Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Gminy Janów

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 05 lutego 2015 roku (znak: RIO.I.6001-15/14), o treści jak niżej:

Pan

Czesław Jan Kiejko

Wójt Gminy Janów

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Janów za 2013 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy w Janowie na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r. poz. 1113, ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

                   Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2014 r. poz. 191), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

         W okresie objętym kontrolą funkcję Wójta Gminy Janów sprawował Zdzisław Dziedzicki.

Szereg nieprawidłowości stwierdzonych podczas kontroli ma swoje źródło w  niewykonaniu wniosków wystosowanych po poprzedniej kontroli kompleksowej do ówczesnego Wójta Zdzisława Dziedzickiego. Analiza wykonania zaleceń pokontrolnych wynikających z pisma RIO.I.6001-20/10 z dnia 18 marca 2011 r., polegająca na porównaniu stanu faktycznego stwierdzonego podczas kontroli przeprowadzonej w 2014 r. z udzieloną w 2011 r. odpowiedzią o sposobie  realizacji wniosków pokontrolnych, wykazała, że zalecono:

1. Wskazanie w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości ksiąg rachunkowych prowadzonych bez użycia komputera. W odpowiedzi na zalecenia z dnia 18 kwietnia 2011 r. Wójt Z. Dziedzicki przedstawił, że Wprowadzono aneks do obowiązującej polityki rachunkowości polegający na uzupełnieniu jej o informację o analityczne księgi rachunkowe, które są prowadzone przy użyciu komputera. Analiza dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości obowiązującej od 1 stycznia 2014 r. wykazała, że nie określono w jej treści, które księgi rachunkowe są prowadzone metodą tradycyjną (bez użycia programu komputerowego). W praktyce w 2014 r. odręczna analityka prowadzona jest do kont: 011 „Środki trwałe”, 013 „Pozostałe środki trwałe”, 020 „Wartości niematerialne i prawne”, 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” i 310 „Materiały”. Polityka rachunkowości obowiązująca w 2013 r. przewidywała prowadzenie ksiąg pomocniczych ręcznie do kont 011, 013 i 310. Co do konta 020 postanowiono, że analityka będzie prowadzona „według zasad analogicznych jak dla środków trwałych”. Aneks w sprawie zasad ewidencji został wprowadzony od 1 stycznia 2011 r. Jego postanowienia nie odnosiły się jednakże do konta 221. Z ustaleń kontroli wynika zatem, że do wniosku pokontrolnego zastosowano się tylko do czasu kolejnej zmiany polityki rachunkowości, gdyż od 2014 r. zalecone postanowienia znów pominięto – str. 14-15 protokołu kontroli.

2. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie gospodarki pieniężnej, m.in. poprzez:

a) sporządzanie protokołów przekazania kasy,

b) zobowiązanie osób prowadzących kasę do bezwzględnego przestrzegania zasady ujmowana operacji gotówkowych w raportach kasowych w dniu ich faktycznego dokonania. W odpowiedzi na zalecenia były Wójt przedstawił, że a) w przypadki urlopu kasjera – sporządzane są każdorazowo protokoły przekazania kasy, b) operacje gotówkowe ujmowane są w raportach kasowych w dniu ich faktycznego dokonania. Zasada ta obowiązuje kasjera, jak również osoby zastępujące go podczas nieobecności. Kontrola wykazała, że protokoły przekazania kasy nie są sporządzane w przypadku nieobecności w pracy osoby pełniącej funkcję kasjera. Zalecenie w sprawie przestrzegania zasady ujmowana operacji gotówkowych w raportach kasowych w dniu ich faktycznego dokonania także nie jest przestrzegane, co wynika z badania raportów kasowych, na podstawie którego stwierdzono, że daty wypłaty gotówki nie były tożsame z datą wskazaną w raporcie, co narusza art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, ze zm.). Faktyczne daty wypłat gotówkowych są wcześniejsze niż wynikająca z wyciągów bankowych i raportów data podjęcia (przyjęcia) do kasy środków na te wydatki. Świadczy to o ich przejściowym finansowaniu wpłacanymi do kasy dochodami lub środkami całorocznej zaliczki udzielonej kasjerowi, o której mowa w dalszej części wystąpienia – str. 32-35 protokołu kontroli.

3. Rozważenie wprowadzenia obowiązku przeprowadzania przez Skarbnika doraźnych kontroli kasy w celu zapewnienia prawidłowości dokumentowania obrotu gotówkowego. W odpowiedzi na zalecenia Wójt Z. Dziedzicki przedstawił: Rozważa się wprowadzenie doraźnych kontroli kasy przez Skarbnika, aby wyeliminować nieprawidłowości w dokumentowaniu obrotu kasowego. W 2013 r. nie były przeprowadzane kontrole doraźne kasy. Obowiązek kontroli nie wynikał również z ustalonych procedur wewnętrznych obowiązujących w badanej jednostce. Brak procedury, na potrzebę wdrożenia której wskazano w zaleceniu, należy uznać za jeden z powodów dalszych nieprawidłowości w gospodarce kasowej – str. 39 protokołu kontroli.

4. Zobowiązanie Skarbnika do Zaniechania dublowania tych samych rozrachunków w ewidencji budżetu i Urzędu. W odpowiedzi na zalecenia Wójt Z. Dziedzicki przedstawił: Wyeliminowano nieprawidłowości dotyczące dublowania tych samych rozrachunków w ewidencji budżetu i Urzędu. Kontrola wykazała, że nadal powielano w ewidencji budżetu i Urzędu zobowiązania z tych samych tytułów, co świadczy o nienależytym zrozumieniu przez Skarbnika zasad ewidencjonowania rozrachunków oraz różnic miedzy zasadami ewidencji w księgach budżetu i Urzędu. Stwierdzono zdublowanie zobowiązań z tytułu podatku VAT w wysokości 1.157 zł i odsetek od środków wypłaconych dla podatnika podatku rolnego – 21 zł (zwrot odsetek nastąpił z rachunku wydatków Urzędu, natomiast prawidłowo należało wypłacić z rachunku budżetu). Kwoty te zostały następnie zdublowane w sprawozdawczości finansowej  – str. 28 i 44-45 protokołu kontroli.

5. Zobowiązanie Skarbnika do Zaniechania ujmowania w ewidencji bilansowej wartości gwarancji uzyskanych tytułem zabezpieczenia należytego wykonania umów. W odpowiedzi na zalecenia były Wójt przedstawił: Wyksięgowano z ewidencji budżetu gwarancje bankowe. Kontrola wykazała, że na kontach 140 „Krótkoterminowe aktywa finansowe” i 240 „Pozostałe rozrachunki” w ewidencji bilansowej Urzędu ujęta była na dzień 31 grudnia 2013 r. wartość gwarancji bankowych otrzymanych tytułem zabezpieczenia należytego umowy, wynosząca 66.885,26 zł – str. 40 i 45 protokołu kontroli. Gwarancje bankowe w formie papierowej nie powinny być księgowane na kontach bilansowych, ponieważ nie są to aktywa w rozumieniu przepisów art. 3 ust. 1 pkt 12 i 24 ustawy o rachunkowości a ich otrzymanie nie rodzi zobowiązań po stronie jednostki. Zatem powinny podlegać wyłącznie ewidencji pozabilansowej.

6. W zakresie realizacji obowiązków inwentaryzacyjnych, m.in.:

a) zapewnienie należytego udokumentowania czynności w zakresie rozliczenia inwentaryzacji, tj. porównania potwierdzonych inwentaryzacją danych z danymi ksiąg rachunkowych w celu ustalenia ewentualnych różnic,

b) każdorazowe określanie w aktach zarządzających inwentaryzację rodzaju składników majątkowych podlegających inwentaryzacji oraz dnia, na jaki należy dokonać inwentaryzacji.

W odpowiedzi na zalecenia Wójt Z. Dziedzicki  przedstawił:

a) Rozliczenia inwentaryzacji dokonuje się poprzez porównanie potwierdzonych danych z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych,

b) Przy wydawaniu zarządzenia w sprawie inwentaryzacji określony zostanie rodzaj składników majątkowych podlegających inwentaryzacji oraz dzień, na jaki należy inwentaryzacji dokonać.

Sprawdzenie dokumentacji inwentaryzacji pozostałych środków trwałych (wyposażenia) ujętych na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe” wykazało, że zarządzeniem nr 34/2012 z dnia 10 grudnia 2012 r. Wójt Z. Dziedzicki zarządził przeprowadzenie rocznej inwentaryzacji składników majątkowych i środków pieniężnych. Zarządzeniem tym powołana została komisja inwentaryzacyjna, określono obowiązki przewodniczącego komisji oraz postanowiono, że inwentaryzację należy przeprowadzić w terminie do 15 stycznia 2013 r., jednakże nie określono precyzyjnie rodzaju aktywów podlegających inwentaryzacji oraz nie wskazano, według stanu na jaki dzień należało dokonać inwentaryzacji (zarządzenie nr 13/2013 z dnia 27 maja 2013 r. w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji środków trwałych określało już dzień, na który należy przeprowadzić inwentaryzację). Wyznaczenie terminu inwentaryzacji ma istotne znaczenie przy rozliczeniu inwentaryzacji, bowiem wyniki inwentaryzacji należy porównać ze stanem ewidencyjnym na określony dzień, co wynika z art. 26 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości. Ujęta w arkuszach spisowych wartość pozostałych środków trwałych nie została podsumowana. Z arkuszy nie wynika zatem, jaki był stan wyposażenia stwierdzony w drodze inwentaryzacji Zgodnie z regulacjami wewnętrznymi jednostki arkusze spisowe powinny zawierać m.in. datę, na jaką przypada termin spisu oraz podsumowanie arkusza. Brak też udokumentowania, że ustalony w drodze spisu z natury stan pozostałych środków trwałych został porównany ze stanem ewidencyjnym, a w efekcie, że nie wystąpiły różnice inwentaryzacyjne. Zgodnie z art. 27 ust. 1 ustawy o rachunkowości przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować. W wyjaśnieniu Wójt Z. Dziedzicki przestawił: Pomimo nie zawarcia w treści zarządzenia daty, na jaki dzień inwentaryzacja powinna być przeprowadzona, komisja została poinformowana, ze spis z natury składników majątkowych należy przeprowadzić na dzień 31.12.2012 roku. (…) Po zakończeniu czynności spisowych, komisja sporządziła sprawozdanie opisowe oraz protokół kasacyjny sprzętu, który został zużyty lub wycofany z eksploatacji. (…) Dane z arkuszy spisowych zostały porównane z danymi znajdującymi się w księgach inwentarzowych. Czynności związane z rozliczeniem inwentaryzacji zostały rzeczywiście wykonane, ale nie udokumentowano ich w sprawozdaniu z przebiegu spisu z natury – str. 149-151 protokołu kontroli.

7. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie podstaw i sposobu wykonywania przez Urząd obsługi jednostek oświatowych, poprzez zapewnienie realizacji przez dyrektorów szkół obowiązków w zakresie sporządzania planów finansowych i ich projektów, mając jednakże na uwadze, że prawidłowe wykonanie tych obowiązków zależy przede wszystkim od wyeliminowania nieprawidłowości powodowanych przez Pana Wójta w zakresie procedury opracowywania planów finansowych. W odpowiedzi Wójt Z. Dziedzicki poinformował, że projekty planów finansowych jednostek oświatowych opracowywane będą przez kierowników tych jednostek w ustawowych terminach – do 22 grudnia. Wójt Gminy w terminie 21 dni od dnia podjęcia uchwały budżetowej przekazywać będzie jednostkom oświatowym informację o ostatecznych kwotach wydatków tych jednostek. Jednostki dostosują projekty planów do uchwały budżetowej. Zgodnie z art. 248 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. 2013 poz. 885, ze zm.) Wójt powinien, w terminie 7 dni od przedstawienia projektu uchwały budżetowej Radzie Gminy, przekazać jednostkom podległym informacje niezbędne do opracowania projektów ich planów finansowych. Z okazanej dokumentacji wynika, że pismami (niezawierającymi dat) Wójt poinformował kierowników jednostek budżetowych (SP w Białousach, ZSS w Janowie oraz GOPS) o przyjętych w projekcie budżetu na 2013 r. kwotach wydatków na funkcjonowanie danej jednostki wraz z prośbą o opracowanie projektów planów finansowych. W każdym z pism wskazano w podstawie prawnej nieobowiązujące rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. (Dz. U. Nr 116, poz. 783 ze zm.), zamiast rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (Dz. U. Nr 241, poz. 1616). Na każdym z pism widnieje podpis kierownika danej jednostki z datą 19 października 2012 r. (a więc poprzedzającą zarządzenie Wójta w sprawie ustalenia projektu uchwały budżetowej gminy na 2013 r. pochodzące z dnia 14 listopada 2012 r.). Z dat otrzymania pism potwierdzonych przez kierowników jednostek wynika, że pisma nie były informacjami w rozumieniu art. 248 ust. 1 ustawy, zatem zalecenie nie zostało przez Wójta wykonane. Zgodnie z art. 248 ust. 2 ustawy o finansach publicznych oraz § 5 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2010 r., kierownicy jednostek powinni – na podstawie informacji – sporządzić i przekazać Wójtowi projekty planów finansowych najpóźniej do 22 grudnia roku poprzedzającego rok budżetowy. Na podstawie okazanych dokumentów stwierdzono, że jednostki nie sporządziły, a w efekcie i nie przedłożyły projektów planów finansowych na 2013 r. w rozumieniu przywołanych przepisów. Jako przyczynę należy wskazać nieprzekazanie przez Wójta informacji w trybie art. 248 ust. 1 ustawy o finansach publicznych. W okazanej dokumentacji znajdują się: „projekt planu finansowego GOPS w Janowie na 2013 r.” z datą sporządzenia 30 października 2012 r. i podpisem kierownika GOPS oraz podpisane przez dyrektorów szkół w dniu 24 października 2012 r. „zestawienia planów finansowych do projektu budżetu”, co wskazuje, że należy je traktować jako materiały planistyczne wykorzystywane do sporządzenia projektu budżetu. Ponadto wskazania wymaga, że brak formalnego projektu planu finansowego (zweryfikowanego przez Wójta) uniemożliwia kierownikowi jednostki opracowanie planu finansowego zgodnie z obowiązującymi przepisami – zgodnie bowiem z § 8 ust. 5 rozporządzenia sporządzenie planu polega na dostosowaniu projektu planu do danych wynikających z informacji przekazanej przez Wójta na podstawie art. 249 ust. 1 pkt 1 ustawy o finansach publicznych. Stwierdzono, że opracowanie planów przez kierowników jednostek budżetowych polegało na złożeniu podpisów pod wydrukami komputerowymi „plan wydatków konto 992 – roboczy”, przekazanymi jako informacja o kwotach przyjętych w budżecie – str. 59-61 protokołu kontroli.

8. Ustanowienie w drodze decyzji trwałego zarządu nieruchomościami na rzecz władających nimi faktycznie jednostek nieposiadających osobowości prawnej. W odpowiedzi Wójt Z. Dziedzicki udzielił informacji, iż podjęte zostaną działania związane z ustanowieniem trwałego zarządu nieruchomościami na rzecz władających nimi faktycznie jednostek nieposiadających osobowości prawnej. Ustalono, że w księgach rachunkowych Zespołu Szkół Samorządowych w Janowie i Szkoły Podstawowej w Białousach znajdują się budynki i budowle, jednakże nie okazano decyzji potwierdzających, że zostały one formalnie oddane w trwały zarząd, który jest formą władania nieruchomością przez jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, stosownie do przepisów art. 43-45 w zw. z art. 4 pkt 10 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2014 r. poz. 518, ze zm.) – str. 139-140 protokołu kontroli.

9. Zawieranie umów z dotychczasowymi najemcami i dzierżawcami na kolejne okresy po przedstawieniu przez nich w terminie dokumentów wymaganych uchwałą Rady Gminy w sprawie zasad nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości... . W odpowiedzi Wójt Z. Dziedzicki wskazał, iż zobowiązano pracownika prowadzącego sprawy nieruchomości do przestrzegania procedury zawierania umów z dotychczasowymi najemcami i dzierżawcami. W wyniku kontroli stwierdzono, że w przypadku umowy najmu lokalu w budynku Urzędu Gminy (pok. nr 7) z dnia 2 stycznia 2013 r. (kolejna umowa), najemca złożył wniosek o przedłużenie umowy najmu w dniu 21 grudnia 2012 r., a więc bez zachowania miesięcznego terminu wymaganego przez § 7 pkt 1 uchwały Nr VI/32/03 Rady Gminy Janów z dnia 28 kwietnia 2003 r. w sprawie zasad zbywania, nabywania i obciążania nieruchomości… W drugim przypadku (umowa dzierżawy z dnia 1 sierpnia 2013 r.) dzierżawca w ogóle nie złożył wymaganego wniosku, co jednakże nie stało na przeszkodzie dla zawarcia umowy na kolejny okres – str. 68-69 protokołu kontroli.

10. Wyeliminowanie rozbieżności między zawartymi w fakturach i umowach terminami płatności czynszu w zakresie dochodów z dzierżawy nieruchomości i najmu lokali użytkowych. W odpowiedzi były Wójt poinformował, iż terminy płatności czynszu określane na fakturach są zgodne z zawartymi umowami. Kontrola sposobu naliczania czynszu i terminowości wpłat wykazała w dalszym ciągu istnienie rozbieżności pomiędzy terminami płatności czynszu wynikającymi z umów i wystawionych faktur:

a) umowa dzierżawy pomieszczeń oraz gruntów przy ul. Browarnej 5 w Janowie – zgodnie z umową termin płatności kwartalnie do 10-go dnia miesiąca następującego po upływie kwartału; fakturę za I kwartał 2014 r. wystawiono w dniu 1 kwietnia 2014 r. z terminem płatności do 15 kwietnia. Czynsz został opłacony w dniu 14 kwietnia 2014 r. – str. 68 protokołu kontroli,

b) umowa najmu lokalu (pok. nr 7) w budynku Urzędu Gminy – zgodnie z umową miesięczny czynsz ma być płatny w terminie 14 dni od dnia otrzymania faktury; fakturę za grudzień 2013 r. wystawiono w dniu 4 grudnia 2013 r. z terminem płatności do 31 grudnia 2013 r. (opłacona 23 grudnia 2013 r.) – str. 68 protokołu kontroli,

c) umowy najmu lokali użytkowych zawarte z TP S.A. – zgodnie z umowami miesięczny czynsz płatny w terminie 14 dni od dnia otrzymania faktury; termin płatności wynikający z faktur określano zaś na ostatni dzień każdego miesiąca, np. faktura za listopad 2013 r. wystawiona w dniu 8 listopada 2013 r. i za grudzień 2013 r. wystawiona w dniu 4 grudnia 2013 r. – str. 69 protokołu kontroli,

d) umowy najmu lokali mieszkalnych przy ul. Parkowej – zgodnie z umowami czynsz płatny z góry w terminie do 10-go dnia każdego miesiąca; termin wynikający z wystawianych i doręczanych przez Urząd najemcom „faktur” przypadał na ostatni dzień każdego miesiąca; „faktury” były wystawiane już po umownym terminie płatności, np. za wrzesień 2013 r. w dniu 16 września 2013 r., za październik 2013 r. w dniu 15 października 2013 r., za grudzień 2013 r. wystawione w dniu 17 grudnia 2013 r. – str. 70-72 protokołu kontroli.

11. Kalkulowanie wysokości taryf za zbiorowe odprowadzanie ścieków na podstawie ewidencji obrazującej wysokość przychodów i kosztów dotyczących tej działalności oraz przy zachowaniu trybu przewidzianego przepisami wskazanymi w części opisowej wystąpienia. Zobowiązanie Skarbnika do prowadzenia ewidencji przychodów i kosztów działalności kanalizacyjnej w sposób wymagany przepisami ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę... i wydanym na jej podstawie rozporządzeniem. W odpowiedzi Wójt Z. Dziedzicki poinformował, że wysokość taryf za zbiorowe odprowadzanie ścieków kalkulowana będzie na podstawie przychodów i kosztów prowadzonej działalności. Będzie prowadzona ewidencja przychodów i kosztów działalności kanalizacyjnej na podstawie ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę. W wyniku kontroli ustalono, że nie została sporządzona kalkulacja opłat za ścieki wprowadzane do zbiorczych urządzeń kanalizacyjnych gminy, nie został też sporządzony wniosek w sprawie zatwierdzenia taryf, którego załącznikiem powinna być kalkulacja. Nie okazano również ewidencji przychodów i kosztów działalności kanalizacyjnej. Szerzej na ten temat w dalszej części wystąpienia – str. 87-90 protokołu kontroli.

12. W zakresie zlecania i rozliczania kosztów podróży służbowych: (…) dokonanie zmian w regulacjach wewnętrznych dotyczących delegowania Pana Wójta w podróż, mając na uwadze ich sprzeczność z obowiązującymi przepisami. W udzielonej odpowiedzi Wójt Z. Dziedzicki nie odniósł się do realizacji zalecenia w zakresie dokonania zmian w regulacjach wewnętrznych dotyczących delegowania Wójta w podróż. Kontrola wykazała, że regulacje wewnętrzne obowiązujące w jednostce w 2013 r., jak też nowe regulacje obowiązujące w czasie trwania kontroli, w dalszym ciągu stanowią wbrew art. 8 ust. 2 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1202), że „Wójtowi polecenie wyjazdu służbowego podpisuje Przewodniczący Rady Gminy” – str. 126 protokołu kontroli.

13. Rzetelną realizację wniosków pokontrolnych. W odpowiedzi Wójt Z. Dziedzicki wskazał, że wnioski pokontrolne będą realizowane rzetelnie. Opisane powyżej nieprawidłowości świadczą o tym, iż znaczna część wystosowanych do Wójta Z. Dziedzickiego zaleceń pokontrolnych nie została zrealizowana, wbrew udzielonym przez Wójta odpowiedziom.

W wyniku kontroli kompletności pełnomocnictw udzielonych przez Wójta Z. Dziedzickiego kierownikom jednostek organizacyjnych stwierdzono, że na podstawie art. 47 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2013 r. poz. 594, ze zm.) Wójt udzielił pełnomocnictwa do dokonywania czynności prawnych dyrektorowi Gminnego Ośrodka Kultury, Sportu i Turystyki w Janowie. Należy wskazać, że udzielenie pełnomocnictwa osobie zarządzającej instytucją kultury, jako osobie prawnej, jest bezprzedmiotowe. Stosownie do art. 27 ust. 1 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2012 r. poz. 406, ze zm.), instytucja kultury gospodaruje samodzielnie przydzieloną i nabytą częścią mienia oraz prowadzi samodzielną gospodarkę w ramach posiadanych środków. Przywołany art. 47 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym odnosi się tylko do kierowników jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej – str. 4 protokołu kontroli.

Analiza regulacji wewnętrznych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości wykazała, że były Wójt wydał zarządzenie nr 41/2013 z dnia 30 grudnia 2013 r. w sprawie systemu kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów finansowo-księgowych w jednostkach budżetowych i instytucji kultury, określone w tytule jako obowiązujące dla Urzędu Gminy, ZSS w Janowie, SP w Białousach, GOKSiT oraz GOPS. Zarządzeniem wprowadzono instrukcję w sprawie systemu funkcjonowania kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów finansowo-księgowych w jednostkach budżetowych i instytucji kultury. Zarządzenie to odnosi się do funkcjonowania jednostek organizacyjnych w następujących postanowieniach:

- Wójt zobowiązał Sekretarza Gminy do zapoznania z niniejszą instrukcją wszystkich pracowników Urzędu, kierowników jednostek budżetowych i instytucji kultury (§ 4); w praktyce nie stwierdzono jednak podpisów kierowników jednostek organizacyjnych gminy pod treścią zarządzenia, na dowód zapoznania się z jego treścią,

- punkt 6 w rozdziale I instrukcji w sprawie systemu funkcjonowania kontroli wewnętrznej… określa zadania dyrektorów szkół oraz kierowników GOPS i GOKSiT,

- wykazy osób uprawnionych do sprawdzania dowodów pod względem merytorycznym oraz osób upoważnionych do odbioru faktur VAT (stanowiące odpowiednio załącznik nr 5 i nr 8 do instrukcji) poza pracownikami Urzędu wymieniają także kierownika GOPS, dyrektora instytucji kultury, dyrektora i zastępcę dyrektora ZSS oraz dyrektora SP w Białousach.

Należy wskazać, że stosownie do przepisów art. 53 oraz art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych odpowiedzialność za gospodarkę finansową każdej jednostki oraz za należyte funkcjonowanie kontroli zarządczej ponosi kierownik tej jednostki. Zadania kierowników jednostek określone przepisami ustawy o finansach publicznych, uzupełnione regulacjami ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (w przypadku GOKSiT) oraz ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.) – w przypadku szkół, stanowią kompletną podstawę organizowania i prowadzenia przez kierowników gospodarki finansowej tych jednostek, której granice – oprócz obowiązujących przepisów prawa – winien wyznaczać prawidłowo opracowany plan finansowy. Za szczególnie bezpodstawne należy uznać wskazywanie w instrukcji kierowników jednostek jako osób uprawnionych do sprawdzania dowodów pod względem merytorycznym oraz do odbioru faktur VAT. Ich obowiązki i odpowiedzialność w zakresie kontroli procesów składających się na gospodarkę finansową kierowanych jednostek stanowią bowiem jeden z głównych elementów pełnionej funkcji – niezależny od ustaleń Wójta Gminy. Zgodnie z art. 53 ust. 2 ustawy o finansach publicznych kierownicy jednostek mogą przekazywać obowiązki i odpowiedzialność w zakresie wykonywania zadań składających się na gospodarkę finansową, leczy tylko na rzecz pracowników kierowanych przez siebie jednostek. Uwaga ta dotyczy również oceny postanowień instrukcji z punktu widzenia Wójta jako kierownika Urzędu, odpowiedzialnego za jego gospodarkę finansową – kierownicy jednostek organizacyjnych nie mogą być na podstawie tej instrukcji traktowani jako osoby upoważnione do merytorycznej kontroli dowodów księgowych Urzędu Gminy, ponieważ nie są pracownikami Urzędu – str. 7-8 protokołu kontroli.

Również zarządzenie nr 07/11 Wójta Gminy z dnia 7 listopada 2011 r. miało odnosić się – według tytułu – do zasad organizacji i funkcjonowania kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy oraz w jednostkach organizacyjnych. Analiza jego postanowień wykazała jednakże, że określało ono zasady organizacji i funkcjonowania kontroli zarządczej wyłącznie w Urzędzie Janów, pomijając (wbrew tytułowi) jednostki organizacyjne – str. 9 protokołu kontroli.

Analiza obowiązującej od 1 stycznia 2014 r. dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, dokonana pod kątem zgodności z przepisami ustawy o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289), wykazała rozbieżności między wykazem kont przyjętym w zakładowym planie kont a kontami faktycznie prowadzonymi dla ewidencji operacji, uwidocznionymi w zestawieniu obrotów i sald kont księgi głównej za okres od 1 stycznia do 30 września 2014 r. Rozbieżności polegały na nieprowadzeniu w księdze głównej budżetu i Urzędu szeregu kont przewidzianych regulacjami wewnętrznymi. W planie kont dla budżetu dotyczyło to kont: 135, 140, 222, 225, 250, 260, 290, 903, 904, 962 i 968, zaś w planie kont dla Urzędu: 073, 222, 226, 290, 700, 730, 740, 750, 761, 770, 771, 810, 855.

Pomijając kwestię niewykorzystywania niektórych kont z powodu aktualnego braku operacji podlegających ujęciu na tych kontach (które jednak mogą wystąpić), należy jednak wskazać na zamieszczenie w planach kont Urzędu i budżetu kont świadczących o opracowaniu regulacji wewnętrznych przy braku należytego zrozumienia celu konstruowania zakładowego planu kont. Operacje podlegające ujęciu na części kont zawartych w zakładowym planie kont nie mogą bowiem wystąpić w jednostce, co wynika albo z ich treści ekonomicznej określonej załącznikami do rozporządzenia albo z aktualnej organizacji sposobu wykonywania zadań przez gminę (rodzaju utworzonych jednostek organizacyjnych). Ze względu na treść ekonomiczną kont w Urzędzie Gminy nie może występować konto 740 „Dotacje i środki na inwestycje” (może ono mieć zastosowanie jedynie w jednostkach oświatowych posiadających wyodrębniony rachunek dochodów i w zakładach budżetowych). Z kolei ujęcie konta 855 „Fundusz mienia zlikwidowanych jednostek” w zakładowym planie kont Urzędu nastąpiło mimo pominięcia mającego mu odpowiadać konta aktywów, czyli konta 015 „Mienie zlikwidowanych jednostek”. Niezależnie od teoretycznego nawet braku możliwości dokonania prawidłowego zapisu na koncie 855 należy wskazać, że na terenie gminy nie funkcjonują jednostki organizacyjne, których mienie po likwidacji podlegałoby ujęciu zapisem Wn 015 – Ma 855. Podobny wniosek dotyczy ujęcia w zakładowym planie kont budżetu konta 968 „Prywatyzacja”. Nieuzasadnione jest również ujęcie w zakładowym planie kont Urzędu konta 222 „Rozliczenie wydatków budżetowych”, ponieważ Urząd nie prowadzi żadnych rozliczeń z budżetem z tytułu realizacji dochodów – wszystkie dochody wpływają bezpośrednio na rachunek budżetu. Wskazany wyżej fakt nieprowadzenia niektórych kont ujętych w zakładowym planie kont był też wynikiem niewłaściwej ewidencji operacji, co przedstawiono w dalszej części wystąpienia.

Zaprezentowane ustalenia świadczą o tym, że zakładowe plany kont budżetu i Urzędu opracowano niezgodnie z obowiązującymi przepisami. Z § 15 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia wynika wskazówka do ograniczania standardowych planów kont o konta dotyczące operacji niewystępujących w jednostce. Mając na uwadze, że zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 11 ustawy o rachunkowości przyjęte zasady (polityka) rachunkowości jednostki to wybrane i stosowane przez jednostkę rozwiązania dopuszczone przepisami prawa, zasady te powinny zawierać postanowienia stanowiące rzeczywistą podstawę prowadzenia rachunkowości – str. 12-13 protokołu kontroli.

Analiza terminowości regulowania zobowiązań, przedstawiona na str. 16-17 protokołu kontroli, ujawniła w przyjętej do badania próbie 3 przypadki zapłaty zobowiązań z przekroczeniem terminu płatności. Opóźnienia w zapłacie nie spowodowały poniesienia kosztów odsetek przez gminę. Za przyczynę uregulowania zobowiązania po terminie należy uznać przetrzymywanie dokumentu na stanowisku właściwym do kontroli merytorycznej. Nieterminowe uregulowanie zobowiązania stwierdzono także przy badaniu wydatków na remonty dróg – str. 122 protokołu kontroli. Stwierdzony stan faktyczny narusza zasadę terminowego regulowania zobowiązań wyrażoną w art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych. Zalecenie dotyczące regulowania zobowiązań w terminie ich płatności było przedmiotem wystąpienia pokontrolnego skierowanego do byłego Wójta pismem z dnia 18 marca 2011 r.

Kontrola zapisów dokonywanych w księgach rachunkowych, przeprowadzona w świetle przepisów ustawy o rachunkowości i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont…, wykazała – oprócz omówionych wyżej nieprawidłowości, które powtórzyły się względem poprzedniej kontroli kompleksowej – że:

a) nieprawidłowo księgowano wpłaty do kasy należności z tytułu dochodów budżetowych, które ujmowano zapisem Wn 101 „Kasa” – Ma 141 „Środki pieniężne w drodze”. Zgodnie z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczych należało ująć wpłaty do kasy zapisem Wn 101 – Ma odpowiednie konto zespołu 2 (w przypadku należności przypisanych) lub zespołu 7 (w przypadku wpłaty dochodów nieprzypisanych) – str. 36 protokołu kontroli,

b) przypis odsetek za nieopłacenie w terminie należności gminy błędnie ujmowano na koncie 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych”, zamiast na koncie 750 „Przychody finansowe”, mimo że było ono przewidziane zakładowym planem kont Urzędu – str. 17 protokołu kontroli,

c) przychody ze sprzedaży nieruchomości błędnie ujmowano w 2013 r. na koncie 720, zamiast na koncie 760 „Pozostałe przychody operacyjne”. Właściwą ewidencję przychodów z tego tytułu rozpoczęto w 2014 r. – str. 17 protokołu kontroli,

d) w ewidencji księgowej Urzędu dokonano bezpodstawnego zapisu równoległego dla operacji wpływu na rachunek budżetu raty części oświatowej subwencji oświatowej, otrzymanej w grudniu 2013 r. a stanowiącej dochód budżetu na 2014 r. Mimo, że wpływ ten nie stanowił dochodu 2013 roku, dokonano w księgach tego roku zapisu Wn 130 – Ma 840 „Rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów”. Zgodnie z zasadami funkcjonowania konta 130, może ono służyć do powielania operacji zachodzących na rachunku budżetu, dotyczących realizacji dochodów. Ujmowanie na nim operacji niestanowiących realizacji dochodów nie znajduje uzasadnienia – str. 17 protokołu kontroli,

e) wpływ w styczniu środków z tytułu należnych gminie udziałów w podatkach dochodowych oraz podatków pobieranych przez urzędy skarbowe, zaliczanych do dochodów roku poprzedzającego na podstawie sprawozdań (informacji) podmiotów przekazujących środki, również bezpodstawnie – podobnie jak w pkt d) – powielano na koncie 130 w ewidencji Urzędu. O bezpodstawności powielania na koncie 130 danych z wyciągów do rachunku budżetu dotyczących tych operacji także przesądza fakt, że operacje te nie stanowią realizacji dochodów – dochód został ujęty w księgach roku poprzedzającego zapisem Wn 224 „Rozrachunki budżetu” – Ma 901 „Dochody budżetu”. W efekcie na koncie 130 ujęto obroty konta 133 niestanowiące realizacji dochodów, co jest niezgodne z zasadami funkcjonowania konta 130 – str. 23-24 protokołu kontroli,

f) błędnie ewidencjonowano rozliczenia z tytułu kwot wyegzekwowanych od dłużników alimentacyjnych, co było wynikiem przyjmowania tych kwot na rachunek wydatków Urzędu Gminy i dokonywania bezpośrednio z tego rachunku rozliczeń z Podlaskim Urzędem Wojewódzkim oraz z innymi gminami. Środki wpływające na rachunek Urzędu od organu egzekucyjnego (mimo, że wypłata świadczeń, przypis należności oraz egzekucja ma miejsce w GOPS) księgowano Wn 130 – Ma 240 w części przypadającej PUW i innej gminie oraz Wn 130 – Ma 221 w części stanowiącej dochód budżetu gminy Janów. Przekazanie z rachunku wydatków Urzędu środków przypadających PUW i innym gminom ewidencjonowano poprzez konto 229 „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne”. Środki stanowiące dochody budżetu gminy Janów odprowadzano na rachunek budżetu. Technicznego zapisu ujemnego na subkoncie wydatków nie dokonywano. Na koniec roku likwidowano nierealne salda na kontach 229 i 240 poprzez dokonanie zapisów po ich odwrotnych stronach. Zaprezentowany sposób ewidencji nie znajduje uzasadnienia w świetle zasad sporządzania sprawozdania Rb-27ZZ (GOPS ewidencjonuje należności i prowadzi windykację, zaś dochody wpływają do Urzędu) oraz funkcji subkonta wydatków, na których księgowane są obroty rachunku bankowego służącego do realizacji wydatków Urzędu. Środki od dłużników (organu egzekucyjnego) powinny wpływać na rachunek bieżący GOPS i być odprowadzane na rachunek bieżący budżetu. W części podlegającej przekazaniu PUW i innym gminom powinny być ujmowane zapisem Wn 133 – Ma 224 i przekazywane z rachunku budżetu – str. 17-18 protokołu kontroli,

g) ewidencję rozliczenia wydatków budżetowych obu szkół prowadzono na jednym koncie 223-1 „Rozliczenie wydatków – wydatki oświaty”, zamiast według poszczególnych jednostek budżetowych, czym naruszono zasady funkcjonowania konta 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych” określone w załączniku nr 2 do rozporządzenia– str. 19 protokołu kontroli,

h) nie zachowano zasady czystości obrotów na koncie 130 przy dokonywaniu zapisów dotyczących zwrotów czy refundacji, czym naruszono zasady funkcjonowania tego konta zawarte w załączniku nr 3 do rozporządzenia; jak wyżej wskazano naruszenie tej zasady wynikało również z ewidencji na subkoncie wydatków wpływających błędnie na rachunek wydatków Urzędu należności od dłużników alimentacyjnych – str. 22-23 protokołu kontroli,

i) stan konta 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” wykazano per saldem. Ogółem na koncie wykazane zostało saldo Wn 2.700 zł, zaś należało wykazać należności w kwocie 3.100 zł i zobowiązania w wysokości 400 zł. Zaniechanie ustalenia salda dwustronnego narusza zasady funkcjonowania konta 234 zawarte w załączniku nr 3 do rozporządzenia – str. 44 protokołu kontroli,

i) na koncie 229 „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne” w ewidencji Urzędu ujęta została błędnie składka PZU za styczeń 2014 r.; stosownie do zasad funkcjonowania kont zawartych w załączniku nr 3 do rozporządzenia zobowiązanie to powinno być wykazane na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki” – str. 44 protokołu kontroli,

j) stan konta 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” wykazano per saldem – Wn 229.241,17 zł. Prawidłowo na koncie należało wykazać należności w kwocie 230.698,73 zł i zobowiązania w wysokości 1.457,56 zł. Zaniechanie ustalenia salda dwustronnego narusza zasady funkcjonowania konta 221 zawarte w załączniku nr 3 do rozporządzenia – str. 42 protokołu kontroli,

k) funkcja konta 810 „Dotacje budżetowe, płatności z budżetu środków europejskich oraz środki z budżetu na inwestycje” została ograniczona do ewidencji kwot dotacji przekazanych z planu finansowego Urzędu, w części uznanej za rozliczoną. W efekcie na koncie 800 „Fundusz jednostki” nie występują zapisy zwiększające fundusz w związku z wykorzystaniem środków budżetu gminy na finansowanie inwestycji i zakup środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, a także zapis zmniejszający fundusz z tytułu przeksięgowania z konta 810 równowartości środków wykorzystanych na finansowanie wydatków inwestycyjnych. W zestawieniu zmian w funduszu Urzędu Gminy sporządzonym za 2013 r. nie są w związku z tym wykazane zmniejszenia i zwiększenia funduszu z tytułu równowartości wydatków dokonanych na finansowanie inwestycji (poz. I.1.4. „Środki na inwestycje” i poz. I.2.4. „Dotacje i środki na inwestycje”) – str. 146-147 protokołu kontroli,

l) w bilansie otwarcia 2013 roku wykazano w ewidencji budżetu nierealne saldo strony Ma konta 240 „Pozostałe rozrachunki” w kwocie 9.500 zł, jako zobowiązanie wobec Urzędu Gminy Janów powstałe w związku ze spłatą kredytu z rachunku bieżącego wydatków Urzędu, zamiast z rachunku budżetu. Kontrola wykazała, że bank automatycznie pobrał w dniach 30 listopada i 31 grudnia 2012 r. (dwa razy po 4.750 zł) z rachunku wydatków Urzędu (zamiast z rachunku budżetu) kwotę 9.500 zł na spłatę kredytu. W 2012 r. kwotę 9.500 zł zaksięgowano Wn 240-9 – Ma 130. W dniu 31 grudnia 2012 r. Urząd Gminy z rachunku wydatków dokonał bezpodstawnego przelewu kwoty 9.500 zł na rachunek budżetu (zapis w Urzędzie Wn 240 – Ma 130). Wpływ na rachunek budżetu kwoty 9.500 zł zaksięgowano Wn 133 – Ma 240. Przelewu należało zaś dokonać w odwrotną stronę – z rachunku budżetu należało przelać 9.500 zł na rachunek Urzędu Gminy i ująć tę operację Wn 134 „Kredyty bankowe” – Ma 133, a po wpływie na rachunek Urzędu Wn 130 – Ma 240. Kredyt został spłacony i rozliczony w całości – w ewidencji budżetu gminy dokonano, na podstawie polecenia księgowania z dnia 31 grudnia 2012 r., zapisu Wn 134 – Ma 223-3. W dniu 13 lutego 2013 r. dokonano z rachunku budżetu przelewu środków na rachunek wydatków Urzędu w wysokości 9.500 zł – str. 28-29 protokołu kontroli,

m) w ewidencji szczegółowej gruntów dokonywano zapisów nietrwałych, za pomocą ołówka wpisując dane dotyczące wartości księgowej działek gruntu – str. 145-146 protokołu kontroli. Zgodnie z art. 23 ust. 1 i 5 ustawy o rachunkowości zapisy w księgach rachunkowych powinny być dokonane w sposób trwały, bez pozostawiania miejsc pozwalających na późniejsze dopiski lub zmiany,

n) na rachunku środków depozytowych (konto 139 „Inne rachunki bankowe”) pozostawały środki w wysokości 808,48 zł, ujęte w korespondencji z kontem 240 „Pozostałe rozrachunki”, których pochodzenia nie wyjaśniono w trakcie kontroli – str. 39 i 45 protokołu kontroli,

o) zaniżono wartość inwestycji „Przebudowa drogi gminnej Podłubianka – Kol. Kwasówka – Łubianka” poprzez nieujęcie na koncie 080 „Środki trwałe w budowie (inwestycje)” kosztów sporządzenia kosztorysu dotyczącego tego zadania, wynoszących 2.000 zł. Koszt wytworzenia środka trwałego obejmuje ogół kosztów poniesionych przez jednostkę za okres budowy czy ulepszenia, stosownie do art. 28 ust. 8 w zw. z ust. 1 pkt 1 ustawy – str. 137-138 protokołu kontroli.

         Nieprawidłowości wykazała kontrola gospodarki kasowej. Jak wskazano na początku niniejszego wystąpienia, charakter powtarzający się względem poprzedniej kontroli ma brak protokołów przekazania kasy oraz nieprzestrzeganie zasady ujmowana operacji gotówkowych w raportach kasowych w dniu ich faktycznego dokonania (występowała niezgodność między datą wypłaty gotówki na dowodzie kasowym a datą wskazaną w raporcie). Ponadto stwierdzono:

a) nadwyżkę gotówki w kasie Urzędu Gminy podczas przeprowadzonej w dniu 2 października 2014 r. kontroli kasy; nadwyżka wynosiła 9 zł. W złożonym wyjaśnieniu pracownik prowadzący kasę przedstawił: nadwyżka w kwocie 9,00 zł powstała w wyniku wydania reszty z własnych środków pieniężnych kasjera. Niniejsza kwota ulegnie zwróceniu kasjerowi w momencie odprowadzenia środków pieniężnych do banku – str. 32 protokołu kontroli,

b) osoba prowadząca kasę Urzędu prowadzi również obsługę kasową jednostek budżetowych gminy – obsługiwanego przez Urząd Zespołu Szkół Samorządowych w Janowie oraz GOPS (jednostki prowadzącej samodzielnie księgi, której kierownik powierzył kasjerowi wykonywanie obowiązków w zakresie gospodarki kasowej) – sporządzając raporty kasowe dokumentujące operacje dotyczące tych jednostek. W trakcie kontroli kasy stwierdzono, że na raportach kasowych sporządzanych dla GOPS i ZSS zamieszczana jest pieczęć „Urząd Gminy w Janowie” bez wskazania, jakiej jednostki faktycznie dotyczą. W związku z tym w dokumentach księgowych GOPS i Zespołu Szkół ewidencjonowane są raporty kasowe opatrzone nazwą innej jednostki (Urzędu Gminy) –  str. 31 protokołu kontroli.

W dniu 8 stycznia 2013 r. pracownik Urzędu prowadzący kasę pobrał z rachunku bieżącego wydatków Urzędu zaliczkę w wysokości 10.000 zł. Celem zaliczki, według treści wniosku o zaliczkę, był zakup materiałów i usług. Wniosek o zaliczkę został zatwierdzony przez Sekretarza Gminy i Skarbnika (podpisy nieczytelne). Zgodnie z wnioskiem zaliczka w kwocie 10.000 zł miała zostać rozliczona do dnia 31 grudnia 2013 r., co przesądza o stwierdzeniu, że środki te w momencie wypłaty nie miały żadnego konkretnego przeznaczenia, lecz pozostawały przez cały rok do prywatnej dyspozycji kasjera (z ustaleń kontroli wynika, że środki te mogły być wykorzystywane do przejściowego finansowania rozchodów kasowych, czyli być traktowane jako quasi pogotowie kasowe). Potwierdza to dokumentacja rozliczenia zaliczki. W dniu 31 grudnia 2013 r. kasjer dokonał rozliczenia załączając takie dowody jak faktury, rachunki, polecenia wyjazdu służbowego, listy płac. Odbiór gotówki na dowodach został poświadczony podpisami, opatrzonymi datami od 8 października do 24 grudnia 2013 r. Rozliczenie opiewa na kwotę 8.765,11 zł i zostało zatwierdzone przez byłego Wójta i Skarbnika z datą 31 grudnia 2013 r. W tym też dniu wpłacona została do kasy gotówka z rozliczenia zaliczki w kwocie 1.234,89 zł i odprowadzona na rachunek budżetu, zamiast na rachunek wydatków Urzędu jako zwrot wydatków ujętych przy pobraniu zaliczki w par. 4210 „Zakup materiałów i wyposażenia”. W efekcie zwrot zaliczono do dochodów budżetu, zamiast na zwrot wydatków, zawyżając tym samym kwoty dochodów i wydatków budżetu za 2013 r. Należy też zwrócić uwagę, że w związku z niewykorzystywaniem zaliczki na realizację wydatków w okresie od stycznia do października 2013 r., w sprawozdaniach Rb-28S sporządzanych w tym okresie wykazywano nierzeczywiste wydatki w par. 4210 – str. 37-39 protokołu kontroli.

                   Z ustaleń dotyczących sporządzania sprawozdawczości wynikają następujące nieprawidłowości w świetle przepisów obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103) – zastąpionego od 2014 r. rozporządzeniem z dnia 16 stycznia 2014 r. (Dz. U. z 2014 r. poz. 119) – oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1773):

a) w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S za 2013 r. w kol. 9 „należności pozostałe do zapłaty” wykazano kwotę 200.898,73 zł. Ustalono, że wynikająca z ksiąg kwota naliczonych odsetek od zaległości podatkowych, wynosząca 29.800 zł, nie została ujęta w „należnościach do zapłaty” tego sprawozdania. W wyjaśnieniu Skarbnik przedstawiła: Odsetki od zaległości podatkowych ewidencjonowane na koncie 221 na dzień 31.12.2013 roku wynoszą 29.800 zł. W związku z mylną interpretacją przepisów dotyczących ujmowania w sprawozdaniu Rb-27S odsetek od należności podatkowych nie wprowadzono do kolumny 9 tego sprawozdania wartości odsetek naliczonych na koniec roku. W związku z tym, że odsetek tych nie wpisuje się do kolumny 10 „należności pozostałe do zapłaty, w tym z zaległości” błędnie uznano ,że odsetki te stanowią właśnie nic innego jak zaległą wartość do zapłaty na dzień 31.12.2013 roku. Sporządzając sprawozdanie RB-27S za rok 2010 wykazano wartość zaległych odsetek w kolumnie 5 „należności”, oraz w kolumnach 9 „należności pozostałe do zapłaty ogółem„ i 10 „w tym z zaległości”. W wyniku weryfikacji sprawozdania przez RIO  w Białymstoku wysłano żądanie korekty w zakresie błędnego wykazania odsetek od zaległości podatkowych w kolumnach 9 i 10. W związku z tym złożono korektę , w której wysokość należności z tytułu odsetek ustalono w takiej samej kwocie jak wykonanie (…) Mając na uwadze powyższe, przyjęto, że sposób wykazywania danych był prawidłowy i zastosowano go w dalszej praktyce.

Odnosząc się do wyjaśnienia należy wskazać, że pismem nr ST2-4834-104/2007/1356 z dnia 3 sierpnia 2007 r. Ministerstwa Finansów Departament Finansów Samorządu Terytorialnego wyjaśniono: naliczone i zaewidencjonowane na koniec każdego kwartału odsetki za zwłokę od należności podatkowych, powinny być wykazywane w sprawozdaniu Rb-27S zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniu w sprawie sprawozdawczości budżetowej, w kolumnie dotyczącej należności pozostałych do zapłaty ogółem – str. 24 i 42-43 protokołu kontroli,

b) w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S sporządzonym przez Wójta za 2013 r. w kolumnach 7 „Dochody wykonane” i 8 „Dochody otrzymane” wykazano jednakową kwotę 14.055.718,52 zł. Prawidłowo w kolumnie „Dochody otrzymane” należało uwzględnić kwotę 14.052.708,29 zł (różnica 3.010,23 zł), ustaloną na podstawie przepisów § 3 ust. 1 pkt 5, ust. 3 pkt 4 i ust. 4 pkt 3 załącznika nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. Obecnie zasady wypełniania kolumny „Dochody otrzymane” wynikają z przepisów § 3 ust. 1 pkt 5, ust. 3 pkt 4 i ust. 4 pkt 3 załącznika nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej z dnia 16 stycznia 2014 r. – str. 24-25 protokołu kontroli,

c) pomiędzy ewidencją księgową prowadzoną na kontach rozrachunkowych Urzędu Gminy a jednostkowym sprawozdaniem Rb-28S Urzędu za 2013 r. wystąpiła rozbieżność w zakresie zobowiązań. Kwota zobowiązań wykazana sprawozdaniu Rb-28S Urzędu za 2013 r. wynosiła 161.318,05 zł, zaś kwota zobowiązań wynikająca z kont zespołu 2 to 169.444,05 zł (różnica 8.126 zł). W wyjaśnieniu Skarbnik przedstawiła: Różnica między zobowiązaniami na kontach a Rb-28S w kwocie 8.126 zł powstała w dodatkowym wynagrodzeniu rocznym. Sprawozdanie zawierało wartość wynagrodzenia brutto w wysokości 114.737,47 zł naliczonego na dzień 14.01.2014 roku. Natomiast wypłata dodatkowego wynagrodzenia rocznego za rok 2013 nastąpiła  w dniu 27 stycznia  2014 roku. W wyniku weryfikacji konta 231 w dniu 17 marca 2014 roku saldo ustalono na kwotę 122.863,47 zł. Nie dokonano korekty sprawozdania jednostkowego Urzędu Gminy – str. 46 protokołu kontroli,

d) we własnym sprawozdaniu jednostkowym Rb-N według stanu na koniec IV kwartału 2013 r. w wierszu N.5 „Pozostałe należności” wykazano kwotę 26.682,70 zł (całość w wierszu N.5.2 „Należności z tytułu podatków i składek na ubezpieczenia społeczne”). Kwota 26.682,70 zł oznacza zaległości podatkowe zabezpieczone hipoteką, co wynika z ewidencji pozabilansowej określonej jako prowadzona do konta 226. W księgach rachunkowych Urzędu konto 226 „Długoterminowe należności budżetowe” nie funkcjonuje. Kwota 26.682,70 zł nie była ujęta w ewidencji bilansowej Urzędu, a w konsekwencji i w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S za 2013 r.; kwota 26.682,70 zł została wykazana jedynie we własnym sprawozdaniu Rb-N Urzędu za 2013 r. Z okazanego w trakcie kontroli wykazu podatników, od których zaległości zabezpieczono poprzez ustanowienie hipoteki (obejmującego 16 podmiotów), wynika kwota zaległości zabezpieczonych hipoteką w wysokości 52.950,70 zł oraz suma przypisów/odpisów ujętych w 2013 r. na koncie bilansowym 221 w wysokości 26.268 zł (52.950,70 zł – 26.268 zł ujęte w 2013 r. na koncie 221 = 26.682,70 zł – kwota wynikająca tylko z ewidencji pozabilansowej). W jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S sporządzonym przez Wójta za 2013 r. ujęto zaległości zabezpieczone hipoteką w kwocie 26.268 zł – wartość wynikająca z konta 221. Kwota 26.268 zł została też prawidłowo ujęta w sprawozdaniu Rb-N na koniec 2013 r. – w wierszu N.4 „należności wymagalne” – str. 46-48 protokołu kontroli.

Analizując uregulowania wewnętrzne dotyczące ewidencji rzeczowych składników aktywów obrotowych ustalono, że w Urzędzie Gminy w zakresie opału oraz paliwa przyjmuje się – jako metodę prowadzenia kont ksiąg pomocniczych – odpisywanie w koszty wartości tych materiałów w momencie zakupu oraz korektę kosztów o wartość stanu tych zapasów nie później niż na dzień bilansowy, ustaloną w drodze spisu z natury. Wartość paliwa i opału wykazana na dzień 31 grudnia 2013 r. na koncie 310 w kwocie 89.828,09 zł wynikała z dwóch dokumentów: „Stan paliwa i opału na dzień 31.12.2013 r.” (sporządzony z datą 3 stycznia 2014 r.), z którego wynika łączny stan paliwa w samochodach – 5.532,22 zł, „stan drewna na placu i w kotłowni” – 32.235,11 zł oraz „zakupione drewno w 2013 r.” – 49.743,02 zł oraz „Stan paliwa w autobusach szkolnych na dzień 31 grudnia 2013 r.” (brak daty sporządzenia), w którym wykazano stan paliwa w 4 autobusach o wartości 2.317,74 zł (wartość obliczona przez kontrolujących; na dokumencie brak jest podsumowania łącznej wartości paliwa). Stwierdzono brak dokumentacji świadczącej o przeprowadzeniu spisu z natury niezużytego opału i paliwa na dzień 31 grudnia 2013 r. – wbrew regulacjom wewnętrznym oraz przepisom art. 26 ust. 1 pkt 1 w zw. z art. 26 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości. Z wymienionych wyżej dokumentów „Stan paliwa…” nie wynika, jaką metodą ustalono stan i wartość materiałów, co jest szczególnie rażące w przypadku zapasu drewna.

Kontrolującym okazano też podpisany przez Skarbnika i byłego Wójta „Protokół weryfikacji dla salda 310 na dzień 31 grudnia 2013 r.”, z którego wynika, że 17 marca 2014 r. dokonano weryfikacji salda konta 310 „Materiały” i potwierdzono jego realność. Dokument ten należy ocenić jako zweryfikowanie prawidłowości ustalenia i udokumentowania salda ujętego na koncie 310 na koniec 2013 r. Wobec braku dokumentacji świadczącej o spisaniu z natury pozostałości materiałów weryfikację tę należy ocenić za nierzetelną, ponieważ nie doprowadziła do zakwestionowania w szczególności sposobu ustalenia zapasu drewna – str. 140-142 protokołu kontroli.

W zakresie inwentaryzacji ustalono również, że na dzień 31 maja 2013 r. przeprowadzona została inwentaryzacja środków trwałych w drodze spisu z natury, na podstawie zarządzeniem byłego Wójta z dnia 27 maja 2013 r. w sprawie przeprowadzania inwentaryzacji środków trwałych. Spis z natury środków trwałych został przeprowadzony w dniach 27-31 maja 2013 r., co wynika z protokołu z rozliczenia arkuszy spisowych. Zarządzenie nie wskazywało terminu rozpoczęcia ani zakończenia spisu z natury. Na arkuszach spisowych nie zamieszczono daty, na jaką przypada spis, co narusza postanowienia instrukcji inwentaryzacyjnej. Ponadto w arkuszach zostały ujęte również te składniki, które zgodnie z przepisami art. 26 ust. 3 ustawy o rachunkowości powinny być objęte inwentaryzacją w drodze porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości tych składników, np. sieć wodociągowa i kanalizacyjna.

Kontrolującym okazano protokół weryfikacji salda konta syntetycznego 011 „Środki trwałe” na dzień 31 grudnia 2013 r.: wynika ono z prawidłowo udokumentowanych operacji księgowych. Jest realne, poprawnie ustalono, zgodnie z kartotekami analitycznymi środków trwałych i wynosi 30.887.231,84 zł. Do protokołu weryfikacji załączono wydruk z programu „Środki trwałe – stan na dzień 2013-12-31”, z którego wynika wartość środków trwałych 30.667.361,64 zł (bez gruntów). Do tej wartości środków trwałych dopisano odręcznie (na wydruku) kwotę 219.870,20 zł jako wartość gruntów, co daje łącznie 30.887.231,84 zł – stan środków trwałych wynikający z ewidencji syntetycznej. Pod datą 31 grudnia 2013 r. sporządzono dowód PK nr 55 o treści weryfikacja wartości gruntów, na podstawie którego kwotę 130.019,39 zł ujęto w ewidencji zapisem Wn 011 – Ma 800. Do dowodu PK załączono notatkę sporządzoną na potrzeby weryfikacji wartości gruntów na dzień 31.12.2013 r., w treści której zapisano: Wartość gruntów ustalono na podstawie wartości wyjściowej początkowej zaewidencjonowanej w księdze środków trwałych. W wyniku weryfikacji przeprowadzonej na dzień 31.12.2013 r. wartość gruntu wynosi 219.870,20 zł. Według ewidencji księgowej – 89.850,81 zł. W związku z powyższym należy przypisać różnicę w kwocie 130.019,39 zł. Z ustaleń kontroli nie wynika, aby nowe działki gruntu w 2013 r. zostały wprowadzone do ewidencji gruntów (prowadzonej ręcznie). W wyjaśnieniu w sprawie weryfikacji wartości gruntów na koniec 2013 r. Skarbnik przedstawiła: Wartość gruntów będących własnością Urzędu Gminy na początek 2013 roku wynosiła 89.850,81 zł. Podczas weryfikacji księgi trwałej, w której pracownik ds. gospodarki gruntami i nieruchomościami ewidencjonuje stan gruntów oraz ich zmiany okazało się, że w pozycji, gdzie wprowadzono zapis dotyczący zakupu gruntów od GS „Samopomoc Chłopska” (…) nie wprowadzono wartości zakupionej działki – 105.000 zł. oraz nie wprowadzono wartości działki kupionej w 2011 roku od Spółki PGE Dystrybucja SA (…) na kwotę 26.300 zł. Stwierdzony stan faktyczny świadczy o braku uzgodnienia ewidencji analitycznej z syntetyczną na koncie 011 przez 2013 rokiem.

Analiza ewidencji analitycznej gruntów wykazała, że mimo, iż okresie objętym kontrolą dokonano sprzedaży 4 działek (o numerach geodezyjnych 474/3, 484/4, 199 i 18), nie dokonano żadnych zapisów po stronie Ma konta 011. W wyjaśnieniu Skarbnik przedstawiła: (…) Nie dokonywano księgowania na bieżąco rozchodu, czyli spisania wartości sprzedanych działek w 2013. (…) Stan rzeczywisty dotyczący posiadanych działek został ustalony jedynie na koniec 2013 roku. Mając na uwadze wskazane wcześniej w niniejszym wystąpieniu dokonywanie wpisów wartości działek w ewidencji analitycznej ołówkiem nie można jednoznacznie potwierdzić sposobu ustalenia wartości gruntów.

W 2013 r. ze stanu środków trwałych zdjęto m.in. wartość zużytego sprzętu komputerowego wynoszącą 4.492,70 zł; na tę okoliczność sporządzono protokół kasacyjny z datą 14 stycznia 2013 r., zaakceptowany przez Wójta Z. Dziedzickiego. Kontrola wykazała, że uznany za nienadający się do dalszego użytkowania sprzęt elektroniczny i komputerowy znajduje się w piwnicy budynku Urzędu Gminy. Według przepisów wewnętrznych podstawę zapisów na koncie 011 stanowi m.in. dowód LT – likwidacja środka trwałego. Dowodu LT dla przedmiotowego sprzętu komputerowego nie okazano. W wyjaśnieniu były Wójt wskazał, że Sprzęt komputerowy i elektroniczny znajdujący się w piwnicy budynku Urzędu Gminy jest nam potrzebny i niezbędny, ponieważ jego elementy są wykorzystywane do bieżących napraw – str. 144-149 protokołu kontroli.

Nie został sporządzony plan finansowy Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej, o którym mowa w przepisach art. 249 ust. 3 i 4 ustawy o finansach publicznych. W okazanej dokumentacji znajdowały się jedynie (jako plan finansowy Urzędu), wydruki komputerowe: „plan dochodów konto 991” i „plan wydatków konto 992” (wydruki kwartalne, stan na ostatni dzień każdego kwartału), podpisane przez Wójta Gminy i niezawierające daty sporządzenia – str. 60-61 protokołu kontroli. Należy wskazać, że dane wynikające z ewidencji pozabilansowej prowadzonej na kontach 991 „Planowane dochody budżetu” i 992 „Planowane wydatki budżetu”, dla dochodów i wydatków ogółem budżetu, oraz na koncie 980 „Plan finansowy wydatków budżetowych”, na którym ujmowana jest wartość planu wydatków jednostki budżetowej, powinny mieć swoje źródło w planie dochodów i wydatków uchwalonego budżetu oraz sporządzonym planie finansowym jednostki budżetowej. Mają więc one charakter wtórny do planu finansowego (powinny być z nim zgodne i na jego podstawie wprowadzane do ewidencji), a nie charakter zastępujący dokument planu.

Według art. 30 ust. 3 ustawy o finansach publicznych plany finansowe samorządowych osób prawnych są sporządzane zgodnie z ustawami o ich utworzeniu, z uwzględnieniem przepisów ustawy o finansach publicznych. W art. 31 ustawy o finansach publicznych wskazano wymagane elementy planu finansowego wszystkich jednostek posiadających osobowość prawną, zaliczanych do sektora finansów publicznych. Okazane plany finansowe instytucji kultury wbrew postanowieniom art. 31 nie zawierały danych o przychodach z prowadzonej działalności, stanie należności i zobowiązań na początek i koniec roku oraz stanie środków pieniężnych na początek i koniec roku – str. 61 protokołu kontroli.

Kontrola dochodów z opłat za użytkowanie wieczyste (próbą objęto 8 użytkowników wieczystych) wykazała, że w 2013 r. przypisów należności dokonano zgodnie z wysokością opłat ustaloną po ostatniej aktualizacji dokonanej 12 grudnia 2012 r. Trzech użytkowników wieczystych objętych próbą złożyło wniosek do SKO o ustalenie, że aktualizacja opłaty jest nieuzasadniona albo jest uzasadniona w innej wysokości, w związku z czym w 2013 r. wnieśli oni opłaty z tytułu użytkowania wieczystego w wysokościach sprzed aktualizacji. W dniu 24 lutego 2014 r. do Urzędu wpłynęły orzeczenia SKO, zgodnie z którymi wszystkie złożone wnioski zostały oddalone. W efekcie pismami z dnia 9 kwietnia 2014 r. kontrolowana jednostka wezwała tych użytkowników do zapłaty kwot należnych za 2013 r. wraz z naliczonymi odsetkami. Pominięto jednak wezwanie do uregulowania należnych odsetek za zwłokę w zapłacie opłaty rocznej za 2013 r. jednego użytkownika wieczystego (osoby fizycznej). Wysłano je w wyniku czynności kontrolnych, co skutkowało opłaceniem odsetek w wysokości 71,83 zł.

Ponadto w zakresie użytkowania wieczystego stwierdzono przypadek nieprawidłowego ujęcia w ewidencji należności od SKR w Janowie. Ustalono, że nieruchomość będąca przedmiotem użytkowania wieczystego została nabyta na własność przez użytkownika wieczystego, w drodze przekształcenia prawa użytkowania wieczystego w prawo własności, w dniu 18 grudnia 2013 r. W związku z tym należna za 2013 r. opłata z tytułu użytkowania wieczystego została pomniejszona o sumę opłat rocznych wniesionych za niewykorzystany okres użytkowania wieczystego. Z tym, że wysokość dokonanego pomniejszenia opłaty (51,67 zł) została naliczona tylko od kwoty istniejącej zaległości (odpowiadającej wpłacie dokonanej w tej samej wysokości), tj. 1.347,20 zł (1.347,20 zł : 365 x 14 dni – liczone od 17 grudnia 2013 r.), natomiast powinna być naliczona od całej kwoty opłaty należnej za 2013 r., tj. od kwoty 2.694,40 zł stanowiącej w 2013 r. dwukrotność należności sprzed waloryzacji, ustaloną zgodnie z art. 77 ust. 2a ustawy o gospodarce nieruchomościami (2.694,40 zł : 365 x 13 dni = 95,96 zł), mimo że tylko połowa jej została wpłacona, w związku z trwającym postępowaniem w SKO. Zatem zaległość SKR na dzień 31 grudnia 2013 r. – obejmująca kwotę zwiększenia opłaty w wyniku aktualizacji (odpowiadającą kwocie opłaty sprzed aktualizacji, zgodnie z art. 77 ust. 2a ustawy) – powinna być wykazana w kwocie 1.251,24 zł (1.347,20 zł – 95,96 zł) – str. 62-65 protokołu kontroli.

Podczas badania realizacji dochodów z najmu lokali oraz dzierżawy gruntów (str. 65-74 protokołu kontroli) stwierdzono częste przypadki nieterminowych płatności czynszu, od których jednak nie naliczano należnych gminie odsetek (poza jednym przypadkiem, gdzie odsetki naliczono w wysokości 0,31 zł, a zgodnie obliczeniem kontrolujących odsetki powinny być naliczone w wysokości 0,15 zł). W przyjętej próbie należne gminie odsetki od nieterminowej płatności czynszu powinny być przypisane na dzień kontroli w wysokości 127,26 zł. Obowiązek naliczania i ujmowania w księgach odsetek w wysokości należnej na koniec każdego kwartału wynika z § 8 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości…

Analiza wpływów za najem lokali mieszkalnych w budynku przy ul. Parkowej 3a wykazała, że nie sporządzano kalkulacji kosztów, która winna stanowić podstawę ustalenia opłat za centralne ogrzewanie. Stawka opłat za centralne ogrzewanie została określona uchwałą Nr XVII/111/12 Rady Gminy Janów z dnia 28 grudnia 2012 r., zgodnie z którą z dniem 1 stycznia 2013 r. ustalono miesięczną opłatę za centralne ogrzewanie dla budynków ogrzewanych przez gminę Janów w wysokości 3,10 zł/m² netto. Stawki te stosowano w 2013 i w 2014 r. Lokale mieszkalne ogrzewane są drewnem przez kotłownię wspólną dla budynku Urzędu Gminy (brak podzielników zużycia ciepła w poszczególnych mieszkaniach). W dniu 30 października 2012 r. pracownik Urzędu sporządził dokument pn. „Przewidywane wydatki w 2013 roku na zakupy drewna, transport (pochodne)”, zgodnie z którym przewidywano następujące wydatki: drewno i transport – 64.000 zł, pochodne – 5.000 zł i paliwo – 4.000 zł, co razem daje 73.000 zł. W złożonym wyjaśnieniu Wójt Z. Dziedzicki wskazał, że wydatki na zakup drewna w 2013 r. zostały przewidziane po analizie lat poprzednich i sezonowaniu drewna przewidzianego na opał (suchość drewna) i w zależności od rodzaju drewna (każde drewno inaczej schnie) i ceny zbytu drewna w nadleśnictwie. W dniu 7 stycznia 2013 r. podpisano umowę z Nadleśnictwem Czarna Białostocka na zakup drewna opałowego, na podstawie której zakupiono w 2013 r. drewno (bez kosztów transportu) za 49.743,02 zł (40.441,48 zł netto). Mając na uwadze wynikające z zacytowanego wyżej dokumentu przewidywane wydatki na drewno i transport w 2013 r. oraz wydatki faktycznie poniesione, zwrócono się o wyjaśnienie, w jaki sposób wyłoniono dostawcę drewna. W udzielonej odpowiedzi były Wójt poinformował: Wyłoniono wykonawcę po rozmowie z przedstawicielem nadleśnictwa i z prywatnymi dostarczycielami drewna. Z rozmów wynika, że najtaniej zakupić można drewno w Nadleśnictwie (lasy państwowe) oraz poprzez uzyskanie informacji, że lasy państwowe nie przystępują do przetargu na sprzedaż drewna opałowego. Sprzedaż drewna nastąpi po przedpłatach na drewno. Dlatego wybrano lasy państwowe, Nadleśnictwo Czarna Białostocka. Obowiązujący w okresie objętym kontrolą regulamin udzielania zamówień, których wartość nie przekracza równowartości kwoty 14.000 euro określał w § 5 procedurę udzielenia zamówienia, zgodnie z którą pracownik realizujący zamówienie sporządza protokół zamówienia publicznego według wzoru określonego w załączniku do regulaminu. Dokumentacja z przeprowadzonego rozeznania cenowego podlega zatwierdzeniu przez Wójta Gminy, zaś cała dokumentacja postępowania przechowywana jest na stanowisku realizującym zamówienie. Nie okazano żadnych dokumentów wskazujących na przeprowadzenie postępowania w celu wyłonienia wykonawcy sprzedaży drewna.

Mimo spisywania drewna w koszty w momencie zakupu prowadzona była ręczna ewidencja ilościowo-wartościowa drewna. Według niej rozchód drewna w 2013 r. wynosił ilościowo 322,57 m³, a wartościowo 62.087,69 zł. W związku z brakiem regulacji wewnętrznych oraz różnymi cenami poszczególnych gatunków drewna zwrócono się z zapytaniem, w jaki sposób dokonano wyceny rozchodu drewna w 2013 r. oraz czy ustalono na koniec 2013 r. ile drewna jakiego gatunku pozostało. Według wyjaśnienia wyceny drewna dokonano poprzez wyciągnięcie średniej ze wszystkich rodzajów drewna, każdy rodzaj drewna ma inną cenę. Nie wynika ile jakiego drewna pozostało na placu, ponieważ przy zakupie drewna bywa, że w transporcie drewna jest dwa a czasem trzy rodzaje drewna. Drewno jest piłowane i rąbane i zmieszane na stercie, a następnie wożone pod wiatę do sezonowania. Z ustaleń kontroli wynika wniosek o braku ustalonych reguł wyceny zapasu drewna, a także o braku spisu z natury jego zapasu na ostatni dzień roku, co było opisane przy inwentaryzacji materiałów.

Z kart środków trwałych wynika, że budynek Urzędu Gminy Janów ma powierzchnię użytkową 452,57 m², zaś lokale mieszkalne ogrzewane z tej samej kotłowni posiadają łączną powierzchnię użytkową 323,60 m², co łącznie daje 776,17 m² ogrzewanej powierzchni użytkowej. Zgodnie z obliczeniami dokonanymi przez kontrolujących koszt ogrzania w 2013 r. 1 m² powierzchni użytkowej lokalu mieszkalnego przez gminę Janów, tylko przy uwzględnieniu ustalonych przez jednostkę kosztów zużytego drewna wyniósł 6,67 zł za 1/m² (62.087,69 zł : 12 miesięcy : 776,17 m²). Przy uwzględnieniu wyłącznie kosztów zużytego drewna ustalono, że opłaty za centralne ogrzewanie zostały zaniżone w 2013 r. od najemców lokali mieszkalnych o kwotę 9.990,55 zł. Na faktyczne koszty ogrzewania, oprócz wartości zużytego drewna, składają się ponadto m.in.: koszty wynagrodzenia pracownika gospodarczego (palacza), koszty wynagrodzeń pracowników zatrudnionych przy rąbaniu i składowaniu drewna, koszty dowozu drewna przez firmę zewnętrzną oraz koszty utrzymania sprzętu (np. pił do cięcia drewna).

Przyczyną nieobciążenia najemców rzeczywistymi kosztami ogrzewania jest fakt, że kontrolowana jednostka nie traktowała wpłat za c.o. jako zaliczek na poczet faktycznych kosztów centralnego ogrzewania – nie dokonywano bowiem rozliczenia kosztów wytworzenia ciepła i wniesionych wpłat. Praktyka taka jest niezgodna z przepisami ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2014 r. poz. 150), która w art. 9 ust. 2 stanowi, iż wysokość tzw. opłat niezależnych od właściciela powinna być ustalana w taki sposób, aby zapewniała wyłącznie pokrycie przez odbiorców kosztów wytworzenia energii cieplnej. Brak bieżącej kalkulacji kosztów wytworzenia ciepła uniemożliwia zweryfikowanie prawidłowości kwoty wnoszonych przez najemców opłat. W świetle przywołanego przepisu ustawy opłaty te nie mogą być ustalone na poziomie niższym od faktycznych kosztów wytworzenia ciepła, jak również nie mogą obciążać najemców ponad faktycznie poniesione przez gminę koszty – str. 73-77 protokołu kontroli.

Kontrola dochodów ze sprzedaży nieruchomości wykazała, że w jednym przypadku organizator przetargu nie sporządził informacji o wyniku przetargu, której obowiązek  sporządzenia i podania do publicznej wiadomości wynika z § 12 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. z 2014 r. poz. 1490) – str. 82-83 protokołu kontroli.

W zakresie zagadnienia ustalania dochodów z opłaty adiacenckiej z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanej jej podziałem, na podstawie przepisów art. 98a ustawy o gospodarce nieruchomościami, stwierdzono że od czerwca 2011 r. wydano 19 decyzji w sprawie podziału nieruchomości. Wójt Gminy Janów nie wszczął jakiegokolwiek postępowania mającego na celu ustalenie podstawy do naliczenia opłaty adiacenckiej. W złożonym wyjaśnieniu były Wójt Z. Dziedzicki wskazał, iż (…) z przepisu art. 98a ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami wynika, że ustawodawca nie nałożył na organ samorządu terytorialnego obowiązku ustalenia opłaty adiacenckiej, lecz jedynie zezwolił na ustalenie tej opłaty w sytuacji gdy wskutek podziału nieruchomości wzrośnie jej wartość. (…) w stosunku do 12 decyzji nie upłynął 3-letni okres uprawniający do naliczenia opłat adiacenckich. W tym, w stosunku do 5 decyzji pobranie opłaty adiacenckiej jest niedopuszczalne (…) Natomiast w odniesieniu do 7 pozostałych decyzji, co do których nie upłynął 3-letni okres uprawniający do naliczania opłat adiacenckich, jeżeli podziały spełniają przesłanki do naliczenia tych opłat – biorąc pod uwagę przepisy prawa jak też analizę finansową, czyli m.in. koszty jakie poniesie Gmina zlecając rzeczoznawcy majątkowemu opracowanie operatów szacunkowych i ewentualne „zyski” z tytułu naliczonych opłat – zostanie przeprowadzone stosowne postępowanie administracyjne. (…). Należy zauważyć, że opłata adiacencka stanowi prawem określone, zatem niezależne od woli organów gminy, źródło dochodów gminy, o którym mowa w art. 4 ust. 1 pkt 2 lit. f) ustawy z dnia 13 listopada 2003 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2014 r. poz. 1115). Niepodejmowanie postępowań w sprawach indywidualnych, zmierzających do wydania decyzji ustalających wysokość opłaty adiacenckiej oznacza świadomą rezygnację z ustalania dochodów budżetu. Stan taki jest zaś sprzeczny z art. 42 ust. 5 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym jednostka sektora finansów publicznych jest zobowiązana do ustalania przypadających jej należności. Nie można zatem podzielić tezy zaprezentowanej przez byłego Wójta w wyjaśnieniu, że gmina nie ma obowiązku ustalania opłaty adiacenckiej – str. 86-87 protokołu kontroli.

Dochody z tytułu wprowadzania ścieków do zbiorczych urządzeń kanalizacyjnych gminy realizowane były w 2013 r. poprzez pobieranie opłaty za 1 m3 ścieków na podstawie uchwały Nr XVI/97/12 Rady Gminy Janów z dnia 28 listopada 2012 r., zgodnie z którą opłatę ustalono w wysokości 5,00 zł netto za 1 m³ –  gospodarstwa domowe i rolne oraz 5,50 zł netto za 1 m³ – pozostali odbiorcy. Funkcję przedsiębiorstwa kanalizacyjnego na terenie gminy Janów pełni Urząd Gminy. W trakcie kontroli nie stwierdzono, aby były Wójt złożył do Rady Gminy wniosek o zatwierdzenie taryf dla zbiorowego odprowadzania ścieków. W związku z tym brak też kalkulacji uchwalonych stawek, na co wskazano na wstępie niniejszego wystąpienia przy ocenie wykonania wniosków pokontrolnych. Zwrócono się do byłego Wójta Z. Dziedzickiego o wskazanie, na jakiej podstawie ustalono taryfy za ścieki uchwalone przez Radę Gminy. Zgodnie z wyjaśnieniem stawki opłat za ścieki zostały ustalone na podstawie analizy (analiza nie była robiona w formie pisemnej) kosztów utrzymania oczyszczalni oraz stawek zastosowanych w podobnych funkcjonujących oczyszczalniach ścieków.

Przedstawiony stan faktyczny świadczy o naruszeniu szeregu przepisów ustawy z dnia 7 czerwca 2001 r. o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków (Dz. U. z 2006 r. Nr 123, poz. 858 ze zm.), w szczególności art. 20 ust. 4 i 5 oraz art. 24 ust. 2, 3 i 5 oraz rozporządzenia Ministra Budownictwa z dnia 28 czerwca 2006 r. w sprawie określenia taryf, wzoru wniosku o zatwierdzenie taryf oraz warunków rozliczeń za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków (Dz. U. Nr 127, poz. 886 ze zm.). Zgodnie z § 6 i 7 rozporządzenia przedsiębiorstwo wodociągowo-kanalizacyjne ustala niezbędne przychody dla potrzeb obliczenia taryfowych cen i stawek opłat planowanych na rok obowiązywania taryf, uwzględniając m.in. koszty poniesione w roku obrachunkowym poprzedzającym rok, w którym wprowadzana jest taryfa, ustalonych na podstawie ewidencji księgowej kosztów sporządzonej zgodnie z przepisami o rachunkowości. Z kolei § 19 rozporządzenia określa elementy wniosku o zatwierdzenie taryf.

W 2014 r. nadal stosowano stawki określone przywołaną wyżej uchwałą z dnia 28 listopada 2012 r. Zgodnie z przepisami ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków, taryfę określa się na 1 rok (art. 20 ust. 1), zaś na uzasadniony wniosek przedsiębiorstwa wodociągowo-kanalizacyjnego rada gminy, w drodze uchwały, przedłuża czas obowiązywania dotychczasowych taryf, lecz nie dłużej niż o 1 rok (art. 24 ust. 9a). Nie stwierdzono, aby Wójt złożył do Rady Gminy wniosek o przedłużenie obowiązywania dotychczasowych taryf. Zgodnie z treścią złożonego przez Wójta wyjaśnienia stawki nie były zmieniane na rok podatkowy 2014, ponieważ w mojej ocenie i Rady Gminy są one i tak dość wysokie – str. 88-90 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749, ze zm.), jest Wójt. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, co doprowadziło do następujących ustaleń.

                   Z analizy dokumentacji podatkowej wynika, że w przypadku części podatników posiadana dokumentacja podatkowa nie pozwala na weryfikację powierzchni budynków i wartości budowli wykazanych w deklaracjach i informacjach podatkowych. A zatem służby organu podatkowego nie miały możliwości dokonania czynności sprawdzających w zakresie wynikającym z treści art. 272 Ordynacji podatkowej, w szczególności ustalenia stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedłożonymi dokumentami – str. 90 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości wywiązywania sie podatników z obowiązku terminowego złożenia deklaracji podatkowych w przypadku zaistnienia okoliczności wskazanych w art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2014 r. poz. 849, ze zm.) wykazała, że dwóch podatników o nr …[1] naruszyło postanowienia art. 6 ust. 6 ustawy – str. 91 protokołu kontroli. Jednocześnie należy mieć na uwadze, iż zgodnie z § 6 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie informacji podatkowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 190), odpowiednie organy administracji architektoniczno-budowlanej mają obowiązek składać informacje, o których mowa w ust. 1 i 2 w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wydana decyzja stała się ostateczna lub upłynął termin do zgłoszenia sprzeciwu. W związku z powyższym należy stwierdzić, że organ podatkowy teoretycznie powinien posiadać informacje o zaistnieniu zdarzeń skutkujących obowiązkiem złożenia deklaracji i powinien monitorować jego wykonanie. Brak reakcji wskazuje jednoznacznie na nierealizowanie obowiązków w zakresie czynności sprawdzających, stanowiąc naruszenie przez organ podatkowy przepisów Działu V Ordynacji podatkowej „Czynności sprawdzające”. Natomiast składanie deklaracji podatkowych po terminie może stanowić wykroczenie skarbowe, o którym mowa art. 56 § 3, w zw. z § 4 ustawy z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 2013 r. poz. 186, ze zm.). Przepis ten stanowi, że karze określonej w § 3 podlega także ten podatnik, który mimo ujawnienia przedmiotu lub podstawy opodatkowania nie składa w terminie organowi podatkowemu lub płatnikowi deklaracji lub oświadczenia.

Nieterminowe złożenie deklaracji podatkowych stwierdzono również w przypadku dwóch podatników podatku od środków transportowych (załącznik nr 3 do protokołu kontroli, poz. 5 i 8), czym naruszyli oni wymogi art. 9 ust. 6 pkt 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Pierwszy ze wskazanych podatników nabył w trakcie roku podatkowego dwa pojazdy (w styczniu i marcu), które zostały wykazane dopiero w deklaracji złożonej w październiku. W przypadku drugiego podatnika stwierdzono, że nabył on samochód ciężarowy w maju, a deklaracja została złożona we wrześniu. Zgodnie z przywołanym przepisem podatnik ma obowiązek składać, w terminie do dnia 15 lutego, właściwemu organowi podatkowemu, deklaracje na podatek od środków transportowych na dany rok podatkowy, sporządzone na formularzu według ustalonego wzoru, a jeżeli obowiązek podatkowy powstał po tym dniu – w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie tego obowiązku. Również i w tych przypadkach nie stwierdzono odpowiednich działań organu podatkowego  – str. 99 protokołu kontroli.

W zakresie podatku rolnego od osób prawnych stwierdzono przypadki, wskazane w opisie na str. 95 protokołu kontroli, posiadania przez osoby prawne gruntów rolnych we współwłasności z osobami fizycznymi, podzielone do celów podatkowych przez podatników na poszczególne udziały i ujawnione razem z gruntami będącymi ich wyłączną własnością, w jednej deklaracji podatkowej. Taki sposób postępowania, w przypadku współwłasności osób prawnych i fizycznych, stoi w sprzeczności z zapisami art. 3 ust. 5 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U. z 2013 r. poz. 1381, ze zm.), z treści którego wynika, że jeżeli grunty stanowią współwłasność lub znajdują się w posiadaniu dwóch lub więcej podmiotów, to stanowią odrębny przedmiot opodatkowania podatkiem rolnym, a obowiązek podatkowy ciąży solidarnie na wszystkich współwłaścicielach (posiadaczach). Artykuł 6a ust. 10 ustawy o podatku rolnym stanowi zaś, że jeżeli grunty stanowią współwłasność lub znajdują się w posiadaniu osób fizycznych oraz osób prawnych, jednostek organizacyjnych, w tym spółek nieposiadających osobowości prawnej – osoby fizyczne składają deklarację na podatek rolny oraz opłacają podatek na zasadach obowiązujących osoby prawne. Kontrola wykazała, że w przypadkach wskazanych w protokole kontroli osoby fizyczne nie przestrzegały tego zapisu i nie złożyły deklaracji podatkowych. Podobna sytuacja zachodzi również w należności z tytułu podatku leśnego, w grupie podatników stanowiących osoby prawne. Ustalono, iż podatnik (osoba prawna) wskazany na str. 97 protokołu kontroli jest w posiadaniu lasów wraz z osobami fizycznymi. Tymczasem deklarację podatkową składa wyodrębniając udziały z tego przedmiotu opodatkowania. Artykuł 2 ust. 4 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o podatku leśnym (Dz. U. z 2013 r. poz. 465) stwierdza, że jeżeli las jest współwłasnością lub znajduje się w posiadaniu dwóch lub więcej podmiotów, stanowi wówczas odrębny przedmiot opodatkowania podatkiem leśnym, a obowiązek podatkowy ciąży solidarnie na wszystkich współwłaścicielach lub posiadaczach. Natomiast art. 6 ust. 7 ustawy nakazuje, aby w przypadku gdy las stanowi współwłasność lub znajduje się w posiadaniu osób fizycznych oraz osób prawnych, jednostek organizacyjnych, w tym spółek, nieposiadających osobowości prawnej – osoby fizyczne składały deklarację na podatek leśny oraz opłacały należny podatek na zasadach obowiązujących osoby prawne.

Opisy zawarte w protokole kontroli dotyczące szeregu jednostkowych nieprawidłowości w podatku od nieruchomości (str. 92-94 i 95-97), w podatku rolnym (str. 95-96) i w podatku leśnym (str. 97) wskazują na nie w pełni przeprowadzone przez organ podatkowy czynności sprawdzające, które są przewidziane treścią art. 272 ustawy Ordynacja podatkowa. Pochodną tego był brak reakcji organu podatkowego na prezentację przez podatników wskazanych podatków lokalnych błędnych danych, niezgodnych z ewidencją gruntów i budynków, z naruszeniem obowiązujących przepisów materialnego prawa podatkowego.

 Analizując prawidłowość stosowania zwolnień i ulg na podstawie przepisów ustawy o podatku rolnym stwierdzono, że w przypadku sprawy o oznaczeniu …[2] udzielono ulgi, o której mowa w art. 13 ust. 1 pkt 1 ustawy z tytułu wydatków poniesionych na  rozbudowę i przebudowę budynku gospodarczego. Przywołany przepis wskazuje, że ulgi można udzielić w przypadku wydatków poniesionych na budowę lub modernizację budynków inwentarskich. Według przepisów prawa budowlanego budynek gospodarczy stanowi odrębną kategorię budynków. A zatem nie jest możliwe udzielenie ulgi „inwestycyjnej” na budowę czy też modernizację budynku gospodarczego. W dniu 30 października 2014 r. organ podatkowy wydał decyzję uchylającą pierwotną decyzję w sprawie zastosowania ulgi inwestycyjnej. Ponadto należy zauważyć, że w wyjaśnieniu do uzasadnienia prawnego decyzji nie wskazano definicji pojęcia „modernizacja”. Obwiązujące przepisy podatkowe jak i prawa budowlanego również nie zawierają wyjaśnienia takiego pojęcia. A zatem organ podatkowy ma w tej materii możliwość samodzielnego wyjaśnienia tego pojęcia. Można oczywiści posiłkować się przy tym orzecznictwem sądowym jak i fachową literaturą. Zdefiniowanie zakresu prac zaliczanych do modernizacji niewątpliwie ułatwiłoby rozstrzyganie tego rodzaju spraw – str. 100-101 protokołu kontroli.

Kolejnym obszarem poddanym kontroli były zagadnienia dotyczące udzielania ulg w zapłacie podatku, na podstawie art. 67a § 1 Ordynacji podatkowej. Ustalono, iż działania organu podatkowego, w przypadku podatnika wskazanego na str. 109-111 protokołu kontroli stały w sprzeczności z przepisami Działu IV Ordynacji. Podatnikowi umorzono podatek wymierzony w formie łącznego zobowiązania pieniężnego w kwocie 1.498 zł. Analizując przedstawioną dokumentację dotyczącą badanej sprawy stwierdzono, iż organ podatkowy nie zebrał pełnego materiału dowodowego potwierdzającego dokonane ustalenia. Dotyczy to zwłaszcza dochodów uzyskiwanych przez podatnika (np. decyzje przyznające dopłaty bezpośrednie itp.). Podobna sytuacja dotyczy wydatków ponoszonych przez podatnika. Szczególne znaczenie ma odpowiednie stosowanie art. 120 i art. 121 § 1 Ordynacji podatkowej, z których wynika, że organy podatkowe działają na podstawie przepisów prawa oraz że postępowanie podatkowe powinno być prowadzone w sposób budzący zaufanie do organów podatkowych. Te dwie generalne zasady zobowiązują organ podatkowy aby w swym działaniu dochowywał szczególnej staranności i podejmował decyzje w oparciu o materiał dowodowy, który będzie przedstawiał stan faktyczny i pozwoli na dogłębną analizę przesłanek wskazanych we wniosku. Należy także dodać, iż treść art. 180 tej ustawy wskazuje, że jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Jeżeli przepis prawa nie wymaga urzędowego potwierdzenia określonych faktów lub stanu prawnego w drodze zaświadczenia, organ podatkowy odbiera od strony, na jej wniosek, oświadczenie złożone pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania. Z kolei artykuł 181 Ordynacji podnosi także, że dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej.

Z kolei kontrola prawidłowości realizacji dochodów z tytułu opłaty targowej wykazała, że:

- były Wójt Gminy określając w zarządzeniu Nr 10/2011 terminy wpłat pobranej przez inkasentów opłaty naruszył kompetencje Rady Gminy wynikające z art. 47 § 4a Ordynacji podatkowej. Przepis ten stanowi, że terminem płatności dla inkasentów jest dzień następujący po ostatnim dniu, w którym, zgodnie z przepisami prawa podatkowego, wpłata podatku powinna nastąpić, chyba że organ stanowiący właściwej jednostki samorządu terytorialnego wyznaczył termin późniejszy. Obowiązujące przepisy nie przewidują możliwości scedowania tego uprawnienia na organy wykonawcze;

- na pozostającej w bloczku części biletu inkasent nie nanosił daty wydania biletu. A zatem nie ma możliwości ustalenia, kiedy dany bilet został wydany. Z wyjaśnień uzyskanych w trakcie kontroli wynika, że na koniec każdego miesiąca inkasent przedstawia do kontroli posiadane bloczki opłaty targowej. Wówczas jest dokonywana weryfikacja ilości biletów wydanych w danym miesiącu i ustalana należna kwota opłaty;

- inkasent dokonywał wpłat w terminach naruszających postanowienia art. 47 § 4a Ordynacji podatkowej. W czterech przypadkach naruszono również termin płatności wskazany w zarządzeniu Wójta;

- nie przestrzegano zapisów zarządzenia w sprawie terminów naliczania wynagrodzenia, które wypłacano kwartalnie, a nie w okresach miesięcznych, jak przewidują regulacje wewnętrzne;

- kwota wypłaconego wynagrodzenia nie odpowiada iloczynowi wpłaconej kwoty i stawki wynagrodzenia. W sumie należne wynagrodzenie za kwoty pobrane i wpłacone powinno wynieść 1.090 zł. Z przedstawionych dokumentów wynika, że wypłacono 1.200 zł– str. 103-105 protokołu kontroli.

Badaniu poddano także prawidłowość działań dotyczących dochodów kontrolowanej jednostki z tytułu opłaty eksploatacyjnej. Z ustaleń kontroli w tym zakresie wynika, że:

- podmiot wskazany na str. 106 protokołu kontroli, wnosząc po terminie, tj. 13 maja 2013 r., należną opłatę za II  półrocze 2012 r. w wysokości 1.839 zł nie naliczył należnych odsetek wynoszących na dzień zapłaty 61 zł, czym naruszył art. 53 § 1 i 3 Ordynacji podatkowej. Natomiast wierzyciel nie dokonując proporcjonalnego rozksięgowania wpłaconej kwoty na należność główną i odsetki naruszył art. 55 § 2 tej ustawy,  

- w przypadku podmiotu wskazanego na str. 107 protokołu kontroli wierzyciel pomimo prowadzenia działań upominawczych, które nie przyniosły efektu, nie podjął koniecznych działań egzekucyjnych, co stanowiło naruszenie obowiązującego w kontrolowanym okresie § 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz. 1541 ze zm.). Z okazanej dokumentacji wynika, że wymieniony podmiot ma wobec gminy zobowiązanie w wysokości 74.551,80 zł, które jest pochodną wydanych przez Marszałka Województwa Podlaskiego 5 decyzji w sprawie określenia wysokości opłaty eksploatacyjnej (za okres od IV kw. 2010 r. do IV kw. 2011 r.). Na poczet przedmiotowej zaległości kontrolowana jednostka zaliczyła kwotę 6.946,29 zł, która była w posiadaniu wierzyciela tytułem zabezpieczenia warunków wykonania umowy (nota księgowa Nr 1/2013 z dnia 15 stycznia 2013 r.).

Brak działań egzekucyjnych stwierdzono również w przypadku zaległości z tytułu podatków lokalnych. Z opisu zawartego na str. 108 protokołu kontroli wynika, że do końca roku podatkowego działaniami egzekucyjnymi nie objęto 75 podatników, którym wystawiono upomnienia. Część z nich została objęta działaniami egzekucyjnymi w roku 2014; wystawiono wówczas 21 tytułów wykonawczych dotyczących zaległości z III i IV raty roku 2013 na kwotę 6.867 zł. Z obowiązujących w 2013 r. przepisów wynikało, że w przypadku nieopłacenia przez dłużnika należności wskazanej w upomnieniu organ podatkowy wystawia tytuł wykonawczy. Brak w przepisach określenia zawitych terminów do podjęcia działań egzekucyjnych nie oznaczał, iż moment ten dowolnie kształtuje wierzyciel. Przyjęta formuła regulacji zawarta w przepisach rozporządzenia w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o egzekucji w administracji wskazywały, że działania te powinny być podjęte w najbliższym możliwym terminie od momentu, kiedy wierzyciel uzyskał informacje o nieopłaceniu należności. A zatem niewystawienie tytułów lub też wystawienie ich z kilkumiesięcznym opóźnieniem należy traktować jako naruszenie przepisów przywołanego rozporządzenia. Natomiast od dnia 21 maja 2014 r. organ podatkowy, zgodnie z § 6 aktualnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 maja 2014 r. w sprawie trybu postępowania wierzycieli należności pieniężnych, przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (Dz. U. z 2014 r. poz. 656) ma obowiązek niezwłocznie wystawić tytuł wykonawczy, w przypadku gdy łączna wysokość należności pieniężnych wraz z odsetkami z tytułu niezapłacenia w terminie należności pieniężnej przekroczy dziesięciokrotność kosztów upomnienia albo gdy okres do upływu terminu przedawnienia należności pieniężnej jest krótszy niż 6 miesięcy.

Analiza kart wynagrodzeń pracowników objętych kontrolą za 2013 r. wykazała, że:

a) były Wójt Gminy Janów Z. Dziedzicki otrzymał wynagrodzenie za udział w posiedzeniach Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych w Janowie w łącznej wysokości 621 zł; zgodnie z postanowieniami Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych na rok 2013, wynagrodzenie członków GKRPA ustalono w wysokości 69 zł brutto za udział w posiedzeniu komisji, który to udział członkowie potwierdzają podpisem na liście obecności. Regulamin nie regulował takich kwestii jak czas pracy komisji czy godziny odbywania się posiedzeń. Z protokołów z posiedzeń komisji oraz załączonej do nich dokumentacji wynika, że posiedzenia GKRPA odbywały się w godzinach pracy Urzędu Gminy, co świadczy o pobieraniu przez Wójta dodatkowego wynagrodzenia (oprócz wynagrodzenia ze stosunku pracy), mimo że w trakcie posiedzeń GKRPA niemożliwe było świadczenie pracy na podstawie stosunku pracy – str. 116 protokołu kontroli,

b) z wynagrodzenia Wójta Z. Dziedzickiego potrącane były zobowiązania, mimo że w dokumentacji Urzędu nie stwierdzono dowodu dokumentującego wyrażenie zgody przez byłego Wójta na dokonywanie potrąceń konkretnie określonych zobowiązań z należnego mu wynagrodzenia, co świadczy o naruszeniu postanowień art. 91 § 1 Kodeksu pracy – str. 117 protokołu kontroli,

c) stwierdzono 2 przypadki wypłacenia pracownikom jednorazowego wynagrodzenia w wysokości 150 zł, oznaczonego na karcie wynagrodzeń jako „na wieniec”; w złożonym wyjaśnieniu były Wójt Z. Dziedzicki wskazał, że W dniu 28 czerwca 2013 r. odbyło się zebranie pracowników, na którym opowiedziano się za zastąpieniem tradycyjnego wieńca wręczanego pracownikowi z okazji uroczystości pogrzebowej najbliższego członka rodziny kwotą pieniędzy – 150 zł, bo za taką sumę dotychczas dokonywano zakupu wieńca. Zmiana zwyczaju nastąpiła za pełną aprobatą załogi, a miała na względzie zmniejszenie kosztów wywozu śmieci z cmentarza. Należy stwierdzić, że tego rodzaju świadczenie nie może być wypłacane, ze względu na brak podstawy prawnej do jego wypłaty oraz brak możliwości wskazania zadania gminy, którego realizacji miałby służyć taki wydatek. Zgodnie z art. 216 ust. 2 ustawy o finansach publicznych, wydatki budżetu gminy przeznacza się na realizację zadań określonych w odrębnych przepisach – str. 117 protokołu kontroli.

         W wyniku kontroli prawidłowości naliczenia i wypłaty dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2013 r. ustalono w zbadanej próbie, że w jednym przypadku wynagrodzenie zostało zawyżone o 8,50 zł. Zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. Nr 2, poz. 14), z podstawy wymiaru „trzynastej pensji” wyklucza się elementy płacowe wymienione w § 6, tj. m.in. kwoty wyrównania wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę (§ 6 pkt 7a). W stwierdzonym przypadku do podstawy naliczenia „13” prawidłowo nie wliczono „dodatku wyrównawczego” w wysokości 453,33 zł, zaś ujęto błędnie „wyrównanie wynagrodzenia” w wysokości 100 zł wypłacone pracownikowi w lutym 2013 r. – str. 117-119 protokołu kontroli.

W zakresie prawidłowości stosowania klasyfikacji budżetowej, określonej przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1053, ze zm.) stwierdzono błędne zaliczenie do par. 4300 „Zakup usług pozostałych” wydatków związanych m.in. z naprawą samochodu STAR oraz z naprawą pługa do odśnieżania. Właściwą podziałką klasyfikacji wydatków na usługi konserwacyjne i naprawcze wyrobów przemysłowych, np. maszyn, środków transportu, urządzeń, sprzętu jest par. 4270 „Zakup usług remontowych” – str. 120-121 protokołu kontroli.

Analiza wydatków z tytułu ryczałtu za używanie przez byłego Wójta do jazd lokalnych samochodu niebędącego własnością pracodawcy (str. 127-128 protokołu kontroli) wykazała następujące błędy przy obliczaniu wysokości ryczałtu:

- we wrześniu Wójt pobrał ryczałt w pełnej wysokości – 250,74 zł, podczas gdy zgodnie z listą obecności przebywał 1 dzień na urlopie wypoczynkowym, co potwierdza też złożony wniosek urlopowy; w związku z tym ryczałt za wrzesień powinien być pomniejszony o kwotę 11,40 zł;

- w listopadzie Wójt otrzymał ryczałt w wysokości 216,55 zł, pomniejszony o 1 dzień urlopu wypoczynkowego (brak wniosku urlopowego oraz wskazania dnia urlopu na liście obecności) oraz o 2 dni delegacji służbowej (zgodnie z listą obecności). W świetle braku dowodów na skorzystanie z urlopu wypłacenie ryczałtu należy uznać za zaniżone o 11,40 zł.

         Wskazane uchybienia przy wypłacie ryczałtu należy uznać za spowodowane niewłaściwym wykonywaniem kontroli składanych przez Wójta oświadczeń o używaniu samochodu prywatnego w jazdach lokalnych. Konfrontacja oświadczeń z listą obecności i wnioskami urlopowymi powinna skutkować ustaleniem wysokości ryczałtu zgodnie z faktyczną liczbą dni, w których Wójt mógł korzystać z pojazdu w celach służbowych.

         Kontroli poddano realizację umowy na dostawę paliw płynnych do samochodów specjalistycznych i autobusów szkolnych, podpisaną w dniu 6 lutego 2013 r. z wykonawcą wyłonionym w trybie przetargu nieograniczonego. Zbadano 48 faktur wystawionych przez dostawcę na łączną kwotę 77.769,19 zł. Ustalono, że w 8 przypadkach cena zakupionego oleju napędowego nie obejmowała rabatu w wysokości 1% od ceny netto za 1 litr oleju, który został przewidziany w ofercie wykonawcy. W złożonym wyjaśnieniu były Wójt Z. Dziedzicki poinformował, że (…) faktury nie dotyczą zakupu paliwa do autobusów szkolnych. Faktury dotyczą paliwa do ciągnika rolniczego, który nie był objęty przedmiotową umową. Analiza faktur wykazała, że wśród uwzględniających 1% rabatu część posiada opis „zakupiono do autobusu (numer rejestracyjny)” bądź „zakupiono do samochodu (numer rejestracyjny)”, zaś część nie posiada żadnego opisu, z którego wynikałoby w jakim celu (do jakiego pojazdu) zakupiono olej napędowy. Natomiast w przypadku faktur nieuwzględniających 1% rabatu, że część posiada opis „zakupiono na potrzeby Urzędu Gminy” (na odwrocie faktury), a część nie posiada żadnego opisu. Brak faktur zawierających wskazanie o przeznaczeniu zakupu do ciągnika. W konsekwencji należy wskazać na brak możliwości jednoznacznego potwierdzenia prawidłowości stosowania rabatu. Zwrócenia uwagi Panu Wójtowi wymaga też brak uzasadnienia dla formułowania warunków przetargu i umowy z wykonawcą w taki sposób, który skutkuje różnicowaniem ceny nabywanego oleju napędowego ze względu na sposób wykorzystania go przez Urząd – str. 132-134 protokołu kontroli.

         W obszarze zagadnień dotyczących podstaw gospodarowania nieruchomościami stwierdzono, że gmina nie posiada zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy, które powinny być uchwalone przez Radę Gminy na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 2 ustawy o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i zmianie Kodeksu Cywilnego i określać zagadnienia wymienione w art. 21 ust. 3 ustawy – str. 138-139 protokołu kontroli.

         Analiza wniosków dotyczących zwrotu podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej wykazała, że do wniosków dołączano oryginały faktur, przy czym tylko w jednym przypadku upoważniony pracownik Urzędu zamieścił adnotację o treści „przyjęto w dniu … do zwrotu części podatku akcyzowego”, jak tego wymaga przepis art. 6 ust. 4 ustawy z dnia 10 marca 2006 r. o zwrocie podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej (Dz. U. Nr 52, poz. 379 ze zm.). Pozostałe faktury dołączone do badanych wniosków takiej adnotacji nie posiadały – str. 156-157 protokołu kontroli.

Dotacja w kwocie 267.609 zł została udzielona Powiatowi Sokólskiemu w ramach pomocy finansowej na przebudowę drogi powiatowej w miejscowości Trofimówka na podstawie umowy, która nie była poprzedzona uchwałą Rady Gminy w sprawie udzielenia pomocy finansowej, jak tego wymaga art. 216 ust. 2 pkt 5 ustawy o finansach publicznych – str. 158 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości były wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy oraz niewłaściwego funkcjonowania kontroli zarządczej. Nieprawidłowości były też wynikiem niezrealizowania części wniosków pokontrolnych wystosowanych do Wójta Z. Dziedzickiego na podstawie poprzedniej kompleksowej kontroli gospodarki finansowej.

Organem wykonawczym gminy wiejskiej jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowywania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Wójcie – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Nieprawidłowości zaprezentowane w niniejszym wystąpieniu dotyczą okresu sprawowania funkcji Wójta przez Zdzisława Dziedzickiego.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały, stosownie do postanowień zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązku głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Zapewnienie rzetelnego realizowania wniosków pokontrolnych, stosownie do udzielonej odpowiedzi o sposobie ich wykonania, mając na uwadze, że niezgodne z prawdą informowanie o wykonaniu wniosków pokontrolnych stanowi czyn zagrożony karą grzywny, stosownie do art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. W tym celu objęcie wnikliwym nadzorem sposobu realizacji zaleceń pokontrolnych przez pracowników odpowiedzialnych za poszczególne zagadnienia.

2. Udzielanie pełnomocnictw na podstawie art. 47 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym wyłącznie kierownikom jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej.

3. W zakresie regulacji wewnętrznych składających się na dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości i procedury kontroli zarządczej:

a) precyzyjne wskazanie ksiąg rachunkowych, które prowadzone są bez użycia programu komputerowego,

b) usunięcie z tytułów i treści zarządzeń oraz instrukcji wprowadzonych przez byłego Wójta postanowień odnoszących się do jednostek organizacyjnych gminy i ich pracowników – w szczególności bezprzedmiotowych regulacji upoważniających kierowników jednostek lub ich zastępców do kontroli merytorycznej dowodów księgowych i odbioru faktur, tj. czynności mieszczących się w ramach ich ogólnych obowiązków i odpowiedzialności jako kierowników jednostek sektora finansów publicznych na podstawie art. 53 ust. 1 ustawy o finansach publicznych – mając na uwadze, że kierownik każdej jednostki odpowiada za zorganizowanie kontroli zarządczej w jednostce, w tym za powierzenie części obowiązków pracownikom kierowanej jednostki,

c) usunięcie z zakładowych planów kont budżetu i Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej kont, które nie powinny być w nich przewidziane ze względów wskazanych na str. 10-11 niniejszego wystąpienia,

d) ustalenie zasad wyceny zapasu drewna opałowego, mając na uwadze, że wartość jego zużycia stanowi element posiadający zasadnicze znaczenie dla ustalenia kosztów ogrzania lokali mieszkalnych wynajmowanych przez gminę.

4. Wyeliminowanie przypadków nieterminowego regulowania zobowiązań spowodowanego niewłaściwym obiegiem dokumentów w Urzędzie (opóźnieniami w przekazywaniu ich do księgowości).

5. Zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie ewidencjonowania operacji w księgach rachunkowych, poprzez:

a) zaniechanie dublowania tych samych rozrachunków w ewidencji budżetu i Urzędu,

b) zaniechanie ujmowania w ewidencji bilansowej wartości gwarancji uzyskanych tytułem zabezpieczenia należytego wykonania umów,

c) ewidencjonowanie wpływu do kasy należności z tytułu dochodów budżetowych w korespondencji z odpowiednim kontem zespołu 2 (dochody przypisane) lub zespołu 7 (dochody nieprzypisane),

d) ewidencjonowanie przychodów z tytułu odsetek należnych gminie na koncie 750,

e) zaniechanie powielania na subkoncie dochodów, prowadzonym do konta 130 w ewidencji Urzędu, operacji niestanowiących realizacji dochodów budżetu w momencie wpływu, tj:

- wpływu w grudniu na rachunek budżetu raty części oświatowej subwencji ogólnej stanowiącej dochód następnego roku,

- wpływu w styczniu na rachunek budżetu udziałów gminy w podatkach dochodowych i podatków pobieranych przez urzędy skarbowe, zaliczanych do dochodów roku poprzedzającego na podstawie sprawozdań i informacji podmiotów przekazujących środki,

f) zaprzestanie przyjmowania na rachunek wydatków Urzędu Gminy wpłat od dłużników alimentacyjnych; przyjmowanie tych wpłat na rachunek GOPS oraz zobowiązanie głównego księgowego GOPS do przekazywania całości wpłaconych środków na rachunek budżetu gminy, z którego winny być dokonane rozliczenia z PUW i innymi gminami,

g) prowadzenie ewidencji analitycznej do konta 223 w ewidencji budżetu według poszczególnych szkół,

h) zachowywanie zasady czystości obrotów na koncie 130,

i) wykazywanie sald dwustronnych na kontach 221 i 234 w przypadku ujęcia na nich zarówno należności jak i zobowiązań,

j) ewidencjonowanie zobowiązań z tytułu składek PZU na koncie 240,

k) ujmowanie zapisem Wn 810 – Ma 800 równowartości poniesionych z planu finansowego Urzędu wydatków na finansowanie inwestycji i zakupów inwestycyjnych,

l) ewidencjonowanie rozliczenia błędnych operacji dotyczących spłaty kredytów lub pożyczek z uwzględnieniem uwag zawartych w części opisowej wystąpienia,

m) dokonanie w ewidencji analitycznej gruntów trwałych zapisów w zakresie wartości ewidencyjnej poszczególnych działek; bieżące uzgadnianie wartości gruntów wynikającej z ewidencji analitycznej z kontem syntetycznym 011,

n) wyksięgowywanie środków trwałych z ewidencji księgowej na podstawie dowodu LT, jak to wynika z przepisów wewnętrznych,

o) przekazanie na dochody budżetu kwoty 808,48 zł o niewyjaśnionym pochodzeniu, pozostającej na rachunku środków depozytowych,

p) zwiększenie wartości inwestycji „Przebudowa drogi gminnej Podłubianka – Kol. Kwasówka – Łubianka” o koszty sporządzenia kosztorysu tej inwestycji,

r) zaksięgowanie na koncie 221 w ewidencji Urzędu należności podatkowych zabezpieczonych hipoteką, które na dzień 31 grudnia 2013 r. pozostawały poza ewidencją bilansową, ze względu na ujęcie ich w „ewidencji pozabilansowej do konta 226”, i wykazywanie ich w sprawozdaniu Rb-27S,

s) naliczanie i ujmowanie w księgach na koniec każdego kwartału odsetek od nieterminowo opłacanego czynszu za najem i dzierżawę.

6. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie gospodarki pieniężnej, poprzez:

a) sporządzanie protokołów przekazania kasy w przypadku zmiany osoby wykonującej funkcję kasjera;

b) zobowiązanie osób prowadzących kasę do bezwzględnego przestrzegania zasady ujmowana operacji gotówkowych w raportach kasowych w dniu ich faktycznego dokonania, udokumentowanego datami zamieszczonymi na dowodach kasowych,

c) zobowiązanie Skarbnika do przeprowadzania doraźnych kontroli kasy w zakresie sposobu ewidencjonowania i dokumentowania obrotu gotówkowego. Ewentualnie rozważenie podjęcia innych działań w celu wyeliminowania nieprawidłowości,

d) zobowiązanie kasjera do oznaczania raportów kasowych nazwą jednostki, której dotyczą,

e) przyjmowanie środków wynikających z rozliczenia udzielonych zaliczek jako zwrotu wydatków na rachunek Urzędu Gminy.

7. Zaprzestanie udzielania kasjerowi całorocznych zaliczek o nieokreślonym przeznaczeniu, mając na uwadze, że w efekcie formalnie posiadał on w 2013 r. do dyspozycji przez okres 9 miesięcy kwotę 10.000 zł, z której nie realizował żadnych wydatków. Rozważenie określenia pogotowia kasowego – jako stałego zapasu gotówki w kasie – jeżeli zaliczka pobrana przez kasjera była faktycznie wykorzystywana na przejściowe finansowanie rozchodów kasowych, na co wskazują daty operacji kasowych.

8. W zakresie sprawozdawczości:

a) wykazywanie w kol. 9 sprawozdania Rb-27S należności z tytułu odsetek od zaległości podatkowych,

b) wykazywanie w sprawozdaniu Rb-27S kwoty dochodów otrzymanych ustalonej zgodnie z przepisami wskazanymi w części opisowej wystąpienia,

c) dokonywanie korekty rocznego sprawozdania Rb-28S w przypadku zmiany kwoty zobowiązań w księgach rachunkowych po terminie sporządzenia sprawozdania, mając na uwadze postanowienia § 24 ust. 3 załącznika nr 39 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej,

d) wykazywanie jako należności wymagalnych w sprawozdaniu Rb-N wszystkich zaległości zabezpieczonych hipoteką.

9. W zakresie planów finansowych:

a) przekazywanie kierownikom jednostek budżetowych informacji niezbędnych do opracowania projektów planów finansowych, w terminie 7 dni od dnia przekazania projektu uchwały budżetowej Radzie Gminy,

b) egzekwowanie sporządzenia przez kierowników jednostek budżetowych projektów planów finansowych na podstawie przekazanej informacji i przedłożenia ich Panu Wójtowi celem weryfikacji zgodności z projektem uchwały budżetowej,

c) sporządzanie planu finansowego Urzędu Gminy,

d) zapewnienie, aby plan finansowy instytucji kultury zawierał wszystkie elementy wymagane przepisami art. 31 ustawy o finansach publicznych.

10. Rozliczenie z SKR w Janowie kwoty 44,29 zł odpowiadającej zawyżeniu należności z tytułu użytkowania wieczystego za 2013 r. w związku z przyjęciem nieprawidłowej podstawy obliczenia kwoty zmniejszającej przypis w efekcie wygaśnięcia prawa użytkowania wieczystego.

11. Zawieranie umów z dotychczasowymi najemcami i dzierżawcami na kolejne okresy po przedstawieniu przez nich w terminie wniosków wymaganych uchwałą Rady Gminy w sprawie zasad nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości...

12. Wskazywanie w fakturach terminu płatności czynszu za najem i dzierżawę zgodnie z postanowieniami umów. Wystawianie faktur w czasie umożliwiającym przestrzeganie postanowień umów.

13. Przestrzeganie przepisów regulujących zasady opracowywania i uchwalania taryf za zbiorowe odprowadzanie ścieków, poprzez:

a) prowadzenie ewidencji przychodów i kosztów działalności kanalizacyjnej, umożliwiającej skalkulowanie taryf zgodnie z obowiązującymi przepisami,

b) sporządzanie i przedkładanie Radzie Gminy wniosków o zatwierdzenie taryf, spełniających co do formy i treści wymagania przepisów wskazanych w części opisowej niniejszego wystąpienia,

c) przedkładanie Radzie Gminy – w uzasadnionych przypadkach – wniosków o przedłużenie okresu obowiązywania dotychczas taryf o 1 rok.

14. Udzielanie zamówień na dostawę drewna opałowego z zachowaniem wymagań procedur wewnętrznych w zakresie sposobu wyłonienia wykonawcy.

15. Rozliczanie z najemcami lokali mieszkalnych opłat wniesionych za c.o. z faktycznymi kosztami wytworzenia energii cieplnej. Rozliczenie z najemcami opłat za c.o. wniesionych w 2013 r. względem wszystkich kosztów ogrzewania faktycznie poniesionych przez gminę w 2013 r., mając na uwadze, że uwzględnienie tylko kosztów zakupu drewna w stosunku do ogrzewanej powierzchni powinno skutkować – według ustaleń kontroli – dopłatą od najemców w łącznej wysokości 9.990,55 zł.

16. Przestrzeganie obowiązku sporządzania i podawania do publicznej wiadomości informacji o wyniku przetargu na sprzedaż nieruchomości.

17. Podejmowanie działań w celu ustalenia podstaw do wydania decyzji nakładających opłatę adiacencką z tytułu wzrostu jej wartości spowodowanego podziałem nieruchomości.

18. Przestrzeganie przepisów Ordynacji podatkowej w zakresie gromadzenia dokumentacji podatkowej umożliwiającej prowadzenie czynności sprawdzających w zakresie wynikającym z treści ustawy.

19. Monitorowanie terminowość składania deklaracji i informacji podatkowych.

20. Wyeliminowanie wskazanych w protokole i części opisowej wystąpienia nieprawidłowości w zakresie danych wykazanych w informacjach i deklaracjach podatkowych oraz ich zgodności z obowiązującymi przepisami. W odpowiedzi na zalecenia przedstawienie wyników (w tym finansowych) poszczególnych ustaleń dotyczących każdego podatnika.

21. Przestrzeganie przepisów materialnego prawa podatkowego i Ordynacji podatkowej w zakresie prowadzenia postępowania podatkowego oraz wymogów formalnych dotyczących wydawanych decyzji podatkowych w przypadku udzielania ulg podatkowych.

22. Stosowanie przepisów Działu IV Ordynacji podatkowej celem zachowania prawidłowości przyznawania ulg w spłacie podatków.

23. Przestrzeganie ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz obowiązujących przepisów wykonawczych w zakresie prowadzonych działań upominawczych i egzekucyjnych.

24. Przestrzeganie przepisów Ordynacji podatkowej dotyczących zasad naliczania odsetek od zaległości podatkowych.

25. Wyeliminowanie nieprawidłowości w realizacji dochodów z tytułu opłaty targowej, mając na względzie przepisy Ordynacji podatkowej oraz umożliwienie przyjęcia racjonalnego zapewnienia o kompletności odprowadzenia na rachunek przyjętych przez inkasenta dochodów.

26. Zachowanie prawidłowości naliczania wynagrodzenia inkasentom opłaty targowej.

27. W zakresie wynagrodzeń:

a) wyeliminowanie przypadków jednoczesnego pobierania wynagrodzenia ze stosunku pracy i za udział w posiedzeniach GKRPA przez pracowników Urzędu (w tym i Pana Wójta), jeżeli posiedzenia są odbywane w godzinach pracy Urzędu,

b) potrącanie z wynagrodzenia ze stosunku pracy wyłącznie tych zobowiązań pracownika, które zostały przez pracownika wskazane na piśmie, mając na uwadze art. 91 § 1 Kodeksu pracy,

c) rozważenie wystąpienia o zwrot kwoty 8,50 zł odpowiadającej zawyżeniu dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2013 r. dla pracownika, poprzez ujęcie w podstawie naliczenia kwoty wyrównania wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę.

28. Zaprzestanie wypłacania kwoty 150 zł „na wieniec”, mając na uwadze brak podstawy prawnej do wypłaty tego rodzaju „świadczenia” na rzecz pracownika ze środków publicznych. Rozważenie wystąpienia o zwrot środków od pracowników, którzy otrzymali tego rodzaju świadczenie.

29. Ujmowanie w par. 4270 wydatków na usługi konserwacyjne i naprawcze maszyn, środków transportu, urządzeń i innego sprzętu.

30. Dokonanie zmian w regulacjach wewnętrznych dotyczących delegowania Wójta Gminy Janów w podróż służbową, mając na uwadze ich sprzeczność z obowiązującymi przepisami polegającą na wskazaniu Przewodniczącego Rady Gminy jako właściwego do podpisywania polecenia wyjazdu służbowego Wójta.

31. Zobowiązanie pracownika odpowiedzialnego za weryfikację oświadczeń o używaniu samochodu prywatnego w jazdach lokalnych do konfrontowania składanych oświadczeń z listą obecności, wnioskami urlopowymi i rejestrem delegacji w celu wyeliminowania sprzeczności co do wynikającej z dokumentacji liczby dni, o jaką należy pomniejszyć ryczałt za dany miesiąc.

32. Zapewnienie opisywania faktur za olej napędowy w sposób pozwalający na ustalenie prawidłowości stosowania rabatu wynikającego z oferty dostawcy. Zaprzestanie formułowania warunków przetargu i umowy z dostawcą w sposób skutkujący niemającym uzasadnienia różnicowaniem ceny nabywanego oleju ze względu na sposób wykorzystania go przez Urząd.

33. Przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały w sprawie zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy.

34. Wydanie decyzji ustanawiających trwały zarząd nieruchomościami, którymi władają Zespół Szkół Samorządowych w Janowie i Szkoła Podstawowa w Białousach.

35. Zobowiązanie odpowiedzialnego pracownika do zamieszczania na fakturach przedkładanych przez producentów rolnych w celu zwrotu części podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego adnotacji „przyjęto w dniu … do zwrotu części podatku akcyzowego”.

36. Udzielanie pomocy finansowej innym jednostkom samorządu terytorialnego na podstawie uchwały Rady Gminy w sprawie udzielenia pomocy, o której mowa w art. 216 ust. 2 pkt 5 ustawy o finansach publicznych.

37. W zakresie realizacji obowiązków inwentaryzacyjnych:

a) zapewnienie należytego udokumentowania czynności w zakresie rozliczenia inwentaryzacji, tj. porównania potwierdzonych inwentaryzacją danych z danymi ksiąg rachunkowych w celu ustalenia ewentualnych różnic, mając na uwadze, że zapewnienie możliwości porównania danych wymaga zsumowania wartości składników ujętych w arkuszach spisowych,

b) każdorazowe określanie w aktach zarządzających inwentaryzację:

- rodzaju składników majątkowych podlegających inwentaryzacji,

- dnia, na jaki należy dokonać inwentaryzacji,

- terminu rozpoczęcia oraz zakończenia spisu z natury,

c) zapewnienie zamieszczania na arkuszach spisowych daty, na jaką przypadał spis,

d) dokumentowanie inwentaryzacji zapasu materiałów spisywanych w koszty w momencie zakupu w sposób wymagany dla metody spisu z natury,

e) zaniechanie ujmowania w arkuszach spisu z natury środków trwałych podlegających inwentaryzacji w drodze porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości tych składników.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

                 Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

           w Białymstoku