Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Gminy Dobrzyniewo Duże

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 27 marca 2008 roku (znak: RIO.I.6011 - 17/07), o treści jak niżej:

Pan Zenon Szypcio

Wójt Gminy Dobrzyniewo Duże

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Dobrzyniewo Duże za okres 2006 roku, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Dobrzyniewo Duże na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienie opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, wykonanie budżetu, w tym realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i realizowanych w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenie budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

W zakresie podstaw organizacji rachunkowości badanej jednostki stwierdzono, że prowadzona była ona w 2006 r. w oparciu o przepisy zarządzenia Pana Wójta z dnia 31 grudnia 2002 r. w sprawie wprowadzenia zakładowego planu kont, które do czasu kontroli nie było modyfikowane. Wskazania wymaga, że od 24 sierpnia 2006 r. obowiązują przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetu jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz.1020). Wdrożenie regulacji tego rozporządzenia wymagało dokonania zmian w zakładowych planach kont. Na podstawie analizy zakładowego planu kont (str. 9-10 protokołu kontroli) stwierdzono, że:

- wykaz kont syntetycznych budżetu gminy nie zawiera konta 962 „Wynik na pozostałych operacjach”; konto to jest faktycznie prowadzone w księdze głównej,

- wykaz kont syntetycznych dla Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej zawiera konta, które nie powinny być stosowane, ponieważ nie są przewidziane załącznikiem nr 2 do rozporządzenia (132 „Rachunek pomocniczy środków inwestycyjnych” i 136 „Rachunki walutowe środków pomocowych”), jak również konta, których nie używa się w ewidencji jednostek budżetowych (740 „Dotacje i środki na inwestycyjne”, 820 „Rozliczenie wyniku finansowego”, 870 „Podatki i inne obowiązkowe rozliczenia z budżetem obciążające wynik finansowy”),

- do wykazu kont syntetycznych dla Urzędu jako jednostki budżetowej nie ujęto kont, które badana jednostka stosuje do ewidencjonowania operacji (224 „Rozliczenie udzielonych dotacji budżetowych”, 310 „Materiały”); ponadto w wykazie kont dla Urzędu brak jest kont pozabilansowych 980 „Plan finansowy wydatków budżetowych” i 997 „Zaangażowanie środków budżetowych”.

         Część ksiąg rachunkowych jednostki prowadzona jest za pomocą programu komputerowego. Obowiązujące w jednostce zasady rachunkowości nie przewidują jednakże prowadzenia rachunkowości z wykorzystaniem programu komputerowego, co oznacza, że Pan Wójt nie dokonał aktualizacji dokumentacji w zakresie sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych wbrew obowiązkowi wynikającemu z art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) – str. 10 i 20 protokołu kontroli. Postanowienia przepisów wewnętrznych wymagane przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych z wykorzystaniem programu komputerowego określają przepisy art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. b) i c) ustawy o rachunkowości.

         W wyniku kontroli prowadzenia ksiąg rachunkowych stwierdzono, że w badanym okresie Urząd prowadził obsługę finansowo-księgową wszystkich jednostek budżetowych – szkół i GOPS. Organizacja obsługi polegała na ewidencjonowaniu operacji dotyczących wszystkich jednostek w księgach rachunkowych Urzędu Gminy z analitycznym jedynie wyodrębnieniem niektórych grup operacji dotyczących tych jednostek (m.in. wydatków). Skutkowało to w praktyce szeregiem nieprawidłowości, polegających w szczególności na niesporządzaniu części wymaganych sprawozdań oraz braku danych ewidencyjnych umożliwiających prawidłowe sporządzenie przez kierowników jednostek sprawozdań wymaganych przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości... – str. 9-14 protokołu kontroli.

         Od 1 marca 2007 roku wyodrębnione zostały księgi rachunkowe GOPS, natomiast od 1 stycznia 2008 roku księgi rachunkowe jednostek oświatowych. W związku z prowadzeniem odrębnych ksiąg rachunkowych kierownicy obsługiwanych jednostek nie opracowali jednakże dokumentacji opisujących przyjęte przez nich zasady rachunkowości.

W sferze prowadzenia ksiąg rachunkowych stwierdzono ponadto inne nieprawidłowości naruszające wymogi ustawy o rachunkowości, rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości..., a także przepisów wewnętrznych, polegające na:

a) sporządzaniu miesięcznych zestawień obrotów i sald niespełniających wszystkich wymogów określonych w art. 18 ust. 1 ustawy o rachunkowości, tj. niezawierających sald na koniec okresu sprawozdawczego – str. 10 protokołu kontroli,

b) dokonywaniu na koncie 133 „Rachunek budżetu” zapisów niemających podstawy w danych wyciągów bankowych, co polegało na zaewidencjonowaniu zapisem Wn 133 – Ma 134 „Kredyty bankowe” kwoty limitu kredytowego w rachunku bieżącym w kwocie 600.000 zł; przykładowo, na koniec 2006 r. dokonanie tego zapisu spowodowało wykazanie w księgach niezgodnego z bankowym potwierdzeniem sald stanu środków pieniężnych (+)349.750,31 zł zamiast (-)250.249,69 zł; stan środków pieniężnych został w związku z tym nieprawidłowo wykazany w bilansie budżetu; saldo konta 133 zostało urealnione 30 września 2007 r. poprzez wyksięgowanie omawianego zapisu – str. 13, 21-27 i 99 protokołu kontroli.

Ponadto wskazania wymaga, że opisane księgowanie, nieposiadające treści ekonomicznej, spowodowało zniekształcenie stanu zadłużenia gminy wykazywanego w sprawozdaniu Rb-Z. Według stanu na 31 grudnia 2006 r. zadłużenie gminy z tytułu kredytów zostało zawyżone o kwotę 349.749,70 zł,

c) prowadzeniu ewidencji operacji dokonywanych na rachunku bankowym środków pomocowych na koncie syntetycznym 133/1; zgodnie z załącznikiem nr 1 do rozporządzenia, do ewidencji stanu rachunków środków pomocowych służy konto 137 “Rachunki środków funduszy pomocowych” – str. 19 protokołu kontroli,

d) ustaleniu nieprawidłowego wyniku budżetu za lata 2005 i 2006, w wyniku ujęcia pod datą 31 grudnia 2005 r., na podstawie polecenia księgowania, niezrealizowanych kasowo środków na realizację inwestycji w kwocie 148.018,50 zł, w tym: środki ZPORR 130.610 zł i budżetu państwa 17.408,50 zł. Należności ujęto zapisem Wn 224 „Rozrachunki budżetu” – Ma 901 “Dochody budżetowe”. Ustalono, że kwota 130.610 zł wpłynęła w dniu 27 marca 2006 r. (zapis Wn 133 - Ma 224) natomiast kwota 17.408,50 zł do dnia kontroli nie wpłynęła. W efekcie nieprawidłowego zapisu z 31 grudnia 2005 r. dochody budżetowe za 2005 r. zostały zawyżone o kwotę 148.018,50 zł, natomiast dochody 2006 roku zaniżono o 130.610 zł. Ponadto zaniżono skumulowany deficyt budżetu na koncie 960 „Skumulowana nadwyżka lub niedobór na zasobach budżetu” o kwotę 17.408,50 zł – str. 13 i 15 protokołu kontroli,

e) dokonaniu na koncie 960 zapisu nieposiadającego treści ekonomicznej, polegającego na ujęciu po obu stronach tego konta kwoty 24.266,71 zł, w wyniku czego wykazywało ono dwustronne saldo; w trakcie kontroli sporządzono dokument stanowiący podstawę sprostowania tego zapisu – str. 62 protokołu kontroli,

f) nieprawidłowej ewidencji rozrachunków z Urzędem Skarbowym z tytułu podatku VAT w ewidencji budżetu na koncie 224; rozrachunki z tytułu podatku VAT należy ujmować wyłącznie w ewidencji Urzędu jako jednostki budżetowej na koncie 225 „Rozrachunki z budżetami” – str. 14-15 protokołu kontroli,

g) nieprawidłowej ewidencji rozrachunków na koncie 201 „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami”, w wyniku czego:

- zawyżono saldo stron Wn i Ma o kwotę 12.355,04 zł; wykazana kwota na saldzie należności i zobowiązań dotyczyła tego samego kontrahenta; nieprawidłowość wynikała z powodu wadliwej ewidencji operacji (faktury i zapłaty) na kontach analitycznych utworzonych do konta 201 według kontrahentów i według rodzajów działalności (podstawowa i inwestycyjna), a także z powodu braku analizy tych sald przez pracownika prowadzącego ewidencję rozrachunków na koncie 201 – str. 15-16 protokołu kontroli,

- wykazano na koniec 2006 r. nierealną należność w kwocie 122 zł, co było wynikiem zaksięgowania w 2006 roku operacji opłacenia faktury w korespondencji z kontem 201, podczas gdy zobowiązanie z faktury zaksięgowano w roku 2007 – str. 17 protokołu kontroli

- ujmowano na koncie 201 niektóre należności z tytułu dochodów budżetowych, które zgodnie z załącznikiem nr 2 do rozporządzenia powinny być uwidocznione na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” – str. 16 protokołu kontroli,

h) braku weryfikacji wykazanych w ewidencji sald należności od czterech kontrahentów; uwaga dotyczy należności na kwotę 4.140,17 zł powstałych w latach 2002-2004, co do których nie stwierdzono właściwych działań windykacyjnych, a w stosunku do dwóch kontrahentów nie okazano żadnych dokumentów pozwalających na ustalenie podstawy powstania należności – str. 16-17 protokołu kontroli; w trakcie kontroli wyjaśniono należność na kwotę 513,60 zł jako wynikającą z błędnej ewidencji oraz rozliczono kwotę 899,90 zł; w stosunku do pozostałych należności podjęto czynności windykacyjne – załącznik nr 33 do protokołu kontroli,

i) ujmowaniu rozrachunków z tytułu zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych na koncie 229 „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne” zamiast na koncie 225 „Rozrachunki z budżetami” – str. 17 protokołu kontroli,

j) dokonywaniu zapisów księgowych w sposób niezgodny z wymaganiami art. 23 ust. 2 ustawy, m.in. poprzez brak wskazania rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu stanowiącego podstawę zapisu – str. 19 protokołu kontroli,

k) braku wymaganej przepisami wewnętrznymi kontroli dowodów kasowych; z ustaleń zawartych na str. 21 protokołu kontroli wynika, że na podstawie dowodów niesprawdzonych pod względem merytorycznym oraz niezatwierdzonych do wypłaty wydatkowano w przyjętej próbie kwotę 93.706,79 zł (74,9% zbadanych rozchodów kasowych),

l) prowadzeniu ewidencji zaciągniętej pożyczki na koncie 134, zamiast na koncie 260 „Zobowiązania finansowe”, jak to wynika z załącznika nr 1 do rozporządzenia – str. 21 protokołu kontroli,

m) dokumentowaniu przychodów środków trwałych oraz ich likwidacji niezgodnie z wymaganiami przepisów wewnętrznych, według których podstawę zapisów wymienionych operacji stanowią protokoły OT - przyjęcie środka trwałego oraz LT – likwidacja środka trwałego; stosowano polecenia księgowania – str. 89-92 protokołu kontroli,

n) obciążaniu wartością zakupionych gotowych środków trwałych kosztów działalności jednostki przy jednoczesnym zwiększaniu funduszu jednostki, zamiast ewidencji za pośrednictwem konta 080 „Inwestycje (środki trwałe w budowie) – str. 89 protokołu kontroli,

o) dokonaniu nieposiadającego treści ekonomicznej zapisu Wn 800 „Fundusz jednostki” – Ma 080 wyksięgowującego nakłady inwestycyjne na wykonanie iluminacji kościołów o wartości 114.737,01 zł; korekty polegającej na przyjęciu efektu inwestycyjnego na stan środków trwałych dokonano w trakcie kontroli – str. 96 protokołu kontroli.

         W zakresie organizacji gospodarki pieniężnej stwierdzono, że środki Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej oraz Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych ewidencjonowano na jednym rachunku bankowym. Stanowi to naruszenie przepisów art. 403 ust. 2 ustawy z dnia 27 kwietnia 2001 r. Prawo ochrony środowiska (Dz. U. z 2008 r. Nr 25, poz. 150) oraz art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 ze zm.), wymagających prowadzenia odrębnego rachunku bankowego dla gromadzenia środków każdego z funduszy – str. 18 protokołu kontroli.

         W zakresie prawidłowości sporządzania sprawozdawczości budżetowej i finansowej stwierdzono – oprócz braku niektórych sprawozdań jednostkowych, co wynikało z przyjętego sposobu obsługi jednostek organizacyjnych – przypadki wykazywania danych niezgodnych z danymi ewidencji księgowej – str. 11-12 i 17 protokołu kontroli.

Jedyne sporządzone sprawozdanie Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego (nie były sporządzane sprawozdania jednostkowe) wykazywało wykonanie dochodów w wysokości 15.141.615,33 zł (na podstawie zapisów na kontach 901 „Dochody budżetowe” i 907 „Dochody z funduszy pomocowych”). Należności pozostałe do zapłaty wykazane w omawianym sprawozdaniu wynosiły kwotę 1.034.011,85 zł, natomiast w ewidencji księgowej Urzędu jako jednostki budżetowej należności ujęte na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” stanowiły kwotę 1.086.874 zł, były zatem wyższe o 52.862,15 zł. Różnica – według wyjaśnienia – dotyczy nie wykazania należności z tytułu odsetek oraz należności dotyczącej budowy wodociągu.

Sprawozdanie „zbiorcze” Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych sporządzone zostało na podstawie sprawozdań jednostkowych obsługiwanych jednostek budżetowych i danych ewidencji wydatków dotyczących Urzędu. Natomiast w zakresie rozrachunków wszystkie zobowiązania uwidocznione w księgach potraktowano jako zobowiązania Urzędu i ujęto bezpośrednio w sprawozdaniu „zbiorczym”, podobnie jak wydatki Urzędu – sprawozdania jednostkowego dla Urzędu nie sporządzano. W kolumnie „zobowiązania” tego sprawozdania wykazana została kwota 755.406,40 zł, podczas gdy z ewidencji księgowej prowadzonej na kontach 201 (798.930,16 zł), 225 (759,17 zł), 229 (276.027,63 zł) i 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” (265.224,42 zł) wynika, że zobowiązania kontrolowanej jednostki z tytułu wydatków na dzień 31 grudnia 2006 r. wynoszą kwotę 1.340 941,38 zł. Różnica pomiędzy wielkością wykazaną w sprawozdaniu i w ewidencji księgowej wynosi 585.534,98 zł. Ustalono ponadto, na podstawie dokumentów źródłowych, że zobowiązania, których termin zapłaty minął przed upływem okresu sprawozdawczego stanowiły 240.871,73 zł. Kontrolowana jednostka zobowiązań wymagalnych w powyższej kwocie nie wykazała w sprawozdaniu Rb-28S w kolumnie „zobowiązania wymagalne powstałe w roku bieżącym”, czym naruszyła przepisy określone w § 8 ust. 2 pkt 5 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 34 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Zobowiązania te nie zostały ujęte także w sprawozdaniu Rb-Z, wbrew wymogom § 12 pkt 4 załącznika nr 34 do przywołanego wyżej rozporządzenia.

Z powyższych ustaleń wynika również, że w jednostce występują problemy z bieżącym regulowaniem zobowiązań. Dopuszczenie do powstawania zobowiązań wymagalnych stanowi naruszenie zasady wyrażonej w art. 35 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.),w myśl której wydatki publiczne powinny być ponoszone w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

W zakresie opracowywania planów finansowych stwierdzono nieprawidłowości opisane na str. 115-117 protokołu kontroli. Z ustaleń kontroli wynika, iż Pan Wójt podpisuje plany finansowe poszczególnych jednostek budżetowych objętych wspólną obsługą, zaś kierownicy tych jednostek składają w roku poprzedzającym rok budżetowy informacje o potrzebie ujęcia w budżecie niektórych wydatków. Z treści protokołu wynika, że nie były sporządzane projekty planów finansowych w rozumieniu obowiązujących przepisów. Ponadto plany finansowe jednostek oświatowych zawierają jedynie wydatki w rozdziale podstawowym dla rodzaju danej szkoły (szkoła podstawowa, gimnazjum), pomijając pozostałe rozdziały dotyczące funkcjonowania szkoły, jak np. 80103 „Oddziały przedszkolne w szkołach podstawowych, 80146 „Dokształcanie i doskonalenie nauczycieli”.

         Zasady sporządzania planów finansowych jednostek budżetowych określają przepisy ustawy o finansach publicznych (art. 185 i 186) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno-prawną (Dz. U. z 2006 r. Nr 116, poz. 783). Zgodnie z § 4 rozporządzenia, wójt obowiązany jest do przekazania kierownikom jednostek budżetowych, w terminie 7 dni od dnia przekazania projektu uchwały budżetowej radzie gminy, informacji o kwotach dochodów i wydatków budżetowych przyjętych w projekcie uchwały, niezbędnych do opracowania projektów ich planów finansowych. Informacje takie winny określać dochody i wydatki w szczegółowości dział, rozdział, paragraf klasyfikacji budżetowej. Na podstawie otrzymanej informacji kierownik jednostki budżetowej powinien opracować projekt planu finansowego. Projekty planów finansowych samorządowych jednostek budżetowych, zapewniające zgodność kwot dochodów i wydatków z projektem uchwały budżetowej, zatwierdzone przez kierowników tych jednostek, winny być przekazane wójtowi celem weryfikacji w terminie 30 dni od dnia otrzymania informacji, nie później jednak niż do dnia 22 grudnia roku poprzedzającego rok budżetowy. Projekty planów finansowych jednostek budżetowych, zweryfikowane przez Wójta i zatwierdzone przez kierownika samorządowej jednostki budżetowej, stanowią podstawę gospodarki finansowej samorządowej jednostki budżetowej w okresie od dnia 1 stycznia roku budżetowego do dnia opracowania planu finansowego na podstawie informacji o ostatecznych kwotach dochodów i wydatków wynikających z uchwały budżetowej. Sporządzenie planu finansowego przez kierownika jednostki budżetowej winno zaś nastąpić na podstawie informacji o ostatecznych kwotach dochodów i wydatków, przekazanej jednostce budżetowej przez wójta w terminie 21 dni od dni uchwalenia uchwały budżetowej.

W zakresie prawidłowości opracowania planu finansowego Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej stwierdzono, że zawiera on, zarówno na 2006 jak i na 2007 rok, jedynie wydatki w rozdziale 75023 „Urzędy gmin”. Nie odpowiada zatem wymaganiom art. 186 ust. 3 i 4 ustawy o finansach publicznych. Przywołane przepisy wymagają, aby w planie finansowym urzędu jednostki samorządu terytorialnego ujęte zostały wszystkie wydatki budżetu nie ujęte w planach finansowych innych jednostek budżetowych.

Opisane nieprawidłowości w zakresie planowania występują w dalszym ciągu, mimo wyodrębnienia ksiąg rachunkowych dla obsługiwanych jednostek budżetowych.

         Kontrola prawidłowości stosowania procedur zbywania nieruchomości gminy wykazała następujące nieprawidłowości:

a) sporządzanie ogłoszeń o przetargach niezawierających wszystkich danych wymaganych przepisami § 13 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. Nr 207, poz. 2108); z ustaleń zawartych na str. 58 protokołu kontroli wynika, że ogłoszenie o przetargu na zbycie nieruchomości zabudowanej położonej w Dobrzyniewie Kościelnym zawierało jedynie odesłanie do wykazu nieruchomości, termin przetargu oraz adresy, pod którymi można uzyskać szczegółowe informacje,

b) zamieszczenie w prasie lokalnej ogłoszenia o przetargu nieograniczonym na zbycie nieruchomości zabudowanej w Dobrzyniewie Kościelnym, wymaganego w danym postępowaniu na podstawie § 6 ust. 4 przywołanego rozporządzenia, na 7 dni przed wyznaczonym terminem przetargu, co stanowi naruszenie § 6 ust. 1 rozporządzenia, według którego podanie ogłoszenia do publicznej wiadomości powinno nastąpić co najmniej na 30 dni przed wyznaczonym terminem przetargu – str. 58 protokołu kontroli,

c) uchybienie obowiązkowi zamieszczania w prasie lokalnej wykazów nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, określonemu w art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2004 r. Nr 261, poz. 2603 ze zm.) – str. 57 i 59 protokołu kontroli.

         Wskazania ponadto wymaga, że przyjęty w budżecie na 2006 rok plan dochodów ze sprzedaży nieruchomości został wykonany jedynie na sumę 190.669,03 zł (56,36% planu), co w istotny sposób wpłynęło na faktyczny wynik budżetu za 2006 rok (nie wykonano planowanych dochodów w kwocie 147.638,27 zł). Istotne rozbieżności między planem a wykonaniem były spowodowane brakiem przygotowania nieruchomości do sprzedaży, w wyniku czego ogłoszenia o przetargach zostały podane do publicznej wiadomości dopiero w lutym 2007 roku. Świadomość braku możliwości osiągnięcia zamierzonych dochodów winna skutkować urealnieniem ich prognozy, w innym bowiem przypadku budżet po stronie dochodów nie stanowi w rzeczywistości pokrycia dla zaciąganych zobowiązań – str. 56-57 protokołu kontroli.

         Badanie prawidłowości przekazywania wpływów stanowiących dochody budżetu państwa wykazało, że jednostka przetrzymywała przez znaczne okresy czasu na rachunku depozytowym w ewidencji Urzędu środki pochodzące z wyegzekwowanych zaliczek alimentacyjnych. Skutkowało to m.in. nieprzekazaniem na rachunek budżetu zrealizowanej w 2006 roku kwoty 5.172,12 zł, w wyniku czego nie dokonano zaliczenia w okresie sprawozdawczym kwoty 2.586,06 zł jako dochodów budżetu gminy oraz nie przekazano w tym okresie sprawozdawczym kwoty 2.586,06 zł na rachunek Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego jako zrealizowanych dochodów budżetu państwa; kwota należna PUW została przelana 15 stycznia 2007 r., natomiast należny udział gminy w dochodach zrealizowanych w 2006 roku został zaksięgowany na koncie 901 dopiero w trakcie kontroli – 27 grudnia 2007 r. – str. 108-113 protokołu kontroli. W opisany sposób naruszono przepisy § 8 rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 24 lipca 2006 r. w sprawie planów finansowych zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami, przekazywania dotacji celowych i przekazywania pobranych dochodów związanych z realizacją tych zadań (Dz. U. Nr 135 poz. 955).

         W zakresie wydatków budżetu stwierdzono nieprawidłowe ustalenie wysokości odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. W 2006 r. na odpisy Urząd Gminy przekazał kwotę 33.801 zł. W toku kontroli stwierdzono, że wartość odpisów powinna wynosić 33.627 zł, czyli o 174 zł mniej niż przelano na rachunek bankowy. Przelewu dokonano w dniu 25 lipca 2006 r. Zgodnie z art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 ze zm.) cała kwota odpisów powinna być przekazana na właściwy rachunek do dnia 30 września roku, jednakże 75 % wartości odpisów powinno być przekazane do dnia 31 maja – str. 66-67 protokołu kontroli.

         Badanie prawidłowości ustalania wysokości diet radnym wykazało minimalne nadpłacenie (na kwotę 8,34 zł) diet należnych za okres styczeń-wrzesień 2006. Było to spowodowane naliczeniem diet Przewodniczącego Rady niezgodnie z § 1 pkt 1 uchwały Rady Gminy w sprawie ustalenia wysokości i zasad przyznawania diet radnym i sołtysom – str. 68 protokołu kontroli.

         W sferze współdziałania z innymi jednostkami samorządu terytorialnego ustalono, że kontrolowana jednostka zawarła w dniu 23 marca 2006 r. z Powiatem Białostockim umowę, w której zobowiązała się dofinansować modernizację drogi powiatowej w kwocie 250.000 zł.

Poniesione z tego tytułu wydatki zostały zaklasyfikowane do par. 6220 „Dotacje celowe z budżetu na dofinansowanie kosztów realizacji inwestycji innych jednostek sektora finansów publicznych”. Treść zawartej umowy wskazuje, że przekazane środki przeznaczone były na współfinansowanie zadania publicznego przynależnego powiatowi, w związku z czym należy je uznać za pomoc finansową, o której mowa w art. 167 ust. 2 pkt 5 i art. 175 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (w świetle m.in. przepisów art. 8 ust. 2a i ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym, istotą instytucji porozumienia jest przyjęcie przez gminę do wykonywania zadania z zakresu powiatu i finansowanie go ze środków przekazanych przez powiat w wysokości koniecznej do jego realizacji). Właściwą podziałką klasyfikacyjną dla takich wydatków w budżecie gminy (z przeznaczeniem inwestycyjnym) jest zatem par. 6300 „Dotacja celowa na pomoc finansową udzielaną między jednostkami samorządu terytorialnego na dofinansowanie własnych zadań inwestycyjnych i zakupów inwestycyjnych”. Dodać tu należy, że uchybiono przepisowi art. 167 ust. 2 pkt. 5 ustawy, bowiem stanowi on, iż wydatki budżetów jednostek samorządu mogą obejmować pomoc rzeczową lub finansową dla innych jednostek samorządu terytorialnego, określoną przez organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego odrębną uchwałą. W omawianym przypadku odrębnej uchwały Rada Gminy nie podjęła – str. 71-72 protokołu kontroli.

         Kontrolą objęto prawidłowość udzielania zamówień publicznych w świetle przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655).

W postępowaniu na dostawę oleju opałowego prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego stwierdzono uchybienie, polegające na nie zawarciu w specyfikacji istotnych warunków zamówienia opisu kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze ofert, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów. Zamieszczono jedynie sposób obliczania ceny (faktycznie stosowanym kryterium była najniższa cena). Prawo zamówień publicznych w art. 36 ust. 1 pkt 13 obliguje zamawiającego do zawarcia takiej informacji w s.i.w.z. Stwierdzono, że cenę jako jedyne kryterium oceny ofert wskazano w ogłoszeniu o przetargu – str. 73 protokołu kontroli.

W zakresie postępowania na budowę kompleksu boisk w Dobrzyniewie Dużym (etap II) nie okazano dowodów przekazania ogłoszenia o zawarciu umowy w sprawie zamówienia Prezesowi UZP. Obecnie, po nowelizacji ustawy obowiązującej od 11 czerwca 2007 r., na zamawiającym ciąży obowiązek zamieszczenia ogłoszenia o zawarciu umowy w Biuletynie Zamówień Publicznych. Obowiązek przechowywania dowodu zamieszczenia ogłoszeń w BZP spoczywa na zamawiającym na podstawie art. 12 ust. 3 pkt 1 Prawa zamówień publicznych – str. 77 protokołu kontroli.

W postępowaniu na budowę hali sportowej w Dobrzyniewie Dużym stwierdzono określenie w s.i.w.z. warunków udziału w postępowaniu w sposób wewnętrznie sprzeczny oraz niezgodny z § 1 ust. 3 pkt 1 obowiązującego ówcześnie rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 kwietnia 2004 r. sprawie rodzajów dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz. U. Nr 71, poz. 645). W specyfikacji wskazano warunek dopuszczenia do udziału w postępowaniu wykonawców, którzy „w każdym z ostatnich 3 lat obrotowych uzyskiwali przychody ze sprzedaży robót budowlanych w wysokości nie mniejszej niż 6 mln złotych”. Celem potwierdzenia spełniania tych warunków zamawiający żądał wykazu przychodów uzyskanych w każdym z ostatnich trzech lat obrotowych, z uwzględnieniem wartości sprzedaży robót budowlanych. Z kolei dokumentem mającym potwierdzić spełnianie tego warunku miało być sprawozdanie finansowe (łącznie z opinią biegłego, gdy była ona wymagana) albo, w przypadku wykonawców nie zobowiązanych do sporządzania sprawozdania finansowego, inne dokumenty określające obrót, zysk oraz zobowiązania i należności – za okres nie dłuższy niż ostanie 3 lata obrotowe, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – za ten okres (czyli zgodnie z przywołanym przepisem rozporządzenia). Sformułowania zawarte w przywołanych punktach były ze sobą sprzeczne, ponieważ wykonawca mógł przedłożyć prawidłowy, żądany przez zamawiającego dokument (za okres np. 2 ostatnich lat), który nie stanowiłby jednocześnie potwierdzenia warunku uzyskania w każdym z 3 ostatnich lat przychodów w wymaganej wysokości, ponieważ opis wymaganego potwierdzenia spełnienia warunku uzyskania odpowiedniego poziomu przychodów nie uwzględniał sytuacji prowadzenia działalności przez okres krótszy niż 3 lata. Mogło to prowadzić do zawężenia kręgu wykonawców ze względu na czas prowadzenia przez nich działalności, co było w sprzeczności zarówno z przywołanym § 1 ust. 3 pkt 1, jak i § 1 ust. 2 pkt 4 rozporządzenia – str. 78-81 protokołu kontroli.

W zakresie realizacji zamówienia na budowę hali stwierdzono brak dowodów świadczących o przestrzeganiu § 6 pkt 2 umowy, stanowiącego, że do zawarcia umowy przez wykonawcę z podwykonawcą wymagana jest zgoda zamawiającego, oraz że wykonawca jest zobowiązany do przedstawienia zamawiającemu umowy lub projektu umowy z podwykonawcą wraz z częścią dokumentacji dotyczącą wykonania robót określonych w umowie lub projekcie. Zamawiający zagwarantował sobie prawo do zgłoszenia zastrzeżeń lub sprzeciwu w terminie 14 dniu od przedstawienia umowy lub jej projektu, przy czym brak zastrzeżeń w tym terminie uważa się za wyrażenie zgody, stosownie do art. 647¹ § 2 k.c. Kontrolującemu nie okazano umowy zawartej przez wykonawcę z podwykonawcą w zakresie zlecenia realizacji części robót elektrycznych (lub jej projektu) oraz ewentualnej zgody zamawiającego – str. 82 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), jest Wójt Gminy. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych.

Z opisu zawartego na stronie 32 protokołu kontroli wynika, że w latach 2006-2007 organ podatkowy nie przeprowadzał kontroli podatkowych u podatników, naruszając tym art. 281 § 1 Op, który zobowiązuje organ do prowadzenia tego typu działań. Jak wynika z ustaleń kontroli sytuacja ta ma ulec zmianie w roku 2008 ponieważ w trakcie kontroli przedstawiono kontrolującym harmonogram kontroli na terenie gminy Dobrzyniewo Duże na lata 2008 – 2010. Z dokumentu tego wynika, że przeprowadzane kontrole będą dotyczyły weryfikacji danych wynikających z informacji podatkowych, pod kątem ich zgodności ze stanem faktycznym.

Kontrola prawidłowości, kompletności i terminowości działań upominawczych i egzekucyjnych wykazała, iż w przypadku podatnika wymienionego w zał. nr 26/1 pod poz. 13 z końcem roku 2007 nastąpiło przedawnienie zobowiązania podatkowego z roku 2002 w kwocie 62.788 złotych. Zgodnie z art. 70 § 1 zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin zapłaty podatku. Na podstawie przedstawionej ewidencji stwierdzono, że organ podatkowy podjął wprawdzie działania egzekucyjne w miesiącu grudniu 2007 roku. Jednak tytuł egzekucyjny został doręczony w dniu 27 grudnia. W kolejnych czterech dniach organ egzekucyjny nie zastosował żadnych środków egzekucyjnych, które spowodowałyby przerwanie biegu terminu przedawnienia. Z ewidencji księgowej wynika również, że w roku 2006 organ podatkowy wydał 68 decyzji, na podstawie których odpisano z kont podatników zaległe zobowiązania podatkowe na kwotę 39.256,42 złotych. Pomijając formalne błędy dotyczące wydania przedmiotowych decyzji należy zauważyć, że organ podatkowy nie korzysta z innych metod zabezpieczenia należności takich jak hipoteka przymusowa, o której mowa w art. 34 § 1 Op. Zastosowanie tego środka pozwoliłoby na zabezpieczenie należności w dłuższej perspektywie czasowej – str. 42-43prot. kontroli.

Z opisu zawartego na stronie 45 protokołu kontroli wynika, że w przypadku decyzji RFP. 3111-1-1/08, na podstawie której udzielono ulgi inwestycyjnej w podatku rolnym, organ podatkowy zaliczył do wydatków koszty, które nie są bezpośrednio związane z modernizacją budynku inwentarskiego, co narusza art. 13 ust. 1 pt 1 ustawy o podatku rolnym. W wyniku tego zawyżona została wysokość udzielonej ulgi.

     Z kolei z opisu przedstawionego na 33 stronie protokołu kontroli wynika, iż kontrolowana jednostka nie dopełniła obowiązku w stosunku do danych objętych tajemnicą skarbową na mocy art. 293 § 2 pkt 4 ustawy Ordynacja podatkowa i nie poinformowała osób mających do nich bezpośredni dostęp w myśl art. 294 § 4 wyżej wymienionej ustawy.

Ustalono, że badana jednostka nie rejestrowała dla podatników wskazanych w opisie na stronie 35 protokołu kontroli danych, co do powierzchni, rodzajów i klas gruntów. Zgodnie z treścią art. 4 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy o podatku rolnym podstawę opodatkowania tą należnością stanowi liczba hektarów przeliczeniowych, ustalonych na podstawie powierzchni, rodzajów i klas użytków rolnych wynikających z ewidencji gruntów i budynków oraz zaliczenia do okręgu podatkowego.

Również badanie zagadnień dotyczących prawidłowości wymiaru podatku leśnego od osób prawnych pozwoliło stwierdzić przypadki, opisane na stronie 36 protokołu kontroli, dotyczące braku danych geodezyjnych na podstawie, których można porównać dane znajdujące w deklaracjach podatkowych złożonych przez grupę tych podatników. W obydwu przypadkach nie stwierdzono działań organu podatkowego zmierzających do usunięcia nieprawidłowości. Działania takowe, przy zastosowaniu procedur przewidzianych w przepisach Działu V „Czynności sprawdzające” Ordynacji podatkowej, winny być pochodną wykonania owych czynności, do których prowadzenia obliguje organ podatkowy treść art. 272 ustawy.

W zakresie podatku od nieruchomości od osób prawnych, przeprowadzona kontrola ustaliła także, na podstawie zestawienia gruntów, iż jednostka posiada około 28 ha gruntów sklasyfikowanych w ewidencji geodezyjnej jako „dr” - drogi. W trakcie trwania kontroli jednostka udokumentowała, iż około 20 ha dróg będących jej własnością stanowią drogi publiczne w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 21 marca 1985 roku drogach publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2007 roku Nr 19, poz. 115 ze zm.) i jest wyłączona z opodatkowania na mocy art. 2 ust. 3 pkt 4 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Natomiast pozostały areał gruntów (około 8 ha), sklasyfikowanych jako drogi potencjalnie podlega opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości – str. 38 protokołu kontroli.

      Ustalono, iż wprowadzone w kontrolowanej jednostce zasady rachunkowości, dotyczące ewidencji księgowej prowadzonej w zakresie dochodów z tytułu podatków i opłat lokalnych oparte są o nieobowiązujące normy prawne i nie uwzględniają zmian w przepisach wykonawczych. Z dniem 1 lipca 2006 roku weszło w życie rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006r. w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 112, poz. 761). Zobowiązuje ono organy podatkowe m. in. do dostosowania, najpóźniej do 1 stycznia 2007 roku, własnych planów kont do przepisów niniejszego rozporządzenia – str. 53 prot. kontroli.

Stwierdzono również, iż kontrolowana jednostka nie posiada pełnej dokumentacji przewidzianej w treści art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 roku Dz. U. Nr 76, poz. 694 ze zm.) a szczególności przewidzianej w ust. 1 pkt 3 lit b i c tego artykułu, czyli: wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych, opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji. W myśl ust. 2 przywołanego artykułu ustawy o rachunkowości kierownik jednostki ustala w formie pisemnej oraz aktualizuje tę dokumentację - strona 55 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy.

Organem wykonawczym gminy jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy gminy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na Wójcie – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 44 ustawy o finansach publicznych.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

         Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości oraz nadzorowania prac z tego zakresu spoczywały, stosownie do zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 45 ustawy o finansach publicznych.

         Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Dokonanie, przy uwzględnieniu uwag zawartych w części opisowej wystąpienia, zmian w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości w celu:

a) wyeliminowania rozbieżności między wykazem kont w zakładowym planie kont a kontami faktycznie prowadzonymi w księdze głównej budżetu i Urzędu jako jednostki budżetowej,

b) dostosowania wykazu kont dla Urzędu Gminy do przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości... i faktycznych potrzeb jednostki,

c) uregulowania kwestii prowadzenia części ksiąg rachunkowych za pomocą komputera.

2. Spowodowanie, aby kierownicy jednostek obsługiwanych przez Urząd opracowali, w związku z wyodrębnieniem ksiąg rachunkowych dla tych jednostek, dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości, mając na uwadze w szczególności przepisy art. 10 ustawy o rachunkowości oraz § 12 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości...

3. Zobowiązanie Skarbnika Gminy do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych poprzez:

a) sporządzanie zestawień obrotów i sald zawierających wszystkie elementy wymagane przepisami art. 18 ustawy o rachunkowości,

b) dokonywanie zapisów na koncie 133 wyłącznie na podstawie danych wyciągów bankowych; wyjaśnianie ewentualnych różnic między saldem w księgach jednostki a saldem wynikającym z bankowego potwierdzenia w celu wyeliminowania rozbieżności,

c) ewidencjonowanie środków na rachunkach funduszy pomocowych na koncie 137,

d) zwiększenie ewidencyjnego stanu skumulowanego deficytu poprzez wyksięgowanie kwoty 17.408,50 zł z konta 960; sposób wyksięgowania zależny jest od stanu rozliczenia projektu – w przypadku stwierdzenia, iż środki z budżetu państwa nie będą przekazane – w korespondencji z kontem 224 (wyksięgowanie należności), a w przypadku istnienia podstaw do otrzymania środków – w korespondencji z kontem 909 „Rozliczenia międzyokresowe”,

e) ewidencjonowanie rozrachunków z tytułu podatku VAT na koncie 225 w ewidencji Urzędu Gminy,

f) prowadzenie zapisów na koncie 201 w sposób umożliwiający ustalenie realnego stanu rozrachunków z odbiorcami i dostawcami,

g) ewidencjonowanie należności z tytułu dochodów budżetowych na koncie 221,

h) ujmowanie rozrachunków z tytułu zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych na koncie 225,

i) ujmowanie w treści zapisu księgowego wszystkich danych wymaganych przepisami art. 23 ust. 2 ustawy o rachunkowości,

j) realizowanie operacji kasowych wyłącznie w oparciu o dowody księgowe spełniające wymagania przepisów wewnętrznych w zakresie wykonania ich kontroli przez upoważnione osoby,

k) prowadzenie ewidencji zaciągniętych pożyczek na koncie 260,

l) dokumentowanie przychodów środków trwałych oraz ich likwidacji za pomocą dowodów wymaganych przepisami wewnętrznymi,

m) ewidencjonowanie kosztów zakupu gotowych środków trwałych na koncie 080.

4. Założenie odrębnych rachunków bankowych dla gromadzenia środków GFOŚiGW i ZFŚS.

5. W zakresie sporządzania sprawozdawczości budżetowej i finansowej:

a) sporządzanie jednostkowych sprawozdań budżetowych dla Urzędu jako jednostki budżetowej,

b) zobowiązanie kierowników jednostek organizacyjnych do sporządzania wszystkich wymaganych sprawozdań na podstawie danych zawartych w wyodrębnionych dla tych jednostek księgach rachunkowych,

c) wykazywanie w sprawozdaniach jednostkowych danych zgodny z ewidencją księgową,

d) ustalanie kwoty zobowiązań z tytułu wydatków, których termin płatności minął, i wykazywanie ich w sprawozdaniach Rb-28S i Rb-Z.

6. Dokonywanie wydatków w terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

7. Zapewnienie prawidłowości procedury opracowywania planów finansowych i ich projektów przez kierowników gminnych jednostek budżetowych. W tym celu przestrzeganie obowiązków spoczywających na Panu Wójcie jako organie wykonawczym, stosownie do przepisów wskazanych w części opisowej wystąpienia.

8. Sporządzanie planu finansowego Urzędu Gminy zawierającego wszystkie wydatki, które nie podlegają ujęciu w planach finansowych innych jednostek budżetowych.

9. Przestrzeganie obowiązującej procedury zbywania nieruchomości komunalnych w zakresie treści ogłoszeń o przetargu oraz sposobu upubliczniania ogłoszeń i wykazów nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży.

10. Bieżące monitorowanie realności prognozy dochodów ze zbycia nieruchomości i dostosowywanie jej do możliwości faktycznej realizacji w roku budżetowym.

11. Terminowe odprowadzanie zrealizowanych dochodów z tytułu wyegzekwowanych zaliczek alimentacyjnych na rachunek budżetu gminy oraz rachunek PUW oraz bieżące dokonywanie potrąceń należnych gminie prowizji z tytułu realizacji tych dochodów.

12. W zakresie odpisów na ZFŚS:

a) zmniejszenie odpisu na 2008 rok o kwotę 174 zł odpowiadającą zawyżeniu odpisu w roku 2006,

b) przestrzeganie terminów odprowadzania równowartości odpisów na rachunek bankowy Funduszu.

14. Udzielanie pomocy innym jednostkom samorządu terytorialnego w oparciu o odrębną uchwałę organu stanowiącego w tej sprawie, podejmowaną na podstawie art. 167 ust. 2 pkt 5 ustawy o finansach publicznych; właściwe klasyfikowanie wydatków ponoszonych z tego tytułu.

15. W zakresie udzielania zamówień publicznych:

a) dołożenie należytej staranności przy formułowaniu treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia w zakresie kryteriów oceny ofert i warunków udziału w postępowaniu,

b) publikowanie w BZP ogłoszeń o zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego i przechowywanie dowodów zamieszczenia tych ogłoszeń.

16. Prowadzenie czynności egzekucyjnych z zachowaniem zasady ich powszechności i kompletności, zgodnie z obowiązującymi przepisami w zakresie egzekucji w administracji.

17. Przestrzeganie przepisów podatkowego prawa materialnego w zakresie udzielania ulg w zapłacie podatku.

18. Wyeliminowanie nieprawidłowości z zakresu dokumentacji księgowej, opisanych w niniejszym wystąpieniu oraz w protokole kontroli, poprzez uaktualnienie uregulowań wewnętrznych dotyczących m. in. ewidencji księgowej podatków i opłat w oparciu o obowiązujące w tej materii przepisy wykonawcze.

19. Wyeliminowanie nieprawidłowości, opisanych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia pokontrolnego, w zakresie opodatkowania podatkami i opłatami lokalnymi, których źródłem są zaniechania w stosowaniu przez organ podatkowy czynności sprawdzających wynikających z przepisów ustawy Ordynacja podatkowa.

20. Zweryfikowanie danych dotyczących gruntów sklasyfikowanych w ewidencji geodezyjnej jako drogi, będących w posiadaniu gminy celem prawidłowego opodatkowania podatkiem od nieruchomości.

21. Poinformowanie o obowiązku przestrzegania tajemnicy skarbowej osób mających dostęp do danych nią objętych.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku