Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Zakładzie Usług Komunalnych w Łapach

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 05 lutego 2015 roku (znak: RIO.I.6002-22/14), o treści jak niżej:

Pani

Magdalena Piekut-Górska

p.o. Dyrektora

Zakładu Usług Komunalnych

w Łapach

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej Zakładu Usług Komunalnych w Łapach za 2013 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r. poz. 1113, ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto ustalenia ogólnoorganizacyjne, w tym regulacje wewnętrzne obowiązujące w zakładzie, funkcjonowanie kontroli zarządczej i rachunkowości, sprawozdawczość, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, plan finansowy, realizację wybranych przychodów i kosztów, gospodarowanie składnikami majątkowymi oraz rozliczenia z budżetem gminy.

Analiza zakresów czynności wykazała, że osoba zatrudniona od dnia 26 września 2014 r. na podstawie umowy o pracę na czas zastępstwa na stanowisku głównego księgowego nie miała pisemnie powierzonych niektórych obowiązków i odpowiedzialności przynależnych stanowisku głównego księgowym na podstawie art. 54 ust. 1 ustawy 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, ze zm.). Nie powierzono prowadzenia rachunkowości oraz dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym. W trakcie kontroli zakres czynności dostosowano do przywołanej regulacji – str. 4-5 protokołu kontroli.

Analiza dokumentacji opisującej przyjęte w Zakładzie zasady rachunkowości, dokonana pod kątem zgodności z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289), wykazała następujące uchybienia i nieprawidłowości:

a) przewidziano w jej treści, że odsetki od należności ujmuje się w momencie zapłaty lub w wysokości odsetek należnych na koniec kwartału. Kierując się zasadą istotności oraz mając na uwadze racjonalne gospodarowanie środkami publicznymi noty odsetkowe od należności zapłaconych po terminie, nie są przesyłane kontrahentom (co za tym idzie nie są naliczane odsetki ustawowe), jeżeli kwota odsetek jest mniejsza od kosztów przesyłki poleconej za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, tj. w kwocie 6,60 zł. Regulacja ta nie precyzuje jednak okresu, za jaki odsetki nie będą naliczane (np. miesiąc, kwartał, rok). Może to powodować bezpodstawne zaniechanie naliczania odsetek np. na koniec kwartału, które za cały rok budżetowy od danego dłużnika przekraczałyby kwotę określoną przepisami wewnętrznymi. Należy też wskazać, że art. 42 ust. 5 ustawy o finansach publicznych wymaga od jednostki sektora finansów publicznych ustalania przypadających jej należności pieniężnych. W prawie powszechnie obowiązującym brak zaś przepisu upoważniającego do odstąpienia od naliczania odsetek od nieterminowo wpłacanych należności cywilnoprawnych. Regulacja taka obowiązuje tylko w zakresie odsetek od należności podatkowych (art. 54 § 1 pkt 5 Ordynacji podatkowej). Stwierdzono, że w praktyce Zakład nie dochodzi przypadających mu należności o niewielkiej wartości. Należy dodać, iż w sprzeczności z przywołanymi uregulowaniami pozostawały postanowienia zarządzenia Pani Dyrektor Nr 16/2012 z dnia 31 grudnia 2012 r. w sprawie umarzania przez ZUK odsetek od należności wnoszonych nieterminowo, zgodnie z którymi umarzane będą odsetki od należności pieniężnych, jeżeli ich wysokość nie przekracza kwoty 6,60 zł. Umorzenie należności jest możliwe dopiero wtedy, kiedy odsetki zostaną naliczone i zaewidencjonowane w księgach. Z przywołanych wyżej zasad rachunkowości wynika zaś odstąpienie od naliczania odsetek, jeżeli kwota odsetek jest mniejsza od kwoty 6,60 zł. Należy dodatkowo podkreślić, że zasady, sposób i tryb udzielania ulg w spłacie należności pieniężnych mających charakter cywilnoprawny, przypadających gminie Łapy i jej jednostkom podległym, reguluje uchwała Nr LVI/733/10 Rady Miejskiej w Łapach z dnia 20 lipca 2010 r. Z § 7 ust. 1 pkt 2 tego aktu wynika, że do umarzania, odraczania terminów lub rozkładania na raty spłat należności, o których mowa w uchwale, uprawnieni są także kierownicy jednostek organizacyjnych – w odniesieniu do należności przypadających jednostce, jeżeli wartość należności nie przekracza kwoty 10.000 zł. Uchwała określa jednocześnie przesłanki umorzenia należności – str. 5-7 i 24-25 protokołu kontroli,

b) w planie kont nie zawarto opisu przyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń – wskazano jedynie, iż zasady te wynikają z opracowania M. Augustowskiej „Komentarz do planu kont dla samorządowych jednostek budżetowych i zakładów budżetowych” (wydanie XII). Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a) ustawy, zakładowy plan kont winien określać między innymi przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń na kontach księgi głównej. Wypełnienie dyspozycji tego przepisu jest w ZUK, ponieważ zakładowy plan kont został uzupełniony o konta nieprzewidziane rozporządzeniem, takie jak: 200 „Rozrachunki z odbiorcami, 204 „Rozrachunki z tytułu czynszów – ADM” czy 261 „Rozliczenie wynagrodzeń”. Dodatkowe – względem rozporządzenia – konta syntetyczne wydzielono w ramach zespołu 5 „Koszty według typów działalności i ich rozliczenie”; odnoszą się one do poszczególnych rodzajów działalności podstawowej (konta 501-508 oraz konto 532 „Koszty działalności warsztatu” i konto 550 „Koszty zarządu”) oraz zespołu 7 „Przychody, dochody i koszty”, tj.: 700 „Sprzedaż robót zleconych – dodatkowa”, 701 „Sprzedaż-wywóz śmieci”, 703 „Sprzedaż-wysypisko”, 704 „Sprzedaż-ZOM oczyszczanie”, 706 „Sprzedaż-ZGM” służące do ewidencji sprzedaży poszczególnych rodzajów robót i usług oraz konto 711 „Koszt własny” – nie określono zasad ich funkcjonowania, a nie wynikają one ani z rozporządzenia ani z przywołanej wyżej publikacji. Dodania wymaga, iż w ramach kont zespołu 7 w ewidencji Zakładu występowały także konta 707 „PSZOK” i 708 „Wywóz nieczystości – gmina”, które z kolei pominięto w zakładowym planie kont. Nadto w zakładowym planie kont nie przewidziano konta 820 „Rozliczenie wyniku finansowego”, które jest niezbędne do ewidencji operacji rozliczenia wyniku finansowego samorządowych zakładów budżetowych, zaś do ewidencji zapasów materiałów stosowano konto oznaczone symbolem 311 zamiast symbolem 310, jak to wynika z przepisów rozporządzenia – str. 9-11 protokołu kontroli,

c) w polityce rachunkowości nie odniesiono się do zasad ewidencji benzyny wykorzystywanej w kosiarkach i kosach spalinowych; w praktyce zakup benzyny księgowano bezpośrednio w koszty. Należy wskazać, że przepisy art. 17 ust. 2 ustawy dają kierownikowi jednostki swobodę w wyborze metody prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla rzeczowych składników aktywów obrotowych. Jedną z nich jest metoda spisywania materiałów w koszty w momencie zakupu, połączonego z ustalaniem stanu tych składników aktywów i jego wyceny oraz korekty kosztów o wartość tego stanu, przy czym zapis o wybranej metodzie powinien się znaleźć w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości jednostki. W związku z faktycznie stosowaną metodą spisywania w koszty zakupionej etyliny, jednostka pod datą 31 grudnia danego roku powinna ująć w ewidencji jej wartość ustaloną w drodze inwentaryzacji, zmniejszając jednocześnie o tę kwotę wartość poniesionych kosztów. Inwentaryzacji etyliny nie dokonywano. Odnosząc się do tej kwestii wskazała Pani, że etylina wykorzystywana jest jedynie w urządzeniach i maszynach takich jak kosiarki i kosy spalinowe. Paliwo to kupowane jest w dniu pracy daną maszyną w ilości odpowiadającej dziennemu zużyciu, w ten sposób, żeby nie pozostawał zapas paliwa w maszynie. Etylina została całkowicie zużyta przed dniem inwentaryzacji, z tego względu nie uwzględniono jej podczas inwentaryzacji – str. 40-42 protokołu kontroli. W świetle treści wyjaśnienia należy wskazać, że pominięcie inwentaryzacji etyliny w tych urządzeniach jest możliwe z punktu widzenia zasady istotności (art. 4 ust. 4 ustawy), jednakże stosowne uregulowanie w tej sprawie powinno się znaleźć w przepisach wewnętrznych.

W sferze prowadzenia ksiąg rachunkowych stwierdzono uchybienia naruszające przepisy ustawy o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości…, poprzez:

a) zaniechanie naliczania i ewidencjonowania na koniec każdego kwartału należnych odsetek od nieopłaconych w terminie należności Zakładu z tytułu czynszów za lokale mieszkalne wchodzące w skład mieszkaniowego zasobu gminy – jak ustalono Zakład administrował zasobem do dnia 31 maja 2013 r.; zaległości występujące na koniec 2013 r. z tego tytułu stanowiły kwotę 33.779,14 zł, zaś na dzień 31 grudnia 2014 r. 29.932,60 zł. Zgodnie z postanowieniami § 8 ust. 5 rozporządzenia, odsetki od należności ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału. W złożonym wyjaśnieniu wskazała Pani, iż odsetek nie naliczono w związku z trudnościami w wyegzekwowaniu zadłużeń należności głównych. Dodała Pani, iż w roku 2014 przedmiotowe sprawy skierowano na drogę postępowania sądowego; w nakazach zapłaty w postępowaniu upominawczym sąd nakazał zapłatę należności łącznie z odsetkami ustawowymi, które naliczono na dzień 31 grudnia 2014 r. (w kwocie 3.787,55 zł). Nadto, jak wykazała kontrola, odsetki naliczane z innych tytułów nieprawidłowo ewidencjonowano zapisem Wn 200 „Rozrachunki z odbiorcami” – Ma 290 „Odpisy aktualizujące należności”, zaś ich wpływ zapisem Wn 290 – Ma 760 „Pozostałe przychody operacyjne”. Należności z tytułu odsetek stanowią przychody finansowe, które powinny być ujmowane zapisem Wn odpowiednie konto zespołu 2 – Ma 750 „Przychody finansowe” zaś ewentualny odpis aktualizujący zapisem Wn 751 „Koszty finansowe” – Ma 290. Należy jednocześnie wskazać, iż należności z tytułu odsetek powinny być obejmowane odpisem aktualizującym na takich samych zasadach jak należności główne, tj. w przypadku wystąpienia przesłanek określonych w art. 35b ust. 1 ustawy. Niezbędne jest przy tym, aby zasady ustalania podstaw dokonania odpisu (prawdopodobieństwa zapłaty należności) wynikały z uregulowań wewnętrznych, czego nie stwierdzono w kontrolowanym Zakładzie. W efekcie niewłaściwej ewidencji odsetek zaniżono przychody finansowe i wynik finansowy Zakładu za 2013 r. o kwotę 3.100,65 zł – str. 18-19 i 23-24 protokołu kontroli,

b) nieprawidłowe zaewidencjonowanie operacji zmniejszenia stanu początkowego środków trwałych z tytułu przekazania Urzędowi Miejskiemu w Łapach składowiska odpadów stałych, ogrodzenia oraz nadbudowy istniejącej kwatery w kwocie 1.634.221,76 zł (z tego wartość netto 1.215.566,92 zł i dotychczasowe umorzenie 418.654,84 zł) zapisem ujemnym Wn 011 „Środki trwałe” – Ma 800 „Fundusz jednostki” oraz jednocześnie Ma 800 – Wn 071 „Umorzenie środków trwałych…”. W efekcie błędnych zapisów konto 011 wykazywało ujemne obroty strony Wn 1.600.438,98 zł, podczas gdy zgodnie z rzeczywistym przebiegiem operacji powinny one wynieść 33.782,78 zł; podobnie obroty strony Ma konta 011 stanowiące według danych zestawienia obrotów i sald za 2013 r. kwotę 27.325,83 zł nie odzwierciedlały rzeczywistości – powinny one wynosić 1.661.547,59 zł. Ujemne obroty stron Wn i Ma wystąpiły ponadto na koncie 800. Prawidłowo wartość umorzoną przekazanego środka trwałego należało ująć zapisem Wn 071 – Ma 011, zaś wartość nieumorzoną zapisem Wn 800 – Ma 011. Błąd ten nie miał wpływu na dane zestawienia zmian funduszu, w którym wartość netto przekazanego środka trwałego (wynoszącą 1.215.566,92 zł) prawidłowo wykazano w poz. I.2.6 jako zmniejszenie funduszu – str. 39-40 protokołu kontroli.

         Badając prawidłowość prezentacji danych w sprawozdaniu finansowym Zakładu za 2013 r. stwierdzono, że:

a) w informacji uzupełniającej do bilansu umorzenie środków trwałych wykazano w wartości 100.257,76 zł, która nie wynikała z konta 071 wykazującego umorzenie na kwotę 395.465,11 zł – str. 38 protokołu kontroli,

b) w zestawieniu zmian w funduszu Zakładu w zwiększeniach w poz. I.1.6 „Nieodpłatnie otrzymane środki trwałe i środki trwałe w budowie oraz wartości niematerialne i prawne”, nieprawidłowo wykazano kwotę 6.577,58 zł stanowiącą wartość otrzymanej przyczepy. Operację zaksięgowano prawidłowym zapisem Wn 011 – Ma 071, a zatem nie powodowała ona zmian w funduszu jednostki – str. 13-14 protokołu kontroli.

                   Analiza stanu zobowiązań na dzień 31 grudnia 2013 r. wykazała istnienie zobowiązań wymagalnych w wysokości 37.181,05 zł wobec PGK w Zambrowie (27.041,86 zł) z tytułu odbioru śmieci oraz wobec PW ARS Sylpaczuk (10.139,19 zł) z tytułu zakupu paliwa. Zgodnie z art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Nieterminowo regulowano też zobowiązania w trakcie roku objętego kontrolą. Z tytułu opóźnienia w zapłacie ZUK w 2013 r. poniósł koszty odsetek w wysokości 0,57 zł; poza tym uzyskano od kontrahentów (w szczególności PGK w Zambrowie) decyzje o umorzeniu odsetek za opóźnienie na łączną kwotę 1.108,26 zł – str. 13 i 32 protokołu kontroli.

Kontrola wydatków z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2013 r. wykazała przypadek jego zawyżenia z uwagi na błędne uwzględnienie w podstawie naliczenia dla głównej księgowej wynagrodzenia za 2 dni urlopu opiekuńczego. Zgodnie z art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 1144), wynagrodzenie roczne ustala się w wysokości 8,5% wynagrodzenia za pracę otrzymanego przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego, za który przysługuje to wynagrodzenie, uwzględniając wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, a także wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy oraz wynagrodzenie za czas pozostawiania bez pracy przysługujące pracownikowi, który podjął pracę w wyniku przywrócenia do pracy. Z § 6 pkt 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. Nr 2, poz. 14 ze zm.), określającego zasady ustalania wynagrodzenia za czas urlopu stosowanego do obliczenia podstawy dodatkowego wynagrodzenia rocznego, wynika, że wyłączeniu przy ustalaniu tego wynagrodzenia podlega m.in. wynagrodzenie za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy (tj. m.in. za czas urlopu opiekuńczego). W związku z powyższym wynagrodzenie za czas urlopu opiekuńczego nie powinno być uwzględniane w podstawie dodatkowego wynagrodzenia rocznego. Na skutek udzielonego w trakcie kontroli instruktażu uchybienie to wyeliminowano przy naliczeniu dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2014 r. – str. 27 protokołu kontroli.

Badaniu poddano prawidłowość naliczenia nagród jubileuszowych dwóm pracownikom Zakładu stwierdzając, że jeden z nich otrzymał w dniu 10 wrześniu 2013 r. nagrodę jubileuszową za 35 lat pracy (uprawnienie nabyte 29 sierpnia 2013 r.), obliczoną jako 200% wynagrodzenia z okresu czerwiec-sierpień tego roku. Zgodnie z § 8 ust. 6 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1786), podstawę obliczenia nagrody jubileuszowej stanowi wynagrodzenie miesięczne przysługujące pracownikowi samorządowemu w dniu nabycia prawa do nagrody, a jeżeli jest to dla pracownika korzystniejsze – wynagrodzenie przysługujące mu w dniu jej wypłaty. Z powyższego wynika, że w związku z wypłatą nagrody jubileuszowej we wrześniu 2013 r. należało zastosować wynagrodzenie z września tego roku (ponieważ wypłata nie nastąpiła w tym samym miesiącu co nabycie prawa). Analogiczne uchybienie dotyczy nagrody jubileuszowej wypłaconej w dniu 10 września 2013 r. drugiemu pracownikowi za 25 lat pracy (uprawnienie nabyte 16 sierpnia 2013 r.). Według ustaleń kontroli nagrody jubileuszowe wymienionych pracowników powinny wynosić o odpowiednio o 38,82 zł i 47,06 zł więcej od otrzymanych – str. 28-29 protokołu kontroli.

Z analizy udokumentowania i rozliczania kosztów z tytułu podróży służbowych wynika, że w trzech przypadkach pracownicy delegowani w celach służbowych, pomimo wypełnienia w formularzu „Polecenie wyjazdu” pozycji „ryczałt za dojazdy”, nie otrzymali zwrotu należnych im kwot ryczałtu – str. 29 protokołu kontroli. Zasady rozliczania kosztów podróży służbowych określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167). Zgodnie z jego przepisami pracownikowi po odbyciu podróży służbowej krajowej przysługuje m.in. zwrot kosztów podróży, w tym także ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety, pod warunkiem faktycznego korzystania z nich (jak bowiem stanowią przepisy § 9 ust. 2 rozporządzenia ryczałt nie przysługuje, jeżeli pracownik nie ponosi kosztów dojazdu). W udzielonym wyjaśnieniu wskazała Pani, iż przy rozliczeniu delegacji pracownicy je rozliczający popełnili błędy przy uzupełnianiu poszczególnych rubryk druku; wszyscy pracownicy, których dotyczyła ta sytuacja zostali pouczeni w kwestii prawidłowego wypełniania delegacji i zapewniam, że dołożymy starań, aby takie sytuacje nie miały miejsc w przyszłości.

W wyniku przeprowadzonego przetargu na dostawy paliw płynnych (benzyny bezołowiowej i oleju napędowego) w 2013 r. zawarła Pani w dniu 2 stycznia 2013 r. umowę z wybranym wykonawcą. Badając procedurę jego wyłonienia stwierdzono, że wpisana w protokole z postępowania wartość szacunkowa zamówienia była identyczna z wartością oferty oraz zawartej z wykonawcą umowy (176.277,45 zł), co przesądza, iż jej ustalenia dokonano niezgodnie z art. 32 i art. 34 ust. 1 ustawy z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907, ze zm.). Dodania wymaga, że podanej w protokole wartości szacunkowej nie przeliczono na euro, który to obowiązek wynika z wzoru protokołu zawartego w załączniku nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 października 2010 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. Nr 233, poz. 1458). Ponadto nie stwierdzono, na podstawie okazanego protokołu postępowania, aby zamawiający podał kwotę, którą zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, nie dopełniając tym samym obowiązku wynikającego z art. 86 ust. 3 Prawa zamówień publicznych.

Postanowieniami umowy przewidziano możliwość zmiany ceny dostarczanych paliw, wynikającą ze zmiany cen hurtowych i obejmującą również zmianę opłaty paliwowej i akcyzy oraz podatku VAT. Dodano, że każdorazowo zmiana cen musi zostać udokumentowana kserokopią faktury zaopatrzenia potwierdzoną za zgodność z oryginałem. Kontrola realizacji umowy wykazała, że w praktyce nie egzekwowano od dostawcy przedstawiania dokumentów potwierdzających zmianę cen u producenta – str. 34-37 protokołu kontroli.

W kwestii wyposażenia kontrolowanego Zakładu w majątek stwierdzono, że Zakład włada nieruchomością zabudowaną położoną w Łapach przy ul. Mostowej na podstawie umowy użyczenia o charakterze nieodpłatnym zawartej w dniu 7 listopada 2012 r. na czas nieokreślony pomiędzy Panią Dyrektor a Burmistrzem Łap. Ponadto w dniu 30 czerwca 2013 r. Burmistrz Łap powierzył Zakładowi „w zarządzanie” na okres od dnia 1 lipca 2013 r. do 31 grudnia 2014 r. część nieruchomości oznaczonej nr geod. 267/3 o pow. 0,40 ha położonej w obrębie Uhowo (eksploatowanej jako składowisko odpadów komunalnych). Z tytułu wykorzystania nieruchomości przewidziano miesięczne opłaty w wysokości 885,60 zł. Zgodnie z przepisami art. 43 w zw. z art. 4 pkt 10 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2014 r. poz. 518, ze zm.) właściwą formą prawną władania nieruchomością przez jednostkę organizacyjną niemająca osobowości prawnej jest trwały zarząd. Ustanawiany jest on w drodze decyzji, której elementy określają przepisy art. 45 ust. 2 ustawy; z wnioskiem o ustanowienie trwałego zarządu występuje jednostka organizacyjna (art. 44 ust. 2) – str. 43 protokołu kontroli.

Stwierdzone w wyniku kontroli nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania lub błędnej wykładni przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości samorządowego zakładu budżetowego.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa Pani Dyrektor jako kierowniku jednostki, zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych. Do obowiązków kierownika jednostki należy też ustalenie i aktualizowanie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, stosownie do art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywają na głównym księgowym zakładu budżetowego, stosownie do postanowień zakresu czynności i art. 54 ust. 1 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Dokonanie zmian w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, poprzez:

a) usunięcie z przepisów wewnętrznych Zakładu postanowień określających warunki umożliwiające zaniechanie naliczania odsetek od nieterminowego opłacania należności, mając na uwadze art. 42 ust. 5 ustawy o finansach publicznych oraz zasady udzielania ulg dotyczących zapłaty należności cywilnoprawnych uchwalone przez Radę Miejską,

b) uzupełnienie zakładowego planu kont o opis przyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń na kontach syntetycznych, w szczególności niewynikających z obowiązujących przepisów,

c) wprowadzenie do zakładowego planu kont kont 707, 708 i 820,

d) wskazanie konta o symbolu 310 jako konta właściwego do ewidencji zapasów materiałów, jak to wynika z obowiązujących przepisów,

e) formalne uregulowanie stosowanej metody ewidencji benzyny z ewentualnym przyjęciem uproszczenia polegającego na odstąpieniu od jej inwentaryzacji na dzień bilansowy,

f) określenie szczegółowych zasad kwalifikowania należności jako podlegających odpisowi aktualizującemu, zwłaszcza w zakresie dotyczącym dokonywania odpisu ze względu na małe prawdopodobieństwo ich wyegzekwowania wynikające z sytuacji majątkowej i finansowej dłużnika.

2. Zobowiązanie głównego księgowego do wyeliminowania uchybień w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) naliczenie i ujmowanie w księgach rachunkowych odsetek od nieopłaconych w terminie należności gminy, w wysokości odsetek należnych na koniec każdego kwartału, zapisem Wn odpowiednie konto zespołu 2 – Ma 750,

b) dokonywanie odpisów aktualizujących należności z tytułu odsetek w przypadku stwierdzenia podstaw do dokonania odpisu wynikających z art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości oraz przyjętych w przepisach wewnętrznych, w wykonaniu wniosku nr 1f), mając na uwadze, że z reguły podstawy dokonania odpisu dotyczą właściwości dłużnika, a zatem występują jednocześnie dla należności głównej i naliczonych od niej odsetek

c) ujmowanie na stronie Ma konta 011 zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych w części umorzonej w korespondencji z kontem 071, a w części nieumorzonej w korespondencji z kontem 800.

3. W zakresie prezentowania danych w sprawozdaniu finansowym Zakładu:

a) wskazywanie w informacji uzupełniającej do bilansu danych o umorzeniu środków trwałych zgodnych z danymi wynikającymi z ksiąg,

b) wykazywanie w zestawieniu zmian w funduszu danych o zwiększeniach funduszu z tytułu nieodpłatnie otrzymanych środków trwałych w wysokości wynikającej z zapisów dokonanych na koncie 800.

4. Zapewnienie terminowego regulowania zobowiązań.

5. Zaniechanie uwzględniania w podstawie naliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego wynagrodzenia za czas urlopu opiekuńczego. Ponowne obliczenie dodatkowego wynagrodzenia rocznego głównej księgowej za 2013 r. oraz poinformowanie RIO o ustalonych skutkach finansowych w odpowiedzi o sposobie wykonania wniosków pokontrolnych.

6. Przyjmowanie do obliczenia nagrody jubileuszowej wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w miesiącu jej wypłaty, o ile jest to dla niego korzystniejsze. Rozliczenie z pracownikami kwot nagród jubileuszowych zaniżonych w łącznej wysokości 85,88 zł z powodu przyjęcia niewłaściwej podstawy naliczenia.

7. Przestrzeganie przepisów Prawa zamówień publicznych przy udzielaniu zamówień, poprzez:

a) ustalanie wartości szacunkowej zamówienia zgodnie z wymogami ustawy,

b) sporządzanie protokołów postępowania w sprawie udzielenia zamówienia zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,

c) podawanie przed otwarciem ofert kwot, które zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia i dokumentowanie tego faktu w protokole postępowania.

8. Egzekwowanie od dostawcy paliw realizacji określonych umową obowiązków w zakresie potwierdzania cen nabycia paliw u producenta, mając na uwadze obowiązek weryfikacji zgodności cen dostaw z ofertą.

9. Wystąpienie do Burmistrza Łap z wnioskiem o ustanowienie trwałego zarządu nieruchomościami, którymi faktycznie włada Zakład.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

                Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

          w Białymstoku

Do wiadomości:

Burmistrz Łap