Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Miasta w Zambrowie

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Zespół w Łomży

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 15 kwietnia 2014 roku (znak: RIO.IV.6001-1/14), o treści jak niżej:

Pan

Kazimierz Dąbrowski

Burmistrz Zambrowa

                   W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy miejskiej Zambrów za 2013 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Miasta Zambrów na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r. poz. 1113, ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Łomży, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

                   Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2014 r. poz. 191), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

Kontrola prowadzenia ksiąg rachunkowych wykazała nieprawidłowości naruszające przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289), poprzez:

a) nieujęcie w księgach należności jednostki z tytułu kar umownych w wysokości 1.011.085,05 zł od wykonawcy budowy boiska „Orlik” oraz budowy Stadionu Miejskiego. Podstawą naliczenia kar było nieusunięcie w oznaczonym terminie wad wskazanych w protokole odbioru. Jak wynika z ustaleń zawartych na str. 98 protokołu kontroli, badana jednostka zgłosiła w dniu 9 sierpnia 2013 r. do Sędziego-Komisarza Sądu Rejonowego w Gdańsku wobec upadłego wykonawcy swoją wierzytelność w podanej wyżej kwocie. Podjęcie działań w celu wyegzekwowania należności przesądza, że powinna być ona uwidoczniona w księgach rachunkowych. Zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Z kolei art. 24 ust. 2 ustawy wymaga, aby księgi rachunkowe odzwierciedlały stan rzeczywisty. W wyjaśnieniu Skarbnik Miasta wskazuje, że zaksięgowanie tej kwoty w należnościach spowodowałoby, że należności wykazywane w bilansie wystąpiłyby w kwocie ujemnej, ponieważ stopień prawdopodobieństwa ich zapłaty oceniłam jako równy zero. Należy wskazać, że prawidłowe zaksięgowanie przypisu należności i dokonanego od nich odpisu aktualizującego nie może doprowadzić do powstania ujemnej kwoty należności. Ujęciu należności z tytułu kar zapisem Wn 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” – Ma 760 „Pozostałe przychody operacyjne” powinien w tej sytuacji odpowiadać odpis aktualizujący całą kwotę należności zaksięgowany Wn 761 „Pozostałe koszty operacyjne” – Ma 290 „Odpisy aktualizujące należności”, jak to wynika z przepisów załącznika nr 3 do rozporządzenia,

b) nieprawidłowe ujęcie w księgach zobowiązania z tytułu ryczałtu samochodowego w kwocie 387,48 zł, należnego pracownikowi za grudzień 2013 r. a wypłaconego w styczniu 2014 r.; zobowiązanie ujęto na koncie 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”, zamiast na koncie 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”, jak to wynika z załącznika nr 3 do rozporządzenia – str. 9 protokołu kontroli,

c) niewłaściwe opisywanie środków trwałych w ewidencji analitycznej do konta 011 „Środki trwałe”, co polegało głównie na braku wszystkich danych umożliwiających jednoznaczną identyfikację środka trwałego (np. numerów fabrycznych, wskazania długości obiektów); opisanie środków trwałych w ewidencji pomocniczej za pomocą wszelkich danych pozwalających na ich identyfikację ma zasadnicze znaczenie dla ochrony posiadających składników majątkowych, a także służy jednoznacznemu powiązaniu wyników inwentaryzacji z zapisami w księgach rachunkowych, tj. realizacji obowiązków wynikających z art. 27 ustawy – str. 100 protokołu kontroli,

d) niedokonywanie na koniec roku ustalenia stanu paliwa i jego wartości oraz korekty kosztów o wartość stanu. Według karty drogowej wynosił on na koniec 2013 r. 308,56 zł – str. 100-101 protokołu kontroli. W złożonym wyjaśnieniu Skarbnik Miasta wskazuje jako podstawę przyjętej praktyki brak konta 310 „Materiały” w zakładowym planie kont Urzędu oraz fakt, że instrukcja wewnętrzna nie przewiduje inwentaryzacji paliwa w baku samochodu służbowego na koniec roku. Regionalna Izba Obrachunkowa nie neguje możliwości odstąpienia przez kontrolowaną jednostkę od ustalania stanu paliwa i korygowania kosztów o jego wartość. Ustawa o rachunkowości zezwala bowiem w art. 4 ust. 4 na stosowanie przez jednostki uproszczeń odnośnie realizacji niektórych obowiązków w zakresie rachunkowości, pod warunkiem, że nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na rzetelność przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej. Przyjęte w jednostce uproszczenia winny jednak mieć swoje umocowanie w dokumentacji zasad rachunkowości. Za uprawniający do takiego postępowania nie może być uważany brak zapisów w regulacjach wewnętrznych. Obowiązki w zakresie inwentaryzacji składników majątkowych i korygowania kosztów o wartość niezużytych materiałów wynikają bowiem wprost z przepisów ustawy. Nie stwierdzono w regulacjach wewnętrznych Urzędu postanowień wskazujących na odejście od ustalania stanu i korygowania kosztów na koniec roku ze względu na niską wartość materiałów. Jednostka ma prawo zrezygnować z niektórych obowiązków ustawowych w ramach zasady istotności, jednakże wymaga to konkretnego wskazania w przepisach wewnętrznych.

                   Ponadto z ustaleń kontroli problemowej przeprowadzonej przez RIO w Białymstoku w Szkole Podstawowej Nr 4 w Zambrowie wynika, że w ewidencji środków trwałych Szkoły nie ujęto działki gruntu o pow. 0,0519 ha (nr 593/2) przekazanej Szkole w trwały zarząd decyzją z dnia 28 marca 2002 r. Wynika stąd, że mimo przekazania działki w trwały zarząd pozostaje ona w ewidencji Urzędu Miasta, co jest sprzeczne z § 2 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości…

                   W przedmiocie procedury opracowywania planów finansowych podległych jednostek stwierdzono, że Pan Burmistrz wywiązał się z obowiązku przekazania jednostkom budżetowym informacji, o którym mowa w przepisach art. 248 ust. 1 i art. 249 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, ze zm.). Nie wyegzekwowano jednakże od kierowników jednostek obowiązku przedłożenia projektów planów finansowych. celem weryfikacji ich zgodności z projektem uchwały budżetowej – str. 10 protokołu kontroli. Obowiązek opracowania i przedłożenia Panu Burmistrzowi projektów planów finansowych przez kierowników jednostek budżetowych wynika z art. 248 ust. 2 ustawy o finansach publicznych oraz § 5 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (Dz. U. Nr 241, poz. 1616). Z § 6 ust. 2 rozporządzenia wynika zaś obowiązek dokonania przez Pana Burmistrza weryfikacji otrzymanych projektów pod względem ich zgodności z projektem uchwały budżetowej. Jak wynika z ustaleń problemowej kontroli przeprowadzonej przez RIO w Białymstoku w Szkole Podstawowej Nr 4 w Zambrowie, projekt planu finansowego nie został w ogóle sporządzony przez kierownika tej jednostki.

                   Kontrola wydatków na wynagrodzenia wykazała nieprawidłowości w zakresie dokumentacji dotyczącej przyznawania dodatków specjalnych. Pismami z dnia 18 lipca 2013 r. przyznał Pan dodatki specjalne Zastępcy Burmistrza, Skarbnikowi, Sekretarzowi Gminy oraz naczelnikom wydziałów Urzędu Miasta na okres od 1 lipca 2013 r. do 30 czerwca 2014 r. Jak wynika z ustaleń kontroli dodatki są przyznawane bez przerwy co najmniej od 1 lipca 2010 r., na okresy roczne. W pismach przyznających dodatki specjalne brak uzasadnienia ich przyznania. Stosownie do art. 36 ust. 5 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458 ze zm.) pracownikowi samorządowemu z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań może być przyznany dodatek specjalny. Z brzmienia tego przepisu wynika więc, że przyznanie dodatku może nastąpić przy zaistnieniu jednej z dwóch wymienionych w nim przesłanek. Jednakże okolicznością uzasadniającą przyznanie tego składnika wynagrodzenia jest zawsze cecha „okresowości” zwiększenia obowiązków lub powierzenia zadań, co powoduje, że ma on charakter świadczenia tymczasowego. Brak wskazania w pismach przyznających dodatek powodów jego przyznania oraz ciągły charakter tego świadczenia przesądzają, że dodatki są przyznawane z naruszeniem przepisów ustawy – str. 59 protokołu kontroli.

Analizując karty drogowe prowadzone dla samochodu będącego na stanie Urzędu Miasta stwierdzono, że do rozliczenia zużycia paliwa przyjęto normę 10 l benzyny na 100 km, ustaloną Zarządzeniem Pana Burmistrza z dnia 1 czerwca 2012 r., w treści którego postanowiono, że w oparciu o normy fabryczne ustala się normę zużycia benzyny (…) w ilości 10,0 litrów na 100 km. Ustalona norma przekracza zużycie podane przez producenta pojazdu w instrukcji obsługi samochodu, która określa zużycie paliwa w ilości 9,5 l/100 km w cyklu miejskim, 6 l/100 km w cyklu pozamiejskim i 7,5 l/100 km w cyklu mieszanym. Z kart drogowych z listopada i grudnia 2013 r. wynika, że przebieg w cyklu pozamiejskim znacznie przewyższał przebieg w cyklu miejskim. Sekretarz Miasta wyjaśnił m.in., że samochód służbowy porusza się głównie na krótkich trasach w terenie zabudowanym, co wiąże się z częstym uruchamianiem w ciągu dnia zimnego silnika, powodując większe zużycie paliwa. Dlatego też ustalona norma zgodnie z zarządzeniem wynosi 10 litrów na 100 kilometrów – str. 101 protokołu kontroli.

Kontroli poddano dokumentację dotyczącą procesu realizacji inwestycji i innych robót budowlanych, dokonując następujących ustaleń:

a) umową z dnia 29 kwietnia 2013 r. zlecono Zakładowi Budownictwa Inżynieryjnego z Zambrowa wykonanie dokumentacji projektowo-kosztorysowej budowy ul. Rolniczej za kwotę 9.840 zł. Elementem dokumentacji miały być 3 egzemplarze „stałej organizacja ruchu”, którego to dokumentu nie okazano w czasie kontroli. W opisie do projektu w przedmiocie organizacji ruchu zawarto zapis Projektowany odcinek ulicy Rolniczej łączy istniejącą część ulicy Rolniczej z istniejącym skrzyżowaniem z ulicą Grabowską. Elementy te są właściwie oznakowane i nie zachodzi potrzeba opracowania projektu stałej organizacji ruchu. Z ustaleń kontroli wynika zatem, że wynagrodzenie określone w umowie i wypłacone wykonawcy powinno być niższe o koszty opracowania organizacji ruchu – str. 73 protokołu kontroli. W złożonym wyjaśnieniu naczelnik Wydziału Rozwoju Gospodarczego wskazał m.in., że Złożona oferta Wykonawcy nie zawierała cen jednostkowych poszczególnych projektów, a ustalono wynagrodzenie ryczałtowe za całość projektu technicznego. Zawarta umowa nie przewidywała zmian w zakresie wynagrodzenia Wykonawcy, dlatego też nie dokonano zmniejszenia wynagrodzenia umownego, za niewykonaną organizację ruch. Należy wskazać, że z treści umowy nie wynika wprost, aby określone w niej wynagrodzenie miało charakter ryczałtowy. Jeżeli jednak wolą stron było, aby za wykonanie przedmiotu umowy wykonawca otrzymał wynagrodzenie ryczałtowe, a przedmiot nie został faktycznie wykonany w całości (za określenie elementów przedmiotu umowy należy uznać postanowienia § 1 ust. 4 umowy), to wynagrodzenie należne wykonawcy winno być określone proporcjonalnie do wykonania. Ryczałtowy charakter ceny nie powoduje obowiązku jej zapłaty niezależnie od wykonanego zakresu rzeczowego umowy. Stosownie do art. 632 § 1 Kodeksu cywilnego, ryczałtowy charakter ceny oznacza jedynie, że wykonawca przyjmujący zamówienie nie może żądać podwyższenia wynagrodzenia, chociażby w czasie zawarcia umowy nie można było przewidzieć rozmiaru lub kosztów prac. Z § 3 ust. 2 umowy wynika dodatkowo, że cena 9.840 zł jest wynagrodzeniem za całość opracowań,

b) na podstawie umowy zawartej w dniu 20 lipca 2010 r. wykonawca BP „BIPRO” z Białegostoku zobowiązał się do opracowania dokumentacji projektowo-kosztorysowej ul. Ofiar Katynia (po zmianie nazwy ul. Dębowa) za kwotę 41.480 zł. Aneksem z dnia 6 lipca 2012 r. zmieniono zakres robót, uzasadniając to brakiem możliwości dokonania uzgodnień z zarządcą drogi – GDDKiA Oddział w Białymstoku. i wartość wynagrodzenia z kwoty 41.480 zł na 68.786 zł. Kontrola wykazała, że wykonawcy dokumentacji wypłacono wynagrodzenie w kwocie o 209,89 zł wyższej niż to wynikało z umowy, co świadczy o nieprawidłowym wykonaniu kontroli wewnętrznej przez odpowiedzialnych pracowników. Wykonawca w trakcie kontroli zwrócił kwotę 209,89 zł – str. 82 protokołu kontroli,

c) w zakresie zadania „Budowa boiska sportowego ORLIK 2012 przy Szkole Podstawowej Nr 5” stwierdzono rozbieżności pomiędzy dokumentacją (kosztorys ofertowy, przedmiary robót) a faktycznym wykonaniem ustalonym podczas oględzin obiektu. I tak, w kosztorysie ofertowym w dziale „ogrodzenie boisk, piłkochwyty, ogrodzenie zewnętrzne” w poz. 57 ujęto „cokoły kamienne 0,4 x 0,25 m., 0,4 x 0,80m 127 m. o wartości 17 277,97 zł. (bez VAT)”. W czasie oględzin stwierdzono, że wysokość fundamentu betonowego wyniosła średnio 0,44 m a nie 0,80 m, jak zakładał opis do projektu budowlanego. Łączna wysokość wraz z cokołem klinowym to średnio ok. 0,60 m zamiast 1,05 m. Według obliczeń dokonanych przez kontrolujących roboty niewykonane stanowiły ok. 40% wycenionych w kosztorysie ofertowym, co odpowiada wartości ok. 7 000 zł. Wykonania innej wysokości fundamentu nie odnotowano ani w dzienniku budowy, ani w protokole odbioru. Ustalenia kontroli świadczą o nierzetelnym wykonawstwie i nadzorze – str. 93-99 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy badaniu poddano dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749, ze zm.), jest Pan Burmistrz. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, co doprowadziło do następujących ustaleń. 

Weryfikacja dokumentacji dotyczącej udzielonych ulg w podatku rolnym wykazała, że w decyzji w sprawie zwolnienia z tytułu nabycia gruntów (jeden przypadek) nie zawarto uzasadnienia prawnego. Jest to niezgodne z treścią art. 210 § 1 Ordynacji podatkowej stanowiącym, że decyzja zawiera uzasadnienie faktyczne i prawne. Z kolei § 4 przywołanego przepisu wskazuje, iż uzasadnienie faktyczne decyzji zawiera w szczególności wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, którym dał wiarę, oraz przyczyn, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności, uzasadnienie prawne zaś zawiera wyjaśnienie podstawy prawnej decyzji z przytoczeniem przepisów prawa – str. 18 protokołu kontroli.           

Kolejnym obszarem, w którym stwierdzono uchybienia była prawidłowość naliczania odsetek za zwłokę w przypadku wpłat uiszczanych po upływie ustawowego terminu płatności. Przypadki niepobierania odsetek od zaległości podatkowych wystąpiły w podatku od środków transportowych, w podatku od nieruchomości oraz w podatku rolnym na łączną kwotę 1.088 zł. Zgodnie z treścią art. 53 § 1 i 4 Ordynacji podatkowej od zaległości podatkowych naliczane są odsetki za zwłokę. Następuje to od dnia następującego po dniu upływu terminu płatności podatku lub terminu, w którym płatnik lub inkasent był obowiązany dokonać wpłaty podatku na rachunek organu podatkowego. Od zaległości podatkowych nalicza się odsetki za zwłokę według zasad określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 22 sierpnia 2005 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (Dz. U. Nr 165, poz. 1373), stosując stawki określone w obwieszczeniach Ministra Finansów – str. 21-23, 25-26  i 29 protokołu kontroli.

 Ustalenia kontroli prowadzą do wniosku, że wystosowane w wyniku poprzedniej kontroli kompleksowej zalecenie, dotyczące przestrzegania przepisów Ordynacji podatkowej oraz przepisów wykonawczych w zakresie naliczania odsetek od nieterminowych wpłat podatków nie jest należycie realizowane – str. 55 protokołu kontroli. 

Ustalono, że Rada Miasta Zambrów nie podjęła uchwały w sprawie wprowadzenia opłaty prolongacyjnej. Czynności kontrolne wykazały, że przyczyną tego stanu rzeczy był brak projektu, który powinien Radzie, w dbałości o kompletność dochodów, przedłożyć Pan Burmistrz – str. 28 protokołu kontroli.

Sprawdzenie wymaganych prawem regulacji dotyczących gospodarowania nieruchomościami wykazało, że uchwała Nr 68/XIV/07 Rady Miasta Zambrów z dnia 27 listopada 2007 r. (ze zmianami) nie została dostosowana do obowiązującego od 22 października 2007 r. zakresu delegacji do jej wydania, zawartego w art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2013 r. poz. 594, ze zm.), ponieważ nie określono w jej treści zasad wydzierżawiania i wynajmowania nieruchomości na czas nieoznaczony, za wyjątkiem wskazania, że umowy najmu lokali użytkowych zawierane są na czas nieoznaczony (bez wskazania trybu ich zawierania) – str. 36 protokołu kontroli.                                      

 Badanie prawidłowości klasyfikowania dochodów budżetowych wykazało, że dochody ze sprzedaży nieruchomości w kwocie 2.208.039,03 zł błędnie zakwalifikowano do par. 0870 „Wpływy ze sprzedaży składników majątkowych”, zamiast do par. 0770 „Wpłaty z tytułu odpłatnego nabycia prawa własności oraz prawa użytkowania wieczystego nieruchomości”. Naruszono tym samym przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207 ze zm.) – str. 36 protokołu kontroli.              

Ustalenia kontroli dotyczące prawidłowości poboru opłat za zajęcie pasa drogowego wskazują na przypadki naliczania opłat niezgodnie z obowiązującą uchwałą Nr 12/V/11 Rady Miasta Zambrów z dnia 25 stycznia 2011 r. Jak wynika z ustaleń zawartych na str. 53-54 protokołu kontroli skutkiem błędnego wyliczenia opłat w decyzjach było ich zaniżenie na łączną kwotę 450,52 zł.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości były wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy, w tym nienależytego funkcjonowania i zorganizowania kontroli zarządczej.

Organem wykonawczym gminy miejskiej jest Burmistrz, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowywania projektów uchwał Rady Miasta, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową miasta (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Burmistrz jako organ wykonawczy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Burmistrzu – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt. 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Burmistrz jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały, stosownie do postanowień zakresu czynności, na Skarbniku Miasta. Prawa i obowiązku głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych.

                   Mając na uwadze ustalenia kontroli na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych zalecam:

1. Zobowiązanie Skarbnika Miasta do wyeliminowania nieprawidłowości i uchybień w zakresie ewidencjonowania operacji w księgach rachunkowych, poprzez:

a) ujęcie w księgach należności w kwocie 1.011.085,05 zł od wykonawcy budowy boiska „Orlik” oraz budowy Stadionu Miejskiego oraz ewentualne dokonanie odpisu aktualizującego tą należność, mając na uwadze tezy wyjaśnienia przywołane w części opisowej wystąpienia,

b) księgowanie rozrachunków z pracownikami z tytułu ryczałtu za używanie samochodu prywatnego w jazdach lokalnych na koncie 234,

c) uzupełnienie ewidencji analitycznej środków trwałych o elementy służące jednoznacznej identyfikacji posiadanych składników majątkowych,

d) przeniesienie pozostających w ewidencji Urzędu nieruchomości oddanych w trwały zarząd do ksiąg jednostek, na rzecz których został ustanowiony trwały zarząd, mając jednocześnie na uwadze, że w księgach jednostek organizacyjnych nieruchomości powinny być ujęte w wartości księgowej (wynikającej z ewidencji Urzędu Miasta), a nie w wartości wynikającej z decyzji o ustanowieniu trwałego zarządu.

2. Uregulowanie stosowanego uproszczenia w zakresie prowadzenia rachunkowości, polegającego na zaniechaniu ustalania i wyceny stanu paliwa w samochodzie służbowym na dzień bilansowy.

3. Egzekwowanie od kierowników jednostek budżetowych obowiązku sporządzania i przekazywania Panu Burmistrzowi projektów planów finansowych, zgodnie z przepisami wskazanymi w części opisowej wystąpienia. Realizowanie obowiązków w zakresie weryfikacji zgodności projektów planów finansowych z projektem uchwały budżetowej.

4. Uzasadnianie prawnych i merytorycznych podstaw przyznawania dodatku specjalnego dla pracowników, mając na uwadze konieczność wskazania dodatkowych zdań lub zwiększonych obowiązków (w stosunku do obowiązujących zakresów czynności) a także wykazanie okresowego charakteru przyczyn przyznania dodatku.

5. Rozważenie dostosowania normy zużycia paliwa w samochodzie służbowym do wytycznych producenta pojazdu.

6. Wystąpienie do Zakładu Budownictwa Inżynieryjnego z Zambrowa o dokonanie wyceny wartości objętej umową a faktycznie niewykonanej „stałej organizacja ruchu” oraz przypisanie wykonawcy do zwrotu ustalonej kwoty.

7. Zobowiązanie osób biorących ze strony gminy udział w procesie inwestycyjnym do zwiększenia staranności przy weryfikacji zgodności ich wykonania z dokumentacją.

8. Rozważenie wystąpienia wobec upadłego wykonawcy boiska „Orlik” z roszczeniem z tytułu niezgodnego z dokumentacją wykonania fundamentu.

9. Wydawanie decyzji dotyczących ulg w podatku rolnym zawierających wszystkie elementy przewidziane we wskazanych przepisach Ordynacji podatkowej.

10. Prawidłowe naliczanie i egzekwowanie  odsetek od nieterminowych wpłat podatków, mając na względzie przepisy Ordynacji podatkowej oraz przepisy wykonawcze.

11. Przedłożenie Radzie Miasta projektów uchwał w sprawie:

a) zmiany uchwały dotyczącej zasad nabycia, zbycia i obciążania nieruchomości oraz ich wydzierżawiania lub najmu na okres dłuższy niż 3 lata, polegającej na objęciu uchwałą zasad wydzierżawiania i wynajmowania nieruchomości na czas nieoznaczony,

b) wprowadzenia opłaty prolongacyjnej. 

12. Prawidłowe klasyfikowanie dochodów z tytułu sprzedaży nieruchomości.

13. Naliczanie opłat za zajęcie pasa drogowego zgodnie z obowiązującą uchwałą Rady Miasta. Podjęcie działań w celu skorygowania błędnie ustalonych opłat wskazanych w protokole kontroli.

14. Zapewnienie rzetelnej realizacji zaleceń pokontrolnych. 

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Łomży w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

                 Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

            w Białymstoku

Do wiadomości:

Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku

Zespół w Łomży