Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Zespole Szkolno-Przedszkolnym w Nurcu-Stacji

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 15 lipca 2014 roku (znak: RIO.I.6002-11/14), o treści jak niżej:

Pan Robert Sobieszuk

Dyrektor

Zespołu Szkolno-Przedszkolnego

w Nurcu-Stacji

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej Zespołu Szkolno-Przedszkolnego w Nurcu-Stacji za 2013 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2013 r. poz. 1113, ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto sprawy ogólnoorganizacyjne, funkcjonowanie kontroli zarządczej, księgowość i sprawozdawczość, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, plan finansowy i jego wykonanie, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2014 r. poz. 191), zamówienia publiczne, gospodarkę składnikami majątku, inwentaryzację, rozliczenia z budżetem gminy.

Organizacja Zespołu Szkolno-Przedszkolnego określona w § 27 statutu Zespołu przewiduje stanowisko wicedyrektora Zespołu. Liczba oddziałów w roku szkolnym 2012/2013 wynosiła 17, a w roku szkolnym 2013/2014 – 16. Statut Zespołu w § 34 stanowi, że wicedyrektor Zespołu wykonuje zadania zgodnie z ustalonym podziałem kompetencji pomiędzy nim a dyrektorem Zespołu. Kontrola wykazała, że w Zespole Szkolno-Przedszkolnym stanowisko wicedyrektora Zespołu pozostaje nieobsadzone. Stanowisko to było obsadzone tylko w okresie roku szkolnego 2011/1012. Według złożonego przez Pana wyjaśnienia w roku szkolnym 2014/2015 wicedyrektor zostanie powołany – str. 2-3 protokołu kontroli.

W zakresie zagadnienia funkcjonowania kontroli zarządczej stwierdzono, że zakresy czynności intendentów nie zostały uaktualnione i dostosowane do zadań faktycznie wykonywanych. Obowiązywały one w wersji nadanej przez dyrektora Gimnazjum z datą 7 marca 2003 r. i przez dyrektora Przedszkola (przy braku daty sporządzenia i daty otrzymania przez pracownika). Zakres czynności intendenta Przedszkola pomijał fakt pobierania opłat za Przedszkole. W trakcie kontroli zakresy czynności intendentów zostały uaktualnione i uzupełnione o brakujące zapisy – str. 6-7 protokołu kontroli.

Kontrola wykazała, że obowiązująca karta wzorów podpisów z dnia 28 czerwca 2012 r. zawiera nieaktualne pełnomocnictwa. Umowa na prowadzenie rachunku bankowego w § 2 przewiduje, że Bank realizuje dyspozycje Posiadacza rachunku podpisane przez osoby upoważnione do dysponowania rachunkiem, wymienione w Karcie wzorów podpisów. Karta wzorów podpisów z dnia 28 czerwca 2012 r. zawiera m.in. wzór podpisu byłego wicedyrektora, który pełnił funkcję do dnia 31 sierpnia 2012 r. Karta wzorów podpisów do dnia zakończenia kontroli nie została zmieniona – str. 14 protokołu kontroli.

Stwierdzono ponadto, że kopie poleceń przelewu zawierają pieczęć Zespołu i datę sporządzenia przy braku podpisów zleceniodawcy. Instrukcja sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych obowiązująca w Zespole ustala następujące wymagania: Polecenia przelewu sporządzane są przez głównego księgowego lub upoważnionego pracownika po otrzymaniu dowodów księgowych stanowiących podstawę zapłaty. Polecenia przelewu podpisywane są przez osoby upoważnione do dysponowania środkami finansowymi, zgodnie ze złożonymi podpisami w karcie wzorów podpisów. Bank po otrzymaniu dyspozycji przelewu obciąża rachunek jednostki i przesyła informację o realizacji w wyciągu bankowym jako potwierdzenie zapłaty. Główny księgowy lub wyznaczony pracownik po otrzymaniu wyciągu dokonuje dekretacji i ewidencji operacji finansowych w systemie księgowym – str. 10 protokołu kontroli.

W zakresie przestrzegania wewnętrznych procedur kontrola wykazała również, że nie prowadzono ewidencji druków ścisłego zarachowania. Nie wskazano osoby odpowiedzialnej za ewidencję i kontrolę gospodarki drukami ścisłego zarachowania. Druki ścisłego zarachowania zgodnie z przyjętymi procedurami podlegają ewidencji – str. 23 protokołu kontroli.

         Analiza dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady rachunkowości, przeprowadzona pod kątem zgodności z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289), wykazała, że przepisy wewnętrzne nie zawierają pełnych regulacji w zakresie realizacji wymogu wynikającego z art. 17 ust. 2 ustawy, dotyczącego określenia metod prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla wszystkich grup rzeczowych składników aktywów obrotowych posiadanych przez jednostkę. Jak wynika z ustaleń kontroli nie dokonano pisemnego wyboru metody ewidencji środków czystości i materiałów biurowych, odpisywanych w koszty w momencie zakupu – str. 6 i 46 protokołu kontroli.

Kontrola prowadzenia ksiąg rachunkowych wykazała uchybienia naruszające przepisy ustawy o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont…, poprzez:

a) stosowanie konta bilansowego o symbolu 000 przy braku jego nazwy i opisu w zakładowym planie kont. Konto to było wykorzystywane m.in. do korekt zapisów dotyczących błędnej klasyfikacji wydatków i dochodów. Należy wskazać, że przepisy załącznika nr 3 do rozporządzenia nie przewidują prowadzenia tego typu konta; nie jest ono niezbędne do dokonania korekt zapisów – str. 6 protokołu kontroli,

b) niewskazywanie w treści zapisów księgowych daty zapisu; zgodnie z art. 23 ust. 2 pkt 1, 2 i 4 ustawy zapis księgowy powinien zawierać co najmniej datę dokonania operacji gospodarczej, datę dowodu księgowego (jeżeli różni się ona od daty operacji) oraz datę zapisu. Zapisy księgowe w pozycji data zapisu wskazywały datę operacji gospodarczej – str. 8 protokołu kontroli,

c) kontrolowana jednostka w okresie objętym kontrolą prowadziła w ramach konta 101 „Kasa” trzy konta szczegółowe: konto 101-1 kasa – Zespół, konto 101-2 kasa – Przedszkole i konto 101-3 kasa – Gimnazjum. Operacje gotówkowe były objęte ewidencją w formie oddzielnych raportów kasowych przyporządkowanych dla poszczególnych kont. Kontrola wykazała różnice między obrotami wykazanymi na kontach 101-1 kasa – Zespół i 101-2 kasa – Przedszkole i obrotami wykazanymi w odpowiednich raportach kasowych. W wyniku czynności kontrolnych potwierdzono, że operacje gotówkowe w odpowiednich raportach kasowych były ujmowane zgodnie z faktycznym wpływem bądź rozchodem gotówki z poszczególnych tytułów. Różnica między obrotami na kontach szczegółowych 101-1 i 101-2 w porównaniu z danymi odpowiednich raportów kasowych wynikała z księgowania wpłat z tytułu opłaty za pobyt dziecka w przedszkolu, ujmowanych w raportach kasowych sporządzanych dla Przedszkola, na koncie 101-1 kasa – Zespół, zamiast na koncie 101-2 kasa – Przedszkole. Uzgodnienia obrotów z raportów kasowych z obrotami konta 101 za 2013 r. dokonano w trakcie kontroli nie stwierdzając różnic – str. 15-18 protokołu kontroli,

d) pominięcie w księgach rachunkowych Zespołu wartości gruntów przekazanych Zespołowi w trwały zarząd – str. 44 protokołu kontroli. Stosownie do § 2 pkt 5 rozporządzenia, ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o środkach trwałych rozumie się przez to m.in. środki trwałe otrzymane w zarząd i użytkowane na potrzeby jednostki,

e) ewidencjonowanie należności z tytułu dochodów budżetowych pochodzących z opłaty stałej za przedszkole na koncie 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”, zamiast na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”, jak to wynika z załącznika nr 3 do rozporządzenia – str. 22 protokołu kontroli,

f) ujęcie przychodów dotyczących obciążenia za energię elektryczną i usługi dystrybucyjne za okres od 15 listopada 2012 r. do 14 grudnia 2012 r. o wartości 750,96 zł w księgach rachunkowych w styczniu 2013 r.; naruszono tym samym zasadę memoriału określoną w art. 6 ust. 1 ustawy, zgodnie z którą w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego niezależnie od terminu ich zapłaty – str. 28 protokołu kontroli,

g) niezastosowanie technicznego zapisu ujemnego dla zwrotu do budżetu niewykorzystanych środków na wydatki; roczne obroty na koncie 130-2 „Rachunek bieżący (wydatki)” wynosiły 3.482.000 zł, zaś zrealizowane w 2013 r. wydatki 3.476.059,38 zł. Różnica wynosi 5.940,62 zł – str. 47 protokołu kontroli.

         W zakresie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych ustalono, że mimo dokonanej w maju 2013 r. korekty odpisu w związku ze stwierdzeniem błędnej podstawy naliczenia odpisu na 2013 r., do końca roku nie spowodowano zmiany planu finansowego w par. 4440 „Odpisy na zakładowy funduszu świadczeń socjalnych” (korekty w końcu roku nie dokonywano). Plan przewidywał wydatki w kwocie 170.950 zł, zrealizowano go w kwocie 156.177,94 zł wynikającej z naliczenia odpisu po korekcie dokonanej w maju.

Podczas kontroli przeanalizowano prawidłowość wyliczenia odpisu przez jednostkę na 2013 r. Ustalono, że przyjęta kwota odpisu dla nauczycieli została zaniżona o 8.618,77 zł. Prawidłowa wysokość odpisu na ZFŚS za 2013 r. to łącznie 164.796,71 zł – str. 35-37 protokołu kontroli.

Kontrola procedury planowania finansowego wykazała, że projekt planu finansowego na 2013 i 2014 r. nie został przedstawiony Radom Pedagogicznym do zaopiniowania. Zgodnie z postanowieniami Statutu w Zespole działają trzy Rady Pedagogiczne: Przedszkola, Szkoły Podstawowej i Gimnazjum. Ustawa z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.) w art. 41 ust. 2 pkt 2 do kompetencji rady pedagogicznej zalicza m.in. opiniowanie projektu planu finansowego szkoły lub placówki. W zakresie procedury planistycznej na 2014 r. okazano trzy protokoły z posiedzeń Rad Pedagogicznych z października 2013 r. Protokoły zawierają opinie odnoszące się do przygotowanych wstępnych materiałów planistycznych na 2014 r., przekazanych do Urzędu Gminy celem wykorzystania przy opracowaniu projektu budżetu, a nie do projektów planów w rozumieniu art. 248 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, ze zm.) – str. 24-25 protokołu kontroli.

Kontrola zrealizowanych przez Zespół dochodów z tytułu otrzymanych darowizn w postaci pieniężnej (par. 0960 „Otrzymane spadki, zapisy i darowizny w postaci pieniężnej”) w wysokości 7.800 zł wykazała, że Nadleśnictwo Nurzec zgodnie z umową darowizny z dnia 22 lutego 2013 r. przekazało Zespołowi darowiznę w wysokości 2.800 zł na dofinansowanie sal lekcyjnych. Otrzymana darowizna została w całości została przekazana do budżetu gminy, zaś uchwałą Rady Gminy Nurzec-Stacja Nr XVI/168/2013 z dnia 20 czerwca 2013 r. został zwiększony plan wydatków Zespołu o kwotę 2.800 zł. Ponadto fundacja PGE „Energia z serca” przyznała na rzecz Zespołu darowiznę w kwocie 5.000 zł na wyposażenie „Domku żaka” (miejsce spędzania czasu przez uczniów w oczekiwaniu na odjazd do domu po zakończonych lekcjach). Otrzymana kwota darowizny również została w całości przekazana do budżetu gminy. Uchwałą Rady Gminy Nurzec-Stacja Nr XIX/196/2013 z dnia 30 grudnia 2013 r. został zwiększony plan wydatków Zespołu o kwotę 5.000 zł.

Należy wskazać, że uchwała Rady Gminy Nurzec-Stacja Nr VII/60/2011 z dnia 7 września 2011 r. w sprawie określenia gminnych jednostek budżetowych prowadzących działalność określoną w ustawie z dnia 07 września 1991 roku o systemie oświaty, które gromadzą dochody określone w uchwale na wydzielonym rachunku bankowym, źródeł tych dochodów i ich przeznaczenia oraz sposobu i trybu sporządzania planu finansowego, dokonywania zmian w tym planie i ich zatwierdzania stanowi w § 2 pkt 1, że źródłem dochodów jednostki budżetowej są spadki, zapisy i darowizny w postaci pieniężnej na rzecz jednostki budżetowej. Otrzymane przez Zespół darowizny zgodnie z uchwałą powinny stanowić dochód wyodrębnionego rachunku bankowego. W złożonym wyjaśnieniu jako powód odprowadzenia tych środków do budżetu podano okoliczność wskazania w umowach nieprawidłowego konta (rachunku bieżącego) – str. 27-28 protokołu kontroli.

W trakcie kontroli wynagrodzeń ustalono, że w 2013 r. środki przeznaczone na wypłatę dodatków motywacyjnych zostały zaplanowane w wysokości 3% środków na wynagrodzenia zasadnicze nauczycieli i w takiej wysokości wypłacone (33.994 zł). Wysokość planowanych i wypłaconych w 2013 r. dodatków motywacyjnych była zaniżona w świetle postanowień regulaminu wynagradzania nauczycieli. Zgodnie z obowiązującym na terenie gminy regulaminem, wysokość środków finansowych przeznaczonych na wypłatę dodatków motywacyjnych wynosi 5% środków na wynagrodzenia zasadnicze nauczycieli – str. 30 protokołu kontroli.

Analiza wydatków na podróże służbowe wykazała, że w 2013 r. w dziale 801 „Oświata i wychowanie”, rozdziale 80146 „Dokształcanie i doskonalenie nauczycieli” zaplanowano wydatki tylko w paragrafie 3250 „Stypendia różne”. Zaplanowano wydatki w wysokości 18.700 zł i zrealizowano je w wysokości 15.471,49 zł. W 2013 r. w rozdz. 80146 par. 3250 ujęto następujące wydatki: koszty podróży służbowych w wysokości 2.677,68 zł, koszty materiałów szkoleniowych w wysokości 2.310,81 zł, koszty warsztatów, studiów podyplomowych i kursów kwalifikacyjnych w wysokości 10.483 zł. Zastosowana klasyfikacja budżetowa jest nieprawidłowa w świetle przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207 ze zm.). Na przykład wydatki z tytułu podróży służbowych powinny być planowane w par. 4410 „Podróże służbowe krajowe” – str. 34-35 protokołu kontroli. W związku z tym, że zawarty w budżecie gminy Nurzec-Stacja na 2013 r. plan wydatków uchwalony był w szczegółowości do paragrafu, stosowne uwagi w zakresie planowania wydatków przekażę Wójtowi Gminy w wystąpieniu wystosowanym na podstawie kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy.

Kontrola wydatków na zakup węgla kamiennego (17.988,75 zł), węgla ekogroszek (27.530,51 zł) i oleju opałowego (74.236,99 zł) wykazała, że dokumenty poświadczające zakup tych materiałów nie zawierają pokwitowania (potwierdzenia) odbioru zakupionej ilości materiałów. Przepisy wewnętrzne obowiązujące w kontrolowanej jednostce nie ustalają w tym zakresie procedur.

Ponadto ustalono, że umowa zawarta przez Wójta Gminy Nurzec-Stacja w dniu 20 marca 2013 r. na dostawę oleju opałowego przewidywała, że Wykonawca wraz z fakturą dołączy kalkulację ceny oleju dla każdej dostawy wyliczoną wg wzoru (…). Badane faktury za dostawę oleju opałowego z 2013 r. nie zawierały kalkulacji ceny oleju opałowego. Faktura z dnia 30 stycznia 2014 r. zawiera załącznik „Hurtowe ceny paliw” i cenę dostawy wyliczoną według ustalonego w umowie wzoru. Podobnie w zakresie realizacji umowy na „Zakup wraz z dostawą węgla Ekogroszek na sezon grzewczy 2013/2014” stwierdzono, że według umowy Przy dostawie poszczególnych partii Ekogroszku wykonawca każdorazowo przedstawi aktualny dokument potwierdzający parametry jakościowe oferowanego węgla, deklarację zgodności z PN. Z kolei specyfikacja istotnych warunków zamówienia przewidywała, że Do każdej dostawy opału Wykonawca dołączy certyfikat jakości potwierdzający, że dostawa spełnia parametry określone w części II Specyfikacji istotnych Warunków Zamówienia. Ustalono, że w sezonie grzewczym 2013/2014 były zrealizowane 3 dostawy. Brak jest udokumentowanego potwierdzenia, że zrealizowane dostawy spełniały wymagane parametry, nie załączono certyfikatów jakości  – str. 37-38 protokołu kontroli.

W kontrolowanej jednostce nie zostały opracowane w procedury wyboru wykonawców zamówień publicznych o wartości poniżej 14.000 euro, do których nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907, ze zm.). Ustawa o finansach publicznych w art. 44 ust. 3 pkt 1 stanowi, że wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Wewnętrzne procedury winny zapewniać właściwe udokumentowanie przestrzegania tej zasady przy zlecaniu odpłatnych dostaw, robót i usług. Uwzględniając zmianę wprowadzoną ustawą z dnia 14 marca 2014 r. o zmianie ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2014 r. poz. 423), aktualnie procedury wewnętrzne powinny odnosić się do zasad wyłaniania wykonawców zamówień o wartości nieprzekraczającej 30.000 euro – str. 39 protokołu kontroli.

Kontrola zagadnień dotyczących żywienia uczniów wykazała, że w okresie objętym kontrolą była stosowana nieobowiązująca uchwała Nr XI/76/08 Rady Gminy Nurzec-Stacja z dnia 21 kwietnia 2008 r. w sprawie ustalenia zasad i wysokości opłat za korzystanie ze stołówek szkolnych zorganizowanych w szkołach prowadzonych przez Gminę Nurzec-Stacja. Wysokość dziennej opłaty za posiłki w stołówkach (w szkole i przedszkolu) ustalana w przyjętym miesięcznym okresie rozliczeniowym przez Pana Dyrektora nie była uzgadniana z Wójtem Gminy, wbrew wymogom wynikającym z art. 67a ust. 3 ustawy o systemie oświaty. W trakcie kontroli wydał Pan zarządzenie nr 08/2014 z dnia 23 maja 2014 r. w sprawie ustalenia opłat i warunków korzystania z posiłków wydawanych w Zespole. Projekt zarządzenia zaakceptował w dniu 23 maja 2014 r. Wójt Gminy – str. 41 protokołu kontroli.

Przeprowadzono również analizę zrealizowanych dochodów z tytułu opłat za posiłki (w wysokości 97.008 zł) w kontekście poniesionych wydatków na zakup artykułów żywnościowych (wynoszących 80.685,82 zł). Różnica między pobranymi opłatami za posiłki a wartością surowców zakupionych na ich wyprodukowanie wyniosła w 2013 r. 16.322,18 zł. Jak wynika z ustaleń kontroli, w części odpowiadającej kwocie 9.051,42 zł wynikała ona z pobierania wyższych opłat za posiłki od nauczycieli i pracowników obsługi. Pozostała kwota 7.270,76 zł stanowi różnicę między ceną posiłków a wartością artykułów żywnościowych zakupionych na wyprodukowanie posiłków w 2013 r. Przedstawione wyliczenie świadczy o naruszeniu regulacji art. 67a ust. 4 ustawy o systemie oświaty odnoszącej się do kwestii odpłatności uczniów za korzystanie z posiłków w stołówce szkolnej. Zgodnie z jej treścią opłaty uczniów za korzystanie z posiłków powinny być kalkulowane na poziomie zapewniającym wyłącznie pokrycie kosztów zakupu artykułów żywnościowych, tzw. wsadu do kotła. Do opłaty pobieranej za posiłek ucznia nie wlicza się pozostałych kosztów przygotowania posiłku, czyli wynagrodzeń pracowników stołówki i składek od nich naliczanych oraz kosztów utrzymania stołówki – str. 42-43 protokołu kontroli.

Na podstawie decyzji Wójta Gminy Nurzec-Stacja z dnia 20 stycznia 2012 r. ustalono, że na rzecz Zespołu Szkolno-Przedszkolnego ustanowiono trwały zarząd nieruchomościami oznaczonymi:

- nr geodezyjnym 1151 o powierzchni 0,53 ha, w skład której wchodzi budynek Przedszkola o powierzchni użytkowej 1.663 m² (według ewidencji szczegółowej prowadzonej przez Zespół do konta 011 „Środki trwałe” powierzchnia użytkowa wynosi 1.568,50 m²) oraz ogrodzenie i pozostałe składniki nieruchomości znajdujące się na działce (brak ich opisu),

- nr geodezyjnym 1062 o powierzchni 1,96 ha, w skład której wchodzi budynek Szkoły o powierzchni użytkowej 1.708,20 m² (według ewidencji szczegółowej prowadzonej przez Zespół do konta 011 powierzchnia użytkowa wynosi 2.193 m²), murowany budynek gospodarczy o powierzchni użytkowej 61,75 m², budynek gospodarczy drewniany o powierzchni użytkowej 55,29 m² oraz ogrodzenie i pozostałe składniki nieruchomości znajdujące się na działce (brak ich opisu).

Ustalono, że na nieruchomości gruntowej oznaczonej nr 1062 jest wybudowana hala sportowa, którą użytkuje Zespół, a która nie została oddana Zespołowi w trwały zarząd. Ponadto stwierdzono, że decyzja wymienia, iż na nieruchomości oznaczonej nr 1062 znajduje się budynek gospodarczy drewniany o powierzchni użytkowej 55,29 m² który w rzeczywistości został rozebrany w 2009 r. Decyzja o ustanowieniu trwałego zarządu zawiera zatem opis nieruchomości nie w pełni odpowiadający stanowi faktycznemu – str. 43-44 protokołu kontroli. Uwagi w tym zakresie przekażę Wójtowi Gminy Nurzec-Stacja w wystąpieniu wystosowanym na podstawie ustaleń kontroli kompleksowej gminy.

Stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostek budżetowych oraz nieprawidłowego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Panu Dyrektorze jako kierowniku jednostki, zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych.

Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości należy do głównego księgowego, stosownie do zakresu czynności. Prawa i obowiązki głównych księgowych określa art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Powołanie wicedyrektora Zespołu, jak tego wymagają postanowienia Statutu Zespołu.

2. Uaktualnienie karty wzorów podpisów poprzez wskazanie w niej osób faktycznie upoważnionych do dysponowania rachunkami bankowymi.

3. Sporządzanie poleceń przelewu zgodnie z procedurami wewnętrznymi obowiązującymi w jednostce. Ewentualnie rozważenie zmiany procedur, jeżeli nie są zgodne z faktycznymi potrzebami jednostki.

4. Założenie ewidencji druków ścisłego zarachowania. Wskazanie osoby odpowiedzialnej za ewidencję i kontrolę gospodarki drukami ścisłego zarachowania.

5. Określenie metod prowadzenia ewidencji dla wszystkich grup rzeczowych składników aktywów obrotowych posiadanych przez jednostkę,

6. Wyeliminowanie uchybień w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych poprzez:

a) zaprzestanie stosowania konta o symbolu 000,

b) opatrywanie zapisów księgowych datą zapisu,

c) przestrzeganie zgodności zapisów na kontach szczegółowych utworzonych do konta 101 z danymi odpowiednich raportów kasowych, dla których konta te zostały założone,

d) ujęcie w księgach – w porozumieniu ze Skarbnikiem Gminy – wartości gruntów przekazanych Zespołowi w trwały zarząd,

e) ewidencjonowanie należności z tytułu dochodów budżetowych na koncie 221,

f) przestrzeganie zasady czystości obrotów na koncie 130,

g) przestrzeganie zasady memoriału określonej w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

7. Zobowiązanie odpowiedzialnego pracownika do dołożenia należytej staranności przy obliczaniu odpisu na ZFŚS i korygowaniu jego wysokości.

8. Zwiększenie odpisu na ZFŚS na 2014 r. o kwotę 8.618,79 zł, odpowiadającą jego zaniżeniu za 2013 r.

9. Przedstawianie radom pedagogicznym do zaopiniowania projektu planu finansowego sporządzonego przez Pana Dyrektora na podstawie art. 248 ust. 2 ustawy o finansach publicznych.

10. Zaprzestanie odprowadzania do budżetu otrzymanych darowizn, mając na uwadze, że zgodnie z uchwałą Rady Gminy Nurzec-Stacja Nr VII/60/2011 z dnia 7 września 2011 r. wpływy z darowizn stanowią dochody wyodrębnionego rachunku dochodów i wydatków nimi finansowanych.

11. Przestrzeganie postanowień uchwalonego przez Radę Gminy regulaminu wynagradzania nauczycieli w zakresie wysokości środków, które mają być corocznie przeznaczane na dodatki motywacyjne.

12. Prawidłowe klasyfikowanie wydatków ponoszonych w rozdziale 80146. Występowanie do Wójta Gminy o zmianę klasyfikacji w planie wydatków w tym rozdziale w sytuacji, gdy nie jest ona dostosowana do faktycznie finansowanych celów.

13. Opracowanie i wdrożenie procedury potwierdzania ilości dostarczonego węgla i oleju opałowego.

14. Żądanie od wykonawców dostaw wymaganych umową dokumentów mających potwierdzać sposób obliczenia ceny lub jakość dostarczanych materiałów.

15. Opracowanie pisemnych procedur wyłaniania wykonawców zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 30.000 euro.

16. Kalkulowanie wysokości opłat za posiłki pobieranych od uczniów oraz dokonywanie zakupów artykułów żywnościowych w sposób zapewniający zgodność z przepisem art. 67a ust. 4 ustawy o systemie oświaty, tj. w celu zachowania równowagi między pobranymi opłatami a kosztem zakupu artykułów służących przygotowaniu posiłków dla uczniów.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Wójt Gminy Nurzec-Stacja