Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Gminy w Czyżach

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 07 maja 2014 roku (znak: RIO.I.6001-4/14), o treści jak niżej:

Pan

Jerzy Wasiluk

Wójt Gminy Czyże

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Czyże za 2013 r. i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Czyże na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r. poz. 1113, ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

                   Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2014 r. poz. 191), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

Badanie prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych, przeprowadzone pod kątem zgodności z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289), wykazało uchybienia polegające na:

a) naruszeniu przepisów art. 13 ust. 5 ustawy poprzez niedokonanie automatycznego przeniesienia sald występujących na kontach księgowych w bilansie zamknięcia roku 2012 jako sald bilansu otwarcia 2013 r. Salda do bilansu otwarcia 2013 r. zostały wprowadzone ręcznie – str. 5 protokołu kontroli,

b) zaewidencjonowaniu na koncie 226 „Należności długoterminowe” należności na kwotę 802,30 zł zabezpieczonej hipoteką przymusową, mimo że nie miała ona cech należności długoterminowej w rozumieniu przepisów określających zasady sporządzania sprawozdawczości – dotyczyła zaległości z tytułu podatku rolnego. O posiadaniu cech należności długoterminowej nie decyduje sposób jej zabezpieczenia. Zgodnie z załącznikiem nr 3 do rozporządzenia konto 226 służy do ewidencji długoterminowych należności lub długoterminowych rozliczeń z budżetem. Ujmuje się na nim w szczególności długoterminowe należności ewidencjonowane w korespondencji z kontem 840 „Rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów”. Na stronie Ma konta 226 ujmuje się w szczególności przeniesienie należności długoterminowych do krótkoterminowych – na konto 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”. W trakcie kontroli kwotę zaległości z tytułu podatku rolnego wyksięgowano z konta 226 na konto 221 – str. 11 protokołu kontroli,

c) nieujęciu w ewidencji księgowej należności w kwocie 1.285,50 zł, związanej z wydanym w dniu 6 lutego 2012 r. przez Sąd Rejonowy w Białymstoku I Wydział Cywilny nakazem zapłaty w postępowaniu upominawczym – należności dotyczyły poniesionych przez gminę kosztów sądowych (1.279,50 zł) oraz kosztów nadania nakazowi zapłaty klauzuli wykonalności (6 zł). W wyniku czynności kontrolnych w dniu 3 marca 2014 r. należności te ujęto w księgach rachunkowych – str. 10-11 protokołu kontroli,

d) niewłaściwym prowadzeniu ewidencji operacji dotyczących Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Stan Funduszu wynikający z konta 851 „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych” zarówno na początek jak i na koniec 2013 r. był wyższy od wartości aktywów Funduszu wykazanych na kontach 135 „Rachunki środków funduszy specjalnego przeznaczenia” i 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” o sumę 10.354,01 zł. W złożonym wyjaśnieniu Skarbnik stwierdził, że różnica spowodowana była błędnym księgowaniem przed 2006 r. W trakcie kontroli dokonano stosownego zapisu korygującego stan ZFŚS w korespondencji z kontem 800 „Fundusz jednostki” – str. 8-9 protokołu kontroli,

e) nieujęciu na koncie 080 „Środki trwałe w budowie (inwestycje)” kosztu inwestycyjnego w wysokości 4.480 zł związanego z realizacją zadania pn. „Instalacja kotłowni w Zespole Szkół w Czyżach”, dotyczącego wykonania dokumentacji projektowej. Wydatek ten zakwalifikowano do kosztów działalności bieżącej w 2009 r. (roku, w którym dokonano wydatku). Powstałe w wyniku realizacji zadania inwestycyjnego efekty o łącznej wartości 98.930,09 zł, na które składały się koszty instalacji kotłowni w wysokości 94.010,09 zł i koszty nadzoru inwestorskiego w kwocie 4.920 zł, przekazano na stan środków trwałych Zespołu Szkół. Zgodnie z zasadami funkcjonowania konta 080, zawartymi w przepisach rozporządzenia, służy ono do ewidencji kosztów inwestycji rozpoczętych oraz rozliczenia kosztów inwestycji na uzyskane efekty inwestycyjne – str. 58 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli rozrachunków ustalono, że należności z tytułu czynszu dzierżawnego w kwocie 207,20 zł (od 1 dłużnika), które powstały w latach 2009-2010, uległy przedawnieniu w świetle przepisów art. 118 Kodeksu cywilnego. W trakcie kontroli dokonał Pan formalnego umorzenia opisywanej należności, co stanowiło podstawę ich wyksięgowania z ksiąg rachunkowych – str. 11 protokołu kontroli.

Zgodnie z brzmieniem art. 30 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, ze zm.) plany finansowe samorządowych osób prawnych są sporządzane zgodnie z ustawami o ich utworzeniu, z uwzględnieniem przepisów ustawy o finansach publicznych. W art. 31 tej ustawy wskazano wymagane elementy planu finansowego wszystkich jednostek podsiadających osobowość prawną, zaliczanych do sektora finansów publicznych. Okazane plany finansowe Gminnego Ośrodka Kultury w Czyżach na 2013 i 2014 r., wbrew postanowieniom art. 31, nie zawierały danych na temat stanu należności i zobowiązań na początek i koniec roku oraz stanu środków pieniężnych na koniec roku – str. 14 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości procedur zbywania nieruchomości z gminnego zasobu (str. 16-18 protokołu kontroli) wykazała, że:

a) sporządzone wykazy nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży w drodze bezprzetargowej oraz w drodze przetargu ustanego nieograniczonego nie zawierały wszystkich elementów wymaganych przepisami art. 35 ust. 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2014 r. poz. 518). Wykazy nie określały terminu do złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości na podstawie art. 34 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy. Zgodnie z przywołanymi przepisami termin złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje prawo pierwszeństwa, nie może być krótszy niż 6 tygodni od dnia wywieszenia wykazu,

b) informacja o wywieszeniu wykazu nieruchomości przeznaczonej do zbycia w drodze bezprzetargowej nie została upubliczniona zgodnie z art. 35 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Nieprawidłowość dotyczyła braku udokumentowania zamieszczenia informacji o wywieszeniu wykazu w prasie lokalnej oraz na stronach internetowych Urzędu Gminy,

c) z okazanej w trakcie kontroli dokumentacji zbycia działki nr 155 położonej we wsi Leniewo wynika, że sprzedaży, z zastosowaniem trybu bezprzetargowego, dokonano na rzecz dotychczasowego dzierżawcy nieruchomości, któremu przysługiwało prawo pierwokupu w oparciu o przepisy art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 11 kwietnia 2003 r. o kształtowaniu ustroju rolnego (Dz. U. z 2012 r. poz. 803). Jako podstawę zbycia nieruchomości w trybie bezprzetargowym przywołano ponadto przepisy art. 34 ust. 1 pkt 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami regulujące prawo pierwszeństwa w nabyciu nieruchomości jednostki samorządu terytorialnego w sytuacji przysługiwania osobie roszczenia o nabycie nieruchomości z mocy ustawy o gospodarce nieruchomościami lub odrębnych przepisów. Podkreślenia wymaga, że przepis art. 3 ust. 1 ustawy o kształtowaniu ustroju rolnego przyznaje z mocy ustawy dzierżawcy nieruchomości rolnej, w przypadku jej sprzedaży przez osobę prawną (w tym przypadku gminę), prawo pierwokupu, które należy rozumieć jako zastrzeżenie dla jednej ze stron (uprawnionego do pierwokupu) pierwszeństwa kupna oznaczonej rzeczy na wypadek, gdyby druga strona (zobowiązany z tytułu prawa pierwokupu) sprzedała rzecz osobie trzeciej. Skorzystanie z prawa pierwokupu wymaga uprzedniego zawarcia przez zobowiązanego z tytułu prawa pierwokupu warunkowej umowy sprzedaży nieruchomości z osobą trzecią, a następnie zawiadomienia uprawnionego (w tym przypadku dzierżawcy) o treści warunkowej umowy sprzedaży nieruchomości zawartej pomiędzy właścicielem a osobą trzecią, które to zawiadomienie wywołuje skutki określone w przepisach art. 569-602 k.c. dotyczących prawa pierwokupu (art. 3 ust. 2 i 3 ustawy o kształtowaniu ustroju rolnego). Prawo pierwokupu należy odróżnić od prawa pierwszeństwa, uregulowanego m.in. w art. 34 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Zasadnicza różnica sprowadza się do tego, że prawo pierwszeństwa realizuje się przed zbyciem nieruchomości przez właściciela, tj. w momencie powzięcia zamiaru jej zbycia, a co za tym idzie uprawniony z prawa pierwszeństwa powinien zostać zawiadomiony o zamiarze zbycia nieruchomości, a nie, jak w przypadku prawa pierwokupu, o treści warunkowej umowy sprzedaży. Resumując, prawo pierwokupu nieruchomości na podstawie ustawy o kształtowaniu ustroju rolnego przysługujące dzierżawcom aktualizuje się po wyłonieniu przez gminę – po przeprowadzeniu przetargu – ewentualnego nabywcy nieruchomości rolnej i zawarciu z nim warunkowej umowy sprzedaży. Zatem rezygnacja z zastosowania przetargowej drogi zbycia opisywanej nieruchomości nie znajdowała uzasadnienia prawnego.

Kontrola zagadnień związanych z realizacją Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych wykazała wydatek na zakup obrazu o wartości 87 zł (w ramach podziękowania dla członka Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych), który nie był ujęty jako zadanie w GPPiRPA na 2013 r. – str. 54 protokołu kontroli.

Analiza wykonywania obowiązków inwentaryzacyjnych wykazała, że środki trwałe w postaci budynków i budowli, do których dostęp nie jest znacznie utrudniony (o łącznej wartości księgowej 5.221.315,57 zł), zinwentaryzowano według stanu na dzień 31 lipca 2012 r. metodą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników. Wskazania wymaga, że zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości inwentaryzację środków trwałych, do których dostęp nie jest utrudniony przeprowadza się drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic. Należy dodać, iż zastosowanie niewłaściwej metody inwentaryzacji budynków i budowli było pochodną regulacji zawartych w instrukcji inwentaryzacyjnej wprowadzonej przez Pana Wójta zarządzeniem nr 140/06 z dnia 25 maja 2006 r., dopuszczających inwentaryzację środków trwałych, do których dostęp nie jest znacznie utrudniony metodą tzw. weryfikacji. Ustalono, że podstawę wprowadzenia przedmiotowych regulacji stanowiły nieobowiązujące już przepisy § 5 ust. 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont… (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.), które stanowiły m.in., że budynki i budowle podlegają inwentaryzacji w sposób określony w przyjętych przez jednostkę zasadach rachunkowości, zgodnie z którymi grunty, budynki i budowle podlegały inwentaryzacji w sposób określony w przyjętych przez jednostkę zasadach rachunkowości. W wyniku działań kontrolnych, zarządzeniem nr 1/2014 z dnia 17 marca 2014 r., dokonał Pan zmiany instrukcji inwentaryzacyjnej dostosowującej jej postanowienia do wymogów ustawy o rachunkowości – str. 63-65 protokołu kontroli.

Kontrola dotacji udzielonej powiatowi hajnowskiemu tytułem pomocy finansowej na przebudowę dróg powiatowych nr 1614B i 1613B wykazała, że zawarcie umowy w sprawie udzielenia w 2013 r. dotacji na kwotę 123.409,91 zł nie było poprzedzone uchwałą Rady Gminy w sprawie udzielenia pomocy finansowej, jak tego wymaga art. 216 ust. 2 pkt 5 ustawy o finansach publicznych – str. 68 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy badaniu poddano także dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749, ze zm.), jest Pan Wójt. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, co doprowadziło do następujących ustaleń. 

Z przestawionej w trakcie kontroli ewidencji wynika, że w roku 2013 przeprowadzono 2 kontrole podatkowe. W trakcie weryfikacji akt kontroli stwierdzono, że w protokołach kontroli nie zawarto oceny prawnej sprawy będącej przedmiotem kontroli. Sytuacja taka stanowi naruszenie art. 290 § 2 pkt 6a Ordynacji podatkowej – str. 22 protokołu kontroli.

Badaniu poddano sprawozdania Rb-27S i Rb-PDP sporządzone za rok 2013 w zakresie przedstawionych w nich danych dotyczących obniżenia górnych stawek podatków oraz skutków  udzielonych ulg odroczeń, umorzeń, zwolnień oraz zaniechania poboru. W jej wyniku ustalono, że zaniżono o kwotę 2.084 zł skutki zastosowania zwolnienia w podatku od nieruchomości od osób prawnych i jednostek niemających osobowości prawnej, wynikającego z uchwały Rady Gminy Czyże Nr VIII/68/03 z dnia 9 grudnia 2003 r. w sprawie zwolnień z podatku od nieruchomości. W związku z powyższym sprawozdania zostały sporządzone z naruszeniem § 5 pkt 2 i § 9 ust. 2 obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103). Obecnie zasady sporządzania sprawozdawczości budżetowej regulują przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U z 2014 r. poz. 119) – str. 23 protokołu kontroli.

                   Analiza dokumentacji podatkowej podatników opłacających podatek od nieruchomości wykazała, że jej stan nie daje możliwości weryfikacji danych dotyczących wykazanych do opodatkowania budynków i budowli. W związku z powyższym organ podatkowy ma ograniczone możliwości przeprowadzania czynności sprawdzających w zakresie wskazanym art. 272 pkt 3 Ordynacji podatkowej. Zgodnie z jego treścią organy podatkowe mają obowiązek ustalenia stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami – str. 24 protokołu kontroli.

                   Kontrolując prawidłowość realizacji dochodów z tytułu podatków lokalnych stwierdzono, że:

- nie zweryfikowano deklaracji podatkowej złożonej przez podatnika wymienionego w załączniku nr 3/2 do protokołu kontroli pod poz. 18, który zgodnie z zapisami ewidencji gruntów i budynków jest posiadaczem działki ….[1] o pow. 800 m2 (Bi). Z wyjaśnienia, które złożył podatnik, wynika, że nie jest on posiadaczem przedmiotowej działki. W związku z powyższym należy wystąpić do organu prowadzącego ewidencję gruntów i budynków o potwierdzenie zapisów zawartych w ewidencji – str. 24-25 protokołu kontroli,

                   - nie ustalono w przypadku  podatnika wymienionego w załączniku nr 3/2 pod poz. 28, czy w zakresie jego działalności jest działalność inna niż rolnicza. W złożonej deklaracji podatnik wykazał część posiadanych gruntów do opodatkowania jako pozostałe (83 m2) oraz 3.338 m2 jako zwolnione z podatku na mocy art. 7 ust. 10 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2010 r. Nr 95, poz. 613 ze zm.) – str. 25 protokołu kontroli,

- w przypadku podatników wymienionych w załączniku nr 3/3 pod poz. 2 i 14 naruszono postanowienia art. 3 ust. 5 z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U z 2013 r. poz. 1381, ze zm.), zgodnie z którym,  jeżeli grunty o których mowa w art. 1 ustawy stanowią współwłasność lub znajdują się w posiadaniu dwóch lub więcej podmiotów, to stanowią odrębny przedmiot opodatkowania podatkiem rolnym, a obowiązek podatkowy ciąży solidarnie na wszystkich współwłaścicielach (posiadaczach), z zastrzeżeniem ust. 6. Kontrola wykazała, że w złożonych deklaracjach ujęli oni wspólnie powierzchnię gruntów będących w wyłącznym ich posiadaniu oraz wyliczony udział gruntów, które współposiadają. Ten sam rodzaj nieprawidłowości stwierdzono również w przypadku podatnika podatku leśnego,  wymienionego w załączniku nr 3/4 pod poz. 7. W tym przypadku wykazując w jednej deklaracji grunty będące w jego wyłącznym opodatkowaniu i udział w gruntach posiadanych we współwłasności naruszono art. 2 ust. 4 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o podatku leśnym (Dz. U. z 2013 r. poz. 465) – str. 29 i 31 protokołu kontroli,

- organ podatkowy nie reagował właściwie na naruszenie przez podatnika wymienionego w załączniku nr 3/3 pod poz. 1 obowiązku składania deklaracji w terminach wynikających z art. 6a ust. 8 pkt 2 ustawy o podatku rolnym. Z dokumentacji podatkowej wynika, że w kontrolowanym okresie złożył on kilka deklaracji korygujących. Część z nich wpłynęło z kilkumiesięcznym opóźnieniem w stosunku do zdarzeń, które dokumentują. W kilku przypadkach korygowane są te same okresy opodatkowania. Należy również wyegzekwować od podatnika wyjaśnienia do składanych deklaracji korygujących w sposób czytelny umożliwiające ustalenie przyczyn ich złożenia. Obecnie podatnik wskazując jako przyczyny odsyła do załącznika w postaci tabeli, która jest nieprzejrzysta i nieczytelna. Ponadto należy ustalić faktyczną powierzchnię gruntów podlegającą opodatkowaniu w 2013 r. Z porównania ogólnej powierzchni gruntów będącej w posiadaniu podatnika, wynikającej z ewidencji gruntów i budynków, która wynosi 460,0387 ha z powierzchnią gruntów oddanych w dzierżawę (373,0739 ha) i wykazaną w pierwszej deklaracji na podatek rolny (156,4917 ha) i podatek leśny (15,592 ha) wynika, że posiadaniu podatnika jest o 85,1189 ha więcej niż według danych geodezyjnych. Natomiast gdyby porównać dane geodezyjne z danymi wynikającymi z ostatniej deklaracji na podatek rolny i deklaracji na podatek leśny (niezmienna powierzchnia) oraz wykazem gruntów rozdysponowanych, otrzymanym w styczniu 2014 r. (332,6136 ha), można stwierdzić, że na koniec roku podatnik zaniżył posiadaną powierzchnię gruntów rolnych i leśnych o 20,1071 ha – str. 27-28 protokołu kontroli,

- organ podatkowy naruszył wskazania art. 272 pkt 3 Ordynacji podatkowej, ponieważ w przypadku podatnika wymienionego w załączniku nr 3/3 pod poz. 9 nie podjął żadnych działań w celu ustalenia prawidłowości naliczenia podatku w deklaracji złożonej w dniu 17 stycznia 2013 r. Z jej treści wynika, że podatnik wykazał do opodatkowania grunty rolne o pow. 0,3 ha, opodatkowane zgodnie z art. 4 ust. 1 pkt 2 ustawy o podatku rolnym. Posiadana przez organ podatkowy ewidencja gruntów i budynków jest zawężona do terytorium gminy Czyże, a zatem w przypadku podatników spoza terenu gminy istnieje potencjalna możliwość posiadania przez nich użytków rolnych na terenie innych gmin i przekroczenia powierzchni posiadanych gruntów powyżej 1 ha fizycznego lub przeliczeniowego. Skutkowałoby to zmianą sposobu ich opodatkowania, zgodnie z zasadą wynikającą z art. 4 ust. 1 pkt 1 ustawy. Naruszenie wskazanego przepisu stwierdzono również w przypadku podatnika wymienionego w załączniku 3/2 pod poz. 4. Z ewidencji podatkowej wynika, że deklaracja na rok 2013 zawierała dane niezgodne z zapisami ewidencji gruntów i budynków (powierzchnia przeliczeniowa do opodatkowania wynosi 90,594 ha). Korekta deklaracji wpłynęła dopiero w dniu 15 stycznia 2014 r. Ponieważ przez cały rok organ podatkowy nie podjął kroków w celu wyegzekwowania prawidłowej deklaracji należy uznać, że nie była ona poddana czynnościom sprawdzającym – str. 29-30 protokołu kontroli,

- deklaracji podatkowych nie złożyły podmioty wymienione w załączniku nr 3/2 pod poz. 23 (posiada 613 m2 gruntów sklasyfikowanych jako Bi) i poz. 24 (posiada 600 m2 gruntów sklasyfikowanych jako Bi). Z wyjaśnień uzyskanych w trakcie kontroli wynika, że grunty te zostały wykazane w deklaracji podatnika z pozycji 22, który jest ich właścicielem. Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 4 ustawy o podatkach i opłatach podatnikami podatku od nieruchomości są posiadacze nieruchomości będących własnością jednostek samorządu terytorialnego, jeżeli posiadanie wynika z umowy zawartej z właścicielem lub bezumownie – str. 25 protokołu kontroli,

- w przypadku podatnika wymienionego w załączniku nr 3/4 pod poz. 6 organ podatkowy nie posiada dokumentacji umożliwiającej zweryfikowanie prawidłowości wykazania części lasów jako ochronnych, a tym samym dokonania czynności sprawdzających w zakresie wskazanym w art. 272 Ordynacji podatkowej. W deklaracji podatkowej podatnik wykazał jako lasy ochronne 10,9928 ha gruntów leśnych – str. 33 protokołu kontroli,

- wykazana w deklaracji przez podatnika wymienionego w załączniku nr 3/4  pod poz. 8 powierzchnia gruntów leśnych nie odzwierciedla zapisów ewidencji gruntów i budynków oraz wykazu gruntów oddanych w dzierżawę. Z ewidencji geodezyjnej wynika, że posiada on grunty leśne o powierzchni 36,2175 ha. Natomiast w deklaracji wykazał 15,592 ha lasów pozostałych oraz 0,2122 ha lasów zwolnionych ze względu na wiek drzewostanu nieprzekraczający 40 lat. Powierzchnia gruntów rozdysponowanych wynikająca z przedstawionych przez podatnika dokumentów wynosi 7,5363 ha. Różnica pomiędzy danymi w ewidencji gruntów i budynków a dokumentami przedstawionymi przez podatnika wynosi 9,4309 ha – str. 33 protokołu kontroli,

- w przypadku podatnika wymienionego w załączniku nr 3/5 pod poz. 3 dane w ewidencji podatkowej i informacji podatkowej są niezgodne z zapisami ewidencji gruntów i budynków, w myśl których jest on posiadaczem 2,852 ha gruntów sklasyfikowanych jako R IIIb. Natomiast podstawą wymiaru są grunty o wskazanej powierzchni sklasyfikowane jako R IIIa. W sytuacji tej mamy do czynienia z naruszeniem art. 4 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku rolnym, w myśl którego podstawą naliczenia podatku są dane wynikające z ewidencji gruntów i budynków. Skutkiem pomyłki było zawyżenie podatku o 131 zł. W trakcie kontroli dokonano zmiany wymiaru. Rozbieżności miedzy zapisami ewidencji podatkowej i ewidencji gruntów i budynków stwierdzono również w przypadku podatnika wymienionego pod poz. 6. Z ewidencji gruntów i budynków wynika, że posiada on następujące rodzaj gruntów: R IVa - 0,9048 ha, Br IVa - 0,2387 ha, Ps III 0,3579 ha Br Ps III – 0,0134 ha, R IVb – 3,5363 ha, Ps IV - 1,8299 ha, W Ps IV – 0,0410 ha. Natomiast w ewidencji podatkowej widnieją następujące grunty : R IVa - 0,9182 ha, Ps III 0,3579 ha, R IVb – 3,775 ha, Ps IV - 1,8299 ha, W Ps IV – 0,0410 ha. W trakcie kontroli organ podatkowy dokonał zmiany wymiaru podatku, co skutkowało zwiększeniem zobowiązania podatkowego o 9 zł – str. 34 protokołu kontroli,

- w przypadku podatnika wymienionego w załączniku nr 3/5 pod poz. 4 należy wyjaśnić, czy umowa dzierżawy gruntów o pow. 1,7 ha została zawarta w oparciu przepisy o ubezpieczeniu społecznym rolników. Przedmiotowe grunty są własnością osoby fizycznej, a zgodnie z art. 3 ust. 3 ustawy o podatku rolnym tylko w takim przypadku przepisy dopuszczają przeniesienie obowiązku podatkowego na dzierżawcę. Organ podatkowy w aktach  podatnika nie posiada kopii umowy – str. 34 protokołu kontroli,

- organ podatkowy dokonując odrębnego opodatkowania nieruchomości zajętych na działalność gospodarczą od pozostałych nieruchomości naruszył postanowienia art. 6c ust. 1 ustawy o podatku rolnym oraz § 11 ust. 3 pkt 1 i ust. 4 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 208, poz. 1375). Nieprawidłowość tę stwierdzono w przypadku podatników wymienionych pod poz. 53 i 54 – str. 35 protokołu kontroli,

- podatnicy wymienieni w załączniku nr 3/3 pod poz. 12 i 13 złożyli deklaracje po terminie wynikającym z art. 6a ust. 8 pkt 1 ustawy o podatku rolnym. W przypadku pierwszego z nich deklaracja wpłynęła w dniu 21 stycznia 2013 r., natomiast dokument drugiego podatnika w dniu 31 stycznia 2013 r. –str. 31 protokołu kontroli.

                   Ponadto, mając na uwadze postanowienia art. 1a ust. 1 pkt 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, zgodnie z którymi za grunty, budynki i budowle związane z prowadzeniem działalności gospodarczej uważa się grunty, budynki i budowle będące w posiadaniu przedsiębiorcy lub innego podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą, z wyjątkiem budynków mieszkalnych oraz gruntów związanych z tymi budynkami, a także gruntów, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1 lit. b), chyba że przedmiot opodatkowania nie jest i nie może być wykorzystywany do prowadzenia tej działalności ze względów technicznych, należy zweryfikować prawidłowość opodatkowania podatników wymienionych w załączniku nr 3/5 pod poz. 47 i 48. Pierwszy z nich w informacji podatkowej wykazał do opodatkowania 70 m2 gruntów związanych z działalnością gospodarczą, 518 m2 gruntów pozostałych i 66,80 m2 budynków związanych z działalnością gospodarczą. W drugim przypadku z 7.300 m2 gruntów objętych przepisami o podatku od nieruchomości, jako zajęte na działalność podatnik wskazał jedynie 806,80 m2. Z informacji podatkowych nie wynika, aby pozostałe grunty były wykorzystywane do celów mieszkaniowych – str. 35 protokołu kontroli.

Z zapisów w ewidencji upomnień wynika, że nie jest zachowana ciągłości numeracji upomnień, co stanowi naruszenie § 4 ust. 2  z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz. 1541 ze zm.). Zgodnie z jego treścią upomnienie oznacza się kolejnym numerem ewidencji upomnień. Z wyjaśnień uzyskanych w trakcie kontroli wynika, że brak ciągłości numeracji jest konsekwencją nieprawidłowego generowania upomnień przez program komputerowy. W przypadku podatników, którzy opłacają podatki w formie łącznego zobowiązania pieniężnego program komputerowy wystawia jedno upomnienie, natomiast w ewidencji zarejestrowane byłyby trzy upomnienia posiadające odrębną numerację. Ponieważ nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji upomnień za pomocą komputera, to wykorzystując tę formę należy zadbać aby program komputerowy przy pomocy którego generowane są upomnienia i ewidencja uwzględniał obowiązujące w tym zakresie przepisy. Stwierdzono ponadto, że przy wystawianiu upomnienia drukowany jest jednie oryginał dokumentu. Zgodnie z § 4 ust. 1 przywołanego rozporządzenia upomnienie sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których jeden przeznaczony jest dla zobowiązanego, a drugi pozostaje w aktach sprawy – str. 39-41 protokołu kontroli.

Mając na uwadze opis zawarty na str. 42-45 protokołu kontroli należy wskazać, że w niektórych poddanych badaniu decyzjach analiza treści uzasadnienia faktycznego oraz wyjaśnień do uzasadnienia prawnego wskazuje na brak podstaw do zastosowania ulgi w związku z brakiem występowania przesłanek w postaci ważnego interesu publicznego lub interesu podatnika. Tym samym podjęte rozstrzygnięcie w postaci udzielenia ulgi w zapłacie podatku narusza art. 67a § 1 Ordynacji podatkowej. Przepis ten stanowi, że organ podatkowy, na wniosek podatnika, z zastrzeżeniem art. 67b, w przypadkach uzasadnionych ważnym interesem podatnika lub interesem publicznym, może odroczyć termin płatności podatku lub rozłożyć zapłatę podatku na raty, odroczyć lub rozłożyć na raty zapłatę zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę lub odsetki określone w decyzji, o której mowa w art. 53a, umorzyć w całości lub w części zaległości podatkowe, odsetki za zwłokę lub opłatę prolongacyjną. Organ podatkowy przywilej zastosowania ulgi uzyskuje dopiero wówczas gdy zostanie dowiedzione, że ma do czynienia z sytuacją, dowiedzioną w trakcie postępowania podatkowego, występowania ważnego interesu podatnika lub publicznego. W innym przypadku organ podatkowy nie ma uprawnień do zastosowania ulgi. Natomiast ich występowanie umożliwia dowolne dysponowanie tym uprawnieniem. Stanowisko takie ma potwierdzenie w orzecznictwie m.in. w wyroku NSA z 29 października 2010 r., II FSK 1017/09, w którym skład sędziowski potwierdził, że: „… użyte w omawianym przepisie przez ustawodawcę sformułowanie "może", wskazuje jednoznacznie na to, że decyzja wydana na podstawie powyższego przepisu jest decyzją o charakterze uznaniowym. Oznacza to, że do organu administracji państwowej należy wybór jednego z możliwych sposobów rozstrzygnięcia sprawy. Uznanie to jest ograniczone kierunkowymi dyrektywami wyboru, jakimi są użyte w treści przepisu zwroty: ważny interes podatnika oraz interes publiczny. Oznacza to, że prawem do umorzenia zaległości podatkowych dysponuje organ podatkowy na zasadzie uznania administracyjnego. Jeżeli zatem wystąpią zdarzenia lub okoliczności nadzwyczajne, to organ podatkowy jest władny do ich oceny w aspekcie ważnego interesu podatnika lub interesu publicznego i może, ale nie musi, umorzyć zaległość podatkową. …”. Ponadto WSA w Łodzi w wyroku z dnia 3 listopada 2010 r., I SA/Łd444/10, stwierdził, iż „…Bez względu na uregulowania art. 67b o.p. w każdym przypadku organ udzielający ulgi powinien stwierdzić czy spełnione zostały przesłanki określone w art. 67a § 1 o.p.. Jeżeli ważny interes podatnika lub interes publiczny nie występują w sprawie, organ podatkowy nie może udzielić ulg w spłacie należności, nawet jeżeli pomoc taka byłaby dopuszczalna na gruncie odrębnych przepisów, w tym art. 67b o.p. …”.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy.

Organem wykonawczym gminy wiejskiej jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowywania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Wójcie – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały, stosownie do postanowień zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązku głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania uchybień w prowadzeniu ksiąg rachunkowych poprzez:

a) zapewnienie automatycznego przenoszenia sald bilansu zamknięcia do bilansu otwarcia roku następnego,

b) ewidencjonowanie na koncie 080 wszystkich ponoszonych nakładów inwestycyjnych celem prawidłowej wyceny poszczególnych efektów działalności inwestycyjnej.

2. Terminowe podejmowanie czynności egzekucyjnych wobec dłużników należności cywilnoprawnych, mając na uwadze niedopuszczenie do ich przedawnienia.

3. Przekazanie dyrektorowi Gminnego Ośrodka Kultury w Czyżach uwag zawartych w części opisowej wystąpienia dotyczących prawidłowości sporządzania planów finansowych instytucji kultury.

4. W zakresie procedur zbywania nieruchomości:

a) zawieranie w wykazach nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży wszystkich informacji wymaganych przepisami art. 35 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami,

b) podawanie w prasie lokalnej oraz na stronach internetowych Urzędu informacji o wywieszeniu wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży,

c) zaniechanie zbywania nieruchomości rolnych stanowiących własność gminy w drodze bezprzetargowej dzierżawcom, którym przysługuje prawo pierwokupu w oparciu o ustawę o kształtowaniu ustroju rolnego.

5. Dokonywanie wydatków na profilaktykę i przeciwdziałanie alkoholizmowi zgodnie z celami wskazanymi w Gminnym Programie.

6. Inwentaryzacji środków trwałych z zastosowaniem metod przewidzianych ustawą o rachunkowości dla poszczególnych rodzajów środków trwałych.

7. Zawieranie umów w sprawie udzielenia pomocy finansowej innej jednostce samorządu terytorialnego w oparciu o odrębną uchwałę Rady Gminy w tej sprawie podjętą na podstawie art. 216 ust. 2 pkt 5 ustawy o finansach publicznych.

8. Przestrzeganie zasad przeprowadzania kontroli podatkowych określonych we wskazanych przepisach Ordynacji podatkowej.

9. Sporządzenie korekty sprawozdań Rb-27S i Rb-PDP za 2013 rok.

10. Gromadzenie dokumentacji podatkowej umożliwiającej prowadzenie czynności sprawdzających w zakresie wynikającym z treści wskazanych przepisów Ordynacji podatkowej.

11. Wyeliminowanie wskazanych w protokole i części opisowej wystąpienia nieprawidłowości w zakresie danych wykazanych w informacjach i deklaracjach podatkowych oraz ich zgodności z obowiązującymi przepisami. W odpowiedzi na zalecenia przedstawienie wyników (w tym finansowych) poszczególnych ustaleń.

12. Prowadzenie postępowania upominawczego, w tym także ewidencji upomnień, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

13. Przestrzeganie przepisów Ordynacji podatkowej w zakresie prowadzenia postępowania podatkowego oraz wymogów formalnych dotyczących wydawanych decyzji podatkowych.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.