Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Zespole Szkół Specjalnych w Siemiatyczach

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 16 października 2012 roku (znak: RIO.I.6002-14/12), o treści jak niżej:

Pani Urszula Obrycka

Dyrektor

Zespołu Szkół Specjalnych

w Siemiatyczach

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za 2011 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Zespole Szkół Specjalnych w Siemiatyczach na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto sprawy ogólnoorganizacyjne, funkcjonowanie kontroli zarządczej, księgowość i sprawozdawczość, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, plan finansowy i jego wykonanie, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 roku Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz.674 ze zm.), zamówienia publiczne, gospodarkę składnikami majątku, inwentaryzację, rozliczenia z budżetem powiatu.

Kontrola organizacji i funkcjonowania kontroli zarządczej wykazała, że Statut Zespołu nie przewiduje stanowiska wicedyrektora. Według wzorcowych statutów szkoły podstawowej i gimnazjum, określonych przepisami załączników nr 2 i 3 do rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 21 maja 2001 r. w sprawie ramowych statutów publicznego przedszkola oraz publicznych szkół (Dz. U. Nr 61, poz. 624 ze zm.), w szkołach liczących co najmniej 12 oddziałów tworzy się stanowisko wicedyrektora. W Zespole funkcjonuje 13 oddziałów.

Statut przewiduje natomiast stanowisko kierownika Filii w Bacikach Średnich, który w trakcie nieobecności dyrektora pełni – według Statutu – obowiązki dyrektora Zespołu. Ustalono w trakcie kontroli, że kierownik Filii nie posiada upoważnienia do dysponowania rachunkami bankowymi Zespołu (upoważnienie takie posiada natomiast nauczyciel wyznaczony przez Panią Dyrektor). Uchwała Rady Powiatu Siemiatyckiego z dnia 27 maja 2004 r. w sprawie zasad udzielania i rozmiaru zniżek obowiązkowego wymiaru godzin zajęć dydaktycznych, wychowawczych i opiekuńczych nauczycielom, którym powierzono stanowiska kierownicze w szkołach i placówkach oraz zasad zwalniania tych nauczycieli od obowiązku realizacji tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć nie przewiduje obniżenia obowiązkowego wymiaru godzin zajęć lub zwolnienia z jego realizacji dla stanowiska kierownika Filii. Kierownik Filii realizował tygodniowy obowiązkowy wymiar godzin określony w art. 42 ust. 3 Karty Nauczyciela, mimo że z przepisów art. 42 ust. 6 tej ustawy wynika, iż obniżenie obowiązującego wymiaru godzin zajęć nauczyciela, któremu powierzono stanowisko kierownicze, jest obligatoryjne. Obowiązujący regulamin wynagradzania nauczycieli, ustalający wykaz nauczycieli, którym powierzono stanowisko kierownicze oraz ustalający wykaz nauczycieli realizujących dodatkowe zadania i zajęcia związane z otrzymywaniem dodatku funkcyjnego także pomija stanowisko kierownika Filii. W tym zakresie stosowne uwagi przekazane zostaną Staroście Powiatu Siemiatyckiego w wystąpieniu wystosowanym na podstawie ustaleń kontroli kompleksowej powiatu – str. 4-6, 10, 19 i 31 protokołu kontroli.

Kontrola dokumentacji opisującej przyjęte w Zespole zasady rachunkowości wykazała, że:

a) przepisy wewnętrzne pomijają fakt, że kontrolowana jednostka sporządza dokumenty związane z czynnościami bankowymi na podstawie danych przekazywanych przez bank w formie elektronicznej. Operacje zrealizowane na rachunkach bankowych potwierdzane są wyciągami bankowymi tworzonymi i utrwalanymi w formie papierowej przez kontrolowaną jednostkę. Dyspozycje bankowe w imieniu posiadacza rachunku również mają postać elektroniczną (z ich treści nie wynikają dane o osobach składających dyspozycję). Dokumentacja opisująca przyjęte zasady rachunkowości Zespołu ustala zaś, że polecenie przelewu sporządza księgowa w formie papierowej i zatwierdza razem z dyrektorem, która to metoda nie jest aktualnie stosowana w jednostce – str. 20 protokołu kontroli,

b) w zakładowym planie kont nie przewidziano prowadzenia konta 310 „Materiały”, nie występuje też ono w zestawieniu obrotów i sald kont. W kontrolowanej jednostce przyjęto natomiast zasadę, że nie będzie prowadzona ewidencja materiałów na koncie 310 – materiały jak i na pozostałych kontach zespołu 3; odstępując od prowadzenia ewidencji ilościowo – wartościowej materiałów kierowano się zasadą istotności wyrażoną w przepisach art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości przyjmując zasadę, że zakupione przez jednostkę materiały uznaje się za zużyte w dacie wydania do zużycia; materiały te są chronione w sposób opisany w ustalonych w jednostce procedurach kontroli finansowej. Nie negując przyjętego w Zespole uproszczenia, opartego o zasadę istotności wyrażoną w art. 4 ust. 4 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.), należy jednak zwrócić uwagę na węgiel zakupiony w 2011 r. za kwotę 10.747,02 zł, który – jak wynika z ustaleń kontroli – nie był objęty żadnymi procedurami ewidencyjnymi (pozabilansowymi) pozwalającymi na weryfikację jego stanu. Ze względu na wartość węgla zasadne wydaje się rozważenie wprowadzenia procedur pozwalających na weryfikację jego zużycia – str. 43 protokołu kontroli.

Kontrola prowadzenia ksiąg rachunkowych wykazała uchybienie naruszające przepisy ustawy o rachunkowości poprzez sporządzanie dowodów zbiorczych na drukach PK, służących dokonaniu zbiorczego zapisu danych wynikających z list płac i zestawień list płac, z naruszeniem wymagań stawianych dowodom zbiorczym przez art. 20 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości (sporządzone dowody zbiorcze nie wymieniały dowodów źródłowych stanowiących podstawę ich sporządzenia) – str. 31-32 protokołu kontroli.

W zakresie sprawozdawczości stwierdzono, że sprawozdania Rb-27S sporządzone za poszczególne miesiące 2011 r., począwszy od marca 2011 r., wykazywały rozbieżność między kwotą przedstawionych w nich danych w zakresie zrealizowanych dochodów a ewidencją prowadzoną na subkoncie 130D do rachunku bieżącego dochodów. W sprawozdaniach nie wykazywano ujętych na koncie 130D dochodów w wysokości 377,44 zł stanowiących odsetki bankowe od środków na rachunku prowadzonym dla projektu „Poznajemy Świat”. Jak wynika ze złożonego wyjaśnienia, odsetki zgodnie z umową stanowiły dochód budżetu powiatu. Były też ujmowane na koncie 130D oraz na koncie 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych”, tj. w sposób właściwy dochodom budżetowym. Ze złożonego wyjaśnienia wynika, że odsetki – jako dochody – wykazywane były dopiero po wpływie na rachunek Starostwa z rachunku bieżącego Zespołu. Rozwiązanie to należy uznać za nieprawidłowe m.in. w świetle § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont… (Dz. U. Nr 128, poz. 861 ze zm.), zgodnie z którym dochód powstaje w momencie wpływu środków na rachunek bieżący jednostki budżetowej (za wyjątkiem operacji szczególnych określonych w odrębnych przepisach). Wpływ należnych budżetowi powiatu odsetek na rachunek powiatowej jednostki budżetowej jest zatem momentem realizacji dochodów budżetu. Należy też wskazać na niekonsekwencję w traktowaniu tego wpływu przez badaną jednostkę – mimo nieujęcia wpływu w sprawozdaniu Rb-27S, operacje dotyczące tych środków księgowano na kontach służących rozliczeniu dochodów – str. 16-17 i 28 protokołu kontroli.

W kontrolowanej jednostce nie zostały ustanowione pisemne procedury wyboru wykonawców zamówień publicznych o wartości poniżej 14.000 euro, do których nie mają zastosowania przepisy ustawy z  dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.). Zgodnie z zasadą wyrażoną w art. art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy o finansach publicznych, wydatki publiczne powinny były być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad: uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Wewnętrzne procedury winny zapewniać właściwe udokumentowanie przestrzegania tej zasady przy zlecaniu odpłatnych dostaw, robót i usług. Z ustaleń kontroli nie wynika, aby jakakolwiek procedura (zwyczajowa, nieregulowana w formie pisemnej) była w tym zakresie stosowana – str. 40 protokołu kontroli.

Stwierdzone uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostek budżetowych, a także wadliwości regulacji wewnętrznych.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Pani Dyrektor jako kierowniku jednostki, zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych.

Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości należy do głównego księgowego, stosownie do zakresu czynności. Prawa i obowiązki głównych księgowych określa art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Podjęcie działań zmierzających do obsadzenia stanowiska wicedyrektora Zespołu Szkół, stosownie do obowiązku wynikającego z liczby oddziałów działających w Zespole. W związku z tym m.in. wystąpienie do Rady Pedagogicznej o dokonanie zmiany w Statucie Zespołu polegającej na uwzględnieniu w nim stanowiska wicedyrektora.

2. Uaktualnienie przepisów wewnętrznych składających się na dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości w zakresie sposobu sporządzania dowodów związanych z dokumentowaniem operacji na rachunkach bankowych.

3. Wskazanie głównemu księgowemu na dokonywanie zbiorczych zapisów księgowych na podstawie dowodów zbiorczych spełniających wymagania art. 20 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości.

4. Wykazywanie w sprawozdaniach Rb-27S wszystkich wpływów na rachunek bieżący Zespołu, które stanowią dochody budżetu powiatu.

5. Opracowanie pisemnych procedur wyłaniania wykonawców zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 14.000 euro.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Zarząd Powiatu Siemiatyckiego