Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Miejskim w Supraślu

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 21 maja 2014 roku (znak: RIO.I.6001-2/14), o treści jak niżej:

Pan

Radosław Dobrowolski

Burmistrz Supraśla

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Supraśl za 2013 r. i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Miejskim w Supraślu na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r. poz. 1113, ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

         Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2014 r. poz. 191), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

Kontrola zagadnień organizacyjnych wykazała, że załączony do statutu gminy wykaz jednostek organizacyjnych jest nieaktualny. Nie wskazano w nim Zespołu Szkolno-Przedszkolnego w Ogrodniczkach utworzonego uchwałą Nr XL/416/10 Rady Miejskiej w Supraślu z dnia 6 lipca 2010 r. – str. 3-4 protokołu kontroli.

         Analiza dokumentacji opisującej przyjęte w kontrolowanej jednostce zasady rachunkowości, przeprowadzona pod kątem zgodności z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, ze zm.), wykazała, że niewłaściwie określono metody prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla poszczególnych rodzajów rzeczowych składników aktywów obrotowych, czym naruszono art. 17 ust. 2 ustawy. W opisie przewidzianego w zakładowym planie kont konta 310 „Materiały” wskazano, że konto służy do ewidencji zapasów materiałów znajdujących się w magazynach oraz wartości materiałów ujętych w koszty w momencie zakupu, lecz nie zużytych do końca roku obrotowego, na podstawie inwentaryzacji. Zasady prowadzenia gospodarki magazynowej zostały zaś ustalone w opisie przyjętych zasad rachunkowości w następujący sposób: gospodarką magazynową nie obejmuje się zakupionych w niewielkich i wydawanych bezpośrednio do zużycia materiałów biurowych, akcesoriów komputerowych, środków czystości i drobnych materiałów przeznaczonych do napraw sprzętu, a także materiałów promocyjnych, folderów, drobnych upominków, które odnoszone są w koszty bezpośrednio po zakupie. W zacytowanych zasadach nie wymieniono aktywów obrotowych w postaci paliwa do samochodów (jako podlegającego wyłączeniu z gospodarki magazynowej), podczas gdy w praktyce księgowane ono było bezpośrednio w koszty w momencie zakupu. Zatem stosowana dla paliwa zasada nie wynikała z obowiązującej polityki rachunkowości – str. 133-134 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych w świetle przepisów ustawy o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289) wykazała nieprawidłowe ujęcie na koniec 2013 r. odpisu aktualizującego należności główne (podatkowe i niepodatkowe, w tym z tytułu dzierżawy, użytkowania wieczystego, renty planistycznej, opłaty adiacenckiej) wraz z naliczonymi odsetkami, zapisem Wn 761 „Pozostałe koszty operacyjne” – Ma 290 „Odpisy aktualizujące należności”. Wskazania wymaga, że właściwym kontem do ujmowania odpisów aktualizujących należności z tytułu odsetek (dokonywanych po ustaleniu podstaw dokonania odpisu w stosunku do należności głównej, od której są one naliczane) jest konto Wn 751 „Koszty finansowe”, na którym w omawianym przypadku należało zewidencjować, w korespondencji z kontem 290, kwotę 39.194,68 zł – str. 39 protokołu kontroli.

         W zakresie sprawozdawczości stwierdzono, że sprawozdanie łączne Rb-N za 2013 r. (korekta nr 1 z dnia 18 lutego 2014 r.) nie uwzględniało w wierszu N3 „Gotówka i depozyty” kwoty 16.367,40 zł znajdującej się na dzień 31 grudnia 2013 r. na rachunku bankowym projektu pn. „Dobra edukacja – więcej szans na przyszłość” funkcjonującym przy Zespole Szkół w Sobolewie (suma ta składała się na saldo Wn konta 223 „Rozlicznie wydatków budżetowych” w ewidencji budżetu). W świetle § 13 ust. 1 pkt 4 załącznika nr 9 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. Nr 43, poz. 247 ze zm.) środki te należało wykazać we własnym sprawozdaniu jednostkowym, na podstawie salda kont 223. Stosownych korekt sprawozdań Rb-N dokonano w trakcie trwania kontroli – str. 15, 24-25 i 40-41 protokołu kontroli.

W zakresie wykonania budżetu miasta Supraśl na 2013 r. stwierdzono, że ostateczna wersja budżetu przewidywała realizację dochodów w wysokości 36.127.523 zł i wydatków na poziomie 40.886.937 zł. Plan dochodów wykonano w wysokości 37.438.625,21 zł (103,63%), zaś wydatków w wysokości 34.090.963,06 zł (83,38%). Planowany deficyt w wysokości 4.759.414 zł nie został osiągnięty – wykonanie budżetu zamknęło się faktycznie nadwyżką na kwotę 3.347.662,15 zł. W budżecie zaplanowano zaciągnięcie kredytu w wysokości 1.896.030 zł przeznaczonego na pokrycie planowanego deficytu. Ustalono, że w dniu 23 grudnia 2013 r. została podpisała z BGK Odział w Białymstoku umowa kredytu długoterminowego udzielonego ze środków pożyczki EBI nr 13/3005 i środków własnych banku nr 13/3006 na kwotę 2.458.030 zł z przeznaczeniem na sfinansowanie planowanego deficytu budżetowego na okres od dnia zawarcia umowy do dnia 31 grudnia 2019 r. W treści umowy określono, iż część kredytu (na kwotę 2.034.000 zł), udzielana ze środków EBI, przeznaczona jest na sfinansowanie przedsięwzięcia pn. „Budowa sali gimnastycznej przy Zespole Szkół w Sobolewie”, „Przebudowa i modernizacja Domu Ludowego w Supraślu” oraz zadania drogowe (ul. Egipska w Zaściankach i ul. Słowackiego w Supraślu); pozostała część (w wysokości 424.030 zł) udzielana jest ze środków własnych BGK. Ostateczny termin wykorzystania kredytu ustalono na dzień 31 grudnia 2013 r. W wykonaniu umowy uruchomiono kredyt w wysokości 1.796.000 zł, który wpłynął na rachunek budżetu w dacie 30 grudnia (z tego 1.372.000 zł ze środków pochodzących z pożyczki z EBI na zadanie „Budowa sali gimnastycznej przy Zespole Szkół w Sobolewie” oraz 424.030 zł ze środków własnych BGK – z udzielonych przez Skarbnika wyjaśnień wynika, iż ta część kredytu przeznaczona była na wykupy gruntów w Grabówce (88.000) i w Sowlanach (336.000)). Odnosząc się do zasadności zaciągnięcia kredytu Skarbnik wskazała na niepewność finalizacji zaplanowanych na 2013 r. sprzedaży nieruchomości w Zaściankach, z których założono uzyskanie dochodów w wysokości 2.300.000 zł – dlatego ogłoszono przetarg na kredyt. Dodała, że do sprzedaży doszło pod koniec grudnia, kiedy wszystkie procedury związane z zaciągnięciem kredytu były już zakończone. Ze sprzedaży uzyskano wpływy w kwocie 2.970.000 zł.

W trakcie kontroli zwrócono uwagę na niskie wykonanie wydatków budżetowych w stosunku do planu – nie wykonano wydatków na łączną kwotę 6.795.973,94 zł – przy jednoczesnym braku zobowiązań w podziałkach klasyfikacji niewykonanych wydatków. Z tej kwoty 4.193.742,74 zł dotyczyło niezrealizowanych zadań inwestycyjnych, w tym suma w wysokości 3.107.026,02 zł dotyczyła jednej inwestycji – budowy sali gimnastycznej przy Zespole Szkół w Sobolewie. Drugą pozycję wśród niewykonanych wydatków inwestycyjnych stanowiło zadanie pn. „Przebudowa i modernizacja Domu Ludowego w Supraślu” – różnica pomiędzy planem a wykonaniem wyniosła 578.345,79 zł. W dalszej kolejności niewykonane wydatki majątkowe na łączną kwotę 250.862,74 zł wystąpiły w rozdziale 60016 „Drogi gminne” oraz w wysokości 162.738,51 zł w rozdziale 70005 „Gospodarka gruntami i nieruchomościami” (wykup gruntów). Pozostała suma (2.602.231,20 zł) dotyczyła niewykonanych wydatków bieżących (np. w rozdz. 71004 „Plany zagospodarowania przestrzennego” – plan 162.800 zł, wykonanie 725,16 zł).

Wskazania wymaga, iż wydatki zaplanowane na budowę sali gimnastycznej przy Zespole Szkół w Sobolewie stanowiły kwotę 5.513.757 zł, podczas gdy ich wykonanie wyniosło 2.406.730,98 zł. Inwestycja na podstawie umowy zawartej w dniu 29 października 2013 r. jest dofinansowywana przez Fundusz Rozwoju Kultury Fizycznej przy Ministerstwie Sportu. Całkowita szacunkowa wartość zadania ustalona została, na mocy aneksu do umowy o dofinansowanie zawartego w dniu 5 grudnia 2013 r., na kwotę 4.755.454 zł (według pierwotnej wersji umowy wynosiła 6.516.102 zł). Ustalono, że Fundusz zobowiązał się zapewnić dofinansowanie w wysokości nie wyższej niż 1.023.000 zł (w tym: 845.000 zł w 2013 r. i 178.000 zł w 2014 r.) i nieprzekraczającej 21,5% całkowitej wartości kosztorysowej zadania inwestycyjnego. Z postanowień umowy wynika, że zakończenie projektu ustalono na dzień 31 grudnia 2014 r. Z przyjętych w umowie zasad wynikało, że środki Funduszu będą uruchamiane proporcjonalnie do zaangażowania środków własnych i innych z zastosowaniem wskaźnika procentowego udziału dofinansowania w całkowitej wartości kosztorysowej zadania, przy czym, na mocy zawartego aneksu do umowy dodano zapis, iż środki z transzy 2013 r. zostaną uruchomione bez zachowania zasady proporcjonalności. W złożonym w trakcie kontroli wyjaśnieniu kierownik Referatu Inwestycji wskazał, iż z uwagi na przyjętą początkowo zasadę proporcjonalnego wykorzystania środków do dotacji w danym roku musieliśmy założyć konieczność wydatkowania w 2013 r. 82% wartości zadania – 5.382.313,78 zł, z czego 845.000 zł dotacja i 4.537.313,78 zł środki własne. Realnie nie było możliwości, aby do końca 2013 r. wykonać 82% stanu zaawansowania robót i aby nie utracić możliwości wykorzystania dotacji należało zmienić zasadę proporcjonalności, co uczyniono aneksem z 5 grudnia 2013 r. dopuszczając wykonanie do końca roku 50% wartości inwestycji przy wykorzystaniu środków z dotacji w wysokości 845.000 zł, przy zaangażowaniu środków własnych w wysokości 2.356.504,43 zł. Tezy zawarte w wyjaśnieniu potwierdza okazany harmonogram rzeczowo-finansowego robót, z którego wynika, iż łączne koszty budowy w 2013 r. wynosiły 2.356.504,53 zł, zaś w roku 2014 r. – 2.354.395,47 zł. Okazana dokumentacja oraz przywołane wyjaśnienie potwierdzają, że ustalone w budżecie na 2013 r. na opisywane zadanie wydatki w wysokości 5.513.757 zł nie miały pełnego oparcia w treści umowy o dofinansowanie. Należy dodać, że także umowa z wykonawcą zadania w zakresie postanowień dotyczących harmonogramu rzeczowo-finansowego prac, zawarta 12 lipca 2013 r., przewidywała, iż łączny koszt robót w 2013 r. ma wynieść 2.356.504,53 zł.

Częściowe niezrealizowanie zaplanowanych wydatków (niewydatkowanie w danym roku budżetowym części dochodów na finansowanie wydatków) skutkowało w efekcie osiągnięciem nadwyżki budżetowej (wykonane dochody były wyższe od planu o 1.311.102,21 zł). W kontekście przedstawionego opisu uzasadnione wątpliwości budzi rzetelność monitorowania faktycznej realizacji założeń uchwały budżetowej, dotyczących przede wszystkim realności planowanych wydatków (opisanej na przykładzie zadania pn. „Budowa sali gimnastycznej w Sobolewie”). Postanowień uchwały budżetowej nie zmodyfikowano bowiem do faktycznego przebiegu realizacji jej pierwotnych założeń w roku budżetowym. Należyte monitorowanie bieżącej realizacji budżetu i związanych z tym potrzeb w zakresie finansowania wydatków i rozchodów nie powinno bowiem – według ustaleń kontroli – skutkować potrzebą zaciągnięcia przez gminę w dniu 30 grudnia 2013 r. przewidzianego w uchwale budżetowej kredytu na kwotę 1.796.000 zł z przeznaczeniem na pokrycie planowanego deficytu. Według danych sprawozdania Rb-NDS za 2012 r. wykonanie „finansowania” – rozumianego w świetle § 10 pkt 4 załącznika nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103) jako różnica pomiędzy przychodami ogółem a rozchodami ogółem, której wysokość powinna zapewnić pokrycie kwoty deficytu, w przypadku jego wystąpienia – stanowiło kwotę dodatnią w wysokości 5.968.370,88 zł (tzw. nadwyżka „finansowania”). Jednocześnie stan środków pieniężnych na rachunku budżetu gminy na koniec 2013 r. wynosił 9.630.785,91 zł (w tym środki niewykorzystanych dotacji – 28.485,32 zł). Na tej podstawie – oprócz wykazanego wyżej braku podstaw do planowania części wydatków na zadanie „Budowa sali gimnastycznej w Sobolewie” w budżecie 2013 r. – można wysunąć wniosek o zaciągnięciu zobowiązania zaliczanego do długu ponad potrzeby wynikające z faktycznej konieczności opłacenia wydatków lub sfinansowania rozchodów, co skutkuje m.in. koniecznością ponoszenia kosztów obsługi zadłużenia niewykorzystanego na finansowanie wydatków. Nadto, analiza zagadnień dotyczących realizacji budżetu gminy Supraśl wykazała pozostawanie w rozliczeniach budżetów na 2012 i 2013 r. niewykorzystanych wolnych środków: w 2012 r. na kwotę 5.734.654 zł i w 2013 r. na kwotę 3.247.032,03 zł. Wystąpienie wolnych środków wynikało głównie faktu osiągnięcia w poszczególnych latach nadwyżki budżetowej przy planowanym deficycie (w 2012 r. planowany deficyt wynosił 1.415.262 zł, zaś budżet zamknął się nadwyżką w kwocie 2.528.693,75 zł, w 2013 r. planowany deficyt wynosił 4.759.414 zł, zaś budżet zamknął się nadwyżką w wysokości 3.347.662,15 zł). Przedstawione okoliczności świadczą o tworzeniu w budżetach tzw. „sztucznego deficytu”, na podstawie którego zaciągane są zobowiązania dłużne, z których niewykorzystane środki pozostają następnie w rozliczeniu jako wolne środki – str. 43-45 i 48-51 protokołu kontroli.

Badając prawidłowość wydzierżawiania nieruchomości w świetle przepisów ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2014 r. poz. 518) i ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. 2013 r. poz. 594, ze zm.) ustalono, że:

a) w okresie objętym kontrolą na terenie gminy obowiązywała uchwała Nr V/33/07 Rady Miejskiej w Supraślu z dnia 18 stycznia 2007 r. w sprawie zasad gospodarki nieruchomościami należącymi do zasobu gminy Supraśl. Analiza treści uchwały prowadzi do wniosku, że zakres jej regulacji w dalszym ciągu nie wyczerpuje dyspozycji art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy o samorządzie gminnym (analogiczną nieprawidłowość stwierdzono podczas poprzedniej kontroli gospodarki finansowej). Od dnia 22 października 2007 r. przywołany przepis nakazuje objęcie uchwałą także zasad wydzierżawiania lub najmu nieruchomości na czas nieoznaczony. Do czasu określenia tych zasad w drodze uchwały Rady Miejskiej może Pan zawierać umowy na czas nieoznaczony wyłącznie za zgodą Rady. Podkreślenia wymaga, że w odpowiedzi na zalecenia pokontrolne poprzedni Burmistrz poinformował o dokonywanej analizie uchwały celem sprawdzenia jej zgodności z obowiązującym w tym zakresie prawem…; żadna z trzech zmian tej uchwały (przeprowadzonych w 2011 r., 2013 r. i 2014 r.) nie skutkowała dostosowaniem jej brzmienia do obowiązującego stanu prawnego – str. 128-129 protokołu kontroli,

b) zawierane umowy dzierżawy nieruchomości na okres powyżej 3 miesięcy nie były poprzedzone sporządzeniem wykazu nieruchomości przeznaczonych do oddania w dzierżawę. Według postanowień art. 35 ust. 1 i 1b ustawy o gospodarce nieruchomościami właściwy organ (Burmistrz) sporządza i podaje do publicznej wiadomości wykaz nieruchomości przeznaczonych m.in. do oddania w dzierżawę. Obowiązek ten nie dotyczy jedynie oddania nieruchomości w najem lub dzierżawę na czas oznaczony do 3 miesięcy – str. 61-62 protokołu kontroli.

         W wyniku analizy wydatków na wynagrodzenia stwierdzono brak określenia dla pracownika zatrudnionego od dnia 16 stycznia 2012 r. na stanowisku głównego specjalisty ds. uzdrowiska zakresu obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności, co pozostawało w sprzeczności ze standardami kontroli zarządczej ogłoszonymi komunikatem Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84). Zgodnie z brzmieniem części II A pkt 3 tego dokumentu Struktura organizacyjna jednostki powinna być dostosowana do aktualnych celów i zadań. Zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności jednostek, poszczególnych komórek organizacyjnych jednostki oraz zakres podległości pracowników powinien być określony w formie pisemnej w sposób przejrzysty i spójny. Aktualny zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności powinien być określony dla każdego pracownika. W wyjaśnieniu wskazał Pan, iż zadania służbowe głównego specjalisty są określone w § 12 ust. 4b Regulaminu Organizacyjnego, zaś nienadanie temu pracownikowi odrębnego zakresu czynności było wynikiem „przeoczenia”. Wskazania wymaga, że przywołane przez Pana postanowienia Regulaminu Organizacyjnego określają jedynie zadania przypisane głównemu specjaliście ds. uzdrowiska; nie odnoszą się natomiast do zakresu uprawnień i odpowiedzialności osoby zatrudnionej na tym stanowisku. Poza tym użyte w wyjaśnieniu sformułowanie o „przeoczeniu” nadania zakresu czynności świadczy, iż także w Pana przekonaniu nadanie zakresu czynności jest uzasadnione. Potwierdzają to dodatkowo regulacje zawarte w § 9 ust. 5 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Supraślu, zgodnie z którymi „szczegółowe kompetencje i odpowiedzialność pracowników określają zakresy czynności” – str. 84-86 protokołu kontroli.

Badanie zlecania zadań organizacjom pozarządowym w trybie ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2010 r. Nr 234, poz. 1536 ze zm.) wykazało, iż do dnia kontroli dwie organizacje – Polskie Stowarzyszenie Łucznictwa Konnego z Sokółki i Stowarzyszenie Popierania i Rozwoju Wiedzy o Ochronie Środowiska „Czysty Świat” z Poznania – nie sporządziły sprawozdań końcowych z wykonania zadań publicznych. Obowiązek ich sporządzenia w terminie 30 dni od zakończenia realizacji zadania publicznego wynikał z postanowień § 11 ust. 2 umowy nr 23/D/2013 zawartej w dniu 2 września 2013 r. z Polskim Stowarzyszeniem Łucznictwa Konnego oraz umowy nr 26/D/2013 zawartej w dniu 16 grudnia 2013 r. ze Stowarzyszeniem Popierania i Rozwoju Wiedzy o Ochronie Środowiska „Czysty Świat”. Obie umowy były zgodne ze wzorem określonym przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. z 2011 r. Nr 6, poz. 25). Wskazania wymaga, iż termin przedłożenia sprawozdań końcowych, w przypadku pierwszej z wymienionych organizacji, upłynął 20 października 2013 r.; druga organizacja zobowiązana była zaś do jego sporządzenia w terminie do dnia 30 stycznia 2014 r. W § 11 ust. 8 obu umów przewidziano, że w przypadku niezłożenia sprawozdania końcowego zleceniodawca wzywa pisemnie zleceniobiorcę do jego złożenia. Jak ustalono, z procedury tej skorzystano dopiero w dniu 12 lutego 2014 r. W trakcie kontroli obu organizacjom, z uwagi na niezastosowanie się do wezwania przedłożenia sprawozdań, naliczono kary umowne przewidziane postanowieniami § 11 ust. 9 obu umów – w wysokości odpowiednio: 20 zł i 34,20 zł, z czego do dnia zakończenia kontroli uiszczona została suma 20 zł. Ostatecznym efektem działań kontrolnych było zaś rozwiązanie ze skutkiem natychmiastowym przez zleceniodawcę obu umów w dniach 27 i 31 marca 2013 r., co stanowiło wykonanie postanowień zawartych w § 15 ust. 1 pkt 4 tych umów. Rozwiązując umowy określono kwoty dotacji podlegające zwrotowi wraz z odsetkami (stanowiły one odpowiednio: 2.000 zł w przypadku Polskiego Stowarzyszenia Łucznictwa Konnego i 3.430 zł w przypadku Stowarzyszenia Popierania i Rozwoju Wiedzy o Ochronie Środowiska „Czysty Świat” – str. 115-120 protokołu kontroli.

Skontrolowano prawidłowość przeprowadzenia inwentaryzacji drogą spisu z natury na koniec 2013 r., zarządzonej przez Pana Burmistrza 17 grudnia 2013 r. – str. 135-140 protokołu kontroli. Badaniem objęto zgodność okazanej dokumentacji z przepisami ustawy o rachunkowości oraz postanowieniami instrukcji inwentaryzacyjnej z dnia 7 września 2009 r., stwierdzając, że:

a) środki trwałe oraz pozostałe środki trwałe zostały zinwentaryzowane z wykorzystaniem technologii informatycznej, a konkretnie systemu komputerowego wykorzystującego min. czytnik kodów kreskowych. Wskazania wymaga, iż stosowanie tego typu technologii nie miało odzwierciedlenia w dokumentacji jednostki (instrukcji inwentaryzacyjnej) w postaci opisania przebiegu stosowanych w praktyce procedur,

b) dodatkowo sporządzone – z uwagi na niemożność opatrzenia wszystkich środków trwałych naklejkami identyfikacyjnymi podlegającymi odczytaniu przez skaner w toku inwentaryzacji – arkusze spisu z natury (papierowe) ) zawierały m.in. środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony (m.in. kanalizacja, kanał deszczowy, linie energetyczne), tj. składniki aktywów trwałych, które zgodnie z przepisami art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości podlegają inwentaryzacji metodą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników środków trwałych.

         Badając rozliczenia dotyczące dotacji przedmiotowej udzielonej Komunalnemu Zakładowi Budżetowemu w Supraślu stwierdzono uchybienie terminowi przekazania przez kierownika Zakładu rozliczenia dotacji przedmiotowej. Okazane rozliczenie opatrzone było datą 13 lutego 2014 r. (wpływ do Urzędu 14 lutego), podczas gdy zgodnie z przepisami § 45 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (Dz. U. Nr 241, poz. 1616), termin na przekazanie Panu Burmistrzowi rozliczenia upływa 31 stycznia następnego roku – str. 148-149 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy, a także nieprawidłowego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Organem wykonawczym gminy miejsko-wiejskiej jest Burmistrz, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowywania projektów uchwał Rady Miejskiej, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Burmistrz jako organ wykonawczy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Burmistrzu – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, ze zm.) oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały, stosownie do postanowień zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązku głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Przedłożenie Radzie Miejskiej projektu uchwały uaktualniącej wykaz jednostek organizacyjnych stanowiący załącznik do statutu gminy.

2. Określenie w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości metody ewidencji wszystkich rzeczowych składników aktywów obrotowych, stosownie do treści art. 17 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

3. Zobowiązanie Skarbnika do księgowania odpisu aktualizującego należności z tytułu odsetek zapisem Wn 751 – Ma 290.

4. Sporządzanie budżetowych sprawozdań łącznych zgodnie z ustalonymi zasadami.

5. Dołożenie większej staranności w zakresie monitorowania faktycznej realizacji budżetu gminy pod kątem przyjętych założeń dotyczących realności planowanych dochodów i wydatków oraz zasadności zaciągania zobowiązań finansowych służących sfinansowaniu deficytu.

6. W zakresie wydzierżawiania nieruchomości:

a) przedłożenie Radzie Miejskiej projektu uchwały określającej zasady wydzierżawiania lub najmu nieruchomości na czas nieoznaczony; do czasu określenia zasad zawieranie tego typu umów wyłącznie za zgodą Rady,

b) zapewnienie sporządzania i upubliczniania wykazów nieruchomości przeznaczonych do oddania w najem lub dzierżawę w przypadkach określonych przepisami art. 35 ust. 1 i 1b ustawy o gospodarce nieruchomościami.

7. Nadanie zakresu czynności pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku głównego specjalisty ds. uzdrowiska.

8. Bieżące podejmowanie przewidzianych postanowieniami umów o wsparcie realizacji zadania publicznego, zawieranych w trybie przepisów ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, czynności w zakresie wypełniania przez dotowane podmioty obowiązków sprawozdawczych, mając na uwadze, iż nieprzedłożenie sprawozdania z wykonania zadania w terminie i na zasadach określonych w umowie stanowi przesłankę do rozwiązania umowy ze skutkiem natychmiastowym.

9. W zakresie wypełniania obowiązków inwentaryzacyjnych:

a) uregulowanie w instrukcji inwentaryzacyjnej stosowanej w praktyce procedury inwentaryzowania środków trwałych metodą spisu z natury z wykorzystaniem technologii informatycznej,

b) inwentaryzowanie środków trwałych z zastosowaniem metod przewidzianych ustawą o rachunkowości dla poszczególnych rodzajów środków trwałych.

10. Przekazanie kierownikowi Komunalnego Zakładu Budżetowego w Supraślu uwag zawartych w części opisowej wystąpienia dotyczących terminowości przekazywania rozliczenia wykorzystania dotacji przedmiotowej.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

                  Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

             w Białymstoku