Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 13 stycznia 2015 roku (znak: RIO.I.6001-11/14), o treści jak niżej:

Pan

Marek Krzysztof Szydłowski

Wójt Gminy Trzcianne

          W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Trzcianne za 2013 r. i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy w Trzciannem na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r. poz. 1113, ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

          Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2014 r. poz. 191), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

       W okresie objętym kontrolą i w czasie jej trwania funkcję Wójta Gminy Trzcianne pełnił Zdzisław Dąbrowski.

             Analiza zagadnień dotyczących funkcjonowania jednostek organizacyjnych wykazała, że pełnomocnictwa do jednoosobowego działania, udzielone ze wskazaniem jako podstawy art. 47 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2013 r. poz. 594, ze zm.), posiadali w okresie objętym kontrolą m.in. dyrektorzy instytucji kultury. Pełnomocnictwa zostały udzielone w 2010 i 2014 r. Należy wskazać, że regulacja zawarta w art. 47 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym dotyczy umocowania kierowników jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej, zatem udzielone pełnomocnictwa są bezprzedmiotowe. Gminny Ośrodek Kultury i Biblioteka Publiczna Gminy Trzcianne są instytucjami kultury, w związku z czym posiadają osobowość prawną zgodnie z art. 14 ust. 1 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2012 r. poz. 406, ze zm.). Dyrektor instytucji kultury zarządza instytucją i reprezentuje ją na zewnątrz z mocy prawa – art. 17 przywołanej ustawy. Cytowana ustawa gwarantuje także instytucji kultury samodzielne prowadzenie gospodarki finansowej w ramach posiadanych środków i samodzielne gospodarowanie mieniem (art. 27 ust. 1) – str. 3-4 protokołu kontroli.

 Kontrola prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych w świetle przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289) wykazała, że:

a) stan konta syntetycznego 224 „Rozrachunki budżetu” w ewidencji budżetu wykazano per saldo. Na koncie wykazane zostało saldo należności po stronie Wn w kwocie 11.806,09 zł, zaś należało wykazać należności w kwocie 19.646,58 zł i zobowiązania w wysokości 7.840,49 zł. Zaniechanie ustalenia salda dwustronnego narusza zasady funkcjonowania konta 224 zawarte w załączniku nr 2 do rozporządzenia. Skutkowało to błędnym wykazaniem danych w bilansie z wykonania budżetu na dzień 31 grudnia 2013 r., które wykazano jak w ewidencji syntetycznej – jako należności od budżetów w kwocie 11.806,09 zł (zaniżonej o 7.840,49 zł), pomijając zobowiązania budżetu z tytułu dotacji podlegającej zwrotowi w kwocie 7.840,49 zł. Podobne błędy przy ustaleniu salda na koniec 2012 r. skutkowały tym, że jako bilans otwarcia 2013 r. wykazano w księgach zobowiązania wobec budżetów w wysokości 5.654,16 zł, zamiast 21.922,22 zł, oraz nie wykazano w ogóle należności od budżetów, które wynosiły 16.338,06 zł – str. 9 i 21-22 protokołu kontroli,

b) w ewidencji księgowej Urzędu bezpodstawnie, w świetle zasad określonych przepisami rozporządzenia, prowadzono konta 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” i 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych”. Realizowane przez Urząd Gminy dochody i wydatki wpływają bezpośrednio na rachunek budżetu – Urząd nie dysponuje wyodrębnionym rachunkiem bieżącym. Zgodnie z zasadami określonymi w załączniku nr 3 do rozporządzenia konta 222 i 223 służą do rozliczenia przelewów dochodów i środków na wydatki między rachunkiem jednostki budżetowej a rachunkiem budżetu. W sytuacji braku rachunku bieżącego Urzędu stosowanie tych kont nie znajduje zatem uzasadnienia. Bezpodstawne jest więc również wskazanie w zakładowym planie kont Urzędu na prowadzenie kont 222 i 223 w księgach Urzędu – str. 13-14 i 17 protokołu kontroli,

c) nie przestrzegano zasady czystości obrotów przy ewidencji na koncie 130 „Rachunek bieżący jednostki”, w wyniku czego obroty strony Ma tego konta wyniosły 7.500.969,38 zł i były wyższe od wydatków Urzędu Gminy wykazanych w sprawozdaniu Rb-28S o 14.064,85 zł – str. 14 protokołu kontroli,

d) w trakcie roku zaniechano księgowania zobowiązań na koncie 201 „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami”, w wyniku czego w 2013 r. zobowiązania wykazane były jedynie w rocznym sprawozdaniu Rb-28S. W sporządzonych w 2013 r. sprawozdaniach Rb-28S za miesiące kończące kwartał (marzec, czerwiec i wrzesień) żadne zobowiązania nie były wykazane, ponieważ wbrew zasadzie określonej w art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości nie ujęto w księgach zobowiązań obciążających jednostkę na dzień 31 marca, 30 czerwca i 30 września. Przywołany przepis nakazuje, aby do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Zasady sporządzania sprawozdań Rb-28S (zarówno obowiązujące w okresie objętym kontrolą, jak i aktualnie) wymagają zaś wykazania w kolumnie „Zobowiązania ogółem” za miesiące kończące kwartał wszystkich bezspornych zobowiązań niespłaconych do końca okresu sprawozdawczego. Aktualnie regulacje w tym zakresie zawierają przepisy § 9 ust. 2 pkt 4 i ust. 5 załącznika nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2014 r. poz. 119). W efekcie zaniechania księgowania zobowiązań księgi rachunkowe na wymienione wyżej dni sprawozdawcze nie były rzetelne, tj. nie odzwierciedlały stanu rzeczywistego (art. 24 ust. 2 ustawy). Analiza stanu zobowiązań na koniec września 2013 r. wykazała, że w księgach i sprawozdaniu Rb-28S powinny być ujęte zobowiązania w kwocie co najmniej 25.128,55 zł – str. 28-29 protokołu kontroli,

e) konto 240 „Pozostałe rozrachunki” w ewidencji Urzędu wykazywało na koniec 2013 r. saldo po stronie Ma w wysokości 39.275 zł oznaczające zobowiązanie z tytułu podlegającego zwrotowi zabezpieczenia należytego wykonania umowy. Z kolei konto 139 „Inne rachunki bankowe”, na którym ewidencjonowano operacje na rachunku środków depozytowych, wykazywało saldo w wysokości 45.014,60 zł – str. 30 protokołu kontroli,

f) w wyniku bezpodstawnego zaksięgowania wpłat firmy POLKOMTEL jako sum do wyjaśnienia zaniżono w 2013 r. dochody budżetowe o kwotę 3.009,98 zł; kwotę tę wykazano jako pozostałe zobowiązania w bilansie z wykonania budżetu za 2013 r. – str. 22 protokołu kontroli; wpływ środków ujęto zapisem Wn 133 „Rachunek budżetu” – Ma 245 „Wpływy do wyjaśnienia” i nie odniesiono na dochody, mimo że już na początku 2013 r. widniał w księgach Urzędu przypis należności za czynsz dzierżawny od POLKOMTEL w wysokości 3.129,72 zł, na poczet której dokonano wymienionej wpłaty. W efekcie niezaksięgowania wpłaty na poczet tej należności bezpodstawnie wykazano też nieopłacone należności w kwocie 3.009,98 zł (zapisem Wn 130 – Ma 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” ujęto jedynie wpłatę w wysokości 119,74 zł). Należy ponadto dodać, że zakładowy plan kont dla budżetu gminy nie wymienia konta 245,

g) odsetki od należności nieopłaconych w terminie, naliczone na koniec 2013 r. w łącznej wysokości 64.559,50 zł, błędnie ujęto na koncie 290 „Odpisy aktualizujące należności”. Stwierdzono dokonywanie zapisu Wn 751 „Koszty finansowe” – Ma 290, a następnie wyksięgowywanie w następnym roku ujętej w ten sposób wartości odsetek zapisem ujemnym Wn 751 – Ma 290. Należy wskazać, że zgodnie z mającymi zastosowanie od 2011 r. zasadami funkcjonowania konta 290, przypisywane odsetki nie mogą być ewidencjonowane „automatycznie” na tym koncie. Odpisy aktualizujące należności z tytułu odsetek powinny być dokonywane na takich samych zasadach, jak odpisy aktualizujące należność główną, tj. w przypadku wystąpienia którejś z przesłanek określonych przepisami art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości; z ustaleń kontroli nie wynika, aby w badanej jednostce wystąpiły należności, od których należało dokonać odpisu aktualizującego na 2013 r. – str. 31 protokołu kontroli,

h) dochody z tytułu odsetek bankowych przekazane przez szkoły na koniec 2013 r. ujęto w ewidencji budżetu zapisem Wn 133 „Rachunek budżetu” – Ma 901 „Dochody budżetu”, tj. z pominięciem konta 222. Zgodnie z załącznikiem nr 2 do rozporządzenia, konto 222 służy do ewidencji rozliczeń z jednostkami budżetowymi z tytułu zrealizowanych przez te jednostki dochodów budżetowych. Jak wynika z ustaleń kontroli, dochody te nie zostały objęte przez szkoły sprawozdaniami Rb-27S – str. 8 protokołu kontroli.

 W obrębie obrotu gotówkowego stwierdzono, że wpłaty do kasy dokumentowane były dowodem KP (kasa przyjmie), traktowanym jako druk ścisłego zarachowania. Dowód KP został w przepisach wewnętrznych wymieniony jako dowód wpłaty. Jednostka nie stosowała natomiast kwitariuszy przychodowych, mimo że w pkt 4 rozdz. V Instrukcji kasowej postanowiono, iż wszelkie wpłaty gotówkowe przyjmowane są przez kasjera, który wydaje pokwitowanie wypłaconej kwoty na kwitariuszu przychodowy – str. 24-25 protokołu kontroli. Ustalenia kontroli wskazują na niespójność regulacji wewnętrznych.

            Wnioski z weryfikacji źródeł danych wykazywanych w sprawozdaniach Rb-27S i Rb-28S wskazują na niewłaściwie prowadzoną ewidencję, za pomocą której ustalane są dane do sporządzenia tych sprawozdań, co polega m.in. na braku zgodności ewidencji analitycznej i syntetycznej. Według zbiorczego sprawozdania Rb-27S suma dochodów wykonanych w 2013 r. wynosiła 14.285.264,33 zł, podczas gdy konto syntetyczne 901 „Dochody budżetu” na dzień 31 grudnia 2013 r. (przed przeksięgowaniem na wynik budżetu) wykazywało saldo po stronie Ma w wysokości 14.300.693,68 zł.

Z wydruku urządzenia księgowego „Stany klasyfikacji dochodów (skrócony) – roboczy” (ewidencja analityczna do konta 901) wynikają dochody wykonane na koniec 2013 r.  w kwocie 14.284.639,33 zł, zaś w sprawozdaniu wykazano dochody budżetowe w wysokości 14.285.264,33 zł. Różnica wynosząca 625 zł wynikała z błędnego wykazywania otrzymanej w grudniu na styczeń następnego roku raty części oświatowej subwencji ogólnej oraz udziałów w podatkach dochodowych.

Na rachunek bankowy jednostka otrzymała w 2013 r. subwencję ogólną w kwocie 3.505.914 zł, co wykazano w sprawozdaniu Rb-27S za 2013 r. w dochodach otrzymanych; wykonano dochody z tego tytułu w kwocie 3.504.383 zł, co również prawidłowo wykazano w Rb-27S w dochodach wykonanych (3.505.914 zł – 3.504.383 zł = 1.531 zł). Na rachunek bankowy w 2013 r. wpłynęły udziały w podatkach dochodowych w wysokości 624.212 zł, co wykazano w Rb-27S w dochodach otrzymanych, zaś jako dochody wykonane z tego tytułu wykazano prawidłowo kwotę 626.368 zł (624.212 zł – 626.368 zł = 2.156 zł).  Zestawienie ustalonych różnic między dochodami otrzymanymi a wykonanymi (2.156 zł – 1.531 zł) daje kwotę 625 zł oznaczająca różnicę między ewidencją analityczną dochodów ujętych na koncie 901 a danymi sprawozdawczymi.

Z ustaleń kontroli wynika, że w urządzeniu księgowym „Stany klasyfikacji dochodów (skrócony) – roboczy” wykazane są nieprawidłowe dane o dochodach wykonanych w zakresie subwencji oświatowej (wykazano kwotę 3.505.914 zł) i udziałów podatku dochodowym (wykazano kwotę 624.212 zł), ponieważ są one równe dochodom otrzymanym. Ustalono, że w ewidencji analitycznej do konta 901 raty części oświatowej subwencji i udziały w podatkach dochodowych są błędnie zaliczane do dochodów – w momencie ich fizycznego wpływu na rachunek budżetu. Na potrzeby sporządzenia sprawozdania Rb-27S dokonuje się „ręcznego” ustalenia kwoty dochodów wykonanych w tym zakresie.

Jak wyżej wskazano, saldo konta syntetycznego 901 przed przeksięgowaniem wynosiło 14.300.693,68 zł, zaś w zbiorczym sprawozdaniu Rb-27S wykazano dochody wykonane w kwocie niższej o 15.429,35 zł. W konsekwencji powstała rozbieżność o wskazaną kwotę w zakresie wyniku budżetu za 2013 r. Inne dane wykazano w sprawozdaniu Rb-NDS, gdzie na podstawie różnicy między danymi sprawozdań Rb-27S i Rb-28S ustalono wynik na 640.606,64 zł, a inne w bilansie z wykonania budżetu, gdzie na podstawie przeksięgowań z kont 901 i 902 dokonanych na konto 961 „Wynik wykonania budżetu” wykazano wynik w wysokości 656.035,99 zł. W konsekwencji, po przeksięgowaniu wyniku z konta 961 na konto 960 „Skumulowane wyniki budżetu”, skumulowany wynik budżetu został zawyżony o kwotę 15.429,35 zł – str. 9-11 i 39 protokołu kontroli.

         W kwestii prawidłowości sporządzenia sprawozdań Rb-27S stwierdzono ponadto brak zgodności między danymi jednostkowych sprawozdań Rb-27S Urzędu Gminy, szkół i GOPS a danymi zbiorczego sprawozdania Rb-27S za 2013 r. Rozbieżność dotyczy kwoty dochodów wykonanych, wynoszącej 11.793.261,74 zł, która nie wynika ze sprawozdań jednostkowych. Nieprawidłowość polegała na pominięciu w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S Urzędu Gminy dochodów z tytułu subwencji i dotacji, dochodów pobieranych przez urzędy skarbowe oraz dochody z udziałów w podatkach dochodowych – wykazano je w sprawozdaniu zbiorczym bezpośrednio na podstawie ksiąg rachunkowych. Naruszono tym samym obowiązujące w okresie objętym kontrolą przepisy § 6 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103), zgodnie z którymi sprawozdania zbiorcze, w szczegółowości sprawozdań jednostkowych, są sporządzane przez zarządy jednostek samorządu terytorialnego na podstawie sprawozdań jednostkowych jednostek im podległych oraz sprawozdania jednostkowego jednostki samorządu terytorialnego, jako jednostki budżetowej i jako organu, oraz przepisy § 2 ust. 1 załącznika nr 39 do tego rozporządzenia określające źródła dochodów podlegające wykazaniu w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S jednostki samorządu terytorialnego. Dane w części dotyczącej organu nie zostały w sprawozdawczości jednostkowej w ogóle wykazane, wbrew przywołanym regulacjom. Aktualnie przywołane zasady sporządzania sprawozdawczości wynikają z § 6 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. oraz § 2 ust. 1 załącznika nr 39 do tego rozporządzenia.

         Z wyjaśnienia Skarbnika wynika, że do sprawozdania jednostkowego nie ujęto dochodów z konta 901, ponieważ byłam w przekonaniu , że to są tylko dochody organu a nie jednostki i dlatego nie przechodziły przez konto 130 i nie były wykazane w sprawozdaniu jednostkowym Urzędu.

         Kontrola wykazała ponadto, że wymienione dochody, nieujęte do jednostkowego sprawozdania Urzędu Gminy, nie zostały zaliczone do przychodów Urzędu, zaniżając w ten sposób wynik finansowy i fundusz Urzędu o 11.793.261,74 zł. Powinny być one zaliczone do przychodów poprzez ujęcie na koncie 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych” w korespondencji z kontem 130 (w przypadku wyboru rozwiązania polegającego na ewidencji w księgach Urzędu również dochodów z tych źródeł) albo z kontem Wn 800 „Fundusz jednostki”. Obowiązek zaliczania do przychodów Urzędu dochodów budżetu nieujętych w planach finansowych innych jednostek budżetowych wynika z § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont…  W trakcie kontroli rozpoczęto ujmowanie równowartości tych dochodów w ewidencji Urzędu na koncie 720 – str. 17-18 protokołu kontroli.

W jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S Urzędu za 2013 r. w kolumnie 7 „Dochody wykonane” ustalono rozbieżności między dochodami wykonanymi według sprawozdania w kwocie 2.471.475,97 zł i obrotami strony Wn konta 130-1 wynoszącymi za 2013 r. 2.445.866,96 zł. Różnica w kwocie 25.609,01 zł wynikała ze zmniejszenia obrotów konta 130-1 o dokonywane zwroty dochodów lub odprowadzenia podatku VAT. Ponadto stwierdzono, że na konto 800 dokonano przeksięgowania za 2013 r. zrealizowanych dochodów budżetowych w łącznej wysokości 2.403.125,83 zł, tj. o 68.350,14 zł niższej niż dochody wykazane w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S Urzędu za 2013 r. W zakresie tej rozbieżności stwierdzono, że do jednostkowego sprawozdania Rb-27S Urzędu ujęto kwotę 69.000 zł stanowiącą wpłaty mieszkańców gminy Trzcianne na przebudowę dróg w Zajkach i Kleszczach, która została ujęta zapisem Wn 133 – Ma 901, z pominięciem konta 130 w ewidencji Urzędu. Pozostała rozbieżność dotyczyła kwoty 649,86 zł, którą w ewidencji księgowej ujęto jako zwrot wydatków. W wyjaśnieniu ustnym Skarbnik przedstawiła, że kwota 649,86 zł nie została ujęta w sprawozdaniu Rb-27S, mimo księgowania na koncie 130-1, gdyż traktowano tę kwotę jako zwrot kosztów i wydatków nauczania dzieci z gminy Krypno w szkole w gminie Trzcianne – str. 16 protokołu kontroli.

Ponadto rozbieżności między ewidencją księgową a jednostkowym sprawozdaniem Rb-27S Urzędu za 2013 r. stwierdzono w zakresie należności pozostałych do zapłaty – w sprawozdaniu wykazano kwotę 142.745,31 zł, tym zaległości 0 zł, oraz w zakresie nadpłat, gdzie wykazano kwotę 2.868,20 zł. Konto 221 nie wykazywało salda po stronie Ma na koniec 2013 r. Według ewidencji księgowej konto 221 wykazywało saldo po stronie Wn w kwocie 131.223,29 zł. W wyjaśnieniu co do rozbieżności pomiędzy ewidencją księgową do konta 221 a jednostkowym sprawozdaniem Rb-27S Skarbnik wyjaśniła przyczyny różnic. W zakresie nadpłaty wskazała, że w wyniku zmian klasyfikacji budżetowej i błędnego wpisania bilansu otwarcia na klasyfikacji 75616 0310 powstała nadpłata w kwocie 2868,24 a prawidłowa powinna być w kolumnie 9 należność w kwocie 70941,92, natomiast na klasyfikacji 75615 0310 w sprawozdaniu Rb-27s w kolumnie 9  jest kwota należności 83133,29 (…) Po wprowadzeniu prawidłowego BO w sprawozdaniu Rb-27 s w kol 11 nie będzie nadpłaty a  w kolumnie 9 będą należności w kwocie 80265,05. Różnica należności na kwotę 366,28 zł dotyczy kosztów komorniczych które nie wpływają na konto urzędu. Są one jednak księgowane na kontach podatników zapisem 761/221 ponieważ zostały wpłacono dla komornika. Kwota 366,28 nie wpłynęła fizycznie na konto urzędu i nie jest księgowana jako dochód ale jest księgowana jako wpłata na konto 221 z analityką  podatnika. Ponieważ nie jest ona księgowana jako dochód nie pomniejsza też należności. Wynika stąd, że wykazano należności, które nie były realne. Kwota 8.287,50 zł dotyczyła należności z tytułu odsetek błędnie ujętych na koncie 290, zamiast na koncie 221 – str. 29-30 protokołu kontroli.

Analiza jednostkowego sprawozdania Rb-28S Urzędu Gminy za 2013 r. wykazała rozbieżności z ewidencją księgową prowadzoną do kont rozrachunkowych w zakresie zobowiązań na kwotę 26.518,08 zł. W sprawozdaniu wykazano sumę zobowiązań w wysokości 286.329,83 zł, podczas gdy z ewidencji księgowej wynikały zobowiązania w wysokości 312.847,91 zł. Jako przyczynę różnicy Skarbnik wyjaśnia: Powstała ona ponieważ na BO na rok 2012 nie naniesiono klasyfikacji na koncie 201 w kwocie 11023,23 co zaniżyło zobowiązania na koniec 2013 roku w sprawozdaniu RB-27S o tę kwotę. Zaksięgowano przekazanie składek ZUS za 2012 rok w kwocie 15494,85 jedynie jako wydatek bez kosztu co miało wpływ na zobowiązania wykazane w kolumnie 7 w sprawozdaniu Rb-28S ponieważ o tę kwotę zostały one pomniejszone. Tezy wyjaśnienia wskazują na nieprawidłowe prowadzenie ewidencji i nieprawidłowy sposób sporządzania sprawozdań, pozbawiony głębszej analizy stanów wykazanych w ewidencji syntetycznej i ich zgodności z ewidencją analityczną – str. 31-32 protokołu kontroli.

Badanie własnego sprawozdania jednostkowego Rb-N według stanu na koniec IV kwartału 2013 r. wykazało następujące błędy w świetle przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. Nr 43, poz. 247 ze zm.):

a) w wierszu N.3 „gotówka i depozyty” wykazano kwotę 108.130,35 zł, zamiast 0 zł jak to wynika z wyliczenia dokonanego zgodnie z brzmieniem § 13 ust. 1 pkt 4 załącznika nr 9 do rozporządzenia, obowiązującego przy sporządzaniu tego sprawozdania począwszy od sprawozdania za IV kwartał 2013 r.; szczegółowe wyliczenie zaprezentowano na str. 32-33 protokołu kontroli,

b) w wierszu N.4 „Należności wymagalne” wykazano kwotę 180.869,81 zł, podczas gdy prawidłowo, w świetle przepisów § 13 ust. 1 pkt 5 załącznika nr 9 do rozporządzenia, wykazaniu podlegała suma 122.908,17 zł – różnica 57.961,64 zł. W wyjaśnieniu co do kwoty 180.869,81 zł wykazanej jako należności wymagalne w jednostkowym sprawozdaniu Rb-N nie przedstawiono przyczyn różnicy z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych – str. 33-34 protokołu kontroli,

c) w wierszu N.5 „Pozostałe należności” nie wykazano żadnej kwoty, zamiast sumy 8.315,12 zł – str. 34 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli jednostkowego sprawozdania Rb-27ZZ sporządzonego przez GOPS w Trzciannem za 2013 r. stwierdzono, że w kolumnie 7 „Dochody wykonane potrącone na rzecz jednostek samorządu terytorialnego” wykazano kwotę 4.451,96 zł – str. 19 protokołu kontroli. Należy wskazać, że zgodnie z zasadami sporządzania sprawozdań Rb-27ZZ zawartymi w okresie objętym kontrolą w § 6 ust. 1 pkt 6 załącznika nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów z 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej, jednostka realizująca zadanie (w tym przypadku GOPS) podległa jednostce samorządu terytorialnego nie wypełnia kolumny „Dochody potrącone na rzecz jednostek samorządu terytorialnego”. Analogiczne zasady określa § 6 ust. 1 pkt 6 załącznika nr 39 do obecnie obowiązującego rozporządzenia z dnia 16 stycznia 2014 r.

Sprawozdanie Rb-ST o stanie środków na rachunkach bankowych jednostek samorządu terytorialnego na koniec 2013 r. wypełniono niezgodnie z zasadami określonymi obowiązującym w okresie objętym kontrolą rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej oraz niezgodnie ze stanem faktycznym. W wierszu I. „Stan środków na rachunku budżetu” wykazano – niezgodnie z danymi ksiąg rachunkowych – kwotę 108.130,35 zł, zamiast kwoty 63.115,75 zł stanowiącej saldo konta 133 „Rachunek budżetu” na koniec 2013 r. Naruszono tym samym § 15 załącznika nr 39 do rozporządzenia, wymagający wykazania stanu środków na rachunku budżetu gminy na podstawie dowodów bankowych, zgodnych z księgowością banku. Obecnie analogiczne zasady w zakresie wykazywania stanu środków na rachunku budżetu określa § 22 ust. 1 załącznika nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej z dnia 16 stycznia 2014 r.

W konsekwencji, w wyniku zawyżenia w sprawozdaniu stanu środków na rachunku budżetu, w wierszu I.3 „Środki dotacji i subwencji przekazane w grudniu na styczeń następnego roku” wykazano kwotę 100.323,98 zł, zamiast faktycznie pozostającej na rachunku kwoty 55.309,38 zł (63.115,75 zł – 7.806,37 zł). W wierszu I.2 „Środki niewykorzystanych dotacji w roku budżetowym” wykazano prawidłową kwotę  7.806,37 zł – str. 19 protokołu kontroli.

Kontrola stanu rozrachunków na koniec 2013 r. wykazała przypadki istnienia zobowiązań wymagalnych, które nie zostały wykazane w sprawozdawczości. Ze sporządzonego w trakcie kontroli, przez pracownika Urzędu Gminy, wykazu kontrahentów do konta 201, wobec których zobowiązania na koniec 2013 r. wynosiły powyżej 1.000 zł, wynika, że z ujętych na koncie 201 na 31 grudnia 2013 r. zobowiązań po terminie płatności opłacono kwotę 78.463,38 zł, w tym kwota 57.914,84 zł stanowiła zobowiązania wymagalne na 31 grudnia 2013 r. Zobowiązań wymagalnych istniejących na koniec 2013 r. nie wykazano w sprawozdaniach Rb-Z i Rb-28S. Z wyjaśnienia Skarbnika w sprawie niewykazania zobowiązań wymagalnych w sprawozdaniach wynika m.in., że Gmina Trzcianne już w grudniu a dokładnie 12 grudnia 2013 roku przygotowała do realizacji wszystkie zobowiązania z terminem płatności do końca grudnia 2013 roku i dłużej (…) mając na uwadze zapewnienie telefoniczne z EFRROW-ARIMR, że środki finansowe jako refundacja za poniesione wydatki przy realizacji projektu pn,, Przebudowa z rozbudową części istniejącego budynku szkoły ze zmianą użytkowania na potrzeby Świetlicy Wiejskiej w Niewiarowie’’ w wysokości 281.561,70 wpłynie na rachunek bankowy do końca budżetowego 2013 i pokryje wszystkie swoje zobowiązania . Refundacja wpłynęła w styczniu 2014 roku i Gmina Trzcianne opłaciła wszystkie swoje zobowiązania bez dodatkowych odsetek karnych ,po uprzednim telefonicznym uzgodnieniu na koniec roku z dostawcami ,że terminy płatności przypadające w grudniu i na koniec grudnia 2013 roku zostały ustnie przedłużone o cały miesiąc. Z powyższych ustaleń Gmina Trzcianne wszystkie wydatki zakwalifikowała do zobowiązań niewymagalnych – str. 28, 31 i 42 protokołu kontroli.

Z ustaleń kontroli wynika, że gospodarka finansowa gminy prowadzona była z naruszeniem zasady wyrażonej w art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którą wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Nie można też uznać za udowodnionego dokonania przez jednostkę przesunięcia z kontrahentami terminu płatności zobowiązań, dla których mijał on przed 31 grudnia 2013 r., jak wskazuje Skarbnik w wyjaśnieniu.

 Analiza realizacji budżetu gminy na 2013 r. wykazała, że w następstwie niepełnego wykonania zaplanowanych dochodów kontrolowana jednostka nie posiadała środków budżetu na sfinansowanie wydatków realizowanych w ramach planu finansowego. Sfinansowania wydatków zaplanowanych w budżecie na 2013 r. w kwocie 194.993,67 zł dokonano posiadanymi na rachunku bieżącym środkami raty części oświatowej subwencji ogólnej, podlegającymi zaliczeniu do dochodów budżetu 2014 r. Sfinansowanie budżetu gminy środkami, które nie stanowią dochodów lub przychodów budżetu danego roku narusza przepisy art. 211 ust. 1, art. 212 ust. 1 oraz art. 217 ust. 2 ustawy  z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, ze zm.).

W efekcie przeznaczenia części środków subwencji będących dochodem 2014 r. na sfinansowanie budżetu w 2013 r., dochody wykonane ujęte w ewidencji księgowej i sprawozdawczości za 2014 r. w części obejmującej kwotę 194.993,67 zł nie odpowiadały środkom pieniężnym, które gmina mogła zaangażować na realizację wydatków – były to dochody występujące wyłącznie w ewidencji. W konsekwencji sporządzony na 2014 r. plan wydatków budżetu – oparty o planowane dochody – w zakresie kwoty 194.993,67 zł nie mógł stanowić realnej podstawy zaciągania zobowiązań, gdyż nawet mimo pełnej realizacji dochodów gmina nie posiadała środków pieniężnych (dochodów i przychodów) na ich sfinansowanie – fizycznie zostały one przeznaczone na realizację budżetu w 2013 r. W złożonym wyjaśnieniu Skarbnik przedstawiła, że Gmina Trzcianne (…) miała zapewnienia telefoniczne z EFRROW-ARIMR, że środki finansowe jako refundacja za poniesione wydatki przy realizacji projektu pn,, Przebudowa z rozbudową części istniejącego budynku szkoły ze zmianą użytkowania na potrzeby Świetlicy Wiejskiej w Niewiarowie’’ w wysokości 281.561,70 wpłynie na rachunek bankowy do końca budżetowego 2013 (…) Refundacja wpłynęła w styczniu 2014 roku (…) – str. 40 protokołu kontroli.

W zakresie rzetelności danych ujętych w wieloletniej prognozie finansowej (WPF) gminy na lata 2014-2020, przyjętej uchwałą Nr XXXIII/144/13 Rady Gminy Trzcianne z dnia 20 grudnia 2013 r., stwierdzono – w wersji aktualnej na dzień kontroli – że spłaty rat kapitałowych kredytów i pożyczek na lata 2015-2016 przyjęte zostały w następującej wysokości: 2015 r. – 468.924 zł, 2016 r. – 656.764 zł. Przyjmując jako wyznacznik rzetelności danych WPF obowiązujące na dzień kontroli postanowienia umów z bankami i instytucjami udzielającymi pożyczek (wynikające z nich harmonogramy spłaty), wymagalne spłaty rat kredytów i pożyczek wynosiły faktycznie na 2015 r. – 468.924 zł, a na 2016 r. – 914.019 zł. Kontrola wykazała zatem, że rzeczywista kwota wymagalnych w 2016 r. spłat rat kredytów i pożyczek była o 257.255 zł wyższa od kwoty do spłaty przyjętej w WPF. W wyjaśnieniu w tej sprawie Skarbnik wskazuje, że Gmina Trzcianne w 2016 roku wykazała niższe spłaty rat kapitałowych o kwotę 257.255 niż wynikające z harmonogramów umów, ponieważ Gmina Trzcianne planuje w 2016 roku złożyć do WFOŚiGW wniosek o umorzenie pożyczek lub ich anektowanie. (…). WFOŚiGW po spłacie rat kredytów w wysokości 80% kwoty głównej umożliwia (…) złożyć Gminom wniosek o umorzenie części pożyczki udzielonej ze środków WFOŚiGW w Białymstoku.

Przed podpisaniem protokołu kontroli, uchwałą Nr XL/169/14 Rady Gminy Trzcianne z dnia 1 października 2014 r. zmieniającą uchwałę w sprawie Wieloletniej Prognozy Finansowej Gminy Trzcianne na lata 2014-2020, dokonano urealnienia danych dotyczących spłaty zadłużenia gminy Trzcianne w 2016 r. poprzez zwiększenie rozchodów na do kwoty 914.019 zł – str. 43-46 protokołu kontroli.

Analiza wykonania budżetu gminy Trzcianne za 2013 r. wykazała też nieprawidłowości w zakresie jego planowania, co przejawiało się ujęciem po stronie planu dochodów ze sprzedaży nieruchomości założeń niemających uzasadnienia w świetle posiadanej dokumentacji stanowiącej podstawę realizacji dochodów z tego źródła – str. 53-54 protokołu kontroli. W pierwotnej wersji budżetu w par. 0770 „Wpływy z tytułu odpłatnego nabycia prawa własności oraz prawa użytkowania wieczystego nieruchomości” zaplanowano dochody w kwocie 420.000 zł. W okresie objętym kontrolą gmina osiągnęła ze sprzedaży nieruchomości dochody na kwotę 50.424 zł. Dopiero w grudniu 2013 r. urealniono plan dochodów poprzez zmniejszenie go do poziomu 51.000 zł. Z kolei na 2014 r. ujęto w budżecie po stronie planu dochody z tego źródła w wysokości 518.141 zł. Do dnia zakończenia czynności kontrolnych nie zrealizowano dochodów z tytułu sprzedaży nieruchomości. Z ustaleń kontroli nie wynika, aby istniały podstawy do planowania dochodów na tym poziomie w postaci odpowiednich działań kontrolowanej jednostki, zmierzających do realizacji dochodów. Według złożonego wyjaśnienia Plan został sporządzony na podstawie operatów wyceny nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, stanowiących własność Gminy Trzcianne. Do dnia podpisania protokołu kontroli nie zostały jednak okazane kontrolującym operaty szacunkowe poświadczające to twierdzenie.

W konsekwencji przedstawionej nieprawidłowości wypaczono wartość wskaźnika spłaty zadłużenia gminy, o którym mowa w przepisach art. 243 ustawy o finansach publicznych. Zgodnie z art. 243 ust. 2 ustawy obliczenie wskaźnika nastąpiło bowiem na 2014 i 2015 r. przy uwzględnieniu planu dochodów ze sprzedaży majątku według stanu na koniec III kwartału 2013 i 2014 r. Plan ten w świetle ustaleń kontroli nie mógł być uznany za realny.

          W przedmiocie procedury opracowywania planów finansowych jednostek budżetowych stwierdzono, że były Wójt Z. Dąbrowski nie przekazał kierownikom jednostek informacji niezbędnych do opracowania projektów planów. Zgodnie z art. 248 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, w terminie 7 dni od dnia przekazania projektu uchwały budżetowej organowi stanowiącemu jednostki samorządu terytorialnego, zarząd jednostki samorządu terytorialnego (wójt) przekazuje podległym jednostkom informacje niezbędne do opracowania projektów ich planów finansowych. Na podstawie informacji jednostki opracowują projekty planów finansowych w terminie 30 dni od dnia jej otrzymania, nie później jednak niż do dnia 22 grudnia.

W konsekwencji braku informacji jednostki budżetowe gminy Trzcianne nie opracowały projektów planów finansowych w rozumieniu art. 248 ust. 2 przywołanej ustawy. Jako projekty traktowano wstępne dane planistyczne złożone przez jednostki budżetowe na etapie prac przygotowawczych nad projektem budżetu. Należy wskazać, że stosownie do § 5 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (Dz. U. Nr 241, poz. 1616) projekty planów finansowych, zapewniające zgodność kwot dochodów i wydatków z projektem uchwały budżetowej, są zatwierdzane przez kierowników jednostek i przekazywane zarządowi jednostki samorządu terytorialnego w terminie 30 dni od dnia otrzymania informacji, nie później jednak niż do dnia 22 grudnia roku poprzedzającego rok budżetowy. Projekty powinny zostać zweryfikowane przez wójta pod kątem zgodności z projektem uchwały budżetowej (§ 6 ust. 2 rozporządzenia) – str. 47 protokołu kontroli.

Czynności kontrolne pozwoliły też na ustalenie, że nie zostały sporządzone plany finansowe instytucji kultury. Stosownie do art. 27 ust. 3 i 4 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej, podstawą gospodarki finansowej instytucji kultury jest plan finansowy ustalony przez dyrektora tej instytucji, z zachowaniem wysokości dotacji organizatora. Plan finansowy sporządza się zgodnie z przepisami ustawy o finansach publicznych, która w art. 31 określa wymagane elementy planu – str. 48 protokołu kontroli.

W zakresie rozliczeń z instytucjami kultury stwierdzono, że w 2013 r. z budżetu gminy udzielono dla GOK dotacji celowej na finansowanie wkładu własnego na zadania pn. „XV Dni Trzciannego” i „Gmina Trzcianne w obiektywie” w łącznej wysokości 8.640,68 zł. Nie okazano pisemnej umowy między gminą a GOK, stanowiącej podstawę udzielenia dotacji. Zgodnie z art. 250 ustawy o finansach publicznych, organ wykonawczy gminy, udzielając dotacji celowej, w tym jednostce sektora finansów publicznych, w przypadku gdy odrębne przepisy lub umowa międzynarodowa nie określają trybu i zasad udzielania lub rozliczania tej dotacji, zawiera umowę regulującą zagadnienia wymienione w art. 250 pkt 1-3 ustawy – str. 51 protokołu kontroli.

W zakresie podstaw gospodarowania majątkiem stwierdzono, że wbrew postanowieniom art. 21 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2014 r. poz. 150, ze zm.) Rada Gminy nie uchwaliła zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy. Wymaganą treść uchwały w tej sprawie określają przepisy art. 21 ust. 3 przywołanej ustawy – str. 57-58 protokołu kontroli.

         Kontrola dochodów z najmu lokali mieszkalnych (str. 56-60 protokołu kontroli) wykazała następujące nieprawidłowości:

a) dwie umowy najmu zostały zawarte na czas określony. Zgodnie z art. 5 ust. 2 ustawy o ochronie praw lokatorów… umowa o odpłatne używanie lokalu wchodzącego w skład mieszkaniowego zasobu gminy, z wyjątkiem lokalu socjalnego lub lokalu związanego ze stosunkiem pracy, może być zawarta wyłącznie na czas nieoznaczony, chyba że zawarcia umowy na czas oznaczony żąda lokator. Nie stwierdzono udokumentowanego żądania lokatora zawarcia umowy na czas oznaczony. Zgodnie z wyjaśnieniem byłego Wójta umowa najmu została zawarta na 3 lata w uzgodnieniu z najemcą i na jego wniosek. Wskazano ponadto, że Obowiązujące w Gminie Trzcianne zasady gospodarowania nieruchomościami dopuszczały możliwość zawarcia takiej umowy i nie naruszały zasad wynikających z uchwały Nr XI/53/2011 Rady Gminy Trzcianne z dnia 29 września 2011r. w sprawie określenia zasad nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości stanowiących własność Gminy Trzcianne oraz ich wydzierżawiania lub wynajmowania na czas oznaczony dłuższy niż trzy lata lub na czas nieoznaczony (…) W Urzędzie Gminy Trzcianne są dokumenty poświadczające, że lokator żądał jej zawarcia na czas określony tj. na 3 lata”. Odnosząc się do złożonego wyjaśnienia należy wskazać, że zasady wynikające z przywołanej uchwały Rady Gminy Trzcianne nie mają zastosowania do lokali mieszkalnych; do dnia podpisania protokołu kontroli nie zostały też okazane dokumenty poświadczające, że lokator żądał jej zawarcia na czas określony,

b) do sfinansowania kosztów ogrzewania lokali przyjmowano stawkę 3,60 zł za 1 m².  Kontrola wykazała, że jednostka nie sporządzała kalkulacji cen ciepła ani weryfikacji faktycznie ponoszonych kosztów ogrzewania. Według wyjaśnień stawka 3,60 zł za 1 m² powierzchni mieszkania za ogrzewanie została ustalona na podstawie rzeczywistych kosztów związanych z ogrzewaniem całego budynku w którym znajduje się lokal mieszkalny, podzielonych adekwatnie do zajmowanej powierzchni mieszkania. W trakcie kontroli zwrócono się o okazanie kalkulacji z wyliczonymi kosztami ogrzewania budynku, z której wynikałoby, że koszty ogrzewania budynku są podzielone proporcjonalnie do powierzchni zajmowanych lokali. Do dnia podpisania protokołu takiej dokumentacji kontrolującym nie okazano. Praktyka pobierania od najemców lokali mieszkalnych ustalonej stawki za ogrzewanie, niepodlegającej późniejszemu rozliczeniu do faktycznie ponoszonych kosztów, jest niezgodna z art. 9 ust. 2 ustawy o ochronie praw lokatorów…, który stanowi, że wysokość opłat niezależnych od właściciela powinna być ustalana w taki sposób, aby zapewniała wyłącznie pokrycie przez odbiorców kosztów wytworzenia energii cieplnej. Brak bieżącej kalkulacji kosztów wytworzenia ciepła uniemożliwia zweryfikowanie prawidłowości kwoty wnoszonych przez najemców opłat. W świetle przywołanego przepisu ustawy opłaty te nie mogą być ustalone na poziomie niższym od faktycznych kosztów wytworzenia ciepła, jak również nie mogą obciążać najemców ponad faktycznie poniesione przez gminę koszty,

c) w dniu 4 marca 2010 r. najemca lokalu mieszkalnego w Bajkach Starych został poinformowany o zmianie stawki czynszu z mocą obowiązującą od lutego 2010 r. Zgodnie z art. 8a ust. 2 ustawy o ochronie praw lokatorów… termin wypowiedzenia wysokości czynszu albo innych opłat za używanie lokalu wynosi 3 miesiące, chyba że strony w umowie ustalą termin dłuższy.

         W zakresie dochodów z najmu lokali użytkowych kontrolą objęto najem lokalu na prowadzenie apteki oraz na prowadzenie działalności pocztowej – str. 60-63 protokołu kontroli. Stwierdzono, że od dnia 1 kwietnia 2012 r. lokal z przeznaczeniem na aptekę jest wykorzystywany przez dotychczasowego najemcę bez umowy. Ostatnia umowa najmu tego lokalu została zawarta w dniu 1 kwietnia 2009 r. na okres 3 lat, podobnie jak w latach wcześniejszych, począwszy od 1 kwietnia 1992 r. Zgodnie ze złożonym wyjaśnieniem od dnia 1 kwietnia 2013r (…) najemca lokalu regularnie opłaca czynsz i nie ma zaległości w płaceniu czynszu. Na ten lokal nie ma podpisanej umowy, ponieważ jego najemca pomimo wezwań uchylał się od potwierdzenia warunków umowy na piśmie.

         Zajmowanie lokalu przez najemcę od dnia 1 kwietnia 2012 r. bez zawarcia umowy na kolejny okres stanowi stan faktyczny naruszający postanowienia uchwały Nr XI/53/2011 Rady Gminy Trzcianne z dnia 29 września 2011 r. w sprawie zasad nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości stanowiących własność Gminy Trzcianne oraz ich wydzierżawiania lub wynajmowania na czas oznaczony dłuższy niż trzy lata lub na czas nieoznaczony, a także art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2013 r. poz. 594, ze zm.). Uchwała ta nie upoważnia Wójta Gminy Trzcianne do zawierania z dotychczasowymi najemcami, bez zgody Rady Gminy, kolejnych umów na okres nieprzekraczający 3 lat, jeżeli łączny czas trwania stosunku najmu przekracza 3 lata. Uprawnienie zawierania takich umów bez zgody Rady otrzymali w § 3 ust. 1 Rozdziału V uchwały tylko kierownicy jednostek organizacyjnych posiadających nieruchomości gminy w trwałym zarządzie. Z kolei art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy o samorządzie gminnym przypisuje do wyłącznej właściwości rady gminy podejmowanie uchwał w przypadku, gdy po umowie zawartej na czas oznaczony do 3 lat strony zawierają kolejne umowy, których przedmiotem jest ta sama nieruchomość. W przedstawionych okolicznościach dalsze zajmowanie lokalu po 31 marca 2012 r. i korzystanie z niego na zasadach właściwych najemcy powinno mieć swoje umocowanie w zgodzie Rady Gminy na zawarcie kolejnej umowy na okres 3 lat albo w wyniku przetargu na najem tego lokalu na okres dłuższy niż 3 lata lub na czas nieoznaczony.

Bez zgody Rady Gminy, wbrew art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy o samorządzie gminnym, zawarto również w dniu 1 października 2012 r. umowę przedłużającą najem lokalu użytkowego z przeznaczeniem na prowadzenie poczty na kolejny rok oraz aneks do tej umowy z dnia 30 września 2013 r., przedłużający okres jej obowiązywania do 30 września 2015 r. Ten sam najemca wynajmuje lokal z przeznaczeniem na pocztę od 2006 r., na podstawie umów zawieranych na okresy nieprzekraczające 3 lat.

         W zakresie kosztów mediów dostarczanych przez gminę do wynajmowanych lokali stwierdzono w przypadku obu lokali, że zgodnie z umowami wliczone w pobierany czynsz zostały koszty energii elektrycznej, bieżącej wody, wywozu nieczystości stałych i ogrzewania pomieszczeń. Czynsz za lokale jest pobierany w wysokości 350 zł (w przypadku lokalu przeznaczonego pod usługi pocztowe do 31 marca 2014 r. w kwocie 400 zł). Ze złożonego wyjaśnienia wynika, że koszty mediów, które zgodnie z zawartymi umowami wchodzą w stawkę czynszu, stanowią zarówno w przypadku apteki, jaki i poczty 350 zł, tj.: zużycie wody - 15,45 zł, odprowadzanie ścieków – 15 zł, wywóz nieczystości stałych – 30 zł, energia elektryczna – około 150 zł, ogrzewanie – 139,55 zł.

Ze złożonych wyjaśnień wynika zatem, że pobierane tytułem czynszu opłaty stanowią wyłącznie zwrot kosztów mediów. W takiej sytuacji należy stwierdzić, że gmina nie pobiera – w sensie ekonomicznym – dochodów z tytułu czynszu za wynajmowane lokale. Jest to równoznaczne z naruszeniem art. 12 ustawy o gospodarce nieruchomościami zobowiązującego właściwe organy do gospodarowania nieruchomościami zgodnie z zasadami prawidłowej gospodarki oraz art. 42 ust. 5 ustawy o finansach publicznych zobowiązującego jednostki sektora finansów publicznych do ustalania przypadających im należności, w tym cywilnoprawnych.

Kontrola dochodów z tytułu dzierżawy gruntów wykazała, że odstąpiono od waloryzacji czynszu, która przewidziana jest umową dzierżawy zawartą w dniu 10 grudnia 2002 r. z Polską Telefonią Komórkową Centertel. Czynsz pierwotnie był przewidziany w umowie na 1.300 zł netto miesięcznie, zaś aneksem do umowy z dnia 26 kwietnia 2012 r. obniżono go do 1.200 zł netto. Na podstawie aneksu gmina miała zagwarantowaną możliwość waloryzacji czynszu na koniec każdego roku kalendarzowego, rocznym wskaźnikiem wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych ogłoszonym przez prezesa GUS, który miał obowiązywać w kolejnym roku kalendarzowym – str. 63-64 protokołu kontroli. Według wyjaśnienia waloryzacja czynszu za lata 2013 i 2014 nie może być brana pod uwagę, ponieważ Polska Telefonia Komórkowa Centertel  Sp. z o.o. poinformowała ustnie poprzez swojego pełnomocnika Urząd Gminy Trzcianne, że w przypadku gdy Gmina Trzcianne nie obniży czynszu dzierżawnego z kwoty netto 1300 zł na 1200 zł to wieża telefonii komórkowej wybudowana na działce o numerze geodezyjnym 3/5 w Trzcianne zostanie zdemontowana, a Gmina Trzcianne utraci całkowicie dochody z tytułu dzierżawy gruntu pod maszt telefonii komórkowej. Odnosząc się do treści wyjaśnienia należy wskazać, że przedstawiciel dzierżawcy podpisał aneks do umowy przewidujący możliwość waloryzacji czynszu. Zaniechanie przewidzianej umową waloryzacji sprzeciwia się postanowieniom art. 42 ust. 5 ustawy o finansach publicznych. Ustalono, że po waloryzacji w 2013 r. kwota czynszu powinna stanowić 1.244,40 zł miesięcznie, zaś w 2014 r. – 1.255,60 zł. Ogółem w latach 2013-2014 nie ustalono czynszu w wysokości 1.200 zł.

         Badanie dochodów z tytułu zbiorowego odprowadzania ścieków (str. 66-69 protokołu kontroli) wykazało, że funkcję przedsiębiorstwa kanalizacyjnego pełni Urząd Gminy. Od 2014 r. Urząd pełni też funkcję przedsiębiorstwa wodociągowego, ponieważ w dniu 28 czerwca 2013 r. została podjęta uchwała Nr XXIX/130/13 Rady Gminy Trzcianne w sprawie wystąpienia Gminy Trzcianne z Międzygminnego Związku Wodociągów i Kanalizacji w Łomży. W wyniku poprzedniej kontroli kompleksowej RIO, pismem RIO.I.6001-4/10 z dnia 23 lipca 2010 r. zalecone zostało Wójtowi Z. Dąbrowskiemu wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie opracowywania i zatwierdzania taryf za zbiorowe odprowadzanie ścieków poprzez coroczne przedkładanie Radzie Gminy wniosków w sprawie zatwierdzenia taryf bądź przedłużenia obowiązywania taryf zatwierdzonych na poprzedni rok. Kontrola kompleksowa przeprowadzona w 2014 r. wykazała, ze w dalszym ciągu Urząd nie opracowuje wniosków o zatwierdzenie taryf za zbiorowe odprowadzanie ścieków. W konsekwencji brak też kalkulacji uchwalanych przez Radę stawek; stosowne kalkulacje powinny stanowić jeden z elementów wniosku. Naruszono tym samym szereg przepisów ustawy z dnia 7 czerwca 2001 r. o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków (Dz. U. z 2006 r. Nr 123, poz. 858 ze zm.), w szczególności art. 20 ust. 4 i 5 oraz art. 24 ust. 2, 3 i 5, oraz rozporządzenia Ministra Budownictwa z dnia 28 czerwca 2006 r. w sprawie określenia taryf, wzoru wniosku o zatwierdzenie taryf oraz warunków rozliczeń za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków (Dz. U. Nr 127, poz. 886 ze zm.). Zgodnie z § 6 i 7 rozporządzenia przedsiębiorstwo wodociągowo-kanalizacyjne ustala niezbędne przychody dla potrzeb obliczenia taryfowych cen i stawek opłat planowanych na rok obowiązywania taryf, uwzględniając m.in. koszty poniesione w roku obrachunkowym poprzedzającym rok, w którym wprowadzana jest taryfa, ustalone na podstawie ewidencji księgowej kosztów sporządzonej zgodnie z przepisami o rachunkowości. Z kolei § 19 rozporządzenia określa elementy wniosku o zatwierdzenie taryf.

         Według wyjaśnienia złożonego w tej sprawie taryfy za zbiorowe odprowadzanie ścieków i zbiorowe zaopatrzenie w wodę nie zostały sporządzone, ponieważ Urząd Gminy Trzcianne nie jest przedsiębiorstwem komunalnym, ani przedsiębiorstwem wodociągowo – kanalizacyjnym. Informuję jednocześnie, że została wykonana kalkulacja cen za odprowadzane ścieki i za dostarczaną wodę na podstawie cen uzyskanych z sąsiednich gmin. Ceny ścieków i wody w Gminie Trzcianne są najniższe w województwie podlaskim i powiecie monieckim.

 W toku kontroli dochodów budżetowych gminy badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749, ze zm.), jest Pan Wójt. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych.

W wyniku analizy dokumentacji dotyczącej przeprowadzonych kontroli podatkowych  stwierdzono, że:

- w przypadku sprawy o sygn. 3120.4.2012 organ podatkowy nie zawiadomił podatnika o zamiarze wszczęcia kontroli oraz nie wyposażył osób kontrolujących w imienne upoważnienia, co narusza wymogi art. 282b § 1 i 283 § 1 Ordynacji podatkowej,

- protokoły kontroli nie zawierają oceny prawnej sprawy, co stanowi naruszenie art. 290 § 2 Ordynacji podatkowej,

- w przypadku podatnika wymienionego w zał. nr 3/2 do protokołu kontroli pod poz. 10, ustalono, że dokonujący kontroli sporządzili trzy odrębne protokoły kontroli. Każdy z nich dotyczył obmiaru posiadanych przez podatnika budynków. Zgodnie z art. 290 § 1 Ordynacji podatkowej przebieg kontroli dokumentuje się w protokole, który powinien być sporządzony w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Elementem kontroli mogą być oględziny, a protokoły sporządzone w trakcie tych czynności stanowią załączniki do protokołu kontroli – str. 72-73 protokołu kontroli.

W czasie kontroli sprawdzeniu poddano ewidencję podatkową nieruchomości przewidzianą treścią art. 7a ust.1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2014 r. poz. 849, ze zm.), której zasady prowadzenia określone są w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2004 r. w sprawie ewidencji podatkowej nieruchomości (Dz. U. Nr 107, poz. 1138).  Przeprowadzona kontrola, dokonana z wykorzystaniem systemu analitycznego ACL, pozwoliła ustalić, że ewidencja podatkowa prowadzona za pomocą systemu informatycznego nie spełnia wszystkich warunków przewidzianych w § 5 wymienionego rozporządzenia. Główną wadą jest brak identyfikatorów działek ewidencyjnych – str. 73-74 protokołu kontroli.

     Analizie poddano treść uchwały Rady Gminy Trzcianne Nr 6/II/02 z dnia 11 grudnia 2002 r. w sprawie zwolnień w podatku od nieruchomości. W jej wyniku ustalono, że wprowadzone zwolnienia mają charakter podmiotowo-przedmiotowy, co stanowi naruszenie art. 7 ust. 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Przepis ten stanowi, że rada gminy w drodze uchwały może wprowadzić inne zwolnienia przedmiotowe niż określone w ust. 1 oraz w art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 2 października 2003 r. o zmianie ustawy o specjalnych strefach ekonomicznych i niektórych ustaw (Dz. U. Nr 188, poz. 1840, ze zm.). Wskazanie w przedmiotowej uchwale przedmiotu zwolnienia oraz ograniczenie jego zastosowania jedynie do pewnego kręgu podatników jest przekroczeniem uprawnień ustawowych – str. 74-75 protokołu kontroli.

Badanie prawidłowości i powszechności osiągania przez gminę dochodów z tytułu podatku od nieruchomości w grupie podatników osób prawnych i jednostek niemających osobowości prawnej (opis na str. 75-78 protokołu kontroli) pozwoliło stwierdzić, że:

- w przypadku większości podatników posiadana przez organ podatkowy dokumentacja uniemożliwia zweryfikowanie powierzchni budynków i wartości budowli wykazanych w deklaracji. Braki w dokumentacji podatkowej uniemożliwiają prowadzenie czynności sprawdzających w zakresie, o którym mowa w art. 272 pkt 3 Ordynacji podatkowej. Przepis ten stanowi, że organy podatkowe dokonują czynności sprawdzających mających na celu ustalenie stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami. W interesie organu podatkowego jest posiadanie kompletnej dokumentacji, ponieważ umożliwi ona działania skutkujące uzyskiwaniem dochodów odpowiadających realnemu opodatkowaniu wszystkich przedmiotów podlegających opodatkowaniu, zgodnie z ich przeznaczeniem i sposobem wykorzystywania,

- podatnik wymieniony pod poz. 10 naruszył art. 4 ust. 1 pkt 2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, w zw. z art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne (Dz. U. z 2010 r. Nr 193, poz. 1287 ze zm.) ponieważ zadeklarował do opodatkowania grunty o pow. 360 m², podczas gdy zgodnie z zapisami ewidencji gruntów i budynków działka nr 218, której jest posiadaczem, ma pow. 400 m²,

- podatnik wymieniony pod poz. 9 wykazał do opodatkowania grunty o pow. 871 m², które zgodnie z zapisami ewidencji gruntów i budynków są we władaniu osób fizycznych. Z ewidencji gruntów i budynków wynika, że w posiadaniu podatnika są grunty o pow. 1.700 m². Doszło zatem do naruszenia art. 21 ust. 1 Prawa geodezyjnego i kartograficznego oraz art. 3 ust. 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Zgodnie z przytoczonymi przepisami dane zawarte w ewidencji gruntów i budynków są podstawą wymiaru podatków, a podatnikami są osoby, które są właścicielami, wieczystymi użytkownikami, posiadaczami samoistnymi oraz posiadacze nieruchomości Skarbu Państwa lub jednostki samorządu terytorialnego,  

- weryfikacji wymaga deklaracja podatnika wymienionego pod poz. 29, który wykazał do opodatkowania budynki pozostałe o pow. 1.042,09 m² i budowle o wartości 15.000 zł. W trakcie kontroli, na podstawie przedstawionych danych geodezyjnych ustalono, że w jego posiadaniu są również nieużytki o pow. 620.200 m². Ponieważ zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych budowle podlegają opodatkowaniu wyłącznie w przypadku, gdy są związane z działalnością gospodarczą, budzi wątpliwości sposób opodatkowania lub jego brak w zakresie pozostałych przedmiotów będących w posiadaniu podatnika. Jeżeli podatnik faktycznie prowadzi działalność gospodarczą to racjonalnym byłoby wykazanie do opodatkowania co najmniej gruntów związanych z działalnością gospodarczą. Należy mieć na uwadze, że w przypadku przedsiębiorców, zgodnie z art. 1a ust. 1 pkt 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, za grunty, budynki i budowle związane z prowadzeniem działalności gospodarczej uznaje się grunty, budynki i budowle będące w posiadaniu przedsiębiorcy lub innego podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą, z wyjątkiem budynków mieszkalnych oraz gruntów związanych z tymi budynkami, a także gruntów, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1 lit. b), chyba że przedmiot opodatkowania nie jest i nie może być wykorzystywany do prowadzenia tej działalności ze względów technicznych. W aktach podatkowych nie ma dokumentów, które wskazywałyby, iż posiadane budynki i grunty nie mogą być wykorzystywane do prowadzonej działalności ze względów technicznych,

- w przypadku podatnika wymienionego pod poz. 35 należy wyjaśnić prawidłowość opodatkowania gruntów o pow. 216 m². Z ewidencji podatkowej i złożonej przez podatnika informacji podatkowej wynika, że oprócz gruntów opodatkowaniu podlegają budynki mieszkalne o pow. 226 m², budynki związane z działalnością gospodarczą o pow. 216 m². Ponieważ powierzchnia tych ostatnich jest identyczna jak powierzchnia budynków związanych z działalnością gospodarczą należy ustalić, czy nie są one związane z działalnością gospodarczą i tylko przez pomyłkę zostały wykazane jako pozostałe,

- podatnik wymieniony pod poz. 13 w 2013 r., zgodnie z umową z dnia 5 grudnia 2012 r., posiadał grunty gminne sklasyfikowane jako dr – drogi o pow. 1.500 m². Zgodnie z ewidencją podatkową podatnik nie wykazał do opodatkowania przedmiotowych gruntów, co stanowi naruszenie art. 3 ust. 1 pkt 4 lit. a) ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. W myśl przywołanego przepisu posiadacz gruntów stanowiących własność jednostki samorządu terytorialnego jest podatnikiem podatku od nieruchomości,

- podatnik wymieniony pod poz. 13 w złożonej deklaracji nie wykazał do opodatkowania budowli (sieci kanalizacyjnych) o wartości 3.907.538,71 zł, co stanowi naruszenie art. 2 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. W związku z powyższym  kwota należnego podatku została zaniżona o 78.151 zł. W dniu 4 listopada 2014 r. podatnik złożył korektę deklaracji, w której wykazano przedmiotowe budowle,

- dwóch podatników wymienionych w zał. nr 3/2 do protokołu kontroli pod poz. 27 i 39 złożyło deklaracje po terminie wynikającym z art. 6 ust. 9 pkt 1 i 2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Pierwszy z podatników  złożył deklarację w dniu 1 lutego 2013 r., natomiast drugi w dniu 4 lutego 2013 r.

Kontroli pod kątem prawidłowości i powszechności poddano również osiąganie przez gminę dochodów z tytułu podatku rolnego. Według opisu dokonanego na str. 81 protokołu kontroli dwóch podatników z grupy osób prawnych, posiadających grunty we współwłasności z osobami fizycznymi, złożyło odrębnie dla każdej współwłasności deklaracje podatkowe. Taki sposób postępowania stoi w sprzeczności z art. 3 ust. 5 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym  (Dz. U. z 2013 r. poz. 1381, ze zm.), który wymaga, aby grunty stanowiące współwłasność lub znajdujące się w posiadaniu dwóch lub więcej podmiotów, stanowiły odrębny przedmiot opodatkowania podatkiem rolnym, a obowiązek podatkowy ciążył solidarnie na wszystkich współwłaścicielach (posiadaczach). Natomiast art. 6a ust. 10 ustawy o podatku rolnym stwierdza, że jeżeli grunty stanowią współwłasność lub znajdują się w posiadaniu osób fizycznych oraz osób prawnych, jednostek organizacyjnych, w tym spółek, nieposiadających osobowości prawnej – osoby fizyczne składają deklarację na podatek rolny oraz opłacają podatek na zasadach obowiązujących osoby prawne. Równocześnie opis na przywołanej stronie protokołu kontroli wskazuje nieprawidłowości w opodatkowaniu  podatkiem leśnym współwłasności osób fizycznych.

Z kolei w wyniku kontroli prawidłowości pozyskiwania dochodów z tytułu podatku leśnego w grupie podatników będących osobami prawnymi stwierdzono, że podatnik wskazany na str. 83 protokołu kontroli jest w posiadaniu lasów we współwłasności z osobą fizyczną. Tymczasem deklarację podatkową składa jak wyłączny właściciel tego przedmiotu opodatkowania. Artykuł 2 ust. 4 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o podatku leśnym (Dz. U. z 2013 r. poz. 465) stwierdza, że jeżeli las jest współwłasnością lub znajduje się w posiadaniu dwóch lub więcej podmiotów, stanowi wówczas odrębny przedmiot opodatkowania podatkiem leśnym, a obowiązek podatkowy ciąży solidarnie na wszystkich współwłaścicielach lub posiadaczach. Natomiast art. 6 ust. 7 ustawy nakazuje, aby w przypadku gdy las stanowi współwłasność lub znajduje się w posiadaniu osób fizycznych oraz osób prawnych, jednostek organizacyjnych, w tym spółek, nieposiadających osobowości prawnej – osoby fizyczne składały deklarację na podatek leśny oraz opłacały należny podatek na zasadach obowiązujących osoby prawne.

Stwierdzono także jednostkowe przypadki błędnego ustalenia podstawy opodatkowania podatkiem rolnym, zarówno w grupie podatników osób prawnych jak i osób fizycznych – str. 81 oraz 85 protokołu kontroli. Nieprawidłowości te stanowią naruszenie art. 4 ust. 1 ustawy o podatku rolnym, który wskazuje, że podstawę opodatkowania podatkiem rolnym stanowi dla gruntów gospodarstw rolnych liczba hektarów przeliczeniowych ustalana na podstawie powierzchni, rodzajów i klas użytków rolnych wynikających z ewidencji gruntów i budynków oraz zaliczenia do okręgu podatkowego.

Opis na str. 91-92 protokołu kontroli wskazuje na nieprawidłowości w udzielaniu ulg inwestycyjnych w podatku rolnym. W ich rezultacie wskazanemu w protokole podatnikowi zaniżono wartość udzielonej ulgi o kwotę 415,09 zł.

 Z opisu zawartego na str. 88-91 protokołu kontroli wynika, że stwierdzono sporadyczne przypadki naruszenia przepisów obowiązującej w Urzędzie Gminy instrukcji w sprawie ewidencji i poboru podatków i opłat, a w szczególności § 16, w myśl którego jeżeli podatnik nie zapłacił należności w terminie płatności podatku lub raty, w którym przypada ta płatność, osoba zobowiązana do prowadzenia ewidencji sporządza, nie później niż po upływie 30 dni, upomnienie, które wysyła się do dłużnika za potwierdzeniem odbioru. W przypadku gdy rata podatku wynosi mniej niż 10 zł upomnienie wysyła się na koniec roku podatkowego, którego dotyczy ta płatność. Ponadto kontrola wykazała, że 53 podatników posiadających zaległość, którym wystawiono upomnienia, nie zostało objętych działaniami egzekucyjnymi. Zgodnie § 5 obowiązującego w kontrolowanym okresie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz. 1541 ze zm.), po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu wierzyciel wystawia tytuł wykonawczy. Obecnie obowiązuje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 maja 2014 r. w sprawie trybu postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (Dz. U. z 2014 r. poz. 656), z treści którego wynika, że jeżeli należność nie zostanie zapłacona w terminie określonym w decyzji lub wynikającym z przepisu prawa, wierzyciel wysyła do zobowiązanego upomnienie, z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie siedmiu dni od dnia doręczenia upomnienia.

 Badanie ewidencji księgowej podatków i opłat lokalnych, prowadzone w kontekście jej zgodności z wymogami ustawy o rachunkowości i przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 208, poz. 1375), pozwoliło stwierdzić:

a) brak kompletnych regulacji w posiadanej przez jednostkę dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, w świetle art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. b i c) ustawy – str. 99 protokołu kontroli,

- prowadzenie ewidencji analitycznej podatku od nieruchomości w odniesieniu do przedmiotów opodatkowania a nie dla każdego podatnika w każdym podatku, jak tego wymaga § 11 ust. 4 pkt 1 rozporządzenia – str. 99  protokołu kontroli.

Analizując konta podatkowe podatników podatku od nieruchomości od osób prawnych stwierdzono, że:

- podatnik wymieniony pod poz. 11  nie opłacił należnych odsetek od dokonanych po terminie wpłat na podatek od nieruchomości. Zgodnie z opisem zawartym na str. 101 protokołu kontroli wysokość należnych odsetek wynosi 61 zł. Zaniechanie to stanowi naruszenie art. 53 § 1 i 3 Ordynacji podatkowej, w myśl którego od zaległości podatkowych, z zastrzeżeniem art. 54, naliczane są odsetki za zwłokę i obowiązek ten spoczywa na podatniku, z zastrzeżeniem art. 53a, art. 62 § 4, art. 66 § 5, art. 67a § 1 pkt 1 lub 2 i art. 76a § 1 Ordynacji,

- w przypadku podatnika wymienionego pod poz. 8 organ podatkowy zawyżył kwotę pobranych odsetek o 16,30 zł. Zgodnie z opisem zawartym na str. 102-103 protokołu kontroli, wpłacona w dniu 28 listopada 2013 r. należność  w wysokości 5.777 zł, została rozksięgowana na należność główną 5.728,70 zł i odsetki 48,30 zł. W tej kwocie znajdował się również przypisany od początku roku podatek w wysokości 1.207 zł, wynikający z deklaracji korygującej złożonej w dniu w 17 maja 2013 r., którego płatność organ podatkowy odroczył do 15 września 2013 r. Ponieważ termin ten nie został dotrzymany to zgodnie z art. 49 § 2 Ordynacji podatkowej terminem płatności stają się odpowiednio terminy wynikające z art. 47 § 1-3 ustawy. Odsetki należało opłacić za raty I-IV, a ich łączna wysokość powinna wynieść 32 zł.

 Kolejnym obszarem poddanym kontroli były zagadnienia dotyczące udzielania ulg w zapłacie podatku na podstawie art. 67a § 1 Ordynacji podatkowej. Ustalono, iż działania organu podatkowego, w przypadku podatników wskazanych w opisie na str. 91-94 protokołu kontroli, stały w sprzeczności z przepisami Działu IV Ordynacji podatkowej. Z okazanej dokumentacji wynika, że  podatnicy przez okres trzech lat regularnie korzystali z pomocy w postaci umorzenia lub odroczenia terminu płatności zaległości podatkowych. Udzielanie ulg podatkowych ma za zadanie poprawienie sytuacji podatnika. Na pewno nie można ich traktować jako instrumentu wspierającego działalność podatników, choćby pobudki takich działań leżały w ogólnie rozumianym interesie publicznym. Kłóciłoby się to z zasadą zawartą w treści art. 84 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej stanowiącą, że każdy jest obowiązany do ponoszenia ciężarów i świadczeń publicznych, w tym podatków określonych w ustawie. Udzielanie ulg w zapłacie podatku przez kilka lat z rzędu nosi znamiona podmiotowego zwolnienia z podatku, do którego organ podatkowy nie ma umocowania ustawowego. Wskazuje również, że podstawowy cel udzielanych ulg nie zostaje osiągnięty, ponieważ podatnik potrzebuje pomocy permanentnie. Ponadto postępowanie organu podatkowego narusza przepisy art. 120-122 Ordynacji podatkowej, które zobowiązują organy podatkowe do działania w ramach obowiązujących przepisów prawa, prowadzenia postępowania w sposób budzący zaufanie do organów podatkowych oraz podejmowania w toku postępowania wszelkich niezbędnych działań w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz załatwienia sprawy. Tymczasem z zebranego w toku postępowania podatkowego materiału dowodowego wynika, że jedynym argumentem ze strony beneficjentów ulg jest ich zła sytuacja finansowa lub płatnicza. Należy zauważyć, że kontrolowany organ podatkowy, dysponujący potencjalnymi dochodami gminy, nie jest w przypadku jednego z beneficjentów ulg organem założycielskim. Nie ponosi zatem bezpośredniej odpowiedzialności za jego funkcjonowanie i ewentualny rozwój. W przypadku decyzji …[1]  stwierdzono, iż organ podatkowy dokonywał umorzenia kosztów upomnienia. Artykuł 67a Ordynacji podatkowej w § 1 ust. 3 stwierdza, iż organ podatkowy, na wniosek podatnika, w przypadkach uzasadnionych ważnym interesem podatnika lub interesem publicznym może umorzyć w całości lub części zaległości podatkowe, odsetki za zwłokę lub opłatę prolongacyjną, nie przewiduje natomiast instytucji umorzenia dla kosztów upomnienia – str. 92 protokołu kontroli.

 Ustalono, że inkasenci opłaty targowej rozliczali się nieterminowo z pobranej opłaty – z naruszeniem terminu wskazanego w uchwale Rady Gminy Trzcianne. Konsekwencją tego były wykryte nieprawidłowości dotyczące naliczonych inkasentom wynagrodzeń za dokonanie czynności inkasa opłaty targowej – str. 98-99 protokołu kontroli.

 Analiza wysokości wynagrodzenia byłego Zastępcy Wójta wykazała, że pracownikowi temu przyznano wynagrodzenie zasadnicze w wysokości przekraczającej maksymalny poziom określony przepisami III tabeli załącznika nr 3 do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. z 2013 r. poz. 150, ze zm.) dla gmin liczących do 15.000 mieszkańców. Przyznane przez byłego Wójta w dniu 14 grudnia 2012 r. wynagrodzenie zasadnicze wynosiło 4.850 zł, podczas gdy maksymalny poziom wynagrodzenia zasadniczego zastępcy wójta zgodnie z załącznikiem 3 do rozporządzenia wynosi 4.800 zł. Kwota otrzymywanego wynagrodzenia zasadniczego przewyższała maksymalną o 50 zł miesięcznie. W okresie od stycznia 2013 r. do czerwca 2014 r. łączna kwota wypłaconego wynagrodzenia zasadniczego i dodatku stażowego była wyższa od maksymalnej o 1.080 zł. W trakcie kontroli, w dniu 9 lipca 2014 r., zmniejszono wysokość wynagrodzenia zasadniczego Zastępcy Wójta do poziomu zgodnego z obowiązującymi przepisami – str. 106 protokołu kontroli.

 W zakresie wydatków z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych stwierdzono naruszenie § 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167), zgodnie z którym pracownik obowiązany jest do rozliczenia kosztów poniesionych z tytułu wyjazdu służbowego w ciągu 14 dni od dnia zakończenia podróży – str. 107-109 protokołu kontroli. Kontrola wykazała przypadki naruszania tego terminu lub brak dat przedłożenia polecenia wyjazdu służbowego do rozliczenia, co uniemożliwia zweryfikowanie zgodności z przywołanym przepisem. W wyniku ustaleń poprzedniej kontroli kompleksowej wystosowano zalecenie w sprawie określania terminu, w którym ma być odbywana przez pracowników podróż służbowa oraz zobowiązanie pracowników do przedstawiania rozliczenia delegacji w terminie określonym rozporządzeniem.

         Analiza poleceń wyjazdu służbowego i rozliczeń kosztów podróży wykazała ponadto naruszenie § 6 rozporządzenia, zgodnie z którym miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży określa pracodawca. Stwierdzono przedkładanie do rozliczenia kosztów podróży odbytych w dniach, które nie były ujęte w wystawionym pracownikowi poleceniu wyjazdu. W poleceniu nr 307 określono dzień podróży służbowej na 18 września 2013 r. a miejscowość „do Łomża”. Pracownik rozliczył następujące przejazdy: w dniu 18 września: Trzcianne – Zajki 25 km, Zajki – Trzcianne 25 km, w dniu 18 września: Trzcianne – Łomża 66 km, Łomża – Trzcianne 87 km i w dniu 19 września: Trzcianne – Łomża 66 km, Łomża – Trzcianne 87 km. Z uwagi na fakt, że pracownik przebywa w szpitalu nie ustalono podczas kontroli, dlaczego w drodze powrotnej podwyższano ilość kilometrów. Jako cel podróży określono „dostarczenie dokumentów”, zaś w rubryce potwierdzenia pobytu widnieją pieczęcie Podlaskiego Biura Planowania Przestrzennego (18 września) i Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego Delegatura w Łomży (19 września). Z kolei poleceniem wyjazdu nr 321 pracownik został oddelegowany na dzień 25 września 2013 r. do Moniek, zaś z rozliczenia wynika, że odbył podróż w dniach 25 i 26 września 2013 r. Ustalono, że żaden pracownik Urzędu nie został upoważniony do zatwierdzania rozliczeń kosztów podróży pod względem merytorycznym.

         Stwierdzono ponadto, że polecenia wyjazdu służbowego dla pracowników Urzędu Gminy opatrzone były parafami – jako osoby zlecającej wyjazd – byłego Wójta, Zastępcy Wójta, Skarbnika i kierownika referatu organizacyjnego. W zakresie dotyczącym Skarbnika stwierdzono, że pracownik ten nie został przez Wójta upoważniony do delegowania pracowników w podróż służbową.

Jako podstawę wydatków związanych z używaniem samochodu prywatnego do celów służbowych okazano jedną umowę dotyczącą zwrotu kosztów z tego tytułu. Umowa została zawarta w dniu 2 stycznia 2004 r. pomiędzy byłym Wójtem a Przewodniczącym Rady Gminy R. Klepadło – str. 109-110 protokołu kontroli. Należy wskazać, że zgodnie z art. 8 ust. 2 ustawy z dnia 21 października 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1202), czynności z zakresu prawa pracy wobec wójta, związane z nawiązaniem i rozwiązaniem stosunku pracy, wykonuje przewodniczący rady gminy, a pozostałe czynności – wyznaczona przez wójta osoba zastępująca lub sekretarz gminy. Kontrola wydatków z tego tytułu wykazała ponadto, że były one klasyfikowane w par. 4010 „Wynagrodzenia osobowe pracowników”, zamiast w par. 4410 „Podróże służbowe krajowe”. W 2013 r. wypłacono ryczałt w wysokości 2.462,16 zł.

         Kontrola wydatków z tytułu diet sołtysów wykazała, że wysokość diety za udział w sesji Rady Gminy określono uchwałą Nr VIII/41/07 Rady Gminy Trzcianne z dnia 8 czerwca 2007 r. na 200% diety pracowniczej ustalonej przez Ministra Pracy i Polityki Społecznej – str. 112 protokołu kontroli. W 2013 r. sołtysom naliczano diety w kwocie 46 zł, mimo że z dniem 1 marca 2013 r. weszło w życie rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, zgodnie z którym diety uległa podwyższeniu do 30 zł. W związku z powyższym należało sołtysom wypłacać diety w wysokości 60 zł. W okresie od 1 marca 2013 r. do 30 czerwca 2014 r. zaniżono diety sołtysów łącznie o 966 zł.

 W 2013 r. gmina Trzcianne osiągnęła dochody w kwocie 69.000 zł z tytułu wpłat mieszkańców na poczet udziału finansowego w zadaniach „remont drogi we wsi Zajki” – 36.000 zł i „remont drogi we wsi Kleszcze” – 33.000 zł. Z przedstawicielami mieszkańców wsi były Wójt zawarł umowy darowizny środków na rzecz gminy, wskazujące cel ich przeznaczenia.

W dniu 1 lipca 2013 r. pismem Nr RDG.7226.29.2013 były Wójt Z. Dąbrowski zlecił PRDM „Trakt” z Wysokiego Mazowieckiego wykonanie remontu drogi przy wale do Kleszcz. Wynagrodzenie za wykonane prace miało zostać opłacone przelewem na podstawie wystawionej faktury. Zlecenie nie zawiera m.in. terminu wykonania zadania. Z wyliczenia kosztów remontu drogi z dnia 27 maja 2013 r. oraz rozliczenia finansowego za wykonany już remont wynika, że ogółem wartość robót stanowiła kwotę 86.739,60 zł. Zgodnie z protokołem odbioru końcowego remontu drogi, spisanym w dniu 30 lipca 2013 r., odebrano roboty o wartości 52.000 zł. W protokole odbioru pominięto zatem roboty na kwotę 34.739,60 zł. Za wykonane roboty wykonawca wystawił dwie faktury:

- z dnia 30 lipca 2013 r. na kwotę 52.000 zł z terminem płatności 6 sierpnia 2013 r., która została opłacona przelewem w dniu 9 sierpnia 2013 r.,

- z dnia 5 sierpnia 2013 r. na kwotę 34.739,60 zł z terminem płatności 4 października 2013 r., która nie została opłacona. Obie faktury zostały wystawione na Urząd Gminy Trzcianne.

         Jak wynika z wyjaśnień złożonych w trakcie kontroli, faktura na kwotę 34.739,60 zł nie została zaksięgowana i ujęta w dokumentach finansowych roku 2013, gdyż zobowiązanymi do jej zapłaty są mieszkańcy wsi Kleszcze (według wyjaśnień jest to dodatkowa część zadania finansowana przez mieszkańców, oprócz darowizny w wysokości 33.000 zł). Taki sposób rozliczenia zleconych robót nie wynika z żadnej okazanej dokumentacji. Faktura na kwotę 34.739,60 zł nie została zwrócona dla PRDM „Trakt”.

         Jak wyżej wskazano, „wyliczenie kosztów wykonania remontu drogi do wsi Kleszcze przy wale i we wsi Kleszcze” sporządzone w dniu 27 maja 2013 r. przez inspektora Urzędu Gminy Trzcianne, przewidywało wartość robót na 86.738,60 zł brutto. Wartość netto remontu wynosiła 70.520 zł (17.544,03 euro), zatem przekraczała równowartość 14.000 euro, co zobowiązywało do wyłonienia jego wykonawcy z zachowaniem procedur ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawa zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907, ze zm.) oraz zawarcia umowy w formie pisemnej – art. 139 ust. 2 ustawy. W wyjaśnieniu w sprawie zaniechania stosowania przepisów Prawa zamówień publicznych wskazano, że nie zastosowano ustawy prawo zamówień publicznych, ponieważ Gmina Trzcianne partycypowała tylko w części kosztów remontu drogi opiewającego na kwotę brutto 52.000 zł. Wkład finansowy Gminy Trzcianne wynosił 19.000 zł, natomiast mieszkańców wsi Kleszcze 33.000 zł. Kwota jaką zapłaciła Gmina Trzcianne za remont drogi była kwotą poniżej 14.000 euro wartości zadania netto, wobec czego procedury określone w Prawie zamówień publicznych nie miały zastosowania. Zobowiązanie do pokrycia pozostałej części remontu drogi (do kwoty 33.000 zł.) obciążało mieszkańców wsi Kleszcze. Wyjaśnienie odbiega zatem od stanu faktycznego wynikającego z dokumentacji, w tym kwot wynikających z wystawionych faktur. Niezależnie od tego należy zauważyć, że zgodnie z art. 2 pkt 13 Prawa zamówień publicznych zamówieniem publicznym jest umowa odpłatna zawierana między zamawiającym a wykonawcą, której przedmiotem jest dostawa, usługa lub robota budowlana. Nie ma zatem znaczenia rodzaj środków, którymi finansowane będzie wynagrodzenie wykonawcy. Decydujący jest fakt dokonania zlecenia przez gminę.

         Również w dniu 1 lipca 2013 r. były Wójt zlecił temu samemu wykonawcy roboty na drodze w miejscowości Zajki. Zlecenie również nie zawiera terminu jego wykonania. Wartość wykonanych robót wynosiła 46.000 zł, tj. poniżej 14.000 euro. W zakresie sposobu wyłonienia wykonawcy wyjaśniono, że wykonawcę remontu drogi (…) wybrali mieszkańcy wsi Zajki – str. 112-116 protokołu kontroli.

         Stwierdzono, że kontrolowana jednostka nie posiadała w okresie objętym kontrolą opracowanych procedur wyłaniania wykonawców zamówień publicznych, których wartość nie przekracza 14.000 euro – str. 128 protokołu kontroli. Od dnia 16 kwietnia 2014 r. kwota, poniżej której nie ma obowiązku stosowania procedur Prawa zamówień publicznych wynosi 30.000 euro. W wyniku poprzedniej kontroli kompleksowej, przeprowadzonej w 2010 r., zalecono opracowanie procedur udzielania zamówień publicznych, do których nie ma obowiązku stosowania przepisów Prawa zamówień publicznych. W złożonym wyjaśnieniu były Wójt Z. Dąbrowski wskazał, że Gmina Trzcianne nie opracowała procedur dotyczących zamówień publicznych których wartość nie przekracza 14.000 euro a od dnia 16 kwietnia 2014r. 30.000 euro, ponieważ swoje wydatki zasadniczo realizuje w oparciu o przepisy ustawy (…) Prawo Zamówień Publicznych (…) oraz zgodnie z ustawą o finansach publicznych. Art. 44 ustawy o finansach publicznych nie nakłada na Gminę Trzcianne obowiązku sporządzania regulaminu dotyczącego wydatków poniżej progu 30.000 euro, ponieważ w tym artykule nie ma zapisu aby gminy miały obowiązek takowy regulamin sporządzać. Wszystkie wydatki Gminy Trzcianne są dokonywane w sposób celowy i oszczędny.

Pragnę wskazać Panu Wójtowi, że ustawa o finansach publicznych w art. 44 ust. 3 pkt 1 stanowi, iż wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Wewnętrzne procedury winny zaś zapewniać właściwe udokumentowanie przestrzegania tej zasady przy wyłanianiu wykonawców odpłatnych dostaw, robót i usług, do których nie mają zastosowania przepisy Prawa zamówień publicznych.

W zakresie zamówień publicznych udzielonych z zastosowaniem przepisów Prawa zamówień publicznych kontrolą objęto przetarg nieograniczony na dostawę 3.000 ton żwiru drogowego wraz z rozplantowaniem w celu utrzymania przejezdności dróg na terenie gminy – str. 116-122 protokołu kontroli. Postępowanie prowadziła komisja przetargowa powołana przez byłego Wójta Z. Dąbrowskiego. Kontrola wykazała, że nie określono obowiązków poszczególnych członków komisji, w wyniku czego za niezrealizowane należy uznać warunki zapewnienia indywidualizacji odpowiedzialności członków komisji oraz przejrzystości jej prac, wynikające z art. 21 ust. 3 Prawa zamówień publicznych.

         Umowa z wybranym wykonawcą została podpisana w dniu 17 lipca 2013 r. Termin wykonania zamówienia określono na 31 października 2013 r. Umowa przewidywała zabezpieczenie należytego wykonania umowy. Wniesione zostało ono w postaci gwarancji bankowej na kwotę 4.981,50 zł, której ważność określono do 31 października 2013 r., tj. do dnia, w którym upływał termin wykonania zamówienia. Tak określony termin ważności gwarancji pozostaje w sprzeczności z art. 151 ust. 1 Prawa zamówień publicznych, ponieważ przywołany przepis przewiduje zwrot zabezpieczenia w terminie 30 od dnia wykonania zamówienia i uznania przez zamawiającego za należycie wykonane. Utrata ważności gwarancji 31 października 2013 r. nie pozwalała na skorzystanie z niej w przypadku stwierdzenia nienależytego wykonania zadania, co musiało nastąpić po zakończeniu jego realizacji.

Analizując realizację zadania w świetle postanowień umowy stwierdzono, że rozliczenie miało nastąpić po podpisaniu przez zamawiającego bez zastrzeżeń protokołu odbioru końcowego. Podczas kontroli okazano protokoły częściowe sporządzane dla każdej z faktur wystawionej w związku z realizacją umowy, nie okazano natomiast protokołu końcowego. Zgodnie z umową wykonawca został zobowiązany do pisemnego poinformowania zamawiającego, co najmniej na 2 dni naprzód, o gotowości dokonania odbioru końcowego. Takich zawiadomień również w trakcie kontroli nie okazano.

 Kontrola wydatków realizowanych w ramach funduszu sołeckiego (str. 122-128 protokołu kontroli) wykazała, że kwota funduszu przypadająca do wykorzystania przez sołectwa na 2013 r. wynosiła 217.250 zł. Wnioski w sprawie przeznaczenia środków funduszu złożyły wszystkie sołectwa – 21. Jako kwotę wydatków wykonanych w ramach funduszu w 2013 r. gmina wykazała 144.065 zł. Ustalono, że jedną z przyczyn tej różnicy było niezrealizowanie wydatków na przedsięwzięcia zawarte we wnioskach 4 sołectw (m.in. z powodu planowanej realizacji wnioskowanych zadań w 2014 r., podczas gdy środki sołectw wystarczały jedynie na częściowe ich wykonanie).

         Jako wydatku wykonanego w ramach funduszu sołeckiego nie uwidoczniono kwoty 4.000 zł poniesionej na zakup wału pierścieniowego, stanowiący przedsięwzięcie zawarte we wniosku sołectwa Nowa Wieś. W złożonym wyjaśnieniu nie podano racjonalnych powodów pominięcia tego wydatku we wniosku o częściowy zwrot wydatków złożonym do Wojewody Podlaskiego. Wskazano mianowicie: ponieważ został on zakupiony za środki finansowe Gminy Trzcianne na potrzeby jej wszystkich mieszkańców i znajduje się na stanie Gminy i służy również do bieżącego utrzymania dróg gminnych gruntowych i żwirowych. Z ustaleń zawartych w protokole kontroli nie wynika, aby wniosek sołectwa Nowa Wieś podlegał odrzuceniu, zatem zrealizowane zgodnie z nim wydatki należało uznać za wydatki wykonane w ramach funduszu sołeckiego, stosownie do art. 2 ust. 4 obowiązującej w okresie objętym kontrolą ustawy z dnia 20 lutego 2009 r. o funduszu sołeckim (Dz. U. Nr 52, poz. 420 ze zm.). Przepisy prawa nie uzależniają możliwości uznania wydatku za wykonany w ramach funduszu od tego, czy z zakupionego sprzętu będą korzystać wyłącznie mieszkańcy danego sołectwa. Należy też wskazać, że każdy wydatek na realizację przedsięwzięć z funduszu sołeckiego jest wydatkiem z budżetu gminy, a wszystkie zakupione w ten sposób środki trwale powinny być ujęte „na stanie gminy”. Pominięcie wydatku na zakup wału we wniosku złożonym do Wojewody Podlaskiego skutkowało zaniżeniem dochodów gminy o 1.200 zł (4.000 zł x 30%).

         Z ustaleń kontroli dotyczących funduszu sołeckiego wynika ponadto niewłaściwe realizowanie przez sołtysów obowiązku zamieszczenia w treści wniosku uzasadnienia, o którym była mowa w art. 4 ust. 3 ustawy o funduszu sołeckim z dnia 20 lutego 2009 r. (obecnie art. 5 ust. 3 ustawy o funduszu sołeckim z dnia 21 lutego 2014 r. (Dz. U. z 2014 r. poz. 301)).

 Analiza stosowanych w jednostce zasad gospodarki materiałami wykazała, że do maja 2013 r. zakup oleju napędowego księgowano bezpośrednio w koszty, natomiast od tego miesiąca przyjmowano na konto 310 „Materiały” i na podstawie dowodów rozchodowych odnoszono w koszty. Olej tankowany jest do jednego zbiornika, a następnie wydawany (i w tym momencie odpisywany w koszty) do poszczególnych pojazdów. Taki sposób ewidencji oleju napędowego nie wynika z procedur wewnętrznych obowiązujących w Urzędzie. W przepisach wewnętrznych brak jest uregulowań w zakresie wskazania metod prowadzenia ewidencji poszczególnych grup rzeczowych składników aktywów obrotowych, co stanowi naruszenie art. 17 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

Od 20 maja 2013 r. prowadzony jest „rejestr przychodów i rozchodów oleju napędowego”. Między 20 maja a 31 grudnia 2013 r. zakupiono i przyjęto do ewidencji 16.346 litrów oleju. Prowadzona ewidencja nie posiada cech sprawdzalnej w rozumieniu art. 24 ust. 4 ustawy o rachunkowości. Część zapisów dokonanych w niej odnośnie rozchodu oleju była korektorowana, część poprawiana w inny sposób. Rejestr nie zawiera podsumowania rozchodu (ilości wydanego oleju) za poszczególne miesiące, ani na koniec roku. Stosownie do art. 18 ust. 2 ustawy o rachunkowości co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych sporządza się zestawienia sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych, a na dzień inwentaryzacji – zestawienia sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów. Kontrolującym okazano protokół sporządzony w dniu 31 grudnia 2013 r. na okoliczność rocznego remanentu stanu paliwa, zgodnie z którym w zbiorniku na koniec roku znajdował się olej napędowy w ilości 1.956 litrów. Nie dokonano porównania ilości spisanego oleju napędowego z ewidencją księgową.

 W zakresie inwentaryzacji kontrolującym nie okazano żadnej dokumentacji świadczącej o przeprowadzeniu inwentaryzacji sald kont rozrachunkowych drogą weryfikacji, jak tego wymaga art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z § 32 Instrukcji inwentaryzacyjnej wyniki inwentaryzacji przeprowadzonej drogą weryfikacji ujmuje się w protokole, który zawiera m.in.: datę, na którą przeprowadzana jest weryfikacja, symbol i nazwę konta, salda kont wraz z wyszczególnieniem co obejmują, podpisy pracowników odpowiedzialnych ze ewidencję analityczną, podpisy osób obejmujących weryfikację,  podpis zatwierdzającego protokół, datę weryfikacji, ewentualne uwagi. Protokół rozliczenia wyników inwentaryzacji w drodze weryfikacji zatwierdza Skarbnik Gminy. Wymienionej dokumentacji nie okazano podczas kontroli. Nie stwierdzono też na wydrukach kont adnotacji o dokonaniu weryfikacji ich stanów.

Z wyjaśnienia byłego Wójta Z. Dąbrowskiego wynika, że Inwentaryzacji w drodze weryfikacji sald kont rozrachunkowych powinien dokonywać zespół spisowy, który składa się z pracownika księgowości wskazany przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej powołanej przez Wójta Gminy Trzcianne – str. 35-36 protokołu kontroli. Ustalenia zawarte na str. 141 protokołu kontroli wskazują, że zarządzeniem z dnia 23 grudnia 2013 r. były Wójt powołał jedynie komisję inwentaryzacyjną do przeprowadzenia inwentaryzacji niektórych składników aktywów drogą spisu z natury (nie wymieniono w nim np. środków trwałych i pozostałych środków trwałych, które objęto następnie spisem).

Podczas kontroli problemowej prowadzonej w 2014 r. przez RIO w Białymstoku w Szkole Podstawowej w Trzciannem stwierdzono, że liczba godzin ponadwymiarowych realizowanych przez dyrektora szkoły przekraczała ½ tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć. Według arkusza organizacyjnego na rok szkolny 2013/2014, zatwierdzonego w dniu 30 kwietnia 2013 r. przez poprzedniego Wójta, liczba godzin ponadwymiarowych dyrektora wynosiła 7 godzin, zaś ustalony tygodniowy wymiar zajęć dydaktycznych i wychowawczych wynosił 12 godzin. Z kolei aneksem nr 1/2013 obowiązującym od dnia 2 września 2013 r. zwiększono tygodniowy wymiar zajęć dydaktycznych i wychowawczych realizowanych przez dyrektora do 13 godzin, zaś liczbę godzin ponadwymiarowych do 8. Zgodnie z uchwałą Nr XLIII/185/10 Rady Gminy Trzcianne z dnia 21 września 2010 r. w sprawie określenia zasad rozliczania tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzina nauczycieli, dla których ustalony plan zajęć jest różny w poszczególnych okresach roku szkolnego, zasad udzielania i rozmiaru obniżek tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć dydaktycznych i wychowawczych nauczycielom, którym powierzono stanowiska kierownicze…, dyrektorom szkół liczących powyżej 7 oddziałów obniżono obowiązkowy wymiar godzin dydaktycznych i wychowawczych do 5 godzin tygodniowo (§ 2 pkt 1). Wymiar ustalony arkuszem organizacyjnym na rok szkolny 2013/2014 wynoszący 13 godzin odbiegał zatem od postanowień uchwały Rady Gminy, co nie znajdowało uzasadnienia w świetle obowiązujących przepisów prawa. Z regulacji zawartych w przywołanej uchwale Rady Gminy Trzcianne (§ 2 pkt 2) wynika ponadto, że nauczycielom, którym powierzono stanowiska kierownicze mogą być przydzielone godziny ponadwymiarowe w wymiarze nieprzekraczającym ½ wymiaru godzin, o którym mowa w art. 42 ust. 3 Karty Nauczyciela. Według złożonego przez dyrektora wyjaśnienia ma to upoważniać do przyznania nauczycielowi zajmującemu stanowisko kierownicze maksymalnie 9 godzin ponadwymiarowych tygodniowo.

Należy wskazać, że przepisy art. 35 ust. 1 Karty Nauczyciela przewidują możliwość pracy nauczyciela w godzinach ponadwymiarowych, których liczba nie może przekroczyć ¼ tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć; przydzielenie nauczycielowi większej liczby godzin ponadwymiarowych może nastąpić wyłącznie za jego zgodą, jednak w wymiarze nieprzekraczającym ½ tygodniowego obowiązkowego wymiaru zajęć. Przepisy Karty Nauczyciela w art. 35 regulują kompleksowo zagadnienie dopuszczalnej liczby godzin ponadwymiarowych. W ustawie brak delegacji dla organu prowadzącego do odmiennego regulowania limitu godzin ponadwymiarowych. Wynika stąd, że przyznanie dyrektorowi 8 godzin ponadwymiarowych nie naruszałoby postanowień art. 35 ust. 1 Karty Nauczyciela tylko wówczas, gdyby ustalony wymiar godzin nauczania nie był niższy niż 16 godzin (faktycznie wymiar określony uchwałą Rady Gminy wynosił 5 godzin, zaś przyjęty bezpodstawnie w arkuszu organizacyjnym 13 godzin). Obniżenie tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć do 5 godzin powoduje, że liczba godzin ponadwymiarowych może maksymalnie wynosić 3 (po zaokrągleniach).

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania, a także braku rozumienia – co wynika z treści wyjaśnień dotyczących realizacji dochodów – przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy oraz nieprawidłowego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Organem wykonawczym gminy wiejskiej jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowywania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Wójcie – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Nieprawidłowości zaprezentowane w niniejszym wystąpieniu dotyczą okresu sprawowana funkcji Wójta przez Zdzisława Dąbrowskiego.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały, stosownie do postanowień zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych.

 Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

 1. Udzielanie pełnomocnictw na podstawie art. 47 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym wyłącznie kierownikom jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej.

2. W zakresie regulacji wewnętrznych składających się na dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości i procedury kontroli zarządczej:

a) wprowadzenie do zakładowego planu kont dla budżetu gminy konta 245, faktycznie wykorzystywanego do ewidencji wpłat do wyjaśnienia,

b) usunięcie z zakładowego planu kont Urzędu kont 222 i 223, mając na uwadze, że nie ma uzasadnienia przewidywanie prowadzenia tych kont w sytuacji braku wyodrębnienia rachunku bieżącego Urzędu jako jednostki budżetowej, za pomocą którego dokonywane byłyby rozliczenia Urzędu z budżetem z tytułu przelewów środków, podlegające ujmowaniu na kontach 222 i 223 zgodnie z zasadami ich funkcjonowania,

c) wyeliminowanie wskazanych w części opisowej wystąpienia sprzeczności dotyczących dowodów służących do dokumentowania wpłat do kasy; przyjęcie jednolitego rozwiązania dostosowanego do potrzeb jednostki,

d) określenie metod prowadzenia ewidencji poszczególnych grup rzeczowych składników aktywów obrotowych, jak tego wymaga art. 17 ust. 2 ustawy o rachunkowości, mając na uwadze w szczególności stosowane w praktyce rozwiązania dotyczące oleju napędowego,

e) uzupełnienie dokumentacji wewnętrznej o elementy wymagane przepisami art. 10 ustawy o rachunkowości w zakresie dotyczącym prowadzenia ewidencji podatków i opłat za pomocą programu komputerowego.

3. Zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) ustalanie dwustronnego salda konta 224 w przypadku ujęcia na nim zarówno należności, jak i zobowiązań budżetu oraz wykazywanie prawidłowo ustalonego salda w bilansie z wykonania budżetu,

b) zaniechanie stosowania kont 222 i 223 w ewidencji Urzędu Gminy, mając na uwadze, że w jednostce nie występują operacje podlegające ujęciu na tych kontach – ze względu na brak odrębnego rachunku bieżącego Urzędu,

c) przestrzeganie zasady czystości obrotów na koncie 130,

d) ujmowanie w księgach nieopłaconych zobowiązań co najmniej według stanu na koniec miesiąca kończącego kwartał, mając na uwadze zapewnienie wykazania zobowiązań jednostki w sprawozdawczości,

e) uzgodnienie stanu konta 240 w ewidencji Urzędu w zakresie wykazywanych na nim zobowiązań, mających odpowiadać środkom depozytowym wykazywanym na koncie 139,

f) dołożenie należytej staranności przy weryfikowaniu otrzymywanych wpłat z dokonanymi przypisami, w celu uniknięcia stwierdzonej podczas kontroli sytuacji bezpodstawnego traktowania wpłaty jako niewyjaśnionej, co spowodowało zaniżenie dochodów oraz wykazanie w sprawozdawczości nierealnych należności i zobowiązań,

g) księgowanie na koncie 290 odpisu aktualizującego wyłącznie te należności, wobec których stwierdzono wystąpienie co najmniej jednej z przesłanek określonych przepisami art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości, stosując zapis Wn 761 „Pozostałe koszty operacyjne” – Ma 290 dla należności głównej i Wn 751 – Ma 290 dla odsetek,

h) ewidencjonowanie przypisu odsetek zapisem Wn 221 – Ma 750 „Przychody finansowe”,

i) ujmowanie na koncie 222 w ewidencji budżetu wpłat od jednostek oświatowych z tytułu zrealizowanych dochodów z odsetek bankowych; egzekwowanie od kierowników tych jednostek objęcia przelanych dochodów sprawozdaniem Rb-27S w celu zapewnienia możliwości rozliczenia konta 222,

j) ujmowanie w ewidencji analitycznej dochodów, prowadzonej według podziałek klasyfikacji budżetowej, wyłącznie operacji podlegających wykazaniu w sprawozdawczości jako dochody wykonane – aby ewidencja ta stanowiła rzeczywistą podstawę sporządzania sprawozdania Rb-27S; zaprzestanie ewidencjonowania z klasyfikacją budżetową takich operacji jak otrzymanie w grudniu danego roku raty części oświatowej subwencji na styczeń następnego roku (która to rata powinna być zaliczona do dochodów w styczniu następnego roku) oraz wpływ w styczniu udziałów w podatkach dochodowych, które podlegają zaliczeniu do dochodów w roku poprzedzającym, na podstawie stosownych informacji i sprawozdań,

k) zachowywanie zgodności między stanem konta syntetycznego 901 a dochodami wykonanymi wynikającymi z ewidencji analitycznej prowadzonej do tego konta,

l) skorygowanie zawyżonego wyniku budżetu na koncie 960 poprzez jego obniżenie o 15.429,35 zł,

ł) zaliczanie do przychodów Urzędu Gminy dochodów budżetu nieujętych w planach finansowych innych jednostek budżetowych,

m) prowadzenie ewidencji analitycznej stanów, przychodu i rozchodu oleju napędowego w sposób zgodny z przepisami ustawy o rachunkowości, mając na uwadze w szczególności zasady korygowania zapisów wynikające z art. 25 ust. 1 ustawy oraz obowiązki w zakresie ustalania sald i porównywania ich z danymi inwentaryzacji, określone w art. 18 ust. 2 i art. 27 ustawy,

n) prowadzenie ewidencji analitycznej podatku od nieruchomości dla każdego podatnika w każdym podatku, jak to wynika z § 11 ust. 4 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego.

4. W zakresie sprawozdawczości budżetowej i finansowej:

a) zapewnienie zgodności między wysokością wyniku budżetu za rok budżetowy wykazywaną w sprawozdaniu Rb-NDS i w bilansie z wykonania budżetu,

b) wykazywanie w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S gminy „jako jednostki budżetowej i jako organu” danych o dochodach wykonanych z tytułu subwencji, dotacji, udziałów w podatkach dochodowych oraz dochodów pobieranych przez urzędy skarbowe, mając na uwadze, że sprawozdanie zbiorcze winno być sporządzane na podstawie sprawozdań jednostkowych,

c) wykazywanie sprawozdaniu Rb-27S należności i nadpłat zgodnie z prawidłowo ustalonymi danymi ewidencyjnymi,

d) wykazywanie w sprawozdaniach Rb-28S prawidłowej kwoty zobowiązań, wynikającej z ksiąg rachunkowych;

e) sporządzanie sprawozdań po dokonaniu starannej analizy prawidłowości stanów wykazanych w ewidencji analitycznej i ich zgodności z ewidencją syntetyczną, mając na względzie konieczność wyeliminowania przypadków wykazywania w sprawozdaniach nierzetelnych danych z powodu błędów w nadawaniu klasyfikacji budżetowej w ewidencji analitycznej powodujących zaniżanie zobowiązań lub powstawanie fikcyjnych nadpłat,

f) wypełnianie wiersza N.3 „Gotówka i depozyty” w sprawozdaniu Rb-N zgodnie z zasadami określonymi przepisami wskazanymi w części opisowej wystąpienia,

g) wykazywanie w sprawozdaniu Rb-N rzetelnych danych w zakresie należności wymagalnych,

h) wypełnianie w sprawozdaniu Rb-N wiersza „Pozostałe należności” w przypadku posiadania należności podlegających wykazaniu w tej pozycji,

i) wskazanie kierownikowi GOPS na zaprzestanie wypełniania w sprawozdaniu Rb-27ZZ kolumny 7 „Dochody wykonane potrącone na rzecz jednostek samorządu terytorialnego”,

j) wykazywanie w sprawozdaniu Rb-ST stanu środków na rachunku budżetu gminy na podstawie dowodów bankowych, zgodnych z księgowością banku,

k) wykazywanie w sprawozdaniach Rb-Z i Rb-28S zobowiązań wymagalnych, tj. zobowiązań, których termin płatności minął (brak dowodów na jego przesunięcie przez wierzyciela), a nie są przedawnione lub umorzone.

5. Zapewnienie terminowego regulowania zobowiązań.

6. Zaniechanie wykorzystywania wpływających w grudniu środków pieniężnych raty części oświatowej subwencji ogólnej, stanowiących dochód następnego roku, na finansowanie budżetu roku, w którym wpłynęły na rachunek. W przypadku zaangażowania środków subwencji stanowiących dochód roku następnego (jak to stwierdzono w przypadku 2013 r.) uwzględnienie przy realizacji budżetu na rok następny, że zaewidencjonowane dochody z części oświatowej subwencji w kwocie zaangażowanej w roku poprzedzającym nie mają pokrycia w środkach pieniężnych, a zatem plan wydatków w tej części nie może stanowić realnej podstawy zaciągania zobowiązań.

7. Ujmowanie w WPF rozchodów z tytułu spłat rat kredytów i pożyczek w poszczególnych latach w wysokości zgodnej z harmonogramami ich spłaty wynikającymi z obowiązujących gminę umów.

8. Planowanie dochodów ze sprzedaży nieruchomości na realnym poziomie, mającym uzasadnienie w sporządzonych wycenach nieruchomości i działaniach podejmowanych w trakcie roku w celu ich zbycia. Urealnianie planu dochodów z tego źródła przed końcem III kwartału roku budżetowego.

9. W zakresie procedury opracowywania planów finansowych:

a) przekazywanie kierownikom jednostek budżetowych informacji niezbędnych do opracowania projektów planów finansowych, w terminie 7 dni od dnia przekazania projektu uchwały budżetowej Radzie Gminy,

b) egzekwowanie sporządzenia przez kierowników jednostek projektów planów finansowych na podstawie przekazanej informacji i przedłożenia ich Panu Wójtowi celem weryfikacji zgodności z projektem uchwały budżetowej.

10. Zobowiązanie kierowników gminnych instytucji kultury do sporządzania planów finansowych kierowanych jednostek.

11. Udzielanie z budżetu gminy dotacji celowych, w tym instytucjom kultury, na podstawie pisemnej umowy regulującej kwestie wymienione w art. 250 ustawy o finansach publicznych.

12. Przedłożenie Radzie Gminy Trzcianne projektu uchwały w sprawie zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy.

13. W zakresie najmu lokali mieszkalnych:

a) rozliczanie wpłat wnoszonych przez najemców lokali mieszkalnych na poczet kosztów ogrzewania z faktycznie poniesionymi przez gminę kosztami wytworzenia ciepła, mając na uwadze, że najemcy powinni ponosić rzeczywiste koszty ogrzania lokali

b) zawieranie umów najmu lokali mieszkalnych (z wyjątkiem lokalu socjalnego lub lokalu związanego ze stosunkiem pracy) wyłącznie na czas nieoznaczony, chyba że zawarcia umowy na czas oznaczony żąda lokator; zapewnienie dokumentowania żądania lokatora w tej sprawie,

c) zachowywanie 3-miesięcznego terminu wypowiedzenia wysokości czynszu.

14. W zakresie najmu lokali użytkowych:

a) doprowadzenie do zawarcia pisemnej umowy z najemcą lokalu przeznaczonego na aptekę lub wyegzekwowanie opróżnienia lokalu. W przypadku zawarcia pisemnej umowy uwzględnienie obowiązku uzyskaniu zgody Rady Gminy na zawarcie kolejnej umowy na czas oznaczony do 3 lat,

b) zawieranie z tymi samymi kontrahentami kolejnych umów najmu lub dzierżawy na okres do 3 lat, dotyczących tej samej nieruchomości, po uzyskaniu zgody Rady Gminy, jeżeli łączny czas trwania najmu lub dzierżawy przekracza 3 lata,

c) dokonanie wnikliwej analizy kosztów ponoszonych przez gminę w związku z zużyciem mediów przez najemców lokali użytkowych, w kontekście wysokości pobieranego od nich czynszu, mając na uwadze, że wynikająca ze złożonych wyjaśnień konstrukcja prowadzi do braku – w sensie ekonomicznym – dochodów realizowanych przez gminę z czynszu najmu oraz może skutkować także finansowaniem przez gminę części kosztów działalności podmiotów gospodarczych.

15. Zapewnienie corocznej waloryzacji czynszu dzierżawnego od PTK Centertel, stosownie do możliwości wynikającej z obowiązującej umowy, mając na uwadze postanowienia art. 42 ust. 5 ustawy o finansach publicznych. Obciążenie dzierżawcy kwotą 1.200 zł należną gminie za lata 2013-2014.

16. Przestrzeganie przepisów regulujących zasady opracowywania i uchwalania taryf za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków, poprzez:

a) prowadzenie ewidencji przychodów i kosztów działalności wodociągowej i kanalizacyjnej, umożliwiającej skalkulowanie taryf zgodnie z obowiązującymi przepisami,

b) sporządzanie i przedkładanie Radzie Gminy wniosków o zatwierdzenie taryf, spełniających co do formy i treści wymagania przepisów wskazanych w części opisowej niniejszego wystąpienia.

17. Przestrzeganie przepisów Ordynacji podatkowej w zakresie prowadzenia kontroli podatkowych.

18. Wyeliminowanie nieprawidłowości dotyczących opisu systemu informatycznego, w którym prowadzona jest ewidencja podatkowa nieruchomości.

19. Gromadzenie dokumentacji podatkowej umożliwiającej prowadzenie czynności sprawdzających w zakresie wynikającym z treści wskazanych przepisów Ordynacji podatkowej.

20. Zweryfikowanie wadliwych danych wykazanych w deklaracjach i informacjach podatkowych podatników, o których mowa w protokole kontroli oraz wystąpieniu pokontrolnym. W odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne przedstawienie wyników,  w tym również skutków finansowych postępowania dla każdego z podatników z osobna.

21. Stosowanie ulg i zwolnień w podatku rolnym z zachowaniem obowiązujących w tym zakresie norm prawnych wynikających z ustawy o podatku rolnym.

22. Stosowanie przepisów Działu IV Ordynacji podatkowej celem zachowania prawidłowości przyznawania ulg w spłacie podatków.

23. Przestrzeganie przepisów regulujących sposób prowadzenia działań egzekucyjnych w administracji.

24. Przestrzeganie przepisów dotyczących zasad naliczania odsetek od nieterminowych wpłat na zaległe zobowiązania podatkowe.

25. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie rozliczania opłaty targowej przez inkasenta oraz naliczania wynagrodzeń inkasentom.

26. Rozważenie wystąpienia do byłego Zastępcy Wójta o dobrowolny zwrot kwoty 1.080 zł odpowiadającej zawyżeniu wynagrodzenia w okresie od stycznia 2013 r. do czerwca 2014 r. z powodu niezgodnego z przepisami ustalenia wysokości wynagrodzenia zasadniczego.

27. W zakresie wystawiania poleceń wyjazdów służbowych i rozliczania ich kosztów:

a) zapewnienie odbywania podróży służbowych przez pracowników w terminach i do miejscowości wskazanych w poleceniach wyjazdu służbowego wystawionych przez Pana Wójta lub upoważnionego pracownika,

b) pisemne powierzenie wybranemu pracownikowi obowiązku zatwierdzania rozliczeń kosztów podróży pod względem merytorycznym,

c) zobowiązanie pracowników odbywających podróże służbowe do przedkładania rozliczeń kosztów podróży w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży.

28. W przypadku zamiaru używania przez Pana Wójta samochodu prywatnego do celów służbowych w jazdach lokalnych zawarcie umowy w tej sprawie z Zastępcą Wójta lub Sekretarzem Gminy.

29. Zapewnienie klasyfikowania wydatków z tytułu ryczałtu za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych w jazdach lokalnych w par. 4410.

30. Naliczanie diet sołtysom za udział w sesji Rady Gminy na podstawie aktualnie obowiązującej stawki diety za podróż służbową. Wypłacenie sołtysom kwoty, o którą zaniżono diety w okresie od 1 marca 2013 r. do 30 czerwca 2014 r., wynoszącej łącznie 966 zł.

31. Wyłanianie wykonawców zamówień publicznych z uwzględnieniem definicji zamówienia publicznego zawartej w art. 2 pkt 13 Prawa zamówień publicznych, zgodnie z którą decydujące znaczenie dla ustalenia obowiązku stosowania procedur ustawy ma wartość umowy, której stroną (zleceniodawcą) jest gmina, a nie sposób finansowania jej wykonania (rodzaj środków czy podmiot).

32. Opracowanie i wdrożenie pisemnych procedur wewnętrznych regulujących zasady wyłaniania wykonawców zamówień publicznych, do których – ze względu na wartość nieprzekraczającą 30.000 euro – nie stosuje się przepisów Prawa zamówień publicznych.

33. Określanie trybu pracy komisji przetargowej w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego w sposób zapewniający indywidualizację odpowiedzialności jej członków i przejrzystość prac, jak tego wymaga art. 21 ust. 3 Prawa zamówień publicznych.

34. Egzekwowanie od wykonawców zamówień publicznych wnoszenia zabezpieczenia należytego wykonania umowy na zasadach umożliwiających skorzystanie z niego przez gminę – jako zamawiającego – w sytuacjach określonych w art. 151 Prawa zamówień publicznych.

35. Dokumentowanie wykonania zamówienia publicznego przy zachowaniu warunków określonych w umowie zawartej z wykonawcą.

36. Ujmowanie we wniosku do Wojewody Podlaskiego o częściowy zwrot wydatków wszystkich wydatków wykonanych w ramach funduszu sołeckiego, przez które należy rozumieć wydatki poniesione na realizację przedsięwzięć wynikających z prawidłowo uchwalonego i przedłożonego wniosku sołectwa, do wysokości kwoty przypadającej sołectwu.

37. Wskazanie sołtysom na konieczność dołożenia większej staranności przy formułowaniu uzasadnienia wniosku w sprawie przeznaczenia środków funduszu sołeckiego.

38. Zapewnienie przeprowadzania i należytego dokumentowana inwentaryzacji należności i zobowiązań drogą weryfikacji, mając na uwadze termin i częstotliwość inwentaryzacji tych składników aktywów i pasywów określone w art. 26 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości.

39. Zwrócenie uwagi przy zatwierdzaniu arkuszy organizacyjnych Szkoły Podstawowej w Trzciannem, aby:

a) przewidziany w nich wymiar godzin dydaktycznych i wychowawczych dyrektora był zgodny z obowiązkowym wymiarem godzin dyrektora ustalonym przez Radę Gminy,

b) przewidziana w nich liczba godzin ponadwymiarowych dla poszczególnych nauczycieli nie przekraczała ½ wymiaru obowiązującego danego nauczyciela; w przypadku dyrektora – ½ wymiaru obniżonego przez Radę Gminy.

40. Zapewnienie przez Pana Wójta rzetelnej realizacji wniosków pokontrolnych, stosownie do udzielonej odpowiedzi o sposobie ich wykonania, w szczególności poprzez objęcie nadzorem ich realizacji przez właściwych pracowników, mając na uwadze znaczną liczbę nieprawidłowości powtarzających się względem poprzedniej kontroli kompleksowej.

 O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku