Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Zespole Szkolno-Przedszkolnym w Białowieży

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 30 maja 2014 roku (znak: RIO.I.6002-9/14), o treści jak niżej:

Pani Wioletta Januszkiewicz

Dyrektor

Zespołu Szkolno-Przedszkolnego

w Białowieży

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej Zespołu Szkolno-Przedszkolnego w Białowieży, przeprowadzonej za 2013 rok i inne wybrane okresy na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2013 r. poz. 1113, ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto sprawy ogólnoorganizacyjne, funkcjonowanie kontroli zarządczej, księgowość i sprawozdawczość, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, plan finansowy i jego wykonanie, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2014 r. poz. 191), zamówienia publiczne, gospodarkę składnikami majątku, inwentaryzację, rozliczenia z budżetem gminy.

Analiza dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości w kontekście wymagań wynikających z przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, ze zm.) wykazała, że w regulacjach wewnętrznych:

a) bezpodstawnie, w świetle art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a) ustawy, określano odrębne zakładowe plany kont dla prowadzonych dzienników częściowych; w efekcie przepisy obowiązujące w jednostce nie zawierają jednolitego planu kont Zespołu – str. 7 protokołu kontroli,

b) wymieniono wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz). Zgodnie z art. 19 ust. 1 ustawy obowiązek sporządzania takiego wykazu dotyczy jedynie jednostek, które uprzednio nie prowadziły ksiąg rachunkowych w sposób określony ustawą; w pozostałych jednostkach rolę inwentarza spełnia zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych, sporządzane na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych – str. 7 protokołu kontroli,

c) brak wyczerpujących postanowień w zakresie realizacji wymogu wynikającego z art. 17 ust. 2 ustawy, dotyczącego określenia metod prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla wszystkich grup rzeczowych składników aktywów obrotowych posiadanych przez jednostkę. Regulacje w tym zakresie ustalono tylko dla zapasów żywności do stołówki szkolnej, brak zaś postanowień odnoszących się do oleju opałowego, materiałów biurowych czy środków czystości – str. 8 i 58 protokołu kontroli,

d) nie określono stosowanego faktycznie w okresie objętym kontrolą podziału konta 132 „Rachunek dochodów jednostek budżetowych” na trzy konta syntetyczne: 132-1 – sklepik szkolny, 132-2 – cyfrowa szkoła, 132-3 – nadleśnictwa – str. 8 protokołu kontroli,

e) nie dokonano z dniem 1 stycznia 2014 r. zmian wynikających z faktu prowadzenia od tego dnia obsługi finansowo-księgowej Zespołu przez Urząd Gminy w Białowieży oraz likwidacji wyodrębnionego rachunku dochodów, o którym mowa w art. 223 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, ze zm.) – str. 8 protokołu kontroli,

f) brak postanowień dotyczących sposobu przechowywania dokumentów księgowych oraz zasad ochrony danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonywania w nich zapisów, tj. elementów wymaganych przepisami art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy – str. 12 protokołu kontroli.

Analiza funkcjonowania kontroli zarządczej wykazała, że zakres czynności intendenta pomija fakt pobierania przez tego pracownika opłat za Przedszkole – str. 9-10 i 25 protokołu kontroli. Z kolei zakres czynności sekretarza Zespołu nie przewiduje wypłaty stypendiów uczniom, którą to czynność sekretarz faktycznie wykonuje – str. 21 protokołu kontroli.

Aktualnie obowiązujący Statut Zespołu w § 106 pkt 2 stanowi, że Zakres obowiązków pracowników administracyjno – obsługowych Zespołu Szkolno – Przedszkolnego ujęte są w Regulaminie Organizacyjnym. Kontrola wykazała, że w Zespole Szkolno-Przedszkolnym nie został ustalony regulamin organizacyjny. Zakresy obowiązków pracowników administracyjno – obsługowych Zespołu Szkolno – Przedszkolnego są ustalone w formie pisemnej – str. 5 protokołu kontroli.

Kontrola prowadzenia ksiąg rachunkowych wykazała uchybienia naruszające przepisy ustawy o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289), poprzez:

a) niewskazywanie daty zapisu księgowego; zgodnie z art. 23 ust. 2 pkt 1, 2 i 4 ustawy zapis księgowy powinien zawierać co najmniej datę dokonania operacji gospodarczej, datę dowodu księgowego (jeżeli różni się ona od daty operacji) oraz datę zapisu. Zapisy księgowe w pozycji data zapisu wskazywały datę operacji gospodarczej – str. 11 protokołu kontroli,

b) dokonywanie łącznych zapisów dla zbioru dowodów źródłowych przy braku prawidłowo sporządzonych przez jednostkę dowodów zbiorczych. Sporządzane dowody zbiorcze na drukach PK „Polecenie księgowania” nie zawierają odpowiednich danych umożliwiających ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami źródłowymi, ponieważ dowody źródłowe nie są w ich treści wymienione; naruszono tym samym postanowienia art. 20 ust. 3 pkt 1 ustawy – str. 11 i 13 protokołu kontroli,

c) bezpodstawne prowadzenie wyodrębnionego rachunku bankowego, z którego dokonywano wypłat gotówki dla osób fizycznych nieposiadających rachunków bankowych, po uprzednim zasileniu tego rachunku z rachunku bieżącego jednostki. Historia tego rachunku za okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2013 r. wykazuje obroty w wysokości 6.201,46 zł (strony Wn i Ma), przy braku salda na początek i koniec tego okresu (wydruk historii operacji sporządzony został przez Bank Spółdzielczy Hajnówka w trakcie kontroli). Rachunek nie był objęty ewidencją księgową jednostki, nie gromadzono również dowodów bankowych (zleceń wypłat i wyciągów bankowych). Zgodnie z § 10 pkt 8 umowy z bankiem z dnia 1 grudnia 2009 r. i § 7 pkt 2 umowy z bankiem z dnia 2 września 2013 r. bank miał utworzyć rachunek bankowy dla dokonywanych wypłat na podstawie dowodów „zlecenia do wypłat” sporządzanych przez bank według dostarczanej listy. Kontrolującemu nie okazano „zleceń do wypłaty” dotyczących operacji dokonanych w 2013 r.

Zrealizowane z tego rachunku w 2013 r. wypłaty na ogólna kwotę 6.201,46 zł ewidencjonowano w księgach Zespołu zapisami Wn konto kosztów – Ma 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”, zaś przelew na ten rachunek z rachunku bieżącego ujmowano jako rzekomy wydatek i rzekomą należność od pracownika – nieodzwierciedlającym treści operacji gospodarczej zapisem Wn 234 – Ma 130 „Rachunek bieżący jednostki budżetowej”. Aktualnie obowiązująca  umowa rachunku bieżącego z dnia 1 stycznia 2014 r. nie przewiduje opisanej formy rozliczeń, według ustaleń kontroli tego typu operacje nie są dokonywane – str. 20-22 protokołu kontroli,

d) pominięcie w księgach rachunkowych Zespołu wartości gruntów przekazanych Zespołowi w trwały zarząd – str. 56 protokołu kontroli. Stosownie do § 2 pkt 5 rozporządzenia, ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o środkach trwałych, rozumie się przez to m.in. środki trwałe otrzymane w zarząd i użytkowane na potrzeby jednostki,

e) nieujęcie w księgach wartości ustalonego na koniec 2013 r. zapasu oleju opałowego. W okresie objętym kontrolą zakup oleju opałowego odnoszono bezpośrednio w koszty. Według protokołu komisji inwetaryzacyjnej w zbiornikach przeznaczonych do magazynowania oleju opałowego na dzień 31 grudnia 2013 r. znajdowało się 9.000 litrów oleju o wartości 32.213,70 zł. Wartość tą należało ująć na koncie 310 „Materiały” z jednoczesną korektą zaksięgowanych w 2013 r. kosztów – str. 58 protokołu kontroli,

f) nieujęcie na koncie rozrachunkowym, jako zobowiązania, dokonanej w dniu 17 grudnia 2013 r. wpłaty tytułem zaliczki na zimowisko przez Białostocki Hufiec Pracy w wysokości 1.000 zł. Operację ujęto jako przychód – str. 29 protokołu kontroli.

Analiza rozrachunków jednostki wykazała nieprawidłowości w zakresie terminowości regulowania zobowiązań, w wyniku czego wystąpiły zobowiązania wymagalne na koniec I kwartału w wysokości 50.395,60 zł, na koniec II kwartału w wysokości 155.089,10 zł i na koniec III kwartału w wysokości 69.997 zł – str. 31-32 protokołu kontroli. W konsekwencji nieterminowego regulowania zobowiązań w dniu 9 października 2013 r. opłacono odsetki w wysokości 5.000 zł za nieterminowe opłacenie zobowiązań za dostawy oleju opałowego w okresie styczeń-wrzesień 2013 r. Dostawca naliczył odsetki w wysokości 5.812,33 zł i dokonał umorzenia kwoty 812,33 zł. Wydatek z tytułu odsetek ujęto w par. 4580 „Pozostałe odsetki” mimo braku planu w tej podziałce klasyfikacyjnej. Jak wynika ze złożonego wyjaśnienia zmiana planu wydatków ustalająca limit w par. 4580 została dokonana zarządzeniem Wójta Gminy Białowieża z dnia 4 listopada 2013 r. Naruszono tym samym zasadę dokonywania wydatków w granicach kwot określonych w planie finansowym – art. 44 ust. 1 pkt 3, art. 52 ust. 1 pkt 2 i art. 254 pkt 3 ustawy o finansach publicznych. Podkreślenia wymaga, że wydatki z tytułu odsetek nie mogą być dokonywane bez względu na limit określony w planie finansowym – art. 256 ustawy o finansach publicznych pozwala ponosić z pominięciem przywołanej wyżej zasady wyłącznie wydatki nieprzewidziane, których obowiązkowe płatności wynikają z tytułów wykonawczych, wyroków sądowych lub ugód.

Zobowiązania wymagalne na koniec II kwartału, w części dotyczącej kwoty 86.250 zł, i na koniec III kwartału w kwocie 69.997 zł były wynikiem nieprzekazania w terminie na rachunek Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych należnego odpisu.

         Z ustaleń kontroli wynika zatem, że gospodarka finansowa Zespołu prowadzona była z naruszeniem zasady określonej w art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, nakazującej dokonywania wydatków budżetowych w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Naruszono ponadto przepis art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2012 r. poz. 592, ze zm.) wymagający przekazania na rachunek funduszu całości odpisu na dany rok do 30 września, w tym do 31 maja równowartości co najmniej 75% dokonanego odpisu. Przelewów na wyodrębniony rachunek bankowy do dnia 31 maja 2013 r. nie dokonywano (w tym terminie należało przekazać 86.250 zł – 75% planowanego odpisu). W okresie od 16 lipca 2013 r. do 30 września 2013 r. przekazano 45.003 zł, zamiast 100% planowanego odpisu (wynoszącego przed korektą 115.000 zł). Całość odpisu przekazano na rachunek ZFŚS do dnia 17 grudnia 2013 r. – str. 49 protokołu kontroli.

Jak wynika z ustaleń kontroli jednostka miała przyznane limity wydatków na opłacenie tych zobowiązań. Nie stwierdzono dowodów na zwracanie się ówczesnego dyrektora K. Petruka do Wójta Gminy Białowieża o przekazanie środków w wysokości umożliwiającej terminowe uregulowanie zobowiązań. Jak wynika z wyjaśnienia złożonego przez K. Petruka, wielokrotnie wraz z głównym księgowym zwracał się do Skarbnika o „przesunięcie środków”, jednakże Skarbnik wskazywał na brak możliwości przekazania środków ze względu na trudną sytuację finansową gminy.

Kontrola wydatków poniesionych w 2013 r. w rozdz. 80101 par. 4300 wykazała, że planowano wydatki w wysokości 4.831 zł, a zostały one wykonane w tej podziałce klasyfikacyjnej w wysokości 4.856,03 zł. Plan został przekroczony o 25,03 zł. Jak wynika ze złożonego wyjaśnienia, powodem powstania przekroczenia było naliczenie przez bank z dniu 30 grudnia 2013 r. dodatkowych prowizji, zaś nie było już możliwość dokonania zmiany planu – str. 50 protokołu kontroli.

Kontrola procedury planowania finansowego na rok 2013 i 2014 wykazała, że Pani Dyrektor na 2014 r. oraz poprzedni dyrektor K. Petruk na 2013 r. nie zatwierdzali planów finansowych i projektów planów finansowych Zespołu. Jak wynika z ustaleń kontroli, podstawą gospodarki finansowej Zespołu (jako plan finansowy i jego projekt) były informacje przekazywane przez Wójta Gminy Białowieża na podstawie art. 248 ust. 1 i art. 249 ust. 1 pkt 1 ustawy o finansach publicznych. Należy wskazać, że stosownie do art. 248 ust. 2 ustawy o finansach publicznych kierownik jednostki budżetowej opracowuje projekt planu finansowego w terminie 30 dni od otrzymania informacji, o której mowa w art. 248 ust. 1, nie później jednak niż do 22 grudnia. Natomiast w myśl art. 249 ust. 2 ustawy jednostki organizacyjne dostosowują projekty planów do uchwały budżetowej (po otrzymaniu informacji, o której mowa w art. 249 ust. 1 pkt 2). Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (Dz. U. Nr 241, poz. 1616) stanowi w § 5 ust. 3, że projekty planów finansowych są zatwierdzane przez kierowników jednostek budżetowych i przekazywane organowi wykonawczemu. Natomiast § 8 ust. 5 rozporządzenia nakazuje kierownikom jednostek budżetowych sporządzenie planów finansowych w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia otrzymania informacji, o której mowa w art. 249 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych.

Z ustaleń kontroli wynika także, iż na 2013 r. nie został sporządzony i podpisany przez poprzedniego dyrektora K. Petruka plan finansowy i projekt planu finansowego wyodrębnionego rachunku dochodów, o którym mowa w art. 223 ustawy o finansach publicznych. Według § 4 obowiązującej do końca 2013 r. uchwały Nr XXXIV/179/10 Rady Gminy Białowieża z dnia 29 czerwca 2010 r. w sprawie określenia jednostek budżetowych gromadzących dochody na wydzielonym rachunku bankowym… projekt planu finansowego wyodrębnionego rachunku powinien być opracowany przez dyrektora łącznie z projektem planu finansowego jednostki, zaś plan finansowy wyodrębnionego rachunku powinien być zatwierdzony przez dyrektora w terminie 14 dni od otrzymania informacji o podjęciu uchwały budżetowej – str. 33-34 protokołu kontroli.

Analiza zapisów w urządzeniach księgowych oraz przyznanych jednostce limitów wydatków na 2013 rok (po zmianach wprowadzonych przez organy gminy) wykazała, iż w 2013 r. w dziale 801, rozdziale 80101, par. 6067 i par. 6069 „Wydatki na zakupy inwestycyjne jednostek budżetowych” zakładano wydatki w wysokości 2.949 zł. Zespół Szkolno-Przedszkolny w 2013 r. zrealizował jako wydatki majątkowe w par. 6067 i 6069  wydatki w wysokości 2.558 zł. Zakupu dokonano w dniu 23 grudnia 2013 roku: aparat kompaktowy – 679 zł i notebook – 1.879 zł. Zgodnie z załącznikiem nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207 ze zm.) zakupami inwestycyjnymi jednostek są zakupy środków trwałych niezaliczonych do pierwszego wyposażenia, których wartość początkowa jest wyższa od kwoty określonej w art. 16f ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397 ze zm.), a odpisy amortyzacyjne od tych środków trwałych nie są dokonywane jednorazowo. Oznacza to, że do zakupów inwestycyjnych nie zalicza się wydatków na zakupy środków trwałych o wartości niższej niż 3.500 zł. Przyjęte w jednostce zasady rachunkowości przewidują natomiast, że Za środki trwałe uznaje się rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidzianym okresie użyteczności dłuższym niż 1 rok, kompletne i zdatne do użytku, przeznaczone na potrzeby jednostki, o wartości początkowej powyżej 3.500,00 zł. W przypadku gdy wartość początkowa jest niższa od 3.500,00 zł a wyższa niż 800,00 zł, przedmioty te należy zakwalifikować jako pozostałe środki trwałe, ewidencjonować na koncie 013 oraz dokonywać jednorazowo odpisu umorzeniowego w miesiącu oddania do użytku. Przedmioty te są objęte pozaksięgową ewidencją ilościową lub na kartach osobistego wyposażenia pracowników. Przedmioty o wartości początkowej niższej niż 800,00 zł podlegają spisaniu w koszty. – str. 37 protokołu kontroli.

Stosowne uwagi dotyczące prawidłowości planowania finansowego zostaną przekazane Wójtowi Gminy Białowieża w wystąpieniu wystosowanym na podstawie ustaleń kompleksowej kontroli gminy.

Kontrola zrealizowanych dochodów z najmu lokali mieszkalnych wykazała, że zarządzeniem nr 16/07 Wójta Gminy Białowieża z dnia 25 maja 2007 r. określona zostały stawka bazowa czynszu za 1 m² powierzchni użytkowej w lokalach mieszkalnych w wysokości 0,60 zł miesięcznie. Rada Gminy Białowieża uchwałą Nr XXIV/178/01 z dnia 23 listopada 2001 r. w sprawie ustalenia zasad polityki czynszowej ustaliła zasady polityki czynszowej. Wójt Gminy Białowieża wydając przywołane zarządzenie z 2007 r. błędnie powołał się na nieobowiązującą uchwałę Nr XVII/130/2000 Rady Gminy w Białowieży z dnia 21 grudnia 2000 r. w sprawie określenia stawek czynszu regulowanego za lokale mieszkalne oraz nie uwzględnił postanowień zawartych w uchwale Rady Gminy Białowieży z dnia 23 listopada 2001 r. w sprawie ustalenia zasad polityki czynszowej.

Stosowne uwagi dotyczące prawidłowości ustalania stawek czynszu za najem lokali mieszkalnych zostaną przekazane Wójtowi Gminy Białowieża w wystąpieniu wystosowanym na podstawie ustaleń kompleksowej kontroli gminy.

Stwierdzono, że koszt ogrzania 1 m² powierzchni mieszkaniowej w 2013 r. ustalono w wysokości 4,80 zł, a podgrzania wody w wysokości 20,52 zł za 1m³. Opłaty za centralne ogrzewanie i ciepłą wodę pobierano w 2013 r. w wysokości ustalonego ryczałtu. Po upływie okresu rozliczeniowego nie dokonywano rozliczenia kosztów rzeczywiście poniesionych z wniesionymi wpłatami. Z art. 9 ust. 2 w zw. z art. 2 ust. 1 pkt 8 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2014 r. poz. 150) wynika, że najemcy lokali powinni wnosić opłaty za dostawę ciepła, a także innych mediów i usług zaliczanych do grupy tzw. niezależnych od właściciela, w wysokości niezbędnej do pokrycia ponoszonych przez właściciela kosztów ich dostarczenia do lokalu używanego przez lokatora. W tej sytuacji pobierane w trakcie roku opłaty mogą być traktowane jedynie jako forma zaliczek na poczet zwrotu poniesionych kosztów za dany okres rozliczeniowy. Po ustaleniu faktycznej wielkości kosztów poniesionych w danym okresie wynik rozliczenia powinien być ujęty w ewidencji księgowej jako zwiększenie lub zmniejszenie stanu należności od lokatorów – str. 35-36 protokołu kontroli.

W trakcie kontroli wynagrodzeń ustalono, że w 2013 r. nie ustalono wysokości środków finansowych przeznaczonych na wypłatę dodatków motywacyjnych. Wysokość wypłaconych w 2013 r. dodatków motywacyjnych ograniczała się wyłącznie do wypłaty dodatku motywacyjnego dla Pani Dyrektora w wysokości 20% wynagrodzenia zasadniczego w okresie od 1 września 2013 r. do 31 grudnia 2013 r. Wypłacone dodatki motywacyjne stanowiły 0,11% planu wydatków na wynagrodzenia – str. 38-39 protokołu kontroli. Zgodnie z § 5 ust. 2 załącznika nr 1 do uchwały Rady Gminy Białowieża z dnia 30 marca 2010 r. w sprawie regulaminu wynagradzania nauczycieli zatrudnionych w szkołach prowadzonych przez Gminę Białowieża, wysokość środków finansowych przeznaczonych na wypłatę dodatków motywacyjnych wynosi 5% planowanej kwoty na wynagrodzenia zasadnicze ogółu nauczycieli zatrudnionych w szkołach w roku budżetowym.

Kontrola wykazała, że niektóre angaże zawierają braki formalne, m.in. nie określają dat, od kiedy ustalone składniki wynagrodzeń obowiązują, np. angaż Pani Dyrektor z dnia 30 sierpnia 2013 r., ustalony przez Wójta Gminy nie wskazuje, od kiedy obowiązuje przyznane wynagrodzenie zasadnicze, dodatek za  wysługę lat, dodatek mieszkaniowy i dodatek wiejski – str. 39 protokołu kontroli.

Analiza angażu poprzedniego dyrektora Zespołu K. Petruka z dnia 25 kwietnia 2013 r. wykazała przyznanie przez dyrektora samemu sobie od dnia 1 maja 2013 r. dodatku mieszkaniowego w wysokości 30 zł. Regulamin wynagradzania nauczycieli w § 10 ust. 4 stanowi, że O zaistniałej zmianie liczby członków rodziny, nauczyciel otrzymujący dodatek jest obowiązany niezwłocznie powiadomić dyrektor szkoły, a dyrektor otrzymujący dodatek – Wójta. W przypadku niepowiadomienia dyrektora lub wójta o zmianie liczby członków rodziny, nienależnie pobrane przez nauczyciela świadczenie podlega zwrotowi – str. 39 protokołu kontroli. Stosownie do przepisów art. 7 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458 ze zm.) czynności z zakresu prawa pracy wobec kierowników jednostek organizacyjnych wykonuje wójt gminy.

Kontrola obliczenia i wypłaty jednorazowego dodatku uzupełniającego dla nauczycieli wykazała, że przy wyliczaniu osobistej stawki wynagrodzenia zasadniczego proporcjonalnie do okresu zatrudnienia dla poszczególnych nauczycieli według poszczególnych stopni awansu zawodowego (dla nauczycieli stażystów i mianowanych) przyjęto stawkę wynagrodzenia zasadniczego nauczyciela (dla nauczycieli zatrudnionych na niepełny etat ich faktyczną stawkę) przy braku przeliczenia na pełny etat. Stwierdzony błąd przy ustalaniu osobistej stawki wynagrodzenia zasadniczego proporcjonalnie do okresu zatrudnienia miał wpływ na wysokość jednorazowego dodatku uzupełniającego dla poszczególnych nauczycieli. W świetle zasad określonych w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 13 stycznia 2010 r. w sprawie sposobu opracowywania sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego w szkołach prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 6, poz. 35 ze zm.), ustalone i wypłacone w dniu 29 stycznia 2014 r. jednorazowe dodatki uzupełniające dla poszczególnych nauczycieli stażystów i mianowanych powinny mieć inną wysokość. Czterem nauczycielom zaniżono dodatki o łączną kwotę 453,44 zł (od 39,85 zł do 209,21 zł), a dziewięciu zawyżono o łączną kwotę 453,44 zł (od 0,47 zł do 243,76 zł) – str. 44 protokołu kontroli.

Kontrola wydatków z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych wykazała, że za 2013 r. wykazano wydatki w par. 4410 „Podróże służbowe krajowe” w wysokości 1.144 zł na plan 1.302 zł (w rozdziale 80101 „Szkoły podstawowe” i 80104 „Przedszkola”). Ponadto w budżecie planowano w rozdziale 80110 „Gimnazja” wydatki w par. 4421 „Podróże służbowe zagraniczne” w wysokości 7.600 zł, które zrealizowano w kwocie 1.468,15 zł.

Analiza okazanej dokumentacji wykazała, że zrealizowano i rozliczono w 2013 r. 4 podróże zagraniczne. Rozliczenia wykazują łączne koszty podróży zagranicznych w wysokości 5.962,20 zł. Jedynie diety z dwóch poleceń wyjazdu zostały zakwalifikowane do par. 4421, ich wysokość wyniosła 1.468,15 zł. Wydatki w wysokości 2.017,69 zł z dwóch poleceń wyjazdu zagranicznego (w rozliczeniach nie wskazywano kosztów podróży, zakwaterowania i innych wydatków oraz zaliczek) zostały sfinansowane ze środków wyodrębnionego rachunku dochodów i ujęte w rozdziale 80148 „Stołówki szkolne i przedszkolne” par. 4300 „Zakup usług pozostałych”. Obowiązująca w okresie objętym kontrolą uchwała Rady Gminy z dnia 29 czerwca 2010 r. w sprawie określenia jednostek budżetowych… nie przewidywała przeznaczania dochodów wyodrębnionego rachunku na takie cele. Z kolei wydatki w wysokości 2.476,36 zł z pozostałych dwóch poleceń (w rozliczeniu nie wskazano pobranej zaliczki) zostały sfinansowane błędnie z rozdziału 80110 par. 4301.

     Analiza poleceń wyjazdu służbowego poza granice kraju i dokonanych na ich podstawie rozliczeń kosztów wykazała, że:

a) polecenie nr 16/2013 na wyjazd do Alba Julia (Rumunia) na czas od 31 stycznia do 4 lutego 2013 r. wystawiono z pominięciem wystawienia polecenia wyjazdu służbowego na terenie kraju, tj. Białowieża – Warszawa i Warszawa – Białowieża. Nie ustalono w efekcie środka transportu na tej trasie. W rozliczeniu kosztów polecenia wyjazdu zagranicznego rozliczono na tych trasach publiczne środki lokomocji. Wydatek poniesiony na podstawie polecenia wyjazdu zagranicznego wyniósł w sumie 535,30 zł, w tym diety 435,30 zł. Brak dokumentacji na sposób obliczenia wysokości diety z tytułu podróży za granicą i okresu, za jaki została naliczona. W polu pokwitowania odbioru gotówki jest wskazanie „rozliczenie zaliczki” przy braku wskazania wysokości pobranej zaliczki i sposobu jej rozliczenia. Polecenie wyjazdu zagranicznego nie określa środków komunikacji, którymi podróż ta była odbywana, ani czasu podróży zagranicznej. Ustalono, że w związku z tą podróżą została pobrana zaliczka w wysokości 2.200 zł, przy braku wniosku o zaliczkę (przelew zaliczki w wysokości 2.200 zł na konto Petruk Krzysztof z dnia 25 stycznia 2013 r. ze środków wyodrębnionego rachunku dochodów). Na poleceniu księgowania, na podstawie którego zaksięgowano rozliczenie zaliczki, brak daty sporządzenia, podpisu sporządzającego i podpisów na dowód kontroli. W treści rozliczenia zaliczki brak określenia przez kogo została pobrana i kiedy oraz kto się rozlicza z zaliczki. Do rozliczenia załączono dokumenty potwierdzające wydatki. Operację zadekretowano Wn 402 „Usługi obce” – Ma 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” kwota 2.017,69 zł. Zwrot niewykorzystanej kwoty 182,31 zł zaksięgowano błędnie zapisem ujemnym Wn 234 – Ma 132.

Jak wynika z wyjaśnienia poprzedniego dyrektora Zespołu K. Petruka podróż z Warszawy do Rumunii i z powrotem odbywała się samolotem. Okazano dokument rezerwacji lotu. W trakcie kontroli nie ustalono kto i kiedy opłacił przelot. Według udzielonych wyjaśnień całość wydatków związanych z podróżą służbową odbywała na koszt Zespołu.  Polecenie wyjazdu służbowego nr 6/2013 na wyjazd do Alba Julia (Rumunia) na czas 31 stycznia do 4 lutego 2013 r. obarczone jest tymi samymi błędami co wyżej przedstawione, oprócz zagadnień dotyczących rozliczenia zaliczki, której drugi pracownik nie pobierał.

b) polecenia wyjazdu służbowego nr 33A/2013 i 34A/2013 na wyjazd do Schwabach (Niemcy) na czas od 26 do 30 września 2013 r. wystawiono z pominięciem wystawienia polecenia wyjazdu służbowego na terenie kraju, tj. Białowieża – Warszawa i Warszawa – Białowieża. Nie ustalono w efekcie środka transportu na tej trasie. Na podstawie rozliczenia kosztów zawartego w poleceniach wyjazdu zagranicznego rozliczono tylko diety w wysokości 734,08 zł i 734,07 zł. Brak w rozliczeniu kosztów sposobu obliczenia wysokości diety z tytułu podróży za granicą i okresu, za jaki została naliczona. W polu pokwitowania odbioru gotówki jest wolne pole. Brak wskazania wysokości pobranej zaliczki i sposobu jej rozliczenia. Rozliczenie kosztów nie zawiera żadnych danych w zakresie czasu trwania podróży krajowej i zagranicznej, środków komunikacji oraz kosztów przejazdów.

Polecenie księgowania z dnia 22 października 2013 r. zostało sporządzone na podstawie rozliczenia „Wydatki związane z wyjazdem na pierwsze spotkanie szkół partnerskich w ramach projektu Roots and Wings programu Uczenie się przez całe życie. Czas trwania wizyty: 26-30.09.2013 r.” Rozliczenie wykazuje koszty podróży w wysokości 3.944,51 zł (brak w nim kosztu transportu na trasie Warszawa – Schwabach). Ustalono, że przez jednego z podróżujących została pobrana zaliczka w wysokości 3.986,71 zł przy braku wniosku o zaliczkę (przelew zaliczki na podstawie polecenia z dnia 2 października 2013 r., a zatem po zakończeniu podróży). Okazane rozliczenie „Wydatki związane z wyjazdem na pierwsze spotkanie szkół partnerskich w ramach projektu…” datowane jest na 1 października 2013 r. i nie zawiera podpisu osoby sporządzającej. Załączono do niego dokumenty (zakwaterowanie, wstęp do muzeum, transport na terenie Niemiec, transport w kraju, delegacje) na kwotę 3.944,51 zł. w dniu 22 października 2013 r. wpłynął na rachunek Zespołu zwrot kwoty 42,20 zł.

Na podstawie złożonych wyjaśnień ustalono, że podróż służbowa do Niemiec odbywała się samolotem. W trakcie kontroli nie potwierdzono kto i kiedy płacił za przelot. Według udzielonych wyjaśnień całość wydatków związanych z podróżą służbową odbywała na koszt Zespołu Szkolno-Przedszkolnego – str. 45-48 protokołu kontroli.

         Przedstawiony stan faktyczny świadczy o nierzetelnej dokumentacji zlecania podróży służbowych i rozliczania ich kosztów. Polecenia wyjazdu służbowego nie określają pełnej trasy podróży, pomijając przejazdy na terenie Polski, nie określają również środków transportu. Rachunki kosztów podróży nie wskazują w swojej treści wszystkich kosztów podlegających rozliczeniu. W zakresie wypłacania zaliczek na podróże zagraniczne – w przypadku podróży do Rumunii zaliczkę wypłacono tylko jednej z osób biorących udział w podróży, natomiast do Niemiec nie wypłacono jej w ogóle – przelew środków na rzecz jednego z podróżujących nastąpił po zakończeniu podróży i był następnie rozliczany z przedstawionym „rozliczeniem”, które posiadało datę wcześniejszą niż przelew „zaliczki”. Stosowana praktyka stanowi naruszenie przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167), w szczególności § 3 ust. 1, § 6 ust. 1, § 12 i § 20.

 Analiza poleceń wyjazdu służbowego dotyczących podróży krajowych wykazała, że nie zawierają one wskazania ustalonego przez pracodawcę środka transportu (zawierały wolne pola). Ponadto na podstawie rozliczeń kosztów podróży ustalono m.in., że polecenie wyjazdu nr 3/2013 do Warszawy na czas 14-15 stycznia 2013 r. nie wskazuje miejscowości rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej; rozliczono podróż z Białegostoku do Warszawy i z Warszawy do Białegostoku. Rozliczono podróż PKP, nie załączono biletów. Brak jest pokwitowania odbioru gotówki w kwocie 184,23 zł lub wskazania, że przekazano należność na rachunek bankowy pracownika.

Kontrola prawidłowość naliczenia odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych za 2013 r. wykazała, że odpis został przekazany w kwocie 105.027 zł. Wysokość środków przelanych tytułem odpisu była o 7,27 zł wyższa od naliczenia odpisu, który po korekcie wynosił 105.019,73 zł – str. 48-49 protokołu kontroli.

Analiza wydatków na zakup oleju opałowego poniesionych w wysokości 263.183,81 zł wykazała, że dokumenty poświadczające zakup oleju opałowego nie zawierają pokwitowania (potwierdzenia) odbioru zakupionej ilości oleju opałowego. Przepisy wewnętrzne obowiązujące w kontrolowanej jednostce nie ustalają w tym zakresie wewnętrznych procedur – str. 49-50 protokołu kontroli.

W kontrolowanej jednostce nie zostały opracowane w badanym okresie procedury wyboru wykonawców zamówień publicznych o wartości poniżej 14.000 euro, do których nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907, ze zm.). Ustawa o finansach publicznych w art. 44 ust. 3 pkt 1 stanowi, że wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Wewnętrzne procedury winny zapewniać właściwe udokumentowanie przestrzegania tej zasady przy zlecaniu odpłatnych dostaw, robót i usług. Uwzględniając zmianę wprowadzoną ustawą z dnia 14 marca 2014 r. o zmianie ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2014 r. poz. 423) aktualnie procedury wewnętrzne powinny odnosić się do zasad wyłaniania wykonawców zamówień o wartości nieprzekraczającej 30.000 euro – str. 50 protokołu kontroli.

Kontrola dochodów gromadzonych w okresie objętym kontrolą na wyodrębnionym rachunku dochodów i wydatków nimi finansowanych wykazała, że:

a) od dnia 1 grudnia 2013 r. obowiązuje zarządzenie Pani Dyrektor z dnia 29 listopada 2013 r. w sprawie określenia wysokości opłat za posiłki. Brak dowodów, aby wprowadzenie opłat odbyło się w porozumieniu z Wójtem Gminy, jak tego wymaga art. 67a ust. 3 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.) – str. 52 protokołu kontroli,

b) w ewidencji i sprawozdaniu Rb-34S za 2013 r. nieprawidłowo wykazano pobrane odsetki od nieterminowych wpłat w wysokości 193,85 zł. Zostały one wykazane w par. 0830 „Wpływy z usług” zamiast w par. 092 „Pozostałe odsetki” – str. 54 protokołu kontroli,

c) nieprawidłowo ewidencjonowano i wykazano w sprawozdawczości operację zwrotu środków w kwocie 1.914,27 zł, pozostałych na wyodrębnionym rachunku na dzień 31 grudnia 2013 r. Jak wynika z ustaleń zawartych na str. 54-55 protokołu kontroli, przelew środków dnia 31 grudnia 2013 r. zaksięgowano Wn 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych” – Ma 132, zamiast Wn 820 „Rozliczenie wyniku finansowego” – Ma 132, jako to wynika z załącznika nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości… W sprawozdaniu rocznym Rb-34S (sporządzonym dnia 29 stycznia 2014 r.) nie wykazano planu i realizacji wydatków w par. 2400 „Wpłata do budżetu pozostałości środków finansowych gromadzonych na wydzielonym rachunku jednostki budżetowej”. Wersja sprawozdania po korekcie z dnia 24 lutego 2014 r. wykazuje zaś błędne wykonanie dochodów w par. 2400 ze znakiem minus na kwotę 1.914,27 zł,

d) niektóre wydatki z wyodrębnionego rachunku ponoszono na cele sprzeczne z postanowieniami uchwały Rady Gminy Białowieża z dnia 29 czerwca 2010 r. w sprawie określenia jednostek budżetowych…; oprócz opisanych wyżej wydatków na wyjazdy służbowe zagraniczne (2.017,69 zł), do sprzecznych z § 3 uchwały należy zaliczyć wydatki na zakup wody dla pracowników i dzierżawę pojemników na wodę, zakup książek i prenumeraty, pomocy naukowych (3.158 zł) oraz opłatę za obsługę sędziowską turnieju w piłce siatkowej (608 zł) – str. 55 protokołu kontroli.

Stwierdzone nieprawidłowości były wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostek budżetowych oraz nieprawidłowego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Pani Dyrektor jako kierowniku jednostki, zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych.

Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości należy do głównego księgowego, stosownie do zakresu czynności. Prawa i obowiązki głównych księgowych określa art. 54 ustawy o finansach publicznych.

         Do dnia 31 sierpnia 2013 r. funkcję dyrektora Zespołu pełnił Krzysztof Petruk.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. W zakresie regulacji wewnętrznych składających się na dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości:

a) usunięcie postanowień przewidujących odrębne zakładowe plany kont dla poszczególnych dzienników częściowych; ustalenie jednego jednolitego wykazu kont księgi głównej, mając na uwadze operacje zachodzące w jednostce,

b) usunięcie postanowień przewidujących prowadzenie wykazu składników aktywów i pasywów (inwentarza) jako elementu ksiąg rachunkowych,

c) określenie metod prowadzenia ewidencji dla wszystkich grup rzeczowych aktywów obrotowych posiadanych przez jednostkę,

d) określenie zasad przechowywania dokumentów księgowych oraz ochrony danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonywania w nich zapisów,

e) stosowne zmodyfikowanie przepisów wewnętrznych w związku z rozpoczęciem od 2014 r. prowadzenia obsługi finansowo-księgowej Zespołu przez Urząd Gminy oraz likwidacją wyodrębnionego rachunku dochodów i wydatków nimi finansowanych.

2. Wyeliminowanie rozbieżności między zakresami czynności intendenta i sekretarza Zespołu a faktycznie realizowanymi przez tych pracowników zadaniami z zakresu gospodarki finansowej Zespołu.

3. Wyeliminowanie rozbieżności między postanowieniami Statut Zespołu a stanem faktycznym w zakresie opracowania regulaminu organizacyjnego Zespołu, mającego wskazywać według Statutu zakres obowiązków pracowników.

4. Wyeliminowanie uchybień w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych poprzez:

a) opatrywanie zapisów księgowych datą zapisu,

b) dokonywanie zapisów zbioru dowodów księgowych na podstawie dowodów zbiorczych spełniających wymagania ustawy o rachunkowości,

c) dokonywanie operacji stanowiących wydatki budżetowe, w tym wypłat zaliczek, bezpośrednio z rachunku bieżącego jednostki, mając na uwadze przedstawione w części opisowej wystąpienia nieprawidłowości, powstałe w okresie objętym kontrolą w związku z prowadzeniem tzw. „rachunku do wypłat”,

d) ujęcie w księgach – w porozumieniu ze Skarbnikiem Gminy – wartości gruntów przekazanych Zespołowi w trwały zarząd,

e) ujmowanie w księgach wartości ustalonego na koniec roku zapasu materiałów księgowanych w koszty w momencie zakupu, z jednoczesną korektą kosztów,

f) wykazywanie otrzymywanych zaliczek jako zobowiązań na odpowiednim koncie rozrachunkowym.

5. Terminowe regulowanie zobowiązań, w tym w zakresie przelewów równowartości odpisu na rachunek ZFŚS. W tym celu podejmowanie udokumentowanych działań polegających na zwracaniu się do Wójta Gminy Białowieża o przekazanie środków niezbędnych do opłacenia zobowiązań zaciągniętych przez Zespół w granicach limitów wydatków.

6. Dokonywanie wydatków w granicach limitów określonych w planie finansowym.

7. Opracowywanie i autoryzowanie przez Panią Dyrektor projektów planów finansowych i planów finansowych Zespołu na podstawie informacji przekazywanych przez Wójta Gminy. Przekazywanie opracowanego projektu planu finansowego Wójtowi celem weryfikacji jego zgodności z projektem uchwały budżetowej.

8. Rozliczanie wpłat wnoszonych przez najemców za dostarczaną energię cieplną z faktycznie poniesionymi kosztami jej dostarczenia, mając na uwadze postanowienia art. 9 ust. 2 ustawy o ochronie praw lokatorów…

9. Przestrzeganie postanowień uchwalonego przez Radę Gminy regulaminu wynagradzania nauczycieli w zakresie kwoty wydatków, która ma być corocznie przeznaczana na dodatki motywacyjne.

10. Wystąpienie do poprzedniego dyrektora Zespołu K. Petruka o dokonanie zwrotu dodatku mieszkaniowego przyznanego przez niego samemu sobie od dnia 1 maja 2013 r. w wysokości 30 zł miesięcznie, mając na uwadze postanowienia § 10 ust. 4 regulaminu wynagradzania nauczycieli.

11. Rozliczenie z nauczycielami stażystami i mianowanymi nieprawidłowo ustalonych kwot jednorazowego dodatku uzupełniającego za 2013 r.

12. Prawidłowe klasyfikowanie wydatków ponoszonych na podróże służbowe krajowe i zagraniczne – odpowiednio w par. 441 i 442.

13. Wystawianie poleceń wyjazdu służbowego na podróż odbywaną na terenie kraju w związku z podróżą zagraniczną.

14. Zapewnienie rzetelnego sporządzania dowodów księgowych stanowiących podstawę udokumentowania i rozliczenia kosztów podróży służbowych krajowych i zagranicznych, mając na uwadze wskazania zawarte w części opisowej wystąpienia i protokole kontroli.

15. Udzielanie zaliczek wszystkim pracownikom delegowanym w zagraniczną podróż służbową, jak tego wymaga § 20 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

16. Wskazywanie w treści polecenia wyjazdu służbowego środka transportu właściwego do odbycia podróży oraz miejsca rozpoczęcia i zakończenia podróży.

17. Zmniejszenie odpisu na ZFŚS na 2014 r. o kwotę 7,27 zł, odpowiadającą jego zawyżeniu za 2013 r.

18. Opracowanie i wdrożenie procedury potwierdzania ilości dostarczonego oleju opałowego.

19. Opracowanie pisemnych procedur wyłaniania wykonawców zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 30.000 euro.

20. Ustalanie warunków korzystania ze stołówki oraz wysokości opłat za posiłki przy udokumentowaniu porozumienia z Wójtem Gminy, wymaganego przepisem art. 67a ust. 3 ustawy o systemie oświaty.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Wójt Gminy Białowieża