Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Przedsiębiorstwie Robót Komunalnych FARE w Ciechanowcu

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 19 grudnia 2007 roku (znak: RIO.I.6012 - 9/07), o treści jak niżej:

Pani Agnieszka Wyszyńska

Dyrektor Przedsiębiorstwa

Robót Komunalnych FARE

w Ciechanowcu

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za lata 2005-2006, przeprowadzonej w zakładzie budżetowym Przedsiębiorstwo Robót Komunalnych FARE w Ciechanowcu na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001r. Nr 155, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono szereg istotnych nieprawidłowości opisanych w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

         Zakresem kontroli objęto m. in. regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania PRK FARE, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, procedurę opracowywania projektów i planów finansowych, wykonanie planu finansowego, w tym realizację wybranych przychodów oraz kosztów, udzielanie zamówień publicznych, gospodarowanie mieniem komunalnym.

         W okresie objętym kontrolą funkcję dyrektora zakładu pełnił Tomasz Paduch – od 1 stycznia 2005 r. do 12 kwietnia 2007 r., z-cy dyrektora Danuta Koc – od 1 lutego 2005 r. do 28 kwietnia 2007 r., zaś głównego księgowego Zofia Łukasiuk – od 3 stycznia 2005 r. do 13 kwietnia 2007 r.

W trakcie kontroli poddano ocenie wewnętrzne regulacje dotyczące organizacji zakładu budżetowego, pod kątem zapewnienia właściwego funkcjonowania wewnętrznej kontroli finansowej, o której mowa w przepisach art. 44 i 47 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) oraz Standardach kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych, opublikowanych komunikatem Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 7, poz. 58).

         W zakresie dotyczącym wewnętrznej kontroli finansowej dyrektor FARE wydał zarządzenia wprowadzające regulamin organizacyjny zakładu oraz instrukcję kontroli wewnętrznej i instrukcję obiegu dokumentów finansowo-księgowych. Analiza tych uregulowań wykazała, że były one niekompletne w świetle przywołanych przepisów – str. 10-12, 26 i 30 protokołu kontroli. Instrukcja obiegu dokumentów finansowo-księgowych wprowadzona zarządzeniem dyrektora z dnia 2 listopada 2005 roku określa, jakie cechy powinien posiadać dowód księgowy stwierdzający fakt dokonana operacji gospodarczych i stanowiący podstawę dokonania zapisów w księgach rachunkowych. Po zmianie z dnia 20 czerwca 2006 r. rozszerzono ilość dokumentów księgowych, których obieg w zakładzie został uregulowany. W dalszym ciągu nie został jednakże opisany sposób sporządzania i obiegu dowodów dokumentujących obrót środkami pieniężnymi (np. czeki, przelewy, wnioski o zaliczki, rozliczenie zaliczek, druków ścisłego zarachowania), jak również dowodów dokumentujących obrót rzeczowymi składnikami majątku (np. dowody przychodu i rozchodu środków trwałych i materiałów). W postanowieniach ogólnych instrukcji obiegu dokumentów finansowo-księgowych zawarte zostało ustalenie, że „sprawy nieuregulowane niniejszą instrukcją zostaną uregulowane odrębnymi zarządzeniami”. Do czasu kontroli nie zostały uregulowane przepisami wewnętrznymi między innymi sprawy z zakresu:

- gospodarki pieniężnej, w tym gospodarki kasowej, oraz transportu i przechowywania gotówki oraz druków ścisłego zarachowania,

- gospodarki rzeczowymi składnikami majątku, w tym gospodarki magazynowej,

- inwentaryzacji aktywów i pasywów zakładu.

Brak zasad gospodarowania drukami ścisłego zarachowania spowodował m.in., iż prowadzona w księdze druków ścisłego zarachowania ewidencja czeków gotówkowych nie pozwalała na ustalenie stanu czeków posiadanych przez zakład oraz ich przychodu – str. 27-28 protokołu kontroli.

Z przywołanych na wstępie przepisów wynika, że kierownik jednostki sektora finansów publicznych jest zobowiązany do zorganizowania odpowiedniego systemu kontroli wewnętrznej w swojej jednostce. Wykonywanie kontroli powinno mieć oparcie w procedurach ustalonych w formie pisemnej. Procedury te powinny być opracowane z uwzględnieniem zadań, struktury organizacyjnej i kadrowej jednostki oraz ustalać drogę obiegu dokumentów związanych ze wszystkimi procesami zachodzącymi w jednostce, dotyczącymi pobierania i gromadzenia środków publicznych oraz gospodarowania mieniem.

Brak unormowań wewnętrznych regulujących zasady obsługi pieniężnej prowadzonej działalności należy powiązać z zakresem nieprawidłowości w obrębie tego zagadnienia, które zostały szczegółowo opisane w protokole kontroli przeprowadzonej z polecenia Burmistrza Ciechanowca w dniach 21-25 maja 2007 r. przez pracowników Urzędu Miejskiego (m.in. Skarbnika). Stwierdzone nieprawidłowości polegały głównie na:

- bezprawnym pobieraniu „zaliczek” przez główną księgową i z-cę dyrektora (pobrane środki nie były przeznaczane na finansowanie działalności zakładu),

- braku udokumentowania podstaw do wypłaty „zaliczek” (wniosków o wypłatę zaliczki),

- braku udokumentowania obrotów gotówką pobieraną z banku przy pomocy czeków (przekazywanie pobranej z banku gotówki przez osobę pobierającą innym pracownikom, zwłaszcza głównej księgowej, bez pokwitowania),

- braku udokumentowania zapisów na kontach rozrachunkowych „zaliczek” innych osób niż osoby je pobierające z banku,

- braku udokumentowania rozliczenia pobranych „zaliczek”.

Dokumentacja księgowa dotycząca niezgodnego z prawem wypłacania środków pieniężnych z rachunku bankowego zakładu w trakcie trwania kontroli była w posiadaniu organów ścigania. W dniu 29 sierpnia 2007 roku Prokuratura Rejonowa w Wysokiem Mazowieckiem skierowała do sądu akt oskarżenia – str. 35 protokołu kontroli, załączniki do protokołu kontroli nr 4-6.

         Kontrolę dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości zakładu budżetowego przeprowadzono pod kątem zgodności z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020). Stwierdzono, że uregulowania wewnętrzne nie normują niektórych zagadnień, które zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości powinny być ustalone przez kierownika jednostki, a także wykazują niezgodność z przepisami przywołanego rozporządzenia.

Od dnia 1 stycznia 2005 roku kontrolowany zakład prowadził księgi rachunkowe ręcznie. Od miesiąca czerwca 2005 roku rozpoczęto natomiast eksploatację programu finansowo-księgowego. Fakt prowadzenia rachunkowości przy użyciu komputera nie został uwzględniony w dokumentacji opisującej przyjęte zasady (politykę) rachunkowości. Dyrektor nie wydał w tej sprawie żadnych uregulowań wewnętrznych. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych za pomocą komputera wymagane jest ustalenie w przepisach wewnętrznych kwestii wskazanych w art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. b) i c) ustawy o rachunkowości, tj. m.in. wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całość ksiąg rachunkowych i w procesach  przetwarzania danych, metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji stosowanego oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji.

Kontrolowany zakład nie posiada także uregulowań wewnętrznych dotyczących gospodarki rzeczowymi składnikami majątku obrotowego. Kierownik jednostki nie podjął w przepisach wewnętrznych decyzji o stosowaniu do poszczególnych grup rzeczowych składników aktywów obrotowych (uwzględniając ich rodzaj i wartość) jednej z metod prowadzenia ksiąg pomocniczych, spośród wymienionych w art. 17 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

Kontrola zgodności dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z 28 lipca 2006 r. wykazała, że w zakładowym planie kont wprowadzono do stosowania konto 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych”, a w zasadach jego funkcjonowania podano opis konta zawarty w załączniku nr 2 do rozporządzenia. Operacje wynikające z treści opisu nie występują w zakładach budżetowych, a jedynie w jednostkach budżetowych. Uwaga ta dotyczy również wprowadzonego do zakładowego planu kont konta 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” oraz opisu konta 131 „Rachunki bieżące” sugerującego, iż służy ono do ewidencji środków specjalnych jednostki budżetowej.

Do zakładowego planu kont wprowadzono nieprzewidziane rozporządzeniem konto 852 „Fundusz kaucji mieszkaniowych”, nie określając zasad jego funkcjonowania. Tworzenie funduszu kaucji mieszkaniowych nie znajduje uzasadnienia w przepisach o gospodarce finansowej zakładów budżetowych. Pobierane, na podstawie art. 6 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2005 r. Nr 31, poz. 266 ze zm.), kaucje stanowiące zabezpieczenie pokrycia należności z tytułu najmu lokalu, przysługujące wynajmującemu w dniu opróżnienia lokalu, mają charakter zobowiązań wobec najemców, a nie funduszu zakładu.

Zakładowy plan kont nie został także dostosowany do przepisów aktualnie obowiązującego rozporządzenia z 28 lipca 2006 r. – nie zostało wprowadzone konto 995 „Zaangażowanie środków zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych” – str. 13-17, 26-27 i 91 protokołu kontroli.

         Na część nieprawidłowości w treści przepisów wewnętrznych, składających się na procedury kontroli finansowej i dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości, wskazywały także ustalenia kontroli przeprowadzonej przez pracowników Urzędu Miejskiego w okresie 21-25 maja 2007 r.

         Badanie prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych wykazało szereg nieprawidłowości naruszających przepisy ustawy o rachunkowości i rozporządzenia ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości, poprzez:

a) dokonywanie zapisów w dzienniku bez zachowania zasady chronologii określonej w art. 14 ust. 1 ustawy, co było wynikiem grupowania dowodów księgowych według prowadzonych rejestrów i księgowania następnie całej grupy dowodów dotyczących danego rejestru za określony miesiąc; zachowanie wskazanego przepisu ustawy przy przyjętym sposobie grupowania i księgowania dowodów wymaga prowadzenia dzienników częściowych dla poszczególnych rejestrów – str. 18 protokołu kontroli,

b) dokonywanie zapisów na podstawie dowodów wewnętrznych niespełniających cech wskazanych przepisami art. 21 ustawy, tj. nie zawierających numerów, treści operacji, potwierdzenia sprawdzenia i zatwierdzenia do ujęcia w księgach rachunkowych – str. 19 protokołu kontroli,

c) ujęcie w księgach 2006 roku wpłat faktycznej nadwyżki środków obrotowych za 2005 rok w wysokości 117.525 zł w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych (konto 760-06); pod datą 30 grudnia 2006 r. kwotę 117.525 zł, błędnie uprzednio zaksięgowaną jako pozostałe koszty operacyjne przeniesiono na konto 860 (księgowanie Wn 860, Ma 760) – również błędnie; w wyniku opisanych operacji zaniżono w ewidencji i sprawozdawczości wynik zakładu za 2006 rok – str. 23 i 111 protokołu kontroli,

d) błędne ujęcie w księgach 2006 roku jako przychodu na koncie 740 „Dotacje i środki na inwestycje” kwoty dotacji na zakup inwestycyjny w wysokości 79.850 zł; wydatki z dotacji ujęto w koszty zakładu – str. 24-25 i 114-115 protokołu kontroli; w sprawozdawczości finansowej (rachunek zysków i strat) operacje te ujęto w kwocie faktycznego wykorzystania dotacji po stronie przychodów i kosztów – 74.450 zł; należy nadmienić, że dotacja ta była błędnie ujmowana w przychodach i kosztach działalności operacyjnej zakładu w planie finansowym na 2006 rok – str. 45-46 protokołu kontroli,

e) ujęcie nieodpłatnego przekazania zakładowi materiałów o wartości 79.622,43 zł (będących na stanie magazynowym Urzędu Miejskiego) dnia 31 stycznia 2005 r. zapisem Wn 310 „Materiały” - Ma 800 „Fundusz jednostki”. Zgodnie z zasadami rachunkowości (art. 3 ust. 1 pkt 32 ustawy) nieodpłatne otrzymanie materiałów do działalności operacyjnej winno być zaliczone do pozostałych przychodów. Przy zastosowaniu tych zasad przychody zakładu w 2005 roku byłyby wyższe o kwotę 79.622,43 zł; spośród otrzymanych nieodpłatnie materiałów rozchodowano w 2005 roku z magazynu materiały o wartości 30.090,43 zł (zapis Ma 310 – Wn 800; prawidłowo rozchód winien zostać ujęty w koszty). W efekcie nieprawidłowych księgowań (z pominięciem operacji po stronie przychodów i kosztów) stan środków obrotowych i wynik zakładu za 2005 rok zostały zaniżone o kwotę 49.532 zł – str. 95 i 118 protokołu kontroli,

f) nieprawidłową ewidencję księgową operacji dotyczących Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, co zostało szczegółowo opisane na str. 31-33 protokołu kontroli; błędna ewidencja skutkowała ciągłą niezgodnością między stanem aktywów i pasywów Funduszu – według ewidencyjnego stanu na 31 grudnia 2006 r. środki pieniężne i należności Funduszu przekraczały stan Funduszu o 3.792,56 zł,

g) dokonywanie zapisów księgowych nieposiadających treści ekonomicznej, jak np. zaksięgowanie pod datą 30 grudnia 2006 r. po obu stronach konta 860 „Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy” kwoty 3.484.880,53 zł jako „przeksięgowanie kosztów zespołu 5 na wynik finansowy” – str. 21 protokołu kontroli,

h) prowadzenie ewidencji materiałów w magazynie zakładu z naruszeniem podstawowych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych, w wyniku czego ewidencja ta nie odzwierciedlała faktycznego stanu i obrotów materiałami, co zostało szczegółowo opisane na str. 95-105 protokołu kontroli. W wyniku kontroli ustalono m.in., że:

- ewidencję analityczną materiałów w 2005 roku prowadzono w kilku urządzeniach księgowych (karty kontowe, „dziennik materiałów” – niespełniający cech wymaganych dla którejkolwiek z metod prowadzenia kont pomocniczych w świetle art. 17 ust. 2 ustawy); w trakcie roku dokonano przeniesień stanu materiałów z kart kontowych „starych” na „nowe”, a mimo tego w dalszym ciągu dokonywano zapisów w obu kartotekach; w wyniku dokonanej analizy zapisów w ewidencji analitycznej („starej” i „nowej”) do konta syntetycznego 310 „Materiały” ustalono, że w wyniku zmiany ksiąg usunięto z ewidencji pojemniki plastikowe o wartości ewidencyjnej 49.532 zł; z ustaleń kontroli wynika, że pojemniki te znajdowały się u dzierżawców – załącznik nr 112 do protokołu kontroli,

- brak niektórych dowodów księgowych dokumentujących obrót materiałami w magazynie (m.in. dotyczy to przychodów pojemników o wartości 644,40 zł); z ustaleń kontroli wynika, że magazynowy obrót materiałami był prowadzony  bez udokumentowania przychodowymi i rozchodowymi dowodami magazynowymi; przychód materiałów ujmowany był na podstawie dowodów zakupu (bądź nieodpłatnego przekazania) a rozchód na podstawie sporządzanych przez główną księgową dowodów „polecenie księgowania”, których charakter wskazuje, że były one sporządzane w celu okresowego urealniania ewidencji księgowej, a zatem były niezgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczych – w efekcie ewidencja materiałów nie odzwierciedlała ich stanu rzeczywistego,

- wobec braku określenia zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla poszczególnych grup rzeczowych aktywów trwałych, zakład w dowolny sposób kwalifikował zakupy materiałów albo do ujęcia ich w prowadzonych urządzeniach analitycznych albo też odpisywał je w koszty w momencie zakupu,

- występowała niezgodność zapisów między ewidencją analityczna a ewidencją syntetyczną prowadzoną na koncie 310, czym naruszono art. 16 ustawy o rachunkowości.

Badając sprawozdawczość finansową i budżetową  ustalono, że zakład sporządził wymagane przepisami sprawozdania finansowe i budżetowe. Elementy sprawozdania finansowego (bilans, rachunek zysków i strat) zostały jednak sporządzone według innych wzorów niż określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości… Kontrola treści sprawozdań wykazała szereg niezgodności między ewidencją księgową (obarczoną jednakże również wieloma błędami, których przykłady podano wyżej), a sporządzoną sprawozdawczością, jak również sprzeczności pomiędzy sprawozdaniami finansowymi i budżetowymi sporządzonymi za ten sam okres (str. 22-25 protokołu kontroli):

a) w rocznym sprawozdaniu Rb-30 sporządzonym za 2005 rok:

- w dziale B „Koszty i inne obciążenia” w kolumnie „Wykonanie”, wierszu P120 „Wpłata do budżetu nadwyżki środków obrotowych” wykazano kwotę 117.525,20 zł,

- w dziale D „Dane uzupełniające”, części 2 „Informacja o rozliczeniu kasowym z budżetem” w wierszu Z-101 „Wpłata nadwyżki środków obrotowych”, wykazano również kwotę 117.525,20 zł, mimo że kwota ta została wpłacona do budżetu gminy w 2006 roku, a nie w 2005 roku. Wykazane w sprawozdaniu dane o dokonaniu wpłaty nadwyżki środków obrotowych w 2005 roku nie wynikały z zapisów ewidencji księgowej za ten rok. Do ewidencji rozliczeń nadwyżki środków obrotowych w zakładach budżetowych zarówno rozporządzenie Ministra Finansów jak i zakładowy plan kont kontrolowanej jednostki przewidywały prowadzenie konta syntetycznego 820 „Rozliczenie wyniku finansowego”. W ewidencji księgowej w 2005 roku konto to nie było prowadzone. Zobowiązanie wobec budżetu z tytułu faktycznej nadwyżki środków obrotowych nie było ujęte w ewidencji na żadnym koncie,

b) w rocznym sprawozdaniu Rb-30 za 2006 rok w części B „Koszty i inne obciążenia” nie wykazano kwoty 117.525,20 zł, odpowiadającej wpłacie faktycznej nadwyżki środków obrotowych za 2005 r., ujętej jako koszt 2006 roku (kwoty tej nie wykazano według podziałek klasyfikacji, a jedynie dodano ją w pozycji „Razem koszty”). Wykazana w sprawozdaniu kwota w pozycji „Razem koszty” w wysokości 3.768.482,53 zł różniła się od błędnej kwoty kosztów wynikającej z ewidencji księgowej, które według tej ewidencji wynosiły w 2006 roku ogółem 3.852.699,45 zł (w tym 79.850 zł rozliczenie dotacji) oraz kwoty kosztów wykazanej w rachunku zysków i strat, w wysokości 3.842.932,73 zł (w tym koszty działalności operacyjnej 3.590.898 zł, pozostałe koszty operacyjne 74.450 zł (wydatki inwestycyjne finansowane z dotacji) i koszty finansowe 177.584,73 zł – zawierające m.in. wpłatę faktycznej nadwyżki środków obrotowych za 2005 rok w kwocie 117.525,20 zł i koszty zakupów inwestycyjnych sfinansowanych ze środków własnych w wysokości 58.345,86 zł.

W opisywanym sprawozdaniu w części A „Przychody (według paragrafów klasyfikacji budżetowej przychodów)” wykazano kwotę 3.752.048,71 zł. W rachunku zysków i strat przychody wykazano w wysokości 3.780.238,22 zł (w tym przychody netto ze sprzedaży produktów towarów i materiałów 2.839.902,51 zł, pozostałe przychody operacyjne 906.424,01 zł, przychody finansowe 33.911,70 zł). Z danych ewidencji księgowej przychodów za 2006 rok wynika, że jako przychody zakładu zaewidencjonowano kwotę 3.790.004,94 zł, w tym błędnie - dotację na finansowanie inwestycji w kwocie 79.850 zł. (Różnica między kwotami ogółem wynikającymi z ewidencji księgowej, a kwotami ogółem wykazanymi w rachunku zysków i strat zarówno po stronie przychodów jak i po stronie kosztów wynosiła 9.766,72 zł).

Różnica między kwotami ogółem wynikającymi z ewidencji księgowej, a kwotami wykazanymi w sprawozdaniu budżetowym Rb-30 wynosiła:

- po stronie przychodów (3.790.004,94 zł ewidencja – 3.752.048,71 zł Rb-30) – 37.956.23 zł,

- po stronie kosztów (3.852.699,45 zł ewidencja – 3.768.482,53 zł Rb-30) – 84.216,92 zł.

Ustalono, że powyższe różnice posiadały przede wszystkim następujące źródła:

a) w zakresie przychodów:

- w paragrafie 0920 „Pozostałe odsetki” w sprawozdaniu wykazano kwotę 6.065,06 zł, podczas gdy w ewidencji księgowej kwota ta wynosiła 3.035,46 zł (3.004,38 zł na koncie 750.01 i 31,08 zł na koncie 750.02). Różnica 3.029,50 zł,

- w paragrafie 0970 „Wpływy z różnych dochodów” w sprawozdaniu wykazano kwotę 67.481,92 zł natomiast z ewidencji księgowej wynika, że kwota ta winna wynosić 30.714,14 zł (konto 760-01 - 2.265,23 zł, konto 760-02 - 15.742,78 zł, konto 760-03 - 4,07 zł, konto 760-06 – 1.011,31 zł, konto 760-11 - 11.690,75 zł). Różnica 36.797,78 zł,

- w sprawozdaniu Rb-30 wykazano w wierszu K 100 „Inne zwiększenia” kwotę 2.096,49 zł, niewynikającą z ewidencji księgowej. Kwota ta została wpisana dla zbilansowania obrotów,

- w ewidencji przychodów zaksięgowano kwotę 79.850 zł otrzymanej z budżetu dotacji na sfinansowanie zakupów inwestycyjnych. Kwoty tej, mimo błędnego zaewidencjonowania do przychodów, w sprawozdaniu Rb-30 jako przychodu nie wykazano;

b) w zakresie kosztów:

- niezgodnie z ewidencją kosztów, w sprawozdaniu nie wykazano kwoty 4.366,72 zł kosztów ewidencjonowanych na kontach zespołu 7 „Przychody i koszty ich uzyskania”, a mianowicie 4.329,79 zł z konta 760-06 i 33,78 zł z konta 760-01 oraz 3,15 zł z konta 760-03,

- w ewidencji kosztów zaksięgowano kwotę 79.850 zł stanowiącą rozliczenie otrzymanej dotacji budżetowej na finansowanie zakupów inwestycyjnych (koszty inwestycji 74.450 zł i zwrot niewykorzystanej dotacji 5.400 zł). Kwoty tej, mimo błędnego ujęcia w kosztach w ewidencji, nie wykazano po stronie kosztów w sprawozdaniu Rb-30.

Niektóre z opisanych wyżej danych wynikających z ewidencji księgowej powinny ulec zmianie przy uwzględnieniu korekt błędnych księgowań opisanych w protokole. W wyniku korekty zmianie podlegałyby wielkości przychodów i kosztów działalności Przedsiębiorstwa, wielkość faktycznego stanu środków obrotowych i ich nadwyżki na koniec 2006 roku oraz wynik finansowy działalności za 2006 rok. Na przykład, na podstawie poczynionych ustaleń kontroli (opisanych powyżej) wynik finansowy za 2006 rok powinien wynosić (+) 35.759,14 zł zamiast (-) 93.774,51 zł. Podobnie, zastrzeżenia budzi sposób ustalenia wyniku za rok 2005, co w efekcie przekłada się na nieprawidłowy stan wykazywanego funduszu zakładu – str. 120-121 protokołu kontroli.

         Badając rozliczenia zakładu z budżetem gminy z tytułu dotacji i nadwyżki środków obrotowych ustalono, że pierwotnie plany finansowe zakładu nie przewidywały otrzymania z budżetu dotacji ani też wpłaty do budżetu nadwyżki środków obrotowych. Rozliczenia takie wprowadzane były do planów finansowych w trakcie roku, co oznaczało w praktyce wprowadzenie do planu nadwyżki faktycznej, która wynikała z wykonania planu finansowego za dany rok (zmiana planu na 2005 r. pochodziła z 30 grudnia 2005 r., zaś w zakresie dotyczącym 2006 roku zmiana nie została opatrzona datą). Faktyczny stan środków obrotowych zakładu budżetowego na koniec roku, zgodnie z obecnie obowiązującym § 48 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formą organizacyjno-prawną (Dz. U. Nr 116, poz. 783), ustala się jako różnicę między sumą środków obrotowych na początek roku i przychodów należnych związanych z prowadzoną działalnością, a sumą opłaconych zobowiązań i nie poniesionych wydatków na inwestycje finansowane ze środków własnych ujętych w zatwierdzonym planie finansowym. Z przepisów rozporządzenia wynika, że w planie finansowym zakładu budżetowego ujmuje się jedynie planowaną nadwyżkę środków obrotowych na dany rok, ustaloną zgodnie z § 49 rozporządzenia.

Za 2005 rok faktyczny stan środków obrotowych ustalony na podstawie danych wykazanych w rocznym sprawozdaniu Rb-30 z wykonania planu finansowego wynosił 124 951,15 zł. Nadwyżka stanu środków obrotowych na koniec roku wynosiła w związku z tym 117.525,20 zł. Naliczona na koniec roku nadwyżka środków obrotowych wynosząca 117.525,20 zł stanowiła zobowiązanie wobec budżetu za 2005 rok, podlegające ewidencji w księgach tego roku zapisem Ma 225 „Rozrachunki z budżetami” - 820 „Rozliczenie wyniku finansowego”. Zobowiązanie powyższe nie zostało w 2005 roku zewidencjonowane. Wykazane w protokole i niniejszym wystąpieniu nieprawidłowości w ewidencji przychodów, kosztów i rozrachunków świadczą o tym, że stan środków obrotowych i ich nadwyżka zostały ustalone nieprawidłowo.

W zakresie terminu odprowadzenia do budżetu faktycznej nadwyżki środków obrotowych, wynikającego obecnie z § 49 ust. 4 rozporządzenia, w związku z brakiem terminu sporządzenia bilansu nie dokonano zweryfikowania prawidłowości przekazania wpłaty. Terminy przekazania wpłaty faktycznej nadwyżki pozostają jednakże w sprzeczności z ustalonym przepisami terminem sporządzania bilansu. Na podstawie ewidencji księgowej ustalono, że kwotę nadwyżki w wysokości 117.525 zł zakład przekazał do budżetu w następujących terminach i ratach: 15 marca 2006 roku w kwocie 60.000 zł, 20 kwietnia 2006 roku w kwocie 21.525 zł, 25 kwietnia 2006 roku w kwocie 16.000 zł, 27 kwietnia 2006 roku w kwocie 20.000 zł. W związku z obowiązującym terminem sporządzania bilansu (3 miesiące od dnia, na który zamyka się księgi rachunkowe, tj. do końca marca), należy stwierdzić, że 15 dniowy termin wpłaty nadwyżki budżetowej za 2005 rok nie został dotrzymany.

Nadwyżkę środków obrotowych za 2006 r. zakład ustalił w wysokości 27.165,38 zł. Nie wynikała ona z treści sprawozdania – obliczona zgodnie z § 48 ust. 2 rozporządzenia faktyczna nadwyżka powinna wynosić 36.681,38 zł. Niezależnie od tego była ona obarczona błędem wynikającym z nieprawidłowych operacji w zakresie przychodów i kosztów oraz nieprawidłowego ustalenia stanu materiałów na koniec 2006 roku – str. 113-114 protokołu kontroli. W księgach rachunkowych za 2006 rok nie księgowano zobowiązań z tytułu nadwyżki środków obrotowych za ten rok. W 2007 roku, pod datą 20 marca 2007 roku, na podstawie polecenia księgowania kwotę 27.165,38 zł zaksięgowano jako pozostałe koszty operacyjne i zobowiązanie wobec Urzędu Miejskiego (księgowania Wn 760 - Ma 240 oraz Wn 240 - Ma 201). Kwotę faktycznej nadwyżki przekazano do budżetu gminy przelewem w dniu 26 kwietnia 2007 roku, czyli po terminie wynikających obecnie z § 49 ust. 4 rozporządzenia. W trakcie kontroli dokonano sprostowania w księgach 2007 roku błędnego obciążenia pozostałych kosztów operacyjnych, przeksięgowując kwotę 27.165,38 zł na konto 820 „Rozliczenie wyniku finansowego” – str. 108-114 protokołu kontroli.

         Nadmienić ponadto należy, iż nieprawidłowościami w rozliczeniach między budżetem gminy a PRK FARE dotknięte były także rozliczenia dotyczące obciążania przez zakład budżetu za wykonane usługi i roboty. W związku ze zleceniem przez Urząd zakładowi wykonania chodnika w miejscowości Kozarze, zakład obciążył Urząd kwotą 158.777,92 zł, wynikającą z kosztorysu powykonawczego nieopatrzonego danymi osoby, która go sporządziła (zawiera on jedynie pieczątkę PRK FARE). Z zawartych przez zakład umów z wykonawcami tych robót wynika, że zakład poniósł koszty w wysokości 104.927,86 zł. W złożonych wyjaśnieniach wskazano, że zakład poniósł w związku z realizacją robót we własnym zakresie koszty w wysokości 53.850,06 zł, jednakże nie okazano dowodów ich poniesienia – str. 59 protokołu kontroli.

Kontrola realizacji przez zakład przychodów z tytułu usług transportowych wykazała, że w jednym przypadku ilość godzin pracy sprzętu wynikająca z faktury VAT wystawionej za wykonaną usługę profilowania dróg gminnych jest większa niż ilość przepracowanych godzin wynikająca z kart drogowych, w związku z czym zakład obciążył Urząd Miejski kwotą wyższą o 490 zł, niż to wynikało z karty pracy sprzętu przy realizacji usługi - str. 88 protokołu kontroli.

W zakresie prawidłowości ustalania wynagrodzeń stwierdzono, że podstawę wysokości wynagrodzeń w PRK FARE stanowiły postanowienia uchwały Rady Miejskiej w Ciechanowcu z dnia 31 stycznia 2005 r. w sprawie najniższego wynagrodzenia w I kategorii zaszeregowania i wartości jednego punktu oraz zarządzenia dyrektora zakładu z dnia 8 lutego 2006 r. w sprawie wprowadzenia tabeli miesięcznych kwot wynagrodzenia zasadniczego obowiązującego w Przedsiębiorstwie Robót Komunalnych FARE w Ciechanowcu. W 2005 roku wynagrodzenia ustalane były bezpośrednio na podstawie uchwały i przepisów rozporządzeń Rady Ministrów w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego z dnia 26 lipca 2000 r. i z dnia 2 sierpnia 2005 r. Dyrektor zakładu nie sporządził w 2005 r. tabeli miesięcznych kwot wynagrodzenia zasadniczego, wbrew obowiązkowi wynikającemu z przywołanych rozporządzeń

Kontrola ustalanych wynagrodzeń pod kątem zgodności z przepisami uchwały, rozporządzenia i tabelą obowiązująca w 2006 roku wykazała nieprawidłowości. Stwierdzono, że niektórzy pracownicy (zatrudnieni na stanowisku robotnika gospodarczego) otrzymywali wynagrodzenie niższe, niż przysługujące im na podstawie przyznanej kategorii zaszeregowania i obowiązującej tabeli miesięcznych kwot wynagrodzenia zasadniczego. Zakres rozbieżności mieścił się w granicach 10%-owej, do zastosowania której dyrektor był upoważniony na mocy § 3 ust. 5 rozporządzenia z 2 sierpnia 2005 r. Opracowując tabelę dyrektor nie skorzystał jednakże z tej kompetencji – str. 47-48 protokołu kontroli.

Kontrola dodatkowego wynagrodzenia rocznego wypłaconego za 2005 r. wykazała, że zostało one naliczone niezgodnie z obowiązującymi przepisami. Podstawę naliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego określają przepisy ustawy z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników sfery budżetowej (Dz. U. z 1997 r. Nr 160, poz. 1080 ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. Nr 2, poz. 14 ze zm.),. W badanej jednostce ustalając wysokość dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2005 r. do podstawy wynagrodzenia, od której obliczano wysokość dodatkowego wynagrodzenia rocznego, dodawano nagrody wypłacone pracownikom w 2005 r. W myśl art. 4 ust. 1 ustawy o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników sfery budżetowej, wynagrodzenie roczne ustala się w wysokości 8,5% sumy wynagrodzenia za pracę otrzymanego przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego, za który przysługuje to wynagrodzenie, uwzględniając wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, a także wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy oraz wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy przysługujące pracownikowi, który podjął pracę w wyniku przywrócenia do pracy. Zgodnie z § 14 w zw. z § 6 pkt 8 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego…, do ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy nie wlicza się nagród z zakładowego funduszu nagród. W wyniku nieprawidłowego naliczenia badana jednostka przeznaczyła na dodatkowe wynagrodzenie roczne za 2005 r. kwotę wyższą o 1.412,14 zł. Przy ustaleniu dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2006 rok opisana nieprawidłowość nie wystąpiła - str. 48-49 protokołu kontroli.

Stwierdzono również, że jednostka wypłaciła odszkodowania za skrócony okres wypowiedzenia umowy o pracę pracownikom zlikwidowanego z dniem 31 sierpnia 2003 r. Komunalnego Zakładu Budżetowego w Ciechanowcu. Analiza stanu faktycznego wykazała, że decyzję o likwidacji zakładu podjęła, zgodnie z obwiązującymi przepisami, Rada Miejska. Z uchwały o likwidacji zakładu budżetowego wynika, że należności i zobowiązania likwidowanego Komunalnego Zakładu Budżetowego w Ciechanowcu przejmuje Urząd Miejski w Ciechanowcu. Nie stwierdzono, aby nowo powstałemu PRK FARE zostały przekazane zobowiązania z tytułu odszkodowań za skrócony okres wypowiedzenia. Przejęcie przez Urząd Miejski w Ciechanowcu należności i zobowiązań zlikwidowanego KZB oraz brak postanowień w tym zakresie przy utworzeniu PRK FARE przesądza, że to Urząd był zobowiązany do wypłaty odszkodowań pracownikom za skrócony okres wypowiedzenia (należy nadmienić, iż w toku kontroli nie przedstawiono dowodów, aby zobowiązania z tego tytułu były przypisane w ewidencji którejkolwiek z wymienionych jednostek, co mogło stanowić przyczynę poniesienia kosztu w efekcie przez PRK FARE). Wysokość odszkodowań wypłaconych w 2006 roku wyniosła 50.929,96 zł – str. 49-50 do protokołu kontroli.

Badając prawidłowość ustalania i przekazywania równowartości dokonanych odpisów na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych stwierdzono, że w PRK FARE w roku 2005 i 2006 naruszono przepis art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 ze zm.). Przywołany przepis stanowi, że cała kwota odpisów na ZFŚS powinna być przekazana na właściwy rachunek do dnia 30 września roku, za który naliczono odpisy, z tym, że 75% wartości odpisów powinno zostać odprowadzone do dnia 31 maja. Kontrolowana jednostka przekazywała środki na rachunek Funduszu co miesiąc, w wyniku czego nie przekazano odpowiedniej wysokości środków na rachunek według stanu na 31 maja i 30 września.

Ponadto ujawniono, że za 2006 rok przekazana została na rachunek ZFŚS kwota wyższa o 308,02 zł niż wynikało to z naliczenia odpisu - str. 51-52 protokołu kontroli.

         Kontrola stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655) wykazała szereg istotnych, powtarzających się nieprawidłowości przy udzielaniu przez zakład zamówień publicznych. Badaniem objęto udzielenie 11 zamówień publicznych.

Okazana kontrolującym dokumentacja dotycząca wyboru wykonawców:

- remontu poddasza w budynku administracyjnym Urzędu Miejskiego w Ciechanowcu,

- dostawy materiałów budowlanych do wykonania chodnika wokół zalewu rzeki Nurzec,

- wykonania chodnika wokół zalewu rzeki Nurzec,

wskazuje, że w praktyce wskazane zamówienia zostały udzielone z pominięciem przepisów Prawa zamówień publicznych, natomiast dokumentacja została sporządzona jedynie w celu stworzenia pozorów przeprowadzenia przez zakład postępowania na zasadach konkurencyjności. Świadczy o tym fakt, iż znajdujące się w dokumentacji oferty wykonawców były sporządzane przez pracowników PRK FARE. Z wyjaśnień pracowników wykonujących czynności związane z udzielaniem zamówień wynika, że sporządzali oferty na ustne polecenie ówczesnego dyrektora FARE – str. 65-67 i 73-79 protokołu kontroli, załącznik nr 71 do protokołu kontroli. Ujawnione fakty powodują, że zamówienia te należy potraktować jako udzielone wcześniej ustalonemu wykonawcy z pominięciem procedur ustawowych. Wszystkie trzy zamówienia, w których „oferty” wykonawców sporządzane były przez pracowników zakładu wykonywała firma Usługi Budowlane Ogólne i Handel Pełny Zakres Robót Jan Morzy z Ciechanowca. Wydatki na rzecz wykonawcy wskazanych zamówień wyniosły 271.647,47 zł. W każdym z trzech zamówień, „oprócz” oferty wymienionej firmy, pracownicy zakładu sporządzali także drugą ofertę (dwukrotnie firmy Dimex Budownictwo Komunikacyjne i raz Usługi Remontowo-Budowlane). W każdym z postępowań cena drugiej oferty była minimalnie wyższa niż oferta firmy Usługi Budowlane… (różnica od ok. 1,4 tys. do 5,7 tys. zł). Oferty te opatrzone są pieczątkami wykonawców i odręcznymi podpisami. W przypadku oferty firmy Usługi Remontowo-Budowlane charakter podpisu wskazuje, że dokonała go ta sama osoba co w ofercie firmy J. Morzy.

         Dokumentacją, którą okazano kontrolującym dla wymienionych „postępowań” były ponadto specyfikacje istotnych warunków zamówienia, wypełnione druki ogłoszeń o przetargu (brak dowodów na ich opublikowanie na portalu UZP, w przypadku zamówień wszczętych po 25 maja 2006 r., lub w inny sposób – uwaga ta dotyczy wszystkich zbadanych podczas kontroli postępowań), protokoły postępowań, zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty, umowy.

Kontrola rozliczenia robót polegających na budowie chodnika wokół zalewu rzeki Nurzec wykazała, że w kosztorysie powykonawczym podano zużycie mniejszej ilość materiałów budowlanych, niż zakupione od tego samego wykonawcy do realizacji robót (według wystawionej faktury za materiały). Nie okazano dokumentów poświadczających przekazanie wykonawcy zakupionych materiałów, rozliczenie ich zużycia, przyjęcie materiałów niewykorzystanych lub obciążenie wykonawcy wartością materiałów niezużytych i nierozliczonych. Niewykorzystane, według kosztorysu powykonawczego, materiały nie były też objęte ewidencją magazynową w zakładzie. Wartość zużytych materiałów według kosztorysu powykonawczego była mniejsza od wartości materiałów zakupionych na realizację robót o 8.112,50 zł – str. 78-79 protokołu kontroli.

Badana jednostka nie sporządzała i nie przekazywała Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych sprawozdania z udzielonych zamówień publicznych. Ustawa w art. 98 ust. 1 i 2 stanowi, że zamawiający sporządza roczne sprawozdanie z udzielonych zamówień publicznych i przekazuje je Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych w terminie do 1 marca roku następującego po roku, którego dotyczy sprawozdanie – str. 52 protokołu kontroli.

W zakresie pozostałych zbadanych postępowań (oprócz trzech wyżej opisanych) ustalono, że dyrektor zakładu powołując komisje do przeprowadzenia postępowania nie określił – w żadnym ze skontrolowanych zamówień, dla udzielenia którego powołano komisję – organizacji, trybu pracy oraz zakresu obowiązków członków komisji przetargowej. Zgodnie z art. 21 ust. 3 Prawa zamówień publicznych, kierownik zamawiającego jest zobligowany do uregulowania wskazanych kwestii w celu zapewnienia sprawności działania komisji, indywidualizacji odpowiedzialności jej członków za wykonywane czynności oraz przejrzystości jej prac – str. 53, 57, 60, 62, 65, 70 i 72 protokołu kontroli. Ponadto stwierdzono, że w postępowaniu o udzielenie zamówienia na dostawę prefabrykatów drogowych betonowych na budowę chodnika jako członek komisji przetargowej brała udział ówczesna z-ca dyrektora FARE, co było niezgodne z postanowieniami zarządzenia dyrektora z dnia 24 czerwca 2005 r. w sprawie powołania komisji przetargowej, w którym jako członek komisji wskazany został inny pracownik – nie wziął on w efekcie udziału w pracach komisji – str. 53-54 protokołu kontroli.

         Stwierdzono przypadki barku niektórych postanowień, wymaganych w treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia na mocy art. 36 Prawa zamówień publicznych. Braki dotyczyły informacji o środkach ochrony prawnej przysługujących wykonawcy w toku postępowania o udzielenie zamówienia oraz informacji zawierających istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego, ogólnych warunków umowy albo wzoru umowy, jeżeli zamawiający wymaga od wykonawcy, aby zawarł z nim umowę w sprawie zamówienia publicznego na takich warunkach. Obowiązek zamieszczenia tych postanowień w specyfikacji wynikał do dnia 25 maja 2006 r. z art. 36 ust. 1 pkt 21 i 22 Prawa zamówień publicznych, a po tej dacie z art. 36 ust. 1 pkt 16 i 17 – str. 54-55, 57-58, 61, 63, 66, 71 i 72 protokołu kontroli. Ponadto stwierdzono także wewnętrzne sprzeczności specyfikacji w zakresie informacji o wymaganych od wykonawców dokumentach na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu, przy jednoczesnym wskazaniu, w innym miejscu specyfikacji, iż dla potwierdzenia spełniania warunków wystarczające jest złożenie oświadczeń o ich spełnianiu – str. 55 protokołu kontroli.

Kontrola dokumentacji przeprowadzonych postępowań wykazała, że protokoły postępowań nie zawierają informacji dotyczących spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu oraz streszczenia oceny i porównania złożonych ofert. Zawarcia tych danych w protokole postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wymagały w okresie objętym kontrolą przepisy § 3 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 kwietnia 2004 w sprawie protokołu o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. z 2004 r. Nr 71, poz. 646) – str. 56, 58-59 i 64 protokołu kontroli. Obecnie wymagania w zakresie treści protokołu określają przepisy rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 24 października 2007 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. Nr 202, poz. 1463).

Nieprawidłowości stwierdzono także w obrębie stosowanego trybu udzielenia zamówienia publicznego. Kontrola ujawniła, że zamawiający prowadził postępowanie o udzielenie zamówienia na roboty budowlane (m.in. budowa chodnika) w trybie zapytania o cenę. Prawo zamówień publicznych w art. 70 ust. 1 stanowi, że zamawiający może udzielić zamówienia w tym trybie, jeżeli przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi – str. 57 i 68 protokołu kontroli.

W zamówieniach na budowę chodnika w m. Kozarze, na utwardzenie powierzchni gruntu na działkach budowlanych we wsi Zadobrze oraz na remont poddasza w budynku administracyjnym Urzędu Miejskiego w Ciechanowcu zamawiający zawarł w umowach postanowienia, z których wynikało, że podstawą wystawienia faktury za wykonanie robót będzie protokół odbioru robót. Wykonawcy wystawiali faktury bez potwierdzenia wykonanych robót protokołem odbioru; okazano kontrolującym jedynie kosztorysy powykonawcze (w jednym przypadku kosztorys nie był opatrzony danymi sporządzającego; zawierał tylko pieczątkę PRK FARE) - str. 59, 67 i 70 protokołu kontroli.

W niektórych przypadkach nie okazano kosztorysu inwestorskiego jako podstawy ustalenia wartości szacunkowej robót budowlanych. Wpisywana w protokole wartość szacunkowa była natomiast identyczna z wartością zawartej z wykonawcą umowy, co przesądza, iż jej ustalenia dokonano niezgodnie z art. 32 ust. 1 i art. 33 ust. 1 Prawa zamówień publicznych – str. 56-57 i 76 protokołu kontroli. Zbieżność wartości zamówienia z ceną wynikającą z oferty stwierdzono także przy zamówieniach na dostawę paliwa w 2006 roku, dostawę samochodu i dostawę materiałów budowlanych – str. 70, 72 i 73 protokołu kontroli. Ponadto, wartość szacunkowa zamówień na dostawę oleju napędowego i etyliny oraz na dostawę oleju opałowego w 2005 r. została określona w sposób niezgodny z art. 32 ust. 1 i art. 34 Prawa zamówień publicznych. Ustalenia wartości zamówienia dokonano w tych przypadkach poprzez określenie ceny jednostkowej za litr dostawy danego asortymentu – str. 59-60 i 62. Stosownie do przywołanych przepisów, wartością szacunkową zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone z uwzględnieniem okresu, w którym będą realizowane dostawy, w oparciu o wydatki wcześniej ponoszone na ich realizację lub wydatki planowane w danym okresie.

W dwóch postępowaniach nie stwierdzono, na podstawie okazanych protokołów postępowania, aby zamawiający podawał kwotę, którą zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, nie dopełniając tym samym obowiązku wynikającego z art. 86 ust. 3 ustawy - str. 61 i 64 protokołu kontroli.

         W jednym ze zbadanych postępowań nie stwierdzono udokumentowanego potwierdzenia, świadczącego iż zamawiający powiadamiał uczestników postępowania o odrzuconych ofertach. Obowiązek zawiadomienia wykonawców o odrzuconych ofertach i wykluczonych wykonawcach określa obecnie art. 92 ust. 1 Prawa zamówień publicznych (w okresie udzielania zamówienia był to art. 89 ust. 2). Obowiązek dokumentowania wszelkiego rodzaju zawiadomień i informacji kierowanych przez zamawiającego wynika z art. 27 Prawa zamówień publicznych - str. 61-62 protokołu kontroli. Podobnie, w stosunku do postępowań wszczętych po 25 maja 2006 r., nie stwierdzono dowodów zamieszczenia informacji o zawarciu umowy na portalu UZP, do czego zobowiązywał ówcześnie obowiązujący art. 4a ust. 2 Prawa zamówień publicznych.

         Umowy w sprawie zamówień zawierano niejednokrotnie z naruszeniem art. 94 ust. 1 Prawa zamówień publicznych, stanowiącego, że zamawiający zawiera umowę w sprawie zamówienia publicznego w terminie nie krótszym niż 7 dni od dnia przekazania zawiadomienia o wyborze oferty, nie później niż przed upływem terminu związania ofertą - str. 62, 64 i 78 protokołu kontroli. Podkreślenia wymaga, że począwszy od 11 czerwca 2007 r., naruszenie terminu zawarcia umowy wynikającego z art. 94 ust. 1 stanowi przesłankę nieważności umowy na mocy art. 146 ust. 1 pkt 7 Prawa zamówień publicznych.

         W jednym przypadku (zamówienie na dostawę oleju opałowego na 2005 rok, rozstrzygnięte 11 stycznia 2005 r.) zamawiający udzielił zamówienia wykonawcy nie spełniającemu warunków określonych w specyfikacji – oferta nie zawierała wymaganych dokumentów i nie zostały one uzupełnione mimo deklaracji wykonawcy o ich dostarczeniu, zawartej w ofercie. Nie stwierdzono, aby zamawiający stosował tryb określony w art. 26 ust. 2 Prawa zamówień publicznych, w szczególności poprzez wyznaczenie terminu uzupełnienia dokumentów. Złożenie oferty niezgodnej ze specyfikacją winno skutkować jej odrzuceniem na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 1 Prawa zamówień publicznych i unieważnieniem postępowania na podstawie art. 93 ust. 1 pkt 1 (była to jedyna oferta złożona w przetargu nieograniczonym) - str. 63-64 protokołu kontroli.

         W przypadku niektórych postepowań stwierdzono, że ówczesny dyrektor zakładu nie składał oświadczeń o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania, mimo że dokonywał czynności w postępowaniu (m.in. zatwierdzał dokumentację postępowania, zawierał umowy). Obowiązek złożenia takiego oświadczenia wynika z art. 17 ust. 2 Prawa zamówień publicznych – str. 69-70, 75-76, 78, 80 protokołu kontroli.

         Kontrolując przychody z tytułu realizacji usług o charakterze użyteczności publicznej stwierdzono, że dyrektor zakładu wydał 2 stycznia 2006 r. zarządzenie w sprawie opłat za usługi jednorazowe świadczone przez P.R.K. FARE w Ciechanowcu z naruszeniem kompetencji ustalonej przepisami ustawy z dnia 20 grudnia 1996 r. o gospodarce komunalnej (Dz. U. z 2007 r. Nr 9, poz. 43 ze zm.). W zarządzeniu określono m.in. cenę za odbiór odpadów niesegregowanych z pojemnika o objętości 240 litrów i cenę za „dzierżawę” tego pojemnika. Ceny dotyczące wywozu i „dzierżawy” pojemników o objętości 120 litrów ustaliła natomiast Rada Miejska uchwałą z 31 stycznia 2005 r. w sprawie ustalenia cen i opłat za usługi komunalne świadczone przez PRK FARE – str. 83-84 protokołu kontroli. W myśl przepisu art. 4 ust. 1 pkt 2 ustawy o gospodarce komunalnej organ stanowiący postanawia o wysokości cen i opłat albo sposobie ustalania cen i opłat za usługi komunalne o charakterze użyteczności publicznej oraz za korzystanie z obiektów i urządzeń użyteczności publicznej jednostek samorządu terytorialnego. Natomiast art. 4 ust. 2 ustawy zezwala organowi stanowiącemu na powierzenie kompetencji, we wskazanym wyżej zakresie, organowi wykonawczemu (burmistrzowi). W omawianym przypadku dyrektor zakładu nie miał kompetencji do wydania zarządzenia w sprawie określenia stawek dotyczących usług komunalnych polegających na odbieraniu odpadów stałych.

         Podczas kontroli przychodów z tytułu najmu lokali mieszkalnych okazano, jako podstawę ustalania czynszu, uchwałę Rady Miejskiej z 28 maja 2001 r. w sprawie stawek czynszu regulowanego za lokale mieszkalne, podjętą na podstawie nieobowiązującej aktualnie ustawy z dnia 2 lipca 1994 r. o najmie lokali i dodatkach mieszkaniowych (Dz. U. z 1998 r. Nr 120, poz. 787 ze zm.). Z ustaleń kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Urzędzie Miejskim wynika, że na terenie gminy obowiązuje uchwała Rady Miejskiej w Ciechanowcu z dnia 29 marca 2004 r. w sprawie uchwalenia wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy oraz zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu Gminy Ciechanowie, jednakże na jej podstawie nie zostało wydane przez Burmistrza zarządzenie w sprawie stawek czynszu, o którym mowa w art. 8 pkt 1 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu Cywilnego (Dz. U. z 2005 r. Nr 31, poz. 266 z ze zm.), na co zostanie zwrócona uwaga w wystąpieniu skierowanym do Burmistrza Ciechanowca.

Czynności kontrolne wykazały, że przedmiotowa uchwała w sprawie stawek czynszu regulowanego za lokale mieszkaniowe oraz, stanowiąca jej integralną część, tabela stawek bazowych czynszu regulowanego z uwzględnieniem czynników podwyższających i obniżających jego wartość, nie była stosowana przy ustalaniu wysokości czynszu. W wyniku kontroli stwierdzono, że stosowane stawki czynszu nie miały w niektórych przypadkach powiązania z zasadami ich ustalania, wskazanymi w przedmiotowej uchwale - str. 85–87 protokołu kontroli.

W zakresie stosowania klasyfikacji budżetowej stwierdzono, że w planie finansowym, sporządzonym w oparciu o informację Burmistrza i zatwierdzonym przez dyrektora zakładu 16 stycznia 2006 roku, przewidziano wydatki w par. 6070 „Wydatki inwestycyjne zakładów budżetowych” w wysokości 741.490 zł i w par. 6080 „Wydatki na zakupy inwestycyjne zakładów budżetowych” w wysokości 21.052 zł. W wyniku zmian planu finansowego na 2006 rok ostateczne kwoty wydatków inwestycyjnych na ten rok wynosiły w par. 6070 74.450 zł i w par. 6080 58.400 zł. Ustalono, że klasyfikacja budżetowa wydatków inwestycyjnych była błędna, gdyż w par. 6070 wykazano planowane wydatki na zakupy inwestycyjne finansowane dotacją z budżetu, a w par. 6080 wydatki na zakupy inwestycyjne ze środków własnych. Podział klasyfikacyjny nie odzwierciedlał zatem rodzaju wydatków, lecz różne źródła ich finansowania – str. 94 i 115 protokołu kontroli.

         Badanie wykonywania obowiązków w zakresie przeprowadzania inwentaryzacji wykazało również szereg nieprawidłowości. Odnośnie inwentaryzacji materiałów stwierdzono, że występujące na dzień 31 grudnia 2005 roku saldo konta 310 wynosiło 5.468,97 zł i składało się (według ewidencji analitycznej) z wartości pojemników w kwocie 644,40 zł i wartość oleju w kotłowni przy ul. Kuczyńskiej w kwocie 4.824,57 zł. Stany te zostały potwierdzone w drodze inwentaryzacji na koniec 2005 roku. W świetle poczynionej w trakcie kontroli analizy zapisów w ewidencji, ujęcie w arkuszu spisowym, sporządzonym na dzień 31 grudnia 2005 r., pojemników o wartości 644,40 zł nie było zgodne ze stanem rzeczywistym, ponieważ nie znajdowały się one w magazynie. Podpisany przez komisję inwentaryzacyjną arkusz spisu z natury zawiera dane wskazujące na pozostawanie w magazynie pojemników na śmieci - 12 szt. po 53,70 zł o wartości 644,40 zł, oraz oleju opałowego - 2.700 litrów po 1,79 zł o wartości 4.824,57 zł. W arkuszu tym nie wskazano osoby materialnie odpowiedzialnej za stan zapasów. Na arkuszu brak też podpisu takiej osoby, znajduje się tam natomiast podpis głównej księgowej jako osoby sprawdzającej. Stany te były zgodne z ewidencją księgową ale w zakresie pojemników niezgodne ze stanem faktycznym.

W zbiorze dowodów finansowo-księgowych z miesiąca grudnia 2006 roku stwierdzono arkusz spisu z natury dokonanego w dniu 29 grudnia 2006 roku, dotyczącego oleju napędowego będącego na stanie 10 pojazdów: samochodów, ciągników i pojazdów samobieżnych. Wykazany w arkuszu ilościowy stan oleju napędowego nie został wyceniony i nie został ujęty w ewidencji księgowej jako zapas materiałów pomniejszający koszty działalności Przedsiębiorstwa za 2006 rok. Na arkuszu powyższym znajdują się podpisy komisji inwentaryzacyjnej, osoby materialnie odpowiedzialnej (dyrektor) oraz głównego księgowego i dyrektora. W trakcie kontroli dokonano wyceny stanów paliwa spisanych na powyższym arkuszu spisu z natury ustalając jego wartość na kwotę 2.505,99 zł. O kwotę tę zaniżono stan środków obrotowych na koniec 2006 roku.

Nie okazano dowodów przeprowadzenia inwentaryzacji pozostałych zapasów materiałów na dzień 31 grudnia 2006 roku. Zgodnie z saldem konta 310, zapasy materiałów miały wartość 5.006,48 zł. Na podstawie ewidencji analitycznej prowadzonej do tego konta w formie kart materiałowych ilościowo-wartościowych ustalono, że saldo to dotyczyło pojemników na śmieci. Ewidencja ta nie dostarcza danych o ilościach, cenach i wartościach pojemników składających się na ich ogólną wartość. W wyniku analizy dokumentacji obrotów pojemnikami na śmieci w 2006 roku ustalono, że na wartość stanu ewidencyjnego zapasów na koniec roku złożyły się pojemniki plastikowe otrzymane nieodpłatnie z Urzędu Miejskiego, w ilości 58 szt. o cenie jednostkowej 58,56 zł/szt. na kwotę 3.396,48 zł oraz pojemniki plastikowe, zakupione przez Przedsiębiorstwo, w ilości 46 szt. o cenie jednostkowej 35zł/szt. na kwotę 1.610 zł. Ewidencyjna wartość zapasów magazynowych (5.006,48 zł) nie odpowiadała stanowi faktycznemu materiałów w magazynie. Zostało to stwierdzone w notatce z przeglądu dokumentów finansowo-księgowych Przedsiębiorstwa sporządzonej przez audytora Urzędu Miejskiego, w której opisany został przypadek zakupu w dniu 29 grudnia 2006 roku 120 rolek papy o wartości brutto 10.200 zł. Na fakturze zakupu papy pracownik zakładu zamieścił adnotację z datą 29 grudnia 2006 roku, że papa została położona na dachach obiektów. Pracownik złożył audytorowi wyjaśnienie, że zapisu na fakturze dokonał na polecenie przełożonego, a papa w rzeczywistości znajdowała się w „magazynie”. Wartością netto zakupionej papy (8.360,66 zł) obciążono koszty działalności Przedsiębiorstwa w 2006 roku, zaniżając w ten sposób wynik finansowy za ten rok i stan środków obrotowych – str. 105-108 protokołu kontroli.

Prawidłowo zorganizowana i przeprowadzona inwentaryzacja w drodze spisu z natury pozwoliłaby na dokonanie urealnienia stanu ewidencyjnego zapasu materiałów i wysokości poniesionych kosztów działalności. Nieujawnienie w toku przeprowadzanej inwentaryzacji opisanych wyżej nieprawidłowości prowadzi natomiast do wniosku, że przeprowadzana inwentaryzacja była nierzetelna, oparta o zapisy księgowe, a nie faktyczną weryfikację znajdujących się w magazynie materiałów.

Kontrola inwentaryzacji w obrębie gospodarki pieniężnej wykazała, że nie był ustalany na koniec roku obrotowego 2005 i 2006 stan posiadanych czeków gotówkowych, jak również brak jest dowodów na dokonanie inwentaryzacji sald należności drogą weryfikacji z indywidualnymi (nie prowadzącymi ksiąg rachunkowych) odbiorcami usług oraz rozrachunków publiczno-prawnych – str. 40-41 protokołu kontroli.

         Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości były wynikiem rażącego nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości zakładu budżetowego, w zakresie świadczącym o braku kompetencji do zajmowania kluczowych stanowisk w jednostce sektora finansów publicznych przez osoby pełniące w okresie objętym kontrolą obowiązki: dyrektora, zastępcy dyrektora i głównego księgowego PRK FARE.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową zakładu, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na dyrektorze zakładu, stosownie do art. 44 ustawy o finansach publicznych. Stosownie do art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości, na kierowniku jednostki spoczywa także odpowiedzialność za prowadzenia rachunkowości jednostki, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości (za wyjątkiem spisu z natury) powierzył innej osobie.

Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości należy do głównego księgowego jednostki sektora finansów publicznych, stosownie do ustalonego zakresu czynności oraz art. 45 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Uzupełnienie regulacji wewnętrznych składających się na procedury wewnętrznej kontroli finansowej w zakładzie o postanowienia, na brak których wskazano w części opisowej wystąpienia i protokole kontroli, dotyczące w szczególności:

a) gospodarki pieniężnej i druków ścisłego zarachowania,

b) gospodarki rzeczowymi składnikami majątku, w tym gospodarki magazynowej,

c) zasad przeprowadzania inwentaryzacji.

2. Prowadzenie ewidencji czeków gotówkowych w sposób umożliwiający ustalenie, na jej podstawie, przychodu czeków i ich aktualnego stanu.

3. W zakresie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości:

a) uregulowanie w przepisach wewnętrznych kwestii wymaganych przepisami art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. b) i c) ustawy o rachunkowości przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych za pomocą komputera,

b) dokonanie wyboru metod prowadzenia ksiąg pomocniczych materiałów, uwzględniając ich rodzaj i wartość, stosownie do art. 17 ust. 2 ustawy o rachunkowości,

c) wyeliminowanie niezgodności zakładowego planu kont, wskazanych na str. 4-5 wystąpienia pokontrolnego, z zasadami ustalonymi dla zakładów budżetowych w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości…

4. Zapewnienie wyeliminowania w bieżącej działalności zakładu nieprawidłowości w prowadzeniu ksiąg rachunkowych, które występowały w okresie objętym kontrolą. W tym celu:

a) zachowanie chronologii zapisów w dzienniku; przy pozostawieniu dotychczasowego systemu prowadzonych rejestrów księgowych założenie dzienników częściowych dla poszczególnych rejestrów, mając na uwadze wymagania zawarte w art. 14 ustawy o rachunkowości,

b) dokonywanie zapisów księgowych wyłącznie na podstawie dowodów księgowych posiadających wszystkie cechy wskazane w art. 21 ustawy o rachunkowości,

c) ewidencjonowanie zobowiązania zakładu wobec budżetu z tytułu faktycznej nadwyżki środków obrotowych zapisem Ma 225 – Wn 820 w księgach tego roku, za który powstała nadwyżka,

d) zaniechanie ujmowania operacji dotyczących otrzymania i wydatkowania dotacji celowej na inwestycje jako przychodów i kosztów działalności operacyjnej zakładu,

e) kwalifikowanie otrzymanych nieodpłatnie materiałów do pozostałych przychodów operacyjnych,

f) uzgodnienie ewidencyjnego stanu aktywów i pasywów Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,

g) dokonywanie zapisów księgowych zgodnie z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczych,

h) dokumentowanie obrotu materiałowego rzetelnymi dowodami księgowymi, sporządzanymi zgodnie z zasadami ustalonymi uprzednio w przepisach wewnętrznych,

i) zachowanie zgodności między zapisami ewidencji analitycznej i syntetycznej do konta 310,

j) podjęcie działań w celu ustalenia rzeczywistego stanu funduszu zakładu i dokonanie stosownej korekty na koncie 800.

5. Zapewnienie wyeliminowania w bieżącej działalności zakładu nieprawidłowości w sporządzaniu sprawozdawczości, które stwierdzono za okres objęty kontrolą. W tym celu:

a) sporządzanie sprawozdań na obowiązujących formularzach,

b) wykazywanie w dziale D sprawozdań Rb-30 danych w zakresie rozliczeń kasowych z budżetem z tytułu wpłat nadwyżek środków obrotowych w wysokości faktycznie zrealizowanych przelewów za okres sprawozdawczy,

c) zachowywanie zgodności w zakresie przychodów i kosztów między danymi ewidencji księgowej, rachunku zysków i strat oraz sprawozdania Rb-30.

6. Ujmowanie w planie finansowym zakładu jedynie planowanej nadwyżki środków obrotowych na dany rok, obliczonej zgodnie z § 49 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. i mającej oparcie w odpowiednich postanowieniach uchwały budżetowej.

7. Ustalanie faktycznej nadwyżki środków obrotowych zgodnie z § 48 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z 29 czerwca 2006 r. i przekazywanie jej do budżetu w terminie wskazanym w § 49 ust. 4 rozporządzenia.

8. Obciążanie Urzędu Miejskiego za zlecone do wykonania usługi na podstawie udokumentowanych kosztów. Przeprowadzenie czynności wyjaśniających w zakresie ustalenia realności wskazanych w wystąpieniu kwot obciążeń w wysokości 53.850,06 zł i 490 zł oraz ewentualne dokonanie zwrotu tych środków do budżetu, w przypadku braku dokumentacji potwierdzającej poniesienie kosztów przez zakład.

9. Wyeliminowanie niezgodności między wysokością wynagrodzeń pracowników a postanowieniami obowiązującej w zakładzie tabeli miesięcznych kwot wynagrodzenia zasadniczego.

10. Podjęcie, w porozumieniu z Urzędem Miejskim, działań mających na celu ustalenie podstaw do zrefundowania zakładowi kosztów wynikających z opłacenia zobowiązań z tytułu odszkodowań za skrócony okres wypowiedzenia pracowników KZB w Ciechanowcu, mając na uwadze postanowienia uchwały Rady Miejskiej w kwestii przejęcia zobowiązań KZB przez Urząd i brak przekazania zobowiązań na rzecz tworzonego PRK FARE.

11. Dokonywanie przelewów środków na wyodrębniony rachunek ZFŚS w terminach wynikających z ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

12. Zmniejszenie bieżącego odpisu na ZFŚS o kwotę 308,02 zł, odpowiadającą środkom przekazanym na rachunek Funduszu w 2006 r. w wysokości przekraczającej naliczenie odpisu.

13. Podjęcie czynności wyjaśniających przeznaczenie materiałów o wartości 8.112,50 zł, zakupionych od dostawcy na budowę chodnika wokół zalewu rzeki Nurzec oraz ewentualne obciążenie wykonawcy wartością nierozliczonych materiałów.

14. Przestrzeganie przepisów Prawa zamówień publicznych przy udzielaniu zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane. W tym celu wyeliminowanie nieprawidłowości stwierdzonych za okres objęty kontrolą, poprzez:

a) udzielanie zamówień wyłącznie wykonawcom wybranym na zasadach przewidzianych ustawą,

b) sporządzanie sprawozdań o udzielnych zamówieniach publicznych i przekazywanie ich Prezesowi UZP,

c) określanie organizacji, trybu pracy oraz zakresu obowiązków członków komisji przetargowej, stosownie do art. 21 ust. 3 Prawa zamówień publicznych,

d) zawieranie w specyfikacji istotnych warunków zamówienia wszystkich informacji wymaganych przepisami prawa,

e) sporządzanie protokołów postępowania w sprawie udzielenia zamówienia zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 24 października 2007 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,

f) zlecanie w trybie zapytania o cenę wyłącznie zamówień na dostawy i usługi,

g) ustalanie wartości szacunkowej zamówienia zgodnie z Prawem zamówień publicznych,

h) podawanie przed otwarciem ofert kwot, które zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia i dokumentowanie tego faktu w protokole postępowania,

i) dokumentowanie wszystkich informacji kierowanych przez zamawiającego do wykonawców,

j) zawieranie umów w sprawie zamówienia publicznego po upływie 7 dni od zawiadomienia o wyborze oferty,

k) odrzucanie ofert niespełniających wymagań specyfikacji, przy uwzględnieniu regulacji art. 26 Prawa zamówień publicznych, i unieważnianie postępowania w przypadku wystąpienia przesłanek wskazanych w ustawie.

l) składanie oświadczeń o niepodleganiu wyłączeniu z postępowania, o których mowa w art. 17 ust. 2 Prawa zamówień publicznych, przez wszystkie osoby biorące udział w postępowaniu, w tym także kierownika jako udzielającego zamówienia (podpisującego umowę).

15. Opłacanie faktur wykonawców robót wystawionych na podstawie protokołów odbioru robót, jak tego wymagają postanowienia zawartych umów.

16. Zwrócenie się do Burmistrza o złożenie do Rady Miejskiej projektu uchwały regulującej wysokości cen i opłat za usługi odbioru odpadów stałych przy pomocy pojemników o wielkości 240 litrów.

17. Ustalanie stawek czynszów za najem lokali mieszkalnych zgodnie z zasadami określonymi przez organy gminy.

18. Prawidłowe klasyfikowanie wydatków inwestycyjnych.

19. W zakresie przeprowadzania inwentaryzacji aktywów i pasywów:

a) zapewnienie rzetelności przeprowadzania spisu z natury materiałów, w tym obejmowanie spisem wszystkich materiałów,

b) dokonywanie wyceny ustalanego w drodze inwentaryzacji stanu materiałów, spisywanych w koszty w momencie zakupu, i korygowanie o ich wartość kosztów roku obrotowego,

c) okresowe ustalanie stanu czeków gotówkowych,

d) dokumentowanie przeprowadzenia inwentaryzacji rozrachunków podlegających inwentaryzacji drogą weryfikacji.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

     Z-ca Prezesa

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Burmistrz Ciechanowca