umowy pomiędzy gminą Suwałki a wybranymi wykonawcami, tj. firmą Usługi Sprzętowe Paweł Zubrzycki na sprzedaż i transport żwiru oraz firmą Usługi Transportowe Andrzej Korenkiewicz na transport żużlu. Zgodnie z ofertami ustalono wynagrodzenie wykonawcy za sprzedaż i transport 1 tony żwiru w wysokości 13,91 zł i transport 1 m³ żużlu w wysokości 7,56 zł. Prace transportowe miały być wykonane każdorazowo po telefonicznym lub pisemnym wystawieniu zlecenia do wykonania prac. W umowach nie określono ilości żwiru i żużlu.        

Wykonawca Usługi Sprzętowe Paweł Zubrzycki w oparciu o zlecenia wykonania prac dostarczył na drogi gminne na podstawie umowy 23.846,90 ton żwiru o wartości 358.239,67 zł. Natomiast firma Usługi Transportowe Andrzej Korenkiewicz dostarczyła 10.240 m³ żużlu o wartości 77.334,53 zł. W stosunku do ilości określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia dostarczono więcej o 13.846,90 ton żwiru i o 8.240 m³ żużlu. Zgodnie z art. 67 ust. 1 pkt 6 Prawa zamówień publicznych możliwe jest udzielenie w trybie z wolnej ręki (w okresie 3 lat od udzielenia zamówienia podstawowego) dotychczasowemu wykonawcy usług zamówień uzupełniających stanowiących nie więcej niż 50% wartości zamówienia podstawowego i polegających na powtórzeniu tego samego rodzaju zamówień, jeżeli zamówienie podstawowego zostało udzielone w trybie przetargu nieograniczonego lub ograniczonego, a zamówienie uzupełniające było przewidziane w ogłoszeniu o zamówieniu dla zamówienia podstawowego. W związku z tym mógł Pan udzielić w trybie z wolnej ręki zamówień uzupełniających na dostarczenie 5.000 ton żwiru i 1.000 m³ żużlu. Zamawiający stosownie do postanowień art. 66 ustawy jest zobowiązany m.in. do zawarcia odrębnej umowy na zamówienia uzupełniające. W złożonym wyjaśnieniu inspektor Urzędu Gminy stwierdził, że gmina nie udzielała zamówień uzupełniających, ponieważ w umowie nie określono ilości żwiru i żużlu, a podano jedynie cenę jednostkową. W odniesieniu do zawartego w s.i.w.z. postanowienia o udzielaniu zamówień uzupełniających wskazał zaś, że dotyczyło ono sytuacji skierowania wykonawcy na inne zadanie. Podkreślił też, że nie jest możliwe określenie ilości żwiru i żużlu do wykorzystania w danym roku do remontu dróg gminnych. Odnosząc się do wyjaśnienia należy wskazać, że przepis art. 140 ust. 3 Prawa zamówień publicznych podaje jako podstawę stwierdzenia nieważności umowy wykraczanie  jej postanowień poza określenie przedmiotu zamówienia zawarte w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. W doktrynie podkreśla się, że regulacja ta dotyczy zakresu przedmiotowego zawartych umów i wyraża zasadę, iż umowa w sprawie zamówienia publicznego może zostać zawarta jedynie w zakresie określonym w postępowaniu poprzedzającym jej zawarcie. Świadczenie, które ma spełnić wykonawca powinno być odzwierciedleniem opisu przedmiotu zamówienia oraz warunków umowy zawartych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Pojęcie zakresu świadczenia wykonawcy należy utożsamiać m.in. z rozmiarem tego świadczenia określonym w danych jednostkach miary. Omawiany przepis akcentuje zatem rzeczowy wymiar umowy w sprawie zamówienia publicznego, stanowiąc tamę w aneksowaniu takich umów w sposób rozszerzający ich przedmiot (zakres zamówienia) w stosunku do przedmiotu opisanego w specyfikacji istotnych warunków zamówienia (np. J. Jerzykowski, Komentarz do art. 140 ustawy – Prawo zamówień publicznych, Lex 2012). W konsekwencji rozszerzenie przedmiotu zamówienia może nastąpić wyłącznie poprzez udzielenie nowego zamówienia w jednym z trybów przewidzianych ustawą – str. 121-125 protokołu kontroli.

         W postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego na zaprojektowanie i wykonanie 72 szt. biologicznych przydomowych oczyszczalni ścieków wartość szacunkowa zamówienia ustalana była m.in. na podstawie przeprowadzonego badania rynku wśród firm wykonujących biologiczne przydomowe oczyszczalnie ścieków. Przyjęto średnią cenę za wykonanie jednej oczyszczalni w wysokości 10.500 zł netto i ustalono wartość zamówienia na kwotę 756.000 zł. Przedmiotem zamówienia było zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych w rozumieniu ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (Dz. U. z 2010 r. Nr 243, poz. 1623 ze zm.). W dokumentacji dotyczącej wykonania przydomowych oczyszczalni ścieków znajduje się program funkcjonalno-użytkowy, zatem stosownie do art. 33 ust. 1 pkt 2 Prawa zamówień publicznych dokument ten powinien stanowić podstawę ustalenia wartości zamówienia. Jak wynika z wyjaśnienia złożonego przez kierownika referatu Urzędu Gminy, dane programu funkcjonalno-użytkowego były uwzględnianie przy ustalaniu wartości, jednakże korygowano je o wyniki przetargów na zaprojektowanie i wybudowanie przydomowych oczyszczalni na terenie powiatu suwalskiego i augustowskiego – str. 147-148 protokołu kontroli.

         Kontrola wykazała, że usługi prawnicze świadczone były na rzecz gminy przez kancelarię radcowsko-adwokacką na podstawie umowy zawartej przez Pana Wójta w dniu 20 listopada 2009 r. na okres od 1 grudnia 2009 r. do 30 listopada 2013 r. Za wykonanie przedmiotu umowy ustalono wynagrodzenie miesięczne w wysokości 4.000 zł plus podatek VAT. Brak jakichkolwiek dokumentów świadczących o tym, że wybór wykonawcy odbył się w trybie przepisów Prawa zamówień publicznych, mimo że wartość udzielonego zamówienia wyniosła 192.000 zł netto (4.000 zł x 48 miesięcy), co stanowiło równowartość 49.521 euro. Usługi prawnicze podlegają złagodzeniu rygorów dotyczących procedury postępowania w celu wyłonienia ich wykonawcy, co wynika z art. 5 Prawa zamówień publicznych – w stanie prawnym obowiązującym w czasie udzielania zamówienia złagodzenie dotyczyło także przesłanek wyboru trybu udzielania zamówienia z wolnej ręki. Wskazane złagodzenie nie oznacza jednakże możliwości zlecania tych usług z zupełnym pominięciem przepisów ustawy wymagających m.in. udokumentowania czynności podejmowanych w postępowaniu prowadzonym w trybie z wolnej ręki – str. 130-131 protokołu kontroli.

         Kontrola wydatków na wynagrodzenia wykazała, że przyznał Pan dodatki specjalne m.in. Sekretarzowi Gminy i Skarbnikowi Gminy. Analiza podanego uzasadnienia podstaw ich przyznania w świetle art. 36 ust. 5 ustawy z dnia 21 sierpnia 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458 ze zm.) prowadzi do wniosku, iż nie udokumentowano okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań – str. 113-114 protokołu kontroli. W odniesieniu do poszczególnych pracowników stwierdzono, że:

a) Sekretarzowi dodatek przyznano na okres od 1 stycznia 2012 r. do 31 grudnia 2012 r. z uwagi na charakter pracy i okresowe zwiększenie obowiązków służbowych;

b) Skarbnikowi dodatek był przyznawany od 1 stycznia 2010 r.; jako podstawę wskazywano z reguły zwiększenie obowiązków służbowych. Ponadto Skarbnik otrzymał jednorazowy dodatek w grudniu 2010 r. w wysokości 300 zł z tytułu zwiększenia obowiązków służbowych wynikających z opracowania projektu budżetu gminy na 2011 r. (obowiązek opracowania projektów uchwał Rady Gminy w zakresie finansów publicznych wynika z zakresu obowiązków Skarbnika).

         Według art. 36 ust. 5 ustawy o pracownikach samorządowych dodatek specjalny może być przyznany pracownikowi z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych  lub powierzenia dodatkowych zadań. Ani z zakresu obowiązków pracowników, ani z regulaminu organizacyjnego Urzędu nie wynika, aby zadania przypisane wymienionym stanowiskom pracy w tych aktach (przyjęte przez Pana jako podstawa przyznania dodatku) mieli oni wykonywać okresowo, co pozwalałoby przypisać im – po upływie tego okresu – „dodatkowy” charakter. Okresowe zwiększenie obowiązków służbowych w ramach realizowanych zadań należy zatem uznać za okoliczność nieudokumentowaną w pismach Pana Wójta przyznających dodatki, ponieważ brak w ich treści dostatecznie precyzyjnych sformułowań.

         Badanie prawidłowości przeprowadzenia inwentaryzacji wykazało, że w kilku przypadkach dokonywano poprawek na arkuszach spisowych niezgodnie z wymaganiami instrukcji inwentaryzacyjnej, tj. nie zamieszczano przy dokonanej poprawce parafki osoby wskazanej jako materialnie odpowiedzialna. Zgodnie z § 11 pkt 2 lit. i) instrukcji poprawki na arkuszach spisu z natury należy zaparafować przez osobę materialnie odpowiedzialną i członków zespołu spisowego. Z ustaleń kontroli związanych z inwentaryzacją wynika też, że zasadne jest – w kontekście przepisów Kodeksu pracy określających przesłanki odpowiedzialności materialnej pracownika – zwrócenie uwagi na zasadność przypisywania odpowiedzialności materialnej za aktywa, których sposób zabezpieczenia wyłącza możliwość wpływu pracownika na ich stan czy ochronę (np. lampy uliczne) – str. 173 i 177-178 protokołu kontroli.

         W zakresie wykorzystania przez gminę Suwałki dotacji celowej przeznaczonej na częściowy zwrot podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej przez producentów rolnych stwierdzono uchybienie polegające na braku na fakturach adnotacji o wykorzystaniu faktury do zwrotu części podatku akcyzowego. Wymóg zamieszczenia takiej adnotacji przez upoważnionego przez Pana Wójta pracownika został nałożony w art. 6 ust. 4 ustawy z dnia 10 marca 2006 r. o zwrocie podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej (Dz. U. Nr 52, poz. 379 ze zm.) – str. 180 protokołu kontroli.

Pośród ustaleń kontroli problemowej przeprowadzonej przez Regionalną Izba Obrachunkową w Gminnym Zespole Ekonomiczno-Administracyjnym Szkól w Suwałkach znalazły się nieprawidłowości i uchybienia, których wyeliminowanie wymaga podjęcia stosownych czynności przez Pana Wójta. Analiza treści Statutu GZEAS wykazała jego sprzeczność z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych. Z treści Statutu wynika, że podstawę działania Zespołu stanowi roczny plan finansowy zatwierdzony przez Radę Gminy. Zgodnie z obowiązującymi przepisami podstawą gospodarki finansowej jednostki budżetowej jest plan finansowy zatwierdzony przez kierownika tej jednostki, a nie przez Radę Gminy (jak przewiduje Statut), czy przez pana Wójta.

Z ustaleń dotyczących wydatków na wynagrodzenia nauczycieli wynika, że Rada Gminy Suwałki uchwałą Nr VI/49/03 z dnia 23 maja 2003 r. ustaliła zasady udzielania i rozmiaru zniżek tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć dydaktycznych, wychowawczych i opiekuńczych dyrektorom oraz nauczycielom, którym powierzono stanowiska kierownicze w szkołach prowadzonych przez gminę. W § 2 pkt 2 tej uchwały zapisano, że Dyrektor szkoły może wykonywać pracę w godzinach ponadwymiarowych w wymiarze nie przekraczającym 6 godzin tygodniowo, chyba, że z planów nauczania przedmiotu wynika potrzeba przydzielenia większej liczby godzin. Jednocześnie, jak wynika z protokołu kontroli GZEAS, na podstawie uchwały obowiązkowy wymiar godzin dyrektora może być obniżony do 9 godzin. Zgodnie z art. 35 ust. 1 Karty Nauczyciela w szczególnych wypadkach nauczyciel może być obowiązany do odpłatnej pracy w godzinach ponadwymiarowych, których liczba nie może przekroczyć 1/4 tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć. Przydzielenie nauczycielowi większej liczby godzin ponadwymiarowych może nastąpić wyłącznie za jego zgodą, jednak w wymiarze nieprzekraczającym 1/2 tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin. Z postanowień uchwały wynika zaś, że dyrektor może realizować godziny ponadwymiarowe w wymiarze przekraczającym połowę obowiązkowego wymiaru godzin ustalonego zgodnie z uchwałą. Należy wskazać, że przyznanie nauczycielowi na stanowisku kierowniczym 6 godzin ponadwymiarowych nie naruszałoby postanowień art. 35 ust. 1 Karty Nauczyciela tylko wówczas, gdyby obowiązkowy wymiar godzin nauczania nie był niższy niż 12. Przepisy Karty Nauczyciela w art. 35 regulują kompleksowo zagadnienie dopuszczalnej liczby godzin ponadwymiarowych. W ustawie brak delegacji dla organu prowadzącego do odmiennego regulowania limitu godzin ponadwymiarowych.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy, a także niewłaściwego funkcjonowania kontroli zarządczej.

         Organem wykonawczym gminy wiejskiej jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowywania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy gminy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Wójcie – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości oraz nadzorowania prac z tego zakresu spoczywały na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych.

         Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Podjęcie dalszych działań w celu powołania zastępcy Pana Wójta, mając na uwadze regulacje prawne wskazane w części opisowej wystąpienia.

2. Usunięcie z dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości postanowień przewidujących prowadzenie wykazu składników aktywów i pasywów (inwentarza).

3. Zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania nieprawidłowości i uchybień w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) dokonywanie zapisów w księgach rachunkowych wyłącznie na podstawie dowodów księgowych opatrzonych adnotacjami o ich sprawdzeniu i zatwierdzeniu, stosownie do wymagań regulacji wewnętrznych jednostki,

b) ewidencjonowanie wpłat do kasy należności przypisanych, i późniejszego ich odprowadzenia na rachunek bieżący, w sposób wskazany w protokole kontroli, mając na uwadze, że dokonana wpłata do kasy stanowi uregulowanie należności przez dłużnika,

c) prawidłowe dokonywanie odpisów aktualizujących na koncie 290; w tym celu:

- księgowanie odpisu aktualizującego należności z tytułu naliczonych odsetek wyłącznie po stwierdzeniu zaistnienia jednej z przesłanek spośród określonych przepisami art. 35b ustawy o rachunkowości,

- zaniechanie dokonywania odpisu aktualizującego w stosunku do należności objętych gwarancją lub innym rodzajem zabezpieczenia,

- dokonywanie odpisu aktualizującego należności od dłużników postawionych w stan upadłości,

d) zaniechanie ujmowania jako dochodów i wydatków budżetu wartości zamienianych nieruchomości ustalonej na potrzeby zamiany, mając na uwadze zasadę ustalania kwot dochodów i wydatków w zakresie faktycznie (kasowo) zrealizowanych wpływów i wypływów na rachunkach bankowych,

e) przestrzeganie zasady wymagającej zachowania zgodności zapisów na koncie 130 z danymi wynikającymi z wyciągów bankowych.

4. Przekazywanie Radzie Gminy projektu uchwały budżetowej w terminie wskazanym ustawą o finansach publicznych.

5. Przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały w sprawie wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy, określającej m.in. zasady polityki czynszowej. Ustalenie na podstawie tej uchwały stawek czynszu za najem i zapewnienie wprowadzenia ich w umowach z obecnymi najemcami.

6. Przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały zmieniającej obowiązującą uchwałę w sprawie zasad nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości… poprzez określenie w niej zasad wydzierżawiania lub najmu nieruchomości na czas nieoznaczony.

7. Wydanie decyzji ustanawiających trwały zarząd nieruchomościami na rzecz jednostek oświatowych.

8. Sporządzanie i upublicznianie wykazów nieruchomości przeznaczonych do oddania w najem lub dzierżawę na okres dłuższy niż 3 miesiące, zgodnie z wymogami art. 35 ust. 1 i 1 b ustawy o gospodarce nieruchomościami,

9. Pisemne przekazywanie wyłonionemu w przetargu nabywcy nieruchomości informacji o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży.

10. Wyeliminowanie nieprawidłowości wskazanych w protokole kontroli i w części opisowej wystąpienia pokontrolnego, w zakresie terminowości doręczania podatnikom decyzji ustalających wysokość zobowiązania podatkowego.

11. Zachowanie prawidłowości opodatkowania osób fizycznych podatkami lokalnymi, z uwzględnieniem wskazanych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia pokontrolnego przepisów materialnego prawa podatkowego wynikającego odpowiednio z ustaw o podatku rolnym oraz o podatkach i opłatach lokalnych.

12. Wyegzekwowanie od podatników brakujących informacji w sprawie podatku rolnego, leśnego i od nieruchomości.

13. Podejmowanie czynności sprawdzających, o których mowa we wskazanych przepisach Ordynacji podatkowej, w odniesieniu do powszechności i terminowości składania informacji podatkowych, a także mających na celu ustalenie stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami.

14. Zachowanie powszechności poboru opłaty skarbowej od wydawanych zaświadczeń dotyczących prowadzenia działalności gospodarczej.

15. Prowadzenie pełnych, terminowych i systematycznych działań windykacyjnych w stosunku do podatników, na których ciążą zaległości podatkowe, mając na względzie przepisy ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.

16. W zakresie udzielania zamówień publicznych:

a) ustalanie wartości zamówienia z uwzględnieniem wartości przewidzianych w specyfikacji zamówień uzupełniających,

b) rzetelne weryfikowanie ofert pod kątem zawarcia w nich wszystkich informacji wymaganych specyfikacją; wzywanie wykonawców do uzupełnienia brakujących dokumentów,

c) dokumentowanie udzielenia zamówień uzupełniających w trybie z wolnej ręki, mając na uwadze maksymalną wartość tych zamówień, ustalaną w stosunku do wartości zamówienia podstawowego wyznaczonej jego zakresem zawartym w specyfikacji istotnych warunków zamówienia podstawowego,

d) udzielanie odrębnego zamówienia publicznego w przypadku zlecania usług przekraczających zakresem przedmiot zamówienia podstawowego powiększony o przewidziane specyfikacją zamówienia uzupełniające,

e) ustalanie wartości zamówienia, którego przedmiotem jest zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych, wyłącznie na podstawie planowanych kosztów prac projektowych oraz planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno-użytkowym,

f) udzielanie zamówień na usługi prawnicze z udokumentowaniem stosowania procedur Prawa zamówień publicznych.

17. Precyzyjne uzasadnianie merytorycznych podstaw przyznawania dodatku specjalnego, mając na uwadze konieczność wskazania dodatkowych zadań lub zwiększonych obowiązków (w stosunku do obowiązującego zakresu czynności pracownika), a także wykazania okresowego charakteru przyczyny przyznania dodatku.

18. Dokonywanie poprawek na arkuszach spisu z natury zgodnie z uregulowaniami zawartymi w instrukcji inwentaryzacyjnej.

19. Zamieszczanie na fakturze adnotacji o jej wykorzystaniu do zwrotu części podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej.

20. Przedłożenie Radzie Gminy projektu zmian w Statucie GZEAS eliminujących niezgodne z obowiązującymi przepisami zasady zatwierdzania planów finansowych.

21. Rozważenie przedłożenia Radzie Gminy projektu zmiany uchwały regulującej zasady udzielania i rozmiar zniżek tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć dyrektorom oraz nauczycielom, którym powierzono stanowiska kierownicze celem wyeliminowania wynikającej z niej obecnie możliwości przyznania liczby godzin ponadwymiarowych w wysokości przekraczającej dopuszczoną przez art. 35 ust. 1 Karty Nauczyciela.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Suwałkach w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku

Zespół w Suwałkach