Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Gminy Czyże

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 2 maja 2007 roku (znak: RIO.I.6011 - 3/07), o treści jak niżej:

Pan

Jerzy Wasiluk

Wójt Gminy Czyże

         W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Czyże za okres 2007 roku, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy w Czyżach na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto m.in. regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz podległych jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, wykonanie budżetu, w tym realizację wybranych dochodów oraz wydatków, udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i realizowanych w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

Badając dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości, stwierdzono, że nie wszystkie zagadnienia pozostawione przez ustawę o rachunkowości do decyzji kierownika jednostki zostały uregulowane. W posiadanej przez kontrolowana jednostkę dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości nie określono, która z metod prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla rzeczowych składników aktywów obrotowych ma zastosowanie w jednostce – str. 113 protokołu kontroli. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) postanawia w art. 17 ust. 2, że kierownik jednostki uwzględniając rodzaj i wartość poszczególnych grup rzeczowych składników aktywów obrotowych posiadanych przez jednostkę podejmuje decyzję o stosowaniu jednej z metod prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla tych grup składników, spośród wymienionych w tym przepisie. Z ustaleń kontroli wynika, że część materiałów (paliwa i olej opałowy) księgowane była na koncie 310 „Materiały”, natomiast materiały nabywane w celu prowadzenia remontów i konserwacji były odpisywane w koszty w momencie ich zakupu.

  W sferze prowadzenia ksiąg rachunkowych stwierdzono nieprawidłowości naruszające przepisy ustawy o rachunkowości i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020), polegające na:

a) opatrywaniu zapisów księgowych jedną datą; zgodnie z przepisami art. 23 ust. 2 pkt 1-2 i 4 ustawy zapis księgowy powinien zawierać co najmniej datę dokonania operacji gospodarczej, datę dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu – jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji, a także datę zapisu – str. 16 protokołu kontroli,

b) dokonywaniu zapisów na koncie 133 „Rachunek bieżący budżetu” z naruszeniem zasady prowadzenia ewidencji na tym koncie zgodnie z danymi wyciągów bankowych, wynikającej z załącznika nr 1 do rozporządzenia – str. 20-21 protokołu kontroli,

c) gromadzeniu środków depozytowych na rachunku bieżącym budżetu i ewidencjonowanie ich w konsekwencji na koncie 133. Stosownie do zasad funkcjonowania kont zawartych w załącznikach nr 1 i 2 do rozporządzenia właściwym kontem do ewidencji tego rodzaju środków jest konto 139 „Inne rachunki bankowe”, prowadzone w ewidencji Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej, ponieważ przyjęte depozyty nie stanowią zobowiązań budżetu. W efekcie opisanej techniki ewidencjonowania, w księgach budżetu uwidoczniono zobowiązania w wysokości 10.860 zł z tytułu przyjętych depozytów. Dodatkowo zostały one zdublowane w ewidencji Urzędu Gminy (Urząd nie posiada wydzielonego rachunku bankowego). Podobnie zdublowano w obu ewidencjach zobowiązania z tytułu podatku VAT w kwocie 3.124 zł – str. 20 i 22-23 protokołu kontroli,

d) ujęciu na koncie 011 „Środki trwałe” efektu prowadzonej inwestycji w kwocie 1.440.184 zł jako jednego obiektu, podczas gdy sporządzony protokół OT z dnia 5 października 2006 r. dotyczył przyjęcia na stan oczyszczalni ścieków w Czyżach oraz kanału grawitacyjnego o długości 1.144 mb, czyli obiektów stanowiących zgodnie z klasyfikacją rodzajową środków trwałych odrębne środki trwałe – str. 112-113 protokołu kontroli.

W wyniku badania zapisów dotyczących zwiększeń oraz zmniejszeń wartości środków trwałych w 2006 roku ustalono, że występowały nieprawidłowe zapisy, zniekształcające saldo konta 011 „Środki trwałe”. Na podstawie analizy ewidencji ustalono, że po stronie przychodów zwiększono wartość ewidencyjną majątku trwałego poprzez ujęcie rzeczywistych przychodów nabytych składników majątkowych oraz w drodze zwiększenia wartości posiadanych gruntów w wyniku „aktualizacji”. Kwotę 40.821 zł doksięgowano jako zwiększenie wartości środków trwałych wynikające z „aktualizacji wartości gruntów mienia komunalnego” na podstawie polecenia księgowania z dnia 31 października 2006 roku, wystawionego przez Skarbnika Gminy. Podstawą sporządzenia przez Skarbnika polecenia księgowania była notatka służbowa sporządzona w dniu 31 października 2006 r. w sprawie aktualizacji gruntów mienia komunalnego gminy przeznaczonych do sprzedaży w której Pan Bazyl Siemiacki – inspektor w Urzędzie Gminy – stwierdził, że „w związku ze wzrostem cen na grunty w ostatnich latach podwyższa się wartość gruntów mienia komunalnego do kwoty 131.500 zł. Zgodnie z wycenami takich gruntów w przeciągu ostatnich 3 lat sporządzonych przez rzeczoznawcę majątkowego ich ceny wzrosły w tym czasie o 34%”.

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont… określa w § 5 ust. 5, że wartość początkowa środków trwałych i dotychczas dokonane odpisy umorzeniowe podlegają aktualizacji zgodnie z zasadami określonymi w odrębnych przepisach, a wyniki aktualizacji są odnoszone na fundusz. Analogicznie stanowią ogólne przepisy art. 31 ust. 3 i 4 ustawy o rachunkowości. Przepisy o dokonaniu aktualizacji wartości początkowej środków trwałych i ich umorzeń w jednostkach sektora finansów publicznych nie zostały wydane w kontrolowanym okresie. W związku z powyższym brak było podstaw prawnych do dokonania aktualizacji wartości początkowej gruntów.

Ewidencja analityczna gruntów prowadzona jest w księdze środków trwałych zbiorczo (wartościowo) bez rozbicia na poszczególne obiekty. Zapisy w tej księdze dokonywane są w oparciu o informacje otrzymane od prowadzącego te zagadnienia inspektora. Oprócz opisanej wyżej „aktualizacji wyceny”, w ewidencji analitycznej ujęto przychody w wysokości ceny nabycia gruntów oraz rozchody wynikające ze sprzedaży, które ewidencjonowano według wartości uzyskanej ceny sprzedaży działek, zamiast w wysokości wynikającej z ich ceny ewidencyjnej. Wartość rozchodu nieruchomości gruntowych, wyksięgowana w 2006 r., wyniosła 42.580 zł, podczas gdy ujęta w księgach ich wartość ewidencyjna wynosiła 8.294 zł – str. 110-111 protokołu kontroli.

Stwierdzono przypadki stosowania nieprawidłowej, w świetle przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), klasyfikacji budżetowej dochodów i wydatków:

a) ewidencja dochodów z majątku gminnego wykazuje, że wszystkie wpływy kwalifikowane były do rozdziałów „pozostała działalność”. Stosownie do art. 16 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), dochody i wydatki winny być klasyfikowane w działach i rozdziałach odpowiadających rodzajowi działalności. Zatem, np. dla dochodów z czynszu za najem lokali mieszkalnych i użytkowych właściwe będzie stosowanie działu 700 „Gospodarka mieszkaniowa” oraz rozdziału 70005 „Gospodarka gruntami i nieruchomościami” – str. 61 protokołu kontroli,

b) dochody gminy stanowiące 5% dochodów budżetu państwa zrealizowanych w związku z wykonywaniem zadań z zakresu administracji rządowej ujmowane były w par. 0690 „Wpływy z różnych opłat” zamiast w par. 2360 „Dochody jednostek samorządu terytorialnego związane z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych ustawami” – str. 70 protokołu kontroli,

c) wydatki na zakupy materiałów do remontu OSP Czyże klasyfikowano m.in. w par. 4270 „Zakup usług remontowych” zamiast w par. 4210 „Zakup materiałów i wyposażenia” – str. 78 protokołu kontroli,

d) wydatek na zakup zestawu ratowniczego dla OSP o wartości 6.634 zł zakwalifikowano do par. 4210 wydatków; stosownie do przepisów rozporządzenia zakup środka trwałego o wartości przekraczającej 3.500 zł powinien być sklasyfikowany w par. 6060 „Wydatki na zakupy inwestycyjne jednostek budżetowych” – str. 78 protokołu kontroli,

e) wydatek w wysokości 38.962 zł na rzecz gminy Orla dotyczący realizacji zadania wspólnego - budowy sieci wodociągowej, ujęty został w par. 2310 „Dotacje celowe przekazane gminie na zadania bieżące realizowane na podstawie porozumień (umów) miedzy jednostkami samorządu terytorialnego”. Wydatek ten należało zakwalifikować do paragrafu 6650, gdyż przekazane środki dotyczyły współdziałania międzygminnego w zakresie realizacji inwestycji – str. 88-89 protokołu kontroli,

f) przekazanie kwoty 65.000 zł dla Powiatu Hajnowskiego zakwalifikowane zostało do wydatków gminy w par. 2320 „Dotacje celowe przekazane dla powiatu na zadania bieżące realizowane na podstawie porozumień (umów) miedzy jednostkami samorządu terytorialnego”. Dofinansowanie zadania inwestycyjnego powiatu powinno być ujęte w par. 6300 „Dotacja celowa na pomoc finansową udzielaną między jednostkami samorządu terytorialnego na dofinansowanie zadań inwestycyjnych” – str. 90-91 protokołu kontroli.

Obowiązujące w okresie uchwalania budżetu gminy na 2006 r. rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 10 listopada 2000 r. w sprawie szczegółowych zasad, trybu i terminów opracowywania planów finansowych zadań  z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami oraz przekazywania jednostkom samorządu terytorialnego dotacji celowych na realizację tych zadań (Dz. U. Nr 100, poz. 1077 ze zm.), określiło między innymi, że wójt opracowuje projekt planu finansowego zadań zleconych, stanowiący załącznik do projektu uchwały budżetowej dla poszczególnych rodzajów zadań. W projekcie tym wykazuje się :

- dochody w pełnej szczegółowości klasyfikacji dochodów

- wydatki w układzie dział i rozdział klasyfikacji wydatków

- dochody związane z realizacją zadań  zleconych  w szczegółowości dział, rozdział i paragraf klasyfikacji dochodów w podziale na dochody, które podlegają przekazaniu do budżetu państwa oraz dochody jednostki samorządu terytorialnego.

Z ustaleń kontroli wynika, że nie sporządzono projektu planu finansowego zadań zleconych na 2006 rok spełniającego wymogi określone przepisami rozporządzenia – str. 118-119 protokołu kontroli. Analogiczne wymagania w tym zakresie zawiera obecnie obowiązujące rozporządzenie z dnia 24 lipca 2006 r. (Dz. U. Nr 153, poz. 955).

W wyniku badania przychodów i wydatków Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej stwierdzono, że w 2006 roku ze środków tego Funduszu dokonywano opłat za emisję zanieczyszczeń powietrza na kwotę 925,96 zł. Ustawa z dnia 27 kwietnia 2001 r. Prawo ochrony środowiska (Dz. U. z 2006 r. Nr 129, poz. 902 ze zm.) określa w art. 406 przeznaczenie środków Funduszu. Przepisy tego artykułu nie przewidują ponoszenia ze środków Funduszu ciężaru opłat za korzystanie ze środowiska – str. 129 protokołu kontroli.

Kontroli poddano wydatki na wynagrodzenia pracowników. Ustalono, że pracownik gospodarczy zakwalifikowany do VI kategorii zaszeregowania otrzymuje miesięczne wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 830 zł. Zgodnie z załącznikiem nr 1 do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. Nr 146, poz. 1223 ze zm.), ustalającym tabele miesięcznych kwot wynagrodzenia zasadniczego, pracownikom zakwalifikowanym do VI kategorii przysługuje minimalne wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 850 zł – str. 74-75 protokołu kontroli.

W zakresie kontroli prawidłowości udzielania zamówień publicznych stwierdzono formalne uchybienia przepisom ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2006 r. Nr 164, poz. 1163 ze zm.).

W zamówieniach na bieżącą dostawę oleju opałowego dla potrzeb Urzędu Gminy Czyże w okresie grzewczym 2005/2006 oraz w okresie 2006/2007 stwierdzono, iż specyfikacje istotnych warunków zamówienia nie zawierały informacji o środkach ochrony prawnej przysługujących oferentowi w toku postępowania. Do zamieszczenia takiej informacji obliguje zamawiającego art. 36 ust. 1 pkt 17 Prawa zamówień publicznych.

Ponadto stwierdzono, że w zamówieniu dotyczącym sezonu 2006/2007 zamawiający nie zamieścił informacji o wyborze oferty na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy Czyże oraz na stronie internetowej, co stanowiło naruszenie art. 92 ust. 2 ustawy. W zakresie przetargu na zakup oleju w sezonie grzewczym 2005/2006 nie stwierdzono dowodów potwierdzających fakt zamieszczenia ogłoszenia o przetargu na stronie internetowej Urzędu Gminy Czyże, czyli wykonania obowiązku, o którym mowa w art. 40 ust. 1 ustawy - str. 81 i 85 protokołu kontroli.

Kontroli poddano procedurę zbywania nieruchomości, stwierdzając, że w zakresie sprzedaży nieruchomości zabudowanej budynkiem poszkolnym we wsi Kuraszewo ogłoszenie o przetargu nie zostało zamieszczone na stronie internetowej, czym naruszono obowiązek wynikający z § 6 ust. 7 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 r w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. Nr 207, poz. 2108). Ponadto w ogłoszeniu o drugim przetargu na zbycie tej nieruchomości wyznaczono termin przetargu przez upływem 30 dni od dni podania ogłoszenia do publicznej wiadomości, czym naruszono § 6 ust. 1 rozporządzenia - str. 99-100 protokołu kontroli.

Badając procedurę sprzedaży nieruchomości we wsi Podrzeczany w trybie bezprzetargowym stwierdzono, że kwota 3.000 zł, stanowiąca część należności za nieruchomość będącą przedmiotem sprzedaży, została uiszczona przez nabywcę w dniu 11 lipca 2006 r. tj. po zawarciu aktu notarialnego (23 czerwca 2006 r.), co stanowiło naruszenie postanowień § 3 protokołu w sprawie wyznaczenia w trybie bezprzetargowym nabywcy nieruchomości, spisanego w dniu 4 czerwca 2006 r. – str. 101 protokołu kontroli, załącznik nr 13 do protokołu kontroli. Należy wskazać, iż stosownie do art. 70 ust. 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2006 r. Nr 261, poz. 2603 ze zm.), cena nieruchomości sprzedawanej w drodze bezprzetargowej może być rozłożona na raty. Ustalenia poczynione z nabywcą nie wskazują jednakże, aby zastosowano możliwość wniesienia części należności po zawarciu aktu notarialnego. Spisany protokół zobowiązywał nabywcę wprost do wniesienia całości ceny przed zawarciem aktu notarialnego.

Ponadto, na podstawie analizy dokumentacji przetargowej dotyczącej zbadanych postępowań, można wysnuć ogólny wniosek o nie praktykowaniu przez kontrolowaną jednostkę dokumentowania na piśmie zawiadomień osób wyłonionych jako nabywców o miejscu i terminie zawarcia umów sprzedaży – art. 41 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Należy wskazać, że dowód zawiadomienia zwycięzcy przetargu o miejscu i terminie zawarcia aktu notarialnego stanowi m.in. dokument uzasadniający prawo zbywcy do podjęcia działań wobec uchylającego się od zawarcia umowy, polegających na odstąpieniu od zawarcia umowy i zatrzymania wpłaconego wadium.

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy, badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jednolity: Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), jest Wójt Gminy. Kontrola w powyższym zakresie prowadzona była, między innymi, pod kątem prawidłowości poboru wskazanych dochodów, co doprowadziło do następujących ustaleń.

Dokonane ustalenia wskazują, iż badana jednostka nie rejestrowała dla podatników wymienionych na stronie 44 protokołu kontroli danych, co do powierzchni, rodzajów i klas gruntów. Uniemożliwia to weryfikację informacji zawartych w deklaracjach podatkowych w ramach czynności sprawdzających, które powinny być dokonywane przez organ podatkowy stosownie do przepisów art. 272 ustawy Ordynacja podatkowa. W opisie zawartym na stronie 45 protokołu kontroli, dotyczącym grupy podatników - osób fizycznych, wykazano przypadki błędnego ustalenia „hektarów przeliczeniowych” stanowiących podstawę opodatkowania w podatku rolnym.  Zgodnie z treścią art. 4 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jedn. Dz. U. z 1993 roku Nr 94, poz. 431 ze zm.) podstawę opodatkowania podatkiem rolnym stanowi liczba hektarów przeliczeniowych, ustalonych na podstawie powierzchni, rodzajów i klas użytków rolnych wynikających z ewidencji geodezyjnej. Wyniki kontroli wskazują także na brak reakcji organu podatkowego na niewykonanie przez wymienionych podatników obowiązku nałożonego na nich treścią art. 6a ust. 5 ustawy o podatku rolnym w zakresie składania informacji podatkowych.

Analogicznych ustaleń dokonano w toku kontroli zagadnień dotyczących prawidłowości wymiaru podatku leśnego od osób fizycznych. Opisane na stronie 42 protokołu kontroli przypadki dotyczyły nie złożenia przez podatników informacji podatkowych, stanowiących podstawowy materiał dowodowy do wymiaru tej należności. Nieprawidłowość ta stanowi naruszenie art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 30 października 2002 roku o podatku leśnym (Dz. U. Nr 200, poz. 1682 ze zm.).

Brak czynności sprawdzających, które winny być dokonywane przez organ podatkowy stosownie do przepisów wskazanego art. 272 Ordynacji podatkowej doprowadził również  do sytuacji opisanych na stronach 41 – 42 protokołu kontroli a dotyczących deklaracji złożonych przez osoby prawne na podatek leśny oraz na stronach 42 - 43 dotyczących wymiaru tej należności osobom fizycznym. Dotyczyło to braku reakcji organu podatkowego na rozbieżności pomiędzy danymi geodezyjnymi, stanowiącymi w myśl wskazanych przepisów podstawowy materiał dowodowy służący do wymiaru podatków a danymi wynikającymi z ewidencji podatkowej, na postawie których dokonano wymiaru omawianych należności.

Ustalono także przypadki, wskazane w opisie na  stronie 43 protokołu kontroli, zaliczenia do gruntów leśnych, gruntów oznaczonych symbolem geodezyjnym „Lz”. W okresie objętym kontrolą grunty tak sklasyfikowane nie podlegały opodatkowaniu podatkiem leśnym.

         Jak wskazują ustalenia przedstawione w opisie na stronach 39 i 40 protokołu kontroli, dotyczące prawidłowości osiągania dochodów z tytułu podatku od nieruchomości w grupie osób prawnych, w kontrolowanym okresie dochodziło do wskazywania przez podatników w składanych deklaracjach, danych dotyczących podstaw opodatkowania rozbieżnych z informacjami w tym zakresie zawartymi w zasobach geodezyjnych. Nie stwierdzono w powyższym zakresie jakiejkolwiek reakcji organu podatkowego. 

Natomiast w trakcie kontroli wymiaru podatku od nieruchomości w grupie podatników - osób fizycznych stwierdzono przypadki braku podstawowego materiału dowodowego służącego do wymiaru tego podatku. Art. 6 ust. 6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych nakłada obowiązek ujawnienia przez podatnika podstawy opodatkowania: w latach 2000 - 2002 w obowiązującym wtedy stanie prawnym poprzez złożenie wykazu nieruchomości, aktualnie poprzez złożenie informacji podatkowej (nowela z 30 października 2002 roku (Dz. U. Nr 200, poz. 1683), obowiązująca od 1 stycznia 2003 roku). Wyżej wymienione dokumenty stanowią dla wymiaru podatku od nieruchomości osobom fizycznym podstawowy materiał dowodowy. Przeprowadzona kontrola ustaliła również przypadki występowania różnic pomiędzy danymi zawartymi w informacjach podatkowych złożonych przez podatników a danymi w rejestrach wymiarowych według, których wymierzano podatek.

Kontrolę przeprowadzono również w zakresie dochodów osiąganych z tytułu podatku od środków transportowych. Stwierdzono uchybienia polegające na braku reakcji organu podatkowego, w drodze procedur wskazywanych w przepisach Ordynacji podatkowej – Dział V „Czynności sprawdzające”, na fakt nie załączania w stosowanych przez podatników deklaracjach podatkowych załącznika DT-1/A, przewidzianego treścią  art. 9 ust. 8 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Obowiązujący wzór deklaracji wraz z załącznikiem, zawiera szczegółowy zakres danych podlegających wskazaniu, niezbędnych dla ustalenia prawidłowości obciążenia omawianą należnością, uwzględniający w szczególności imię i nazwisko lub nazwę (firmę) podatnika, jego adres zamieszkania lub siedziby, numer identyfikacji podatkowej oraz dane dotyczące przedmiotu opodatkowania, w tym rodzaj, markę i typ środka transportowego, rok produkcji, numer rejestracyjny pojazdu, dopuszczalną masę całkowitą pojazdu, masę własną pojazdu, dopuszczalną masę całkowitą zespołu pojazdów, liczbę osi, rodzaj zawieszenia, nacisk na siodło ciągnika, liczbę miejsc do siedzenia w autobusie oraz wpływ na środowisko naturalne – str.  46 – 47 protokołu kontroli.

Wyniki kontroli w powyższym zakresie wskazują także, iż niektórzy podatnicy nie przestrzegali przepisów zawartych w art. 9 ust. 6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, zobowiązujących do:

- składania, w terminie do dnia 15 lutego właściwemu organowi podatkowemu, deklaracji na podatek od środków transportowych na dany rok podatkowy, sporządzonych na formularzu według ustalonego wzoru, a jeżeli obowiązek podatkowy powstał po tym dniu - w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie tego obowiązku,

- odpowiedniego skorygowania deklaracji w razie zaistnienia okoliczności mających wpływ na powstanie lub wygaśnięcie obowiązku podatkowego, lub zmianę miejsca zamieszkania, lub siedziby - w terminie 14 dni od dnia zaistnienia tych okoliczności.

Ustalenia kontroli dotyczą również nie zamieszczania na deklaracjach podatkowych, dotyczących podatku od środków transportowych, dat wpływu do Urzędu Gminy. Opis nieprawidłowości zawarty na stronach 47 - 48 protokołu kontroli wskazuje na naruszenie przepisów art. 6 ust. 11 instrukcji kancelaryjnej dla organów gminy i związków międzygminnych stanowiącej załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319 ze zm.). Z przywołanego przepisu wynika, iż na każdej, wpływającej na nośniku papierowym korespondencji, umieszcza się w górnym lewym rogu pierwszej strony, pieczątkę określającą datę otrzymania i wchodzący numer ewidencyjny z rejestru kancelaryjnego. Należy także zauważyć, że oznaczanie datą korespondencji wpływającej do Urzędu jest procedurą z zakresu kontroli finansowej. W myśl art. 47 ust. 3 ustawy o finansach publicznych do ustalenia na piśmie procedur kontroli finansowej zobligowany jest kierownik jednostki.

Opis zamieszczony na stronie 50 protokołu kontroli wskazuje, iż  część zaległości podatkowych była windykowana z opóźnieniem. Niesystematyczne wystawianie tytułów wykonawczych stanowi naruszenie § 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o egzekucji w administracji (Dz. U. Nr 137, poz. 1541). Z przepisu tego wynika, że po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu wierzyciel zobowiązany jest wystawić tytuł wykonawczy.

         Przeprowadzona kontrola stwierdziła też nieprawidłowości opisane na stronach 51 – 54 protokołu kontroli dotyczące udzielania ustawowych ulg w podatku rolnym. Ustalenia dotyczyły wadliwego określenia okresu stosowania ulgi, naruszającego wskazane przepisy ustawy o podatku rolnym.

         W zakresie osiągania przez jednostkę dochodów z tytułu opłaty targowej stwierdzono naruszenie § 6 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów dnia 21 czerwca 2006 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 112, poz. 761), z treści,  którego wynika, iż kwitariusze przychodowe i rozchodowe oraz dowody wpłaty (w tym przypadku bilety opłaty targowej), o których mowa w § 4 ust. 3 pkt 6 tego rozporządzenia (oraz inne dowody wpłaty, zatwierdzone do stosowania przez właściwe organy jednostki samorządu terytorialnego), są drukami ścisłego zarachowania. Kontrolowana jednostka nie traktowała biletów opłaty targowej jako druki ścisłego zarachowania, nie ewidencjonując ich, zgodnie z treścią ust. 2 wskazanego przepisu, w prowadzonej księdze druków ścisłego zarachowania – str. 56 prot. kontroli.

Natomiast w trakcie kontroli zagadnień z zakresu wydatków na wynagrodzenia inkasentów stwierdzono, iż nie zostało naliczone i wypłacone wynagrodzenie inkasentowi opłaty targowej, uchwalone przez Radę Gminy uchwałą Nr VIII/59/03 z dnia 9 grudnia 2003 w sprawie określenia wysokości dziennych stawek opłaty targowej w wysokości 10% kwot zainkasowanych zgodnie z treścią § 2 ust. 3 tej uchwały- str. 59 prot. kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy, w tym także podatków i opłat lokalnych.

         Organem wykonawczym gminy jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy gminy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na Wójcie zgodnie z art. 44 ustawy o finansach publicznych. Do obowiązków Wójta należy również wprowadzanie i aktualizacja dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, zgodnie z art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości oraz nadzorowania prac z tego zakresu spoczywały na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego określają aktualnie przepisy art. 45 ustawy o finansach publicznych.

         Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Określenie w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości metod prowadzenia ewidencji szczegółowej rzeczowych składników majątku obrotowego.

2. Zobowiązanie Skarbnika Gminy do wyeliminowania nieprawidłowości w prowadzeniu ksiąg rachunkowych poprzez:

a) opatrywanie zapisów księgowych datami zgodnie z wymaganiami art. 23 ust. 2 ustawy o rachunkowości,

b) prowadzenie zapisów na koncie 133 wyłącznie w oparciu o dane wyciągów bankowych,

c) ewidencjonowanie środków depozytowych w ewidencji Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej na koncie 139 odpowiadającym odrębnemu rachunkowi bankowemu, przeznaczonemu do tych celów,

d) zaniechanie dublowania w ewidencji budżetu zobowiązań z tytułu posiadanych depozytów i rozliczeń z tytułu podatku VAT,

e) ujęcie w ewidencji księgowej kanału grawitacyjnego jako odrębnego środka trwałego,

f) dokonanie księgowań korygujących mających na celu urealnienie ewidencyjnej wartości środków trwałych, w tym celu:

- wyksięgowanie kwoty odpowiadającej zwiększeniu wartości gruntów w wyniku „aktualizacji wyceny”,

- skorygowanie dokonanych księgowań polegających na zmniejszaniu wartości ewidencyjnej środków trwałych o cenę ich zbycia zamiast o ujętą w księgach wartość początkową.

3. Przestrzeganie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w zakresie klasyfikowania dochodów i wydatków budżetowych.

4. Sporządzanie projektów planów finansowych zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych ustawami zgodnie z zasadami określonymi przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z 24 lipca 2006 r.

5. Przeznaczanie środków Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej wyłącznie na cele określone w art. 406 Prawa ochrony środowiska. Zrefundowanie na rzecz Funduszu kwoty 925,26 zł odpowiadającej bezpodstawnie poniesionemu ze środków Funduszu wydatkowi na sfinansowanie kosztów opłaty za korzystanie ze środowiska.

6. Wyeliminowanie niezgodności między przyznaną pracownikowi kwotą wynagrodzenia zasadniczego a kategorią zaszeregowania.

7. Przestrzeganie przepisów Prawa zamówień publicznych w zakresie:

a) wymaganej treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia,

b) publikacji ogłoszeń o przetargu i informacji o wyniku postępowania.

8. Przestrzeganie przepisów dotyczących zbywania nieruchomości komunalnych w zakresie:

a) zamieszczania ogłoszeń o przetargach na stronie internetowej,

b) wyznaczania terminów przetargu na dzień przypadający nie wcześniej niż 30 dni od upublicznienia ogłoszenia o przetargu,

c) egzekwowania od nabywcy obowiązku wniesienia ustalonej ceny za zbywaną nieruchomość przez zawarciem aktu notarialnego, za wyjątkiem dopuszczonych prawem przypadków, w których cena ta może być wniesiona po zawarciu aktu,

d) dokumentowanie zawiadomień o miejscu i terminie zawarcia umów sprzedaży kierowanych do osób wyłonionych jako nabywcy nieruchomości.

9. Wyeliminowanie nieprawidłowości, opisanych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia pokontrolnego, w zakresie opodatkowania podatkami i opłatami lokalnymi, których źródłem są zaniechania w stosowaniu przez organ podatkowy czynności sprawdzających wynikających z przepisów ustawy Ordynacja podatkowa.

10. Zachowanie powszechności i prawidłowości opodatkowania podatkiem rolnym, leśnym, od nieruchomości i środków transportowych, z uwzględnieniem wskazanych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia pokontrolnego przepisów materialnego prawa podatkowego wynikających z ustaw odpowiednio: o podatku rolnym, podatku leśnym i podatkach i opłatach lokalnych.

11. Udzielanie prawidłowo ustawowych ulg w podatku rolnym.

12. Prowadzenie terminowych i systematycznych działań windykacyjnych w stosunku do podatników, na których ciążą zaległości podatkowe, mając na względzie przepisy ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz wskazane przepisy wykonawcze.

13. Wyeliminowanie nieprawidłowości w poborze opłaty targowej oraz wypłatę należnego wynagrodzenie inkasentowi tej opłaty.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku