Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Miasta Białystok

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 18 stycznia 2008 roku (znak: RIO.I.6012 - 12/07), o treści jak niżej:

Pan

Tadeusz Truskolaski

Prezydent Białegostoku

         W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej miasta Białystok za okres 2006 r. – I półrocze 2007 r., przeprowadzonej w Urzędzie Miasta Białystok na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Celem kontroli było zbadanie i dokonanie oceny przestrzegania obowiązujących zasad i procedur udzielania i rozliczania dotacji na zadania zlecone podmiotom niezaliczonym do sektora finansów publicznych na podstawie przepisów ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. Nr 96, poz. 873 ze zm.; dalej upp). Szczegółowa tematyka kontroli dotyczyła: systemu kontroli wewnętrznej, przygotowania jednostki do zlecania zadań publicznych organizacjom pożytku publicznego oraz skali realizacji zadań w tym zakresie, prawidłowości zlecania zadań publicznych oraz prawidłowości ewidencjonowania i rozliczenia umów na realizację zadań finansowanych z dotacji.

Regionalna Izba Obrachunkowa pozytywnie z uchybieniami ocenia działania miasta Białystok podejmowane w zakresie objętym przeprowadzoną kontrolą. Uchybienia ujawniono zwłaszcza w zakresie: ustanowienia procedur gwarantujących zachowanie bezstronności osób biorących udział w procesie wyłonienia podmiotów otrzymujących dotacje; ustalenia zasad sprawdzania terminowości i prawidłowości złożonych sprawozdań oraz przestrzegania terminowości przy przekazywaniu dotacji na realizację zadań publicznych. Niewielkie uchybienia stwierdzono ponadto w sferze oceny formalnej ofert składanych w otwartych konkursach oraz klasyfikowania wydatków budżetowych.

1. Na system kontroli wewnętrznej, który odnosił się do działalności jednostki w zakresie udzielania dotacji na zadania zlecone podmiotom niezaliczonym do sektora finansów publicznych, składała się m.in. ustanowiona struktura organizacyjna Urzędu Miejskiego. Zgodnie ze „Standardami kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych”, zawartymi w Komunikacie Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. (Dz. Urz. MF Nr 7, poz. 58), zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych komórek organizacyjnych jednostki oraz zakres sprawozdawczości powinien być określony w formie pisemnej w sposób przejrzysty i spójny (standard nr 3 w części A). Przywołana dyrektywa znajduje co do zasady swoje zastosowanie w procedurach składających się na organizację wewnętrzną Urzędu. Wyjątek w tym względzie stanowi opis zakresu zadań Departamentu Spraw Społecznych (do dnia 2 kwietnia 2007 r. Wydziału Spraw Społecznych). Szczegółową strukturę organizacyjną Departamentu reguluje zarządzenie wewnętrzne Nr 27/07 Prezydenta z dnia 30 marca 2007 r. Na jego mocy Departament został podzielony na Referat Zdrowia, Referat Spraw Społecznych, Referat ds. Osób Niepełnosprawnych i samodzielne stanowisko ds. organizacyjno-kancelaryjnych (do dnia 2 kwietnia 2007 r. zadania Referatu Zdrowia i Referatu Spraw Społecznych, wchodzących w skład Wydziału Spraw Społecznych, określone były zarządzeniem wewnętrznym Nr 142/06 Prezydenta z dnia 14 marca 2006 r). W żadnej z przywołanych regulacji nie przypisano wprost spraw z zakresu udzielania dotacji dla organizacji pozarządowych oraz ich kontroli i rozliczania – str. 11-17 protokołu kontroli.

2. Współpracę z organizacjami pozarządowymi oraz podmiotami, o których mowa w art. 3 ust. 3 upp realizowano na podstawie rocznych programów współpracy przyjętych uchwałami Rady Miejskiej Białegostoku Nr LIII/620/06 z dnia 23 stycznia 2006 r. na 2006 r. oraz Nr VI/36/07 z dnia 15 stycznia 2007 r. na 2007 r. Podjęcie tych uchwał czyniło zadość postanowieniom art. 5 ustawy, wskazującym formy i zasady współpracy z podmiotami niepublicznymi w zakresie wykonywania zadań publicznych oraz nakazującym ustanawianie rocznych programów współpracy. Treść programów, jak wynika z udzielonych wyjaśnień, była opracowywana z uwzględnieniem dotychczasowych doświadczeń w zakresie współdziałania z organizacjami pozarządowymi. W zgodzie z przepisami ustawowymi określano w programach m.in. zasady zlecania zadań do realizacji, wskazując otwarty konkurs ofert jako podstawowy tryb powierzania lub wspierania zadań oraz udzielania dotacji. W programach nie odnoszono się jednakże do kwestii kontroli realizacji zadań publicznych. Zgodnie z dyspozycją zawartą w art. 17 ustawy, organ administracji publicznej zlecający zadanie publiczne jest zobowiązany do kontroli i oceny realizacji zadania, a w szczególności: stanu realizacji zadania, efektywności, rzetelności i jakości wykonania zadania, prawidłowości wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację zadania oraz prowadzenia dokumentacji określonej w przepisach prawa i w postanowieniach umowy. Jak natomiast stanowi art. 5 ust. 2 ustawy, jedną z zasad współpracy organów administracji publicznej z organizacjami pozarządowymi jest zasada efektywności. Zakres kontroli wykonywania zadań przez zleceniodawcę określany był w umowach zawieranych ze zleceniobiorcami – postanowienia umów w tym względzie były zgodne z obowiązującymi przepisami. Wykonywanie czynności polegających na kontroli i ocenie realizacji zadań zleconych powierzono zakresami czynności 14 pracownikom Urzędu Miasta. Innych, poza wymienionymi, uregulowań w omawianym względzie nie stwierdzono.

Spójność ustanowionych programów współpracy naruszał brak określenia zasad, które pozwalałyby na monitoring i ocenę realizacji ustanowionych w tych programach celów. Do przewidywanych do uzyskania rezultatów odnosił się § 3 obu programów. Realizacja programów miała m.in. na celu: kształtowanie środowiska lokalnego poprzez budowanie partnerstwa między administracją publiczną i organizacjami pozarządowymi; stałą identyfikację funkcjonujących w mieście organizacji pod względem rodzajów i kierunków ich działalności, wspieranie integracji podmiotów pozarządowych i samorządowych realizujących wspólne cele, realizację postanowień Strategii Rozwoju Miasta Białystok, umacnianie w świadomości społecznej poczucia współtworzenia i współodpowiedzialności za społeczność lokalną, za realizację jej potrzeb i rozbudowę zasobów lokalnym, budowanie społeczeństwa obywatelskiego w oparciu o wszystkie grupy wiekowe; promowanie aktywności społecznej, w tym działań wolontarystycznych. W wyjaśnieniu kwestii monitoringu i oceny realizacji zakładanych rezultatów współpracy M. Żywno – pełniący w dacie trwania kontroli funkcję Sekretarza Miasta – zaznaczył, iż rezultaty założone w Programach są znacznie szersze, aniżeli zawarte w przywołanym § 3 obu Programów oraz, że informują one na wstępie o ogólnych celach do zrealizowania, zaś ich sprecyzowanie zawarte jest w opisie 10 priorytetowych obszarów współpracy. Wskazał też m.in. na corocznie przygotowywane sprawozdanie z wykonania uchwały Rady Miejskiej w sprawie przyjęcia programu współpracy. W trakcie kontroli na potwierdzenie tej tezy okazano informację z wykonania uchwały Rady Miejskiej Nr LIII/620/06 dotyczącej programu na 2006 rok, sporządzoną według stanu na dzień 25 sierpnia 2006 r. Została ona przedstawiona Prezydentowi Miasta w dniu 12 września 2006 r. Nie stwierdzono, aby opracowana została informacja za cały 2006 rok. Należy dodać, iż w rozdziale V § 17 ust. 1 pkt 3d Regulaminu Organizacyjnego wprowadzonego zarządzeniem Nr 233/06 Prezydenta Miasta z dnia 16 stycznia 2006 r., został wyrażony obowiązek opracowywania przez Biuro Prezydenta Miasta corocznych informacji na temat współpracy wydziałów i jednostek organizacyjnych Miasta z organizacjami pozarządowymi (od dnia 2 kwietnia 2007 r. zadanie to zostało powierzone Centrum Współpracy Organizacji Pozarządowych podporządkowanemu bezpośrednio Sekretarzowi Miasta na mocy § 30 ust. 4 pkt 4 w zw. z ust. 3 rozdziału VI Regulaminu Organizacyjnego wprowadzonego zarządzeniem Nr 228/07 Prezydenta Miasta Białegostoku z dnia 1 marca 2007 r.). Według składającego wyjaśnienie, monitoring odbywa się też za pośrednictwem procedur konkursowych przyznawania środków w ramach zlecania zadań publicznych i procedur rozliczania realizowanych przedsięwzięć przez organizacje; bieżącego zbierania informacji, opinii od Zespołu Konsultacyjnego oraz dyżurów w Centrum Współpracy Organizacji Pozarządowych; wypełniania ankiet kierowanych do samorządów przez Departament Pożytku Publicznego MPiPS oraz wypełniania ankiety ogólnopolskiego Stowarzyszenia KLON/JAWOR.

Przewidziane w rocznych programach formy współpracy z organizacjami pozarządowymi odpowiadały co do zasady formom określonym w art. 5 ust. 1 upp. Poza współpracą o charakterze finansowym, polegającą na zlecaniu realizacji zadań publicznych w formie powierzania lub wspierania ich wykonywania na zasadach określonych w upp, programy zawierały liczne formy współpracy o charakterze pozafinansowym. Program na 2006 rok przewidywał 18 form współpracy o charakterze pozafinansowym, zaś w programie na rok 2007 ustanowiono 20 takich form (§ 9 obu programów). Spośród określonych programami form pozafinansowej współpracy wątpliwości budzi forma polegająca na udziale przedstawicieli organizacji pozarządowych w komisjach konkursowych rozdzielających środki finansowe na wspieranie lub powierzanie zadań publicznych przez samorząd lokalny. Zgodnie z art. 5 ust. 2 upp, współpraca odbywa się na zasadzie pomocniczości, suwerenności stron, partnerstwa, efektywności, uczciwej konkurencji i jawności. Według opracowania pn. „Standardy współpracy administracji publicznej z sektorem pozarządowym” (Instytut Spraw Publicznych, Warszawa 2007) realizacja przez organizacje pozarządowe zasady uczciwej konkurencji powinna oznaczać rezygnację z delegowania do uczestnictwa w procedurach zlecania zadań własnych przedstawicieli w sytuacjach ubiegania się o powierzenie wykonania zadania publicznego (należy przez to rozumieć całkowitą absencję w tym procesie, a nie tylko np. w głosowaniu nad własnym wnioskiem). Zgodnie zaś z wytycznymi zawartymi w dokumencie opracowanym przez MGPiPS pn. „Zasady tworzenia programu współpracy jednostek samorządu terytorialnego z organizacjami pozarządowymi oraz z podmiotami, o których w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, Metodologia i zalecenia” przedstawiciele organizacji pozarządowych mogą występować w roli obserwatorów lub członków (po zastosowaniu odpowiednich procedur eliminujących konflikt interesów) w komisjach rozstrzygających wyniki konkursów na finansowanie lub dofinansowanie działań zlecanych organizacjom pozarządowym. Zaprezentowane stanowiska (opublikowane na stronach www.pozytek.gov.pl) wynikają z tezy, iż udział przedstawicieli organizacji pozarządowych w pracach komisji konkursowych, które oceniają oferty (w tym złożone przez podmiot reprezentowany przez przedstawiciela tej organizacji) może nie gwarantować zachowania bezstronności wyboru najkorzystniejszej oferty, a także rodzić konflikt interesów. W związku z taką sytuacją może także występować ryzyko braku obiektywizmu w ocenie ofert wynikające z faktu wzajemnego oceniania ofert przez przedstawicieli organizacji w różnych konkursach. Z ustaleń kontroli wynika, że przedstawiciele organizacji pozarządowych każdorazowo byli członkami komisji konkursowych (wyjątek dotyczył jedynie komisji konkursowych powoływanych do oceny ofert w konkursach ogłoszonych na „Prowadzenie świetlic socjoterapeutycznych dla dzieci z rodzin dysfunkcyjnych, a w szczególności z problemem alkoholowym”, ich skład odpowiadał bowiem składowi Miejskiej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych w Białymstoku powołanej uchwałą Zarządu Miasta Białegostoku z dnia 1 października 2001 r.). Należy uznać, iż poprzez zróżnicowanie członkostwa w komisjach kontrolowana jednostka dążyła do stworzenia warunków optymalnego wyboru ofert, a przez to warunków efektywnej realizacji zadań publicznych. Jak jednak już wskazano, udział przedstawicieli organizacji pozarządowych, według wytycznych MPiPS, jest możliwy pod warunkiem stworzenia procedur eliminujących konflikt interesów. Z ustaleń kontroli wynika natomiast, że w Urzędzie Miasta nie obowiązywały pisemne procedury wewnętrzne w kwestii zapewnienia bezstronności osób wyznaczonych do opiniowania ofert, np. w postaci wymogu składania oświadczeń o braku powiązań z podmiotem składającym ofertę. Nieustanowienie formalnych mechanizmów w sferze stworzenia warunków optymalnego wyboru ofert odnosiło się także do pozostałych osób powołanych do komisji konkursowych (w praktyce, oprócz przedstawicieli organizacji pozarządowych, należeli do nich radni Rady Miejskiej oraz pracownicy Urzędu Miejskiego). Jednocześnie należy dodać, iż w trakcie trwania kontroli, w wyniku badania dokumentacji konkursowych, nie stwierdzono przypadków formalnych powiązań tych osób z podmiotami składającymi oferty. Poza tym, w wyjaśnieniu złożonym w trakcie trwania kontroli Sekretarz M. Żywno wskazał na przestrzeganie niepisanej zasady, w myśl której przedstawicielem organizacji powołanym do komisji konkursowej nie może być osoba, której organizacja startuje w konkursie – str. 19-21 protokołu kontroli.

         3. Kontrola wykazała uchybienia w zakresie ogłaszania otwartych konkursów ofert. Dotyczyły one ogłoszeń zamieszczanych na łamach dzienników o zasięgu lokalnym, które nie zawierały niektórych danych określonych w przepisie art. 13 ust. 2 upp. Stwierdzono brak danych określonych w pkt 2 przywołanego artykułu (o wysokości środków publicznych przeznaczonych na realizację poszczególnych zadań), w pkt 3 (o zasadach przyznawania dotacji), częściowo w pkt 4 (odnośnie warunków realizacji zadania), w pkt 6 (o terminie, trybie i kryteriach stosowanych przy dokonywaniu wyboru oferty) i w pkt 7 (o zrealizowanych przez organ administracji publicznej w roku ogłoszenia otwartego konkursu ofert i w roku poprzednim zadaniach publicznych tego samego rodzaju i związanych z nimi kosztami, ze szczególnym uwzględnieniem wysokości dotacji przekazanych organizacjom pozarządowym). W treści tych ogłoszeń wskazywano jedynie, iż szczegółowe informacje dotyczące warunków konkursu oraz wzory ofert można uzyskać w siedzibie Urzędu Miasta lub na stronie internetowej. Opisany stan faktyczny dotyczył wszystkich konkursów objętych kontrolą (łącznie 7). Taki sposób publikacji ogłoszeń nie spełniał wymogów zawartych w art. 13 ust. 3 upp, który nie przewiduje możliwości zawężania treści ogłoszenia z uwagi na publikator, w którym ogłoszenie podawane jest do wiadomości publicznej – str. 28-29, 33-35, 37, 40-41, 45-46, 47-48 protokołu kontroli. Dodatkowo, w przypadku 3 ogłoszeń o konkursach kontrola wykazała brak wskazania terminu wyboru ofert, wymaganego na gruncie art. 13 ust. 2 pkt 6 upp – str. 28, 33 i 35 protokołu kontroli.

W sferze prawidłowości zlecania zadań publicznych w jednym przypadku stwierdzono ponadto uchybienie w zakresie terminowości zamieszczenia ogłoszenia w dzienniku lokalnym. Termin składania ofert w konkursie na realizację zadań publicznych w zakresie upowszechniania kultury fizycznej i sportu, w formie przedsięwzięcia polegającego na „Szkoleniu sportowym dzieci i młodzieży w tenisie stołowym”, wyznaczono na dzień 15 stycznia 2007 r. W dniu 18 grudnia 2006 r. pismem ES.IV.3020/72/06 zwrócono się do Gazety Wyborczej z prośbą o publikację ogłoszenia w najbliższym wydaniu (kserokopia dziennika, bez jego daty ukazania się, znajdowała się w okazanej dokumentacji). Według ustnych wyjaśnień pracowników Referatu Sportu ogłoszenie ukazało się w wydaniu Gazety Wyborczej z dnia 19 grudnia 2006 r. Opisany stan faktyczny wskazuje zatem, że ogłoszenie o konkursie nie zostało zamieszczone w gazecie z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem (termin ten upływał bowiem 18 stycznia 2007 r.), czym naruszono normę zawartą w przepisie art. 13 upp – str. 47 protokołu kontroli.

4. Badanie w zakresie prawidłowości składania ofert wykazało, że oferta Stowarzyszenia Pomocy Rodzinie „Droga”, złożona na zadanie pn. „Wspieranie usług profilaktyczno – terapeutycznych w zakresie pomocy osobom uzależnionym, ich rodzinom i osobom zagrożonym uzależnieniem”, zawierała kosztorys ze względu na rodzaj kosztów, w którym nie zamieszczono wszystkich wymaganych danych. Nie wynikała z niego bowiem ilość jednostek, koszt jednostkowy i rodzaj miary. Elementów tych nie określono także w zaktualizowanym kosztorysie załączonym do umowy dotacyjnej. Wskazane elementy kosztorysu określone zostały we wzorze oferty zawartym w rozporządzeniu MPiPS z dnia 27 grudnia 2005 r. w sprawie wzoru oferty realizacji zadania publicznego, ramowego wzoru umowy o wykonanie zadania publicznego i wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. Nr 264, poz. 2207). Nadto należy dodać, iż w części oferty odnoszącej się do harmonogramu planowanych działań, jako termin realizacji zdania wpisano 1.01.–31.12.2007 r., co było błędem, gdyż z ogłoszenia, jak i z nagłówka oferty wynikało, że realizacja zadania rozpocznie się od 1 lutego 2007 r. Na podstawie okazanego częściowego rozliczenia z wykonania zadania do dnia 30 czerwca 2007 r. nie stwierdzono, aby do rozliczeń przyjęte zostały rachunki pochodzące ze stycznia 2007 r.

Podobnie, niektórych wymaganych danych nie uwzględniał kosztorys ze względu na rodzaj kosztów zawarty w ofercie na analogiczne zadanie Punktu Konsultacyjnego Stowarzyszenia MONAR. Stwierdzono brak danych na temat ilości jednostek, kosztu jednostkowego i rodzaju miary. Określono w nim ogólnie koszty rzeczowe na łączną sumę 37.575 zł, z czego z dotacji 33.125,80 zł, bez ich specyfikacji. Dopiero w zaktualizowanym kosztorysie pochodzącym z 9 lutego 2007 r. (wnioskowano o 150.000 zł a przyznano 140.000 zł) określono, iż w ramach kosztów rzeczowych znajdują się: opłaty czynszu i energii elektrycznej, podatek od nieruchomości, ubezpieczenia (w kwocie 20.000 zł, z czego z dotacji 18.676 zł), opłaty telefoniczne i internet (w kwocie 6.600 zł, z czego z dotacji 4.606 zł) oraz pozostałe koszty, takie jak np. zakup wyposażenia, artykułów papierniczych, środków czystości, ksero, wywóz śmieci, podróże służbowe (w kwocie 11.000 zł, z czego z dotacji 9.868,80 zł). Wszystkie te rodzaje kosztów, pomimo ich sprecyzowania, składały się jednak na jedną pozycję kosztorysową (poz. 4), co miało też swoje odbicie w sprawozdawczości z wykonania zadania. Z kalkulacji kosztów nadal nie wynikała ilość jednostek, koszt jednostkowy i rodzaj miary. Poza tym, w części oferty odnoszącej się do harmonogramu planowanych działań, wyspecyfikowano rodzaje poszczególnych działań podejmowanych od stycznia do grudnia 2007 r. Pozostawało to w sprzeczności z terminem realizacji zdania określonym od 1 lutego do 31 grudnia 2007 r. Z okazanego częściowego rozliczenia z wykonania zdania, sporządzonego na dzień 30 czerwca 2007 r., nie wynika, aby do rozliczeń z dotacji ujęte zostały koszty dotyczące stycznia tego roku – str. 31-32 protokołu kontroli.

W zakresie poprawności formalnej ofert stwierdzono ponadto 2 przypadki, w których oferty nie spełniały wymogów wskazanych w warunkach konkursu. Odnosiły się one do konkursu ogłoszonego przez Prezydenta Białegostoku w dniu 2 grudnia 2005 r. na realizację zadań publicznych w zakresie kultury, sztuki, ochrony dóbr kultury i tradycji w okresie od 15 stycznia do 30 czerwca 2006 r. oraz od 15 stycznia do 31 grudnia 2006 r. w przypadku projektów całorocznych. Wśród nich była oferta Białostockiego Stowarzyszenia Musica Sacra na zadanie pn. „XI jubileuszowa edycja Katedralnych Koncertów Organowych” oraz Białostockiego Towarzystwa Śpiewaczego im. S. Moniuszki na zadanie pn. „Wieczory Moniuszkowskie”. Stwierdzone uchybienia polegały na tym, że:

a) „Kosztorys ze względu na rodzaj kosztów” zawarty w ofercie Białostockiego Stowarzyszenia Musica Sacra wskazywał jako całkowity koszt realizacji zadania sumę 18.300 zł, podczas gdy po prawidłowym podliczeniu poszczególnych pozycji kosztowych uzyskuje się sumę 19.300 zł. Wnioskowana w ofercie dotacja wynosiła 13.000 zł, co stanowiło 68% ogółu kosztów realizacji zadania. W „kosztorysie ze względu na źródło finansowania” podano natomiast, że suma realizacji zadania wynosi 22.000 zł, w tym z dotacji 13.000 zł, co stanowiło 59% kosztów zadania. Różnice w wyliczeniach kosztów realizacji zdania nie zostały zweryfikowane w trakcie oceny ofert ani przez pracownicę Wydziału Kultury, która na formularzu oferty sporządziła adnotację o jej sprawdzeniu pod względem formalnym i rachunkowym, ani przez komisję konkursową. Powyższe miało znaczenie dla przyznania dotacji, z uwagi na zastrzeżenie dokonane w ogłoszeniu o konkursie, zgodnie z którym wnioskowana kwota dotacji na jeden projekt nie mogła przekroczyć 60% kosztów realizacji zadania. Należy dodać, iż w kartach opinii Wydziału jak i komisji konkursowej, przyjęto jako koszt przedsięwzięcia sumę 22.000 zł. Do zawartej w dniu 25 stycznia 2006 r. umowy na realizację zadania sporządzony został zaktualizowany kosztorys, z uwagi na to, że przyznano dotację w niższej wysokości niż wnioskowana (tj. w kwocie 10.000 zł). Poszczególne pozycje kosztowe pozostały w nim takie same jak w ofercie, przy czym zmieniła się ich struktura (dofinansowanie z dotacji miało już dotyczyć tylko kosztów wynagrodzeń). Także w zaktualizowanym kosztorysie w trakcie kontroli stwierdzono błędy w zakresie wyliczenia sumy całkowitego kosztu realizacji zadania. Podano, iż wynosi ona 18.300 zł, podczas gdy po prawidłowym podliczeniu ilości jednostek i kosztów jednostkowych wykazanych w kosztorysie uzyskuje się kwotę 17.800 zł. Należy dodać, iż kwota przyznanej dotacji w stosunku do całkowitych kosztów realizacji zadania (zarówno podanych w zaktualizowanym kosztorysie jak i wyliczonych w trakcie kontroli) nie przekraczała 60%. Sporządzona na potrzeby konkursu „Metryka wniosku”, z której wynikała akceptacja dla propozycji komisji konkursowej, została podpisana przez Z-cę Prezydenta R. Sz. Zimnocha;

b) w nagłówku oferty Białostockiego Towarzystwa Śpiewaczego im. S. Moniuszki wskazano, że dotyczy ona realizacji wymienionego zadania w okresie od 28 stycznia do 30 czerwca 2006 r. w formie powierzenia wykonania zadania. Jednocześnie w kalkulacji przewidywanych kosztów realizacji zadania określono, iż jego całkowity koszt wynosi 12.150 zł, w tym z wnioskowanej dotacji 12.000 zł, zaś 150 zł ze środków własnych. Na gruncie przepisów art. 5 ust. 4 pkt 1 upp, powierzenie wykonania zadania publicznego następuje wraz z udzieleniem dotacji na finansowanie jego realizacji. W kontekście przywołanego przepisu należy uznać, iż oferta podmiotu, z uwagi na wskazanie w niej innych źródeł finansowania, dotyczyła wsparcia realizacji zadania, a nie jego powierzenia. Poza tym podkreślenia wymaga fakt, że jednym z warunków konkursu było, aby wnioskowana kwota dotacji na jeden projekt nie przekraczała 60% kosztów realizacji zadania. W omawianym przypadku, przy założeniu, iż oferta dotyczyła wsparcia realizacji zadania, wynosiła ona zaś 98,70%. Oferta, o której mowa, sprawdzona została pod względem formalnym i rachunkowym, uzyskała ponadto pozytywną opinię Wydziału Kultury, jak i komisji konkursowej, przy czym w kartach oceny zaznaczono, że stosunek kwoty wnioskowanej dotacji do kosztu przedsięwzięcia wynosi 99%. Przyznano dotację w wysokości 5.000 zł, co skutkowało sporządzeniem korekty kosztorysu. W korekcie całkowity koszt realizacji zadania zmniejszono do 5.000 zł, z czego całość miała pochodzić z dotacji (umowa dotacyjna dotyczyła zatem powierzenia wykonania zadania). Na podstawie okazanego rozliczenia z jego wykonania stwierdzono, iż całkowity koszt zamknął się sumą 5.119,90 zł, w ramach którego z dotacji pochodziło 5.000 zł.

Z ustaleń kontroli wynika, że braki te nie miały wpływu na realizowanie powierzonych podmiotom zadań publicznych. Potwierdzenie spełnienia wymogów konkursowych i ustawowych przez wszystkie oferty zawarte zostało w protokole z posiedzenia komisji konkursowej oraz w „Metrykach wniosku”. Podpis w tym względzie złożył ówczesny przewodniczący komisji konkursowej powołanej do zaopiniowania ofert na realizację zadań z zakresu kultury i sztuki. Dodatkowo, sprawdzenia wymienionych ofert pod względem formalnym i rachunkowym dokonał pracownik Wydziału Kultury UM. W trakcie trwania kontroli zwrócono się o pisemne ustosunkowanie do kwestii stwierdzonych uchybień formalnych w złożonych ofertach. Odnośnie pierwszego z opisanych przypadków, w wyjaśnieniu wskazano na złożenie korekty kosztorysu z prawidłowo wyliczonym kosztem realizacji projektu, tj. 18.300 zł i wnioskowaną kwotą dotacji – 10.000 zł. Należy dodać, iż kosztorys zawierający podane kwoty został faktycznie przedłożony. Z ustaleń kontroli wynika jednakże, iż miał on charakter kosztorysu zaktualizowanego stanowiącego załącznik do umowy. Innego kosztorysu w trakcie kontroli nie okazano. Nadto podkreślenia wymaga fakt, iż warunek konkursowy dotyczył dotacji wnioskowanej, a nie przyznanej w wyniku przeprowadzonego konkursu. W odniesieniu do drugiego z opisanych przypadków, w wyjaśnieniu potwierdzono, iż złożona oferta była ofertą o powierzenie realizacji zadania wraz z wnioskiem o udzielenie dotacji w wysokości 12.000 zł. Wskazano m.in., iż przy ocenie kosztorysu, kwota 150 zł na usługi bankowe i korespondencyjne, została potraktowana jako koszty funkcjonowania stowarzyszenia i prowadzenia działalności statutowej, a nie jako koszt dotyczący przedsięwzięcia. Dodano ponadto, iż jako koszt realizacji zadania przyjęto sumę 12.000 zł. Na podstawie dokonanych w trakcie kontroli ustaleń należy stwierdzić, iż tezy zawarte w opisywanym wyjaśnieniu pozostają w sprzeczności z opiniami Wydziału Kultury, jak i komisji konkursowej, które w kartach oceny zaznaczyły, iż stosunek kwoty wnioskowanej dotacji do kosztu przedsięwzięcia wynosił 99% (powyższe oznacza, że przyjęty do oceny koszt realizacji zadania wynosił nie 12.000 a 12.150 zł przy wnioskowanej dotacji w kwocie 12.000 zł) – str. 42-44 i 50-51 protokołu kontroli.

5. Kontrola wykazała, że umowy o wykonanie zadania publicznego sporządzane były według ramowego wzoru umowy, określonego w załączniku nr 2 do rozporządzenia MPiPS z dnia 27 grudnia 2005 r. Co do zasady umowy te spełniały wymagania określone przez ustawodawcę w rozporządzeniu oraz w art. 131 ust. 2 ustawy o finansach publicznych. Stwierdzono jedynie, iż w przypadku 2 umów zawartych na realizację zadań z zakresu Miejskiego Programu Przeciwdziałania Narkomanii (ze Stowarzyszeniem Pomocy Rodzinie Droga i z Punktem Konsultacyjnym Stowarzyszenia MONAR), nie zostały złożone w formie załączników oświadczenia zleceniobiorcy o zgodności odpisu z rejestru ze stanem prawnym i faktycznym w dniu podpisania umowy. Obowiązek złożenia takiego oświadczenia wynika ze wzoru umowy zawartego w przepisach przywołanego wyżej rozporządzenia MPiPS – str. 52-53 protokołu kontroli.

6. Ustalono, iż wszystkie podmioty realizujące zadania objęte kontrolą przedłożyły wymagane sprawozdania z ich realizacji – zarówno sprawozdania końcowe, jak i sprawozdania częściowe, wymagane przy realizacji niektórych zadań. Ogółem w okresie objętym kontrolą do Urzędu Miasta wpłynęło 5 sprawozdań końcowych i 16 sprawozdań okresowych (łącznie 21). Analiza sprawozdań z realizacji zleconych zadań publicznych wykazała:

a) w sprawozdaniu częściowym (za okres od 1 lutego do 30 czerwca 2007 r.) przedłożonym przez Punkt Konsultacyjny Stowarzyszenia MONAR, w punkcie „Zestawienie faktur (rachunków)”, kolumnie „Nazwa wydatku”, w niektórych przypadkach nie określono rodzaju towaru lub zakupionej usługi (wpisano ogólnie – faktura). Dotyczyło to wydatków odnoszących się do pozycji 4 kosztorysu „Koszty rzeczowe”. Ze zaktualizowanego kosztorysu stanowiącego załącznik do umowy wynikało, iż na koszty rzeczowe miały się składać różne, określone rodzajowo wydatki. Zastosowany przez podmiot w sprawozdaniu sposób rozliczenia wydatków poniesionych w ramach pozycji 4 kosztorysu (na łączną kwotę 1.440,17 zł) nie pozwalał na ocenę prawidłowości zakwalifikowania wykazanych kosztów, gdyż nie wynikało z niego, jakiego rodzaju wydatku dana faktura dotyczy (czy faktycznie odnosi się do kosztów rzeczowych). Zawartość sprawozdania w tym zakresie uniemożliwiała zatem pozyskanie rzetelnych danych o sposobie wykorzystania środków na realizowane zadanie;

b) w odniesieniu do kwartalnego sprawozdania (za okres realizacji zadania od 1 kwietnia do 30 czerwca 2007 r.) przedłożonego przez Zgromadzenie Sióstr Misjonarek Św. Rodziny stwierdzono sprzeczność w części II „Sprawozdanie z wykonania wydatków” pomiędzy pkt 1 „Rozliczenie ze względu na rodzaj kosztów” a pkt 3 „Zestawienie faktur (rachunków)”. Z danych pkt 1 sprawozdania wynikało, że łączna suma kosztów poniesionych w bieżącym okresie sprawozdawczym wyniosła 11.352,73 zł, z tego z dotacji 11.000 zł i ze środków własnych 352,73 zł. Środki własne uwidocznione zostały w poz. 3 kosztorysu „Utrzymanie świetlicy”, w której to pozycji wydatkowano łącznie 2.202,61 zł, z tego z dotacji 1.849,88 zł. Dane te nie miały odzwierciedlenia w pkt 3 sprawozdania, w którym zarówno w rubryce dotyczącej łącznych kosztów, jak i kosztów pokrytych z dotacji wykazano, iż na „Utrzymanie świetlicy” wydatkowano 2.202,61 zł, a więc do części pokrytej z dotacji zaliczono całość kosztów. Oba punkty sprawozdania w opisanym zakresie nie były więc ze sobą spójne. Na podstawie danych sprawozdania przedłożonego za kolejny kwartał realizacji zadania (odnoszących się do rozliczenia kosztów za poprzednie okresy sprawozdawcze) stwierdzono, iż w poprzednim sprawozdaniu błędnie wypełniono pkt 3, w którym w rubryce dotyczącej środków pochodzących z dotacji należało wykazać wydatki na sumę 1.849,88 zł;

c) Prawosławny Ośrodek Miłosierdzia Diecezji Białostocko-Gdańskiej na mocy umowy z 19 stycznia 2006 r. (termin wykonania zadania upłynął z dniem 31 grudnia 2006 r.), zobowiązany został do przedłożenia 3 sprawozdań częściowych (w terminach do: 14 kwietnia, 14 lipca i 13 października 2006 r.) oraz sprawozdania końcowego z wykonania zadania w terminie 30 dni od dnia zakończenia zdania. W wyniku kontroli ustalono, że w części II sprawozdania końcowego pn. „Sprawozdanie z wykonania wydatków” w pkt 1 „Rozliczenie ze względu na rodzaj kosztów” oraz pkt 2 „Rozliczenie ze względu na źródło dofinansowania” (końcowe rubryki), podmiot odniósł się do rozliczenia finansowego za okres od 1 października do 31 grudnia 2006 r., podczas gdy ze wzoru sprawozdania zawartego w przepisach rozporządzenia MPiPS z dnia 27 grudnia 2005 r. wynika, że w przypadku sprawozdania końcowego ujmuje się w tej części dane za okres realizacji zadania. W pozostałym zakresie uwag nie wniesiono. Podobnie, w zestawieniu faktur (część II pkt 3 sprawozdania) podmiot wykazał rachunki odnoszące się do okresu kwartalnego, a nie za czas realizacji zadania. Część merytoryczna sprawozdania miała charakter końcowy, gdyż poświęcona była opisowi wykonania zadania w całym 2006 roku;

d) zgodnie z brzmieniem § 8 umowy z dnia 25 stycznia 2006 r. zawartej z Krajowym Towarzystwem Autyzmu Oddział w Białymstoku, przewidziano obowiązek składania przez zleceniobiorcę sprawozdań częściowych, rocznych oraz końcowego na formularzu zgodnym z załącznikiem nr 3 do rozporządzenia MPiPS z dnia 27 grudnia 2005 r. w sprawie wzoru ofert… Z ustaleń kontroli wynika, iż za okres objęty kontrolą podmiot ów przedłożył łącznie 7 sprawozdań (6 częściowych i 1 roczne), z czego wszystkie sporządzone zostały na niewłaściwym formularzu, tj. wzorze sprawozdania obowiązującym na gruncie przepisów rozporządzenia MPiPS z dnia 29 października 2003 r.;

e) rozliczenie z wykonania zadania przedłożone przez BKS „Hetman”, w części II pkt 3 „Zestawienie faktur” w rubryce pn. „Numer dokumentu księgowego”, w niektórych pozycjach nie zawierało pełnych danych, odnoszących się do wskazania numeru dowodu księgowego. Zamiast numeru wpisane zostały słowa „rozliczenie wyjazdu”. Dotyczyło to rozliczonej w ciężar dotacji sumy 1.684 zł na zakwaterowanie i wyżywienie (łączna kwota przyznanej dotacji wynosiła 10.000 zł). Na sprawozdaniu znajdowała się adnotacja o dokonaniu jego analizy, poczyniona przez pracownika Referatu Sportu. Z pouczenia zawartego w załączniku nr 3 do rozporządzenia MPiPS, dotyczącego sporządzania sprawozdań z wykonania zadania, wynika m.in., że „do sprawozdania załączyć należy spis wszystkich faktur (rachunków), które zostały opłacone w całości lub w części ze środków pochodzących z dotacji. Spis zawierać powinien: nr faktury (rachunku)…”. Zawarta z podmiotem umowa wymagała zaś, aby sprawozdanie z wykonania zadania sporządzone zostało na formularzu zgodnym ze wskazanym załącznikiem do rozporządzenia;

f) analogiczne jak wyżej uchybienie odnotowano w sprawozdaniu końcowym przedłożonym przez MOKS „Słoneczny Stok”. „Zestawienie rachunków (faktur)” w odniesieniu do jednej pozycji kosztowej nie zawierało numeru dokumentu księgowego (w przeznaczonej do tego rubryce wpisano słowo „zestawienie”). Dotyczyło to sumy 426,15 zł rozliczonej z dotacji za transport (łączna kwota przyznanej dotacji wynosiła 6.000 zł). Na sprawozdaniu znajdowała się adnotacja pracownika Referatu Sportu o dokonaniu jego analizy.

Na tle przedstawionego opisu należy ocenić, iż zawartość sprawozdań, z niewielkimi wyjątkami, umożliwiała pozyskanie rzetelnych danych o osiągniętych efektach i o sposobie wykorzystania środków na realizowane zadania. Jednocześnie należy stwierdzić, że zaistniałe uchybienia nie skutkowały złożeniem przez podmiot dotowany korekty sprawozdania. Wymagania i warunki uzasadniające konieczność złożenia korekty sprawozdania nie były przez dotującego określone (stwierdzono brak stosownych postanowień umownych oraz procedur wewnętrznych w tym zakresie). W wyniku przeprowadzonego badania stwierdzono, iż wszystkie podmioty realizowały zadania w pełnym zakresie rzeczowym określonym umową, a zadania były realizowane terminowo. W sprawozdaniach złożonych przez podmioty otrzymujące dotacje, poza przypadkami wyżej wskazanymi, znajdowały się zestawienia faktur (rachunków) wraz z podaniem ich numeru i daty wystawienia, kwoty i nazwy wydatku (rodzaju zakupionych towarów i usług) oraz wskazaniem, w jakiej części faktura została pokryta z dotacji – str. 53-56 i 59 protokołu kontroli.

7. W odniesieniu do realizacji przez badaną jednostkę obowiązku dokonywania sprawdzenia prawidłowości złożonych sprawozdań ustalono, iż fakt ów został uprawdopodobniony we wszystkich badanych przypadkach. Należy jednakże wskazać na niedociągnięcia w sferze procedur wewnętrznych w tym zakresie. Kontrola wykazała bowiem, iż pomimo przypisania pracownikom Urzędu kompetencji w zakresie kontroli i rozliczania zleconych zadań, nie we wszystkich przypadkach dokonanie sprawdzenia sprawozdania miało odbicie w dokumentacji z realizacji zleconych zadań. Jednocześnie, nie istniały pisemne zasady określające sposób sprawdzania złożonych sprawozdań wraz z udokumentowaniem tego faktu. Wyjątek w tym względzie dotyczył jedynie Wydziału Kultury (obecnie Referatu Kultury i Ochrony Zabytków w Departamencie Edukacji, Kultury i Sportu), dla którego wdrożona została przez naczelnika Wydziału procedura pn. „Wewnętrzny tryb postępowania w sprawie sprawozdań z realizacji zadań publicznych wykonywanych na podstawie ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie w Wydziale Kultury”. Brak adnotacji o sprawdzeniu stwierdzono na formularzach sprawozdań z realizacji zadań rozliczanych przez Departament Spraw Społecznych. Fakt sprawdzania sprawozdań przez właściwych pracowników został potwierdzony złożonymi w trakcie kontroli oświadczeniami – str. 57-59 protokołu kontroli.

8. Badanie terminowości przekazywania przez kontrolowaną jednostkę dotacji na realizowane przez organizacje pozarządowe zadania publiczne wykazało, iż w przypadku 6 umów objętych kontrolą środki były przekazywane w wysokościach i terminach w nich określonych. Odstępstwa w zakresie terminowości przekazywania dotacji stwierdzono w przypadku 4 umów:

a) zgodnie z umową z dnia 25 stycznia 2006 r. Krajowe Towarzystwo Autyzmu Oddział w Białymstoku miało otrzymywać dotację w równych ratach po 62.500 zł, w terminach do 30 stycznia, 28 kwietnia, 28 lipca i 30 października 2006, 2007 i 2008 r. Kontrola wykazała, iż w 2006 r. I transzę dotacji przekazano 13 lutego 2006 r., a więc po terminie. Niezgodnie z terminem umownym przekazano ponadto IV transzę dotacji. Została ona przelana w dwóch ratach: 26 października 2006 r. – 30.000 zł (terminowo) i 28 listopada 2006 r. – 32.500 zł (po terminie). Ustalono, iż pisemna dyspozycja naczelnika Wydziału Edukacji i Sportu do przekazania przez Wydział Księgowo-Rachunkowy dla KTA Oddział w Białymstoku I transzy dotacji pochodziła z 1 lutego 2006 r., co uniemożliwiało wywiązanie się z terminu umownego. W przypadku IV transzy, dyspozycja z wydziału merytorycznego opatrzona była datą umożliwiającą zachowanie terminu, tj. 23 października 2006 r. (wpływ do Wydziału Księgowo-Rachunkowego 25 października 2006 r.). Należy dodać, iż obie dyspozycje wydziału merytorycznego nie zawierały terminu, do którego środki miały być przekazane, nie określały też umowy, z realizacją której przelewy były związane;

b) zgodnie z umową z 22 lutego 2007 r. Punkt Konsultacyjny Stowarzyszenia MONAR miał otrzymać dotację w dwóch transzach po 70.000 zł, w terminie do 26 lutego 2007 r. i do 13 lipca 2007 r. Stwierdzono, iż I transzę na rachunek Stowarzyszenia przelano w dwóch ratach, z czego pierwszą w wysokości 20.000 zł 27 lutego 2007 r. i drugą w kwocie 50.000 zł 14 marca 2007 r. Pisemna dyspozycja naczelnika Wydziału Spraw Społecznych opatrzona była datą 26 lutego 2007 r. stanowiącą jednocześnie termin przekazania I transzy. W piśmie, o którym mowa, wskazano, iż przekazanie sumy związane jest z realizacją umowy nr WS.I.8171-5/2007 (co może sugerować, iż umowa znajdowała się w dyspozycji Wydziału Księgowo-Rachunkowego). Nie określono w nim terminu, do którego należało przekazać środki;

c) zgodnie z umową z dnia 5 kwietnia 2007 r. Stowarzyszenie Pomocy Rodzinie „Droga” miało otrzymać dotację w dwóch równych ratach po 80.000 zł, w terminach do 30 marca 2007 r. i 13 lipca 2007 r. Ustalono, iż obie transze zostały przekazane po umownym terminie: I transzę przelano 30 kwietnia 2007 r., zaś drugą 20 lipca 2007 r. Należy dodać, iż z postanowień umowy wynikało, że przekazanie drugiej transzy dotacji nastąpi po uprzednim złożeniu sprawozdania częściowego z jej realizacji (§ 2 ust. 2). W przedmiotowym przypadku, sprawozdanie częściowe złożone zostało przez dotowanego w ostatnim możliwym dniu, tj. 13 lipca 2007 r., co praktycznie uniemożliwiło wywiązanie się przez dotującego z terminu przekazania II raty dotacji. Dyspozycje Departamentu Spraw Społecznych o przekazanie rat dotacji, podpisane przez z-cę dyrektora i dyrektora Departamentu pochodziły odpowiednio z 24 kwietnia i 20 lipca 2007 r., a więc zostały sporządzone po wyznaczonym terminie na przekazanie środków. Oba pisma nie zawierały terminu przekazania środków, a jedynie zapisy, iż środki mają być przekazane tytułem realizacji umowy o wskazanym numerze;

d) zgodnie z umową z dnia 19 stycznia 2006 r Prawosławny Ośrodek Miłosierdzia Diecezji Białostocko-Gdańskiej miał otrzymywać dotację w 4 równych ratach po 35.600 zł, w terminach do: 31 stycznia 2006 r., 24 kwietnia 2006 r., 24 lipca 2006 r. i 23 października 2006 r. Kontrola wykazała, iż z naruszeniem umownego terminu zostały przekazane trzy pierwsze transze dotacji. Ich przelewy miały bowiem miejsce w dniach: 13 lutego 2006 r., 25 kwietnia 2006 r. i 25 lipca 2006 r. Należy dodać, iż pisemne dyspozycje z Wydziału Spraw Społecznych do Wydziału Finansowo-Księgowego o przekazanie środków zostały przesłane odpowiednio wcześnie. Pochodziły one z 26 stycznia 2006 r., 11 kwietnia 2006 r. i 5 lipca 2006 r. Tylko w jednym z pism, o których mowa (z 5 lipca 2006 r.), wskazana została wymagana data przelewu, tj. dzień 24 lipca 2006 r. Pozostałe dyspozycje daty takiej nie określały. Zawarto w nich zaś zapisy o numerze umowy, której dotacja dotyczy.

Stwierdzone w trakcie kontroli uchybienia w zakresie terminowości przekazywania dotacji dla podmiotów niepublicznych były efektem braku procedur wewnętrznych odnoszących się do kwestii sporządzania przez komórki merytoryczne pisemnych dyspozycji skierowanych do komórki finansowo-księgowej o przekazanie dotacji. W wykazie dokumentów finansowo-księgowych, zawartym w załączniku do zarządzenia nr 3118/06 Prezydenta Białegostoku w sprawie zasad rachunkowości Urzędu Miejskiego, wymienione zostały m.in. umowy o dotacje oraz pisemne dyspozycje wydziałów merytorycznych do przekazania środków (rozdział I ust. 1 pkt 12 i 13). Zasady ich sporządzania, obiegu i kontroli nie zostały jednakże w tym dokumencie opisane – str. 61-63 protokołu kontroli.

9. W wyniku kontroli ustalono, że dotacje przekazane w trybie upp w rozdziale 85154 „Przeciwdziałanie alkoholizmowi” na realizację w 2006 i w I pół. 2007 r. zadań publicznych z zakresu MPPiRPA zostały błędnie sklasyfikowane w par. 2630 „Dotacje przedmiotowe dla jednostek niezaliczanych do sektora finansów publicznych” (suma wydatków poniesionych we wskazanych podziałkach klasyfikacyjnych wynosiła: w 2006 r. – 1.041.000 zł, i w I półroczu 2007 r. – 499.785,40 zł). Do par. 2630 sklasyfikowane zostały ponadto dotacje udzielone w rozdziale 85412 „Kolonie i obozy oraz inne formy wypoczynku dzieci i młodzieży szkolnej, a także szkolenia młodzieży” (suma wydatków poniesionych we wskazanych podziałkach klasyfikacyjnych wynosiła: w 2006 r. – 174.910 zł, i w I półroczu 2007 r. – 225.770 zł). Dotacjami przedmiotowymi, zgodnie z definicją zawartą w art. 106 ust. 2 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, są dopłaty do określonych rodzajów wyrobów lub usług, kalkulowane według stawek jednostkowych. Nie stwierdzono, aby w omawianym przypadkach, udzielone dotacje miały taki charakter. Nadto należy dodać, iż dotacje dla organizacji pozarządowych oraz podmiotów wymienionych w art. 3 ust. 3 upp na realizację zadań zleconych stanowią, w rozumieniu art. 106 ust. 2 pkt 1 lit. d ustawy o finansach publicznych w zw. z art. 2 pkt 1 upp, dotacje o charakterze celowym. Prawidłowo, na gruncie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), wymienione wydatki powinny zostać sklasyfikowane w par 2820 „Dotacja celowa z budżetu na finansowanie lub dofinansowanie zadań zleconych do realizacji stowarzyszeniom” lub 283 „Dotacja celowa z budżetu na finansowanie lub dofinansowanie zadań zleconych do realizacji pozostałym jednostkom niezaliczanym do sektora finansów publicznych”.

W odniesieniu do innych niż wskazany wyżej trybów zlecania zadań publicznych stwierdzono, iż w 2006 r. z budżetu miasta Białystok przyznano dotację w wysokości 20.000 zł z przeznaczeniem na prace konserwatorsko-restauratorskie w zabytkowym budynku przy ul. Fabrycznej 10 w Białymstoku. Została ona udzielona zgodnie z zasadami określonymi w uchwale Nr XLIV/510/05 Rady Miejskiej z dnia 29 czerwca 2005 r. w sprawie określenia zasad udzielania dotacji na prace konserwatorskie, restauratorskie i roboty budowlane przy zabytku wpisanym do rejestru zabytków na terenie Miasta Białystok, wydanej na podstawie art. 81 ustawy z dnia 23 lipca 2003 r. o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami (Dz. U. Nr 162, poz. 1568 ze zm.). Omawianą dotację sklasyfikowano w par. 2830 „Dotacja celowa z budżetu na finansowanie lub dofinansowanie zadań zleconych do realizacji stowarzyszeniom”, podczas gdy przepisy przywołanego rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków… przewidują dla tego rodzaju wydatków par. 2720 „Dotacje celowe z budżetu na finansowanie lub dofinansowanie prac remontowych i konserwatorskich obiektów zabytkowych przekazane jednostkom niezaliczanym do sektora finansów publicznych” – str. 21-23 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli uchybienia były wynikiem błędnej interpretacji lub nieprzestrzegania przepisów prawnych, a także niedomagania procedur wewnętrznych dotyczących udzielania dotacji podmiotom niezaliczonym do sektora finansów publicznych oraz ich rozliczania.

Organem wykonawczym miasta jest Prezydent, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowywania projektów uchwał organu stanowiącego, wykonywania budżetu, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową miasta (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym – Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.). Prezydent wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy; zakresy obowiązków niektórych pracowników Urzędu przywołano w protokole i niniejszym wystąpieniu). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym zorganizowanie systemu kontroli wewnętrznej, spoczywa na Panu Prezydencie zgodnie z art. 44 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.).

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Zapewnienie, aby w zakresie zadań Departamentu Spraw Społecznych uwzględnione zostały sprawy z zakresu udzielania dotacji dla podmiotów niezaliczonych do sektora finansów publicznych oraz ich kontroli i rozliczania.

2. Rozważenie zamieszczania w rocznych programach współpracy z podmiotami niepublicznymi postanowień w kwestii zasad kontroli realizacji zadań publicznych oraz zasad monitoringu i oceny zakładanych rezultatów współpracy, celem zachowania pełnej spójności programów.

3. Ustanowienie pisemnych procedur zapewniających udział w postępowaniach konkursowych osób niepowiązanych z podmiotami ubiegającymi się o udzielenie dotacji.

4. Zamieszczanie na łamach dzienników ogłoszeń o otwartych konkursach, które zawierają wszystkie dane wymagane przepisami upp, a także przestrzeganie terminowości ich zamieszczania.

5. Zachowanie większej staranności przy opiniowaniu ofert na realizację zadań publicznych, celem wyeliminowania przypadków, w których oferty obarczone były brakami formalnymi, mając na uwadze opis stanu faktycznego zawarty w protokole kontroli i niniejszym wystąpieniu.

6. Przestrzeganie, aby umowy o wykonanie zadania publicznego spełniały wszystkie wymagania określone przepisami prawa.

7. Zapewnienie skutecznych procedur dotyczących sprawowania kontroli prawidłowości przedkładanych sprawozdań (i innych dokumentów) z wykonania zadań publicznych wraz z udokumentowaniem faktu dokonania sprawdzenia ich prawidłowości przez pracowników Urzędu Miasta.

8. Wdrożenie skutecznych procedur wewnętrznych odnoszących się do kwestii sporządzania przez komórki merytoryczne pisemnych dyspozycji skierowanych do komórki finansowo-księgowej o przekazanie środków celem zachowania terminowości przekazywania dotacji dla podmiotów niepublicznych.

9. Prawidłowe klasyfikowanie wydatków budżetowych.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku