Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Szkole Podstawowej Nr 4 w Zambrowie

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 08 kwietnia 2014 roku (znak: RIO.I.6002-7/14), o treści jak niżej:

Pan

Ryszard Bohdan Świderski

Dyrektor

Szkoły Podstawowej Nr 4

w Zambrowie

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej Szkoły Podstawowej Nr 4 w Zambrowie za 2013 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach  obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r. poz. 1113, ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto zagadnienia organizacyjne, funkcjonowanie kontroli zarządczej, księgowość i sprawozdawczość, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, plan finansowy i jego wykonanie, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2014 r. poz. 191), gospodarkę składnikami majątku, inwentaryzację.

W zakresie przestrzegania przyjętych w jednostce procedur kontroli zarządczej, wynikających z zarządzenia poprzedniego dyrektora J. Zielińskiego z dnia 26 września 2011 r. w sprawie funkcjonowania kontroli zarządczej, stwierdzono m.in., że pracownicy sporządzili na koniec 2013 r. wymagane procedurami kwestionariusze samooceny, w których zawarli pozytywne odpowiedzi w zakresie oceny takich zagadnień jak ustalenie zastępstw pracowników na czas nieobecności, zapewnienie mechanizmów służących utrzymaniu ciągłości funkcjonowania, w szczególności operacji finansowych i gospodarczych, prowadzenie okresowych porównań rzeczywistego stanu zasobów z zapisami w księgach i rejestrach i wyjaśniania różnic. Jak wykazała kontrola, zastępstwa na czas nieobecności pracowników nie były określone, co sprawdzono na przykładzie pracowników administracji. Nie przyjęto zatem rozwiązań służących zapewnieniu ciągłości funkcjonowania jednostki, o której stanowi standard Nr 12 zawarty w komunikacie Nr 23 Ministra Finansów z 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 15, poz. 84). Ponadto na przykładzie zakupów i ewidencji żywności w okresie objętym kontrolą stwierdzono rozbieżności między rzeczywistym stanem zasobów a zapisami w księgach – str. 5 oraz 10-12 protokołu kontroli.

Kontrola zapisów dokonywanych w księgach rachunkowych wykazała nieprawidłowości i uchybienia naruszające przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289), poprzez:

a) brak daty zapisu księgowego, co stwierdzono w wyniku kontroli księgowania faktur wpływających do jednostki; zgodnie z art. 23 ust. 2 ustawy zapis księgowy powinien zawierać co najmniej datę dokonania operacji gospodarczej, datę dowodu księgowego (jeżeli różni się ona od daty operacji) oraz datę zapisu. Zapisy księgowe w pozycji data zapisu wskazywały datę operacji gospodarczej. Ponadto stwierdzono, że jako daty dokonania kontroli wewnętrznej faktur zamieszczano, niezgodnie ze stanem faktycznym, daty ich wystawienia, mimo, że faktury faktycznie wpłynęły do Szkoły znacznie później, np. FV 10458/ZOM/2013 PGK z dnia 28 czerwca 2013 r. – wpływ w dniu 8 lipca 2013 r., wskazana na fakturze data dokonania kontroli wewnętrznej 28 czerwca 2013 r. – str. 9-10 protokołu kontroli;

b) księgowanie dowodów stanowiących podstawę dokonywania wydatków nieopatrzonych klauzulą, o której mowa w dziale III § 3 pkt 22 instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych, o treści zapłacono czekiem, gotówką, przelewem dnia … podpis … – str. 10 protokołu kontroli;

c) niezapewnienie automatycznego przenoszenia sald bilansu zamknięcia jako bilansu otwarcia kolejnego roku obrotowego, co należy ocenić jako naruszenie art. 13 ust. 5 ustawy. Salda kont na koniec 2013 r. zostały wyksięgowane (zapis jednostronny) na podstawie dowodów PK, a następnie, również na podstawie PK, wprowadzone z pozycją „0” dokumentu do ksiąg 2014 roku – str. 13 protokołu kontroli;

d) zaniechanie prowadzenia do rachunku dochodów (konto 130-1) oraz do konta 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” ewidencji szczegółowej według podziałek klasyfikacji budżetowej, wbrew zasadom funkcjonowania tych kont wskazanym w załączniku Nr 3 do rozporządzenia, powtórzonym też w zakładowym planie kont jednostki – str. 14 protokołu kontroli;

e) ewidencjonowanie dochodów z odsetek od środków na rachunkach bankowych jednostki na koncie 760 „Pozostałe przychody operacyjne” zamiast na koncie 750 „Przychody finansowe”, jak to wynika z załącznika Nr 3 do rozporządzenia – str. 17 protokołu kontroli;

f) ewidencjonowanie operacji wypłaty uczniom dofinansowania zakupu podręczników szkolnych ze środków pobranych na podstawie czeku przez kierownika gospodarczego z pominięciem konta 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”; prawidłowy zapis pobrania środków Wn 234 – Ma 130 „Rachunek bieżący jednostki”, a rozliczenia wypłaty uczniom Wn 409 „Pozostałe koszty rodzajowe” – Ma 234 – str. 30 protokołu kontroli;

g) nieujmowanie w księgach odsetek od nieterminowych płatności czynszu najmu, czym naruszono § 8 ust. 5 rozporządzenia; kwota nienaliczonych odsetek od umów objętych kontrolą wyniosła 41,21 zł – str. 60-61 protokołu kontroli;

h) niewskazywanie w ewidencji analitycznej środków trwałych i pozostałych środków trwałych numerów inwentarzowych, miejsc znajdowania się składników majątku oraz dowodów księgowych będących podstawą zapisu w ewidencji szczegółowej. Konsekwencją nieoznakowania środków trwałych numerami inwentarzowymi oraz niewskazania miejsc znajdowania się przedmiotów było pominięcie tych danych w arkuszach spisowych dokumentujących przeprowadzenie inwentaryzacji. Numery inwentarzowe stanowią element umożliwiający jednoznaczną identyfikację środków trwałych, co ma zasadnicze znaczenie dla ochrony posiadanych zasobów rzeczowych, w tym powiązania wyników inwentaryzacji z zapisami w księgach rachunkowych (art. 27 ustawy). Wymagania co do treści zapisów w księgach rachunkowych, w tym pomocniczych, określa zaś art. 23 ust. 2 ustawy.  Obowiązek prowadzenia ksiąg inwentarzowych z uwzględnieniem m.in. numerów inwentarzowych, miejsc użytkowania oraz numeru i daty dowodu, na podstawie którego dany składnik wprowadzono do ewidencji wynika z zarządzenia poprzedniego dyrektora Nr 5/2010 z dnia 28 maja 2010 r. w sprawie sposobu i trybu gospodarowania składnikami rzeczowymi majątku ruchomego placówki – str. 64-68 oraz 71 protokołu kontroli.

Analiza regulacji wewnętrznych obowiązujących w jednostce wykazała, że jako element zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe wymieniono wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz). Zgodnie z art. 19 ust. 1 ustawy o rachunkowości wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz) sporządzają jednostki, które uprzednio nie prowadziły ksiąg rachunkowych w sposób określony ustawą. W pozostałych jednostkach rolę inwentarza spełnia zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych, sporządzane na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych – str. 12 protokołu kontroli. 

W wyniku kontroli regulacji wewnętrznych stwierdzono też, że obowiązująca instrukcja obiegu dokumentów finansowo-księgowych przyjęta zarządzeniem Nr 2/2011 z dnia 9 czerwca 2011 r. nie została dostosowana do aktualnie przyjętych w szkole form rozliczeń pieniężnych (brak kasy), a ponadto posługuje się dla określenia wartości operacji nieobowiązującą jednostką ECU – str. 22-23 protokołu kontroli. Podobnie zapisy § 18 rozdziału VIII regulamin wynagradzania przyjętego zarządzeniem Nr 6/2008/2009 z dnia 9 czerwca 2009 r. wskazują na dokonywanie wypłaty wynagrodzeń w kasie jednostki, która faktycznie nie istnieje – str. 50 protokołu kontroli.

Regulacje odnoszące się do zasad gospodarowania składnikami majątkowymi, rozproszone w treści trzech zarządzeń wewnętrznych, nie zawierały jednolitych zapisów. Według załącznika nr 1 do polityki rachunkowości, przyjętej zarządzeniem poprzedniego dyrektora z dnia 9 czerwca 2011 r., rzeczowe składniki majątkowe, pomoce naukowe, wartości niematerialne i prawne o okresie użytkowania dłuższym niż rok lecz o wartości nie jednostkowej nieprzekraczającej 200 zł odpisuje się w koszty pod datą przekazania do użytkowania, a ewidencja tych składników prowadzona jest pozaksięgowo przez kierownika gospodarczego. Z kolei w załączniku nr 2 do polityki rachunkowości wskazano, że wartości niematerialne i prawne oraz pozostałe środki trwałe o wartości niższej niż określona w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych umarzane są w całości w miesiącu ich przyjęcia do używania; dla wartości niematerialnych i prawnych prowadzona jest ewidencja pozaksięgowa, zaś dla pozostałych środków trwałych prowadzona jest ewidencja ilościowo-wartościowa (księgi inwentarzowe). Ponadto wskazano, że ewidencja wartości niematerialnych i prawnych prowadzona jest na kontach syntetycznych 020 i 021 „Pozostałe wartości niematerialne i prawne”. W zarządzeniu Nr 5/2010 z dnia 28 maja 2010 r. postanowiono natomiast, że wyposażenie stanowią niskocenne składniki majątku o okresie użytkowania dłuższym niż rok, których wartość jednostkowa jest niższa bądź równa 3.500 zł; prowadzi się dla nich ewidencję ilościową. Kontrola wykazała, że faktycznie na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe” w 2013 r. ujęto wszystkie składniki majątku o wartości nieprzekraczającej 3.500 zł (minimalna wartość składnika – 5 zł). Analiza okazanych ksiąg inwentarzowych wykazała, że faktycznie prowadzona jest ewidencja ilościowo-wartościowa obejmująca składniki majątku o wartości od 0,01 zł. Dla wartości niematerialnych i prawnych prowadzono jedno konto 020 „Wartości niematerialne i prawne”, na którym, jak wyjaśnił główny księgowy ujmowano wszystkie zakupione programy komputerowe i programy dydaktyczne bez względu na ich wartość – str. 63-67 protokołu kontroli.

Analiza prawidłowości ustalania należności Szkoły wykazała obciążenie najemcy –Białostockiej Akademii Siatkówki – w niepełnej wysokości w świetle postanowień umowy najmu zawartej w dniu 18 stycznia 2013 r., według której czynsz miał wynosić 2.100 zł. Fakturę wystawiono na kwotę 1.125 zł, gdyż, jak wynika z wyjaśnienia złożonego przez kierownika gospodarczego, po zakończeniu wynajmu okazało się, że nie dysponują oni środkami mogącymi pokryć całość kwoty wynikającej z umowy najmu. Dyrekcja BAS poprosiła, aby pozostałą kwotą 975 zł obciążyć Podlaską Federację Sportu z którymi uzgodnili wydatek. Nie stwierdzono pisemnych ustaleń w tym zakresie. Faktura obciążająca PFS na kwotę 975 zł została okazana – str. 62 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli prawidłowości pobierania i rozliczania opłat za obiady oraz prowadzenia ewidencji materiałów stwierdzono liczne nieprawidłowości, w tym o charakterze organizacyjnym (opisane na str. 23-29 protokołu kontroli), polegające na:

a) nieodprowadzaniu gotówki przez intendenta w terminie ustalonym przez poprzedniego dyrektora J. Zielińskiego w wykazie comiesięcznych obowiązków intendenta z dnia 06 października 2010 r., tj. co najmniej raz w tygodniu. W przyjętym do kontroli miesiącu czerwcu 2013 r. starszy intendent dokonał jednorazowej wpłaty do banku pobranej gotówki;

b) wstawianiu przez intendenta w kwitariuszach przychodowych służących do pobierania gotówki kwot ujemnych (łącznie w 2013 r. 66,30 zł), co – jak wynika ze złożonych przez intendenta wyjaśnień – dotyczyło sytuacji wypłacania gotówki do ręki uczniom lub rodzicom; brak potwierdzeń odbioru gotówki oraz zaewidencjonowania rozchodu gotówkowego uniemożliwia potwierdzenie, czy rozchód został faktycznie dokonany osobom uprawionym;

c) braku, wbrew postanowieniom § 22 regulaminu organizacyjnego, uzgadniania przez intendenta stanu materiałów wynikającego z kartotek materiałowych z ewidencją księgową w okresach półrocznych;

d) nieprzedstawianiu, wbrew postanowieniom § 22 regulaminu organizacyjnego, sporządzanych przez intendenta raportów żywnościowych do podpisu Panu Dyrektorowi;

e) przekazywaniu faktur zakupu artykułów żywnościowych przez intendenta do księgowości w terminach uniemożliwiających ich terminowe opłacenie;

f) braku uregulowań wewnętrznych w zakresie zasad sporządzania i obiegu dokumentów stanowiących podstawę ujęcia rozchodu materiałów na koncie 310 „Materiały”, takich jak: dzienne raporty żywnościowe, zestawienie miesięczne artykułów żywnościowych, miesięczne zestawienie raportów żywnościowych;

g) zaniechaniu dokonywania przez głównego księgowego kontroli polegającej na porównaniu kwot pobranych na kwitariusze przychodowe przez intendenta z wpłatami do banku oraz porównaniu kwot zakupu wynikającego z ewidencji intendenta z ewidencją księgową. Kontrola wykazała, że wpłaty pobrane na kwitariusze przychodowe przez intendenta w czerwcu 2013 r. były o 72,20 zł niższe od faktycznej wpłaty dokonanej przez intendenta na rachunek bankowy szkoły. W złożonym wyjaśnieniu intendent wskazuje, że otrzymaną od rodzica gotówkę w drodze do banku zapomniałam umieścić w kwitariuszu przychodowym, co świadczy o niebieżącym wypełnianiu kwitariuszy przychodowych i niewydaniu potwierdzenia otrzymania gotówki osobie uprawnionej. Ponadto kontrola wykazała, że na koniec maja i czerwca 2013 r. stan zakupu artykułów żywnościowych wynikający z ewidencji  analitycznej prowadzonej przez intendenta różnił się od stanu na koncie 310 o kwotę 172,84 zł (w maju był mniejszy o tę kwotę, a w czerwcu większy). Różnica w stanie materiałów wynikała z przyjęcia przez intendenta towaru w miesiącu przed otrzymaniem faktury, mimo że na fakturze intendent potwierdził przyjęcie towaru z datą 8 czerwca 2013 r.;

h) zamieszczaniu w raportach żywnościowych i zestawieniach tych raportów w układzie miesięcznym danych o ilości posiłków rozbieżnych z danymi wynikającymi z kwitariuszy przychodowych, co ustalono w trakcie kontroli na przykładzie czerwca 2013 r. w zakresie posiłków dla nauczycieli. Intendent w wyjaśnieniu wskazał, że omyłkowo zostały rozliczone ilości wydawanych posiłków nauczycieli z ilością wydawanych posiłków dzieci w raportach dziennych;

i) nieprecyzyjnym określeniu w regulacjach wewnętrznych, jakie składniki podlegają ewidencjonowaniu na koncie 310 oraz do jakich materiałów ma zastosowanie ustalona w instrukcji obiegu dokumentów finansowo-księgowych metoda ewidencji ilościowo-wartościowej – str. 68-69 protokołu kontroli.

W zakresie gospodarki pieniężnej stwierdzono, że pracownicy pobierający gotówkę z rachunku bankowego szkoły (kierownik gospodarczy) oraz z tytułu odpłatności za obiady (starszy intendent) nie złożyli oświadczeń o odpowiedzialności materialnej za pozostające w ich dyspozycji środki. Odebranie takich oświadczeń należy uznać za właściwe z punktu widzenia ochrony zasobów jednostki – str. 23 i 30 protokołu kontroli.

W ramach kontroli tego zagadnienia ustalono też, że pobierania wpłat za duplikaty legitymacji i świadectw dokonuje główny księgowy, co nie wynika z zakresu czynności. Wykonywanie obowiązków w zakresie pobierania gotówki i prowadzenia ewidencji księgowej przez tę samą osobę uniemożliwia prawidłowe funkcjonowanie mechanizmów kontroli zarządczej w świetle standardów ogłoszonych przez Ministra Finansów.

W zakresie gospodarki drukami ścisłego zarachowania stwierdzono, że obowiązujące regulacje wewnętrzne nie zostały dostosowane do aktualnych potrzeb jednostki, ponieważ nie zawierają postanowień odnoszących się do traktowanych jako druki ścisłego zarachowania legitymacji i świadectw szkolnych, kart rowerowych, kwitariuszy przychodowych oraz kwitariuszy Pu K-103 – str. 31-32 protokołu kontroli.

Kontrola sprawozdawczości budżetowej wykazała, że wobec nieprowadzenia ewidencji dochodów według podziałek klasyfikacji budżetowej do konta 130-1, dane do sprawozdania Rb-27S pochodziły z konta 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych” prowadzonego z uwzględnieniem podziałek klasyfikacji budżetowej, które to dane – jak wynika z wyjaśnienia – główny księgowy „uzgadniał” z dochodów wykonanymi ujętymi na koncie 130-1. Zgodnie z § 3 ust. 2 załącznika nr 39 do obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103) dochody wykonane należało wykazywać na podstawie danych księgowości analitycznej dochodów budżetowych do rachunku bieżącego – subkonto dochodów. Obecnie obowiązek ujmowania w sprawozdaniu danych pochodzących z ewidencji analitycznej dochodów prowadzonej do konta rachunku bieżącego reguluje § 3 ust. 2 załącznika nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2014 r. poz. 119) – str. 16 protokołu kontroli.

Analiza prawidłowości sporządzenia sprawozdania Rb-34S według stanu na koniec 2012 i 2013 r. wykazała, że sprawozdania zostały sporządzone w sposób niemający odzwierciedlenia w ewidencji księgowej oraz planie finansowym wyodrębnionego rachunku dochodów utworzonego na podstawie przepisów art. 223 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, ze zm.). Niezgodność danych przedstawionych w sprawozdaniu z ewidencją księgową wynikała z jednej strony z braku właściwej ewidencji analitycznej. Niektóre z kont analitycznych były prowadzone bez uwzględnienia podziałek klasyfikacji (np. konto służące do księgowania wpływów z Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej prowadzone w ramach konta 132 „Rachunek dochodów jednostek budżetowych”), a inne tylko z uwzględnieniem niektórych elementów (np. konto określone jako par. 0750 z pominięciem działu i rozdziału). Z drugiej strony niezgodność danych przedstawionych w sprawozdaniu z ewidencją księgową wynikała z wykazywania niektórych zrealizowanych dochodów i wydatków jako wykonanych w rozdziale 80101 „Szkoły podstawowe”, a nie w rozdziale 85154 „Przeciwdziałanie alkoholizmowi” wynikającym z prowadzonych ksiąg rachunkowych. Niezgodność danych wykazanych w sprawozdaniu Rb-34S z planem finansowym wynikała głównie z faktu wykazywania wszystkich planowanych dochodów i wydatków w rozdz. 80101 mimo, iż część dochodów i wydatków planowano w rozdz. 85154. Sposób sporządzania sprawozdań Rb-34S, jak wyjaśnił główny księgowy, przyjęty został pod wpływem stanowiska organu prowadzącego. Prezentacja danych w sprawozdaniu Rb-34S niezgodnie z ewidencją księgową i planem finansowym stanowiła naruszenie przepisów rozdziału 8 załącznika nr 39 do obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej, zastąpionych obecnie przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. W trakcie kontroli dokonano zmian w ewidencji analitycznej do konta 132 doprowadzając ją do zgodności z przepisami zawartymi w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości… oraz sporządzono korektę sprawozdania Rb-34S według stanu na koniec 2013 r. Szczegółowy opis rozbieżności między planem, ewidencją i sprawozdaniami zawarto na str. 17-22 protokołu kontroli.

Analiza terminowości regulowania zobowiązań wykazała przypadki nieterminowego opłacania faktur, przy czym w części przypadków faktury zostały przekazane do księgowości w czasie umożliwiającym terminowe ich opłacenie. Kosztów nie poniesiono. Zgodnie z art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, ze zm.) wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań – str. 33 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości pobierania dochodów z najmu hali sportowej, wpływających na wyodrębniony rachunek, o którym mowa w art. 223 ustawy o finansach publicznych, wykazała szereg nieprawidłowości opisanych na str. 33-39 oraz 60-62 protokołu kontroli. Podstawę do obciążania najemców za czas korzystania z hali sportowej stanowiły umowy oraz prowadzony odręcznie przez woźnych szkoły „zeszyt wejść”, który jak wykazały ustalenia kontroli:

a) nie zapewniał sprawdzalności wejść względem należności naliczonych i ujętych w fakturach, ponieważ faktury wystawiano w wysokości niższej bądź wyższej niż iloczyn ilości godzin wynikający z „zeszytu” i ustalonej stawki,

b) obejmował przypadki wpisywania osób w ogóle nie obciążanych za wejścia oraz przypadki obciążenia podmiotów, które nie były wpisywane do zeszytu wejść; w złożonym wyjaśnieniu wskazał Pan, że wejścia nieobciążone należnością dotyczą korzystania z hali przez Młodzieżowe Towarzystwo Sportowe, w którym uczestniczą uczniowie szkoły, a także korzystania z hali przez osoby, z którymi zawarto umowy o nieodpłatnym charakterze najmu. Z kolei w zakresie obciążenia podmiotu nieujętego w „zeszycie wejść” wskazał Pan, że fakturę wystawia się na podstawie ustnego raportu osoby prowadzącej zajęcia,

c) uniemożliwiał jednoznaczną identyfikację wchodzących poprzez oznaczenie podmiotów sformułowaniami takimi jak: przedszkole, radni, boks oraz brak podpisów wchodzących potwierdzających korzystanie z pomieszczeń w danym dniu i o wskazanej godzinie.

Ponadto stwierdzono, że zapisy umów zawieranych z najemcami były niejednoznacznie sformułowane w odniesieniu do terminów i sposobów płatności (wskazywały po dwa rozbieżne terminy i sposoby płatności), rodzaju najmu (odpłatny i nieodpłatny) oraz zasad powiadamiania wynajmującego z cotygodniowym wyprzedzeniem o nieobecności na treningu skutkującej zaniechaniem naliczenia opłaty. Wyjaśniono, że powiadomień dokonywano w drodze telefonicznej, co uniemożliwia stwierdzenie prawidłowości naliczenia czynszu w objętym kontrolą miesiącu grudniu 2013 r., ponieważ najemcy nie korzystali z hali sportowej we wszystkie dni tygodnia określone umową, przypadające w tym miesiącu. Ponadto zapisy umów  nie zawierały postanowień o okresach wyłączonych z możliwości korzystania z hali sportowej. Kontrola wykazała, że hala była udostępniania w dni nauki szkolnej.

Analiza prawidłowości sporządzenia projektu planu finansowego i planu finansowego szkoły, zawarta na str. 39-42 protokołu kontroli, wykazała, że kontrolowana jednostka nie sporządziła projektu planu oraz planu finansowego na 2013 rok. Naruszono tym samym przepisy art. 248 ust. 2 i art. 249 ust. 2 ustawy o finansach publicznych oraz § 5 ust. 3 i § 8 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (Dz. U. Nr 241, poz. 1616 ze zm.). Ustalono, że Burmistrz Zambrowa przekazywał szkole dane niezbędne do sporządzenia zarówno projektu planu finansowego jak i planu finansowego.

Zgodnie z przywołanymi przepisami kierownik jednostki jest zobowiązany do sporządzenia projektu planu finansowego szkoły, zapewniającego zgodność kwot dochodów i wydatków z projektem uchwały budżetowej, oraz przekazania go Burmistrzowi w terminie 30 dni od dnia otrzymania informacji, nie później jednak niż do dnia 22 grudnia 2012 r. Niesporządzenie planu finansowego szkoły na podstawie informacji o kwotach dochodów i wydatków budżetowych, przyjętych w uchwale budżetowej, narusza § 8 ust. 5 rozporządzenia i art. 249 ust. 2 ustawy. Kontrola wykazała, że faktycznie dokument będący planem finansowym szkoły był sporządzany dopiero w sytuacji zmian w planie wynikających z zarządzeń Burmistrza i uchwał Rady Miasta Zambrów.

Niesporządzenie projektu planu finansowego szkoły skutkowało niewypełnieniem przez radę pedagogiczną obowiązku, o którym mowa w art. art. 41 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.). Kontrola wykazała, że rada pedagogiczna szkoły co roku opiniuje otrzymany z Urzędu Miasta Zambrów wydruk projektu planu finansowego (tabele) podpisany przez Burmistrza, otrzymany przez szkołę wraz z informacją o podjęciu zarządzenia w sprawie projektu budżetu na dany rok – str. 40-41 protokołu kontroli.

Ponadto kontrola wykazała, że zmiany planu finansowego szkoły wynikające z zarządzeń Burmistrza lub uchwał Rady Miasta wprowadzano na konto pozabilansowe 980 „Plan finansowy wydatków budżetowych” w dacie podjęcia zmian przez organy gminy, mimo że pisma w sprawie zmian wpływały do szkoły znacznie później, np. zmiany przyjęte w dniach 30-31 grudnia 2013 r. zostały przekazane szkole pismem z dnia 7 stycznia 2014 r. Zgodnie z § 12 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2010 r. zarząd jednostki samorządu terytorialnego zawiadamia samorządowe jednostki budżetowe o dokonanych zmianach planów dochodów i wydatków wprowadzanych w toku wykonywania budżetu, a otrzymane przez jednostkę zawiadomienia stanowią podstawę dokonania zmian w planach finansowych samorządowych jednostek budżetowych – str. 42 protokołu kontroli.

Stwierdzono również uchybienie zasadom sporządzania projektu planu finansowego dochodów i wydatków realizowanych za pośrednictwem wyodrębnionego rachunku dochodów, o którym mowa w art. 223 ust. 1 ustawy o finansach publicznych. Zgodnie z postanowieniami § 4 uchwały Nr 220/XLVI/10 Rady Miasta Zambrów z dnia 28 września 2010 r. w sprawie określenia jednostek budżetowych gromadzących dochody na wydzielonym rachunku bankowym, źródeł tych dochodów i ich przeznaczania… projekty planów wydzielonego rachunku sporządzają kierownicy jednostek łącznie z projektami planów finansowych i przekazują Burmistrzowi Miasta w terminie umożlwiającym ich ujęcie w załączniku do uchwały budżetowej. Okazane w trakcie kontroli „projekty” planu wyodrębnionego rachunku zostały sporządzone przed projektem budżetu, tj. w dniu 10 października 2013 r. – str. 42 protokołu kontroli.

W zakresie wydatków budżetowych kontrola wykazała przekroczenie limitu wydatków w łącznej kwocie 27.522,43 zł, w tym:

- w par. 4010 „Wynagrodzenia osobowe pracowników” w rozdziale 80101 w kwocie 2.700 zł w lipcu 2013 r. (zmianę planu tworzącą limit na poniesienie wydatków w tej kwocie przyjęto zarządzeniem Burmistrza Nr 0050.91.2012 z dnia 30 października 2013 r.),

- w par. 4220 „Zakup środków żywności” w rozdziale 80148 w kwocie 10.768,99 zł w dniach od 3 do 24 grudnia 2013 r. (zmiany planu tworzące limit na poniesienie wydatków w tej kwocie przyjęto uchwałą Rady Miasta Nr 176/XXXIV/13 z dnia 30 grudnia 2013 r. oraz zarządzeniem Burmistrza Nr 0050.112.2013 z dnia 31 grudnia 2013 r.),

- w par. 3260 „Inne formy pomocy dla uczniów” w rozdziale 85415 „Pomoc materialna dla uczniów” w kwocie 14.053,44 zł w dniu 7 października 2013 r. (zmianę planu tworzącą limit na poniesienie wydatków w tej kwocie przyjęto zarządzeniem Burmistrza Nr 0050.91.2012 z dnia 30 października 2013 r.).

Środki finansowe służące realizacji wymienionych wydatków wpłynęły na rachunek bankowy szkoły w terminach umożliwiających ich terminowe opłacenie, natomiast zmiany planu przyjęto znacznie później. W złożonym wyjaśnieniu wskazał Pan, że wydatki na artykuły żywnościowe zostały zaplanowane na zbyt niskim poziomie w stosunku do znacznego zwiększenia liczby uczniów korzystających z posiłków od września 2013 r., a w zakresie zwiększenia planu uzyskał Pan zapewnienie ustne. W odniesieniu do wydatków na wyprawkę szkolną wskazał Pan, iż wstrzymywanie wypłat aż do decyzji Rady przy fakcie posiadania środków finansowych ściśle przeznaczonych na ten cel byłoby moim zdaniem niezgodne z zasadami życia społecznego – str. 43-44 protokołu kontroli.

Zasada dokonywania wydatków w granicach limitów określonych w planie finansowym wynika z przepisów art. 44 ust. 1 pkt 3, art. 52 ust. 1 pkt 2 i art. 254 pkt 3 ustawy o finansach publicznych.

W zakresie dochodów budżetowych pobieranych przez szkołę stwierdzono, że dochody z opłat za duplikaty legitymacji i świadectw oraz z tytułu 0,3% prowizji od terminowych przelewów podatku dochodowego ewidencjonowano w par. 0750 „Dochody z najmu i dzierżawy…” wbrew przepisom rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207 ze zm.) – str. 44-45 protokołu kontroli.

Kontrola dochodów z najmu lokali mieszkalnych wykazała, że najemcom dwóch lokali znajdujących się w budynku szkoły ustalone zostały stawki za centralne ogrzewanie i wywóz nieczystości stałych w wysokościach odmiennych od stawek obciążających szkołę. Lokale mieszkalne nie posiadają wydzielonej instalacji centralnego ogrzewania, nie mają również odrębnie ustalonej opłaty za wywóz nieczystości stałych, stąd też wszystkie koszty eksploatacyjne ponosi pierwotnie szkoła. Ustalono również, że nie dokonywano rozliczenia wniesionych przez najemców opłat na poczet kosztów eksploatacyjnych dotyczących lokali, co w świetle art. 9 ust. 2  ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i zmianie Kodeksu Cywilnego (Dz. U. z 2014 r. poz. 150) uniemożliwia potwierdzenie czy szkoła pobiera wystarczające środki na pokrycie faktycznie poniesionych przez nią kosztów. Zgodnie z przywołanym przepisem opłaty niezależne do właściciela powinny być ustalone w takiej wysokości, jaka jest niezbędna do pokrycia przez właściciela kosztów dostarczenia do lokalu używanego przez lokatora energii, gazu, wody, odbioru ścieków, odpadów i nieczystości ciekłych – str. 45-47 protokołu kontroli.

Badając prawidłowość pobierania dochodów z tytułu wpłat za żywienie w stołówce szkolnej w 2013 r. stwierdzono, że dochody z tego tytułu wyniosły 170.744,90 zł (par. 083 „Wpływy z usług”), zaś wydatki na zakup artykułów żywnościowych ukształtowały się na poziomie 136.024,99 zł (par. 4220 „Zakup środków żywności”) – różnica 34.719,71 zł.  Stwierdzono, że stosowane stawki za pełny obiad, zarówno dla ucznia, jak i pracownika szkoły, ustalone zarządzeniem poprzedniego dyrektora z dnia 31 grudnia 2008 r., uwzględniały „koszty eksploatacji” w wysokości 1,50 zł (0,50 zł za zupę i 1 zł za drugie danie). Do drugiego dania sprzedawanego pracownikom szkoły doliczano także składnik nazwany „wynagrodzenia z pochodnymi” (0,50 zł za zupę, 1 zł za drugie danie i także 1 zł przy wykupieniu obu dań).

Obciążanie uczniów kosztami eksploatacyjnymi narusza postanowienia art. 67a ust. 4 ustawy o systemie oświaty. Zgodnie z tym przepisem opłaty uczniów za korzystanie z posiłków powinny być kalkulowane na poziomie zapewniającym wyłącznie pokrycie kosztów zakupu artykułów żywnościowych, tzw. wsadu do kotła. Do opłaty pobieranej za posiłek ucznia nie wlicza się pozostałych kosztów przygotowania posiłku, czyli wynagrodzeń pracowników stołówki i składek od nich naliczanych oraz kosztów utrzymania stołówki. Na podstawie przygotowanego zestawienia ilości posiłków wydanych uczniom i pracownikom szkoły stwierdzono, że wbrew przepisom ustawy o systemie oświaty pobrano od uczniów tytułem kosztów eksploatacyjnych kwotę 47.843 zł – str. 47-48 protokołu kontroli.

W zakresie wydatków na wynagrodzenia pracowników administracji i obsługi ustalono, że dwóm pracownikom zatrudnionym na stanowiskach sekretarza szkoły i kierownika gospodarczego ustalono i wypłacono dodatki funkcyjne w wysokości niezgodnej z regulaminem wynagradzania wprowadzonym przez poprzedniego dyrektora zarządzeniem z dnia 9 czerwca 2009 r. Łącznie kwota zaniżenia dodatku funkcyjnego wskazanym pracownikom wyniosła 1.727,70 zł od momentu przyznania dodatków przez poprzedniego dyrektora, tj. od dnia 1 stycznia 2011 r., do marca 2014 r. Ustalone dodatki funkcyjne były niższe od wartości minimalnej określonej regulaminem wynagradzania na poziomie 10%. W wysokości niezgodnej z regulaminem wynagradzania ustalono i wypłacono również wynagrodzenie zasadnicze dla kierownika gospodarczego i głównego księgowego. Łącznie wynagrodzenia zawyżono o 6.786 zł – w okresie od 1 stycznia 2011 r. do marca 2014 r. Zawyżenie wysokości wynagrodzenia zasadniczego wskazanym pracownikom wynikało z przekroczenia maksymalnych kwot określonych regulaminem wynagradzania – str. 49-54 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości danych przygotowanych przez Szkołę Podstawową Nr 4 na potrzeby analizy średnich wynagrodzeń nauczycieli i sporządzenia przez Burmistrza Zambrowa sprawozdania w tym zakresie (opis na str. 55-58 protokołu kontroli) przeprowadzona na próbie nauczycieli stażystów i mianowanych wykazała błędy w ustalaniu wynagrodzeń nauczycieli stażystów w okresie styczeń-sierpień 2013 r., co wynikało z:

a) ustalenia wynagrodzenia nauczycielowi stażyście zatrudnionemu w wymiarze 5/18 etatu od 2 września 2013 r. na zastępstwo w wysokości niezgodnej z przepisami rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 31 stycznia 2005 r. w sprawie wysokości minimalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli, ogólnych warunków przyznawania dodatków do wynagrodzenia zasadniczego oraz wynagradzania za pracę w dniu wolnym od pracy (Dz. U. Nr 22, poz. 181). Wynagrodzenie zasadnicze ustalono z uwzględnieniem stawki wynagrodzenia dla nauczyciela z tytułem zawodowym magistra bez przygotowania pedagogicznego (stawka niższa) mimo, że nauczyciel posiada tytuł zawodowy magistra z przygotowaniem pedagogicznym. W następstwie ustalenia wynagrodzenia zasadniczego w zaniżonej wysokości, przysługujący nauczycielowi dodatek za wysługę lat również zaniżono. W trakcie kontroli sporządzono aneks do umowy oraz dokonano wypłaty wyrównania w łącznej kwocie 363,53 zł (za okres wrzesień 2013 r. – styczeń 2014 r.),

b) ustalenia nauczycielowi, który w dniu 2 lipca 2013 r. uzyskał stopień nauczyciela kontraktowego, wynagrodzenia zasadniczego właściwego dla uzyskanego stopnia awansu zawodowego z dniem 1 sierpnia 2013 r., tj. niezgodnie z art. 39 ust. 1 Karty Nauczyciela. Zgodnie z przywołanym przepisem zmiana wysokości wynagrodzenia w czasie trwania stosunku pracy w związku z uzyskaniem kolejnego stopnia awansu zawodowego nauczyciela następuje z pierwszym dniem roku szkolnego następującego po roku szkolnym, w którym nauczyciel uzyskał wyższy stopień awansu, zatem powinna nastąpić od 1 września 2013 r. Zawyżone wynagrodzenie wyniosło 49 zł, zaś kwota zaniżonych wydatków poniesionych na wynagrodzenia nauczycieli stażystów w związku z bezpodstawnym pominięciem nauczyciela w sierpniu 2013 r. wyniosła 1.993 zł. Ustalenie nauczycielowi wynagrodzenia w zawyżonej wysokości skutkowało zawyżeniem przyznanego w dniu 28 sierpnia 2013 r., na podstawie art. 61 ust. 1 Karty Nauczyciela, zasiłku na zagospodarowanie. Zawyżenie zasiłku wyniosło 98 zł. Pominięcie nauczyciela w grupie stażystów w sierpniu 2013 r., wynikające z niezgodnego z ustawą wynagradzania go jako nauczyciela kontraktowego od sierpnia 2013 r., spowodowało zaniżenie etatów w grupie nauczycieli stażystów o 0,12.

W konsekwencji nieprawidłowego ustalenia wydatków i etatów w grupie stażystów doszło do zaniżenia sumy osobistej stawek wynagrodzenia zasadniczego stażystów w kwocie łącznej 203,67 zł, co z kolei miało bezpośredni wpływ na wysokość ustalonych jednorazowych dodatków uzupełniających. Należy również podkreślić, iż zaniżenie wydatków i etatów w grupie stażystów stanowiło jednocześnie zawyżenie tych samych danych w grupie nauczycieli kontraktowych.

Uwzględniając opisane w protokole kontroli nieprawidłowości w ustalaniu wynagrodzeń kontrolujący przeliczył dane wykazane w sprawozdaniu sporządzonym przez Burmistrza w dniu 27 stycznia 2014 r. w zakresie nauczycieli stażystów stwierdzając, że w przypadku ustalania w 2013 r. wynagrodzeń i stopni awansu zawodowego zgodnie z ustawą:

- wydatki na wynagrodzenia nauczycieli stażystów wykazane w sprawozdaniu byłyby wyższe o 2.275,68 zł,

- etaty stażystów w okresie styczeń-sierpień 2013 r. byłyby wyższe o 0,12, zaś wysokość sumy iloczynów w kol. 8 sprawozdania byłaby wyższa o 2.608,88 zł,

- kwota ujemnej różnicy wykazana w kol. 10 sprawozdania byłaby wyższa o 333,20 zł niż wykazana w sprawozdaniu, a w konsekwencji o tę kwotę powinna być wyższa wysokość dodatków wypłaconych w 2014 r. wszystkim nauczycielom stażystom zatrudnionym w szkołach prowadzonych przez miasto Zambrów.

Kontrola gospodarowania składnikami majątku, przeprowadzona poprzez porównanie składników majątku przekazanych szkole decyzją ustanawiającą trwały zarząd z danymi zawartymi w księgach rachunkowych, wykazała istnienie rozbieżności. Stwierdzono, że w ewidencji środków trwałych nie ujęto działki gruntu o pow. 0,0519 ha (nr 593/2) przekazanej decyzją Burmistrza z dnia 28 marca 2002 r. Ustalono również, że w ewidencji nie ujęto wszystkich składników przekazanych decyzją Zarządu Miasta Zambrów z dnia 9 maja 2000 r. Wskazaną decyzją przekazano szkole nieruchomość zabudowaną nr 554 o pow. 1,3408 ha, w skład której wchodziły dwa budynki. W ewidencji wpisany jest jeden budynek, ogrodzenie z siatki metalowej (w księdze ogrodzenie wpisane jest w 3 różnych pozycjach) oraz nawierzchnia asfaltowa (w księdze jest wpis nawierzchni i chodnika). Jak wyjaśnił główny księgowy Nie przedłożono mi do wglądu wymienionych decyzji – str. 67 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości przeprowadzenia inwentaryzacji, dokonana na podstawie dokumentacji inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej z 2013 r., wykazała, że inwentaryzację udokumentowano na dwóch arkuszach spisowych sporządzonych w formie elektronicznej (nazwa, cena jedn., ilość, wartość, stan) z odręcznymi podpisami członków komisji oraz odchodzącego dyrektora i Pana Dyrektora, jako obejmującego stanowisko. Arkusze nie posiadały numerów identyfikujących. W regulacjach wewnętrznych nie zawarto żadnych postanowień w zakresie sporządzania arkuszy spisowych. Ustalono, że jeden arkusz dotyczył środków trwałych – ilość pozycji 49, ujmujących składniki z  opisem, ilością i wartością w brzmieniu identycznym jak w książce inwentarzowej środków trwałych, zaś drugi arkusz dotyczył pozostałych środków trwałych – ilość pozycji 1.366, sporządzony w układzie ciągłym ksiąg inwentarzowych okazanych w trakcie kontroli (ujmował kolejno wszystkie pozycje z 7 ksiąg pozostałych środków trwałych z ich dokładną nazwą, ilością, wartością i stanem). Arkusze nie zawierały numerów inwentarzowych poszczególnych środków trwałych ani danych o pomieszczeniach, w których dane środki trwałe się znajdowały, co wyraźnie wskazuje, że faktycznie dokonano „przepisania” danych zawartych w książkach inwentarzowych na druki arkuszy spisu z natury. Przyjęty sposób sporządzania arkuszy utrudnia identyfikację składników majątkowych, a przez to ich należytą ochronę. W złożonym wyjaśnieniu przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej wskazał, że Jest to inwentaryzacja dokonana z natury. Komisja spisowa sprawdzała zgodność posiadanych środków w oparciu o kopię ksiąg inwentarzowych (poprzez odznaczanie składników majątku). Ponadto przewodniczący komisji, odpowiedzialny za zadania w zakresie inwentaryzowania i znakowania sprzętu szkolnego, prowadzenia ksiąg inwentarzowych i materiałowych oraz organizację inwentaryzacji rocznej, wyjaśnił, że jestem zorientowany gdzie dany składnik się znajduje. Wskazane (…) braki (nr inwentarzowy i miejsce gdzie dany składnik się znajduje) uzupełnię – str. 70-71 protokołu kontroli.

Stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej jednostek budżetowych i zamówień publicznych oraz nieprawidłowego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Panu Dyrektorze, jako kierowniku jednostki, zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, ze zm.).

Do 31 sierpnia 2013 r. dyrektorem Szkoły Podstawowej Nr 4 w Zambrowie był Janusz Zieliński.

Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, stosownie do ustalonego zakresu czynności, należy do głównego księgowego. Prawa i obowiązki głównych księgowych określa art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. W zakresie obowiązujących w jednostce procedur kontroli zarządczej i ich przestrzegania:

a) pisemne ustanowienie zastępstw na czas nieobecności pracowników wykonujących czynności z zakresu gospodarki finansowej,

b) rozważenie zasadności dalszego utrzymywania procedury samooceny, mając na uwadze, że nie jest ona bezwzględnie wymagana standardem Nr 20 zawartym w komunikacie Ministra Finansów w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, a w kontrolowanej jednostce jej stosowanie prowadzi do nieprawdziwego obrazu stanu kontroli zarządczej,

c) zobowiązanie odpowiedzialnych pracowników do wskazywania na dowodach księgowych zgodnej z rzeczywistością daty dokonania kontroli dowodów,

d) uaktualnienie procedur wewnętrznych dotyczących gospodarki pieniężnej poprzez usunięcie postanowień odnoszących się do kasy jednostki, a także do jednostki ECU,

e) uregulowanie zasad sporządzania i obiegu dokumentów stanowiących podstawę ujęcia rozchodu materiałów na koncie 310, tj. dziennych raportów żywnościowych, zestawień miesięcznych artykułów żywnościowych, miesięcznych zestawień raportów żywnościowych,

f) odebranie od pracowników dysponujących gotówką jednostki deklaracji odpowiedzialności materialnej za środki pozostające w ich dyspozycji,

g) przypisanie pracownikowi innemu niż główny księgowy obowiązków dotyczących pobierania wpłat gotówkowych z tytułów wskazanych w części opisowej wystąpienia, mając na uwadze zapewnienie właściwego funkcjonowania mechanizmów kontrolnych,

h) wprowadzenie dostosowanych do faktycznych potrzeb jednostki regulacji wewnętrznych dotyczących druków ścisłego zarachowania.

2. Zmodyfikowanie przepisów wewnętrznych składających się na dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości, poprzez:

a) usunięcie postanowień przewidujących prowadzenie wykazu składników aktywów i pasywów (inwentarza) jako elementu ksiąg rachunkowych,

b) ujednolicenie postanowień odnoszących się do zasad ewidencjonowania pozostałych środków trwałych, mając na uwadze wykazane w części opisowej wystąpienia rozbieżności między poszczególnymi regulacjami obowiązującymi w jednostce i faktycznie stosowaną praktykę,

c) precyzyjne określenie w regulacjach wewnętrznych do jakich materiałów ma zastosowanie ustalona w instrukcji obiegu dokumentów finansowo-księgowych metoda ewidencji ilościowo-wartościowej.

3. Zobowiązanie głównego księgowego do wyeliminowania nieprawidłowości w prowadzeniu ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) opatrywanie zapisów księgowych datą zapisu,

b) ujmowanie w księgach dowodów księgowych zawierających wszystkie elementy wymagane przepisami wewnętrznymi,

c) zapewnienie automatycznego przenoszenia sald na przełomie poszczególnych lat,

d) prowadzenie ewidencji analitycznej do kont 130-1 i 221 według podziałek klasyfikacji budżetowej, mając na uwadze zasady sporządzania sprawozdania Rb-27S,

e) ewidencjonowanie przychodów z tytułu odsetek na koncie 750,

f) ujmowanie na koncie 234 równowartości środków pobranych przez pracowników z rachunku bieżącego na wydatki,

g) ujmowanie w księgach należności z tytułu odsetek od nieterminowo regulowanych należności jednostki,

h) uzupełnienie ewidencji analitycznej środków trwałych i pozostałych środków trwałych o elementy wskazane w części opisowej wystąpienia,

i) stosowanie konta 021, o którym mowa w przepisach wewnętrznych jednostki; ewentualnie dokonanie zmiany w przyjętych zasadach rachunkowości, polegających na jego usunięciu,

j) dokonywanie zapisów na koncie pozabilansowym 980 w dacie zmiany planu finansowego przez kierownika jednostki, a nie w dacie podjęcia przez organy gminy decyzji, na podstawie których wprowadzane są następnie zmiany planu.

4. Wzmożenie nadzoru nad pracą intendenta, której zakres regulują m.in. procedury wewnętrzne jednostki. W tym celu:

a) egzekwowanie obowiązku dokonywania przez intendenta wpłat pobranej gotówki w ustalonym terminie,

b) zobowiązanie intendenta do zaniechania wypełniania kwitariuszy przychodowych kwotami ujemnymi; zapewnienie dokonywania wypłat gotówki z pobranych na ten cel środków, po udokumentowaniu właściwym dowodem rozchodowym opatrzonym podpisem odbierającego gotówkę,

c) zapewnienie przestrzegania obowiązku uzgadniania przez intendenta stanu materiałów wynikającego z kartotek materiałowych z ewidencją księgową w okresach półrocznych,

d) egzekwowanie przedstawiania Panu Dyrektorowi do podpisu sporządzanych przez intendenta raportów żywnościowych,

e) zobowiązanie intendenta do przekazywania faktur zakupu artykułów żywnościowych do księgowości w terminach uniemożliwiających ich terminowe opłacenie,

f) zobowiązanie głównego księgowego do prowadzenia kontroli rozliczeń dokonywanych przez inkasenta, w szczególności zgodności dowodów wpłat pobranych przez inkasenta z kwotą środków odprowadzonych do banku,

g) zapewnienie kontroli zgodności danych o ilości posiłków zamieszczanych w raportach żywnościowych i zestawieniach tych raportów z danymi wynikającymi z kwitariuszy przychodowych.

5. Sporządzanie sprawozdań Rb-34S zgodnie z danymi założonej w trakcie kontroli ewidencji analitycznej oraz planu finansowego.

6. Zapewnienie terminowego regulowania zobowiązań.

7. Zapewnienie prowadzenia rzetelnej ewidencji wejść na halę sportową, umożliwiającej ustalanie na jej podstawie kompletności należności przypadających jednostce i ich wysokości, w szczególności w oparciu o dokonane w ewidencji potwierdzenia przez korzystających z hali. Wprowadzenie pisemnych procedur określających zasady prowadzenia ewidencji i jej związku z przypadającymi jednostce należnościami.

8. Zawieranie w umowach z najemcami hali sportowej postanowień umożliwiających stwierdzenie wysokości opłaty oraz terminu i sposobu jej uregulowania.

9. Sporządzanie projektów planów finansowych i planów finansowych jednostki w trybie i terminach określonych przepisami podanymi w części opisowej wystąpienia.

10. Przedkładanie Radzie Pedagogicznej sporządzonego przez Pana Dyrektora projektu planu finansowego w rozumieniu przepisów art. 248 ustawy o finansach publicznych.

11. Sporządzanie projektu planu finansowego wyodrębnionego rachunku dochodów i wydatków nimi finansowanych w trybie określonym uchwałą Rady Miasta Zambrów.

12. Dokonywanie wydatków budżetowych wyłącznie w granicach limitów określonych w planie finansowym aktualnym na dzień poniesienia wydatku.

13. Zapewnienie prawidłowego klasyfikowania dochodów z opłat za duplikaty legitymacji i świadectw oraz z tytułu prowizji od terminowych przelewów podatku dochodowego.

14. Obciążanie najemców lokali mieszkalnych opłatami niezależnymi od właściciela w wysokości odpowiadającej kosztom poniesionym przez szkołę. W tym celu m.in. traktowanie wpłat za centralne ogrzewanie jako zaliczek podlegających rozliczeniu z faktycznymi kosztami ogrzewania lokali.

15. Niezwłoczne zaprzestanie pobierania od uczniów opłat za obiady zawierających kwotę doliczoną tytułem „kosztów eksploatacyjnych”. Wprowadzenie – w porozumieniu z Burmistrzem Zambrowa – stawek opłat dla uczniów w wysokości służącej sfinansowaniu wyłącznie zakupu artykułów żywnościowych zużywanych do przygotowania posiłków.

16. Wyeliminowanie rozbieżności między dodatkami funkcyjnymi i kwotami wynagrodzenia zasadniczego pracowników wskazanych w części opisowej wystąpienia a postanowieniami regulaminu wynagradzania. W tym celu dokonanie stosownych zmian w angażach lub wprowadzenie stosownych zmian w regulaminie.

17. Dołożenie należytej staranności przy ustalaniu wynagrodzeń nauczycieli, mając na uwadze nieprawidłowości stwierdzone w zakresie wynagrodzeń nauczycieli stażystów przedstawione w części opisowej wystąpienia.

18. Podjęcie – w porozumieniu ze Skarbnikiem Miasta – działań zmierzających do ujęcia w księgach SP Nr 4 wszystkich nieruchomości przekazanych szkole w trwały zarząd, jak to wynika z § 2 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości…, mając jednocześnie na uwadze, że w księgach szkoły nieruchomości powinny być ujęte w wartości księgowej (wynikającej z ewidencji Urzędu Miasta), a nie w wartości wynikającej z decyzji o ustanowieniu trwałego zarządu.

19. Dokumentowanie inwentaryzacji w sposób umożliwiający jednoznaczne potwierdzenie faktycznego przeprowadzenia czynności spisowych oraz pełną identyfikację spisywanych składników. Opracowanie i wdrożenie procedur regulujących precyzyjnie zasady przeprowadzania i dokumentowania inwentaryzacji.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Burmistrz Zambrowa