 |
 |
 |
 |
 |
|
zalecenia - Miasto i Gmina Ciechanowiec |
|
|||||||||||
|
|||||||||||||
|
Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej Miasta i Gminy Ciechanowiec przeprowadzona w Urzędzie Miejskim w Ciechanowcu przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 17 stycznia 2008 roku (znak: RIO.I.6011 - 12/07) zmodyfikowanym w związku z uchwałą nr 539/08 Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku z dnia 15 lutego 2008 roku, uwzględniającą zastrzeżenia do wniosków pokontrolnych złożone przez Burmistrza Ciechanowca.
Pan Mirosław Reczko Burmistrz Ciechanowca W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej Gminy Ciechanowiec, przeprowadzonej w Urzędzie Miejskim w Ciechanowcu na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce. Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy i jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, wykonanie budżetu, w tym realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i realizowanych w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi. W okresie objętym kontrolą, do dnia 9 grudnia 2006 roku, funkcję Burmistrza pełnił Stanisław Łapiak. W wyniku badania dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości stwierdzono, że w wykazach kont syntetycznych budżetu oraz Urzędu jako jednostki budżetowej, wzorowanych na standardowych planach kont zamieszczonych w załącznikach do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020), zamieszczono konta, które w zakładowym planie kont, z uwagi na specyfikę prowadzonej działalności, nie powinny występować. Uwaga ta dotyczy następujących kont ujętych w zakładowym planie kont dla Urzędu: - 101 „Kasa” (w kontrolowanej jednostce nie są realizowane wpłaty i wypłaty gotówkowe za pośrednictwem kasy); - 138 „Rachunki środków na prefinansowanie”, 257 „Należności z tytułu prefinansowania” i 268 „Zobowiązania z tytułu prefinansowania” (konta 138 i 268 mogą występować wyłącznie w ewidencji budżetu jednostki samorządu terytorialnego, natomiast konto 257 wyłącznie w państwowych jednostkach budżetowych); - konta 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” i 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych” (Urząd jako jednostka budżetowa nie posiada wyodrębnionego rachunku bankowego, w związku z czym nie mogą wystąpić operacje podlegające ewidencjonowaniu na kontach 222 i 223). W wykazie kont budżetu zamieszczono natomiast konto 257 „Należności z tytułu prefinansowania”, które występuje wyłącznie w ewidencji budżetu państwa. Z ustaleń kontroli wynika ponadto, że konto 130 „Rachunki bieżące jednostek budżetowych” w rzeczywistości nie funkcjonuje na zasadach przyjętych w zakładowym planie kont, wskazujących na posiadanie przez Urząd odrębnego rachunku bankowego. Rachunek taki nie został wyodrębniony. W praktyce pod datą wyciągu bankowego do rachunku budżetu są dokonywane księgowania równoległe dotyczące wydatków Urzędu (konto analityczne 130-2 – subkonto wydatków), natomiast operacje dotyczące zrealizowanych na rachunku budżetu dochodów Urzędu, jako jednostki budżetowej, są księgowane na podstawie poleceń księgowania pod datą kończącą miesiąc lub na koniec roku (konto 130-1). Z analizy zapisów na koncie 130-1 wynika ponadto, że księgowane na stronie Wn tego konta dochody w bardzo ograniczonym zakresie korespondują ze stroną Ma konta 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”, co jest pochodną braku przypisania na tym koncie należności z tytułu podatków i opłat lokalnych. Zapisy typu Wn 130-1, Ma 221 wyniosły w 2006 r. łącznie zaledwie 92.208,71 zł (wszystkie pod datą kończącą poszczególne miesiące), co stanowiło 2,1% rocznych zapisów strony Wn. W pozostałym zakresie konto 130-1 koresponduje ze stroną Ma konta 700 „Sprzedaż produktów i koszt ich wytworzenia”, 750 „Przychody i koszty finansowe” i kontem 234 „ Pozostałe rozrachunki z pracownikami” – str. 12-13 i 28 protokołu kontroli. Niedokonywanie przypisów należności z tytułu podatków i opłat lokalnych narusza zasady określone przepisami § 17 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 r. w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 112, poz. 761). W ramach kontroli prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych przeanalizowano zapisy księgowe dotyczące realizowanych w latach 2004-2007 sześciu projektów objętych dofinansowaniem ze środków Unii Europejskiej o łącznej wartości wydatków kwalifikowalnych 11.685.483,70 zł. W wyniku przeprowadzonego badania ustalono, że przyjęty sposób ujmowania operacji dotyczących realizowanych projektów na kontach syntetycznych budżetu nie dawał możliwości ustalenia w poszczególnych latach wyniku na operacjach z udziałem środków pomocowych dotyczących poszczególnych projektów. Wynikało to z niewłaściwego ewidencjonowania operacji lub ich nie ujmowania w ogóle na kontach przewidzianych przepisami prawa dla księgowania operacji objętych finansowaniem ze środków UE, tj. kontach 907 „Dochody z funduszy pomocowych”, 908 „Wydatki z funduszy pomocowych” i 967 „Fundusze pomocowe”. Stwierdzono, że w ewidencji budżetu otrzymane płatności z funduszy pomocowych były odnoszone na konto 901 „Dochody budżetu”, a wydatki podlegające finansowaniu ze środków funduszy pomocowych na konto 902 „Wydatki budżetu”. Dochody i wydatki ze środków funduszy pomocowych, ujęte na kontach 901 i 902, na koniec roku były przenoszone na konto 961 „Niedobór lub nadwyżka budżetu”, co powodowało, iż konto 967 na koniec poszczególnych lat nie wykazywało żadnego salda. Na podstawie analizy dokumentów źródłowych dotyczących poszczególnych projektów ustalono, że rzeczywisty wynik na operacjach z udziałem środków pomocowych za 2005 rok wynosił minus 2.699.742,10 zł. Wynik ten powinien wynikać z przeniesienia dochodów i wydatków poszczególnych projektów na konto 967. W przypadku prawidłowej ewidencji dochodów (konto 907 zamiast 901) i wydatków (konto 908 zamiast 902) finansowanych ze środków pomocowych, konto 967 na koniec 2005 r. wykazywałoby saldo strony Wn w kwocie 2.699.742,10 zł. Natomiast rzeczywisty wynik budżetu za 2006 r. na operacjach z udziałem środków pomocowych, w przypadku prawidłowo prowadzonej ewidencji księgowej projektów, powinien wynosić plus 1.005.471,41 zł, a saldo Wn konta 967 na koniec 2006 r. – 1.713.464,14 zł. Błędne zapisy księgowe dotyczące operacji objętych dofinansowaniem powodowały jednoczesne zniekształcenie obrotów i sald kont 960 „Skumulowana nadwyżka lub niedobór na zasobach budżetu” oraz 961, np. saldo Wn konta 960 na koniec 2006 roku wynosiło 5.091.738,94 zł, zamiast 2.372.803,39 zł. Opisane nieprawidłowości w ewidencji operacji dotyczących realizowanych projektów wystąpiły także w księgach 2007 roku (w tym także w zakresie stosowanej klasyfikacji budżetowej dochodów). W trakcie czynności kontrolnych (w dniu 29 października 2007 r.) zostały dokonane księgowania korygujące, mające na celu doprowadzenie ewidencji księgowej do zgodności ze stanem rzeczywistym i treścią ekonomiczną poszczególnych kont w ewidencji budżetu. Szczegółowy opis nieprawidłowości stwierdzonych w związku z ewidencją projektów objętych dofinansowaniem ze środków UE, wskazanie kwot zniekształcenia sald poszczególnych kont w ewidencji budżetu oraz księgowań korygujących dokonanych w następstwie kontroli przedstawiono na str. 13-27 protokołu kontroli. Szereg nieprawidłowości stwierdzono także w zakresie sposobu ewidencjonowania innych operacji gospodarczych w ewidencji budżetu i Urzędu jako jednostki budżetowej (str. 27-30, 35-37 i 118 protokołu kontroli), co polegało na: a) ujęciu wpływu w grudniu części subwencji ogólnej należnej za styczeń następnego roku zapisem Wn 133 „Rachunek budżetu” - Ma 224 „Rozrachunki budżetu”, zamiast zapisem Wn 133 - Ma 909 „Rozliczenia międzyokresowe”, b) ujęciu w grudniu w ewidencji budżetu należności z tytułu udziałów w podatku dochodowym od osób fizycznych i dochodów pobieranych na rzecz gminy przez urzędy skarbowe w kwocie 147.740,46 zł zapisem Wn 140 „Inne środki pieniężne” – Ma 901 (pod datą 31 grudnia roku budżetowego), zamiast zapisem Wn 224 - Ma 901, c) nie ujmowaniu w ewidencji budżetu należności od funduszy pomocowych z tytułu poniesienia z własnych środków wydatków podlegających finansowaniu ze środków pomocowych (właściwy zapis Wn 240 „Pozostałe należności” - Ma 909); według stanu na koniec 2006 roku należności te wynosiły 1.713.464,14 zł, d) niedokonywaniu w ewidencji Urzędu zapisów księgowych dotyczących operacji podlegających ujęciu na koncie 400 „Koszty według rodzajów” według podziału zapewniającego ustalenie danych do sporządzenia rachunku zysków i strat (wariant porównawczy); e) ewidencjonowaniu na koncie 700 „Sprzedaż produktów i koszty ich wytworzenia” operacji niezgodnych z treścią ekonomiczną tego konta, tj.: - przychodów z najmu i dzierżawy, opłat od kół łowieckich, wpłat za zajęcie pasa drogowego, wieczystego użytkowania, trwałego zarządu, opłat za zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych, opłaty produktowej, które w jednostkach budżetowych powinny być ewidencjonowane na koncie 750 „Przychody i koszty finansowe”, - przychodów z tytułu dochodów zrealizowanych przez inne niż Urząd gminne jednostki budżetowe w wysokości kwot przekazanych przez te jednostki na rachunek budżetu i wykazanych w miesięcznych sprawozdaniach Rb-27S tych jednostek, które nie powinny być w ogóle ujmowane w ewidencji Urzędu, - przychodów z tytułu nadwyżki środków obrotowych zakładów budżetowych w wysokości kwot przekazanych na rachunek budżetu, które nie powinny być w ogóle ujmowane w ewidencji Urzędu, - przychodów ze sprzedaży składników aktywów trwałych, które należy ujmować na koncie 760 „Pozostałe przychody i koszty”, f) ewidencjonowaniu na koncie 750 przychodów z tytułu podatków i opłat lokalnych pod datą kończącą rok budżetowy zapisem Wn 130-1, Ma 750, mimo iż zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 r. w sprawie rachunkowości i planu kont do prowadzenia ewidencji podatków i opłat…, tego typu przychody winny być księgowane przy dokonaniu przypisu należności zapisem Wn 221 - Ma 750, g) ujmowaniu w ewidencji Urzędu przychodów z tytułu realizacji dochodów niepodlegających księgowaniu w ewidencji Urzędu (udziały w podatku dochodowym od osób fizycznych i w podatku od osób prawnych oraz inne dochody podatkowe pobierane na rzecz gminy przez urzędy skarbowe), h) nieprawidłowym (niezgodnym z treścią ekonomiczną) księgowaniu poszczególnych operacji dotyczących podwyższenia udziałów gminy w Banku Spółdzielczym w Ciechanowcu, co jednakże nie doprowadziło do zniekształcenia stanu udziałów oraz wyniku i funduszu kontrolowanej jednostki, i) przeniesieniu na koniec 2006 r. z konta 750 na konto 860 „Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy” jedynie różnicy między przychodami i kosztami ujętymi na koncie 750, zamiast wykazanych na nim kwot przychodów i kosztów, co narusza zasady funkcjonowania tego konta określone w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości…, j) nie księgowaniu na koncie 810 „Dotacje budżetowe oraz środki z budżetu na inwestycje” w 2006 i 2007 r. równowartości wydatków dokonanych przez Urząd ze środków budżetu na finansowanie inwestycji; wydatki inwestycyjne Urzędu w 2006 r., które z uwagi na wykazywanie tego typu danych w zestawieniu zmian w funduszu Urzędu należało zaksięgować zapisem Wn 810 - Ma 800 „Fundusz jednostki”, a na koniec roku przeksięgować z konta 810 na stronę Wn konta 800, wyniosły 9.489.966,94 zł; na podstawie dowodu PK z dnia 31 października 2007 r. dokonano zapisu uzupełniającego Wn 810 - Ma 800 na kwotę 1.700.328,76 zł, dotyczącego środków wydatkowanych z budżetu na finansowanie inwestycji w okresie styczeń – październik 2007 r., k) stosowaniu nieprawidłowej korespondencji kont w zakresie operacji dotyczących sprzedaży lub nieodpłatnego przekazania umarzanych stopniowo środków trwałych i związanego z tym wyksięgowania wartości środka trwałego i wartości umorzenia. Kontrola realizacji obowiązków sprawozdawczych wykazała, że w sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań za 2006 r. wykazano w poz. E.2.1. „Długoterminowe kredyty i pożyczki” taką samą kwotę zadłużenia jak w poz. E.2 „Kredyty i pożyczki”. Zgodnie z § 11 ust. 2 załącznika nr 34 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 ze zm.), do zobowiązań długoterminowych zalicza się zadłużenie, którego pierwotny termin spłaty jest dłuższy niż rok. W związku z tym, że w 2006 r. na podstawie umowy z dnia 14 listopada 2006 r. kontrolowana jednostka zaciągnęła w BS w Ciechanowcu kredyt pomostowy w kwocie 1.600.000 zł, którego przewidywany termin spłaty określono na dzień 30 kwietnia 2007 r., wykazana w sprawozdaniu kwota kredytów i pożyczek długoterminowych powinna być niższa o kwotę 1.600.000 zł i wynosić 5.127.450 zł. Bilans z wykonania budżetu za 2006 r. był obarczony błędami wynikającymi z opisanego wyżej niewłaściwego prowadzenia ewidencji księgowej operacji z udziałem środków funduszy pomocowych. Brak odpowiednich zapisów w ewidencji księgowej skutkował zniekształceniem – w stosunku do faktycznego stanu rozliczeń – takich pozycji bilansu jak „Pozostałe należności i rozliczenia”, „Niedobór budżetu”, „Wynik na funduszach pomocowych”, „Fundusze pomocowe (bez poz. 1.4)”, „Skumulowana nadwyżka lub niedobór na zasobach budżetu” oraz „Inne pasywa”. Badając zgodność danych zamieszczonych w bilansie Urzędu za 2006 r. ze stanem księgowym, stwierdzono rozbieżności w następujących pozycjach bilansu: - w aktywach - B.II.1.4. „Pozostałe należności” – 256.919,83 zł, - w pasywach – D.I.1.5. „Pozostałe zobowiązania” – 69.375,00 zł. Z zestawienia obrotów i sald kont syntetycznych wynika, że salda strony Wn wykazują konta rozrachunkowe 221 – 223.225,83 zł i 234 - 26.564,00 zł, a konto 290 „Odpisy aktualizujące należności” saldo strony Ma – 35.847,00 zł. W związku z tym, w aktywach bilansu w pozostałych należnościach należało wykazać kwotę 213.942,83 zł, zamieszczając również w informacjach uzupełniających kwotę odpisów aktualizujących. Ponadto, podana w bilansie informacja, że wykazane w bilansie wartości aktywów trwałych i obrotowych są pomniejszone odpowiednio o umorzenie i odpisy aktualizujące, jest zgodna z rzeczywistością jedynie w odniesieniu do pomniejszenia aktywów trwałych o umorzenie. W zestawieniu obrotów i sald kont Urzędu, salda strony Ma, prezentowanego w pasywach bilansu Urzędu jako pozostałe zobowiązania, nie wykazywało żadne konto Zespołu 2 „Rozrachunki i roszczenia”. Salda strony Ma wykazywały konta: 229 – 82.682,78 zł (wykazane w poz. D.I.1.3 pasywów), 231 – 57.432,35 zł (wykazane w poz. D.I.1.4.), konto 240 – 44.378,57 zł (wykazane w poz. D.I.1.6) i konto 225 – 26.398,00 zł, które należało wykazać w poz. D.I.1.2, a wykazano w poz. D.I.1.5. pasywów bilansu. Poza nieprawidłowo wykazanymi w bilansie Urzędu za 2006 r. pozostałymi należnościami, zobowiązaniami wobec budżetów i pozostałymi zobowiązaniami, bilans Urzędu obarczony jest błędami wynikającymi z zaliczenia do przychodów (konta 700 i 750) i zrealizowanych dochodów Urzędu (konto 130-1), przychodów z tytułu dochodów, które nie podlegają księgowaniu w ewidencji Urzędu, co opisano wyżej przy ocenie ewidencji księgowej Urzędu. Błędy te spowodowały, że wykazany w bilansie fundusz jednostki został zaniżony, a wynik Urzędu zawyżony o kwotę 1.671.629,31 zł. Rachunek zysków i strat Urzędu (wariant porównawczy), podobnie jak bilans Urzędu, jest obarczony błędami wynikającymi z wadliwie prowadzonej ewidencji księgowej. Przychody wykazane w poz. A i A.V. rachunku zysku i strat są zawyżone o kwotę 1.897.873,64 zł z powodu zaksięgowania przychodów niepodlegających ujęciu w ewidencji Urzędu (1.669.184,15 zł) oraz niewłaściwej ewidencji przychodów ze sprzedaży środków trwałych (228.689,49 zł), które powinny być ujęte w poz. D.I „Zysk ze zbycia niefinansowych aktywów trwałych”. Koszty działalności operacyjnej (poz. B) zostały zawyżone o wydatek majątkowy związany z podwyższeniem udziałów w BS w Ciechanowcu w kwocie 300,90 zł. Przychody finansowe z tytułu dywidend zostały zawyżone o 251,90 zł (poz. G.I), a z tytułu odsetek – o odsetki doliczone do rachunku budżetu w kwocie 2.445,16 zł (poz .G.II.). W kosztach finansowych w poz. H.II. nie wykazano kwoty 49,00 zł z tytułu podatku od dywidendy. Zysk w omawianym rachunku zysków i strat, zawyżono o kwotę 1.671.629,31 zł. W zestawieniu zmian w funduszu Urzędu za 2006 rok wystąpiły błędy wynikające z opisanych wyżej nieprawidłowości ewidencyjnych, w wyniku których w zwiększeniach funduszu nie wykazano środków na inwestycje w kwocie 9.489.966,94 zł (brak zapisu Wn 810 - Ma 800 środków wydatkowanych na finansowanie inwestycji), a w zmniejszeniach funduszu wykazano zrealizowane dochody budżetowe zawyżone o 1.671.629,31 zł oraz nie wykazano środków na inwestycje w wysokości 9.829.532,95 zł. W wyniku netto zaniżono – jak wyżej wskazano – stratę netto o 1.671.629,31 zł, w związku z czym dane wykazane w zestawieniu w poz. II. „Fundusz jednostki na koniec okresu (BZ)” również zostały zawyżone o kwotę 1.671.629,31 zł (wykazano 19.718.838,83 zł, powinno być 21.390.468,14 zł). Szczegółowe ustalenia dotyczące sprawozdawczości sporządzanej przez Urząd na podstawie ewidencji budżetu i ewidencji jednostki budżetowej zawarto na str. 30-33 protokołu kontroli. Na podstawie sprawozdań finansowych gminnych instytucji kultury (MOKiS, Biblioteka Publiczna) przekazywanych do Urzędu Miejskiego stwierdzono, że ewidencja tych jednostek jest prowadzona według zasad wynikających z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości…, mimo że zasady te nie mają zastosowania do instytucji kultury. Instytucje kultury powinny prowadzić rachunkowość zgodnie z ustawą o rachunkowości i szczególnymi zasadami określonymi w ustawie z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2001 r. Nr 13, poz. 123 ze zm.). O niewłaściwym prowadzeniu rachunkowości gminnych instytucji kultury przez Szkołę Podstawową w Ciechanowcu, prowadzącą obsługę finansowo-księgową tych jednostek, świadczy zamieszczenie w rachunku zysków i strat, w pozostałych przychodach operacyjnych, przychodów z tytułu pokrycia amortyzacji, mimo że w instytucjach kultury takie przychody nie mogą mieć miejsca. Amortyzacja środków trwałych umarzanych stopniowo i jednorazowo w tych instytucjach zwiększa fundusz instytucji kultury, a umorzenie zmniejsza fundusz – str. 33-34 protokołu kontroli. W wyniku badania procedur sporządzania przez gminne jednostki organizacyjne ich planów finansowych, sprawozdań z wykonania planów oraz rozliczeń tych jednostek z budżetem gminy stwierdzono, że nie zostały zrealizowane zalecenia wystosowane na podstawie poprzedniej kontroli kompleksowej dotyczące prowadzenia gospodarki finansowej instytucji kultury. Stosowano w dalszym ciągu część zasad właściwych jednostkom organizacyjnym działającym w formie zakładów budżetowych. Instytucje kultury w ramach prac nad projektem budżetu na 2006 rok zostały zobowiązane do przedstawienia materiałów planistycznych analogicznych jak zakłady budżetowe. Ponadto, sprawozdania z realizacji planów finansowych za 2006 r. zostały sporządzone na drukach sprawozdań Rb-30 (oprócz informacji i sprawozdań wymaganych przepisami art. 197 ustawy o finansach publicznych) – str. 139-143 protokołu kontroli. Zasady gospodarki finansowej instytucji kultury reguluje rozdział 3 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej. Zgodnie z art. 27 ust. 3 i 4 ustawy, podstawą gospodarki finansowej instytucji kultury jest plan działalności instytucji zatwierdzony przez dyrektora z zachowaniem wielkości dotacji organizatora. Plan działalności zawiera w miarę potrzeb: plan usług, plan przychodów i kosztów, plan remontów konserwacji środków trwałych, plan inwestycji. Instytucje kultury jako jednostki posiadające osobowość prawną zobowiązane są na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości do stosowania zasad rachunkowości określonych tą ustawą (w tym m. in. Rozdziału 5 dotyczącego sprawozdawczości finansowej). Z poczynionych ustaleń wynika także potrzeba dołożenia należytej staranności w zakresie kontroli prawidłowości sporządzania przedkładanych przez PRK FARE planów finansowych i sprawozdań, a w szczególności sprawozdania Rb-30 w zakresie jego zgodności z planem. Kontrola planów i sprawozdań zakładu budżetowego winna być prowadzona zwłaszcza pod kątem eliminowania nieprawidłowości wskazanych na str. 136-139 protokołu kontroli oraz w przekazanym Panu Burmistrzowi wystąpieniu zawierającym opis nieprawidłowości stwierdzonych podczas kontroli problemowej przeprowadzonej w PRK FARE. Kontrola procedury opracowywania i uchwalania budżetu wykazała, że obowiązująca uchwała Rady Miejskiej z dnia 27 sierpnia 2001 r. w sprawie procedury uchwalania budżetu oraz rodzajów i szczegółowości materiałów informacyjnych towarzyszących projektowi budżetu zawiera szereg postanowień, które utraciły swą aktualność w związku ze zmianą przepisów prawnych w okresie jej obowiązywania – str. 38-39 protokołu kontroli. Stwierdzono, że nie został sporządzony plan wydatków Urzędu Miejskiego jako jednostki budżetowej na 2006 rok – str. 42 protokołu kontroli. Stosownie do art. 186 ust. 3 i 4 ustawy o finansach publicznych, w planie finansowym urzędu jednostki samorządu terytorialnego ujmuje się wszystkie wydatki nieujęte w planach finansowych innych jednostek budżetowych. Plan taki został sporządzony na rok 2007. W zakresie prawidłowości zaciągania zobowiązań z tytułu kredytów i pożyczek w toku realizacji budżetu na 2006 r. ustalono, że w dniu 17 lipca 2006 r. zawarta została przez ówczesnego Burmistrza, przy kontrasygnacie Skarbnika, umowa kredytu na kwotę 2.880.000 zł, przewidująca termin spłaty kredytu na dzień 31 marca 2007 r. Z ustaleń kontroli wynika, że podstawą zaciągnięcia kredytu był § 11 uchwały budżetowej na 2006 r., stanowiący, iż Burmistrz jest uprawniony do zaciągania w roku budżetowym kredytów i pożyczek krótkoterminowych. Nie stwierdzono bowiem, aby zaciągnięcie tego kredytu przewidziane było w konstrukcji budżetu na 2006 r. i wynikało z konieczności sfinansowania deficytu budżetu lub spłaty wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Formalnie zatem kredyt ten stanowił kredyt, o którym mowa w art. 82 ust. 1 pkt 1 ustawy o finansach publicznych, w związku z czym winien podlegać spłacie tym samym roku, w którym został zaciągnięty (art. 82 ust. 2 ustawy). Zawarte w umowie postanowienia dotyczące terminu spłaty naruszały przywołane przepisy. Ze złożonego przez Skarbnika wyjaśnienia wynika, że w czasie sporządzania dokumentacji dotyczącej udzielenia zamówienia publicznego na udzielenie kredytu (ogłoszenia i specyfikacji) omyłkowo zapisano termin spłaty kredytu na 31 marca 2007 r., a następnie powielono go w zawartej umowie. Jednakże, jak wyjaśniła Skarbnik, gmina posiadała zapewnienie, że środki od instytucji pośredniczącej zostaną przekazane w listopadzie 2006 r., czyli w roku zaciągnięcia kredytu. W praktyce kredyt został spłacony w dniu 17 listopada 2006 r., czyli zgodnie z art. 82 ust. 2 ustawy, mimo nieprawidłowych zapisów umowy – str. 95 protokołu kontroli. W zakresie spraw ogólno-organizacyjnych wskazania wymaga, że uchwały Rady Miejskiej w sprawie utworzenia gminnych jednostek organizacyjnych – zakładu budżetowego Przedsiębiorstwo Robót Komunalnych FARE oraz instytucji kultury Ciechanowiecki Ośrodek Kultury i Sportu, pomijały kwestię wyposażenia tworzonych jednostek w majątek, mimo że sprawa ta, zgodnie z art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. h) ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.), należy do wyłącznej właściwości organu stanowiącego. Przekazania majątku trwałego i obrotowego zakładowi budżetowemu dokonywał ówczesny Burmistrz Ciechanowca działając na podstawie art. 30 ust. 2 pkt 3 ustawy o samorządzie gminnym, co opisano w protokole kontroli problemowej PRK FARE, natomiast podstawą przekazania środka trwałego Ciechanowieckiemu Ośrodkowi Kultury i Sportu był § 2 ust. 1 Statutu COKiS stanowiący, że siedziba COKiS znajduje się pod adresem ul. 11 listopada 5 w Ciechanowcu (jest to adres położenia przekazanej nieruchomości). Ponadto stwierdzono, że nie została określona forma władania przez COKiS przekazanymi nieruchomościami – str. 148 protokołu kontroli. W wyniku badania wewnętrznych regulacji obowiązujących w Urzędzie ustalono, że w Instrukcji w sprawie gospodarki majątkiem trwałym, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie z 22 września 2006 r. nie określono procedur przeprowadzania inwentaryzacji metodą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości składników nie objętych spisem z natury i potwierdzeniem sald. Nie określono również sposobu dokumentowania tych czynności i procedur rozliczenia ewentualnych różnic. Dokumentacja mająca poświadczać dokonywanie tych czynności nie jest sporządzana – str. 120 protokołu kontroli. Badanie prawidłowości przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji dokonywanej metodą spisu z natury wykazało, że: a) nie dokonano wyceny wartości ustalonych na koniec roku ilościowych stanów paliwa i ujęcia tych wartości w ewidencji księgowej poprzez korektę kosztów 2006 roku; w trakcie kontroli dokonano wyceny stanów paliwa ujawnionych w arkuszach spisowych ustalając jego wartość na 4.411,19 zł – str. 121 protokołu kontroli, b) spisu sprzętu komputerowego dokonano bez wskazania, w skład jakiego zespołu komputerowego wchodzą spisane urządzenia komputerowe, co – przy braku wskazania części składowych zestawów w prowadzonej ewidencji analitycznej – było jedną z przyczyn stwierdzonych w trakcie inwentaryzacji różnic, w stosunku do których Pan Burmistrz prowadził postępowanie wyjaśniające. Zespoły komputerowe zaliczane zgodnie z Klasyfikacją Środków Trwałych ustaloną rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 r. (Dz. U. Nr 12, poz. 1317 ze zm.) do rodzaju 491 obejmują maszyny i urządzenia do wprowadzania, przetwarzania, przechowywania i wyprowadzania informacji cyfrowych lub analogowych. Obiektem może być cały zespół służący do przetwarzania informacji złożony z jednostki centralnej i podłączonych do niej fizycznie jednostek zewnętrznych, względnie poszczególne maszyny i urządzenia wydzielone w odrębne jednostki. Zespoły komputerowe obejmują głównie urządzenia wejścia-wyjścia (konsole operatorskie, monitory ekranowe), jednostki pamięci, urządzenia transmisji danych, urządzenia ochrony danych, jednostki zasilające. W związku z tym, ewidencja zespołów komputerowych winna zapewnić informacje o składzie posiadanych zestawów komputerowych. W księdze środków trwałych w grupie IV ewidencjonowano jako środki trwałe zestawy komputerowe w ilości 44 obiektów inwentarzowych. Z ewidencji tej nie wynika, jaki sprzęt komputerowy został wliczony do wartości poszczególnych zestawów. Danych takich księgowość Urzędu nie posiadała. Stwierdzono ponadto, że w grupie VIII (Narzędzia, przyrządy, ruchomości i wyposażenie) ewidencjonowano między innymi drukarki i monitory a w pozostałych środkach trwałych UPS (zasilacze awaryjne). Ustalono, że zapisów w ewidencji księgowej zestawów komputerowych, drukarek, monitorów, UPS, księgowość Urzędu dokonywała na podstawie dowodów ich zakupu (faktur). Nie sporządzano w okresie kontrolowanym przewidzianych przepisami wewnętrznymi dowodów „OT” (przyjęcie środka trwałego). W Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w Urzędzie Miejskim postanowiono, że dowody „OT” sporządza inspektor do spraw budownictwa lub inny pracownik prowadzący zadanie inwestycyjne oraz, że dowody „OT” stanowią udokumentowanie zakończonych robót budowlano-montażowych (łącznie z protokołem odbioru końcowego i przekazaniem inwestycji do eksploatacji), jak również stanowią udokumentowanie inwestycji polegającej na zakupach składników majątkowych przekazywanych bezpośrednio do użytkowania (§ 14 pkt 8-9 instrukcji) – str. 123-124 protokołu kontroli. Kontrola sprzedaży nieruchomości stanowiących własność gminy w oparciu o przepisy ustawy o gospodarce nieruchomościami wykazała, że wykazy nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży nie zwierały informacji o terminie do złożenia wniosku o nabycie przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości na podstawie art. 34 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2004 r. Nr 261, poz. 2603 ze zm.). Przepis art. 35 ust. 2 pkt 12 ustawy o gospodarce nieruchomościami zobowiązuje do zamieszczenia takiej informacji w wykazie – str. 46 i 48 protokołu kontroli. Stwierdzono nieprawidłowości w zakresie wynajęcia 1 sierpnia 2007 r. pomieszczenia mieszkalnego w budynku Przedszkola, polegające na naruszeniu procedur wynikających z załącznika nr 2 do uchwały nr 92/XIV/04 Rady Miejskiej w Ciechanowcu z dnia 29 marca 2004 r. w sprawie uchwalenia wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy oraz zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu Gminy Ciechanowiec. Dotyczyły one wynajęcia lokalu o powierzchni 20m2 osobie, która nie posiadała stałego zameldowania w Ciechanowcu przez okres ostatnich 5 lat, bez wymaganego w takich przypadkach uzasadnienia interesu społecznego zawarcia umowy. Ponadto, w świetle uchwały lokal nie mógł być wynajęty na czas oznaczony (1 rok), ponieważ przedmiotem najmu nie był lokal socjalny lub lokal przeznaczony do wynajmowania na czas trwania stosunku pracy. Osoba ubiegająca się o najem lokalu nie złożyła także wniosku o zawarcie umowy najmu, jak tego wymaga uchwała, w związku z czym nie stwierdzono również opinii Komisji Mieszkaniowej, stanowiącej podstawę rozpatrzenia wniosku przez Pana Burmistrza. Jak wynika z ustaleń kontroli, decyzję w sprawie najmu podjęła dyrektor Przedszkola - str. 152 protokołu kontroli. W ramach czynności kontrolnych zbadano wydatki związane z realizacją w 2006 roku mikroprojektu „Międzynarodowe Święto Chleba”, współfinansowanego ze środków funduszy pomocowych i z budżetu państwa. Stwierdzono, że instytucja pośrednicząca zaakceptowała wydatki kwalifikowalne poniesione przez kontrolowaną jednostkę i dokonała płatności, jednakże analiza dokumentów źródłowych związanych z tym mikroprojektem wskazuje, że podczas realizacji projektu dokonywano wydatków z naruszeniem zasady wyrażonej w art. 138 pkt 3 w zw. z art. 189 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, w myśl której wydatków publicznych należy dokonywać w sposób oszczędny. Analiza wydatków (str. 111-113 protokołu kontroli) wykazała bowiem, iż m.in.: a) koordynację mikroprojektu na podstawie umowy zlecenia zawartej w dniu 3 kwietnia 2006 r. powierzono ówczesnemu dyrektorowi Miejskiego Ośrodka Kultury i Sportu. W umowie tej, zawartej na czas od 3 kwietnia do 23 sierpnia 2006 r., określono wynagrodzenie zleceniobiorcy w kwocie 9.600 zł za wykonanie czynności polegających na kompleksowej organizacji imprezy w sferze logistycznej, technicznej i wykonawczej zaplanowanych działań. Wynagrodzenie wypłacono w dniu 30 sierpnia 2006 r., przy czym zleceniobiorca nie przedstawił rachunku, do czego zobowiązywała go treść umowy. Z udostępnionych kontrolującemu dokumentów wynika, że koordynator pobrał 11 sierpnia 2006 r. dwie zaliczki na wydatki gotówkowe związane z realizacją projektu o łącznej wartości 31.133,60 zł. Zaliczki te były przeznaczone na opłacenie faktur za oświetlenie sceny, nagłośnienie imprezy i na wypłaty związane z zawartymi umowami o dzieło. Innych dowodów, wskazujących na udział ówczesnego dyrektora MOKiS w realizacji omawianego projektu, dokumentacja projektu nie zawiera, b) zakupiono usługę w postaci oświetlenia sceny podczas „Międzynarodowego Święta Chleba” na podstawie opłaconej gotówką w dniu 13 sierpnia 2006 r. faktury nr 18/08/2006 z dnia 13 sierpnia 2006 r. firmy „DMS pro” z Białegostoku o wartości 6.000 zł (zakup usługi nie był poprzedzony umową zawartą w formie pisemnej, wskazującą na przedmiot świadczenia wykonawcy) oraz zaangażowano dodatkowo elektryka, któremu na podstawie umowy o dzieło wypłacono kwotę 1.500 zł, c) zakupiono usługę nagłośnienia imprezy o wartości 5.000 zł od firmy CARPE DIEM s.c. z Białegostoku na podstawie faktury nr 39/08/06 wystawionej i opłaconej gotówką w dniu imprezy. W tym przypadku również zakup usługi nie był poprzedzony umową z wykonawcą zawartą w formie pisemnej, określająca zakres świadczenia. Mimo to, poza zakupem usługi nagłośnienia, w dniu 7 sierpnia 2006 r. zawarto trzy umowy o dzieło o łącznej wartości 4.953,60 zł, których przedmiotem była obsługa akustyczna imprezy, d) za jeden dzień najmu pomieszczeń od Muzeum Rolnictwa w Ciechanowcu zapłacono kwotę 7.000 zł (faktura nr 2/068), a terenu wokół muzeum - 24.000 zł (faktura nr 2/069). Najem nie był poprzedzony zawartą na piśmie umową i z tego względu nie wiadomo jaka była powierzchnia pomieszczeń i terenu Muzeum udostępnionych na imprezę. Stwierdzono natomiast, że w zbiorze dokumentów z sierpnia 2006 r. znajduje się faktura nr 1 216 z dnia 20 sierpnia 2006 r. o wartości 250 zł, wystawiona przez Muzeum Rolnictwa za najem sali konferencyjnej na organizowany w ramach mikroprojektu „Turniej Sołectw”. Wynagrodzenie wynajmującego za udostępnienie pomieszczeń i terenu w dniu, w którym miała miejsce omawiana impreza, należy zatem ocenić jako niewspółmiernie wysokie w stosunku do stawek pobieranych przez Muzeum w innych przypadkach. Stwierdzono, że w badanej jednostce nieprawidłowo naliczono odpis na ZFŚS. Naliczony i przekazany na rachunek Funduszu odpis był wyższy o kwotę 4.061,25 zł niż wynika to z przeciętnej liczby zatrudnionych i wartości odpisu na jednego pracownika. Ponadto, kwoty odpisów przekazywane były na wyodrębniony rachunek z naruszeniem terminów określonych art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 ze zm.), ponieważ do dnia 31 maja 2006 r. przelano równowartość jedynie 48% dokonanego odpisu, zamiast 75% jak wymaga przywołany przepis – str. 101-102 protokołu kontroli. Ustalono, że w 2006 roku – w czasie pełnienia funkcji Burmistrza przez S. Łapiaka – Urząd Miejski ponosił koszty „najmu” samochodu Skoda Octavia od gminnego zakładu budżetowego PRK „FARE”. Samochód został zakupiony przez Urząd, przekazany w 2005 roku zakładowi, a następnie „wynajęty” przez ówczesnego Burmistrza na okres od 2 stycznia 2006 r. do 30 listopada 2006 r. Za „najem” pojazdu będącego własnością gminy Urząd miał opłacać na rzecz zakładu wynagrodzenie w wysokości 0,78 zł za Kontrola wykazała, że na niektórych poleceniach wyjazdu służbowego, w próbie przyjętej do badania za okres objęty kontrolą, brakowało daty wystawienia dokumentu. Polecenie wyjazdu służbowego jest dowodem księgowym w rozumieniu ustawy o rachunkowości i zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 4 tej ustawy powinno zawierać datę wystawienia - str. 104 protokołu kontroli. Kontrolując prawidłowość udzielonych z budżetu dotacji stwierdzono, że gmina w 2006 r. udzieliła pomocy finansowej w wysokości 415.765,56 zł dla powiatu wysokomazowieckiego na modernizację dróg powiatowych położonych na terenie gminy Ciechanowiec. Wydatki z tytułu pomocy finansowej na rzecz powiatu klasyfikowano nieprawidłowo w par. 6620 „Dotacje celowe przekazane dla powiatu na inwestycje i zakupy inwestycyjne realizowane na podstawie porozumień (umów) między jednostkami samorządu terytorialnego”, zamiast do par. 6300 „Dotacja celowa na pomoc finansową udzielaną między jednostkami samorządu terytorialnego na dofinansowanie własnych zadań inwestycyjnych i zakupów inwestycyjnych”, jak tego wymaga rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.). Nie stwierdzono też, aby podstawą udzielenia dotacji była odrębna uchwała organu stanowiącego o udzieleniu pomocy finansowej, wymagana od 1 stycznia 2006 r. na mocy art. 167 ust. 2 pkt 5 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) – str. 105-106 protokołu kontroli. Badanie sposobu ustalenia wysokości dotacji przypadającej na jednego ucznia w szkole publicznej prowadzonej przez stowarzyszenie „EDUKATOR” wykazało, że gmina przekazywała w 2006 r. dotację na jednego ucznia w kwocie niższej niż kwota wydatków na jednego ucznia w szkołach tego samego typu i rodzaju prowadzonych przez gminę. Z ustaleń zawartych na str. 106-107 protokołu kontroli wynika, że ustalona kwota dotacji na ucznia wynosiła 375 zł, podczas gdy wydatki bieżące na ucznia w szkołach prowadzonych przez gminę wynosiły 392,14 zł. Opisany stan faktyczny stanowi naruszenie art. 80 ust. 3 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.), w myśl którego szkoły publiczne prowadzone przez podmiot inny niż gmina otrzymują na każdego ucznia dotację z budżetu jednostki samorządu terytorialnego obowiązanej do prowadzenia odpowiedniego typu i rodzaju szkół, w wysokości równej wydatkom bieżącym przewidzianym na jednego ucznia w szkołach tego samego typu i rodzaju prowadzonych przez tę jednostkę samorządu terytorialnego. Stwierdzono, że kontrolowana jednostka udzieliła w 2006 r. dotacji dla Stowarzyszenia „NATURA”, działającego przy Domu Pomocy Społecznej w Kozarzach, na uruchomienie warsztatów terapii zajęciowej dla osób niepełnosprawnych uzależnionych od alkoholu z terenu miasta i gminy Ciechanowiec z naruszeniem przepisów ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. Nr 96, poz. 873 ze zm.). Postanowienia art. 11 ust. 2 ustawy stanowią, że organy administracji publicznej powierzają organizacjom pozarządowym realizację zadań związanych z działalnością pożytku publicznego po przeprowadzeniu otwartego konkursu ofert. W badanym przypadku nie przeprowadzono żadnego postępowania konkursowego. W dokumentacji dotyczącej udzielenia dotacji znajduje się jedynie wniosek stowarzyszenia o udzielenie dotacji w wysokości 25.000 zł, pozytywnie zaopiniowany przez Komisję ds. Przeciwdziałania Alkoholizmowi oraz porozumienie, w którym gmina zobowiązała się do zapłaty za „przeprowadzenie badań”. Faktura na wskazaną kwotę została opłacona 8 listopada 2006 r., bez szczegółowego rozliczenia wykonanego zadania. Z ustaleń kontroli wynika, że już w czasie pełnienia funkcji przez Pana Burmistrza podjęto odpowiednie działania zmierzające do ustalenia sposobu wykorzystania środków przez stowarzyszenie, które okazały się bezskuteczne w związku z odmową przedłożenia dokumentów przez ten podmiot. W trakcie trwania kontroli prowadzone było dochodzenie Komendy Powiatowej Policji w Wysokiem Mazowieckiem dotyczące opisanej sprawy – str. 110-111 protokołu kontroli. Kontrola procedur udzielania zamówień publicznych wykazała, że w postępowaniu na termomodernizację budynku OSP w Ciechanowcu, prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego (ogłoszenie z dnia 4 lipca 2006 r.), została złożona jedna oferta, która jednakże nie zawierała wszystkich dokumentów wymaganych specyfikacją istotnych warunków zamówienia. Uwaga dotyczy braku dokumentów potwierdzających należyte wykonanie robót odpowiadających swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia. Z dokumentacji postępowania nie wynika, aby zamawiający wypełnił dyspozycję określoną przepisem art. 26 ust. 3 ustawy z dnia 19 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655), zwracając się do wykonawcy o uzupełnienie brakujących dokumentów, potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu. Zgodnie z przepisami przywołanej ustawy, w przypadku nieuzupełnienia w wyznaczonym terminie brakującej dokumentacji, zamawiający winien odrzucić ofertę, do czego zobowiązuje art. 89 ust. 1 pkt 1 Prawa zamówień publicznych oraz unieważnić postępowanie na mocy art. 93 ust. 1 pkt 1 ustawy – str. 95-97 protokołu kontroli. Ustalenia zawarte na str. 151 protokołu kontroli wskazują, że PRK FARE dokonało w okresie od 1 stycznia do 31 października 2007 r. zakupu żwiru do remontów dróg gminnych na łączną kwotę 123.134,59 zł netto (ok. 28.067 euro). Łączna wartość zamówionych dostaw uzasadniała zatem zastosowanie przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych. Z kolei w 2006 roku PRK FARE zakupiło żwir o wartości 15.503,95 zł, co w świetle art. 34 ust. 1 pkt 1 Prawa zamówień publicznych nie uzasadniało stosowania procedur ustawy do dostaw żwiru na 2007 rok. Jednocześnie zakład budżetowy nie posiadał wiedzy co do przewidywanego zapotrzebowania na żwir w roku 2007, co umożliwiałoby oszacowanie wartości zamówienia z należytą starannością, jak o tym stanowi art. 32 ust. 1 Prawa zamówień publicznych – z uzasadnienia planu finansowego zakładu na 2007 rok nie wynika, aby w ramach limitów planowano wydatki na zakup żwiru. Opisany stan jest konsekwencją przyjętego sposobu realizacji remontów dróg gminnych, który polega na zlecaniu przez Urząd Miejski doraźnych, nie przewidywanych wcześniej, robót w trakcie roku. Praktyka taka uniemożliwia kierownikowi zakładu oszacowanie wartości zamówień na dostawę żwiru w roku budżetowym, ponieważ nie podejmuje on decyzji o wykonaniu remontu, a na etapie planowania nie posiada żadnych danych co do przewidywanego zakresu remontów dróg w danym roku – str. 151 protokołu kontroli. * Fragment wystąpienia pokontrolnego został usunięty w związku z uchwałą nr 539/08 Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku z dnia 15 lutego 2008 roku, uwzględniającą zastrzeżenia do wniosków pokontrolnych złożone przez Burmistrza Ciechanowca. W toku kontroli dochodów budżetowych gminy, badaniu poddano także dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), jest Burmistrz. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych. W wyniku kontroli prawidłowości wykazywanych w sprawozdaniach Rb-27S i Rb-PDP za 2006 rok skutków obniżenia górnych stawek podatków oraz skutków udzielonych ulg z tytułu odroczeń, umorzeń, zwolnień oraz zaniechań poboru podatków i opłat lokalnych stwierdzono, że: - zaniżono o kwotę 9.771,44 zł skutki związane z zastosowaniem zwolnień w podatku od nieruchomości wynikających z uchwały Nr 123/XX/04 Rady Miejskiej w Ciechanowcu. Z przedstawionej w trakcie kontroli dokumentacji wynika, że kwota skutków wynosi 101.324,56 zł, natomiast w sprawozdaniu wykazano kwotę 91.553,12 zł; - skutki obniżenia górnych stawek podatku od nieruchomości zostały wykazane według stanu na dzień 31 marca 2006 r., dane nie zawierają więc zmian zachodzących w powierzchniach i sposobie opodatkowania budynków i gruntów w ciągu roku. Zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2006 r. Nr 121, poz. 844 ze zm.), obowiązek podatkowy powstaje od miesiąca następującego po miesiącu, w którym zaistniały okoliczności uzasadniające jego powstanie. Konsekwencją zmian w podstawie opodatkowania, zachodzących okresie trwania obowiązku podatkowego, są zmiany w wysokości zobowiązania podatkowego, a zatem również zmiany w wysokości uzyskiwanych i utraconych dochodów wykazywanych w sprawozdaniu jako pochodna obniżenia maksymalnych stawek podatku. A zatem, aby sprawozdanie można było uznać za sporządzone zgodnie z ewidencją księgową, utracone dochody powinny być ustalane w miesięcznych okresach z uwzględnieniem ewentualnych korekt wpływających po ustawowym terminie (art. 6 ust. 6 i ust. 9 pkt 2 ww. ustawy). W związku z powyższym, organ podatkowy powinien ustalić ewentualne zmiany, jakie zachodziły w trakcie roku i wyliczyć kwotę skutków według stanu na koniec okresu sprawozdawczego. Na podstawie ustaleń kontroli stwierdzono, że kontrolowana jednostka uzyskała zawyżoną o kwotę 8.168 zł subwencję wyrównawczą (kwota podstawowa). Kwota ta może ulec zmianie, jeżeli zostaną ustalone faktyczne skutki obniżenia górnych stawek w podatku od nieruchomości na dzień 31.12.2006 r. oraz zweryfikowana zostanie kwota zwolnień udzielonych na podstawie uchwały Rady Miejskiej w sprawie podatku od nieruchomości – str. 51-52 protokołu kontroli. W trakcie kontroli ustalono, że w przypadku podatników korzystających ze zwolnienia z podatku od nieruchomości na podstawie uchwały podjętej przez Radę Miejską, dokumentacja podatkowa nie jest kompletna lub też jest sporządzona w sposób niewłaściwy. Związane jest to z niedostateczną ilością informacji podatkowych składanych przez podatników, z których wynikałaby powierzchnia budynków podlegających zwolnieniom. Natomiast niewłaściwe sporządzenie informacji polegało na wykazaniu budynków podlegających zwolnieniu w części, w której należało wykazać budynki podlegające opodatkowaniu. Kontrola realizacji dochodów z tytułu podatku od nieruchomości opłacanego przez osoby prawne i jednostki nieposiadające osobowości prawnej wykazała, że: - 3 z pośród 20 wytypowanych do kontroli podatników wykazało do opodatkowania podatkiem od nieruchomości użytki rolne, które nie były związane z działalnością gospodarczą; świadczy to o naruszeniu art. 2 ust. 2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, zgodnie z którym użytki rolne podlegają opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości jedynie wówczas, gdy wykorzystywane są do prowadzenia działalności gospodarczej. Ponadto, jeden z podatników wykazał do opodatkowania, jako niezwiązane z działalnością gospodarczą, grunty sklasyfikowane jako N-nieużytki, które są zwolnione z podatku na mocy art. 7 ust. 10 ustawy. W wyniku tych nieprawidłowości podatnicy zadeklarowali podatek zawyżony o kwotę 1.097,00 zł. Należy jednak wskazać, że na wymienionych podmiotach ciąży obowiązek podatkowy w podatku rolnym i zgodnie z art. 6 ust. 8 ustawy z dnia 15 listopada 1984r. o podatku rolnym (Dz. U. z 2006 roku Nr 136, poz. 969 ze zm.) są one zobligowane do założenia deklaracji na podatek rolny. Wysokość podatku rolnego, jaki powinien być wykazany do zapłaty, wynosi 33 zł; - podatnik wymieniony pod pozycją nr 28 w załączniku nr 53 do protokołu kontroli posiada – według ewidencji gruntów i budynków – 15 budynków, przy czym powierzchnia poszczególnych budynków nie przekracza - w przypadku podatnika wymienionego pod poz. 10 w zał. nr 53 należy wyjaśnić różnicę w powierzchni gruntów i budynków deklarowanych do opodatkowania w stosunku do wynikającej z ewidencji geodezyjnej. Podatnik zadeklarował do opodatkowania budynki związane z działalnością gospodarczą o pow. - w przypadku podatnika wymienionego pod poz. 6 w zał. nr 53 również stwierdzono rozbieżności pomiędzy danymi z ewidencji gruntów budynków, a deklaracją podatkową. Według deklaracji posiada on - w przypadku podatnika wymienionego pod poz. 38 w zał. nr 53 stwierdzono, że składając korekty deklaracji podatnik nie dołączył pisemnego uzasadnienia, co narusza wymogi art. 81 § 2 Ordynacji podatkowej. Poza tym, w wyniku porównania danych wykazanych przez podatnika w deklaracjach podatkowych za lata 2005 i 2006 z ewidencją podmiotu wymienionego pod poz. 37 w zał. nr 53, który wyposażył podatnika w majątek, stwierdzono rozbieżności co do powierzchni przekazanych nieruchomości oraz wartości przekazanych budowli. Z ewidencji podmiotu przekazującego wynika, że na początku 2005 roku podatnikowi przekazano budynki mieszkalne o powierzchni - w przypadku podatnika wymienionego pod poz. 36 w zał. nr 53 ustalono, że nie dokonał on korekty deklaracji w związku ze zwiększeniem powierzchni posiadanych budynków i gruntów, czym naruszył art. 6 ust. 9 pkt 2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, który zobowiązuje podatnika do korygowania deklaracji w przypadku wystąpienia okoliczności powodujących zmianę wysokości podatku. Również w przypadku podatnika wymienionego pod poz. 37 w zał. nr 53 stwierdzono naruszenie wymienionego przepisu. W trakcie kontroli ustalono, że podatnik w 2006 r. dwukrotnie oddał w dzierżawę i najem grunty i lokale będące jego własnością, co spowodowało zmniejszenie podstawy opodatkowania. Ponadto, w przypadku tego podatnika, organ podatkowy powinien ustalić faktyczną powierzchnię gruntów, która podlega opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości. Na podstawie ewidencji geodezyjnej oraz ewidencji Urzędu ustalono, że w posiadaniu podatnika jest W wyniku kontroli terminowości składania deklaracji stwierdzono, że w przypadku podatników podatku leśnego nie odnotowywano dat wpływu deklaracji lub nadania ich w jednostce pocztowej, przez co nie jest możliwe zweryfikowanie wywiązywania się podatników z obowiązku wynikającego z art. 6 ust. 5 pkt 1 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o podatku leśnym (Dz. U. Nr 200, poz. 1682 ze zm.). Stan taki narusza § 6 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319 ze zm.). Natomiast w przypadku podatnika wymienionego pod poz. 18 w zał. nr 53 do protokołu kontroli stwierdzono, że naruszył on art. 6 ust. 9 pkt 2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, zgodnie z którym w przypadku zaistnienia okoliczności mających wpływ na wysokość należnego podatku podatnik powinien korygować deklarację w ciągu 14 dni od ich zaistnienia. Zmiany mające wpływ na wysokość podatku zaistniały w miesiącu marcu, a deklaracja korygująca wpłynęła w dniu 19.06.2006 r. - str. 53-61 protokołu kontroli. W trakcie kontroli stwierdzono, że podatnicy wymienieni pod poz. 4, 5 w zał. nr 55 do protokołu, posiadający osobowość prawną, zostali opodatkowani jak osoby fizyczne. Stanowi taka naruszenie art. 6a ust. 8 pkt 1 ustawy o podatku rolnym, zgodnie z którym osoby prawne zobowiązane są do złożenia deklaracji podatkowej i opłacania zadeklarowanego podatku w terminach wskazanych w pkt 3 ww. przepisu - str. 61 protokołu kontroli. Kontrola prawidłowości i powszechności opodatkowania podatkiem rolnym i leśnym osób prawnych wykazała rozbieżności pomiędzy danymi wykazywanymi przez podatników w deklaracjach, a danymi zawartymi w ewidencji gruntów i budynków. W podatku rolnym sytuację taką stwierdzono w 2 na 3 kontrolowanych przypadków, z tym że jeden z podatników wykazał mniejszą powierzchnię niż w geodezji, co spowodowało zaniżenie podatku o 459 zł. Natomiast w drugim przypadku zawyżenie powierzchni spowodowało, iż podatek został zawyżony o 34 zł. W przypadku podatku leśnego tego typu rozbieżności stwierdzono u jednego podatnika z trzech poddanych kontroli, w konsekwencji czego podatek został zaniżony o kwotę 317 zł. Stwierdzono również, że podatnik wymieniony pod poz. 4 w zał. nr 56 do protokołu nie złożył deklaracji na podatek leśny. Z ewidencji gruntów i budynków wynika, że posiada on W trakcie kontroli prawidłowości opodatkowania podatkiem leśnym osób fizycznych stwierdzono, że organ podatkowy nie posiada niezbędnych dokumentów, umożliwiających ustalenie wieku drzewostanu, uzasadniających zastosowanie zwolnienia z opodatkowanie na podstawie art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku leśnym. Sytuację powyższą stwierdzono w przypadku podatników wymienionych w treści protokołu kontroli na stronie 64. Ponadto, w trakcie kontroli stwierdzono: - rozbieżności pomiędzy danymi, jakie zawiera ewidencja podatkowa, a tym co wynika z dokumentów złożonych przez podatników oraz z ewidencji gruntów i budynków, polegające m.in. na opodatkowaniu gruntów leśnych, które według podatnika są zwolnione z podatku na mocy art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku leśnym. Z dokumentacji nie wynika, aby prowadzone było postępowanie wyjaśniające, które ustaliłoby stan faktyczny, co narusza art. 272 ustawy Ordynacja podatkowa i art. 3 ustawy o podatku leśnym; - opodatkowanie innej powierzchni, aniżeli wskazuje podatnik w oświadczeniu o wieku lasu, opodatkowanie podatkiem od nieruchomości gruntów sklasyfikowanych jako użytki rolne lub grunty leśne, które nie były związane z działalnością gospodarczą. Spowodowało to naruszenie art. 2 ust. 2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych; - opodatkowanie gruntów sklasyfikowanych w ewidencji gruntów i budynków jako Lz podatkiem leśnym, czym naruszono art. 1 ust. 1 ustawy o podatku leśnym; - wprowadzenie do ewidencji podatkowej użytków rolnych w innych klasach aniżeli wynika to z ewidencji gruntów i budynków. Spowodowało to naruszenie art. 1 ustawy o podatku rolnym. Z powyższych ustaleń wynika, że w 8 przypadkach podatek został zawyżony o 1.031 zł, natomiast w jednym przypadku zaniżono podatek o 7 zł – str. 65 - 67 protokołu kontroli. W wyniku kontroli prac upominawczych stwierdzono, że część z nich została przeprowadzona z naruszeniem uregulowań dotyczących kontroli przyjmowania podatków i opłat lokalnych, zawartych w pkt 56 ppkt 3 zarządzenia Nr 15/01 Burmistrza Ciechanowca z dnia 10 lipca 2001 r. Zgodnie z nimi, w przypadku gdy podatnik nie opłacił podatku w terminie, po upływie 10 dni należy sporządzić upomnienie, które wysyła się do dłużnika za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Tymczasem w przypadku II raty podatków opłacanych przez osoby fizyczne stwierdzono, iż upomnienia zostały wysłane cztery miesiące po terminie płatności. Stan taki narusza również przepisy § 2 i § 3 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz. 1541 ze zm.). Również w przypadku działań egzekucyjnych stwierdzono nieprzestrzeganie terminu wystawiania tytułów wykonawczych wynikającego tak z treści pkt 56 ppkt 5 wskazanych uregulowań wewnętrznych, jak również § 5 ust. 1. i § 6 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów. W przypadku przepisów wewnętrznych obowiązujących do dnia 30 kwietnia 2006 roku tytuły wykonawcze należało wystawiać w ciągu 14 dni od doręczenia upomnienia. Natomiast przepisy rozporządzenia nakazują niezwłoczne wysłanie tytułów do organu egzekucyjnego, jeżeli podatnik nie opłacił zaległego podatku w ciągu siedmiu dni po doręczeniu upomnienia. Użycie przez ustawodawcę terminu „niezwłocznie” oznacza, że czynność należy wykonać w jak najkrótszym czasie. Należy zatem przyjąć, że powinien to być dzień najbliższy dniu w którym uzyskano informację, że podatek nie został opłacony. Zestawienie czynności egzekucyjnych dołączone do protokołu jako załącznik nr 58 przedstawia poszczególne przypadki naruszenia ww. przepisów – str. 67-71 protokołu kontroli. Podczas kontroli prawidłowości stosowania zwolnień i ulg w podatku rolnym stwierdzono, że: - podatnik wymieniony pod poz. 6 w zał. nr 55 protokołu kontroli nie złożył deklaracji podatkowej, czym naruszył art. 6a ust. 9 ustawy o podatku rolnym, zgodnie z którym podatnicy korzystający z ulg i zwolnień na podstawie ustawy zobowiązani są do złożenia deklaracji podatkowych, - w przypadku 2 z 7 kontrolowanych decyzji, na podstawie których udzielono ulgi inwestycyjnej stwierdzono, że kwota udzielonej ulgi jest zawyżona o 936 zł w stosunku do rachunków dołączonych do wniosku oraz ustaleń postępowania podatkowego, - w przypadku 6 z 7 wytypowanych do badania decyzji organ podatkowy ustalił okres stosowania zwolnienia z naruszeniem art. art. 13d ust. 3 ustawy o podatku rolnym. Z ustaleń kontroli wynika, że organ podatkowy stosował zwolnienie od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu nabycia gruntów. Ponieważ podatnicy składali wnioski z kilkumiesięcznym opóźnieniem to zgodnie z wymienionym przepisem okres stosowania zwolnienia przesuwa się i obowiązuje od pierwszego dnia miesiąca po miesiącu, w którym wniosek złożono. W wyniku tego zniżono dochody o kwotę 50 zł – str. 71-73 protokołu kontroli. Analizie poddano sposób prowadzenia postępowania podatkowego oraz formalną zgodność wydawanych decyzji z obowiązującymi przepisami. W wyniku tych czynności, którymi objęto m. in. działania organu podatkowego w zakresie podatku od posiadania psów, stwierdzono, że: - w 18 na 22 przypadki, w których wszczęto postępowanie podatkowe w sprawie określenia wysokości zobowiązania podatkowego w podatku od posiadania psów, organ podatkowy pozostawił je bez rozstrzygnięcia. Zgodnie z art. 208 § 1 Ordynacji podatkowej, jeżeli postępowanie podatkowe z jakichkolwiek przyczyn stało się bezprzedmiotowe organ podatkowy wydaje decyzję o umorzeniu postępowania – str. 73-74 protokołu kontroli; - w przypadku podatnika, który złożył oświadczenie, że posiadał psa do 02.12.2006 r. organ podatkowy nie wydał decyzji określającej wysokości zobowiązania podatkowego, pomimo iż wcześniej wszczął w tej sprawie postępowanie podatkowe. W związku z tym naruszony został art. 21 § 3 Ordynacji podatkowej, który obliguje do wydania takiej decyzji. W konsekwencji zaniżony został dochód gminy o kwotę 32 zł – str. 74 protokołu kontroli; - organ podatkowy wydał 4 decyzje określające wysokość zobowiązania podatkowego bez zebrania materiału dowodowego, z którego wynikałoby, iż na adresatach tych decyzji ciąży obowiązek podatkowy. W związku z powyższym organ podatkowy naruszył przepisy Działu IV Ordynacji podatkowej, w szczególności art. 122 i 189 § 1 ustawy. W przypadku udzielanych na podstawie art. 67a § 1 ww. ustawy ulg w zapłacie podatku stwierdzono, że postępowanie podatkowe zostało przeprowadzone z naruszeniem Działu IV Ordynacji podatkowej. Z analizy materiału dowodowego wynika, że organ podatkowy w trakcie postępowania nie zbierał dowodów, na podstawie których można byłoby potwierdzić lub też zaprzeczyć podawanym we wnioskach argumentom podatników. Ponadto, w przypadku tego typu decyzji, organ podatkowy zobowiązany jest do uzasadnienia swojej decyzji, które według art. 210 § 4 powinno odnosić się do zebranych w trakcie postępowania dowodów oraz ustalonych faktów. Ponieważ podatnicy jako argument przemawiający za udzieleniem im ulgi wskazywali ich trudną sytuację materialną organ podatkowy powinien ustalić, jaka ona faktycznie jest oraz jak wpłynie na nią zapłata podatku – str. 74, 79-85 protokołu kontroli. W wyniku kontroli prawidłowości osiągania dochodów z tytułu opłaty targowej stwierdzono, że do miesiąca kwietnia 2006 r. była ona pobierana z wykorzystaniem dowodów wpłat niezatwierdzonych przez kierownika jednostki, co naruszało § 4 ust. 2 pkt 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 50, poz. 511 ze zm.). Inną stwierdzoną nieprawidłowością było wprowadzenie wymienionych dowodów do księgi druków ścisłego zarachowania pod datą 12.04.2006 r., mimo że zostały one wydane we wcześniejszym okresie. Tym samym należy uznać, iż księga była prowadzona niezgodnie ze stanem faktycznym. Z ustaleń kontroli wynika, że istnieje różnica pomiędzy kwotą wynikającą z ilości wydanych biletów, a kwotą jaka wpłynęła na rachunek kontrolowanej jednostki i wynosi ona 1.416,67 zł. Wykorzystywane do poboru opłaty bilety opłaty targowej wydawane są w całości sprzedającym, co powoduje, że w kontrolowanej jednostce, poza zapisami w ewidencji, nie pozostaje po nich żaden ślad. W związku z powyższym, w oparciu o posiadane dokumenty, należy ustalić faktyczną wartość wydanych biletów – str. 74-77 protokołu kontroli. W wyniku analizy deklaracji podatkowych podatników podatku od środków transportowych należy stwierdzić, że w przypadku 3 na 15 podatników poddanych kontroli, dane zawarte w ich deklaracjach budzą wątpliwości. Nie zostały one zweryfikowane i wyjaśnione przez organ podatkowy w toku czynności sprawdzających, do przeprowadzenia których obliguje przepis art. 272 Ordynacji podatkowej. W przypadku nieprawidłowości organ podatkowy powinien ustalić, jaką faktycznie DMC zespołu pojazdów mogą tworzyć pojazdy posiadane przez podatnika (wymienionego pod poz. 62 w załączniku nr 11). Według ewidencji pojazdów prowadzonej przez Starostwo Powiatowe ciągniki siodłowe o masie własnej 7 ton mogą tworzyć zespól pojazdów o DMC do 40 t. Podatnik w deklaracji wskazał 13,7 ton. Podobne wątpliwości istnieją w przypadku naczepy posiadanej przez podatnika. Z deklaracji wynika, że DMC naczepy wynosi 6,5 tony, a zespołu pojazdów 11,5 tony. Zakładając, że w tym przypadku DMC ciągnika i naczepy będą takie same, powinny być one opodatkowane stawkami w wysokości przyporządkowanej w uchwale pojazdom, o których mowa w art. 8 pkt 4 i 6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. W związku z tym, iż w deklaracji nie ma podanych ilości osi, które posiadają ww. pojazdy nie ma możliwości ustalenia kwoty należnego podatku – str. 86-87 protokołu kontroli. W trakcie analizy zapisów prowadzonych na kontach szczegółowych podatników w dwóch przypadkach stwierdzono, że organ podatkowy nie dokonał rozksięgowania rat podatku wpłaconych po terminie, czym naruszył art. 55 § 2 Ordynacji podatkowej. W wyniku tego utracono dochody w wysokości 249 zł. Natomiast w jednym przypadku organ podatkowy błędnie rozksięgował wpłacane po terminie raty podatku, w wyniku czego na koncie podatnika powstało błędne saldo końcowe. Kontrola wykazała również, że organ podatkowy dokonał odpisu nie posiadając odpowiedniego dokumentu, wymienionego w treści § 4 ust. 2 rozrządzenia Ministra Finansów w sprawie zasad rachunkowości oraz planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego. Naruszono także w ten sposób zapisy § 8 rozporządzenia, wskazujące na konieczność sprawdzenia przed zaksięgowaniem dowodu wpłaty prawidłowości jej zakwalifikowania – str. 89-90 protokołu kontroli. Podsumowując, z opisu poszczególnych ustaleń wynika, że nie weryfikowano wykazywanych przez podatników informacji dotyczących przedmiotów opodatkowania. Stanowi to naruszenie art. 272 Ordynacji podatkowej, zgodnie z którym celem czynności sprawdzających jest sprawdzenie terminowości składania deklaracji, wpłacania zadeklarowanych podatków, w tym również pobieranych przez płatników oraz inkasentów, stwierdzenie formalnej poprawności przedkładanych dokumentów oraz ustalenie stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami. Należyte wykonanie wszystkich czynności wskazanych w ww. przepisie w dużej mierze pozwoliłoby na wyeliminowanie opisanych nieprawidłowości po wpłynięciu deklaracji. Kontrola wykazała również, że organ podatkowy nie prowadzi kontroli podatkowych podatników opłacających podatek rolny leśny i od nieruchomości, czym naruszył art. 281 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. Zgodnie z jego treścią, organy podatkowe I instancji mają obowiązek przeprowadzania kontroli podatkowych u podatników, których celem jest sprawdzanie, w jaki sposób podatnicy wywiązują się ze swoich obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego. Stwierdzone w trakcie kontroli kompleksowej nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy, w tym także w zakresie podatków i opłat lokalnych. Organem wykonawczym gminy miejsko-wiejskiej jest Burmistrz, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowania projektów uchwał Rady Miejskiej, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Burmistrz jako organ wykonawczy gminy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli finansowej, spoczywa na Burmistrzu zgodnie z art. 44 ustawy o finansach publicznych. Burmistrz jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa. Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości oraz nadzorowania prac z tego zakresu spoczywały na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 45 ustawy o finansach publicznych. Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam: 1. Dostosowanie wykazu kont syntetycznych w zakładowym planie kont i zasad ich funkcjonowania do faktycznych potrzeb jednostki, przy uwzględnieniu uwag zawartych w części opisowej wystąpienia i protokole kontroli. 2. Zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania nieprawidłowości w prowadzeniu ewidencji księgowej, poprzez: a) ujmowanie w ewidencji budżetu dochodów, wydatków i rozliczeń dotyczących projektów objętych dofinansowaniem ze środków pomocowych w sposób wskazany w protokole kontroli, w celu zapewnienia danych niezbędnych dla prawidłowego sporządzenia bilansu budżetu, b) dokonywanie przypisów przychodów z tytułu podatków i opłat lokalnych na kontach 221 i 750 zgodnie z zasadami funkcjonowania tych kont, c) ewidencjonowanie otrzymywanej w grudniu na styczeń następnego roku raty części oświatowej subwencji ogólnej na koncie 909, d) ewidencjonowanie należności z tytułu dochodów zrealizowanych przez urzędy skarbowe w na koncie 224 w ewidencji budżetu, e) prowadzenie ewidencji analitycznej kosztów rodzajowych do konta 400 w układzie zapewniającym prawidłową prezentację danych w rachunku zysków i strat, f) przeanalizowanie, pod kątem uwag zawartych w części opisowej wystąpienia i protokole kontroli, prawidłowości zapisów dokonanych w 2007 r. na koncie 700 i 750 w celu: - ustalenia i wystornowania ujętych na tych kontach przychodów niepodlegających ewidencjonowaniu na kontach syntetycznych Urzędu, takich jak wpłacona przez zakład budżetowy nadwyżka środków obrotowych, zaksięgowane na podstawie sprawozdań Rb-27S przychody z tytułu dochodów zrealizowanych przez inne niż Urząd jednostki budżetowe oraz przychodów z tytułu dochodów realizowanych przez urzędu skarbowe, - ustalenia ujętych na koncie 700 przychodów z tytułu sprzedaży środków trwałych i inwestycji i przeniesienia ich na konto 760, - ustalenie zaksięgowanych na koncie 700 przychodów z tytułu dochodów budżetowych Urzędu i przeniesienia ich na konto 750, g) księgowanie operacji dotyczących podwyższenia lub nabycia udziałów zgodnie ze wskazówkami zamieszczonymi w protokole kontroli, h) przenoszenie na konto 860 kwot ujętych na koncie 750 przychodów i kosztów, a nie różnicy (salda) między tymi kwotami, i) stosowanie zapisu Wn 810 – Ma 800 dla księgowania równowartości wydatków dokonanych przez Urząd na finansowanie inwestycji, j) skorygowanie w księgach rachunkowych 2007 r. błędnych zapisów na koncie 800, dotyczących nieodpłatnie otrzymanych oraz nieodpłatnie przekazanych lub sprzedanych środków trwałych, poprzez wystornowanie odniesionego na to konto umorzenia i zmniejszenie wartości początkowej środków trwałych o wartość dotychczasowego umorzenia (zapisem ujemnym Wn 800, Ma 800), k) określanie w ewidencji analitycznej części składowych poszczególnych zespołów komputerowych, co stanowi jeden z warunków umożliwiających rzetelne przeprowadzenie inwentaryzacji i powiązanie jej wyników z danymi ksiąg rachunkowych, l) dokonywanie zapisów w ewidencji środków trwałych na podstawie dowodów OT. 3. Wykazywanie w sprawozdaniu Rb-Z zadłużenia z tytułu kredytów i pożyczek z podziałem na zobowiązania krótko i długoterminowe, zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej. 4. Wykazywanie w bilansie Urzędu jako jednostki budżetowej należności i zobowiązań w wysokości wynikającej z zapisów na kontach zespołu 2 (z zastrzeżeniem, że należności winny być pomniejszone o saldo Ma konta 290, wyrażającego wartość odsetek należnych, lecz niezapłaconych). 5. Prezentowanie w rachunku zysków i strat przychodów ze sprzedaży środków trwałych oraz operacji dotyczących podwyższenia udziałów i dywidendy w sposób wskazany w części opisowej wystąpienia i protokole kontroli. 6. Wyeliminowanie w planowaniu i sprawozdawczości instytucji kultury elementów właściwych jednostkom działającym w formie zakładów budżetowych. Zwrócenie uwagi jednostce prowadzącej rachunkowość gminnych instytucji kultury na wskazane w niniejszym wystąpieniu błędy w zakresie ewidencji księgowej instytucji. 7. Wzmożenie kontroli planów i sprawozdań sporządzanych przez PRK FARE. 8. Przedłożenie Radzie Miejskiej projektu zmiany uchwały w sprawie procedury uchwalania budżetu… w celu wyeliminowania jej niezgodności z obecnie obowiązującymi przepisami. 9. Dołożenie należytej staranności przy formułowaniu treści umów kredytowych w zakresie terminu spłaty zobowiązania, mając na uwadze regulację art. 82 ustawy o finansach publicznych. 10. Przestrzeganie kompetencji organu stanowiącego w zakresie wyposażenia jednostek organizacyjnych w majątek. Określenie formy władania nieruchomościami przez COKiS. 11. Uzupełnienie instrukcji w sprawie gospodarki majątkiem trwałym, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie o postanowienia dotyczące w szczególności inwentaryzacji aktywów i pasywów nieobjętych spisem z natury lub potwierdzeniem sald. 12. Ustalanie wartości zinwentaryzowanych materiałów, odpisywanych w koszty w momencie zakupu, i ujmowanie tej wartości w ewidencji księgowej na kontach 310 i 400 jako zmniejszenie kosztów. 13. Przestrzeganie procedury sprzedaży nieruchomości gminnych określonych w ustawie o gospodarce nieruchomościami w zakresie treści wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży. 14. Przestrzeganie trybu wynajmowania lokali mieszkalnych z mieszkaniowego zasobu gminy, ustalonego postanowieniami uchwały Rady Miejskiej z 29 marca 2004 r. 15. Zwrócenie uwagi na zasadę oszczędnego wydatkowania środków publicznych, ustaloną przepisem art. 138 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, w szczególności przy realizacji projektów objętych dofinansowaniem ze środków pomocowych. 16. Stosowanie w planowaniu i wykonaniu budżetu właściwych podziałek klasyfikacji budżetowej. 17. Naliczanie odpisu na ZFŚS zgodnie z przepisami ustawy oraz terminowe przekazywanie środków na rachunek Funduszu. Zmniejszenie odpisu na 2008 rok o stwierdzoną w trakcie kontroli kwotę jego zawyżenia w 2006 r., wynoszącą 4.061,25 zł. 18. Zamieszczanie na poleceniach wyjazdu służbowego daty wystawienia dokumentu. 19. Udzielanie pomocy finansowej innym jednostkom samorządu terytorialnego w oparciu o odrębną uchwałę Rady Miejskiej w tej sprawie, podjętą na podstawie art. 167 ust. 2 pkt 5 ustawy o finansach publicznych. 20. Udzielanie stowarzyszeniu prowadzącemu szkołę publiczną dotacji na jednego ucznia w wysokości równej kwocie wydatków bieżących na jednego ucznia w szkołach tego samego typu i rodzaju prowadzonych przez gminę. 21. Udzielanie dotacji podmiotom niezliczonym do sektora finansów publicznych w trybie określonym ustawą o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie lub określonym przez Radę Miejską na podstawie art. 176 ustawy o finansach publicznych (w przypadku zadań nieobjętych ustawą o działalności pożytku…). 22. Wzywanie wykonawców, którzy nie złożyli wszystkich dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu lub złożyli dokumenty zawierające błędy, do uzupełnienia dokumentacji w trybie art. 26 ust. 3 Prawa zamówień publicznych. W przypadku nie uzupełnienia dokumentacji w wyznaczonym terminie, wykluczanie wykonawcy z postępowania. 23. Zobowiązanie dyrektora PRK FARE do przeprowadzenia postępowania w sprawie wyłonienia dostawcy żwiru na 2008 rok. Określanie w przyszłości przewidywanego zakresu remontów dróg gminnych w danym roku, zlecanych PRK FARE, w terminie zapewniającym wyeliminowanie nieprawidłowości stwierdzonej w 2007 roku. 24. * Wniosek pokontrolny został usunięty w związku z uchwałą nr 539/08 Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku z dnia 15 lutego 2008 roku, uwzględniającą zastrzeżenia do wniosków pokontrolnych złożone przez Burmistrza Ciechanowca. 25. Dokonanie korekty sprawozdań Rb-PDP i Rb- 27S za 2006 rok w zakresie stwierdzonych nieprawidłowości. 26. Wyjaśnienie wskazanych w protokole kontroli i w części opisowej wystąpienia nieprawidłowości i niezgodności z obowiązującymi przepisami w zakresie danych wykazanych w informacjach i deklaracjach podatkowych. Przedstawienie w odpowiedzi na zalecenia efektów poszczególnych ustaleń oraz zakresu podjętych działań. 27. Prowadzenie działań egzekucyjnych zgodnie z przepisami ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji i wskazanymi przepisami wykonawczymi. 28. Dokonanie weryfikacji prawidłowości udzielonych ulg w podatku rolnym z uwzględnieniem przepisów ustawy o podatku rolnym i przepisów wykonawczych. 29. Przestrzeganie przepisów Działu IV Ordynacji podatkowej przy wydawaniu decyzji podatkowych, na podstawie których określana jest wysokość zobowiązania podatkowego oraz rozpatrywane są ulgi w zapłacie podatków. 30. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie realizacji dochodów z tytułu opłaty targowej. 31. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie realizacji dochodów z tytułu podatku od środków transportowych. Przedstawienie w odpowiedzi na zalecenia efektów poszczególnych działań. 32. Przestrzeganie przepisów Ordynacji podatkowej w zakresie naliczania odsetek od nieterminowych wpłat podatków. 33. Wypełnianie ustawowych obowiązków, wynikających z przepisów ustawy Ordynacja podatkowa, w zakresie prowadzenia czynności sprawdzających i kontroli podatkowych. O sposobie wykonania zaleceń proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem. Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Odsłon dokumentu: 120437764 Poprzdnie wersje tego dokumentu: |
|||||||||||||
|
www.bialystok.rio.gov.pl | Wejść na stronę: 120437764 | Strona główna | Informacje niedostępne | Pomoc | Redakcja | Kontakt | | |