Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Gminy Sejny

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Zespół w Suwałkach

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 10 lipca 2014 roku (znak: RIO.V.6001-1/14), o treści jak niżej:

Pan

Jan Skindzier

Wójt Gminy Sejny

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Sejny za 2013 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Sejny na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r. poz. 1113, ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

                   Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2014 r. poz. 191), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

Kontrola mająca na celu ocenę dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady rachunkowości oraz zgodności zapisów księgowych z regulacjami zawartymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, ze zm.) i rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289), wykazała następujące uchybienia:

a) w wykazie zbiorów tworzących księgi rachunkowe na nośnikach informatycznych wymieniono wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz). Zgodnie z art. 19 ust. 1 ustawy obowiązek sporządzania takiego wykazu dotyczy jedynie jednostek, które uprzednio nie prowadziły ksiąg rachunkowych w sposób określony ustawą; w pozostałych jednostkach rolę inwentarza spełnia zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych, sporządzane na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych – str. 12 protokołu kontroli,

b) przyjętą praktyką było odpisywanie w koszty wartości materiałów na dzień ich zakupu połączone z ustalaniem stanu tych składników aktywów i jego wyceną oraz ujęciem na koncie 310 „Materiały” nie później niż na dzień bilansowy. Dotyczyło to wszystkich materiałów zakupionych na potrzeby administracyjno-gospodarcze, w tym paliwa. Wskazania wymaga, że przyjęta zasada, mająca zastosowanie do ogółu materiałów, nie wynikała z dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości. Zgodnie z art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy kierownik jednostki może zdecydować, że całość lub określone grupy materiałów będą spisywane w koszty w momencie ich zakupu – str. 122 protokołu kontroli,

c) nie przestrzegano zasady ewidencjowania operacji na koncie 130 „Rachunek bieżący jednostki” zgodnie z danymi wyciągów bankowych, co stwierdzono w zakresie księgowania: - wpływu nadpłaty podatków zapisem ujemnym Wn 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” – Ma 130,

- wpłaty emerytowanego pracownika z tytułu składki na PZU zapisem ujemnym Wn 240 „Pozostałe rozrachunki” – Ma 130,

- wpływu zwrotu dotacji podmiotowej niewykorzystanej przez Gminną Bibliotekę Publiczną zapisem ujemnym Wn 224 „Rozliczenie dotacji budżetowych…” – Ma 130,

- zwrotu przez Urząd Gminy środków niewykorzystanych na wydatki budżetowe danego roku zapisem ujemnym Wn 130 – Ma 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych”.

Wskazane operacje winny zostać ujęte, zgodnie z wyciągiem bankowym, odpowiednio zapisami: Wn 130 – Ma 221, Wn 130 – Ma 240, Wn 130 – Ma 224 i Wn 223 – Ma 130 z jednoczesnym zastosowaniem technicznych zapisów ujemnych Wn 130 – Ma 130. Jak bowiem stanowią przepisy załącznika nr 3 do rozporządzenia, zapisy na koncie 130 powinny być dokonywane na podstawie dokumentów bankowych, w związku z czym musi zachodzić pełna zgodność zapisów między jednostką a bankiem. Wyjątek stanowią jedynie techniczne zapisy ujemne służące zachowaniu czystości obrotów na koncie 130 – str. 14-15 protokołu kontroli,

d) wartość stanu materiałów niezużytych na koniec roku, ustalonego w drodze spisu z natury, zaksięgowano Wn 310 (zapis ujemny) – Wn 401/0 „Zużycie materiałów i energii”; właściwy zapis, w świetle zawartego w załączniku nr 3 do rozporządzenia opisu zasad funkcjonowania konta 401, to Wn 310 – Ma 401/0. Strona Wn konta 401 służy bowiem do ujmowania poniesionych kosztów z tytułu zużycia materiałów i energii, zaś strona Ma do ewidencjonowania zmniejszenia poniesionych kosztów z tytułu zużycia materiałów i energii – str. 15 protokołu kontroli,

e) przeniesienie należności długoterminowych z tytułu renty planistycznej do krótkoterminowych w wysokości raty należnej na dany rok ujęto, w korespondencji z kontem 221, zapisem ujemnym po stronie konta Wn 226 „Długoterminowe należności budżetowe”, zamiast po stornie Ma tego konta – str. 15 protokołu kontroli,

f) operację przyjęcia środka trwałego z inwestycji – zamiast zapisu Wn 011 „Środki trwałe” – Ma 080 „Środki trwałe w budowie (inwestycje)” – błędnie zaewidencjonowano zapisami Wn 080 – Ma 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” i Wn 011 – Ma 800 „Fundusz jednostki”, co spowodowało zawyżenie obrotów strony Ma konta 800 – str. 108 protokołu kontroli.

Z ustaleń zawartych na str. 76-77 protokołu kontroli wynika, że od momentu oddania nieruchomości w użytkowanie wieczyste (w 2 przypadkach w latach 90-tych ubiegłego wieku i w 1 w 2003 r.) nie dokonywano aktualizacji wysokości opłat. Stosownie do postanowień art. 77 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2014 r. poz. 518) wysokość opłaty rocznej z tytułu użytkowania wieczystego może być aktualizowana nie częściej niż raz na 3 lata, jeżeli wartość tej nieruchomości ulegnie zmianie. W trakcie kontroli wskazano Panu Wójtowi, iż z uwagi na odległy czas ostatniej aktualizacji podjęcie działań w tym względzie jest niezbędne w świetle art. 12 ustawy o gospodarce nieruchomościami, zobowiązującego właściwe organy do gospodarowania nieruchomościami w sposób zgodny z zasadami prawidłowej gospodarki. W dniu 17 lutego 2014 r. (w czasie kontroli) przedłożył Pan zlecenie rzeczoznawcy majątkowemu wykonania opisu i oszacowania wartości nieruchomości dla potrzeb aktualizacji wysokości opłat za użytkowanie wieczyste.

Analiza dochodów z opłat za wydane zezwolenia na sprzedaż alkoholu wykazała uchybienie zasadzie proporcjonalności opłaty w odniesieniu do okresu ważności zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych w przypadku nabycia lub utraty w danym roku ważności zezwolenia, uregulowanej przepisami art. 111 ust. 8 ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. z 2012 r. poz. 1356, ze zm.). Stwierdzono mianowicie, iż w przypadku jednego przedsiębiorcy, którego zezwolenie utraciło ważność (z powodu rezygnacji) z dniem 31 maja 2013 r., i który uiścił I ratę wynoszącą 1.212.78 zł płatną do dnia 31 stycznia tego roku, nie dochodzono opłaty należnej wynoszącej według ustaleń kontroli 291,75 zł (obliczonej w następujących sposób: okres korzystania z zezwolenia - 151 dni, a zatem 3.636,78 zł (wyliczona opłata roczna) : 365 dni × 151 dni = 1.504,53 zł minus I rata – 1.212,78 zł = 291,75 zł). Z brzmienia ust. 1 przywołanego art. 111 wynika, że opłatę pobiera się za korzystanie ze zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych. Należna suma wraz z odsetkami została uiszczona przez przedsiębiorcę w trakcie trwania kontroli – str. 79 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy, badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jednolity: Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.), jest Pan Wójt. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych i stwierdzono uchybienia opisane w protokole kontroli.

Badanie zagadnień związanych z terminowością prac wymiarowych dotyczących zobowiązań opłacanych przez osoby fizyczne wykazała naruszenia przepisów z tego zakresu polegające na niezachowaniu obowiązujących terminów doręczania podatnikom decyzji wymiarowych, nie później niż 14 dni przed ustawowym terminem płatności zobowiązania podatkowego. Nieprawidłowość dotyczyła 3 podatników, zaś kwota wynikająca z decyzji wynosiła 180,00zł. W związku z powyższym, w przypadku podatników, którym decyzje doręczono po pierwszym marca, uległ zmianie termin płatności wynikający z treści art. 6 ust. 7 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2014 r. poz. 849) oraz art. 6a ust. 6 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U. z 2006 r. Nr 136, poz. 969 ze zm.) i art. 6 ust. 3 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o podatku leśnym (Dz. U. Nr 200, poz. 1682 ze zm.). Zgodnie, bowiem z treścią art. 47 § 1 Ordynacji podatkowej w tego typu przypadkach, termin płatności I raty zobowiązania podatkowego upływa 14 dni od dnia doręczenia, o czym informacja jest zawarta w treści decyzji – str. 61 protokołu kontroli.

Następnym obszarem w obrębie, którego stwierdzono nieprawidłowości były zagadnienia z zakresu powszechności i prawidłowości wymiaru należności podatkowych osobom fizycznym. Ustalenia w tej dziedzinie dotyczyły niepełnego prowadzenia przez organ podatkowy czynności sprawdzających w zakresie wskazanym treścią art. 272 Ordynacji podatkowej. Wskazuje na to brak reakcji organu podatkowego na naruszenie przez podatników obowiązku przedkładania informacji w sprawie podatku rolnego, leśnego i od nieruchomości w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie lub wygaśnięcie obowiązku podatkowego. Informacji nie wyegzekwowano od 9 podatników podatku rolnego (7,85% sprawdzonych pozycji), 5 podatników podatku leśnego (9,26 % sprawdzonych pozycji) oraz od 1 podatnika podatku od nieruchomości (0,88 % sprawdzonych pozycji). Brak informacji podatkowych uniemożliwił sprawdzenie prawidłowości wymiaru wymienionych należności podatkowych. W przypadku podatku od nieruchomości informacja jest podstawowym dokumentem źródłowym o powierzchni użytkowej budynków oraz ich przeznaczeniu, natomiast w przypadku podatku leśnego z informacji podatkowej winno wynikać czy las podlega obciążeniu, czy korzysta ze zwolnienia na mocy art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku leśnym – str. 39, 46 oraz 50 protokołu kontroli.

Ustalenia dotyczyły także niedostatecznej reakcji organu podatkowego na fakt naruszenia przez podatników, będącymi osobami fizycznymi, prawnymi bądź jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej, obowiązku terminowego składania deklaracji na podatek rolny, leśny, od nieruchomości oraz na podatek od środków transportowych od osób fizycznych. Dokonane ustalenia wskazują, że organ podatkowy z opóźnieniem dokonywał czynności sprawdzających m.in. w zakresie terminowości składania deklaracji, stosownie do przepisów art. 272 Ordynacji podatkowej. Niedotrzymanie przez podatników ustawowych terminów składania deklaracji w wielu przypadkach skutkowało nieterminową wpłatą pierwszej raty podatku – odpowiednio str. 44, 48, 54 oraz 56 protokołu kontroli.

Badanie zagadnień z zakresu prawidłowości samoopodatkowania osób prawnych podatkiem od nieruchomości, doprowadziło do stwierdzenia, iż przedsiębiorca o nr ew. 5 zaniżył w przedłożonej deklaracji powierzchnię posiadanych gruntów o 125 m² (jest 2.000 m² winno być 2.125 m²), a tym samym zaniżył zadeklarowany podatek o kwotę 100,00 zł. w trakcie trwania kontroli podatnik złożył korekty deklaracji za lata 2012 – 2013 i wpłacił należny podatek wraz z odsetkami za zwłokę – str. 53 protokołu kontroli.

Uchybienia stwierdzono także w obrębie formalnoprawnej poprawności stosowania przepisów Ordynacji podatkowej, a dotyczyły one przypadku niestosowania odpowiednich procedur w zakresie nadpłat oraz ich zwrotu, tj. przepisów art. 76 § 1 wskazanej ustawy – str. 54 protokołu kontroli.

Kontrolowana jednostka posiadała przepisy wewnętrzne regulujące zasady wyłaniania wykonawców zamówień, do których nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907, ze zm.) wprowadzone Pana zarządzeniem nr 17/2011 z dnia 30 grudnia 2011 r. Z przyjętych regulacji wynikało, że przy zamówieniu o wartości większej niż 10.000 euro istniał obowiązek przeprowadzenia rozeznania rynku polegającego na wystosowaniu zaproszeń do składania ofert do takiej liczby wykonawców, która zapewni konkurencję oraz wybór najkorzystniejszej oferty (co najmniej do dwóch). W przypadku zamówień o wartości szacunkowej nieprzekraczającej kwoty 10.000 euro przyjęta procedura przewidywała przeprowadzenie negocjacji z jednym wykonawcą bez wskazania zasad wyboru wykonawcy. Z dniem 16 kwietnia 2014 r., w związku ze zmianą wprowadzoną ustawą z dnia 14 marca 2014 r. o zmianie ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2014 r. poz. 423), weszły w życie znowelizowane przepisy art. 4 pkt 8 Prawa zamówień publicznych, zgodnie z którymi ustawy nie stosuje się do zamówień i konkursów, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro. Nowelizacja ustawy skutkowała zmodyfikowaniem przez Pana przepisów wewnętrznych regulujących zasady wyłaniania wykonawców zamówień, do których nie stosuje się przepisów Prawa zamówień publicznych, wyrażonym postanowieniami zarządzenia nr 6/2014 z dnia 5 maja 2014 r. w sprawie Regulaminu ramowych procedur udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej nieprzekraczającej równowartości kwoty 30.000 euro. Z zawartych w nim regulacji wynika, że dopiero przy zamówieniu o wartości większej niż 25.000 euro (odpowiadającej sumie 105.622,50 zł wg średniego kursu złotego w stosunku do euro określonego przepisami rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 23 grudnia 2013 r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 1692)) przyjęte procedury, zakładające konkurencyjność postępowania, znajdują zastosowanie. W przypadku zamówień o wartości szacunkowej nieprzekraczającej kwoty 25.000 euro, podobnie jak w zarządzeniu poprzedzającym, przyjęto tryb negocjacji z jednym wykonawcą bez wskazania zasad wyboru wykonawcy.

Podkreślenia wymaga, że regulacje obowiązujące do dnia 16 kwietnia 2014 r., z uwagi na wysoki próg wartości szacunkowej zamówienia, od której przewidziano konkurencyjność postępowania, nie zapewniały udokumentowania, iż przy zlecaniu większości odpłatnych dostaw, robót i usług (w tym o znaczącej wysokości) przestrzegano zasady dokonywania wydatków publicznych w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów wyrażonej w art. 44 ust. 3 pkt 1 lit. a) ustawy z dnia 26 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, ze zm.). Teza ta znajduje potwierdzenie tym bardziej odnośnie procedur obecnie obowiązujących, według których próg wartości szacunkowej zamówienia, od którego przewidziano konkurencyjność postępowania, wynosi aż 25.000 euro, tj. przewyższa poziom 14.000 euro od którego, do czasu dokonania nowelizacji Prawa zamówień publicznych, uzależnione było stosowanie przepisów tej ustawy. Przyjęty sposób uregulowania zasad wyboru wykonawców zamówień, których wartość nie przekracza 30.000 euro, świadczy o braku zainteresowania jednostki w dokumentowaniu oszczędnego i efektywnego wydatkowania środków publicznych o wysokości znaczącej z punktu widzenia wielkości budżetu gminy.

Z ustaleń kontroli wynika, że w praktyce brak udokumentowania stosowania przy wyborze wykonawców zasady określonej przywołanymi przepisami art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy o finansach publicznych (spowodowany obowiązującymi regulacjami wewnętrznymi) stwierdzono przy zleceniu m.in. wykonywania obsługi prawnej na łączną kwotę 39.600 zł i przeprowadzenia remontu pomieszczeń biurowych o wartości 20.000 zł, tj. zamówień, których wartość nie przekraczała 10.000 euro – str. 84-86, 89 i 95 protokołu kontroli.

         W wyniku badania prawidłowości udzielenia zamówienia publicznego na odbieranie i zagospodarowanie stałych odpadów komunalnych na terenie gminy Sejny nie stwierdzono, aby zamawiający zastosował się do obowiązku spoczywającego na nim na mocy art. 26 ust. 3 Prawa zamówień publicznych i wezwał jednego z oferentów do przedłożenia aktualnej informacji z Krajowego Rejestru Karnego dotyczącej wspólnika. Nie miało to jednak wpływu na wynik postępowania – str. 99 protokołu kontroli.

Z ustaleń kontroli w zakresie prawidłowości stosowania klasyfikacji budżetowej, określonej przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207 ze zm.), wynika, że błędnie zaliczono do par. 6050 „Wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych” wydatek na zakup materiałów do wykonania metalowego regału o wartości 2.596,78 zł oraz na zakup 6 pojemników na odpady o wartości 5.043,00 zł, zamiast do par. 4210 „Zakup materiałów i wyposażenia”. Potwierdzeniem zastosowania przez jednostkę niewłaściwej klasyfikacji budżetowej wydatków był fakt wyksięgowania z konta 080 „Środki trwałe w budowie (inwestycje)” poniesionych kosztów jako rozliczenie inwestycji bez efektów majątkowych. Nadto, na uwagę zasługuje fakt nieprawidłowego wyksięgowania z konta 080, jako inwestycji bez efektów majątkowych, sumy 3.184,47 zł poniesionej na wykonanie instalacji elektrycznej w serwerowni, którą należało potraktować jako koszt ulepszenia istniejącego środka trwałego podlegający zaewidencjonowaniu na koncie 011 „Środki trwałe” – str. 106 i 108-109 protokołu kontroli.

Analiza obowiązujących w okresie objętym kontrolą procedur kontroli zarządczej wykazała niedookreślenie zasad gospodarowania samochodami służbowymi. W instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów wymieniono kartę drogową jako obowiązujący w jednostce dokument stosowany dla potrzeb ewidencji przebiegu pojazdów stanowiących własność gminy oraz zakupu i zużycia paliwa; nie ustalono jednakże wzorów stosowanych kart drogowych, zasad i wystawiania i wypełniania, ich obiegu i kontroli. Poza tym, żadnemu z pracowników Urzędu nie przypisano obowiązków w zakresie nadzoru nad prawidłowym rozliczaniem kart drogowych; także w praktyce karty nie były podpisywane na dowód ich sprawdzenia. Dokonana na wybranej próbie kontrola kart drogowych oraz rozliczenia miesięcznego zużycia paliwa wykazała, iż według rozliczenia zużycia paliwa za listopad 2013 r. przebieg samochodu Hyundai eksploatowanego przez Pana Wójta wynosił 3.080 km, podczas gdy z karty drogowej wynikał przebieg w ilości 2.780 km (różnica 300 km). Faktyczne miesięczne zużycia paliwa obliczono jako 184 l, zaś przyjmując dane z karty drogowej powinno ono wynosić 168 l (różnica 16 l) – str. 91-93 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy, w tym funkcjonowania kontroli zarządczej.

Organem wykonawczym gminy wiejskiej jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowywania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, działającego w strukturze organizacyjnej wskazanej w protokole kontroli, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Wójcie – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały, stosownie do postanowień zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Dokonanie zmian w treści dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, poprzez:

a) usunięcie postanowień przewidujących prowadzenie wykazu składników aktywów i pasywów (inwentarza) jako elementu ksiąg rachunkowych,

b) formalne uregulowanie metody ewidencji rzeczowych składników aktywów obrotowych, stosownie do art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości.

2. Zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania uchybień w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) dokonywanie zapisów na koncie 130 zgodnie z danymi wyciągów bankowych,

b) księgowanie wartości zapasu materiałów ustalonego na koniec roku zapisem Wn 310 – Ma 401,

c) ujmowanie przeniesienia należności długoterminowych do krótkoterminowych w wysokości raty należnej na dany rok zapisem Wn 221 – Ma 226,

d) przyjmowanie na stan środków trwałych wytworzonych w drodze działalności inwestycyjnej zapisem Wn 011 - Ma 080,

e) prawidłowe rozliczanie kosztów środków trwałych w budowie na uzyskane efekty inwestycyjne.

3. Przeprowadzenie rozpoczętej w trakcie kontroli aktualizacji wysokości opłat za użytkowanie wieczyste.

4. Pobieranie opłat za zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych z zachowaniem zasady proporcjonalności opłaty w odniesieniu do okresu ważności zezwolenia w przypadku nabycia lub utraty w danym roku ważności zezwolenia.

5. Prowadzenie działań, wskazanych w części opisowej wystąpienia pokontrolnego, zmierzających do doręczenia wszystkich decyzji określających wysokość zobowiązania podatkowego.

6. Podejmowanie czynności sprawdzających, o których mowa w przywołanych przepisach Ordynacji podatkowej, mających na celu weryfikację terminowości składania deklaracji podatkowych, a także stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami.

7. Wyegzekwowanie od podatników brakujących informacji w sprawie podatku rolnego, leśnego i od nieruchomości.

8. Przestrzeganie obowiązujących procedur wynikających z treści przepisów Ordynacji podatkowej w zakresie nadpłat.

9. Rozważenie zmodyfikowania progu stosowania konkurencyjnych procedur wyłaniania wykonawców zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 30.000 euro, mając na uwadze tezy zawarte w części opisowej wystąpienia.

10. Wzywanie wykonawców zamówień publicznych do uzupełnienia brakujących dokumentów w trybie przepisów Prawa zamówień publicznych.

         O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Suwałkach w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

         Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

           Zastępca Prezesa

Regionalnej Izby Obrachunkowej

             w Białymstoku

Do wiadomości:

Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku

Zespół w Suwałkach