Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Zespole Szkół Zawodowych w Sokółce

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 13 marca 2012 roku (znak: RIO.I.6002-2/12), o treści jak niżej:

Pan

Grzegorz Zalewski

Dyrektor Zespołu Szkół

Zawodowych w Sokółce

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za okres 2011 r., przeprowadzonej w Zespole Szkół Zawodowych w Sokółce na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach  obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto zagadnienia organizacyjne Zespołu Szkół Zawodowych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, księgowość i sprawozdawczość, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, plan finansowy i jego wykonanie, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.), gospodarkę składnikami majątku, inwentaryzację, rozliczenia z budżetem powiatu.

Przez część okresu objętego kontrolą, do 31 sierpnia 2011 r., funkcję dyrektora Zespołu Szkół Zawodowych pełnił Jan Zabłudowski.

W zakresie prowadzenia rachunkowości Zespołu stwierdzono, że obowiązujące w jednostce przepisy wewnętrzne określające przyjęte zasady rachunkowości nie przewidywały prowadzenia dzienników częściowych, grupujących operacje według ich rodzaju. Faktyczne prowadzenie dzienników częściowych odbywało się zaś z naruszeniem art. 14 ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.), ponieważ nie były sporządzane zestawienia obrotów dzienników częściowych za okresy sprawozdawcze. Zestawienia obrotów dzienników częściowych powinny być sporządzane za każdy miesiąc, aby umożliwić realizację dyspozycji art. 18 ust. 1 ustawy o rachunkowości, wymagającego uzgodnienia miesięcznych zestawień obrotów i sald z obrotami zestawienia obrotów dzienników częściowych – str. 8-9 protokołu kontroli.

Kontrola prowadzenia ksiąg rachunkowych, przeprowadzona pod kątem zgodności z przepisami ustawy o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861 ze zm.), wykazała ponadto, że:

a) do ewidencji rozrachunków z tytułu pożyczek z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych nieprawidłowo wykorzystywano konto 240 „Pozostałe rozrachunki” zamiast konta 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”, właściwego zgodnie z zasadami jego funkcjonowania określonymi w załączniku nr 3 do rozporządzenia – str. 10 protokołu kontroli,

b) dwukrotnie błędnie – z zastosowaniem technicznego zapisu ujemnego – ujęto operacje dotyczące wpływu na rachunek bieżący środków stanowiących dochody budżetowe, w wyniku czego istniała niezgodność pomiędzy obrotami strony Wn konta 130-1 (subkonto dochodów) i strony Ma konta 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” oraz danymi sprawozdań Rb-27S (oprócz sprawozdania rocznego, gdyż w trakcie trwania kontroli sporządzono dokument PK, na podstawie którego wystornowano błędne zapisy) – str. 11 protokołu kontroli,

c) odprowadzenie do budżetu powiatu środków pieniężnych w wysokości 300 zł, pozostających na wydzielonym rachunku dochodów i wydatków nimi finansowanych na dzień 31 grudnia 2011 r., ujęto zapisem Wn 760 „Pozostałe koszty operacyjne” – Ma 132 „Rachunek dochodów samorządowych jednostek budżetowych” oraz jednocześnie zapisem czerwonym Wn 132 – Ma 132, tj. w sposób nieprzewidziany obowiązującymi wówczas przepisami rozporządzenia; w brzmieniu obowiązującym od 16 lutego 2012 r. załącznik nr 3 do rozporządzenia przewiduje rozliczenie z budżetem pozostałości środków na wyodrębnionym rachunku jednostki za pośrednictwem konta 820 „Rozliczenie wyniku finansowego” – str. 11 protokołu kontroli,

d) błędnie ujmowano na koncie 234, w świetle zasad funkcjonowania tego konta zawartych w załączniku nr 3 do rozporządzenia, wartość zakupionego paliwa i znaczków pocztowych, a następnie rozliczenia ich zużycia. Przyjęta praktyka polegała na ewidencjonowaniu zakupu paliwa zapisem Wn 234 – Ma 101 „Kasa” oraz rozliczaniu jego zużycia zapisem Wn 401 „Zużycie materiałów i energii” – Ma 234. Na koniec 2011 r. konto 234 wykazywało saldo Wn w łącznej wysokości 367,88 zł, z czego wartość paliwa wynosiła 328,90 zł a wartość znaczków pocztowych 38,98 zł. Brak uzasadnienia dla wykazywania takich sald na koncie 234, ponieważ winno ono obrazować stan należności i roszczeń od pracowników z tytułów określonych rozporządzeniem, a nie wartość materiałów, dla uwidocznienia której właściwe jest konto 310 „Materiały” – str. 11-12  protokołu kontroli.

W zakresie sprawozdawczości budżetowej, którą zbadano pod kątem przestrzegania przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. Nr 43, poz. 247), stwierdzono następujące nieprawidłowości:

a) sprawozdanie z wykonania planu dochodów i wydatków wyodrębnionego rachunku jednostki, o którym mowa w art. 223 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.) za I półrocze 2011 r. sporządzone zostało na wzorze sprawozdania właściwym dla dochodów własnych – Rb-34, zamiast na wzorze Rb-34S określonym załącznikiem nr 25 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej (sprawozdanie roczne sporządzono na właściwym wzorze),

b) sprawozdanie Rb-N za II kwartał 2011 r. zawierało błędne dane w zakresie należności z tytułu dostaw towarów i usług. W rubryce N5.1 „pozostałe należności” wykazano sumę 11.039,22 zł, z której kwota 7.510,95 zł stanowiła należności wymagalne podlegające wykazaniu w rubryce N4.1. Zgodnie z § 13 ust. 1 pkt 5 załącznika nr 9 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych, przez wymagalne należności należy rozumieć wartość wszystkich bezspornych należności, których termin płatności dla dłużnika minął, a które nie zostały ani przedawnione ani umorzone – str. 13 protokołu kontroli.

Kontrola kasy Zespołu Szkół Zawodowych przeprowadzona 27 stycznia 2012 r. wykazała niedobór gotówki w kwocie 366,07 zł, który był spowodowany rozchodowaniem gotówki bez udokumentowania dowodami kasowymi. W wyjaśnieniu kasjer oświadczył, że w dniu 25 stycznia 2012 r. „pożyczył” gotówkę w kwocie 365 zł na zakup paczek dzieciom na choinkę szkolną zorganizowaną przez szkołę, w/w kwotę pobrano, gdyż źle zostały policzone dzieci do paczek pracowników; pani Cz. Turowska zmuszona była dokupić brakujące artykuły do paczek noworocznych; pożyczyłam więc pieniądze z kasy ponieważ nie było już Dyrektora, aby podpisać czek do podjęcia gotówki z banku. Fakt „pożyczenia” pieniędzy z kasy na zakup paczek w kwocie 365 zł potwierdziła Cz. Turowska, która w swym wyjaśnieniu oświadczyła ponadto, iż zabrakło zaliczki, którą otrzymałam wcześniej na zakup paczek dzieciom pracowników. Do zaliczki nie ujęto dzieci pracownika, który przyszedł do pracy w 2011 r. Po dokonaniu zakupów okazało się, iż zabrakło 146,07 zł do artykułów przeznaczonych na paczki, a kwotę 219,64 zł przeznaczyłam na zakup ręczników jednorazowych i papieru toaletowego. Złożone wyjaśnienia nie znalazły potwierdzenia w okazanej dokumentacji z uwagi na fakt pobrania gotówki na przedmiotowe wydatki już po przeprowadzeniu kontroli kasy – środki w wysokości 146,08 zł i 219,64 zł wypłacono z kasy Cz. Turowskiej 30 stycznia 2012 r. jako rozliczenie zaliczki (kwota 146,08 zł została pobrana w tym samym dniu czekiem) i zapłatę faktury za zakup ręczników i papieru (219,64 zł). W dniu 31 stycznia 2012 r. odprowadzono do banku kwotę 729,41 zł, w skład której wchodziła – jak stwierdzono – uzupełniona (bez udokumentowania) kwota 366,07 zł, odpowiadająca stwierdzonemu niedoborowi.

Przedstawiony stan faktyczny świadczy o nierzetelności dokumentacji obrazującej obrót kasowy oraz stanu wykazanego w księgach rachunkowych, co narusza w szczególności postanowienia art. 24 ust. 2 i ust. 5 pkt 3 ustawy o rachunkowości. Naruszono także § 7 pkt 1 instrukcji kasowej wymagający, aby wszystkie operacje kasowe były udokumentowane dowodami kasowymi oraz § 9 pkt 1 stanowiący, że wypłaty gotówki przeprowadza się na podstawie dowodów kasowych – str. 15-17 protokołu kontroli.

         Jak wykazały czynności kontrolne, do podstawy dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2010 r. wliczono bezpodstawnie nagrody przyznane przez ówczesnego dyrektora Zespołu zarówno nauczycielom, jak i pracownikom administracji i obsługi. Stosownie do art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz. U. Nr 160, poz. 1080 ze zm.), dodatkowe wynagrodzenie roczne ustala się w wysokości 8,5% sumy wynagrodzenia za pracę otrzymanego przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego, za który przysługuje to wynagrodzenie, uwzględniając wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy. Nagrody zostały wymienione w katalogu świadczeń podlegających wyłączeniu przy naliczaniu ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy, stanowiącego podstawę ustalenia prawa do „trzynastki” – § 6 pkt 8 w zw. z § 14 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. Nr 2, poz. 14 ze zm.). Z kolei w mających zastosowanie wobec nauczycieli przepisach § 1 ust. 1 w zw. z § 6 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 26 czerwca 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania wynagrodzenia oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy nauczycieli (Dz. U. Nr 71, poz. 737 ze zm.) nie wymieniono nagród jako składników podlegających uwzględnieniu przy obliczaniu wynagrodzenia (ekwiwalentu) za urlop.

Z ustaleń kontroli wynika, że w 2010 r. nagrody otrzymało łącznie 7 nauczycieli w łącznej kwocie 8.138 zł oraz 11 pracowników administracji i obsługi w łącznej kwocie 3.235 zł, które uwzględniono przy obliczaniu „trzynastki” za 2010 r., a zatem zawyżenie dodatkowych wynagrodzeń rocznych wyniosło 691,73 zł ogółem dla nauczycieli i 274,97 zł ogółem dla pozostałych pracowników – str. 24-26 protokołu kontroli.

Analiza realizacji przez Zespół Szkół planu finansowego wykazała przypadek przekroczenia w listopadzie 2011 r. limitu wydatków ustalonych w planie jednostki na łączną kwotę 233,50 zł. Zatwierdzenia do wypłaty dokumentów (poleceń wyjazdów służbowych), których realizacja skutkowała poniesieniem wydatków ponad limit, dokonał Pan Dyrektor i główny księgowy, za wyjątkiem delegacji Pana Dyrektora, która została zatwierdzona przez wicedyrektora. Plan finansowy w rozdz. 80130 „Szkoły zawodowe”, par. 4410 „Podróże służbowe krajowe” od 11 października 2011 r. do końca roku wynosił 500 zł. Do dnia 30 listopada 2011 r. łączne wydatki w tej podziałce klasyfikacji budżetowej stanowiły kwotę 733,50 zł (z tego w dniu 22 listopada wypłacono z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych kwotę 555,30 zł, zaś w dniu 30 listopada 123,10 zł). Zgodnie z art. 52 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych, wydatki ujęte w planach finansowych jednostek budżetowych stanowią nieprzekraczalny limit. Artykuł 44 ust. 1 pkt 3 tej ustawy stanowi zaś, że wydatki publiczne mogą być ponoszone na cele i w wysokościach ustalonych w planie finansowym jednostki sektora finansów publicznych. Także art. 254 pkt 3 ustawy wskazuje, że dokonywanie wydatków następuje w granicach kwot określonych w planie finansowym, z uwzględnieniem prawidłowo dokonanych przeniesień. W rocznym sprawozdaniu Rb-28S wykonanie jest równe kwocie planowanych wydatków, ponieważ 2 grudnia 2011 r. dokonano zrefundowania wydatków w kwocie 233,50 zł ze środków wyodrębnionego rachunku dochodów i wydatków nimi finansowanych – str. 29-30 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli udokumentowania zwrotu kosztów podróży służbowych stwierdzono, że w przypadku większości podróży, dla których jako środek lokomocji wskazano PKP, pracownicy składali pisemne oświadczenia o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania, wskazując na zaginięcie biletów. Złożenie oświadczeń o zaginięciu biletów – jako podstawy rozliczenia kosztów – pozostaje w sprzeczności z § 8a ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.). Z przywołanego przepisu wynika, że złożenie przez pracownika pisemnego oświadczenia o dokonanym wydatku jest podstawą rozliczenia kosztów jedynie w przypadku, gdy uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe. Dodatkowo należy wskazać, że stwierdzono podpisanie przez Pana Dyrektora własnego polecenia wyjazdu służbowego. Zgodnie z art. 7 pkt 3 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458 ze zm.), czynności w sprawach z zakresu prawa pracy wobec kierowników powiatowych jednostki organizacyjnych wykonuje starosta. Określenie miejsca rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej należy zaś do kompetencji pracodawcy – § 2 przywołanego wyżej rozporządzenia MPiPS z 19 grudnia 2002 r. – str. 31 protokołu kontroli.

Kontrola wydatków z tytułu odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych wykazała, że odpis dla nauczycieli za 2011 r. został zaniżony na kwotę 4.947,15 zł z powodu niewłaściwego obliczenia jego wysokości. Zasady tworzenia Funduszu dla nauczycieli określa art. 53 ust. 1 Karty Nauczyciela stanowiąc, że wysokość odpisu jest ustalana jako iloczyn planowanej, przeciętnej w danym roku kalendarzowym, liczby nauczycieli zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze zajęć (po przeliczeniu na pełny wymiar) skorygowanej w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych nauczycieli (w przeliczeniu na pełny wymiar zajęć) i 110% kwoty bazowej, o której mowa w art. 30 ust. 3 Karty Nauczyciela, obowiązującej w dniu 1 stycznia danego roku. Zgodnie z art. 13 ust. 2 ustawy budżetowej na rok 2011 z dnia 20 stycznia 2011 r. (Dz. U. Nr 29, poz. 150), kwota bazowa dla nauczycieli, stanowiąca podstawę kształtowania wysokości odpisu, wynosiła 2.446,82 zł. Odpis na Fundusz dla nauczyciela zatrudnionego w pełnym wymiarze zajęć powinien zatem wynosić 2.691,51 zł. W badanej jednostce do wyliczenia odpisu przyjęto błędnie kwotę bazową określoną w ustawie budżetowej na 2010 r., tj. w wysokości 2.286,75 zł, co dało kwotę odpisu w wysokości 2.515,43 zł.

Ostateczne zaniżenie wysokości Funduszu na 2011 r. wyniosło jednakże o kwotę 560 zł. Na zmniejszenie kwoty zaniżenia z powodu przyjęcia niewłaściwej kwoty bazowej wpłynął bowiem brak korekty w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych nauczycieli, której wymaga art. 53 ust. 1 Karty Nauczyciela – str. 32-33 protokołu kontroli.

W kontrolowanej jednostce nie zostały ustanowione pisemne procedury wyboru wykonawców zamówień publicznych o wartości poniżej 14.000 euro, do których nie mają zastosowania przepisy ustawy z  dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.). Zgodnie z zasadą wyrażoną w art. art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy o finansach publicznych, wydatki publiczne powinny były być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad: uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Wewnętrzne procedury winny zapewniać właściwe udokumentowanie przestrzegania tej zasady przy zlecaniu odpłatnych dostaw, robót i usług. Analiza okazanej dokumentacji nie wskazuje, aby jakakolwiek procedura (zwyczajowa, nieregulowana w formie pisemnej) była w tym zakresie stosowana – str. 6, 31 oraz 33-34 protokołu kontroli.

         W wyniku badania dochodów i wydatków realizowanych za pośrednictwem wyodrębnionego rachunku, o którym mowa w art. 223 ustawy o finansach publicznych, stwierdzono, że gromadzone były na nim m.in. dochody z najmu pomieszczeń dla 8 podmiotów oraz z dzierżawy placu szkolnego dla Ośrodka Szkolenia Kierowców „RENOMA”. Dochody z tego tytułu w 2011 r. wyniosły 49.055,56 zł. Każda z umów zawarta została na okres 3 lat. Gromadzenie dochodów z tytułu tych umów pozostawało w sprzeczności z § 1 ust. 1 pkt 3 uchwały Nr XXXIV/301/10 Rady Powiatu Sokólskiego z dnia 15 października 2010 r. w sprawie określenia dochodów gromadzonych na wydzielonym rachunku przez powiatowe jednostki budżetowe, prowadzące działalność określoną w ustawie z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty, z którego wynika, że źródłem dochodów gromadzonych przez Zespół Szkół mogą być opłaty za jednorazowy wynajem pomieszczeń szkolnych oraz sprzętu szkolnego. Nadto należy dodać, że czynsz dzierżawny nie został w ogóle wymieniony jako źródło dochodów podlegających gromadzeniu na wyodrębnionym rachunku. W złożonym wyjaśnieniu wskazał Pan, że fakt zawarcia umów najmu i dzierżawy był znany Zarządowi Powiatu, ponieważ umowy były zawierane na podstawie zgody Zarządu. W odrębnym piśmie skierowanym do Zarządu Powiatu Sokólskiego wskazałem na stwierdzoną nieprawidłowość oraz podjęcie stosownych działań w celu jej wyeliminowania – str. 36-37 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości ustalania dochodów z przywołanych wyżej umów najmu i dzierżawy wykazała, że w przypadkach opóźnienia w regulowaniu należności nie naliczano odsetek ustawowych. Łącznie w 2011 r. nie zostały naliczone odsetki na kwotę 50,20 zł. Należy ponadto wskazać, że określany w wystawianych fakturach termin płatności należności w stosunku do części najemców pozostawał w sprzeczności z postanowieniami umów, przewidującymi uiszczanie czynszu do 10 dnia miesiąca – str. 37-40 protokołu kontroli.

Stwierdzone uchybienia i nieprawidłowości były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostek budżetowych oraz nieprawidłowego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Panu Dyrektorze, jako kierowniku jednostki, zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych.

Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, stosownie do ustalonego zakresu czynności, należy do głównego księgowego. Prawa i obowiązki głównych księgowych określa art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Uwzględnienie w dokumentacji opisującej przyjęte w Zespole zasady rachunkowości faktu prowadzenia dzienników częściowych, ze wskazaniem na zasady kwalifikowania operacji do poszczególnych dzienników częściowych.

2. Zobowiązanie głównego księgowego do wyeliminowania nieprawidłowości i uchybień w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) sporządzanie miesięcznych zestawień obrotów dzienników częściowych,

b) ewidencjonowanie rozrachunków z tytułu pożyczek z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych na koncie 234,

c) zaniechanie stornowania operacji dotyczących wpływu dochodów budżetowych na rachunek bieżący,

d) ewidencjonowanie rozliczenia z budżetem środków pozostających 31 grudnia na wyodrębnionym rachunku dochodów i wydatków nimi finansowanych z wykorzystaniem konta 820,

e) zaniechanie ewidencjonowania na koncie 234 rozliczenia zużycia i stanu rzeczowych składników aktywów obrotowych, mając na uwadze, że ustalony w drodze inwentaryzacji stan materiałów winien być uwidoczniony na koncie 310,

f) naliczanie odsetek za nieterminowe regulowanie należności z tytułu czynszu; ujęcie w księgach odsetek należnych za 2011 r. w łącznej wysokości 50,20 zł.

3. W zakresie sprawozdawczości budżetowej:

a) stosowanie obowiązujących wzorów sprawozdań,

b) wykazywanie należności wymagalnych z tytułu dostaw towarów i usług w rubryce N4.1. sprawozdania Rb-N.

4. Podjęcie zdecydowanych działań dyscyplinujących wobec kasjera i wzmożenie nadzoru nad wykonywaniem przez niego obowiązków, mając na uwadze ustalony podczas kontroli niedobór gotówki w kasie.

5. Zaniechanie uwzględniania przy naliczaniu dodatkowego wynagrodzenia rocznego nagród wypłaconych pracownikom. Wystąpienie do pracowników o dobrowolny zwrot nadpłaconych kwot dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2010 r.

6. Ponoszenie wydatków w granicach limitów określonych w planie finansowym jednostki dla danego rodzaju wydatków.

7. W zakresie podstaw odbywania podróży służbowych i rozliczania ich kosztów:

a) zobowiązanie pracowników odbywających podróże służbowe do dokumentowania poniesionych kosztów podróży zgodnie z wymogami § 8a pkt 3 rozporządzenia MPiPS z 19 grudnia 2002 r.,

b) odbywanie przez Pana Dyrektora podróży służbowych na podstawie poleceń wyjazdu służbowego wystawionych przez Starostę Sokólskiego.

8. W zakresie wydatków z tytułu odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych:

a) przyjmowanie właściwej kwoty bazowej przy naliczaniu odpisu na Fundusz dla nauczycieli,

b) korygowanie w końcu roku odpisu na Fundusz dla nauczycieli do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych nauczycieli,

c) zwiększenie odpisu dla nauczycieli na 2012 rok o kwotę 560 zł, odpowiadającą zaniżeniu odpisu na Fundusz w 2011 roku.

9. Opracowanie pisemnych procedur wyłaniania wykonawców zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 14.000 euro.

10. Wyeliminowanie rozbieżności między postanowieniami umów najmu a wystawianymi najemcom fakturami w zakresie terminu płatności czynszu.

11. Odprowadzanie do budżetu powiatu zrealizowanych dochodów z umów najmu, nie mających charakteru jednorazowego, oraz umów dzierżawy do czasu ewentualnej zmiany uchwały Rady Powiatu Sokólskiego, określającej tego rodzaju wpływy jako źródła dochodów gromadzone na wyodrębnionym rachunku.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

         W wyniku kontroli w ww. jednostce skierowano pismo z dnia 13 marca 2012 roku, do organu wykonawczego:

Zarząd

Powiatu Sokólskiego

         Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku przeprowadziła w okresie styczeń-luty 2012 r. problemową kontrolę gospodarki finansowej Zespołu Szkół Zawodowych w Sokółce. W załączeniu przekazuję wystąpienie pokontrolne skierowane do dyrektora ZSZ, zawierające opis stwierdzonych nieprawidłowości i wnioski zmierzające do ich usunięcia. Z ustaleń zawartych w protokole kontroli ZSZ wynika również, że wyeliminowanie niektórych nieprawidłowości wymaga podjęcia stosownych czynności przez Zarząd Powiatu.

Badając wydatki na wynagrodzenia nauczycieli stwierdzono, że na podstawie załącznika nr 1 do uchwały Nr XXXVIII/301/06 Rady Powiatu Sokólskiego z dnia 28 kwietnia 2006 r. w sprawie zasad udzielania i rozmiaru zniżek tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć dydaktycznych, wychowawczych i opiekuńczych dla dyrektorów i wicedyrektorów oraz nauczycieli pełniących inne stanowiska kierownicze w szkołach…, dyrektorowi ZSZ obniżono obowiązkowy wymiar godzin dydaktycznych do 5 godzin tygodniowo, zaś wicedyrektorowi do 10 godzin tygodniowo. Z postanowień § 5 załącznika nr 1 do uchwały Rady Powiatu wynika, że nauczycielom pełniącym stanowiska kierownicze w szkołach można przydzielić godziny ponadwymiarowe w wymiarze nieprzekraczającym 6 godzin tygodniowo.

Przepisy art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.) przewidują możliwość pracy nauczyciela w godzinach ponadwymiarowych, których liczba nie może przekroczyć ¼ tygodniowego obowiązkowego wymiaru zajęć; przydzielenie nauczycielowi większej liczby godzin ponadwymiarowych może nastąpić wyłącznie za jego zgodą, jednak w wymiarze nieprzekraczającym ½ tygodniowego obowiązkowego wymiaru zajęć. W świetle przywołanych przepisów postanowienia uchwały dopuszczające realizację 6 godzin ponadwymiarowych (przy obniżeniu obowiązkowego wymiaru do 5 i 10 godzin) nie znajdują umocowania prawnego. Należy wskazać, że przyznanie nauczycielowi na stanowisku kierowniczym 6 godzin ponadwymiarowych nie naruszałoby postanowień art. 35 ust. 1 Karty Nauczyciela tylko wówczas, gdyby obowiązkowy wymiar godzin nauczania nie był niższy niż 12. W opisywanym przypadku najwyższy wymiar godzin (po obniżeniu) wynosi 10. Może to skutkować przyznaniem godzin ponadwymiarowych w liczbie najwyżej 5. Przepisy Karty Nauczyciela w art. 35 regulują kompleksowo zagadnienie dopuszczalnej liczby godzin ponadwymiarowych. W ustawie brak delegacji dla organu prowadzącego do odmiennego regulowania limitu godzin ponadwymiarowych.

Na podstawie arkusza organizacyjnego ZSZ na rok szkolny 2011/2012 ustalono, że dyrektorowi w ogóle nie przydzielono godzin ponadwymiarowych, zaś średnia godzin ponadwymiarowych wicedyrektora ustalona została na 5,3 godziny i była w tym wymiarze realizowana w praktyce.

W wyniku badania dochodów i wydatków realizowanych przez ZSZ za pośrednictwem rachunku wyodrębnionego na podstawie przepisów art. 223 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.) stwierdzono, że gromadzone są na nim m.in. wpływy z najmu pomieszczeń szkolnych dla 8 podmiotów oraz dzierżawy placu szkolnego dla Ośrodka Szkolenia Kierowców „RENOMA”. Każda z umów została zawarta na okres 3 lat (niektóre z nich stanowiły kolejne umowy na czas oznaczony z tymi samymi kontrahentami). Dochody z tego tytułu w 2011 r. wyniosły 49.055,56 zł. Z ustaleń kontroli wynika, że przyjmowanie wpływów z tych umów na wyodrębniony rachunek pozostaje w sprzeczności z § 1 ust. 1 pkt 3 uchwały Nr XXXIV/301/10 Rady Powiatu Sokólskiego z dnia 15 października 2010 r. w sprawie określenia dochodów gromadzonych na wydzielonym rachunku przez powiatowe jednostki budżetowe, prowadzące działalność określoną w ustawie z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty, z którego wynika, że źródłem dochodów gromadzonych przez ZSZ mogą być opłaty za jednorazowy wynajem pomieszczeń szkolnych oraz sprzętu szkolnego. Wpływy z umów dzierżawy nie zostały zaś w ogóle wymienione jako źródło dochodów gromadzonych na wyodrębnionym rachunku. W złożonym wyjaśnieniu dyrektor ZSZ wskazał m.in.: umowy najmu są zawierane na okres 3 lat i każdą poświadczoną kopię umów przekazujemy do Starostwa Powiatowego w Sokółce. Przy kontynuacji umów z dotychczasowymi najemcami występowaliśmy z pismem do Zarządu Powiatu z dnia 17 listopada 2011 r. o pozwolenie na zawarcie kolejnych umów na okres 3 lat. Zarząd Powiatu wydał zgodę na wynajem pomieszczeń na rzecz dotychczasowych najemców pismem z dnia 22 grudnia 2010 r. Zgodnie z naszą wiedzą, wszystkie szkoły stosują taką samą praktykę zawierania umów i nigdy nie było mowy o jednorazowych umowach. Z wyjaśnienia wynika, że Zarządowi Powiatu znany jest fakt zawierania umów najmu i dzierżawy, których okres obowiązywania nie upoważnia do przypisania im cech umów jednorazowych. Mimo tego nie jest egzekwowane odprowadzanie przez ZSZ do budżetu powiatu dochodów z tytułu tych umów.

Reasumując, dla usunięcia omówionych nieprawidłowości, ustalonych podczas kontroli Zespołu Szkół Zawodowych, niezbędne jest podjęcie przez Zarząd Powiatu stosownych działań, polegających na:

a) rozważeniu przedłożenia Radzie Powiatu projektu zmiany uchwały z 28 kwietnia 2006 r., polegającej na wykreśleniu zapisu przewidującego możliwość realizacji przez nauczycieli zatrudnionych na stanowiskach kierowniczych 6 godzin ponadwymiarowych niezależnie od ustalonego im tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin,

b) egzekwowaniu od ZSZ w Sokółce odprowadzania do budżetu dochodów z umów najmu pomieszczeń szkolnych, niemających charakteru jednorazowego, oraz z umów dzierżawy albo przedłożeniu Radzie Powiatu stosownego projektu uchwały zmieniającej katalog źródeł dochodów, które jednostki oświatowe mogą gromadzić na wyodrębnionych rachunkach.

          Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku