Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Gminy w Białowieży

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 13 października 2014 roku (znak: RIO.I.6001-9/14), o treści jak niżej:

Pan

Albert Waldemar Litwinowicz

Wójt Gminy Białowieża

         W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Białowieża za 2013 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy w Białowieży na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r. poz. 1113, ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

                   Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2014 r. poz. 191), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

Badając regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy stwierdzono, że w Urzędzie Gminy w dalszym ciągu nie jest zatrudniony sekretarz gminy. Zgodnie z § 2 pkt 2 regulaminu organizacyjnego Urzędu „Sekretarz Gminy zapewnia sprawne funkcjonowanie oraz organizuje pracę Urzędu”. Ponadto regulamin nakłada na sekretarza szereg obowiązków związanych z prowadzeniem spraw Urzędu (§ 2 ust. 4). Brak osoby zatrudnionej na stanowisku sekretarza stoi w sprzeczności z postanowieniami art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1202), wskazującymi wprost na obowiązek utworzenia stanowiska sekretarza gminy. W informacji o sposobie realizacji wniosków pokontrolnych wystosowanych do Pana Wójta po poprzedniej kontroli kompleksowej, wskazał Pan, że stanowisko Sekretarza zostanie obsadzone zgodnie z przepisami w możliwie najkrótszym terminie – str. 3 protokołu kontroli.

W zakresie spraw organizacyjnych stwierdzono także, że struktura organizacyjna Urzędu, zawarta w regulaminie organizacyjnym, nie odzwierciedla stanu faktycznego – str. 3-4 protokołu kontroli.

Analiza zakresu czynności Skarbnika, nadanego w dniu 15 października 2001 r., wykazała, że nie odnosi się on do wszystkich zadań głównego księgowego (skarbnika) przewidzianych postanowieniami art. 54 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, ze zm.). W zakresie czynności nie powierzono obowiązków i odpowiedzialności dotyczących dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi – str. 6 protokołu kontroli.

Badanie dokumentacji opisującej przyjęte przez kontrolowaną jednostkę zasady rachunkowości oraz prowadzenia ksiąg rachunkowych wykazało nieprawidłowości naruszające przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, ze zm.), rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289) oraz regulacji wewnętrznych, poprzez:

a) nieokreślenie wersji oprogramowania oraz daty rozpoczęcia eksploatacji programu komputerowego, za pomocą którego prowadzone są księgi rachunkowe, co narusza przepisy art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c) ustawy – str. 7 protokołu kontroli,

b) stosowanie w księgach Urzędu i budżetu nazw kont syntetycznych niezgodnych z nazwami wynikającymi z obowiązujących przepisów zawartych w załącznikach nr 2 i 3 do rozporządzenia; powyższe dotyczy m.in. konta 133 określonego jako „Rachunek bankowy”, podczas gdy w rozporządzeniu nosi ono nazwę „Rachunek budżetu”, poza tym: konta 960 noszącego nazwę „Wynik finansowy” zamiast „Skumulowane wyniki budżetu”, konta 961 „Niedobór lub nadwyżka” zamiast „Wynik wykonania budżetu”, konta 223 „Dotacje” zamiast „Rozliczenie wydatków budżetowych”, konta 224 „Dotacje” zamiast „Rozliczenie dotacji budżetowych oraz płatności z budżetu środków europejskich” – str. 7 protokołu kontroli,

c) zaniechanie prowadzenia ewidencji szczegółowej do konta 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” według podziałek klasyfikacji budżetowej, czym naruszono zasady funkcjonowania konta 221 określone w załączniku nr 3 do rozporządzenia – str. 8 protokołu kontroli,

d) błędne wprowadzenie na konto 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” w bilansie otwarcia na 2013 r. salda Wn w wysokości 27.022,54 zł i salda Ma w wysokości 90.852,93 zł; konto to na koniec 2012 r. prawidłowo wykazywało saldo Ma na kwotę 63.830,39 zł; jak wyjaśniła Skarbnik bilans otwarcia na 2013 r. został wprowadzony ręcznie z uwzględnieniem wymienionych kwot. Wskazania wymaga, że kwota 27.022,54 zł nie oznaczała stanu należności od pracowników, stanowiła bowiem jedynie obroty strony Wn konta 231 w związku z dokonanymi w końcu 2012 r. potrąceniami wynagrodzeń z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych oraz składek na Fundusz Ubezpieczeń Społecznych. Niedokonanie automatycznego przeniesienia salda występującego na koncie 231 w bilansie zamknięcia 2012 r. – jako salda bilansu otwarcia 2013 r. – pozostawało w sprzeczności z przepisami art. 13 ust. 5 ustawy. Stanowią one, iż przy prowadzeniu ksiąg przy użyciu komputera należy zapewnić automatyczną kontrolę ciągłości zapisów oraz przenoszenia obrotów i sald – str. 9 protokołu kontroli,

e) zaniechanie podawania w treści zapisu księgowego opisu ewidencjonowanej operacji, co narusza wymóg zawarty w art. 23 ust. 2 pkt 3 ustawy – str. 9-10 protokołu kontroli,

f) niezawieranie w treści zapisów księgowych dokonywanych na podstawie wyciągów bankowych numerów identyfikacyjnych dowodów księgowych (wyciągów bankowych), co sprzeciwia się przepisom art. 23 ust. 2 pkt 2 ustawy – str. 10 protokołu kontroli,

g) niewskazywanie na niektórych dowodach księgowych dekretacji (sposobu ujęcia w księgach rachunkowych), wbrew wymogom zawartym w art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy – str. 10-11 protokołu kontroli,

h) zaniechanie naliczania i ewidencjonowania na koniec każdego kwartału należnych odsetek od nieopłaconych w terminie należności (np. z tytułu czynszów); odsetki naliczane były w momencie wpłat należności i w związku z tym od zaległości występujących na koniec roku nie zostały naliczone, wbrew postanowieniom § 8 ust. 5 rozporządzenia. W trakcie kontroli sporządzono zestawienie, z którego wynika, że nienaliczone na dzień 31 grudnia 2013 r. odsetki stanowiły kwotę 13.934,55 zł. Analiza dochodów z tytułu dzierżaw wykazała ponadto przypadki nienaliczenia odsetek od nieterminowych płatności czynszu na łączną kwotę 184,50 zł. Nadto, naliczane w momencie wpłat odsetki od należności gminy (zarówno podatkowych jak i niepodatkowych) nieprawidłowo ewidencjonowano przy wykorzystaniu konta 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych”, zamiast konta 750 „Przychody finansowe”. Należności z tytułu odsetek stanowią przychody finansowej, które powinny być ujmowane zapisem Wn 221 – Ma 750 – str. 11, 30-31 i 44 protokołu kontroli,

i) bezpodstawne, w świetle zasad określonych przepisami rozporządzenia, prowadzenie w ewidencji księgowej Urzędu konta 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” dla dochodów realizowanych bezpośrednio na rachunku budżetu; obroty konta wyniosły 2.899.023,59 zł. Według opisu zawartego w zakładowym planie kont konto to przewidziano do ujmowania po stronie Wn zbiorczej kwoty dochodów Urzędu wpłaconych bezpośrednio na rachunek budżetu wg wyciągu do rachunku budżetu, zaś po stronie Ma do ewidencji przeniesienia na podstawie miesięcznych lub rocznych sprawozdań Rb-27S zrealizowanych dochodów budżetowych. Jak ustalono, realizowane przez Urząd dochody budżetowe wpływają bezpośrednio na rachunek bankowy budżetu – Urząd dysponował wyodrębnionym rachunkiem bankowym, za pośrednictwem którego realizowano jedynie wydatki budżetowe. W przypadku realizowania dochodów Urzędu za pośrednictwem rachunku budżetu, obroty księgowane na podstawie wyciągów na koncie 133 wprowadza się do ewidencji Urzędu na subkonto dochodów konta 130 „Rachunek bieżący jednostki” na podstawie polecenia księgowania (jako zapis wtórny) w korespondencji z kontem 221 lub odpowiednim kontem zespołu 7, zaś saldo subkonta dochodów, na podstawie sprawozdania Rb-27S, przeksięgowuje się na konto 800 „Fundusz jednostki” – str. 15 i 31 protokołu kontroli,

j) niewprowadzenie do ewidencji Urzędu na subkonto dochodów konta 130 (jako zapisu wtórnego) obrotów w kwocie 17,99 zł zaksięgowanych na podstawie wyciągu na koncie 133 z tytułu przypisanych przez bank odsetek od środków zgromadzonych na wyodrębnionych rachunkach bankowych projektów pn. „Rekultywacja składowiska gminnego w Białowieży” i „Kolektory słoneczne” – str. 32 protokołu kontroli,

k) niezachowywanie, w szeregu przypadków, określonej załącznikami nr 2 i 3 do rozporządzenia zasady, w myśl której zapisy na kontach 130 i 133 dokonywane są na podstawie wyciągów bankowych, w związku z czym musi zachodzić pełna zgodność zapisów pomiędzy jednostką a bankiem, a także, że na koncie 130 obowiązuje zasada czystości obrotów nakazująca stosowanie do błędnych zapisów, zwrotów nadpłat i korekt (zaksięgowanych zgodnie z danymi wyciągu bankowego) dodatkowo technicznego zapisu ujemnego. Opis operacji, których dotyczą ustalenia zawarto na str. 11-13, 23-24, 29-30 oraz 32-35 protokołu kontroli. Przykładem, było m.in. zaewidencjonowanie w księgach Urzędu operacji dotyczących wpływu środków w wysokości 8.993,19 zł z Powiatowego Urzędu Pracy w Hajnówce tytułem refundacji wynagrodzeń pracowników interwencyjnych jako zmniejszenia wydatków księgowanego zapisem ujemnym. Dodatkowo podkreślenia wymaga, iż ujęcie refundacji wynagrodzeń jako zmniejszenia kosztów i wydatków wypacza faktyczną wysokość kosztów wynagrodzeń pracowników jednostki świadczących pracę w ramach jej działalności. Prawidłowo środki z tytułu refundacji należało zaliczyć do dochodów i objąć sprawozdaniem Rb-27S,

l) niezachowanie, wbrew wymogom art. 16 ust. 1 ustawy, zgodności pomiędzy ewidencją syntetyczną prowadzoną do konta 221 a ewidencją analityczną – na koniec 2013 r. wystąpiła rozbieżność na kwotę 12.466,43 zł dotycząca nadpłat z tytułu podatków i opłat za wywóz nieczystości. Według danych ewidencji syntetycznej konto 221 wykazywało saldo Ma w kwocie 929,15 zł, podczas gdy ewidencja analityczna wskazywała na saldo Ma na kwotę 13.395,58 zł. Efektem tego stanu rzeczy było zaniżenie w ewidencji syntetycznej salda nadpłat o 12.466,43 zł, co nie miało jednakże wpływu na prezentację danych w sprawozdawczości budżetowej, którą sporządzono na podstawie ewidencji analitycznej – str. 16-17 protokołu kontroli,

m) nieujęcie na koncie 221 zaległości i nadpłat wynikających ze sprawozdań rocznych Rb-27 sporządzonych przez urzędy skarbowe – zaległości na kwotę 19.964,15 zł i nadpłaty w wysokości 97,84 zł – co skutkowało ich niewykazaniem w rocznym sprawozdaniu Rb-27S. Stosownie do zasad funkcjonowania konta 221, zawartych w załączniku nr 3 do rozporządzenia, konto to służy m.in. do ewidencjonowania należności z tytułu podatków pobieranych przez właściwe organy, zaś zapisy z tego tytułu mogą być dokonywane na koniec okresów sprawozdawczych na podstawie sprawozdań z ewidencji podatkowej (zaległości i nadpłaty) – str. 17-18 protokołu kontroli,

n) niezaewidencjonowanie na koncie 226 „Długoterminowe należności budżetowe” należności z tytułu przekształcenia prawa użytkowania wieczystego w prawo własności mających charakter długoterminowy (rozłożenie na raty); w trakcie kontroli kwota pozostająca do spłaty w latach następnych wynosząca 22.316 zł została ujęta jako należność długoterminowa – str. 19-20 protokołu kontroli,

o) utrzymywanie na koncie 221 nierealnego salda należności z tytułu opłat za użytkowanie wieczyste w wysokości 764,73 zł. Jak wynika z ustaleń zawartych na str. 41 protokołu kontroli oraz wyjaśnień Skarbnika, kwota należności nie znajdowała oparcia w dokumentacji źródłowej, zaś jej ujęcie w księgach było błędne,

p) nieprawidłowe ewidencjowanie rozliczeń dotyczących podatku od towarów i usług. Z ustaleń kontroli wynika, iż gmina odprowadzała podatek VAT z tytułu sprzedaży usług (m.in. wynajmu pomieszczeń). Szczegółowy opis naruszeń występujących w jednostce w zakresie rozliczeń podatku z tego tytułu oraz wskazanie właściwych księgowań zawarto na str. 13-14 protokołu kontroli. Uchybienia w ujmowaniu w księgach rachunkowych rozliczeń z tytułu podatku VAT dotyczyły także opodatkowania czynności polegających na świadczeniu przez gminę na rzecz mieszkańców odpłatnych usług dotyczących wybudowania instalacji kolektorów słonecznych przy częściowym finansowaniu (w 15%) przez mieszkańców. Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji z dnia 20 grudnia 2012 r. wyraził pogląd, iż kontrolowanej jednostce przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego (od umów zawartych z mieszkańcami) o kwotę podatku naliczonego (wynikającego z faktur wykonawcy zadania) w kwocie wynikającej z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług związanych z realizacją projektu. Stwierdzono, że uprawnienie to nie znalazło odzwierciedlenia w ewidencji księgowej Urzędu z powodu nieujęcia podatku naliczonego (odliczonego od faktur dokumentujących nabycie towarów i usług związanych z wybudowaniem instalacji kolektorów słonecznych) na koncie 225 „Rozrachunki z budżetami”. Powyższe potwierdza, zawarty na str. 23-25 protokołu kontroli, opis zapisów księgowych dokonanych w ewidencji księgowej Urzędu w związku z rozliczeniem podatku od towarów i usług z omawianego tytułu – faktury wykonawców ujmowano jedynie w ewidencji podatku VAT prowadzonej dla potrzeb sporządzania deklaracji, z pominięciem konta 225; konto 225 służyło zaś do zaksięgowania VAT należnego (wynikającego z deklaracji), a następnie wyksięgowania kwoty odpowiadającej wysokości VAT należnego. Nieprawidłowe księgowania wystąpiły także w ewidencji budżetu. Środki pochodzące z wpłat mieszkańców wynoszące 289.614,20 zł, ewidencjonowane na koncie 139 „Inne rachunki bankowe”, po wykonaniu zadania przelano na rachunek budżetu dokumentując to zapisem Wn 133 – Ma 901 „Dochody budżetu”, zaś wartość naliczonego od wpłat podatku VAT w wysokości 21.453 zł zaewidencjonowano Wn 901 – Ma 224 „Rozrachunki budżetu”, a następnie, celem zamknięcia konta 224, przeksięgowano bezpodstawnie z konta 224 na konto 962 „Wynik na pozostałych operacjach”. W efekcie konto 962 na koniec 2013 r. wykazywało nierealne – w świetle zawartych w załączniku nr 2 do rozporządzenia zasad jego funkcjonowania – saldo Ma na łączną kwotę 22.612 zł (suma 21.453 zł dotyczyła VAT naliczonego od wpłat stanowiących udział mieszkańców w wybudowaniu instalacji kolektorów słonecznych, zaś 1.159 zł VAT naliczonego od innych opodatkowanych czynności wykonywanych przez gminę), które uwzględniono w bilansie z wykonania budżetu gminy za 2013 r. (poz. II.2 „Wynik na operacjach niekasowych”) zniekształcając w ten sposób rzetelność wykazanych w nim danych. Rozliczenia z tytułu podatku VAT powinny być ujmowane na koncie 225 „Rozrachunki z budżetami” w księgach Urzędu jako jednostki budżetowej, w związku z tym, iż są pochodną operacji związanych z realizacją dochodów i wydatków budżetu,

q) objęcie ewidencją na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe” składników majątkowych, których wartość nie przekraczała kwoty 350 zł (tj. telefonów o wartości 138 i 89 zł), czym naruszono postanowienia przepisów wewnętrznych – str. 129 protokołu kontroli,

r) błędne zaewidencjonowanie rozliczenia dotacji udzielonych z budżetu gminy instytucjom kultury – transzę dotacji w wysokości 1.500 zł przekazanej przez Białowieskiemu Ośrodkowi Kultury ujęto na koncie 224-1 „Gminna Biblioteka Publiczna”, zamiast na koncie 224-2 „BOK”. Nieprawidłowość nie została skorygowana na etapie rozliczania dotacji, efektem czego wartość dotacji uznanych za wykorzystane i rozliczone (ujęta zapisami Wn 810 „Dotacje budżetowe…” – Ma 224-2 i 224-2) nie odpowiadała faktycznym wysokościom dotacji przekazanych poszczególnym instytucjom kultury (wynikającym także ze złożonych przez nie sprawozdań). W wyjaśnieniu Skarbnik Gminy wskazała, że przeksięgowania dokonałam na podstawie sald kont na dzień 31.12.2013 r. po zapewnieniu pracownika (…) o ich zgodności ze sprawozdaniami instytucji kultury” – str. 140-141 protokołu kontroli,

s) niewłaściwe prowadzenie ewidencji analitycznej gruntów. Okazana w trakcie kontroli księga inwentarzowa ujmowała grunty w jednej zbiorczej pozycji oznaczonej numerem 83, której wartość na koniec 2013 r. wynosiła 1.323.311 zł (z datą nabycia po 4 września 2001 r.); dodatkowo wyodrębniała 3 działki nabyte przez gminę w latach 2005-2012. Obowiązek prowadzenia ewidencji analitycznej gruntów spełniającej wymagania art. 16 ustawy wynika zarówno z art. 17 ust. 1 pkt 1 ustawy, jak i zasad funkcjonowania konta 011 „Środki trwałe” zawartych w załączniku nr 3 do rozporządzenia – str. 138 protokołu kontroli.

                   Z ustaleń dotyczących sporządzania sprawozdań budżetowych i finansowych wynikają następujące nieprawidłowości:

a) brak jednostkowego sprawozdania Rb-27S za 2013 r., które powinno być sporządzone dla gminy jako jednostki budżetowej i jako organu, co naruszało § 6 ust. 1 pkt 3 obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103). Obecnie analogiczne obowiązki określa § 6 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2014 r. poz. 119) – str. 14 protokołu kontroli,

b) w zbiorczym sprawozdaniu Rb-27S za 2013 r. w kol. 9 „Należności do zapłaty ogółem” wykazano należności łącznie z nadpłatami na kwotę 13.395,58 zł, co sprzeciwiało się przepisom zawartym w § 3 ust. 1 pkt 8 załącznika nr 39 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (obecnie załącznika nr 39 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej) – str. 17 protokołu kontroli,

c) w zbiorczym sprawozdaniu Rb-27S sporządzonym za 2013 r. w kolumnach 7 „Dochody wykonane” i 8 „Dochody otrzymane” wykazano jednakową kwotę 8.707.589,14 zł. Prawidłowo w kolumnie „Dochody otrzymane” należało uwzględnić kwotę 8.685.966,11 zł (różnica 21.623,03 zł) ustaloną na podstawie przepisów zawartych w § 3 ust. 1 pkt 5, ust. 3 pkt 4 i ust. 4 pkt 3 załącznika nr 39 do obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej, tj. dochody wykonane – 8.707.589,14 zł, plus różnica między udziałami gminy we wpływach z podatku dochodowego od osób fizycznych i dochodami zrealizowanymi przez US, które nie wpłynęły na rachunek bankowy w 2013 r. a wpływami z tego tytułu w 2013 r., stanowiącymi dochody 2012 r. – 1.192,47 zł, minus otrzymane w 2012 r. z budżetu państwa dochody z tytułu części oświatowej subwencji na 2013 r. – 117.410 zł, plus otrzymane w 2013 r. z budżetu państwa dochody z tytułu części oświatowej subwencji na 2014 r. – 93.760 zł, plus dotacja niewykorzystana w 2013 r. zwrócona w roku 2014 – 834,50 zł. Obecnie wskazane zasady wypełniania kolumny „Dochody otrzymane” wynikają z przepisów § 3 ust. 1 pkt 5, ust. 3 pkt 4 i ust. 4 pkt 3 załącznika nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej – str. 18 protokołu kontroli,

d) w sprawozdaniu Rb-NDS za 2013 r. nieprawidłowo wykazano dane w zakresie kwoty wykonanych przychodów z wolnych środków – w wysokości 154.714 zł. Kontrola wykazała, że faktycznie posiadane przez jednostkę wolne środki na początek 2013 r. stanowiły kwotę 166.175,45 zł (różnica 11.461,45 zł) – str. 21-22 protokołu kontroli,

e) we własnym sprawozdaniu Rb-N sporządzonym przez Pana Wójta według stanu na koniec IV kwartału 2013 r. w wierszu N.3 „Gotówka i depozyty” uwzględniono kwotę 366.836,38 zł zamiast 426.716,72 zł (różnica 59.880,34 zł). Wynikało to z niewłaściwego, w świetle postanowień § 13 ust. 1 pkt 4 załącznika nr 9 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. Nr 43, poz. 247 ze zm.), pomniejszenia kwoty podlegającej wykazaniu w wierszu N.3 o środki dotyczące projektu „Comenius” (57.052,43 zł) i projektu „Rekultywacja składowiska gminnego w Białowieży (2.827,91 zł) pozostające na dzień 31 grudnia 2013 r. na rachunku bankowym budżetu. Podobnie, z naruszeniem wskazanych przepisów rozporządzenia, w jednostkowym sprawozdaniu Rb-N sporządzonym przez kierownika GOPS, zamiast we własnym sprawozdaniu Rb-N sporządzonym przez Pana Wójta, wykazano w wierszu N.3 „Gotówka i depozyty” kwotę 6,37 zł stanowiącą wpływ z tytułu należności z funduszu alimentacyjnego – str. 19-20 protokołu kontroli,

f) w bilansie z wykonania budżetu za 2013 r. nieprawidłowo zaprezentowano dane dotyczące długo- i krótkoterminowych zobowiązań finansowych. Stwierdzono mianowicie, że w bilansie całość zobowiązań z tytułu kredytów wykazano jako zobowiązania długoterminowe, podczas gdy termin spłaty kredytów na łączną sumę 112.000 zł upływał w 2014 r. Zgodnie z definicją zawartą w art. 3 ust. 1 pkt 22 ustawy o rachunkowości przez zobowiązania krótkoterminowe rozumie się ogół zobowiązań z tytułu dostaw towarów i usług, a także całość lub tę część pozostałych zobowiązań, które stają się wymagalne w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego – str. 24-25 protokołu kontroli,

g) w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S GOPS za 2013 r. nieprawidłowo wykazano w kol. „Dochody wykonane” kwotę 18,90 zł stanowiącą dochody należne innym gminom z tytułu wyegzekwowanych należności alimentacyjnych (wskazana suma w dniu 11 grudnia 2013 r. wpłynęła na rachunek budżetu gminy, zaś w dniu 12 grudnia tego roku przelano ją na rachunki innych gmin) – str. 16 i 139 protokołu kontroli.

Kontrola obrotów i sald na rachunku sum depozytowych (konto 139 „Inne rachunki bankowe”), w tym ich konfrontacja z ewidencją do konta 240 „Pozostałe rozrachunki” określającą źródła ich pochodzenia i przebieg rozliczeń, wykazała bezpodstawne przetrzymywanie środków w wysokości 17.173,60 zł, z tego:

a) suma 10.000 zł stanowiła wadium wniesione w dniu 27 listopada 2009 r. przez wykonawcę Globart Print s.j. biorącego udział w przetargu o udzielenie zamówienia publicznego na „Przygotowanie i dostawę materiałów informacyjno-promocyjnych na potrzeby gminy Białowieża oraz gminy Boćki i Diecezji Drohiczyńskiej”. Umowę z wykonawcą podpisano w dniu 30 grudnia 2009 r., zatem wadium, stosownie do postanowień art. 46 ust. 1a ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907, ze zm.), powinno być zwrócone niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego oraz wniesieniu zabezpieczenia należytego wykonania umowy, jeżeli jego wniesienia żądano (wniesienie zabezpieczenia nie było wymagane w tym postępowaniu),

b) suma 7.173,60 zł stanowiła 70% wartości zabezpieczenia należytego wykonania umowy wniesionego na podstawie umowy z dnia 10 listopada 2010 r. przez Przedsiębiorstwo Budownictwa Ogólnego „Karwowski-Lipa” – wykonawcę zadania pn. „Budowa kanalizacji sanitarnej oraz sieci wodociągowej na terenie działek nr 464, 498 i 1202 położonych w ul. Brzozowej w Białowieży”. W dniu 15 grudnia 2010 r. dokonano ostatecznego odbioru robót uznając je za należycie wykonane, zatem zgodnie z postanowieniami art. 151 ust. 1 Prawa zamówień publicznych zabezpieczenie powinno być zwrócone w terminie 30 dni od dnia wykonania zamówienia i uznania przez zamawiającego za należycie wykonane. Z ustaleń kontroli wynika, że dopiero po upływie okresu rękojmi za wady (konkretnie w dniu 4 marca 2014 r.) dokonano zwrotu całości kwoty wniesionej przez wykonawcę na poczet zabezpieczenia należytego wykonania umowy (wynoszącej 10.248 zł), tj. zarówno kwoty wniesionej na zabezpieczenie należytego wykonania umowy jak i na zabezpieczenie roszczeń z tytułu rękojmi za wady.

W wyjaśnieniu wskazał Pan, iż powodem zaniechania zwrotu środków w obu przypadkach było niedopatrzenie pracownika oraz brak informacji ze strony wykonawców, iż sumy nie zostały zwrócone. Dodatkowo podkreślenia wymaga, że na stan środków pieniężnych zgromadzonych na koncie 139 składały się odsetki dopisane przez bank w wysokości 4.525,14 zł. Stwierdzona kwota odsetek oraz kontrola zwrotu zabezpieczenia należytego wykonania umowy dokonanego w dniu 4 marca 2014 r. prowadzą do wniosku, że w przypadku zwrotu wykonawcom wpłaconych kwot wadiów lub zabezpieczeń nie uwzględnia się kwot odsetek dopisywanych od tych środków. Jest to sprzeczne z przepisami art. 46 ust. 4 i art. 148 ust. 5 Prawa zamówień publicznych, które nakazują zwrot wadiów i zabezpieczeń wniesionych w pieniądzu wraz z odsetkami od rachunku, na którym były one przechowywane, po pomniejszeniu o koszty prowadzenia rachunku oraz prowizji za przelew – str. 39-40 protokołu kontroli.

Wśród należności ujętych na koncie 221 znajdowały się m.in. należności od Biozon sp. z .o. o z Białowieży z tytułu opłaty za użytkowanie wieczyste nieruchomości za lata 2009-2013 w kwocie 35.906,40 zł, których termin płatności minął. Z tej kwoty dla należności w wysokości 21.543,84 zł na dzień 1 kwietnia 2014 r. upłynął trzyletni termin przedawnienia wynikający z art. 118 k.c. (opłaty roczne w wysokości 7.181,28 zł płatne odpowiednio do dnia 31 marca 2009 r., 31 marca 2010 r. i 31 marca 2011 r.). Nie stwierdzono, aby były prowadzone wobec zalegającego kompleksowe działania windykacyjne, których podjęcie skutkowałoby przerwaniem biegu przedawnienia. W wyjaśnieniu wskazał Pan, że jednym z powodów niewniesienia pozwów o zapłatę był  fakt umorzenia przez komornika sądowego w dniu 26 maja 2010 r. postępowania egzekucyjnego prowadzonego w celu wyegzekwowania opłaty za użytkowanie wieczyste nieruchomości za 2008 r. (objętej sądowym nakazem zapłaty), a także bezskuteczna egzekucja zaległości z tytułu podatku od nieruchomości przeprowadzona wobec dłużnika przez urząd skarbowy.

Brak należytych działań windykacyjnych w zakresie dochodzenia należności gminnych, skutkujący ich przedawnieniem, stwierdzono także wobec:

- użytkownika wieczystego działki nr 787 położonej we wsi Stoczek – przedawnienie dotyczyło należności na łączną kwotę 56 zł, których termin płatności przypadał na lata 2008-2011,

- najemcy lokalu mieszkalnego (objętego ewidencją analityczną na koncie 221-54) – przedawnienie dotyczyło czynszu w łącznej wysokości 679,78 zł, którego termin płatności przypadał na lata 2010-2011,

- najemcy lokalu mieszkalnego (objętego ewidencją analityczną na koncie 221-93) – przedawnienie dotyczyło czynszu w łącznej wysokości 264 zł, którego termin płatności przypadał na lata 2010-2011.

         Łącznie z przedstawionych ustaleń wynika dopuszczenie do przedawnienia należności na kwotę 22.543,62 zł. Na podstawie okazanej w trakcie kontroli dokumentacji stwierdzono, że podjęte przez kontrolowaną jednostkę działania ograniczały się do wysyłania wezwań do zapłaty, które to czynności nie przerywają biegu przedawnienia w świetle art. 123 § 1 k.c. Stwierdzone nieprawidłowości, jak wynika z ustaleń kontroli, mają swoje źródło m.in. w niewłaściwej organizacji kontroli zarządczej – realizacja zadań w zakresie egzekwowania należności nie została bowiem przypisana zakresem czynności żadnemu pracownikowi. Zgodnie z art. 42 ust. 5 ustawy o finansach publicznych jednostki sektora finansów publicznych są obowiązane do ustalania przypadających im należności pieniężnych, w tym mających charakter cywilnoprawny oraz terminowego podejmowania w stosunku do zobowiązanych czynności zmierzających do wykonania zobowiązania – str. 41-45 protokołu kontroli.

         Z ustaleń zawartych na str. 62-63 protokołu kontroli wynika, że w przypadku użytkowania wieczystego ustanowionego w latach 90-tych ubiegłego wieku nie aktualizowano dotychczas opłat za użytkowanie wieczyste – według złożonego przez Pana wyjaśnienia ze względu na niewielkie powierzchnie i koszty operatów przewyższające ewentualny wzrost wartości nieruchomości. Ostatnia aktualizacja opłat w stosunku do pozostałej części użytkowników wieczystych miała miejsce odpowiednio w 2004 r. (jedna opłata), w 2008 r. (jedna opłata) i w 2011 r. (3 opłaty) . Stosownie do postanowień art. 77 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2014 r. poz. 518, ze zm.), wysokość opłaty rocznej z tytułu użytkowania wieczystego nieruchomości gruntowej może być aktualizowana nie częściej niż raz na 3 lata, jeżeli wartość tej nieruchomości ulegnie zmianie. Z uwagi na czas ostatniej aktualizacji części opłat, podjęcie działań w tym względzie (w stosunku do opłat nie objętych aktualizacją od lat 90-tych XX wieku) jest zasadne w świetle art. 12 ustawy o gospodarce nieruchomościami, zobowiązującego właściwe organy do gospodarowania nieruchomościami w sposób zgodny z zasadami prawidłowej gospodarki.

Kontrola przestrzegania przepisów ustawy o gospodarce nieruchomościami w zakresie dotyczącym realizacji dochodów ze sprzedaży nieruchomości (str. 65-70 protokołu kontroli), przeprowadzona na podstawie analizy postępowań przetargowych dotyczących dwóch nieruchomości (nr 318/2 i nr 238/1) zbytych w 2013 r., wykazała, że:

a) przy ustalaniu ceny sprzedaży działki nr 318/2 wykorzystano operat szacunkowy, którego termin ważności minął, czym naruszono art. 156 ust. 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami stanowiący, że operat szacunkowy może być wykorzystany do celu, dla którego został sporządzony, przez okres 12 miesięcy od daty jego sporządzenia. Operat szacunkowy może być wykorzystywany po upływie okresu, o którym mowa w ust. 3, po potwierdzeniu jego aktualności przez rzeczoznawcę majątkowego, zaś potwierdzenie aktualności operatu następuje przez umieszczenie stosownej klauzuli w operacie szacunkowym przez rzeczoznawcę, który go sporządził (art. 156 ust. 4 ustawy). W przedmiotowym przypadku operat nie zawierał klauzuli o potwierdzeniu jego aktualności,

b) w przypadku sprzedaży obu nieruchomości nie zamieszczono informacji o wywieszeniu wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży w prasie lokalnej, wbrew wymogom zawartym w art. 35 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami,

c) upublicznienia informacji o ogłoszeniu przetargu na sprzedaż działki nr 318/2 na stronach internetowych Urzędu dokonano w dniu 10 lipca 2013 r., podczas gdy termin przetargu wyznaczono na dzień 5 sierpnia 2013 r. Nie został zatem dochowany 30-dniowy termin pomiędzy podaniem do publicznej wiadomości ogłoszenia o przetargu a wyznaczonym terminem przetargu, o którym mowa w przepisach § 6 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. Nr 207, poz. 2108 ze zm.),

d) ogłoszenie o przetargu na sprzedaż nieruchomości nr 318/2 w cenie wywoławczej 245.784 zł nie zostało zamieszczone w prasie o zasięgu obejmującym co najmniej powiat, na terenie którego jest zbywana nieruchomość, ukazującej się nie rzadziej niż raz w tygodniu. Jak zaś wymagały przepisy § 6 ust. 1 i 4 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości w brzmieniu obowiązującym w dniu ogłoszenia przetargu, w przypadku przetargu na zbycie nieruchomości, której cena wywoławcza przekraczała równowartość 10.000 euro, ogłoszenie o przetargu należało zamieścić w prasie o zasięgu obejmującym co najmniej powiat, na terenie którego położona jest zbywana nieruchomość, ukazującej się nie rzadziej niż raz w tygodniu, co najmniej na 30 dni przed wyznaczonym terminem przetargu. Obecnie z brzmienia § 6 ust. 4 przywołanego rozporządzenia, obowiązującego od dnia 4 września 2013 r. (na mocy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 23 lipca 2013 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. z 2013 r. poz. 942)), wynika obowiązek zamieszczenia w prasie o zasięgu obejmującym co najmniej powiat, na terenie którego położona jest zbywana nieruchomość, ukazującej się nie rzadziej niż raz w tygodniu, wyciągu z ogłoszenia o przetargu, co najmniej na 30 dni przed wyznaczonym terminem przetargu,

e) w przypadku ogłaszania kolejnych przetargów na zbycie nieruchomości nr 238/1 w ogłoszeniach nie były podawane terminy przeprowadzania poprzednich przetargów, wymagane przepisem art. 38 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami,

f) zaniechano zawiadomienia w formie pisemnej osób ustalonych w obu przetargach jako nabywcy nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży. Zgodnie z art. 41 ust. 1 ustawy organizator przetargu jest obowiązany zawiadomić osobę ustaloną jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży nieruchomości, najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu. Wyznaczony termin nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, co przesądza o jego pisemnej formie,

g) w obu przypadkach nie podano do publicznej wiadomości wyniku przetargów poprzez wywieszenie informacji w siedzibie Urzędu na okres 7 dni, czym naruszono § 12 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów.

         Ustalono, że Rada Gminy Białowieża w dalszym ciągu nie podjęła uchwały w sprawie ustalenia stawek procentowych opłaty adiacenckiej z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego podziałem nieruchomości, o której mowa w przepisach art. 98a ustawy o gospodarce nieruchomościami. W wystąpieniu pokontrolnym wystosowanym na podstawie ustaleń poprzedniej kontroli kompleksowej zalecono przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały dotyczącej stawek opłaty adiacenckiej z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego wybudowaniem przez gminę urządzeń infrastruktury technicznej oraz podziałem nieruchomości. W odpowiedzi na zalecenia pokontrolne z 2010 r. zobowiązał się Pan do realizacji tego wniosku wskazując, iż projekt uchwały dotyczącej opłaty adiacenckiej zostanie przedłożony Radzie Gminy na posiedzenie styczniowe. Z protokołu nr III/11 dokumentującego przebieg obrad sesji Rady Gminy Białowieża odbytej w dniu 27 stycznia 2011 r. wynika, iż wniesiono o wycofanie z porządku obrad uchwały w sprawie ustalenia wysokości opłaty adiacenckiej z tytułu wartości nieruchomości w związku z budową urządzeń infrastruktury technicznej (pkt 19), który to wniosek został przyjęty. Należy podkreślić, iż pkt 19 znajdujący się w porządku obrad dotyczył podjęcia uchwały w sprawie ustalenia wysokości opłaty adiacenckiej z tytułu wartości nieruchomości w związku z budową urządzeń infrastruktury technicznej; nie dotyczył zaś uchwały w sprawie ustalenia stawek procentowych opłaty adiacenckiej z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego podziałem nieruchomości. Świadczy to o niewykonaniu wniosku pokontrolnego. Uchwała w sprawie ustalenia wysokości opłaty adiacenckiej z tytułu wartości nieruchomości w związku z budową urządzeń infrastruktury technicznej ostatecznie została podjęta przez Radę Gminy Białowieża w dniu 1 sierpnia 2011 r.

         Podkreślenia wymaga, że opłaty adiacenckie ustalone w związku ze wzrostem wartości nieruchomości spowodowanym podziałem nieruchomości stanowią prawem określone, a zatem niezależne od woli organów gminy, źródła dochodów gminy, o których mowa w art. 4 ust. 1 pkt 2 lit. f) ustawy z dnia 13 listopada 2003 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2014 r. poz. 1115). Nieokreślenie przez organ stanowiący stawek procentowych opłat adiacenckich uniemożliwia podejmowanie postępowań w sprawach indywidualnych, zmierzających do wydania decyzji ustalających wysokość opłat, a tym samym prowadzi do nieuprawnionego zaniechania ustalania i poboru dochodów budżetowych gminy. Jednocześnie dodać należy, iż ustawodawca określając górne (dopuszczalne) granice stawek procentowych opłat umożliwił organowi stanowiącemu gminy swobodę w miarkowaniu ich wysokości. W wyjaśnieniu w tej sprawie wskazał Pan, iż nie następował wzrost wartości nieruchomości; podziały następowały w celu likwidacji niedogodności z ich korzystania, lecz nie miały na celu podnoszenie ich walorów komercyjnych – str. 71 protokołu kontroli.

         Odnośnie procedur oddawania nieruchomości w najem i dzierżawę (str. 71-77 protokołu kontroli) ustalono, że:

a) nie zamieszczono w prasie lokalnej oraz na stronach internetowych Urzędu informacji o wywieszeniu wykazu 3 lokali użytkowych przeznaczonych do oddania w najem, co narusza postanowienia art. 35 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Stwierdzono ponadto jeden przypadek zawarcia w dniu 21 grudnia 2011 r. umowy najmu lokalu użytkowego, która nie była poprzedzona sporządzeniem i upublicznieniem wykazu nieruchomości przeznaczonych do oddania w najem, co jest niezgodne z przepisami art. 35 ust. 1 i 2 tejże ustawy,

b) w wykazie 3 lokali użytkowych przeznaczonych do oddania w najem pominięto dane o wysokości opłat z tytułu najmu, wymaganych przepisem art. 35 ust. 2 pkt 8 ustawy o gospodarce nieruchomościami,

c) kontrolowana jednostka zaniechała waloryzacji stawek czynszu najmu lokali użytkowych wobec 4 najemców, mimo prawa do waloryzacji wynikającego z umów. Jak wynika z ustaleń kontroli, w wyniku zaniechania waloryzacji czynszów w 2014 r. jednostka, do dnia kontroli, nie ustaliła należności na łączną kwotę 137,11 zł. W trakcie kontroli stawki czynszu zwaloryzowano stosownie do postanowień zawartych w umowach,

d) zawarł Pan, bez zgody Rady Gminy, 2 kolejne umowy na czas oznaczony dotyczące tych samych nieruchomości (w dniu 2 stycznia 2012 r. – umowę najmu lokalu użytkowego na okres 3 lat i w dniu 5 lutego 2012 r. – umowę dzierżawy gruntu rolnego na okres 3 lat), w wyniku czego łączny czas trwania najmu lokali użytkowych i dzierżawy gruntu przez te same podmioty przekraczał 3 lata. Obowiązek uzyskania zgody Rady Gminy na zawarcie kolejnej umowy najmu lub dzierżawy na czas oznaczony, jeżeli powoduje ona przedłużenie łącznego czasu trwania najmu lub dzierżawy na okres przekraczający 3 lata, wynika z art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2013 r. poz. 594, ze zm.). Stanowi on, że w przypadku, gdy po umowie zawartej na czas oznaczony do 3 lat strony zawierają kolejne umowy, których przedmiotem jest ta sama nieruchomość, wymagana jest uchwała Rady,

e) zawarcie w dniu 1 października 2012 r. umowy najmu lokalu użytkowego na okres 5 lat (jako kolejnej umowy z najemcą) nie zostało poprzedzone przeprowadzeniem przetargu, którego wymaga art. 37 ust. 4 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Zgodnie z obowiązującą w dniu zawarcia umowy najmu uchwałą Nr IV/18/07 Rady Gminy Białowieża z dnia 22 marca 2007 r. w sprawie zasad nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości gruntowych oraz ich wydzierżawiania i najmu na okres dłuższy niż 3 lata, najemców i dzierżawców należało wyłaniać w drodze przetargu; możliwość odstąpienia od trybu przetargowego przewidziana była jedynie przy oddawaniu w dzierżawę nieruchomości gruntowych po spełnieniu określonych uchwałą warunków. Wyrażonej odrębną uchwałą zgody Rady na odstąpienie od przetargu nie stwierdzono. Podobnie w treści przyjętej w dniu 10 grudnia 2013 r. uchwały Nr XXVII/152/13 Rady Gminy Białowieża w sprawie zasad nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości gruntowych oraz ich wydzierżawiania i najmu na okres dłuższy niż 3 lata i na czas nieoznaczony postanowiono, iż Wójt wynajmuje lub wydzierżawia nieruchomości na czas oznaczony dłuższy niż 3 lata lub na czas nieoznaczony w trybie przetargowym, chyba że Rada Gminy wyrazi zgodę na odstąpienie od obowiązku przetargowego zawarcia tych umów,

f) przy ustaleniu, umową z dnia 5 lutego 2012 r., wysokości czynszu za dzierżawę gruntów rolnych o powierzchni 0,69 ha nie zastosowano postanowień zarządzenia Pana Wójta nr 34/11 z dnia 24 sierpnia 2011 r. w sprawie określenia wysokości stawek czynszu dzierżawnego za grunty stanowiące własność gminy Białowieża (była to kolejna umowa dzierżawy zawarta na czas oznaczony z tym samym dzierżawcą). Według zarządzenia (mającego zastosowanie, do nowo zawieranych umów dzierżawy, na co wskazuje treść § 3 ust. 1) roczna stawka czynszu za 1 m2 gruntu rolnego klasy V i VI w przypadku działek o łącznej powierzchni dzierżawy powyżej 2.000 m2 wynosiła 1 zł, czyli czynsz za 6.900 m2 powinien wynosić rocznie nie mniej niż 6.900 zł. Tymczasem ustalony umową czynsz stanowił kwotę 52,69 zł rocznie (obliczony jako 0,69 zł × 75,35 zł, tj. średnia krajowa cena kwintala pszenicy opublikowana przez GUS za rok poprzedni). Ze złożonego przez Pana wyjaśnienia wynika, że błąd w wysokości stawki czynszu wynika z niedopatrzenia pracownika. Dodał Pan jednocześnie, iż wymienione zarządzenie zostanie dostosowane do obowiązującego prawa i stawki będą ustalane prawidłowo.

Kontrola zrealizowanych dochodów z najmu lokali mieszkalnych, w tym także przez Zespół Szkolno-Przedszkolny w Białowieży (przeprowadzona w Zespole w 2014 r. w ramach kontroli problemowej) wykazała, że zarządzeniem nr 16/07 z dnia 25 maja 2007 r. ustalił Pan stawkę bazową czynszu za 1 m² powierzchni użytkowej w lokalach mieszkalnych w wysokości 0,60 zł miesięcznie (w trakcie kontroli nie okazano innej dokumentacji regulującej wysokość stawek czynszu za lokale mieszkalne obowiązującej do czasu wydania niniejszego zarządzenia). Stwierdzono, iż jako podstawę prawną wydania zarządzenia wskazał Pan § 3 uchwały Nr XXIV/178/01 Rady Gminy Białowieża z dnia 23 listopada 2001 r. w sprawie ustalenia zasad polityki czynszowej (która, jak wynika z ustaleń poprzedniej kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy, miała stanowić część wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy, jednakże program taki do 2011 r. nie został uchwalony), zaś w dalszej jego części powołał się Pan na nieobowiązującą uchwałę Nr XVII/130/2000 Rady Gminy w Białowieży z dnia 21 grudnia 2000 r. w sprawie określenia stawek czynszu regulowanego za lokale mieszkalne (wskazując, iż wysokość stawek czynszu określa się wg zasad przywołanych tą uchwałą). W treści przywołanej uchwały Rady z 2001 r. ustalono czynniki obniżające stawki czynszu, tj.: mieszkanie z kuchnią bez oświetlenia naturalnego – 10%, mieszkanie bez instalacji wodociągowej – 10%, mieszkanie bez instalacji sanitarnej – 5% i mieszkanie przeznaczone do rozbiórki – 20%; czynników podwyższających wartość użytkową lokali mieszkalnych nie przewidziano.

Analizie poddano cztery umowy najmu lokali mieszkalnych, z których jedna pochodziła z 1998 r., dwie z 2006 r., zaś ostatnią zawarto w dniu 10 sierpnia 2011 r. Stwierdzono, że stawka czynszu ustalona umową z 2011 r. wynosiła 0,99 zł za 1 m² powierzchni użytkowej, co w kontekście obowiązujących w jednostce uregulowań wewnętrznych (wskazanej uchwały Rady z 2001 r. i zarządzenia Pana Wójta z 2007 r.) nie znajduje uzasadnienia, z uwagi na nieokreślenie czynników podwyższających. W pozostałych umowach najmu zastosowano następujące stawki czynszu: 0,57 zł (umowa z 1998 r., przy czym obowiązującą stawkę ustalono w 2005 r.), 0,96 zł i 0,78 zł (umowy z 2006 r.); stawki te ustalono przed wejściem w życie zarządzenia z 2007 r., również są one wyższe od wynikających z zarządzenia, przy uwzględnieniu braku czynników podwyższających.

Dodatkowo wskazania wymaga, iż w dniu 30 maja 2011 r. Rada Gminy Białowieża uchwałą nr VI/37/11 przyjęła wieloletni program gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy, w którym zawarto rozdział 4 dotyczący „zasad polityki czynszowej”. Z postanowień uchwały nie wynika odwołanie do uchwały z 2001 r. w sprawie ustalenia zasad polityki czynszowej ani jej uchylenie (zatem należy uznać, że ma ona moc obowiązującą). W przywołanym rozdziale 4 uchwały w sprawie wieloletniego programu … określono, że wysokość czynszu za lokale wchodzące w skład mieszkaniowego zasobu gminy ustala Wójt nie częściej niż raz w roku; czynsz najmu za 1 m2 powierzchni użytkowej lokali ustala się na podstawie stawki bazowej z uwzględnieniem czynników podwyższających i obniżających stawkę takich jak wyposażenie budynku i lokalu w urządzenia techniczne i instalacje. Jednocześnie żadne czynniki podwyższające czy obniżające oraz ich procentowe lub kwotowe wielkości nie zostały w uchwale z 2011 r. określone, co w praktyce powoduje, iż Pan Wójt nie ma podstaw prawnych podwyższania czynszu – brak bowiem czynników podwyższających również w uchwale z 2001 r. Reasumując, podstawy ustalania przez gminę czynszu za najem lokali mieszkalnych wymagają zmodyfikowania. Zmiany wymaga również czynsz określony w umowach, ponieważ – z zastrzeżeniem wykazanych nieścisłości w aktach stanowiących podstawę ustalania czynszu na terenie gminy – jego wysokość nie znajduje uzasadnienia w postanowieniach uchwał Rady Gminy i zarządzenia Pana Wójta.

Nadto wskazania wymaga, iż uchwalony w dniu 30 maja 2011 r. wieloletni program gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy Białowieża obejmuje okres 4 lat (2011-2014). Na gruncie przepisów art. 21 ust. 2 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2014 r. poz. 150) program powinien być opracowany na co najmniej pięć kolejnych lat.

W obszarze zagadnień dotyczących podstaw gospodarowania nieruchomościami stwierdzono także, że nie został sporządzony plan wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości. Obowiązek opracowania planu spoczywa na Panu Wójcie, co wynika z art. 25 w zw. z art. 23 ust. 1 pkt 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami, zaś wymagania co do jego treści określa art. 23 ust. 1d ustawy – str. 77-78 i 130 protokołu kontroli.

Z ustaleń zawartych w protokole kontroli problemowej przeprowadzonej przez Izbę w Białowieskim Ośrodku Kultury w 2014 r. wynika, że jako środki trwałe BOK nie są wykazane w księgach Ośrodka działki gruntu, które „stały się majątkiem BOK” wedle uchwały Rady Gminy Białowieża z 10 września 1999 r. W ewidencji BOK znajdują się jedynie budynki i budowle, natomiast grunty ujęte są w księgach Urzędu Gminy. Wskazanie w uchwale na „objęcie w posiadanie” majątku, a także na trwały zarząd – który nie może być prawną formą władania nieruchomościami przez jednostkę posiadającą osobowość prawną – oraz przedstawiony stan ewidencyjny wymagają podjęcia czynności wyjaśniających przez Pana Wójta w porozumieniu z dyrektorem Białowieskiego Ośrodka Kultury. Należy też zwrócić uwagę, że instytucja kultury – jako osoba prawna – powinna dysponować cywilnoprawnym tytułem do nieruchomości, w które została wyposażona zgodnie z uchwałą organu stanowiącego gminy.

Analiza terminowości regulowania zobowiązań wykazała, że nieterminowo uregulowano zobowiązania na łączną kwotę 6.125,93 zł (co nie skutkowało koniecznością zapłaty odsetek). Zgodnie z art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych wydatki publiczne winny być dokonywane w wysokościach i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań – str. 12 oraz 37-39 protokołu kontroli.

         W wyniku kontroli udokumentowania zwrotu kosztów podróży służbowych stwierdzono, że w przypadku 2 zbadanych podróży, dla których jako środek lokomocji wskazano komunikację publiczną, pracownicy nie załączyli dokumentów (rachunków, faktur lub biletów) potwierdzających wydatki. Koszty przejazdu zwrócono według cen biletów komunikacji publicznej. Obowiązek ich załączenia regulują przepisy § 5 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167). Pracownicy składali pisemne oświadczenia wskazując, że brak udokumentowania wydatków wynika z faktu odbycia podróży służbowych własnymi środkami transportu, pomimo „nie ubiegania się o delegację na samochód”. Zgodnie z przywołanym przepisem złożenie przez pracownika pisemnego oświadczenia o dokonanym wydatku mogło stanowić podstawę rozliczenia kosztów jedynie w przypadku, gdy przedstawienie dokumentu (rachunku) nie było możliwe. W przypadkach stwierdzonych podczas kontroli pracownicy nie ponieśli wydatków na zakup biletów komunikacji publicznej (środka transportu określonego przez pracodawcę), gdyż odbyli podróże służbowe własnymi samochodami, tj. niezgodnie z treścią poleceń wyjazdu służbowego. Zgodnie z § 3 ust. 1 przywołanego rozporządzenia środek transportu właściwy do odbycia podróży służbowej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca. Pracodawca mógł wyrazić zgodę na przejazd w podróży samochodem prywatnym pracownika pod warunkiem złożenia przez pracownika stosownego wniosku (§ 3 ust. 3); w takim przypadku pracownikowi przysługiwałby zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów oraz stawki za jeden kilometr przebiegu ustalonej przez pracodawcę.

Poza tym w 5 przypadkach rozliczenie kosztów podróży przez pracowników było dokonane po upływie 14 dni od dnia zakończenia podróży, tj. z naruszeniem terminu ustalonego przepisem § 5 ust. 1 przywołanego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej – str. 115-117 i 129-130 protokołu kontroli.

W kontrolowanej jednostce procedury wyboru wykonawców zamówień publicznych o wartości poniżej 14.000 euro, do których nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907, ze zm.) zostały wprowadzone przez Pana zarządzeniem nr 127/2014 z dnia 11 lutego 2014 r. Wskazania wymaga, iż zalecenie w tej sprawie zostało wydane na podstawie ustaleń poprzedniej kontroli kompleksowej. W odpowiedzi z dnia 3 stycznia 2011 r. poinformował Pan iż uregulowanie zasad wyboru wykonawców zamówień, których wartość nie przekracza 14.000 euro oraz dokumentowanie tego procesu odbywać się będzie zgodnie z nowo opracowanym regulaminem. Z dniem 16 kwietnia 2014 r., w związku ze zmianą wprowadzoną ustawą z dnia 14 marca 2014 r. o zmianie ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2014 r. poz. 423), weszła w życie nowelizacja art. 4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych, zgodnie z którą ustawy nie stosuje się do zamówień i konkursów, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro. Nowelizacja ustawy powinna skutkować zmodyfikowaniem przez Pana przepisów wewnętrznych regulujących zasady wyłaniania wykonawców zamówień, do których nie stosuje się przepisów Prawa zamówień publicznych – str. 128-129 protokołu kontroli.

Kontrola inwentaryzacji środków trwałych (str. 136-137 protokołu kontroli), zarządzonej przez Pana Wójta w dniu 30 września 2011 r. i przeprowadzonej w dniach od 1 października do 30 grudnia 2011 r., wykazała, że:

a) w arkuszach spisu z natury ujęto grunty, tj. składniki, które winny być zinwentaryzowane drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników, stosownie do art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości oraz postanowień instrukcji inwentaryzacyjnej. W udzielonym w trakcie kontroli wyjaśnieniu Przewodnicząca Komisji Inwentaryzacyjnej wskazała, że przewodniczący komisji spisowej wraz z komisją wykonał inwentaryzację w oparciu o dokumentację znajdującą się na stanowisku merytorycznym pracownika wydziału budownictwa metodą weryfikacji stanu ewidencyjnego. Podkreślenia wymaga, że inwentaryzowanie gruntów i środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, metodą weryfikacji zalecono w wystąpieniu pokontrolnym wystosowanym na podstawie ustaleń poprzedniej kontroli kompleksowej,

b) stwierdzone w trakcie inwentaryzacji niedobory składników majątkowych na łączną kwotę 5.467,12 zł zostały rozliczone w księgach rachunkowych 2012 r. Naruszono tym samym postanowienia art. 27 ust. 2 ustawy o rachunkowości, wymagającego aby ujawnione w toku inwentaryzacji różnice rozliczyć w księgach tego roku, którego dotyczy inwentaryzacja.

W toku kontroli dochodów budżetu gminy badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.), jest Pan Wójt. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, co doprowadziło do następujących ustaleń.

Stwierdzono, że Pan Wójt, zastępca Wójta oraz Skarbnik Gminy Białowieża nie zostali wyłączeni od załatwiania spraw zobowiązań podatkowych dotyczących ich a także członków ich rodzin. Zapisy art. 132 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa wskazują, że wójt, burmistrz (prezydent miasta), starosta, marszałek województwa, ich zastępcy oraz skarbnik jednostki samorządu terytorialnego podlegają wyłączeniu od załatwiania spraw dotyczących ich zobowiązań podatkowych lub innych spraw normowanych przepisami prawa podatkowego. Natomiast treść § 2 tego artykułu stwierdza, że przepis § 1 stosuje się również do spraw dotyczących małżonka, rodzeństwa, wstępnych, zstępnych albo powinowatych pierwszego stopnia osób wymienionych w § 1 oraz osób związanych stosunkiem przysposobienia, opieki lub kurateli z osobami wymienionymi w tym paragrafie – str. 79 protokołu kontroli.

W zakresie podatku rolnego od osób prawnych stwierdzono przypadki, wskazane na str. 81 protokołu kontroli, posiadania przez osoby prawne gruntów rolnych we współwłasności z osobami fizycznymi, gdzie grunty te zostały przez podatników podzielone na poszczególne udziały i ujawnione razem z gruntami będącymi ich wyłączną własnością, w jednej deklaracji podatkowej. Taki sposób postępowania, w przypadku współwłasności osób prawnych i fizycznych, stoi w sprzeczności z zapisami art. 3 ust. 5 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U. z 2013 r. poz. 1381, ze zm.), z treści którego wynika, że jeżeli grunty stanowią współwłasność lub znajdują się w posiadaniu dwóch lub więcej podmiotów, to stanowią odrębny przedmiot opodatkowania podatkiem rolnym, a obowiązek podatkowy ciąży solidarnie na wszystkich współwłaścicielach (posiadaczach). Artykuł 6a ust. 10 ustawy o podatku rolnym stwierdza, że jeżeli grunty stanowią współwłasność lub znajdują się w posiadaniu osób fizycznych oraz osób prawnych, jednostek organizacyjnych, w tym spółek nieposiadających osobowości prawnej – osoby fizyczne składają deklarację na podatek rolny oraz opłacają podatek na zasadach obowiązujących osoby prawne. Kontrola wykazała, iż w przypadkach wskazanych w protokole kontroli osoby fizyczne nie przestrzegały tego zapisu i nie złożyły deklaracji podatkowych.   

Kontroli poddano również deklaracje podatkowe złożone przez osoby prawne na podatek leśny i w jej wyniku ustalono, iż podatnik wskazany na str. 85 protokołu kontroli zaniżył powierzchnię lasów podlegających opodatkowaniu o 296,256 ha. Analogiczne nieprawidłowości stwierdzono również u dwóch innych podatników. W przypadku ANR w trakcie trwania kontroli nie przeprowadzono weryfikacji złożonej deklaracji podatkowej z powodu braku zestawienia wydzierżawionych lasów.

W obszarze dochodów gminy z tytułu podatku od nieruchomości od osób prawnych stwierdzono, iż jeden z podatników składając korekty deklaracji podatkowych nie określił, za jaki okres zostały złożone. Nieprawidłowości stwierdzono również w deklaracji złożonej przez podatnika prowadzącego działalność gospodarczą, który opodatkował między innymi 4.862 m2 gruntów stawką przypisaną dla kategorii grunty pozostałe. Jako materiał dowodowy potwierdzający prawidłowość opodatkowania tych gruntów kontrolowana jednostka przedstawiła kontrolującemu jedynie ekspertyzę stwierdzającą, iż budynki znajdujące się na nich nie nadają się do prowadzenia działalności gospodarczej ze względów technicznych. Jednak nie ma w niej mowy o gruntach. Powierzchnia tych budynków wynosi jedynie 1.657 m2 a więc jest mniejsza od powierzchni gruntów opodatkowanych niższą stawką o 3.205 m2. Zakładając, iż w związku ze złym stanem technicznym budynków powierzchnia 1.657 m2 gruntów z tych samych powodów nie może być wykorzystywana do działalności gospodarczej, pozostaje zatem powierzchnia 3.205 m2 gruntów, która powinna być opodatkowana stawką przewidzianą dla gruntów związanych z działalnością gospodarczą. Potencjalna kwota zaniżonego podatku wynosi 1.314,05 zł. Dalszy opis na str. 89 protokołu kontroli wskazuje na przypadek zawyżenia przez podatnika podatku od nieruchomości o kwotę 481 zł.

Stwierdzono również, iż na wszystkich złożonych przez podatników deklaracjach podatkowych oraz ich korektach widnieje pieczęć o treści: „sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym  dn. 30.03.2013” oraz nieczytelny podpis. Jak wynika z zamieszczonego na str. 88-89 protokołu kontroli zestawienia określającego próbę poddanych badaniu podatników, w wielu przypadkach faktyczna data złożenia deklaracji podatkowych oraz ich korekt jest późniejsza.

Sprawdzeniu poddano również deklarację na podatek od nieruchomości złożoną przez Urząd Gminy Białowieża. Ustalono, iż kontrolowana jednostka zaniżyła powierzchnię gruntów kategorii „pozostałe” o 66.296 m2 w wyniku czego został zaniżony podatek od nieruchomości o kwotę 28.507,28 zł – str. 90 protokołu kontroli.

                   W zakresie podatku od nieruchomości, którego podatnikami są osoby fizyczne ustalono przypadki opodatkowania gruntów i budynków wpisanych do rejestru zabytków, zwolnionych z podatku na mocy art. 7 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2014 r. poz. 849). Przepis ten nakazuje zwolnić od podatku od nieruchomości grunty i budynki wpisane indywidualnie do rejestru zabytków, pod warunkiem ich utrzymania i konserwacji zgodnie z przepisami o ochronie zabytków, z wyjątkiem części zajętych na prowadzenie działalności gospodarczej. Kontrola ustaliła, iż za lata 2009-2013 wymierzono, mimo ustawowego zwolnienia, podatek 36 podatnikom na łączną kwotę 35.314 zł – str. 92 protokołu kontroli.

Opis na str. 89-90, 92 i 95-97 protokołu kontroli, dotyczący szeregu jednostkowych nieprawidłowości  w podatku od nieruchomości, na str. 82-83 gdzie wskazane są nieprawidłowości w podatku rolnym, na str. 85 i 87 przedstawiający nieprawidłowości w podatku leśnym, jak również ustalenia dotyczące podatku od środków transportowych znajdujące się na str. 97-98 protokołu kontroli, wskazują na nie w pełni przeprowadzone przez organ podatkowy czynności sprawdzające, które są przewidziane treścią art. 272 ustawy Ordynacja podatkowa.

Ustalono, że kontrolowana jednostka nie prowadziła pełnych i terminowych działań windykacyjnych, co świadczy o naruszeniu przez organ podatkowy obowiązków wynikających z aktualnych w 2013 r. przepisów ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2012 r. poz. 1015, ze zm.) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz. 1541 ze zm.) oraz zasad określonych w § 6 zarządzenia Nr 31/2007 Wójta Gminy Białowieża z dnia 14 listopada 2007 r. w sprawie instrukcji ewidencji i poboru podatków i opłat w Gminie Białowieża, które określa terminy prowadzenia postępowań windykacyjnych oraz upominawczych w kontrolowanej jednostce – str. 99-100 protokołu kontroli. Należy wskazać, iż obecnie zasady prowadzenia postępowania upominawczego oraz egzekucyjnego zawarte są w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 20 maja 2014 r. w sprawie trybu postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (Dz. U. z 2014 r. poz. 656).

Badaniu poddano również prawidłowość poboru oraz rozliczenia opłaty targowej, a opis na str. 103 protokołu kontroli wskazuje na nieprawidłowości w zakresie dochowania terminów rozliczenia się przez inkasenta z pobranej należności. Ustalono, iż dokonał tego z opóźnieniem sześciomiesięcznym. Uchybienie przepisom stanowiło także nienaliczenie i niepobranie odsetek za zwłokę w kwocie 14 zł. Kwota ta została uiszczona w czasie trwania niniejszej kontroli.

W zakresie opłaty miejscowej ustalono nieprawidłowości opisane na str. 105-106 protokołu kontroli. Opis wskazuje, że podmiot prowadzący hotel nie pobrał kwitariuszy typu K-103, zatwierdzonych do poboru opłaty miejscowej treścią zarządzenia Nr 4/10 Wójta Gminy Białowieża z dnia 28 grudnia 2010 r. w sprawie zakładowego planu kont i zasad rachunkowości w Urzędzie Gminy Białowieża. Według wyjaśnień pracownika Urzędu Gminy Białowieża inkasent pobiera tę opłatę doliczając ją do ogólnego rachunku, który płacą goście hotelowi, a więc z wykorzystaniem urządzeń księgowych nie przewidzianych do tego typu rozliczeń i nie zatwierdzonych do stosowania odpowiednim zarządzeniem Wójta Gminy. Stwierdzono również, iż jeden z inkasentów pobierając opłatę wypisywał kwitariusze wskazując siebie jako osobę wpłacającą. Ustalono także przypadki niepobierania opłaty miejscowej za pierwszy dzień pobytu, a taki sposób postępowania stoi w sprzeczności z art. 17 ust. 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Z treści przywołanego przepisu wynika, że opłata miejscowa jest pobierana od osób fizycznych przebywających dłużej niż dobę w celach turystycznych, wypoczynkowych lub szkoleniowych, w miejscowościach posiadających korzystne właściwości klimatyczne, walory krajobrazowe oraz warunki umożliwiające pobyt osób w tych celach, za każdy dzień pobytu w takich miejscowościach.

Kolejnym obszarem kontroli były zagadnienia dotyczące udzielania ulg w zapłacie podatku, na podstawie art. 67a § 1 Ordynacji podatkowej. Ustalono, iż działania organu podatkowego, w przypadku podatników wskazanych w opisie na str. 106-107 protokołu kontroli, stały w sprzeczności z przepisami Działu IV Ordynacji. Analizując poddane badaniu decyzje przyznające ulgi stwierdzono, iż kontrolowany organ podatkowy nie zamieszczał w nich uzasadnienia faktycznego, wymaganego art. 210 §1 pkt 6 ustawy. Zamiast niego  stosował następujące sformułowanie „Uwzględniając w całości żądanie strony odstępuje się od szczegółowego uzasadnienia zgodnie z art. 210 § 5 ustawy Ordynacja podatkowa”. Opisane postępowanie organu podatkowego jest sprzeczne z zapisami powołanego przez przepisu. Z jego treści wynika, że można odstąpić od uzasadnienia decyzji, gdy uwzględnia ona w całości żądanie strony lecz nie dotyczy to decyzji wydanej na skutek odwołania bądź na podstawie której przyznano ulgę w zapłacie podatku. Uzasadnienie faktyczne jest w tych wypadkach bezwzględnie wymagane.

Z kolei kontrola w obrębie ewidencji księgowej podatków i opłat lokalnych, prowadzona w kontekście zgodności tych działań z wymogami ustawy o rachunkowości, pozwoliła stwierdzić (opis na str. 107 protokołu kontroli), że kontrolowana jednostka nie posiadała w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości regulacji przewidzianych treścią art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c) ustawy. Natomiast opis na str. 108 protokołu kontroli wskazuje na jednostkowe przypadki zapłaty podatku od nieruchomości przez osobę prawną za przedmiot opodatkowania, którego właścicielem jest osoba fizyczna. Na tej samej stronie protokołu wskazano, iż używany system informatyczny rozbija automatycznie poszczególne, zaksięgowane wpłaty na wiele księgowań a ponadto w otrzymanych wydrukach kont analitycznych nie są one umieszczane systematycznie i chronologicznie. Taki stan rzeczy stoi w sprzeczności z zapisami art. 16 ust. 1  ustawy o rachunkowości, z których wynika, iż konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej. Opis na str. 109 protokołu kontroli wskazuje też na pojedynczy przypadek wypełnienia przez inkasenta kopii dowodu wpłaty podatku.

Badaniu poddano także prawidłowość i rzetelność prezentacji danych zawartych w rocznym sprawozdaniu Rb-PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych za rok 2012. Ustalono, że w kolumnie 4 sprawozdania, w wierszu A5 zaniżono wartość skutków finansowych o kwotę 28.507,28 zł, natomiast w kolumnie 3, wiersz A5 została ona zaniżona o kwotę 1.325,92 zł – str. 111 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy, w tym funkcjonowania kontroli zarządczej.

Organem wykonawczym gminy wiejskiej jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowywania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, działającego w strukturze organizacyjnej wskazanej w protokole kontroli, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Wójcie – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały, stosownie do postanowień zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych.

         Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Wykonywanie zaleceń pokontrolnych stosownie do odpowiedzi o sposobie ich realizacji.

2. Niezwłoczne podjęcie działań w celu obsadzenia stanowiska Sekretarza Gminy.

3. Wyeliminowanie rozbieżności między postanowieniami regulaminu organizacyjnego a stanem faktycznym w zakresie struktury organizacyjnej Urzędu Gminy.

4. Uzupełnienie zakresu czynności Skarbnika Gminy o elementy wskazane w części opisowej wystąpienia.

5. Dokonanie zmiany w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości poprzez wskazanie daty rozpoczęcia eksploatacji programów komputerowych wykorzystywanych do prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz aktualnej wersji oprogramowania, a także poprzez uzupełnienie postanowień dotyczących prowadzenia ewidencji podatków i opłat za pomocą programu komputerowego.

6. Zobowiązanie Skarbnika Gminy do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie ewidencji operacji w księgach rachunkowych, poprzez:

a) dostosowanie w księgach Urzędu i budżetu nazw kont syntetycznych do obowiązujących przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont…,

b) prowadzenie ewidencji szczegółowej do konta 221 według podziałek klasyfikacji budżetowej,

c) zamykanie i otwieranie ksiąg rachunkowych w poszczególnych latach oraz zachowanie ciągłości danych ujmowanych na poszczególnych kontach, jak tego wymagają przepisy ustawy o rachunkowości,

d) zamieszczanie w treści zapisu księgowego opisu operacji księgowej oraz numerów identyfikacyjnych dowodów księgowych stanowiących podstawę zapisu,

e) zamieszczanie dekretacji na wszystkich dowodach księgowych,

f) ujmowanie w księgach rachunkowych odsetek od nieopłaconych w terminie należności gminy w wysokości odsetek należnych na koniec każdego kwartału; ujęcie w księgach wskazanej w części opisowej wystąpienia kwoty odsetek, która nie została zaksięgowana według stanu na 31 grudnia 2013 r.,

g) księgowanie odsetek od nieterminowo opłacanych należności zapisem Wn 221 – Ma 750,

h) zaniechanie wykorzystywania konta 222 w ewidencji Urzędu do ujmowania dochodów realizowanych bezpośrednio na rachunku budżetu,

i) każdorazowe powielanie na koncie 130 zapisów dotyczących realizacji dochodów na rachunku budżetu,

j) dokonywanie zapisów na kontach 133 i 130 zgodnie z danymi wyciągów bankowych,

k) przestrzeganie zasady czystości obrotów na koncie 130,

l) ewidencjonowanie otrzymanych z Urzędu Pracy refundacji wynagrodzeń pracowników jako dochodów budżetowych i następnie ich ujmowanie w sprawozdaniach Rb-27S,

m) zachowywanie zgodności pomiędzy syntetyczną i analityczną ewidencją prowadzoną na koncie 221,

n) ewidencjonowanie na koncie 221 zaległości i nadpłat z tytułu podatków pobieranych przez właściwe organy,

o) ujmowanie na koncie 226 należności o charakterze długoterminowym oraz przenoszenie należności długoterminowych na krótkoterminowe w wysokości raty należnej na dany rok, w korespondencji z kontem 221,

p) wyksięgowanie wskazanego w części opisowej wystąpienia nierealnego salda należności widniejącego na koncie 221,

q) prowadzenie ewidencji rozliczeń z tytułu podatku VAT z uwzględnieniem uwag zawartych w części opisowej wystąpienia oraz na str. 13-14 i 24-25 protokołu kontroli; zaniechanie jakichkolwiek zapisów na koncie 962 w związku z ewidencją operacji dotyczących rozliczenia VAT,

r) ujmowanie na koncie 013 pozostałych środków trwałych o wartości ustalonej przepisami wewnętrznymi,

s) ewidencjonowanie rozliczeń dotyczących udzielonych dotacji na kontach właściwych podmiotom, którym przekazano dotację,

t) prowadzenie ewidencji analitycznej gruntów spełniającej wymagania ustawy o rachunkowości i rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont…; w tym celu ustalenie wartości poszczególnych działek.

7. W zakresie sprawozdawczości budżetowej i finansowej:

a) sporządzanie jednostkowego sprawozdania Rb-27S gminy jako jednostki budżetowej i jako organu,

b) uwzględnianie w sprawozdaniu Rb-27S w kolumnie 9 „Należności pozostałe do zapłaty ogółem” należności z pominięciem nadpłat,

c) sporządzanie sprawozdań Rb-27S w zakresie dochodów otrzymanych zgodnie z zasadami ustalonymi przepisami § 3 ust. 1 pkt 5, ust. 3 pkt 4 i ust. 4 pkt 3 załącznika nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej,

d) wykazywanie w sprawozdaniu Rb-NDS, jako wykonanych przychodów, rzeczywistej kwoty posiadanych przez jednostkę wolnych środków,

e) wykazywanie danych w sprawozdaniu Rb-N zgodnie z zasadami określonymi instrukcją sporządzania tych sprawozdań; przekazanie kierownikowi GOPS uwag zawartych w części opisowej wystąpienia dotyczących prawidłowości sporządzania sprawozdań Rb-N i Rb-27S,

f) dokonywanie w bilansie z wykonania budżetu podziału zobowiązań finansowych na długoterminowe i krótkoterminowe mając na uwadze przepisy art. 3 ust. 1 pkt 22 ustawy o rachunkowości,

g) zweryfikowanie rzetelności danych stanowiących podstawę sporządzania sprawozdań z wykonania podstawowych dochodów podatkowych (Rb-PDP) za wskazane okresy sprawozdawcze, skorygowanie wartości błędnie wykazanych w powyższych sprawozdaniach oraz przekazanie poprawnej wersji sprawozdań do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku.

8. Zwracanie wykonawcom kwot wniesionych tytułem wadium i zabezpieczenia należytego wykonania umowy wraz z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym były one przechowywane, po pomniejszeniu o koszty prowadzenia tego rachunku oraz koszty prowizji za przelew, z zachowaniem terminów określonych przepisami art. 46 ust. 1a i art. 151 Prawa zamówień publicznych. Dokonanie zwrotu wadium wniesionego przez Globart Print s. j. z Białegostoku.

9. Bieżące podejmowanie w stosunku do dłużników przewidzianych przepisami prawa czynności egzekucyjnych, przerywających bieg przedawnienia stosownie do przepisów art. 123 k.c., mając na uwadze, że stosowane dotychczas metody windykacji należności prowadzą do upływu terminów przedawnienia. Wskazanie osób odpowiedzialnych za podejmowanie czynności egzekucyjnych wobec dłużników.

10. Dokonanie aktualizacji opłat rocznych za użytkowanie wieczyste nieruchomości ustalonych w latach 90-tych XX wieku, mając na uwadze tezy zawarte w części opisowej wystąpienia.

11. Wyeliminowanie nieprawidłowości w postępowaniach zmierzających do zbycia nieruchomości, poprzez:

a) ustalanie cen zbycia na podstawie operatów szacunkowych aktualnych w świetle przepisów ustawy o gospodarce nieruchomościami,

b) upublicznianie informacji o wywieszeniu wykazu nieruchomości przeznaczonych do zbycia w sposób przewidziany w art. 35 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami,

c) zachowywanie 30-dniowego terminu pomiędzy datą upublicznienia ogłoszenia o przetargu a wyznaczonym terminem przetargu,

d) zamieszczanie w prasie wyciągu z ogłoszenia o przetargu na zbycie nieruchomości, której cena wywoławcza jest wyższa niż równowartość 10.000 euro, co najmniej na 30 dni przed wyznaczonym terminem przetargu,

e) podawanie informacji o terminach przeprowadzania poprzednich przetargów w przypadku ogłoszenia kolejnego przetargu,

f) pisemne powiadamianie nabywców nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy,

g) podawanie do publicznej wiadomości informacji o wyniku przetargu.

12. Przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały ustalającej stawki opłaty adiacenckiej z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego ich podziałem.

13. W zakresie dochodów z dzierżawy nieruchomości i najmu lokali użytkowych:

a) sporządzanie i upublicznianie wykazów nieruchomości przeznaczonych do oddania w najem lub dzierżawę na zasadach określonych przepisami art. 35 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami,

b) zamieszczanie w wykazie nieruchomości przeznaczonych do oddania w najem lub dzierżawę danych o wysokości opłat z tytułu najmu lub dzierżawy,

c) wyegzekwowanie od najemców lokali użytkowych kwoty 137,11 zł należnej gminie za 2014 r. po zwaloryzowaniu czynszu wynikającego z umów z najemcami wskazanymi w protokole kontroli,

d) zawieranie z tym samym kontrahentem kolejnych umów najmu lub dzierżawy na czas oznaczony, dotyczących tej samej nieruchomości, w wyniku których łączny czas trwania najmu lub dzierżawy przekroczy 3 lata, po uzyskaniu zgody Rady Gminy,

e) odstępowanie od przetargowego trybu udostępniania nieruchomości na czas określony dłuższy niż 3 lata lub na czas nieoznaczony wyłącznie w sytuacjach określonych przepisami prawa,

f) ustalanie w umowach stawek czynszu za dzierżawę gruntów w wysokości zgodnej z zasadami przewidzianymi obowiązującym zarządzeniem Wójta w tej sprawie; ewentualnie rozważenie modyfikacji postanowień zarządzenia.

14. Przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały mającej na celu zmodyfikowanie (ujednolicenie) obowiązujących w gminie regulacji w zakresie zasad polityki czynszowej oraz warunków obniżania czynszu, mając na uwadze tezy zawarte w części opisowej wystąpienia, w tym okoliczność dotychczasowego nieokreślenia czynników podwyższających.

15. Wyeliminowanie niezgodności miedzy stawkami czynszu, którym obciążani są najemcy lokali mieszkalnych, a stawką bazową czynszu ustaloną przez Pana Wójta, mając na uwadze stwierdzone podczas kontroli pobieranie czynszu w stawkach wyższych od kwoty bazowej przy braku określonych czynników podwyższających czynsz.

16. Zapewnienie, aby przedkładane Radzie Gminy projekty uchwał w sprawie wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy obejmowały co najmniej 5 kolejnych lat.

17. Sporządzenie planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości.

18. Podjęcie czynności wyjaśniających w porozumieniu z dyrektorem Białowieskiego Ośrodka Kultury w kwestii kompletnego uregulowania prawnej formy władania nieruchomościami przez BOK, z uwzględnieniem uwag zawartych w części opisowej wystąpienia.

19. Terminowe regulowanie zobowiązań.

20. W zakresie podróży służbowych:

a) zapewnienie odbywania podróży służbowych przez pracowników środkiem transportu wskazanym w poleceniu wyjazdu służbowego,

b) zobowiązanie pracowników odbywających podróże służbowe do przedkładania rozliczeń kosztów podróży w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży.

21. Zmodyfikowanie przepisów wewnętrznych regulujących zasady wyłaniania wykonawców zamówień, do których nie stosuje się przepisów Prawa zamówień publicznych, mając na uwadze, że obecnie obowiązujący próg kwotowy niestosowania przepisów Prawa zamówień publicznych wynosi 30.000 euro.

22. W zakresie inwentaryzacji:

a) inwentaryzowanie gruntów i środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, metodą weryfikacji, mając na uwadze, aby sporządzana dokumentacja poświadczała zastosowanie prawidłowej metody inwentaryzacji,

b) rozliczanie różnic inwentaryzacyjnych w księgach tego roku, którego dotyczy inwentaryzacja.

23. Wyeliminowanie wskazanych nieprawidłowości w zakresie podatków rolnego, leśnego, od nieruchomości oraz od środków transportowych i poinformowanie Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku o zakresie i skutkach finansowych tych działań.

24. Prowadzenie czynności sprawdzających w zakresie wynikającym z treści przywołanych  przepisów Ordynacji podatkowej.

25. Prowadzenie terminowych i systematycznych działań windykacyjnych w stosunku do podatników na których ciążą zaległości podatkowe, mając na względzie przepisy ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz aktualne przepisy wykonawcze.

26. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie rozliczania opłaty targowej przez inkasenta.

27. Zachowanie ustawowych norm w zakresie poboru oraz rozliczania przez inkasentów pobranej opłaty miejscowej.

28. Stosowanie odpowiednio przepisów Działu IV Ordynacji podatkowej celem zachowania prawidłowości stosowania ulg w spłacie podatków.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

               Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

         w Białymstoku