zalecenia - Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Jeleniewie

Autor:	BIP Admin
Dodane przez:	BIP Admin
Data utworzenia:	2007-05-25 11:56
Data modyfikacji:	2007-05-25 11:56
Data publikacji:	2007-05-25 11:56
Wersja dokumentu:	1

Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Zakładzie Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Jeleniewie

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej

w Białymstoku Zespół w Suwałkach

Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 27 kwietnia 2007 roku (znak: RIO.V.6012 - 1/07), o treści jak niżej:

Pan Wacław Wawrzyn

Kierownik

Zakładu Gospodarki

Komunalnej i Mieszkaniowej

w Jeleniewie

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za 2006 rok, przeprowadzonej w Zakładzie Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Jeleniewie na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 roku Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach, stwierdzono uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Kontrolą objęto sprawy z zakresu gospodarki finansowej dotyczące organizacji i kontroli wewnętrznej zakładu, księgowości i sprawozdawczości, gospodarki pieniężnej i rozrachunków, prawidłowości opracowania planu finansowego, realizacji przychodów, realizacji wybranych rodzajów kosztów, udzielania zamówień publicznych oraz gospodarki składnikami majątkowymi.

Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Jeleniewie funkcjonuje od 1994 roku na podstawie uchwały Nr 169/94 Rady Gminy Jeleniewo z dnia 30 marca 1994 roku, w formie gminnego zakładu budżetowego. Stwierdzono, że w kontrolowanym okresie występowały uchybienia organizacyjne stojące w sprzeczności z odrębnością organizacyjną zakładu jako jednostki sektora finansów publicznych. Przejawiało się to w szczególności:

a) nie nadaniem przez Pana Kierownika zakresu czynności głównemu księgowemu Zakładu. Stosownie do art. 45 ust. 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) głównym księgowym jest pracownik, któremu kierownik jednostki sektora finansów publicznych powierza obowiązki i odpowiedzialność w zakresie określonym w tym przepisie. Główny księgowy wykonywał swoje obowiązki w oparciu o zakres czynności nadany przez Wójta Gminy Jeleniewo dnia 4 stycznia 1994 roku (jeszcze jako pracownikowi Urzędu). W dniu 1 kwietnia 1995 roku osoba ta została zatrudniona jako główny księgowy Zakładu. Należy ponadto dodać, że treść zakresu czynności nie odpowiada wymaganiom obecnie obowiązującego art. 45 ustawy o finansach publicznych w zakresie wykonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz dokonywania wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych, tj. elementów określonych w ust. 1 pkt 3 i 4 przywołanego artykułu. Ustalono jednakże, iż mimo rozbieżności zakresu z obowiązującymi przepisami, w praktyce dowody finansowo-księgowe poddawane były wstępnej kontroli w zakresie przypisanym ustawą do obowiązków głównego księgowego – str. 4-5 protokołu kontroli,

b) wprowadzeniem regulaminu premiowania pracowników zakładu przez Wójta, czyli osobę nie pełniącą funkcji pracodawcy wobec pracowników Zakładu w rozumieniu ustawy z dnia 22 marca 1990 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1593 ze zm.) – str. 31 protokołu kontroli,

c) nieustaleniem przez Pana Kierownika zakładowych norm zużycia paliwa dla samochodów będących w posiadaniu Zakładu. Obowiązujące normy zostały ustalone zarządzeniem Wójta Gminy z 1992 roku (przed utworzeniem Zakładu). W praktyce natomiast stosowane są odmienne zasady rozliczania paliwa samochodu Star (wóz asenizacyjny), co jednakże nie zostało pisemnie ustalone przez Pana Kierownika jako kierownika jednostki sektora finansów publicznych odpowiedzialnego za ustalenie pisemnych procedur kontroli finansowej na podstawie art. 47 ust. 3 ustawy o finansach publicznych – str. 36-37 protokołu kontroli,

d) podjęciem przez Wójta decyzji w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji w Zakładzie, co narusza postanowienia instrukcji inwentaryzacyjnej obowiązującej w zakładzie, zgodnie z którą kierownik zakładu ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie inwentaryzacji polegających na organizacyjnym przygotowaniu inwentaryzacji (wydanie stosownego zarządzenia, powołanie komisji inwentaryzacyjnej, kontrola przebiegu inwentaryzacji, itp.) – str. 10 i 42 protokołu kontroli.

W trakcie kontroli poddano ocenie wewnętrzne regulacje dotyczące organizacji Zakładu, pod kątem zapewnienia właściwego funkcjonowania wewnętrznej kontroli finansowej, o której mowa w przepisach art. 47 ustawy o finansach publicznych. W kontrolowanym Zakładzie rozwiązania dotyczące funkcjonowania kontroli wewnętrznej zawarte zostały w opracowaniu zatytułowanym „Procedury kontroli finansowej”, w instrukcjach: sporządzania, obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo-księgowych oraz inwentaryzacyjnej, a także w zakresach czynności określających uprawnienia i odpowiedzialność pracowników.

Stwierdzono, że obowiązująca w Zakładzie Instrukcja sporządzania, obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo-księgowych nie wyczerpuje w pełni zagadnień służących wykonywaniu wewnętrznej kontroli finansowej. W szczególności należy zwrócić uwagę na brak określenia wszystkich dokumentów przyjętych do stosowania w jednostce w celu dokumentowania operacji finansowych (dotyczy to dowodów kasowych KP i KW, wyciągów bankowych, raportów kasowych, czeków gotówkowych, rachunków i faktur zakupu, not księgowych, polecenia księgowania, rozliczenia kosztów podróży służbowej, rozliczenia kosztów używania prywatnych samochodów do celów służbowych). Wspomniana instrukcja posiada również braki w zakresie pełnego wykazu operacji gospodarczych, do udokumentowania których służą poszczególne dokumenty finansowo-księgowe. Procedury wewnętrzne powinny zawierać opis obiegu i kontroli wszystkich dokumentów, dając możliwość prześledzenia ich drogi, od momentu sporządzenia albo wpływu do momentu zadekretowania i ujęcia w księgach rachunkowych. Analiza dokumentacji finansowo-księgowej wykazała, że dowody księgowe nie zawierały wskazania daty ich wpływu do jednostki. Opatrywanie dowodów zewnętrznych datami wpływu ma zasadnicze znaczenie m.in. dla terminowości regulowania zaciągniętych zobowiązań. Stwierdzono ponadto, że w instrukcji nie zamieszczono imiennego wykazu osób upoważnionych do sprawdzania dokumentów pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym wraz z wzorem ich podpisu. Wykaz taki stanowi element ułatwiający identyfikację osób upoważnionych do wykonywania kontroli i weryfikację funkcjonowania procedur kontroli. Pracownicy zakładu nie dokumentowali faktu zapoznania się z obowiązującymi w zakładzie uregulowaniami, niezbędnymi do prawidłowego wykonywania przez nich zadań – str. 9-12 protokołu kontroli.

Stwierdzono, że nieprawidłowo wykonywana była kontrola w stosunku do kart drogowych. Badanie kart wykazało, iż nie były one podpisywane przez osobę stwierdzającą wyjazd oraz kontrolującą obliczone wyniki. W kartach drogowych nie wskazywano normatywnego zużycia paliwa, które wykazywane było w kartotekach kontroli zużycia paliwa. Stosownie do postanowień instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo-księgowych rozliczanie paliwa powinien prowadzić kierowca, a nie kierownik jednostki, do zadań którego należało sprawdzenie rozliczenia zakupionego paliwa – str. 37-38 protokołu kontroli.

Z przywołanych na wstępie przepisów ustawy o finansach publicznych wynika, że kierownik jednostki sektora finansów publicznych jest zobowiązany do zorganizowania odpowiedniego systemu kontroli wewnętrznej w swojej jednostce oraz zapewnienia jego przestrzegania. Wewnętrzna kontrola powinna dotyczyć wszystkich procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem, zaś jej wykonywanie powinno mieć oparcie w procedurach ustalonych przez kierownika jednostki w formie pisemnej. Procedury te powinny być opracowane z uwzględnieniem zadań, struktury organizacyjnej i kadrowej jednostki. Wytyczne podlegające uwzględnieniu w organizacji systemu kontroli wewnętrznej określają obecnie „Standardy kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych”, ogłoszone Komunikatem Ministra Finansów Nr 13 z dnia 30 czerwca 2006 roku (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 7, poz. 58).

Kontrola dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości wykazała, że nie odpowiada ona swoimi postanowieniami faktycznie stosowanym rozwiązaniom w zakresie sposobu prowadzenia części ksiąg rachunkowych (ewidencji analitycznej środków trwałych i materiałów). Ewidencje te prowadzone są – w odróżnieniu od pozostałych urządzeń księgowych – ręcznie. Z przepisów wewnętrznych wynika natomiast, że wszystkie księgi rachunkowe prowadzone są za pomocą komputera – str. 12 protokołu kontroli.

W zakresie kosztów Zakładu stwierdzono, że Urząd Gminy obciąża ZGKiM fakturami za korzystanie z telefonów, internetu, wody i ścieków, bez ustalenia zasad tych rozliczeń (Zakład korzysta z pomieszczeń Urzędu). Koszty zakładu z tego tytułu ujmowane są w wysokości wskazanej w wystawianych przez Urząd fakturach. Należy wskazać, iż wymienione koszty wpływają na kalkulację cen usług świadczonych przez Zakład, w związku z czym zasadne jest podjęcie działań zmierzających do formalnego uregulowania zasad ponoszenia tych kosztów – str. 35-36 protokołu kontroli.

Stwierdzono przypadek nieprawidłowego stosowania klasyfikacji budżetowej, dotyczący opłat za korzystanie z wód podziemnych i składowanie śmieci, które ujmowano w par. 4300 „Zakup usług pozostałych” zamiast w par. 4430 „Różne opłaty i składki”, jak tego wymagają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.) - str. 35 protokołu kontroli.

Badanie prawidłowości naliczania i odprowadzania odpisu na rachunek Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych wykazało, że równowartość naliczonego odpisu nie została przekazana na rachunek Funduszu w terminach wskazanych w art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 ze zm.), ponieważ do 31 maja 2006 r. nie przekazano 75% równowartości odpisu – str. 33 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości zakładu budżetowego.

Stosownie do postanowień art. 44 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych, odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych, w tym wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli finansowej, ponosi jej kierownik.

Obowiązki w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, stosownie do zakresu czynności, należały do głównego księgowego. Prawa i obowiązki głównego księgowego jednostki sektora finansów publicznych określają przepisy art. 45 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Określenie zakresu obowiązków i odpowiedzialności pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku głównego księgowego, mając na uwadze postanowienia art. 45 ustawy o finansach publicznych.

2. Formalne wprowadzenie – w związku z pełnieniem funkcji pracodawcy w stosunku do pracowników Zakładu – regulaminu premiowania pracowników.

3. Formalne ustalenie norm zużycia paliwa w pojazdach posiadanych przez Zakład.

4. Przestrzeganie postanowień instrukcji inwentaryzacyjnej w zakresie spoczywającego na Panu Kierowniku obowiązku organizacyjnego przygotowania inwentaryzacji.

5. Uzupełnienie regulacji wewnętrznych, składających się na pisemne procedury kontroli finansowej, o elementy wskazane w części opisowej wystąpienia i protokole kontroli, poprzez:

a) określenie zasad obiegu i kontroli wszystkich rodzajów dokumentów finansowo-księgowych stosowanych przez zakład w celu dokumentowania operacji gospodarczych,

b) ustalenie procedury zapewniającej, aby dokumenty księgowe otrzymywane z zewnątrz były opatrywane adnotacją o dacie ich wpływu do jednostki.

6. Dokumentowanie faktu zaznajomienia pracowników jednostki z obowiązującymi procedurami kontroli wewnętrznej.

7. Zapewnienie przestrzegania ustalonych procedur kontroli i obiegu dokumentów finansowo-księgowych w stosunku do kart drogowych.

8. Dostosowanie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości do faktycznych rozwiązań w zakresie techniki prowadzenia ewidencji pomocniczej materiałów i środków trwałych.

9. Zobowiązanie głównego księgowego Zakładu do stosowania prawidłowej klasyfikacji kosztów.

10. Ustalenie w porozumieniu z Wójtem pisemnych zasad obciążania Zakładu kosztami wynikającymi z wykorzystywania pomieszczeń Urzędu Gminy.

11. Przestrzeganie terminów przekazywania równowartości odpisu na rachunek Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.

O sposobie wykonania zaleceń proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Suwałkach w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

w Białymstoku

Do wiadomości:

Regionalna Izba Obrachunkowa

w Białymstoku Zespół w Suwałkach

W wyniku kontroli w w/w jednostce skierowano pismo z dnia 27.04.2007 roku, do organu wykonawczego:

Pan

Sławomir Adam Bielski

Wójt Gminy Jeleniewo

W okresie od 30 stycznia do 28 lutego 2007 r. inspektor Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach przeprowadził kontrolę Zakładu Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Jeleniewie. Poczynione ustalenia stanowiły podstawę wystosowania wystąpienia pokontrolnego do Kierownika ZGKiM, które przekazuję Panu w załączeniu.

Ustalenia kontroli prowadzą do wniosku, iż działania podjęte przez Pana Wójta w toku procedury zatwierdzania taryf za sprzedawaną wodę i odprowadzane ścieki w 2006 roku, wszczętej poprzez złożenie przez Kierownika Zakładu wniosku o zatwierdzenie taryf, były niezgodne z obowiązującymi przepisami. Kontrola wykazała, iż przychody ze sprzedaży wody i odprowadzania ścieków pobierane były w 2006 roku na podstawie taryf ustalonych przez Radę Gminy Jeleniewo 3 grudnia 2004 r., ustalających ceny na rok 2005. Sporządzony przez Kierownika Zakładu wniosek o zatwierdzenie taryf na 2006 rok przedłożony został Panu Wójtowi, stosownie do postanowień art. 24 ust. 2 ustawy z dnia 7 czerwca 2001 roku o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzeniu ścieków (Dz. U. z 2006 r. Nr 123, poz. 858). Z treści protokołu wynika, że Pan Wójt nie uznał za celowe podwyższania wysokości taryf w stosunku do ustalonych przez Radę na 2005 rok. W efekcie przedłożony przez Kierownika wniosek nie został poddany pod głosowanie Rady. Zgodnie z ogólną zasadą wyrażoną w art. 24 ust. 1 tej ustawy taryfy podlegają zatwierdzeniu w drodze uchwały rady gminy.

Należy wskazać, że począwszy od 17 sierpnia 2005 r. ustawa o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków stwarza możliwość podjęcia przez radę gminy uchwały, na mocy art. 24 ust. 9a-9c ustawy, o przedłużeniu obowiązywania ustalonej na dany rok taryfy, na kolejny okres nie dłuższy jednak niż 1 rok. Podstawą podjęcia uchwały tej treści jest wniosek przedsiębiorstwa wodociągowo-kanalizacyjnego w sprawie przedłużenia czasu obowiązywania dotychczasowych taryf. Zatem, w świetle obecnego stanu prawnego, raz ustalona taryfa nie może obowiązywać dłużej niż 2 lata, przy czym podstawą jej obowiązywania musi być stosowna uchwała rady dotycząca ustalenia nowych taryf (w pierwszym roku jej obowiązywania) oraz przedłużenia okresu obowiązywania taryfy ustalonej na rok poprzedni (w roku drugim). Przepisy ustawy nie przewidują kompetencji wójta w zakresie przedłużania okresu obowiązywania taryf. Nie stwarzają także możliwości nie przedstawienia radzie wniosku przedłożonego przez przedsiębiorstwo wodociągowo-kanalizacyjne.

Niezależnie od tego wskazania wymaga, że – jak wynika z treści protokołu – przedmiotem złożonego przez Kierownika wniosku był zamiar podwyższenia wysokości taryf, a nie przedłużenia ich obowiązywania. W takim przypadku wójtowi przysługuje prawo weryfikacji taryfy zaproponowanej we wniosku pod kątem jej prawidłowości oraz celowości ponoszenia kosztów stanowiących podstawę kalkulacji (art. 24 ust. 4 ustawy). Taryfy po wykonaniu wskazanych czynności przez wójta również powinny zostać przedłożone do uchwalenia radzie. W przypadku, gdy rada nie podejmie uchwały w sprawie taryf, wchodzą one w życie w trybie określonym w art. 24 ust. 8 ustawy, tj. po upływie 70 dni od dnia złożenia wniosku przez przedsiębiorstwo wodociągowo-kanalizacyjne.