Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Gminy Szudziałowo

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 19 lutego 2015 roku (znak: RIO.I.6001-17/14), o treści jak niżej:

         W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Szudziałowo za 2013 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy w Szudziałowie na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r. poz. 1113, ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

         Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2014 r. poz. 191), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

W okresie objętym kontrolą funkcję Wójta Gminy Szudziałowo sprawował Mariusz Czaban.

W zakresie spraw organizacyjnych stwierdzono, że w gminie Szudziałowo w czasie pełnienia funkcji przez byłego Wójta M. Czabana nie było obsadzone stanowisko zastępcy Wójta, pomimo faktu, iż stanowisko to jest przewidziane w Statucie Gminy oraz w regulaminie organizacyjnym Urzędu Gminy. Nieobsadzenie stanowiska zastępcy Wójta tworzy sytuację zagrażającą ciągłości funkcjonowania jednostki podczas nieobecności Wójta. Z uwagi na liczbę mieszkańców, stosownie do postanowień art. 26a ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2013 r. poz. 594, ze zm.), w gminie Szudziałowo może być powołany jeden zastępca wójta. Artykuł 28g ustawy o samorządzie gminnym określa w sposób jednoznaczny zasady kierowania gminą w przypadku zaistnienia jednej z – enumeratywnie wymienionych – przemijających przeszkód w wykonywaniu zadań i kompetencji wójta (m.in. spowodowanej niezdolnością do pracy z powodu choroby trwającej powyżej 30 dni). Zadania i kompetencje wójta przejmuje wówczas jego zastępca, zaś w razie niepowołania zastępcy – osoba wyznaczona przez Prezesa Rady Ministrów w trybie art. 28h ustawy – str. 2 protokołu kontroli. W odpowiedzi na zalecenia wystosowane po poprzedniej kontroli kompleksowej były Wójt M. Czaban poinformował, że podejmie czynności w celu obsadzenia stanowiska zastępcy Wójta, jednakże zalecenie nie zostało skutecznie zrealizowane.

Oprócz tego od dnia 3 października 2014 r. nie jest zatrudniony Sekretarz Gminy. Nieobsadzenie stanowiska Sekretarza Gminy stoi w sprzeczności z przepisem art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1202), zgodnie z którym w urzędzie gminy tworzy się stanowisko sekretarza. Zadania Sekretarza Gminy również zostały przewidziane w Statucie Gminy oraz w regulaminie organizacyjnym Urzędu – str. 2 protokołu kontroli.

Kontrola prowadzenia ksiąg rachunkowych w świetle przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289) wykazała następujące nieprawidłowości:

a) wystąpienie przypadków zaniechania naliczania i ewidencjonowania na koniec każdego kwartału (lub w momencie wpłaty) należnych gminie odsetek od niektórych nieopłaconych w terminie należności z tytułu czynszów. Naruszono tym samym postanowienia § 8 ust. 5 rozporządzenia, a także przepis art. 42 ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, ze zm.) zobowiązujący jednostki sektora finansów publicznych do ustalania przypadających im należności, w tym cywilnoprawnych. Odnosząc się do tego zagadnienia należy również wskazać, że nie ma uzasadnienia treść wyjaśnienia pracownika Urzędu, z którego wynika, iż odsetki od nieterminowych wpłat za lokale użytkowe nie są naliczane, gdyż koszty upomnienia są od nich wyższe. Przepisy prawa nie formułują obowiązku potwierdzania doręczenia informacji (upomnienia) o wysokości odsetek od należności cywilnoprawnych. Kontrolowana jednostka comiesięcznie dostarcza zaś najemcom faktury za najem, zatem dołączenie np. co kwartał informacji o wysokości aktualnie naliczonych odsetek nie generuje żadnych dodatkowych kosztów. Przykłady zaniechania księgowania i naliczenia odsetek opisano na str. 26 i 48-49 protokołu kontroli. Wynika z nich nienaliczenie odsetek w wysokości 271,49 zł – zarówno z tytułu jednorazowego najmu lokali, jak i najmu na dłuższy okres,

b) niezachowywanie zasady czystości obrotów na koncie 130 „Rachunek bieżący jednostki”, zgodnie z którą do błędnych zapisów, zwrotów nadpłat i korekt (zaksięgowanych zgodnie z danymi wyciągu bankowego) należy stosować dodatkowo techniczny zapis ujemny, czym naruszono zasady funkcjonowania konta 130 wynikające z załącznika nr 3 do rozporządzenia. W zakresie subkonta dochodów prowadzonego w ramach konta 130 stwierdzono niedokonanie technicznego zapisu ujemnego dla operacji zwrotu dochodów w kwocie 23.002,91 zł. Odnośnie wydatków zasady tej nie zachowano zawyżając o kwotę 24.662,86 zł obroty dla wydatków projektu „W przedszkolu weselej” oraz o 2.662,48 zł na subkoncie 130-2 w rejestrze prowadzonym dla Urzędu – str. 13 i 15 protokołu kontroli,

c) refundację wynagrodzeń związanych z zatrudnieniem osób bezrobotnych, otrzymaną z powiatowego urzędu pracy w kwocie 150.000 zł, księgowano jako zwrot wydatków i kosztów poniesionych przez gminę. Podkreślenia wymaga, że ujęcie refundacji wynagrodzeń jako zmniejszenia kosztów i wydatków wypacza faktyczną wysokość kosztów wynagrodzeń pracowników jednostki świadczących pracę w ramach jej działalności. Środki z tytułu refundacji należało zaksięgować jako dochody i wykazać w sprawozdaniu Rb-27S – str. 11 protokołu kontroli,

d) wyksięgowanie z ewidencji trzech autobusów stanowiących własność gminy, na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego z dnia 22 grudnia 2011 r. sporządzonego w związku z dzierżawą autobusów podmiotowi świadczącemu usługę dowozu uczniów. Dwa autobusy zostały następnie sprzedane – w 2012 i 2013 r., co nie skutkowało dokonaniem jakichkolwiek zapisów w ewidencji, gdyż autobusy zostały z niej usunięte w 2011 r. Jeden autobus, którego właścicielem nadal jest gmina, wciąż pozostaje poza ewidencją księgową. Wyksięgowanie z ewidencji środków trwałych autobusów stanowiło naruszenie § 2 pkt 5 rozporządzenia, zgodnie z którym przez środki trwałe należy rozumieć środki, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tym przepisem środki trwałe oddane do używania na podstawie m.in. umowy dzierżawy zalicza się do aktywów trwały jednej ze stron umowy zgodnie z warunkami określonymi w art. 3 ust. 4 ustawy. Analiza umowy dzierżawy prowadzi do wniosku, że nie zaistniała żadna z przesłanek z art. 3 ust. 4 ustawy uzasadniających usunięcie ich z aktywów trwałych Urzędu Gminy – str. 55 protokołu kontroli.

         Z ustaleń dotyczących sporządzania sprawozdań w świetle przepisów obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103) – zastąpionego od 2014 r. rozporządzeniem z dnia 16 stycznia 2014 r. (Dz. U. z 2014 r. poz. 119) – oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1773) wynika, że:

a) w sprawozdaniu Rb-27S wykazano jako dochody wykonane kwotę 7.119,54 zł, mimo że nie wpłynęły one na rachunek budżetu. Kwota 7.119,54 zł została ujęta w ewidencji budżetu bezpodstawnym zapisem Wn 224 „Rozrachunki budżetu” – 901 „Dochody budżetu” i w ewidencji Urzędu Wn 130-1 – Ma 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” jako dochody z tytułu wpłat mieszkańców na budowę przydomowych oczyszczalni ścieków. Należy ponadto nadmienić, że faktycznie jednostka nie posiadała na rachunku sum depozytowych środków w kwocie 7.119,54 zł z tytułu wpłat mieszkańców na oczyszczalnie, które byłyby dochodami budżetu po dokonaniu przelewu na rachunek budżetu. Stwierdzono bowiem, że na saldo konta 139 „Inne rachunki bankowe” wynoszące 7.386,15 zł składała się kwota 1.000 zł mylnie przekazana z rachunku budżetu na rachunek sum depozytowych. Faktycznie na rachunku sum depozytowych pozostawały środki wniesione przez mieszkańców na przydomowe oczyszczalnie ścieków w wysokości 6.386,15 zł, które zostały przekazane na rachunek budżetu w 2014 r. Zgodnie z § 3 ust. 1 pkt 4 załącznika nr 39 do rozporządzenia z dnia 3 lutego 2010 r. sprawozdanie jednostkowe z wykonania planu dochodów budżetowych z tytułu podatków, opłat oraz niepodatkowych należności budżetowych, pobieranych przez jednostki samorządu terytorialnego, należało sporządzić wykazując dochody wykonane na podstawie ewidencji analitycznej do rachunku bieżącego – subkonto dochodów. Podobnie obowiązujące regulacje w zakresie zasad sporządzania sprawozdania Rb-27S nie przewidują możliwości wykazywania danych o dochodach wykonanych na podstawie ewidencji do konta 139 – § 3 ust. 1 pkt 4 załącznika nr 39 do rozporządzenia z dnia 16 stycznia 2014 r. – str. 8-9 protokołu kontroli,

b) w sprawozdaniu Rb-ST o stanie środków na rachunkach bankowych jednostek samorządu terytorialnego na koniec 2013 r. wykazano środki niewykorzystanych dotacji w roku budżetowym w kwocie 24.662,86 zł, zamiast 24.657,03 zł jak to wynikało z salda strony Ma konta 224 w ewidencji budżetu; jak wyjaśniła Skarbnik różnica w kwocie 5,83 zł stanowiła błędnie podliczoną kwotę – str. 16 protokołu kontroli;

c) w sprawozdaniu Rb-N za 2013 r. błędnie wykazano w pozycji N.3 gotówka i depozyty kwotę 21.670,62 zł (wykazano wyłącznie należności z tytułu środków podlegających przekazaniu od urzędów skarbowych i Ministerstwa Finansów). W sprawozdaniu należało wykazać prawidłowo kwotę 25.227,90 zł, według wyliczenia zamieszczonego na str. 16 protokołu kontroli, dokonanego zgodnie z § 13 ust. 1 pkt 4 załącznika nr 9 do rozporządzenia w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych,

d) w sprawozdaniu Rb-28S Urzędu sporządzonym za 2013 r. zawyżono kwotę zobowiązań wymagalnych o 9.411,75 zł. Kontrola wykazała, że w sprawozdaniu tym zobowiązania wymagalne wykazano w kwocie 146.276,04 zł, zamiast 136.864,29 zł. Podobnie błędną kwotę wykazano w sprawozdaniu Rb-Z za 2013 r. W trakcie kontroli zostało złożone przez Skarbnika wyjaśnienie, zgodnie z którym kwotę 4.496,06 zł z terminem 31.12.2013 r. potraktowano jako zobowiązanie wymagalne, natomiast kwotę 4.915,69 zł omyłkowo wpisano w kolumnie zobowiązań wymagalnych – str. 23 protokołu kontroli.

W zbiorczym sprawozdaniu zbiorczym Rb-28S za 2013 r. wykazano zobowiązania wymagalne w kwocie 297.089,34 zł – składały się na nią zobowiązania wymagalne wynikające ze sprawozdań Rb-28S wszystkich jednostek budżetowych gminy. Jak wyżej wskazano, w jednostkowym sprawozdaniu Urzędu Gminy zostały one zawyżone o 9.411,75 zł. Weryfikacji prawidłowości wykazania zobowiązań wymagalnych za 2013 r. dokonano także podczas kontroli problemowych przeprowadzonych przez RIO w Białymstoku w Zakładzie Gospodarki Komunalnej w Szudziałowie i Zespole Szkół w Szudziałowie. Wynika z niej, że zobowiązania wymagalne zostały zaniżone o 3.375,12 zł. Łącznie więc – po uwzględnieniu ustaleń kontroli problemowych – powinny być niższe na koniec 2013 r. o 6.036,63 zł i wynosić 291.052,74 zł.

         W gminie Szudziałowo występują permanentne trudności z terminowym regulowaniem zobowiązań (w tym wobec urzędu skarbowego i ZUS), w związku z czym gospodarka finansowa prowadzona jest z naruszeniem zasady z art. 43 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, wymagającej realizowania wydatków w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. W przypadku wydatków realizowanych z planu finansowego Urzędu Gminy poniesiono w 2013 r. koszty odsetek za nieterminowe regulowanie zobowiązań w wysokości 3.272,03 zł. Podczas kontroli problemowych prowadzonych przez RIO w Białymstoku w jednostkach organizacyjnych gminy stwierdzono natomiast m.in., że koszty odsetek poniesione przez ZGK w 2013 r. to 2.117,02 zł. Kontrolowane jednostki budżetowe gminy nie otrzymały w 2013 r. środków na wydatki do wysokości planu wydatków ustalonego na podstawie budżetu. Prowadziło to również do przejściowego angażowania przez nie na realizację wydatków pobranych a nieodprowadzonych do budżetu dochodów, wbrew art. 11 ust. 1 ustawy o finansach publicznych. Jak wynika ze składanych wyjaśnień, w pierwszej kolejności działania gminy skierowane były na zapewnienie ciągłości wypłaty wynagrodzeń pracownikom, a następnie opłacenie zobowiązań wobec ZUS i urzędu skarbowego. Jednocześnie gmina realizuje program naprawczy, korzystając z pożyczki z budżetu państwa udzielonej na podstawie art. 224 ustawy o finansach publicznych.

         Kontrolą objęto rzetelność rozchodów z tytułu spłat kredytów i pożyczek w poszczególnych latach ujętych w wieloletniej prognozie finansowej. W uchwale Nr XXV.156.2013 Rady Gminy Szudziałowo z dnia 30 grudnia 2013 r. w sprawie uchwalenia Wieloletniej Prognozy Finansowej Gminy Szudziałowo na lata 2014-2022 przyjęto w zakresie spłaty rat kapitałowych kredytów i pożyczek na lata 2015-2016 następujące wartości: rok 2015 – 705.426 zł, rok 2016 – 680.780 zł. Takie same kwoty zawarte były w WPF aktualnej na dzień kontroli. Po analizie umów obowiązujących gminę na dzień przeprowadzania kontroli stwierdzono, że wynikają z nich wymagalne spłaty rat kredytów i pożyczek w łącznych kwotach: w 2015 r. – 705.231 zł, zaś w 2016 r. – 790.000 zł. Kwota rozchodów przyjęta w WPF na 2015 r. była zatem o 195 zł wyższa od kwoty wynikającej z umów, a przyjęta na 2016 r. zaniżona względem harmonogramów spłaty o 109.220 zł. Według wyjaśnienia Skarbnika rozbieżności w kwotach do spłaty w 2015 r. i 2016 r. wynikają z błędnego zliczenia kwot z harmonogramu – str. 39-42 protokołu kontroli. Analiza uchwały Nr III.13.2014 z dnia 30 grudnia 2014 r. w sprawie Wieloletniej Prognozy Finansowej Gminy Szudziałowo na lata 2015-2022, podjętej po zakończeniu czynności kontrolnych, wykazuje, że kwota rozchodów na 2016 r. nadal jest ujmowana w wysokości 680.780 zł, tj. zaniżonej o 109.220 zł od wynikającej z obowiązujących umów.

Analiza procedury wypełniania obowiązków spoczywających na Wójcie w zakresie przekazania kierownikom podległych jednostek informacji niezbędnych do opracowania projektów ich planów finansowych wykazała, że wbrew art. 248 ust. 1 ustawy o finansach publicznych informacje stanowiące podstawę opracowania projektów planów na 2013 r. zostały przekazane w terminie 10 dni od przekazania projektu uchwały budżetowej organowi stanowiącemu, zamiast – zgodnie z ustawą – w terminie 7 dni. Analogiczne błędy wystąpiły w latach następnych – w 2013 r. przekazano niezbędne informacje do opracowania projektów planów finansowych na 2014 r. 8 dni po terminie, a w 2014 r. na 2015 r. 18 dni po terminie – str. 43 protokołu kontroli.

Kontrola dochodów z tytułu sprzedaży nieruchomości wykazała brak dokumentu potwierdzającego podanie do publicznej wiadomości wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży poprzez wywieszenie w siedzibie Urzędu. Obowiązek upublicznienia wykazu w takiej formie nakłada art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2014 r. poz. 518, ze zm.) – str. 44-47 protokołu kontroli.

W zakresie dochodów osiąganych z najmu lokali mieszkalnych stwierdzono, że umowy najmu zawierały zapis: Czynsz będzie waloryzowany w okresach rocznych, w przypadku zmiany siły nabywczej pieniądza, stosownie do wskaźnika wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych za rok poprzedni ogłoszony przez Prezesa GUS. Należy zauważyć, że taki zapis nie może stanowić bezpośredniej podstawy do zmiany wysokości czynszu w świetle przepisów art. 8 pkt 1 i art. 8a ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. 2014 poz. 150). Zgodnie z przywołanymi regulacjami dla zmiany wysokości czynszu niezbędne jest wydanie przez Pana Wójta zarządzenia zmieniającego stawkę bazową czynszu oraz przekazanie pisemnego wypowiedzenia dotychczasowej stawki czynszu. Ustawowy termin wypowiedzenia wynosi 3 miesiące i nie może być skrócony.

W kwestii opłat pobieranych od najemców lokali mieszkalnych za centralne ogrzewanie stwierdzono, że stosowana stawka wynika z zarządzenia Wójta Gminy Szudziałowo z dnia 30 grudnia 2011 r. w sprawie ustalania stawek opłat za centralne ogrzewanie w lokalach mieszkalnych i usługowych stanowiących własność Gminy Szudziałowo. Kontrolowana jednostka nie traktowała wpłat za c.o. pobieranych od najemców jako zaliczek wniesionych na poczet faktycznych kosztów centralnego ogrzewania – nie dokonywano rozliczenia wniesionych wpłat względem poniesionych przez gminę kosztów wytworzenia ciepła. Praktyka taka jest niezgodna z przepisami ustawy o ochronie praw lokatorów…, która w art. 9 ust. 2 stanowi, iż wysokość opłat niezależnych od właściciela powinna być ustalana w taki sposób, aby zapewniała wyłącznie pokrycie przez odbiorców kosztów wytworzenia energii cieplnej. Brak bieżącej kalkulacji kosztów wytworzenia ciepła uniemożliwia zweryfikowanie prawidłowości kwoty wnoszonych przez najemców opłat. W świetle przywołanego przepisu ustawy opłaty te nie mogą być ustalone na poziomie niższym od faktycznych kosztów wytworzenia ciepła, jak również nie mogą obciążać najemców ponad faktycznie poniesione przez gminę koszty. W przypadku najemców lokali użytkowych, do których również odnosi się stawka z zarządzenia Wójta także należy – mimo braku regulacji ustawowych w zakresie tego zagadnienia – dokonywać analizy faktycznych kosztów dostarczenia ciepła, mając na uwadze, że koszty ponoszone przez gminę na rzecz ogrzania lokali, wynajmowanych z reguły przez podmioty prowadzące działalność gospodarczą, powinny być w całości zrefundowane, gdyż ich ponoszenie nie dotyczy wykonywania zadań publicznych – str. 51 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy, badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749, ze zm.), jest Wójt Gminy. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych i stwierdzono uchybienia opisane w protokole kontroli.

Sprawdzeniu poddano ewidencję podatkową nieruchomości, przewidzianą treścią art. 7a ust. 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2014 r. poz. 849, ze zm.), której zasady prowadzenia określone zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2004 r. w sprawie ewidencji podatkowej nieruchomości (Dz. U. Nr 107, poz. 1138).  Kontrola pozwoliła ustalić, że ewidencja podatkowa prowadzona za pomocą systemu informatycznego nie zawiera wszystkich danych przewidzianych w § 5 wymienionego rozporządzenia, a przede wszystkim  identyfikatorów działek ewidencyjnych – str. 57 protokołu kontroli.

Analizując złożone przez podatników, będących osobami prawnymi, deklaracje na podatek od nieruchomości, pod kątem prawidłowości i powszechności opodatkowania oraz kompletności prezentowanych w nich danych stwierdzono, że w przypadku podatnika wymienionego w załączniku do protokołu kontroli pod pozycją:

- 1 – należy wyjaśnić prawidłowość opodatkowania wykazanych w deklaracji gruntów związanych z działalnością gospodarczą o pow. 869 m². Z ewidencji gruntów i budynków wynika, że podatnik posiada wyłącznie grunty rolne i leśne o łącznej pow. 1118,4646 ha. W złożonych deklaracjach na podatek rolny i leśny do opodatkowania wykazano całość posiadanych gruntów. W złożonej deklaracji na podatek od nieruchomości nie wskazano numerów działek gruntów zajętych na działalność gospodarczą. Nie jest zatem możliwe ustalenie czy przedmiotowe grunty są własnością podatnika, czy też jest to posiadanie zależne. W przypadku drugiej opcji, aby obowiązek podatkowy ciążył na posiadaczu muszą być spełnione warunki wskazane w art. 3 ust. 1 pkt 4 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Natomiast gdyby grunty były własnością podatnika można założyć, że zawyżona została powierzchnia gruntów wykazana w deklaracjach na podatek rolny i leśny, co stanowiłoby naruszenie art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U. z 2013 r. poz. 1381, ze zm.) lub/i art. 3 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o podatku leśnym (Dz. U. z 2013 r. poz. 465), w zw. z art. 2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych,

- 4 – należy wyjaśnić sposób wykazania przez podatnika budynku administracyjnego o pow. 49 m², jako związanego wyłącznie z działalnością leśną, a zatem korzystającego ze zwolnienia na mocy art. 7 ust. 1 pkt 4 lit. a) ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Wskazany przepis stanowi, że z podatku są zwolnione budynki gospodarcze związane wyłącznie z gospodarką leśną. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 12 kwietnia 2002 r. w sprawie warunków technicznych jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie (Dz. U. Nr 75, poz. 690 ze zm.), za budynek gospodarczy uznaje się budynek przeznaczony do niezawodowego wykonywania prac warsztatowych oraz do przechowywania materiałów, narzędzi, sprzętu i płodów rolnych służących mieszkańcom budynku mieszkalnego, budynku zamieszkania zbiorowego, budynku rekreacji indywidualnej, a także ich otoczenia, a w zabudowie zagrodowej przeznaczony również do przechowywania środków produkcji rolnej i sprzętu oraz płodów rolnych. A zatem budynek administracyjny w swej istocie nie możne być uznany za budynek gospodarczy, ponieważ sposób jego wykorzystania odbiega od definicji zawartej w rozporządzeniu. Należy zatem ustalić czy faktycznie mamy do czynienia z budynkiem administracyjnym, czy też budynkiem gospodarczym,

- 20 – należy ustalić powierzchnię posiadanych gruntów. W złożonej deklaracji wykazano do opodatkowania jedynie budynki związane z działalnością gospodarczą o pow. 229 m² i budowle o wartości 5.359.960 zł. Zgodnie z przedstawioną dokumentacją, na podstawie której gmina przekazała podatnikowi majątek niezbędny do jego funkcjonowania, w jego posiadaniu są m.in. budynki. Można zatem przyjąć, iż posiadanie budynków wiąże się z posiadaniem gruntów. Ponieważ są to grunty jednostki samorządu terytorialnego, na każdym ich posiadaczu, zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 4 lit. b) ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, ciąży obowiązek podatkowy,

- 32 – wykazując do opodatkowania grunty związane z działalnością gospodarczą o pow. 101,56 m² i budynki o pow. 73,36 m² naruszył art. 3 ust. 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Z ewidencji podatkowej wynika, że posiadanie opodatkowanej nieruchomości jest pochodną użyczenia przez osobę fizyczną. Powyższy przepis, definiujący podmioty uznawane za podatników, nie przewiduje możliwości przeniesienia obowiązku podatkowego w wyniku zawarcia umowa najmu lub dzierżawy nieruchomości należącej do osoby fizycznej. A zatem w dalszym ciągu obowiązek podatkowy będzie ciążył na właścicielu, który powinien nieruchomość wykazać w złożonej deklaracji (informacji) zgodnie ze sposobem jej wykorzystywania. Ponadto należy zweryfikować prawidłowość ustalenia okresu opodatkowania przedmiotowej nieruchomości jako związanej z działalnością gospodarczą. Podatnik ustalił wysokość należnego podatku w kwocie 1.470 zł, co odpowiada opodatkowaniu za okres 10 miesięcy. Zmiana sposobu wykorzystania nieruchomości miała miejsce w sierpniu. Zgodnie z art. 6 ust. 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, jeżeli w trakcie roku podatkowego zaistniało zdarzenie mające wpływ na wysokość opodatkowania w tym roku, a w szczególności zmiana sposobu wykorzystywania przedmiotu opodatkowania lub jego części, podatek ulega obniżeniu lub podwyższeniu, poczynając od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiło to zdarzenie. Należny podatek za ten okres powinien wynieść zatem 1.323 zł,

- 31 – z okazanej dokumentacji wynika, że w posiadaniu podatnika są budynki mieszkalne. Zgodnie z art. 7 ust. 2 pkt 2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych z podatku od nieruchomości są zwolnione publiczne i niepubliczne jednostki organizacyjne objęte systemem oświaty oraz prowadzące je organy, w zakresie nieruchomości zajętych na działalność oświatową. Mając na uwadze, iż mamy do czynienia z budynkiem mieszkalnym, który jest wykorzystywany zgodnie ze swoim przeznaczeniem, nie może on korzystać z przedmiotowego zwolnienia. W trakcie kontroli podatnik złożył deklarację korygującą, w której wykazano do opodatkowania przedmiotowe budynki,

- 25 – ustalono, że w deklaracji ujęto budynki będące w posiadaniu OSP oraz GOPS. Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 4 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych podatnikami podatku od nieruchomości są posiadacze budynków (nieruchomości) stanowiących własność jednostek samorządu terytorialnego, jeżeli posiadanie wynika z umowy lub też jest to posiadanie bezumowne. A zatem posiadacze przedmiotowych budynków powinni złożyć deklaracje podatkowe, wskazując w nich w odpowiedniej wysokości należny podatek od nieruchomości. Niezłożenie deklaracji przez wskazane podmioty stanowi naruszenie art. 6 ust. 9 pkt 1 w zw. z art. 3 ust. 1 pkt 4 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Pierwszy z wymienionych podmiotów posiada budynki gminne o pow. 215 m², natomiast drugi o pow. 70,61 m². Ich opodatkowanie skutkowałoby obowiązkiem naliczenia podatku w wysokości  1.647 zł – str. 58-60 protokołu kontroli.

W obszarze opodatkowania podatkiem od nieruchomości ustalono również szereg pojedynczych nieprawidłowości dotyczących podatników w grupie osób fizycznych,  opisanych na str. 62-63 protokołu kontroli. Do najpoważniejszych należy zaliczyć:

  – opodatkowanie powierzchni 60 m² gruntów związanych z działalnością gospodarczą również podatkiem rolnym,

–  opodatkowanie powierzchni 119 m2 budynków mieszkalnych podczas gdy podatnik, w informacji podatkowej wykazał powierzchnię 84 m², 

– zaniżenie przez podatnika  powierzchni gruntów związanych z działalnością gospodarczą o co najmniej 665,49 m², wynikająca stąd kwota zaniżenia podatku wynosi zatem co najmniej 585,63 zł (665,49 m² x 0,88zł),

- przeniesienie przez kontrolowany organ podatkowy obowiązku podatkowego na osobę wynajmującą budynek, podczas gdy w myśl obowiązujących przepisów obowiązek podatkowy spoczywa nadal na właścicielu budynku,

 - wymiar podatku za powierzchnię 199 m² budynku, gdy podatnik w informacji podatkowej ujawnił 84 m²,

– ujawnienie przez podatnika w informacji podatkowej 43,30 m² budynków związanych z działalnością gospodarczą, 60 m² gruntów związanych z działalnością gospodarczą oraz 640 m² gruntów pozostałych. Natomiast w 2014 r. po przeprowadzeniu u podatnika kontroli podatkowej ustalono, iż faktycznie wykorzystuje on 48,76 m² budynku pod działalność gospodarczą, 434 m² gruntów związanych z działalnością gospodarczą oraz 266 m² gruntów podlegających opodatkowaniu stawką jak za pozostałe. Organ podatkowy nie wydał decyzji korygującej za 2013 r.,  mimo, iż stan taki istniał także w okresie objętym kontrolą.

Z opisu zawartego na str. 64-66 protokołu kontroli wynika, że w przypadku podatnika wymienionego w załączniku nr 3/4 do protokołu kontroli pod poz. 2 stwierdzono naruszenie art. 6 ust. 8 pkt 2 ustawy o podatku rolnym, ponieważ deklaracje korygujące składano z naruszeniem terminów wskazanych w przedmiotowym przepisie. Ponadto z analizy przedstawionej dokumentacji wynika, że wykazana w deklaracjach na podatek rolny, leśny i od nieruchomości suma gruntów jest większa o co najmniej o 10,6775 ha. W złożonych deklaracjach podatnik wykazał grunty odpowiednio: podatek leśny pow. 50,5074  ha, podatek od nieruchomości 8,1213 ha i podatek rolny 578,3191 ha. Łączna powierzchnia gruntów ujęta w deklaracjach wynosi 636,9478 ha, dodając do tego powierzchnię wynikającą z wykazu dzierżawców, tj. 877,7972 ha, otrzymamy areał 1.506,6237 ha. Natomiast  z ewidencji gruntów i budynków wynika, że w posiadaniu podatnika są grunty o pow. 1.495,9462 ha. Mając na względzie przepisy materialnego prawa podatkowego, regulującego zasady opodatkowania gruntów w poszczególnych podatkach należy, stwierdzić, że podstawa opodatkowania powinna być zgodna z zapisami ewidencji gruntów i budynków z zastrzeżeniem, iż w przypadku podatnika należy uwzględnić grunty przekazane w dzierżawę i dożywotnie użytkowanie, bowiem w tym przypadku sytuacja taka skutkuje przeniesieniem obowiązku podatkowego na posiadaczy. Należy zatem wyjaśnić ustalone w trakcie kontroli rozbieżności i wyegzekwować prawidłowo sporządzoną deklarację.

Nieprawidłowości dotyczące nieterminowego składania deklaracji na podatek rolny stwierdzono w przypadku podatników wymienionych w załączniku nr 3/4 pod poz. 2, 3, 5, 7, 8, 9, 10, 11, 12 i 13, co stanowi to naruszenie art. 6a ust. 8 pkt 1 i 2 ustawy o podatku rolnym. Ponadto nieterminowe składanie deklaracji może również nosić znamiona wykroczenia skarbowego, o którym mowa w art. 56 § 4 Kodeksu karnego skarbowego. Należy zatem pouczyć podatników, iż złożenie deklaracji podatkowej po terminie wynikającym z przepisów materialnego prawa podatkowego może skutkować złożeniem zawiadomienia o popełnieniu takiego czynu do właściwego urzędu skarbowego – str. 69 protokołu kontroli.

Stwierdzono także jednostkowe przypadki błędnego ustalenia podstawy opodatkowania podatkiem rolnym, w grupie podatników osób fizycznych – str. 70-71 protokołu kontroli. Nieprawidłowości te stanowią naruszenie art. 4 ust. 1 ustawy o podatku rolnym, który wskazuje, że podstawę opodatkowania podatkiem rolnym stanowi dla gruntów gospodarstw rolnych liczba hektarów przeliczeniowych ustalana na podstawie powierzchni, rodzajów i klas użytków rolnych wynikających z ewidencji gruntów i budynków oraz zaliczenia do okręgu podatkowego.

Badaniu poddano także prawidłowość i powszechność realizacji dochodów z tytułu podatku leśnego od osób prawnych. W zakresie tym ustalono m. in., że deklaracje złożone przez podatnika wymienionego pod poz. 2 nie były poddane czynnościom sprawdzającym w zakresie, o którym mowa w treści art. 272 pkt 3 Ordynacji podatkowej. W przypadku pierwszej deklaracji, wykazana powierzchnia lasów wynosiła 47,9524 ha, natomiast w złożonej korekcie zwiększyła się do 50,5074 ha. Z ewidencji gruntów i budynków wynika, że w posiadaniu podatnika są grunty leśne o pow. 62,5716 ha. Część gruntów jest oddana w dzierżawę, co wynika z przesłanego na początku roku zestawienia. Sposób sporządzenia wykazu dzierżawców uniemożliwił w trakcie kontroli dokonanie jego weryfikacji. Zestawienie to zawiera nazwisko posiadacza, numer działki i jej ogólną powierzchnię. Z dokumentacji podatkowej nie wynika, aby służby organu podatkowego dokonały analizy wykazu pod względem powierzchni lasu jaka jest w posiadaniu dzierżawców. Ponadto część gruntów leśnych (28,9387 ha) stanowi współwłasność. Podatnik nie złożył odrębnej deklaracji na grunty będące we współwłasności. Mamy zatem do czynienia z naruszeniem art.  2 ust. 4 ustawy o podatku leśnym, który obliguje podatnika do odrębnego opodatkowania tego rodzaju gruntów. Należy także stwierdzić, że podatnik naruszył art. 81 § 2 Ordynacji podatkowej. ponieważ dołączone do deklaracji pismo przewodnie i zestawienie danych zawierające m.in. nazwisko dzierżawcy, numer działki i jej powierzchnię nie wskazuje (precyzuje) przyczyn korekty. Tym samym podatnik nie wypełnił dyspozycji wynikającej z przywołanego przepisu. Z kolei podatnik wymieniony pod poz. 5 w złożonej deklaracji wykazał m.in. 99,194 ha użytków ekologicznych zwolnionych na podstawie art. 7 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku leśnym. Z ewidencji gruntów i budynków wynika, że podatnik nie posiada gruntów sklasyfikowanych jako użytki ekologiczne. Z okazanej dokumentacji wynika, że Wojewoda Podlaski rozporządzeniem Nr 2/09 z dnia 24 lutego 2009 r. ustanowił użytek ekologiczny pod nazwą „Uroczysko Skrabacinka” o wskazanej powierzchni, jednakże do dnia dzisiejszego w ewidencji gruntów i budynków nie naniesiono zmian w oznaczeniu konturów gruntów. Zgodnie z § 67 pkt 4  rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 29 marca 2001 r. w sprawie ewidencji gruntów i budynków (Dz. U. Nr 38, poz.454 ze zm.) użytki ekologiczne są oznaczone symbolem złożonym z litery "E" oraz symbolu odpowiedniego użytku gruntowego określającego sposób zagospodarowania lub użytkowania terenu, np. E-Ws, E-Wp, E-Ls, E-Lz, E-N, E-Ps, E-R. Do użytków ekologicznych (pkt 4 załącznika nr 6 do rozporządzenia) zalicza się prawnie chronione pozostałości ekosystemów, takich jak: naturalne zbiorniki wodne, śródpolne i śródleśne „oczka wodne”, kępy drzew i krzewów, bagna, torfowiska, wydmy, płaty nieużytkowanej roślinności, starorzecza, wychodnie skalne, skarpy, kamieńce itp. Użytki ekologiczne określa się na podstawie rozporządzenia właściwego wojewody lub uchwały właściwej rady gminy, podjętych na podstawie przepisów ustawy o ochronie przyrody. Ponieważ podstawą opodatkowania zgodnie z art. 3 ustawy o podatku leśnym są zapisy ewidencji gruntów i budynków, a na dzień dzisiejszy według niej podatnik nie jest posiadaczem gruntów oznaczonych jako użytki ekologiczne, nie jest możliwe wykazanie w deklaracji tego rodzaju gruntów. A zatem brak jest też podstaw do zastosowania zwolnienia na mocy art. 7 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku leśnym. Opodatkowanie powierzchni np. jako lasy pozostałe skutkowałoby zwiększeniem obciążenia o kwotę 4.068 zł – str. 72-73 protokołu kontroli.

Z opisu zawartego na str. 75-76 protokołu kontroli wynika, że siedmiu podatników podatku leśnego złożyło deklaracje po terminie wynikającym z art. 6 ust. 5 pkt 1 ustawy o podatku leśnym. W przypadku żadnego z nich, organ podatkowy nie wystosował zawiadomień do urzędów skarbowych o możliwości popełnienia wykroczenia, o którym mowa w art. 56 § 3 k.k.s.

Opis na str. 77 protokołu kontroli wskazuje z kolei na pojedyncze nieprawidłowości w podatku leśnym wymierzanym osobom fizycznym. Do najpoważniejszej z nich należy przeniesienie obowiązku podatkowego w podatku leśnym na dzierżawcę, na podstawie umowy o świadczenia emerytalno-rentowe. Ustawa o podatku leśnym nie przewiduje przeniesienia obowiązku podatkowego w przypadku wydzierżawienia innemu podatnikowi gruntów leśnych za tego rodzaju  świadczenia.

Kontrola realizacji dochodów z tytułu podatku od środków transportowych wykazała jednostkowy przypadek, opisany na str. 80 protokołu kontroli, zawyżenia przez podatnika deklarowanego podatku o kwotę 92 zł.

Z analizy dokumentacji, zebranej przez organ podatkowy w toku prowadzenia postępowań podatkowych w sprawach udzielenia ulg w zapłacie podatku na mocy art. 67a § 1 Ordynacji podatkowej wynika, że:

- w przypadku sprawy …[1] naruszono art. 139 § 1 Ordynacji podatkowej, ponieważ postępowanie trwało dłużej niż miesiąc. Z materiału dowodowego wynika, że przedmiotowa sprawa nie wymagała przeprowadzenia skomplikowanych procedur i wykonania czasochłonnych czynności;

- decyzje …[2] nie zawierają uzasadnienia prawnego w formie przewidzianej w art. 210 § 4 Ordynacji podatkowej;

- w przypadku decyzji …[3] nie zebrano dokumentów (dowodów), które merytorycznie odnosiłyby się do podnoszonych we wniosku argumentów. Nie można zatem zweryfikować czy prezentowany w podaniu opis sytuacji podatnika jest zgodny ze stanem faktycznym i tym samym zachodzą przesłanki wskazane w art. 67a § 1 umożliwiające zastosowanie ulgi. Należy stwierdzić, że w tym przypadku postępowanie nie czyni zadość   obowiązkom nałożonym na organy podatkowe treścią Działu IV Ordynacji podatkowej;

 - umarzając postępowanie decyzją …[4] organ podatkowy naruszył art. 208 Ordynacji podatkowej. Przedmiotowy przepis stanowi, że gdy postępowanie z jakiejkolwiek przyczyn stało się bezprzedmiotowe, w szczególności w razie przedawnienia zobowiązania podatkowego, organ podatkowy wydaje decyzję o umorzeniu postępowania. Z akt sprawy wynika, że wniosek podatnika w sprawie odroczenia terminu płatności III raty podatku rolnego wpłynął w dniu 16 września 2013 r., a zatem po terminie płatności raty. Organ podatkowy uzasadniając decyzję wskazał, że podstawą umorzenia postępowania był fakt, iż w dniu złożenia podania należność nie była należnością podatkową ale zaległością. Zgodnie z art. 67a § 1 pkt 1 i 2 ustawy organ podatkowy może odroczyć lub rozłożyć na raty podatek lub zaległość podatkową. A zatem użycie przez podatnika zwrotu „podatek”, nawet w przypadku zaległości podatkowej nie uprawnia organu podatkowego do zastosowania przyjętej formuły załatwienia sprawy, bowiem istniały podstawy prawne (art. 67a § 1 pkt 1 lub 2) oraz formalne do jej rozpatrzenia (podatnik posiadał zobowiązania podatkowe);

- w przypadku sprawy nr …[5] organ podatkowy nie wydając postanowienia o pozostawieniu sprawy bez rozpatrzenia naruszył art. 127 i art. 169 § 4 w zw. z § 1 Ordynacji podatkowej. W złożonym wniosku podatnik wnosił o umorzenie podatku za budynek gospodarczy o pow. 40 m² z uwagi, iż nie jest on trwale związany z gruntem. W dniu  6 listopada 2013 r. organ podatkowy wydał postanowienie, w którym wzywa podatnika do osobistego lub przez pełnomocnika stawienia się i sprecyzowania żądania zawartego we wniosku. Z pouczenia wynika, że nieusunięcie braków spowoduje pozostawienie wniosku bez rozpatrzenia. W pouczeniu wskazano również, że w przypadku pozostawienia sprawy bez rozpatrzenia organ podatkowy nie będzie powiadamiał podatnika odrębnym postanowieniem. Zgodnie z art. 127 Ordynacji podatkowej postępowanie podatkowe jest dwuinstancyjne. Z treści art. 169 § 1 i 4 wynika, że jeżeli podanie nie spełnia wymogów określonych przepisami prawa, organ podatkowy wzywa wnoszącego podanie do usunięcia braków w terminie 7 dni, z pouczeniem, że niewypełnienie tego warunku spowoduje pozostawienie podania bez rozpatrzenia. Organ podatkowy wydaje postanowienie o pozostawieniu podania bez rozpatrzenia, na które przysługuje zażalenie. Niewydanie przedmiotowego postanowienia ograniczyło prawa podatnika, ponieważ nie mógł on skorzystać z zawarowanej ustawowo instytucji zaskarżenia postanowienia do organu odwoławczego – str. 82-86 protokołu  kontroli.

Ustalono również, że kontrolowana jednostka nie prowadziła pełnych i terminowych działań windykacyjnych, co świadczy o naruszeniu przez organ podatkowy obowiązków wynikających z treści aktualnych w 2013 r. przepisów ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2012 r. poz. 1015, ze zm.) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz. 1541 ze zm.) – str. 80-81 protokołu kontroli. Należy wskazać, iż obecnie zasady przeprowadzania postępowania upominawczego oraz egzekucyjnego zawarte są w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 20 maja 2014 r. w sprawie trybu postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (Dz. U. z 2014 r. poz. 656).

Analizując prawidłowość poboru podatków przez inkasentów ustalono, że:

- kwitariusze przychodowe wygenerowane z programu księgowego, służące do poboru podatków, nie są ewidencjonowane w księdze druków ścisłego zarachowania. Stanowi to naruszenie zapisów § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 208, poz.1375);

- inkasent z sołectwa …(w przypadku II raty) i sołectwa …[6](w przypadku  raty III) odprowadzili pobrane podatki po w terminie określonym w art. 47 § 4a Ordynacji podatkowej. Pierwszy z inkasentów dokonał wpłaty w dniu 18 maja 2013 r. (termin 16 maja), a drugi w dniu 18 września 2013 r. (termin 17 września) – str. 91-92 protokołu kontroli.

Natomiast w zakresie opłaty targowej ustalono, że inkasent rozliczał się z pobranej gotówki  po terminie wskazanym uchwałą Nr XXIII/148/05 Rady Gminy Szudziałowo z dnia 21 listopada 2005 r. w sprawie opłaty targowej  – str. 91 protokołu kontroli.

Z kolei kontrola w obrębie ewidencji księgowej podatków i opłat lokalnych, prowadzona w kontekście zgodności tych działań z wymogami ustawy o rachunkowości, pozwoliła stwierdzić (opis na str. 93 protokołu kontroli), że kontrolowana jednostka nie posiadała w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości regulacji przewidzianych treścią art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c) ustawy. Dalszy opis wskazuje na jednostkowy przypadek naruszenia § 11 ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości i planu kont… Polegało to na prowadzeniu dla jednego podatnika, w tej samej należności, dwóch kont podatkowych – str. 94 protokołu kontroli.

Weryfikując prawidłowość prowadzenia kont podatkowych stwierdzono również, że w przypadku podatnika wymienionego w załączniku nr 3/5 do protokołu kontroli pod poz. 5 na jego koncie dokonano odpisu w wysokości 1.609 zł. W trakcie kontroli nie okazano dokumentów wymienionych w § 4 przywołanego wyżej rozporządzenia Ministra Finansów, które mogłyby stanowić podstawę zapisów na koncie podatnika. Zgodnie z przywołanym przepisem do udokumentowania odpisów służą: deklaracje w rozumieniu art. 3 pkt 5 Ordynacji podatkowej, z których wynika zobowiązanie podatkowe lub kwota zmniejszająca zobowiązanie podatkowe; decyzje; dowody zrealizowanych wpłat nieprzypisanych, należnych od podatników; postanowienia o dokonaniu potrącenia, o którym mowa w art. 65 Ordynacji podatkowej; odpisy orzeczeń sądu administracyjnego, o których mowa w art. 77 § 1 pkt 3 Ordynacji podatkowej; dokumenty, na podstawie których przypisuje się bankowi zobowiązanie w wysokości zapłaty dokonanej przez podatnika, w związku z art. 60 § 1 pkt 2 Ordynacji podatkowej, stwierdzające obciążenie rachunku bankowego podatnika z tytułu zapłaty podatku – w przypadku gdy podatnik dokonał zapłaty za pośrednictwem banku, a bank obciążył rachunek bieżący podatnika, ale nie przekazał środków na rachunek bieżący urzędu. Brak tego rodzaju dokumentów uniemożliwia dokonanie operacji polegających na zmniejszeniu zobowiązania podatkowego na koncie podatkowym – str. 93 protokołu kontroli.

W zakresie ustalania taryf za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków niezbędne jest zwiększenie nadzoru nad wypełnianiem przez Zakład Gospodarki Komunalnej w Szudziałowie obowiązków przedsiębiorstwa wodociągowo-kanalizacyjnego, wynikających z przepisów ustawy z dnia 7 czerwca 2001 r. o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zborowym odprowadzeniu ścieków (Dz. U. z 2006 r. Nr 123, poz. 858 ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Budownictwa z dnia 28 czerwca 2006 r. w sprawie określania taryf, wzoru wniosku o zatwierdzenie taryf oraz warunków rozliczeń za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków (Dz. U. Nr 127, poz. 886). Wniosek taki wynika zarówno z ustaleń kontroli kompleksowej zawartych na str. 53-54 protokołu kontroli, jak i kontroli problemowej przeprowadzonej przez RIO w Białymstoku w ZGK.

Stwierdzono, że ostatni wniosek stanowiący podstawę określenia stosowanych taryf został sporządzony przez ZGK z datą 7 maja 2012 r. i nie zawiera dowodów na sprawdzenie przez byłego Wójta jego zgodności z przepisami ustawy oraz zweryfikowanie kosztów pod względem celowości ich ponoszenia, tj. wykonanie czynności wymaganych przez art. 24 ust. 4 ustawy. Z ustaleń poczynionych podczas kontroli problemowej prowadzonej w ZGK wynika, że wniosek nie został przedstawiony przez ZGK Wójtowi, lecz był przekazany bezpośrednio Radzie Gminy, co stanowi naruszenie art. 24 ust. 2 ustawy. Na jego podstawie Rada Gminy Szudziałowo podjęła uchwałę Nr XV.101.2012 z dnia 19 czerwca 2012 r., ustalającą taryfy na okres od 1 sierpnia 2012 r. do 31 lipca 2013 r. Stawki wynikające z tej uchwały były stosowane do czasu kontroli. Do czasu kontroli Zakład formalnie nie opracował i nie przedłożył Wójtowi żadnego wniosku – ani o przyjęcie nowych stawek ani o przedłużenie czasu obowiązywania dotychczasowych taryf. Zgodnie z art. 24 ust. 10 ustawy taryfy obowiązują co do zasady przez 1 rok. Ustawa stwarza możliwość podjęcia przez radę gminy uchwały, na mocy art. 24 ust. 9a-9c ustawy, o przedłużeniu obowiązywania ustalonej na dany rok taryfy, na kolejny okres nie dłuższy niż 1 rok. Podstawą podjęcia uchwały o takiej treści jest jednakże wniosek przedsiębiorstwa wodociągowo-kanalizacyjnego w sprawie przedłużenia czasu obowiązywania dotychczasowych taryf. Zatem w świetle obowiązujących przepisów raz ustalona taryfa nie może obowiązywać dłużej niż 2 lata, przy czym podstawą jej obowiązywania musi być stosowna uchwała dotycząca ustalenia nowych taryf (w pierwszym roku jej obowiązywania) oraz przedłużenia okresu obowiązywania taryfy ustalonej na rok poprzedni (w drugim roku). Dyrektor ZGK sporządzał kalkulacje cen i stawek opłat za zaopatrzenie w wodę i odprowadzanie ścieków na okresy 2013-2014 i 2014-2015, jednakże nie stanowiły one podstawy sporządzenia i przekazania Wójtowi wniosków o zatwierdzenie taryf.

Kontrolą objęto zlecenie realizacji zadania w zakresie „Upowszechniania kultury fizycznej i sportu wśród dzieci i młodzieży gminy Szudziałowo w roku 2013” dla UKS „Sudovia” na podstawie umowy z dnia 25 lutego 2013 r. Analiza sprawozdania z realizacji zadania z dnia 29 stycznia 2014 r. wykazała następujące nieprawidłowości:

a) niezgodnie z kosztorysem oraz § 11 ust. 4 umowy dotowany podmiot rozliczył kwotę 1.173,86 zł, przekraczając wydatki – ponad dopuszczone umową 10% względem kosztorysu –w następujących pozycjach kosztorysowych: „opłaty statutowe” o 450 zł, „zwrot kosztów dojazdów zawodników” o 133,86 zł i „wynajem boiska” o 590 zł;

b) sprawozdanie w pozycji „rozchód” wykazuje kwotę 31.097,63 zł, podczas gdy suma cząstkowych wydatków wyniosła 31.465,63 zł.

Wymienionych nieprawidłowości nie zakwestionowano. W złożonym wyjaśnieniu poinformowano, że rozliczenie uznano za poprawne, ponieważ realizując zadanie, na które została złożona oferta UKS nie przekroczył całości wydatków – str. 97-99 protokołu kontroli.

Stwierdzono, że Urząd Gminy realizuje zadania zaliczone uchwałą Nr XVIII.106.08 Rady Gminy Szudziałowo z dnia 29 grudnia 2008 r. do zadań Zakładu Gospodarki Komunalnej. Zadaniem ZGK, zgodnie ze statutem tej jednostki, jest dowożenie uczniów do szkół oraz dostawa energii cieplnej do obiektów gminnych. Tymczasem kontrola wykazała, że procedura udzielania zamówień publicznych na dowożenie oraz dokonywania wydatków na ten cel pozostaje obecnie w gestii Urzędu Gminy Szudziałowo, który realizuje też zadania w zakresie dostawy ciepła. Ze złożonego przez Skarbnika wyjaśnienia wynika, że zadania te przejął Urząd w związku z realizacja programu naprawczego i wynikającą stąd likwidacją 5 etatów w ZGK – str. 101 protokołu kontroli.

W zbadanej próbie 10 decyzji w sprawie zwrotu podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego stwierdzono, że wbrew przepisowi art. 6 ust. 4 ustawy z dnia 10 marca 2006 r. o zwrocie podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej (Dz. U. Nr 52, poz. 379 ze zm.) na fakturach nie umieszczano adnotacji o treści „przyjęto w dniu … do zwrotu części podatku akcyzowego”. Miało to istotne znaczenie w odniesieniu do dwóch decyzji, gdzie wnioskodawcy załączyli do wniosku kserokopie faktur, czego skutkiem była możliwość wykorzystania oryginałów faktur do uzyskania zwrotu także na terenie innej gminy. W załączonej do kolejnej decyzji kserokopii faktury (niepotwierdzonej za zgodność z oryginałem) stwierdzono opatrzenie jej stosowną adnotacją dokonaną przez Urząd Miejski w Krynkach o przyjęciu do rozliczenia 1.562 litrów paliwa (z 3.000 litrów wynikających z faktury). W związku z tym do rozliczenia wniosku złożonego w Urzędzie Gminy Szudziałowo przyjęto 1.438 litrów. Z wyjaśnień złożonych przez pracowników Urzędu wynika, że adnotacja o treści „przyjęto w dniu … do zwrotu części podatku akcyzowego” jest umieszczana na fakturach po ich skserowaniu – str. 115 protokołu kontroli.

Kontroli poddano prawidłowość udzielania i realizacji przez gminę Szudziałowo zamówień publicznych. Badanie przeprowadzono pod kątem zgodności z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907, ze zm.).

W zakresie postępowania o udzielenie zamówienia na przewóz uczniów do Zespołu Szkół w Szudziałowie i do Szkoły Podstawowej w Babikach poprzez zakup biletów miesięcznych od dnia 2 września 2013 r. do zakończenia roku szkolnego 2013/2014 i w roku szkolnym 2014/2015 oraz 2015/2016 stwierdzono, że wartość zamówienia ustalono niezgodnie z art. 32 ust. 1 ustawy, ponieważ przyjęto kwotę brutto wynoszącą 715.700 zł, jako iloczyn wartości miesięcznej 21.050 zł brutto i 34 miesięcy. Nieprawidłowe ustalenie wartości – oprócz przyjęcia kwoty brutto – wynika też z faktu, że przyjęto dla jej obliczenia okres 34 miesięcy, podczas gdy zgodnie ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia bilety miesięczne miały być kupowane z pominięciem miesięcy wakacyjnych. Zatem wartość zamówienia powinna stanowić iloczyn kwoty netto biletów za 30 miesięcy, tj. 513.420 zł (17.114 zł x 30).

Jedyna oferta została złożona przez MPJ TRANSPORT Paweł Ragiel, Józef Bałakier  z Białegostoku i opiewała na kwotę 20.966,10 zł brutto miesięcznie (628.983 zł przez okres 30 miesięcy). Umowa została zawarta 25 czerwca 2013 r. Warunkiem zawarcia umowy było, jak to zastrzeżono w specyfikacji, wydzierżawienie od zamawiającego dwóch autobusów, zgodnie z wzorem umowy na dzierżawę autobusów. Umowa ta została zawarta również 25 czerwca 2013 r. W dniu podpisania umowy wykonawca oświadczył, że autobusy są sprawne technicznie i są dopuszczone do ruchu po drogach publicznych. Następnie pismem z 11 lipca 2013 r. stwierdził, że jeden z autobusów uległ awarii, wskutek czego konieczne są następujące naprawy: remont główny silnika, naprawa kratownicy oraz remont poszycia (karoserii), naprawa pomostu tylnego (zapadająca się podłoga), przegląd i wymiana instalacji elektrycznej. Zdaniem wykonawcy koszt naprawy (ok. 15.000 zł) wraz z dokonanymi w trakcie użytkowania naprawami (ok. 12.000 zł) upoważnia do zmiany umowy dzierżawy. Zamawiający zdanie to podzielił i zmieniono umowę dzierżawy, której przedmiotem jest obecnie jeden autobus należący do gminy Szudziałowo. Zarządzeniem z dnia 5 lipca 2013 r. ówczesny Wójt Gminy Szudziałowo przeznaczył ten autobus do sprzedaży w pisemnym przetargu nieograniczonym; zgodnie z opinią rzeczoznawcy z dnia 5 lipca 2013 r. wartość pojazdu kształtowała się na poziomie 10.500 zł, a sam pojazd określono jako nieuszkodzony. Według złożonego wyjaśnienia konieczność dokonania tych napraw wynikła po badaniach przeprowadzonych przez dzierżawcę w stacji diagnostycznej na specjalistycznym sprzęcie, Natomiast rzeczoznawca wycenił wartość autobusu do sprzedaży a nie przydatność autobusu do jazdy. Należy wskazać, że z przedstawionego opisu wynika nierzetelność dokumentacji, ponieważ działania w celu sprzedaży autobusu oddanego w dzierżawę podjęto przed formalnym zgłoszeniem przez dzierżawcę rezygnacji z jego wykorzystywania przy wykonywaniu zamówienia.

Kontrolę realizacji postanowień umowy przeprowadzono w oparciu o tabelę opłat za bilety miesięczne opracowaną przez wykonawcę, wykaz uczniów korzystających z usług sporządzony przez dyrektorów szkół oraz faktury za bilety miesięczne wystawiane przez MPJ TRANSPORT. Na podstawie okazanej dokumentacji stwierdzono brak możliwości powiązania rodzajów (cen) wystawianych biletów z listą dojeżdżających. W wykazie uczniów sporządzonym przez kontrolujących określono liczbę uczniów dojeżdżających z poszczególnych miejscowości, według podziału na odległości tych miejscowości od szkół przyjmowane dla ustalania cen biletów. Obliczenie wartości miesięcznej faktury za wykonywanie zamówienia na podstawie odległości między miejscem zamieszkania uczniów a szkołą daje kwotę 16.218 zł. Tymczasem za wrzesień 2013 r. wystawiono fakturę w wysokości 22.098,31 zł, na którą składa się m.in. 46 biletów dla dzieci zamieszkałych w odległości od 4 do 6 kilometrów od szkoły przy 89 dzieciach zamieszkałych w tej odległości według wykazu sporządzonego przez kontrolujących. W stosunku do innych odległości liczby te przedstawiały się m.in. następująco: 10-12 kilometrów – 49 dzieci według przewoźnika, 30 według wykazu; 13-15 kilometrów – 22 dzieci według przewoźnika, 7 według wykazu; 16-20 kilometrów – 43 dzieci według przewoźnika i 11 dzieci według wykazu. Zgodnie ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia dowożenie uczniów ma odbywać się w oparciu o rozkład jazdy przy założeniu, że trasa dowozu powinna być w miarę możliwości najkrótszym odcinkiem między szkołą a dana miejscowością. Rozkładu jazdy nie okazano kontrolującym podczas czynności kontrolnych. Między zakończeniem czynności kontrolnych a podpisaniem protokołu kontroli przesłano kontrolującym rozkład jazdy. Na jego podstawie ustalono m.in., że pierwsze dzieci wsiadają do autobusów o godz. 6.35, występują trasy skonstruowane w ten sposób, że dzieci z miejscowości położonych najbliżej szkoły wsiadają pierwsze, a następnie odbywają podróż przez wszystkie pozostałe miejscowości, co powoduje wzrost ceny biletu, na rozkładzie jazdy brak jednego przystanku. Obliczenie dokonane na podstawie przedstawionego rozkładu jazdy prowadzi do wniosku, że faktura miesięczna powinna opiewać na kwotę 22.174,80 zł.

         Z ustaleń kontroli wynika zatem, że pozostawienie ustalenia rozkładu jazdy i sposobu ustalania tras do dyspozycji przewoźnika powoduje, że przewoźnik posiada znaczny margines dowolności w zwiększaniu ceny biletów w zależności od przyjętego rozkładu. Możliwość taką tworzy także przyjęty sposób ustalania ceny – w oparciu o bilety, których koszt zależy od czasu przejazdu dziecka w autobusie, a nie od odległości miejsca zamieszkania od szkoły – str. 102-109 protokołu kontroli.

Sprawdzeniem objęto również postępowanie o udzielenie zamówienia w trybie przetargu nieograniczonego na dostawę oleju opałowego WAR2 do celów grzewczych wraz z transportem w sezonie grzewczym 2013/2014. Oferty złożyło dwóch wykonawców. Analiza ofert wykazała, że:

a) w ofercie złożonej przez „Bossoil” Janusz Fijałkowski stwierdzono rozbieżności pomiędzy ofertą a specyfikacją istotnych warunków zamówienia. Zgodnie ze specyfikacją dostarczany olej winien spełniać określone normy. Z dokumentacji przedstawionej przez wykonawcę wynika:

- gęstość oferowanego oleju w temperaturze 15ºC g/cm³ na poziomie 0,90-1,00 – specyfikacja wymagała podania gęstości w temperaturze 20ºC;

- temperatura płynięcia w ºC minus 25 – specyfikacja wymagała podania temperatury krzepnięcia na poziomie minus 35ºC;

- brak danych na temat ciepła spalania – specyfikacja wymagała, aby ciepło spalania przekraczało 41000 Kj/kg;

- pozostałość po spopieleniu na poziomie 0,07% - specyfikacja wymagała, aby wskazana wartość nie przekraczała 0,05%;

- temperatura zapłonu (minimalna temperatura, w której dana substancja wytwarza taką ilość pary, która ulega zapaleniu się po zbliżeniu płomienia) powyżej 55ºC – specyfikacja wymagała, aby temperatura zapłonu była powyżej 62ºC;

b) oferta złożona przez „Warter” sp. z o.o. nie składała się z ponumerowanych i zaparafowanych stron, do czego zobowiązywały postanowienia specyfikacji. Ponadto kontrolującym nie okazano specyfikacji cech oleju opałowego, co w konsekwencji uniemożliwiało stwierdzenie czy oferowany produkt spełnia postawione warunki. Na wezwanie kontrolujących okazano kserokopię specyfikacji oleju opałowego. Wynika z niej, zawartość wody – 0,4-0,8%, co przekracza normę określoną w specyfikacji na poziomie 0,5%. Pozostałe dokumenty wchodzące w skład oferty były podpisane na niektórych stronach przez prezesa zarządu oraz członka zarządu, bądź parafowane przez członka zarządu. Okazana kserokopia specyfikacji oleju nie została potwierdzona za zgodność z oryginałem; przed kopiowaniem była zatwierdzona przez dyrektora zakładu.

Zgodnie z art. 89 ust. 1 pkt 2 Prawo zamówień publicznych oraz ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia, oferta niezgodna z treścią specyfikacji podlega odrzuceniu. Wniosek ten należy odnieść do obu złożonych ofert, zatem postępowanie powinno zostać unieważnione na podstawie art. 93 ust. 1 pkt 1 Prawa zamówień publicznych. Mimo zaoferowania dostaw oleju o parametrach niezgodnych z opisem przedmiotu zamówienia, zamawiający dokonał wyboru oferty „Bossoil”. Z wyjaśnień w sprawie stwierdzonych nieprawidłowości, złożonych przez inspektora Urzędu Gminy prowadzącego spraw zamówień publicznych, wynika, że komisja przetargowa uznała za oferty zgodne ze specyfikacją, a ponadto nie zauważyła nieponumerowanych i niezaparafowanych stron. W odniesieniu do oferty „Bossoil” wskazano w wyjaśnieniu, że Komisja przetargowa stwierdziła, iż oferowany olej opałowy jest o lepszych parametrach niż wymagał Zamawiający – str. 109-111 protokołu kontroli.

         Kontrola wykazała, że ostatnia inwentaryzacja środków trwałych i pozostałych środków trwałych miała miejsce według stanu na dzień 31 grudnia 2010 r., na podstawie zarządzenia byłego Wójta z dnia 1 grudnia 2010 r. W wyniku spisu zostały sporządzone zestawienia zbiorcze, z których wynika, że wystąpiła różnica pomiędzy stanem faktycznym a stanem księgowym w zakresie konta 013 „Pozostałe środki trwałe”. Różnica ta stanowiła nadwyżkę w kwocie 30.976,68 zł, którą ujęto w ewidencji środków trwałych  na podstawie PK z dnia 3 stycznia 2011 r. Zgodnie z art. 27 ust. 2 ustawy o rachunkowości ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.

Jak wynika z zaprezentowanych ustaleń, na dzień 31 grudnia 2014 r. powinna zostać przeprowadzona inwentaryzacja środków trwałych, dla których termin i częstotliwość uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację przeprowadzono raz w ciągu 4 lat. W protokole kontroli brak danych wskazujących, że do czasu jego podpisania rozpoczęto inwentaryzację tych składników majątkowych.

         Kontrola wykazała też brak udokumentowania, aby na dzień 31 grudnia 2013 r. przeprowadzono inwentaryzację sald kont rozrachunkowych drogą weryfikacji w wykonaniu obowiązku wynikającego z art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości.

Zgodnie z przepisami wewnętrznymi za prawidłową realizację inwentaryzacji bezpośrednio odpowiedzialny jest Wójt, który powołuje komisję inwentaryzacyjną każdorazowo do przeprowadzenia inwentaryzacji. Do obowiązków głównego księgowego (Skarbnika) przypisano weryfikowanie prawidłowości stanów wynikających z ksiąg rachunkowych przez porównanie ich z odpowiednimi dokumentami. W trakcie kontroli zostało złożone przez Skarbnika wyjaśnienie, zgodnie z którym inwentaryzacji drogą weryfikacji sald kont rozrachunkowych powinien dokonywać zespół spisowy, który składa się z pracownika księgowości wskazany przez  przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej powołanej przez Wójta gminy. Zgodnie z okazanym w trakcie kontroli zarządzeniem Nr 7/KJ/13 z dnia 10 grudnia 2013 r. Wójt Gminy powołał komisję inwentaryzacyjną do przeprowadzenia inwentaryzacji składników majątkowych w Urzędzie Gminy i jednostkach podległych, którą – według stanu na dzień 31 grudnia 2013 r. – należało objąć druki ścisłego zarachowania i materiały na składzie. Zarządzenie nie odnosiło się do przeprowadzenia inwentaryzacji rozrachunków w drodze weryfikacji sald – str. 31-32 i 114 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy, a także niewłaściwego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Organem wykonawczym gminy wiejskiej jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowywania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, działającego w strukturze organizacyjnej wskazanej w protokole kontroli, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Wójcie – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej. Pan Wójt ponosi także – jako kierownik zamawiającego – odpowiedzialność za przygotowanie i przeprowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych, stosownie do art. 18 ust. 1 Prawa zamówień publicznych.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 Ordynacji podatkowej.

Nieprawidłowości zaprezentowane w niniejszym wystąpieniu dotyczą okresu sprawowania funkcji Wójta przez Mariusza Czabana.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały, stosownie do postanowień zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Podjęcie działań w celu usunięcia rozbieżności między postanowieniami Statutu Gminy i regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy a stanem faktycznym w zakresie obsadzenia stanowiska zastępcy Wójta Gminy, mając jednocześnie na uwadze kwestie związane z zapewnieniem funkcjonowania gminy w przypadku zaistnienia przemijającej przeszkody w wykonywaniu zadań i kompetencji przez Pana Wójta.

2. Obsadzenie stanowiska Sekretarza Gminy, mając na uwadze wskazane w części opisowej wystąpienia regulacje prawne jednoznacznie wskazujące na obowiązek zatrudnienia Sekretarza.

3. Zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie ewidencji operacji w księgach rachunkowych, poprzez:

a) naliczanie i ujmowanie w księgach odsetek od wszystkich nieuregulowanych w terminie należności, stosownie do postanowień § 8 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości…,

b) przestrzeganie zasady czystości obrotów na koncie 130,

c) ewidencjonowanie otrzymanych refundacji wynagrodzeń pracowników jako dochodów budżetowych i wykazywanie ich w sprawozdaniach Rb-27S,

d) ponowne ujęcie w księgach rachunkowych autobusu bezpodstawnie wyksięgowanego w związku z jego wydzierżawieniem; wyksięgowywanie z ewidencji udostępnionych innym podmiotom środków trwałych wyłącznie w przypadku, gdy umowa stanowiąca podstawę udostępnienia spełnia któryś z warunków określonych przepisami art. 3 ust. 4 ustawy o rachunkowości.

4. W zakresie sprawozdawczości:

a) zaprzestanie wykazywania w sprawozdaniu Rb-27S jako dochodów wykonanych kwot pozostających na rachunku ewidencjonowanym na koncie 139,

b) wykazywanie danych w sprawozdaniu Rb-N w wierszu „gotówka i depozyty” zgodnie z § 13 ust. 1 pkt 4 załącznika nr 9 do rozporządzenia w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych,

c) prawidłowe wykazywanie w sprawozdaniach Rb-28S i Rb-Z kwoty zobowiązań wymagalnych.

5. Zapewnienie terminowego regulowania zobowiązań w celu zlikwidowania zjawiska występowania zobowiązań wymagalnych i opłacania kosztów odsetek za opóźnienie, także w jednostkach budżetowych gminy – poprzez przekazywanie im środków na wydatki w wysokości określonej w planach finansowych.

6. Niezwłoczne dostosowanie do rzeczywistości danych wieloletniej prognozy finansowej w zakresie kwoty rozchodów z tytułu spłat rat kredytów i pożyczek w 2016 r.

7. Przestrzeganie terminu przekazywania podległym jednostkom informacji niezbędnych do opracowania projektów planów finansowych określonego w art. 248 ust. 1 ustawy o finansach publicznych.

8. Upublicznianie wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży poprzez wywieszenie go w siedzibie Urzędu.

9. W zakresie dochodów z najmu lokali mieszkalnych:

a) usunięcie z umów z najemcami postanowień sugerujących automatyczne waloryzowanie czynszu o wskaźnik wzrostu cen towarów i usług, jako sprzecznych z przepisami ustawy o ochronie praw lokatorów… wskazanymi w części opisowej wystąpienia,

b) rozliczanie wpłat wnoszonych przez najemców za ogrzewanie lokali z faktycznymi kosztami wytworzenia ciepła ponoszonymi przez gminę; uwzględnienie tej zasady także przy obciążaniu kosztami ogrzewania najemców lokali użytkowych.

10. Wyeliminowanie nieprawidłowości dotyczących opisu systemu informatycznego, w którym prowadzona jest ewidencja podatkowa nieruchomości.

11. Prowadzenie czynności sprawdzających w zakresie wynikającym z treści wskazanych w części opisowej wystąpienia przepisów Ordynacji podatkowej.

12. Wyeliminowanie wskazanych w protokole i części opisowej wystąpienia nieprawidłowości w zakresie danych wykazanych w informacjach i deklaracjach podatkowych oraz ich zgodności z obowiązującymi przepisami. W odpowiedzi na zalecenia przedstawienie wyników (w tym finansowych) poszczególnych ustaleń (dotyczących każdego podatnika).

13. Przestrzeganie przepisów Ordynacji podatkowej w zakresie prowadzenia postępowania podatkowego oraz wymogów formalnych dotyczących wydawanych decyzji podatkowych.

14. Prowadzenie terminowych i systematycznych działań windykacyjnych w stosunku do podatników na których ciążą zaległości podatkowe, mając na względzie przepisy ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz aktualne przepisy wykonawcze.

15. Przestrzeganie obowiązujących przepisów w zakresie gospodarowania drukami ścisłego zarachowania.

16. Zobowiązanie inkasentów do terminowego wpłacania pobranych podatków oraz wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie rozliczania pobranej opłaty targowej.

17. Uzupełnienie dokumentacji wewnętrznej dotyczącej prowadzenia ewidencji podatków i opłat o elementy wymagane treścią art. 10 ustawy o rachunkowości oraz zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania pozostałych nieprawidłowości w zakresie ewidencji księgowej podatków i opłat.

18. Zobowiązanie Skarbnika do dokonywania zapisów na kontach podatkowych w oparciu o dopuszczoną przepisami dokumentację. Wyjaśnienie przyczyn przypadku opisanego w protokole kontroli poprzez ustalenie podstaw prawnych i stanów faktycznych dotyczących dokonanego zapisu księgowego.

19. Zobowiązanie dyrektora ZGK do:

a) niezwłocznego opracowania wniosku o zatwierdzenie taryf za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków oraz przekazania go Panu Wójtowi celem weryfikacji jego zgodności z przepisami aktów prawnych wskazanych w części opisowej wystąpienia,

b) corocznego składania wniosku o zatwierdzenie taryf lub wniosku o przedłużenie obowiązywania taryf o 1 rok, mając na uwadze, że przedłużenie obowiązywania taryf o 1 rok może nastąpić w przypadku, gdy taryfy obowiązujące w roku poprzedzającym wynikały z wniosku o zatwierdzenie taryf.

20. W zakresie rozliczania dotacji udzielonych organizacjom pozarządowym na realizację powierzonych zadań:

a) zobowiązanie odpowiedzialnego pracownika do należytej kontroli sprawozdań z realizacji zadań w świetle postanowień umowy zawartej z dotowanym podmiotem,

b) rozważenie podjęcia działań w celu wyegzekwowania od UKS „Sudovia” kwoty 1.173,86 zł wydatkowanej niezgodnie z postanowieniami umowy.

21. Przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały dostosowującej postanowienia statutu ZGK do aktualnie wykonywanej działalności.

22. Zobowiązanie pracowników przyjmujących wnioski w sprawie zwrotu podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej do umieszczania na fakturach przyjętych do rozliczenia (lub stanowiących podstawę sporządzanych w tym celu kserokopii) adnotacji o treści „przyjęto w dniu … do zwrotu części podatku akcyzowego”.

23. Podjęcie działań w celu zmodyfikowania postanowień umowy z wykonawcą dowozu dzieci do szkół, polegającego na jednoznacznym określeniu w umowie tras dowozu oraz wyeliminowaniu sytuacji obciążania gminy przez wykonawcę cenami biletów niepozostającymi w związku z faktycznymi odległościami miejsca zamieszkania dzieci od szkół. W przypadku udzielania w przyszłości kolejnych zamówień na tę usługę rozważenie ustalania wynagrodzenia wykonawcy (ceny) w oparciu o liczbę kilometrów przejazdu autobusów, mając na uwadze, że koszt świadczenia usługi przez wykonawcę nie zależy od czasu przejazdu w autobusie poszczególnych uczniów.

24. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie udzielania zamówień publicznych, poprzez:

a) prawidłowe ustalanie wartości szacunkowej zamówienia,

b) podjęcie zdecydowanych działań dyscyplinujących wobec osób sprawdzających prawidłowość ofert składanych przez wykonawców, mając na celu zapewnienie odrzucenia ofert sprzecznych z przepisami Prawa zamówień publicznych i specyfikacją istotnych warunków zamówienia oraz unieważnienia postępowania w przypadku braku ofert niepodlegających odrzuceniu.

25. W zakresie inwentaryzacji:

a) niezwłoczne przeprowadzenie inwentaryzacji środków trwałych i pozostałych środków trwałych, mając na uwadze, że w dniu 31 grudnia 2014 r. przypadały 4 lata od dnia, na który przeprowadzono ostatnią inwentaryzację tych składników majątkowych,

b) rozliczanie ujawnionych w toku inwentaryzacji różnic między stanem wykazanym w księgach rachunkowych a stanem rzeczywistym w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji,

c) zapewnienie przeprowadzania i należytego dokumentowania inwentaryzacji rozrachunków drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

         Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

Zastępca  Prezesa

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku