Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Miejskim w Sokółce

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 20 sierpnia  2014 roku (znak: RIO.I.6001-5/14), o treści jak niżej:

Pan

Stanisław Małachwiej

Burmistrz Sokółki

         W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Sokółka za 2013 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Miejskim w Sokółce na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r. poz. 1113, ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

                   Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2014 r. poz. 191), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

Badając zagadnienia ogólnoorganizacyjne stwierdzono, że wykaz jednostek organizacyjnych gminy zawarty w załączniku Nr 3 do statutu nie był zmieniany od dnia nadania statutu przez Radę Miejską uchwałą Nr VI/35/03 Rady Miejskiej w Sokółce z dnia 27 lutego 2003 r. W konsekwencji wykaz jednostek nie odpowiadał stanowi faktycznemu na dzień kontroli – str. 5 i 8 protokołu kontroli.

Kontrola podstaw funkcjonowania instytucji kultury wykazała, że okazane księgi rejestrowe nie zawierały wszystkich danych przewidzianych wzorem księgi rejestrowej zawartym w załączniku do rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 26 stycznia 2012 r. w sprawie sposobu prowadzenia i udostępniania rejestru instytucji kultury (Dz. U. z 2012 r. poz. 189). W trakcie kontroli rejestr uzupełniono – str. 5 protokołu kontroli.

Analiza zakresu czynności Skarbnika Gminy wykazała, że nie zawierał on postanowień odnoszących się do pełnego zakresu obowiązków i odpowiedzialności skarbnika określonych przepisami art. 54 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, ze zm.). W trakcie kontroli sporządzono zakres czynności zgodny z obowiązującymi przepisami – str. 4 protokołu kontroli.

W zakresie spraw organizacyjnych uporządkowania wymagają zagadnienia dotyczące podstaw funkcjonowania jednostek oświatowych. Jednoznacznie powinna zostać rozstrzygnięta kwestia statusu prawnego Zespołu Szkół Ogólnokształcących. Kontrola wykazała, że nie są stosowane postanowienia uchwały Nr XLVII/305/02 Rady Miejskiej w Sokółce z dnia 26 czerwca 2002 r. w sprawie określenia formy organizacyjno-prawnej szkół publicznych, wskazujące, że wchodzące w skład ZSO Szkoła Podstawowa Nr 3 i Gimnazjum Nr 2 są jednostkami budżetowymi. Ponadto postanowienia uchwały pozostają w sprzeczności z postanowieniami statutu ZSO (tekst ujednolicony z dnia 6 lutego 2012 r.), w którym wskazano, że Zespół jest jednostką budżetową – str. 6-7 protokołu kontroli.

Rozliczenia Urzędu Miejskiego z jednostkami oświatowymi, opisane na str. 234-238 protokołu kontroli, wykazały, że środki na wydatki przekazywano na rachunki bankowe prowadzone wspólnie dla jednostki obsługującej i jednostek obsługiwanych, tj. łącznie na 5 rachunków bankowych z przeznaczeniem dla 14 jednostek oświatowych (bez wskazania planu jednostki, której dotyczą środki). Plany finansowe wydatków na 2013 r. zostały sporządzone dla każdej jednostki oświatowej odrębnie. Zrealizowane przez jednostki oświatowe dochody przekazywane były na rachunek budżetu bez wskazania, której jednostki dotyczą (oprócz dochodów z opłat za przedszkola i żłobek objęte wspólną obsługą). Sprawozdania jednostkowe Rb-27S za 2013 r. sporządzane były tylko dla jednostek prowadzących obsługę finansowo-księgową. Jedynie w przypadku przedszkoli i żłobka sprawozdania sporządzone zostały przez każdą z jednostek.

Należy wskazać, że odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej, zgodnie z art. 53 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, ponosi kierownik każdej jednostki sektora finansów publicznych. Podstawą gospodarki finansowej jest plan finansowy, którego realizacja polega w szczególności na dokonywaniu wydatków budżetowych. Nieposiadanie rachunku bankowego przez niektóre z jednostek oświatowych uniemożliwia w praktyce realizowanie wydatków przez ich kierowników, co potwierdzają ustalenia kontroli problemowej przeprowadzonej przez Izbę w Gimnazjum Nr 1 w Sokółce. Brak odrębnego rachunku bieżącego pozostawał też w związku z niewyodrębnieniem ksiąg rachunkowych dla ewidencji operacji dotyczących obsługiwanej Szkoły Podstawowej w Boguszach – były one wydzielane w formie ewidencji analitycznej w księgach Gimnazjum.

 Analiza regulacji wewnętrznych składających się na dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości wykazała, że:

a) jako element zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe wymieniono wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz). Zgodnie z art. 19 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, ze zm.) wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz) sporządzają jednostki, które uprzednio nie prowadziły ksiąg rachunkowych w sposób określony ustawą; w pozostałych jednostkach rolę inwentarza spełnia zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych, sporządzane na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych – str. 16 protokołu kontroli,

b) zakładowe plany kont dla budżetu i Urzędu Miejskiego jako jednostki budżetowej opracowano poprzez odesłanie do załączników nr 2 i 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289), ze wskazaniem, iż wykaz kont podany w odpowiednim załączniku pokrywa się w pełni z wykazem kont przyjętych w zakładowym planie kont. Wskazano też publikację, zgodnie z którą stosowane są zasady funkcjonowania poszczególnych kont oraz podano własne rozwiązania dla wybranych kont. W praktyce zaniechano zatem sporządzenia pełnego wykazu kont stosowanych w ewidencji budżetu i Urzędu. Jak wynika z ustaleń kontroli, jednostka nie stosuje wszystkich kont przewidzianych przepisami załączników nr 2 i 3 do rozporządzenia, co jednakże nie ma uzasadnienia w postanowieniach zakładowego planu kont, w którym konta takie powinny zostać pominięte. W konsekwencji przedstawionego sposobu opracowania zakładowych planów kont, regulacje wewnętrzne w tym zakresie nie były zmieniane w związku z wejściem w życie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 stycznia 2012 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie szczególnych zasad rachunkowości… (Dz. U. z 2012 r. poz. 121) – str. 14-15 protokołu kontroli,

c) nie określono daty rozpoczęcia eksploatacji oprogramowania wykorzystywanego do prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz wersji oprogramowania T. Groszek Infosystem, co narusza przepis art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c) ustawy o rachunkowości – str. 16 protokołu kontroli,

d) nie wskazano urządzeń księgowych, które prowadzone są techniką ręczną (bez użycia programu komputerowego) – str. 17 protokołu kontroli.

Kontrola prowadzenia ksiąg rachunkowych wykazała nieprawidłowości naruszające przepisy ustawy o rachunkowości i rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont…, poprzez:

a) ustalenie stanu konta 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” jako per saldo należności i zobowiązań, co narusza zasady funkcjonowania konta zawarte w załączniku nr 3 do rozporządzenia, według których konto 221 może wykazywać saldo dwustronne – str. 16 protokołu kontroli; per saldo wykazano również stan konta 240 „Pozostałe rozrachunki” w ewidencji Urzędu – str. 80 protokołu kontroli,

b) stosowanie w księgach Urzędu i budżetu nazw kont syntetycznych niezgodnych z nazwami wynikającymi z obowiązujących przepisów zawartych w załącznikach nr 2 i 3 do rozporządzenia. W trakcie kontroli dokonano aktualizacji nazw kont – str. 16-17 protokołu kontroli,

c) prowadzenie ewidencji księgowej projektów realizowanych przez Urząd z dofinansowaniem ze środków Unii Europejskiej w formie odrębnych ksiąg rachunkowych. Wskazania wymaga, że nałożony umowami o dofinansowanie obowiązek wyodrębniania ewidencji projektów oznacza obowiązek prowadzenia odpowiednich kont analitycznych i szczegółowych do kont syntetycznych budżetu gminy i Urzędu jako jednostki budżetowej (oraz ewentualnie dzienników częściowych czy odrębnych rejestrów), aby możliwe było wydzielenie operacji dotyczących projektu. W świetle przepisów ustawy o rachunkowości obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych dotyczy jednostek wymienionych w art. 2 tej ustawy, a nie poszczególnych rodzajów operacji dokonywanych przez te jednostki – str. 18-19 protokołu kontroli,

d) jednorazowy przypadek niezachowania chronologii dziennika Urzędu, czym naruszono przepis art. 14 ust. 1 ustawy o rachunkowości – str. 20 protokołu kontroli,

e) niezachowanie określonej załącznikami do rozporządzenia zasady, w myśl której zapisy na kontach 130 „Rachunek bieżący jednostki” i 133 „Rachunek budżetu” dokonywane są na podstawie wyciągów bankowych, w związku z czym musi zachodzić pełna zgodność zapisów pomiędzy jednostką, a bankiem, a także, że na koncie 130 obowiązuje zasada czystości obrotów nakazująca stosowanie do błędnych zapisów, zwrotów nadpłat i korekt (zaksięgowanych zgodnie z danymi wyciągu bankowego) dodatkowo technicznego zapisu ujemnego. Ustaleń dokonano na podstawie operacji opisanych na str. 21, 23-24 i 247 protokołu kontroli,

f) księgowanie dochodów z tytułu podatków w momencie wpływu na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki”, a następnie przeksięgowywanie ich na koniec miesiąca na konto 221 w momencie otrzymywania danych z ewidencji analitycznej podatkowej. Zapisy księgowe dotyczące tych operacji były niezgodne z wyciągami bankowymi, tj. Wn 240 – Wn (-) 130-1 wyksięgowanie wpłat i Wn 130-1 – Ma 221 Ma (przeksięgowanie wpłat; zapisy na koncie 130 mimo braku danych na wyciągu). Należy wskazać, że ujmowanie wpływów stanowiących dochody przypisane na koncie 240 jest niezgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, zasadami funkcjonowania kont określonymi w załączniku nr 3 do rozporządzenia, a także sprzeciwia się postanowieniom art. 16 ust. 1 ustawy, zgodnie z którymi zapisy na kontach ksiąg pomocniczych (ewidencja analityczna podatkowa prowadzona do konta 221) stanowią uszczegółowienie i uzupełnienie zapisów dokonanych na kontach księgi głównej – str. 22 protokołu kontroli,

g) prowadzenie na kontach 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” i 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych” w ewidencji budżetu wspólnych rozliczeń dochodów i wydatków zrealizowanych przez jednostki oświatowe gminy; konta te zostały podzielone na jednostki prowadzące obsługę innych szkół i w zakresie poszczególnych jednostek obsługujących obejmowały też operacje dotyczące jednostek obsługiwanych, dla których konta nie zostały utworzone; stosowana praktyka narusza zasady funkcjonowania kont 222 i 223 zawarte w załączniku nr 2 do rozporządzenia, zgodnie z którymi ewidencję szczegółową do tych kont prowadzi się w sposób umożliwiający ustalenie stanu rozliczeń z poszczególnymi jednostkami budżetowymi – str. 233-237 protokołu kontroli,

h) księgowanie wpływów z urzędów pracy otrzymywanych jako refundacja wynagrodzeń pracowników zatrudnionych w ramach robót interwencyjnych na zmniejszenie wydatków i kosztów, co zniekształciło faktyczną wysokość kosztów poniesionych na wynagrodzenia pracowników Urzędu świadczących pracę w ramach jego działalności. Refundacje z urzędów pracy należało przyjąć jako dochody budżetowe, objąć sprawozdaniem Rb-27S i odprowadzić na rachunek budżetu – str. 52-53 protokołu kontroli,

i) zawyżenie wydatków budżetu na 2014 r. o kwotę 703,14 zł w wyniku nieprawidłowych operacji dotyczących zaliczenia do dochodów należności od Powiatowego Urzędu Pracy otrzymanej 29 stycznia 2014 r. w związku z zatrudnieniem bezrobotnego w grudniu 2013 r. Otrzymane środki przelano z rachunku wydatków (jako wydatek) na rachunek dochodów, zamiast zaliczenia ich w momencie wpływu do dochodów budżetu – str. 52-53 protokołu kontroli,

j) nieujęcie na koncie 226 „Długoterminowe należności budżetowe” należności w kwocie 89.343,70 zł wynikającej z decyzji GR.6826.11.2012.2013GF z dnia 15 stycznia 2013 r. w sprawie przekształcenia prawa użytkowania wieczystego w prawo własności nieruchomości wraz z rozłożeniem należności na raty. W trakcie kontroli w księgach rachunkowych 2014 r. dokonano przypisu należności – str. 79 protokołu kontroli,

k) dokonywanie na koncie 226 zapisów niezgodnych z zasadami funkcjonowania tego konta określonymi w załączniku nr 3 do rozporządzenia, zgodnie z którymi na stronie Ma konta 226 ujmuje się przeniesienie należności z długoterminowych do krótkoterminowych w wysokości raty należnej na dany rok, w korespondencji z kontem 221; stwierdzono, że przypisów należności na koncie 221, jako przeniesienia z konta 226, dokonywano w momencie dokonania wpłat należnych – str. 78-79 protokołu kontroli,

l) zaniżenie wyniku budżetu 2013 r. o kwotę 123,80 zł stanowiącą wpłatę od zakładu budżetowego tytułem zwrotu dodatku mieszkaniowego, ujętą w księgach 2013 r. na koncie Wn-130-1 „bez klasyfikacji”. Następnie w księgach 2014 r. kwota ta została zaliczona do dochodów budżetu 2014 r. Naruszono tym samym zasadę kasowego ustalania wyniku budżetu (dochodów i wydatków), wynikającą m.in. z § 5 rozporządzenia – str. 80 protokołu kontroli,

m) księgowanie dotacji przedmiotowej przekazanej dla Zakładu Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Sokółce z wykorzystaniem konta 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”, co narusza zasady wynikające z załącznika nr 3 do rozporządzenia, w świetle których rozrachunki wynikające z przekazania dotacji i rozliczenia jej, w części wykorzystanej, powinny być uwidocznione na koncie 224 „Rozliczenie dotacji budżetowych oraz płatności z budżetu środków europejskich” – str. 238-239 protokołu kontroli,

n) niezgodność salda konta 133 „Rachunek budżetu” (1.691.854,14 zł) z bankowym potwierdzeniem salda rachunku budżetu (2.504.824,14 zł). Wynikało to głównie z niewyodrębnienia rachunku bankowego dla środków przeznaczonych na realizację wydatków niewygasających, ewidencjonowanych za pośrednictwem konta 135 „Rachunek środków na niewygasające wydatki” – mimo braku operacji bankowych udokumentowanych wyciągiem bankowym równowartość uchwalonego planu wydatków niewygasających w kwocie 812.970 zł ujęto na koncie 135. Saldo konta 133 wykazane w kwocie 1.691.854,14 zł wynikało zaś z salda Wn konta 133-1 odpowiadającego rachunkowi budżetu i nierealnego salda Ma konta 133-5 w kwocie 509.482 zł, które wynikało z dokonanego bez wyciągu bankowego na koniec 2012 r. zapisu (-) Wn 133-5 – Wn 135 w związku ze zmianą konta wykorzystywanego do ewidencji środków na realizację planu wydatków niewygasających – str. 36-37 i 39-40 protokołu kontroli,

o) zaksięgowanie na koncie 139 „Inne rachunki bankowe” darowizn wpłaconych w latach 2011-2012 w kwocie łącznej 160.500 zł, w tym 100.500 zł stanowiły wpłaty mieszkańców na udział w projekcie dotyczącym realizacji kolektorów słonecznych, 50.000 zł darowizna od firmy Lafarge, a 10.000 zł darowizna od mieszkańców Sokółki. Zgodnie z art. 4 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 13 listopada 2003 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2010 r. Nr 80, poz. 526 ze zm.) darowizny stanowią dochody własne gminy i powinny zostać zaliczone do dochodów budżetu w dniu ich wpływu, zgodnie z zasadą kasowego ustalania wyniku budżetu. Z okazanej w trakcie kontroli dokumentacji, w tym m.in. deklaracji uczestnictwa w projekcie podpisanej przez mieszkańców gminy, wynikało, że zadanie w zakresie montażu kolektorów miało być wykonane w latach 2012-2015, jednakże do czasu zakończenia czynności kontrolnych gmina nie otrzymała środków na realizację projektu od Urzędu Marszałkowskiego. Darowizna od firmy Lafarge – jak wyjaśnił Zastępca Pana Burmistrza – miała być przeznaczona na realizację termomodernizacji w budynku szkolnym w Starej Kamionce. Jak wynika z wyjaśnienia Skarbnika w chwili obecnej trwają czynności związane z procedurą przetargową, po wyłonieniu wykonawcy zostanie przedstawiony projekt uchwały (…), w którym zostaną zwiększone dochody o 50.000 zł. W zakresie darowizny w kwocie 10.000 zł ustalono, że wolą mieszkańców był remont ulicy Witosa z przekazanych środków. Zadanie w okresie przeprowadzania czynności kontrolnych było w trakcie realizacji. Ustalono, iż kwota 10.000 zł została ujęta w budżecie gminy Sokółka uchwałą Rady Miejskiej Nr LVII/418/2014 z dnia 3 czerwca 2014 r. po stronie dochodów i wydatków, a środki pieniężne przelano z konta depozytów na konto dochodów – str. 41-43 protokołu kontroli,

p) ewidencjonowanie zwiększeń wartości środków trwałych pochodzących z inwestycji przy użyciu konta 800 „Fundusz jednostki” (Wn 800 – Ma 080 „Środki trwałe w budowie (inwestycje)” oraz Wn 011 „Środki trwałe” – Ma 801 – str. 228-230 protokołu kontroli. W księdze głównej Urzędu wydzielono konta 800 i 801, co nie wynika z ustaleń zakładowego planu kont. Na koncie 801 ewidencjonowane są zmniejszenia i zwiększenia dotyczące przyjęcia, likwidacji, bądź przekazania środków trwałych. Saldo konta 801 w wysokości 47.621.764,34 zł odpowiada saldu kont 011 i 020-1 „Wartości niematerialne i prawne” (umarzane stopniowo) pomniejszonemu o wartość umorzenia ujętego na koncie 071 „Umorzenie środków trwałych…” Należy wskazać, że w świetle przepisów rozporządzenia prowadzenie ewidencji analitycznej w podziale na fundusz obrotowy i fundusz w środkach trwałych nie znajduje uzasadnienia przy uwzględnieniu spoczywających na Urzędzie obowiązków sprawozdawczych. W zasadach funkcjonowania konta 800, zamieszczonych w załączniku nr 3 do rozporządzenia, określono, że ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 800 powinna zapewniać możliwość ustalenia przyczyn zwiększeń i zmniejszeń funduszu jednostki, tj. danych niezbędnych do sporządzenia zestawienia zmian w funduszu – str. 227-229 protokołu kontroli,

q) umorzenie środków trwałych księgowano z pominięciem konta 400 „Amortyzacja”, ewidencjonując je zapisem Wn 801 – Ma 071 – str. 229 protokołu kontroli.

W zakresie sprawozdawczości budżetowej stwierdzono nieprawidłowości przy sporządzaniu jednostkowego sprawozdania Rb-27S jednostki samorządu terytorialnego oraz zbiorczego sprawozdania Rb-27S, polegające na:

a) ujęciu w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S jedynie danych o dochodach wynikających z ewidencji Urzędu, a pominięcie w nim dochodów zaewidencjonowanych wyłącznie w ewidencji budżetu w kwocie 48.875.626,49 zł. Zakres danych podlegających wykazaniu w sprawozdaniu jednostkowym, którego obowiązek sporządzenia spoczywa na Panu Burmistrzu, wynikał w okresie objętym kontrolą z § 2 załącznika nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103). Obecnie analogicznie zagadnienie to reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2014 r. poz. 119). W konsekwencji sprawozdanie zbiorcze Rb-27S za 2013 r. sporządzono niezgodnie z § 6 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia obowiązującego w okresie objętym kontrolą, który wymagał sporządzenia sprawozdań zbiorczych na podstawie sprawozdań jednostkowych jednostek podległych oraz sprawozdania jednostkowego jednostki samorządu terytorialnego, jako jednostki budżetowej i jako organu, o którym mowa w § 2 załącznika nr 39 do rozporządzenia. Dane o dochodach ujętych wyłącznie w ewidencji budżetu wykazano w sprawozdaniu zbiorczym bezpośrednio z ksiąg rachunkowych budżetu (konto 901 „Dochody budżetu” według podziałek klasyfikacji budżetowej) – str. 26-27 do protokołu kontroli,

b) wykazaniu w zbiorczym sprawozdaniu Rb-27S za 2013 r. w kol. 8 „Dochody otrzymane” tej samej kwoty co w kol. 7 „Dochody wykonane” (71.331.770,20 zł). Prawidłowo, w kolumnie „Dochody otrzymane” należało podać kwotę 71.363,615,37 (różnica 31.845,17 zł) zł, ustaloną na podstawie przepisów zawartych w § 3 ust. 1 pkt 5, ust. 3 pkt 4 i ust. 4 pkt 3 załącznika nr 39 do obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej – str. 27-28 protokołu kontroli,

c) w sprawozdaniu zbiorczym Rb-27S dochody jednostek oświatowych z tytułu odsetek zostały wykazane w rozdz. 75814 „Różne rozliczenia finansowe”, podczas gdy w sprawozdaniach jednostkowych Rb-27S szkół dochody te wykazano w rozdz. 80101 „Szkoły podstawowe” i 80104 „Przedszkola”. Pracownik Wydziału Polityki Finansowej i Budżetu dokonał odręcznych poprawek na sprawozdaniach w zakresie zmiany rozdziałów na 75814, w wyniku czego sprawozdanie zbiorcze nie jest zgodne z danymi sprawozdań jednostkowych w wersji przedłożonej przez kierowników jednostek oświatowych. Rozbieżność dotyczy odsetek w wysokości 17.315,41 zł. Jak wykazały ustalenia kontroli problemowej przeprowadzonej przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Gimnazjum Nr 1 w Sokółce, dochody z odsetek były wykazane w sprawozdaniu na podstawie danych ksiąg rachunkowych – str. 236-238 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości sporządzenia sprawozdań wynikających z przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. Nr 43, poz. 247 ze zm.), opisana na str. 29-31 oraz 82-83 protokołu kontroli, wykazała, że:

a) własne jednostkowe sprawozdanie Rb-N jednostki samorządu terytorialnego za IV kwartał 2013 r sporządzono niezgodnie z przepisami rozporządzenia poprzez wykazanie:

- w pozycji N.3 „Gotówka i depozyty” kwoty o 792.243,91 zł wyższej od prawidłowej w wyniku naruszenia § 13 ust. 1 pkt 4 załącznika nr 9 rozporządzenia. Wykazanie błędnej kwoty było efektem uwzględnienia w tej pozycji sumy stanu środków na rachunku budżetu i rachunkach Urzędu prowadzonych dla dochodów i wydatków, bez skorygowania o środki podlegające dodaniu i wyłączeniu przy wypełnianiu tej pozycji zgodnie z przywołanym przepisem w wersji obowiązującej przy sporządzaniu sprawozdania za IV kwartał 2013 r.,

- w pozycji N.4 „Należności wymagalne” kwoty o 9.028,78 zł wyższej od prawidłowej, co narusza przepis § 13 ust. 1 pkt 5 załącznika nr 9 do rozporządzenia. Powodem nieprawidłowości było błędne zakwalifikowanie jako należności wymagalnej raty od spółki EUROSOKÓŁKA, wynikającej z zarządzenia Pana Burmistrza Nr 334/2013 z dnia 21 sierpnia 2013 r. a przypadającej do spłaty w dniu 31 grudnia 2013 r. – stała się ona wymagalna w dniu 1 stycznia 2014 r.,

b) na kwotę uwidocznioną w pozycji N.3 sprawozdania zbiorczego Rb-N za IV kwartał 2013 r. składały się m.in. środki stanowiące depozyty przechowywane na wyodrębnionym rachunku bankowym Ośrodka Sportu i Rekreacji z tytułu kaucji zwrotnych opłacanych przy wejściach na basen (9.938,83 zł). Wskazane środki zgodnie z § 12 ust. 8 załącznika nr 9 do rozporządzenia – jako środki zgromadzone na rachunku sum depozytowych – nie powinny być wykazane w sprawozdaniu jednostkowym Rb-N tej jednostki, a w konsekwencji w sprawozdaniu zbiorczym.

Analiza prawidłowości sporządzenia bilansu z wykonania budżetu za 2013 r., opisana na str. 33-35 protokołu kontroli, wykazała, że nieprawidłowo zaprezentowano dane w zakresie wyniku budżetu, zobowiązań finansowych oraz należności od budżetów:

a) wynik budżetu w poz. II.1 odzwierciedlał saldo konta 961 „Wynik wykonania budżetu” powstałe z przeksięgowania sald kont 901 „Dochody budżetu”, 902 „Wydatki budżetu” i 903 „Niewykonane wydatki” na 31 grudnia 2013 r. i był tożsamy z poz. II.1.2. „Deficyt budżetu”, podczas gdy prawidłowo należało wykazać różnicę między kontami 901 i 902 jako nadwyżkę w poz. II.1.1. „Nadwyżka budżetu”, a w poz. II.1.3. „Niewykonane wydatki” kwotę wydatków stanowiącą saldo konta 903 przed przeksięgowaniem na wynik budżetu; taka sama sytuacja dotyczyła prezentacji danych za 2012 r.,

b) wszystkie zobowiązania finansowe gminy na 31 grudnia 2013 r. wykazano jako długoterminowe, mimo iż terminy płatności rat przypadały zarówno w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego jak i po tym okresie; wskazane działanie było niezgodne z przepisem art. 3 ust. 1 pkt 22 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym zobowiązaniem krótkoterminowym jest ogół zobowiązań z tytułu dostaw i usług, a także całość lub ta część pozostałych zobowiązań, które stają się wymagalne w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego,

c) salda kont 222 oraz 223 odpowiadające nieprzekazanym do końca 2013 r. dochodom i niezwróconym środkom na wydatki Urzędu Miejskiego zostały wykazane w poz. „Należności od budżetów” zamiast w poz. „Pozostałe należności”.

W zakresie gospodarki rzeczowymi składnikami majątku obrotowego stwierdzono, że od 2009 r. jednostka sprzedaje monety, tzw. „sokole” z mosiądzu. Monety nie były objęte ewidencją księgową Urzędu. W regulacjach wewnętrznych nie określono metody prowadzenia ewidencji tego typu aktywów, podobnie jak nie określono metody ewidencji dla żadnej konkretnie określonej grupy rzeczowych składników aktywów obrotowych. Zgodnie z art. 17 ust. 2 ustawy o rachunkowości kierownik jednostki uwzględniając rodzaj i wartość poszczególnych grup rzeczowych składników aktywów obrotowych posiadanych przez jednostkę, podejmuje decyzję o stosowaniu jednej ze wskazanych w art. 17 ust. 2 metod prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla tych grup składników.

Kontrola wykazała, że faktycznie monety przechowywane są w sejfie znajdującym się na stanowisku dwóch pracowników Urzędu, którzy wydają monety kasjerowi oraz kierownikom instytucji kultury celem ich sprzedaży – przekazanie odbywa się na podstawie pisemnego protokołu przekazania. W okazanych zakresach czynności tych pracowników nie zostały przypisane jakiekolwiek obowiązki w zakresie ewidencji i gospodarowania monetami. Nie okazano żadnej dokumentacji potwierdzającej ustalenie ceny sprzedaży wynoszącej faktycznie 4 zł. Na podstawie protokołów przekazania sporządzonych w 2013 r. oraz wpływów ze sprzedaży ustalono, iż kierownikom Ośrodka Kultury i Biblioteki Publicznej przekazano monety o łącznej wartości 1.600 zł, a wpływy ze sprzedaży wyniosły 800 zł. Nie sporządzano dokumentacji potwierdzającej kontrolę wydawanych monet w konfrontacji z wpływami z ich sprzedaży. Brak ewidencji utrudnia stwierdzenie rzeczywistego stanu monet, w tym wydanych do sprzedaży instytucjom kultury. Należy wskazać, że niezależnie do przyjętej metody ewidencji rzeczowe składniki majątku obrotowego jednostki, zgodnie z art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości, podlegają inwentaryzacji. W przypadku objęcia materiałów ewidencją księgową Urzędu, aktywa powierzone kontrahentom (instytucjom kultury) zgodnie z 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości podlegają inwentaryzacji na ostatni dzień każdego roku obrotowego w drodze otrzymania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic – str. 49-50 i 230-231 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości ustalenia wykazu wydatków, które nie wygasły z końcem 2013 r. ujawniła, że kwotę wydatków uznanych za niewygasające zawyżono o 26.840,05 zł względem postanowień umów zawartych w 2013 r. na realizację zadań opisanych na str. 24-26 protokołu kontroli. W konsekwencji zaniżono wynik budżetu za 2013 r. o podaną kwotę. Na realizację 7 zadań ujętych w wykazie ustalono plan wydatków niewygasających w wysokości 812.970 zł. Zgodnie z art. 263 ust. 3 ustawy o finansach publicznych w wykazie wydatków niewygasających mogą być ujęte wydatki związane z realizacją umów w sprawie zamówienia publicznego oraz te, które zostaną zawarte w wyniku zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w którym dokonano wyboru wykonawcy. Nie mogą zatem dotyczyć one kwot niemających oparcia w zawartych umowach lub rozstrzygniętych postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego. Jak wynika ze złożonego przez Skarbnika wyjaśnienia oraz faktu, że kwoty składające się na sumę zawyżenia dotyczą przede wszystkim zadań realizowanych przez szkoły, nieprawidłowość ta spowodowana była brakiem w Urzędzie Miejskim, w czasie uchwalania wydatków niewygasających, danych o wartości zawartych przez szkoły umów z wykonawcami.

Analiza procedury opracowania budżetu wykazała, że Pan Burmistrz nie informował kierowników jednostek organizacyjnych o wysokościach kwot dochodów ujętych w projekcie uchwały budżetowej, co stanowi częściowe niewykonanie obowiązku określonego w art. 248 ust. 1 ustawy o finansach publicznych. Kontrola wykazała, że w projekcie budżetu nie planowano dochodów szkół i gimnazjów oraz dochodów z tytułu odsetek od środków na rachunkach bankowych przedszkoli. Projekt budżetu uwzględniał plan dochodów z tytułu opłaty za pobyt dzieci w przedszkolach i żłobku w kwocie łącznej 430.000 zł oraz dochodów Ośrodka Pomocy Społecznej i Ośrodka Sportu i Rekreacji, co mimo niepoinformowania formalnie kierowników przedszkoli, żłobka, OPS i OSiR o wysokości planu skutkowało wykazaniem planu dochodów w projektach planów finansowych tych jednostek – str. 87 protokołu kontroli.

W zakresie inwentaryzacji należności stwierdzono, że kontrolowana jednostka nie występowała o potwierdzenie sald do wszystkich podmiotów prowadzących księgi rachunkowe, co narusza przepis art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości. Łączna kwota niepotwierdzonych należności wynosiła według ustaleń kontroli 338.781,97 zł, a z wyłączeniem należności od podmiotów publicznych (Urząd Gminy Szudziałowo i PUP w Sokółce) – 336.868,47 zł. Okazano też protokoły weryfikacji wszystkich sald kont rozrachunkowych na dzień 31 grudnia 2013 r. W złożonym wyjaśnieniu Skarbnik Gminy wskazuje w stosunku do należności z tytułu niepodatkowych dochodów budżetowych od podmiotów gospodarczych ujętych w wykazie stanowiącym załącznik nr 21 do protokołu kontroli, że Akceptowane wezwania do zapłaty świadczą o tym że dłużnik zgadza się z należnościami wykazanymi w naszych księgach. Uważamy że salda zostały potwierdzone tylko na niesformalizowanych drukach – str. 50-51 protokołu kontroli.

                   Analiza wykonywania obowiązków inwentaryzacyjnych wykazała ponadto, że nie udokumentowano przeprowadzenia w drodze spisu z natury inwentaryzacji środków transportu (załącznik nr 3 do protokołu z inwentaryzacji) oraz budynków (załącznik nr 7 do protokołu) – str. 231-232 protokołu kontroli. Wymienione załączniki stanowią wydruki komputerowe poszczególnych grup środków trwałych oraz zawierają adnotację o uzgodnieniu stanu faktycznego w drodze weryfikacji. Zgodnie z art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości składniki te powinny być zinwentaryzowane drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic. Zgodnie ze złożonym wyjaśnieniem członkowie komisji przy spisywaniu paliwa na dzień 31 grudnia 2010 r. sprawdzali również środki transportowe, natomiast nie nanieśli tego na arkusze spisowe ponieważ pobrali arkusze w niewystarczającej ilości by móc uwidocznić to na odpowiednim druku (…) podobnie postąpiono z budynkami, które są na stanie Urzędu, a znajdują się na terenie wiejskim i w mieście Sokółka. Komisja spisująca przystanki autobusowe sprawdzała również stan budynków. Danych nie naniosła na arkusz spisowy, ponieważ nie pobrała arkuszy spisowych, na których mogła by nanieść dane. Zakładowy regulamin inwentaryzacji do obowiązków zespołu spisowego zalicza pobranie arkuszy spisowych i innych potrzebnych druków.

Kontrola rozrachunków wykazała, że największe należności w księgach Urzędu Miejskiego na dzień 31 grudnia 2013 r. dotyczyły Klubu Sportowego „Sokół” (140.789,48 zł) oraz spółki EUROSOKÓŁKA z 25%-owym udziałem gminy Sokółka (316.747,97 zł). Klub Sportowy „Sokół” posiadał zaległość z tytułu 4 dotacji przypisanych do zwrotu jako wykorzystane niezgodnie z przeznaczeniem. Dotacje zostały przypisane do zwrotu na podstawie 4 decyzji wydanych w dniu 1 czerwca 2011 r. na łączną kwotę 118.925,44 zł. Należność na prośbę Klubu została przez Pana Burmistrza rozłożona na raty, a należne odsetki umorzone w drodze 4 decyzji z dnia 28 czerwca 2011 r. Z rozłożonej na raty należności na dzień 31 grudnia 2013 r. nie opłacono kwoty 105.761,44 zł (z odsetkami 140.789,48 zł). W trakcie kontroli okazano dokumentację audytu przeprowadzonego przez audytora zatrudnionego w Urzędzie, w tym rekomendacje z dnia 18 grudnia 2012 r., z której wynika, że kwota dotacji wykorzystanych niezgodnie z przeznaczeniem i podlegających zwrotowi była o 86.790,63 zł wyższa od kwoty ujętej w księgach rachunkowych Urzędu. W wyniku kontroli w dniach 21 maja i 6 czerwca 2014 r. wydał Pan 6 decyzji, na podstawie których przypisano w księgach Urzędu kwotę będącą różnicą między należnościami przypisanymi na dzień 31 grudnia 2013 r. a kwotami należności ustalonymi w wyniku audytu. W złożonym wyjaśnieniu Skarbnik wskazuje, że do Wydziału Polityki Finansowej i Budżetu Urzędu wyniki audytu nie wpłynęły do czasu kontroli – str. 57-63 protokołu kontroli.

Należności od spółki EUROSOKÓŁKA pochodziły z dwóch tytułów: dzierżawy nieruchomości (106.939,60 zł) i opłaty należnej gminie od ilości zgromadzonych odpadów (209.808,37 zł). Należności pochodziły z nieopłaconych rat wynikających z zarządzenia Pana Burmistrza z dnia 21 sierpnia 2013 r. w przedmiocie rozłożenia na raty zaległości z tytułu dzierżawy i opłaty od ilości zgromadzonych odpadów z okresu kwiecień-lipiec 2012 r. (292.100 zł) oraz płatności bieżących (24.647,97 zł). Podstawę naliczania opłat stanowiły 3 umowy dzierżawy zawarte przez Pana Burmistrza ze spółką w dniach 30 czerwca 2009 r., 13 października 2010 r. i 26 czerwca 2012 r., z których dwie ostatnie przewidywały obowiązek dokonywania przez spółkę wpłat na rzecz gminy w wysokości 8 zł od tony odpadów przyjętych spoza terenu gminy Sokółka. W trakcie kontroli okazano również umowę z dnia 7 lutego 2013 r., która nie była w posiadaniu Wydziału Polityki Finansowej i Budżetu. Odnosząc się do tej sytuacji wskazał Pan w wyjaśnieniu: nie ustaliłem w sposób jednoznaczny przyczyny nieprzekazania umowy do Wydziału Polityki Finansowej i Budżetu. Nowa umowa zastępowała umowę z dnia 13 października 2010 r. zasadniczo zmieniając zasady naliczania opłat za odpady, poprzez ustalenie opłaty na 4,5% opłaty netto pobranej za każdą tonę odpadów przyjętych do zakładu spoza terenu gminy Sokółka. Ponieważ z postanowień zawartej umowy nie wynikał obowiązek informowania gminy o wysokości opłat stosowanych przez spółkę zwrócono się o wyjaśnienie w zakresie sposobu naliczenia opłaty za odpady. W odpowiedzi wskazał Pan, że na działkach będących przedmiotem dzierżawy wynikającej z umowy z 7 lutego 2013 r. odpady nie były od dnia jej zawarcia przyjmowane ponieważ rozpoczęto na nich realizację inwestycji – zakładu zagospodarowania odpadów. Ponadto wskazał Pan, iż do umowy z 7 lutego 2013 r. zostaną dodane postanowienia dotyczące opłaty netto stosowanej przez spółkę. W trakcie kontroli zwrócił się Pan również z pismem do spółki o złożenie informacji o ilości przyjętych odpadów i pobranej opłacie netto za przyjęte do Zakładu Zagospodarowania Odpadów w Karczach spoza terenu Gminy Sokółka w każdym miesiącu poczynając od lutego 2013 r. Odpowiedzi spółki na pismo Pana Burmistrza nie okazano w trakcie kontroli. Ponadto w trakcie kontroli umowa z 7 lutego 2013 r. została przekazana do Wydziału Polityki Finansowej i Budżetu, w efekcie czego w dniu 29 kwietnia 2014 r. dokonano korekty czynszu dzierżawnego zmniejszając należność od spółki o kwotę 22.514,59 zł – str. 63-71 i 240-243 protokołu kontroli.

Rozkładając na wniosek spółki na raty zaległości z tytułu dzierżawy i opłaty za odpady zarządzeniem Nr 334/2013 z dnia 21 sierpnia 2013 r. udzielił jej Pan pomocy de minimis. Wraz z dwoma innymi wnioskami spółki z 2012 r. o udzielenie pomocy de minimis udzielił Pan tej pomocy w sumie trzykrotnie, mimo niezłożenia wszystkich dokumentów wymaganych przez § 2 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 29 marca 2010 r. w sprawie zakresu informacji przedstawianych przez podmiot ubiegający się o pomoc de minimis (Dz. U. Nr 53, poz. 311 ze zm.), tj. sprawozdań finansowych za okres 3 lat obrotowych, sporządzonych zgodnie z ustawą o rachunkowości, mających stanowić informację w zakresie sytuacji ekonomicznej wnioskodawcy. Sprawozdania finansowe były przedkładane tylko za półrocze roku, w którym był składany wniosek i za rok poprzedzający, nie zawierały też informacji dodatkowej – str. 71-76 protokołu kontroli.

Analiza rozliczeń gminy z zakładem budżetowym w 2013 r. wykazała, że z budżetu udzielono Zakładowi Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej dotacji przedmiotowej w kwocie 12.354 zł. Dotacja wynikała z uchwały Nr XXXVII/262/2012 Rady Miejskiej w Sokółce z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie uchwalenia budżetu gminy Sokółka na rok 2013; w trakcie roku jej wysokość nie uległa zmianie. Kontrola wykazała, że Rada Miejska nie ustaliła stawek jednostkowych dotacji przedmiotowej, co narusza przepisy art. 219 ust. 1 i 4 ustawy o finansach publicznych. Zalecenie przestrzegania zasad udzielania dotacji przedmiotowych dla zakładu budżetowego w zakresie obowiązku kalkulowania kwoty dotacji jako wypadkowej stawki dopłaty do jednostki wyrobu lub usługi uchwalonej przez Radę Miejską i zakresem realizowanych przez ZGKiM wyrobów lub usług oraz przedkładanie projektów uchwał w tym zakresie wystosowałem do Pana Burmistrza wystąpieniem pokontrolnym z dnia 27 września 2010 r. Dotację przeznaczono na dopłatę do różnicy wartości funduszu remontowego wpłacanego przez właścicieli lokali, a wysokością funduszu wpłacanego przez lokatorów (najemców lokali mieszkalnych gminnych) w 9 wspólnotach mieszkaniowych, których członkiem jest gmina reprezentowana przez ZGKiM. Dokumentem stanowiącym podstawę zarówno wypłaty dotacji, jak i jej rozliczenia było pismo sporządzone przez głównego księgowego zakładu, określone jako wyliczenie różnicy wynikającej z wysokości funduszu remontowego wpłacanego przez właścicieli a wysokością funduszu remontowego wpłacanego przez lokatorów – str. 237-238 protokołu kontroli.

Ponadto w zakresie rozliczeń z ZGKiM stwierdzono, że Rada Miejska nie uregulowała zagadnień, o których mowa w art. 16 ust. 2 pkt 5 ustawy o finansach publicznych. Zgodnie z przywołanym przepisem w gestii organu stanowiącego gminy leży określenie terminów i sposobu ustalania zaliczkowych wpłat nadwyżki środków obrotowych dokonywanych przez zakład do budżetu jednostki samorządu terytorialnego oraz sposobów i terminów rocznych rozliczeń i dokonywania wpłat do budżetu. W 2013 r. ZGKiM zarówno po stronie planu jak i wykonania nie wykazywał nadwyżki środków obrotowych – str. 239-240 protokołu kontroli.

W zakresie dotyczącym instytucji kultury stwierdzono, że Sokólski Ośrodek Kultury złożył do Urzędu Miejskiego sprawozdanie roczne z wykonania planu finansowego za 2013 r. z uchybieniem terminu wskazanego w art. 265 ustawy o finansach publicznych. Ponadto plan finansowy SOK nie zawierał elementów określonych przepisami art. 31 ustawy o finansach publicznych, ponieważ w jego treści brak danych na temat planowanego stanu należności, zobowiązań oraz stanu środków pieniężnych na początek i koniec 2013 r. Mimo nieprawidłowo sporządzonego planu sprawozdanie zawierało dane w tym zakresie – str. 243-246 protokołu kontroli.

Ponadto w ramach rozliczeń z instytucjami kultury ustalono, że w 2013 r. z budżetu przekazano dotację celową dla Biblioteki Publicznej w Sokółce w wysokości 5.000 zł. Przelew dotacji nastąpił w dniu 24 października 2013 r. W tej dacie dotacja nie była zaplanowana w budżecie gminy – przelew zakwalifikowano pierwotnie jako dotację podmiotową w rozdz. 92116 „Biblioteki”, par. 2480 „Dotacja podmiotowa z budżetu dla samorządowej instytucji kultury”. Ujęcie dotacji celowej w budżecie nastąpiło zarządzeniem Pana Burmistrza Nr 358/2013 z dnia 28 października 2013 r. i polegało na przeniesieniu kwoty 5.000 zł w rozdz. 85154 „Przeciwdziałanie alkoholizmowi” między paragrafami – z par. 2830 „Dotacja celowa z budżetu na finansowanie lub dofinansowanie zadań zleconych do realizacji pozostałym jednostkom niezaliczanym do sektora finansów publicznych” do par. 2800 „Dotacja celowa z budżetu dla pozostałych jednostek zaliczanych do sektora finansów publicznych”. Wcześniej, w dniu 18 października 2013 r. (przed dokonaniem wydatku i zmiany w budżecie), poinformowano Bibliotekę o zwiększeniu dotacji w rozdz. 85154, par. 2800. W wyjaśnieniu złożonym na okoliczność dokonania wydatku bez limitu w budżecie gminy Skarbnik wskazuje, że dotację w momencie przelewu zakwalifikowano w rozdz. 92116, w którym były planowane i niewydatkowane w całości środki, w związku z czym nadaną dekretację należy uznać – zdaniem Skarbnika – za prawidłową, mimo poprzedzającej przelew dokumentacji świadczącej o zamiarze przekazania dotacji celowej i późniejszej zmiany klasyfikacji przekazanej kwoty. Zalecenie w kwestii zaciągania zobowiązań i ponoszenia wydatków w granicach limitów określonych w uchwale budżetowej zostało skierowane do Pana wystąpieniem pokontrolnym RIO z 27 września 2010 r. Ponadto przyznanie dotacji odbyło się z naruszeniem art. 250 ustawy o finansach publicznych, ponieważ nie zawarto umowy określającej warunki wskazane w przywołanym przepisie, tj. w szczególności wysokość dotacji, cel lub opis zakresu rzeczowego zadania, na którego realizację są przekazywane środki dotacji, termin wykorzystania dotacji, nie dłuższy niż do dnia 31 grudnia danego roku budżetowego, termin i sposób rozliczenia udzielonej dotacji oraz termin zwrotu niewykorzystanej części dotacji celowej – str. 246-248 protokołu kontroli.

         W zakresie wydatków z tytułu dotacji dla szkół prowadzonych przez podmioty inne niż gmina stwierdzono, że wysokość dotacji na jednego ucznia uczęszczającego do publicznych placówek oświatowych prowadzonych przez podmioty inne niż gmina na 2013 i 2014 r. ustalała Rada Miejska w drodze uchwały. Uchwałą z dnia 20 grudnia 2012 r. Rada przyjęła 820 zł na ucznia szkoły podstawowej, 580 zł na ucznia oddziału przedszkolnego i 300 zł na ucznia uczęszczającego do innych form wychowania przedszkolnego. Faktycznie planowane na 2013 r. kwoty wydatków bieżących na jednego ucznia w szkołach i przedszkolach prowadzonych przez gminę były niższe i wynosiły odpowiednio 732,78 zł, 293,81 zł i 171,65 zł. Analogiczna sytuacja wystąpiła w przypadku uchwały z dnia 18 lutego 2014 r., której przedmiotem było ustalenie wysokości dotacji na ucznia w 2014 r. – w przypadku ucznia szkoły podstawowej uchwała przewiduje dotację w wysokości 860 zł, podczas gdy wysokość wydatków na jednego ucznia w szkołach prowadzonych przez gminę, wynikająca z uchwały budżetowej na 2014 r. wynosi 770 zł – str. 221-225 protokołu kontroli. Zgodnie z art. 80 ust. 3 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2014 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.) szkoły publiczne prowadzone przez podmioty inne niż gmina otrzymują na każdego ucznia dotację w wysokości równej wydatkom bieżącym przewidzianym na jednego ucznia w szkołach tego samego typu i rodzaju prowadzonych przez tę gminę, nie niższej jednak niż kwota przewidziana na jednego ucznia szkoły publicznej tego samego typu i rodzaju w części oświatowej subwencji ogólnej. Podobna regulacja, nakazująca ustalenie dotacji w wysokości równej przewidzianym wydatkom bieżącym, obowiązuje w art. 80 ust. 2 ustawy w zakresie przedszkoli – z zastrzeżeniem okoliczności, że wychowankowie przedszkoli nie są uwzględniani przy ustalaniu części oświatowej subwencji. Istotnym jest, że w zakresie przedszkoli od 1 września 2013 r. obowiązuje art. 80 ust. 2e ustawy o systemie oświaty, który zezwala radzie gminy, w szczególnie uzasadnionych przypadkach, na wyrażenie zgody na udzielenie dotacji dla publicznego przedszkola w wysokości wyższej niż równa wydatkom bieżącym przewidzianym na jednego ucznia w przedszkolach prowadzonych przez gminę. Analogicznej regulacji brak w ustawie w odniesieniu do uczniów szkół podstawowych. Rada Miejska nie jest zatem uprawniona do uchwalania stawki dotacji na jednego ucznia szkoły podstawowej w kwocie wyższej niż przewidywane w budżecie wydatki na jednego ucznia w szkołach prowadzonych przez gminę. Podważa to jednocześnie zasadność podejmowania jakichkolwiek uchwał w sprawie ustalenia tej kwoty na dany rok.

         Jak wynika z ustaleń kontroli, przyczyną stwierdzonej nieprawidłowości są postanowienia uchwały Nr XXVII/206/12 Rady Miejskiej w Sokółce z dnia 30 maja 2012 r. w sprawie trybu udzielania i rozliczania dotacji dla publicznych: przedszkoli, innych form wychowania przedszkolnego i szkół podstawowych…, która w § 4 ust. 5 przewiduje, iż wysokość dotacji przysługującej na jednego ucznia uczęszczającego do publicznego przedszkola, innej formy wychowania przedszkolnego lub szkoły zostanie określona w drodze podjęcia odrębnej uchwały Rady Miejskiej w Sokółce. W świetle obowiązujących postanowień art. 80 ust. 3 w zw. z ust. 2e ustawy o systemie oświaty ustalenie dotacji na ucznia szkoły podstawowej na dany rok nie jest zależne od woli Rady, nie wymaga też jej zatwierdzenia. Uchwalanie dotacji na poziomie wyższym niż wydatki na ucznia przewidziane w budżecie stanowi naruszenie art. 80 ust. 3 ustawy. Postanowienia uchwały w tym zakresie od 1 września 2013 r. mogą dotyczyć tylko przedszkoli – w związku z obowiązującą od tego dnia, na podstawie art. 80 ust. 2e ustawy o systemie oświaty, kompetencją Rady do zwiększania dotacji ponad przewidziane w budżecie wydatki na jednego wychowanka przedszkoli prowadzonych przez gminę.

Kontrola wykazała, że gmina Sokółka nie posiada planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości. Obowiązek opracowania planu spoczywa na Panu Burmistrzu, co wynika z art. 25 ust. 2 w zw. z art. 23 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2014 r. poz. 518, ze zm.), zaś wymagania co do jego treści określa art. 23 ust. 1d ustawy – str. 225 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości zawarcia dwóch umów dzierżawy wykazała, że informacja o wywieszeniu wykazu nieruchomości przeznaczonych do oddania w dzierżawę nie została podana do publicznej wiadomości poprzez ogłoszenie w prasie lokalnej – str. 90-93 protokołu kontroli. Zgodnie z art. 35 ust. 1 i 1b ustawy o gospodarce nieruchomościami właściwy organ sporządza i podaje do publicznej wiadomości wykaz nieruchomości przeznaczonych do oddania w dzierżawę. Wykaz ten wywiesza się na okres 21 dni w siedzibie właściwego urzędu, a ponadto informację o wywieszeniu tego wykazu podaje się do publicznej wiadomości przez ogłoszenie w prasie lokalnej oraz w inny sposób zwyczajowo przyjęty w danej miejscowości, a także na stronach internetowych właściwego urzędu. Obowiązek ten nie dotyczy oddania nieruchomości w najem lub dzierżawę na czas oznaczony do 3 miesięcy.

W zakresie dochodów pozyskiwanych z najmu lokalu mieszkalnego (kontrola wykazała, że był to jedyny lokal mieszkalny wynajmowany przez Urząd) stwierdzono nieprawidłowe ustalenie wysokości czynszu – str. 93-95 protokołu kontroli. Powinien on wynosić według stawek obowiązujących w 2013 r. 109,47 zł miesięcznie (41,465 m2 x 3,52 zł – 25% ze względu na czynniki obniżające), natomiast według zarządzenia Nr 353/2013 Pana Burmistrza z dnia 21 października 2013 r. – począwszy od dnia następującego co najmniej 3 miesiące od wprowadzenia nowych stawek, zgodnie z obowiązującym okresem wypowiedzenia – 118,40 zł miesięcznie (41,465 m2 x 3,82 zł – 25% ze względu na czynniki obniżające).

Czynsz w 2013 r. pobierany był w wysokości 82,90 zł za 4 miesiące okresu zimowego i 89,02 zł za pozostałe miesiące. Z powyższego wynika, że w 2013 r. przypis i wpłaty z tytułu czynszu zostały zaniżone o 269,88 zł. W złożonym wyjaśnieniu wskazano jako przyczynę stosowania innej stawki czynszu stan techniczny budynku – brak instalacji wodociągowej. Należy zauważyć, że zgodnie z uchwałą Nr XXI/159/08 Rady Miejskiej w Sokółce z dnia 27 marca 2008 r. w sprawie uchwalenia Wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem Gminy Sokółka na lata 2008-2012 oraz uchwały Nr XLVII/359/13 z dnia 10 października 2013 r. w sprawie uchwalenia Wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem Gminy Sokółka na lata 2013-2017, Burmistrz Sokółki ustala stawki czynszu w oparciu o stawkę bazową czynszu z uwzględnieniem czynników obniżających wartość użytkową, a w szczególności m.in. takich jak brak urządzeń technicznych lub instalacji. W dniu 15 kwietnia 2014 r. dokonano w drodze aneksu podwyższenia stawki czynszu za lokal mieszkalny do wysokości zgodnej z obowiązującym zarządzeniem Pana Burmistrza.

Kontrola dochodów z tytułu trwałego zarządu wykazała, że nieprawidłowo są udzielane dla Zakładu Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej (zakład budżetowy) bonifikaty w wysokości 95% od opłaty rocznej – str. 104-108 protokołu kontroli. Kontrola wykazała, że w § 3 uchwały Nr XXIII/165/04 Rady Miejskiej w Sokółce z dnia 30 czerwca 2004 r. – obowiązującej w dniu wydania decyzji ustanawiającej trwały zarząd, tj. 24 października 2005 r., w której bonifikaty nie przewidziano – postanowiono, iż za nieruchomości oddane w trwały zarząd jednostkom organizacyjnym, które prowadzą działalność charytatywną, opiekuńczą, kulturalną, leczniczą, oświatową, naukowo-badawczą, wychowawczą, sportowo-turystyczną, na cele niezwiązane z działalnością zarobkową udziela się bonifikaty w wysokości 95% od opłat rocznych ustalonych na podstawie art. 83 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Natomiast decyzją z dnia 26 kwietnia 2012 r. udzielono bonifikaty w wysokości 95%, pomimo identycznie brzmiących przepisów zawartych w § 24 ust. 1 uchwały Nr XXI/160/08 z dnia 27 marca 2008 r. w sprawie określenia zasad nabywania, zbywania...

Analizując postanowienia zawarte w uchwale stwierdzono, że bonifikata nie powinna być udzielona od opłat ustalonych decyzjami wskazanymi w protokole kontroli (za wyjątkiem jednej). Nieruchomości oddane ZGKiM w trwały zarząd posiadają określone przeznaczenie – prowadzenie działalności w zakresie administrowania lokalami mieszkaniowymi wchodzącymi w skład zasobów gminy Sokółka, lokale mieszkaniowe, lokale użytkowe, usługi komercyjne. Prawidłowo ustalona opłata z tytułu trwałego zarządu dla ZGKiM (przy założeniu, że w trakcie kontroli zostały okazane wszystkie obowiązujące decyzje) powinna wynosić:

- decyzja z dnia 24 października 2005 r. – 4.220 zł,

- decyzja z dnia 12 maja 2009 r. – 11.081,90 zł

- decyzja z dnia 28 maja 2010 r. – 10.569,97 zł.

- decyzja z dnia 26 kwietnia 2012 r. – 1.084,90 zł.

W efekcie ZGKiM powinien uiszczać opłaty za trwały zarząd w kwocie 26.956,77 zł rocznie, a nie 5.796 zł (różnica 21.160,77 zł rocznie). Zgodnie ze złożonym wyjaśnieniem w roku 1999 oraz w roku 2005 r. podczas wydawania decyzji omyłkowo zastosowano 95% bonifikatę. W wymienionych przypadkach zostaną wydane decyzje prostujące dotychczas ustalone opłaty. Do dnia podpisania protokołu wskazane decyzje nie zostały jeszcze wydane.

         Kontrola dochodów z opłaty adiacenckiej z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego ich podziałem wykazała, że uchwałą Nr XXI/160/08 Rady Miejskiej w Sokółce z dnia 27 marca 2008 r. w sprawie określenia zasad nabywania, zbywania… ustalono wysokość stawki procentowej opłaty adiacenckiej z tytułu wzrostu wartości nieruchomości powstałej w wyniku jej podziału w wysokości 30% różnicy wartości nieruchomości. Zarządzeniem wewnętrznym Nr 9/2011 Pana Burmistrza z dnia 27 września 2011 r. zostały ustalone procedury naliczania i poboru opłaty adiacenckiej – str. 111-115 protokołu kontroli. Zgodnie z zarządzeniem, w terminie 3 miesięcy od dnia ostateczności decyzji o podziale nieruchomości wszczyna się postępowanie w sprawie ustalenia opłaty adiacenckiej. Wszczęcie postępowania następuje w przypadku powstania co najmniej 2 działek niezabudowanych o dowolnym przeznaczeniu, które można zagospodarować zgodnie z przeznaczeniem w planie zagospodarowania przestrzennego, za wyjątkiem działek przeznaczonych na cele rolne lub leśne. Ustalanie opłat adiacenckich z tytułu podziałów i scaleń nieruchomości zostało przypisane zakresem czynności pracownikowi wskazanemu w protokole kontroli, zatrudnionemu na stanowisku głównego specjalisty.

         Ustalono, że w 2013 r. dokonanych zostało 31 podziałów nieruchomości, w wyniku których została wydana jedna decyzja ustalająca wysokość opłaty adiacenckiej na kwotę 1.311 zł z tytułu podziału nieruchomości dokonanego decyzją z dnia 15 maja 2013 r. (GR. 6831.11.2013.WB). Analiza podziałów dokonanych w 2013 r. wykazała, że nie wszczęto postępowań w zakresie części decyzji kwalifikujących się do wszczęcia na podstawie przywołanego zarządzenia. Jako powód zaniechania wszczęcia postępowań podano w złożonych wyjaśnieniach, że termin ustalenia opłaty zgodnie z ustawą mija w 2016 r. Należy jednak podkreślić, że według zarządzenia Pana Burmistrza postępowanie w sprawie ustalenia opłaty adiacenckiej wszczyna się w terminie 3 miesięcy od dnia ostateczności decyzji o podziale nieruchomości.

W stosunku do innej grupy decyzji w dniu 22 października 2013 r. zlecono wycenę nieruchomości w celu ustalenia opłaty adiacenckiej z tytułu wzrostu wartości nieruchomości w wyniku dokonanego podziału:

- działki nr 588 i innych wymienionych w decyzji z dnia 7 października 2013 r. (GR.6831.25.2013.WB),

- działki nr 219 na podstawie decyzji z dnia 24 września 2013 r. (GR.6831.20.2013).

Ustalono, że w przypadku podziału działki nr 588 o pow. 1,7340 ha na 13 działek o nr 588/1 – 588/13 operat szacunkowy został sporządzony 6 listopada 2013 r. Celem wyceny było określenie wartości rynkowej nieruchomości przed podziałem i po podziale dla ustalenia opłaty adiacenckiej. Na podstawie danych z operatu ustalono, że w wyniku podziału działki nr 588 powstało 6 działek budowlanych, 2 działki, gdzie tylko część określono jako budowlana, 4 działki rolne i 1 działka jako część drogi wewnętrznej. Wartość nieruchomości przed podziałem określona została na 363.847 zł, zaś po podziale na 405.314 zł. Wzrost wartości nieruchomości stanowił kwotę 41.467 zł. W związku z powyższym właściciel nieruchomości powinien wnieść opłatę adiacencką w kwocie 12.440,10 zł (41.467 zł x 30%). Do dnia zakończenia czynności kontrolnych nie zostały podjęte dalsze czynności w celu ustalenia opłaty. Z kolei operat sporządzony w dniu 5 listopada 2013 r. dla działki nr 219 o pow. 1,5931 ha wykazuje wzrost wartości nieruchomości w kwocie 11.151 zł. Decyzja o podziale stała się ostateczna w dniu 10 października 2013 r. W związku z powyższym właściciel nieruchomości powinien wnieść opłatę adiacencką w kwocie 3.345,30zł (11.151 zł x 30%). Do dnia zakończenia czynności kontrolnych również nie zostały podjęte dalsze czynności w celu ustalenia opłaty.

         Według złożonych wyjaśnień w przypadku działki 588 równolegle jest prowadzone inne postępowanie związane z tym podziałem, które już dobiega końca, gdzie Gmina Sokółka nabywa działki powstałe z tego podziału pod drogę. Decyzja o ustaleniu opłaty zostanie w najbliższych tygodniach wydana równolegle z zakończeniem postępowania nabycia działek pod drogę (z otrzymanych pieniędzy właściciel opłaci opłatę adiacencką). W stosunku do drugiego przypadku wyjaśniono, że Podobna sytuacja jest w przypadku podziału dokonanego decyzją GR.6831.20.2013.WB, również jest operat szacunkowy, właściciel został zapoznany z operatem i również prosił o wydanie decyzji ustalającej opłatę adiacencką w czerwcu, kiedy otrzyma unijne dopłaty bezpośrednie lub sprzeda jedną z działek, bo na dzień dzisiejszy nie ma pieniędzy. Z uwagi na to, że termin ustawowy mija 10.10.2016 roku przychylono się do prośby właściciela.

         Należy wskazać, że w świetle przepisów art. 61 Kodeksu postępowania administracyjnego i orzecznictwa sądów administracyjnych samego zlecenia sporządzenia operatu szacunkowego nie można uznać za wszczęcie postępowania. W postanowieniu z dnia 4 marca 1981 r., (SA 654/81) Naczelny Sąd Administracyjny stwierdził: Wobec faktu, że kodeks postępowania administracyjnego nie rozstrzyga sposobu ustalania daty wszczęcia postępowania administracyjnego z urzędu, za datę taką można uznać dzień pierwszej czynności urzędowej dokonanej w sprawie, której postępowanie dotyczy, przez organ do tego uprawniony, działający w granicach przysługujących mu kompetencji, pod warunkiem, że o czynności tej powiadomiono stronę, zaś w innym orzeczeniu (SA 152/81): Ustalając datę wszczęcia postępowania administracyjnego z urzędu bierze się pod uwagę pierwszą czynność dokonaną przez organ administracji państwowej na zewnątrz w stosunku do strony. Korespondencja wewnętrzna pomiędzy organami nie skutkuje wszczęcia postępowania.

         Stwierdzono, że w dniu 11 czerwca 2012 r. zawarł Pan umowę oddania do bezpłatnego używania przedsiębiorcy nieruchomości niezabudowanej o pow. 0,0164 ha, oznaczonej numerem 970 celem umożliwienia z korzystania z budynku posadowionego na nieruchomości sąsiedniej; zagwarantowano też prawo przechodu i przejazdu przez działkę innym podmiotom. Kontrola wykazała, że biorący w używanie nie opłacał podatku od nieruchomości w związku z nabytym posiadaniem zależnym tej działki. Od czasu zawarcia umowy do kwietnia 2014 r. zobowiązanie podatkowe powinno wynosić 222 zł. Kwota ta została wpłacona przez przedsiębiorcę w trakcie kontroli – str. 108-111 protokołu kontroli.

         W kwestii prawidłowości ponoszenia wydatków z tytułu używania samochodu prywatnego w celach służbowych stwierdzono, że z pracownikiem została zawarta w dniu 1 grudnia 2009 r. umowa o używanie samochodu do jazd lokalnych, zgodnie z którą należny ryczał miał stanowić iloczyn 300 km i 80% stawki za 1 kilometr określonej w § 2 pkt 1 lit. b) rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 ze zm.). Ustalono, że mimo przedstawionych postanowień umowy ryczałt obliczano jako iloczyn 300 km i 100% stawki wynikającej z rozporządzenia. W efekcie w 2013 r. pracownikowi wypłacono ryczał w kwocie wyższej niż to wynika z umowy o 540,22 zł – str. 177-178 protokołu kontroli. Podczas kontroli, w dniu 31 marca 2014 r., został zawarty aneks do umowy, zgodnie z którym pracodawca potwierdza stosowanie stawki za jeden kilometr przebiegu samochodu osobowego określonej w zarządzeniu nr 4/2011 Burmistrza (…) do naliczenia ryczałtu wynikającego z par. 1 ust. 2 umowy. Analiza umowy oraz aneksu prowadzi do wniosku, że nie zostało precyzyjnie określone, jaka stawka za 1 km ma być mnożona przez przyznany limit – wynikająca z rozporządzenia, czy 80% tej stawki. Wniosek taki wynika stąd, że odwołano się w aneksie do § 1 ust. 2 umowy, który nadal przewiduje stosowanie 80% stawki z rozporządzenia – str. 177-178 protokołu kontroli.

Kontrola wydatków na wynagrodzenia nauczycieli przeprowadzona podczas kontroli problemowej w Gimnazjum Nr 1 w Sokółce wykazała, że faktyczna liczba godzin ponadwymiarowych realizowana przez Wicedyrektora Gimnazjum przekraczała ½ tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć. Według arkusza organizacyjnego na rok szkolny 2013/2014, zatwierdzonego przez Pana Burmistrza, liczba godzin ponadwymiarowych Wicedyrektora wynosiła 5. Zgodnie z uchwałą Nr XLVI/364/13 Rady Miejskiej w Sokółce z dnia 29 sierpnia 2013 r. w sprawie określenia szczegółowych zasad udzielania i rozmiaru obniżek tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć nauczycieli, którym powierzono stanowiska kierownicze w przedszkolach, szkołach i zespołach szkół, dla których organem prowadzącym jest gmina Sokółka, wicedyrektorom szkół liczących 17 i więcej oddziałów obniżono obowiązkowy wymiar godzin dydaktycznych do 7 godzin tygodniowo. Należy wskazać, że przepisy art. 35 ust. 1 Karty Nauczyciela przewidują możliwość pracy nauczyciela w godzinach ponadwymiarowych, których liczba nie może przekroczyć ¼ tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć; przydzielenie nauczycielowi większej liczby godzin ponadwymiarowych może nastąpić wyłącznie za jego zgodą, jednak w wymiarze nieprzekraczającym ½ tygodniowego obowiązkowego wymiaru zajęć. Wynika stąd, że przyznanie Wicedyrektorowi 5 godzin ponadwymiarowych nie naruszałoby postanowień art. 35 ust. 1 Karty Nauczyciela tylko wówczas, gdyby ustalony wymiar godzin nauczania nie był niższy niż 10 godzin (faktycznie wymiar wynosił 7). Stosując obniżenie tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć do 7 godzin, liczba godzin ponadwymiarowych może maksymalnie wynosić 4 (po zaokrągleniach).

Analiza udzielenia Powiatowi Sokólskiemu pomocy finansowej na remont nawierzchni żwirowej na drodze powiatowej nr 1299B Pawłowszczyzna-Wierzchjedlina i remont chodnika w m. Rozedranka Nowa na drodze powiatowej nr 1298B wykazała, że zawarcie umowy w sprawie udzielenia dotacji w wysokości 15.689 zł nie było poprzedzone uchwałą Rady Miejskiej w sprawie udzielenia pomocy finansowej, jak tego wymaga art. 216 ust. 2 pkt 5 ustawy o finansach publicznych – str. 233 protokołu kontroli.

         Kontrola postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na budowę sieci kanalizacji sanitarnej w ul. Nowej (str. 196-204 protokołu kontroli) wykazała, że w dniu 6 maja 2013 r. powołał Pan 3-osobową komisję przetargową wyznaczając jedynie jej skład personalny. Należy zauważyć, że z zgodnie z art. 21 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907, ze zm.) kierownik zamawiającego winien określić organizację, skład, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków komisji przetargowej, mając na celu zapewnienie sprawności jej działania, indywidualizacji odpowiedzialności jej członków za wykonywane czynności oraz przejrzystości jej prac.

W dniu 6 maja 2013 r. została zatwierdzona specyfikacja istotnych warunków tego zamówienia, prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego. Przedmiot zamówienia określono jako roboty budowlane polegające na budowie sieci kanalizacji sanitarnej grawitacyjnej i tłocznej wraz z przepompownią ścieków w ul. Skłodowskiej i ul. Nowej w Sokółce. W specyfikacji jako jeden z warunków udziału w postępowaniu podano udokumentowanie, że wykonawca wykonał w ciągu ostatnich pięciu lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, minimum trzy roboty budowlane polegające na wykonaniu budowy, przebudowy lub remontu kanalizacji sanitarnej o długości minimum 500 mb. W dniu 29 maja 2013 r. dokonano modyfikacji specyfikacji zmieniając warunek udziału w postępowaniu na udokumentowanie wykonania 350 mb kanalizacji sanitarnej, zamiast 500 mb – str. 199 protokołu kontroli. Zgodnie z wyjaśnieniem w sprawie powodów zmiany treści specyfikacji zamawiający z własnej inicjatywy może dokonać modyfikacji siwz, kiedy spostrzeże, że jej zapisy nie odpowiadają w pełni jego zamierzeniom. Z uwagi na fakt, iż w pierwszej wersji SIWZ postawiony został warunek wykonania minimum trzech robót budowlanych polegających na wykonaniu kanalizacji sanitarnej o dł. 500 mb Zamawiający uznał, iż jest on zbyt wygórowany w stosunku do zakresu prac objętych zamówieniem i obniżył wymagania postawione potencjalnym oferentom, tak aby nie narazić się na zarzut faworyzowania tylko dużych podmiotów, zawężając znacząco grono potencjalnych wykonawców.

W postępowaniu złożone zostały 2 oferty: Przedsiębiorstwa Instalacyjno-Budowlanego K. Samborski i Instalacje Sanitarne i CO S. Gliński. Analiza oferty firmy Instalacje Sanitarne i CO S. Gliński, wybranej jako najkorzystniejsza, wykazała, że wykonawca wykazał wyłącznie roboty wykonywane na rzecz gminy Sokółka. Zawarty w ofercie wykaz robót i referencji wystawionych przez Urząd Miejski w Sokółce wskazuje, że oferent nie udokumentował trzech robot budowlanych polegających na wykonaniu budowy, przebudowy lub remontu kanalizacji sanitarnej o długości minimum 350 mb. Udokumentował jedynie, że wykonał w ciągu ostatnich pięciu lat przed upływem terminu składania ofert dwie roboty budowlane dotyczące kanalizacji sanitarnej o długości minimum 350 mb (w tym jedna powyżej 500 mb), oprócz tego dwie roboty polegające na wykonaniu kanalizacji deszczowej o długości minimum 350 mb (obie poniżej 500 mb). Zgodnie ze specyfikacją wykonawcy, którzy nie wykażą spełnienia warunków udziału w postępowaniu, podlegać będą wykluczeniu z udziału w postępowaniu, a ofertę wykonawcy wykluczonego należy uznać za odrzuconą.

         W złożonym wyjaśnieniu w sprawie nieodrzucenia oferty niespełniającej wymogów specyfikacji wskazuje Pan, że roboty budowlane polegające na wykonaniu kanalizacji sanitarnej i deszczowej są tożsame. Opierają się na tej samej technologii wykonania i odbioru robót. Stosowane są te same materiały i urządzenia niezbędne do wykonania linii kanalizacji sanitarnej i deszczowej. Przynależą do tej samej grupy robót sanitarnych i dlatego mogą być nadzorowane przez jednego kierownika robót i inspektora nadzoru branży sanitarnej. Mając na uwadze powyższe, w ocenie zamawiającego firma Instalacje Sanitarne i CO Stanisław Gliński spełniła warunek udziału w postępowaniu. Odnosząc się do złożonego wyjaśnienia oraz posiłkując się definicją kanalizacji jako systemu rur, koryt, kolektorów służącego do odprowadzania ścieków sanitarnych (kanalizacja sanitarna), deszczowych (kanalizacja deszczowa) lub sanitarnych i deszczowych (kanalizacja ogólnospławna) należy zauważyć, że sposób określenia warunku udziału w postępowaniu mógł spowodować zawężenie grona wykonawców ubiegających się o zamówienie. W świetle późniejszych działań zamawiającego – polegających na niemającym uzasadnienia w specyfikacji uwzględnianiu wybudowanej kanalizacji deszczowej i w efekcie przyjęcia oferty, mimo że wykonawca powinien zostać wykluczony – postępowanie należy uznać za przeprowadzone z naruszeniem zasad uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców, określonej w art. 7 ust. 1 Prawa zamówień publicznych.

Umowa z wybranym wykonawcą została zawarta w dniu 1 lipca 2013 r. W § 2 umowy ustalono wynagrodzenie kosztorysowe zgodnie ze złożoną ofertą na kwotę 242.630,06 zł. Wskazaną umową postanowiono, że jeżeli w trakcie jej realizacji zaistnieje konieczność wykonania robót dodatkowych nieobjętych zamówieniem podstawowym (dokumentacją przetargową), niezbędnych do prawidłowego wykonania zamówienia, a których wykonanie stało się konieczne na skutek sytuacji niemożliwej wcześniej do przewidzenia, zamawiający może zlecić ich wykonanie dotychczasowemu wykonawcy w trybie i na warunkach określonych w art. 67 ust. 1 pkt 5 Prawa zamówień publicznych, za cenę ustaloną w oparciu w wskaźniki cenotwórcze, ceny materiałów i sprzętu identyczne jak w kosztorysie ofertowym wykonawcy, a w przypadku braku odniesienia do kosztorysu ofertowego zastosowanie będą miały ceny krajowe z publikacji Sekocenbud. Ustalono, ze zlecono roboty dodatkowe za cenę 27.654,72 zł, wyceniając je w dwóch kosztorysach zatwierdzonych przez Zastępcę Burmistrza P.K. Bujwickiego (odrębnie dla przyłączy kanalizacji sanitarnej i dla kanalizacji sanitarnej). Kontrola wykazała następujące nieprawidłowości:

- różne wartości jednostkowe cen w poszczególnych kosztorysach ofertowych na roboty dodatkowe dla tych samych robót budowlanych, pomimo tego, że oba kosztorysy ofertowe posiadają tę samą datę sporządzenia, a strony umowy postanowiły stosować średnie ceny krajowe z publikacji Sekocenbud w przypadku, gdy brak jest odniesienia do kosztorysu ofertowego do zamówienia podstawowego,

- niestosowanie cen wynikających z kosztorysu ofertowego zamówienia podstawowego dla robót objętych zamówieniem podstawowym i dodatkowym.

W trakcie kontroli zostało złożone przez Pana wyjaśnienie w sprawie różnych wartości jednostkowych cen dla tych samych robót budowlanych oraz nieprzestrzegania zapisów umowy, zgodnie z którymi wykonawca miał obowiązek w pierwszej kolejności stosować ceny wynikające z kosztorysu ofertowego. Zgodnie z jego treścią Burmistrz Sokółki jako inwestor w celu zapewnienia poprawnego wykonania zadań inwestycyjnych zatrudnia inspektora nadzoru inwestorskiego, którego obowiązkiem jest kontrola realizacji robót budowlanych, w tym weryfikacja kosztorysów ofertowych w przypadku wystąpienia robót dodatkowych. Z-ca Burmistrza Piotr Karol Bujwicki zaakceptował łączną wartość robót dodatkowych, a nie poszczególne pozycje kosztorysu ofertowego na roboty dodatkowe. Odnosząc się do treści wyjaśnienia należy wskazać, że zgodnie z umową wykonawca został zobowiązany do przyjęcia dodatkowego zamówienia w oparciu o protokół konieczności sporządzony z udziałem zamawiającego oraz inspektora nadzoru i przedłożyć do zatwierdzenia przed rozpoczęciem robót. Brak analizy kosztorysów ofertowych w zakresie ich zgodności z protokołem konieczności i umową mógł spowodować uszczuplenie środków publicznych. Kontrola wykazała np., że pozycję KNNR 1/313/1 „Umocnienie ścian wykopów wraz z rozbiórką palami szalunkowymi stalowymi (wypraskami) w gruntach suchych, szerokość do 1 m, umocnienie pełne w gruncie kategorii I-IV, głębokość do 3 m” w kosztorysie dotyczącym przyłączy wyceniono na 14,16 zł za 1 m2, co przy ilości 466,560 m dało cenę 6.606,49 zł, natomiast tę samą pozycję w drugim kosztorysie na roboty dodatkowe wyceniono na 11,87 zł. Nie wykazano, która z tych cen jest zgodna z publikacją Sekocenbud. W przypadku zastosowania ceny niższej, prace wycenione w kosztorysie dotyczącym przyłączy powinny stanowić kwotę 5.538,07 zł (różnica 1.068,42 zł bez VAT). Ponadto oba kosztorysy powykonawcze na roboty dodatkowe zawierają różne ceny dla robót ziemnych – w kosztorysie dotyczącym przyłączy wszystkie ceny są wyższe. Z kolei w zakresie zgodności między cenami z kosztorysu ofertowego zamówienia podstawowego a cenami robót dodatkowych stwierdzono, że pozycja KNNR 4/1308/3 „Kanały z rur typu PCV łączone na wcisk, Fi 200 mmm” w zamówieniu podstawowym wyceniona była na 30,39 za 1 m, a w kosztorysie robót dodatkowych 35,42 zł, co przy ilości 13 m daje zawyżenie ceny o 65,39 zł (bez VAT).

         Kontrola realizacji zamówienia publicznego na przebudowę drogi gminnej ul. Plac Kościuszki w Sokółce (str. 204-216 protokołu kontroli) wykazała, że nie zostały wykonane roboty budowlane przewidziane w kosztorysie inwestorskim i kosztorysie ofertowym złożonym przez wykonawcę, polegające na:

a) wykonaniu 729,50 m2 chodnika z kostki kamiennej „sokólskiej” o wym. 30x30x12 na podsypce cementowo-piaskowej,

b) wykonaniu 20,5 m2 chodnika z kostki kamiennej sjenitowej szarej Strzegom o wym. 4x6 cm (SK10) na podsypce cementowo-piaskowej,

c) wykonaniu 159 m2 chodnika z kostki kamiennej szarej Strzegom o wym. 30x30x12 cm na podsypce cementowo-piaskowej,

d) wykonaniu 8,4 m2 chodnika z kostki kamiennej sjenitowej o wym. 30x30x12 cm na podsypce cementowo-piaskowej.

Zamiast wymienionych robót zostały wykonane roboty polegające na:

a) wykonaniu chodników z płyt kamiennych szarych Strzegom o wym. 50x50x6 cm na podsypce cementowo-piaskowej w ilości 305 m2 (kwota 1 m2 została ustalona w kosztorysie powykonawczym na 250 zł),

b) wykonaniu wjazdów z płyt kamiennych szarych Strzegom o wym. 50x50x8 cm na podsypce cementowo-piaskowej w ilości 41 m2 (kwota 1 m2 została ustalona w kosztorysie powykonawczym na 285 zł).

W zakresie prac zamiennych zostały w trakcie kontroli okazane dwa protokoły konieczności spisane w dniu 24 maja 2012 r., zgodnie z którymi:

a) nastąpiła zamiana kostki SK8, SK na chodnikach z kostki 8-12 cm na kostkę 4-6 cm, jednakże należy zauważyć, że w kosztorysie inwestorskim nie przewidywano wykonania chodników z kostki 8-12,

b) nastąpiła zamiana z kostki kamiennej sokólskiej o wym. 30x30x12 na płyty 50x50x6 Strzegom na chodnikach i płyty 50x50x8 Strzegom na wjazdach, ze względu na niedostosowanie płyt 30x30x12 do ciągów pieszych. Do protokołu zostały dołączone kosztorysy ofertowe.

Na etapie składania ofert pojawił się szereg wątpliwości zainteresowanych wykonawców co do treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia, m.in. wymiary kostki w przedmiarze, kosztorysie i na rysunku sytuacyjnym różnią się od tych podanych w opisie technicznym, które są prawidłowe; w specyfikacji technicznej dotyczącej kostki kamiennej (D08.02.07) brak jest informacji o kostce 30x30x12, czy ma to być kostka nieregularna surowo łupana, czy kostka wycinana z płyt granitowych o równych ściankach bocznych; czy nie nastąpiła pomyłka w doborze grubości materiałów nawierzchni: na jezdni umieszczona jest kostka gr. 8cm (8x12 gr. 8cm), a na chodniku kostka gr. 12cm ( 30x30 gr. 12cm); proszę o uszczegółowienie terminu kostki kamiennej sokólskiej, w przedmiarach występują kostki o rozmiarach 8x12 (pozycje 16,17,18,19) oraz 30x30 (pozycje 23,26,27). W projekcie występują jedynie kostki 4/6 oraz 7/9. Ponadto kontrola wykazała, że zakładano ułożenie chodnika w ilości 1.089,3 m2. Z kosztorysu powykonawczego wynika, że ułożono 776,78 m2 chodnika. Różnica stanowi 312,52 m2.

Zakres wątpliwości uczestników postepowania, a także późniejsze rozbieżności między przedmiarami robót a ich faktyczną realizacją, świadczy o wadliwości opisu przedmiotu zamówienia. Artykuł 29 ust. 1 Prawa zamówień publicznych nakłada na zamawiającego obowiązek opisania przedmiotu zamówienia w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględnienia wszystkich wymagań i okoliczności mogących mieć wpływ na sporządzenie oferty. Zapis ten służy realizacji zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców, wyrażonej w art. 7 ust. 1 Prawa zamówień publicznych.

Należy w szczególności podkreślić, że na etapie składania ofert pojawiło się pytanie od wykonawcy o treści: co zamawiający rozumie przez określenie kostka kamienna sokólska 8x12cm gr. 8cm, czy jest to kostka o bokach nieregularnych od 8cm do 12cm, czy kostka w formie cegiełek z równymi ciętymi bokami jeden 8cm a drugi 12cm. Odpowiedzią na pytanie wykonawcy było wskazanie przez zamawiającego, że jest to kostka z kamienia polnego produkowana w Sokółce. Takie określenie przedmiotu zamówienia pozostawało w sprzeczności z art. 29 ust. 3 Prawa zamówień publicznych, zgodnie z którym przedmiotu zamówienia nie można opisywać przez wskazanie jego pochodzenia, chyba że jest to uzasadnione specyfiką przedmiotu zamówienia i nie można go opisać za pomocą dostatecznie dokładnych określeń, a wskazaniu takiemu towarzyszą wyrazy „lub równoważny”. Jak orzekła Krajowa Izba Odwoławcza przy Prezesie UZP w wyroku z dnia 7 września 2010 r. (KIO/UZP 1798/10) Opisanie przedmiotu zamówienia w taki sposób, że poszczególne urządzenia wchodzące w skład zamówienia mogą pochodzić od jednego tylko producenta, może utrudniać uczciwą konkurencję, a tym samym naruszać art. 29 ust. 2 ustawy p.z.p. Takie wskazania faworyzują, bowiem w sposób nieuprawniony bezpośrednio takiego producenta, a pośrednio również podmioty, które pozostają w stałych stosunkach gospodarczych z takim producentem.

Analiza ofert złożonych w postępowaniu wykazała, że cena kostki kamiennej sokólskiej o wym. 30x30x12, która w efekcie nie została wykorzystana do wykonania zamówienia, zaważyła na wyborze wykonawcy. Pomijając pozycje z kosztorysu ofertowego dotyczące kostki o wym. 30x30x12, wybrana oferta byłaby na 4 miejscu na 5 ważnych ofert (3 oferty byłyby korzystniejsze cenowo). Wybrany wykonawca oferował wykonanie 1 m2 chodnika z tej kostki za 150 zł, podczas gdy inni wykonawcy za kwoty 237 zł, 260 zł, 294,40 zł i 342,91 zł.

W złożonym przez Pana wyjaśnieniu wskazano, że zmiana nawierzchni z kostki kamiennej sokólskiej o wym. 30x30x12 na płyty 50x50x6 (chodniki) i 30x30x8 (wjazdy) nastąpiły z powodu niedostosowania kostki kamiennej sokólskiej do ciągów pieszych - uzyskana w wyniku łupania nieregularna powierzchnia kostki kamiennej sokólskiej, mogła przyczynić się do urazów ludzi korzystających z ciągów pieszych np. zwichnięcie kostki - co zostało wykazane w protokole konieczności z dnia 24.05.2012 r. oraz, że rozliczenie w/w inwestycji nastąpiło na podstawie faktycznie wykonanych i odebranych robót, na podstawie kosztorysów powykonawczych. Zadanie zostało zrealizowane w całości zgodnie z projektem budowlanym zatwierdzonym przez Konserwatora Zabytków, niewielkie różnice w obmiarach były spowodowane korektą zakresu wykonanych prac oraz omyłkami w dokumentacji przedmiarowej.

         W zakresie rozliczenia za wykonane prace kontrola wykazała, że nie zostały sporządzone kosztorysy powykonawcze dotyczące wykonania robót zleconych odrębnie wykonawcy opisanego wyżej zamówienia, tj.:

- remontu nawierzchni zatoki autobusowej z kostki kamiennej przy ul. Piłsudskiego w Sokółce wraz z elementami przyległego chodnika oraz przełożenia chodnika z kostki kamiennej na ul. Piłsudskiego na odcinku od ul. Plac Kościuszki do ul. Białostockiej za kwotę 21.122,32 zł,

- wykonania prac remontowych na ulicy Plac Kościuszki, Piłsudskiego oraz Kilińskiego za kwotę 29.061,98 zł.

Powinność rozliczenia robót na podstawie kosztorysu powykonawczego wynikała ze zleceń podpisanych przez Pana Burmistrza odpowiednio 24 maja 2012 r. oraz 10 lipca 2012 r.

W toku kontroli dochodów budżetowych miasta, badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749, ze zm.), jest Pan Burmistrz. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, co doprowadziło do następujących ustaleń.

W zakresie podatku od nieruchomości w grupie podatników będących osobami prawnymi stwierdzono, że podatnik wskazany na str. 128 protokołu kontroli w okresie od marca do grudnia 2013 r. nie zadeklarował 1.700 m2 gruntów związanych z działalnością gospodarczą, położonych na działce nr 190. W trakcie trwania kontroli podatnik złożył korekty deklaracji podatkowych za lata 2013-2014 zwiększając dochody gminy z tytułu podatku od nieruchomości o kwotę 2.465 zł. Z kolei podatnik wskazany na str. 129 protokołu zaniżył ujawnioną w deklaracji podatkowej powierzchnię gruntów sklasyfikowanych symbolem „K” o pow. 6.800 m2 co spowodowało uszczerbek w podatku od nieruchomości w kwocie 4.862 zł. Podatnik zadeklarował tę powierzchnię gruntów dopiero w 2014 r. opodatkowując je tylko za grudzień 2013 r.

Sprawdzeniu poddano również deklaracje podatkowe złożone przez Urząd Miejski w Sokółce. W wyniku podjętych czynności ustalono, iż dane w nich zawarte, dotyczące posiadanych gruntów zwolnionych uchwałą Rady Miejskiej w Sokółce, są zaniżone o 486.733 m2 w wyniku czego zaniżono również wartość zwolnień w podatku od nieruchomości o kwotę 160.622 zł – str. 129-130 protokołu kontroli. Dokonując analizy ewidencji księgowej Urzędu dotyczącej środków trwałych ustalono, że figurują w niej budowle związane z działalnością gospodarczą (wodociągi oraz kanalizacja) o łącznej wartości 6.619.120,35 zł. Budowle te nie zostały wykazane jako przedmioty podlegające opodatkowaniu w składanych przez kontrolowany Urząd deklaracjach podatkowych. Według wyjaśnień Skarbnika budowle te znajdują się w rzeczywistości w posiadaniu i użytkowaniu przedsiębiorstwa MPWiK, co może oznaczać, iż to właśnie przedsiębiorstwo jest podatnikiem podatku od nieruchomości za posiadane budowle. Kwestia ta nie została przez kontrolowany organ podatkowy rozstrzygnięta. Równocześnie kontrolowana jednostka nie okazała dokumentacji pozwalającej stwierdzić, że MPWiK ujawnia wartości wyżej wymienionych budowli w swojej deklaracji podatkowej – str. 130 protokołu kontroli. Opis na tej stronie wskazuje również, iż kontrolujący nie mógł dokonać pełnej weryfikacji prawidłowości deklarowania do opodatkowania gruntów przez spółki kolejowe. W ewidencji gruntów i budynków grunty należące do tych podmiotów figurują jako będące w posiadaniu firmy Polskie Koleje Państwowe S.A. W rzeczywistości są one natomiast w posiadaniu różnych podmiotów, będących podatnikami podatku od nieruchomości, na których ciąży obowiązek podatkowy za te grunty. W kontrolowanej jednostce brak jest jednak pełnych danych wskazujących, które działki należą do poszczególnych podatników.

         Opis na str. 130 protokołu kontroli wskazuje na  bezpodstawne skrócenie podatnikowi o jeden miesiąc okresu zwolnienia nowo wybudowanych budynków związanych z działalnością gospodarczą, udzielonego na podstawie uchwały Rady Miejskiej w Sokółce, co spowodowało zawyżenie podatku od nieruchomości o kwotę 1.645 zł.

W wyniku kontroli prawidłowości pozyskiwania dochodów z tytułu podatku leśnego w grupie podatników będących osobami prawnymi stwierdzono, iż podatnik wskazany na str. 135 protokołu kontroli jest w posiadaniu lasów wraz z osobą fizyczną. Tymczasem deklarację podatkową składa jak wyłączny właściciel tego przedmiotu opodatkowania. Artykuł 2 ust. 4 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o podatku leśnym (Dz. U. z 2013 r. poz. 465) stwierdza, że jeżeli las jest współwłasnością lub znajduje się w posiadaniu dwóch lub więcej podmiotów, stanowi wówczas odrębny przedmiot opodatkowania podatkiem leśnym, a obowiązek podatkowy ciąży solidarnie na wszystkich współwłaścicielach lub posiadaczach. Natomiast art. 6 ust. 7 ustawy nakazuje, aby w przypadku gdy las stanowi współwłasność lub znajduje się w posiadaniu osób fizycznych oraz osób prawnych, jednostek organizacyjnych, w tym spółek, nieposiadających osobowości prawnej – osoby fizyczne składały deklarację na podatek leśny oraz opłacały należny podatek na zasadach obowiązujących osoby prawne.

Opis na str. 136-137 protokołu kontroli wskazuje również nieprawidłowości w opodatkowaniu  podatkiem leśnym współwłasności osób fizycznych.

W wyniku badania deklaracji podatkowych złożonych na podatek leśny przez nadleśnictwa znajdujące się na ternie gminy Sokółka stwierdzono, iż nie jest możliwe zweryfikowanie poprawności zadeklarowanych przez nie powierzchni lasów. Spowodowane to było brakiem kompletnych danych dotyczących dzierżaw lasów będących w zarządzie nadleśnictw przez osoby fizyczne i prawne. Oznacza to, iż także organ podatkowy w tym zakresie nie miał możliwości dokonania czynności sprawdzających wskazanych treścią art. 272 Ordynacji podatkowej – str. 135-136 protokołu kontroli. Niewykonywanie tych czynności było także przyczyną powstania nieprawidłowości opisanych na str. 128-130, 132 -133, 135 i 137 protokołu kontroli, dotyczących odpowiednio podatku leśnego oraz podatku od nieruchomości.

Również w zakresie podatku od środków transportowych ustalono nieprawidłowości, które wskazują, że deklaracje podatkowe złożone przez podatników nie były poddawane weryfikacji przez organ podatkowy w ramach czynności sprawdzających, przewidzianych przywołanym wyżej przepisem Ordynacji podatkowej. Było to powodem m.in. braku reakcji organu podatkowego na zawyżenie zobowiązania podatkowego o kwotę 654 zł – str. 154 protokołu kontroli.

Ustalono, że kontrolowana jednostka nie prowadziła pełnych i terminowych działań windykacyjnych, co świadczy o naruszeniu przez organ podatkowy obowiązków wynikających z obowiązujących w 2013 r. przepisów ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2012 r. poz. 1015, ze zm.) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz. 1541 ze zm.) – str. 155-156 protokołu kontroli. Należy wskazać, iż obecnie zasady prowadzenia postępowania upominawczego oraz egzekucyjnego zawarte są w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 20 maja 2014 r. w sprawie trybu postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (Dz. U. z 2014 r. poz. 656).

Kolejnym obszarem poddanym kontroli były zagadnienia dotyczące udzielania ulg w zapłacie podatku, na podstawie art. 67a § 1 Ordynacji podatkowej. Ustalono, iż działania organu podatkowego, w przypadku podatników wskazanych w opisie na str. 156-161 protokołu kontroli stały w sprzeczności z przepisami Działu IV Ordynacji. Z okazanej dokumentacji wynika, że  podatnicy – w jednym przypadku przez okres pięciu lat a w drugim przez dwa lata – regularnie korzystali z pomocy w postaci umorzenia lub odroczenia terminu płatności zaległości podatkowych. Pierwszy z nich w latach 2009-2013 otrzymał ulgi w postaci odroczeń, rozłożeń na raty oraz umorzeń zaległości podatkowych w podatku od nieruchomości na kwotę 701.866 zł, natomiast drugiemu w latach 2012-2013 umorzono i odroczono zaległości w podatku od nieruchomości na łączną sumę 317/364 zł. Udzielanie ulg podatkowych ma za zadanie poprawienie sytuacji podatnika. Na pewno nie można ich traktować jako instrumentu wspierającego działalność podatników, choćby pobudki takich działań leżały w ogólnie rozumianym interesie publicznym. Kłóciłoby się to z zasadą zawartą w treści art. 84 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej stanowiącą, że każdy jest obowiązany do ponoszenia ciężarów i świadczeń publicznych, w tym podatków określonych w ustawie. Udzielanie ulg w zapłacie podatku przez kilka lat z rzędu nosi znamiona podmiotowego zwolnienia z podatku, do którego organ podatkowy nie ma umocowania ustawowego. Wskazuje również, że podstawowy cel udzielanych ulg nie zostaje osiągnięty, ponieważ podatnik potrzebuje pomocy permanentnie. Ponadto postępowanie organu podatkowego narusza przepisy art. 120-122 Ordynacji podatkowej, które zobowiązują organy podatkowe do działania w ramach obowiązujących przepisów prawa, prowadzenia postępowania w sposób budzący zaufanie do organów podatkowych oraz podejmowania w toku postępowania wszelkich niezbędnych działań w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz załatwienia sprawy. Tymczasem z zebranego w toku postępowania podatkowego materiału dowodowego wynika, że jedynym argumentem ze strony beneficjentów ulg jest ich zła sytuacja finansowa lub płatnicza. Należy zauważyć, że kontrolowany organ podatkowy, dysponujący potencjalnymi dochodami gminy, nie jest w przypadku jednego z beneficjentów ulg organem założycielskim. Nie ponosi zatem bezpośredniej odpowiedzialności za jego funkcjonowanie i ewentualny rozwój. W przypadku decyzji dotyczących obu wyżej wymienionych osób prawnych stwierdzono, iż organ podatkowy dokonywał odroczeń opłaty prolongacyjnej. Artykuł 67a ustawy Ordynacja podatkowa w § 1 ust. 3 stwierdza, iż organ podatkowy, na wniosek podatnika, w przypadkach uzasadnionych ważnym interesem podatnika lub interesem publicznym może umorzyć w całości lub części zaległości podatkowe, odsetki za zwłokę lub opłatę prolongacyjną, nie przewiduje natomiast dla opłaty prolongacyjnej instytucji odroczenia płatności – str. 161 protokołu kontroli.

Analiza akt spraw dotyczących udzielania pomocy w zapłacie należności podatkowych pozwoliła ustalić, że kontrolowana jednostka pobierała opłatę skarbową za rozpatrzenie wniosku o przyznanie ulgi w spłacie podatków,  w wysokości 30 zł, w oparciu o zapis zawarty w pkt 17 części I tabeli stanowiącej załącznik do ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. z 2012 r. poz. 1282), o treści: „Zgoda wydawana przez organ podatkowy na podstawie przepisów prawa podatkowego”.  Ustalono, iż opłata w tej wysokości była pobierana również w przypadkach gdy wydana przez organ podatkowy decyzja była negatywna. Na podstawie okazanej dokumentacji nie stwierdzono aby kontrolowany organ podatkowy zwracał pobraną opłatę ubiegającym się o ulgę. Opisany pobór opłaty skarbowej stanowi naruszenie przepisów ustawy o opłacie skarbowej.

Kontroli poddano również kwestie prawidłowości stosowania ulg inwestycyjnych w podatku rolnym, w wyniku czego stwierdzono, iż przed wydaniem decyzji przyznającej ulgę organ podatkowy nie przeprowadził czynności mających na celu ustalenie czy poniesione przez podatnika nakłady inwestycyjne (wynikające z przedstawionych rachunków) rzeczywiście w całości dotyczyły dokonanej inwestycji, np. poprzez dokonanie oględzin – str. 162 protokołu kontroli.

W zakresie dochodów z tytułu opłaty targowej ustalono, że inkasentowi tej opłaty nie wydano biletów opłaty o nominale trzy złote, umożliwiających pobór stawki o tej wysokości, przewidzianej w uchwałach Rady Miejskiej w Sokółce  Nr XI/77/07 z dnia 26 czerwca 2007 r. oraz Nr XXII/184/08 z dnia 27 maja 2008 r. W kontekście ustanowionych uchwałami stawek opłaty brak także potencjalnych, alternatywnych możliwości poboru opłaty w wysokości 3 zł. W obiegu funkcjonują natomiast również bilety o nominałach 11 i 9 zł, które nie odpowiadają stawkom, które  zostały przewidziane uchwałami Rady Miejskiej – str. 168 protokołu kontroli.

Kontrola dokonana w obrębie ewidencji księgowej podatków i opłat lokalnych, prowadzona w kontekście jej zgodności z wymogami ustawy o rachunkowości i przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 208, poz. 1375), pozwoliła stwierdzić:

a) brak kompletnych regulacji w posiadanej przez jednostkę dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości,  przewidzianych treścią art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. b i c) ustawy – str. 168-169 protokołu kontroli,

b) jednostkowe przypadki wypełniania długopisem przez inkasenta kopii kwitariuszy służących do poboru zobowiązań podatkowych – str. 170 protokołu kontroli,

c) prowadzenie ewidencji analitycznej podatku od nieruchomości w odniesieniu do przedmiotów opodatkowania a nie dla każdego podatnika w każdym podatku zgodnie z postanowieniami § 11 ust. 4 pkt 1 rozporządzenia – str. 133 protokołu kontroli.

Wynikiem kontroli było także ustalenie nieprawidłowości w rocznym sprawozdaniu Rb-PDP, sporządzonym za rok 2013. Stwierdzono, że w wierszu A5 – podatek od nieruchomości, w kolumnie 4 – skutki udzielonych ulg i zwolnień obliczone za okres sprawozdawczy (bez ulg i zwolnień ustawowych), zawyżono wartość skutków finansowych o kwotę 136.503,26 zł. Konsekwencją tego jest także zawyżenie skutków finansowych dla tej należności prezentowanych w kolumnie 3 – skutki obniżenia górnych stawek podatków obliczone za okres sprawozdawczy – str. 172 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej, zamówień publicznych i rachunkowości gminy, a także niewłaściwego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Organem wykonawczym gminy miejsko-wiejskiej jest Burmistrz, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowania projektów uchwał Rady Miejskiej, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Burmistrz jako organ wykonawczy gminy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Burmistrzu – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej. Pan Burmistrz ponosi także – jako kierownik zamawiającego – odpowiedzialność za przygotowanie i przeprowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych, stosownie do art. 18 ust. 1 Prawa zamówień publicznych.

Burmistrz jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 Ordynacji podatkowej.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości oraz nadzorowania prac z tego zakresu spoczywały na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych.

         Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Przedłożenie Radzie Miejskiej projektu uchwały dostosowującej zawarty w statucie gminy wykaz jednostek organizacyjnych do stanu rzeczywistego.

2. Wyeliminowanie sprzeczności między postanowieniami uchwały Nr XLVII/305/02 Rady Miejskiej w Sokółce z dnia 26 czerwca 2002 r. w sprawie określenia formy organizacyjno-prawnej szkół publicznych i statutu Zespołu Szkół Ogólnokształcących w zakresie formy organizacyjnej ZSO i szkół wchodzących w jego skład.

3. Spowodowanie wyodrębnienia ksiąg rachunkowych i rachunków bieżących dla jednostek oświatowych obsługiwanych przez inne szkoły, mając na uwadze obowiązek realizowania planu finansowego przez dyrektorów obsługiwanych szkół oraz sporządzania sprawozdań z realizacji tego planu i sprawozdawczości finansowej.

4. Zmodyfikowanie przepisów wewnętrznych składających się na dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości, poprzez:

a) usunięcie postanowień wskazujących na wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz) jako element ksiąg rachunkowych,

b) opracowanie zakładowych planów kont dla budżetu i Urzędu Miejskiego jako kompletnych wykazów kont prowadzonych w obu ewidencjach, mając na uwadze przepisy § 15 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości… oraz faktyczne potrzeby jednostki,

c) wskazanie daty rozpoczęcia eksploatacji programów komputerowych wykorzystywanych do prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz aktualnej wersji oprogramowania,

d) wskazanie ksiąg rachunkowych prowadzonych techniką ręczną (bez pomocy programu komputerowego),

e) wskazanie w przepisach wewnętrznych metod prowadzenia ewidencji dla poszczególnych grup składników rzeczowych aktywów obrotowych, stosownie do art. 17 ust. 2 ustawy o rachunkowości,

f) uregulowanie zagadnień wskazanych w części protokołu dotyczącej ewidencji księgowej podatków i opłat.

5. Zobowiązanie Skarbnika Gminy do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie ewidencji operacji w księgach rachunkowych, poprzez:

a) ustalanie dwustronnych sald kont rozrachunkowych, na których zostały ujęte zarówno należności, jak i zobowiązania jednostki,

b) zaprzestanie wyodrębniania oddzielnych ksiąg rachunkowych dla potrzeb ewidencji projektów realizowanych z  udziałem środków Unii Europejskiej,

c) dokonywanie na kontach 130 i 133 wyłącznie zapisów zgodnych z danymi wyciągów bankowych, za wyjątkiem technicznego zapisu ujemnego na koncie 130 służącego zachowaniu czystości obrotów,

d) przestrzeganie zasady czystości obrotów na koncie 130,

e) zaprzestanie dokonywania zapisów księgowych składających się z zapisu dodatniego na jednym koncie i z zapisu ujemnego na koncie przeciwstawnym,

f) księgowanie na koncie 221 w momencie wpływu podatków przypisanych; zaniechanie wykorzystywania konta 240 do ewidencji tych wpływów,

g) prowadzenie ewidencji szczegółowej do kont 222 i 223 w księgach budżetu w podziale na poszczególne jednostki budżetowe,

h) zaliczanie wpływów otrzymywanych z urzędu pracy tytułem refundacji wynagrodzeń pracowników do dochodów budżetowych, a nie jako zmniejszenia wydatków i kosztów,

i) skorygowanie w księgach 2014 r. błędnie ujętej operacji dotyczącej kwoty 703,14 zł, o którą zawyżono wydatki budżetu 2014 r.,

j) ujmowanie wszystkich należności długoterminowych na koncie 226 oraz przenoszenie na początku roku – a nie w momencie wpłaty – należności z konta 226 na konto 221 w wysokości rat należnych na dany rok,

k) bezwzględne przestrzeganie zasady kasowego ustalania wyniku budżetu (za wyjątkiem operacji szczególnych określonych w obowiązujących przepisach), mając na uwadze w szczególności stwierdzone podczas kontroli naruszenie tej zasady w zakresie dochodów z tytułu otrzymywanych przez gminę darowizn,

l) zaprzestanie ujmowania operacji przekazania dotacji przedmiotowej dla zakładu budżetowego z wykorzystaniem konta 201,

m) wyodrębnienie rachunku bankowego dla środków przeznaczonych na realizację wydatków niewygasających oraz ujmowanie jego obrotów i sald na koncie 135 w ewidencji budżetu przy zachowaniu pełnej zgodności z danymi wyciągów bankowych,

n) zlikwidowanie nierealnego salda Ma uwidocznionego na koncie 133-5 w wysokości 509.482 zł, mając na uwadze doprowadzenie do zgodności między saldem rachunku budżetu wykazywanym przez bank a saldem konta 133 w ewidencji budżetu gminy,

o) zaprzestanie ewidencjonowania operacji przyjęcia środków trwałych z inwestycji z wykorzystaniem konta funduszu jednostki,

p) księgowanie kosztów odpisów amortyzacyjnych na koncie 400,

q) wyeliminowanie wskazanych w części opisowej wystąpienia nieprawidłowości w zakresie ewidencji księgowej podatków i opłat.

6. W zakresie sprawozdań Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych:

a) wykazywanie w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S jednostki samorządu terytorialnego jako jednostki budżetowej i jako organu danych o wszystkich dochodach wykonanych ujętych w ewidencji budżetu i Urzędu jako jednostki budżetowej,

b) wykazywanie w sprawozdaniu Rb-27S dochodów otrzymanych w wysokości ustalonej według zasad określonych w § 3 ust. 1 pkt 5, ust. 3 pkt 4 i ust. 4 pkt 3 załącznika nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej,

c) sporządzanie zbiorczego sprawozdania Rb-27S na podstawie danych wynikających ze sprawozdań jednostkowych; zaprzestanie dokonywania jakichkolwiek poprawek w treści sprawozdań przedkładanych przez kierowników jednostek organizacyjnych, mając na uwadze, że podstawą wykazania danych w sprawozdaniu zbiorczym może być wyłącznie sprawozdanie (jego korekta) złożone przez kierownika jednostki.

7. W zakresie sprawozdań Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych:

a) prezentowanie we własnych jednostkowych sprawozdaniach Rb-N danych w poz. N.3 „Gotówka i depozyty” zgodnie z zasadami zawartymi w § 13 ust. 1 pkt 4 załącznika nr 9 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych, w brzmieniu obowiązującym po nowelizacji mającej zastosowanie począwszy od sprawozdań składanych za IV kwartał 2013 r.,

b) ustalanie kwoty wykazywanych należności wymagalnych zgodnie z § 13 ust. 1 pkt 5 załącznika nr 9 do rozporządzenia,

c) wskazanie kierownikowi OSiR na nieprawidłowość wykazywania w sprawozdaniu Rb-N środków pieniężnych zgromadzonych na rachunku sum depozytowych.

8. W zakresie bilansu z wykonania budżetu:

a) właściwe wypełnianie wierszy uszczegółowiających wynik wykonania budżetu za rok, w którym uchwalono plan wydatków niewygasających, co powinno polegać na podawaniu w poz. II.1.3. kwoty wydatków uznanych za niewygasłe, a w pozycji nadwyżki lub deficytu (poz. II.1.1. lub II.1.2.) kwoty dającej wynik wykonania budżetu po odjęciu od niej kwoty wydatków niewygasających,

b) wykazywanie krótkoterminowych zobowiązań finansowych zgodnie z zasadami wskazanymi w części opisowej wystąpienia,

c) wykazywanie należności z tytułu rozliczeń dochodów i wydatków z podległymi jednostkami budżetowymi w poz. „Pozostałe należności”.

9. Opracowanie i wdrożenie procedur gospodarowania monetami „sokole” oraz dokumentowania tych procesów, mając na uwadze wskazania zawarte w części opisowej wystąpienia. Wskazanie metody ewidencji tych składników w wykonaniu wniosku 4e).

10. Ustalanie planu wydatków niewygasających w kwotach odpowiadających wartości zawartych umów (lub cen zaoferowanych w rozstrzygniętych postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego) na wykonanie zadań objętych wykazem wydatków niewygasających.

11. Zawieranie w pisemnej informacji przekazywanej kierownikom jednostek budżetowych danych o kwotach dochodów przewidzianych do realizacji przez poszczególne jednostki, wynikających z projektu uchwały budżetowej.

12. W zakresie inwentaryzacji:

a) występowanie do podmiotów prowadzących księgi rachunkowe o potwierdzenie salda należności w terminie określonym w art. 26 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości,

b) przeprowadzanie inwentaryzacji środków transportu i budynków drogą spisu z natury.

13. Zapewnienie należytego obiegu dokumentów w Urzędzie Miejskim, mając na uwadze stwierdzone podczas kontroli nieprawidłowe stany należności w księgach Urzędu od KS „Sokół” i spółki EUROSOKÓŁKA, będące wynikiem nieprzekazania do komórki księgowości dokumentacji stanowiącej podstawę rozliczeń gminy z tymi podmiotami.

14. Udzielanie pomocy de minimis wyłącznie na podstawie wniosków zawierających dokumentację kompletną w świetle wymagań obowiązujących przepisów prawa.

15. W zakresie rozliczeń z Zakładem Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej:

a) kalkulowanie kwoty dotacji przedmiotowej według stawek jednostkowych uchwalonych przez Radę Miejską; przedkładanie Radzie projektów uchwał określających stawki jednostkowe dotacji, jak tego wymagają przepisy art. 219 ust. 1 i 4 ustawy o finansach publicznych,

b) opracowanie i przedstawienie Radzie Miejskiej projektu uchwały regulującej zagadnienia określone w art. 16 ust. 2 pkt 5 ustawy o finansach publicznych.

16. Zobowiązanie kierownika Sokólskiego Ośrodka Kultury do:

a) terminowego przedkładania sprawozdania z wykonania planu finansowego,

b) sporządzania planu finansowego zawierającego wszystkie elementy określone przepisami art. 31 ustawy o finansach publicznych.

17. Zawieranie umów w sprawie udzielenia dotacji celowej instytucjom kultury, stosownie do przepisów art. 250 ustawy o finansach publicznych.

18. Przedłożenie Radzie Miejskiej projektu zmiany uchwały Nr XXVII/206/12 z dnia 30 maja 2012 r. w sprawie trybu udzielania i rozliczania dotacji dla publicznych: przedszkoli, innych form wychowania przedszkolnego i szkół podstawowych…, polegającej na wykreśleniu z § 4 ust. 5 kompetencji Rady Miejskiej do corocznego ustalania w drodze odrębnej uchwały wysokości dotacji przysługującej na jednego ucznia publicznych jednostek oświatowych prowadzonych przez podmioty inne niż gmina – za wyjątkiem przedszkoli, w zakresie których kompetencja ta ma od 1 września 2013 r. umocowanie w przepisie art. 80 ust. 2e ustawy o systemie oświaty. Dokonanie analizy zgodności innych postanowień przywołanej uchwały ze znowelizowanym brzmieniem art. 80 ustawy o systemie oświaty i ewentualne przedłożenie Radzie Miejskiej projektu stosownych zmian.

19. Sporządzenie planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości.

20. Upublicznianie informacji o wywieszeniu wykazu nieruchomości przeznaczonych do oddania w najem lub dzierżawę w sposób przewidziany przepisami art. 35 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.

21. Zmianę decyzji ustanawiających trwały zarząd nieruchomościami na rzecz ZGKiM poprzez usunięcie z ich treści bonifikat od opłat rocznych, które nie mają uzasadnienia w zasadach przyznawania bonifikat określonych przez Radę Miejską.

22. Wszczynanie postępowań o ustalenie opłat adiacenckich z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego ich podziałem w terminie 3 miesięcy od dnia ostateczności decyzji – jak to wynika z przyjętych procedur – mając na uwadze zawarte w części opisowej wystąpienia uwagi co do momentu wszczęcia postępowania z urzędu.

23. Jednoznaczne określenie w umowie wysokości ryczałtu za używanie samochodu prywatnego w jazdach lokalnych, należnego pracownikowi wskazanemu w protokole kontroli. Przestrzeganie postanowień zawartej umowy.

24. Zwrócenie uwagi przy zatwierdzaniu arkuszy organizacyjnych szkół, aby przewidziana w nich liczba godzin ponadwymiarowych nauczycieli (w tym dyrektorów i wicedyrektorów) nie przekraczała ½ tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć nauczyciela, jak to wynika z art. 35 ust. 1 Karty Nauczyciela.

25. Zawieranie umów w sprawie udzielenia pomocy finansowej innej jednostce samorządu terytorialnego w oparciu o odrębną uchwałę Rady Miejskiej w tej sprawie podjętą na podstawie art. 216 ust. 2 pkt 5 ustawy o finansach publicznych.

26. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie udzielania i realizacji zamówień publicznych, poprzez:

a) przestrzeganie określonych specyfikacją istotnych warunków zamówienia wymagań stawianych wykonawcom jako warunki udziału w postępowaniu poprzez wykluczanie wykonawców, którzy nie udokumentowali spełniania tych warunków,

b) dokonanie kompleksowej weryfikacji cen robót zawartych w kosztorysach ofertowych robót dodatkowych wykonywanych przy budowie kanalizacji w ul. Nowej przez firmę Instalacje Sanitarne i CO S. Gliński – względem kosztorysu ofertowego zamówienia podstawowego, a w przypadku robót nieobjętych zamówieniem podstawowym względem aktualnej przy ich zlecaniu publikacji Sekocenbud; ustalenie prawidłowej kwoty wynagrodzenia należnego firmie Instalacje Sanitarne i CO S. Gliński za wykonanie robót dodatkowych oraz poinformowanie Izby o wysokości skutków finansowych w odpowiedzi o sposobie wykonania wniosków pokontrolnych,

c) rzetelne i jednoznaczne opisywanie przedmiotu zamówienia, co stanowi warunek prawidłowego przeprowadzenia postępowania, w tym oceny ofert i wyboru oferty najkorzystniejszej; zachowanie zgodności między opisami przedmiotu zamówienia w poszczególnych dokumentach składających się na dokumentację postępowania,

d) zaprzestanie określania przedmiotu zamówienia poprzez wskazanie miejsca jego pochodzenia, bez dopuszczenia zaoferowania przez wykonawców przedmiotu równoważnego,

e) rozliczanie wykonanych robót kosztorysami powykonawczymi, jeżeli taki sposób dokumentowania został przyjęty przez strony umowy,

f) określanie organizacji, trybu pracy oraz zakresu obowiązków członków komisji przetargowej, mając na celu zapewnienie sprawności jej działania, indywidualizacji odpowiedzialności jej członków za wykonywane czynności oraz przejrzystości jej prac.

27. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie podatku leśnego, od nieruchomości oraz od środków transportowych i poinformowanie Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku o zakresie i skutkach finansowych tych działań.

28. Prowadzenie czynności sprawdzających w zakresie wynikającym z treści wskazanych  przepisów Ordynacji podatkowej.

29. Prowadzenie terminowych i systematycznych działań windykacyjnych w stosunku do podatników na których ciążą zaległości podatkowe, mając na względzie przepisy ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz aktualne przepisy wykonawcze.

30. Zapewnienie dokonywania poboru opłaty targowej przez inkasenta z uwzględnieniem obowiązujących w tym zakresie przepisów.

31. Przestrzeganie przepisów ustawy o podatku rolnym przy udzielaniu ulg inwestycyjnych.

32. Stosowanie przepisów Działu IV Ordynacji podatkowej celem zachowania prawidłowości przyznawania ulg w spłacie podatków.

33. Zweryfikowanie rzetelności danych stanowiących podstawę sporządzania sprawozdań z wykonania podstawowych dochodów podatkowych (Rb-PDP) za wskazane okresy sprawozdawcze, skorygowanie wartości błędnie wykazanych w powyższych sprawozdaniach oraz przekazanie poprawnej wersji sprawozdań do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku.

34. Pozyskiwanie dochodów z tytułu opłaty skarbowej wyłącznie w oparciu o obowiązujące zapisy ustawy. Rozważenie konieczności zwrotu nienależnie pobranej opłaty skarbowej, z wykorzystaniem przepisów Ordynacji podatkowej w zakresie nadpłat.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

          Zastępca  Prezesa

Regionalnej Izby Obrachunkowej

            w Białymstoku