Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Białowieskim Ośrodku Kultury w Białowieży

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 05 marca 2014 roku (znak: RIO.I.6002-3/14), o treści jak niżej:

Pan Mateusz Gutowski

Dyrektor

Białowieskiego Ośrodka Kultury

w Białowieży

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej Białowieskiego Ośrodka Kultury w Białowieży za 2013 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r. poz. 1113, ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto sprawy ogólnoorganizacyjne, w tym regulacje z zakresu gospodarki finansowej i rachunkowości, funkcjonowanie kontroli zarządczej i rachunkowości, sprawozdawczość finansową, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, przychody i koszty objęte planem finansowym, gospodarowanie składnikami majątkowymi oraz rozliczenia z budżetem gminy.

Kontrola wykazała, że Białowieski Ośrodek Kultury nie zatrudnia głównego księgowego. Obowiązki przynależne głównemu księgowemu instytucji kultury pełni główny księgowy zatrudniony w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Białowieży. Stan ten narusza art. 54 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, ze zm.), zgodnie z którym głównym księgowym jednostki sektora finansów jest pracownik, któremu kierownik jednostki powierza obowiązki i odpowiedzialność wymienione w art. 54 ust. 1. Pozostaje też w sprzeczności z treścią Statutu BOK, który w § 14 ust. 3 stanowi, że obsługę finansowo-księgową BOK prowadzi we własnym zakresie, i aktualnie obowiązującego regulaminu organizacyjnego, który przewiduje stanowisko głównego księgowego. Osoba prowadząca księgi rachunkowe BOK posiada zakres obowiązków i odpowiedzialności nadany przez kierownika GOPS; wymienia on wyłącznie obowiązki dotyczące GOPS.

W zakresie zagadnień organizacyjnych stwierdzono, że w okresie od 1 kwietnia 2008 r. do 31 grudnia 2013 r. BOK nie posiadał regulaminu organizacyjnego. Aktualnie obowiązuje regulamin organizacyjny ustalony zarządzeniem Pana Dyrektora nr 15/2013 z dnia 31 grudnia 2013 r. Nie stwierdzono udokumentowanego potwierdzenia, aby regulamin organizacyjny BOK został określony po zasięgnięcia opinii organizatora, której wymaga art. 13 ust. 3 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2012 r. poz. 406) – str. 3 protokołu kontroli.

Analiza kompletności wewnętrznych procedur dotyczących gospodarki finansowej jednostki wykazała nieustalenie w formie pisemnej zasad rozliczania druków ścisłego zarachowania, przy pomocy których dokumentowane jest pobieranie gotówki, oraz terminów wpłaty pobranych środków na rachunek bankowy. Wprowadzenie takich regulacji jest niezbędne zważywszy na stwierdzony podczas kontroli fakt przekazania na rachunek BOK dopiero w dniu 26 października 2013 r. gotówki w kwocie 260 zł przyjętej przez Pana Dyrektora na kwitariusz przychodowy w dniu 26 lipca 2013 r. Przytrzymywanie przez 3 miesiące środków BOK należy uznać za nieuzasadnione. Ponadto wpłaty na rachunek BOK dokonał Pan z prywatnego rachunku bankowego, co świadczy o przejściowym wykorzystaniu środków na inne cele – str. 17-18 protokołu kontroli.

Analiza prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych BOK pod kątem zgodności z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, ze zm.) wykazała, że:

a) księgi rachunkowe, w których ewidencjonowane są operacje gospodarcze dotyczące BOK, jako nazwę jednostki zawierają wskazanie: „GOPS Białowieża, BOK” i prowadzone są przy pomocy programu komputerowego zakupionego przez GOPS. Takie oznaczenie sugeruje, że są to księgi wspólne dla GOPS i BOK. Zgodnie z art. 13 ust. 4 pkt 1 ustawy księgi rachunkowe powinny być trwale oznaczone nazwą jednostki, której dotyczą – str. 6 protokołu kontroli,

b) zapisy księgowe zawierają dwie jednakowe daty lub dwie różne – jeżeli różni się data dokonania operacji gospodarczej i data dowodu księgowego, braku natomiast daty zapisu księgowego. Niewskazywanie daty zapisu księgowego stoi w sprzeczności z art. 23 ust. 2 pkt 4 ustawy – str. 8 protokołu kontroli,

c) w księgach i sprawozdawczości nie wykazano należności wymaganej w kwocie 100 zł, która istniała na dzień 31 grudnia 2012 r. Kontrola wykazała, że rachunek nr 17/2012 z dnia 13 grudnia 2012 r. wystawiony przez BOK za wynajęcie sali „Galeria OBOK” przewidywał sposób zapłaty przelewem w terminie 7 dni. Należności została opłacona 4 stycznia 2013 r. – str. 19 i 24 protokołu kontroli.

         Z ustaleń zawartych na str. 32-33 protokołu kontroli wynika, że jako środki trwałe BOK nie są wykazane w księgach Ośrodka działki gruntu, które „stały się majątkiem BOK” wedle uchwały Rady Gminy Białowieża z 10 września 1999 r. W ewidencji BOK znajdują się jedynie budynki i budowle, natomiast grunty ujęte są w księgach Urzędu Gminy. Wskazanie w uchwale na „objęcie w posiadanie” majątku, a także na trwały zarząd – który nie może być prawną formą władania nieruchomościami przez jednostkę posiadającą osobowość prawną – oraz przedstawiony stan ewidencyjny wymagają podjęcia czynności wyjaśniających w porozumieniu z Wójtem Gminy Białowieża. Należy też zwrócić uwagę, że instytucja kultury – jako osoba prawna – powinna dysponować cywilnoprawnym tytułem do nieruchomości, w które została wyposażona zgodnie z uchwałą organu stanowiącego gminy.

Ponadto w zakresie rachunkowości stwierdzono, że dowody księgowe i księgi rachunkowe dotycząc BOK przechowywano w siedzibie GOPS. Zgodnie z art. 73 ust. 1 ustawy o rachunkowości dowody księgowe przechowuje się w jednostce – str. 9 protokołu kontroli.

Kontrola zagadnień dotyczących gospodarki pieniężnej wykazała, że BOK nie posiada wyodrębnionego rachunku bankowego Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, a także regulaminu ZFŚS. Wydatki na cele socjalne pracowników BOK były ponoszone bezpośrednio z rachunku bieżącego. Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2012 r. poz. 592, ze zm.) środki funduszu są gromadzone na odrębnym rachunku bankowym. Naliczenie funduszu księgowano w koszty i na zwiększenie funduszu, zaś wykorzystanie środków z rachunku bieżącego na zmniejszenie funduszu. W trakcie kontroli zostało podpisane porozumienie w sprawie prowadzenia wspólnej działalności socjalnej przez Urząd Gminy Białowieża, GOPS, GBP i BOK oraz został przyjęty wspólny regulamin ZFŚS – str. 30 protokołu kontroli.

Badając plan finansowy BOK na 2013 rok ustalono, że był on sporządzony w szczegółowości, która nie wynika z obowiązujących przepisów prawa. Zakres danych, jakie winny być wyodrębnione w planie finansowym instytucji kultury wynika z art. 31 ustawy o finansach publicznych i art. 30 ust. 3 tej ustawy w zw. z art. 27 ust. 4 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej. Sporządzony na 2013 r. plan finansowy nie zawierał w szczególności planowanych należności i zobowiązań oraz stanu środków pieniężnych na koniec roku. Ponadto w planie finansowym posługiwano się pojęciami niezgodnymi z przepisami przywołanych ustaw – np. „dochody” i „wydatki”. Kontrola okazanej informacji o przebiegu wykonania planu finansowego BOK za pierwsze półrocze 2013 r. wykazała natomiast, że nie zawiera ona wszystkich danych wymaganych przez art. 265 pkt 1 ustawy o finansach publicznych – str. 12-13, 20-21 i 28 protokołu kontroli.

W okresie objętym kontrolą w BOK obowiązywało zarządzenie nr 2/2012 Pana Dyrektora z dnia 7 marca 2012 r. w sprawie ustalenia cennika wynajęcia pomieszczeń, sprzętu i obiektów administrowanych przez BOK oraz przyjęcia regulaminu stadionu. Cennik za korzystanie z obiektów nie odnosi się do wszystkich opłat pobieranych w okresie objętym kontrolą. Ponadto niektóre rachunki wykazują, że były stosowane inne stawki opłat niż ustalone w przyjętym cenniku. Z rachunków nie wynika czas korzystania z wynajmowanych pomieszczeń, co uniemożliwia ustalenie czy stosowano stawki zgodne z przyjętym cennikiem – str. 24-26 protokołu kontroli.

Z ustaleń zawartych na str. 31 protokołu kontroli wynika, że w BOK nie zostały opracowane procedury wyboru wykonawców zamówień publicznych o wartości poniżej 14.000 euro, tj. dostaw, robót i usług, do których nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907, ze zm.). Ustawa o finansach publicznych w art. 44 ust. 3 pkt 1 stanowi, że wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Wewnętrzne procedury winny zapewniać właściwe udokumentowanie przestrzegania tej zasady przy zlecaniu odpłatnych dostaw, robót i usług.

Stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości samorządowej instytucji kultury jako jednostki sektora finansów publicznych.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, ponosi kierownik jednostki zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych. W związku z niezatrudnieniem głównego księgowego BOK, na Panu Dyrektorze spoczywa także całość odpowiedzialności za prowadzenie rachunkowości Ośrodka, stosownie do art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Zatrudnienie głównego księgowego BOK oraz powierzenie mu obowiązków i odpowiedzialności w zakresie wynikającym z przepisów art. 54 ustawy o finansach publicznych. Przekazanie zatrudnionemu głównemu księgowemu uwag zmierzających do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie rachunkowości zawartych w niniejszym wystąpieniu i protokole kontroli.

2. Uzyskanie opinii organizatora w sprawie określonej regulaminem organizacyjnym organizacji wewnętrznej BOK, stosownie do art. 13 ust. 3 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej.

3. Wprowadzenie regulacji wewnętrznych określających zasady i terminy rozliczeń z gotówki pobranej na kwitariusz przychodowy, mając na uwadze m.in. wyeliminowanie sytuacji nieuzasadnionego przetrzymywania zgromadzonej gotówki.

4. Sporządzanie planów finansowych zawierających dane wymagane przepisami art. 31 ustawy o finansach publicznych.

5. Sporządzanie informacji i sprawozdań z wykonania planu finansowego zawierających dane wymagane przepisami art. 265 ustawy o finansach publicznych.

6. Dostosowanie cennika pobieranych opłat do faktycznych potrzeb jednostki. Zapewnienie przestrzegania przyjętych stawek oraz wystawiania rachunków w sposób umożliwiający zweryfikowanie prawidłowości pobieranych opłat.

7. Opracowanie pisemnych procedur wyłaniania wykonawców zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 14.000 euro.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

Zastępca Prezesa

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Wójt Gminy Białowieża