 |
 |
 |
 |
 |
|
zalecenia - Miejskie Przedszkole Nr 4 w Zambrowie |
|
|||||||||||
|
|||||||||||||
|
Kontrola problemowa gospodarki finansowej przeprowadzona w Miejskim Przedszkolu Nr 4 w Zambrowie przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 12 stycznia 2015 roku (znak: RIO.I.6002-19/14), o treści jak niżej:
Pani Jolanta Laskowska Dyrektor Miejskiego Przedszkola Nr 4 w Zambrowie W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej Miejskiego Przedszkola Nr 4 w Zambrowie za 2013 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r. poz. 1113, ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce. Zakresem kontroli objęto zagadnienia organizacyjne, funkcjonowanie kontroli zarządczej, księgowość i sprawozdawczość, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, plan finansowy i jego wykonanie, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U z 2014 r. poz. 191), zamówienia publiczne, gospodarkę składnikami majątku, inwentaryzację, rozliczenia z budżetem miasta. Obowiązujący w czasie kontroli zakres czynności głównej księgowej nie był kompletny w świetle przepisów art. 54 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, ze zm.). Nie zawierał postanowień odnoszących się do wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych. Stosownej zmiany zakresu czynności dokonano w trakcie kontroli – str. 4-5 protokołu kontroli. Analiza statutu Przedszkola wykazała, że w § 5 zawarto przepis przewidujący, iż Przedszkole jest jednostką budżetową prowadzącą samodzielną obsługę finansowo-administracyjną i gospodarczą, której „podstawą gospodarki finansowej jest budżet uchwalany corocznie przez Radę Miejską”. Zgodnie z art. 11 ust. 3 ustawy o finansach publicznych, podstawą gospodarki finansowej jednostki budżetowej jest plan dochodów i wydatków (plan finansowy jednostki budżetowej). Obowiązujące przepisy prawa nie przewidują też zatwierdzania planu przez organ stanowiący gminy – plan finansowy jednostki budżetowej, stanowiący podstawę jej gospodarki finansowej, sporządza kierownik jednostki (Pani Dyrektor), na podstawie otrzymanych informacji o kwotach dochodów i wydatków wynikających z uchwały budżetowej, co wynika z § 8 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (Dz. U. Nr 241, poz. 1616) – str. 6 protokołu kontroli. Weryfikacji poddano postanowienia regulacji wewnętrznych obowiązujących w jednostce, składających się na procedury kontroli zarządczej i dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości. W instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych, stanowiącej załącznik nr 6 do zarządzenia Pani Dyrektor nr 3/2011 z dnia 28 lutego 2011 r., określono, że wydatek związany z wyjazdem służbowym należy udokumentować przedstawiając bilety, faktury/rachunki, itp. wraz z prawidłowo wypełnioną delegacją w terminie 20 dni od zakończenia podróży służbowej. Należy wskazać, iż zgodnie z postanowieniami § 8a ust. 2 powołanego w treści instrukcji rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podroży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.), jak też § 5 ust. 1 aktualnie obowiązującego rozporządzenia MPiPS z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 167), pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży – str. 10-11 protokołu kontroli. Jako element zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe wymieniono, w załączniku nr 1 do zarządzenia nr 3/2011 z dnia 28 lutego 2011 r., wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz). Zgodnie z art. 19 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, ze zm.) wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz) sporządzają jednostki, które uprzednio nie prowadziły ksiąg rachunkowych w sposób określony ustawą. W pozostałych jednostkach rolę inwentarza spełnia zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych, sporządzane na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych – str. 12-13 protokołu kontroli. Obowiązująca instrukcja obiegu dokumentów finansowo-księgowych nie została dostosowana do aktualnie przyjętych w Przedszkolu form rozliczeń pieniężnych, polegających na zaniechaniu prowadzenia kasy. Ponadto posługuje się dla określenia wartości operacji nieobowiązującą jednostką pieniężną ECU – str. 17 protokołu kontroli. Regulacje odnoszące się do zasad gospodarowania składnikami majątkowymi, rozproszone w treści trzech regulacji wewnętrznych, nie zawierały jednolitych postanowień. Według załącznika nr 1 do zarządzenia z dnia 28 lutego 2011 r. rzeczowe składniki majątkowe, pomoce naukowe, wartości niematerialne i prawne o okresie użytkowania dłuższym niż rok lecz o wartości jednostkowej nieprzekraczającej 500 zł odpisuje się w koszty pod datą przekazania do użytkowania w pełnej wartości początkowej jako zużycie materiałów, a ewidencja tych składników prowadzona jest pozaksięgowo przez pracownika Przedszkola. Z kolei w załączniku nr 2 do zarządzenia wskazano, że wartości niematerialne i prawne o wartości początkowej niższej niż określona w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych (tj. 3.500 zł), a także będące pomocami dydaktycznymi albo ich nieodłącznymi częściami, traktuje się jako pozostałe wartości niematerialne i prawne, które umarzane są w całości w miesiącu ich przyjęcia do używania; ujmuje się je tylko w pozaksięgowej ewidencji ilościowej, spisując w koszty pod datą zakupu. Ponadto wskazano, że ewidencja wartości niematerialnych i prawnych prowadzona jest na kontach syntetycznych 020 „Wartości niematerialne i prawne” i 021 „Pozostałe wartości niematerialne i prawne”. W zarządzeniu nr 12/2010 Pani Dyrektor z dnia 30 grudnia 2010 r. postanowiono natomiast, że przy zakupie pozostałych środków trwałych, jeżeli wartość zakupu jest niższa niż 500 euro, główny księgowy dokonuje wpisu do ewidencji materiałowej – pomoce dydaktyczne, bądź ewidencji ilościowej – pozostałe środki trwałe niebędące pomocami dydaktycznymi. Natomiast jeżeli wartość środka trwałego jest większa niż 500 euro (według średniego kursu NBP na dzień zakupu lub przyjęcia środka trwałego) i mniejsza niż 3.500 zł główny księgowy dokonuje wpisu do ewidencji ilościowo-wartościowej. Zakup licencji i innych praw majątkowych nadających się do gospodarczego wykorzystania o przewidywanym okresie użytkowania dłuższym niż rok należy zaś bez względu na wartość wpisać do ewidencji wartości niematerialnych i prawnych. Kontrola wykazała, że faktycznie na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe” w 2013 r. ujmowano wszystkie środki trwałe o wartości nieprzekraczającej 3.500 zł (minimalna wartość składnika wprowadzonego do ewidencji w 2013 r. – 203,12 zł). Analiza zapisów wykazała, że w latach wcześniejszych wprowadzano do ewidencji również składniki o niższej wartości, np. pojemnik-szuflada 46,36 zł czy leżak przedszkolny 141,45 zł. Jak wyjaśnia główna księgowa do ewidencji prowadzonej do konta 013 „Pozostałe środki trwałe” wprowadzane są zakupywane składniki majątkowe o wartości powyżej 500 zł oraz zakupy dotyczące sprzętu bez względu na jego wartość o okresie używalności dłuższym niż 1 rok. W związku z tym zostaną zaktualizowane procedury gospodarowania mieniem oraz zapisy w polityce rachunkowości celem wyeliminowania błędów. Odnosząc się do treści wyjaśnienia należy wskazać, że dłuższy niż 1 rok okres przewidywanej używalności stanowi podstawową cechę uznania składnika za środek trwały, zatem podane w wyjaśnieniu rozróżnienie nie znajduje uzasadnienia z punktu widzenia zasad ewidencji na koncie 013 – str. 47-53 protokołu kontroli. Zarządzeniem nr 1/2014 z dnia 15 stycznia 2014 r. wprowadzono instrukcję gospodarki magazynowej, określającą organizację i zasady funkcjonowania magazynów materiałowych. Zgodnie z jej postanowieniami przez materiały należy rozumieć produkty żywnościowe oraz pozostałe środki trwałe. Należy zwrócić uwagę, że uznawanie za materiały pozostałych środków trwałych jest sprzeczne z ustawą o rachunkowości, zgodnie z którą materiały stanowią rzeczowe składniki aktywów obrotowych, zaś środki trwałe – rzeczowe aktywa trwałe (art. 3 ust. 1 pkt 15 i 19 ustawy). Wskazaną w instrukcji metodą ewidencji materiałów jest ewidencja ilościowo-wartościowa, którą to metodę należy uznać za przyjętą dla ewidencji artykułów żywnościowych przyjmowanych do magazynu – str. 54-56 protokołu kontroli. Postanowienia zawarte w załączniku nr 1 do zarządzenia z dnia 28 lutego 2011 r., dotyczące metod przeprowadzania inwentaryzacji, są sprzeczne z postanowieniami ustawy o rachunkowości oraz załącznika nr 4. Zgodnie z treścią załącznika nr 1 w jednostce przeprowadza się inwentaryzację m.in. środków trwałych pozostałych w używaniu oraz księgozbiorów – poprzez uzgodnienie ewidencji wartościowej z ksiąg inwentarzowych placówki z zapisami na kontach majątkowych ksiąg rachunkowych na ostatni dzień roku obrotowego – oraz zapasu materiałów (dotyczy magazynów) – poprzez porównanie danych w księgach rachunkowych z zestawieniami stanu magazynów na ostatni dzień każdego roku składanymi do 10 dnia następnego okresu sprawozdawczego. Wskazane metody przeprowadzania inwentaryzacji tych składników są sprzeczne z art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości. Z kolei w załączniku nr 4 wskazano właściwie, iż w jednostce przeprowadza się spis z natury, któremu podlegają rzeczowe składniki aktywów obrotowych, takie jak materiały (na dzień bilansowy ustalany jest stan tych składników w drodze spisu i dokonywana jest ich wycena) – str. 56-57 protokołu kontroli. Z kolei w instrukcji inwentaryzacyjnej wprowadzonej zarządzeniem nr 1/2006 z dnia 15 września 2006 r. wskazano, że spisem z natury należy objąć rzeczowe składniki majątku przedszkola zaliczane do środków trwałych, wraz z przynależnym do nich stałym wyposażeniem, przedmioty nietrwałe, księgozbiór, czeki, druki ścisłego zarachowania (którymi także są czeki). Wskazano również terminy i częstotliwość inwentaryzacji – str. 58 protokołu kontroli. Kontrola zapisów dokonywanych w księgach rachunkowych (prowadzonych metodą „ręczną”, bez użycia komputera) wykazała nieprawidłowości i uchybienia naruszające przepisy ustawy o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289), poprzez: a) wykazanie w zestawieniu obrotów i sald, oznaczonym jako sporządzone za 2013 r., sald strony Wn na kontach 401 „Zużycie materiałów i energii”, 402 „Usługi obce”, 404 „Wynagrodzenia”, 405 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” i 409 „Pozostałe koszty rodzajowe”, a także na koncie 810 „Dotacje budżetowe…” oraz sald strony Ma na kontach 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych” i 750 „Przychody finansowe”. W okazanym zestawieniu konto 400 „Amortyzacja” jako jedyne konto zespołu 4 nie wykazywało salda (saldo zostało przeniesione prawidłowo na konto 860 „Wynik finansowy”). W efekcie obroty zestawienia obrotów i sald na dzień 31 grudnia 2013 r. (2.500.904,68 zł) różniły się od obrotów dziennik głównej (2.228.401,51 zł). Dane zawarte w zestawieniu obrotów i sald nie miały uzasadnienia w zapisach księgowych, które potwierdzają wyksięgowanie wymienionych wyżej sald z dniem 31 grudnia 2013 r. Bilans otwarcia (BO) na 2014 r. jest zgodny z tymi zapisami – wymienione konta nie wykazują bilansu otwarcia. W czasie kontroli wprowadzono zmiany w zestawieniu obrotów i sald, doprowadzając je do zgodności z zapisami, saldami i obrotami dziennik głównej – str. 13-14 protokołu kontroli, b) prowadzenie ewidencji do konta 130/1 (subkonto dochodów) z naruszeniem zasady czystości obrotów, co polegało na niestosowaniu technicznych zapisów ujemnych do zwrotów opłat za przedszkole; zawyżono tym samym obroty na koncie 130/1 o 632,80 zł – str. 16 protokołu kontroli. c) zaewidencjonowanie operacji likwidacji umorzonego w całości środka trwałego (zestaw kociołków elektrycznych) w korespondencji z kontem 800 „Fundusz jednostki”; prawidłowy zapis likwidacji umorzonego środka trwałego to Wn 071 „Umorzenie środków trwałych…” – Ma 011 „Środki trwałe”; należy podkreślić, że pomimo zapisów na koncie 800 (Wn 800 – Ma 011, Wn 071 – Ma 800), kwoty wynikające z tej operacji nie zostały wykazane w zestawieniu zmian w funduszu jednostki za 2013 r., co świadczy o formalnie nieprawidłowym (niezgodnym z ewidencją) sporządzeniu tego sprawozdania, mimo że w efekcie wykazano w nim właściwe dane pomijając błędnie dokonane zapisy – str. 50 protokołu kontroli, d) niewskazywanie w ewidencji analitycznej pozostałych środków trwałych miejsc znajdowania się składników majątku i numerów dowodów księgowych będących podstawą zapisu w ewidencji szczegółowej. Ustalono, że prowadzone były 2 księgi inwentarzowe służące do ewidencji pozostałych środków trwałych – jedna przez główną księgową a druga przez wskazanego w protokole kontroli nauczyciela (co nie wynikało z zakresu czynności ani przepisów wewnętrznych). Księgi te prowadzone są w ujęciu ilościowo-wartościowym. Zawierają one te same zapisy co do nazwy składnika oraz numeru pozycji i strony z ewidencji (comiesięcznie dokonywano uzgodnienia treści ksiąg). Żadna z prowadzonych ksiąg nie zawiera zapisów odpowiadających w pełni wymogom stawianym dla zapisu księgowego przepisami art. 23 ust. 2 ustawy, gdyż nie wszystkie zapisy są opatrzone numerem dowodu, na podstawie którego zostały wprowadzone do ewidencji. W księdze prowadzonej przez nauczyciela przy części pozycji (w rubryce Uwagi) znajdują się naniesione ołówkiem informacje co do miejsca przechowywania składnika. Zwrócono się do głównej księgowej o wyjaśnienie, którą z prowadzonych ksiąg inwentarzowych należy traktować jako ewidencję analityczną do konta 013. Zgodnie z wyjaśnieniem jako ewidencję analityczną pozostałych środków trwałych należy traktować księgę inwentarzową prowadzoną przez upoważnionego pracownika, gdyż zawiera ona szczegółowe dane co do ilości, wartości oraz miejsca znajdowania się danego środka trwałego. Księga prowadzona w księgowości służy do ułatwienia i uzgodnienia na bieżąco salda z dziennikiem-główna oraz weryfikacji danych wprowadzonych do księgi inwentarzowej prowadzonej przez upoważnionego pracownika. W kwestii numerów inwentarzowych poszczególnych składników główna księgowa wyjaśniła, że jako numer inwentarzowy traktowany jest numer pozycji i strony z ewidencji. Konsekwencją niewskazania miejsc znajdowania się przedmiotów, a także osób, którym je powierzono, było pominięcie tych danych w arkuszach spisowych dokumentujących przeprowadzenie inwentaryzacji, co jest sprzeczne z postanowieniami obowiązującej w jednostce instrukcji inwentaryzacyjnej – str. 49-53 i 61 protokołu kontroli, e) naruszenie zasady memoriału określonej w art. 6 ust. 1 ustawy, zgodnie z którą w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Polegało to na nieujęciu w ewidencji, a w konsekwencji i w sprawozdaniu Rb-28S za 2013 r., zobowiązania dotyczącego 2013 r. w kwocie 109 zł, opłaconego w dniu 10 stycznia 2014 r. – str. 19-20 protokołu kontroli, f) nieprowadzenie przewidzianego przepisami wewnętrznymi konta 021 „Pozostałe wartości niematerialne i prawne”; prowadzono wyłącznie konto 020 „Wartości niematerialne i prawne”, którego saldo wynoszące 3.489,02 zł uzasadniało ujęcie na koncie 021 – str. 48 i 53 protokołu kontroli, g) nieujęcie w księgach Przedszkola wartości gruntu oddanego jednostce w trwały zarząd, co stanowiło naruszenie § 2 pkt 5 rozporządzenia; ujęcia w księgach gruntu o wartości 112.788,20 zł (wyksięgowanego z ewidencji Urzędu Miasta) dokonano w trakcie kontroli – str. 50-51 protokołu kontroli. Analiza prawidłowości sporządzenia sprawozdania Rb-27S za 2013 r. wykazała, że w sprawozdaniu wykazano dochody w łącznej wysokości 259.208,10 zł, jako wykonane w rozdziale 80104 „Przedszkola” par. 0830 „Wpływy z usług”. Weryfikacja danych sprawozdawczych z ewidencją analityczną prowadzoną według klasyfikacji budżetowej do konta 130/1 prowadzi do wniosku o sporządzeniu sprawozdania niezgodnie z danymi ewidencji. Według ewidencji analitycznej dochodów Przedszkole osiągnęło w 2013 r. dochody w łącznej wysokości 259.840,90 zł (wyższe o 632,80 zł), na które składały się dochody w par. 0830 – 257.735,88 zł i par. 0920 „Pozostałe odsetki” – 2.105,02 zł. Rozbieżność między sprawozdaniem a ewidencją w zakresie ogólnej kwoty dochodów wynika ze wskazanego już wyżej braku czystości obrotów na koncie 130/1 dla zwrotów opłat za przedszkole, co skutkowało niezmniejszeniem dochodów wykonanych w ewidencji analitycznej. Zwrócono się do głównej księgowej o wyjaśnienie przyczyn wykazania w sprawozdaniu Rb-27S dochodów z pominięciem klasyfikacji budżetowej, mimo prowadzenia ewidencji analitycznej z podziałem na par. 0830 i 0920. Według wyjaśnienia w sprawozdaniu Rb-27S omyłkowo wpisałam w § 0830 odsetki, które powinnam wpisać w § 0920. Będę dokładniej weryfikować zapisy ujęte w sprawozdaniach z ewidencją analityczną by uniknąć takich pomyłek. Należy przy tym podkreślić, że przychody finansowe z tytułu odsetek zostały prawidłowo wykazane w rachunku zysków i strat jednostki – str. 16 protokołu kontroli. Analiza terminowości regulowania zobowiązań wykazała przypadek nieterminowego opłacenia faktury, czego przyczyną – jak wyjaśniła główna księgowa – był wpływ faktury po terminie płatności. Nie zweryfikowano tego twierdzenia, bowiem na fakturach nie jest zamieszczana data wpływu do jednostki. Kosztów odsetek nie poniesiono. Zgodnie z art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. W związku ze stwierdzoną sytuacją niezbędne jest wdrożenie procedury opatrywania otrzymywanych dokumentów datą wpływu do jednostki – str. 19-20 protokołu kontroli. Kontrola prawidłowości procedury planistycznej (str. 21-25 protokołu kontroli) wykazała, że badana jednostka nie sporządziła projektu planu oraz planu finansowego zarówno na 2013 r., jak i na 2014 r. Naruszono tym samym przepisy art. 248 ust. 2 i art. 249 ust. 2 ustawy o finansach publicznych oraz § 5 ust. 3 i § 8 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych. Ustalono, że Burmistrz Zambrowa przekazywał jednostce dane niezbędne do sporządzenia zarówno projektu planu finansowego jak i planu finansowego. W wyniku czynności kontrolnych jednostka sporządziła projekt planu finansowego przedszkola na 2015 r. (w dniu 19 listopada 2014 r.) oraz przekazała go do Urzędu Miasta w Zambrowie. Zgodnie z przywołanymi przepisami kierownik jednostki budżetowej jest zobowiązany do sporządzenia – na podstawie otrzymanych informacji – projektu planu finansowego, zapewniającego zgodność kwot dochodów i wydatków z projektem uchwały budżetowej, oraz przekazania go Burmistrzowi w terminie 30 dni od dnia otrzymania informacji, nie później jednak niż do dnia 22 grudnia. Z kolei na podstawie informacji o kwotach dochodów i wydatków budżetowych przyjętych w uchwale budżetowej kierownik jednostki sporządza plan finansowy, poprzez dostosowanie projektu planu. Niesporządzenie projektu planu finansowego Przedszkola skutkowało niewypełnieniem przez radę pedagogiczną obowiązku zaopiniowania projektu planu, o którym mowa w art. art. 41 ust. 2 pkt 2 ustawy o systemie oświaty. Kontrola wykazała, że rada pedagogiczna Przedszkola co roku opiniuje otrzymaną z Urzędu Miasta Zambrów informację o kwotach odchodów i wydatków wynikających z projektu budżetu, podpisaną przez Burmistrza – str. 23 protokołu kontroli. Z ustaleń zawartych na str. 46 protokołu kontroli wynika niespójność dokumentacji rozliczenia kosztów jednego wyjazdu służbowego – polecenie wyjazdu zostało wystawione na dzień 30 listopada 2013 r. a jest opatrzone pieczęcią potwierdzającą pobyt w dniu 29 listopada; polecenie wyjazdu podpisała Pani w dniu 29 listopada, natomiast wniosek pracownika o odbycie podróży własnym samochodem był datowany na 30 listopada. Badając prawidłowość pobierania dochodów z tytułu wpłat za żywienie w Przedszkolu w 2013 r. stwierdzono, że dochody z tego tytułu wyniosły 151.844,50 zł, w tym 4.947 zł z MOPS, zaś wydatki na zakup artykułów żywnościowych ukształtowały się na poziomie 131.904,48 zł (par. 4220 „Zakup środków żywności”). Różnica wynosiła 19.940,02 zł. Całość dochodów z tytułu opłat za żywienie w 2013 r. dotyczyła tzw. wsadu do kotła – cena całodziennego wyżywienia w Przedszkolu nie zawierała formalnie żadnych innych kosztów. Stwierdzony stan faktyczny, zgodnie z którym koszt zakupu surowca do sporządzania posiłków był niższy o 19.940,02 zł od pobranych opłat, wskazuje, że środki z opłat za żywienie w tej części nie zostały przeznaczone na zakup artykułów żywnościowych – str. 28 protokołu kontroli. Świadczy to o finansowaniu żywienia dzieci z naruszeniem postanowień art. 67a ust. 4 ustawy o systemie oświaty, z którego wynika, że opłaty uczniów za korzystanie z posiłków powinny być kalkulowane na poziomie zapewniającym wyłącznie pokrycie kosztów zakupu artykułów żywnościowych, tzw. wsadu do kotła. Badając wydatki na wynagrodzenia nauczycieli stwierdzono, że faktyczna liczba godzin ponadwymiarowych realizowanych przez Panią Dyrektor przekraczała ½ tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć. Zgodnie z arkuszami organizacyjnymi, zatwierdzonymi przez Burmistrza Zambrowa, liczba godzin ponadwymiarowych Pani Dyrektor wynosiła w roku szkolnym 2012/2013 – 5, zaś w roku szkolnym 2013/2014 – 6. Uchwałą Nr 125/XIX/2000 Rady Miasta Zambrów z dnia 29 czerwca 2000 r. w sprawie określenia zasad udzielania i rozmiaru zniżek tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć dydaktycznych nauczycielom pełniącym stanowisko kierownicze w szkole, udzielania zwolnień od obowiązku realizacji zajęć dydaktycznych tym nauczycielom oraz określenia tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin innym nauczycielom, dyrektorom przedszkoli liczących 8 i więcej grup obniżono obowiązkowy wymiar godzin dydaktycznych do 8 godzin tygodniowo. Należy wskazać, że przepisy art. 35 ust. 1 Karty Nauczyciela przewidują możliwość pracy nauczyciela w godzinach ponadwymiarowych, których liczba nie może przekroczyć ¼ tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć; przydzielenie nauczycielowi większej liczby godzin ponadwymiarowych może nastąpić wyłącznie za jego zgodą, jednak w wymiarze nieprzekraczającym ½ tygodniowego obowiązkowego wymiaru zajęć. Wynika stąd, że przyznanie Pani Dyrektor 5 i 6 godzin ponadwymiarowych nie naruszałoby postanowień art. 35 ust. 1 Karty Nauczyciela tylko wówczas, gdyby ustalony wymiar godzin nauczania nie był niższy niż odpowiednio 10 i 12 godzin tygodniowo (faktycznie wymiar wynosił 8 godzin). Stosując obniżenie tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć do 8 godzin, liczba godzin ponadwymiarowych może maksymalnie wynosić 4 godziny tygodniowo – str. 35-36 protokołu kontroli. Takie stanowisko w powyższej sprawie zajęło Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku w uchwale Nr 2378/13 z dnia 5 czerwca 2013 r. Kolegium RIO zaznaczyło, że istotą ustawowego nakazu obniżenia dyrektorom, wicedyrektorom i innym nauczycielom zatrudnionym na stanowisku kierowniczym tygodniowego wymiaru godzin zajęć jest zapewnienie im niezbędnego czasu i warunków do kierowania i zarządzania jednostką. Dopuszczalna liczba godzin ponadwymiarowych powinna być zatem ustalana z uwzględnieniem obowiązków innych niż dydaktyczne, spoczywających na dyrektorze czy wicedyrektorze szkoły, w następstwie realizacji których ustalono im obniżony tygodniowy obowiązkowy wymiar godzin zajęć. Zagadnienie zatwierdzania w arkuszu organizacyjnym Przedszkola liczby godzin ponadwymiarowych Pani Dyrektor sprzecznej z przepisami Karty Nauczyciela będzie objęte treścią odrębnego pisma skierowanego do Burmistrza Zambrowa. Kontrola prawidłowości przeprowadzania inwentaryzacji wykazała, że zarządzeniem nr 13/2011 z dnia 19 grudnia 2011 r. Pani Dyrektor powołała 3-osobową komisję do przeprowadzenia okresowej inwentaryzacji majątku Przedszkola w formie spisu z natury w okresie od 21 do 29 grudnia 2011 r., według stanu na dzień spisu. Okazano 9 arkuszy spisowych sporządzonych ręcznie z podpisami członków komisji oraz Pani Dyrektor i głównej księgowej (w pozycji sprawdził, z datą 2 lutego 2012 r.). Na każdym z arkuszy wskazano, że spis trwał od 21.12.2011 r. do 29.12.2011 r. (od godz. 8.00 do godz. 13.00), co oznacza – w świetle postanowień zarządzenia – brak możliwości stwierdzenia, według stanu na jaki dzień faktycznie przeprowadzono spis – str. 60-61 protokołu kontroli. Stwierdzone uchybienia i nieprawidłowości były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostek sektora finansów publicznych oraz nieprawidłowej organizacji kontroli zarządczej. Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Pani Dyrektor jako kierowniku jednostki, zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych. Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, stosownie do ustalonego zakresu czynności, należy do głównego księgowego. Prawa i obowiązki głównych księgowych określa art. 54 ustawy o finansach publicznych. Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam: 1. Wystąpienie do Burmistrza Zambrowa o formalne wyznaczenie nauczyciela zastępującego Panią Dyrektor podczas Pani nieobecności. 2. Wystąpienie do rady pedagogicznej o dokonanie zmiany statutu Przedszkola, polegającej na wskazaniu planu finansowego sporządzanego przez dyrektora jako podstawy gospodarki finansowej Przedszkola. 3. Zmodyfikowanie przepisów wewnętrznych składających się na dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości i procedury kontroli zarządczej, poprzez: a) usunięcie z instrukcji obiegu i kontroli dokumentów postanowień przewidujących 20-dniowy termin rozliczenia delegacji od zakończenia podróży służbowej, b) usunięcie postanowień przewidujących prowadzenie wykazu składników aktywów i pasywów (inwentarza) jako elementu ksiąg rachunkowych, c) usunięcie przepisów wewnętrznych dotyczących prowadzenia kasy jednostki oraz stosowania jednostki ECU, d) ujednolicenie postanowień odnoszących się do zasad ewidencjonowania pozostałych środków trwałych, mając na uwadze faktyczne potrzeby jednostki oraz wskazania zawarte w części opisowej wystąpienia, e) usunięcie z instrukcji magazynowej postanowień uznających pozostałe środki trwałe za materiały, f) usunięcie wskazanych w części opisowej wystąpienia postanowień przewidujących metody inwentaryzacji poszczególnych składników aktywów sprzeczne z ustawą o rachunkowości, g) jednoznaczne uregulowanie kwestii stanowiska pracy, na którym prowadzona jest ewidencja analityczna do konta 013 i pisemne powierzenie obowiązków w tym zakresie. 4. Zobowiązanie głównego księgowego do wyeliminowania nieprawidłowości i uchybień w prowadzeniu ksiąg rachunkowych, poprzez: a) rzetelne sporządzanie zestawienia obrotów i sald, zgodnie z zapisami dokonanymi w dziennik głównej, b) prowadzenie ewidencji na koncie 130/1 z zachowaniem zasady czystości obrotów, w celu zapewnienia rzetelnych danych do sporządzenia obowiązującej sprawozdawczości, c) zaniechanie wyksięgowywania umorzonej wartości likwidowanego lub zbywanego środka trwałego w korespondencji z kontem 800, mając na uwadze, że z kontem 800 podlega wyksięgowaniu wyłącznie nieumorzona wartość środka trwałego, d) uzupełnienie ewidencji analitycznej pozostałych środków trwałych o elementy wskazane w części opisowej wystąpienia, mając na uwadze w szczególności wymagania ustawy o rachunkowości w zakresie cech zapisu księgowego oraz możliwość sporządzenia arkuszy spisowych zgodnie z wymaganiami przepisów wewnętrznych, e) przestrzeganie zasady memoriału określonej w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości, mając na uwadze obowiązek ujęcia w ewidencji i sprawozdawczości wszystkich zobowiązań obciążających jednostkę na dzień sprawozdawczy, f) stosowanie konta 021 przewidzianego przepisami wewnętrznymi jednostki; ewentualnie dokonanie zmiany w przyjętych zasadach rachunkowości, polegających na jego usunięciu. 5. Sporządzanie sprawozdań Rb-27S zgodnie z danymi ksiąg rachunkowych. 6. Terminowe regulowanie zobowiązań. Wdrożenie procedury zapewniającej opatrywanie zewnętrznych dowodów księgowych datą wpływu do jednostki. 7. Sporządzanie projektów planów finansowych i planów finansowych jednostki, zgodnie z przepisami podanymi w części opisowej wystąpienia. 8. Przedkładanie radzie pedagogicznej sporządzonego przez Panią Dyrektor projektu planu finansowego w rozumieniu art. 248 ust. 2 ustawy o finansach publicznych, celem zaopiniowania. 9. Dołożenie większej staranności przy weryfikacji spójności danych zawartych w poleceniu wyjazdu służbowego, potwierdzeniu pobytu i wniosku o odbycie podróży. 10. Finansowanie żywienia dzieci w Przedszkolu przy uwzględnieniu wymagań ustawy o systemie oświaty, zgodnie z którymi nieprawidłowa jest sytuacja powstawania znacznej nadwyżki dochodów z opłat za żywienie nad wydatkami na zakup artykułów żywnościowych. Podjęcie działań w celu wyeliminowania tego zjawiska, np. poprzez obniżenie opłat. 11. Zaniechanie realizacji przez Panią Dyrektor godzin ponadwymiarowych w liczbie przekraczającej ½ wymiaru godzin ustalonego Pani przez Radę Miasta. 12. Jednoznaczne określanie dnia, według stanu na który należy przeprowadzać inwentaryzację. O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem. Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Do wiadomości: W wyniku kontroli w ww. jednostce skierowano pismo z dnia 12 stycznia 2015 roku, do organu wykonawczego: Pan Kazimierz Dąbrowski Burmistrz Zambrowa Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku przeprowadziła w okresie listopad-grudzień 2014 r. problemową kontrolę gospodarki finansowej Miejskiego Przedszkola Nr 4 w Zambrowie. Stwierdzone podczas kontroli nieprawidłowości i uchybienia zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym wystosowanym do dyrektora Przedszkola, którego egzemplarz przekazuję Panu w załączeniu. Z ustaleń kontroli wynika, że wyeliminowanie niektórych ze stwierdzonych nieprawidłowości wymaga podjęcia stosownych czynności przez Pana Burmistrza. Analizując procedurę planistyczną na 2013 r. stwierdzono, że w pismach z dnia 14 listopada 2012 r. oraz 7 stycznia 2013 r., adresowanych do kontrolowanej jednostki, zawierających informacje o kwotach wydatków Przedszkola – ujętych w projekcie uchwały budżetowej oraz uchwale budżetowej – wskazywał Pan, że w dziale 758 „Różne rozliczenia”, rozdziale 75818 „Rezerwy ogólne i celowe” utworzono rezerwę celową na nagrody Burmistrza dla nauczycieli z okazji Święta Edukacji Narodowej w kwocie 1.641 zł. Rezerwa celowa nie może być ujęta w planie wydatków Przedszkola, zatem nie powinna stanowić elementu informacji przekazywanej przez Pana Burmistrza na podstawie art. 248 ust. 1 oraz art. 249 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, ze zm.). Uchwalenie rezerwy w budżecie nie stanowi bowiem jeszcze podstawy dokonywania jakichkolwiek wydatków, a zatem kwota ta nie może być ujmowana w planie finansowym jednostki. Warunkiem wydatkowania kwot ujętych w rezerwie jest rozdysponowanie rezerwy przez Pana Burmistrza – art. 222 ust. 4 ustawy o finansach publicznych. Po rozdysponowaniu (przeniesieniu kwoty z rezerwy do właściwej podziałki klasyfikacyjnej wydatków) kwota przeznaczona w efekcie na wydatki Przedszkola powinna być przedmiotem formalnej informacji, stanowiącej podstawę zmian w planie finansowym. Badając wydatki na wynagrodzenia nauczycieli stwierdzono, że faktyczna liczba godzin ponadwymiarowych realizowanych przez dyrektora Przedszkola przekraczała ½ tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć. Według arkuszy organizacyjnych na rok szkolny 2012/2013 i 2013/2014, zatwierdzonych przez Pana Burmistrza, liczba godzin ponadwymiarowych dyrektora Przedszkola wynosiła odpowiednio:5 i 6 godzin; także średnia ilość godzin ponadwymiarowych realizowanych w praktyce przez dyrektora, w przyjętej do kontroli próbie, wynosiła 6 godzin. Zgodnie z uchwałą Nr 125/XIX/2000 Rady Miasta Zambrów z dnia 29 czerwca 2000 r. w sprawie określenia zasad udzielania i rozmiaru zniżek tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć dydaktycznych nauczycielom pełniącym stanowisko kierownicze w szkole, udzielania zwolnień od obowiązku realizacji zajęć dydaktycznych tym nauczycielom oraz określenia tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin innym nauczycielom, dyrektorom przedszkoli liczących 8 i więcej grup obniżono obowiązkowy wymiar godzin dydaktycznych do 8 godzin tygodniowo. Należy wskazać, że przepisy art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2014 r. poz. 191) przewidują możliwość pracy nauczyciela w godzinach ponadwymiarowych, których liczba nie może przekroczyć ¼ tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć; przydzielenie nauczycielowi większej liczby godzin ponadwymiarowych może nastąpić wyłącznie za jego zgodą, jednak w wymiarze nieprzekraczającym ½ tygodniowego obowiązkowego wymiaru zajęć. Prawidłowo, stosując obniżenie tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć do 8 godzin, liczba godzin ponadwymiarowych może maksymalnie wynosić 4. Zatem przyznanie dyrektorowi Miejskiego Przedszkola Nr 4 w Zambrowie godzin ponadwymiarowych w ilości odpowiednio 5 i 6 godzin tygodniowo nie naruszałoby postanowień art. 35 ust. 1 Karty Nauczyciela tylko wówczas, gdyby ustalony dyrektorowi wymiar godzin nauczania nie był niższy niż odpowiednio 10 i 12 (faktycznie wynosił 8); stosując obniżenie tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć do 8 godzin, liczba godzin ponadwymiarowych może maksymalnie wynosić 4. Reasumując, dla usunięcia przedstawionych wyżej nieprawidłowości niezbędne jest podjęcie przez Pana Burmistrza następujących działań: - zaprzestanie zamieszczania w informacjach stanowiących podstawę opracowania planów finansowych jednostek podległych (ich projektów) kwot rezerw celowych, mając na uwadze, że kwoty ujęte w rozdziale 75818 budżetu (projektu budżetu) nie są jeszcze kwotami wydatków podlegających realizacji przez tę jednostkę, - zwrócenie uwagi przy zatwierdzaniu arkuszy organizacyjnych szkół i przedszkoli, aby zakładana w arkuszach liczba godzin ponadwymiarowych nauczycieli zajmujących stanowiska kierownicze nie przekraczała ½ wymiaru obowiązującego danego nauczyciela po obniżce wymiaru dokonanej przez Radę Miasta. Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Odsłon dokumentu: 120436754 Poprzdnie wersje tego dokumentu: brak |
|||||||||||||
|
www.bialystok.rio.gov.pl | Wejść na stronę: 120436754 | Strona główna | Informacje niedostępne | Pomoc | Redakcja | Kontakt | | |