Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Teatrze Dramatycznym im. Józefa Piłsudskiego w Białymstoku

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 31 sierpnia 2007 roku (znak: RIO.I.6012 - 6/07), o treści jak niżej:

Pan Piotr Dąbrowski

Dyrektor

Teatru Dramatycznego

im. Józefa Piłsudskiego

w Białymstoku

         W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za okres 2005 i 2006 r., przeprowadzonej w Teatrze Dramatycznym w Białymstoku na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

         Zakresem koordynowanej kontroli gospodarki finansowej samorządowej instytucji kultury za lata 2005-2006 objęto sprawy organizacyjne, rachunkowość i sprawozdawczość instytucji, realizację przychodów i kosztów oraz udzielanie zamówień publicznych.

          W wyniku czynności kontrolnych stwierdzono, że w dokumentacji opisującej przyjęte w instytucji zasady rachunkowości określono metody wyceny aktywów i pasywów oraz zasady ustalania wyniku finansowego. Z przyjętych metod wyceny aktywów i pasywów należy zwrócić uwagę na przyjęte w Teatrze zasady wyceny funduszu instytucji kultury i rozliczeń międzyokresowych przychodów – str. 12 -15 protokołu kontroli.

          Dokumentacja stanowi, że fundusz instytucji kultury ujmuje się w księgach rachunkowych z podziałem na rodzaje i według zasad określonych w ustawie o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej. Zwiększenie i zmniejszenie funduszu wynikające z przeznaczenia środków na finansowanie inwestycji dotyczy wyłącznie środków otrzymanych w formie dotacji na ten cel. Zwiększenie i zmniejszenie funduszu instytucji kultury nie dotyczy wydatków na cele inwestycyjne finansowane z własnych środków.

W dokumentacji określonej zarządzeniem Nr 15/2002 z dnia 28 sierpnia 2002 r. przyjęto, że rozliczenia międzyokresowe przychodów obejmują: równowartość otrzymanych od odbiorców środków za wykonanie usług w przyszłych okresach sprawozdawczych oraz wartość prawa użytkowania wieczystego gruntu ustalonego w decyzji Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego. Od 1 stycznia 2005 r., w wyniku zmian wprowadzonych w dokumentacji opisującej przyjęte w Teatrze zasady rachunkowości, rozliczenia międzyokresowe przychodów obejmują również przychody z tytułu otrzymanych dotacji na sfinansowanie nabycia lub wytworzenia środków trwałych w momencie dokonania zapłaty (Wn 800 „Fundusz instytucji kultury”, Ma 840 „Rozliczenie międzyokresowe przychodów”).

          W zakresie ewidencjonowania operacji dotyczących zmian w stanie funduszu jednostki i rozliczeń międzyokresowych przychodów przepisy ustawy z dnia 29 września 2004 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) stanowią, że:

- kapitały (fundusze) własne ujmuje się w księgach rachunkowych z podziałem na ich rodzaje i według zasad określonych przepisami prawa, postanowieniami statutu lub umowy o utworzeniu jednostki (art. 36 ust. 1);

- rozliczenia międzyokresowe przychodów, dokonywane z zachowaniem zasady ostrożności, obejmują w szczególności środki pieniężne otrzymane na sfinansowanie nabycia lub wytworzenia środków trwałych, w tym także środków trwałych w budowie oraz prac rozwojowych oraz przyjętych nieodpłatnie, w tym także w drodze darowizny, środków trwałych w budowie, środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych – jednakże tylko w tych podmiotach, w których otrzymane na wymieniony cel środki pieniężne i otrzymane nieodpłatnie składniki aktywów trwałych nie zwiększają kapitałów (funduszy) własnych (art. 41 ust. 1 i 2).

Z przepisów ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2001 r. Nr 13, poz. 123 ze zm.) wynika jednoznacznie, że dotacje budżetowe na finansowanie rozwoju instytucji kultury, nieodpłatnie otrzymane środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne, a także środki z innych źródeł – zwiększają fundusz instytucji kultury (art.29 ust. 2 i 3).W świetle przywołanych przepisów ustawy o rachunkowości oznacza to, że rozliczenia międzyokresowe przychodów nie mogą obejmować m.in. dotacji budżetowych na finansowanie rozwoju instytucji kultury, nieodpłatnie otrzymanych składników majątku trwałego oraz środków z innych źródeł.

         Przyjęte w kontrolowanej jednostce rozwiązania w zakresie ewidencji rozliczeń międzyokresowych przychodów, polegające na stopniowym zwiększaniu pozostałych przychodów operacyjnych o omówione rozliczenia międzyokresowe przychodów, równolegle do odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych, pozostają więc w sprzeczności z regulacjami zawartymi w ustawie o rachunkowości. Dodać należy, iż zmienione od 2005 r. zasady ewidencji w zakresie rozliczeń międzyokresowych przychodów były faktycznie stosowane również przed 1 stycznia 2005 r. Świadczy o tym saldo konta 840 na koniec 2004 r. w kwocie 1.516.427,55 zł, obrazujące finansowanie z dotacji zakupu środków trwałych (209.255, 73 zł), modernizacji schodów głównych (240.625,06 zł) i modernizacji teatru (1.066.546,76 zł).

Z ustaleń kontroli wynika także, że kontrolowana jednostka nie jest konsekwentna w stosowaniu odmiennych od rozwiązań ustawowych zasad ewidencji funduszu instytucji kultury i rozliczeń międzyokresowych przychodów. Nieodpłatnie nabyte prawo wieczystego użytkowania gruntów nie zwiększyło funduszu instytucji kultury, ale zostało wprowadzone do ksiąg rachunkowych Teatru jako rozliczenie międzyokresowe przychodów. Nabyte w podobny sposób prawo własności budynków położonych przy ul. Elektrycznej 12 i ul. Branickiego 15 – w związku z wygaśnięciem zobowiązań wobec Skarbu Państwa w kwocie 3.071.529 zł z mocy art. 44a ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej – zwiększyło w rzeczywistości fundusz instytucji kultury.

          Ponadto, badana jednostka okazała kontrolującemu pismo Departamentu Rachunkowości Ministerstwa Finansów (DR-3/500-035-1-EK/02 z dnia 8 maja 2002 r.), adresowane do jednego z urzędów marszałkowskich, w którym wyrażono m.in. pogląd, że:

- instytucja kultury, jako osoba prawna, jest obowiązana do stosowania przepisów ustawy o rachunkowości, z uwzględnieniem przepisów ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej;

- obowiązujący w niezmienionym od 1991 r. brzmieniu przepis art. 29 ust. 4 pkt 3 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej, traktujący o zmniejszaniu funduszu instytucji o finansowanie inwestycji, nie jest zgodny z zasadami rachunkowości stosowanymi w odniesieniu do ewidencji kosztów inwestycji wynikającymi z ustawy o rachunkowości i praktycznie niemożliwy do zastosowania. W związku z tym, zdaniem Departamentu należałoby kierować się zasadą lex posterior derogat legi priori i ujmować zdarzenia, wynikające z przywołanego przepisu, w księgach rachunkowych zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy o rachunkowości.

Rozwiązanie przyjęte w kontrolowanej jednostce, polegające na księgowaniu finansowania inwestycji zapisem Wn 800 „ Fundusz instytucji kultury”, Ma 840 „Rozliczenie międzyokresowe przychodów”, nie uwzględnia tej zasady i jest niezgodne z przepisami art. 36 ust. 1 i art. 41 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości. Sprzeczny z art. 41 ust. 2 ustawy o rachunkowości jest również zapis w zakładowym planie kont o ujmowaniu na rozliczeniach międzyokresowych kosztów wartości nieodpłatnie nabytego prawa wieczystego użytkowania gruntów. Natomiast przyjęta w dokumentacji opisującej politykę rachunkowości zasada, że zmniejszanie funduszu instytucji kultury nie obejmuje finansowania inwestycji z własnych środków, jest zgodna z poglądem Departamentu Rachunkowości Ministerstwa Finansów.

Z ustaleń kontroli wynika, że stosowane w Teatrze zasady rachunkowości, w szczególności w zakresie ewidencji rozliczeń międzyokresowych przychodów, mają istotny wpływ na planowanie i poziom przychodów, wynik za dany rok oraz na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej:

- w planie przychodów Teatru, poza przychodami w postaci wpływów, są przyjmowane przychody przeniesione w danym roku z rozliczeń międzyokresowych przychodów na pozostałe przychody operacyjne, w wysokości przypadającej na dany rok amortyzacji środków trwałych zakupionych z dotacji lub otrzymanych nieodpłatnie. Przychody z tego tytułu nie wystąpiłyby w przypadku prowadzenia rachunkowości zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o rachunkowości. W rzeczywistości, pozostałe przychody operacyjne (odpowiadające odpisom amortyzacyjnym) na 2005 r. zaplanowano w kwocie 124.600 zł, a wykonano w wysokości 146.602,30 zł, zaś plan 2006 r. w tej pozycji przychodów wyniósł 248.500 zł, a wykonanie 179.013,59 zł – str. 29-32 protokołu kontroli;

- wystąpiło zniekształcenie funduszu instytucji i stanu rozliczeń międzyokresowych przychodów; z analizy zapisów na koncie 800 „Fundusz instytucji kultury” i 840 „Rozliczenie międzyokresowe przychodów”, wynika, że :

a) na koniec 2005 r., w związku z naruszeniem art. 41 ustawy o rachunkowości, fundusz instytucji był zaniżony, a stan rozliczeń międzyokresowych przychodów zawyżony o 2.810.345,95 zł,

b) na koniec 2006 r. fundusz instytucji kultury został zaniżony o 3.125.903,75 zł, a stan rozliczeń międzyokresowych zawyżony o tę kwotę – str. 18-19 protokołu kontroli.

- w związku ze zwiększaniem w każdym roku obrotowym pozostałych przychodów operacyjnych o równowartość amortyzacji od środków trwałych otrzymanych nieodpłatnie (prawo wieczystego użytkowania gruntów) lub zakupionych z przyznanych na ten cel dotacji celowych, wynik finansowy 2005 r. został zawyżony o 146.602,30 zł, a wynik 2006 r. o 179.013,59 zł – str. 30, 32 protokołu kontroli.

          W wyniku badania prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych ustalono poza tym, że w niektórych przypadkach były stosowane odmienne zasady funkcjonowania kont niż opisane w dokumentacji zasad rachunkowości. W dokumentacji określono, że zasady funkcjonowania kont przyjmuje się według „Wzorcowego planu kont” wydanego przez Finanss-Servis Zespół Doradców Finansowo-Księgowych Sp. z o.o. w Warszawie (wydanie z 2001 r.). Inaczej niż w zakładowym planie kont prowadzono ewidencję rozliczeń zakupów gotówkowych dokonywanych przez pracowników z pobranych zaliczek i ze środków własnych oraz rozrachunków z tytułu wynagrodzeń. Odstępstwa te nie miały wpływu na rzetelność ksiąg, jednakże stosowna informacja o zmianach wzorcowych rozwiązań powinna być zawarta w dokumentacji zasad rachunkowości – str. 20-21 protokołu kontroli.

         Przyczyną wystąpienia stwierdzonych nieprawidłowości była wadliwa interpretacja przepisów ustawy o rachunkowości i ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej.

Stosownie do postanowień art. 44 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych ( Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych ponosi jej kierownik. Na kierowniku spoczywa również powinność wdrożenia i aktualizowania dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady rachunkowości oraz nadzór nad prowadzeniem rachunkowości, stosownie do postanowień art. 4 ust. 5 i art.10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.

Prowadzenie rachunkowości instytucji kultury należy do głównego księgowego, stosownie do art. 45 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Dostosowanie dokumentacji opisującej przyjęte w Teatrze zasady rachunkowości w zakresie ewidencji i wyceny funduszu instytucji kultury i rozliczeń międzyokresowych przychodów do rozwiązań określonych w ustawie o rachunkowości i w ustawie o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej, posiłkując się opisaną w wystąpieniu i posiadaną przez Teatr interpretacją przepisów.

2. Skorygowanie w księgach rachunkowych 2007 r. wadliwych stanów funduszu instytucji kultury i rozliczeń międzyokresowych poprzez wystornowanie zapisów strony Wn konta 840 i odpowiadających tym zapisom pozostałych przychodów operacyjnych (równowartość amortyzacji od środków trwałych nieodpłatnie otrzymanych i nabytych za środki z dotacji) i przeniesienie salda konta 840 (konta analityczne 840/01, 840/02, 840/10, 840/12, 840/16, 840/17, 840/19 i 840/21) na zwiększenie funduszu instytucji kultury.

3. Dokonanie zmian w planie przychodów na 2007 r. w formie pomniejszenia w tym planie pozostałych przychodów operacyjnych wynikających z rocznej amortyzacji od nieodpłatnie otrzymanych i nabytych z dotacji środków trwałych.

4. Prowadzenie zapisów na kontach syntetycznych, w zakresie ewidencji rozrachunków z tytułu rozrachunków z pracownikami w związku z rozliczeniami zakupów gotówkowych i rozliczeń wynagrodzeń, zgodnie z przyjętym do stosowania wzorcowym planem kont lub uwzględnienie stosowanych odstępstw w dokumentacji opisującą przyjęte w jednostce zasady rachunkowości.

O sposobie wykonania zaleceń proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych.

Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Zarząd Województwa Podlaskiego