Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Zespole Szkół w Poświętnem

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 30 maja 2007 roku (znak: RIO.I.6012 - 1/07), o treści jak niżej:

Pani Bożena Brzozowska

Dyrektor Zespołu Szkół

w Poświętnem

         W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za 2006 rok, przeprowadzonej w Zespole Szkół w Poświętnem na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto sprawy ogólnoorganizacyjne, w tym regulacje wewnętrzne z zakresu gospodarki finansowej i rachunkowości, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, opracowanie i realizację planów finansowych, gospodarowanie składnikami majątkowymi, powiązania z budżetem gminy.

         W zakresie organizacji wewnętrznej, w tym procedur kontroli finansowej, stwierdzono, że zakres obowiązków i odpowiedzialności głównego księgowego został opracowany i nadany na podstawie rozporządzenia Rady Ministrów z 1991 r. w sprawie praw i obowiązków głównych księgowych… (Dz. U. Nr 40, poz. 174 ze zm.), które zostało uchylone z dniem 1 stycznia 2001 r.  Z ustaleń kontroli wynika, że zakres ten nie wyczerpuje w pełni dyspozycji art. 45 ust. 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), ponieważ brak w nim uregulowań dotyczących obowiązków i odpowiedzialności głównego księgowego w zakresie dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz dokonywania wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych – str. 3 protokołu kontroli.

W trakcie kontroli dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości stwierdzono, iż obowiązujący w okresie objętym kontrolą zakładowy plan kont wprowadzony został zarządzeniem Pani Dyrektor z dnia 1 września 2005 r. W zakresie ewidencji rozrachunków ustala on zasady prowadzenia ewidencji szczegółowej do kont rozrachunkowych, jednakże nie odnoszą się one do wyodrębniania danych o stanie należności i zobowiązań dla Zespołu Szkół oraz obsługiwanej Szkoły Podstawowej w Brzozowie Starym.

W praktyce ewidencja szczegółowa do kont rozrachunkowych prowadzona była bez wyodrębnienia należności i zobowiązań Zespołu Szkół oraz Szkoły Podstawowej w Brzozowie Starym. Stan rozrachunków według podziału na obie jednostki ustalany był na koniec każdego miesiąca na podstawie kart wynagrodzeń, list płac oraz innych dowodów źródłowych lub poprzez „wybierane” z ogółu zobowiązań ujętych w ewidencji - str. 14 protokołu kontroli.

Zgodnie z przepisami § 12 rozporządzenia Ministra Finansów dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.) zakładowy plan kont powinien zapewniać możliwość sporządzenia sprawozdań finansowych, sprawozdań budżetowych lub innych sprawozdań określonych w odrębnych przepisach. Podstawą prowadzenia rachunkowości może być odpowiedni plan kont podany w załączniku do rozporządzenia, uzupełniony co najmniej o wykaz kont ksiąg pomocniczych, które mają być prowadzone do poszczególnych kont syntetycznych.

W toku czynności kontrolnych ustalono, że sporządzone na 2006 rok projekty planów finansowych dochodów i wydatków obejmowały łącznie dane dotyczące Zespołu Szkół oraz Szkoły Podstawowej w Brzozowie Starym. „Zbiorcze” projekty planów zawierały podpisy Pani Dyrektor (nie stwierdzono, aby w ich opracowywaniu brał udział dyrektor SP w Brzozowie Starym). Poza tym ustalono, iż opracowywany został także jeden, ogólny projekt planu finansowego dochodów własnych i wydatków nimi finansowanych, z tym, że zostały w nim wyodrębnione wydatki i dochody dotyczące SP w Brzozowie Starym. Projekt planu finansowego dochodów własnych również został podpisany przez Panią Dyrektor.

         Należy zauważyć, iż zarówno Zespół, jak i obsługiwana szkoła, są odrębnymi jednostkami budżetowymi, zatem na ich kierownikach spoczywają obowiązki w zakresie sporządzania projektów planów finansowych wskazane przepisami art. 185 ust. 2 ustawy o finansach publicznych oraz § 4 ust. 2-4 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno-prawną (Dz. U. z 2006 r. Nr 116, poz. 783). Przepisy rozporządzenia przypisują projektom planów finansowych istotną rolę w prowadzeniu gospodarki finansowej jednostki budżetowej, wskazując iż stanowią one podstawę prowadzenia gospodarki jednostki w okresie od 1 stycznia roku budżetowego do dnia uchwalenia uchwały budżetowej (jeżeli nie została ona podjęta przed rozpoczęciem roku budżetowego) – str. 20-21 protokołu kontroli.

Mimo opisanych wyżej nieprawidłowości w sporządzaniu projektów planów finansowych, plany finansowe zostały sporządzone odrębnie dla każdej z jednostek. Ustalono jednakże, iż w planie finansowym sporządzonym dla Zespołu Szkół ujęte zostały niektóre wydatki dotyczące wyłącznie Szkoły Podstawowej w Brzozowie Starym. Plan finansowy sporządzony dla SP w Brzozowie Starym przewidywał jedynie wydatki w rozdziale 80101 „Szkoły podstawowe”. Zespół Szkół w Poświętnem ponosił natomiast wydatki związane z funkcjonowaniem SP w Brzozowie Starym w rozdziałach 80103 „Oddziały przedszkolne w szkołach podstawowych”, 80146 „Dokształcanie i doskonalenie nauczycieli” i 80195 „Pozostała działalność” – str. 22-23 protokołu kontroli. Wydatki te dotyczyły m.in. wynagrodzeń wypłacanych nauczycielom zatrudnionym w oddziałach przedszkolnych w Brzozowie Starym, dokształcania i doskonalenia nauczycieli zatrudnionych w SP w Brzozowie Starym, świadczeń dla emerytów zatrudnionych wcześniej w SP w Brzozowie Starym, którzy wskazali tę szkołę jako właściwą do wypłacania świadczeń pochodzących z odpisu tworzącego ZFŚS. W związku z tym, iż opisane wydatki dotyczą wyłącznie funkcjonowania SP w Brzozowie Starym, powinny znaleźć się w planie finansowym tej jednostki.

Jak wynika z protokołu kontroli, Zespół Szkół w Poświętnem wynajmuje 13 lokali mieszkalnych. W wyniku analizy wybranych umów pod kątem pozyskiwania dochodów ustalono, że w zakresie naliczenia opłat za ciepłą wodę i centralne ogrzewanie przyjęto stawki odpowiednio 5,90 zł za 1 m³ ciepłej wody i 2,13 zł za m² powierzchni lokalu. Stawka 2,13 zł została ustalona przez dyrektora Zespołu Szkół na podstawie zarządzenia Ministra Finansów z dnia 9 czerwca 1997 r. w sprawie ustalenia cen urzędowych i detalicznych energii cieplnej dostarczanej do mieszkań na cele bytowe, które straciło moc obowiązującą z dniem 4 grudnia 1997 r. Fakt stosowania wymienionej stawki nie wynikał z kalkulacji kosztów ogrzewania mieszkań. Kotłownia wykorzystywana jest przez Zespół Szkół do ogrzewania całości budynków szkolnych, w których zarówno prowadzone są zajęcia lekcyjne, jak i znajdują się wynajmowane mieszkania. Stan taki wymaga ustalenia udziału kosztów ogrzewania mieszkań w łącznej sumie kosztów wytwarzanego ciepła w celu należytego obliczenia kosztów ogrzewania lokali mieszkalnych – str. 24-25 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania obowiązujących przepisów dotyczących gospodarki finansowej jednostek sektora finansów publicznych.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na kierowniku jednostki, stosownie do postanowień art. 44 ustawy o finansach publicznych.

Odpowiedzialność za prowadzenie rachunkowości jednostki spoczywa na głównym księgowym, stosownie do postanowień art. 45 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Nadanie głównemu księgowemu zakresu obowiązków i odpowiedzialności zgodnie z postanowieniami art. 45 ustawy o finansach publicznych.

2. Uzupełnienie zakładowego planu kont, w zakresie wykazu kont ksiąg pomocniczych, o konta, które mają być prowadzone do poszczególnych kont syntetycznych w celu zapewnienia możliwości sporządzenia, na podstawie ewidencji księgowej, sprawozdawczości obowiązującej obie jednostki objęte wspólną obsługą.

3. Zapewnienie sporządzania odrębnych projektów planów finansowych przez dyrektora Szkoły Podstawowej w Brzozowie Starym.

4. Zaniechanie ujmowania wydatków dotyczących wyłącznie funkcjonowania Szkoły Podstawowej w Brzozowie Starym w planie finansowym Zespołu Szkół.

5. Podjęcie działań zmierzających do ustalenia udziału kosztów ogrzewania wynajmowanych mieszkań w łącznej sumie kosztów wytwarzanego przez Zespół ciepła, w celu zweryfikowania stosowanej obecnie stawki.

O sposobie wykonania zaleceń proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

   Z-ca Prezesa

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Wójt Gminy Poświętne