Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Bibliotece Publicznej Gminy Augustów z siedzibą w Żarnowie

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej

w Białymstoku Zespół w Suwałkach

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 10 września 2007 roku (znak: RIO.V.6012 - 2/07), o treści jak niżej:

Pani Bogumiła Danilczyk

Dyrektor

Biblioteki Publicznej Gminy Augustów

z siedzibą w Żarnowie

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej przeprowadzonej w Bibliotece Publicznej Gminy Augustów w Żarnowie na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto m. in. regulacje wewnętrzne dotyczące funkcjonowania Biblioteki, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, przychody i koszty instytucji kultury, udzielanie zamówień publicznych, przeprowadzanie inwentaryzacji.

W Bibliotece Publicznej Gminy Augustów w Żarnowie obowiązuje wprowadzony w 2004 r. Regulamin wynagradzania pracowników, który został opracowany na podstawie art. 77² ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.) z uwzględnieniem regulacji zawartych w rozporządzeniu Ministra Kultury i Sztuki z dnia 9 marca 1999 r. w sprawie wymagań kwalifikacyjnych uprawniających do zajmowania określonych stanowisk w bibliotekach oraz trybu stwierdzania tych kwalifikacji (Dz. U. Nr 26, poz. 234 ze zm.) oraz rozporządzeniu Ministra Kultury i Sztuki z dnia 23 kwietna 1999 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników zatrudnionych w instytucjach kultury prowadzących w szczególności działalność w zakresie upowszechniania kultury (Dz. U. Nr 45, poz. 446 ze zm.).

Z dniem 1 stycznia 2005 roku Minister Kultury i Sztuki w drodze rozporządzenia zmienił tabelę stawek wynagrodzenia zasadniczego, podnosząc kwotę najniższego wynagrodzenia do 700 zł. Jednostka w swoich regulacjach nie dokonała jednakże stosownych zmian, pozostawiając najniższe wynagrodzenie na poziomie 660 zł, co skutkowało zaniżeniem wynagrodzeń wypłacanych od 2005 roku. Najniższe wynagrodzenie zasadnicze było podstawą wyliczania m.in. dodatku funkcyjnego. Ustalono, iż ogólna kwota wynagrodzeń dla pracowników została w 2005 roku zaniżona o 1.174,20 zł i o tę sama kwotę w 2006 roku - razem 2.294,40 zł – str. 17 protokołu kontroli.

Opracowywanie i wprowadzanie regulaminu wynagradzania oraz zarządzeń wewnętrznych należy do wyłącznej kompetencji Pani Dyrektor, w związku z czym winna Pani dokonać odpowiedniej zmiany tabeli stawek wynagradzania dostosowującej do przepisów wyżej cytowanego rozporządzenia.

W zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych Biblioteki stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia naruszające wymogi ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) oraz postanowienia dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, polegające na:

a) braku sumowania wydruków komputerowych ksiąg rachunkowych na kolejnych stronach w sposób ciągły w roku obrotowym jak wymagają przepisy art. 13 ust. 5 ustawy – str. 8 protokołu kontroli,

b) braku sumowania zapisów (obrotów) dziennika liczonych w sposób ciągły wymaganego przepisem art. 14 ust. 2 – str. 8 protokołu kontroli,

c) nieprzestrzeganiu zasady memoriału określonej w art. 6 ustawy poprzez nieujmowanie wszystkich kosztów obciążających dany rok do kosztów tego roku; do ksiąg rachunkowych 2005 roku zostały ujęte koszty 2004 roku w wysokości 752,21 zł, a do ksiąg 2006 roku koszty 2005 roku na kwotę 851,70 zł – str. 8 protokołu kontroli,

d) dokonywaniu zapisów w księgach rachunkowych nieodzwierciedlających stanu rzeczywistego, tj. zgodnego z zaistniałą operacją gospodarczą, co jest sprzeczne z art. 24 ust. 2 ustawy; następowało to w wyniku dokonywania zapisów wskazujących na opłacenie otrzymanej faktury w dniu jej ujęcia w dzienniku (zapis Ma 131 – Wn 400), podczas gdy faktycznie zapłata następowała (i była udokumentowana wyciągiem bankowym) w innym dniu – str. 8-9 i 13 protokołu kontroli,

e) przeksięgowaniu wyniku finansowego za 2004 i 2005 rok w terminie niezgodnym z przewidzianym w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości – str. 9 protokołu kontroli,

f) ustaleniu salda konta 229 per saldo w wysokości 43,81 zł, zamiast saldem dwustronnym należności na kwotę 688 zł i zobowiązań na kwotę 731,81 zł. Błędnie ustalone saldo w kwocie 43,81 zł zostało wykazane w bilansie sporządzonym na dzień 31 grudnia 2005 r. po stronie pasywów jako zobowiązania krótkoterminowe z tytułu ubezpieczeń społecznych – str. 11-12 protokołu kontroli. Zgodnie z art. 7 ust. 3 ustawy, wartość poszczególnych składników aktywów i pasywów, przychodów i związanych z nimi kosztów, jak też zysków i strat nadzwyczajnych ustala się oddzielnie.

Kolejnym obszarem, w obrębie którego kontrola wykazała istnienie niedociągnięć jest realizacja obowiązków sprawozdawczych. Stwierdzono, że Biblioteka sporządzała sprawozdania  Rb-N i Rb-Z w terminach wskazanych przepisami, poza jednym przypadkiem - sprawozdania za I kwartał 2006 r., które zostało sporządzone z datą 19 kwietnia 2006 r. Ponadto stwierdzono, że w sprawozdaniu Rb-N sporządzonym według stanu na koniec IV kwartału 2006 roku nie wykazano pozostałych należności w kwocie 16,20 zł. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 26 czerwca 2006 roku w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. nr 113 poz. 770), począwszy od III kwartału 2006 roku wykazaniu w sprawozdaniu Rb-N podlegają wszelkie należności instytucji kultury, w tym także należności niewymagalne jako „pozostałe należności” – str. 12 protokołu kontroli.

Sprawdzenie częstotliwości przeprowadzenia skontrum w kontrolowanej jednostce w świetle przepisów § 31 ust. 1 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 5 listopada 1999 r. w sprawie zasad ewidencji materiałów bibliotecznych (Dz. U. nr 93 poz. 1077 ze zm.) wykazało, iż w Filii Bibliotecznej w Borze nie dotrzymano terminu przeprowadzenia skontrum co najmniej raz na 5 lat - skontrum przeprowadzono w 2001 i 2007 roku – str. 11 protokołu kontroli. W zakresie pozostałych filii termin skontrum był zachowywany, co świadczy o znajomości przepisów prawa w tym zakresie. Z wyjaśnienia Pani Dyrektor wynika, że do przekroczenia terminu dopuszczono w związku z przejściem pracownicy zatrudnionej w Filii w Borze na emeryturę w kwietniu 2007 roku, w związku z czym postanowiono zaniechać skontrum w 2006 roku i połączyć je z inwentaryzacją zdawczo-odbiorczą przed odejściem dotychczasowego pracownika.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieznajomości bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości instytucji kultury.

Stosownie do postanowień art. 44 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych, w tym wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli finansowej, ponosi jej kierownik.

Prowadzenie rachunkowości Biblioteki należało do Głównego Księgowego, stosownie do postanowień zawartych w zakresie czynności. Prawa i obowiązki głównego księgowego określają przepisy art. 45 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Dostosowanie Regulaminu wynagradzania do obowiązujących przepisów w zakresie wysokości najniższego wynagrodzenia.

2. Wypłacenie pracownikom wynagrodzeń w kwocie odpowiadającej zaniżeniu wynikającemu z przyjęcia od 2005 roku nieprawidłowej kwoty najniższego wynagrodzenia.

3. Zobowiązanie Głównego Księgowego do wyeliminowania nieprawidłowości i uchybień w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych poprzez:

a) sumowanie zapisów w dzienniku oraz dokonywanie wydruków dziennika zgodnie z przepisami wskazanymi w części opisowej wystąpienia,

b) ewidencjonowanie kosztów dotyczących danego roku obrotowego w księgach tego roku, niezależnie od terminów zapłaty,

c) ujmowanie w ewidencji operacji zgodnie z ich rzeczywistym przebiegiem, w tym celu:

- księgowanie otrzymania faktury jako zobowiązania i kosztu jednostki, mając na uwadze przepisy art. 6 i art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości,

- księgowanie opłacenia faktury wyłącznie na podstawie wyciągu bankowego,

d) dokonywanie przeksięgowania wyniku finansowego pod datą określoną w przyjętych zasadach rachunkowości,

e) ustalanie dwustronnego salda kont rozrachunkowych w przypadku ewidencjonowania na nich zarówno należności jak i zobowiązań.

4. W zakresie sprawozdawczości budżetowej:

a) terminowe sporządzanie sprawozdań Rb-Z i Rb-N,

b) wykazywanie w sprawozdaniach Rb-N także należności niewymagalnych.

5. Przestrzeganie częstotliwości przeprowadzania skontrum.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku. Zespół w Suwałkach w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

      Z-ca Prezesa

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

1. Wójt Gminy Augustów

2. Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku Zespół w Suwałkach