Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Miejskim w Łomży

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 13 września 2012 roku (znak: RIO.I.6001-7/12), o treści jak niżej:

Pan

Mieczysław Leon Czerniawski

Prezydent Łomży

         W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej miasta Łomża za 2011 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Miejskim w Łomży na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania miasta oraz jego jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, uchwałę budżetową, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

Analiza dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, przeprowadzona pod kątem przepisów art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861 ze zm.) wykazała nieścisłości w regulacjach odnoszących się do ewidencji pozabilansowej. Między innymi wprowadzony zarządzeniem Nr 228/10 z dnia 20 grudnia 2010 r. w sprawie przyjętych zasad rachunkowości załącznik nr 1 „Dokumentacja w sprawie przyjętych zasad rachunkowości dla budżetu jednostki samorządu terytorialnego i jednostki budżetowej Urzędu Miasta Łomża” wymienia konto 240-13 „Różnice inwentaryzacyjne – pozabilansowe”, które pominięto w załączniku nr 3 „Plan kont dla jednostki budżetowej Urzędu i wykaz kont bilansowych i pozabilansowych”. Należy wskazać ponadto na rozbieżność między wykazami kont pozabilansowych w zakładowym planie kont (załączniki nr 1 i 3 do zarządzenia) a kontami faktycznie prowadzonymi dla pozabilansowej ewidencji operacji – nie prowadzono wymienionego w zakładowym planie kont konta 013-20 (wyposażenie obce przekazane do użytku Urzędu Miejskiego) – str. 23 i 27 protokołu kontroli.

         Nieścisłości stwierdzono także w zakresie kont bilansowych. W załączniku nr 1 do przywołanego wyżej zarządzenia z dnia 20 grudnia 2010 r. postanowiono, że na koncie 241 „Fundusze pomocowe” ewidencjonuje się „należności budżetu Unii Europejskiej”, zaś na koncie 242 „Fundusze pomocowe” – „zobowiązania wobec budżetu Unii Europejskiej”. Z załącznika nr 2 do tego zarządzenia wynika, że „należności i zobowiązania budżetu miasta z budżetu Unii Europejskiej” ewidencjonuje się na kontach analitycznych 240.01 i 240.02 prowadzonych do konta syntetycznego 240 „Pozostałe rozrachunki” – str. 35-36 protokołu kontroli.

Analiza przepisów wewnętrznych określających organizację pracy Urzędu Miejskiego w zakresie dotyczącym gospodarki finansowej wykazała, że według regulaminu organizacyjnego wprowadzonego przez Pana Prezydenta zarządzeniem Nr 304/11 z dnia 23 grudnia 2011 r. obsługa kasowa Urzędu należy do zadań Oddziału Budżetu Wydziału Skarbu i Budżetu, podczas gdy faktycznie funkcję kasjerów wykonują osoby zatrudnione w Oddziale Podatków Wydziału Skarbu i Budżetu – str. 10 protokołu kontroli.

Badanie prawidłowości zapisów dokonanych w księgach rachunkowych, w świetle przepisów ustawy o rachunkowości, rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont... (Dz. U. Nr 128, poz. 861 ze zm.) oraz regulacji wewnętrznych wykazało, że:

a) błędnie ujęto w ewidencji operację dotyczącą dochodów z odsetek, co miało wpływ na ustalenie wyniku budżetu za 2011 r.; do dochodów budżetu 2011 r. zaliczono odsetki przypisane przez bank według stanu na dzień 31 grudnia 2011 r. w wysokości 1.323,88 zł, które nie zostały kasowo zrealizowane w 2011 r. – wpływ równowartości naliczonych odsetek nastąpił bezpośrednio na rachunek budżetu w dniu 3 stycznia 2012 r. Odsetki naliczono od środków zgromadzonych na dwóch rachunkach Urzędu Miejskiego. W ewidencji budżetu dokonano w księgach 2011 r. zapisu Wn 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” – Ma 901 „Dochody budżetu”, a pod datą 3 stycznia 2012 r. Wn 133 „Rachunek budżetu” – Ma 222 – str. 31-32 protokołu kontroli; zaliczenie tej kwoty do dochodów 2011 r. stanowiło naruszenie zasady kasowego ustalania wyniku budżetu i spowodowało zawyżenie wyniku budżetu za 2011 r. o 1.323,88 zł; zgodnie z § 5 rozporządzenia operacje gospodarcze dotyczące dochodów i wydatków budżetu jednostki samorządu terytorialnego winny być ujmowane w księgach rachunkowych w zakresie faktycznych (kasowo zrealizowanych) wpływów i wydatków na rachunkach bankowych budżetów oraz rachunkach bieżących dochodów i wydatków budżetowych jednostek budżetowych, z wyjątkiem operacji szczególnych określonych w odrębnych przepisach,

b) kwota odszkodowania za skutki zalania sali gimnastycznej przy Szkole Podstawowej Nr 9 w Łomży w trakcie realizacji zadania „Termomodernizacja budynku Szkoły Podstawowej Nr 9 i budynku Gimnazjum Nr 2 w Łomży” w wysokości 52.307,10 zł nie została zaliczona do dochodów budżetu, lecz przyjęta na rachunek budżetu jako „suma do wyjaśnienia” i wykazana drugostronnie jako zobowiązanie na koncie 224-1 „Sumy do wyjaśnienia”. Należy wskazać, że zgodnie z art. 5 ust. 2 pkt 6 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.) odszkodowania należne jednostkom sektora finansów publicznych są dochodami publicznymi. Tezę o powinności zaliczenia tego wpływu do dochodów budżetu potwierdza dodatkowo art. 223 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych, który wskazuje, że samorządowe jednostki oświatowe mogą gromadzić na wyodrębnionym rachunku bankowym dochody określone uchwałą organu stanowiącego, pochodzące w szczególności z odszkodowań za utracone lub uszkodzone mienie. O kwotę 52.307,10 zł zaniżono zatem wynik budżetu za 2011 r. Środki zostały przeznaczone na opłacenie robót wykonanych przez wykonawcę 22 lutego 2012 r.; operacja ta nie została zaliczona do wydatków budżetu. Jak wynika z ustaleń zawartych na str. 33-34 protokołu kontroli, wpływ odszkodowania na rachunek Urzędu Miejskiego w dniu 14 grudnia 2011 r. zaliczono pierwotnie do dochodów budżetu, lecz pod datą 31 grudnia 2011 r. dokonano korekty tej operacji,

c) na kontach 241 i 242 w ewidencji budżetu dokonywano zapisów nieposiadających treści ekonomicznej. Jak wynika z ustaleń zawartych na str. 35-37 protokołu kontroli zapisem Wn 241 – Ma 242 księgowano na podstawie dowodów PK równowartość środków budżetu przelanych z rachunku budżetu na rachunki projektów objętych dofinansowaniem ze środków Unii Europejskiej, a zapisem odwrotnym wpływ refundacji ze środków UE. W konsekwencji na koniec 2011 r. konta te wykazywały należności w kwocie 9.798.839,20 zł i rzekome zobowiązania w tej samej wysokości – kwota „zobowiązań” nie oznaczała bowiem żadnego obowiązku spełnienia świadczenia pieniężnego przez miasto. Ewentualne ujęcie w księgach należności z tytułu należnych miastu środków z UE może nastąpić w korespondencji z kontem 909 „Rozliczenia międzyokresowe”, należy jednakże mieć na uwadze, że sam fakt przekazania środków z rachunku budżetu na rachunek projektu nie stanowi jeszcze operacji skutkującej powstaniem należności z tytułu środków europejskich. Za dokument potwierdzający jej powstanie należy uznać w szczególności zatwierdzenie przez odpowiednią instytucję złożonego przez miasto wniosku o płatność,

d) nieprawidłowo (zapisem ujemnym) dokonano wyksięgowania w styczniu 2011 r. strony Wn konta 967 „Wynik na funduszach pomocowych”, w związku z jego likwidacją; wyksięgowane saldo ujęto bowiem w korespondencji ze stroną Wn konta 960 „Skumulowane wyniki budżetu”, na którym dokonano zapisu dodatniego. Zasada podwójnego zapisu określona w art. 15 ust. 1 ustawy wymaga księgowania operacji gospodarczych na przeciwnych stronach kont (zapis dwustronny) – str. 40-41 protokołu kontroli,

e) zaniechano księgowania w ewidencji bilansowej należności dotyczących gospodarowania nieruchomościami Skarbu Państwa w części przypadającej budżetowi państwa; na koncie bilansowym 221-107-1 „Należności z tytułu nieruchomości Skarbu Państwa w części należnej jednostce samorządu terytorialnego” księgowano wyłącznie udział należny miastu, natomiast należności w części przypadającej budżetowi państwa ujmowano w ewidencji pozabilansowej na koncie 221-107-2 „Należności z tytułu nieruchomości Skarbu Państwa w części należnej budżetowi państwa”. Dane na potrzeby sporządzania sprawozdań Rb-27ZZ uzyskiwano z ewidencji pozabilansowej. Zgodnie z zasadami funkcjonowania konta 221, zawartymi w załączniku nr 3 do rozporządzenia, do konta tego należy prowadzić ewidencję analityczną należności z tytułu dochodów budżetowych według budżetów, których dotyczą – str. 25-27 protokołu kontroli,

f) rozliczeń z Podlaskim Urzędem Wojewódzkim z tytułu dochodów z zadań zleconych dokonywano nieprawidłowo za pośrednictwem rachunku bankowego Urzędu jako jednostki budżetowej. Przekazywanie środków właściwemu dysponentowi części budżetu państwa  należy do obowiązków organu wykonawczego jednostki samorządu terytorialnego (art. 255 ustawy o finansach publicznych), w związku z czym należy przyjąć, że powinno następować za pośrednictwem rachunku budżetu, a nie rachunku jednostki budżetowej – str. 26 i 79 protokołu kontroli,

g) środki pieniężne otrzymane z PFRON na realizację programu „Wyrównywanie różnic między regionami w obszarze B” zaksięgowane zostały na koncie 136-1 „Rachunek bankowy odpowiadający rachunkowi PFRON” w korespondencji z kontem 853-1 „Fundusze celowe – PFRON”. Należy wskazać, że miasto nie jest dysponentem państwowego funduszu celowego, zatem bezpodstawne jest księgowanie operacji na koncie przeznaczonym do ewidencji stanu państwowego funduszu celowego. Ujęcie równowartości środków pieniężnych przekazanych z funduszu celowego na realizację programu – w przypadku, gdy nie zostały one zaliczone do dochodów budżetu – powinno następować za pośrednictwem kont 139 „Inne rachunki bankowe” i 240 „Pozostałe rozrachunki”, jak to wynika z załącznika nr 3 do rozporządzenia – str. 51 protokołu kontroli,

h) koszty odsetek od zaciągniętych pożyczek i kredytów ewidencjonowane były na koncie 409 „Pozostałe koszty rodzajowe” zamiast na koncie 751 „Koszty finansowe”, jak to wynika z załącznika nr 3 do rozporządzenia i przepisów wewnętrznych jednostki. W następstwie zaewidencjonowania kosztów odsetek od pożyczek i kredytów na koncie 409 w rachunku zysków i strat (wariant porównawczy) za 2011 r. wykazano je błędnie w pozycji „Pozostałe koszty rodzajowe”, zamiast w pozycji „Koszty finansowe” – str. 68 protokołu kontroli,

i) dokonywano bezpodstawnych zapisów związanych ze spłatą rat pożyczek zaciągniętych w WFOŚiGW z odsetkami; na podstawie dowodu PK dokonywano zapisów w korespondencji kont Wn 139-10 „Odsetki od pożyczek i umów” – Ma 240-10 „Pozostałe rozrachunki – odsetki od kredytów i umów” jako równoległych do operacji spłat rat kapitałowych z rachunku budżetu i odsetek z rachunku Urzędu; z opisu zasad funkcjonowania konta 139 zawartego w załączniku nr 3 do rozporządzenia wynika, że służy ono do ewidencji operacji dotyczących środków pieniężnych wydzielonych na innych rachunkach bankowych niż rachunki bieżące, w tym na rachunkach pomocniczych i rachunkach specjalnego przeznaczenia. W przedstawionej sytuacji zapisy na koncie 139 nie odzwierciedlały operacji na żadnym wydzielonym rachunku bankowym – str. 73-74 protokołu kontroli,

j) na koncie 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” na koniec 2011 r. wykazano nierealną kwotę zobowiązań wobec MPEC; wykazano kwotę 12.379,72 zł, natomiast z ustaleń kontroli wynika, że zobowiązanie Urzędu Miejskiego wobec tego kontrahenta wynosiło 13.370,16 zł, co wynika z faktury z dnia 31 grudnia 2011 r. Różnica między kwotą wynikającą z faktury a kwotą zobowiązań wobec MPEC wykazaną na koncie 201 na koniec 2011 r. stanowiła kwotę 990,44 zł i odpowiadała zobowiązaniom najemców lokali wobec miasta za c.o. za grudzień 2011 r. W związku z tym, że faktura wystawiona została przez MPEC na Urząd Miejski w Łomży na kwotę 13.370,16 zł należało dla odzwierciedlenia rzeczywistego stanu zobowiązań Urzędu ująć całą kwotę wynikającą z faktury po stronie zobowiązań na koncie 201 oraz przypisać należności za c.o. od najemców lokali – str. 68-69 protokołu kontroli,

k) w księgach Urzędu należności z funduszu alimentacyjnego w części nieprzypadającej miastu ujmowano w dalszym ciągu jako zobowiązania na koncie 225 „Rozrachunki z budżetami”, tj. według zasad przewidzianych przepisami prawa mającymi zastosowanie do końca 2010 r. Należy wskazać, że do końca 2010 r. przy ewidencji należności związanych z realizacją zadań zleconych z zakresu administracji rządowej i innych zadań zleconych ustawami obowiązywały regulacje zawarte w § 7 ust. 2 i 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont... (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.) stanowiące, że należności realizowane na rzecz innych jednostek ujmuje się jako zobowiązania na rzecz tych jednostek, a odpisy aktualizujące wartość tych należności obciążają zobowiązania wobec tych jednostek. W rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r., którego przepisy stosuje się do ewidencji zdarzeń gospodarczych od początku 2011 r., wymienione regulacje nie występują. Tym samym właściwe jest, aby od 1 stycznia 2011 r. przypisu tych należności nie ujmować jako zobowiązań wobec budżetu państwa. Zobowiązanie wobec budżetu państwa powstaje bowiem dopiero w momencie otrzymania (wpływu) należnej kwoty przez miasto. Mimo, że przypisywane kwoty należności tylko w części stanowią należności związane z dochodami budżetu miasta, właściwsze – na tle obowiązujących przepisów – jest przypisywanie ich w korespondencji z kontem 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych”. Należy też wskazać na potrzebę stosowania odpisu aktualizującego należności o małym prawdopodobieństwie ściągnięcia, co pozwoli na zminimalizowanie negatywnego wpływu na dane sprawozdawczości finansowej kwot należności dotyczących dochodów Skarbu Państwa, a zaliczonych do przychodów Urzędu – str. 76-79 protokołu kontroli.

l) ewidencję na koncie 080 „Inwestycje” prowadzono w sposób niewynikający z załącznika nr 3 do rozporządzenia oraz regulacji wewnętrznych. Stwierdzono, że poza kontami analitycznymi dla poszczególnych zadań inwestycyjnych funkcjonują również konta takie jak 080-1-1 „Inwestycje zgłoszone do funduszy UE i innych funduszy”, 080-1-3 „Przygotowanie inwestycji, w tym współfinansowanych przez UE”, 080-1-4 „Przygotowanie inwestycji, w tym współfinansowanych przez UE, w tym opracowanie dokumentacji”. W praktyce służą one do wspólnej ewidencji kosztów różnych inwestycji związanych z opracowaniem dokumentacji, a dopiero w okresie późniejszym, po utworzeniu konta analitycznego dla danego zadania są tam przenoszone – str. 190-191 protokołu kontroli.

Kontrola sprawozdawczości budżetowej, przeprowadzona pod kątem zgodności z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. Nr 43 poz. 247), wykazała następujące nieprawidłowości:

a) we własnym sprawozdaniu jednostkowym Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji, sporządzonym według stanu na koniec IV kwartału 2011 r., a w konsekwencji i w sprawozdaniu zbiorczym nie wykazano zobowiązań wymagalnych wobec w wysokości 3.000 zł. Z § 2 ust. 1 pkt 4 instrukcji sporządzania sprawozdania Rb-Z zawartej w załączniku nr 9 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych wynika, że w sprawozdaniu Rb-Z wykazuje się zobowiązania wymagalne, przez które należy rozumieć wszystkie bezsporne zobowiązania, których termin płatności dla dłużnika upłynął, a które nie zostały przedawnione ani umorzone – str. 42-43 i 70 protokołu kontroli,

b) własne sprawozdanie Rb-N według stanu na koniec IV kwartału 2011 r., które zostało sporządzone zostało na dwóch drukach – w jednym wykazano „należności dotyczące budżetu”, w drugim zaś „należności podatkowe” – wykazuje w wierszu N3 „gotówka i depozyty” kwotę 20.007.837,38 zł, tj. o 21.470,79 zł niższą niż wynika to z ksiąg rachunkowych. Jak ustalono podczas kontroli, do omawianego sprawozdania nie ujęto odsetek  przypisanych przez bank do rachunku budżetu w dniu 31 grudnia 2011 r. i objętych wyciągiem bankowym z tego dnia w kwocie 21.470,79 zł. Zgodnie z § 14 pkt 7 i 9 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych, w sprawozdaniu Rb-N, w części A w zestawieniu Należności oraz wybrane aktywa finansowe, w wierszu N3.2 „depozyty na żądanie” wykazuje się przede wszystkim stan środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych, które w każdej chwili mogą być zamienione na gotówkę w całości lub części bez znaczących ograniczeń, głównie dotyczy to sald na rachunku bieżącym jednostki, zaś w wierszu N3 sumę wartości z wierszy N3.1, N3.2 i N3.3. W złożonym wyjaśnieniu pracownik Urzędu Miejskiego wskazał, że kwota 21.470,79 zł omyłkowo nie została ujęta w sprawozdaniu Rb-N za 2011 r., w którym został wykazany stan salda końcowego na dzień 30 grudnia 2011 r. – str. 79-81 protokołu kontroli,

c) rozbieżność między kwotą zobowiązań wykazanych na koncie 229 „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne” a danymi sprawozdania Rb-28S za 2011 r. o kwotę 973,02 zł. Powodem różnicy było nieuwzględnienie w sprawozdaniu wprowadzonej do ksiąg korekty naliczenia składek – str. 77 protokołu kontroli.

Kontrola procedury opracowywania projektów planów finansowych i planów finansowych jednostek organizacyjnych miasta na 2011 r. wykazała niezgodność danych przekazanych przez ówczesnego Prezydenta J. Brzezińskiego w dniu 16 listopada 2010 r. Miejskiemu Przedsiębiorstwu Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej z danymi zawartymi w projekcie uchwały budżetowej w załączniku „Przychody i wydatki samorządowych zakładów budżetowych”. Projekt budżetu zakładał, że MPGKiM otrzyma dwie dotacje:  przedmiotową w kwocie 1.263.906 zł oraz celową w kwocie 1.000.000 zł. W piśmie z 16 listopada 2010 r. pominięto dane dotyczące przewidzianej w budżecie dotacji celowej. Z kolei przekazane przez Pana Prezydenta zakładom budżetowym (MPK oraz MPGKiM) informacje wynikające z uchwały budżetowej podjętej przez Radę Miejską Łomży w dniu 23 lutego 2011 r. nie zawierały kwot przychodów i kosztów zakładów budżetowych (dane te nie uległy zmianie w stosunku do projektu budżetu). Stosownie do postanowień § 39 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2010 r. w sprawie prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (Dz. U. Nr 241, poz. 1616), kierownicy zakładów budżetowych zobowiązani są, w terminie 10 dni od otrzymania informacji o kwotach przychodów, kosztów, dotacji i wpłat do budżetu, do zatwierdzenia planu finansowego zakładu budżetowego dostosowując go do uchwały budżetowej. Zakres danych podlegających zawarciu w informacji według § 39 rozporządzenia jest szerszy niż to przewiduje art. 249 ust. 1 pkt 1 ustawy o finansach publicznych. Podanie danych o przyjętych w uchwale budżetowej przychodach i kosztach zakładu (art. 214 pkt 3 ustawy o finansach publicznych) należy uznać za element zapewniający prawidłowość procesu planowania  – str. 83-85 protokołu kontroli.

Analiza dochodów z majątku wykazała, że wpływy ze sprzedaży nieruchomości klasyfikowano niezgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207 ze zm.) – w par. 0780 „Dochody ze zbycia praw majątkowych” zamiast w par. 0770 „Wpłaty z tytułu odpłatnego nabycia prawa własności oraz prawa użytkowania wieczystego nieruchomości”. Łącznie w 2011 r. błędnie sklasyfikowano dochody z tego źródła w wysokości 3.558.814,43 zł – str. 87 protokołu kontroli.

Nieprawidłową klasyfikację budżetową stwierdzono także w zakresie wydatków sklasyfikowanych w rozdziale 75022 „Rady gmin (miast i miast na prawach powiatu), par. 4410 „Podróże służbowe krajowe”. Ustalono, że ujęto w tej podziałce wydatki w wysokości 1.717,50 zł dotyczące kosztów udziału w turnieju drużyny piłki nożnej złożonej z radnych, pracowników Urzędu Miejskiego oraz nauczycieli. Wydatki poniesione zostały na usługi hotelowe i gastronomiczne dla uczestników turnieju. Jak wynika z ustaleń kontroli, nie miały one charakteru rozliczenia kosztów podróży służbowej odbywanej na podstawie polecenia wyjazdu służbowego – str. 169 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli postępowań zmierzających do zbycia nieruchomości, opisanych na str. 90-98 protokołu kontroli, stwierdzono nieprawidłowości polegające na:

a) zaniechaniu upublicznienia danych wykazu nieruchomości, określonych przepisami art. 35 ust. 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 ze zm.), w postępowaniu dotyczącym sprzedaży nieruchomości przy ul. Poligonowej będącej w użytkowaniu wieczystym; stwierdzono, że dane wymagane dla wykazu nieruchomości zawarte były w zarządzeniu Pana Prezydenta z dnia 10 października 2011 r. w sprawie sprzedaży prawa własności nieruchomości, jednakże nie zostały one upublicznione – jak wynika z ustaleń kontroli – w żadnej z form spośród wymaganych przepisami art. 35 ust. 1 ustawy; z kolei w przypadku sprzedaży nieruchomości przy ul. Nowogródzkiej stwierdzono niezamieszczenie informacji o wywieszeniu wykazu nieruchomości przeznaczonej do sprzedaży w prasie lokalnej,

b) uchybieniu przepisom art. 34 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami poprzez wyznaczenie krótszego niż 6 tygodni, od dnia wywieszenia wykazu nieruchomości, terminu do złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości na podstawie przywołanych przepisów. Upływ wskazanych terminów pozostaje w związku z terminami publikacji ogłoszeń o przetargach. Na mocy art. 38 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami istnieje bowiem wymóg, aby ogłoszenie o przetargu podawane było do publicznej wiadomości nie wcześniej niż po upływie tych terminów. W obu postępowaniach dotkniętych tą nieprawidłowością ogłoszenia o przetargach zostały sporządzone przed upływem terminu 6 tygodni od dnia wywieszenia wykazu,

c) pominięciu w protokołach przetargów na zbycie nieruchomości ceny wywoławczej nieruchomości, tj. elementu wymaganego dyspozycją § 10 ust. 1 pkt 7 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. Nr 207, poz. 2108 ze zm.),

d) pominięciu w wykazie nieruchomości przeznaczonej do oddania w użytkowanie wieczyste danych o terminie zagospodarowania nieruchomości i zasadach aktualizacji opłat, wymaganych przepisami art. 35 ust. 2 pkt 5 i 10 ustawy o gospodarce nieruchomościami; również ogłoszenie o przetargu nie wskazywało terminu zagospodarowania nieruchomości, wbrew przepisowi zawartemu w art. 38 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami,

e) zaniechaniu pisemnego zawiadomienia nabywców nieruchomości wyłonionych w drodze przetargu o miejscu i terminie zawarcia umów zbycia nieruchomości. Zgodnie z art. 41 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami na organizatorze przetargu ciąży obowiązek zawiadomienia nabywcy nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży lub oddania w użytkowanie wieczyste nieruchomości, najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu. Wyznaczony termin nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, co przesądza o jego pisemnej formie.

W wyniku kontroli dochodów z najmu i dzierżawy ustalono, że w przypadku dwóch spośród pięciu umów objętych kontrolą, zawartych w 2011 r., nie zamieszczono w prasie lokalnej informacji o wywieszeniu wykazu nieruchomości przeznaczonych do oddania w najem (dzierżawę), co narusza postanowienia art. 35 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Stwierdzono także jeden przypadek zawarcia umowy najmu, która nie była poprzedzona sporządzeniem i upublicznieniem wykazu nieruchomości przeznaczonych do oddania w najem, co jest niezgodne z przepisami art. 35 ust. 1 i 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Sporządzanie i upublicznianie wykazów nieruchomości przeznaczonych do oddania w najem i dzierżawę było zalecone wystąpieniem pokontrolnym RIO.I.6011-12/08 z dnia 11 marca 2009 r., skierowanym do poprzedniego Prezydenta Łomży J. Brzezińskiego.

Ponadto stwierdzono, że odsetki za opóźnienia w regulowaniu czynszu przypisywane były dopiero w momencie ich zapłaty. Na dzień 31 grudnia 2011 r. kwota odsetek nieujętych w księgach rachunkowych jednostki wynosiła ogółem 206,57 zł od 22 najemców (dzierżawców). W trakcie czynności kontrolnych, w maju 2012 r., wysłano wezwania do zapłaty odsetek za przekroczenie terminów płatności czynszu do kontrahentów, których należność z tytułu odsetek przekraczała 10 zł. Odsetki od najemcy, którego zaległość z tego tytułu była najwyższa (57,97 zł na dzień 31 grudnia 2011 r.) zostały uregulowane w trakcie kontroli. Odsetki od należności winny być ujmowane w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty lub pod datą ostatniego dnia kwartału, w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału, jak to wynika z § 8 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont... – str. 98-101 protokołu kontroli.

Kontrola dochodów z opłaty planistycznej wykazała, że wpływające do Urzędu Miejskiego akty notarialne rejestruje (ewidencjonuje) Wydział Organizacji i Obsługi. W dalszej kolejności akty przekazywane są Naczelnikowi Wydziału Gospodarowania Nieruchomościami, który pisemnie potwierdza przyjęcie aktu. Naczelnik WGN decyduje o skierowaniu aktu notarialnego do właściwej komórki (pracownika) Urzędu, w zależności od sposobu jego wykorzystania. Na przykład umowa sprzedaży nieruchomości przekazywana jest pracownikom naliczającym renty planistyczne i opłaty adiacenckie, wówczas kserokopia otrzymanego aktu dołączana jest do akt sprawy w WGN, a oryginał kierowany jest do Oddziału Podatków Wydziału Skarbu i Budżetu. Funkcjonujący w jednostce sposób rejestrowania i obiegu aktów nie umożliwia powiązania ich ze zmianami planu zagospodarowania przestrzennego. Obieg wpływających aktów i sposób ich ewidencjonowania nie został uregulowany w przepisach wewnętrznych. Prowadzona ewidencja dotyczy tylko rejestracji aktów wpływających do jednostki, które następnie są rozdysponowywane różnym pracownikom Urzędu. W WGN nie jest prowadzona ewidencja wpływających aktów według stanowisk, którym zostały przekazane co – przy ilości wpływających aktów – czyni praktycznie niesprawdzalnym prawidłowość (kompletność) działań Urzędu w zakresie wszczęcia postępowań zmierzających do naliczenia opłaty planistycznej – str. 108-109 protokołu kontroli.

W zakresie dochodów z opłat adiacenckich naliczanych od wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego ich podziałem kontrolą objęto 5 decyzji w sprawie podziału nieruchomości dokonanych na wniosek właścicieli nieruchomości wydanych w 2008 roku. Kontrola wykazała, że w przypadku podziałów nieruchomości dokonanych na podstawie decyzji GNL 7430-63/08 z dnia 19 sierpnia 2008 r. oraz GNL 7430-66/08 z dnia 23 września 2008 r. jednostka nie podjęła działań zmierzających do ustalenia opłat adiacenckich. W obu przypadkach podziały zostały dokonane w celu wydzielenia nieruchomości pod zabudowę mieszkaniową, a w przypadku decyzji GNL 7430-66/08 również w celu wydzielenia ciągów komunikacyjnych z infrastrukturą techniczną, ciągów pieszych z dojazdem i infrastrukturą techniczną oraz parkingów i obiektów handlowych. Jak wynika z analizy zawartej w protokole kontroli, we wskazanych przypadkach właściwe było podjęcie działań zmierzających do ustalenia czy nastąpił wzrost wartości nieruchomości czy też nie, stosownie do przepisów art. 98a ustawy o gospodarce nieruchomościami. Za wnioskiem o powinności podjęcia działań zmierzających do ustalenia opłat przemawia m.in. fakt, że w przypadku podziału nieruchomości o numerach 21535 i 21537, zatwierdzonego decyzją GNL 7430-2-8/09 z dnia 21 maja 2009 r., przy analogicznym stanie faktycznym kontrolowana jednostka ustaliła i wyegzekwowała opłatę. 

W złożonym wyjaśnieniu Naczelnik Wydziału Gospodarowania Nieruchomościami wskazał m.in., że żaden z podziałów nie kwalifikował się według zasad ustawowych do wszczęcia postępowania. Głównym powodem nieobjęcia postępowaniem naliczeniowym był brak wzrostu wartości nieruchomości po podziale, z uwagi na zachowanie jej dotychczasowych funkcji i sposobu korzystania. Odnosząc się do wyjaśnienia należy wskazać na tezy uzasadnienia wyroku WSA w Olsztynie z dnia 24 lipca 2009 r. (II SA/OI 581/09), w którym Sąd wskazał, że Kwestię wzrostu wartości nieruchomości ustala się przede wszystkim na podstawie sporządzonego przez rzeczoznawcę majątkowego operatu szacunkowego (...) Gdyby bowiem ze sporządzonego operatu szacunkowego wynikało, że na skutek podziału nieruchomości nie doszło do wzrostu jej wartości, bezprzedmiotowe byłoby wszczynanie postępowania na podstawie art. 98a ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami – str. 115-120 protokołu kontroli.

Kontrola opłat adiacenckich ustalanych w związku z wybudowaniem nowych dróg wykazała, że opłaty naliczono m.in. po zbudowaniu ulicy Kapitana Skowronka w 2008 r. Na poczet wzrostu wartości nieruchomości zaliczono koszty budowy chodników i wjazdów poniesione przez właścicieli. W niektórych przypadkach podstawą zaliczenia kosztów były przedstawiane przez właścicieli nieruchomości dokumenty potwierdzające poniesione wydatki (faktury), zaś w dwóch przypadkach jako podstawę zaliczenia kosztów przyjęte zostały kosztorysy sporządzone przed rozpoczęciem robót. Stosownie do art. 148 ust. 4 ustawy o gospodarce nieruchomościami przy ustaleniu opłaty adiacenckiej różnicę między wartością, jaką nieruchomość ma po wybudowaniu urządzeń infrastruktury technicznej, a wartością, jaką miała przed ich wybudowaniem, pomniejsza się o wartość nakładów poniesionych przez właściciela lub użytkownika wieczystego nieruchomości na rzecz budowy poszczególnych urządzeń infrastruktury technicznej. W stwierdzonym stanie faktycznym jako podstawę pomniejszenia różnicy przyjęto dokumenty wskazujące na zamiar poniesienia nakładów, a nie nakłady już faktycznie poniesione. W związku z tym, że odbiór wykonanych chodników i podjazdów nie został zgłoszony i potwierdzony w formie pisemnej kontrolujący dokonali oględzin drogi nie stwierdzając nieprawidłowości – elementy drogi zostały wykonane.

Ponadto kontrola tego zagadnienia wykazała, że o koszty wybudowanych przez właścicieli nieruchomości chodników i wjazdów, wynoszące łącznie 40.477,73 zł, nie została zwiększona wartości drogi na koncie 011 „Środki trwałe” – str. 120-123 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy, badaniu poddano również dochody    z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji,      w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U.             z 2005r., Nr 8, poz. 60 ze zm.), jest Prezydent Miasta. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, co doprowadziło do następujących ustaleń.

W trakcie kontroli zagadnień związanych z prawidłowością opodatkowania podatkiem od nieruchomości, na podstawie danych wynikających z ewidencji podatkowej oraz przedstawionej ewidencji gruntów i budynków ustalono, że stałą praktyką jest opodatkowywanie gruntów będących we współwłasności z gruntami, które podatnik posiada samodzielnie. Działanie takie jest sprzeczne z regulacjami wynikającymi z art. 3 ust. 4 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2010 r. Nr 95, poz. 613 ze zm.). Z treści przepisu wynika, że jeżeli nieruchomość lub obiekt budowlany stanowi współwłasność lub znajduje się w posiadaniu dwóch lub więcej podmiotów, to jest odrębnym przedmiotem opodatkowania, a obowiązek podatkowy od nieruchomości lub obiektu budowlanego ciąży solidarnie na wszystkich współwłaścicielach lub posiadaczach, z zastrzeżeniem ust. 5. Przykłady opodatkowania w opisany sposób zostały podane w protokole kontroli (pkt 5.1.2.3.,  5.1.2.4. i  51.2.7.) – str. 127, 134-136 protokołu kontroli.

     Mając na uwadze, opisane na stronach 130-134 protokołu kontroli, przypadki wadliwego opodatkowania nieruchomości będących w posiadaniu podatników prowadzących działalność gospodarczą, należy wnioskować, że prowadzone przez służby organu podatkowego czynności sprawdzające nie wyczerpują zakresu wynikającego z treści art. 272 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.). Równocześnie pozwalają stwierdzić, iż w działaniach tych nie wykorzystuje się, możliwych do zastosowania a wynikających z przepisów działu V Ordynacji, sposobów weryfikowania danych wykazywanych w deklaracjach (informacjach) podatkowych. Większość podatników wytypowanych do kontroli (zał. nr 4/2 w poz. 1-50), prowadzących działalność gospodarczą, wykazała część posiadanych nieruchomości jako nie związane z działalnością. Tymczasem przepisy materialnego prawa podatkowego (art. 1a ust. 1 pkt 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych) jako grunty, budynki i budowle związane z prowadzeniem działalności gospodarczej wskazują grunty, budynki i budowle będące w posiadaniu przedsiębiorcy lub innego podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą, z wyjątkiem budynków mieszkalnych oraz gruntów związanych z tymi budynkami, a także gruntów, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1 lit. b, chyba że przedmiot opodatkowania nie jest i nie może być wykorzystywany do prowadzenia tej działalności ze względów technicznych. Mając na względzie treść przytoczonego przepisu wydaje się zasadnym aby organ podatkowy otrzymując deklarację (informację) podatkową ustalił, czy występują przesłanki wyłączające przedmioty opodatkowania będące w posiadaniu przedsiębiorcy z opodatkowania stawkami określonymi dla nieruchomości zajętych na działalność gospodarczą. Na podstawie dokumentacji podatkowej nie jest możliwe stwierdzenie czy sposób wykazania do opodatkowania, wynikający z informacji podatkowych jest prawidłowy. Nie ma w nich żadnych dokumentów z których wynikałoby, iż część nieruchomości nie może być wykorzystywana do działalności gospodarczej z przyczyn technicznych lub też jest związana z budynkami mieszkalnymi. Z okazanej dokumentacji nie wynika również aby podatnicy ci byli przedmiotem postępowania kontrolnego, które byłoby pochodną działań podjętych w toku czynności sprawdzających. Analogicznie, w odniesieniu do omawianej grupy podatników, organ podatkowy nie próbował w toku prowadzonych czynności sprawdzających dokonać ustaleń dotyczących niewykazywania do opodatkowania budowli, szczególnie przez  podatników, którzy mają opodatkowane, jako związane z działalnością gospodarczą całe nieruchomości. Ponadto organ podatkowy nie ma możliwości zweryfikowania wartości budowli podlegających opodatkowaniu, ponieważ nie posiada na tę okoliczność żadnych dowodów, z których wynikałby taki parametr. Również w zakresie powierzchni opodatkowanych budynków, możliwości weryfikacji danych są ograniczone, ponieważ brak dokumentacji, z której wynikałaby ich powierzchnia użytkowa. W trakcie kontroli, pracownicy merytoryczni prowadzący sprawy z zakresu wymiaru podatków wskazywali, że w razie potrzeby korzystają z danych zawartych w dokumentacji komórki nadzoru budowlanego. Natomiast działania te nie są w żaden sposób dokumentowane. Również w przypadku podatku od środków transportowych (opis na str. 162-163 protokołu kontroli), prowadzone czynności sprawdzające nie pozwalają stwierdzić, że wyczerpują zakres wynikający z treści art. 272 Ordynacji podatkowej. W szczególności dotyczy to ustalenia prawidłowości parametrów mających decydujące znaczenie przy opodatkowaniu samochodów ciężarowych (o dmc powyżej 12 ton), ciągników siodłowych, naczep i przyczep. W przypadku tego rodzaju pojazdów stawka podatkowa jest uzależniona od rodzaju zawieszenia. Na podstawie okazanej dokumentacji niemożliwe było zweryfikowanie tego parametru.

W kontekście opisanych powyżej ustaleń zmiany wymaga podejście do sposobu przeprowadzania i dokumentowania czynności sprawdzających. Każda czynność wykonana przez organ podatkowy powinna mieć swoje potwierdzenie bądź to w uzyskanej dokumentacji lub w innej formie np. notatki służbowej, protokołu z przeprowadzonych czynności. Należy pamiętać, iż czynności sprawdzające są elementem procedur w obrębie kontroli zarządczej. Odpowiedzialność za zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej, w myśl art. 69 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, należy do obowiązków m. in. prezydenta miasta, działającego także jako kierownik jednostki sektora finansów publicznych jaką jest Urząd Miejski. W prezentowanym treścią art. 68 ust. 2 ustawy katalogu celów kontroli zarządczej jest także ochrona zasobów, w tym również finansowych będących pochodną dochodów podatkowych. Wskazane nieprawidłowości oznaczają słabość systemu kontroli i konieczność jego zmiany, a także podejścia do rozwiązań stosowanych w systemie, w szczególności tych wynikających z treści obowiązujących przepisów.

Ustalenia kontroli z zakresu prawidłowości opodatkowania podatników podatku od nieruchomości wskazują na potrzebę weryfikację deklaracji (informacji podatkowych) następujących podatników, wymienionych w zał. nr 4/2 pod następującymi pozycjami:

- 46 – wykazano do opodatkowania budynek w kategorii pozostałe, o pow. 48,53 m2, a inne składniki majątkowe, w tym grunty, budynki i budowle jako związane z działalnością gospodarczą. Mając na uwadze art. 1a ust. 1 pkt 3 u.o.p.l. wykazanie przez podatnika, który jest przedsiębiorcą gruntów lub budynków jako pozostałe jest możliwe jedynie wówczas gdy są to budynki mieszkalne, grunty pod jeziorami oraz gdy grunty i budynki nie mogą być wykorzystywane do prowadzenia działalności ze względów technicznych. Z okazanej dokumentacji nie wynika aby weryfikowano czy zaistniały okoliczności uprawniające podatnika do takiego sposobu opodatkowania posiadanych budynków,

- 43 - wykazano do opodatkowania grunty o pow. 5469 m2, przy areale 1983 m2 wskazanym w ewidencji geodezyjnej. Z deklaracji podatkowej wynika, że opodatkowana została działka nr 23127/5, o pow. 1983 m2, będąca we współwłasności czterech osób fizycznych. Jako podstawę takiego sposobu opodatkowania wskazano zapisy w księdze wieczystej[1] …. w której jako właściciel/użytkownik wieczysty/uprawniony wpisana jest spółka osobowa. Ponieważ podstawą wymiaru podatku od nieruchomości są zapisy ewidencji gruntów i budynków (art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 17 maja 1989 roku (Dz. U. z 2010r. Nr 193, poz. 1287 ze zm.)), a ewidencja ta wskazuje, że działka nr 23127/5 jest własnością osób fizycznych, powinna być zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 1 u.o.p.l. opodatkowana na zasadach określonych art. 6 ust. 7 ustawy. Zapisy księgi wieczystej mogą wskazywać, że spółka jest jedynie użytkownikiem gruntów, co w kontekście brzmienia przepisów podatkowych nie powoduje przeniesienia obowiązku podatkowego na użytkownika. Natomiast jeśli organ podatkowy uważa, że zapisy w ewidencji gruntów i budynków są nieprawidłowe powinien wątpliwości takie wyjaśniać z organem odpowiedzialnym za jej prowadzenie – str. 128 protokołu kontroli,

- 4 - w informacji podatkowej wykazano grunty związane z działalnością gospodarczą o pow. 233,20 m2, grunty pozostałe o pow. 245,80 m2, budynek mieszkalny o pow. 188,20 m2 i budynek związany z działalnością gospodarczą o pow. 233,20 m2. Z wyjaśnień pracownika merytorycznie odpowiedzialnego za wymiar podatku wynika, że podatnik prowadzi drukarnię w budynku mieszkalnym. Jeżeli faktycznie działalność gospodarcza prowadzona jest w budynku mieszkalnym (przeznaczenie budynku wynika z jego dokumentacji technicznej), to grunty pod budynkiem, zgodnie z art. 1a ust. 1 pkt 3 u.o.p.l. nie powinny być opodatkowane jako związane z działalnością. Przywołany przepis stanowi, iż za grunty, budynki i budowle związane z prowadzeniem działalności gospodarczej uznaje się grunty, budynki i budowle będące w posiadaniu przedsiębiorcy lub innego podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą, z wyjątkiem budynków mieszkalnych oraz gruntów związanych z tymi budynkami, a także gruntów, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1 lit. b, chyba że przedmiot opodatkowania nie jest i nie może być wykorzystywany do prowadzenia tej działalności ze względów technicznych. - str. 133-134 protokołu kontroli,

- 78 - wykazano do opodatkowania pow. budynku jako związaną z działalnością gospodarczą. Organ podatkowy nie podjął próby ustalenia czy powierzchnia ta znajduje się w samodzielnym budynku, czy też jest częścią budynku mieszkalnego a tym samym czy prawidłowy jest stan rzeczy polegający na braku opodatkowania gruntów związanych z działalnością gospodarczą – str. 136 protokołu kontroli.

Z kolei w trakcie kontroli realizacji dochodów z tytułu podatku rolnego i od nieruchomości stwierdzono:

- pięć przypadków niedotrzymania przez podatników wymienionych w zał. nr 4/2 pod poz. 11, 23, 37, 39, 41 terminu na złożenie deklaracji, wynikającego z art. 6 ust. 9 pkt 1 i 2 u.o.p.l.

- sześć przypadków złożenia deklaracji po terminie wynikającym z art. 6a ust. 8 pkt 1 ustawy o podatku rolnym przez podatników wymienionych zał. nr 4/5 pod poz. 5, 6, 7, 9, 10, 11.

Naruszenie materialnego prawa podatkowego w tym zakresie, zgodnie z art. 56 § 4 ustawy z dnia 10 września 1999 Kodeks karny skarbowy (Dz. U z 2007 r. Nr 111, poz. 765 ze zm.), stanowi co najmniej wykroczenie skarbowe i jest zagrożone karą określoną w § 3 przepisu. Z dokumentacji podatkowej wynika, że organ podatkowy nie kierował wniosków do Urzędów Skarbowych o wszczęcie postępowania w związku z naruszeniem wskazanych przepisów –str. 129 i 142 protokołu kontroli. 

W trakcie weryfikacji danych wykazanych w deklaracjach na podatek rolny od osób prawnych i jednostek nie mających osobowości prawnej z zapisami ewidencji gruntów i budynków stwierdzono, że w przypadku dwóch podatników, wskazanych w opisie na stronach 141-142 protokołu kontroli, organ podatkowy nie zareagował na zaniżenie podstawy opodatkowania i należnego podatku (w trakcie trwania kontroli podatnik dokonał korekty deklaracji i dopłacił podatek w wysokości 90 zł) oraz błędne ustalenie kwoty należnego podatku będące pochodną składanych deklaracji korygujących.

Ustalenia dokonane zostały także w obrębie opodatkowania podatkiem rolnym osób fizycznych (opis na stronach 143-144 protokołu kontroli). I tak stwierdzono, że w przypadku podatnika wymienionego pod poz. 64, błędnie ustalano kwotę podatku z uwagi na to, iż przy wymiarze zastosowano stawkę podatkową wynikającą z treści art. 4 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku rolnym, gdy tymczasem podatnik nie posiada gospodarstwa rolnego w rozumieniu ustawy. Prawidłowo ustalony podatek powinien być wyższy o 77 zł. Wyjaśnienia wymaga prawidłowość opodatkowania budynków posiadanych przez podatnika wymienionego pod poz. 91. Z ewidencji gruntów i budynków wynika, że w jego posiadaniu jest dom mieszkalny o pow. zabudowy 90 m2 (dwie kondygnacje), którego budowa została ukończona w 1982 r. Z ewidencji podatkowej wynika, że podatnik wykazał do opodatkowania jedynie 50 m2 budynku związanego z działalnością gospodarczą. Weryfikacji wymaga również podstawa opodatkowania w przypadku podatnika wymieniony pod poz. 103 – z ewidencji gruntów i budynków wynika, że w jego posiadaniu są m.in. grunty sklasyfikowane jako użytki rolne R IVa – 0,2566 ha, natomiast opodatkowano użytki rolne o pow. 0,2663 ha (podatnik nie jest posiadaczem gospodarstwa rolnego). Z kolei podatnik wymieniony pod poz. 106, zgodnie z aktem notarialnym, nabył nieruchomość zabudowaną budynkiem administracyjno handlowym o pow. 137 m2. Z ewidencji podatkowej wynika zaś, że podstawa opodatkowania budynków związanych z działalnością gospodarczą, w związku z zakupem nieruchomości, uległa zwiększeniu o 100 m2 i wynosi obecnie 164 m2. Na jej podstawie nie można ustalić, czy zasadne jest nieopodatkowanie 37 m2 nowo nabytego budynku.

Z opisu zawartego na stronach 146-157 protokołu kontroli wynika, że w przypadku niektórych decyzji w sprawie udzielenia ulg w zapłacie podatków, na podstawie art. 67 a § 1 Ordynacji podatkowej, w uzasadnieniu faktycznym organ podatkowy nie wykazał występowania zdarzeń, które zgodnie z wyjaśnieniem do uzasadnienia prawnego należy traktować jako przesłanki, o których mowa w przywołanym przepisie i na podstawie których organ podatkowy uzyskuje prawo do podjęcia rozstrzygnięcia w sprawie. Organ podatkowy pod pojęciem interesu podatnika rozumie znaczne i nagłe obniżenie jego zdolności płatniczych, spowodowane zdarzeniem losowym. Natomiast interes publiczny rozumiany jest jako pewna potrzeba (dobro), której zaspokojenie powinno służyć zbiorowości lokalnej (mieszkańcom miasta) lub całemu społeczeństwu. W większości przypadków podstawą złożenia wniosku była zła sytuacja finansowa podatników. A zatem mając na uwadze zaprezentowaną interpretację pojęć, postępowanie powinno być prowadzone w kierunku wykazania czy faktycznie zaistniały zdarzenia, które zdaniem organu podatkowego należy uznać za ważny interes podatnika lub publiczny. Tymczasem z zebranego materiału dowodowego nie wynika, aby w okresie bezpośrednio poprzedzającym zapłatę podatku i w czasie rozpatrywania wniosku występowały zdarzenia, które w sposób nagły, nieoczekiwany i nie dający się przewidzieć pogorszyły sytuację finansową podatników. Należy podkreślić, iż kontrola nie podważa podjętych rozstrzygnięć, a jedynie ocenia formalno-prawną stronę prowadzonego postępowania. Organy podatkowe, zgodnie z art. 122 ustawy są zobligowane do podejmowania w toku postępowania wszelkich niezbędnych działań w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz załatwienia sprawy. Ustawodawca wskazał na obowiązek zebrania i wyczerpującego rozpatrzenia całego materiału dowodowego (187 § 1). Z przepisów ustawy wynika, że dowodem może być wszystko, co może przyczynić się do załatwienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem (art. 180 § 1). Ponadto w art. 181 zawarł również katalog dokumentów, które mogą być uznawane za dowody. Wymienił w nim m.in. deklaracje podatkowe, opinie biegłych, księgi podatkowe itp. Organy podatkowe mają również obowiązek dokonania na podstawie zebranego materiału dowodowego oceny, czy dana okoliczność została faktycznie udowodniona (art. 191). Elementem wieńczącym prowadzone postępowanie jest wydanie decyzji, w której jednym z najistotniejszych elementów jest uzasadnienie zarówno prawne jak i faktycznie. Pozwala ono zrozumieć dlaczego organ podatkowy podejmował takie a nie inne czynności, jak interpretował i oceniał materiał dowodowy oraz jakie znaczenie mają jego poszczególne elementy dla końcowego rozstrzygnięcia. Z literalnego brzmienia art. 210 § 4 wynika, że uzasadnienie faktyczne decyzji zawiera w szczególności wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, którym dał wiarę, oraz przyczyn, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności, natomiast uzasadnienie prawne zawiera wyjaśnienie podstawy prawnej decyzji z przytoczeniem przepisów prawa.

Wydanie decyzji prawidłowej pod względem formalnym z obowiązującymi przepisami jest istotną częścią postępowania podatkowego i rzutuje na jego końcową ocenę. Wszelkie niedociągnięcia w niej stwierdzone można odczytywać jako wypadkową innych błędów, popełnionych wcześniej podczas poszczególnych czynności w toku postępowania, a tym samym wskazujących na jego prowadzenie niezgodnie z przepisami Działu IV Ordynacji. Skutkuje to naruszeniem dwóch podstawowych zasad dotyczących działań organu podatkowego zawartych w art. 120 i 121 § 1 ustawy tj. zasadzie legalizmu i praworządności oraz zasadzie zaufania.

Dokonane badanie prawidłowości realizacji dochodów z tytułu opłaty od posiadania psów również wykazało nieprawidłowości dotyczące prowadzenia postępowania podatkowego, zmierzającego do określenia wysokości zobowiązania podatkowego. Z okazanych dokumentów wynika, że w trakcie postępowania organ podatkowy nie przeprowadzał żadnych czynności mających na celu stwierdzenie istnienia obowiązku uiszczenia opłaty za posiadanie psa, o czym świadczy między innymi brak w aktach sprawy innych dokumentów poza postanowieniem o wszczęciu postępowania i wydanym w tym samym dniu postanowieniu o wyznaczeniu terminu na zapoznanie się z materiałem dowodowym. Fakt ten potwierdza również uzasadnienie faktyczne, w którym organ podatkowy nie podaje faktów i dowodów potwierdzających istnienie obowiązku podatkowego. Z jego treści wynika, że podstawą określenia wysokości zobowiązania był brak informacji o zaistnieniu okoliczności powodujących wygaśnięcie obowiązku podatkowego. Stanowisko takie należy uznać za błędne w przypadku należności jaką jest opłata za posiadanie psa, co najmniej ze względu na sposób jej poboru. Jest to danina płatna bez wezwania, w związku z faktem posiadania psa, bez obowiązku informowania organu o powstaniu obowiązku zapłaty. Należy również przyjąć, że podatnik nie jest zobligowany do informowania o wygaśnięciu obowiązku uiszczenia opłaty. Jeżeli zatem posiadacz pasa nie uiścił opłaty pomimo nadal ciążącego na nim obowiązku, organ podatkowy powinien wszcząć postępowanie, w toku którego udowodni fakt posiadania psa a tym samym istnienie obowiązku podatkowego, umożliwiające wydanie decyzji określającej wysokość zobowiązania. Działania organu podatkowego powinny być prowadzone zgodnie z zasadami postępowania podatkowego, w oparciu o przepisy Działu IV Ordynacji podatkowej – str. 157-159 protokołu kontroli.

Ustaleń dokonano także w zakresie kontroli prawidłowości osiągania dochodów z tytułu opłaty targowej Dotyczyło to w szczególności sposobu prowadzenia ewidencji jej poboru. Kontrola wykazała, że osoby prowadzące ewidencję nie przestrzegały instrukcji określającej procedury gospodarowania drukami ścisłego zarachowania oraz gospodarki kasowej, wprowadzonej zarządzeniem nr  69/10  Prezydenta Miasta Łomża z dnia  20.04.2010 r.  

Stwierdzone nieprawidłowości polegały na naruszeniu:

- § 4 ust. 1 instrukcji ponieważ przedstawione do kontroli księgi nie posiadły wpisu o ilości stron (słownie) kolejno ponumerowanych oraz nie zostały zalakowane przez upoważnioną osobę,

- § 4 ust. 2 instrukcji poprzez brak określonego dokumentu, na podstawie którego możliwe byłoby wprowadzenie biletów do księgi, szczególnie w kontekście faktu, że jednostka nie jest nabywcą i nie posiada dokumentu źródłowego potwierdzającego ilość zakupu poszczególnych biletów,

- § 4 ust. 4 instrukcji w związku z wydawaniem większej ilości biletów a niżeli rozliczano w poszczególnych okresach.

Jednocześnie stwierdzono brak weryfikacji zapisów w księdze druków ścisłego zarachowania. Z ich treści wynika, że w roku 2011 wydano inkasentowi bilety na kwotę 411.571,00 zł. Natomiast zapisy ewidencji księgowej wskazują, że uzyskano dochody w wysokości 405.571,00 zł. Należy zauważyć, że z okazanych w trakcie kontroli dokumentów wynika, że niewykorzystane bilety, wpisane do księgi z końcem roku, miały być zwrócone i zniszczone. Z wyjaśnień złożonych w trakcie kontroli wynika z kolei, że pod czas wpisywania do księgi, dostarczonych przez inkasenta biletów, miała miejsce pomyłka polegająca na wpisaniu partii biletów, których faktycznie nie było. W trakcie kontroli nie było możliwe zweryfikowanie treści wyjaśnienia ponieważ jednostka nie posiada dokumentów zakupu druków, z którego wynikałoby czy bilety o takich numerach zostały zakupione i ewentualnie kiedy to nastąpiło.

Jest to pochodną przyjętego podejścia do realizacji dochodów z tej opłaty m.in. poprzez przekazanie inkasentom obowiązku zakupu biletów opłaty targowej. W ten sposób kontrolowana jednostka nie posiada pełnej wiedzy o ilości zakupionych biletów, sposobie ich przechowywania i wykorzystywania - str. 159-161 protokołu kontroli.

Na podstawie okazanej dokumentacji nie jest również możliwe sprawdzenie terminowości poboru i odprowadzenia pobranej opłaty na konto Urzędu. W związku z tym, że Rada Miasta nie wskazała dla inkasentów innego terminu płatności, obowiązującym jest termin wynikający z treści art. 47 § 4a Ordynacji podatkowej, co oznacza, że inkasenci powinni opłatę odprowadzać najpóźniej następnego dnia po dniu, w którym została ona pobrana. A ponieważ wykorzystywane do poboru opłaty targowej bilety są wydawane w całości osobie uiszczającej opłatę (sprzedającemu), inkasentowi nie pozostaje żaden ślad po wydanym bilecie np. w postaci części biletu lub jego kopii, co uniemożliwia skuteczną kontrolę zagadnienia terminowości. Należy mieć na uwadze, iż organy podatkowe są zobligowane treścią art. 272 Op. do prowadzenia czynności sprawdzających, w tym także w zakresie terminowości uiszczania podatków m. in. również przez inkasentów (pkt 1 ppkt b wskazanego przepisu). Działania w tym zakresie stanowią równocześnie element systemu kontroli zarządczej, której ustanowione przez kierownika jednostki mechanizmy, mają zapewnić realizację celów i zadań jednostki w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. Zagadnienie to zostało omówione szerzej w kontekście nieprawidłowości w podatku od nieruchomości.

     W wyniku analizy zapisów dokonanych na kontach podatkowych (szczegółowych), prowadzonych dla poszczególnych podatników i porównania ich z dokumentami źródłowymi stwierdzono, że weryfikacji wymagają zapisy w ewidencji księgowej, w części dotyczącej podatników podatku rolnego od osób prawnych i jednostek nie mających osobowości prawnej. Wynikający z niej przypis wynosi 743 zł plus nadpłata z lat poprzednich wynosząca 3 zł. Natomiast kwota przypisu wynikająca z deklaracji podatkowych jest wyższa o 6 zł – str. 166 protokołu kontroli.

Kontrola wydatków na wynagrodzenia wykazała, że zastępcy Prezydenta Miasta mają ustalony stały dodatek specjalny w wysokości 20 % łącznej kwoty wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego, bez wskazania podstawy jego przyznania. Zgodnie z art. 36 ust. 5 ustawy z dnia 21 listopada 1998 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458 ze zm.) dodatek specjalny może być przyznany pracownikowi z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań. Z brzmienia tego przepisu wynika więc, że przyznanie dodatku może nastąpić przy zaistnieniu jednej z dwóch wymienionych w nim przesłanek. Jednakże okolicznością uzasadniającą przyznanie tego składnika wynagrodzenia jest zawsze cecha „okresowości” zwiększenia obowiązków lub powierzenia zadań, co powoduje, że ma on charakter świadczenia tymczasowego. Analogiczne postanowienia zawiera § 7 zarządzenia Nr 102/09 Prezydenta Miasta Łomża z dnia 12 czerwca 2009 r. w sprawie ustalenia Regulaminu Wynagradzania Pracowników Urzędu Miejskiego w Łomży. Zatem przyznanie dodatku na czas nieokreślony bez związku ze zwiększeniem obowiązków służbowych bądź powierzeniem dodatkowych zadań stoi w sprzeczności z powołanymi przepisami – str. 170-171 protokołu kontroli.

Analiza wydatków związanych z podróżami służbowymi krajowymi wykazała, w przyjętej do kontroli próbie, dwie nieprawidłowości. W odniesieniu do jednego wyjazdu służbowego dokonano zwrotu kosztów pomimo, że pracownik nie załączył biletów PKS na kwotę 100 zł dokumentujących poniesione koszty. Złożono oświadczenie, że bilety zostały zgubione. Przyjęcie w tej sytuacji oświadczenia pracownika, jako podstawy zwrotu kosztów, stanowi naruszenie § 8a ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.) stanowiącego, że do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające dokonanie wydatku, natomiast oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania może złożyć tylko w przypadku, gdy uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe. Z kolei w drugim przypadku pracownik delegowany do odbycia podróży służbowej w dniu 18 listopada 2011 roku rozliczył koszty podróży w dniach 18-19 listopada 2011 r., nie będąc formalnie delegowanym do odbycia podróży 19 listopada – str. 173 protokołu kontroli.

Kontrola rozliczenia kosztów wyjazdów służbowych poza granice kraju, przeprowadzona pod kątem zgodności z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 ze zm.), wykazała, że stosowane w Urzędzie zasady co do przyjmowania dnia, na który ustalany jest kurs waluty w celu rozliczenia delegacji zagranicznej nie wynika z przepisów wewnętrznych. W związku z tym, że zagadnienie to nie zostało uregulowane prawem powszechnie obowiązującym, właściwe jest przyjęcie jednolitego rozwiązania w procedurach wewnętrznych jednostki. Z ustaleń kontroli wynika, że do rozliczania kosztów przyjmowano różne dni.

Stwierdzono ponadto, że w jednym wypadku, wbrew przepisowi § 13 ust. 1 rozporządzenia, pracownikowi nie została wypłacona zaliczka na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju. Przywołany przepis formułuje obowiązek udzielenia zaliczki  – str. 174-176 protokołu kontroli.

Kontrola wydatków związanych z eksploatacją samochodów służbowych wykazała, że zgodnie z zarządzeniem Prezydenta Miasta Łomża z dnia 6 kwietnia 2009 r. kierujący pojazdem wypełniają kartę drogową zawierając informacje na temat przebytej trasy, ilości kilometrów oraz stanu paliwa przy otrzymaniu i zwrocie karty. Karta jest opatrzona podpisami kierowcy i osoby korzystającej z pojazdu. Zgodnie z zarządzeniem w przypadku podróży poza teren Łomży kierujący wpisywał trasę przejazdu. Natomiast w przypadku przejazdów po terenie miasta w odniesieniu do jednego z pojazdów służbowych wpisywano jedynie „miasto”. Z kolei w przypadku drugiego samochodu określano dokładnie miejsca docelowe na terenie miasta. W stosunku do obydwu samochodów nie wskazywano zaś godzin wyjazdu i przyjazdu. Przyjęte określanie trasy przejazdów lokalnych pojęciem „miasto” powoduje częściowy brak jawności i przejrzystości w zakresie celu i miejsca wyjazdów. Uniemożliwia to zweryfikowanie celu wyjazdu (jego związku z wykonywaniem czynności służbowych), a tym samym publicznego celu poniesienia wydatku na zakup paliwa. Dodatkowo na ocenę tę wpływa brak godzin rozpoczęcia i zakończenia podróży.

Z kolei konfrontacja kart drogowych z danymi ewidencji poleceń wyjazdu służbowego wykazała przypadki braku poleceń wyjazdu służbowego poza teren miasta dla osób podpisanych na kartach drogowych jako odbywające podróż. Nakazuje to traktować dane kart drogowych jako nierzetelne bądź świadczy o odbywaniu podróży służbowych bez formalnego delegowania poprzez wystawienie polecenia wyjazdu.

Ponadto w zakresie tego zagadnienia stwierdzono, że wbrew regulacjom wewnętrznym obowiązującym w Urzędzie karty drogowe nie są traktowane jak druki ścisłego zarachowania. Okazane druki kart nie są ponumerowane, ani w jakikolwiek inny sposób oznaczone – str. 177-179 protokołu kontroli.

Kontrola wyłaniania wykonawców zamówień publicznych, do których ze względu na wartość nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.) wykazała, że nie były przestrzegane zasady określone zarządzeniem Pana Prezydenta w sprawie zasad i trybu postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych w Urzędzie Miejskim w Łomży. Regulacje wewnętrzne wymagają udokumentowania przeprowadzenia postępowania w celu wyłonienia wykonawcy zamówień o wartości przekraczającej 5.000 zł. Kontrola pięciu losowo wybranych wydatków o wartości przekraczającej kwotę 5.000 zł wykazała brak jakiejkolwiek dokumentacji świadczącej o przeprowadzeniu postępowania w celu wyłonienia wykonawcy – str. 192-193 protokołu kontroli.

Analiza wydatków na przeciwdziałanie alkoholizmowi i narkomanii (str. 193-210 protokołu kontroli) wykazała, że zarządzeniem Nr 123/11 z dnia 1 czerwca 2011 r. Pan Prezydent przyznał środki finansowe z budżetu miasta dla jednostek zaliczanych do sektora finansów publicznych na realizację zadań publicznych w zakresie Łomżyńskiego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych oraz Patologii Społecznej na 2011 rok. Poniesione na podstawie zarządzenia wydatki w wysokości 430.000 zł sklasyfikowano w rozdziale 85154 “Przeciwdziałanie alkoholizmowi” par. 4300 “Zakup usług pozostałych”. Środki te przekazano 22 jednostkom organizacyjnym miasta, w tym 19 jednostkom budżetowym w łącznej wysokości 305.500 zł. Jak wynika z ustaleń kontroli, mimo przekazania środków z budżetu jednostkom budżetowym na realizację zadań miasta, wydatki w ewidencji Urzędu w par. 4300 ujęto już w momencie przelewu środków jednostkom, zamiast potraktować je jako przekazanie jednostkom środków na wydatki. Jednostki budżetowe nie dokonały stosownych zmian planów finansowych w celu ujęcia w nich wydatków w rozdz. 85154, par. 4300, co było wynikiem potraktowania przelewów jako wydatków poniesionych przez Urząd Miejski. Jak ustalono podczas kontroli wydatki na realizację Programu były ponoszone przez jednostki budżetowe poza planem finansowym – z rachunków pomocniczych ewidencjonowanych na koncie 139. Wydatek publiczny rozumiany jako zapłata za realizację zadania publicznego następował zatem w innym momencie niż to ujęto w ewidencji i sprawozdawczości Urzędu Miejskiego. Zgodnie z  art. 11 ust. 1 ustawy o finansach publicznych jednostki budżetowe realizują wydatki bezpośrednio z budżetu jednostki samorządu terytorialnego. Wynika stąd, że nie mogą być beneficjentami dotacji z budżetu miasta, a także realizować i finansować zadań miasta poza planami finansowymi.

Pozostałymi trzema jednostkami organizacyjnymi miasta, którym przekazano środki, były instytucje kultury. Z analizy zagadnienia wynika, że przekazane środki traktowane były jak dotacja celowa. Mimo zaniechania zawarcia z Teatrem Lalki i Aktora umowy, o której mowa w art. 250 ustawy o finansach publicznych, Pan Prezydent określił pismem z dnia 17 czerwca 2011 r. zasady wykorzystania środków i ich rozliczenia, tj. elementy podlegające uregulowaniu w umowie, zaś Teatr złożył sprawozdanie z wykonania zadania i rozliczenie otrzymanych środków. W związku z tym zamiast w par. 4300, wydatek winien być sklasyfikowany w par. 2800 „Dotacja celowa z budżetu dla pozostałych jednostek zaliczanych do sektora finansów publicznych”.

Kontrola finansowania zadań realizowanych w ramach Łomżyńskiego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych oraz Patologii Społecznej na 2011 rok poprzez przekazanie dotacji, zarówno podmiotom zaliczanym jak i niezaliczanym do sektora finansów publicznych, wykazała sześć przypadków rozbieżności pomiędzy ofertą a sprawozdaniem z realizacji zadania, co polegało na:

a) przyjmowaniu rozliczenia zawierającego wydatki poniesione po formalnym zakończeniu realizacji zadania – KS Perspektywa w zadaniu „Trenuję robię wyniki – odrzucam papierosy, alkohol i narkotyki” na kwotę 3.600 zł,

b) przyjmowaniu rozliczenia zawierającego wydatki poniesione przed formalnym rozpoczęciem realizacji zadania – KS Perspektywa w zadaniu „Trenuję robię wyniki – odrzucam papierosy, alkohol i narkotyki” na kwotę 3.447,55 zł, MŁKS w zadaniu „Zabawa i sport bez używek” na łączną kwotę 2.608,18 zł oraz Diecezja Łomżyńska, parafia rzymskokatolicka pw. Krzyża Świętego w Łomży w zadaniu „Prowadzenie zajęć w świetlicy socjoterapeutycznej „Promyk nadziei”” na kwotę 2.000 zł,

c) dopuszczeniu rozliczenia, w którym jako udział środków własnych w realizacji zadania wskazano czynności realizowane w ramach statutowej działalności, subiektywnie wycenione przez beneficjenta na 6.000 zł – Łomżyńska Orkiestra Dęta w zadaniu „Lepsze życie – muzyka łagodzi obyczaje”,

d) uznaniu za poprawne poniesienia wydatków z dotacji na koszty bieżącego funkcjonowania beneficjenta, przy braku wykazania ich związku z realizacją zadania określonego Łomżyńskim Programem Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych oraz Patologii Społecznej – Teatr Lalki i Aktora w Łomży na realizację programu „Bliżej teatru – edukacja teatralna dzieci i młodzieży w ramach Łomżyńskiego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych oraz Patologii Społecznej” na kwotę 51.500 zł (w rozliczeniu przedstawiono m.in. listy płac za okres wrzesień-listopad 2011 r.).

Nieprawidłowość o charakterze zbliżonym do omówionego wyżej przekazywania jednostkom budżetowym środków na przeciwdziałanie alkoholizmowi i narkomanii stwierdzono również w zakresie finansowania prac remontowo-konserwatorskich i budowlanych dachu w budynku II LO w Łomży. Środki w wysokości 55.000 zł zostały przekazane Liceum, lecz nie ujęto ich w planie finansowym Liceum. Z okazanej dokumentacji wynika, że przekazanie środków tej jednostce budżetowej na wskazany cel było traktowane jak udzielenie dotacji celowej z budżetu miasta, co sprzeciwia się postanowieniom art. 11 ust. 1 ustawy o finansach publicznych – str. 211 protokołu kontroli.

Badaniu poddano prawidłowość udzielenia i rozliczenia dotacji przedmiotowej dla zakładu budżetowego Miejskie Przedsiębiorstwo Komunikacji w Łomży. Stwierdzono, że w 2011 r. przekazano MPK z budżetu dotację w wysokości 4.434.661 zł, która została wykorzystana w kwocie 4.356.327,73 zł, w związku z czym zwrotowi podlegała kwota 78.333,27 zł. W dniu 15 marca 2012 r. Pan Prezydent wydał decyzję zmieniającą decyzję z dnia 31 stycznia 2012 r. w sprawie określenia wysokości zwrotu dotacji „wykorzystanej niezgodnie z przeznaczeniem oraz rozłożenia spłat dotacji na raty”. Ustalono, że decyzje Pana Prezydenta wydane zostały bez określenia kwoty odsetek od podlegającej zwrotowi do budżetu dotacji określonej jako „wykorzystana niezgodnie z przeznaczeniem”. Zgodnie z § 45 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych organ wykonawczy jednostki samorządu terytorialnego, w przypadku stwierdzenia wykorzystania dotacji niezgodnie z przeznaczeniem lub pobrania w nadmiernej wysokości, wydaje decyzję o zwrocie dotacji do budżetu wraz z odsetkami, w wysokości i terminie określonych w art. 252 ust. 1 ustawy o finansach publicznych. Należy ponadto zwrócić uwagę, że zgodnie z art. 252 ust. 6 pkt 1 ustawy o finansach publicznych odsetki od dotacji wykorzystanych niezgodnie z przeznaczeniem nalicza się począwszy od dnia przekazania dotacji z budżetu jednostki samorządu terytorialnego. W złożonym wyjaśnieniu wskazano, że „Od dotacji przedmiotowej pobranej w nadmiernej wysokości rozliczonej w terminie określonym w § 45 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2010 r. odsetek się nie nalicza”. Nie negując tezy, iż zrealizowanie przez zakład budżetowy mniejszej ilości wyrobów lub usług niż objęta planowanym dotowaniem odpowiada zasadniczo cechom pobrania dotacji w nadmiernej wysokości, a także, że rozliczenie i zwrot dotacji w terminach ustawowych nie powoduje w takiej sytuacji obowiązku naliczania odsetek (art. 252 ust. 6 pkt 2 ustawy o finansach publicznych), należy zwrócić uwagę, że nie dołożono staranności w zakresie formułowania podstawy zwrotu dotacji w decyzjach, posługując się terminem wykorzystania dotacji niezgodnie z przeznaczeniem, a ponadto używając w treści decyzji niejednokrotnie zwrotu „dotacja celowa” – str. 243-244 protokołu kontroli.

Kontrola podstaw gospodarowania mieniem wykazała, że plan wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości, zatwierdzony w dniu 7 marca 2011 r. przez Zastępcę Prezydenta B.J. Dobosza, został sporządzony na lata 2011-2012. Jest to okres krótszy niż wymaga tego przepis art. 23 ust. 1d ustawy o gospodarce nieruchomościami przewidujący, że plany wykorzystania zasobu opracowuje się na okres 3 lat – str. 213 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości prowadzenia gospodarki magazynowej, której wyniki przedstawiono na str. 219-228 protokołu kontroli, wykazała, że ewidencja materiałów prowadzona jest w Wydziale Skarbu i Budżetu, gdzie prowadzona jest ewidencja syntetyczna oraz analityczna na poszczególne asortymenty, zaś kartoteki magazynowe prowadzi podinspektor Wydziału Kultury, Promocji i Sportu. Regulacje znajdujące się w zakładowym planie kont, określone jako ewidencja materiałów promocyjnych w Biurze Promocji Miasta (obecnie jest to Wydział Kultury, Promocji i Sportu), przewidują prowadzenie ewidencji magazynu w tej komórce Urzędu. W ewidencji tej mają być gromadzone – jak wskazuje zakładowy plan kont – dokumenty rozchodowe materiałów pod nazwą „Zapotrzebowanie na materiały promocyjne”. Dokument rozchodowy sporządzany jest przez wskazanego wyżej podinspektora Wydziału, a następnie przekazywany do akceptacji przez Pana Prezydenta, Zastępcę Prezydenta lub upoważnionego pracownika (zawiera on datę sporządzenia, podpis odbierającego oraz ilość i rodzaj wydanych materiałów). Na podstawie wykazanych rozchodów sporządzane jest zestawienie zbiorcze materiałów wydanych z magazynu i przekazywane do Wydziału Skarbu i Budżetu. Zestawienia zbiorcze są księgowane na kontach analitycznych do konta 310 „Materiały” według poszczególnych materiałów.

Kontrola wykazała, że data wydania zamieszczana na dokumencie rozchodowym w momencie jego sporządzenia nie pokrywa się z datą faktycznego odbioru (rozchodu) materiałów z magazynu, co jest niezgodne z postanowieniami przepisów wewnętrznych, w świetle których podstawą rozchodu jest potwierdzone na piśmie wydanie materiałów z uwzględnieniem m.in. daty i podpisu odbierającego. Ustalenie to poczyniono na podstawie porównania 30 pozycji arkusza spisu z natury materiałów nr 11 z dnia 22 grudnia 2011 r. z prowadzoną przez podinspektora Wydziału ewidencją magazynową materiałów (według stanu na dzień spisu z natury). Arkusz spisowy został podpisany przez 3 członków zespołu spisowego, osobę materialnie odpowiedzialną, podinspektora Wydziału jako osobę obecną przy kontroli oraz osobę wyceniającą. W wyniku kontroli stwierdzono, że 12 na 30 sprawdzonych asortymentów wykazało niezgodność pomiędzy stanem stwierdzonym w drodze spisu z natury a stanem wynikającym z kartotek magazynowych na dzień spisu. Przyczyną niezgodności, jak wskazano w złożonym wyjaśnieniu, był fakt, iż materiały zostały zdjęte z ewidencji w momencie wystawienia dokumentu rozchodowego, a faktycznie zostały wydane później – po dacie spisu. Jak wynika z wyjaśnienia materiały, które znajdowały się w chwili spisu w magazynie zostały zdjęte z ewidencji na podstawie 5 formularzy rozchodowych o numerach 269-273; materiały te wydano po dacie spisu lecz do dnia 31 grudnia 2010 r. Przekazanie zestawienia zbiorczego materiałów wydanych z magazynu między 22 a 31 grudnia 2011 r. miało miejsce w dniu 3 stycznia 2012 r. Zdjęcie z ewidencji księgowej materiałów nastąpiło pod datą 12 stycznia 2012 r., zamiast w księgach roku, którego dotyczyła ta operacja.

W efekcie stosowany sposób dokumentowania i ewidencji rozchodów materiałów powoduje, że przejściowo ewidencja nie odzwierciedla stanu rzeczywistego. Stosownie do art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości przymiot rzetelności przypisuje się księgom rachunkowym, których zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. W protokole kontroli szczegółowo przedstawiono, na przykładzie 9 rodzajów materiałów, różnice pomiędzy stanem wynikającym z ewidencji magazynu, a stanem wynikającym z ewidencji prowadzonej przez Oddział Budżetu na dzień 31 grudnia 2011 r. Ewidencja prowadzona przez Oddział Budżetu wykazywała wartość materiałów większą o kwotę 3.132,95 zł (w zakresie próby przyjętej do kontroli – 9 asortymentów). Powyższe spowodowało m.in. zawyżenie aktywów bilansu jednostki za 2011 rok.

Przeprowadzona w dniu 22 czerwca 2012 r. kontrola stanu materiałów znajdujących się w magazynie wykazała niedobory w ilości 122 sztuk materiałów oraz nadwyżkę 1 sztuki (do próby przyjęto 10 rodzajów materiałów). Kontrolującym wyjaśniono, że brakujące materiały znajdują się na stanowiskach pracy w siedzibie Wydziału Kultury, Promocji i Sportu. Dalsze czynności kontrolne przeprowadzono w siedzibie Wydziału Kultury, Promocji i Sportu ustalając, że większość materiałów znajdowała się w siedzibie tego Wydziału, jednakże stwierdzono niedobory na łączną kwotę 110,80 zł netto (1 aktówka skóropodobna o wartości 45 zł netto oraz 2 sztuki notesów z długopisem o wartości 65,80 zł). Stwierdzono również, że 1 pendrive USB PVC 2GB był w użyciu. Ze złożonych na powyższe okoliczności wyjaśnień wynika, że zasadniczym powodem przeniesienia materiałów z magazynu do siedziby Wydziału Kultury Promocji i Sportu była okoliczność, iż pomieszczenie, w którym przechowywane są materiały (magazyn) znajduje się w siedzibie Urzędu Miejskiego, a siedziba Wydziału Kultury, Promocji i Sportu znajduje się przy innej ulicy. Wskazano również, że (…) w sytuacjach pilnych lub awaryjnych nie ma czasu na schodzenie do magazynu w piwnicy Urzędu Miejskiego (…) często materiały są wydawane (…) po wcześniejszym telefonicznym poinformowaniu o sytuacji i wyrażeniu ustnej zgody na przekazanie materiałów, potwierdzonej później formularzem (…) nie zawsze możliwy jest odbiór nowych materiałów promocyjnych od dostawców w magazynie (dostarczają materiały na ul. Farną, zgodnie z adresem wydziału, dlatego też część materiałów przyjmowana jest w siedzibie, a potem przenoszona do magazynu (…). Niedobory w zakresie 3 sztuk materiałów, jak wyjaśniono, były spowodowane faktem, iż aktówka skóropodobna została wydana doradcy Prezydenta w sytuacji pilnej, a jej rozchodowanie nastąpiło w dacie późniejszej niż data faktycznego odbioru. Z kolei 2 notesy z długopisem zostały zareklamowane do sprzedawcy, na okoliczność czego przedstawiono pismo z dnia 24 kwietnia 2012 r.

Kontrola wykazała, że także inne materiały objęte ewidencją na koncie 310 nie są przechowywane w magazynie. Stwierdzono, że materiały o łącznej wartości 6.463,60 zł przechowywane są na stanowisku pracy wskazanego w protokole kontroli pracownika Wydziału Kultury, Promocji i Sportu. Pracownik ten podpisał oświadczenie o odpowiedzialności materialnej w dniu 30 grudnia 2011 r. Stwierdzono, że nie prowadzi on żadnej ewidencji przechowywanych materiałów. Ewidencja księgowa tych materiałów prowadzona jest przez Oddział Budżetu według poszczególnych rodzajów materiałów. Zostały one zaprzychodowane w latach 2007-2008 na podstawie faktur, zaś rozchód na koncie 310 dokonywany jest na podstawie informacji przekazywanych przez pracownika Wydziału Kultury, Promocji i Sportu. Na przykładzie rozchodu dokonanego w dniu 31 grudnia 2011 r. stwierdzono, że ewidencja materiałów nie jest prowadzona na bieżąco –informacja o rozchodzie została przekazana do księgowości ponad półtora roku od wydania materiałów.

W zakresie inwentaryzacji stwierdzono, że niektóre materiały objęte ewidencją na koncie 310 (104 pozycje tzw. „materiały promocyjne”) zostały zinwentaryzowane w terminie niezgodnym z zarządzeniem Nr 280/11 podjętym przez Pana Prezydenta w dniu 30 listopada 2011 r. w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji na dzień 31 grudnia 2011 r. W zarządzeniu określił Pan m.in., że materiały należy objąć spisem z natury na dzień 31 grudnia 2011 r. Faktycznie część materiałów została spisana na dzień 22 grudnia 2011 r. – str. 222-225 oraz 228-229 protokołu kontroli.

Nadto ustalono, że w trakcie inwentaryzacji przeprowadzonej w 2009 r. na podstawie zarządzenia ówczesnego Prezydenta J. Brzezińskiego z dnia 31 sierpnia 2009 r. stan materiałów stwierdzony w drodze spisu z natury wynosił 212.284,45 zł. Stan konta 310 wynikający z ewidencji księgowej na dzień spisu wynosił 321.010,85 zł – różnica 108.726,40 zł. Na różnicę złożyła się wartość materiałów nieobjętych spisem z natury, tj. monet srebrnych i miedzianych o łącznej wartości 59.194,40 zł oraz ozdób świątecznych o łącznej wartości 49.532 zł.  Z wyjaśnienia złożonego przez przewodniczącego ówczesnej komisji inwentaryzacyjnej i inspektora Oddziału Budżetu wynika, że ozdoby świąteczne nie były przekazywane do magazynu, gdyż bezpośrednio po zakupie zostały one zainstalowane na słupach oświetlenia miejskiego przez firmę, której zlecono wykonanie montażu (…) w styczniu 2010 r. dekoracje przekazano w bezpłatne użytkowanie do Miejskiego Przedsiębiorstwa Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej. W odniesieniu do monet wskazano, iż zostały one w dniu 31 grudnia 2009 r. zwrócone przez Miejski Dom Kultury – Dom Środowisk Twórczych. Monety na podstawie umowy z dnia 16 kwietnia 2009 r. zostały przekazane przez miasto do MDK w celach promocyjnych. Według postanowień umowy MDK miał dokonać odsprzedaży monet po cenach wskazanych w umowie. MDK zwrócił Urzędowi Miejskiemu równowartość ceny zakupu (od sprzedanych monet), zaś monety, których nie sprzedał zwrócił w dniu 31 grudnia 2009 r., co zostało udokumentowano protokołem zdawczo-odbiorczym sporządzonym na druku arkusza spisu z natury, podpisanym przez dwie osoby przyjmujące – str. 233-234 protokołu kontroli. Z ustaleń kontroli wynika zatem z jednej strony nierzeczywisty stan konta 310 na dzień przeprowadzania inwentaryzacji, a z drugiej brak udokumentowania rozliczenia różnic wynikających z porównania wyników spisu z saldem konta 310.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy, w tym nienależytego funkcjonowania i zorganizowania kontroli zarządczej.

Organem wykonawczym miasta na prawach powiatu jest Prezydent, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowywania projektów uchwał Rady Miejskiej, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową miasta (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Prezydent Miasta jako organ wykonawczy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Prezydencie Miasta – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Prezydent Miasta jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 Ordynacji podatkowej.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały, stosownie do art. 54 ustawy o finansach publicznych, na Skarbniku Miasta. W okresie objętym kontrolą funkcję Skarbnika Miasta pełniła Jadwiga Kozłowska.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Wyeliminowanie rozbieżności między wykazami kont bilansowych i pozabilansowych zawartymi w zakładowym planie kont a kontami faktycznie prowadzonymi.

2. Wyeliminowanie rozbieżności między postanowieniami regulaminu organizacyjnego Urzędu a faktycznie stosowanymi rozwiązaniami w zakresie komórki organizacyjnej właściwej do prowadzenia obsługi kasowej.

3. Zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) zaliczanie do dochodów budżetu danego roku wyłącznie odsetek od środków na rachunkach bankowych objętych wyciągiem bankowych w danym roku,

b) zaliczanie do dochodów budżetu otrzymanych odszkodowań za zniszczone lub utracone mienie,

c) zaniechanie księgowania na kontach 241 i 242 przedstawionych w części opisowej wystąpienia i protokole kontroli operacji nieposiadających treści ekonomicznej, dotyczących realizacji projektów objętych dofinansowaniem ze środków UE,

d) zaniechanie dokonywania zapisów polegających na ujęciu operacji w księgach po tej samej stronie dwóch kont – na jednym jako zapis dodatni, a na drugim jako ujemny,

e) księgowanie w ewidencji bilansowej należności z tytułu gospodarowania nieruchomościami Skarbu Państwa w części stanowiącej dochód budżetu państwa,

f) prowadzenie rozliczeń z PUW dotyczących odprowadzania dochodów z zadań zleconych z zakresu administracji rządowej i innych zadań zleconych ustawami za pośrednictwem rachunku budżetu,

g) zaniechanie ujmowania środków otrzymanych z PFRON i niezaliczonych do dochodów budżetu jako stanu funduszu celowego,

h) ewidencjonowanie kosztów odsetek od zaciągniętych pożyczek i kredytów na koncie 751 oraz prawidłowe wykazywanie ich w rachunku zysków i strat jako kosztów finansowych,

i) zaniechanie powielania na kontach 139 i 240 operacji związanych ze spłatą zobowiązań dotyczących pożyczek zaciągniętych w WFOŚiGW,

j)  ujmowanie w księgach zobowiązań w kwotach wynikających z dowodów księgowych obciążających jednostkę,

k) rozważenie zaniechania ewidencji przypisu należności z funduszu alimentacyjnego z kontem zobowiązań, mając na uwadze obowiązującą od 2011 r. zmianę przepisów w tym zakresie, przedstawioną w części opisowej wystąpienia,

l) prowadzenie do konta 080 kont analitycznych dla każdego zadania także na etapie poniesienia kosztów dokumentacji,

ł) naliczanie odsetek od nieterminowo regulowanych należności i ujmowanie ich w księgach na koniec każdego kwartału,

m) zwiększenie ewidencyjnej wartości poszczególnych dróg o wartość nakładów poniesionych na drogi przez właścicieli (użytkowników wieczystych), wykazaną przez nich na potrzeby zaliczenia na poczet wzrostu wartości nieruchomości w postępowaniu w sprawie naliczenia opłaty adiacenckiej.

4. W zakresie sprawozdawczości:

a) wykazywanie w sprawozdaniach Rb-Z zobowiązań wymagalnych,

b) wykazywanie w sprawozdaniach Rb-N danych o stanie środków na rachunku budżetu wynikających z ksiąg rachunkowych na dzień sprawozdawczy,

c) dokonywanie korekt rocznego sprawozdania Rb-28S w celu dostosowania jego danych do ostatecznej wysokości zobowiązań ujętych w księgach rachunkowych.

5. Przekazywanie zakładom budżetowym informacji o wszystkich danych istotnych w procesie planowania i prowadzenia gospodarki finansowej, przyjętych w uchwale budżetowej i jej projekcie.

6. W zakresie stosowania klasyfikacji budżetowej:

a) ujmowanie dochodów ze sprzedaży nieruchomości w paragrafie 0770,

b) klasyfikowanie w par. 4410 wydatków związanych z odbywaniem podróży służbowych, wynikających z poleceń wyjazdu służbowego, oraz innych wydatków wskazanych w opisie par. 4410 zawartym w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków...,

c) klasyfikowanie dotacji celowych przekazanych instytucjom kultury w par. 2800.

7. Wyeliminowanie nieprawidłowości w postępowaniach zmierzających do zbycia nieruchomości, poprzez:

a) upublicznianie wszystkich wykazów nieruchomości przeznaczonych do zbycia oraz informacji o ich wywieszeniu w sposób przewidziany przepisami art. 35 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami,

b) wyznaczanie nie krótszego niż 6 tygodni od dnia wywieszenia wykazu terminu złożenia wniosków przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości na podstawie art. 34 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami,

c) zobowiązanie odpowiedzialnych pracowników do zamieszczania w protokołach przetargów ceny wywoławczej nieruchomości,

d) zamieszczanie w wykazie nieruchomości przeznaczonych do oddania w użytkowanie wieczyste oraz w ogłoszeniu o przetargu na oddanie nieruchomości w użytkowanie wieczyste danych o terminie zagospodarowania nieruchomości i zasadach aktualizacji opłat,

e) pisemne powiadamianie nabywców nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy.

8. Sporządzanie i upublicznianie wykazów nieruchomości przeznaczonych do oddania w najem i dzierżawę na zasadach określonych przepisami art. 35 ustawy o gospodarce nieruchomościami.

9. Rozważenie określenia zasad ewidencjonowania wpływających do Urzędu Miejskiego aktów notarialnych na poszczególnych stanowiskach pracy, na które akty są przekazywane, mając na uwadze m.in. umożliwienie zweryfikowania realizacji obowiązku wszczęcia postępowań w sprawie naliczenia opłaty planistycznej.

10. Podejmowanie działań zmierzających do ustalenia wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego ich podziałem z uwzględnieniem 3-letniego terminu wskazanego w art. 98a ustawy o gospodarce nieruchomościami, mając na uwadze, że jedynie sporządzony przez uprawnionego rzeczoznawcę operat szacunkowy może potwierdzić wzrost wartości nieruchomości lub jego brak.

11. Zaliczanie na poczet wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego wybudowaniem urządzeń infrastruktury technicznej nakładów udokumentowanych jako faktycznie poniesione przez właściciela (użytkownika wieczystego) nieruchomości.

12. Prowadzenie czynności sprawdzających w zakresie wynikającym ze wskazanych przepisów Ordynacji podatkowej.

13. Wyeliminowanie oraz wyjaśnienie wskazanych w protokole i w części opisowej wystąpienia nieprawidłowości w zakresie kompletności danych wykazanych w informacjach i deklaracjach podatkowych oraz ich zgodności z obowiązującymi przepisami. W odpowiedzi na zalecenia przedstawienie wyników poszczególnych ustaleń, w tym także w aspekcie finansowym.

14. Przestrzeganie przepisów Ordynacji podatkowej w zakresie prowadzenia postępowania podatkowego oraz formalno-prawnej zgodności wydawanych decyzji z przepisami ustawy.

15. Podejmowanie działań mających na celu zdyscyplinowanie podatników do terminowego składania deklaracji podatkowych.

16. Wyeliminowanie nieprawidłowości stwierdzonych w zakresie sposobu prowadzenia ewidencji biletów opłaty targowej oraz wyjaśnienie rozbieżności między kwotą uzyskanych dochodów a wartością wydanych biletów z uwzględnieniem dokumentów zakupu biletów w roku 2011.

17. Uzasadnianie merytorycznych podstaw przyznania dodatku specjalnego, mając na uwadze konieczność wskazania dodatkowych zadań lub zwiększonych obowiązków (w stosunku do obowiązującego zakresu czynności pracownika), a także wykazania okresowego charakteru przyczyny przyznania dodatku.

18. W zakresie podróży służbowych i dysponowania samochodami służbowymi:

a) dokonywanie zwrotu kosztów podróży służbowych, które zostały udokumentowane zgodnie z obowiązującymi przepisami,

b) zobowiązanie osób dokonujących kontroli rozliczeń kosztów podróży służbowych do dołożenia należytej staranności w zakresie weryfikacji zgodności rozliczenia z danymi polecenia wyjazdu służbowego,

c) wdrożenie regulacji wewnętrznych określających dzień, na który ustalany jest kurs waluty w celu dokonania rozliczenia kosztów podróży zagranicznej,

d) każdorazowe wypłacanie pracownikowi zaliczki na poczet kosztów podróży zagranicznej,

e) określenie zasad wypełniania kart drogowych dla pojazdów służbowych w sposób umożliwiający potwierdzenie w każdym przypadku, że wykorzystanie pojazdu i wynikające stąd koszty były związane z celami służbowymi,

f) zapewnienie zgodności między ewidencją poleceń wyjazdu służbowego a danymi kart drogowych wskazującymi na odbywanie podróży, które winny mieć umocowanie w poleceniu wyjazdu,

g) nadanie kartom drogowym cech właściwych drukom ścisłego zarachowania oraz prowadzenie ich ewidencji.

19. Zapewnienie przestrzegania przez pracowników ustalonych przez Pana Prezydenta zasad dokumentowania postępowań w sprawie wyłonienia wykonawców zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 14.000 euro.

20. Zobowiązanie odpowiedzialnych pracowników do dołożenia większej staranności w zakresie oceny zgodności przedkładanych rozliczeń dotacji udzielonych na zadania związane z przeciwdziałaniem alkoholizmowi i narkomanii z postanowieniami umów.

21. Zaprzestanie traktowania jako wydatków budżetowych, w tym o charakterze „dotacji”, przelewów środków dla własnych jednostek budżetowych na realizację zadań miasta, mając na uwadze postanowienia art. 11 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, a także wynikającą stąd przejściową nierzetelność prezentowanych w sprawozdaniach danych o wykonaniu wydatków, które informowały o wykonaniu wydatków na realizację zadania mimo, że środki na ten cel pozostawały w dalszym ciągu w dyspozycji jednostek budżetowych miasta.

22. Zawieranie z instytucjami kultury umów w sprawie udzielenia dotacji celowej, mając na uwadze postanowienia art. 250 ustawy o finansach publicznych.

23. Dołożenie należytej staranności w zakresie formułowania treści decyzji dotyczącej zwrotu dotacji, w tym w szczególności określenia okoliczności stanowiących podstawę zwrotu.

24. Sporządzanie planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości na okres 3 lat.

25. Zobowiązanie odpowiedzialnych pracowników do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie gospodarki magazynowej i ewidencji materiałów, poprzez:

a) podawanie w dokumentach poświadczających rozchód materiałów z magazynu dat odbioru zgodnych z faktycznym dniem wydania materiałów,

b) ewidencjonowanie rozchodu materiałów w księgach tego roku, w którym faktycznie nastąpiło ich wydanie, mając na uwadze rzetelność stanu odzwierciedlonego w ewidencji i sprawozdawczości finansowej,

c) uzgadnianie danych wykazanych w ewidencji magazynowej i ewidencji prowadzonej przez Oddział Budżetu,

d) ewidencjonowanie na koncie 310 tylko tych materiałów, które fizycznie znajdują się  w magazynie, a nie zostały wydane do przechowania pracownikom lub przekazane do bezpośredniego zużycia.

26. Rozważenie zorganizowania dodatkowego magazynu w siedzibie Wydziału Kultury, Promocji i Sportu mając na uwadze wskazane przez pracowników Urzędu w wyjaśnieniach problemy z bieżącym dostępem do materiałów przechowywanych w siedzibie Urzędu i wynikające stąd nieprawidłowości polegające na przechowywaniu materiałów poza magazynem oraz niezgodności ewidencji ze stanem magazynu.

27. Wzmożenie nadzoru nad rzetelnością i terminowością przeprowadzania inwentaryzacji materiałów oraz rozliczania różnic między stanem stwierdzonym w drodze spisu z natury a stanem ewidencyjnym, mając na uwadze, że wynikiem inwentaryzacji powinno być m.in. urealnienie stanu ewidencyjnego na dzień spisu wyznaczony zarządzeniem Pana Prezydenta.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

Zastępca  Prezesa

    Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku