Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Starostwie Powiatowym w Augustowie

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Zespół w Suwałkach

Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 20 sierpnia 2012 roku (znak: RIO.V.6001-5/12), o treści jak niżej:

Pan

Franciszek Wiśniewski

Starosta Augustowski

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej Powiatu Augustowskiego za 2011 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Starostwie Powiatowym w Augustowie na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania powiatu oraz jego jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, uchwałę budżetową, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.), dochody budżetu państwa z tytułu wykonywania przez powiat zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych ustawami, udzielanie zamówień publicznych, gospodarowanie składnikami majątkowymi oraz rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi powiatu.

Analiza obowiązujących w Starostwie Powiatowym regulacji wewnętrznych wykazała, że nie określają one zasad obiegu dowodów księgowych dokumentujących operacje dotyczące majątku trwałego, tj. OT – przyjęcie środka trwałego w używanie, PT – przekazanie środka trwałego, AT – aktualizacja wyceny środka trwałego, LT – likwidacja środka trwałego, oddanie w administrowanie środka trwałego, a ponadto także kart drogowych. Precyzyjne określenie zasad obiegu dokumentów stanowi jeden z elementów służących realizacji standardu 14 kontroli zarządczej „Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych”. Standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych ogłoszone zostały komunikatem nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 15, poz. 84) – str. 9-10 protokołu kontroli.

W zakresie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości stwierdzono, że w wykazie zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na nośnikach informatycznych wymieniono wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz). Zgodnie z art. 19 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.), wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz) sporządzają jednostki, które uprzednio nie prowadziły ksiąg rachunkowych w sposób określony ustawą; w pozostałych jednostkach rolę inwentarza spełnia zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych, sporządzane na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych – str. 17-18 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych, przeprowadzona pod kątem zgodności z przepisami ustawy o rachunkowości i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861 ze zm.), wykazała, że:

a) zapisy księgowe opatrywane były jedną datą – datą dokonania operacji gospodarczej. Pozostaje to w sprzeczności z przepisami art. 23 ust. 2 pkt 1-2 i 4 ustawy, w myśl których zapis księgowy powinien zawierać co najmniej datę dokonania operacji gospodarczej, datę dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu – jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji, a także datę zapisu – str. 19 protokołu kontroli,

b) wynik wykonania budżetu za 2010 r. przeksięgowano na konto 960 „Skumulowane wyniki budżetu” pod datą 31 grudnia 2011 r. Zgodnie z zasadami funkcjonowania konta 960, zawartymi w załączniku nr 2 do rozporządzenia, przeniesienie salda konta 961 „Wynik wykonania budżetu” na konto 960 powinno nastąpić pod datą zatwierdzenia sprawozdania z wykonania budżetu – str. 20 protokołu kontroli,

c) w księgach budżetu za 2011 r. zaewidencjonowano odsetki od zobowiązań finansowych w kwocie 5.174,61 zł, opłacone w styczniu 2012 r., stosując zapis Wn 909 „Rozliczenia międzyokresowe” – Ma 260 „Zobowiązania finansowe”. Jak wynika z ustaleń kontroli, zarówno w 2011, jak i w 2012 r. zaniechano ujmowania kosztów odsetek od zobowiązań finansowych na koncie 751 „Koszty finansowe”, przeznaczonym do ewidencji tego typu operacji zgodnie z zasadami jego funkcjonowania zawartymi w załączniku nr 3 do rozporządzenia. Operacje dotyczące zapłaty księgowano wyłącznie w ewidencji budżetu, mimo że stanowią one wydatki budżetowe. W 2011 r. tytułem odsetek od kredytów wydatkowano 297.297,54 zł, a w okresie od 1 stycznia do 30 czerwca 2012 r. – 191.383,31 zł. Nieprawidłowa ewidencja odsetek od kredytów miała wpływ na ustalenie wyniku finansowego Starostwa – str. 28-29 protokołu kontroli,

d) na koncie 226 „Długoterminowe należności budżetowe” ewidencjonowano należności zabezpieczone hipoteką przymusową, mimo że nie miały one cech należności długoterminowych w rozumieniu przepisów określających zasady sporządzania sprawozdawczości – dotyczyły one zaległości z tytułu użytkowania wieczystego. O posiadaniu cech należności długoterminowej nie decyduje sposób jej zabezpieczenia. Zgodnie z załącznikiem nr 3 do rozporządzenia konto 226 służy do ewidencji długoterminowych należności lub długoterminowych rozliczeń z budżetem. Ujmuje się na nim w szczególności długoterminowe należności ewidencjonowane w korespondencji z kontem 840 „Rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów”. Na stronie Ma konta 226 ujmuje się w szczególności przeniesienie należności długoterminowych do krótkoterminowych – na konto 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” (np. w wysokości raty należnej do zapłaty w danym roku) – str. 32-33 protokołu kontroli,

e) na koncie 240-2W „Pozostałe rozrachunki – wadia” pozostaje nierozliczone saldo w wysokości kwoty 3,74 zł dotyczące odsetek bankowych. Z ustaleń kontroli nie wynika, jakiego rodzaju wadium dotyczą odsetki. W przypadku wadium wniesionego w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego odsetki winny być zwrócone razem z kwotą wadium – art. 46 ust. 4 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawa zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.). Przepisy regulujące postępowanie w sprawie zbycia nieruchomości nie ustanawiają obowiązku zwrotu wadium wraz z odsetkami – w tym przypadku odsetki podlegają zarachowaniu na dochody budżetu – str. 34 protokołu kontroli,

f) nie były dokonywane w księgach odpisy aktualizujące należności, mimo zaistnienia podstaw dokonania odpisu określonych w art. 35b ust. 1 ustawy, co stwierdzono na podstawie analizy należności ujętych na koncie 221. Na koncie 290 „Odpisy aktualizujące należności” ujęte były wyłącznie odsetki od należności, z czego wynika, że na koncie 290 ujmowano odsetki z pominięciem należności głównej, tj. prowadzono ewidencję w sposób obowiązujący przed 2011 r. – str. 34 protokołu kontroli,

g) w dwóch przypadkach nienaliczono i nieujęto w księgach odsetek za zwłokę w regulowaniu należności z tytułu użytkowania wieczystego w łącznej wysokości 53,63 zł. Odsetki od należności winny być ujmowane w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty lub pod datą ostatniego dnia kwartału, w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału, jak to wynika z § 8 ust. 5 rozporządzenia – str. 65-66 protokołu kontroli,

h) w dwóch przypadkach błędnie wyliczono roczną wartość umorzenia. Jak wskazano na str. 104-105 protokołu kontroli roczną wartość umorzenia zawyżono o kwotę 503,19 zł, a przyczyną tego stanu rzeczy były błędy rachunkowe.

W wyniku czynności kontrolnych stwierdzono rozbieżności między danymi sprawozdania Rb-NDS za 2011 r. a ewidencją budżetu. Ustalono, że w sprawozdaniu Rb-NDS o nadwyżce/deficycie jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2011 r. w poz. C. Nadwyżka/deficyt została wykazana kwota 246.029,19 zł, która nie wynika z ksiąg rachunkowych. Saldo konta 961 na dzień 31 grudnia 2011 r. wynosiło 246.345,19 zł (różnica między sprawozdaniem a księgami 316 zł). Jak wyjaśnił Skarbnik, podczas sporządzania bilansu budżetu analizując kartoteki finansowe przeksięgowano kwotę występującego salda w wysokości 316 zł z konta 240 na konto 902 „Wydatki budżetu”, a następnie mylnie na konto 960, zamiast na konto 961, która to operacja dostosowałaby wynik roku budżetowego do faktycznej różnicy między dochodami a wydatkami – str. 21 protokołu kontroli. W efekcie naruszono wymóg zgodności danych sprawozdawczych z danymi ewidencyjnymi, wynikający z § 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103).

Kontrolą objęto sprawozdanie finansowe Starostwa jako jednostki budżetowej za 2011 r. Analiza bilansu Starostwa wykazała, że kwota 381.410,84 zł wykazana po stronie aktywów w poz. B.II.1.4 Pozostałe należności nie została pomniejszona o odpisy aktualizujące należności z tytułu odsetek w kwocie 102.244,67 zł. Wartość odpisów w kwocie 102.244,67 zł została zaś wykazana błędnie po stronie pasywów w poz. D.I.1.7 Rozliczenia z tytułu środków na wydatki budżetowe i z tytułu dochodów budżetowych. W załączniku nr 5 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont..., określającym wzór bilansu, wskazano w objaśnieniach do wzoru, że wykazane w bilansie wartości aktywów trwałych i obrotowych są pomniejszone odpowiednio o umorzenie i odpisy aktualizujące.

Ponadto w bilansie wykazano per saldo dane w zakresie rozrachunków, w wyniku czego pominięte zostały dane o nadpłatach w wysokości 556,24 zł, co było wynikiem błędnego ustalenia jednostronnego salda konta 221 w księgach rachunkowych – str. 22-23 protokołu kontroli.

Badanie procedury opracowania projektów planów finansowych jednostek organizacyjnych powiatu na 2011 r. wykazało, że Zarząd Powiatu nie przekazał kierownikowi Szkolnego Schroniska Młodzieżowego Nr 1 w Augustowie, utworzonego uchwałą Rady Powiatu z dnia 27 lipca 2005 r., informacji niezbędnych do opracowania projektu planu finansowego. Pochodną tego był brak projektu planu finansowego tej jednostki budżetowej. Z wyjaśnienia złożonego przez Zarząd Powiatu, podpisanego przez Pana Starostę i Wicestarostę, wynika, że Schronisko istnieje wyłącznie formalnie, zaś faktycznie nie funkcjonuje od 2010 r. Już w 2010 r. – jak wyjaśniono – przyjęto założenie, że Schronisko nie będzie funkcjonowało, więc nie uwzględniano go w planowaniu finansowym na 2010 oraz 2011 r. Do czasu kontroli nie zostały jednak podjęte żadne działania w celu dokonania formalnej likwidacji jednostki. W trakcie trwania kontroli, w dniu 17 lipca 2012 r., Zarząd Powiatu podjął uchwałę w sprawie przyjęcia projektu uchwały Rady Powiatu w Augustowie w sprawie likwidacji Szkolnego Schroniska Młodzieżowego Nr 1 w Augustowie – str. 38-39 protokołu kontroli.

Badając prawidłowość trybu sprzedaży i najmu nieruchomości w świetle przepisów ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 ze zm.) i ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1592 ze zm.) ustalono, że:

a) w okresie objętym kontrolą na terenie powiatu obowiązywała uchwała Nr 81/III/2007 Rady Powiatu w Augustowie z dnia 30 listopada 2007 r. w sprawie zasad nabywania, zbywania i obciążania oraz wydzierżawiania lub wynajmowania nieruchomości, a obecnie uchwała Nr 82/XIII/12 z dnia 14 lutego 2012 r. Analiza treści uchwał prowadzi do wniosku, że zakres ich regulacji nie wyczerpuje dyspozycji art. 12 pkt 8 lit. a) ustawy o samorządzie powiatowym. Od dnia 22 października 2007 r. przywołany przepis nakazuje objęcie uchwałą także zasad wydzierżawiania lub najmu nieruchomości na czas nieoznaczony. Do czasu określenia tych zasad w drodze uchwały Rady Zarząd Powiatu może zawierać umowy na czas nieoznaczony wyłącznie za zgodą Rady – str. 49-50 protokołu kontroli,

b) w 2011 r. zawierano bez zgody Rady Powiatu kolejne umowy najmu lokali użytkowych i garaży na czas oznaczony z tymi samymi podmiotami, podczas gdy łączny czas trwania najmu przekraczał 3 lata; zgodnie z art. 12 pkt 8 lit. a) ustawy o samorządzie powiatowym zgoda Rady jest wymaga dla zawarcia z tym samym podmiotem umowy także wówczas, gdy po umowie zawartej na czas oznaczony do 3 lat strony zawierają kolejne umowy, których przedmiotem jest ta sama nieruchomość – str. 50-53 protokołu kontroli,

c) zawierane umowy najmu lokali użytkowych oraz garaży na okres powyżej 3 miesięcy nie były poprzedzone sporządzeniem wykazu nieruchomości przeznaczonych do oddania w najem. Według postanowień art. 35 ust. 1 i 1b ustawy o gospodarce nieruchomościami właściwy organ (Zarząd Powiatu) sporządza i podaje do publicznej wiadomości wykaz nieruchomości przeznaczonych m.in. do oddania w najem lub dzierżawę. Obowiązek ten nie dotyczy jedynie oddania nieruchomości w najem lub dzierżawę na czas oznaczony do 3 miesięcy – str. 49-53 protokołu kontroli.

Kontrola wykazała nieprawidłowe stosowanie klasyfikacji budżetowej wydatków. Stwierdzono ujęcie w par. 2560 „Dotacja podmiotowa z budżetu dla samodzielnego publicznego zakładu opieki zdrowotnej utworzonego przez jednostkę samorządu terytorialnego” dotacji dla SP ZOZ w Augustowie na wykonanie remontu korytarza na oddziale dziecięcym i przychodni lekarza rodzinnego. Z treści umowy zawartej między stronami wynika, że dotacja miała charakter dotacji celowej, w związku z czym wydatek należało ująć w par. 2800 „Dotacja celowa z budżetu dla pozostałych jednostek zaliczanych do sektora finansów publicznych” – str. 83-84 protokołu kontroli. Zasady stosowania klasyfikacji budżetowej określa rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207 ze zm.).

W odniesieniu do planowania i realizacji wydatków majątkowych budżetu powiatu kontrola wykazała, że wydatki na pomoc finansową dotyczącą robót budowlanych o cechach remontów były traktowane jako wydatki inwestycyjne (majątkowe). Rada Powiatu w dniu 30 marca 2011 r. podjęła uchwałę w sprawie udzielenia pomocy finansowej gminie Wilków w wysokości 50.000 zł, przeznaczonej na likwidację skutków powodzi. W dniu 13 kwietnia 2011 r. zawarta została z gminą Wilków umowa w sprawie udzielenia pomocy finansowej na likwidację skutków powodzi – „Budowa drogi w Podgórzu zniszczonej w trakcie trwania akcji powodziowej”. Do umowy został następnie zawarty aneks z dnia 10 października 2011 r. zmieniający cel przeznaczenia pomocy. Określono, że przedmiotem pomocy jest „Usuwanie skutków klęski żywiołowej – odbudowa dróg zniszczonych w trakcie powodzi”. Gmina Wilków w ustalonym terminie przedstawiła sprawozdanie ze sposobu wykorzystania udzielonej pomocy. Do sprawozdania dołączono kserokopie faktur i umów zlecenia, z których wynika, że realizowane roboty polegały na przywróceniu pierwotnego stanu technicznego i użytkowego środków trwałych (dróg), zatem brak podstaw do traktowania kosztów ich finansowania jako ulepszenia środka trwałego (inwestycji) zarówno w świetle art. 3 pkt 8 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (Dz. U. z 2010 r. Nr 243, poz. 1623 ze zm.), zawierającego definicję remontu, jak i przepisów art. 31 ust. 1 ustawy o rachunkowości wskazujących, jako podstawę zwiększenia wartości początkowej środka trwałego, poniesienie nakładów na jego ulepszenie (do nakładów tych nie zalicza się kosztów remontów, jako wydatków bieżących poniesionych na odtworzenie stanu pierwotnego, w tym przy zastosowaniu wyrobów budowlanych innych niż użyto w stanie pierwotnym).

Niewłaściwe stosowanie klasyfikacji budżetowej, wpływające na wysokość wydatków bieżących budżetu, powoduje nieprawidłowości w obliczeniu indywidualnego wskaźnika spłaty zadłużenia powiatu oraz relacji dochodów bieżących do wydatków bieżących budżetu – art. 242 i 243 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.) – str. 92-93 protokołu kontroli.

W zakresie podstaw stosowanych metod ewidencji rzeczowych składników majątku obrotowego stwierdzono, że w 2011 r. kontrolowana jednostka nie prowadziła ewidencji materiałów na koncie 310 „Materiały”; w zakładowym planie kont konto to nie zostało uwzględnione. Materiały odpisywane były w koszty pod datą ich zakupu, jednakże przyjęta zasada nie wynikała z dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości. Zgodnie z art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości kierownik jednostki może zdecydować, że całość lub określone grupy materiałów będą spisywane w koszty w momencie ich zakupu. W takim przypadku pozostałość niezużytych materiałów na koniec roku podlega inwentaryzacji, wycenie i ujęciu na koncie 310. O wartość zinwentaryzowanych zapasów zmniejsza się koszty zużycia materiałów. Zarządzeniem z dnia 28 grudnia 2011 r. Pan Starosta powołał komisję inwentaryzacyjną do przeprowadzenia rocznej inwentaryzacji paliwa w samochodach. Według dokonanej wyceny wartość pozostałości paliwa (etylina, gaz) na koniec 2011 r. wyniosła 711,69 zł. W związku z faktycznie stosowaną metodą spisywania w koszty zakupionego paliwa, jednostka pod datą 31 grudnia 2011 r. powinna ująć na stronie Wn konta 310 jego wartość ustaloną w drodze inwentaryzacji zmniejszając jednocześnie o tę kwotę wartość poniesionych kosztów – str. 106 protokołu kontroli.

Kontrola zagadnień związanych z zawieraniem przez powiat porozumień z innymi jednostkami samorządu terytorialnego wykazała, że w dniu 23 lutego 2011 r. Zarząd Powiatu zawarł z miastem Augustów porozumienie w sprawie powierzenia miastu wykonywania zadania prowadzenia powiatowej biblioteki publicznej. Jak wynika z ustaleń kontroli, zawarcie porozumienia nie było poprzedzone uchwałą Rady Powiatu w sprawie powierzenia prowadzenia zadania w drodze porozumienia, wymaganą przepisami art. 12 pkt 8a w zw. z art. 5 ust. 2 ustawy o samorządzie powiatowym. W zakresie realizacji postanowień porozumienia stwierdzono, że dotacja w kwocie 5.000 zł została przekazana w pełnej wysokości 1 sierpnia 2011 r., podczas gdy zgodnie z porozumieniem miała być przekazana do 30 czerwca 2011 r. – str. 109-110 protokołu kontroli.

Stwierdzone w wyniku kontroli nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania lub błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostek sektora finansów publicznych.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Starostwa Powiatowego jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Staroście jako kierowniku jednostki, stosownie do art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz art. 35 ust. 2 ustawy o samorządzie powiatowym. Przygotowywanie projektów uchwał Rady Powiatu należy do zadań Zarządu Powiatu, stosownie do art. 32 ust. 2 pkt 1 ustawy o samorządzie powiatowym.

         Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości należy do Skarbnika Powiatu i głównego księgowego Starostwa, zgodnie z art. 54 ustawy o finansach publicznych oraz postanowieniami zakresów czynności.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Dokonanie zmian w treści przepisów wewnętrznych składających się na procedury kontroli zarządczej i dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości, poprzez:

a) uregulowanie zasad obiegu kart drogowych i dowodów dokumentujących operacje dotyczące środków trwałych,

b) usunięcie postanowień przewidujących prowadzenie wykazu składników aktywów i pasywów (inwentarza) jako elementu ksiąg rachunkowych,

c) określenie metody ewidencji rzeczowych składników aktywów obrotowych, stosownie do art. 17 ust. 2 ustawy o rachunkowości,

d) wprowadzenie konta 310 do zakładowego planu kont Starostwa jako jednostki budżetowej.

2. Zobowiązanie Skarbnika i głównego księgowego Starostwa do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) opatrywania zapisów księgowych datami zgodnie z przepisami art. 23 ust. 2 pkt 1-2 i 4 ustawy o rachunkowości,

b) przeksięgowywanie wyniku budżetu na konto 960 pod data zatwierdzenia sprawozdania z wykonania budżetu;

c) ewidencjonowanie kosztów odsetek od kredytów i pożyczek na koncie 751 w ewidencji Starostwa jako jednostki budżetowej,

d) wyksięgowanie z konta 226 na konto 221 kwot zaległości z tytułu użytkowania wieczystego, mając na uwadze, że sposób zabezpieczenia należności nie ma wpływu na jej długoterminowy lub krótkoterminowy charakter,

e) wyjaśnienie salda odsetek od wadiów pozostającego na koncie 240-2W,

f) ujmowanie na koncie 290 odpisu aktualizującego należności główne o nikłym prawdopodobieństwie ściągalności, mając jednocześnie na uwadze, że według obowiązujących od 2011 r. zasad ewidencji odpis aktualizujący odsetki za nieterminowe płatności może być ujęty w księgach wyłącznie przy stwierdzeniu istnienia jednej z przesłanek dokonania odpisu, spośród wymienionych w art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości, co powoduje w praktyce, że odpis aktualizujący odsetki powiązany jest z jednoczesnym odpisem należności głównej, od której odsetki są naliczane,

g) naliczanie odsetek od nieterminowo regulowanych należności i ujmowanie ich w księgach na koniec każdego kwartału,

h) zwiększenie nadzoru nad prawidłowością naliczania umorzenia,

i) ustalanie dwustronnych sald kont rozrachunkowych, mając na uwadze rzetelną prezentację danych dotyczących należności i zobowiązań jednostki w ewidencji i bilansie.

3. W zakresie sprawozdawczości:

a) dołożenie większej staranności w zakresie zgodności danych sprawozdawczych z ewidencją księgową,

b) wykazywanie w bilansie należności w kwocie pomniejszonej o dokonane odpisy aktualizujące, z jednoczesnym podaniem wartości odpisu w informacjach uzupełniających do bilansu.

4. W zakresie wynajmowania i wydzierżawiania nieruchomości:

a) przedłożenie Radzie Powiatu projektu uchwały określającej zasady wydzierżawiania lub najmu nieruchomości na czas nieoznaczony; do czasu określenia zasad zawieranie tego typu umów wyłącznie za zgodą Rady,

b) zawieranie z tymi samymi kontrahentami kolejnych umów na okres do 3 lat, dotyczących tej samej nieruchomości, po uzyskaniu zgody Rady Powiatu, jeżeli łączny czas trwania najmu lub dzierżawy przekracza 3 lata,

c) zapewnienie sporządzania i upubliczniania wykazów nieruchomości przeznaczonych do oddania w najem lub dzierżawę w przypadkach określonych przepisami art. 35 ust. 1 i 1b ustawy o gospodarce nieruchomościami.

5. Zapewnienie prawidłowego klasyfikowania wydatków, mając w szczególności na uwadze aby zadania stanowiące remont w rozumieniu przepisów Prawa budowlanego i nie zwiększające wartości środka trwałego w rozumieniu ustawy o rachunkowości nie były planowane i finansowane jako wydatki inwestycyjne.

6. Zawieranie porozumień w sprawie powierzenia prowadzenia zadań powiatu innej jednostce samorządu terytorialnego na podstawie uchwały Rady Powiatu podjętej zgodnie z art. 12 pkt 8a w zw. z art. 5 ust. 2 ustawy o samorządzie powiatowym.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku

Zespół w Suwałkach

W wyniku złożonych przez Starostę Powiatu Augustowskiego zastrzeżeń do wniosków pokontrolnych Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku podjęło uchwałę nr 3659/12 z dnia 21 września 2012 r.:

UCHWAŁA Nr 3659/12

z dnia 21 września 2012 r.

                 Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

                 w składzie:

                  Przewodniczący:       Stanisław Srocki

                  Członkowie:             Bogusław Dębski

                                               Katarzyna Gawrońska

Agnieszka Gerasimiuk

Danuta Kubylis

Aleksander Piszczatowski

Dariusz Renczyński

Joanna Salachna

Marcin Tyniewicki

Maria Wasilewska

Na podstawie art.18 ust.1 pkt 5 a ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity Dz.U. z 2001r. Nr 55, poz.577 ze zm.)

po rozpatrzeniu zastrzeżeń wniesionych w trybie art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych przez Starostę Powiatu Augustowskiego do wniosku nr 5
zawartego w wystąpieniu pokontrolnym Regionalnej Izby Obrachunkowej
w Białymstoku z dnia 20 sierpnia 2012 r., wydanego w wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej Powiatu Augustowskiego

postanawia

- uwzględnić zastrzeżenia do wniosku pokontrolnego nr 5

Uzasadnienie

         Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku przeprowadziła w Starostwie
Powiatowym w Augustowie, w okresie od 24 maja do 30 lipca 2012 r., kompleksową kontrolę gospodarki finansowej Powiatu Augustowskiego za okres 2011 roku i inne wybrane okresy. Ustalenia kontroli zostały zawarte w protokole kontroli podpisanym w dniu 30 lipca 2012 r.

         Na podstawie wyników kontroli Izba skierowała do Starosty Powiatu Augustowskiego wystąpienie pokontrolne z dnia 20 sierpnia 2012 r. (RIO.V.6001-5/12), zawierające m.in. opis stwierdzonych nieprawidłowości oraz wnioski zmierzające do ich usunięcia i usprawnienia badanej działalności. Starostwa Powiatu Augustowskiego, pismem z dnia 5 września 2012 r. (FB.3021.68.2012), wniósł zastrzeżenie do wniosku nr 5 „Zapewnienie prawidłowego
klasyfikowania wydatków, mając w szczególności na uwadze aby zadania stanowiące remont w rozumieniu Prawa budowlanego i nie zwiększające wartości środka trwałego w rozumieniu ustawy o rachunkowości nie były planowane i finansowane jako wydatki inwestycyjne”,
 zarzucając błędną wykładnię i niewłaściwe zastosowanie prawa w zakresie oceny wydatku tytułem pomocy finansowej na rzecz gminy Wilków jako wydatku bieżącego a nie
inwestycyjnego, przedstawiając jednocześnie pismo otrzymane z gminy Wilków wskazujące na inwestycyjny cel pomocy finansowej udzielonej przez powiat.

         Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku zważyło, co następuje:

         Zastrzeżenie złożone przez Starostę Powiatu Augustowskiego zasługuje na uwzględnienie. Jak wynika z treści pisma Starosty oraz pisma gminy Wilków do niego dołączonego, w przedmiotowym przypadku dotacja została przeznaczona na roboty mające charakter odbudowy dróg zniszczonych podczas powodzi, a zatem nie był to wydatek o cechach remontu. W konsekwencji dotację należało zaliczyć do wydatków majątkowych. Pojęcia remontu i odbudowy obiektu zostały rozróżnione przepisami ustawy z dnia 11 sierpnia 2011 r. o szczególnych zasadach odbudowy, remontów i rozbiórek obiektów budowlanych zniszczonych lub uszkodzonych w wyniku działania żywiołu (Dz. U. Nr 92, poz. 597 ze zm.). Odbudowę należy traktować równoznacznie z budową obiektu budowlanego.

Z przedstawionych względów, Kolegium Izby orzekło jak w sentencji.

Przewodniczący Kolegium

Stanisław Srocki

Otrzymuje:

Starosta Powiatu

Augustowskiego