Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Domu Kultury w Czarnej Białostockiej

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 26 stycznia 2015 roku (znak: RIO.I.6002-21/14), o treści jak niżej:

Pan

Grzegorz Bogdanowicz

Dyrektor Domu Kultury

w Czarnej Białostockiej

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za 2013 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Domu Kultury w Czarnej Białostockiej na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r. poz. 1113, ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto sprawy ogólnoorganizacyjne, w tym regulacje wewnętrzne z zakresu gospodarki finansowej i rachunkowości, funkcjonowanie kontroli zarządczej i rachunkowości, sprawozdawczość finansową, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, przychody i koszty objęte planem finansowym, gospodarowanie składnikami majątkowymi oraz rozliczenia z budżetem gminy.

Badanie wewnętrznych regulacji składających się na dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości i procedury kontroli zarządczej wykazało, że:

a) wbrew postanowieniom statutu przyjętego uchwałą Nr XXIV/150/13 Rady Miejskiej w Czarnej Białostockiej z dnia 26 marca 2013 r. oraz przepisom art. 13 ust. 3 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2012 r. poz. 406, ze zm.), Domowi Kultury nie nadano regulaminu organizacyjnego określającego organizację wewnętrzną instytucji kultury – str. 5 protokołu kontroli,

b) instrukcja sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych wskazuje w dalszym ciągu, jako osobę upoważnioną do sprawdzania dowodów pod względem formalno-rachunkowym, byłego głównego księgowego, niebędącego pracownikiem Domu Kultury od września 2012 r. – str. 7 protokołu kontroli,

c) w obowiązującej polityce rachunkowości jako element zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe wymieniono wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz). Zgodnie z art. 19 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, ze zm.), wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz) sporządzają jednostki, które uprzednio nie prowadziły ksiąg rachunkowych w sposób określony ustawą; w pozostałych jednostkach rolę inwentarza spełnia zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych, sporządzane na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych – str. 9 protokołu kontroli,

d) w zakładowym planie kont przewidziano konto 221 „Rozrachunki z tytułu dochodów budżetowych”, co jest niewłaściwe, gdyż samorządowa instytucja kultury nie realizuje dochodów budżetowych, lecz przychody z prowadzonej działalności. Jak bowiem stanowią przepisy art. 28 ust. 1 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej, instytucja kultury pokrywa koszty bieżącej działalności i zobowiązania z uzyskiwanych przychodów – str. 9 protokołu kontroli,

e) przepisy wewnętrzne nie zawierają pełnego opisu zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera, o których mowa w art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. b) i c) ustawy o rachunkowości, a także opisu systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów wymaganego przepisami art. 10 ust. 1 pkt 4 tej ustawy – str. 10 protokołu kontroli,

f) dokumentacja przyjętych zasad rachunkowości nie odnosi się do kwestii gromadzenia i przechowywania dowodów księgowych, stanowiącej jeden z elementów rachunkowości w myśl art. 4 ust. 3 ustawy o rachunkowości. W praktyce przechowywanie i oznaczanie dowodów księgowych odbywało się w sposób niedostosowany do sposobu prowadzenia dziennika – w 2013 r. prowadzono łącznie 23 dzienniki częściowe a dowody księgowe gromadzono łącznie w 6 zbiorach prowadzonych według rodzajów dowodów, np. faktury zakupu, zaliczki, wyciągi bankowe – str. 11–12 protokołu kontroli,

g) mimo nieprowadzenia w praktyce obrotu kasowego, w instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych znajdują się liczne zapisy o zasadach gospodarki kasowej, np.: § 12 „Czeki gotówkowe winne być wystawiane przez kasjera…”, część 4 „Sposób i zasady wypełniania druków kasowych, w tym czeków rozliczeniowych, dowodów wpłaty „KP”, kasa wypłaci „KW”, raportów kasowych „Rk”, bankowych dowodów wpłaty, zestawień niepodjętych poborów”; w wykazie kont w zakładowym planie kont przewidziano zaś konto 101 „Kasa” – str. 22 protokołu kontroli,

h) w badanej jednostce w okresie objętym kontrolą nie obowiązywały procedury wyboru wykonawców zamówień publicznych o wartości poniżej 14.000 euro, do których nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907, ze zm.). Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, ze zm.) w art. 44 ust. 3 pkt 1 stanowi, że wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Wewnętrzne procedury winny zapewniać właściwe udokumentowanie przestrzegania tej zasady przy zlecaniu odpłatnych dostaw, robót i usług. Po zmianie wprowadzonej ustawą z dnia 14 marca 2014 r. o zmianie ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2014 r. poz. 423) aktualnie procedury wewnętrzne powinny odnosić się do zasad wyłaniania wykonawców zamówień o wartości nieprzekraczającej 30.000 euro. W konsekwencji zamówienia o znacznej wartości – z punktu widzenia sumy planu finansowego instytucji – były udzielane przy braku udokumentowania sposobu wyboru wykonawców i zachowania w tym procesie przywołanej wyżej zasady. Na przykładzie organizacji imprez „Dni Czarnej Białostockiej” w 2013 i 2014 r. stwierdzono, że wniosek ten można odnieść m.in. do kosztów w wysokości 10.000 zł poniesionych za realizację nagłośnienia i oświetlenia podczas koncertów w dniu 6 lipca 2013 r., kosztów realizacji usług ustawienia zadaszenia scenicznego i oświetlenia w dniu 7 lipca 2013 r. za kwotę 4.000 zł przez firmę M-TECH, kosztów pokazu pirotechnicznego w dniu 6 lipca 2013 r. w wysokości 5.380 zł, umowy z Agencją Muzyczną „UNION” z dnia 28 maja 2013 r. na częściową organizację i obsługę techniczną w dniu 6 lipca 2013 r. oraz wynajem sprzętu estradowego wraz z obsługą o wartości 12.000 zł, kosztów wynajmu sprzętu estradowego i agregatu prądotwórczego w kwocie 8.000 zł w trakcie „Dni Czarnej Białostockiej” w 2014 r., kosztów zabezpieczenia imprezy w dniu 5-6 lipca 2014 r. przez agencję ochrony na kwotę 4.892,33 zł. W kwestii braku dowodów na uwzględnianie przy ponoszeniu wydatków publicznych zacytowanej wyżej zasady z ustawy o finansach publicznych należy też wskazać na fakt dokonywania zakupu usług gastronomicznych w P.P.H.U. MARMAR, których łączna wartość w 2013 r. wyniosła 67.519,36 zł, zaś w 2014 r. (do dnia 27 września 2014 r.) 41.908,48 zł – str. 42-54 protokołu kontroli.

Z ustaleń dotyczących funkcjonowania ustanowionych w Domu Kultury procedur kontroli zarządczej, wynika, że niektóre dowody księgowe nie zostały podpisane na dowód sprawdzenia pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym oraz nie zostały zatwierdzone do wypłaty. Między innymi nie zostały zatwierdzone do wypłaty 3 faktury opiewające na łączną kwotę 15.860 zł związane z organizacją koncertu J. Stachurskiego. Wskazanymi brakami naruszono postanowienia instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych oraz przepisy art. 54 ust. 3 ustawy o finansach publicznych zobowiązujące głównego księgowego m.in. do potwierdzania na dokumentach wykonania kontroli pod względem formalno-rachunkowym – str. 46-47 protokołu kontroli.

Kontrola kompletności zakresów czynności pracowników wykazała następujące uchybienia:

a) ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzi pracownica, której nie powierzono wykonywania tego typu obowiązków; na podstawie umowy zlecenia z dnia 31 grudnia 2008 r. zobowiązano ją bowiem do prowadzenia spraw kadrowo-płacowych. Z uregulowań odnoszących się do ewidencji druków zawartych w instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych wynika, że pracownikiem odpowiedzialnym za prawidłową ewidencję, gospodarkę i zabezpieczenie druków jest pracownik wyznaczony przez głównego księgowego, a w przypadku jego braku – główny księgowy – str. 27–28 protokołu kontroli,

b) zakres czynności głównego księgowego wykazywał braki w świetle zakresu obowiązków i odpowiedzialności spoczywającego na głównym księgowym na podstawie art. 54 ust. 1 o finansach publicznych, co polegało na niepowierzeniu wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi oraz dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym. W trakcie kontroli zaktualizowano zakres czynności dostosowując jego treść do przywołanych przepisów prawa – str. 4 protokołu kontroli.

Analiza prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych w świetle przepisów ustawy o rachunkowości wykazała:

a) stosowanie w księgach Domu Kultury symboli kont syntetycznych niezgodnych z wynikającymi z obowiązującego zakładowego planu kont (np. konta 010 „Środki trwałe”, zamiast przyjętego konta 011), a także stosowanie kont nieprzewidzianych postanowieniami zakładowego planu kont (np. konta 406 „Podróże służbowe”) – str. 9 protokołu kontroli,

b) zaniechanie podawania w treści zapisu księgowego opisu ewidencjonowanej operacji, co narusza wymóg zawarty w art. 23 ust. 2 pkt 3 ustawy – str. 13 protokołu kontroli,

c) częściowe dokonywanie zapisów na koncie 130 „Rachunek bieżący”, ujmowanych w dzienniku częściowym DK, w sposób nieodpowiadający danym wyciągu bankowego, co dotyczyło wszystkich wpływów tytułem opłaty startowej na konkurs fotograficzny oraz wypłat tytułem jej zwrotu. Wpłaty na konkurs w ogóle nie zostały ujęte w dzienniku DK na podstawie wyciągów bankowych – księgowano je na podstawie dowodów PK w dzienniku D14 „Konkurs fotograficzny” w innych datach niż daty wyciągów bankowych, w tym także wcześniejszych od dat wyciągów bankowych. Zwroty księgowano zaś zapisem ujemnym po stronie Wn konta 130 w korespondencji z kontem 710 (zamiast zgodnie z wyciągiem Wn 710 – Ma 130). Wskazania wymaga, że stosownie do postanowień art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości podstawę zapisów na koncie rachunku bankowego może stanowić wyłącznie dowód źródłowy (wyciąg bankowy). W instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych przyjęto, iż polecenie księgowania sporządza się w celu dokonania zapisu księgowego niewyrażającego faktu dokonania operacji gospodarczej (np. wystornowanie błędnego zapisu), co we wskazanych przypadkach nie miało miejsca. Poza tym w opisie do konta 130 w zakładowym planie kont zawarto stwierdzenie, iż zapisy na tym koncie dokonywane są na podstawie wyciągów bankowych, w związku z czym musi zachodzić pełna zgodność z bankiem. Zawarto też wymóg zachowywania zasady czystości obrotów, co oznacza, że do błędnych zapisów, zwrotów nadpłat i korekt wprowadza się dodatkowo zapis techniczny ujemny. Podkreślenia wymaga, że zasada czystości obrotów posiada znaczenie w jednostkach budżetowych, które sporządzają sprawozdania o dochodach i wydatkach na podstawie obrotów konta 130. Nie ma uzasadnienia dla jej stosowania w instytucjach kultury. Nadto należy wskazać na przepis art. 23 ust. 2 pkt 1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym zapis księgowy powinien zawierać co najmniej datę dokonania operacji gospodarczej oraz na art. 24 ust. 2 tej ustawy stwierdzający, że księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty – str. 13-16 i 22-23 protokołu kontroli,

d) zaniechanie zamknięcia ksiąg rachunkowych za 2013 r. do czasu przeprowadzania kontroli, co świadczy o naruszeniu terminu zamknięcia ksiąg wynikającego z art. 12 ust. 2 pkt 1 i ust. 4-5 ustawy o rachunkowości. Ostatecznego zamknięcia ksiąg rachunkowych za 2013 r. dokonano w trakcie kontroli – str. 15-17 protokołu kontroli,

e) zewidencjowanie zakupionego programu komputerowego o wartości 1.586,70 zł na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe”, zamiast na koncie 020 „Wartości niematerialne i prawne”, właściwym do ujmowania nabytych praw majątkowych stosownie do przyjętych zasad rachunkowości, wbrew którym nie zostało wprowadzone do księgi głównej – str. 57 protokołu kontroli,

f) prowadzenie ewidencji analitycznej pozostałych środków trwałych w podziale na rodzaje składników (np. narzędzia, sprzęt oświetleniowy, sprzęt techniczny, meble), podczas gdy zgodnie z ustalonymi procedurami (m.in. opisem zasad funkcjonowania konta 013), ewidencję tę należało prowadzić według poszczególnych miejsc używania. Realizację przyjętych zasad utrudniał fakt, iż co do większości składników majątku wpisanych do książek inwentarzowych w tym układzie brak adnotacji o miejscach ich użytkowania, co z kolei nie pozwala na ustalenie, gdzie dane składniki majątku się znajdują – str. 57-58 protokołu kontroli,

g) niegodność pomiędzy ewidencją syntetyczną i analityczną pozostałych środków trwałych na dzień 31 grudnia 2013 r., co było wynikiem nieujęcia w ewidencji analitycznej prowadzonej do konta 013 zakupionych w 2013 r. środków trwałych o łącznej wartości 2.537,07 zł. Stwierdzona nieprawidłowość świadczy o tym, że ewidencja analityczna nie była uzgadniana z ewidencją syntetyczną wbrew obowiązkowi wynikającemu z art. 16 ustawy o rachunkowości – str. 57-58 protokołu kontroli.

W zakresie sprawozdawczości stwierdzono, że w sprawozdaniu Rb-N za I kwartał 2013 r. należało wykazać kwotę 500 zł jako należności wymagalne, zaś wykazano sumę 150 zł. Z instrukcji sporządzania sprawozdania Rb-N zawartej w załączniku nr 9 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1773) wynika, że sprawozdanie Rb-N powinno prezentować należności wymagalne, przez które należy rozumieć wartość wszystkich bezspornych należności, których termin płatności dla dłużnika upłynął, a które nie zostały ani przedawnione ani umorzone. Z § 10 ust. 4 rozporządzenia wynika, że sprawozdania należy sporządzać rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym. Poza tym ustalono, iż we wszystkich kwartalnych sprawozdaniach Rb-N wykazano w poz. „depozyty” stan środków na rachunku bankowym jednostki bez pomniejszenia go o wysokość depozytów złożonych przez podmioty zewnętrzne biorące udział w postępowaniu przetargowym w celu zabezpieczenia należytego wykonania umów – wartość tych środków wynosiła 468,29 zł. Powyższe narusza przepisy § 13 ust. 1 pkt 4 załącznika nr 9 do przywołanego rozporządzenia, w świetle którego środki posiadane z tego tytułu nie podlegają wykazaniu w sprawozdaniu Rb-N – str. 17-18 protokołu kontroli.

Badając procedurę opracowywania planu finansowego Domu Kultury stwierdzono, że praktykowany w jednostce układ (szczegółowość) planu przychodów i kosztów nie odpowiada obowiązującym przepisom prawa. Zgodnie z regulacją zawartą w art. 30 ust. 3 ustawy o finansach publicznych plany finansowe samorządowych osób prawnych są sporządzane zgodnie z ustawami o ich utworzeniu, z uwzględnieniem przepisów ustawy o finansach publicznych. Ustawa o finansach publicznych wymaga, aby państwowe i samorządowe osoby prawne wyodrębniały w planach finansowych elementy wymienione w art. 31 ustawy, w tym między innymi stan należności i zobowiązań na początek i koniec roku (art. 31 pkt 6) oraz stan środków pieniężnych na początek i koniec roku (art. 31 pkt 7). Sporządzone na 2013 i 2014 r. plany finansowe nie zawierały planowanych należności i zobowiązań oraz stanu środków pieniężnych na koniec roku. Dodatkowo oba plany w swych pierwotnych wersjach oraz w planie po zmianach z maja, lipca i sierpnia 2013 r. wykazywały zerowy stan środków pieniężnych na początek danego roku, co nie odpowiadało stanowi faktycznemu. Stan środków na rachunku bankowym na początek 2013 r. wynosił bowiem 566 zł, zaś na początek roku 2014 r. – 1.880,18 zł. Z udzielonego przez Pana wyjaśnienia wynika, iż w planie finansowym stan środków pieniężnych nie był pokazywany; pokazywaliśmy w nim tylko planowane przychody i koszty; nigdy nie zwrócono nam uwagi, że robimy źle – str. 20 i 28-31 protokołu kontroli.

Analiza egzekwowania należności Domu Kultury wykazała, że do dnia zakończenia czynności kontrolnych nie podjęto przewidzianych prawem czynności zmierzających do wyegzekwowania należności w łącznej wysokości 500 zł. Pochodzą one od 2 podmiotów z tytułu wynajmu sali na pokazy przeprowadzone w listopadzie i grudniu 2009 r. Z udzielonych przez Pana Dyrektora wyjaśnień wynika, że podjęto działania poprzez wysyłanie wezwania do zapłaty za potwierdzeniem odbioru, które nie zostały odebrane; brak kontaktu telefonicznego z dłużnikami. Wezwania te pochodziły z grudnia 2009 r. oraz lipca 2010 r. Od wskazanych należności jednostka nie naliczała też odsetek. Z przepisów art. 481 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2014 r. poz. 121) wynika, iż w sytuacji gdy dłużnik opóźnia się ze spełnieniem świadczenia pieniężnego, wierzyciel może żądać odsetek za czas opóźnienia, chociażby nie poniósł żadnej szkody i chociażby opóźnienie było następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi. Jeżeli stopa odsetek nie została ustalona między stronami, nalicza się odsetki ustawowe (art. 481 § 2 k.c.). Łączna kwota nienaliczonych odsetek wyniosła na dzień 31 grudnia 2013 r. 262,49 zł. Należy wskazać, iż zgodnie art. 42 ust. 5 ustawy o finansach publicznych Dom Kultury jako jednostka sektora finansów publicznych jest zobowiązany do ustalania przypadających mu należności pieniężnych, w tym mających charakter cywilnoprawny, oraz terminowego podejmowania czynności zmierzających do wykonania zobowiązania przez dłużników – str. 26-27 oraz 35 protokołu kontroli.

Dom Kultury gromadzi wpływy z tytułu uczestnictwa w zajęciach aerobiku-fitness i w zajęciach tanecznych. W kwestii osiągania przychodów z wymienionych tytułów stwierdzono, że w 2012 r. ustanowił Pan „Regulamin i cennik za udział w zajęciach aerobiku” oraz „Regulamin i cennik za udział w zajęciach tanecznych”. Regulacje te określają m.in. stawki za zajęcia, a także termin ich wnoszenia – do 15 dnia miesiąca (opłaty są rozliczane w cyklu miesięcznym). Zwrócenia uwagi Pana Dyrektora wymaga, że proces realizacji przychodów i ustalania wysokości należności nie był dokumentowany w sposób umożliwiający jego sprawdzalność. Wpłaty z omawianych tytułów dokonywane były bowiem bezpośrednio na rachunek bankowy instytucji przez osoby korzystające z zajęć. Na podstawie dokonanych wpłat główny księgowy wystawiał rachunki bez konfrontowania z informacjami posiadanymi przez instruktorów na temat ilości osób zapisanych na zajęcia. W złożonym wyjaśnieniu wskazał Pan, że rachunki wystawiane za zajęcia zostają przekazane instruktorom zajęć a oni w ramach swojej wiedzy sprawdzają czy wszyscy uczestnicy w danych grupach zajęć opłacili swoje uczestnictwo za dany miesiąc. W efekcie kontrolowana jednostka nie była w posiadaniu informacji (dokumentów) dotyczących ewentualnych należności pozostałych do zapłaty oraz nadpłat, które pozwalałyby na dokonanie zapisów w ewidencji księgowej. Stosowany system wpłat uniemożliwiał także kontrolę prawidłowości poboru opłat, przede wszystkim zaś stwierdzenie czy wszystkie osoby zobowiązane do ich uiszczenia (tj. uczestniczące w zajęciach) wniosły należną opłatę w ustalonym terminie. Opisane błędy w funkcjonującym mechanizmie poboru opłat skutkowały m.in. nieujęciem w ewidencji księgowej Domu Kultury na dzień 31 grudnia 2012 r. wymagalnych należności z tytułu zajęć tanecznych i aerobiku na kwotę łączną 740 zł. Świadczy o tym fakt, iż wpływy w tej kwocie wniesione w styczniu, lutym, marcu, czerwcu i grudniu 2013 r. dotyczyły, jak wynika z opisu na wyciągach bankowych, nieuiszczonych należności za miesiące październik-grudzień 2012 r. Odsetek od tych wpłat nie naliczano. Nadto stwierdzono, iż w przypadku gdy z dokonanej wpłaty nie wynika okres, którego ona dotyczy, główny księgowy wystawiając rachunek także nie jest w stanie określić jakiego okresu dotyczy dana wpłata. Potwierdziła to główna księgowa w wyjaśnieniu stwierdzając, iż nie posiadała innych niż wyciąg bankowy dokumentów, z którym można stwierdzić czego wpłata dotyczy – str. 34–36 protokołu kontroli.

Kontrola przychodów Domu Kultury z tytułu najmu wykazała, że część postanowień regulaminu wynajmu pomieszczeń w Domu Kultury w Czarnej Białostockiej wprowadzonego zarządzeniem nr 1/2008 z dnia 14 stycznia 2008 r. nie była stosowana. Chodzi tu głównie o przewidziany regulaminem obowiązek wynajęcia pomieszczeń po podpisaniu umowy najmu. W udzielonym wyjaśnieniu w tej sprawie wskazał Pan, iż od pewnego czasu realizujemy najem pomieszczeń wyłącznie na podstawie przedpłaty na konto przed dniem wynajmu nie chcąc doprowadzić do niezapłaconych należności. Bardzo często najem uzgadniany jest telefonicznie lub drogą mailową i tylko przedpłata na konto jest dla nas potwierdzeniem najmu. Fizycznie osób wynajmujących salę nie widzę, bo przyjeżdżają pracownicy lub firmy wykonujące pokaz lub najem odbywa się w Wiejskim Domu Kultury w Czarnej Wsi Kościelnej lub Wólce Ratowieckiej – str. 37 protokołu kontroli.

Analiza terminowości regulowania zobowiązań wykazała, że w siedmiu przypadkach płatności dokonano z uchybieniem terminów, z czego w czterech przypadkach faktury wpłynęły do jednostki po terminie ich płatności, zaś w trzech (faktury opiewające na łączną kwotę 5.815,54 zł) wpłynęły w czasie umożliwiającym ich terminowe opłacenie. Koszty w postaci odsetek nie zostały poniesione – str. 17 protokołu kontroli. Stosownie do art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

Badanie wykonywania obowiązków inwentaryzacyjnych w odniesieniu do rzeczowych aktywów trwałych wykazało, że ostatnia inwentaryzacja tej kategorii składników majątkowych została przeprowadzona według stanu na dzień 5 stycznia 2008 r., na podstawie zarządzenia nr 1/2007 z dnia 20 grudnia 2007 r. Według zarządzenia inwentaryzacją metodą spisu z natury należało objąć środki trwałe i pozostałe środki trwałe. Na podstawie okazanych arkuszy spisowych ustalono, że dokonano inwentaryzacji składników majątkowych ewidencjonowanych na koncie 010 „Środki trwałe” i 013 „Pozostałe środki trwałe”. Stosownie do postanowień art. 26 ust. 3 pkt 3 ustawy o rachunkowości, częstotliwość inwentaryzacji uważa się za dotrzymaną, jeżeli inwentaryzację środków trwałych znajdujących się na terenie strzeżonym przeprowadzono raz w ciągu 4 lat. W związku z tym w badanej jednostce naruszono obowiązki w zakresie częstotliwości przeprowadzenia inwentaryzacji aktywów trwałych, bowiem należało je zinwentaryzować najpóźniej na dzień 5 stycznia 2012 r. Ustalona podczas kontroli wartość środków trwałych i pozostałych środków trwałych na dzień 31 grudnia 2013 r., wobec których uchybiono częstotliwości inwentaryzacji, wynosiła 872.111,30 zł. W złożonym w tej sprawie wyjaśnieniu wskazał Pan, iż nie miał wiedzy jakie są terminy przeprowadzania inwentaryzacji; przeprowadzimy ją w 2015 r. – str. 58-59 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych regulujących gospodarkę finansową i rachunkowość samorządowej instytucji kultury, jako jednostki sektora finansów publicznych, oraz nieprawidłowego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, ponosi Pan Dyrektor jako kierownik jednostki, zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych.

Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości należy do głównego księgowego. Prawa i obowiązki głównych księgowych określa art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. W zakresie regulacji wewnętrznych składających się na dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości i procedury kontroli zarządczej:

a) nadanie Domowi Kultury regulaminu organizacyjnego, po zasięgnięciu opinii organizatora oraz opinii działających w nim organizacji związkowych i stowarzyszeń twórców,

b) zaktualizowanie zawartego w instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych wykazu osób uprawnionych do zatwierdzania dokumentów pod względem formalno-rachunkowym,

c) usunięcie z polityki rachunkowości postanowień przewidujących prowadzenie wykazu składników aktywów i pasywów (inwentarza) jako elementu ksiąg rachunkowych,

d) zmodyfikowanie polityki rachunkowości poprzez zawarcie w niej kompletnych regulacji wymaganych przepisami art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. b) i c) oraz pkt 4 ustawy o rachunkowości,

e) objęcie dokumentacją opisującą przyjęte zasady rachunkowości zasad gromadzenia i przechowywania dowodów księgowych,

f) usunięcie z instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych oraz zakładowego planu kont zapisów dotyczących prowadzenia obrotu kasowego, jako niemających praktycznego zastosowania w jednostce,

g) opracowanie i wdrożenie pisemnych procedur wyboru wykonawców zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 30.000 euro,

h) zmodyfikowanie zakładowego planu kont w zakresie symboli, nazw i zasad funkcjonowania kont wskazanych w części opisowej wystąpienia i protokole kontroli, mając na uwadze jego dostosowanie do faktycznych potrzeb jednostki,

2. Zapewnienie realizacji wyłącznie dowodów księgowych opatrzonych stosownymi podpisami potwierdzającymi dokonanie kontroli i zatwierdzenie do zapłaty,

3. Wskazanie głównemu księgowemu na powinność formalnego wyznaczenia pracownika odpowiedzialnego za prawidłową gospodarkę, ewidencję i zabezpieczenie druków ścisłego zarachowania, mając na uwadze obowiązujące regulacje wewnętrzne.

4. Zobowiązanie głównego księgowego do wyeliminowania uchybień i nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) zamieszczanie w treści zapisu księgowego opisu księgowanej operacji,

b) przestrzeganie wskazanych w części opisowej wystąpienia zasad ewidencji na koncie rachunku bieżącego, wynikających z ustawy o rachunkowości oraz przepisów wewnętrznych,

c) zamykanie ksiąg rachunkowych w terminie określonym przepisami prawa,

d) systematyczne naliczanie i ujmowanie w księgach odsetek należnych Domowi Kultury z tytułu nieopłacanych w terminie należności,

e) ewidencjowanie składników majątkowych, zaliczanych do wartości niematerialnych i prawnych na koncie 020, jak to wynika z zakładowego planu kont; dokonanie korekty błędnego zapisu księgowego w tym zakresie,

f) wyeliminowanie rozbieżności między przepisami wewnętrznymi a stosowaną praktyką w zakresie sposobu prowadzenia ewidencji analitycznej pozostałych środków trwałych,

g) objęcie ewidencją analityczną do konta 013 wszystkich składników majątkowych, które zaewidencjonowano jedynie na koncie syntetycznym; uzgadnianie ewidencji syntetycznej z ewidencją analityczną pozostałych środków trwałych co najmniej na koniec roku.

5. Wykazywanie danych w sprawozdaniu Rb-N zgodnie z zasadami określonymi instrukcją sporządzania tych sprawozdań.

6. Sporządzanie planów finansowych Domu Kultury z uwzględnieniem wszystkich elementów wskazanych przepisami art. 31 ustawy o finansach publicznych oraz zgodnie ze stanem faktycznym w zakresie środków pieniężnych na początek danego roku.

7. Podjęcie działań windykacyjnych w celu wyegzekwowania należności wskazanych w części opisowej wystąpienia i protokole kontroli, a w przypadku bezskuteczności podjętych działań dokonane ich umorzenia.

8. Opracowanie i wdrożenie pisemnych procedur obiegu i kontroli dokumentów w zakresie gromadzenia przychodów z tytułu uczestnictwa w zajęciach aerobiku i zajęciach tanecznych, zapewniających sprawdzalność tych procesów oraz umożliwiających uzyskiwanie danych dotyczących należności pozostałych do zapłaty oraz nadpłat, mając na względzie uwagi zawarte w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia.

9. Przestrzeganie regulacji wewnętrznych określających obowiązek wynajmowania pomieszczeń po podpisaniu pisemnej umowy najmu.

10. Terminowe regulowanie zobowiązań.

11. Niezwłoczne zarządzenie przeprowadzenia inwentaryzacji środków trwałych i pozostałych środków trwałych.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

           Zastępca  Prezesa

   Regionalnej Izby Obrachunkowej

           w Białymstoku

Do wiadomości:

Burmistrz Czarnej Białostockiej