Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Zakładzie Komunalnym w Krynkach

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 09 lutego 2015 roku (znak: RIO.I.6002-17/14), o treści jak niżej:

Pan Jerzy Bieluci

Dyrektor

Zakładu Komunalnego

w Krynkach

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej Zakładu Komunalnego w Krynkach za 2013 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r. poz. 1113, ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto sprawy ogólnoorganizacyjne, w tym regulacje wewnętrzne obowiązujące w jednostce, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, plan finansowy, realizację wybranych dochodów i wydatków, gospodarowanie składnikami majątkowymi oraz rozliczenia z budżetem gminy.

Czynności kontrolne mające na celu ocenę dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady rachunkowości, względem regulacji zawartych w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, ze zm.) i rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289), wykazały m.in., że:

a) nie zawarto w jej treści wykazu ksiąg rachunkowych, tj. elementu wymaganego przez art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. b) ustawy – str. 5 protokołu kontroli,

b) nie wskazano na stosowaną metodę ewidencji rzeczowych składników aktywów obrotowych (materiałów), jak tego wymaga art. 17 ust. 2 ustawy. W praktyce prowadzona jest ewidencja ilościowo-wartościowa – str. 31 protokołu kontroli,

c) nie wprowadzono żadnych uregulowań określających zasady przeprowadzania, dokumentowania i rozliczania inwentaryzacji; mając na uwadze brak odniesienia w przepisach art. 26 i 27 ustawy do szeregu zagadnień niezbędnych dla właściwego przeprowadzenia i udokumentowania inwentaryzacji, właściwe jest wprowadzenie przez kierownika jednostki rozwiązań w tym zakresie – str. 31 protokołu kontroli.

Analiza prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych, przeprowadzona pod  kątem zgodności z przepisami ustawy o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont…, wykazała, że:

a) nie zachowano zasady ciągłości określonej w art. 5 ust. 1 ustawy, ponieważ z zestawienia obrotów i sald sporządzonego na dzień 31 grudnia 2012 r. wynika, że suma sald na ten dzień różni się od sumy sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych na 2013 r. Nieprawidłowość dotyczyła następujących kont:

- 011 „Środki trwałe”, które w zamknięciu 2012 r. wykazywało saldo Wn 14.658.966,98 zł, a w bilansie otwarcia 2013 r. saldo Wn 14.358.966,98 zł – różnica 300.000 zł; jak wynika z wyjaśnienia głównej księgowej niezgodność ta była wynikiem błędu popełnionego w bilansie otwarcia 2012 roku, nanoszonym ręcznie. Niezgodność sald między końcem 2012 r. i początkiem 2013 r. wynikała zaś z korekty tego błędu, tj. wprowadzenia prawidłowego salda,

- 225 „Rozrachunki z budżetami” – na koniec 2012 r. wykazywało per saldo strony Wn  w wysokości 806 zł, a na początek 2013 r. per saldo strony Ma 808 zł; jak wynika z wyjaśnienia głównej księgowej było to wynikiem dostosowania salda do zgodności z posiadaną dokumentacją,

- 401 „Zużycie materiałów” – na koniec 2012 r. wykazywało saldo Wn – 0,26 zł, a na początek 2013 r. nie wykazywało salda (zgodnie z zasadami jego funkcjonowania).

Stwierdzona nieprawidłowość świadczy jednocześnie o prowadzeniu ksiąg z naruszeniem art. 13 ust. 5 ustawy, który stanowi, że przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera należy zapewnić automatyczną kontrolę ciągłości zapisów, przenoszenia obrotów lub sald – str. 7 protokołu kontroli,

b) w zestawieniu obrotów i sald na dzień 31 grudnia 2013 r. na stronie Wn kont kosztów rodzajowych (zespół 4) prowadzonych z oznaczeniem paragrafu klasyfikacji budżetowej odpowiadającego danym kosztom figurują niezlikwidowane salda; z kolei na kontach 401-405 i 409 wykazanych w tym zestawieniu bez rozwinięcia według klasyfikacji, stanowiących sumę „kont z paragrafami” o danym symbolu, widnieje saldo Ma w wysokości tej sumy (odpowiadającej saldom Wn kont z klasyfikacją budżetową); zgodnie z załącznikiem nr 3 do rozporządzenia konta zespołu 4 nie wykazują salda na koniec roku obrotowego. Ponadto należy zwrócić uwagę, że prowadzenie w jednostce budżetowej – w której to formie aktualnie funkcjonuje Zakład Komunalny – ewidencji według paragrafów klasyfikacji budżetowej do kont kosztów i przychodów (zespołu 4 i 7) nie ma uzasadnienia w spoczywających na jednostce obowiązkach sprawozdawczych. Prowadzenie takiej ewidencji potrzebne jest tylko w zakładach budżetowych – dla wykazania przychodów i kosztów według klasyfikacji budżetowej w sprawozdaniu Rb-30S – str. 7 protokołu kontroli,

c) niezachowanie zasady czystości obrotów na subkoncie dochodów prowadzonym w ramach konta 130 „Rachunek bieżący jednostki”, wykazującym obroty wyższe o 3.663,43 zł od dochodów wykonanych wykazanych w sprawozdaniu Rb-27S za 2013 r.; zgodnie z zasadami funkcjonowania konta 130 zawartymi w załączniku nr 3 do rozporządzenia dla zachowania czystości obrotów niezbędne jest stosowanie do błędnych zapisów, zwrotów nadpłat i korekt dodatkowego technicznego zapisu ujemnego. Jednym z błędnych zapisów na subkoncie dochodów było zwrócenie na ten rachunek dochodów niewykorzystanego pogotowia kasowego w kwocie 259,05 zł, które następnie z tego rachunku zostało odprowadzone do budżetu gminy (Wn 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych” – Ma 130); błędne rozliczenie skutkowało następnie dokonaniem zapisu kwoty 259,05 zł miedzy rachunkami dochodów i wydatków (Wn 130 – Ma 130-1) mimo braku wyciągu bankowego (jednostka posiada odrębne rachunki bankowe dla dochodów i wydatków) – str. 9 protokołu kontroli,

d) obroty strony Ma subkonta wydatków (konto 130-1) wynosiły w 2013 r. 1.192.565,40 zł i były mniejsze o 29.186,40 zł od kwoty wydatków wykonanych wykazanych w sprawozdaniu Rb-28S za 2013 r., wynoszącej 1.221.751,80 zł. Stwierdzony stan faktyczny świadczy o nieprawidłowej ewidencji na koncie 130-1, na którym odzwierciedlano operacje zachodzące na rachunku wydatków. Zgodnie bowiem z zasadami sporządzania sprawozdań Rb-28S wydatki wykonane należy wykazywać na podstawie danych księgowości analitycznej do rachunku wydatków (obecnie § 9 ust. 2 pkt 3 załącznika nr 9 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2014 r. poz. 119)). Zapisy ewidencji analitycznej do konta 130-1 powinny zatem stanowić uszczegółowienie zapisów dokonanych na koncie syntetycznym, jak to wynika z art. 16 ust. 1 ustawy. Stwierdzona podczas kontroli rozbieżność świadczy o naruszeniu tej zasady. Ustalenia zawarte na str. 10 i 12 protokołu kontroli wskazują, że zaobserwowana nieprawidłowość jest wynikiem błędnej ewidencji podjęcia środków z rachunku wydatków do kasy Zakładu. W związku z pobraniem środków do kasy dokonywano stosownego zapisu na stronie Ma konta 130-1 ze wskazaniem paragrafu klasyfikacji budżetowej (np. 4210 „Zakup materiałów i wyposażenia”). Następnie, jeżeli wypłaty z kasy dotyczyły innego paragrafu klasyfikacji, dokonywano zmiany paragrafu w ewidencji analitycznej a jednocześnie bezpodstawnie usuwano dotychczas ujęty wydatek z ewidencji syntetycznej zapisami ujemnymi Wn (-) 130-1 – Ma (-) 130-1. Zapis ten jest zbędny, ponieważ – jak wynika z okazanych urządzeń księgowych – ewidencja analityczna wydatków wykazuje niezależność od obrotów na koncie syntetycznym 130-1. Wniosek taki wynika stąd, że obrazowała ona kwotę wydatków faktycznie wykonanych i stanowiła w praktyce podstawę sporządzenia sprawozdania Rb-28S,

e) naruszono art. 20 ust. 1 ustawy wymagający wprowadzenia do ksiąg danego okresu sprawozdawczego, w postaci zapisu, wszystkich zdarzeń, które wystąpiły w tym okresie; nieprawidłowość ta polegała na nieujęciu według stanu na koniec września 2013 r. zobowiązań wynikających z trzech faktur dotyczących września, które opłacono w okresie późniejszym; w efekcie zobowiązania w kwocie 1.019,93 zł nie zostały wykazane w sprawozdaniu Rb-28S za wrzesień 2013 r. – str. 13-14 protokołu kontroli,

f) nieprawidłowo prowadzono ewidencję analityczną do konta 201 „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami”; konto syntetyczne 201 wykazywało na koniec 2013 r. saldo zobowiązań w wysokości 1.630,53 zł, zaś z ewidencji analitycznej wynikało 19 sald strony Wn na kwotę 21.007,26 zł i 7 sald strony Ma na kwotę 22.637,79; błędne dane ewidencji analitycznej były wynikiem księgowania spłaty zobowiązań na innych kontach analitycznych, niż konta, na których dokonano przypisu zobowiązania – str. 14 protokołu kontroli,

g) wbrew postanowieniom § 8 ust. 5 rozporządzenia nie są naliczane i ujmowane w ewidencji syntetycznej Zakładu na koniec każdego kwartału odsetki od nieopłaconych należności; właściwy zapis w ewidencji syntetycznej to Wn 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” – Ma 750 „Przychody finansowe”. Jak wynika z ustaleń zawartych na str. 15 protokołu kontroli, odsetki są księgowane dopiero w momencie zapłaty. Według danych załączonego do protokołu kontroli sprawozdania Rb-27S Zakładu Komunalnego za 2013 r. dochody zrealizowane w par. 092 „Pozostałe odsetki” wynosiły 4.013,99 zł przy braku należności pozostałych do zapłaty,

h) nie dokonywano odpisów aktualizujących – konta 290 „Odpisy aktualizujące należności” brak w zestawieniach obrotów i sald za 2012 i 2013 r., mimo że – jak wskazano w dalszej części wystąpienia – występują należności przedawnione, które według wyjaśnienia Pana Dyrektora prawdopodobnie nie zostaną ściągnięte. Przesłanki dokonania odpisu aktualizującego należności określają przepisy art. 35b ust. 1 ustawy, natomiast zgodnie z załącznikiem nr 3 do rozporządzenia objęcie należności odpisem aktualizującym powinno być zaksięgowane Wn 761 „Pozostałe koszty operacyjne” – Ma 290 (należność główna) i Wn 751 „Koszty finansowe” – Ma 290 (odsetki naliczone od należności głównej) – str. 16 protokołu kontroli,

i) saldo konta 225 „Rozrachunki z budżetami” na koniec 2013 r. ustalono bezpodstawnie jako per saldo należności i zobowiązań (wykazano saldo Wn 8.376 zł), zamiast wykazania należności z tytułu podatku VAT w kwocie 11.716 zł i zobowiązań z tytułu zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych od dodatkowego wynagrodzenia rocznego w kwocie 3.340 zł – str. 16 protokołu kontroli,

j) nieprawidłowo ustalono na koniec 2013 r. stan konta 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych”; według zestawienia obrotów i sald nie wykazuje ono salda, podczas gdy powinno wykazywać saldo strony Ma w wysokości 14,03 zł odpowiadające pozostającym na rachunku dochodów środkom oznaczającym dochody zrealizowane w 2013 r. a nieodprowadzone do budżetu gminy – str. 29 protokołu kontroli,

k) nieodpłatnie otrzymane kosze na śmieci ujęto na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe” w błędnej korespondencji z kontem Wn 800 „Fundusz jednostki”, zamiast z kontem 072 „Umorzenie pozostałych środków trwałych…”; w efekcie następnie błędnie ujęto w 2013 r. sprzedaż tych koszy zapisem Wn 800 – Ma 013 (co odzwierciedlono również w zestawieniu zmian w funduszu), zamiast Wn 072 – Ma 013. Ponadto brak dowodów na ustalenie na koniec 2013 r. salda ewidencji analitycznej prowadzonej do konta 013, co stanowi naruszenie art. 18 ust. 2 ustawy i świadczy o niedokonaniu uzgodnienia z ewidencją syntetyczną w wykonaniu obowiązku z art. 16 ust. 1 ustawy – str. 30-31 protokołu kontroli,

l) na koncie 013 ujęto wartość programów komputerowych wynoszącą 1.500 zł; zgodnie z załącznikiem nr 3 do rozporządzenia powinna być ona ujęta na koncie 020 „Wartości niematerialne i prawne” – str. 31 protokołu kontroli.

                   Z ustaleń dotyczących sporządzania sprawozdań w świetle przepisów obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103) – zastąpionego od 2014 r. rozporządzeniem z dnia 16 stycznia 2014 r. (Dz. U. z 2014 r. poz. 119) – oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1773) wynika, że w sprawozdaniu Rb-27S za 2013 r. bezpodstawnie zaniechano wykazania danych w kol. 10 „zaległości”. Stwierdzono, że w kol. 9 „należności pozostałe do zapłaty ogółem” wykazano kwotę 49.182,90 zł, która odpowiadała saldu strony Wn konta 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”. Równocześnie w sprawozdaniu Rb-N według stanu na koniec 2013 r. wykazano należności wymagalne z tytułu dostaw i usług (zaległości) w kwocie 46.069,34 zł i należności niewymagalne w kwocie 3.113,56 zł. Jak wynika z ustaleń kontroli, kwota 46.069,34 zł powinna być wykazana w kol. 10 sprawozdania Rb-27S. Analogicznie jak w 2013 r., również obowiązujące rozporządzenie w sprawie sprawozdawczości budżetowej stanowi, że w kolumnie „zaległości” sprawozdania Rb-27S powinny być wykazane należności pozostałe do zapłaty, których termin płatności minął (§ 3 ust. 1 pkt 7 załącznika nr 39 do rozporządzenia z dnia 16 stycznia 2014 r.) – str. 9 protokołu kontroli.

W wyniku analizy kwoty należności wymagalnych, wynoszącej na koniec 2013 r. 46.069,34 zł, w tym działań windykacyjnych podejmowanych w stosunku do zalegających, stwierdzono istnienie należności za wodę i ścieki, dla których upłynął termin przedawnienia w świetle art. 118 w zw. z art. 123 § 1 Kodeksu cywilnego. Według stanu na dzień 30 września 2014 r. z ustaleń kontroli wynika upływ terminu przedawnienia należności na kwotę 4.679,32 zł (nie podejmowano w stosunku do nich czynności egzekucyjnych). Kwota taka została potwierdzona podpisem głównego księgowego na wydrukach z ewidencji pomocniczej załączonych do protokołu kontroli. Z wyjaśnienia Pana Dyrektora wynika, że działań windykacyjnych w stosunku do tych dłużników nie podejmowano ze względu na wysokie koszty obsługi prawnej. Zakład posiada w swojej dokumentacji 2 nakazy zapłaty w postępowaniu upominawczym na kwoty 883,89 zł i 512,40 zł uzyskane w 2004 r. – należności nieściągalne. Należy wskazać, że art. 42 ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, ze zm.) zobowiązuje jednostki sektora finansów publicznych do terminowego podejmowania w stosunku do dłużników czynności zmierzających do uregulowania przez nich należności. Jednocześnie z ustaleń kontroli wynika, że żadnemu pracownikowi nie powierzył Pan pisemnie obowiązków w zakresie terminowego podejmowania czynności egzekucyjnych – str. 15 protokołu kontroli, załączniki nr 6 i 7 do protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości procedury planistycznej (str. 17 protokołu kontroli) wykazała, że badana jednostka nie sporządziła projektu planu finansowego oraz planu finansowego na 2013 r. Naruszono tym samym przepisy art. 248 ust. 2 i art. 249 ust. 2 ustawy o finansach publicznych oraz § 5 ust. 3 i § 8 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (Dz. U. Nr 241, poz. 1616). Ustalono, że Burmistrz Krynek przekazywał jednostce dane niezbędne do sporządzenia zarówno projektu planu finansowego jak i planu finansowego. Zgodnie z przywołanymi przepisami kierownik jednostki budżetowej jest zobowiązany do sporządzenia – na podstawie otrzymanej informacji – projektu planu finansowego, zapewniającego zgodność kwot dochodów i wydatków z projektem uchwały budżetowej, oraz przekazania go Burmistrzowi w terminie 30 dni od dnia otrzymania informacji, nie później jednak niż do dnia 22 grudnia. Nieprawidłowość w tym zakresie potwierdzają ustalenia poczynione podczas kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Krynki, podczas której nie stwierdzono, aby jednostki budżetowe gminy sporządziły i przekazały projekty planów celem weryfikacji. Z kolei na podstawie informacji o kwotach dochodów i wydatków budżetowych przyjętych w uchwale budżetowej kierownik jednostki sporządza plan finansowy, poprzez dostosowanie projektu planu do danych wynikających z informacji – brak projektu uniemożliwia wypełnienie tego obowiązku. Według wyjaśnienia złożonego przez Pana Dyrektora do protokołu kontroli, materiały złożone Burmistrzowi przed opracowaniem projektu budżetu potraktowano jako projekt planu finansowego na 2013 r.

Analizując sporządzane przez Zakład wnioski o zatwierdzenie taryf za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków z dnia 15 kwietnia 2013 r. i z dnia 16 kwietnia 2014 r. stwierdzono, że przy sporządzeniu zawartej w nich kalkulacji kosztów, stanowiącej podstawę ustalenia niezbędnych przychodów, uchybiono przepisom § 6 w zw. z § 7 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Budownictwa z dnia 28 czerwca 2006 r. w sprawie określania taryf, wzoru wniosku o zatwierdzanie taryf oraz warunków rozliczeń za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków (Dz. U. Nr 127, poz. 886), określającym, że przedsiębiorstwo ustala niezbędne przychody dla potrzeb obliczenia taryfowych cen i stawek opłat planowanych na rok obowiązywania taryf, uwzględniając w szczególności koszty poniesione w roku obrachunkowym poprzedzającym rok, w którym wprowadzana jest taryfa. Stwierdzono, że koszty stanowiące podstawę kalkulacji uwzględniono w tych wnioskach odpowiednio za 2012 i 2013 r. Rokiem obrachunkowym, stosownie do § 2 pkt 7 rozporządzenia, jest zaś 12 kolejnych pełnych miesięcy poprzedzających nie więcej niż o 2 miesiące dzień złożenia wniosku – str. 18-21 protokołu kontroli.

         W ewidencji Zakładu na koncie 011 „Środki trwałe” ujęta jest m.in. wartość nieruchomości i ich części składowych (20 działek gruntu) mimo braku decyzji organu wykonawczego gminy ustanawiających trwały zarząd tymi nieruchomościami, będący na podstawie przepisów art. 43 ust. 1 w zw. z art. 4 pkt 10 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2014 r. poz. 518, ze zm.) prawną formą gospodarowania nieruchomościami przez jednostkę nieposiadającą osobowości prawnej. Na obowiązek ustanowienia na rzecz Zakładu Komunalnego trwałego zarządu nieruchomościami, którymi Zakład faktycznie włada, wskazano Burmistrzowi Krynek w wystąpieniu pokontrolnym wystosowanym na podstawie ustaleń kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Urzędzie Miejskim. Kontrolującemu wyjaśniono, że podstawę zapisów w ewidencji środków trwałych Zakładu stanowiły protokoły zdawczo-odbiorcze dokumentujące przyjęcie nieruchomości od gminy (sporządzane w różnych okresach). Należy zwrócić uwagę, że za środek trwały Zakładu może być uznany środek trwały spełniający warunki określone w § 2 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont…, tj. oddany w zarząd i przeznaczony na potrzeby jednostki. Uzasadnieniem ujęcia nieruchomości w księgach jako środka trwałego Zakładu powinna zatem być decyzja w sprawie ustanowienia trwałego zarządu i sporządzony na jej podstawie protokół zdawczo-odbiorczy – str. 30 protokołu kontroli.

         Jak wynika z ustaleń zawartych na str. 32 protokołu kontroli, w arkuszach spisu z natury ujęto takie środki trwałe jak sieci wodociągowe i kanalizacyjne. Jest to niezgodne z przepisami art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości, stanowiącymi, że środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony powinny być inwentaryzowane drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników.

Stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostek budżetowych oraz nieprawidłowego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Panu Dyrektorze jako kierowniku jednostki sektora finansów publicznych, stosownie do  art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych.

Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości należy do głównego księgowego, stosownie do zakresu czynności. Prawa i obowiązki głównych księgowych określa art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Uzupełnienie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości o elementy wskazane w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia, a w szczególności:

a) wykaz ksiąg rachunkowych,

b) postanowienia wskazujące wybraną metodę ewidencji materiałów,

c) regulacje określające zasady przeprowadzania, dokumentowania i rozliczania inwentaryzacji.

2. Zobowiązanie głównego księgowego do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) bezwzględne zachowywanie zasady ciągłości; w tym celu zaprzestanie ręcznego wprowadzania bilansu otwarcia danego roku, mając na uwadze, że powinien on być automatycznie przeniesiony z bilansu zamknięcia roku poprzedniego, a także, iż dokonanie zmiany błędnych danych ewidencyjnych powinno nastąpić poprzez sporządzenie stosownego dowodu księgowego i dokonanie na jego podstawie zapisu korygującego,

b) zaprzestanie wykazywania sald kont zespołu 4 w zestawieniach obrotów i sald sporządzanych na dzień 31 grudnia; rozważenie zasadności prowadzenia ewidencji do kont zespołu 4 według paragrafów klasyfikacji budżetowej, mając na uwadze, że jest to zbędne z punktu widzenia obowiązków sprawozdawczych spoczywających na Zakładzie jako jednostce budżetowej,

c) zaprzestanie wykazywania stanu kont rozrachunkowych jako per saldo ujętych na nich należności i zobowiązań, mając na uwadze, że konta zespołu 2 powinny w takiej sytuacji wykazywać saldo dwustronne,

d) przestrzeganie zasady czystości obrotów na subkontach dochodów i wydatków prowadzonych w ramach konta 130,

e) dokonywanie zapisów na subkontach dochodów i wydatków wyłącznie na podstawie wyciągów bankowych (za wyjątkiem technicznego zapisu ujemnego dokonywanego dla zachowania czystości obrotów),

f) zaprzestanie dokonywania na koncie 130-1 (subkonto wydatków) zapisów usuwających obroty na stronie Ma w związku z rozbieżnościami między klasyfikacją budżetową nadaną przy podjęciu środków do kasy i klasyfikacją budżetową właściwą dla faktycznie wypłaconych z kasy środków, mając na uwadze, że obroty strony Ma tego konta muszą odpowiadać kwocie wydatków wykonanych według sprawozdania Rb-28S oraz być zgodne z kwotą wydatków wykonanych ujętą w ewidencji analitycznej,

g) ujmowanie w księgach na koniec każdego kwartału nieopłaconych zobowiązań dotyczących danego kwartału i wykazywanie ich w sprawozdaniu Rb-28S,

h) dokonywanie zapisów dotyczących uregulowania zobowiązań w ewidencji analitycznej do konta 201 na tych kontach, na których zobowiązania te zostały przypisane,

i) przypisywanie na koniec każdego kwartału należnych Zakładowi odsetek od nieopłaconych w terminie należności zapisem Wn 221 – Ma 750,

j) analizowanie należności pod kątem wystąpienia przesłanek dokonania odpisu aktualizującego wskazanych w art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości; ewidencjonowanie odpisu aktualizującego w sposób wskazany w części opisowej wystąpienia,

k) zaniechanie usuwania z konta 222 salda, które powinno oznaczać stan zrealizowanych a nieodprowadzonych do budżetu dochodów,

l) sporządzanie zestawienia sald ewidencji analitycznej do konta 013 oraz uzgadnianie jej stanu z danymi ewidencji syntetycznej,

m) ujmowanie otrzymanych pozostałych środków trwałych zapisem Wn 013 – Ma 072,

n) ujęcie wartości programów komputerowych na koncie 020,

o) ujmowanie w ewidencji środków trwałych Zakładu tylko tych nieruchomości, które zostały objęte decyzjami Burmistrza w sprawie ustanowienia trwałego zarządu.

3. Wykazywanie w kolumnie 10 sprawozdania Rb-27S kwoty należności wymagalnych.

4. Terminowe podejmowanie w stosunku do dłużników czynności zmierzających do wyegzekwowania należności, mając na uwadze niedopuszczenie do upływu terminu ich przedawnienia.

5. Pisemne powierzenie obowiązków w zakresie terminowego podejmowania czynności egzekucyjnych.

6. Sporządzanie projektu planu finansowego i planu finansowego na podstawie informacji otrzymywanych od Burmistrza Krynek. Przekazywanie Burmistrzowi projektu planu finansowego celem weryfikacji jego zgodności z projektem uchwały budżetowej.

7. Ustalanie niezbędnych przychodów dla potrzeb obliczenia zawartych we wniosku taryfowych cen i stawek opłat z uwzględnieniem kosztów poniesionych w roku obrachunkowym, tj. w ciągu 12 kolejnych pełnych miesięcy poprzedzających nie więcej niż o 2 miesiące dzień złożenia wniosku o zatwierdzenie taryf.

8. Dokumentowanie inwentaryzacji sieci wodociągowych i kanalizacyjnych protokołem poświadczającym porównanie danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikację wartości tych składników.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

          Zastępca Prezesa

Regionalnej Izby Obrachunkowej

          w Białymstoku

Do wiadomości:

Burmistrz Krynek