Kontrola doraźna gospodarki finansowej

przeprowadzona w Bielskim Klubie Sportowym „Tur” w Bielsku Podlaskim

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 22 października 2007 roku (znak: RIO.I.6013 - 2/07), o treści jak niżej:

Zarząd

Bielskiego Klubu Sportowego

„Tur”

W wyniku doraźnej kontroli gospodarki finansowej w zakresie przyznania i wykorzystania dotacji celowych z budżetów jednostek samorządu terytorialnego na realizację zadań publicznych za okres 2006 r. i I półrocza 2007 r., przeprowadzonej w Bielskim Klubie Sportowym „Tur” na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

         Przedmiotem kontroli objęto: sprawy ogólno-organizacyjne, w tym status podmiotu prowadzącego działalność pożytku publicznego i zakres tej działalności, prawidłowość realizacji zadań publicznych współfinansowanych dotacjami celowymi z budżetów jednostek samorządu terytorialnego, prawidłowość ewidencji księgowej środków z dotacji, a także rzetelność sporządzania i przedkładania sprawozdań jednostce dotującej.

Bielski Klub Sportowy „Tur”, wpisany do rejestru stowarzyszeń kultury fizycznej, prowadzi statutową działalność, której celem jest: wychowanie i podnoszenie sprawności psychofizycznej dzieci, młodzieży i dorosłych przez kulturę fizyczną, w tym zwłaszcza sport i rekreację; udział w krajowej i międzynarodowej wymianie młodzieży i dorosłych oraz w krajowych i międzynarodowych imprezach sportowych i rekreacyjnych; tworzenie odpowiednich warunków do uprawiania sportu masowego i wyczynowego przez członków Klubu i przygotowanie członków Klubu do udziału w zawodach sportowych poprzez szkolenie, udział w zawodach, dobór kadry instruktorsko-trenerskiej. Określona statutem działalność Klubu stanowi działalność pożytku publicznego, o której mowa w art. 3 ust. 1 i art. 4 ust. 1 pkt 14 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. Nr 96, poz. 873 ze zm.) – str. 4-5 protokołu kontroli.

W 2006 roku BKS „Tur” otrzymał dotacje celowe z budżetu miasta Bielsk Podlaski na łączną kwotę 160.000 zł, które dotyczyły zadań pt. „Wspieranie działań w zakresie upowszechniania kultury fizycznej, sportu, rekreacji oraz organizacja imprez sportowych”. Z postanowień zawartych umów (tożsamych z ofertami), odnoszących się do zakładanych celów, wynikało, że zlecenia dotyczyły realizacji zadań polegających na rozgrywkach koszykarskich o mistrzostwo II Ligi Podlaskiej w koszykówce mężczyzn i dofinansowaniu działalności sekcji piłki nożnej Klubu. Dotacje zostały przekazane na rachunek bankowy wskazany przez Klub w oparciu o 3 umowy w sprawie udzielenia dotacji: nr 1/0716/06 z 20 marca 2006 r. (na kwotę 30.000 zł), nr 11/0716/06 z 11 sierpnia 2006 r. (na kwotę 80.000 zł) i nr 2/0716/06 z 20 marca 2007 r. (na kwotę 50.000 zł). W imieniu Klubu umowy zostały zawarte przez J. Berga – Prezesa Zarządu i J. Ziemcowa – Vice Prezesa Zarządu. Ponadto, w okresie objętym kontrolą, w dniu 13 kwietnia 2007 r., miasto Bielsk Podlaski zawarło z Bielskim Klubem Sportowym „Tur” kolejne dwie umowy (nr 1/0716/07 i nr 2/0716), których termin zakończenia ustalony został na dzień 30 listopada 2007 r. Na sekcję piłki nożnej została przyznana dotacja w wysokości 51.000 zł, zaś na sekcję piłki koszykowej – 100.000 zł. Do zakończenia kontroli Klub złożył sprawozdania końcowe dotyczące rozliczenia dotacji udzielonych w 2006 roku (nie upłynął termin rozliczenia środków dotacyjnych uzyskanych w kwietniu 2007 roku) – str. 6-7, 10 protokołu kontroli.

         Izba Obrachunkowa pozytywnie z nieprawidłowościami ocenia wykorzystanie i rozliczenie przez BKS „Tur” otrzymanego w 2006 roku wsparcia finansowego z budżetu jednostki samorządu terytorialnego. Ujawnione nieprawidłowości dotyczyły niewłaściwego prowadzenia dokumentacji dotyczącej wykorzystania środków publicznych oraz wadliwego rozliczenia środków z dotacji celowej.

W ofercie z dnia 4 sierpnia 2006 r. na realizację zadań z zakresu kultury fizycznej i sportu (Rozgrywki koszykarskie o mistrzostwo II Ligi w koszykówce mężczyzn), w części III dotyczącej kalkulacji przewidywanych kosztów realizacji zadania, BKS „Tur” określił, iż całkowity jego koszt wynosi 129.848,80 zł, w tym z dotacji 80.000,- zł. W wyniku kontroli ustalono, iż w ofercie wystąpił błąd obliczeniowy w zakresie sumy całkowitego kosztu zadania. Podliczenie poszczególnych pozycji finansowanych ze środków własnych podmiotu wykazało bowiem kwotę 54.848,80 zł, a nie 49.848,80 zł jak obliczono w ofercie (różnica 5.000 zł). W związku z tym, prawidłowo obliczony całkowity koszt realizacji zadania wynosił 134.898,80 zł. Przyznana w wyniku konkursu kwota dotacji odpowiadała sumie wnioskowanej, tj. wynosiła 80.000 zł. Podpisanie w dniu 11 sierpnia 2006 r. umowy nr 11/0716/06 poprzedzone było sporządzeniem i dostarczeniem kolejnego kosztorysu przewidywanych kosztów. Kosztorys ów, stanowiący załącznik do umowy określał, iż całkowity koszt zadania wynosi 134.238,80 zł. Ponownie, kwota ta nie odpowiadała sumie poszczególnych pozycji kosztowych – 134.898,80 zł, różnica w wysokości 660 zł wystąpiła zaś w zakresie pozycji finansowanych ze środków własnych podmiotu. W obu przypadkach kosztorysy obarczone były zatem błędami rachunkowymi. Należy wskazać, iż przy prawidłowym zsumowaniu kosztów nie było obowiązku dostarczania kolejnego kosztorysu z uwagi na to, że cała wnioskowana suma została oferentowi przyznana – str. 9-10 protokołu kontroli.

Spośród ujętych do rozliczenia dotacji wydatków, w trakcie trwania kontroli zakwestionowano pokrycie kosztów przejazdu zawodników w wysokości 1.208,28 zł, wynikające z poz. 7 kosztorysu „Zwrot kosztów dojazdów zawodników…” stanowiącego załącznik do umowy nr 11/0716/06. Rozliczenie dotacji przedłożone przez Klub w tej pozycji stanowiło, iż łączne koszty wyniosły 17.445,12 zł, zaś z dotacji pokryto 16.939,83 zł (suma dotacji przyznanej umową w omawianej pozycji kosztowej wynosiła 18.000 zł, a zatem jako niewykorzystaną część zwrócono 1.060,17 zł). W ramach kosztów sfinansowanych dotacją znajdował się dokonany w dniu 29 grudnia 2006 r. zwrot kosztów dojazdów dla 2 osób z Białegostoku do Bielska Podlaskiego: zawodnika pełniącego jednocześnie funkcję kierownika drużyny, a także osoby zatrudnionej na podstawie umowy o pracę na stanowisku trenera drużyny koszykówki oraz występującej w charakterze zawodnika (zwrot kosztów wynagrodzenia trenera oraz kierownika drużyny stanowił odrębną pozycję kosztową kosztorysu). Zwrot, o którym mowa, dokonany został na podstawie ewidencji przebiegu pojazdów (dowody K-22-19 i K-22-20), z których wynikało po 17 przejazdów w dniach od 1 do 29 grudnia 2006 r. Koszt jednego przejazdu liczony był przy zastosowaniu stawki określonej w przepisach rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 22, poz. 271 ze zm.), tj. 110 km×0,7847 zł = 86,306 zł, łącznie po 1.467,20 zł. Zgoda na dojazdy na treningi i mecze zespołu koszykówki własnym samochodem i pokrycie związanych z tym kosztów została wyrażona dla obu tych osób przez członków Zarządu Klubu J. Berga i J. Ziemcowa pismami pochodzącymi z dnia 8 sierpnia 2006 r. Zakwestionowane w trakcie trwania kontroli koszty rozliczone w ciężar dotacji dotyczyły 7 przejazdów wskazanych osób odbytych w dniach: 18, 19, 22, 23, 27, 28 i 29 grudnia 2006 r., a więc po terminie wykonania zadania, który zgodnie z § 3 ust. 1 umowy upłynął 15 grudnia 2006 r. Kwota skutku finansowego z tym związana wynosi 1.208,28 zł i została obliczona w następujący sposób: 7 przejazdów × 110 km × stawka 0,7847 × 2 osoby. Na podstawie postanowień § 9 ust. 1 umowy, przyznane środki finansowe zleceniobiorca był zobowiązany wykorzystać w terminie 14 dni od dnia wskazanego w § 3 ust. 1 jako termin końcowy wykonania zadania. Wykorzystanie, o którym mowa w umowie, nie mogło jednak obejmować kosztów dotyczących okresu następującego po terminie realizacji zadania. Zgodnie z § 9 ust. 2 umowy, środki finansowe niewykorzystane do terminu końcowego wykonania zadania zleceniobiorca zobowiązany był zatem zwrócić wraz z odsetkami na rachunek zleceniodawcy – 13-14 protokołu kontroli.

Nieprawidłowości wykazała też kontrola dokumentacji ujętej do rozliczenia dotacji przyznanej umową nr 2/01716/06. Były one związane z rozliczeniem faktury nr 286/2006 z dnia 10 sierpnia 2006 r. na kwotę 7.137,27 zł za usługę transportową polegającą na przewozie osób na trasie Bielsk Podlaski-Luksemburg (płatnej w terminie 14 dni od dnia wystawienia). Stwierdzono, iż w dniu 6 października 2006 r. na rzecz firmy transportowej przelano kwotę 2.000 zł stanowiącą częściową opłatę zobowiązania Klubu. Z opisu zawartego na odwrocie faktury, dokonanego przez Vice Prezesa Klubu J. Ziemcowa, wynikała dyspozycja częściowej opłaty faktury do wysokości 2.000 zł ze środków przekazanych przez spółkę z o.o. z Bielska Podlaskiego; odnośnie pozostałej części postanowiono, iż zostanie ona opłacona po terminie. Z ustaleń kontroli wynika, że w dniu 2 sierpnia 2006 r. na rachunek BKS „Tur” faktycznie wpłynęła kwota 2.000 zł, przekazana przez spółkę jako sponsoring wyjazdu drużyny na turniej do Luksemburga (taki opis zawierał wyciąg bankowy potwierdzający wpłatę). Pomimo, iż częściową opłatę faktury w kwocie 2.000 zł sfinansowano ze środków sponsora, sumę 101,96 zł ujęto jednocześnie w rozliczeniu dotacji w poz. 6 „Transport na mecze i treningi” (nr dokumentu księgowego 286). W opisie przedmiotowego dokumentu istnieje zatem sprzeczność, co do źródeł sfinansowania wydatku. Na podstawie ujawnionych okoliczności należy stwierdzić, iż opłata kosztów transportu nie była poniesiona ze środków dotacji, zważywszy dodatkowo, że pozostała do zapłaty z wymienionej faktury kwota w wysokości 5.137,27 zł nie została uregulowana przez Klub do końca 2006 roku.

Wskazania również wymaga, że zobowiązanie wynikające z nieopłaconej w całości faktury nie zostało ujęte do ksiąg rachunkowych Klubu za 2006 r. Przepisy zawarte w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) nakazują ujęcie w księgach rachunkowych jednostki wszystkich osiągniętych, przypadających na jej rzecz przychodów i obciążających ją kosztów związanych z tymi przychodami dotyczących danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Jak również stanowią przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 15 listopada 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej (Dz. U. Nr 137, poz. 1539 ze zm.), do kosztów działalności jednostki zalicza się koszty związane z realizacją zadań statutowych, w tym także świadczenia określone statutem – str. 14-15 protokołu kontroli.

Kosztorys przewidywanych kosztów realizacji zadania, stanowiący integralną część umowy dotacyjnej z 20 marca 2006 r., zawierał poz. 7 „Zwrot kosztów dojazdu na treningi i diety zawodnikom”. Dotacja udzielona w tym zakresie wynosiła 5.000 zł, z czego całość została wykorzystana. W ramach przedłożonych do rozliczenia dotacji wydatków Klubu znajdowały się m.in. zwroty jednemu z zawodników kosztów dojazdu liniami PKS z Białegostoku do Bielska Podlaskiego, diet w wysokości 10,50 zł oraz kosztów przejazdu i diet za udział w wyjazdowych meczach piłki nożnej.

Z rozliczenia dotyczącego zwrotu kosztów przejazdu oraz diet za udział w treningach i meczach za okres od 22 kwietnia do 7 czerwca 2006 r. na kwotę 580 zł, która w całości została ujęta do rozliczenia dotacji (dowód K-7-30), wynikało, iż w dniach 22 kwietnia, 3 maja i 4 czerwca 2006 r. zawodnik otrzymał zwrot kosztów przejazdu na trasie Białystok – Bielsk Podlaski – Białystok (wyjazd o godz. 10.30 powrót o 19.50) oraz dietę w wysokości 10,50 zł (łącznie 87 zł). Tymczasem, na podstawie rozliczeń zwrotu kosztów przejazdu i diet za poszczególne mecze ligowe BKS „Tur” stwierdzono, iż w dniu 22 kwietnia 2006 r. od godziny 9.00 zawodnik uczestniczył w wyjeździe drużyny na mecz do Zambrowa (dowód K-7-29), zaś w dniu 3 maja w godzinach 8.00 – 19.00 uczestniczył w wyjeździe drużyny na mecz do Kolna (dowód K-7-01). Za udział w tych meczach, poza dietami za dojazd z Białegostoku (rozliczonymi z dotacji w oparciu o dokument K-7-30), zawodnik otrzymał diety w wysokości 20 zł za mecz, które także ujęto do rozliczenia dotacji jako dowody K-7-29 i K-7-01. Z zaprezentowanych danych wynika, że w tych dniach zawodnik uzyskał po dwie diety: odpowiednio po 10,50 zł i 20 zł każda. Na podstawie dowodu K-7-30 rozliczony został ponadto dojazd z Białegostoku do Bielska w dniu 4 czerwca 2006 r. (29 zł), w którym to dniu drużyna BKS „Tur’ rozegrała mecz w Augustowie. Z ustaleń kontroli wynika jednakże (dowód K-9-02), iż zawodnik w meczu ze Spartą Augustów nie uczestniczył. W pisemnym wyjaśnieniu, złożonym w trakcie trwania kontroli w dniu 17 sierpnia 2007 r., ówczesny prezes Klubu J. Berg stwierdził, iż wskazane nieprawidłowości wynikły z omyłkowego wpisania w zestawieniu rozliczeniowym dat dojazdów zawodnika – w rozliczeniu powinny być wpisane daty: 24 kwietnia, 2 maja i 5 czerwca 2006 r. Podkreślił również m.in., że istotnym elementem był fakt ilości dojazdów w danym okresie rozliczeniowym, co było skrupulatnie badane przez Zarząd – str. 15-16 protokołu kontroli.

Pozycją kosztową ujętą w umowie dotacyjnej na sekcję piłki nożnej był także „Ekwiwalent za pranie własnej odzieży treningowej i środki czystości” (poz. 9). Przewidziane finansowanie wynosiło 4.000 zł (z czego całość rozliczono). Kontrola wykazała, iż rozliczenie dotacji zawierało dwa wydatki z dnia 31 maja 2006 r. udokumentowane listami wypłat ekwiwalentu za marzec (łącznie 2.140 zł, w tym z dotacji 1.950 zł) i kwiecień 2006 r. (łącznie 2.050 zł, w całości z dotacji). Kontrola list wypłat załączonych do raportu kasowego Nr 7/Pn wykazała, iż odbiór ekwiwalentów za miesiąc marzec, na kwoty 120 zł oraz 100 zł, nie został pokwitowany przez 2 zawodników, co uniemożliwiało stwierdzenie, iż zawodnicy ci faktycznie ekwiwalenty otrzymali (z kasy rozchodowano zaś całość kwot). Należy dodać, iż analogiczna sytuacja miała miejsce przy pokwitowaniu wypłat ekwiwalentu za luty 2006 r., przy czym lista wypłat opiewająca na kwotę 2.390 zł, nie wchodziła do rozliczenia dotacji. Podobnie jak poprzednio, zawodnicy nie pokwitowali odbioru gotówki na łączną sumę 300 zł. W trakcie trwania kontroli złożyli oni na piśmie oświadczenia, w których potwierdzili faktyczny odbiór gotówki. Należy wskazać, iż dowody księgowe, na podstawie których dokonano przedmiotowych wypłat, nie zawierały wszystkich elementów określonych w art. 21 ust. 1 pkt 5 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tym przepisem, dowód księgowy powinien zawierać m.in. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów – str. 16-17 protokołu kontroli.

W ramach sprawdzenia rzetelności ewidencji księgowej kontroli poddano także udokumentowanie 5 największych wydatków dotyczących umów realizowanych w 2006 roku, które zostały wyspecyfikowane na str. 17-18 protokołu kontroli. Dowody potwierdzające wskazane wydatki zbadano ponadto pod kątem spełnienia wymogów określonych w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 27 grudnia 2005 r. w sprawie wzoru oferty realizacji zadania publicznego, ramowego wzoru umowy o wykonanie zadania publicznego i wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. Nr 264, poz. 2207 ze zm.), dotyczącym sporządzania sprawozdań z wykonania zadania. Z przepisów wymienionego załącznika wynika m.in., że: każda z faktur (rachunków) powinna być opatrzona na odwrocie pieczęcią organizacji/podmiotu/jednostki organizacyjnej oraz zawierać sporządzony w sposób trwały opis zawierający informacje: z jakich środków wydatkowana kwota została pokryta oraz jakie było przeznaczenie zakupionych towarów, usług lub innego rodzaju opłaconej należności. Informacja ta powinna być podpisana przez osobę odpowiedzialną za sprawy dotyczące rozliczeń finansowych organizacji. Stwierdzono, iż cztery zbadane dowody wydatków zawierały opis środków, którymi wydatkowana kwota została pokryta. Informacji o sfinansowaniu wydatku z dotacji z UM Bielsk Podlaski nie zawierał natomiast żaden dokument związany z wypłatą środków w wysokości 6.000 zł na leczenie zawodnika koszykówki (tj. prośba zawodnika, zgoda Zarządu, faktura za leczenie oraz wyciąg bankowy). Ustalono ponadto, iż żaden z dokumentów składających się na 5 największych wydatków nie był opatrzony na odwrocie pieczęcią podmiotu. Poza tym, w przypadku 4 z 5 badanych dokumentów stwierdzono brak opisu pozwalającego na stwierdzenie, jakie było przeznaczenie zakupionych towarów, usług lub innego rodzaju opłaconych kosztów (pod tym kątem prawidłowo opisana została tylko faktura za usługi hotelarskie) – str. 18-19 protokołu kontroli.

Poza wskazanymi nieprawidłowościami i uchybieniami kontrola wykazała, że dla rozliczenia otrzymanych dotacji badana jednostka dokonała stosownego wydzielenia dokumentacji finansowo-księgowej – str. 11-14 protokołu kontroli. Sprawozdania końcowe z realizacji zadań zleconych 3 umowami będącymi przedmiotem kontroli zostały złożone terminowo (wszystkie trzy pochodziły z 15 stycznia 2007 r.). Zgodnie z postanowieniami umów, sporządzono je na formularzach zgodnych z załącznikiem nr 3 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 27 grudnia 2005 r. Rozliczenie kosztów w sprawozdaniach było zgodne z ewidencją księgową – str. 19 protokołu kontroli.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Zachowanie większej staranności przy sporządzaniu ofert na realizację zadań publicznych, celem wyeliminowania przypadków, w których kosztorysy przewidywanych kosztów realizacji zadań obarczone były błędami rachunkowymi oraz uniknięcia konieczności dokonywania zmian w kosztorysie ofertowym.

2. Rozliczenie z dotującym kwoty 1.208,28 zł wykorzystanej po terminie realizacji zadania.

3. Przestrzeganie zasady, aby w ciężar dotacji nie były rozliczane kwoty pokryte środkami pochodzącymi z innych źródeł oraz rozliczenie z dotującym sumy 101,96 zł pokrytej ze środków sponsora.

4. Ujmowanie do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego wszystkich zobowiązań Klubu.

5. Wzmocnienie kontroli wewnętrznej w zakresie prawidłowości sporządzania dokumentacji Klubu stanowiącej podstawę rozliczeń ze zleceniodawcą, ze szczególnym uwzględnieniem dowodów, na podstawie których dokonywane są zwroty kosztów przejazdu zawodników i diet za udział w treningach i meczach oraz wypłaty ekwiwalentu za pranie odzieży.

6. Zapewnienie, aby faktury (rachunki), które opłacone zostały w całości lub w części ze środków pochodzących z dotacji, spełniały w zakresie ich opisu wymogi określone w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej.

O sposobie wykonania zaleceń proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

               Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

Białymstoku

Do wiadomości:

Burmistrz Bielska Podlaskiego