Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Gimnazjum w Czarnej Białostockiej

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 15 kwietnia 2014 roku (znak: RIO.I.6002-6/14), o treści jak niżej:

Pani

Ewa Wysocka

Dyrektor Gimnazjum

w Czarnej Białostockiej

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej Gimnazjum w Czarnej Białostockiej za 2013 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r. poz. 1113, ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto zagadnienia organizacyjne dotyczące funkcjonowania Gimnazjum, funkcjonowanie kontroli zarządczej, księgowość i sprawozdawczość, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, plan finansowy i jego zmiany, realizację dochodów i wydatków budżetowych, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2014 r. poz. 191), zamówienia publiczne, gospodarkę składnikami majątku, inwentaryzację, rozliczenia z budżetem gminy.

Badanie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości oraz prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych, przeprowadzone pod kątem zgodności z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289), wykazało, że zakładowy plan kont, wprowadzony przez Panią zarządzeniem z dnia 17 marca 2011 r., nie przewidywał konta 820 „Rozliczenie wyniku finansowego”, które w myśl przepisów rozporządzenia obowiązujących od dnia 16 lutego 2012 r. służy do do rozliczenia nadwyżki dochodów wyodrębnionego rachunku jednostek budżetowych. Konto 820 nie było prowadzone, co skutkowało błędnym ujmowaniem w księgach operacji polegających na przelewie do budżetu gminy środków pozostających na wyodrębnionym rachunku na koniec roku, wynoszących na 31 grudnia 2012 r. 33,30 zł a na 31 grudnia 2013 r. – 1,92 zł. Wskazane operacje należało ująć na koniec roku zapisem Wn 820 – Ma 225 „Rozrachunki z budżetami”. W badanej jednostce zobowiązania wobec budżetu z tytułu pozostałości środków na koncie 132 „Rachunek dochodów jednostek budżetowych” na koniec 2012 i 2013 r. nie wystąpiły. Przelew środków w styczniu następnego toku powinien zaś być zaksięgowany Wn 225 – Ma 132. W trakcie kontroli w księgach rachunkowych 2013 r. dokonano korekty błędnych księgowań – str. 4-5, 9 i 30-31 protokołu kontroli.

W zakresie dokumentowania operacji kasowych stwierdzono uchybienie polegające na niespełnieniu wymogu instrukcji kasowej, aby źródłowe dowody kasowe były powiązane z raportem kasowym poprzez podanie numeru i pozycji raportu kasowego – str. 7-8 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli udokumentowania zwrotu kosztów podróży służbowych stwierdzono, że w przypadku części podróży, dla których jako środek transportu wpisano PKS, pracownicy nie załączyli dokumentów (rachunków, biletów) potwierdzających poszczególne wydatki, wymaganych przepisami § 5 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 167). Zamiast tego przedłożone zostały oświadczenia o treści „oświadczam, że związku z wyjazdem służbowym poniosłem koszty w wysokości…”. Na podstawie przywołanych przepisów złożenie pisemnego oświadczenia dotyczy sytuacji, w której przedstawienie dokumentu nie jest możliwe; oprócz informacji o wysokości dokonanego wydatku, w oświadczeniu należy zawrzeć także informację o przyczynach braku jego udokumentowania, której okazane oświadczenia nie zawierały – str. 22-23 protokołu kontroli.

Ustalenia dotyczące przestrzegania postanowień art. 67a ust. 3 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.) wskazują, że zasady pobierania odpłatności i korzystania ze stołówki nie zostały określone w sposób wynikający z przywołanej regulacji, obowiązującej od dnia 23 sierpnia 2008 r. W dalszym ciągu jako obowiązująca traktowana jest uchwała Rady Miejskiej w Czarnej Białostockiej z dnia 24 czerwca 2008 r. w sprawie ustalenia zasad korzystania ze stołówek zorganizowanych w szkołach Gminy Czarna Białostocka. Stwierdzono, że powołując się na jej postanowienia (§ 3 stanowiący, że dzienny koszt stawki żywieniowej ustala dyrektor szkoły) ustaliła Pani w dniu 29 sierpnia 2010 r. stawkę żywieniową na rok szkolny 2010/11, która obowiązywała także w okresie objętym kontrolą. Tymczasem od 23 sierpnia 2008 r. art. 67a ust. 3 ustawy o systemie oświaty zalicza ustalenie warunków korzystania ze stołówki, w tym wysokości opłat za posiłki, do kompetencji dyrektora szkoły, który winien działać w porozumieniu z organem prowadzącym, tj. Burmistrzem (art. 5c pkt 3 ustawy o systemie oświaty) – str. 22 protokołu kontroli.

Stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostek sektora finansów publicznych.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Pani Dyrektor jako kierowniku jednostki, zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, ze zm.).

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości należą do głównego księgowego, stosownie do zakresu czynności i postanowień art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Wprowadzenie do zakładowego planu kont konta 820.

2. Oznaczanie dowodów dokumentujących obrót kasowy numerem i pozycją raportu kasowego.

3. Zobowiązanie pracowników odbywających podróże służbowe do dokumentowania poniesionych kosztów zgodnie z wymogami § 5 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

4. Ustalenie, w porozumieniu z Burmistrzem, warunków korzystania ze stołówki oraz wysokości opłat za posiłki, zgodnie z wymaganiami art. 67a ust. 3 ustawy o systemie oświaty.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

                Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

           w Białymstoku