Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Zakładzie Obsługi Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej

w Sokółce

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 28 września 2007 roku (znak: RIO.I.6012 - 10/07), o treści jak niżej:

Pan Stanisław Bułach

Kierownik

Zakładu Obsługi Gospodarki

Komunalnej i Mieszkaniowej

w Sidrze

         W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za okres 2006 roku, przeprowadzonej w Zakładzie Obsługi Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Sidrze na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

         Kontrolą objęto sprawy z zakresu gospodarki finansowej dotyczące organizacji i funkcjonowania kontroli wewnętrznej zakładu, księgowości, sprawozdawczości, gospodarki pieniężnej i rozrachunków, planu finansowego, wybranych rodzajów przychodów i kosztów, udzielania zamówień publicznych oraz gospodarki składnikami majątkowymi.

Kontrola prawidłowości ustalenia i funkcjonowania procedur wewnętrznej kontroli finansowej wykazała istotne braki w tym zakresie. Stwierdzono, iż osobie pełniącej funkcję głównego księgowego Zakładu Pan Kierownik nie powierzył formalnie obowiązków i odpowiedzialności w zakresie wskazanym obecnie przepisami art. 45 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.). Zakres obowiązków głównego księgowego zapisano jedynie w § 9 regulaminu organizacyjnego Zakładu (pochodzącego z 4 lutego 1997 r.), zgodnie z którym obejmują one wykonywanie obowiązków określonych ustawą o rachunkowości, kierowanie pracą komórki finansowej, nadzorowanie i kontrolę realizacji budżetu Zakładu, opracowywanie budżetu Zakładu, sporządzanie sprawozdawczości, wykonywanie innych zadań – str. 4-5 protokołu kontroli.

Stwierdzono także, że pozostali pracownicy zatrudnieniu w komórce finansowo-księgowej nie posiadali zakresów czynności ustalonych pisemnie Pana Kierownika.

Standardy kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych”, ogłoszone Komunikatem Ministra Finansów Nr 13 z dnia 30 czerwca 2006 r. (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 7, poz. 58) wymagają, aby każdemu pracownikowi został przedstawiony na piśmie zakres jego uprawnień, obowiązków i odpowiedzialności – standard A.3 „Struktura organizacyjna”.

Badając kompletność obowiązujących w Zakładzie procedur wewnętrznej kontroli finansowej stwierdzono, że Pan Kierownik nie wprowadził regulaminu kontroli wewnętrznej i instrukcji obiegu dokumentów, tj. aktów wewnętrznych wymaganych postanowieniami statutu Zakładu. Nie stwierdzono także, aby w Zakładzie obowiązywała instrukcja inwentaryzacyjna określająca elementy kontroli wewnętrznej w obszarze dotyczącym inwentaryzacji. Obowiązuje natomiast instrukcja kasowa – str. 7-8, 10 i 12 protokołu kontroli.

Stosownie do postanowień art. 47 ustawy o finansach publicznych kierownik jednostki sektora finansów publicznych obowiązany jest do wprowadzenia w formie pisemnej procedur kontrolnych dotyczących wszystkich zachodzących w jednostce procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowywaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem. Kontrola ta obejmuje przeprowadzanie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków; badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych. Do jej elementów należy również zapewnienie przestrzegania ustalonych w formie pisemnej procedur kontroli. Ustalając procedury kontroli finansowej kierownik jednostki winien zapewnić ich zgodność ze Standardami kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych ogłoszonymi przez Ministra Finansów.

Z ustaleń kontroli wynika, że faktycznie procedury kontrolne w stosunku do dokumentów finansowo-księgowych funkcjonują, mimo braku ich określenia na piśmie.

Badanie wewnętrznych uregulowań dotyczących prowadzenia rachunkowości zakładu wykazało, że w zakresie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości zakład posiada tylko zakładowy plan kont zawierający wykaz kont syntetycznych.

Wymagane elementy dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości określają przepisy art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.), przywołane na str. 8-9 protokołu kontroli. Przy ustalaniu treści dokumentacji uwzględnienia wymagają ponadto szczególne zasady rachunkowości zawarte w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.), zwłaszcza w § 5-8 i 12-13.

Badając prawidłowość zapisów w ewidencji księgowej stwierdzono naruszenie art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości poprzez nieujmowanie w księgach rachunkowych na koniec okresu sprawozdawczego zobowiązań jednostki. Nieprawidłowości dotyczyły 8 faktur na łączną kwotę 4.145,50 zł, dotyczących miesiąca czerwca 2006 r. a opłaconych w lipcu i ujętych w księgach rachunkowych dopiero w momencie zapłaty – str. 10 protokołu kontroli.

Na podstawie analizy zapisów dokonanych na koncie 080 „Inwestycje (środki trwałe w budowie)” w odniesieniu do kosztów inwestycji polegającej na budowie wodociągu Makowlany – Ogrodniki – Bieniasze stwierdzono, że jako koszty tej inwestycji zaksięgowano w dniu 31 grudnia 2006 r. koszty płac i pochodnych oraz koszty pracy sprzętu związane z realizacją tej inwestycji, ujęte wcześniej jako koszty działalności bieżącej. Przeksięgowując koszty płac i pochodnych dokonano jednocześnie zmniejszenia kosztów bieżących o kwotę 67.584,24zł. Natomiast zwiększenia kosztów inwestycji o koszty pracy sprzętu dokonano bez zmniejszenia kosztów bieżących zakładu o kwotę 79.537,32 zł. Skutkowało to nieprawidłowym ustaleniem wyniku finansowego Zakładu za 2006 r., polegającym na jego zaniżeniu o 79.537,32 zł – str. 10-11 protokołu kontroli.

Badając gospodarkę pieniężną stwierdzono, że w raportach kasowych dokonywano zaprzychodowania gotówki do kasy pod inną datą niż data wystawienia dowodu kasowego dokumentującego przyjęcie gotówki do kasy – str. 12-13 protokołu kontroli. Stan taki narusza postanowienia art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy o rachunkowości, który dla zachowania przez księgi rachunkowe przymiotu bieżącego prowadzenia wymaga, aby wpłaty i wypłaty gotówką były ujęte w ewidencji w tym samym dniu, w którym zostały dokonane. Podobne postanowienia zawiera pkt 15 instrukcji kasowej obowiązującej w Zakładzie.

Ponadto naruszono wymagania instrukcji kasowej w zakresie dotyczącym wymogu zapewnienia, aby dowody kasowe były powiązane z raportem kasowym poprzez podanie na nich daty, numeru i pozycji raportu kasowego – str. 13 protokołu kontroli.

Ustalono, że inwentaryzację należności na dzień 31 grudnia 2006 r. przeprowadzono metodą weryfikacji sald stwierdzając, iż zostały one uregulowane w okresie 3-21 stycznia 2007 r. Należy wskazać, że inwentaryzację należności przeprowadza się na koniec każdego roku obrotowego. Termin ten uważa się za dotrzymany, jeżeli inwentaryzacja zostanie przeprowadzona w ostatnim kwartale roku i zakończona do 15 dnia następnego roku. Z ustaleń zawartych na str. 17 protokołu wynika, że drogą weryfikacji sald dokonywano inwentaryzacji także należności od podmiotów prowadzących księgi rachunkowe (specyfikacja sald należności pozostających na koncie 201/1 stanowi załącznik nr 8 do protokołu kontroli), czyli niezgodnie z przepisem art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości, który w stosunku do takich kontrahentów wymaga uzyskania potwierdzeń sald. Metoda porównania danych ksiąg rachunkowych z dokumentacją może być stosowana tylko wobec należności od osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych – art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy.

Stwierdzone w trakcie przeprowadzonej w 2006 roku inwentaryzacji towarów różnice inwentaryzacyjne zostały rozliczone w księgach 2007 roku – str. 49 protokołu kontroli. Naruszono tym samym postanowienia art. 27 ust. 2 ustawy o rachunkowości, wymagającego aby ujawnione w toku inwentaryzacji różnice rozliczyć w księgach tego roku, którego dotyczy inwentaryzacja. Nie stwierdzono też udokumentowania przyczyn powstania stwierdzonych różnic. Zgodnie z przywołanym wyżej przepisem ustawy o rachunkowości stwierdzone różnice należy wyjaśnić.

Kontrola ewidencji środków trwałych prowadzonej na koncie 011 „Środki trwałe” wykazała, że były na nim ewidencjonowane środki trwałe o wartości początkowej poniżej 3.500 zł – str. 46 protokołu kontroli. Stosownie do postanowień § 5 ust. 3 pkt 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości i planów kont… oraz zasad funkcjonowania kont 011 i 013 „Pozostałe środki trwałe”, zawartych w załączniku nr 2 do rozporządzenia, środki trwałe o wartości nie przekraczającej kwoty określonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych (tj. kwotę 3.500 zł) nie podlegają ujmowaniu na koncie 011.

W wyniku kontroli prawidłowości sporządzania sprawozdań budżetowych ustalono m.in. przypadki niewłaściwego prezentowania w nich danych. Dotyczyło to sprawozdań Rb-30 i Rb-N sporządzonych za 2006 rok - str. 11 i 21 protokołu kontroli. Stwierdzono, że:

a) w sprawozdaniu Rb-30 po stronie planu przyjęto wielkości przychodów, kosztów i środków obrotowych inne, niż wynikające z ustalonych w okazanym planie finansowym: w planie przyjęto stan środków obrotowych na początek roku w wysokości 71.082 zł, zaś w sprawozdaniu wykazano 4.083 zł, przychody przyjęto w planie w wysokości 778.042 zł, w sprawozdaniu wykazano 845.041 zł, koszty w planie – 849.124 zł, w sprawozdaniu wykazano 845.041 zł, stan środków obrotowych na koniec roku w planie – 71.454 zł, w sprawozdaniu wykazano 4.083 zł. Stosownie do § 5 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 ze zm.), dane w sprawozdaniach wykazuje się w zakresie planu w kwotach wynikających z planu finansowego jednostki, po uwzględnieniu zmian dokonanych w trybie ustawy o finansach publicznych. Z wyjaśnienia głównej księgowej (załącznik nr 19 do protokołu kontroli) wynika, że do sprawozdania Rb-30 za rok 2006 przyjęto faktyczne środki obrotowe, jakie były na koniec 2005 r. i faktyczny stan środków obrotowych na koniec 2006 roku według ewidencji księgowej. Różnice wynikające w sprawozdaniu spowodowane były tym, iż nie dokonano zmian planu finansowego po zdaniu bilansu i sprawozdań za 2005 rok, w wyniku czego nie został on dostosowany do faktycznej wartości środków obrotowych netto. Zasady dokonywania zmian w planie finansowym zakładu budżetowego określają przepisy art. 24 ust. 10 i 11 ustawy o finansach publicznych oraz § 45 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inna formę organizacyjno-prawną (Dz. U. Nr 116, poz. 783);

b) w sprawozdaniu Rb-N w kolumnach N 4 i N 4.1 dotyczących należności wymagalnych, w tym z tytułu dostaw i usług, wykazano kwotę o 31.370,35 zł wyższą, niż kwota należności, których termin płatności minął, ustalona przez kontrolujących na podstawie dokumentacji księgowej, w tym ewidencji prowadzonej do kont rozrachunkowych. Błędne ustalenie kwoty należności wykazanych w Rb-N wynikało z faktu ujęcia w nim należności, których termin płatności nie upływał z końcem okresu sprawozdawczego, za który sporządzano sprawozdanie.

Ponadto w zakresie sprawozdawczości ustalono, że Zakład nie sporządzał w 2006 roku kwartalnych sprawozdań Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, wbrew obowiązkowi wynikającemu z § 4 pkt 2 lit. d) rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej – str. 11 protokołu kontroli.

Przywołane powyżej w punkcie a) ustalenia w zakresie rozbieżności między danymi okazanej kontrolującym ostatecznej wersji planu finansowego i danymi w kolumnach „plan” rocznego sprawozdania Rb-30 uniemożliwiają jednoznaczne ustalenie kwoty faktycznej nadwyżki środków obrotowych za 2006 rok, którą Zakład powinien rozliczyć z budżetem. Z treści złożonego do Regionalnej Izby sprawozdania Rb-30 wynika, w świetle § 48 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z 29 czerwca 2006 r., wysokość faktycznej nadwyżki w kwocie 39.368,31 zł. Zgodnie z przepisem § 49 ust. 4 rozporządzenia, w terminie 15 dni od złożenia rocznego sprawozdania finansowego (bilansu) zakład budżetowy wpłaca do budżetu różnicę między faktycznym a planowanym stanem środków obrotowych na koniec roku. Ze sprawozdania wynika zatem obowiązek rozliczenia budżetem kwoty 35.285,31 zł (39.368.31 zł minus 4.083 zł).

Jeżeli jednakże ustalać kwotę nadwyżki posiłkując się ostatnią wersją planu finansowego (zawierającego inne dane w zakresie planowanego stanu środków na koniec roku niż w sprawozdaniu Rb-30), a dodatkowo dokonać korekty kosztów zawyżonych na kwotę 79.537,32 zł, nadwyżka wyniosłaby 47.451,54 zł. Natomiast przyjęcie danych w zakresie planowanego na koniec roku stanu środków, zawartych w sprawozdaniu, skorygowanych o zawyżone koszty, dałoby nadwyżkę w wysokości 114.822,63 zł.

Nie stwierdzono, aby Zakład dokonywał rozliczenia z budżetem w zakresie faktycznej nadwyżki środków obrotowych za 2006 rok.

W wyniku kontroli stwierdzono, iż Zakład osiągał przychody z tytułu zaopatrzenia ludności w wodę (str. 23-25 protokołu kontroli). Stosowano taryfę  w wysokości 1,80 zł/m³ wody, wynikającą z uchwały Rady Gminy Sidra Nr XXI/138/01 z dnia 27 listopada 2001 r. w sprawie ustalenia opłat za wodę pobieraną z urządzeń zbiorowego zaopatrzenia w wodę.

Należy wskazać, że od dnia 14 stycznia 2002 r. obowiązują przepisy ustawy z dnia 7 czerwca 2001 roku o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków (Dz. U. z 2006 r. Nr 123, poz. 858). Nakładają one na przedsiębiorstwo wodociągowo-kanalizacyjne obowiązek corocznego składania wniosków o zatwierdzenie taryf, w terminie 70 dni przed planowaną datą wejścia taryf w życie, wraz z załączoną szczegółową kalkulacją cen i stawek opłat (art. 24 ust. 2 ustawy) lub o przedłużenie czasu obowiązywania taryfy ustalonej na dany rok na kolejny okres, nie dłuższy jednak niż 1 rok. Przedłużenie okresu obowiązywania taryfy o jeden rok może odbyć się bez załączania do wniosku szczegółowej kalkulacji cen i stawek opłat, musi być jednakże poparte odpowiednio uzasadnionym wnioskiem (art. 24 ust. 9a, 9b i 9c ustawy). Złożony wniosek podlega sprawdzeniu przez wójta pod kątem zgodności z przepisami ustawy. Rada zatwierdza uchwałą taryfy w terminie 45 dni od dnia złożenia wniosku. Jeżeli rada gminy nie podejmie uchwały w terminie 45 dni, taryfy wchodzą w życie po upływie 70 dni od dnia złożenia wniosku o ich zatwierdzenie (art. 24 ust. 4-5 i 8 ustawy).

W świetle obecnego stanu prawnego, raz ustalona taryfa nie może zatem obowiązywać dłużej niż 2 lata, przy czym corocznie w tej sprawie powinien zostać przedłożony wniosek przedsiębiorstwa wodociągowo-kanalizacyjnego w sprawie ustalenia nowych taryf albo przedłużenia okresu obowiązywania taryfy ustalonej na rok poprzedni.

Jedyne pismo w sprawie ustalenia wysokości ceny za sprzedawaną wodę nosi datę 15 listopada 2001 r., a zatem pochodzi jeszcze sprzed wejścia w życie cytowanej wyżej ustawy. Od wejścia w życie ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę… Zakład nie wywiązywał się z ciążącego na nim obowiązku składania wniosków. Z wyjaśnienia złożonego przez Pana Kierownika (załącznik nr 10 do protokołu kontroli) wynika, że Wójt poinformował Pana, iż w razie złożenia wniosku Rada Gminy nie podwyższy taryf za wodę z uwagi na niższe ceny stosowane w sąsiednich gminach, stąd też wnioski nie były składane. Teza zawarta w wyjaśnieniu nie zasługuje na uwzględnienie, a co więcej świadczy o nieznajomości obowiązujących przepisów w tym zakresie, ponieważ: po pierwsze – poziom cen wody w sąsiednich gminach nie jest, w świetle ustawy, żadnym wyznacznikiem obowiązującej na terenie gminy stawki, a po drugie – prawidłowo skalkulowana stawka zaproponowana we wniosku, zweryfikowana przez wójta, wchodzi w życie niezależnie od podjęcia przez radę gminy uchwały w tym zakresie, po upływie 70 dni od dnia złożenia wniosku (art. 24 ust. 8). Należy też wskazać, że radzie gminy przysługuje prawo ustalenia dopłat do zaproponowanych w taryfie cen (art. 24 ust. 6).

W wyniku kontroli prawidłowości ustalania kategorii zaszeregowania oraz naliczania i wypłacania wynagrodzeń pracownikom Zakładu (str. 31-35 protokołu kontroli) ustalono, że wystąpiły przypadki stosowania niewłaściwej kategorii zaszeregowania. W dwóch przypadkach rozbieżność między przyznaną kategorią zaszeregowania a kategorią przewidzianą przepisami prawa dla danego stanowiska spowodowała, że ustalone wynagrodzenia były niezgodne z przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostki samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 146, poz. 1222 ze zm.). Wynagrodzenie inspektora w referacie finansowym było, w stosunku rocznym, o 1.785 zł wyższe od możliwego do przyznania na podstawie przepisów rozporządzenia i ustalonych przez Radę Gminy kwot najniższego wynagrodzenia zasadniczego oraz wartości jednego punktu w złotych. Natomiast wynagrodzenie pracownika zatrudnionego jako konserwator wodociągu było w stosunku rocznym o 2.484,88 zł niższe od minimalnego, ustalonego na wskazanych wyżej zasadach, wynagrodzenia dla pracownika zatrudnionego na stanowisku konserwatora maszyn i urządzeń.

         Stwierdzono również przyznanie dodatku nie wynikającego z przepisów prawa, a mianowicie dodatek za nadzór nad hydroforniami. Wysokość wypłaconego w 2006 roku dodatku wyniosła 6.600 zł.

Z wyjaśnienia Pana Kierownika (załącznik nr 20 do protokołu kontroli) wynika, że tworząc Zakład Obsługi Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Sidrze Wójt Gminy zatrudnił wszystkich pracowników, ustalając w umowach kategorie zaszeregowania (należy dodać, że w dalszym ciągu część pracowników nie została formalnie zatrudniona przez Pana jako pracodawcę). Teczki osobowe znajdowały się w Urzędzie Gminy, do Zakładu przekazano je po kilku latach bez żadnego instruktażu co do ich prowadzenia. W zakładzie nie ma osoby wyznaczonej do spraw kadrowych. Kategorie zaszeregowania nie były dostosowywane do zmieniających się przepisów, a wynagrodzenia były podwyższane według wskaźnika inflacji, który obowiązywał na dany rok kalendarzowy (podawany przez Urząd Gminy). Przyznanie dodatku nad hydroforniami jednemu z pracowników uzasadniono tym, iż jest osobą fachową i dyspozycyjną 24h na dobę oraz w niedziele i święta. Ponadto z wyjaśnienia wynika, że osoba zatrudniona jako konserwator wodociągu faktycznie wykonuje inne czynności (m.in. spisywanie liczników).

Badając pozostałe koszty Zakładu stwierdzono, że nieterminowo dokonywano przelewów równowartości odpisów na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych – str. 35 protokołu kontroli. Naruszono tym samym przepis art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 ze zm.), stanowiący, iż pracodawca przekazuje równowartość odpisu na rachunek bankowy Funduszu w terminie do 30 września, z tym, że do dnia 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartość odpisów. Tymczasem dnia 6 kwietnia 2006 r. przelano kwotę 4.200 zł, zaś pozostałe 6.624 zł dnia 21 listopada 2006 r.

Kontrola rozliczeń finansowych Zakładu z budżetem gminy wykazała, że nie dokonano rozliczenia i zwrotu niewykorzystanej części dotacji celowej w kwocie 3.483,30 zł otrzymanej z budżetu na budowę wodociągu. Kwota otrzymanej w 2006 roku dotacji wyniosła 179.816 zł, z tego do kosztów inwestycji zaliczono kwotę 176.332,70 zł, a wydatkowano faktycznie 174.380,70zł. Kwota 1.952 zł za sporządzenie wyrysów geodezyjnych została zaliczona do kosztów inwestycyjnych 2006 r., lecz została wydatkowana w roku 2007 – str. 17 i 50-51 protokołu kontroli. Kwota 3.483,30 zł podlegała zatem zwrotowi do budżetu gminy zgodnie z § 41 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inna formę organizacyjno-prawną.

         Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości były wynikiem nieznajomości, nieprzestrzegania lub błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości zakładu budżetowego.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na kierowniku jednostki, stosownie do art. 44 ustawy o finansach publicznych.

Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości należy do obowiązków głównego księgowego, a także kierownika jednostki, na którym ciąży powinność wdrożenia i aktualizowania dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, stosownie do art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Prawa i obowiązki głównego księgowego określa art. 45 ustawy o finansach publicznych.

         Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Formalne powierzenie głównemu księgowemu obowiązków i odpowiedzialności przewidzianych przepisami art. 45 ustawy o finansach publicznych oraz nadanie zakresów czynności pozostałym pracownikom komórki finansowo-księgowej.

2. Wprowadzenie w Zakładzie pisemnych procedur kontroli finansowej, odnoszących się do wszystkich zachodzących w Zakładzie operacji związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem, przy uwzględnieniu uwag zawartych w części opisowej wystąpienia.

3. Ujęcie w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości wszystkich danych wymaganych przepisami art. 10 ustawy o rachunkowości, przy uwzględnieniu specyficznych rozwiązań dla jednostek sektora finansów publicznych, wynikających z przepisów rozporządzenia, do których odesłano w części opisowej wystąpienia.

4. Zobowiązanie głównego księgowego do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych poprzez:

a) ujmowanie w księgach rachunkowych wszystkich zobowiązań Zakładu co najmniej na koniec poszczególnych okresów sprawozdawczych,

b) prawidłowe ustalanie kosztów działalności bieżącej Zakładu,

c) ujmowanie wpłat i wypłat gotówką w ewidencji w tym samym dniu, w którym zostały dokonane,

d) oznaczanie dowodów dokumentujących obrót kasowy datą, numerem i pozycją raportu kasowego,

e) przeprowadzanie inwentaryzacji poszczególnych należności w sposób i w terminach ustalonych przepisami art. 26 ustawy o rachunkowości,

f) rozliczanie różnic inwentaryzacyjnych w księgach tego roku, którego dotyczy inwentaryzacja,

g) dokumentowanie wyjaśnienia stwierdzonych różnic inwentaryzacyjnych,

h) ewidencjonowanie na koncie 011 środków trwałych o wartości początkowej przekraczającej kwotę 3.500 zł

5. W zakresie planowania i sprawozdawczości:

a) wykazywanie w rocznych sprawozdaniach Rb-30 po stronie planu kwot wynikających z ostatecznej wersji planu finansowego sporządzonego zgodnie z przepisami ustawy o finansach publicznych i aktów wykonawczych,

b) dostosowywanie danych planu w zakresie planowanego (faktycznego) stanu środków obrotowych na początek roku do wartości wynikających z ksiąg rachunkowych w drodze formalnej zmiany planu finansowego,

c) wykazywanie w sprawozdaniach Rb-N wyłącznie należności wymagalnych, tj. należności, których termin płatności minął,

d) sporządzanie na koniec każdego kwartału sprawozdań Rb-Z.

6. Ujmowanie w sprawozdaniu i przekazywanie do budżetu kwoty faktycznej nadwyżki środków obrotowych zakładu na koniec roku, ustalonej na zasadach przewidzianych przepisami § 48 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych…

7. Coroczne przedkładanie wójtowi wniosku o zatwierdzenie taryf za zbiorowe zaopatrzenie w wodę lub o przedłużenie okresu obowiązywania taryfy ustalonej na rok poprzedni, przy uwzględnieniu trybu postępowania w tym zakresie przedstawionego w części opisowej wystąpienia.

8. Dostosowanie kategorii zaszeregowań pracowników na poszczególnych stanowiskach i wynikającej stąd wysokości oraz składników wynagrodzeń do przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego.

9. Formalne zatrudnienie przez Pana Kierownika, jako pełniącego funkcję pracodawcy, wszystkich pracowników Zakładu.

10. Terminowe przekazywanie odpisów na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych.

11. Dokonywanie zwrotu do budżetu niewykorzystanych do końca roku budżetowego kwot otrzymanej dotacji celowej na inwestycje.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Wójt Gminy Sidra