Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Miejskim Ośrodku Kultury w Zambrowie

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 11 lutego 2013 roku (znak: RIO.I.6002-19/12), o treści jak niżej:

Pani

Marta Konopka

Dyrektor Miejskiego Ośrodka Kultury

w Zambrowie

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej Miejskiego Ośrodka Kultury w Zambrowie za 2011 rok oraz inne wybrane okresy, przeprowadzonej na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r., poz. 1113) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto sprawy organizacyjne, w tym regulacje wewnętrzne z zakresu gospodarki finansowej i rachunkowości, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie ksiąg rachunkowych, sprawozdawczość, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, przychody i koszty objęte planem finansowym, gospodarowanie składnikami majątkowymi oraz inwentaryzację.

Kontrola spraw organizacyjnych wykazała, że zakres czynności A. Jarnickiej, pełniącej od dnia 1 września 2012 r. obowiązki głównego księgowego, nie jest kompletny w świetle przepisów art. 54 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.). Brak w nim powierzenia obowiązków dotyczących wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych – str. 3-4 protokołu kontroli.

Analiza procedur wewnętrznych wykazała, że zarządzeniem z dnia 29 grudnia 2010 r. wprowadziła Pani procedury kontroli zarządczej, według których kierownik Miejskiej Biblioteki Publicznej, główny księgowy i informatyk dokonują samooceny funkcjonowania kontroli zarządczej w MOK. Podczas kontroli okazano 19 kwestionariuszy samooceny – na 18 z nich zaznaczono, że wypełnił je „pracownik”, a na 1 „kierownik”. Kwestionariusze nie zawierały podpisów osób je sporządzających, stąd też nie można ustalić czy sporządziły je te osoby, które były do tego zobowiązane – str. 12 protokołu kontroli.

W zakresie organizacji rachunkowości w jednostce ustalono, że Miejski Ośrodek Kultury nie posiada zakładowego planu kont, tj. wykazu kont wraz z zasadami klasyfikacji zdarzeń na tych kontach. Jako plan kont przyjęty w jednostce do stosowania służy wydruk z programu księgowego Symfonia. Obowiązek posiadania zakładowego planu kont ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń, zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej wynika z przepisów art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a) ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.). Jego wdrożenie i aktualizacja należą do obowiązków Pani Dyrektor – art. 10 ust. 2 ustawy – str. 19 protokołu kontroli. W zakresie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości stwierdzono ponadto, że Pani Dyrektor nie zatwierdziła do stosowania oprogramowania komputerowego używanego do ewidencji obrotu kasowego. Zaniechaniem tym naruszony został obowiązek wynikający z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c) ustawy o rachunkowości – str. 34-35 protokołu kontroli.

Analiza przepisów wewnętrznych MOK wykazała liczne przypadki powoływania niewłaściwych podstaw prawnych, m.in. w regulaminie udzielania zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane o wartości nieprzekraczającej 14.000 euro jako podstawę prawną powołano art. 30 ust. 2 pkt 3 i art. 31 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.), w instrukcji dotyczącej prowadzenia kasy przyjętej zarządzeniem z dnia 10 stycznia 2012 r. wśród podstaw prawnych powołano m.in. rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 r. w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 112, poz. 761).

  Kontrola prowadzenia ksiąg rachunkowych wykazała następujące nieprawidłowości i uchybienia w świetle przepisów ustawy o rachunkowości i wymagań regulacji wewnętrznych:

a) w badanej próbie obejmującej grudzień 2011 r. na dowodach księgowych nie była zamieszczana dekretacja w zakresie zapisu analitycznego. Instrukcja obiegu dokumentów wymaga wskazania sposobu rejestracji dowodu na kontach analitycznych. Kontrola dowodów dotyczących listopada 2012 r. wykazała, że dekrety obejmują już sposób ujęcia operacji na kontach analitycznych – str. 15-18 i 21-22 protokołu kontroli,

b) w próbie obejmującej dowody z grudnia 2011 r. stwierdzono przypadek ujęcia w księgach dowodu bez podpisu głównego księgowego potwierdzającego dokonanie kontroli formalno-rachunkowej i wskazanie sposobu jego ujęcia w księgach; stwierdzono też przypadek niewskazania daty potwierdzającej dokonanie kontroli dowodu – str. 15 protokołu kontroli,

c) dowody księgowe w 2011 r. nie były oznaczane numerem ewidencyjnym rejestru, w którym zostały zaksięgowane. Kontrola dokumentów za listopad 2012 r. wykazała, że wskazane naruszenie przepisów wewnętrznych zostało wyeliminowane – str. 20-21 protokołu kontroli,

d) na podstawie dowodów księgowych z grudnia 2011 r. stwierdzono ewidencjonowanie wyciągów bankowych bez zachowania chronologii wymaganej przepisami art. 14 ustawy, np. wyciąg nr 158 z 2 grudnia 2011 r. został zaksięgowany po wyciągu Nr 159 z 5 grudnia 2011 r. Analiza zapisów z listopada 2012 r. wykazała, że wyciągi zaksięgowano prawidłowo – str. 22 protokołu kontroli,

e) błędnie wprowadzono salda bilansu otwarcia na 2011 r., czego efektem był brak zgodności sumy obrotów dziennika z obrotami wynikającymi z zestawienia obrotów i sald. Zestawienie obrotów i sald sporządzone na 31 grudnia 2011 r. na wydruku nie zawierało kwot bilansu otwarcia poszczególnych kont jako odrębnej pozycji (kwoty bilansu otwarcia zostały ujęte w obrotach). Salda bilansu otwarcia poszczególnych kont wraz z ich podsumowaniem okazano na odrębnym wydruku. W konsekwencji zestawienie obrotów i sald nie zawierało wszystkich danych wymaganych przepisami art. 18 ust. 1 ustawy – str. 19 protokołu kontroli,

f) na koniec 2011 r. w księgach wykazano nieprawidłowe saldo w wysokości 18.916,80 zł stanowiące zobowiązanie wobec ZUS od wynagrodzeń za grudzień 2010 r.; prawidłowo powinno ono wynosić 18.831,43 zł – str. 47 protokołu kontroli.

W zakresie sprawozdawczości kontrola wykazała, że:

a)sprawozdanie finansowe MOK za 2011 r. obejmowało bilans, rachunek zysków i strat, zestawienie zmian w funduszu jednostki oraz informację dodatkową stanowiącą wprowadzenie do bilansu. Należy wskazać, że w świetle postanowień art. 45 ust. 3 ustawy o rachunkowości zestawienie zmian w funduszu stanowi element sprawozdania finansowego jedynie w odniesieniu do jednostek podlegających obowiązkowi badania i ogłaszania sprawozdań finansowych. Przepisy wewnętrzne MOK nie wymieniają zestawienia zmian w funduszu jako elementu sprawozdania finansowego – str. 24 protokołu kontroli,

b) posiadane przez jednostkę egzemplarze sprawozdań Rb-Z i Rb-N za poszczególne kwartały 2011 r. nie zawierały kompletnych podpisów, tj. podpisu Pani Dyrektor i głównego księgowego; jedynie sprawozdanie Rb-Z za III kwartały zawierało komplet podpisów. Otrzymane w trakcie kontroli do wglądu oryginały sprawozdań za lata 2011-2012 znajdujące się w posiadaniu Urzędu Miasta Zambrów zawierały komplet podpisów, z tym, że sprawozdania Rb-Z i Rb-N za II kwartały 2012 r. podpisała wykonująca w dacie podpisania sprawozdania obowiązki kasjera A. Jarnicka – str. 25 protokołu kontroli;

c) w sprawozdaniach Rb-Z i Rb-N sporządzonych według stanu na 31 grudnia 2011 r. wykazano nieprawidłowe dane;w sprawozdaniu Rb-N należało wykazać należności w łącznej kwocie6.148,06 zł (w tym wymagalne 6.033,06 zł i niewymagalne 115 zł) oraz stan środków pieniężnych na rachunku bieżącym w kwocie 11.177,59 zł; ze sprawozdania wynikają należności w kwocie łącznej 4.200,31 zł (w tym niewymagalne 349,20 zł) – nie zostały zatem wykazane należności na łączną kwotę 1.947,75 zł. W sprawozdaniu Rb-Z nie wykazano żadnych danych (negatywne). Według ustaleń kontroli należało w nim wykazać zobowiązania wymagalne na łączną kwotę 600,52zł – str. 25-26 protokołu kontroli.

Kontrola gospodarki kasowej, której ustalenia przedstawiono na str.31-42 protokołu kontroli, wykazała, że:

a) obowiązująca w MOK instrukcja kasowa, wprowadzona przez Panią Dyrektor zarządzeniem z 10 stycznia 2012 r., nie reguluje stosowanych faktycznie zasad prowadzenia obrotu gotówkowego (fiskalnego) przy pomocy dwóch kas fiskalnych (służących pobieraniu opłat za zajęcia i wpływów ze sprzedaży w kawiarni) i drukarki fiskalnej (służącej „tworzeniu” biletów do kina i na spektakle oraz rejestrowaniu wpływów z tego tytułu),

b) sprzedawane przez jednostkę bilety (do kina i na spektakle teatralne) powstają na drukach zamawianych w drukarni (druk z logo instytucji) i są traktowane jak druki ścisłego zarachowania, jednakże brak uregulowań wewnętrznych w tym zakresie. Stwierdzono, że na dzień 31 grudnia 2012 r. stan biletów według książki druków ścisłego zarachowania wynosił 4300 sztuk; w tym dniu został dokonany wpis przez specjalistę ds. widowni o treści: na dzień 31.12.2012 r. stan biletów wynosił 40.610, pozostało 4690 ponumerowanych biletów, od dnia 01.01.2013 r. biletom od numeru 40611 nadano numerację początkową tj. od numeru 000001”. W dniu 2 stycznia 2013 r. dokonano zaprzychodowania 2000 sztuk druków o nr 000001-002000 (przeniesionych z 2012 r.). W dniach 2 i 18 stycznia 2013 r. wydano kasjerowi po 1000 sztuk druków. Stan na dzień przeprowadzania czynności kontrolnych (22 stycznia 2013 r.) według książki wynosił 0. Ustalono, że „nowe numery” nadawane były drukom bez względu na chronologię „starej numeracji” (nie odpowiadały im kolejne „stare numery”). W dniu 22 stycznia 2013 r. okazano kontrolującemu „brakujące” bilety w ilości 2910 sztuk, które znajdowały się u p.o. głównego księgowego A. Jarnickiej; wszystkie bilety miały nadaną starą numerację, część biletów miała nadaną nową numerację (stary numer był przekreślony). A. Jarnicka dokonała ponumerowania pozostałych biletów i ujęła je w ewidencji druków ścisłego zarachowania pod datą 22 stycznia 2013 r. Druki do „tworzenia” biletów wydawane są kasjerowi, co ewidencjonowane jest w książce druków. Tak otrzymany druk w momencie sprzedaży wkładany jest do drukarki zsynchronizowanej z programem do sprzedaży biletów, która zamieszcza na nim następujące dane: jeszcze raz ten sam numer jaki został nadany przez księgową, datę seansu, rodzaj biletu, cenę i numer miejsca oraz kod kreskowy; automatycznie z tak utworzonym biletem drukowany jest paragon (z drukarki fiskalnej) lub faktura VAT (z drukarki zsynchronizowanej z programem); bilet powstaje automatycznie z paragonem lub fakturą. Regulacje wewnętrzne obowiązujące w jednostce nie odnoszą się do procedury tworzenia i ewidencjonowania biletów,

c) kompletność obrotu fiskalnego oraz możliwość powiązania przychodów ze sprzedaży biletów z ilością sprzedanych biletów zapewniają dwa dokumenty: tzw. dobowy raport fiskalny oraz tzw. raport numerów biletów. Ten ostatni zawiera dane takie jak: numer biletu, cenę, rodzaj biletu (ulgowy, normalny, grupowy), datę i godzinę spektaklu, tytuł, datę i godzinę sprzedaży. W „raporcie numerów biletów” wskazana jest również ciągłość numeracji biletów. Raport numerów biletów powstaje w prowadzonym przez jednostkę programie służącym do obrotu kasowego. Raporty numerów biletów zostały wydrukowane w trakcie kontroli na prośbę inspektora. Regulacje wewnętrzne nie wskazują kto i w jaki sposób powinien weryfikować ilość sprzedanych biletów z osiągniętym z przychodami,

d) instrukcja kasowa posługuje się pojęciem tzw. „jednostki obliczeniowej”, określającej dopuszczalny limit stale lub jednorazowo przechowywanych i transportowanych wartości pieniężnych na 120-krotność przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia za ubiegły kwartał ogłoszonego przez Prezesa GUS w Monitorze Polskim. Nie wskazano o jakie przeciętne wynagrodzenie chodzi. Niemożliwe jest zatem ustalenie wartości jednostki obliczeniowej. Zgodnie z instrukcją, gdy przenoszone wartości pieniężne przekraczają 1 jednostkę obliczeniową osoba transportująca jest chroniona przez 1 pracownika ochrony. Instrukcja odnosi się również do druków ścisłego zarachowania, które faktycznie w jednostce nie występują – czeków oraz wskazuje, że obrót kasowy ewidencjonowany jest na koncie 101, podczas gdy faktycznie wykorzystywane jest w tym celu konto 100 „Kasa”,

e) ustalone w instrukcji kasowej pogotowie w wysokości 3.000 zł nie było przestrzegane, bowiem po każdorazowym sporządzeniu raportu (za okresy 10 dniowe) stan gotówki znaczenie przewyższał ustalone pogotowie kasowe,

f) druki KW „kasa wypłaci” i KP „kasa przyjmie” posiadały numery nadane przez specjalistę ds. widowni lub kasjera –osoby dokonujące operacji kasowych. W związku z tym, że wskazane osoby przyjmowały wpłaty i dokonywały wypłat z kasy na podstawie druków niemających cech druków ścisłego zarachowania, nie można przyjąć racjonalnego zapewnienia, że wszystkie operacje wpływów gotówkowych do kasy, jak również rozchodów z kasy, ujęte zostały w raporcie kasowym oraz że nastąpiło to w dacie operacji. Przeprowadzona w dniu 14 stycznia 2013 r. kontrola kasy wykazała, że drukom KP i KW w trakcie kontroli (od 2013 r.) nadano cechy druków ścisłego zarachowania –wydanie druków kasjerowi dokonywane jest przez p.o. głównego księgowego, co odzwierciedlają zapisy w prowadzonej książce druków ścisłego zarachowania (odrębnie dla KP i KW).

Analiza egzekwowania należności MOK wykazała, że do dnia zakończenia czynności kontrolnych nie podjęto zdecydowanych czynności zmierzających do wyegzekwowania należności w łącznej wysokości 3.793 zł. Należności pochodzą od 4 podmiotów z lat 2008-2011. Pani Dyrektor w złożonym wyjaśnieniu wskazała, że za te sprawy była odpowiedzialna główna księgowa. W zakresie czynności byłego głównego księgowego nadanym przez Panią Dyrektor w dniu 7 sierpnia 2000 r. nie wskazano obowiązków w zakresie egzekwowania należności. Za zobowiązujące do wszczynania czynności egzekucyjnych nie można uznać postanowienia w zakresie czynności o prawidłowym i terminowym dokonywaniu rozliczeń finansowych, który to zapis podaje Pani w oświadczeniu złożonym do protokołu kontroli jako równoznaczny z powierzeniem obowiązków dotyczących egzekucji.

Od wskazanych należności jednostka nie naliczała odsetek. Zgodnie z art. 481 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 ze zm.), w sytuacji gdy dłużnik opóźnia się ze spełnieniem świadczenia pieniężnego, wierzyciel może żądać odsetek za czas opóźnienia, chociażby nie poniósł żadnej szkody i chociażby opóźnienie było następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi. Jeżeli stopa odsetek nie została ustalona między stronami, nalicza się odsetki ustawowe (art. 481 § 2 k.c.). Zgodnie z art. 42 ust. 5 ustawy o finansach publicznych MOK jako jednostka sektora finansów publicznych jest zobowiązany do ustalania przypadających mu należności pieniężnych, w tym mających charakter cywilnoprawny, oraz terminowego podejmowania czynności zmierzających do wykonania zobowiązania przez dłużników. W trakcie kontroli dokonano przypisu odsetek na łączną kwotę1.771 zł– str. 44-45 protokołu kontroli. Ponadto nie naliczano odsetek za nieterminowo wnoszone płatności przez najemców. Kwota nienaliczonych odsetek wyniosła za 2011 r. 51,55 zł – str. 53 protokołu kontroli.

Kontrola obrotów i sald na rachunkach bankowych MOK wykazała, że jednostka posiadała dwa rachunki bankowe służące do ewidencji lokat, których łączne saldo na dzień 31 grudnia 2011 r. wynosiło 15.143,50 zł. Rachunki te służyły do przechowywania zabezpieczenia należytego wykonania umowy wpłaconego w 2007 r. przez wykonawcę remontu biblioteki. Zgodnie z umową 30% zabezpieczenia miało być zwrócone w ciągu 30 dni od daty odbioru robót (data odbioru 25 września 2007 r.), a 70% w terminie 14 dni po upływie 36 miesięcy od daty odbioru robót. W trakcie kontroli, w dniu 6 grudnia 2012 r., zamknięto rachunki lokat i zwrócono wykonawcy remontu biblioteki całość środków wraz odsetkami, tj. 15.549,46 zł – str. 29-30 protokołu kontroli.

Analiza terminowości regulowania zobowiązań wykazała, że w 2011 r. nieterminowo uregulowano zobowiązania na łączną kwotę 1.269,67 zł, mimo posiadania środków na rachunku bankowym jednostki. Analiza terminowości opłacenia zobowiązań wykazanych w księgach na dzień 31 grudnia 2011 r. wykazała, że w spośród tych zobowiązań w 2012 r. uregulowano po terminie płatności kwotę 12.279,09 zł, mimo wpływu faktur i rachunków dokumentujących zobowiązania w czasie umożliwiającym ich terminowe opłacenie. Wśród nieterminowo opłaconych zobowiązań znajdowała się teżkwota249,16 zł dotycząca wynagrodzeń 5 pracowników (opłacono w styczniu 2012 r. po kontroli Państwowej Inspekcji Pracy). Analiza wysokości środków posiadanych przez MOK na rachunku bieżącym pod kątem kwoty zobowiązań i terminów ich uregulowania wykazała, że dla terminowego opłacenia zobowiązań do czasu otrzymania środków z budżetu miasta brakowało 510,45 zł. Zgodnie z art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Odpowiedzialność za terminowe dokonywanie rozliczeń finansowych spoczywała, stosownie do zakresu czynności, na głównym księgowym – str. 17 oraz 44-47 protokołu kontroli.

W zakresie regulowania zobowiązań stwierdzono również, że na dzień 31 grudnia 2011 r. w księgach znajdowała się nadpłata w kwocie 246 zł powstała w związku z dwukrotnym opłaceniem faktury za najem sali. Nadpłatę zwrócono kontrahentowi w trakcie kontroli, w dniu 5 lutego 2013 r. – str. 48 protokołu kontroli.

Badając procedurę opracowania planu finansowego MOK na 2011 r. stwierdzono, że praktykowany w Ośrodku układ (szczegółowość) planu przychodów i kosztów nie odpowiada obowiązującym przepisom prawa. Zgodnie z regulacją zawartą w art. 30 ust. 3 ustawy o finansach publicznych plany finansowe samorządowych osób prawnych są sporządzane zgodnie z ustawami o ich utworzeniu, z uwzględnieniem przepisów ustawy o finansach publicznych. Ustawa o finansach publicznych wymaga, aby państwowe i samorządowe osoby prawne wyodrębniały w planach finansowych elementy wymienione w art. 31 ustawy, w tym między innymi stan należności i zobowiązań na początek i koniec roku (art. 31 pkt 6) oraz stan środków pieniężnych na początek i koniec roku (art. 31 pkt 7). Stan środków pieniężnych na początek roku wskazany był w planie w poz. 7 przychodów „odsetki od rachunku bieżącego, refundacja wynagrodzenia z PUP i środki na rachunku na początek roku”. Pozostałych pozycji (należności, zobowiązania oraz stan środków na koniec roku) w planie finansowym kontrolowanej jednostki nie wyodrębniono. Plany finansowe na 2012 r. i 2013 r. zawierają analogiczne braki – str. 48-50 protokołu kontroli.

Informacje, które powinny znaleźć się w planie finansowym jednostki zostały wykazane w sprawozdaniu z wykonania planu finansowego jednostki za 2011 r., o którym mowa w art. 265 pkt 2 ustawy o finansach publicznych. W sprawozdaniu podano dane o m.in. należnościach wymagalnych i niewymagalnych, zobowiązaniach wymagalnych i niewymagalnych oraz środkach na rachunku MOK na koniec roku. W zakresie sposobu prezentacji danych sprawozdanie sporządzone zostało w szczegółowości nie mniejszej niż w planie finansowym, spełniając tym samym wymagania art. 265 pkt 2 ustawy. Wykazane w nim dane w zakresie przychodów i kosztów różniły się jednak od kwot wynikających z ewidencji księgowej. Powodem tej sytuacji było m.in. dokonywanie księgowań między datą sporządzenia sprawozdania (29 lutego 2012 r.) a dniem zamknięcia ksiąg rachunkowych. Przy czym jak wykazała kontrola, część dowodów księgowych wpłynęła do jednostki przed terminem sporządzenia sprawozdania, zatem stwierdzone różnice należy uznać za spowodowane opieszałością głównego księgowego w ich księgowaniu. Sytuacja ta dotyczyła m.in. zobowiązań wymagalnych – w sprawozdaniu nie wykazano żadnych wartości, zaś wynikające z ewidencji księgowej zobowiązania wymagalne wynosiły 600,52 zł. Wśród innych rozbieżności można wskazać m.in. należności wymagalne, które wykazano w sprawozdaniu na kwotę 15.337,90 zł zamiast 6.033,06 zł (do należności wymagalnych ujęto błędnie wysokość środków na rachunku bieżącym MOK). Zobowiązania niewymagalne wykazano w sprawozdaniu w wysokości 43.715,15 zł, podczas gdy zobowiązania wynikające z kont rozrachunkowych jednostki stanowiły wartość 35.913,82 zł – str. 26-29 protokołu kontroli.

Kontrola realizacji przychodów wykazała, że jako łączną kwotę dotacji podmiotowej otrzymanej przez Ośrodek Kultury z budżetu miasta Zambrów wykazano 1.137.260 zł, z czego 165.000 zł przekazane zostało na realizację czterech imprez: „Dni Zambrowa”, „Jarmark Staroci”, „Parada Orkiestr Dętych” oraz „Pożegnanie lata” – wynikało to z uchwały budżetowej miasta na 2011 r. Kontrola wykazała, że cała kwota dotacji przyznana przez miasto ujęta została w uchwale budżetowej w par. 2480 „Dotacja podmiotowa z budżetu otrzymana przez samorządową instytucję kultury”, mimo określenia jej konkretnego przeznaczenia. W  świetle przepisów art. 127 ustawy o finansach publicznych w sytuacji przekazania beneficjentowi środków pieniężnych przeznaczonych na  sfinansowanie (lub dofinansowanie) skonkretyzowanego zadania (celu lub przedsięwzięcia) dochodzi do udzielenia dotacji celowej, a nie podmiotowej. Miejski Ośrodek Kultury otrzymane dotacje ujmował na koncie 702-6 nazwanym „Przychody z dotacji celowej dom kultury”. Na poleceniach przelewu załączanych do wyciągów bankowych, w zakresie przekazywanych z budżetu miasta kwot dotacji na realizację wymienionych wyżej imprez, zawarte były m.in. następujące opisy: Dni Zambrowa i Jarmark Staroci – 60.000 zł (polecenie przelewu z 13 maja 2011 r.), dotacja celowa na m-ąc czerwiec 2011 r. (25.000 zł polecenie przelewu z 9 czerwca 2011 r.). Wskazany sposób ujęcia dotacji w uchwale budżetowej oraz sposób przekazywania środków finansowych świadczy o nieodróżnianiu dotacji celowej od podmiotowej. Zamiar dofinansowania konkretnego zadania wiąże się z obowiązkiem zawarcia umowy o udzielenie dotacji na podstawie art. 250 ustawy o finansach publicznych oraz rozliczenia wykorzystania udzielonej dotacji.

Należy dodatkowo wskazać, że zapisy statutu MOK przewidują, iż ośrodek otrzymuje roczną „dotację celową” na prowadzenie działalności. Definicję dotacji podmiotowych zawiera art. 131 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym dotacje podmiotowe obejmują środki dla podmiotu wskazanego w ustawie – w tym przypadku w ustawie z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2012 r., poz. 406) – przeznaczone wyłącznie na dofinansowanie działalności bieżącej w zakresie określonym w tej ustawie. Jednostka samorządu terytorialnego udziela corocznie prowadzonej instytucji kultury dotacji podmiotowej na podstawie art. 28 ust. 3 pkt 1 w zw. z art. 12 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej – str. 51-52 protokołu kontroli. Stosowne uwagi w zakresie udzielania dotacji z budżetu miasta przekazałem Burmistrzowi Zambrowa odrębnym pismem.

W zakresie kosztów poniesionych na wynagrodzenia pracowników MOK, opisanych na str. 61-67 protokołu kontroli, stwierdzono, że:

a) corocznie Burmistrz przyznaje Pani Dyrektor nagrodę na podstawie pisma stanowiącego, że w związku z wnioskiem Społecznej Rady Programowej Miejskiego Ośrodka Kultury w Zambrowie przyznaję (…) nagrodę roczną w wysokości (…) bez wskazania podstawy prawnej przyznania nagrody. Uwagi w tym zakresie przekazałem Burmistrzowi odrębnym pismem,

b) jednostka nie posiada żadnego dokumentu potwierdzającego przyznanie nagrody rocznej głównej księgowej A. Raciborskiej w 2011 r. (kwota nagrody wynosiła 4.235,05 zł). W złożonym wyjaśnieniu Pani Dyrektor wskazała, że Zostało przygotowane stosowne pismo o przyznaniu nagrody rocznej i przekazane głównej księgowej. Nagroda roczna wynosiła 100% miesięcznego wynagrodzenia pomniejszonego o zwolnienia lekarskie. W chwili obecnej (…) występują duże trudności w odnajdowaniu dokumentów. Jako podstawę przyznania nagrody dla głównej księgowej w 2012 r. wskazano regulamin wynagradzania, co wynika z pisma Pani Dyrektor z dnia 24 kwietnia 2012 r. zawierającego imienną listę osób i stawki procentowe nagród. W wyjaśnieniu wskazała Pani, że Nagroda dla Głównej księgowej została przyznana na podstawie art. 10 ustawy z dnia 3 marca 2000r. o wynagrodzeniu osób kierujących niektórymi podmiotami prawnymi, co wynika z wysokości przyznanej nagrody (…)W ocenie dyrektora z racji pełnionej funkcji przez panią Raciborską oraz wysokości nagrody podstawa jej przyznania wydaję się to być oczywiste pomimo nie dokładnego wskazania podstawy prawnej. Podstawę przyznania nagrody rocznej dla Pani Dyrektor i głównego księgowego mogą stanowić jedynie przepisy art. 10 ustawy z dnia 3 marca 2000 r. o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami prawnymi (Dz. U. Nr 26, poz. 306 ze zm.). Wskazana ustawa ma zastosowanie do wynagradzania osób kierującymi samorządowymi instytucjami kultury, tj. dyrektorów i głównych księgowych, z mocy jej art. 1 pkt 3 w związku z art. 2 pkt 1 i 4. Zgodnie z art. 5 ust. 3 ustawy osobom takim może być przyznana nagroda roczna, jednakże jej przyznanie powinno nastąpić w trybie przepisów art. 10 ustawy. Z art. 10 ust. 2 ustawy wynika, że nagrodę roczną kierownikom (dyrektorom) samorządowych jednostek organizacyjnych posiadających osobowość prawną przyznaje właściwy organ na umotywowany wniosek rady nadzorczej lub innego statutowego organu nadzorczego. Przyznanie nagrody rocznej głównemu księgowemu instytucji kultury należy do kompetencji dyrektora (art. 10 ust. 3 ustawy). Przesłanki udzielenia nagrody określa art. 10 ust. 4-5 ustawy. Ponadto należy zauważyć, że zarządzeniem Nr 2/2007 postanowiła Pani o „zastąpieniu regulaminu wynagradzania przepisami rozporządzenia Ministra Kultury i Sztuki z dnia 23 kwietnia 1999 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników zatrudnionych w instytucji kultury prowadzących w szczególności działalność w zakresie upowszechniania  kultury (Dz. U. Nr 45, poz. 446 ze zm.)”. W zarządzeniu wskazała Pani, że w zakresie premii i nagród nadal obowiązywać będzie „Zakładowy regulamin funduszu nagród i premii pracowników Miejskiego Ośrodka Kultury”. Zatem podstawy przyznania nagród nie mógł stanowić regulamin wynagradzania, ponieważ na dzień przyznania nagród nie obowiązywał w MOK. Wskazanie jako podstawy przyznania nagród regulaminu wynagradzania miało miejsce również w 2011 r.,

c) dla czterech pracowników znajdujących się w przyjętej do kontroli próbie ustalenie wynagrodzenia nastąpiło z pominięciem kategorii zaszeregowania wynikających z przepisów obowiązującego wówczas rozporządzenia Ministra Kultury i Sztuki z dnia 23 kwietnia 1999 r. Dotyczyło to stanowisk głównej księgowej, starszego bibliotekarza, kierownika biblioteki i głównego instruktora plastyka. Mimo niewskazania kategorii zaszeregowania nie stwierdzono nieprawidłowej wysokości wynagrodzeń. Przepisy obecnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 3 października 2012 r. w sprawie wynagradzania pracowników instytucji kultury (Dz. U. Nr 2012, poz. 1105) nie wymagają ustalania kategorii zaszeregowania, wskazując jedynie minimalną wysokość wynagrodzenia pracowników instytucji kultury w wysokości 1.050 zł,

d) dwóch pracowników zatrudniła Pani i ustaliła wynagrodzenie na stanowiskach nieprzewidzianych przepisami rozporządzenia z dnia 23 kwietnia 1999 r., tj. informatyk i pracownik gospodarczy, zaś pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku instruktora ds. amatorskiego ruchu artystycznego ustaliła Pani wynagrodzenie w wymiarze etatu, podczas gdy przepisy rozporządzenia przewidywały dla stanowiska instruktora artystycznego stawkę godzinową. W złożonym wyjaśnieniu wskazała Pani, że faktycznie wskazane osoby otrzymały wynagrodzenia właściwe dla specjalisty ds. obsługi i konserwacji urządzeń komputerowych (informatyk) i robotnika gospodarczego (pracownik gospodarczy), a osoba zatrudniona na stanowisku instruktora ds. amatorskiego ruchu artystycznego była zatrudniona nie jako instruktor artystyczny ale jako instruktor – pracownik działalności podstawowej. Podane okoliczności nie zmieniają jednak faktu, że stanowiska pracy tych osób i sposób ustalenia wynagrodzenia nie w pełni odpowiadały przepisom rozporządzenia,

e) wbrew postanowieniom znowelizowanych przepisów ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej, w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2012 r., oraz rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 3 października 2012 r. w sprawie wynagradzania pracowników instytucji kultury – nie przewidującym możliwości tworzenia funduszu premiowego – w II połowie 2012 r. przyznała Pani premie 5 pracownikom w łącznej wysokości 4.900 zł.

Kontrola kosztów poniesionych na podróże służbowe w latach 2011-2012, której wyniki przedstawiono na str.67-68 protokołu kontroli wykazała, że:

a) jedna z delegacji Pani Dyrektor (nr 126/2011) nie została ujęta w prowadzonym rejestrze delegacji,

b) dwie delegacje (nr 8/2011 i 9/2011) dotyczące wyjazdów służbowych Pani Dyrektor przedstawiła Pani do rozliczenia po upływie 14-dniowego terminu wskazanego w zarządzeniu z dnia 1 czerwca 2011 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej. Ponadto we wskazanych poleceniach wyjazdów służbowych rozliczyła Pani dani podróży służbowych niezgodne z poleceniami wyjazdów – w delegacji nr 8/2011 rozliczono 7 czerwca zamiast 6 czerwca 2011 r., w delegacji Nr 9/2011 rozliczono 6 czerwca zamiast 7 czerwca,

c) w przypadku delegacji nr 20/2011 bilet powrotny został zakupiony w autobusie o godz. 14.39, zaś delegowany w rozliczeniu wskazał godzinę odjazdu 16.00. Faktyczna godzina odjazdu podana na bilecie budzi wątpliwości co do prawa pracownika do pobrania kwoty ½ diety w wysokości 11,50 zł,

d) rozliczenie kosztów podróży PKS dotyczących polecenia wyjazdu nr 27/2012 zostało wypełnione niezgodnie ze stanem faktycznym, ponieważ załączono bilety z 26 września 2012 r. a w rozliczeniu wpisano datę 26 października 2012 r.,

e) sześć rozliczeń kosztów podróży nie zawiera dat przedłożenia do rozliczenia, co uniemożliwia stwierdzenie terminowości ich przedłożenia według przepisów wewnętrznych,

f) dwie delegacje nie zawierały dat ich wystawienia.

W zakresie ewidencji i gospodarki składnikami majątku będącymi w posiadaniu MOK stwierdzono, że wartość nieruchomości ujętych w księgach nie odzwierciedlała stanu rzeczywistego, ponieważ w zakresie gruntów w 2003 r. dokonano rozchodowania wartości przekazanej przez Ośrodek Kultury darowizny nieruchomości w wysokości wynikającej z operatu szacunkowego, a nie według wartości ewidencyjnej. Ponadto zapisów księgowych dotyczących zamiany nieruchomości w 2009 r. pomiędzy MOK a Urzędem Miasta Zambrów dokonano poprzez ujęcie rozchodu w zaniżonej wysokości. W trakcie kontroli dokonano zapisów korygujących w ewidencji syntetycznej i analitycznej doprowadzając do rzetelności wartość ewidencyjną nieruchomości stanowiących własność MOK. Stan gruntów po korekcie wynosi 177.605,80 zł, zaś budynków 1.714.031,51 zł – str. 71-75 protokołu kontroli. W zakresie tego zagadnienia stwierdzono ponadto, że:

a) nie są stosowane zasady ewidencjonowania środków trwałych wynikające z przepisów zarządzenia w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości, ponieważ na koncie 010-7 ewidencjonowane były w 2011 r. składniki majątkowe o wartości jednostkowej od 69 zł do 2.496,04 zł, a na koncie 010-5 składniki majątkowe (przede wszystkim eksponaty zakupione dla Regionalnej Izby Historycznej) o wartości jednostkowej od 100 zł do 7.000 zł. Brak zakładowego planu kont, który określałby zasady klasyfikacji zdarzeń, uniemożliwia stwierdzenie, jakie składniki majątku podlegają ewidencjonowaniu na kontach 010-5 i 010-7.Zgodnie jednak z obowiązującymi procedurami ewidencja wszelkich przedmiotów o wartości do 500 zł powinna być prowadzona pozaksięgowo. Taka ewidencja nie była prowadzona. Ewidencja przedmiotów o wartości od 500 zł do 3.500 zł powinna ponadto być prowadzona w sposób umożliwiający identyfikację każdego przedmiotu oraz miejsca ich użytkowania. Kontrola wykazała, że jako ewidencja analityczna środków trwałych i pozostałych środków trwałych służą dwie książki inwentarzowe, z których jedna jest zatytułowana „środki trwałe” (zawiera również programy komputerowe), a druga (bez tytułu) zawiera grunty, budynki, prawo użytkowania wieczystego oraz inne składniki majątku. Nie wszystkie składniki majątku wpisane do książek mają nadane numery inwentarzowe i zawierają informacje o miejscach ich użytkowania. Taki sposób ewidencjowania środków trwałych i pozostałych środków trwałych nie pozwala na identyfikację poszczególnych składników majątku i ustalenie miejsca ich użytkowania – str. 75-76 protokołu kontroli,

b) porównanie zapisów ewidencji syntetycznej kont 010-5 i 010-7(tylko te konta wykazywały obroty) wykazało różnicę w kwocie 11.202,72 zł pomiędzy kwotą przychodu na wskazanych kontach (47.630,91 zł), a kwotą ujętą w książkach inwentarzowych (36.423,19 zł). Ponadto nie ujęto w książkach inwentarzowych rozchodu składników w kwocie 755 zł (z konta 010-7). Stan składników majątkowych na 31 grudnia 2011 r. wynikający z kont syntetycznych 010-7 i 010-5 wynosił 577.560,43 zł, zaś ksiąg inwentarzowych – 367.212 zł. Różnica 210.348,43 zł wskazuje, że niezgodności pomiędzy ewidencją syntetyczną, a analityczną istniały przed 2011 r. Brak zgodności pomiędzy kontami księgi głównej a kontami ksiąg pomocniczych stanowi naruszenie art. 16 ustawy o rachunkowości, a także art. 20 tej ustawy, zgodnie z którym do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w okresie sprawozdawczym, a podstawę zapisów stanowią dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji. Naruszenie przywołanych zasad stwierdzono również w przypadku towarów ewidencjonowanych na koncie 330. Różnica między ewidencjami wynosiła 24,50 zł – str. 76-77 protokołu kontroli.

W zakresie inwentaryzacji (str. 77-81 protokołu kontroli) stwierdzono, że ostatnią inwentaryzację środków trwałych i pozostałych środków trwałych przeprowadzono w 2008 r. na podstawie zarządzenia Pani Dyrektor z dnia 29 grudnia 2008 r. Przeprowadzona analiza dokumentacji inwentaryzacyjnej wykazała liczne nieprawidłowości, w tym:

a) arkusze spisu natury zostały wypełnione elektronicznie, podczas gdy zgodnie z przepisami wewnętrznymi dotyczącymi zasad gospodarki drukami ścisłego zarachowania arkusze spisu z natury stanowią druki ścisłego zarachowania w chwili ich wydania; numery arkuszom nadawał główny księgowy, co uniemożliwia stwierdzenie ich kompletności,

b) arkusze spisu z natury obejmowały również grunty, prawo użytkowania wieczystego oraz programy komputerowe. Zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości grunty, prawo użytkowania wieczystego oraz wartości niematerialne i prawne inwentaryzuje się drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników,

c) na arkuszach spisowych nie wskazano numerów inwentarzowych poszczególnych środków trwałych ani też pomieszczeń, w których dane środki trwałe się znajdowały i osób materialnie odpowiedzialnych za dane składniki majątku,

d) na różnych arkuszach powtarzały się te same składniki majątkowe,

e) suma sald kont służących ewidencji środków trwałych wynosiła na 31 grudnia 2008 r. 3.103.203,46 zł, podczas gdy suma wartości składników majątkowych na arkuszach spisowych wynosiła 5.916.975,49 zł (po odjęciu składników powtarzających się na kilku arkuszach wynosiła 3.150.701,78 zł).

Wyjaśnienia złożone w trakcie kontroli przez pracownika pełniącego obowiązki przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej w 2008 r. wskazują, że Faktyczny spis z natury MOK został przeprowadzony i przedstawiony głównej księgowej w celu wpisania wartości poszczególnych pozycji. Jednak nie został on zaakceptowany przez główną księgową (...)Spis został poprawiony wg wskazań głównej księgowej i w takiej formie przez nią dopiero przyjęty.

Stwierdzone w wyniku kontroli nieprawidłowości były wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych regulujących gospodarkę finansową i rachunkowość samorządowej instytucji kultury oraz nieprawidłowego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, ponosi Pani Dyrektor jako kierownik jednostki, zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych.

Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości należy do głównego księgowego. Prawa i obowiązki głównych księgowych określa art. 54 ustawy  o finansach publicznych. W okresie objętym kontrolą (do dnia 31 sierpnia 2012 r.) funkcję głównego księgowego pełniła A. Raciborska.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Uzupełnienie zakresu czynności p.o. głównego księgowego o obowiązki wskazane w części opisowej wystąpienia.

2.Zapewnienie należytego dokumentowania samooceny funkcjonowania kontroli zarządczej w MOK przez osoby zobowiązane przepisami wewnętrznymi do jej dokonania.

3. W zakresie regulacji wewnętrznych składających się na dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości i procedury kontroli zarządczej:

a) wprowadzenie stosownych postanowień dopuszczających do stosowania w jednostce program księgowy wykorzystywany do ewidencji obrotu kasowego,

b) opracowanie zakładowego planu kont określającego zasady klasyfikacji zdarzeń na poszczególnych  kontach,

c) wskazywanie prawidłowych podstaw prawnych wydania regulacji wewnętrznych,

d) kompleksowe uregulowanie zasad prowadzenia obrotu gotówkowego (fiskalnego), ze szczególnym uwzględnieniem procedury tworzenia i ewidencjonowania biletów sprzedawanych przez jednostkę (do kina i teatru),

e) uregulowanie zasad wykonywania procedur kontrolnych zapewniających weryfikację zgodności ilości sprzedanych biletów z osiągniętymi przychodami,

f) usunięcie z instrukcji kasowej zapisów niedostosowanych do faktycznych potrzeb jednostki i niemających praktycznego zastosowania, wskazanych w części opisowej wystąpienia i protokole kontroli,

g) powierzenie p.o. głównego księgowego wyraźnie określonych obowiązków w zakresie podejmowania działań zmierzających do wszczęcia postępowania egzekucyjnego wobec dłużników MOK – jeżeli, jak wskazała Pani w oświadczeniu złożonym do protokołu, za czynności te ma odpowiadać w jednostce główny księgowy.

3.Przekazanie p.o. głównego księgowego uwag dotyczących nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg i dokonywania rozliczeń finansowych, stwierdzonych w czasie pełnienia obowiązków przez poprzedniego głównego księgowego, dotyczących:

a) ewidencjonowania w księgach wyłącznie dowodów księgowych opatrzonych adnotacjami wymaganymi przepisami wewnętrznymi i pełną dekretacją,

b) zachowania chronologii zapisów w dzienniku,

c) sporządzania zestawień obrotów i sald zawierających wszystkie elementy wymagane przepisami art. 18 ust. 1 ustawy o rachunkowości,

d)rzetelnej weryfikacji sald wykazanych w księgach z dokumentami stanowiącymi podstawę zapisów, szczególnie w zakresie składników majątkowych,

e)systematycznego naliczania i ujmowania w księgach odsetek należnych MOK z tytułu nieopłacanych w terminie należności,

f) terminowego regulowania zobowiązań i wykonywania innych rozliczeń finansowych,

g) rzetelnego wykonywania formalno-rachunkowej kontroli rozliczeń kosztów podróży służbowych, mając na uwadze błędy w dokumentacji rozliczeniowej wskazane w części opisowej wystąpienia,

h) systematycznego ewidencjonowania wpływających do jednostki dowodów księgowych w celu zapewnienia rzetelnych danych do sporządzenia w terminie obowiązujących sprawozdań,

i) ewidencjonowania obrotu nieruchomościami,

j) uzgadniania danych ewidencji syntetycznej i analitycznej środków trwałych i towarów,

k) ujmowania w ewidencji bilansowej wyłącznie środków trwałych o wartości ustalonej przepisami wewnętrznymi,

l) założenie ewidencji pozaksięgowej środków trwałych o niskiej wartości, stosownie do wymagań przepisów wewnętrznych.

4. W zakresie sprawozdawczości:

a) zaprzestanie sporządzania zestawienia zmian w funduszu jednostki jako elementu sprawozdania finansowego,

b) opatrywanie sprawozdań Rb-Z i Rb-N stosownymi podpisami,

c) wykazywanie w sprawozdaniach Rb-Z i Rb-N rzetelnych danych, zgodnych z danymi ksiąg rachunkowych,

d) wykazywanie w sprawozdaniu z wykonania planu finansowego, sporządzanym na podstawie art. 265 pkt 2 ustawy o finansach publicznych, danych zgodnych z danymi ksiąg rachunkowych.

5. Zapewnienie przestrzegania ustalonej wysokości pogotowia kasowego.

6.Niezwłoczne podjęcie działań windykacyjnych w celu wyegzekwowania należności wskazanych w części opisowej wystąpienia i protokole kontroli.

7. Sporządzanie planów finansowych zawierających dane wymagane przepisami art. 31 ustawy o finansach publicznych.

8. W zakresie wynagrodzeń:

a) przyznawanie nagród rocznych dla głównego księgowego z powołaniem na przepisy ustawy z dnia 3 marca 2000 r. o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami prawnymi,

b) powoływanie obowiązujących w jednostce wewnętrznych regulacji jako podstawy nagród przyznawanych pracownikom,

c)określanie stanowisk zatrudnienia pracowników i warunków wynagrodzenia z tym związanych zgodnie z obowiązującymi przepisami,

d) zaprzestanie wypłacania pracownikom składnika wynagrodzenia określonego jako premia, mając na uwadze, że obowiązujące regulacje prawne go nie przewidują.

9.Rzetelne przeprowadzanie i dokumentowanie inwentaryzacji, w szczególności poprzez:

a) nadawanie arkuszom spisowym cech druków ścisłego zarachowania, jak tego wymagają przepisy wewnętrzne,

b) zaniechanie wskazywania w dokumentacji na przeprowadzenie inwentaryzacji gruntów, prawa użytkowania wieczystego oraz wartości niematerialnych i prawnych drogą spisu z natury,

c) zamieszczanie w arkuszach spisowych wszystkich wymaganych danych o spisywanych składnikach majątkowych,

d) zorganizowanie przeprowadzania spisu z natury w sposób wykluczający możliwość powielenia tych samych składników na różnych arkuszach spisowych.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości

Burmistrz Zambrowa

         W wyniku kontroli w ww. jednostce skierowano pismo z dnia 11 lutego 2013 roku, do organu wykonawczego:

Pan

                                                                                              Kazimierz Dąbrowski

Burmistrz Zambrowa

Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku przeprowadziła w okresie grudzień 2012 – styczeń 2013 problemową kontrolę gospodarki finansowej Miejskiego Ośrodka Kultury w Zambrowie. Wystąpienie pokontrolne wystosowane do dyrektora MOK, zawierające opis stwierdzonych nieprawidłowości i wnioski zmierzające do ich usunięcia, przekazuję do Pana wiadomości. Z ustaleń zawartych w protokole kontroli wynika również, że dla wyeliminowania niektórych spośród stwierdzonych nieprawidłowości niezbędne jest uwzględnienie przez Pana Burmistrza poniższych uwag.

Kontrola przychodów MOK wykazała, że jako łączną kwotę dotacji podmiotowej dla Ośrodka z budżetu miasta podano 1.137.260 zł, z czego 165.000 zł przekazane zostało na realizację czterech imprez: „Dni Zambrowa”, „Jarmark Staroci”, „Parada Orkiestr Dętych” oraz „Pożegnanie lata”. Cele przekazania środków wynikały z uchwały budżetowej miasta na 2011 r. Kontrola wykazała, że cała kwota dotacji przekazana przez miasto ujęta została w par. 2480 „Dotacja podmiotowa z budżetu otrzymana przez samorządową instytucję kultury”, mimo określenia konkretnego celu finansowania. W świetle przepisów art. 127 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.) przekazanie środków pieniężnych na  sfinansowanie (lub dofinansowanie) skonkretyzowanego zadania (celu lub przedsięwzięcia) posiada cechy udzielenia dotacji celowej, a nie podmiotowej. Operacje przekazania dotacji opisane były m.in. w następujący sposób: Dni Zambrowa i Jarmark Staroci – 60.000 zł (polecenie przelewu z 13 maja 2011 r.), dotacja celowa na m-ąc czerwiec 2011 r. (25.000 zł polecenie przelewu z 9 czerwca 2011 r.). Wskazany sposób ujęcia dotacji w uchwale budżetowej oraz opisywania przekazywanych środków świadczy o nieodróżnianiu dotacji celowej od podmiotowej. Zamiar dofinansowania konkretnego zadania – czyli udzielenia dotacji celowej – wiąże się z obowiązkiem zawarcia umowy o udzielenie dotacji na podstawie art. 250 ustawy o finansach publicznych, zobowiązującej MOK m.in. do rozliczenia wykorzystania otrzymanej z budżetu dotacji. Nie stwierdzono, aby z MOK zawierane były umowy o udzielenie dotacji celowej.

Należy dodatkowo wskazać, że zapisy statutu MOK przewidują, iż Ośrodek otrzymuje roczną „dotację celową” na prowadzenie działalności. Definicję dotacji podmiotowych zawiera art. 131 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym dotacje podmiotowe obejmują środki dla podmiotu wskazanego w ustawie – w tym przypadku w ustawie z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2012 r., poz. 406) – przeznaczone wyłącznie na dofinansowanie działalności bieżącej w zakresie określonym w tej ustawie. Jednostka samorządu terytorialnego udziela corocznie prowadzonej instytucji kultury dotacji podmiotowej na podstawie art. 28 ust. 3 pkt 1 w związku  z art. 12 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej.

Kontrola wynagrodzeń wykazała, że Pan Burmistrz przyznaje nagrodę roczną dyrektorowi MOK z uzasadnieniem: w związku z wnioskiem Społecznej Rady Programowej Miejskiego Ośrodka Kultury w Zambrowie przyznaję (…) nagrodę roczną w wysokości (…). Podstawa prawna przyznania nagrody nie jest podawana. Należy wskazać, że podstawę przyznania nagrody rocznej dla dyrektor MOK mogą stanowić jedynie przepisy art. 10 ustawy z dnia 3 marca 2000 r. o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami prawnymi (Dz. U. Nr 26, poz. 306 ze zm.). Wskazana ustawa ma zastosowanie do wynagradzania osób kierującymi samorządowymi instytucjami kultury, tj. dyrektorów i głównych księgowych, z mocy jej art. 1 pkt 3 w związku z art. 2 pkt 1 i 4. Zgodnie z art. 5 ust. 3 ustawy, osobom takim może być przyznana nagroda roczna, jednakże jej przyznanie powinno nastąpić w trybie przepisów art. 10 ustawy. Z art. 10 ust. 2 ustawy wynika, że nagrodę roczną kierownikom samorządowych jednostek organizacyjnych posiadających osobowość prawną przyznaje właściwy organ na umotywowany wniosek rady nadzorczej lub innego statutowego organu nadzorczego. Przesłanki udzielenia nagrody określa art. 10 ust. 4-5 ustawy.

Reasumując, dla wyeliminowania przedstawionych nieprawidłowości i uchybień niezbędne jest uwzględnienie przez Pana Burmistrza następujących kwestii:

- zaniechanie określania w uchwale budżetowej celów/zadań finansowanych w ramach kwot dotacji sklasyfikowanej jako dotacja podmiotowa,

- planowanie w uchwale budżetowej dotacji celowej dla MOK w przypadku zamiaru przekazania dofinansowania na realizację konkretnego celu/zadania, zawieranie umowy o udzielenie dotacji celowej, zawierającej elementy wskazane w art. 250 ustawy o finansach publicznych, dotyczące m.in. wymogu rozliczenia się przez MOK ze środków przekazanych na realizację konkretnego celu/zadania,

- przedłożenie Radzie Miasta projektu uchwały zmieniającej statut MOK poprzez wskazanie na finansowanie MOK z budżetu roczną dotacją podmiotową, a nie celową,

- wskazywanie podanej wyżej podstawy prawnej w pismach przyznających nagrodę roczną dyrektorowi MOK.

          Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku