Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Zakładzie Gospodarki Komunalnej w Szudziałowie

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 29 stycznia 2015 roku (znak: RIO.I.6002-18/14), o treści jak niżej:

Pan

Mirosław Grabowicz

Dyrektor Zakładu

Gospodarki Komunalnej

w Szudziałowie

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej Zakładu Gospodarki Komunalnej w Szudziałowie za 2013 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r. poz. 1113, ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto sprawy ogólnoorganizacyjne, w tym regulacje wewnętrzne obowiązujące w jednostce, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, plan finansowy, realizację wybranych dochodów i wydatków, gospodarowanie składnikami majątkowymi oraz rozliczenia z budżetem gminy.

Stwierdzono, że osobie zatrudnionej od dnia 1 marca 2013 r. na stanowisku głównej księgowej nie zostały formalnie powierzone obowiązki i odpowiedzialność w zakresie zagadnień przewidzianych przepisami art. 54 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, ze zm.). W trakcie kontroli (w dniu 17 listopada 2014 r.) głównej księgowej nadano zakres czynności odnoszący się do obowiązków wynikających z przywołanej regulacji – str. 2 protokołu kontroli.

Analiza regulacji wewnętrznych wykazała, że według postanowień zarządzenia Dyrektora ZGK Nr 8/2010 z dnia 31 grudnia 2010 r. w sprawie wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości nie dochodzi się należności mających charakter cywilnoprawny, jeżeli zachodzi uzasadnione przypuszczenie, że w postępowaniu egzekucyjnym nie uzyska się kwoty wyższej od kosztów dochodzenia i egzekucji tej należności lub koszty korespondencji są wyższe od kwoty należności (rozdział 10 „Szczególne ustalenia organizacyjne i ewidencyjne zgodnie ze specyfiką jednostki”). Wskazany zapis pozostaje w sprzeczności z treścią art. 42 ust. 5 ustawy o finansach publicznych zobowiązującego jednostki sektora finansów publicznych do ustalania przypadających im należności pieniężnych, w tym mających charakter cywilnoprawny oraz terminowego podejmowania w stosunku do zobowiązanych czynności zmierzających do wykonania zobowiązania. Nie stwierdzono, aby w praktyce Zakład zaprzestał dochodzenia przypadających mu należności o niewielkiej wartości. Należy podkreślić, że zasady, sposób i tryb udzielania ulg w spłacie należności pieniężnych mających charakter cywilnoprawny, przypadających gminie Szudziałowo i jej jednostkom podległym, reguluje uchwała Nr XXXIV/180/10 Rady Gminy Szudziałowo z dnia 26 sierpnia 2010 r. Z § 7 ust. 1 pkt 2 tego aktu wynika, że do umarzania, odraczania terminów lub rozkładania na raty spłat należności, o których mowa w uchwale, uprawnieni są także kierownicy jednostek budżetowych – w odniesieniu do należności przypadających jednostce budżetowej, jeżeli wartość należności nie przekracza kwoty 500 zł  – str. 3 protokołu kontroli.

         W zakresie obowiązujących w ZGK zasad rachunkowości stwierdzono, że zakładowy plan kont nie przewiduje konta 761 „Pozostałe koszty operacyjne” i konta 810 „Dotacje budżetowe, płatności z budżetu środków europejskich oraz środki z budżetu na inwestycje”, mimo występowania operacji gospodarczych podlegających zaewidencjonowaniu na tych kontach. Stosownie do § 15 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289) konta wskazane w planach kont (wynikające z załącznika nr 3 do rozporządzenia) należy traktować jako standardową liczbę kont, która może być ograniczona jedynie o konta służące do księgowania operacji gospodarczych niewystępujących w jednostce.

Kontrola wykazała  rozbieżności między wykazem kont zawartym w zakładowym planie kont a kontami faktycznie prowadzonymi dla ewidencji operacji gospodarczych, uwidocznionymi w zestawieniu obrotów i sald kont księgi głównej za 2013 r. W księdze głównej nie prowadzono bowiem konta 760 „Pozostałe przychody operacyjne”, zaś w ewidencji pozabilansowej konta 980 „Plan finansowy wydatków budżetowych”, przewidzianych zakładowym planem kont. W efekcie operację sprzedaży koparko-ładowarki za kwotę 30.010 zł ujęto na koncie 700 „Sprzedaż produktów i koszt ich wytworzenia”, zamiast na koncie 760. Podobnie podlegający ujęciu na koncie 760 przychód z tytułu otrzymanego odszkodowania w wysokości 3.375,12 zł błędnie zaewidencjonowano na koncie 770 „Zyski nadzwyczajne” – str. 6-7 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli prawidłowości zapisów w ewidencji księgowej w świetle przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, ze zm.) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości… stwierdzono ponadto, że:

a) stan konta syntetycznego 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” wykazano per saldo. Na koncie 221 wykazane zostało saldo Wn w kwocie 75.716,12 zł, podczas gdy zgodnie z danymi ustalonymi podczas kontroli na koncie tym należało wykazać należności w kwocie 77.017,48 zł i nadpłaty w wysokości 1.301,33 zł. Zaniechanie ustalania salda dwustronnego narusza zasady funkcjonowania konta 221 zawarte w załączniku nr 3 do rozporządzenia. W efekcie w bilansie wykazano per saldo dane o rozrachunkach wynikających z tego konta, w wyniku czego pominięte zostały dane o należnościach i zobowiązaniach w wysokości 1.301,33 zł – str. 10 i 19 protokołu kontroli,

b) zaniechano naliczania i ewidencjonowania na koniec każdego kwartału należnych odsetek od nieopłaconych w terminie należności Zakładu; odsetki naliczane były w momencie wpłat należności i w związku z tym od zaległości występujących na koniec 2013 r. roku nie zostały naliczone, wbrew postanowieniom § 8 ust. 5 rozporządzenia, według których odsetki od należności ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału – str. 14 i 21 protokołu kontroli,

c) na koncie 011 „Środki trwałe” błędnie ujęto składnik majątkowy (pompę głębinową) o wartości mniejszej niż 3.500 zł, który powinien być wykazany w ewidencji pozostałych środków trwałych na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe” i objęty jednorazowym umorzeniem w momencie przyjęcia do używania; naruszono tym samym postanowienia § 6 ust. 3 rozporządzenia oraz przepisy wewnętrzne – str.32 protokołu kontroli,

d) zmniejszenie wartości środków trwałych ujętych na koncie 011 będące wynikiem sprzedaży koparko-ładowarki (o wartości początkowej 142.367 zł, całkowicie umorzonej) niewłaściwie zaksięgowano zapisem Wn 800 „Fundusz jednostki” – Ma 011 (zapis równoległy Wn 071 „Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych” – Ma 800), zamiast zapisem Wn 071 – Ma 011. Skutkiem nieprawidłowych zapisów było zawyżenie obrotów na koncie 800 oraz zniekształcenie (zawyżenie) danych zestawienia zmian funduszu jednostki za 2013 r. – str. 12 i 32 protokołu kontroli,

e) zakup oleju napędowego księgowano na koncie 310 „Materiały”, wbrew postanowieniom zawartym w przepisach wewnętrznych, które stanowią, że wydatki na nabycie obrotowych aktywów rzeczowych (w tym oleju napędowego) odnosi się w koszty w momencie nabycia, z ustaleniem stanu tych składników aktywów i jego wyceny oraz korekty kosztów o wartość tego stanu, nie później niż na dzień bilansowy, Na koniec 2013 r. wartość oleju ujęta na koncie 310 stanowiła kwotę 5.444,66 zł – str. 32 protokołu kontroli,

f) operację związaną z naliczeniem odpisu na ZFŚS (Zakład prowadzi działalność socjalną wspólnie z Urzędem Gminy, GOAKiR oraz GOPS w Szudziałowie) ujęto zapisem Wn 405 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” – Ma 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”; ze względu na wynikające z rozporządzenia zasady funkcjonowania poszczególnych kont zespołu 2, właściwym ujęciem w księgach tej operacji powinien być zapis Wn 405 – Ma 240 „Pozostałe rozrachunki” – str. 26 protokołu kontroli,

g) bezpodstawnie sporządzano dowody „polecenie księgowania” w przypadku, gdy jednostka posiadała dowody źródłowe dokumentujące dane operacje gospodarcze. W świetle przepisów art. 20 ust. 2 ustawy dowód PK jest dowodem wewnętrznym sporządzanym jako udokumentowanie operacji wewnątrz jednostki – str. 8-9 protokołu kontroli,

h) naliczone zobowiązania z tytułu opłaty za korzystanie ze środowiska, wynoszące 17.942,10 zł, ujęto na koncie 201, zamiast na koncie 240. W efekcie w pasywach bilansu wykazano je w poz. C.II.I. „Zobowiązania z tytułu dostaw i usług”, zamiast jako pozostałe zobowiązania w poz. C.II.5 – str. 12 protokołu kontroli.

Czynności kontrolne dotyczące sprawozdawczości, opisane na str. 9-11 protokołu kontroli, przeprowadzone pod kątem przestrzegania przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1773) wykazały, że:

a) w sprawozdaniu Rb-28S oraz sprawozdaniu Rb-Z za okres 2013 r. nie wykazano zobowiązań wymagalnych wobec firmy Agregaty PEX z Dębicy w wysokości 3.375,12 zł. Przepisy § 8 ust. 2 pkt 5 załącznika nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. stanowiły o obowiązku wykazywania w sprawozdaniu Rb-28S zobowiązań wymagalnych, tj. takich, których termin zapłaty minął przed upływem okresu sprawozdawczego, a nie są ani przedawnione ani umorzone, z wyróżnieniem zobowiązań powstałych w latach ubiegłych i zobowiązań powstałych w roku bieżącym. Obecnie analogiczne zasady wynikają z § 9 ust. 2 pkt 5 załącznika nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2014 r. poz. 119). Z § 2 ust. 1 pkt 4 załącznika nr 9 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych wynika natomiast, że w sprawozdaniu Rb-Z wykazuje się zobowiązania wymagalne, przez które należy rozumieć wszystkie bezsporne zobowiązania, których termin płatności dla dłużnika minął, a które nie zostały ani przedawnione ani umorzone,

b) w sprawozdaniu Rb-27S za okres 2013 r. w kolumnie „Dochody otrzymane” (rozdział 90001 „Gospodarka ściekowa i ochrona wód”, par. 0830 „Wpływy z usług”) wykazano kwotę mniejszą o 1.238,33 zł niż w kolumnie „Dochody wykonane (wpływy minus zwroty)”, co stanowiło naruszenie przepisów § 3 ust. 1 pkt 4 i 5 załącznika nr 39 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. Z ich brzmienia wynikało, że w sprawozdaniu jednostkowym Rb-27S w zakresie opłat i niepodatkowych należności budżetowych w kolumnie „Dochody wykonane (wpływy minus zwroty)” należało wykazywać dochody wykonane na podstawie ewidencji analitycznej do rachunku bieżącego – subkonto dochodów (w tym przypadku kwotę 225.222,20 zł), zaś w kolumnie „Dochody otrzymane” kwoty równe dochodom wykazanym w kolumnie „Dochody wykonane (wpływy minus zwroty)”. Obecnie zasady wypełniania tych kolumn sprawozdania Rb-27S regulują przepisy § 3 ust. 1 pkt 4 i 5 załącznika nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. W kolumnie „Dochody wykonane (wpływy minus zwroty)” wykazuje się dochody wykonane na podstawie ewidencji analitycznej do rachunku bieżącego – subkonto dochodów oraz do kasy jednostki i zapłaconych kartą płatniczą, zaś w kolumnie „Dochody otrzymane” kwoty dochodów otrzymanych na rachunek bankowy jednostki w okresie sprawozdawczym,

c) w sprawozdaniu Rb-N sporządzonym według stanu na koniec IV kwartału 2013 r. kwotę należności wymagalnych oraz należności pozostałych wynoszącą łącznie 77.017,45 zł (ujętą w kolumnach N4 i N5) uwzględniono dodatkowo w kolumnie N1 „Papiery wartościowe”, przeznaczonej, zgodnie z § 13 ust. 1 pkt 1 załącznika nr 9 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych, do ujmowania należności jednostki wynikających z nabytych papierów wartościowych, które zostały dopuszczone do obrotu zorganizowanego, czyli takich, dla których istnieje płynny rynek wtórny.

Zakład w 2013 r. nie otrzymał środków z budżetu gminy Szudziałowo w wysokości pozwalającej na terminowe regulowanie zobowiązań. Stan zobowiązań wymagalnych wykazany w sprawozdawczości na koniec 2013 r. wynosił 50.113,40 zł; wydatki wykonane stanowiły zaś kwotę 801.218,33 zł na plan w wysokości 854.480 zł. Na zobowiązania wymagalne złożyły się nieopłacone faktury z tytułu dostaw towarów i usług - 36.901,01 zł, jak również nieopłacone składki ZUS za listopad 2013 r. – 9.218,39 zł (nieterminowa ich opłata skutkowała uiszczeniem w styczniu 2014 r. odsetek w kwocie 81 zł), nieopłacony podatek dochodowy od wynagrodzeń za listopad 2013 r. – 1.416 zł (nieterminowa jego opłata skutkowała uiszczeniem w styczniu 2014 r. odsetek w kwocie 7 zł), potrącenia z wynagrodzeń na spłatę pożyczek z ZFŚS – 2.028 zł oraz nieopłacona składka za ubezpieczenie – 550 zł. Poziom zobowiązań wymagalnych wykazany w księgach i sprawozdawczości powinien być wyższy o kwotę 3.375,12 zł należną firmie Agregaty PEX z Dębicy, o czym była już mowa w niniejszym wystąpieniu. Nieterminowo regulowano też zobowiązania w trakcie roku objętego kontrolą, jak i w latach wcześniejszych (głównie z tytułu dostaw oleju napędowego i energii elektrycznej). Łącznie w 2013 r. zapłacono odsetki za opóźnienie w wysokości 2.117,02 zł. Zgodnie z art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań  – str. 13-15 i 22 protokołu kontroli.

Ustalono, że brak środków na realizację wydatków budżetowych spowodował także sfinansowanie części wydatków z dochodów realizowanych przez Zakład, wbrew zasadzie określonej przez art. 11 ust. 1 ustawy o finansach publicznych. W wyniku analizy danych ewidencyjnych i sprawozdawczości na koniec 2013 r. stwierdzono, że poniesione wydatki były wyższe o 1.238,33 zł od łącznej kwoty środków otrzymanych z budżetu gminy na realizację wydatków – str. 34 protokołu kontroli.

         Kontrola wykazała, że dochody ze sprzedaży wody i odprowadzania ścieków pobierane były do dnia kontroli na podstawie taryf zatwierdzonych przez Radę Gminy Szudziałowo uchwałą Nr XV/101/2012 z dnia 19 czerwca 2012 r., ustalających ceny na okres od 1 sierpnia 2012 r. do 31 lipca 2013 r., na podstawie wniosku pochodzącego z 7 maja 2012 r. Nie stwierdzono, aby wniosek został przedstawiony Wójtowi stosownie do postanowień art. 24 ust. 2 ustawy z dnia 7 czerwca 2001 r. o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków (Dz. U. z 2006 r. Nr 123, poz. 858 ze zm.). Jak wynika z ustaleń kontroli, skierowano go bezpośrednio do Rady Gminy, co uniemożliwiło Wójtowi wywiązanie się z obowiązków nałożonych przez art. 24 ust. 4 ustawy, tj. sprawdzenia, czy taryfy zostały opracowane zgodnie z przepisami ustawy oraz weryfikacji kosztów związanych ze świadczeniem usług przez przedsiębiorstwo, pod względem celowości ich ponoszenia. Stwierdzono także, że od czasu przedłożenia tego wniosku Zakład formalnie nie opracował i nie przedłożył Wójtowi żadnego wniosku – ani o przyjęcie nowych stawek ani o przedłużenie czasu obowiązywania dotychczasowych taryf. Zgodnie z art. 24 ust. 10 ustawy taryfy obowiązują co do zasady przez 1 rok. Ustawa stwarza możliwość podjęcia przez radę gminy uchwały, na mocy art. 24 ust. 9a-9c, o przedłużeniu obowiązywania ustalonej na dany rok taryfy, na kolejny okres nie dłuższy niż 1 rok. Podstawą podjęcia uchwały o takiej treści jest jednakże wniosek przedsiębiorstwa wodociągowo-kanalizacyjnego w sprawie przedłużenia czasu obowiązywania dotychczasowych taryf. Zatem w świetle obowiązujących przepisów raz ustalona taryfa nie może obowiązywać dłużej niż 2 lata, przy czym podstawą jej obowiązywania musi być stosowna uchwała dotycząca ustalenia nowych taryf (w pierwszym roku jej obowiązywania) oraz przedłużenia okresu obowiązywania taryfy ustalonej na rok poprzedni (w drugim roku). W czasie przeprowadzania czynności kontrolnych okazano dokumenty sporządzone przez Pana Dyrektora, zawierające kalkulacje cen i stawek za zaopatrzenie w wodę i odprowadzanie ścieków w okresie 2013-2014 i 2014-2015. Z kalkulacji wynikał wzrost cen wody i ścieków w latach 2013-2014 odpowiednio do 2,07 zł (z 2,01 zł za 1 m3) i do 3,36 zł (z 3,25 zł za 1 m3), zaś w okresie 2014-2015 wzrost opłaty za zaopatrzenie w wodę do wysokości 2,35 zł 1 m3 i spadek ceny za odprowadzenie ścieków do kwoty 2,99 zł 1 m3. Pomimo takich wyników obliczeń w treści opisywanych dokumentów zawarto stwierdzenie o pozostawieniu taryf na dotychczasowym poziomie wskazując, iż w ramach optymalizacji kosztów planuje się ich obniżenie poprzez redukcję kosztów wynagrodzenia oraz zmniejszenia awaryjności urządzeń technicznych. W zakresie taryfy za odprowadzanie ścieków powołano się dodatkowo na przewidywany wzrost przekroczenia dopuszczalnych norm zanieczyszczeń i tym samym wzrost kosztów opłaty ekologicznej. Wskazania wymaga, że na gruncie przepisów art. 24 ust. 3 ustawy szczegółowa kalkulacja cen i stawek opłat, sporządzona w oparciu o tabele stanowiące załącznik do rozporządzenia Ministra Budownictwa z dnia 28 czerwca 2006 r. w sprawie określania taryf, wzoru wniosku o zatwierdzenie taryf oraz warunków rozliczeń za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków (Dz. U. Nr 127, poz. 886), powinna stanowić załącznik do wniosku przedsiębiorstwa o zatwierdzenie taryf (za wyjątkiem wniosku o przedłużenie czasu obowiązywania dotychczasowych taryf, o czym stanowi art. 24 ust. 9c tego aktu). Kontrolującemu nie okazano dokumentacji potwierdzającej przedstawienie Wójtowi wniosków o zatwierdzenie taryf, a tym samym poświadczającej, że sporządzone przez Pana kalkulacje stanowiły załączniki do tych wniosków. Świadectwem nierespektowania zasad i trybu opracowywania i uchwalania taryf za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków, określonych przywołanymi wyżej przepisami ustawy i rozporządzenia, jest także brak stosownych uchwał Rady Gminy Szudziałowo w sprawie taryf podjętych na okresy 2013-2014 oraz 2014-2015 – str. 18 protokołu kontroli.

W zakresie korzystania z samochodów prywatnych do jazd lokalnych stwierdzono, że niewłaściwie zmniejszano Panu Dyrektorowi oraz jeszcze jednemu pracownikowi ryczałt z tytułu używania samochodu prywatnego do jazd lokalnych za dzień nieobecności w pracy. Należny ryczałt zmniejszano poprzez potrącenia o 1/19 (za listopad), 1/20 (za luty, maj, czerwiec i grudzień), 1/21 (za marzec, kwiecień i wrzesień) oraz 1/23 (za lipiec), zamiast o 1/22 jego miesięcznej wysokości, jak to wynika z § 4 ust. 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271, ze zm.) stanowiącymi, iż kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin albo innej nieobecności oraz za każdy roboczy dzień, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych. Z ustaleń kontroli wynikają ponadto niezgodności pomiędzy potrąceniami ryczałtu dla pracownika wskazanego w protokole kontroli, dokonanymi na podstawie złożonych przez niego oświadczeń, a danymi wynikającymi z listy obecności. Różnice polegały zarówno na zawyżeniu jak i zaniżeniu.

Ogółem skutki finansowe wynikające z przedstawionych uchybień to zaniżenie wpłaconych ryczałtów o łączną kwotę 30,40 zł, z czego 22,84 zł dla Pana Dyrektora i 7,56 zł dla pracownika wskazanego w protokole kontroli.

Badając wydatki poniesione na wypłatę ryczałtu z tytułu używania samochodu prywatnego do jazd lokalnych stwierdzono ponadto błędną klasyfikację tych wydatków w świetle przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1053, ze zm.) – ryczałt za kwiecień 2013 r. w wysokości 320,04 zł ujęto w par. 4010 „Wynagrodzenia osobowe pracowników”, zamiast w par. 4410 „Podróże służbowe krajowe”. Z kolei w par. 4410, zamiast w par. 4430 „Różne opłaty i składki”, ujęto opłatę ewidencyjną w kwocie 67,87 zł – str. 25-26 protokołu kontroli.

Analiza prawidłowości naliczenia i odprowadzenia odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych wykazała, że odpis na 2013 r. został ustalony w nieprawidłowej wysokości – w wyniku zaniechania skorygowania w końcu roku przeciętnej planowanej w danym roku kalendarzowym liczby zatrudnionych w Zakładzie do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych. Odpis zaniżono o kwotę 87,51 zł. Zasady dokonywania korekty odpisu w końcu roku określają przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. Nr 43, poz. 349). W trakcie kontroli dokonano rozliczenia z Funduszem kwoty za 2013 r. w wysokości 87,51 zł. Ponadto równowartość naliczonego odpisu nie została przekazana na rachunek ZFŚS w terminach wskazanych w art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2012 r. poz. 592, ze zm.). Do 31 maja 2013 r., w związku brakiem środków na rachunku bankowym, nie przekazano żadnych środków na rachunek bankowy Funduszu prowadzony przez Urząd Gminy. Z przywołanego przepisu wynika obowiązek przekazania do dnia 31 maja danego roku kwoty stanowiącej co najmniej 75% równowartości odpisów (w tym przypadku sumy 7.930,98 zł) – str. 26 protokołu kontroli.

Kontrolowana jednostka do dnia 31 października 2014 r. nie posiadała przepisów wewnętrznych regulujących zasady wyłaniania wykonawców zamówień, do których nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907, ze zm.). Pomimo tego zlecanie odpłatnych dostaw, robót i usług o wartości do 14.000 euro, a począwszy od dnia 16 kwietnia 2014 r. o wartości do 30.000 euro, odbywało się przy udokumentowaniu sposobu wyboru wykonawców i zachowania w tym procesie zasady określonej przepisami art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy o finansach publicznych stanowiącej, iż wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Wynikało z faktu stosowania przez kontrolowaną jednostkę regulaminu udzielania zamówień publicznych do 14.000 euro przyjętego zarządzeniem Wójta Gminy Szudziałowo Nr 156/2013 r. z dnia 14 stycznia 2013 r., a następnie regulaminu udzielania zamówień publicznych do 30.000 euro przyjętego zarządzeniem Wójta Gminy Szudziałowo Nr 227/2014 r. z dnia 23 kwietnia 2014 r. W trakcie kontroli zarządzeniem Nr 12/2014 ustanowił Pan własny regulamin udzielenia zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 30.000 euro – str. 29-31 protokołu kontroli.

W wyniku przeprowadzonego przetargu na dostawy oleju napędowego w 2013 r. zawarł Pan w dniu 16 stycznia 2013 r. umowę z wybranym wykonawcą. Zgodnie z postanowieniami umowy ceny oleju napędowego będą się zmieniały wraz z cenami w rafinerii. Dodano, że w przypadku zmiany ceny oleju u producenta cena za dostawę wzrasta lub maleje o wartość podwyżki lub obniżki podanej przez producenta; zmiana ceny zastępuje na podstawie informacji o cenach obowiązujących w dniu dostawy. Umową zobowiązano dostawcę do dołączania do faktury dokumentu o wysokości zakupu oleju napędowego z rafinerii z określeniem jego typu, ceny, świadectwa jakości. Kontrola realizacji umowy (obowiązującej do 31 grudnia 2013 r.) wykazała, że do faktur dostawcy nie były dołączane dokumenty potwierdzające cenę obowiązującą u producenta w dniu dostawy. Z informacji uzyskanych z BIP Urzędu Gminy Szudziałowo wynika, że w umowach na dostawy oleju napędowego w 2014 r. i 2015 r. zawarto analogiczne zapisy w kwestii dokumentowania przez dostawców cen producenta oleju na dzień dostawy – str. 27-28 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości przeprowadzenia, na podstawie zarządzenia Nr 4/2012 Dyrektora z dnia 15 maja 2012 r., inwentaryzacji aktywów rzeczowych wykazała, że na arkuszach spisu z natury ujęto środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony, takich jak kanalizacja sanitarna i wodociągi. Inwentaryzację tych składników majątkowych, zgodnie z przepisami art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości, przeprowadza się w drodze weryfikacji, tj. porównania danych wynikających z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami – str. 35 protokołu kontroli.

Stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostek budżetowych oraz nieprawidłowego funkcjonowania kontroli zarządczej. Przyczyną wystąpienia nieprawidłowości związanych z nieterminowym regulowaniem zobowiązań było nieprzekazywanie Zakładowi z budżetu gminy Szudziałowo środków w wysokości niezbędnej do zrealizowania wydatków ujętych w planie finansowym.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Panu Dyrektorze jako kierowniku jednostki sektora finansów publicznych, stosownie do  art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych. Na Panu Dyrektorze ciążą również obowiązki w zakresie wdrożenia i aktualizowania dokumentacji opisującej zasady rachunkowości, stosownie do art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości należy do głównego księgowego, stosownie do zakresu czynności. Prawa i obowiązki głównych księgowych określa art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Dokonanie zmian w regulacjach wewnętrznych w zakresie wskazanym w protokole kontroli i niniejszym wystąpieniu, ze szczególnym zwróceniem uwagi na:

a) usunięcie postanowień przewidujących możliwość niedochodzenia należności o charakterze cywilnoprawnym, mając na uwadze przepisy art. 42 ust. 5 ustawy o finansach publicznych oraz zasady udzielania ulg dotyczących zapłaty tego rodzaju należności uchwalone przez Radę Gminy,

b) uzupełnienie zakładowego planu kont o konta 761 i 810.

2. Zobowiązanie głównego księgowego do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) prowadzenie konta 760 dla ewidencji pozostałych przychodów i konta pozabilansowego 980 dla ewidencji planu wydatków,

b) zaniechanie ustalania stanu konta 221 jako per salda należności i zobowiązań, mając na uwadze rzetelną prezentację danych dotyczących należności i zobowiązań jednostki w ewidencji i bilansie,

c) ujmowanie w księgach rachunkowych odsetek od nieopłaconych w terminie należności gminy w wysokości odsetek należnych na koniec każdego kwartału,

d) ewidencjowanie aktywów trwałych o wartości poniżej 3.500 zł jako pozostałych środków trwałych na koncie 013,

e) wyksięgowywanie wartości środków trwałych w części umorzonej zapisem Wn 071 – Ma 011; stosowanie zapisu Wn 800 – Ma 011 tylko dla wyksięgowania wartości nieumorzonej,

f) ewidencjonowanie oleju napędowego w sposób przyjęty w regulacjach wewnętrznych; ewentualnie rozważenie zmiany postanowień dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości w celu dostosowania jej w tym zakresie do potrzeb jednostki,

g) księgowanie zobowiązań dotyczących przekazania równowartości odpisu na rachunek ZFŚS na koncie 240,

h) zaniechanie sporządzania dowodów wewnętrznych „polecenie księgowania” w przypadku posiadania dowodów źródłowych dokumentujących daną operację,

i) księgowanie zobowiązań z tytułu opłat za korzystanie ze środowiska na koncie 240.

3. Zapewnienie rzetelności sporządzanej sprawozdawczości, poprzez:

a) ujmowanie w sprawozdaniu Rb-Z oraz sprawozdaniu Rb-28S wszystkich wymagalnych zobowiązań,

b) sporządzanie sprawozdań Rb-27S w zakresie dochodów wykonanych i otrzymanych zgodnie z zasadami ustalonymi przepisami § 3 ust. 1 pkt 4 i 5 załącznika nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej,

c) wykazywanie danych w sprawozdaniu Rb-N zgodnie z zasadami określonymi instrukcją sporządzania tego sprawozdania,

d) uwzględnienie przy sporządzaniu sprawozdania finansowego uwag zawartych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia, dotyczących prezentacji należności i zobowiązań.

4. Dokonywanie wydatków do wysokości środków otrzymanych z budżetu na ich realizację. Zaniechanie przejściowego angażowania pobranych dochodów na finansowanie wydatków.

5. Sporządzanie i przedkładanie Wójtowi wniosków o zatwierdzenie taryf za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków lub o ich przedłużenie na kolejny rok, zgodnych w formie i treści z przepisami przywołanymi w niniejszym wystąpieniu.

6. W zakresie rozliczania ryczałtu za jazdy lokalne:

a) zobowiązanie osoby odpowiedzialnej za weryfikację oświadczeń o używaniu samochodu prywatnego do jazd lokalnych do dołożenia należytej staranności przy ustalaniu liczby dni, w których pracownik nie korzystał z samochodu,

b) pomniejszanie ryczałtu o 1/22 za każdy dzień nieobecności w pracy,

c) dokonanie wypłat zaniżonego ryczałtu za używanie samochody prywatnego w jazdach lokalnych, w wysokości 22,84 zł dla Pana Dyrektora i 7,56 zł dla pracownika wskazanego w protokole kontroli.

7. Prawidłowe klasyfikowanie wydatków.

8. Korygowanie odpisu na ZFŚS do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych.

9. Egzekwowanie od dostawców oleju napędowego realizacji określonych umową obowiązków w zakresie potwierdzania cen nabycia oleju u producenta, mając na uwadze obowiązek weryfikacji zgodności cen dostaw z ofertą.

10. Przeprowadzanie inwentaryzacji środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony w drodze weryfikacji, tj. porównania danych wynikających z ksiąg rachunkowych i odpowiednich dokumentów.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

                Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

           w Białymstoku

Do wiadomości:

Wójt Gminy Szudziałowo