Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Gminy Turośń Kościelna

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 26 lutego 2015 roku (znak: RIO.I.6001-16/14), o treści jak niżej:

Pan

Grzegorz Jakuć

Wójt Gminy Turośń Kościelna

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Turośń Kościelna za 2013 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Turośń Kościelna na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r. poz. 1113, ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

                   Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2014 r. poz. 191), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

Analiza zagadnień związanych z organizacją i funkcjonowaniem gminnych jednostek organizacyjnych wykazała, że Urząd Gminy Turośń Kościelna prowadzi obsługę finansowo-księgową jednostek oświatowych. Jako podstawę prowadzenia obsługi wskazano kontrolującym zarządzenie Pana Wójta z dnia 1 lutego 2011 r. wprowadzające regulamin organizacyjny Urzędu Gminy, a także porozumienia zawarte w 2011 r. przez Pana z dyrektorami szkół w sprawie prowadzenia przez Urząd ksiąg rachunkowych szkół. Nie stwierdzono jednak, aby Rada Gminy podjęła uchwałę w sprawie zorganizowania wspólnej obsługi administracyjnej i finansowej szkół w Urzędzie Gminy. Kompetencje organu prowadzącego dotyczące określenia sposobu zorganizowania wspólnej obsługi szkół przysługują Radzie Gminy, co wynika z art. 5 ust. 9 w zw. z art. 5c pkt 1 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.) – str. 4-5 i 7 protokołu kontroli.

W ramach czynności kontrolnych sprawdzono także prowadzenie rejestru gminnych instytucji kultury pod kątem przestrzegania zasad określonych rozporządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 26 stycznia 2012 r. w sprawie sposobu prowadzenia i udostępniania rejestru instytucji kultury (Dz. U. z 2012, poz. 189). Stwierdzono, że rejestr jest prowadzony prawidłowo. Jednakże przy rejestrze nie prowadzi się akt rejestrowych instytucji kultury, obejmujących dokumenty stanowiące podstawę wpisu instytucji kultury do rejestru oraz dokumenty dotyczące postępowania rejestrowego, co jest niezgodne z postanowieniami § 9 rozporządzenia – str. 5-6 protokołu kontroli.

W zakresie prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych stwierdzono naruszenie przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289), polegające na:

a) ujęciu po stronie dochodów i wydatków budżetu 2013 r. bezpodstawnie dokonanego przelewu między rachunkami bankowymi jednostki w wysokości 4.062 zł, w związku z przeniesieniem na własność gminy działki nr 584/38 o wartości 4.062 zł w zamian za nieruchomość niezabudowaną nr 584/41 o wartości 7.191 zł. W związku z zamianą nieruchomości gmina wyraziła zgodę na dokonanie kompensaty i otrzymanie od kontrahenta środków w wysokości różnicy między wartością działek. Kontrahent dokonał płatności i tylko ta kwota powinna zostać ujęta po stronie dochodów budżetu. Dokonanie przelewu między rachunkami jednostki na kwotę 4.062 zł należy uznać za nieuzasadnione, ponieważ operacja ta nie wynika ze sposobu rozliczenia transakcji – jest zatem niezgodna z dokumentacją ją poświadczającą, przewidującą kompensatę do wysokości wzajemnych należności i opłacenie różnicy przez kontrahenta. W efekcie zawyżono dochody majątkowe gminy za 2013 r. o kwotę 4.062 zł – str. 38 protokołu kontroli. Podobny mechanizm zaobserwowano w przypadku kary umownej naliczonej wykonawcy drogi powiatowej na odcinku przejścia przez Tołcze – mimo, że zgodnie ze sporządzoną notą księgową kara w wysokości 9.230,20 zł została potrącona z faktury wykonawcy (zapłacono wykonawcy kwotę niższą o potrąconą karę, a wykonawca w związku z tym – zgodnie z treścią noty – nie wpłacał kary), kwotę 9.230,20 zł przelano z rachunku wydatków na rachunek budżetu i ujęto jako dochód budżetu – str. 114-115 protokołu kontroli,

b) nieujęciu na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” zaległości i nadpłat wynikających ze sprawozdania rocznego Rb-27 sporządzonego przez Urząd Skarbowy w Białymstoku (należności 30.577,76 zł, w tym zaległości 21.577,76 zł i nadpłata w kwocie 598 zł); mimo tego, że podane kwoty nie wynikały z ewidencji wykazano je – zgodnie ze stanem faktycznym – w sprawozdaniu jednostkowym Rb-27S sporządzonym dla budżetu i Urzędu jako jednostki budżetowej. Należy zwrócić uwagę, że stosownie do zasad funkcjonowania konta 221, zawartych w załączniku nr 3 do rozporządzenia, na koncie tym ujmuje się również należności z tytułu podatków pobieranych przez właściwe organy. Zapisy z tego tytułu mogą być dokonywane na koniec okresów sprawozdawczych na podstawie sprawozdań z ewidencji podatkowej (zaległości i nadpłaty). Jak wynika z wyjaśnienia Skarbnika pominięcie zapisu na koncie 221 było to efektem omyłki – str. 12 protokołu kontroli,

c) wykazaniu należności dotyczących podatków i opłat na koncie 221 częściowo per saldem – wbrew zasadom funkcjonowania tego konta – tj. jako saldo po stronie Wn w kwocie 243.109,79 zł i po stronie Ma 19.296,53 zł. Na podstawie ewidencji analitycznej ustalono saldo strony Wn w kwocie 243.117,78 zł i strony Ma w kwocie 19.304,52 zł; saldo należności i nadpłat zaniżono o kwotę 7,99 zł. W efekcie zaniżono aktywa i pasywa w bilansie Urzędu Gminy za 2013 r. o wskazaną kwotę – str. 14 i 17 protokołu kontroli,

d) nieznacznej rozbieżności między wydatkami wykonanymi wykazanymi w  jednostkowym sprawozdaniu Rb-28S za 2013 r. a obrotami strony Ma konta 130 „Rachunek bieżący jednostki”, które przewyższały wydatki wykonane o 62,04 zł z powodu niedokonania technicznego zapisu ujemnego dla operacji zwrotu w dniu 31 grudnia 2013 r. na rachunek budżetu naliczonych przez bank odsetek; techniczny zapis ujemny jest niezbędny dla zapewnienia czystości obrotów na koncie 130, jak to wynika z załącznika nr 3 do rozporządzenia – str. 12-13 protokołu kontroli,

e) prowadzeniu – jako ewidencji analitycznej do konta 011 „Środki trwałe” – wykazu gruntów gminnych zawierającego: nazwę obrębu, numer działki, powierzchnię w hektarach, opis użytku, powierzchnię użytkową i wartość działek ogółem. Tego rodzaju wykaz nie spełnia wymogów ustawy dotyczących ewidencji analitycznej, jako elementu ksiąg rachunkowych zawierającego zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej, ponieważ nie zawiera w swej treści zapisów księgowych, których elementy określają przepisy art. 23 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Do elementów zapisu należą takie dane jak data dokonania zapisu oraz określenie rodzaju i numeru identyfikującego dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu – str. 127 protokołu kontroli,

f) niewyksięgowaniu do czasu kontroli z konta 080 „Środki trwałe w budowie (inwestycje)” nakładów inwestycyjnych poniesionych przy realizacji przebudowy drogi powiatowej na odcinku przejścia przez Tołcze w kwocie 291.380,98 zł. Nakłady powinny być przekazane Powiatowi Białostockiemu. Inwestycja została odebrana w dniu 23 grudnia 2013 r.; podczas odbioru stwierdzono usterki określone jako niemające wpływu na bezpieczne użytkowanie drogi oraz określono termin ich usunięcia. Z wyjaśnienia Pana Wójta w sprawie nieprzekazania tych nakładów wynika, że Powyższe zadanie nie zostało zdjęte z konta 080 i nie zostało przekazane Zarządowi Powiatu Białostockiego, ponieważ do dnia dzisiejszego nie zostało w całości wykonane. Teza o niewykonaniu zadania w całości nie ma jednak uzasadnienia w świetle ustaleń między gminą a powiatem ujętych w treści umowy zawartej przez gminę Turośń Kościelna z wykonawcą. Zlecony przez gminę zakres zadania został wykonany i – jak wynika z protokołu kontroli – poniesione nakłady skutkowały powstaniem ulepszenia drogi umożliwiającego jego użytkowanie (m.in. wykonanie przebudowy nawierzchni). Wskazał Pan natomiast w wyjaśnieniu, że część chodników nie została wykonana, ponieważ powiat nie ma uregulowanego stanu prawnego w stosunku do części nieruchomości. Proces regulacji stanu prawnego ma trwać jeszcze w 2015 r. Nie zmienia to jednak faktu, że z punktu widzenia właściciela środka trwałego (powiatu) doszło do zwiększenia wartości użytkowej środka trwałego w rozumieniu art. 31 ust. 1 ustawy o rachunkowości, co zgodnie z zasadą rzetelności ksiąg powinno znaleźć odzwierciedlenie w księgach powiatu. Niezbędne dla osiągnięcia tego efektu jest przekazanie nakładów przez gminę. Nie pozostaje to w sprzeczności z zamiarem dalszego dokonywania ulepszeń drogi przez gminę, na podstawie kolejnych umów zawieranych z powiatem w sprawie udzielenia przez gminę pomocy w przebudowie tej drogi – str. 128 protokołu kontroli.

         Z ustaleń dotyczących sporządzania sprawozdań w świetle przepisów obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103) – zastąpionego od 2014 r. rozporządzeniem z dnia 16 stycznia 2014 r. (Dz. U. z 2014 r. poz. 119) – oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1773) wynika, że:  

a) w sprawozdaniu Rb-27S za 2013 r. w kolumnie „Dochody otrzymane” wykazano kwotę 16.333.640,14 zł, podczas gdy prawidłowo należało wykazać 16.349.668,12 zł; szczegółowe wyliczenie różnicy zawarto na str. 12 protokołu kontroli. Do końca 2013 r. zasady wypełniania kolumny „Dochody otrzymane” wynikały z przepisów § 3 ust. 1 pkt 5, ust. 3 pkt 4 i ust. 4 pkt 3 załącznika nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. Obecnie zasady wypełniania tej kolumny określają przepisy § 3 ust. 1 pkt 5, ust. 3 pkt 4 i ust. 4 pkt 3 załącznika nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej z dnia 16 stycznia 2014 r.,

b) w sprawozdaniu Rb-N sporządzonym według stanu na koniec 2013 r. zaniżono należności o 455,78 zł. Ustalono, że do sprawozdania nie ujęto należności z tytułu dotacji niewykorzystanej przez Niepubliczną Szkołę Podstawową w Niewodnicy w kwocie 393,96 zł i dotacji niewykorzystanej w kwocie 0,22 zł przez Stowarzyszenie Gmin Górnej Narwi, a także należności z tytułu kosztów upomnienia wynoszącej 61,60 zł – str. 13 protokołu kontroli,

c) w łącznym sprawozdaniu Rb-N według stanu na koniec 2013 r. wykazane kwoty są niezgodne ze sprawozdaniami jednostkowymi w pozycjach:

- N5. „Pozostałe należności” – wykazano kwotę 6.187,14 zł, podczas gdy ze sprawozdań jednostkowych wynika kwota 6.367,14 zł – różnica 180 zł,

- N5.1. „Należności z tytułu dostaw towarów i usług” – wykazano kwotę 3.429,32 zł, podczas gdy ze sprawozdań jednostkowych wynika kwota 3.609,32 zł – różnica również 180 zł. Podczas kontroli ustalono, że należności w kwocie 180 zł ujęte były w sprawozdaniu  Rb-34S Szkoły Podstawowej w Tołczach i na tej podstawie zostały wprowadzone do łącznego sprawozdania Rb-N, mimo że pominięte zostały w jednostkowym sprawozdaniu Rb-N tej szkoły – str. 14 protokołu kontroli. Naruszono tym samym § 4 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych, zgodnie z którym sprawozdanie łączne sporządza się na podstawie sprawozdań jednostkowych jednostek podległych i własnego sprawozdania jednostkowego.

         W wyniku kontroli dokumentów dotyczących likwidacji środków trwałych nienadających się do dalszej eksploatacji ustalono, że protokół z dnia 20 stycznia 2013 r. z oceny stanu technicznego sprzętu komputerowego znajdującego się w Urzędzie Gminy przeznaczonego do recyklingu, tj. środków trwałych na kwotę 15.188,28 zł ujętych na koncie 011 i pozostałych środków trwałych na kwotę 17.810,49 zł ujętych na koncie 013, został sporządzony i podpisany jednoosobowo przez pracownika zatrudnionego na stanowisku informatyka. W załączniku nr 5 do zarządzenia Pana Wójta z dnia 31 grudnia 2010 r. w sprawie wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości, określającym szczegółowy obieg dokumentów finansowo-księgowych, określono, iż kierownik jednostki powołuje komisję likwidacyjną do dokonania oględzin i sprawdzenia przedmiotów zużytych nienadających się do naprawy lub dalszego użytkowania i stawia wniosek o sposobie likwidacji oraz zatwierdza protokół zniszczenia. Nie zastosowano zatem przepisów wewnętrznych w tym zakresie. Jednostka posiada dowód przekazania odpadów firmie utylizującej – str. 126-127 protokołu kontroli.

W przedmiocie procedury planowania budżetowego nie stwierdzono aby podległe jednostki budżetowe opracowały plany finansowe w rozumieniu § 8 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (Dz. U. Nr 241, poz. 1616) i art. 249 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, ze zm.). Informacje o ostatecznych kwotach dochodów i wydatków tych jednostek, wynikających z uchwały budżetowej, zostały przekazane przez Pana Wójta, stosownie do art. 249 ust. 1 pkt 1 ustawy o finansach publicznych. Z okazanej dokumentacji i wyjaśnień uzyskanych od pracownika Urzędu prowadzącego księgi szkół obsługiwanych przez Urząd, a dodatkowo zatrudnionego w GOPS jako główny księgowy tej jednostki, wynika, że przekazane przez Pana kierownikom jednostek budżetowych ostateczne informacje o kwotach wydatków i dochodów były traktowane jako podstawa do prowadzenia gospodarki finansowej. Zgodnie z przywołanymi przepisami na podstawie informacji o kwotach dochodów i wydatków budżetowych przyjętych w uchwale budżetowej kierownik jednostki sporządza plan finansowy, poprzez dostosowanie projektu planu do danych wynikających z informacji – str. 24-25 protokołu kontroli.

Ustalono też, że plan finansowy instytucji kultury na 2013 r. nie zawierał wszystkich elementów wyszczególnionych w art. 31 ustawy o finansach publicznych, a mianowicie przychodów z prowadzonej działalności (jak wynika z jego konstrukcji, należy zakładać, że nie były one planowane), stanu należności i zobowiązań na początek i koniec roku oraz stanu środków pieniężnych koniec roku – str. 25 protokołu kontroli.

W zakresie dochodów z najmu lokali użytkowych czynności kontrolne wykazały, że w jednym przypadku (dotyczącym umowy z zakładem opieki zdrowotnej) zawyżono za 2013 i 2014 r. opłatę od najemcy za wodę i ścieki – odpowiednio o 2,40 zł i 2,20 zł. Najemcę obciążano miesięczną opłata ryczałtową na podstawie aneksu nr 3 z dnia 29 czerwca 2012 r. do umowy najmu z dnia 26 marca 2010 r. przy zastosowaniu stawki niezgodnej z postanowieniami uchwały Nr XIII/115/2012 Rady Gminy Turośń Kościelna z dnia 26 kwietnia 2012 r. w sprawie zatwierdzenia taryf za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków oraz uchwały Nr XXIV/199/2013 Rady Gminy z dnia 20 czerwca 2013 r. w sprawie przedłużenia czasu obowiązywania taryf za zbiorowe odprowadzanie ścieków – str. 34-35 protokołu kontroli.

Kontrola procedury zatwierdzania taryf za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków wykazała, że spółka Wodociągi Podlaskie w dniu 22 marca 2012 r. przedłożyła wniosek o zatwierdzenie taryf na okres od 1 czerwca 2012 r. do 31 maja 2013 r. Brak dowodów, aby Pan Wójt dokonał sprawdzenia taryf i weryfikacji kosztów w wykonaniu obowiązku wynikającego z art. 24 ust. 4 ustawy z dnia 7 czerwca 2001 r. o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków (Dz. U. z 2006 r. Nr 123, poz. 858 ze zm.). Mimo braku dowodów weryfikacji na etapie poprzedzającym przedstawienie wniosku Radzie, w 2013 r. zlecił Pan audyt w zakresie weryfikacji wniosku Wodociągów, na podstawie którego Rada Gminy odmówiła w dniu 28 października 2013 r. zatwierdzenia wynikających z niego taryf na okres od 1 grudnia 2013 r. do 30 listopada 2014 r. Raport audytora posiada datę 17 stycznia 2014 r. – str. 36-37 protokołu kontroli.

Badając dochody budżetowe sklasyfikowane w par. 0960 „Otrzymane spadki, zapisy i darowizny w postaci pieniężnej”, rozdz. 60016 „Drogi publiczne gminne”, ustalono, że gmina osiągnęła dochody w kwocie 13.800 zł z wpłat mieszkańców tytułem udziału finansowego w remontach dróg. Stwierdzono, że podstawą wpłat były 3 wnioski złożone przez mieszkańców w sprawie realizacji inicjatywy lokalnej. Rada Gminy podjęła w dniu 15 czerwca 2011 r. uchwałę Nr VII/55/2011 w sprawie określenia trybu i szczegółowych kryteriów oceny wniosków o realizację zadania publicznego w ramach inicjatywy lokalnej, określającą m.in. wzór wniosku. Z ustaleń kontroli wynika, że z reprezentantami mieszkańców składających wnioski nie były zawierane pisemne umowy. Zgodnie z art. 19d ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2014 r. poz. 1118, ze zm.), po uwzględnieniu wniosku mieszkańców o realizację zadania publicznego w ramach inicjatywy lokalnej, złożonego do Urzędu Gminy, Pan Wójt powinien zawrzeć na czas określony umowę o wykonanie inicjatywy lokalnej z wnioskodawcą. Ustawa nie przewiduje wzoru umowy o realizację inicjatywy lokalnej, pozostawiając swobodę jej kształtowania stronom na podstawie przepisów Kodeksu cywilnego. Niemniej jednak w umowie powinny zostać zawarte postanowienia dotyczące zobowiązania wnioskodawcy, które mogą polegać na świadczeniu pracy społecznej, na świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych (art. 19e ustawy) oraz zobowiązania gminy wobec wnioskodawcy. Z ustaleń zawartych w protokole kontroli wynika, że wysokość kwot, jaką mieli wpłacić mieszkańcy poszczególnych miejscowości uzgodniono ustnie z Panem Wójtem, mając ma uwadze wycenę nakładów robót nie niższą niż 20% kosztu realizacji inwestycji – str. 47-50 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy, badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749, ze zm.), jest Pan Wójt. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych i stwierdzono uchybienia opisane w protokole kontroli.

Badaniu poddano prawidłowość i rzetelność prezentacji danych zawartych w rocznym sprawozdaniu Rb-PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych za rok 2013. Według opisu na str. 54 protokołu kontroli w zakresie ulg i zwolnień w podatku od nieruchomości udzielonych na podstawie uchwały Radę Gminy stwierdzono zawyżenie skutków o kwotę 47.487,21 zł.

W ramach kontroli dotyczącej podatku od nieruchomości w grupie podatników – osób prawnych, sprawdzeniu poddano deklarację podatkową złożoną przez Urząd Gminy w Turośni Kościelnej. Ustalono, iż w roku 2013 kontrolowana jednostka wykazała wartość budowli związanych z działalnością gospodarczą w kwocie 22.242.855 zł. Stwierdzono, że jej częścią jest m.in. kwota 2.374.360,72 zł, na którą składają się wartości następujących obiektów: Skate Park, Kompleks Boisk Sportowych „Orlik” oraz plac zabaw dla dzieci w miejscowości Lubiejki. Są to budowle niezwiązane z działalnością gospodarczą a więc podatek w kwocie 47.487.21 zł nie powinien być za nie deklarowany. W trakcie kontroli nie można było przeprowadzić całkowitej weryfikacji zadeklarowanych przez kontrolowaną jednostkę powierzchni gruntów. Spowodowane było to brakiem historycznych danych geodezyjnych dotyczących 2013 roku oraz faktem przeprowadzenia w latach 2013-2014 przez Starostwo Powiatowe w Białymstoku odnowienia ewidencji geodezyjnej gruntów na terenie kontrolowanej gminy – str. 57 protokołu kontroli.

Ustalono również, że podatnik wymieniony na str. 57 protokołu kontroli w deklaracji podatkowej nie ujawnił działki nr …[1] o powierzchni 0,0107 ha, położonej w obrębie Pomigacze. Z wyjaśnień pracownicy referatu finansowego wynika, iż działka ta jest w użytkowaniu gminy Turośń Kościelna i znajduje się na niej przepompownia. Jednakże od 2002 r. sprawa jej własności nie została uregulowana prawnie, chociaż zapłata za nią została dokonana w dniu 8 lipca 2002 r. – kopia pisma Wójta dotycząca tej sprawy stanowi załącznik nr 4/3 do protokołu kontroli. W zakresie omawianej należności ustalono również inne jednostkowe nieprawidłowości wymienione na str. 58 protokołu kontroli.

Jak wskazuje opis na str. 60 protokołu kontroli ustalono nieprawidłowości w opodatkowaniu gruntów rolnych będących we współwłasności, naruszające art. 3 ust. 5 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U. z 2013 r. poz. 1381, ze zm.), z którego wynika, iż grunty będące we współwłasności stanowią odrębny przedmiot opodatkowania, a obowiązek podatkowy ciąży solidarnie na wszystkich współwłaścicielach (posiadaczach). Dalsza część opisu wskazuje na pojedynczy przypadek błędnego zadeklarowania przez podatnika podstawy opodatkowania w wyniku czego zawyżono podatek rolny o kwotę 28,80 zł.

W zakresie podatku leśnego od osób prawnych stwierdzono, iż w przypadku dwóch podatników nie było możliwe dokonanie pełnej weryfikacji powierzchni posiadanych przez nich w 2013 r. lasów. Spowodowane to było faktem przeprowadzenia przez Starostwo Powiatowe operacji „odnowienia gruntów”. Kontrolowana jednostka nie posiada danych historycznych z 2013 r., więc nie można było stwierdzić czy złożone przez podatnika deklaracje były prawidłowe. Kontrolowana jednostka nie posiadała również pełnej listy dzierżawców lasów będących w zasobach ANR, przez co niemożliwym było zweryfikowanie prawidłowości danych wykazanych w złożonej deklaracji podatkowej na podatek leśny przez podatnika wskazanego na str. 61 protokołu kontroli. Oznacza to, że kontrolowany organ podatkowy nie miał możliwości prowadzenia czynności sprawdzających w zakresie wynikającym z art. 272 Ordynacji podatkowej.

Natomiast w trakcie kontroli wydawanych przez organ podatkowy decyzji przyznających ulgi w spłacie podatków, w oparciu o przepisy art. 67a Ordynacji podatkowej, ustalono nieprawidłowości opisane na str. 64-65 protokołu kontroli. Przedstawiony tam opis wskazuje, iż w omawianych decyzjach, w uzasadnieniu faktycznym, brak analizy zdarzeń w kontekście ich wpływu na kondycję finansową podatnika. Ponadto nie zebrano również wszystkich dowodów, które w pełni weryfikowałyby podane przez podatników informacje. Mając na uwadze uzasadnienie prawne i sposób jego rozumienia zaprezentowany przez organ podatkowy należy stwierdzić, że nie wykazał on, iż zdarzenia opisane we wnioskach podatników miały taki wpływ na ich sytuację materialną, że zapłata podatku byłaby zagrożeniem dla ich egzystencji. Zgodnie z treścią uzasadnienia prawnego przesłanka  wskazana treścią art. 67a § 1 Ordynacji ma miejsce, gdy w wyniku tych zdarzeń podatnik znalazł się w trudnej sytuacji, której nie mógł zapobiec. Opłacenie podatku spowodowałoby dalsze, znaczące pogorszenie jego sytuacji materialnej. Tak więc organ podatkowy wydając decyzję powinien rozpatrzyć wszystkie dowody i fakty w taki sposób aby ustalić jakie konsekwencje miałoby dla podatnika opłacenie podatku. Ustalono również, że przed wydaniem decyzji przyznającej ulgę w zapłacie podatków kontrolowany organ podatkowy nie przeprowadzał postępowania podatkowego, co skutkowało brakiem materiału dowodowego potwierdzającego podnoszone we wnioskach podatników ubiegających się o ulgi fakty wskazujące na ich trudną sytuację. W tym kontekście istotne znaczenie mają wskazania art. 120 i 121 § 1 Ordynacji podatkowej, z których wynika, że organy podatkowe działają na podstawie przepisów prawa a postępowanie podatkowe powinno być prowadzone w sposób budzący zaufanie do organów podatkowych. Te dwie generalne zasady zobowiązują organ podatkowy, aby w swym działaniu dochowywał szczególnej staranności i podejmował decyzje w oparciu o materiał dowodowy, który będzie przedstawiał stan faktyczny i pozwoli na dogłębną analizę przesłanek wskazanych we wniosku. Należy zauważyć, że kontrola w sposób bezpośredni nie kwestionuje zasadności umorzenia, a jedynie sposób prowadzenia postępowania (lub jego brak), szczególnie w zakresie zebranego materiału dowodowego oraz formalno-prawnej poprawności wydawanych decyzji. Wskazać należy także na treść art. 180 Ordynacji podatkowej, z którego wynika, że jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Jeżeli przepis prawa nie wymaga urzędowego potwierdzenia określonych faktów lub stanu prawnego w drodze zaświadczenia, organ podatkowy odbiera od strony, na jej wniosek, oświadczenie złożone pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania. Z treści przywołanego artykułu wynika również, że dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej.

W trakcie kontroli prawidłowości realizacji dochodów z tytułu opłaty targowej stwierdzono, że w 2013 r. inkasenci wyznaczeni uchwałą Nr VII/46/07 Rady Gminy Turośń Kościelna z dnia 28 czerwca 2007 r. w sprawie ustalenia wysokości stawek opłaty targowej, zasad jej ustalania i poboru oraz terminów płatności, a także wprowadzenia jej poboru w drodze inkasa, określenia inkasentów i wysokości wynagrodzenia za inkaso, nie pobrali kwitariuszy przychodowych, które, mając na uwadze § 4 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planu kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U.  Nr 208, poz. 1375), powinny być wykorzystywane do poboru przedmiotowej opłaty. Należy zatem wskazać, że postępowanie inkasentów stanowi naruszenie art. 9 Ordynacji podatkowej. Zgodnie ze wskazanym przepisem inkasent jest zobowiązany do pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu. Aby inkasent mógł wykonywać obowiązki wskazane przepisem ustawy, powinien posiadać dokumenty, które zgodnie z obowiązującymi przepisami służą do udokumentowania wpłaty należności (wygaśnięcia obowiązku podatkowego). Ustalono jednocześnie, że organ podatkowy nie podjął działań mających na celu wyegzekwowanie wykonywania obowiązków przez inkasentów – str. 68-69 protokołu kontroli.

Badaniu poddano odpisy należności podatkowych, które uległy przedawnieniu w myśl art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej i ustalono, iż z końcem 2013 r. dotyczyło to kwoty 7.718,37 zł zaległych zobowiązań podatkowych z lat 2005-2007. Analizując dokumentację wytypowanych do kontroli kont (opis na str. 69-70 protokołu kontroli) stwierdzono, że w przypadku podatników o nr kont …[2] organ podatkowy nie przekazał tytułów wykonawczych do organu egzekucyjnego, ponieważ dotyczyły one osób, które nie żyją. Z dokumentacji wynika równocześnie, że stan taki miał miejsce już w momencie wydawania decyzji ustalających wysokość zobowiązania podatkowego. Postępowanie organu podatkowego w tej materii należy uznać za nieprawidłowe, ponieważ osoba zmarła nie może być stroną postępowania podatkowego. W przypadku podatników nieżyjących organ podatkowy powinien dążyć do wydania decyzji o odpowiedzialności spadkobierców za zobowiązania podatkowe spadkodawcy, stosownie do przepisów art. 100 w zw. z art. 102 Ordynacji podatkowej. Jest to możliwe po ustaleniu spadkobierców, między innymi poprzez wystąpienie do sądu, wykorzystując możliwości wynikające z  art. 1025 Kodeksu cywilnego, z wnioskiem o przeprowadzenie postępowania o stwierdzenie nabycia spadku.

W oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2014 r. poz. 1919) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U Nr 137, poz. 1541 ze zm.) a także obowiązującej w kontrolowanej jednostce instrukcji w sprawie ewidencji i poboru podatków i opłat w Gminie Turośń Kościelna, badaniu poddano prawidłowość i terminowość podejmowania działań upominawczych i egzekucyjnych. W jej wyniku ustalono, że:

- przedstawiona ewidencja upomnień jest niekompletna, ponieważ nie zostały do niej wpisane wszystkie wystawione i wysłane upomnienia. Jest to zatem naruszenie § 4 ust. 2 i 3 rozporządzenia w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, obowiązującego w kontrolowanym okresie. Mając na uwadze treść przywołanych przepisów należy wskazać, że każde wystawione upomnienie powinno znaleźć się w ewidencji z odpowiednio nadanym numerem;

- występują sporadyczne przypadki niepodjęcia działań w stosunku do dłużników, co stanowiło naruszenie § 3 ust. 1 przywołanego rozporządzenia oraz pkt 3 rozdziału „Kontrola terminowej realizacji zobowiązań podatkowych i likwidacja nadpłat” w załączniku Nr 8 do zarządzenia Pana Wójta Nr 18/10 z dnia 31 grudnia 2010 r. w sprawie wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości. Z wyjaśnień uzyskanych w trakcie kontroli wynika, że brak upomnień w większości przypadków był związany z racjonalizacją działań organu podatkowego, ponieważ kwota zaległości w poszczególnych przypadkach nie przekraczała kwoty 6 zł. Wystąpiły również przypadki niepodjęcia działań z uwagi na fakt, iż dłużnicy nie żyją, a organ podatkowy nie posiadał wiedzy o spadkobiercach. Jak już wspomniano osoby nieżyjące nie mogą być stroną postępowania podatkowego i organ podatkowy powinien dążyć do ustalenia następców prawnych, którzy przejęliby obowiązki wynikające z przepisów prawa podatkowego. Ponadto należy podjąć działania w celu doprowadzenia zapisów ewidencji podatkowej do zgodności ze stanem faktycznym i prawnym, wszczynając z urzędu postępowania w celu stwierdzenia nieważności decyzji ustalających wysokość zobowiązania podatkowego (art. 247 Ordynacji podatkowej). Działania takie pozwolą na urealnienie sald poszczególnych kont podatkowych i ewidencji księgowej;

- w przypadku podatnika wymienionego w załączniku nr 4/8 do protokołu kontroli pod poz. 9 nie wystawiono tytułu wykonawczego, co stanowi naruszenie § 5 ust. 1 rozporządzenia. Natomiast podatnikom z poz. 2 i 38 tego załącznika tytuły wystawiono po terminie wynikającym z pkt 5 instrukcji w sprawie ewidencji i poboru podatków i opłat – str. 69-73 protokołu kontroli.

Przepisy obecnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 maja 2014 r. w sprawie trybu postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (Dz. U. z 2014 r. poz. 656) określają wysokości kwoty zaległości, od której należy bezwzględnie prowadzić działania upominawcze i egzekucyjne. Z konstrukcji przepisów zawartych w ustawie i rozporządzeniu, dotyczących działań windykacyjnych, wynika, że mają być one podejmowane systematycznie i niezwłocznie, tj. w najbliższym możliwym terminie, po uzyskaniu informacji o nieopłaceniu podatku.

Dokonana kontrola zagadnień dotyczących ewidencji księgowej podatków i opłat lokalnych ujawniła przypadki poprawiania przez inkasentów długopisem zapisów na kopii kwitariuszy przychodowych – str. 77 protokołu kontroli. Stwierdzono także uchybienia dotyczące księgowania operacji księgowych (wpłat podatku) na analitycznym koncie księgowym, naruszające obowiązujące w tym zakresie zasady.

Nieprawidłowości stwierdzono również przy naliczaniu wynagrodzeń inkasentom podatków lokalnych, a polegały one na naruszeniu zasad zaokrąglania wynagrodzenia, wskazanych w art. 63 § 1 Ordynacji podatkowej – str. 79 protokołu kontroli.

Kontrola wydatków na wynagrodzenia wykazała, że Pan Wójt przyznał dodatek specjalny pracownikowi wskazanemu w protokole kontroli w związku z powierzeniem dodatkowych obowiązków służbowych, tj. za pełnienie obowiązków kierownika Referatu Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska. Dodatek specjalny został przyznany w kwocie 360 zł od 2 listopada 2012 r. do czasu zatrudnienia kierownika tego referatu. Z ustaleń kontroli wynika, że dodatek specjalny w 2013 i 2014 r. (do czasu kontroli) nie były naliczany i wypłacany pracownikowi, mimo że nadal pełni on obowiązki kierownika referatu. W 2012 r. dodatek został wypłacony za listopad i grudzień. Dodatek specjalny za 2013 r. i za okres styczeń-październik 2014 r. został wypłacony pracownikowi w dniu 31 października 2014 r. (w trakcie kontroli) w łącznej wysokości 7.920 zł. Kontrolującym okazano oświadczenie pracownika o zrzeczeniu się roszczenia o odsetki. W trakcie kontroli zwrócono się z wyjaśnieniem w sprawie niewypłacania dodatku specjalnego pracownikowi, z którego wynika, że W m-cu listopadzie i grudniu 2012 r. dodatek specjalny został wypłacony. Po zakończeniu roku w programie płacowym Qwark dane powinny zostać automatycznie prawidłowo przeniesione na nowy rok. Niestety wystąpił błąd techniczny i nie został przeniesiony na nowy rok składnik dodatku specjalnego, który jest zdefiniowany w programie jako składnik stały nie wymagający wprowadzania co miesiąc. Nie zostało to zweryfikowane przez osobę zajmującą się sporządzaniem list płac. W związku z tym powstała pomyłka i dodatek ten nie był wypłacany za okres od stycznia 2013 r. do  października  2014 r.  Pracownik po wypłacie wynagrodzenia otrzymuje pasek z wyszczególnionymi składnikami wynagrodzenia i nie zgłaszał uwag co do wysokości otrzymanej pensji – str. 83-84 protokołu kontroli.

Kontrola wydatków poniesionych na podróże służbowe w kontekście przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. 2013 r., poz. 167) wykazała uchybienia polegające na:

a) nieokreśleniu przez pracodawcę w jednym przypadku (polecenie wyjazdu służbowego nr 204) środka transportu właściwego do odbycia podróży, czym naruszono § 3 ust. 1 rozporządzenia,

b) nieokreśleniu celu wyjazdu w poleceniach wyjazdu nr 180, 186 i 184, co powoduje brak danych w zakresie służbowego charakteru podróży,

c) niewskazaniu terminu podróży służbowej (polecenie nr 182), wbrew postanowieniom § 2 rozporządzenia,

d) braku podpisu osoby zlecającej wyjazd służbowy dla Zastępcy Wójta na poleceniu wyjazdu służbowego nr 189, co sprzeciwia się § 2 rozporządzenia – str. 84-87 protokołu kontroli.

Sprawdzono również wypłacony w 2013 r. Panu Wójtowi ryczałt za używanie samochodu prywatnego w jazdach lokalnych. Z ustaleń kontroli wynika, że kwota ryczałtu za 2013 r. została zawyżona o 81,15 zł, a w okresie styczeń-październik 2014 r. o 11,82 zł, tj. łącznie o 92,97 zł. Główną przyczyną rozbieżności był fakt wpłacenia za październik 2013 r. ryczałtu obliczonego dla 300 km, podczas gdy od kwietnia 2013 r. limit kilometrów na jazdy lokalne ustalony został Panu na poziomie 150 km – spowodowało to zawyżenie ryczałtu o 104,56 zł za ten miesiąc. Poza tym kwoty należnego Panu ryczałtu zmniejszano z uwzględnieniem liczby dni roboczych w danym miesiącu, co z reguły wpływało na zaniżenie należnego ryczałtu. Zgodnie zaś z § 4 ust. 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U Nr 27, poz. 271 ze zm.), kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych. Podczas kontroli, w dniu 12 listopada 2014 r., złożył Pan oświadczenie w sprawie wyrażenia zgody na potrącenie z wynagrodzenia za listopad 2014 r. kwoty 92,97 zł odpowiadającej nadpłaconemu ryczałtowi ustalonemu przez kontrolujących – str. 87-89 protokołu kontroli.

Podczas kontroli badaniu poddano również prawidłowość stosowania procedur udzielania zamówień publicznych, określonych przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907, ze zm.). Stwierdzono, że sposób dokumentowania realizacji zamówienia na dostawę paliw płynnych nie gwarantuje w pełni jego realizacji według zasad wynikających z najkorzystniejszej oferty. Podstawą oceny ofert była cena brutto paliwa podana przez wykonawcę ze wskazaniem procentowo określonego stałego rabatu od podanej ceny. W umowie wskazano, że ceny paliwa mogą ulegać zmianom w przypadku zmiany hurtowych cen paliw u producenta – o wysokość obniżki lub podwyżki cen producenta. W praktyce jednak warunek ten nie jest weryfikowany. Z wyjaśnienia złożonego kontrolującym wynika, że cena oferty miała służyć wyłącznie porównaniu ofert na etapie wyboru wykonawcy. Przy zakupie weryfikowana jest wartość rabatu – jak wynika ze złożonego wyjaśnienia weryfikacji tej dokonuje kierowca dokonujący zakupu. Z faktur nie wynika bowiem wartość udzielonego rabatu, gdyż – jak wyjaśniono – cena uwzględnia już zastosowany rabat, o czym ma świadczyć potwierdzenie podpisem kierowcy na dokumencie W-Z odbieranym bezpośrednio po tankowaniu. Stosowany system znacząco utrudnia możliwość jednoznacznej weryfikacji, czy stosowane są warunki ustalania ceny określone w ofercie. Źródłem takiego wniosku jest nieweryfikowanie umownie określonego warunku zależności stosowanych przez dostawcę cen z cenami producenta, a także brak w dokumentacji posiadanej przez Urząd ceny przed rabatem. Jak wynika z treści protokołu kontroli i złożonych wyjaśnień „kierowcy znana była cena brutto sprzedaży paliwa widniejąca na dystrybutorze”.

         Ponadto w zakresie tego postępowania stwierdzono, że regulamin komisji przetargowej nie czynił zadość przepisom art. 21 ust. 3 Prawa zamówień publicznych w zakresie obowiązku określenia zasad pracy komisji w sposób zapewniający indywidualizację odpowiedzialności jej członków – str. 100-108 protokołu kontroli.

W zakresie podstaw gospodarowania nieruchomościami stwierdzono, że nie opracował Pan planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości, wbrew wymogom wynikającym z art. 25 ust. 2 w zw. z art. 23 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2014 r. poz. 518, ze zm.). Plan wykorzystania zasobu powinien być opracowany na okres 3 lat i zawierać dane wskazane w art. 23 ust. 1d ustawy. W wyniku poprzedniej kompleksowej kontroli gospodarki finansowej zalecono Opracowanie planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości. W odpowiedzi na zalecenia Pan Wójt przedstawił: W terminie do dnia 30 września zostanie opracowany plan wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości – str. 123-124 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy.

Organem wykonawczym gminy jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt, jako organ wykonawczy gminy, wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na Wójcie (kierowniku jednostki) zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 Ordynacji podatkowej.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości oraz nadzorowania prac z tego zakresu spoczywały, stosownie do zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały stanowiącej formalną podstawę prowadzenia przez Urząd wspólnej obsługi finansowo-księgowej jednostek oświatowych.

2. Prowadzenie dla instytucji kultury akt rejestrowych, obejmujących dokumenty wymienione w § 9 rozporządzenia w sprawie sposobu prowadzenia i udostępniania rejestru instytucji kultury.

3. Zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania nieprawidłowości i uchybień w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) zaprzestanie dokonywania pomiędzy rachunkami bankowymi jednostki przelewów niemających uzasadnienia w treści dokumentów obrazujących rzeczywisty przebieg operacji, skutkujących zawyżeniem kwot dochodów i wydatków budżetu.

b) księgowanie na koncie 221 na koniec każdego kwartału zaległości i nadpłat wynikających ze sprawozdań urzędów skarbowych,

c) dołożenie większej staranności przy ustalani sald dwustronnych konta 221,

d) stosowanie technicznego zapisu ujemnego na koncie 130 dla operacji odprowadzenia na rachunek budżetu odsetek od środków przechowywanych na rachunku wydatków,

e) prowadzenie ewidencji analitycznej gruntów zgodnie z zasadami przewidzianymi dla ksiąg rachunkowych, w szczególności dokonywanie w niej zapisów księgowych posiadających wszystkie elementy wymagane przepisami art. 23 ust. 2 ustawy o rachunkowości,

f) wyksięgowanie z konta 080 i przekazanie Powiatowi Białostockiemu nakładów inwestycyjnych w kwocie 291.380,98 zł poniesionych w wyniku realizacji zakończonego zadania pn. „Przebudowa drogi powiatowej Nr 1547B na odcinku przejścia przez m. Tołcze”,  w kwocie 291.380,98 zł, mając na uwadze tezy zawarte w części opisowej wystąpienia,

g) prowadzenie rachunkowości podatków i opłat lokalnych z zachowaniem obowiązujących w tym zakresie norm ustawy o rachunkowości oraz wskazanych przepisów wykonawczych.

4. W zakresie sporządzania sprawozdawczości:

a) wykazywanie w sprawozdaniu Rb-27S kwoty dochodów otrzymanych ustalonej zgodnie z przepisami wskazanymi w części opisowej wystąpienia,

b) wykazywanie w jednostkowym własnym sprawozdaniu Rb-N i w jednostkowych sprawozdaniach Rb-N obsługiwanych szkół wszystkich należności podlegających prezentacji w tym sprawozdaniu zgodnie z instrukcją jego sporządzania,

c) wykazywanie w łącznym sprawozdaniu Rb-N wyłącznie danych wynikających z jednostkowych sprawozdań Rb-N.

5. Przestrzeganie przepisów wewnętrznych w zakresie sposobu przeprowadzania i dokumentowania oceny przydatności składników majątkowych do dalszej eksploatacji oraz sporządzania i zatwierdzania protokołów dotyczących ich zniszczenia.         

6. Wskazanie kierownikom jednostek budżetowych na obowiązek sporządzania planów finansowych na podstawie otrzymanych informacji, zgodnie z przepisami przywołanymi w części opisowej wystąpienia.

7. Zobowiązanie kierownika instytucji kultury do sporządzania planu finansowego zawierającego wszystkie elementy wymagane przepisami art. 31 ustawy o finansach publicznych.

8. Obciążanie najemcy wskazanego w protokole kontroli prawidłową stawką opłaty za wodę i ścieki.

9. Dokumentowanie sprawdzenia prawidłowości wniosku przedsiębiorstwa wodociągowo-kanalizacyjnego w sprawie zatwierdzenia taryf za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków oraz weryfikacji zawartych w nim kosztów przed przedłożeniem wniosku Radzie Gminy, jak to wynika z art. 24 ust. 4 ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę…

10. Dokonanie korekty sprawozdań Rb-27S i Rb-PDP w związku z ustaleniami kontroli oraz przedłożenie ich Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Białymstoku.

11. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie podatków lokalnych opisanych w protokole kontroli, poinformowanie Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku o efektach i skutkach finansowych tych działań. Gromadzenie niezbędnych danych geodezyjnych w celu zachowania możliwości dokonywania czynności sprawdzających w zakresie wynikającym z przywołanych przepisów Ordynacji podatkowej.

12. Przestrzeganie przepisów Działu IV Ordynacji podatkowej w zakresie prowadzenia postępowania podatkowego i wydawania decyzji podatkowych.

13. Wyeliminowanie nieprawidłowości związanych z naliczaniem wynagrodzeń inkasentom.

14.  Zobowiązanie inkasentów opłaty targowej do wykonywania czynności zdefiniowanych w przywołanych przepisach Ordynacji podatkowej, do których zostali wyznaczeni uchwałą Rady Gminy.

15. Prowadzenie skutecznych działań zmierzających do objęcia opodatkowaniem wszystkich, na których ciąży obowiązek podatkowy oraz wyegzekwowania powstałych zobowiązań podatkowych, mając na uwadze zasadę powszechności opodatkowania oraz wskazane przepisy prawa.

16. Prowadzenie terminowych i systematycznych działań windykacyjnych w stosunku do podatników, na których ciążą zaległości podatkowe, mając na względzie przepisy ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz aktualnie obowiązujące akty wykonawcze.

17.  Zawieranie pisemnych umów z mieszkańcami gminy składającymi wnioski na realizację zadania publicznego w ramach inicjatywy lokalnej.

18. Wyeliminowanie wskazanych w części opisowej wystąpienia uchybień w zakresie delegowania pracowników do odbycia podróży służbowej.

19. Zobowiązanie pracownika odpowiedzialnego za weryfikację składanych przez Pana oświadczeń o używaniu samochodu prywatnego w jazdach lokalnych i naliczanie należnego Panu ryczałtu do dołożenia większej staranności w tym zakresie oraz do ustalania kwoty zmniejszenia ryczałtu o 1/22 za każdy dzień potrącenia z przyczyn określonych obowiązującymi przepisami, niezależnie od liczby dni roboczych w miesiącu.

20. Zapewnienie realizacji umów na dostawę paliw w sposób umożliwiający jednoznaczne potwierdzenie przestrzegania przez dostawcę wiążących strony warunków, wynikających z treści oferty uznanej za najkorzystniejszą.

21. Określanie zasad pracy komisji przetargowej powołanej w celu przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w sposób zapewniający indywidualizację odpowiedzialności jej członków.

22. Opracowanie planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

               Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

         w Białymstoku