Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Zespole Szkół w Czarnej Białostockiej

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 18 września 2007 roku (znak: RIO.I.6012 - 8/07), o treści jak niżej:

Pani Anna Matląg

Dyrektor Zespołu Szkół

w Czarnej Białostockiej

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za 2006 rok, przeprowadzonej w Zespole Szkół w Czarnej Białostockiej na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Kontrolą objęto sprawy z zakresu gospodarki finansowej dotyczące organizacji i kontroli wewnętrznej jednostki, księgowości i sprawozdawczości, gospodarki pieniężnej i rozrachunków, prawidłowości opracowania planów finansowych, realizacji dochodów, w tym dochodów własnych, oraz wybranych rodzajów wydatków, udzielania zamówień publicznych, gospodarki składnikami majątkowymi i inwentaryzacji.

W sferze prawidłowości pozyskiwania dochodów budżetowych ustalono, że kontrolowana jednostka w 2006 r. pozyskała dochody budżetowe (par. 075) w wysokości 45.026,37 zł, co stanowiło 225% planu. Na uzyskane dochody złożyły się wpłaty z tytułu czynszów za wynajmowanie 12 pomieszczeń szkolnych oraz jednego mieszkania. Kontrola przestrzegania postanowień umów najmu pomieszczeń wykazała, że nie naliczano odsetek w związku z nieterminowym wnoszeniem opłat przez najemców, tj. do 5-go dnia miesiąca. Zgodnie z postanowieniami zawieranych umów, za nieterminowe opłacanie należności miały być naliczane odsetki „jak za płatności przeterminowane”. Łączna kwota nieustalonych w 2006 r.  należności z tytułu odsetek wyniosła 141,10 zł, co stanowi 0,3% uzyskanych w ciągu roku dochodów budżetowych z tytułu najmu – str. 20-26 protokołu kontroli. Z zakresu czynności Głównego Księgowego, nadanego dnia 2 stycznia 2006 r., wynika, że do jego zadań należało m.in. zapewnienie terminowego realizowania należności przypadających szkole.

Badanie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości wykazało, że mimo faktu prowadzenia ksiąg rachunkowych za pomocą komputera, w dokumentacji nie znalazły się postanowienia dotyczące stosowanej wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego użytkowania. Stan taki narusza postanowienia art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c) ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) – str. 8-9 protokołu kontroli.

Analizując, w oparciu o przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości i planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020), poprawność ujmowania operacji gospodarczych w księgach rachunkowych, a także prawidłowość prowadzenia ksiąg w świetle przepisów ustawy o rachunkowości, stwierdzono, że:

a) przeksięgowania straty bilansowej za 2005 rok z konta 860 „Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy” na konto 800 „Fundusz jednostki” dokonano dopiero w dniu 31 grudnia 2006 roku, zamiast pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego, jak to wynika z zasad funkcjonowania wskazanych kont, zawartych w załączniku nr 2 do rozporządzenia – str. 12 protokołu kontroli;

b) niewłaściwie opatrywano zapisy księgowe datami; zapisy dziennika zawierają tylko jedną datę - „datę dekretacji” (inne daty nie były wskazywane w dzienniku); zgodnie z przepisami art. 23 ust. 2 pkt 1-2 i 4 ustawy zapis księgowy powinien zawierać co najmniej datę dokonania operacji gospodarczej, datę dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu – jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji, a także datę zapisu – str. 10 protokołu kontroli,

c) nie sporządzono na koniec 2006 roku zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych środków trwałych, wymaganego przepisem art. 18 ust. 2 ustawy, służącego m.in. uzgodnieniu zapisów ewidencji pomocniczej z ewidencją syntetyczną, tj. realizacji postanowienia art. 16 ust. 1 ustawy o rachunkowości – str. 34 protokołu kontroli,

d) występowały przypadki nieokreślenia w ewidencji pomocniczej pozostałych środków trwałych, prowadzonej do konta 013 „Pozostałe środki trwałe”, miejsc znajdowania się poszczególnych składników majątkowych, co pozostaje w sprzeczności z zasadami funkcjonowania tego konta zawartymi w załączniku nr 2 do rozporządzenia, według których ewidencja pomocnicza powinna umożliwić osoby lub komórki organizacyjne, u których znajdują się środki trwałe; w księdze inwentarzowej stosowano ponadto w tym zakresie zapis nietrwały ołówkiem – str. 34 protokołu kontroli,

e) nie zachowano zasady czystości obrotów na koncie 130 „Rachunki bieżące jednostek budżetowych”, przez co suma obrotów strony Ma konta 130 różniła się od kwoty wydatków wykazanych w sprawozdaniu Rb-28S za 2006 r., a w konsekwencji i od wysokości wydatków wykazanych w ewidencji analitycznej prowadzonej do tego konta. W okresie objętym kontrolą do błędnych zapisów, zwrotów nadpłat i korekt nie wprowadzano na koncie 130 dodatkowych technicznych zapisów ujemnych (np. zwrot na rachunek Starostwa Białostockiego mylnego przelewu na kwotę 316.555 zł w dniu 3 lutego 2006 r.), jak tego wymagają postanowienia załącznika Nr 2 do rozporządzenia - str. 11 protokołu kontroli,

f) jednostka wskazywała jako podstawę zapisów na koncie 130, oprócz wyciągów bankowych, także raporty kasowe; w świetle zasad funkcjonowania konta 130 zawartych w załączniku nr 2 do rozporządzenia, podstawą zapisów na koncie 130 mogą być tylko wyciągi bankowe – str. 16 protokołu kontroli.

Badanie prawidłowości opracowania planów finansowych wykazało, że projekty planów finansowych nie były opiniowane przez radę pedagogiczną, jak tego wymaga przepis art. 41 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.) oraz § 11 pkt 6 Statutu Zespołu – str. 4 i 19 protokołu kontroli.

W trakcie kontroli wydatków z tytułu wynagrodzeń pracowników administracji i obsługi stwierdzono, iż pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku referenta ds. administracyjno-kadrowych wypłacany był dodatek kasjerski w wysokości 132 zł miesięcznie, przyznany w dniu 26 lipca 2006 r. – str. 30 protokołu kontroli. Należy wskazać, iż składnik wynagrodzenia w postaci dodatku za prowadzenie kasy nie jest przewidziany obowiązującymi przepisami, stanowiącymi podstawę ustalania wynagrodzeń dla pracowników zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego, tj. rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 146, poz. 1222 ze zm.).

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania obowiązujących przepisów dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostek budżetowych.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na kierowniku jednostki, stosownie do postanowień art. 44 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.).

Odpowiedzialność za prowadzenie rachunkowości jednostki spoczywa na głównym księgowym, stosownie do postanowień zakresu obowiązków oraz art. 45 ustawy o finansach publicznych.

         Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Ustalanie i pobieranie należności z tytułu odsetek za nieterminowe wnoszenie opłat przez najemców. Obciążenie najemców odsetkami należnymi za nieterminowe płatności w 2006 roku.

2. Określenie w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości wersji stosowanego oprogramowania komputerowego i daty rozpoczęcia jego użytkowania.

3. Zobowiązanie Głównego Księgowego do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) przeksięgowywanie wyniku finansowego na fundusz jednostki pod data przyjęcia sprawozdania finansowego,

b) opatrywanie zapisów księgowych datami zgodnie z postanowieniami art. 23 ust. 2 ustawy o rachunkowości,

c) sporządzanie na koniec roku zestawień sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych i uzgadnianie ich z zapisami na odpowiednim koncie syntetycznym,

d) prowadzenie ewidencji szczegółowej pozostałych środków trwałych w sposób umożliwiający ustalenie miejsc ich użytkowania lub osób za nie odpowiedzialnych,

e) dokonywanie zapisów na koncie 130 zgodnie z zasadami jego funkcjonowania, określonymi w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r.

4. Zapewnienie realizowania przez radę pedagogiczną kompetencji do opiniowania projektu planu finansowego szkoły.

5. Ustalenie składników wynagrodzenia referenta ds. administracyjno-kadrowych na zasadach wynikających z obowiązujących przepisów.

O sposobie wykonania zaleceń proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

             Z-ca Prezesa

Regionalnej Izby Obrachunkowej

           w Białymstoku

Do wiadomości:

Zarząd Powiatu Białostockiego