Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Przedszkolu z Oddziałami Integracyjnymi w Supraślu

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 31 marca 2014 roku (znak: RIO.I.6002-4/14), o treści jak niżej:

Pani

Ewa Kołosowska

Dyrektor Przedszkola

z Oddziałami Integracyjnymi

w Supraślu

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej Przedszkola z Oddziałami Integracyjnymi im. Jana Pawła II w Supraślu za 2013 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r. poz. 1113, ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto zagadnienia organizacyjne, funkcjonowanie kontroli zarządczej, księgowość i sprawozdawczość, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, plan finansowy i jego wykonanie, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.), gospodarkę składnikami majątku, inwentaryzację, rozliczenia z budżetem gminy.

Kontrola spraw organizacyjnych wykazała, że zakres czynności nadany dnia 7 marca 2008 r. głównemu księgowemu nie był kompletny w świetle przepisów art. 54 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, ze zm.). Nie zawierał powierzenia obowiązków dotyczących wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych oraz wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi. Stosownej zmiany zakresu czynności dokonano w trakcie kontroli – str. 3-4 protokołu kontroli.

Badanie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, przeprowadzone pod kątem zgodności z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289), wykazało, że:

a) z regulacji wewnętrznych nie wynika, aby przewidziano prowadzenie kont ksiąg pomocniczych w sposób tradycyjny (ręczny). W praktyce w taki sposób prowadzone są konta pomocnicze do kont syntetycznych 011 „Środki trwałe” i 020 „Wartości niematerialne i prawne” – str. 7 i 38 protokołu kontroli,

b) nie określono precyzyjnie metody prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla poszczególnych rodzajów rzeczowych składników aktywów obrotowych (materiałów), czym naruszono art. 17 ust. 2 ustawy. W praktyce zakupy artykułów żywnościowych i przemysłowych objęto ewidencją ilościowo-wartościową – str. 40-41 protokołu kontroli.

W sferze prowadzenia ksiąg rachunkowych stwierdzono uchybienia naruszające przepisy ustawy o rachunkowości, rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości… oraz przepisów wewnętrznych, poprzez:

a) nieujęcie w ewidencji księgowej wartości gruntu oddanego jednostce w trwały zarząd –wykazano wyłącznie wartość budynku wraz z infrastrukturą towarzyszącą, tj. budynkiem gospodarczym i ogrodzeniem. Decyzja o ustanowieniu na rzecz Przedszkola trwałego zarządu została wydana w dniu 26 czerwca 2002 r.; objęcie nieruchomości w trwały zarząd zostało zaś potwierdzone protokołem zdawczo-odbiorczym sporządzonym w dniu 2 września 2002 r. W żadnym z tych dokumentów nie odniesiono się do wartości gruntu. Stosownie do § 2 pkt 5 rozporządzenia, ilekroć w rozporządzeniu jest mowa środkach trwałych rozumie się przez to m.in. środki trwałe otrzymane w zarząd i użytkowane na potrzeby jednostki – str. 4 protokołu kontroli. Z ustaleń kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Supraśl, prowadzonej w Urzędzie Miejskim w Supraślu, wynika, że podjęte zostały już działania zmierzające do przeniesienia wartości gruntu z ksiąg Urzędu do ksiąg Przedszkola,

b) ewidencjonowanie na koncie 011 zakupu środków trwałych na podstawie dokumentów źródłowych (faktur), zamiast na podstawie dowodów księgowych OT (przyjęcia środka trwałego), jak tego wymagają przepisy obowiązującej w Przedszkolu Instrukcji kontroli finansowej i obiegu dokumentów finansowo-księgowych. Stosowne dowody OT zostały sporządzone w trakcie kontroli – str. 39-40 protokołu kontroli,

c) niezastosowanie zapisu uzupełniającego Wn 740 „Dotacje i środki na inwestycje” – Ma 800 „Fundusz jednostki” (równoległego do zapisu Wn 201 „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami” – Ma 132 „Rachunek dochodów jednostek budżetowych”) w związku z wykorzystaniem środków zgromadzonych przez Przedszkole na wyodrębnionym rachunku dochodów i wydatków nimi finansowanych w wysokości 6.669,90 zł na sfinansowanie zakupu środka trwałego (szatkownicy wraz z tarczą) – str. 36-37 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości ponoszenia wydatków tytułem zwrotu kosztów podróży służbowych wykazała, że w większości przypadków pracownicy odbywali podróże służbowe własnymi samochodami. Rozliczenie kosztów następowało według stawek za 1 km przebiegu pojazdu ustalonych w wysokościach równych stawkom określonym przepisami rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 ze zm.), uzależnionym od pojemności skokowej silnika. Stwierdzono, że w poleceniach wyjazdu służbowego nie wskazywano pojemności skokowej silnika, co jest niezbędne dla ustalenia czy zastosowano prawidłową stawkę. Poza tym stwierdzono przypadek odbycia podróży służbowej w terminie nieobjętym poleceniem wyjazdu służbowego, co narusza postanowienia § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. 2013 r. poz. 167) – str. 32-33 protokołu kontroli.

W obrębie zagadnienia ponoszenia wydatków zgodnie z klasyfikacją budżetową ustaloną przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207 ze zm.) i limitami wydatków zawartymi w planie finansowym stwierdzono, że wydatki w łącznej kwocie 3.624,03 zł związane z zakupem komputera ACtina Sierra wraz z oprogramowaniem (3.337 zł) oraz dysku do tego komputera 3,5 500 GB (287,03 zł), przeznaczonego na potrzeby głównego księgowego, zostały ujęte nieprawidłowo w par. 4210 „Zakup materiałów i wyposażenia”. Według objaśnień szczegółowych zawartych w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 10 grudnia 2010 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (Dz. U. Nr 242, poz. 1622) do grupy 4 „Maszyny, urządzenia i aparaty ogólnego zastosowania” rodzaju 491 „Zespoły komputerowe”, do zespołu komputerowego zalicza się w szczególności: jednostki centralne, jednostki wejścia, jednostki wyjścia, urządzenia transmisji danych, jednostki ochrony danych, jednostki zasilające oraz przede wszystkim jednostki pamięci; obiektem inwentarzowym może być zaś cały zespół służący do przetwarzania informacji, złożony z jednostki centralnej i podłączonych do niej fizycznie jednostek zewnętrznych lub też poszczególne maszyny i urządzenia wydzielone w osobne jednostki. W badanej jednostce koszty wynikające z poniesionych wydatków ujęto w ewidencji analitycznej środków trwałych jako zakup zestawu komputerowego stanowiącego jeden obiekt inwentarzowy – komputer wraz z dyskiem ujęto na jednej karcie stanowiącej ewidencję szczegółową do konta 011, a wartość komputera zwiększono o wartość dysku. W ewidencji syntetycznej przyjęcie do eksploatacji środka trwałego w postaci zestawu komputerowego ujęto w dacie 3 lipca 2013 r. dwoma zapisami (odnoszącymi się do zakupu komputera i dysku). Fakt dokonania zapisów na koncie 011 przesądza, że poniesione wydatki nie powinny być klasyfikowane jako wydatki bieżące, lecz jako wydatki majątkowe w par. 6060 „Wydatki na zakupy inwestycyjne jednostek budżetowych”. Prawidłowe ujęcie wydatków z opisywanego tytułu w par. 6060 spowodowałoby przekroczenie planu w tej podziałce o kwotę 3.624,03 zł – jednostka nie posiadała bowiem limitu na tego typu wydatek inwestycyjny – a tym samym naruszenie podstawowej zasady dokonywania wydatków budżetowych, wymagającej ponoszenia ich w granicach limitów określonych w planie finansowym – art. 44 ust. 1 pkt 3, art. 52 ust. 1 pkt 2, art. 254 pkt 3 ustawy o finansach publicznych – str. 31 i 38-39 protokołu kontroli.

Badając prawidłowość pobierania dochodów z tytułu wpłat za żywienie stwierdzono, że stawka opłaty za żywienie dzieci w wysokości 5 zł ustalona została przez Panią Dyrektor zarządzeniem nr 4/O/2011 z dnia 8 września 2011 r., w którym odwołała się Pani do nieobowiązującej od 23 sierpnia 2008 r. uchwały Nr XIV/140/07 Rady Miejskiej w Supraślu z dnia 27 grudnia 2007 r. w sprawie ustalenia zasad korzystania ze stołówek szkolnych, w tym wysokości opłat za posiłki. W aktualnym stanie prawnym, jak stanowią przepisy art. 14 ust. 6 w zw. z art. 67a ust. 3 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.), wysokość opłat za korzystanie z wyżywienia w przedszkolach publicznych ustala dyrektor szkoły w porozumieniu z organem prowadzącym szkołę. Zadania i kompetencje organu prowadzącego określone w art. 67a ust. 3, 5 i 6 wykonuje Burmistrz Supraśla (art. 5c pkt 3). Nie okazano pisemnego udokumentowania porozumienia w tej kwestii. Przyjęta praktyka polegała na ustalaniu przez Panią, w oparciu o § 76 pkt 4 Statutu Przedszkola, wysokości stawki żywieniowej po uzgodnieniu z Radą Rodziców, co nie czyniło jednakże zadość przywołanym przepisom ustawy o systemie oświaty – str. 41-43 protokołu kontroli.

Analiza wykonywania obowiązków inwentaryzacyjnych wykazała, że arkusze spisu z natury, dokumentujące inwentaryzację przeprowadzoną według stanu dzień 31 grudnia 2011 r., obejmowały także programy komputerowe i licencje. Zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości wartości niematerialne i prawne inwentaryzuje się drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników – str. 45 protokołu kontroli.

Stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostek sektora finansów publicznych oraz nieprawidłowego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Pani Dyrektor jako kierowniku jednostki, zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych.

Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, stosownie do ustalonego zakresu czynności, należy do głównego księgowego. Prawa i obowiązki głównych księgowych określa art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Zmodyfikowanie przepisów wewnętrznych składających się na dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości, poprzez:

a) wskazanie kont ksiąg pomocniczych prowadzonych bez wykorzystania komputera,

b) sprecyzowanie metod prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla poszczególnych grup rzeczowych składników aktywów obrotowych.

2. Zobowiązanie głównego księgowego do wyeliminowania uchybień w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) ujmowanie równowartości środków wyodrębnionego rachunku dochodów i wydatków nimi finansowanych wykorzystanych na finansowanie inwestycji zapisem Wn 740 – Ma 800,

b) księgowanie przyjęcia środka trwałego na podstawie dowodów OT.

3. W zakresie odbywania podróży służbowych:

a) wskazywanie w poleceniach wyjazdu służbowego pojemności skokowej silnika w przypadku delegowania pracowników do odbycia podróży służbowej samochodem niebędącym własnością pracodawcy,

b) wzmożenie kontroli w zakresie zgodności między danymi polecenia wyjazdu służbowego wskazującymi dzień podróży a dniem faktycznej podróży wskazanym w rozliczeniu.

4. Prawidłowe stosowanie klasyfikacji budżetowej, mając na uwadze przestrzeganie zasady ponoszenia wydatków w granicach limitów określonych w planie finansowym jednostki dla danego rodzaju wydatków.

5. Ustalenie w porozumieniu z Burmistrzem Supraśla wysokości opłat za żywienie w Przedszkolu, jak tego wymaga art. 14 ust. 6 w zw. z art. 67a ust. 3 ustawy o systemie oświaty.

6. Inwentaryzowanie wartości niematerialnych i prawnych metodą wskazaną w art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

                 Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

           w Białymstoku

Do wiadomości:

Burmistrz Supraśla