Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Miejskim w Jedwabnem

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 12 września 2014 roku (znak: RIO.I.6001-12/14), o treści jak niżej:

Pan

Krzysztof Moenke

Burmistrz Jedwabnego

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Jedwabne za 2013 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Miejskim w Jedwabnem na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r. poz. 1113, ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

                   Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2014 r. poz. 191), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

W zakresie dotyczącym instytucji kultury (w tej formie działa Biblioteka Publiczna w Jedwabnem i Miejsko-Gminny Ośrodek Kultury w Jedwabnem) stwierdzono, że nie był prowadzony rejestr instytucji kultury w formie elektronicznej. Od 21 maja 2012 r. obowiązuje rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 26 stycznia 2012 r. w sprawie sposobu prowadzenia i udostępniania rejestru instytucji kultury (Dz. U. z 2012 r. poz. 189) nakładające obowiązek prowadzenia rejestru instytucji w formie elektronicznej. Rejestr instytucji kultury w formie elektronicznej został opracowany i opublikowany w trakcie kontroli – str. 3 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli zagadnień związanych z organizacją i funkcjonowaniem gminnych jednostek oświatowych stwierdzono, że obsługę finansowo- księgową wszystkich szkół prowadzonych przez gminę wykonuje Urząd Miejski bez formalnego uregulowania tej kwestii przez Radę Miejską, do której w myśl postanowień art. 5 ust. 9 w zw. z art. 5c pkt 1 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.) należą kompetencje organu prowadzącego w zakresie określenia sposobu organizowania obsługi finansowej szkół – str. 3-4 protokołu kontroli.

Analiza zasad ewidencjowania operacji w księgach rachunkowych, dokonana pod kątem zgodności z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289), wykazała następujące nieprawidłowości:

a) w księgach rachunkowych budżetu wydzielono jako konto „analityczne” konto o symbolu 133-45, na którym księgowano, na podstawie wyciągu bankowego do rachunku podstawowego budżetu, operacje dotyczące przekazywania środków związanych z realizacją projektów unijnych z rachunku budżetu na rachunek jednostki (Urzędu), stosując przy tym nieprawidłowe zapisy Wn 223-45 – Ma 133-45 zamiast Wn 223-45 – Ma 133-1. Powyższe, skutkowało niezgodnością salda konta 133-1 „Rachunek bieżący budżetu” z danymi podanymi na wyciągu bankowym do rachunku budżetu oraz wykazaniem na koncie 133-45 salda po stronie Ma. Wskazania wymaga, że konto 133 nie służy analitycznemu wyodrębnianiu dochodów i wydatków, a także innego rodzaju operacji dokonywanych za pośrednictwem tego rachunku, w związku z czym ewidencja na nim prowadzona powinna obrazować wyłącznie wykazane przez bank obroty i salda rachunków bankowych (rachunku budżetu i ewentualnie rachunków realizowanych projektów). Prowadzenie konta analitycznego 133-45 jest zatem zbędne; nadto nie wynika z obowiązujących w kontrolowanej jednostce przepisów wewnętrznych – str. 11 protokołu kontroli,

b) nie zachowano zasady, w myśl której zapisy na koncie 133 „Rachunek bieżący budżetu” dokonywane są na podstawie wyciągów bankowych, w związku z czym musi zachodzić pełna zgodność zapisów pomiędzy jednostką a bankiem – zastosowano bowiem zapis ujemny na koncie 133 dla zwrotu niewykorzystanej dotacji w kwocie 10.609,78 zł – str. 12 protokołu kontroli,

c) w ewidencji księgowej Urzędu bezpodstawnie, w świetle zasad określonych przepisami rozporządzenia, prowadzono konto 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” dla dochodów realizowanych za pośrednictwem rachunku budżetu (według opisu zawartego w zakładowym planie kont konto to przewidziano do dokonywania „zapisów równoległych do operacji księgowych wpływów dochodów realizowanych bezpośrednio na rachunek budżetu”). Jak ustalono, realizowane przez Urząd dochody budżetowe w większości wpływają bezpośrednio na rachunek bankowy budżetu – Urząd dysponował wyodrębnionym rachunkiem bankowym, za pośrednictwem którego realizowano, oprócz wydatków budżetowych, jedynie część dochodów z majątku gminy, nieprawidłowo ujmowanych na koncie 222 w korespondencji z kontem 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” i kontem 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych”. W przypadku realizowania dochodów Urzędu za pośrednictwem rachunku budżetu, obroty księgowane na podstawie wyciągów na koncie 133 wprowadza się do ewidencji Urzędu na subkonto dochodów konta 130 „Rachunek bieżący jednostki” na podstawie polecenia księgowania (jako zapis wtórny) w korespondencji z kontem 221 lub odpowiednim kontem zespołu 7, zaś saldo subkonta dochodów, na podstawie sprawozdania budżetowego o dochodach, przeksięgowuje się okresowo na konto 800 „Fundusz jednostki”. W przypadku zaś dochodów, które wpływały na rachunek bieżący jednostki, w sposób prawidłowy ujmowano je na subkoncie dochodów (konto 130-4), lecz operacji polegających na ich okresowym przelewie do budżetu nie dokonywano w korespondencji z kontem 222 (jak to wynika z opisu konta 130 zawartego w załączniku nr 3 do rozporządzenia), lecz stosowano zapisy ujemne Wn 130-4 – Ma 130-4. Podobnie, zapisem ujemnym, księgowane były przelewy podatku VAT od zrealizowanych dochodów budżetowych do urzędu skarbowego, podczas gdy prawidłowo należało stosować zapis Wn 225 „Rozrachunki z budżetami” – 130-4 – str. 12 protokołu kontroli,

d) nieprawidłowo księgowano wpłaty do kasy należności z tytułu dochodów przypisanych i nieprzypisanych, które ujmowano zapisem Wn 101 „Kasa” – Ma 141 „Środki pieniężne w drodze” oraz odprowadzenie tych środków do banku, które ewidencjonowano Wn 141 – Ma 101, a także późniejszy wpływ tych środków na rachunek bankowy ewidencjonowany zapisem Wn 130 – Ma 221 lub 720. Zgodnie z przebiegiem operacji gospodarczej należało ująć wpłaty do kasy zapisem Wn 101 – Ma 221 lub odpowiednie konto zespołu 7, przekazanie środków z kasy do banku Wn 141 – Ma 101, zaś wpływ na rachunek bieżący Wn 130 – Ma 141 – str. 13 protokołu kontroli,

e) nie zachowano, wbrew wymogom art. 16 ust. 1 ustawy, zgodności pomiędzy ewidencją syntetyczną prowadzoną do konta 221 a ewidencją analityczną – na koniec 2013 r. wystąpiła rozbieżność na kwotę 9.798,79 zł. Według danych ewidencji syntetycznej konto 221 wykazywało saldo Wn w kwocie 191.110,07 zł oraz saldo Ma w kwocie 175,24 zł, podczas gdy ewidencja analityczna wskazywała na saldo Wn w wysokości 200.908,86 zł oraz saldo Ma na kwotę 9.974,03 zł. Efektem tego stanu rzeczy było zaniżenie w ewidencji syntetycznej salda należności i nadpłat o 9.798,79 zł, a także niewłaściwa prezentacja danych w sprawozdaniu finansowym Urzędu sporządzonym na podstawie tej ewidencji – str. 10 i 14-15 protokołu kontroli,

f) ewidencję analityczną gruntów prowadzono z naruszeniem art. 23 ust. 2 ustawy; stwierdzono, że zapisy w niej dokonane nie zawierają daty operacji gospodarczej oraz określenia rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu – str. 58 protokołu kontroli.

Analiza zapisów na koncie 080 „Środki trwałe w budowie (inwestycje)” wykazała, że mimo rozliczenia części zadań inwestycyjnych i rozpoczęcia użytkowania powstałych w ich wyniku środków trwałych, na koncie 080 do dnia kontroli nie wystąpiły żadne księgowania. W związku z tym konto 080 wykazywało nierealne saldo Wn. Powyższe dotyczyło:

a) kwoty 211.998,30 zł stanowiącej nakłady poniesione m.in. na opracowanie dokumentacji projektowej i technicznej; kwota 209.187,05 zł dotyczyła inwestycji polegającej na budowie sieci kanalizacyjnej i wodociągowej, przekazanej do eksploatacji na podstawie protokołu odbioru z dnia 28 listopada 2011 r. (dokument OT z dnia 20 stycznia 2012 r.), zaś kwota 2.811,25 zł dotyczyła budowy sieci wodociągowej na ul. Polnej, oddanej do użytku na podstawie protokołu z dnia 18 grudnia 2006 r., a następnie przekazanej dowodem PT Komunalnemu Zakładowi Budżetowemu w Jedwabnem. W trakcie kontroli dokonano stosownych przeksięgowań – wartość kanalizacji sanitarnej i wodociągowej zwiększono o 209.187,05 zł, tj. o koszty dokumentacji poniesione na jego budowę, zaś na podstawie dowodu PT wyksięgowano z konta 080 kwotę 2.811,25 zł oraz poinformowano Komunalny Zakład Budżetowy o obowiązku zwiększenia wartości przekazanej mu sieci wodociągowej,

b) kwoty 312.362,23 zł stanowiącej nakłady poniesione na inwestycję polegającą na przebudowie wodociągu w ul. Przytulskiej, oddaną do eksploatacji na podstawie protokołu odbioru końcowego z dnia 31 sierpnia 2010 r. W efekcie działań kontrolnych sporządzono dowód OT oraz ujęto wartość efektu inwestycyjnego na koncie 011 „Środki trwałe”.

Z ustaleń kontroli wynikają ponadto nieprawidłowości polegające na ujmowaniu przychodów środków trwałych pochodzących z inwestycji (tj. przeksięgowywaniu nakładów inwestycyjnych z konta 080 na konto 011) w odstępie kilkuletnim od dnia ich formalnego zakończenia, co wiązało się głównie ze zbyt późnym sporządzaniem dowodów OT „Przyjęcie środka trwałego”. Na przykład w przypadku zadania polegającego na przebudowie ul. Nowej wraz z budową kanału deszczowego na terenie Jedwabnego, o wartości 694.982,05 zł, protokół końcowy odbioru robót pochodził z dnia 10 października 2010 r., zaś dowód OT wystawiono dopiero 30 grudnia 2013 r. Natomiast w przypadku inwestycji polegającej na przebudowie ul. Nowy Rynek w Burzynie, o wartości 184.857,07 zł, odebranej w dniu 23 grudnia 2012 r., przeniesienia na stan środków trwałych dokonano na podstawie dowodu OT wystawionego w dniu 30 grudnia 2013 r.

Wskazania wymaga, iż na gruncie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości… konto 080 służy do ewidencji kosztów środków trwałych w budowie oraz do rozliczenia kosztów środków trwałych w budowie na uzyskane efekty inwestycyjne, zaś konto 011 do ujmowania przychodów środków trwałych pochodzących z inwestycji. Prawidłowo zatem, zwiększenie stanu środków trwałych pochodzących z budowy powinno następować pod datą przyjęcia do używania – str. 57-60 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji aktywów rzeczowych wykazała, że ostatniego spisu z natury środków trwałych dokonano w dniach od 15 listopada do 31 grudnia 2011 r. w oparciu o zarządzenie nr 75/2011 Pana Burmistrza w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji z dnia 31 października 2011 r. Należy zwrócić uwagę, że w zarządzeniu nie określono terminu (dnia), na który ma być przeprowadzona inwentaryzacja. Wyznaczenie takiego terminu ma istotne znaczenie przy rozliczeniu inwentaryzacji, bowiem wyniki inwentaryzacji należy porównać ze stanem ewidencyjnym na określony dzień, co wynika z art. 26 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości. Ponadto ustalono, że do arkusza spisu z natury (nr 96) wpisane zostały również te składniki majątkowe (np. grunty), które zgodnie z przepisami art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości należy inwentaryzować w drodze porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości tych składników. Nadto stwierdzono, że na części arkuszy spisu z natury (nr 96, 109 i 115) nie podano ilości spisywanych środków trwałych, co pozostawało w sprzeczności z postanowieniami § 2 instrukcji inwentaryzacyjnej, zgodnie z którymi ustalenia stwierdzonego stanu składników majątkowych (nazwa składnika majątku, jednostka miary oraz ilość) wpisywane są, w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej, bezpośrednio na druk arkusza spisu z natury – str. 60-61 protokołu kontroli.

W zakresie sprawozdawczości budżetowej stwierdzono nieprawidłowości dotyczące następujących sprawozdań:

a) jednostkowego sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych Urzędu za okres 2013 r. – wynikające ze sprawozdania wydatki wykonane zawyżono o podatek VAT od dochodów z majątku w kwocie 388,30 zł, który opłacono ze środków na wydatki z zastosowaniem rozdziału 70005 „Gospodarka gruntami i nieruchomościami”, par. 4430 „Różne opłaty i składki” klasyfikacji budżetowej. Należy dodać, że kwota zrealizowanych dochodów z majątku ustalona została prawidłowo w kwocie netto. Jak stanowi art. 1 ust. 2 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 ze zm.) podatek od towarów i usług stanowi dochód budżetu państwa. Z tego względu podatek ten nie powinien być zarachowywany do dochodów budżetu gminy, a w ślad za tym jego przekazanie na rachunek urzędu skarbowego nie może stanowić wydatku budżetowego – str. 8 protokołu kontroli,

b) sprawozdania Rb-ST rocznego o stanie środków na rachunkach bankowych jednostek samorządu terytorialnego – wykazany w sprawozdaniu stan środków na rachunkach bankowych w wysokości 660.405,73 zł błędnie uwzględniał, oprócz środków na rachunku budżetu, także środki na rachunku bankowym jednostki budżetowej w kwocie 5.331,58 zł, co sprzeciwiało się postanowieniom § 15 załącznika nr 39 do obowiązującego w czasie sporządzania tego sprawozdania rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 10, poz. 103). Obecnie wskazana zasada wykazywania w sprawozdaniu Rb-ST stanu środków na rachunku budżetu jednostki samorządu terytorialnego wynika z przepisów § 22 ust. 1 załącznika nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2014 r. poz. 119) – str. 9 protokołu kontroli,

c) zbiorczego sprawozdania Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych za okres 2013 r. – w kolumnie „Dochody otrzymane” wykazano kwotę 16.319.069,07 zł, zamiast kwoty 16.333.236,86 zł (różnica 14.167,79 zł) ustalonej na podstawie przepisów zawartych w § 3 ust. 1 pkt 5, ust. 3 pkt 4 i ust. 4 pkt 3 załącznika nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej – jako dochody wykonane zgodne z danymi ewidencji analitycznej do rachunku bieżącego, minus udziały gminy we wpływach z podatku dochodowego od osób fizycznych, które nie wpłynęły na rachunek bankowy w 2013 r., minus otrzymane w 2012 r. z budżetu państwa dochody z tytułu części oświatowej subwencji na 2013 r., plus otrzymane w 2013 r. z budżetu państwa dochody z tytułu części oświatowej subwencji na 2014 r., plus dotacja niewykorzystana w 2013 r. zwrócona w roku 2014. Obecnie wskazane zasady wypełniania kolumny „Dochody otrzymane” określają przepisy § 3 ust. 1 pkt 5, ust. 3 pkt 4 i ust. 4 pkt 3 załącznika nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej – str. 9-10 protokołu kontroli,

d) jednostkowego sprawozdania Rb-30S z wykonania planu finansowego Komunalnego Zakładu Budżetowego w Jedwabnem w 2013 r.; w dziale C sprawozdania wykazano nieprawidłowo: środki na rachunku ZFŚS w kwocie 9.286,91 zł, należności od pracowników z tytułu udzielonej pożyczki z ZFŚS w kwocie 5.400 zł oraz kwotę funduszu ZFŚS w wysokości 14.686,91 zł, co sprzeciwiało się zasadom sporządzania omawianego sprawozdania określonym w § 13 załącznika nr 39 do rozporządzenia  Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej, zaś obecnie jest sprzeczne z § 17 załącznika nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych nie jest bowiem objęty planem finansowym zakładu budżetowego – str. 66 protokołu kontroli.

Badając realizację dochodów z dzierżawy nieruchomości stwierdzono, że na mocy umowy z dnia 1 grudnia 2011 r. spółka akcyjna Ruch zobowiązana jest do opłacania czynszu dzierżawnego do 15-tego dnia każdego miesiąca. Kontrolowana jednostka wystawiała faktury, z których wynikał umowny termin płatności jedynie w okresie od sierpnia do grudnia 2013 r. Faktury pochodzące z okresu styczeń-lipiec 2013 r. zawierały zaś 14-dniowy termin płatności i wystawiono je (niezgodnie z postanowieniami umowy) w dniach: 25 stycznia, 26 lutego, 26 marca, 26 kwietnia, 25 czerwca i 23 lipca. Nadto, jak wykazała kontrola, nie naliczono odsetek we wszystkich przypadkach zapłaty czynszu przez dzierżawcę po upływie terminu wymagalności – naliczone odsetki wyniosły łącznie 2,36 zł, podczas gdy tylko od należności za lipiec i wrzesień 2013 r. powinny one wynosić 3,72 zł. Zaniechanie naliczenia odsetek za nieterminową zapłatę czynszu stwierdzono także w przypadku dzierżawy działki rolnej nr 6470 w Jedwabnem. Zgodnie z przepisami § 8 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości… odsetki od należności ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału.

Kontrola wykazała także, iż przy zawarciu kolejnej umowy dzierżawy działki rolnej nr 6470 z dnia 1 stycznia 2014 r. nie zachowano trybu określonego postanowieniami umowy, ponieważ dzierżawca złożył wymagany wniosek o przedłużenie umowy na kolejny rok w dniu 13 grudnia 2013 r., zamiast najpóźniej na 45 dni przed upływem czasu jej trwania– str. 23-26 protokołu kontroli.

Kontrola dochodów ze sprzedaży nieruchomości położonych przy ul. Wesołej w Jedwabnem oznaczonych nr 1284/3 i 1284/4 wykazała następujące nieprawidłowości w świetle przepisów ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2014 r. poz. 518, ze zm.):

a) ogłoszenie o przetargu na sprzedaż nieruchomości nr 1284/3 podano do publicznej wiadomości przed upływem 6-tygodniowego terminu na złożenie wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo nabycia na podstawie art. 34 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy – upublicznienia ogłoszenia dokonano w dniu 26 czerwca 2013 r., podczas gdy termin na złożenie wniosku upływał 17 lipca; naruszało to przepisy art. 38 ust. 2 ustawy,

b) w obu postępowaniach organizator przetargu nie powiadamiał pisemnie osób ustalonych jako nabywcy nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży, do czego jest zobowiązany na mocy art. 41 ust. 1 ustawy. Na gruncie przywołanej regulacji zawiadomienia należy dokonać najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu, a wyznaczony termin nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia powiadomienia (co przesądza o jego pisemnej formie) – str. 27-30 protokołu kontroli.

W zakresie podstaw gospodarowania nieruchomościami ustalono, że w gminie Jedwabne w dalszym ciągu nie obowiązuje uchwała w sprawie zasad nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości oraz ich wydzierżawiania lub wynajmowania na okres dłuższy niż 3 lata lub na czas nieoznaczony, o której mowa w art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2013 r. poz. 594, ze zm.). W wystąpieniu pokontrolnym wystosowanym na podstawie ustaleń poprzedniej kontroli kompleksowej zalecono przedłożenie Radzie Miejskiej zmiany uchwały w sprawie zasad nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości gruntowych... określającej zasady wynajmowania i wydzierżawiania nieruchomości na czas nieoznaczony. W odpowiedzi na zalecenia pokontrolne z 2010 r. zobowiązał się Pan do realizacji tego wniosku wskazując, iż opracowano projekt takiej uchwały i zostanie on przekazany do rozpatrzenia Radzie Miejskiej po ukonstytuowaniu się Rady nowej kadencji. Z ustaleń kontroli wynika, iż Przewodniczący Rady Miejskiej w Jedwabnem przedstawił projekt omawianej uchwały na sesji w dniu 15 grudnia 2011 r.; uchwała większością głosów nie została jednak przyjęta.

Czynności kontrolne wykazały ponadto, że badana jednostka w dalszym ciągu nie realizuje dochodów z tytułu opłat adiacenckich, które powinny być ustalane m.in. w związku ze wzrostem wartości nieruchomości spowodowanym podziałem nieruchomości, określonych przepisami art. 98a ustawy o gospodarce nieruchomościami. Poza tym, nadal nie została zmieniona stawka opłaty adiacenckiej z tytułu wzrostu wartości nieruchomości w wyniku jej podziału. Stawka w wysokości 50% różnicy wartości nieruchomości wynikająca z uchwały Nr III/27/03 Rady Miejskiej z dnia 22 lutego 2003 r. w sprawie określenia zasad nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości gruntowych… jest niezgodna z art. 98a ust. 1 ustawy stanowiącym, iż rada gminy ustala wysokość stawki procentowej opłaty adiacenckiej w wysokości nie większej niż 30% różnicy wartości nieruchomości. Stwierdzono, że w wykonaniu zaleceń pokontrolnych wystosowanych na podstawie ustaleń poprzedniej kontroli kompleksowej Przewodniczący Rady Miejskiej odczytał projekt stosownej uchwały w tej sprawie na sesji w dniu 9 czerwca 2011 r., nie został on jednak przez Radę przyjęty.

Podkreślenia wymaga, iż stosownie do art. 96 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym w razie powtarzającego się naruszenia przez radę gminy Konstytucji lub ustaw, Sejm na wniosek Prezesa Rady Ministrów może w drodze uchwały rozwiązać radę gminy (wyznaczając jednocześnie, na wniosek ministra właściwego do spraw administracji publicznej, osobę, która do czasu wyboru rady gminy pełni jej funkcję). W omawianym przypadku powtarzające się naruszenia ustaw wiążą się z bezczynnością w zakresie podejmowania przez Radę Miejskiej w Jedwabnem uchwał wymaganych dla zachowania zgodności z dyspozycjami art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy o samorządzie gminnym oraz art. 98a ustawy o gospodarce nieruchomościami – str. 21-22 i 32-33 protokołu kontroli.

Kontrola ustalania należności z tytułu zajęcia pasa drogowego wykazała w dwóch przypadkach naliczenie opłaty w wysokości zawyżonej łącznie o 556,50 zł (zezwolenia dla PGE nr 1/13 – o 545 zł i nr 6/13 – o 11,50 zł). Z treści obu wniosków o zajęcie pasa drogowego wynikało, że ma ono dotyczyć pobocza pasa drogowego, zaś opłaty zaliczono z zastosowaniem stawki przyjętej uchwałą Rady Miejskiej Nr XXXII/192/05 z dnia 20 lipca 2005 r. za zajęcie jezdni (wyższej o 1,50 zł za 1 m2). W wyjaśnieniu wskazał Pan, iż opisana nieprawidłowość była wynikiem przeoczenia – str. 34-35 protokołu kontroli.

W trakcie kontroli, w oparciu o postanowienia art. 30a Karty Nauczyciela oraz przepisy rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 13 stycznia 2010 r. w sprawie sposobu opracowywania sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego w szkołach prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 6, poz. 35), zbadano prawidłowość analizy wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego w szkołach prowadzonych przez gminę Jedwabne oraz wypłaty jednorazowych dodatków uzupełniających.

         Stwierdzono, że sprawozdanie z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli za 2013 rok zostało sporządzone błędnie w zakresie średniorocznej liczby etatów nauczycieli kontraktowych i mianowanych, sumy iloczynów średniorocznej liczby etatów i średnich wynagrodzeń, o których mowa w art. 30 ust. 3 Karty Nauczyciela, wydatków poniesionych faktycznie na wynagrodzenia nauczycieli zatrudnionych na wymienionych stopniach awansu zawodowego i – w konsekwencji – kwot różnic pomiędzy wydatkami faktycznie poniesionymi na wynagrodzenia a sumą iloczynów średniorocznej liczby etatów i średnich wynagrodzeń nauczycieli kontraktowych i mianowanych. Według ustaleń kontroli podlegające wykazaniu w sprawozdaniu kwoty różnic powinny przedstawiać się następująco:

a) stopień nauczyciela kontraktowego – różnica ujemna w wysokości 5.693,03 zł (w sprawozdaniu wykazano różnicę ujemną w kwocie 5.595,34 zł). Ujemna różnica powinna być większa o 97,69 zł; o tę kwotę zaniżono zatem łączną wysokość środków podlegających wypłacie nauczycielom kontraktowym tytułem dodatków uzupełniających,

c) stopień nauczyciela mianowanego – różnica ujemna w wysokości 27.997,34 zł (w sprawozdaniu wykazano różnicę ujemną w kwocie 23.690,38 zł). Ujemna różnica powinna być większa o 4.306,96 zł; o tę kwotę zaniżono zatem łączną wysokość środków podlegających wypłacie nauczycielom mianowanym tytułem dodatków uzupełniających.

W trakcie kontroli, w dniu 15 lipca 2014 r., została sporządzona korekta sprawozdania w zakresie nauczycieli kontraktowych i mianowanych. Dokonano również ponownego przeliczenia jednorazowych dodatków dla nauczycieli w tych grupach awansu zawodowego oraz zapewniono o ich wypłacie nauczycielom w dniu 1 sierpnia 2014 r. (podpisanie protokołu kontroli miało miejsce 30 lipca 2014 r.) – str. 38-40 protokołu kontroli.

Analiza zlecania zadań organizacjom pozarządowym w trybie ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2014 r. poz. 1118) wykazała uchybienie w terminowości przekazywania transz dotacji przyznanej M-GKS Victoria w Jedwabnem w łącznej kwocie 20.000 zł. Umowa z dnia 12 marca 2013 r. przewidywała przekazanie środków w dwóch transzach po 10.000 zł do 25 marca i 25 czerwca 2013 r. W praktyce przelewy dotacji miały miejsce w dniu 9 kwietnia i 19 lipca 2013 r., tj. po umownym terminie płatności – str. 43 protokołu kontroli.

Badając zagadnienia związane z wyodrębnieniem i realizacją funduszu sołeckiego uregulowanego od dnia 20 marca 2014 r. ustawą z dnia 21 lutego 2014 r. o funduszu sołeckim (Dz. U. z 2014 r. poz. 301) stwierdzono, że w okresie objętym kontrolą nie wyznaczył Pan pisemnie pracownika właściwego do merytorycznej kontroli dowodów księgowych i zatwierdzania ich jako dokumentujących wydatki wykonane w ramach funduszu sołeckiego. Należy podkreślić, że proces wydatkowania środków na przedsięwzięcia zawarte we wnioskach sołectw jest istotny z punktu widzenia dochodów gminy. Prostą konsekwencję kwalifikacji wydatku jako poniesionego „w ramach funduszu sołeckiego” powinno bowiem stanowić ujęcie tego wydatku we wniosku składanym do wojewody o zwrot jego części. Właściwym jest zatem udokumentowanie powierzenia pracownikowi (pracownikom) Urzędu obowiązków dotyczących kontroli wydatków pod względem merytorycznym w zakresie zgodności wydatku z wnioskiem sołectwa. Stwierdzenie tej zgodności powinno skutkować późniejszą kwalifikacją wydatku jako wykonanego w ramach funduszu. Z ustaleń kontroli wynika, że w dniu 2 stycznia 2014 r. powierzył Pan zakresem czynności kierownikowi Referatu Budownictwa, Inwestycji, Infrastruktury Komunalnej prowadzenie spraw związanych z rozliczeniem funduszu sołeckiego w zakresie robót budowlanych, remontowych i drogowych. Powierzenie tak określonych obowiązków tylko częściowo wyeliminowało opisywane uchybienie, gdyż w dalszym ciągu nie został wyznaczony pracownik właściwy do merytorycznej kontroli dowodów księgowych i zatwierdzania ich jako dokumentujących wydatki wykonane w ramach funduszu sołeckiego w przypadku realizacji przedsięwzięć innych niż roboty budowlane, remontowe i drogowe – str. 46 protokołu kontroli.

Z ustaleń kontroli w zakresie stosowania klasyfikacji budżetowej określonej przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1053) wynika, że błędnie zaliczono do par. 6050 „Wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych”, zamiast do par. 4270 „Zakup usług remontowych”, wydatki w łącznej kwocie 32.144,32 zł poniesione na rzecz Komunalnego Zakładu Budżetowego za naprawę sieci wodociągowo-kanalizacyjnej w ul. Konopnickiej w Jedwabnem (14.986,41 zł), naprawę studni i pokryw kolektora kanalizacji sanitarnej w ul. Konopnickiej w Jedwabnem (13.166,69 zł) oraz naprawę sieci wodociągowo-kanalizacyjnej w ul. Kościuszki w Jedwabnem (3.991,21 zł). Stwierdzono, że faktycznie roboty te miały charakter remontu, a zatem ich realizację należało sfinansować wydatkami bieżącymi. Pojęcie remontu zostało zdefiniowane w art. 3 pkt 8 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (Dz. U. z 2013 r. poz. 1409, ze zm.). Wskazania wymaga, że niewłaściwe stosowanie klasyfikacji budżetowej, wpływające na wysokość wydatków bieżących budżetu, powoduje nieprawidłowości w obliczeniu indywidualnego wskaźnika spłaty zadłużenia gminy oraz relacji dochodów bieżących do wydatków bieżących budżetu (art. 242 i 243 ustawy o finansach publicznych), a także w ustaleniu wartości początkowej środków trwałych. Stwierdzono, iż koszty te objęte były ewidencją do konta 080, zaś pod datą 31 grudnia 2013 r. dokonano ich rozliczenia, wspólnie z innymi kosztami środków trwałych w budowie, na uzyskane efekty inwestycyjne – str. 54-56 protokołu kontroli.

Analiza terminowości regulowania zobowiązań ujawniła, że zapłaty należności za zajęcie pasa drogowego pod budowę sieci wodociągowej w łącznej kwocie 8.639,49 zł, wynikających z decyzji dyrektora Zarządu Dróg Powiatowych w Łomży z dnia 15 i 19 lipca 2013 r., dokonano z przekroczeniem terminu płatności. Opóźnienia w zapłacie spowodowały poniesienie przez gminę kosztów odsetek wynoszących 45,20 zł. Z ustaleń kontroli wynika, że decyzja z 15 lipca 2013 r. wypłynęła do Urzędu 17 lipca tego roku, zaś druga z decyzji w dniu 25 lipca 2013 r., tj. w terminach umożliwiających terminową zapłatę. Na obu dowodach zapłaty znajduje się adnotacja Skarbnika wpłynęło do księgowości 08.08.2013 (godz. 14.30), brak środków na opłatę decyzji, co świadczy o tym, iż powodem opóźnienia w zapłacie było nieterminowe przekazanie decyzji do Referatu Finansowego. Dodatkowo zapłata odsetek została niewłaściwie sklasyfikowana w par. 4300 „Zakup usług pozostałych”, zamiast w par. 4570 „Odsetki od nieterminowych wpłat z tytułu pozostałych podatków i opłat” – str. 70-71 protokołu kontroli.

W toku kontroli postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na dowóz do szkół uczniów z terenu gminy Jedwabne w roku szkolnym 2013/2014 i 2014/2015 stwierdzono, iż oferta częściowa firmy Transwald M. Chojnowska z Jedwabnego (nie wybrana w postępowaniu) nie zawierała wszystkich dokumentów wymaganych specyfikacją istotnych warunków zamówienia. Zgodnie z załącznikiem nr 5 do specyfikacji oferta winna była zawierać, w przypadku dysponowania przy realizacji zamówienia pojazdem stanowiącym zasób własny innego podmiotu, pisemne zobowiązanie tego podmiotu o oddaniu pojazdu do dyspozycji na okres korzystania z niego przy wykonywaniu zamówienia. Wymieniona oferta nie zawierała takiego dokumentu. Na podstawie art. 26 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907, ze zm.) zamawiający winien był wezwać oferenta do uzupełnienia brakującego dokumentu, czego zaniechano. Nieprawidłowość nie miała wpływu na wynik postępowania – str. 48 protokołu kontroli.

W kontrolowanej jednostce do czasu kontroli nie zostały ustanowione pisemne procedury wyboru wykonawców zamówień publicznych o wartości poniżej 30.000 euro, do których nie mają zastosowania przepisy Prawa zamówień publicznych. Zmiana progu kwotowego stosowania ustawy weszła w życie z dniem 16 kwietnia 2014 r. na podstawie ustawy z dnia 14 marca 2014 r. o zmianie ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2014 r. poz. 423); do tego czasu, przepisów ustawy nie stosowało się do zamówień i konkursów, których wartość nie przekraczała wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14.000 euro – procedur dla zamówień o wartości nieprzekraczającej 14.000 euro również nie wprowadzono w Urzędzie. Powinność opracowania takich regulacji wynika z art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy o finansach publicznych, który stanowi, że wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Regulacje wewnętrzne powinny zatem zapewnić udokumentowanie przestrzegania ustawowo określonych zasad także przy wyborze wykonawców zamówień o wartości niewymagającej stosowania przepisów Prawa zamówień publicznych – str. 56-57 protokołu kontroli.

Badając okazaną dokumentację dotyczącą formy przekazania nieruchomości gminnych jednostkom organizacyjnym nieposiadającym osobowości prawnej ustalono, że w dalszym ciągu jako forma władania przez Komunalny Zakład Budżetowy w Jedwabnem nieruchomościami gminy traktowana jest umowa użyczenia z dnia z 5 czerwca 2000 r. Jest to nieprawidłowe w świetle przepisów art. 43 ust. 1 w zw. z art. 4 pkt 10 ustawy o gospodarce nieruchomościami. W wystąpieniu pokontrolnym wystosowanym na podstawie ustaleń poprzedniej kontroli kompleksowej zalecono podjęcie działań zmierzających do prawidłowego określenia formalno-prawnych podstaw władania nieruchomościami przez gminne jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej. W informacji o sposobie realizacji wniosków pokontrolnych wskazał Pan, iż zostały wszczęte procedury przekazywania nieruchomości w trwały zarząd – str. 62 protokołu kontroli.

Analiza prawidłowości postępowania w sprawie zwrotu części podatku akcyzowego zwartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej wykazała, że załączone do wniosków rolników faktury nie były opatrzone adnotacją upoważnionego przez Pana Burmistrza pracownika Urzędu Miejskiego o treści „przyjęto w dniu ... do zwrotu części podatku akcyzowego”, jak tego wymaga art. 6 ust. 4 ustawy z dnia 10 marca 2006 r. o zwrocie podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej (Dz. U. Nr 52, poz. 379 ze zm.) – str. 63-64 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli wydatków poniesionych tytułem pomocy finansowej dla powiatu łomżyńskiego stwierdzono, że umowa w sprawie udzielenia pomocy z dnia 19 września 2013 r. nie zawierała postanowień odnośnie terminu wykorzystania dotacji, terminu i sposobu rozliczenia udzielonej dotacji oraz terminu zwrotu niewykorzystanej części dotacji celowej, co naruszało art. 250 pkt 2 i 3 ustawy o finansach publicznych – str. 64-65 protokołu kontroli.

Badaniu poddano rozliczenia z KZB w Jedwabnem, który pełni funkcję przedsiębiorstwa wodociągowo-kanalizacyjnego w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 7 czerwca 2001 r. o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków (Dz. U. z 2006 r. Nr 123, poz. 858 ze zm.). Kontrolą objęto m.in. prawidłowość opracowywania taryf za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków, a także dokonywania wydatków z tytułu dotacji przedmiotowej dla Zakładu.

W zakresie poprawności ustalania taryf za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków obowiązujących w okresie od 1 stycznia do 31 grudnia 2013 r. ustalono, iż nie były respektowane zasady i tryb określone przywołaną ustawą oraz rozporządzeniem Ministra Budownictwa z dnia 28 czerwca 2006 r. w sprawie określania taryf, wzoru wniosku o zatwierdzenie taryf oraz warunków rozliczeń za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków (Dz. U. Nr 127, poz. 886). Kontrola ujawniła, że w procedurze ustalania taryf nie wystąpił etap ich zatwierdzenia przez Radę Miejską na podstawie art. 24 ust. 5 ustawy, co wynikało z niepoddania przez Pana Burmistrza taryf (ich projektu zawartego we wniosku przedsiębiorstwa przedłożonym Panu w dniu 3 września 2012 r.) zatwierdzeniu przez Radę. Stwierdzono, że proponowane przez przedsiębiorstwo taryfy nie były przedmiotem obrad na sesjach Rady Miejskiej z okresu wrzesień-grudzień 2012 r. Obowiązujące w 2013 r. taryfy weszły w życie na podstawie przepisów art. 24 ust. 8 ustawy stanowiących, że jeżeli rada gminy nie podejmie uchwały w terminie 45 od dnia złożenia wniosku, taryfy zweryfikowane przez burmistrza wchodzą w życie po upływie 70 dni od dnia złożenia wniosku o zatwierdzenie taryf (wejście w życie taryf ogłosił dyrektor KZB w dniu 24 grudnia 2012 r.). Nadto z ustaleń kontroli wynika, że sporządzając kalkulację niezbędnych przychodów dla potrzeb obliczenia taryfowych cen wody i odprowadzania ścieków przedsiębiorstwo nie zastosowało do tego celu wszystkich wymaganych rozporządzeniem załączników (tj. tabel od C do H). W związku z tym kalkulacja nie została sporządzona ze szczegółowością wymaganą przepisami rozporządzenia i treścią załączników do wzoru wniosku. Celem opracowania taryfy jest określenie cen i stawek opłat za świadczone przez przedsiębiorstwo usługi w taki sposób, aby zapewnić osiągnięcie niezbędnych przychodów. Szczegółowe kryteria ustalania niezbędnych przychodów określa § 6 rozporządzenia (uwzględniać one mają m.in. koszty eksploatacji i utrzymania, podatki i opłaty niezależne od przedsiębiorstwa, koszty zakupionej wody lub wprowadzania ścieków do urządzeń kanalizacyjnych niebędących w posiadaniu przedsiębiorstwa, marżę zysku). Zasadą jest, że przedsiębiorstwo ustala niezbędne przychody uwzględniając w szczególności koszty związane ze świadczeniem usług, poniesione w poprzednim roku obrachunkowym, ustalone na podstawie ewidencji księgowej, z uwzględnieniem planowanych zmian tych kosztów w roku obowiązywania taryfy (art. 20 ust. 4 pkt 1 ustawy oraz § 7 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia). Załącznikami do wniosku KZB były dokumenty pn. „prognozowane koszty utrzymania i eksploatacji hydroforni oraz sieci wodociągowej zasilanej z hydroforni Jedwabne i Orlikowo w 2013 r.” oraz „prognozowane koszty utrzymania i eksploatacji oczyszczalno ścieków oraz sieci kanalizacyjnej w Jedwabnem w roku 2013”. Nie wynikało z nich wprost czy niezbędne przychody ustalono z uwzględnieniem kosztów związanych ze świadczeniem usług poniesionych w poprzednim roku obrachunkowym. Stwierdzenie tego faktu było niemożliwe także z powodu niesporządzenia tabeli C do wniosku „Ustalenie poziomu niezbędnych przychodów”, która zgodnie z przepisami rozporządzenia powinna zawierać dane w podziale na przychody wykonane w roku obrachunkowym poprzedzającym wprowadzenie nowych taryf oraz tzw. niezbędne przychody (dotyczące roku obowiązywania nowych taryf). Z wyjaśnień udzielonych Panu Burmistrzowi przez dyrektora KZB w dniu 29 stycznia 2014 r. (w kwestii rozliczenia dotacji przedmiotowej udzielonej Zakładowi w 2013 r. do ceny jednostkowej sprzedanej wody z hydroforni Orlikowo) wynika, iż dopłatę do wody ustalono na podstawie prognozowanych kosztów eksploatacji i obsługi hydroforni oraz sieci wodociągowej w Orlikowie. Do kalkulacji dopłaty ujęto również kwotę 21.000 zł podatki i opłaty (dotyczącą opłaty za umieszczenie urządzeń w pasie drogowym), która została sfinansowana w styczniu 2013 r. z budżety gminy Jedwabne), co spowodowało wyższą stawkę za 1 m3 wody, a co za tym idzie wyższą dotację… Poza tym w złożonym w trakcie kontroli wyjaśnieniu Skarbnik wskazała na okoliczność ponoszenia z budżetu gminy Jedwabne kosztów energii elektrycznej hydroforni w Orlikowie, dodając, iż zmiana umowy na dostawę energii elektrycznej z PGE nastąpiła w dniu 11 marca 2014 r. Pomimo tego koszty energii elektrycznej uwzględniono (przyjmując wysokość 25.000 zł) we wskazanym wyżej dokumencie „prognozowane koszty utrzymania i eksploatacji hydroforni oraz sieci wodociągowej zasilanej z hydroforni Orlikowo w 2013 r.”, a w konsekwencji także w kalkulacji dopłaty do 1 m3 wody dla gospodarstw zasilanych z wodociągu Orlikowo w 2013 r. Świadczy to o nieprawidłowym ustaleniu przez KZB kosztów działalności, stanowiących podstawę ustalenia niezbędnych przychodów. Wskazania wymaga także, że z załączonej do wniosku analizy kalkulacji cen i stawek opłat za zbiorowe zaopatrzenie w wodę oraz zbiorowe odprowadzanie ścieków nie wynika, aby uwzględniono w niej koszty eksploatacji i utrzymania w postaci amortyzacji urządzeń związanych z prowadzeniem przez przedsiębiorstwo działalności wodociągowo-kanalizacyjnej, do czego zobowiązują przepisy § 6 pkt 1 lit. a) i b) rozporządzenia oraz załącznik do tego rozporządzenia zawierający wzór wniosku.

Podkreślenia wymaga, że na gruncie przepisów art. 24 ust. 4 ustawy jest Pan zobowiązany do sprawdzenia, czy taryfy zostały opracowane zgodnie z przepisami ustawy oraz weryfikacji kosztów pod względem celowości ich ponoszenia. Weryfikacja wniosku przez Pana Burmistrza oznacza badanie legalności taryf oraz zasadność poniesionych przez przedsiębiorstwo wydatków, w oparciu o które został sporządzony cennik. Jednym z warunków weryfikacji jest obowiązek uwzględniania przy ustalaniu taryf kosztów związanych ze świadczeniem usług poniesionych w poprzednim roku obrachunkowym. Stwierdzone nieprawidłowości dotyczące opracowywania taryf na 2013 r. świadczą o tym, że weryfikacja wniosku została dokonana nierzetelnie.

Uchwałą Nr XIX/102/12 z dnia 28 grudnia 2012 r. w sprawie dopłat do taryf za dostawę wody oraz udzielenia dotacji przedmiotowej dla KZB w Jedwabnem Rada Miejska ustaliła na okres 2013 r. dopłatę z budżetu gminy do 1 m3 wody sprzedanej dla gospodarstw domowych i pozostałych odbiorców zasilanych z wodociągu Orlikowo w wysokości 14,96 zł brutto, przekazywaną KZB w formie dotacji przedmiotowej. Z ustaleń kontroli oraz udzielonych wyjaśnień wynika, że wysokość dopłaty skalkulowano z uwzględnieniem opisanych wyżej „prognozowanych” w 2013 r. kosztów utrzymania sieci wodociągowej Orlikowo, tj. m.in. kosztów energii elektrycznej w wysokości 25.000 zł (pokrywanych do marca 2014 r. z budżetu gminy) oraz opłat za zajęcie pasa drogowego w wysokości 21.000 zł (opłaconych w styczniu 2013 r. ze środków budżetu gminy) przy założeniu prognozowanej sprzedaży wody w ilości 6.000 m3.

Zgodnie ze zbiorczym sprawozdaniem Rb-28S za 2013 r. gmina przekazała KZB dotację przedmiotową w kwocie 103.224 zł, tj. w wysokości przewidzianej na ten cel w uchwale budżetowej na 2013 r. (po zmianach wprowadzonych w dniu 27 marca i 27 września 2013 r.; zwiększenie dotacji uzasadniono większym, prognozowanym na podstawie wykonania za I półrocze 2013 r., poborem wody z hydroforni Orlikowo wynoszącym 6.900 m3). Z dokumentacji w sprawie rozliczenia dotacji przedmiotowej przedłożonej przez ZGK wynika, że faktyczna ilość sprzedanej w 2013 r. wody wyniosła 8.864 m3. Zatem należna Zakładowi dotacja (ustalona przez organ stanowiący jako dopłata do 1 m3 sprzedanej wody) powinna wynosić 132.605,44 zł. Faktycznie otrzymana przez Zakład w 2013 r. była o 29.381,44 zł mniejsza. Pismem z dnia 13 lutego 2014 r. Dyrektor KZB zwrócił się do Pana Burmistrza z prośbą o rozliczenie dotacji przedmiotowej w kwocie 103.224 zł za 2013 r. uzasadniając, iż wystarczyła ona na pokrycie kosztów utrzymania hydroforni Orlikowo we wskazanym okresie. Dane zawarte w rozliczeniu świadczą o zatwierdzeniu przez dotującego rozliczenia według innej stawki niż uchwalona przez Radę Miejską (zamiast 14,96 zł za 1 m3 sprzedanej wody stawka zastosowana do rozliczenia wyniosła w praktyce 11,65 zł).

Należy wskazać, że istotą dotacji przedmiotowej, o której mowa w przepisach art. 130 ust. 1 w zw. z art. 219 ustawy o finansach publicznych są dopłaty do określonych rodzajów wyrobów lub usług, kalkulowane według stawek jednostkowych. W przypadku sprzedaży przez KZB większej ilości m3 wody konieczne było zatem zwiększenie wydatków z tytułu dotacji przedmiotowej w bieżącym roku budżetowym lub uwzględnienie różnicy między kwotą dotacji należnej a kwotą dotacji przekazanej w wydatkach następnego roku budżetowego. Praktyka polegająca na realizacji kwoty wydatków z tytułu dotacji przedmiotowej z pominięciem odniesienia do ilości sprzedanej wody prowadzi w efekcie do zmiany (obniżenia) faktycznej stawki jednostkowej dotacji określonej przez Radę Miejską w przypadku realizacji dostaw czy usług objętych dopłatą na wyższym poziomie niż zakładany. Jednocześnie należy dodać, iż dla właściwej realizacji ustawowego nakazu udzielania i rozliczania dotacji przedmiotowej – w oparciu o liczbę jednostek zrealizowanego wyrobu lub usługi i wysokość ustalonej przez Radę stawki jednostkowej dotacji – niezbędne jest przede wszystkim wyeliminowanie opisanych wyżej nieprawidłowości w zakresie kosztów przyjmowanych do kalkulacji taryf za zbiorowe zaopatrzenie w wodę, mających bezpośrednie przełożenie na wysokość dopłaty (dotacji przedmiotowej) – str. 68-72 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy, a także niewłaściwego funkcjonowania kontroli zarządczej.

         Organem wykonawczym gminy jest Burmistrz, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowania projektów uchwał Rady Miejskiej, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Burmistrz jako organ wykonawczy gminy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Burmistrzu – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości oraz nadzorowania prac z tego zakresu spoczywały na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Przedłożenie Radzie Miejskiej projektu uchwały stanowiącej formalną podstawę prowadzenia przez Urząd Miejski wspólnej obsługi finansowo-księgowej szkół.

2. Zobowiązanie Skarbnika Gminy do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) zaniechanie prowadzenia konta analitycznego 133-45, mając na uwadze tezy zawarte w części opisowej wystąpienia,

b) dokonywanie zapisów na koncie 133 zgodnie z danymi wyciągów bankowych,

c) zaniechanie wykorzystywania konta 222 w ewidencji Urzędu do ujmowania dochodów realizowanych za pośrednictwem rachunku budżetu,

d) ewidencjonowanie na koncie 222 w księgach Urzędu operacji polegających na przelewie do budżetu dochodów zrealizowanych przez Urząd w formie wpływu na rachunek bieżący Urzędu,

e) ujmowanie w księgach Urzędu przelewu podatku VAT zapisem Wn 225 – Ma 130-4,

f) księgowanie wpłat do kasy dochodów budżetowych i odprowadzenia tych środków na rachunek bankowy w sposób wskazany w części opisowej wystąpienia i protokole kontroli,

g) zachowywanie zgodności pomiędzy syntetyczną i analityczną ewidencją prowadzoną na koncie 221,

h) dokonywanie w ewidencji analitycznej gruntów zapisów odpowiadających treścią wymaganiom art. 23 ustawy o rachunkowości,

i) ujmowanie na koncie 011 środków trwałych pochodzących z inwestycji pod datą przyjęcia do używania,

j) naliczanie i ewidencjonowanie w księgach rachunkowych odsetek za nieterminowe wpłaty czynszu,

k) wyksięgowanie z konta 011 kosztów remontów środków trwałych „Przebudowa ul. Konopnickiej w Jedwabnem” i „Przebudowa ul. Kościuszki w Jedwabnem”, bezpodstawnie zwiększających ich wartość.

3. W zakresie inwentaryzacji:

a) ustalanie w zarządzeniu o inwentaryzacji, według stanu na jaki dzień inwentaryzacja ma być przeprowadzona,

b) stosowanie właściwych, określonych w art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości, metod inwentaryzacji poszczególnych środków trwałych,

c) zamieszczanie w arkuszach spisowych wszystkich wymaganych danych o spisywanych składnikach majątkowych.

4. Zaniechanie zaliczania do wydatków budżetu gminy operacji polegających na przekazaniu na rachunek urzędu skarbowego podatku od towarów i usług podlegającego odprowadzeniu od uzyskanych dochodów z majątku.

5. W zakresie sprawozdawczości budżetowej:

a) zaniechanie ujmowania w sprawozdaniu Rb-ST środków znajdujących się na rachunkach jednostek budżetowych,

b) wykazywanie w sprawozdaniu Rb-27S kwoty dochodów otrzymanych ustalonej zgodnie z zasadami podanymi w części opisowej wystąpienia,

c) zobowiązanie dyrektora KZB w Jedwabnem do zaniechania prezentowania w sprawozdaniu Rb-30S danych nieobjętych planem finansowym zakładu, w szczególności dotyczących ZFŚS.

6. W zakresie dochodów z dzierżawy nieruchomości:

a) wyeliminowanie rozbieżności między terminem płatności czynszu przyjętym w umowie i w wystawianych dzierżawcy fakturach,

b) przestrzeganie postanowień umownych w kwestii trybu zawierania umów z dotychczasowymi dzierżawcami.

7. W zakresie procedury sprzedaży nieruchomości:

a) podawanie ogłoszenia o przetargu do publicznej wiadomości nie wcześniej niż po upływie 6 tygodni od dnia wywieszenia wykazu nieruchomości,

b) pisemne informowanie nabywcy nieruchomości wyłonionego w drodze przetargu o miejscu i terminie podpisania aktu notarialnego.

8. Przekazanie Przewodniczącemu Rady Miejskiej w Jedwabnem uwag zawartych w części opisowej wystąpienia dotyczących konsekwencji powtarzającego się naruszania ustaw przez Radę, dotyczącego niepodejmowania uchwał wymaganych obowiązującymi przepisami.

9. W kwestii ustalania należności z tytułu zajęcia pasa drogowego:

a) wzmożenie kontroli w zakresie rzetelności naliczania opłaty względem danych wynikających z wniosku podmiotu ubiegającego się o zezwolenie na zajęcie pasa drogowego,

b) dokonanie zmiany decyzji wydanych dla PGE oraz dokonanie zwrotu nienależnie – według złożonych przez ten podmiot wniosków – pobranej kwoty 556,50 zł.

10. Wzmożenie nadzoru nad prawidłowością danych ustalanych na potrzeby sporządzenia sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli.

11. Przestrzeganie określonych umową terminów przekazywania dotacji.

12. Kompleksowe uregulowanie kwestii przypisania pracownikowi (pracownikom) obowiązków dotyczących merytorycznej kontroli dowodów księgowych i zatwierdzania ich jako dokumentujących wydatki wykonane w ramach funduszu sołeckiego.

13. Zapewnienie prawidłowego klasyfikowania wydatków, mając na uwadze w szczególności, aby realizowanie zadań remontowych nie było finansowane wydatkami majątkowymi.

14. Wzmożenie nadzoru nad prawidłowością obiegu dokumentów w jednostce, mając na uwadze uniknięcie przypadków nieterminowego regulowania zobowiązań.

15. Występowanie do wykonawców, którzy złożyli oferty w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego, o uzupełnienie brakujących dokumentów w trybie art. 26 ust. 3 Prawa zamówień publicznych.

16. Opracowanie procedur wyłaniania wykonawców zamówień publicznych, których wartość nie przekracza 30.000 euro.

17. Przekazania KZB w trwały zarząd nieruchomości, którymi włada ten zakład.

18. Zamieszczanie na fakturach VAT adnotacji o przyjęciu ich do zwrotu części podatku akcyzowego, jak tego wymaga przepis wskazany w części opisowej wystąpienia.

19. Zawieranie w umowach o udzielenie pomocy finansowej wszystkich postanowień wymaganych przepisami art. 250 ustawy o finansach publicznych.

20. W zakresie opracowywania i uchwalania taryf za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków:

a) przedstawianie Radzie Miejskiej projektu uchwały w sprawie zatwierdzenia taryf wynikających ze zweryfikowanego przez Pana Burmistrza wniosku,

b) zobowiązanie przedsiębiorstwa wodociągowo-kanalizacyjnego do składania wniosków o zatwierdzanie taryf zgodnych w formie i treści z przepisami przywołanymi w części opisowej wystąpienia,

c) wnikliwe analizowanie wniosków ZGK o zatwierdzenie taryf, mając na uwadze zapewnienie ich zgodności z przepisami wskazanymi w części opisowej wystąpienia, w szczególności w zakresie rzetelności kalkulacji niezbędnych przychodów.

21. Rozliczanie dotacji przedmiotowej udzielonej KZB w oparciu o liczbę jednostek zrealizowanego wyrobu lub usługi i wysokość stawki jednostkowej dotacji uchwalonej przez Radę Miejską. Rozważenie rozliczenia z KZB dotacji przedmiotowej za 2013 r. w wysokości 29.381,44 zł, należnej KZB według przedstawionych wyżej zasad ustalania jej wysokości, tj. jako iloczynu stawki jednostkowej dotacji uchwalonej przez Radę Miejską i ilości sprzedanej wody.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

         Zastępca Prezesa

Regionalnej Izby Obrachunkowej

          w Białymstoku