Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej Miasta Suwałki

przeprowadzona w Urzędzie Miasta Suwałki

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej

w Białymstoku Zespół w Suwałkach

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 21 września 2007 roku (znak: RIO.V.6011 - 2/07), o treści jak niżej:

                                                                              Pan

                                                                              Józef Gajewski

                                                                              Prezydent Suwałk

         W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej miasta Suwałk za okres 2006 roku, przeprowadzonej w Urzędzie Miejskim Suwałki na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001r. Nr 155, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

         Zakresem kontroli objęto m.in. regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania miasta Suwałki, sprawowanie kontroli wewnętrznej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, wykonanie budżetu, w tym realizację wybranych dochodów i wydatków, prawidłowość udzielania i rozliczania dotacji celowych na zadania zlecone podmiotom niezaliczonym do sektora finansów publicznych, udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych, gospodarowanie mieniem komunalnym, wykonanie zaleceń pokontrolnych.

Ustrój miasta Suwałki reguluje statut wprowadzony uchwałą Nr VII/58/03 Rady Miejskiej w Suwałkach z dnia 26 marca 2003 roku. Natomiast podstawowym aktem regulującym strukturę Urzędu Miejskiego jest „Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego” nadany zarządzeniem Nr 162/05 Prezydenta Miasta Suwałk z dnia 1 sierpnia 2005 roku. Określa on m.in. zasady kierowania Urzędem, zadania zastępców Prezydenta, Sekretarza, Skarbnika oraz poszczególnych wydziałów Urzędu. Regulamin stanowi, iż wydziałami kierują naczelnicy na zasadzie jednoosobowego kierownictwa i odpowiedzialności za wyniki pracy wydziału.

         Analizując organizację systemu kontroli wewnętrznej w badanej jednostce ustalono, że w okresie od 01.01.2005 r. do 01.11.2006 r., mimo takiego obowiązku, w Urzędzie nie była zatrudniona osoba na stanowisku audytora wewnętrznego (w okresie marzec – grudzień 2004 r. w Urzędzie była zatrudniona osoba pełniąca obowiązki audytora wewnętrznego). Powinność rozpoczęcia audytu wewnętrznego przed upływem I kwartału 2004 roku, z uwagi m.in. na gromadzenie znacznych środków publicznych, wynikała z przepisów art. 35d ust. 2 i 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 ze zm.; obecnie art. 49 ustawy o finansach publicznych z 30 czerwca 2005 r. (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.)) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2002 r. w sprawie określenia kwot przychodów oraz wydatków środków publicznych dokonywanych w ciągu roku kalendarzowego, których przekroczenie powoduje obowiązek prowadzenia audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 234, poz. 1970; obecnie rozporządzenie Ministra Finansów z 24 czerwca 2006 r. (Dz. U. Nr 112, poz. 763)). W myśl poprzednio obowiązujących „Standardów audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych” z dnia 30 stycznia 2003 roku (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 3 poz. 14; obecnie z dnia 26 czerwca 2006 r. (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 7, poz. 56)), pkt. 3.1. „Komórka audytu wewnętrznego”, kierownik jednostki jest odpowiedzialny za utworzenie komórki audytu wewnętrznego lub stanowiska do spraw audytu wewnętrznego i za zapewnienie organizacyjnej odrębności wykonywanych przez nie zadań. Obsadzenie wakatu na stanowisku audytora wewnętrznego nastąpiło z dniem 2 listopada 2006 r. – str. 16-17 protokołu kontroli.

         Jak stanowią przepisy art. 187 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych, organ wykonawczy jednostki samorządu terytorialnego kontroluje przestrzeganie, przez podległe i nadzorowane przez siebie jednostki sektora finansów publicznych, realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków. Kontrola, o której mowa, obejmuje w każdym roku co najmniej 5 % wydatków podległych jednostek organizacyjnych. Stwierdzono, że w 2006 roku kontrolą taką

objęto mniej niż 5% wydatków podległych jednostek (ok. 3%), a zatem nie wypełniono wskazanych obowiązków – str. 17-18 protokołu kontroli. Z regulaminu organizacyjnego Urzędu, w zakresie postanowień dotyczących podziału obowiązków, wynika, że nadzór i kontrola nad gospodarką finansową gminnych jednostek organizacyjnych, w tym prowadzenie, za pomocą inspektorów ds. kontroli i rewizji, kontroli w jednostkach i zakładach budżetowych, należą do zadań Skarbnika – str. 10-11 protokołu kontroli.

         Badając rozdział zadań i odpowiedzialności pomiędzy pracowników wydziału finansowego, jako element systemu kontroli wewnętrznej, ustalono, że zakresy czynności niektórych pracowników nie zawierały ustanowionego zastępstwa na czas nieobecności pracownika, niektóre czynności były przypisane dwóm pracownikom bez bliższego określenia zakresu odpowiedzialności za wykonywane zadania; poza tym ustalono, że pracownik wykonywał obsługę kasową Urzędu bez pisemnego powierzenia takich obowiązków. Dokonywanie podziału zadań i obowiązków pomiędzy pracowników wydziału finansowego oraz opracowywanie i doręczanie zakresów czynności należy do zadań naczelnika wydziału. W trakcie trwania kontroli okazano uaktualnione zakresy czynności, w których szczegółowo zostały ustalone faktycznie wykonywane przez pracowników czynności oraz zastępstwa w czasie ich absencji – str. 19-20 protokołu kontroli.

         W sferze rachunkowości kontroli poddano prawidłowość opracowania dokumentacji przyjętych w jednostce zasad (polityki) rachunkowości, prowadzenia ksiąg rachunkowych budżetu i Urzędu jako jednostki budżetowej (w oparciu o próbę dowodów księgowych i dokonanych na ich podstawie zapisów księgowych) oraz sporządzania sprawozdawczości jednostkowej i zbiorczej.

W dokumentacji zasad rachunkowości, przyjętej zarządzeniem nr 185/05/06 Prezydenta Miasta z dnia 6 września 2005 r., został ustalony m.in. wykaz ksiąg rachunkowych – stosownie do wymogu art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. b) ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.). W wykazie tym zbędnie określono, iż księgi rachunkowe obejmują m.in. wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz), o którym mowa w art. 13 ust. 1 pkt 5 ustawy o rachunkowości. Jak o tym stanowi art. 19 ust. 1 ustawy, obowiązek sporządzenia takiego wykazu (inwentarza) dotyczy jedynie jednostek, które uprzednio nie prowadziły ksiąg rachunkowych w sposób określony ustawą. W pozostałych jednostkach rolę inwentarza spełnia zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych, sporządzone na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych (tak też w praktyce badana jednostka sporządza jedynie zestawienia obrotów i sald) – str. 21 protokołu kontroli. Ponadto, z ustaleń kontroli zawartych na str. 22 protokołu kontroli wynika, że w dokumentacji nie uregulowano w należyty sposób zasad ochrony danych, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów, tj. elementu dokumentacji wymaganego przepisem art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy. Wymogi w zakresie ochrony zasobów rachunkowości okręcają przepisy rozdz. 8 ustawy o rachunkowości.

Kontrola prowadzenia ksiąg rachunkowych budżetu miasta i Urzędu Miejskiego jako jednostki budżetowej wykazała nieprawidłowości naruszające przepisy ustawy o rachunkowości, rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości i planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752 ze zm.), zastąpionego obecnie rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. (Dz. U. Nr 142, poz. 1020), a także regulacji wewnętrznych, polegające na:

a) nie sporządzaniu zestawień obrotów dzienników częściowych (prowadzonych dla jednostki) za okresy sprawozdawcze nakazanych art. 14 ust. 3 ustawy, a także postanowieniem zakładowego planu kont – str. 21 protokołu kontroli;

b) nie sumowaniu obrotów dziennika narastająco od początku roku, wymaganego przepisem art. 14 ust. 2 ustawy – str. 21-22 protokołu kontroli;

c) nie nadawaniu dowodom księgowym, ujętym pod wyciągami bankowymi budżetu, cech nakazanych art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy, tj. stwierdzenia zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania; wymóg dekretacji wynikał również z uregulowań własnych wskazanych w § 24 instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo-księgowych – str. 23 protokołu kontroli;

d) nie zachowaniu zasady czystości obrotów na koncie 130 „Rachunek bieżący jednostki budżetowej” w odniesieniu do zapisów dotyczących dokonywanych zwrotów, błędnych wpłat, refundacji, wbrew zasadom funkcjonowania tego konta zawartym w załączniku nr 2 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości. Powyższa nieprawidłowość dodatkowo skutkowała niezgodnością zapisów dokonanych na tym koncie z zapisami w księgowości banku – str. 23-24 protokołu kontroli;

e) pomniejszaniu zaksięgowanych wcześniej kosztów poprzez dokonywanie zapisów stornem czerwonym na stronie Wn konta kosztów, co naruszało postanowienia zakładowego planu kont w części ustalającej zasady ewidencji księgowej na koncie 400 „Koszty według rodzajów” – str. 24 protokołu kontroli;

f) nie ujęciu na koniec roku 2006 na koncie 310 „Materiały” wartości nieużytych do końca roku obrotowego zakupionych materiałów do komputerów, drukarek i kserokopiarek (atramenty, tonery, dyskietki CD, taśmy barwiące, głowice, bębny), z jednoczesnym pomniejszeniem wartości zaewidencjonowanych kosztów; stosownie do postanowienia art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy, kierownik jednostki, uwzględniając rodzaj i wartość poszczególnych grup rzeczowych składników aktywów obrotowych, może podjąć decyzję o odpisywaniu w koszty tych składników aktywów na dzień ich zakupu, jednakże ta metoda winna być połączona z ustaleniem stanu składników i jego wyceny oraz korekty kosztów o wartość tego stanu, nie później niż na dzień bilansowy – str. 25-26 protokołu kontroli;

g) przyjęciu zasady dokonywania zapisów w dzienniku budżetu na podstawie poleceń księgowania sporządzanych w oparciu o dokumenty zewnętrzne – wyciągi bankowe, zawierających jedynie symbole kont księgowych i zbiorcze kwoty operacji; dokumenty PK nie zawierały natomiast specyfikacji dowodów księgowych, na podstawie których je sporządzono, co stanowi naruszenie zasady sporządzania zbiorczych dowodów księgowych, wynikającej z przepisów art. 20 ust. 3 pkt 1 ustawy– str. 32-33 protokołu kontroli;

h) nie wskazywaniu na dowodach źródłowych ujętych pod raportami kasowymi numeru i pozycji raportu kasowego – stosownie do przepisu art. 24 ust. 4 pkt 1 ustawy udokumentowanie zapisów winno pozwalać na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych – str. 34 protokołu kontroli;

i) nieprawidłowej ewidencji – jako zobowiązania – raty subwencji oświatowej, która wpłynęła na koniec danego roku a dotyczyła (stanowiła dochód) roku następnego; tego rodzaju rata subwencji oświatowej winna być traktowana jako przychód przyszłych okresów i księgowana w ewidencji budżetu na koncie 909 „Rozliczenia międzyokresowe”, określonym w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów – str. 36 protokołu kontroli;

j) niewłaściwej ewidencji środków pomocowych przekazanych podległej jednostce budżetowej, tj. na koncie 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych”, a nie na koncie 228 „Rozliczenie wydatków ze środków funduszy pomocowych”, przeznaczonym do tego celu w przepisach rozporządzenia; w trakcie kontroli badana jednostka dokonała stosownego przeksięgowania między kontami rozrachunków – str. 36 protokołu kontroli;

k) uwidocznieniu w ewidencji budżetu na koncie 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” salda zobowiązania z tytułu podatku od towarów i usług; wystąpienie tego salda w okresie kontrolowanym było wynikiem zaniechania księgowania dochodów budżetowych w księgach rachunkowych jednostki budżetowej – wraz ze zmianą stosowanego programu komputerowego, na początku 2007 roku omawiane saldo zostało przeksięgowane do urządzeń księgowych jednostki budżetowej – str. 37 protokołu kontroli;

l) ewidencjonowaniu na koncie 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” zobowiązań dotyczących dochodów budżetu państwa podlegających przekazaniu do Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego – zamiast na koncie do tego celu przeznaczonym, tj. na koncie 224 „Rozrachunki budżetu”; w 2007 roku zaprowadzono prawidłową ewidencję wskazanych dochodów – str. 37 protokołu kontroli.

Kontrola w zakresie wykonywania obowiązków sprawozdawczych, określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 ze zm.), wykazała nieprawidłowości świadczące o niewłaściwym wykonywaniu obowiązków w zakresie kontroli przedkładanych sprawozdań jednostkowych – str. 26-30 protokołu kontroli. Jednostka otrzymująca sprawozdania jednostkowe (Urząd Miejski – wydział finansowy), na mocy § 9 ust. 3 i 4 rozporządzenia Ministra Finansów, powinna sprawdzić je pod względem formalno-rachunkowym, jest ona również uprawniona do kontrolowania merytorycznej prawidłowości złożonych sprawozdań. Nieprawidłowości w sprawozdaniach, ujawnione w trybie § 9 ust. 3 i 4 rozporządzenia, powinny być usunięte przez kierowników jednostek sporządzających sprawozdania jednostkowe przed włączeniem danych do sprawozdania zbiorczego, o czym stanowi przepis § 9 ust. 5 tego aktu prawnego.

Nieprawidłowości, które nie zostały usunięte przed włączeniem sprawozdań jednostkowych do sprawozdania zbiorczego dotyczyły sprawozdań Rb-30 z wykonania planów finansowych zakładów budżetowych sporządzonych za okres od początku roku do 31 grudnia 2006 roku (łącznie do Urzędu wpłynęło 13 sprawozdań). Kontrola RIO stwierdziła nieprawidłowości w sprawozdaniach złożonych przez 5 przedszkoli miejskich (przedszkola nr 1, 5, 6, 7, 8), które polegały na ujmowaniu w tych sprawozdaniach dotacji celowych otrzymanych na wydatki inwestycyjne w pozycjach przychodów i kosztów, zamiast w danych uzupełniających do sprawozdania, a także ujmowaniu otrzymanej dotacji celowej jako zwiększenie dotacji podmiotowej na funkcjonowanie przedszkola. Należy wskazać, iż jednostki organizacyjne funkcjonujące w formie zakładów budżetowych wykazują dotacje celowe otrzymane z budżetu na finansowanie lub dofinansowanie kosztów realizacji inwestycji i zakupów inwestycyjnych w części D sprawozdania dotyczącej danych uzupełniających o finansowaniu inwestycji ze wskazaniem źródeł finansowania wydatków inwestycyjnych, a nie w przychodach i kosztach zakładu, co wynika z § 22 załącznika Nr 33 w związku z § 23 ust. 1 pkt 1 załącznika 34 do przywołanego rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości.

Kontrola wykazała ponadto, iż w kilku przypadkach roczne sprawozdania jednostkowe zostały przedłożone po terminie. Dotyczyło to sprawozdań: Rb-ST o stanie środków na rachunkach bankowych samorządowych jednostek budżetowych – 5 przypadków; Rb-27 S z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego – 1 przypadek; Rb-WS o wydatkach strukturalnych – 1 przypadek. Terminy sporządzania sprawozdań, o których mowa wyżej regulują załączniki Nr 35 i 38 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej.

Jednostka budżetowa, jaką jest Urząd Miejski Suwałki, w okresach poprzedzających kontrolę nie sporządzała sprawozdań Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych, pomimo wydzielonego rachunku bankowego do obsługi jednostki budżetowej (konto 130) – str. 26, 31-32, 202-203 protokołu kontroli. W 2007 roku, w związku z dokonanymi zmianami w systemie rachunkowości, dochody wpływają na rachunek jednostki budżetowej i sporządza się sprawozdanie Rb-27S.

         Dokonując analizy procedur uchwalenia budżetu miasta oraz dokonywania w nim zmian stwierdzono, że 11 (spośród 24) zarządzeń Pana Prezydenta w sprawie zmian w budżecie miasta zostało przedłożonych RIO w Białymstoku Zespół w Suwałkach w terminie dłuższym niż 7 dni od daty wydania zarządzenia. Wymóg przedłożenia (m.in.) zarządzeń organu wykonawczego, w sprawach objętych zakresem nadzoru RIO, w ciągu 7 dni od daty ich wydania został określony w art. 90 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142 poz. 1591 ze zm.) – str. 49 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy, badaniu poddano między innymi dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13§ 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz.926 ze zm.), jest Prezydent Miasta. Kontrola w tym zakresie prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru dochodów, kompletności ewidencji, windykacji zaległości podatkowych oraz rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, co doprowadziło do następujących ustaleń.

Badanie przeprowadzone w zakresie prawidłowości pozyskiwania dochodów z tytułu podatku od nieruchomości od osób prawnych pozwoliło stwierdzić uchybienia, opisane na stronie 71 protokołu, polegające na opodatkowaniu gruntów rolnych (kl. V i VI), związanych z budynkami mieszkalnymi, podatkiem od nieruchomości. Jak wskazano w protokole, zawyżenie podatku z tego tytułu wyniosło 5.080 złotych. Przeprowadzona analiza porównawcza deklaracji złożonych na rok 2005 z deklaracjami złożonymi na rok 2006 wykazała niewyjaśnione rozbieżności w podstawach opodatkowania, dotyczące dwóch podatników (opis na str. 72- 73 protokołu), zawyżenie podatku z tego tytułu wyniosło 9.419 zł (w trakcie trwania kontroli podatnicy złożyli korekty deklaracji, eliminując opisane nieprawidłowości).

Następnym obszarem w obrębie, którego stwierdzono nieprawidłowości były zagadnienia z zakresu powszechności i prawidłowości wymiaru należności podatkowych osobom fizycznym. Ustalenia w tej dziedzinie dotyczyły nie prowadzenia przez organ podatkowy czynności sprawdzających w zakresie wskazywanym treścią art. 272 Ordynacji podatkowej. Wynika to z braku reakcji organu podatkowego na naruszenie przez podatników będących osobami fizycznymi obowiązku przedkładania informacji w sprawie podatku rolnego, leśnego i od nieruchomości w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie lub wygaśnięcie obowiązku podatkowego – str. 59, 61 - 62, 64 - 65 protokołu kontroli (w trakcie trwania kontroli większość podatników złożyła brakujące informacje).

Ustalono także przypadki, opisane na stronach 66 - 68 protokołu kontroli, braku opodatkowania nieruchomości zajętych na prowadzenia działalności gospodarczej, zaniżenie podatku z tego tytułu wyniosło 8.221 złotych. W trakcie trwania kontroli podatnicy złożyli informacje podatkowe, zaś organ podatkowy wydał decyzje określające wysokość zobowiązania podatkowego.

Podczas kontroli realizacji dochodów z tytułu podatku od środków transportowych ustalono, na podstawie dokumentacji podatkowej, że służby podatkowe nie stosowały przepisów ustawy Ordynacja podatkowa i w przypadku braku deklaracji podatkowych dokonywały przypisu podatku w oparciu o dane z lat ubiegłych. Organ podatkowy nie wykorzystał procedur, wynikających z treści Ordynacji podatkowej, która w art. 274a daje możliwość wezwania podatnika do złożenia deklaracji lub złożenia wyjaśnień w kwestii powodów jej nie złożenia. Nie wszczęto również postępowania podatkowego zgodnie z treścią art. 165 ustawy, w celu określenia wysokości zobowiązania podatkowego w drodze decyzji (art. 21 ustawy), stanowiącej podstawę dokonania przypisu zobowiązania podatkowego. Jak wskazuje opis zawarty na stronie 80 protokołu nieprawidłowość powyższa wystąpiła w przypadku 54 podatników, zaś kwota przypisanego z naruszeniem przepisów podatku wyniosła 102.382 złotych. Opisane nieprawidłowości stanowiły także naruszenie § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 r. w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 112, poz. 761) wskazującego, iż podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe sprawdzone pod względem formalnym i rachunkowym, a do udokumentowania przypisów lub odpisów służą deklaracje w rozumieniu art. 3 pkt 5 Ordynacji podatkowej, z których wynika zobowiązanie podatkowe lub kwota zmniejszająca to zobowiązanie.

.        Badanie przeprowadzone w zakresie prawidłowości pozyskiwania dochodów z tytułu podatku od posiadania psów (str. 83-86 protokołu) wskazuje na występowanie różnorodnych rodzajowo uchybień w stosowaniu obowiązujących przepisów. Polegały one, między innymi, na:

- wydaniu decyzji określających wysokość zobowiązania podatkowego z naruszeniem przepisów Działu IV Ordynacji podatkowej po upływie 5,5 miesiąca od terminu płatności podatku,

-  nie określeniu wysokości zobowiązania podatkowego,

- wydaniu bezpodstawnie decyzji określającej wysokość zobowiązania podatkowego lub wydaniu decyzji określającej wysokość zobowiązania podatkowego w nieprawidłowej wysokości,

- nie dokonywaniu zwrotu podatku, w przypadku zbycia psa w ciągu roku lub zarachowania na koncie podatnika podatku uiszczonego w nieprawidłowej wysokości, bez wykazania na dzień 31 grudnia salda, tj. zaległości lub nadpłat.

Kontrola powszechności i prawidłowości poboru opłaty skarbowej pozwoliła ustalić, że w przypadku zaświadczeń dotyczących przeznaczenia gruntów w planach zagospodarowania przestrzennego nie pobierano opłaty skarbowej, a zaniżenie dochodów z tego tytułu wyniosło 2.123 zł (w roku 2007 opłata skarbowa jest pobierana).

W wyniku kontroli realizacji dochodów z tytułu opłaty miejscowej stwierdzono nieprawidłowości w pracy inkasenta, które polegały na nie przestrzeganiu terminów odprowadzania pobranej opłaty na rachunek Urzędu. W opisie na str. 90-91 protokołu wskazano sytuacje, w których od dnia pobrania opłaty do dnia jej wpłaty na rachunek Urzędu upływa od kilku do kilkunastu dni. Ponadto stwierdzono, że opłata miejscowa pobierana była od osób przebywających na terenie kontrolowanej jednostki przez jedną dobę. Stanowi to naruszenie przepisu art. 17 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych wskazującego, iż opłatę miejscową pobiera się od osób przebywających dłużej niż dobę.

W przypadku kontroli powszechności i prawidłowości poboru opłaty administracyjnej stwierdzono przypadki wydania zaświadczenia przed uiszczeniem opłaty administracyjnej, co stanowiło naruszenie zasad i terminów jej poboru, określonych przez Radę Miejską w obowiązującej uchwale – str. 89 protokołu kontroli.

Stwierdzone nieprawidłowości dotyczyły również postępowania egzekucyjnego w administracji. Działania zmierzające do likwidacji zaległości podatkowych w podatku od posiadania psów były prowadzone z opóźnieniem co spowodowało wzrost zaległości. Nie prowadzenie systematycznych działań zmierzających do wyegzekwowania zaległości podatkowych stanowi naruszenie obowiązków wynikających z ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2002 r. Nr 110, poz. 968 ze zm.) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz.1541), a także treści rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, z uwzględnieniem zmian tego rozporządzenia opublikowanych w Dz. U. z 2003 r. Nr 9, poz.106. Jak wskazuje opis na str. 86 protokołu kontroli, w roku 2006 postępowaniem egzekucyjnym nie została objęta kwota 6.528 złotych.

Nieprawidłowości stwierdzono także w obrębie formalno – prawnej poprawności stosowania przepisów Ordynacji podatkowej, a dotyczyły one:

- naliczenia i pobrania odsetek za zwłokę, których, zgodnie z treścią art. 54 § 1 pkt 5 Ordynacji podatkowej nie nalicza się, gdyż ich wysokość nie przekracza trzykrotności wartości opłaty dodatkowej pobieranej przez "Pocztę Polską" za polecenie przesyłki listowej -  str. 86 protokołu,

- nie stosowania odpowiednich procedur w zakresie nadpłat oraz ich zarachowania lub zwrotu tj. odpowiednio przepisów art. 76 § 1 Ordynacji podatkowej – str. 75 oraz  86 protokołu kontroli.

Stwierdzono przypadki wydania decyzji umorzeniowych bez przeprowadzenia postępowania podatkowego i zebrania dokumentów źródłowych, które mogłyby potwierdzić sytuację materialną podatnika. Można, zatem uznać, że organ podatkowy nie przestrzegał przepisów art. 67a i przepisów zawartych w Dziale IV Ordynacji podatkowej „Postępowanie podatkowe”.

W zakresie rachunkowości podatków i opłat stwierdzono nieprawidłowości polegające na nieprzestrzeganiu zasady chronologicznego ujmowania w dzienniku zdarzeń gospodarczych poprzez dokonywanie przypisu podatku od osób prawnych z datą wcześniejszą niż data wpływu deklaracji do Urzędu, z naruszeniem przepisów wskazanych na stronie 102 protokołu. Stwierdzono też brak bieżącej kontroli terminowości wpłat podatku od posiadania psów – str. 86 protokołu kontroli.

Badanie rzetelności sporządzania sprawozdania Rb-PDP za okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2006 roku wykazało, że w podatku od środków transportowych zaniżono kwotę skutków o 5.385 złotych, co było pochodną nieprawidłowego ujęcia skutków korekt deklaracji składanych przez osoby prawne - wyliczenie kwoty skutków na str. 103 protokołu kontroli. W dniu 25 maja 2007 r. kontrolowana jednostka złożyła korektę sprawozdania.

Badanie terminowości odprowadzania dochodów budżetu państwa realizowanych przez gminę i miasto na prawach powiatu, w oparciu o przepisy zawarte w § 7 ust. 2 i 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 10 listopada 2000 r. w sprawie …planów finansowych zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami… (Dz. U. N 100, poz. 1077 ze zm.) i następnie przepisy § 8 ust. 2 i 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 lipca 2006 r. (Dz. U. Nr 135, poz. 955) wykazało, iż dochody z zadań zleconych zgromadzone na rachunku miasta w okresie styczeń – kwiecień 2006 roku zostały przekazane z uchybieniem terminów, co spowodowało stosowną reakcję Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego. Kontrola RIO wykazała, że także w II półroczu uchybiono terminowi odprowadzenia dochodów budżetu państwa: część dochodów z zadań zleconych (w rozdz. 85212 „Świadczenia rodzinne, zaliczka alimentacyjna oraz składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z ubezpieczenia społecznego”, w kwocie 17,60zł) zgromadzonych na rachunku podstawowym miasta według stanu na dzień 10 września 2006 r. przekazano dnia 18.09.2006 r., tj. niezgodnie z terminem wskazanym w § 8 ust. 2 rozporządzenia, czyli do 15 dnia tego miesiąca – str. 109 protokołu kontroli.

         Pośród wydatków bieżących kontroli poddano m.in. wydatki z tytułu krajowych i zagranicznych podróży służbowych pracowników Urzędu – str. 119-121 protokołu kontroli. Kontrola rozliczania wydatków z tytułu zagranicznych podróży służbowych wykazała (we wszystkich zbadanych na podstawie próby przypadkach), iż kontrolowana jednostka nie wypłaca pracownikom zaliczek na pokrycie kosztów delegacji. Powinność w tym względzie wynika z przepisów § 13 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 ze zm.). Ust. 1 wskazanego § rozporządzenia brzmi: „Pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju”.

         W zakresie podróży krajowych stwierdzono 1 przypadek w zbadanej próbie nieprawidłowego ustalenia wysokości diety w świetle postanowień § 4 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju ( Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.). Pracownikowi, którego podróż, według dokumentu rozliczeniowego, trwała krócej niż 12 godzin wypłacono dietę w pełnej wysokości, zamiast – jak należało – połowę diety. Nadpłacona w ten sposób kwota 11 zł została zwrócona do kasy Urzędu w trakcie kontroli.

         Badając prawidłowość wydatków bieżących z tytułu zakupu tablic rejestracyjnych, realizowanych na podstawie umowy z dnia 22 grudnia 2005 r. zawartej z firmą „AUTOZNAK” na okres 2006 i 2007 roku, stwierdzono niezgodność cen jednostkowych wykazanych w fakturach sprzedaży dostawcy z cenami zawartymi w umowie. Ustalone w umowie ceny tablic, w zależności od ich rodzaju, wynosiły 45,63 zł i 22,81 zł i zgodnie z jej postanowieniami nie mogły ulec zmianie. Czynności kontrolne wykazały, że w 11 fakturach wykonawca zafakturował dostawy po cenach jednostkowych wynoszących 46 zł i 23 zł. Z tego powodu kontrolowana jednostka poniosła nieuzasadnione wydatki w wysokości 1.596,78 zł (1.443,39 zł w 2006 r. i 153,39 zł w 2007 r.). Należy wskazać, że przedkładane faktury były sprawdzane pod względem merytorycznym przez pracownika wydziału komunikacji i formalno-rachunkowym przez uprawnionych pracowników wydziału finansowego. Wykonane zatem czynności kontroli wewnętrznej nie zapobiegły powstaniu nieprawidłowości, co świadczy w tym przypadku o nienależytym zastosowaniu mechanizmów kontrolnych przez pracowników. W wyniku stwierdzenia nieprawidłowości przez kontrolującego Urząd Miejski wystąpił do kontrahenta o wystawienie faktury korygującej i zwrot nadpłaconej kwoty wraz z ustawowymi odsetkami. Łączna kwota 1.701,36 zł (nadpłata 1.596,78 zł, odsetki 104,58 zł) wpłynęła na konto Urzędu w dniu 16 kwietnia 2007 r. – str. 122 – 123 protokołu kontroli.

         W ramach kontroli wydatków bieżących stwierdzono ponadto uchybienia w stosowaniu klasyfikacji budżetowej wydatków z tytułu zakupu usług odprowadzania ścieków w świetle przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.). Wydatki te były ujmowane, wraz z zakupem dostaw wody, do par. 4260 Zakup energii (obejmującego, stosownie do zawartego w rozporządzeniu opisu tego par. klasyfikacji, opłaty za dostawę energii elektrycznej i cieplnej, gazu i wody), natomiast właściwym par. klasyfikacji dla wydatków za zrzut ścieków jest par. 4300 Zakup usług pozostałych - str. 124 protokołu kontroli.

Kontrolą objęto również prawidłowość udzielania i rozliczania przez miasto dotacji na zadania zlecone podmiotom niezaliczonym do sektora finansów publicznych w okresie 2006 rok – I półrocze 2007roku – str. 126-156 protokołu kontroli. Izba obrachunkowa pozytywnie ocenia przestrzeganie obowiązujących zasad i procedur udzielania dotacji, określonych przepisami ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. Nr 96, poz. 873 ze zm.), oraz prawidłowość rozliczania udzielonych dotacji. Stwierdzone w trakcie kontroli uchybienia w tym obszarze nie spowodowały negatywnych skutków dla prawidłowości postępowań, zarówno w aspekcie finansowym, jak i wykonania zadań zleconych.

Współdziałanie miasta z organizacjami pozarządowymi i podmiotami, o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy, odbywało się w oparciu o uchwalone przez organ stanowiący programy współpracy na rok 2006 (uchwała z dnia 21 grudnia 2005 r.) i na rok 2007 (uchwała z dnia 28 grudnia 2006 r.). Ustanowienie tych programów, poddawanych konsultacjom społecznym, poprzedzone było przyjęciem „Karty współpracy samorządu Miasta Suwałk z organizacjami pozarządowymi i innymi podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego”, wprowadzonej uchwałą Rady Miejskiej z dnia 25 stycznia 2005 roku. Wskazane regulacje respektowały zasady zawarte w ustawie i określały spójny system współpracy z podmiotami zewnętrznymi w zakresie wykonywania zadań publicznych, m.in. obszary współdziałania i jej formy, a w tym procedury zlecania zadań do realizacji. Badana jednostka zapewniła też obsługę kadrową do realizacji współpracy z organizacjami pożytku publicznego, m.in. w odniesieniu do nadzoru i kontroli wykonywanych zadań, poprzez przypisanie obowiązków dla pracowników w trzech merytorycznie odpowiedzialnych za zadania wydziałach.

Na podstawie badania 5 procedur konkursowych, w wyniku których zawarto 10 umów w sprawie zlecenia zadania – poddanych szczegółowej kontroli, ustalono, że otwarte konkury ofert były upublicznianie stosownie do wymogów art. 13 ustawy, za wyjątkiem ogłoszenia w styczniu 2006 roku konkursu ofert na realizację zadań publicznych z zakresu kultury fizycznej w I półroczu tego roku. Stwierdzone uchybienie, niewystępujące w kolejnych ogłoszeniach, polegało na niezamieszczeniu pełnego tekstu ogłoszenia w Gazecie Współczesnej (dzienniku o zasięgu lokalnym – str. 140 protokołu). Do rozpatrywania ofert powoływano komisje konkursowe, w skład których jako członkowie wchodzili pracownicy wyznaczonych wydziałów, a ponadto przedstawiciele stosownych komisji Rady Miejskiej, organizacji i środowisk. Jak stwierdzono, bezstronność w rozpatrywaniu ofert była zapewniona poprzez wyłączanie się z prac komisji niektórych członków w przypadku zaistnienia powiązań z oferentami ubiegającymi się o dotacje. Dla zapewnienia prawidłowości prac komisji konkursowych, w drodze zarządzenia Prezydenta, każdorazowo były ustalane regulaminy pracy komisji. Badając rozpatrywanie ofert stwierdzono 2 przypadki uchybień w jej pracach. Komisja konkursowa powołana do rozpatrywania ofert na wykonanie zadań z zakresu krajoznawstwa oraz wypoczynku dzieci i młodzieży, pod przewodnictwem naczelnika wydziału kultury i turystyki, dokonała nieuprawnionej zmiany regulaminu postanawiając o wspólnej ocenie ofert przez wszystkich członków komisji – regulamin określał zaś, iż poszczególni członkowie winni dokonywać indywidualnej oceny (str. 148 protokołu). Natomiast komisja do rozpatrzenia ofert na realizację zadań publicznych z zakresu ochrony zdrowia nie dokumentowała należycie uzasadnienia wyboru oferty w odniesieniu do spełnienia wymogów z art. 15 ust. 1 ustawy (str. 150-151 protokołu).

Zbadane umowy, dotyczące wsparcia realizacji zadań, zawierały elementy wymagane przepisami prawa, a ich przedmiot był tożsamy ze złożonymi ofertami. Kontrolowana jednostka zapewniła też stosowną ewidencję księgową, umożliwiającą ustalenie wartości przekazanych dotacji według poszczególnych umów. Przyznane dotacje były przekazywane podmiotom stosownie do postanowień umów, poza dotacją w wysokości 1.800 zł dla Klubu Sportowego „Jaćwing” na wsparcie realizacji zadania pod nazwą „Integracyjne rodzinne zawody rekreacyjne, w tym integracyjny turniej w warcabach stupolowych”, która została przekazana z 5 dniowym opóźnieniem. Przekazanie dotacji z uchybieniem terminu nie miało wpływu na prawidłowość realizacji zadania ( str. 152-153 protokołu).

Wyznaczeni pracownicy Urzędu, stosownie do postanowień umów, dokonywali kontroli wykonania zadań w siedzibach zleceniobiorców oraz w miejscu realizacji zadań (w 8 przypadkach, w tym w odniesieniu do umów o największych wartościach), jak też kontroli na podstawie przekazanej dokumentacji (10 umów). Pierwszą – z wymienionych rodzajów – kontrolą nie objęto umowy z Klubem Sportowym „Jaćwing” o wartości 1.800 zł oraz umowy z Ośrodkiem Wsparcia Dziennego Dziecka i Rodziny o wartości 930 zł (powodem od odstąpienia od tego rodzaju kontroli, jak wyjaśniano, było spiętrzenie spraw lub braki kadrowe – str. 153-154 protokołu).

Kontrolowana jednostka dokonywała sprawdzenia terminowości i prawidłowości złożonych sprawozdań z wykonania zadań. Zawartość tych sprawozdań umożliwiała pozyskanie danych o osiągniętych efektach i sposobie wykorzystania środków – wynikało z nich, że podmioty realizowały zadania w pełnym zakresie rzeczowym określonym umową oraz terminowo. Podmioty dotowane nie dokonywały korekt sprawozdań. Kontrola RIO stwierdziła w tym obszarze, że sprawozdanie końcowe z wykonania zadania „Popularyzacja piłki nożnej i udział zespołu reprezentującego miasto Suwałki w rozgrywkach III ligi piłki nożnej, w tym organizacja imprez i obozów sportowo-rekreacyjnych”, złożone w wymaganym terminie 30 stycznia 2007 r. przez Suwalski Klub Sportowy „Wigry”, nie zawierało rozliczenia finansowego. Rozliczenie to zostało przedłożone, na prośbę Klubu motywowaną obłożną chorobą głównej księgowej, w dniu 28 lutego 2007 r. Jak stanowi przepis art. 18 ust. 1 ustawy, sprawozdanie z wykonania zadnia publicznego określonego w umowie należy sporządzić w terminie 30 dni po upływie terminu, na który umowa została zawarta – w ten też sposób zostały określone obowiązki zleceniobiorcy w umowie dotacyjnej. Akceptacji wniosku Klubu, nieuprawnionej z formalno-prawnego punktu widzenia, dokonał pracownik wydziału wychowania, oświaty i sportu. Akcept ten prowadził de facto do zmiany postanowienia umowy, dlatego oświadczenie w tym względzie winno być złożone przez osobę upoważnioną do reprezentowania strony umowy (str. 146 protokołu). Ponadto, jak wykazały ustalenia kontroli, w złożonym rozliczeniu finansowym zadania wystąpił błąd w podliczeniu kwoty wydatków sfinansowanych dotacją – z prawidłowego sumowania tych wydatków wynika kwota 49.522,66 zł, nie zaś 50.000 zł, jak zawarto w rozliczeniu. Kontrolującemu wyjaśniono, że rozliczenie finansowe było poddane szczegółowej kontroli przez pracownika Urzędu w fazie roboczej jego sporządzania, błąd zaś, polegający na nieujęciu wszystkich kosztów, powstał przy przepisywaniu wersji roboczej (przedłożone formalnie rozliczenie nie było już badane szczegółowo). W wyniku kontroli doraźnej, przeprowadzonej przez inspektora RIO w Klubie Sportowym „Wigry” w zakresie prawidłowości wykorzystania dotacji, stwierdzono, iż wydatki sfinansowane przez Klub ze środków otrzymanej dotacji wyniosły faktycznie 50.000 zł. Stwierdzone zatem uchybienie sprawozdawcze nie miało wpływu na ocenę prawidłowości wykorzystania otrzymanej dotacji celowej (str. 155-156 protokołu, załącznik nr 18 do protokołu). W wystąpieniu pokontrolnym skierowanym do Zarządu Klubu zawarłem wniosek o zapewnienie terminowego sporządzania przez Klub sprawozdań z wykonania zadań publicznych oraz należytej kontroli w zakresie prawidłowości ich sporządzania, jednakże przedstawiony stan faktyczny wskazuje na potrzebę wzmocnienia procedur kontroli wewnętrznej również w Urzędzie Miejskim.

Badaniu poddano również prawidłowość udzielania zamówień publicznych w świetle przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 164, poz. 1163 ze zm.) – str. 42-43, 162-175 protokołu. Nie stwierdzono naruszenia przepisów o zamówieniach publicznych, które miałyby wpływ na wynik prowadzonych postępowań. Jak ustalono w trakcie kontroli, znaczna część postępowań o udzielenie zamówień publicznych prowadzona jest przez podległą miastu jednostkę organizacyjną działającą w formie jednostki budżetowej – Miejską Dyrekcję Inwestycji.

Niezgodność z obowiązującymi przepisami wykazało badanie udzielenia w trybie przetargu nieograniczonego zamówienia na remont i wykonanie ogrodzenia w Centrum Doskonalenia Nauczycieli i Kształcenia Ustawicznego w Suwałkach. Stwierdzono mianowicie, że czynności wszczęcia postępowania poprzez ogłoszenie o przetargu (art. 40 ust. 1 ustawy) dokonał naczelnik wydziału ochrony środowiska i gospodarki komunalnej. W myśl art. 18 ust. 1 Prawa zamówień publicznych, za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania odpowiada kierownik zamawiającego (w Urzędzie Prezydent), przy czym może on powierzyć pisemnie wykonywanie czynności w postępowaniu pracownikom zamawiającego (art. 18 ust. 2 ustawy). Kontrolującemu nie okazano dokumentu, który powierzałby naczelnikowi wydziału czynność wszczęcia postępowania. Ponadto ustalono, iż umowa w sprawie wymienionego zamówienia została zawarta w terminie krótszym niż 7 dni od dnia przekazania zawiadomienia o wyborze oferty. W myśl art. 94 ust. 1 ustawy, umowy w sprawie zamówień publicznych należy zawierać w terminie nie krótszym niż 7 dni od daty przekazania zawiadomienia o wyborze oferty.

         W wyniku kontroli prawidłowości procedur przetargowych zmierzających do zbycia nieruchomości stwierdzono nieuprawnione zawężenie formy w niesienia wadium w przetargu ustnym nieograniczonym ogłoszonym w dniu 28 marca 2006 r. – str. 190 protokołu kontroli. W ogłoszeniu wskazano, iż warunkiem udziału w przetargu jest wpłacenie wadium w gotówce na konto Urzędu Miejskiego. Z przepisów § 4 ust. 3 i 4 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. Nr 207, poz. 2108) wynika, że wadium może być wnoszone w pieniądzu, obligacjach Skarbu Państwa lub papierach wartościowych dopuszczonych do obrotu publicznego, zaś właściwy organ wskazuje w ogłoszeniu o przetargu formy wnoszenia wadium. Również § 13 pkt 5 rozporządzenia, traktujący o ogłoszeniu o przetargu ustnym nieograniczonym, stanowi, iż ogłoszenie winno zawierać informacje o wysokości wadium, formach, terminie i miejscu jego wniesienia. Literalna wykładnia tych przepisów wskazuje, że organizator przetargu nie jest uprawniony do wymagania jednej, wybranej przez siebie, formy wniesienia wadium, lecz wybór formy – spośród dopuszczonych przepisami rozporządzenia – należy do oferenta.

Regionalna Izba Obrachunkowa w piśmie RIO.V.0916 – 2/03 z dnia 27 października 2003 roku zawierającym wnioski pokontrolne sformułowane na podstawie wyników poprzedniej kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy, zaleciła m.in.:

- prawidłową realizację obowiązków sprawozdawczych,

- egzekwowanie od podatników będących osobami prawnymi lub jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej obowiązku terminowego składania deklaracji podatkowych,

- zachowanie zasady powszechności opodatkowania podatkiem od nieruchomości osób prowadzących działalność gospodarczą,

- podejmowanie systematycznych i terminowych działań mających na celu wyegzekwowanie należności podatkowych,

- egzekwowanie od inkasentów opłaty miejscowej obowiązku wpłacenia pobranej gotówki na rachunek bieżący budżetu gminy w terminach określonych przez Radę Miasta,

- określanie stosowną decyzją wysokości powstałej nadpłaty zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej,

- sporządzanie rzetelnych sprawozdań z wykonania podstawowych dochodów podatkowych gminy.

W udzielonej odpowiedzi o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych, pismem nr Fn.I.0911/3/03 z dnia 12 grudnia 2003 roku, Pan Prezydent poinformował Izbę, że zostaną podjęte działania zmierzające do wyeliminowania stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień. Ustalenia niniejszej kontroli wykazały, że w dalszym ciągu obowiązki dotyczące kontroli sprawozdań jednostkowych przedkładanych przez podległe jednostki organizacyjne nie są właściwie wykonywane w odniesieniu do sprawozdań Rb-30. W sprawach związanych z podatkami do powtarzających się nieprawidłowości należy zaliczyć: niezachowanie zasady powszechności opodatkowania podatkiem od nieruchomości osób prowadzących działalność gospodarczą, niepodejmowanie systematycznych i terminowych działań mających na celu wyegzekwowanie należności podatkowych, nie egzekwowanie od inkasenta opłaty miejscowej obowiązku wpłacenia pobranej gotówki na rachunek bieżący gminy w terminach określonych przez Radę Miejską; nieokreślanie stosowną decyzją wysokości powstałej nadpłaty, zgodnie z przepisami Ordynacja podatkowa; nieprawidłowe wykazywanie danych w sprawozdaniach z wykonania dochodów budżetowych. Należy uznać, że obrany sposób realizacji wniosków pokontrolnych w wymienionych obszarach okazał się niewystarczający. Mając na uwadze wpływ wymienionych kwestii na prawidłowość gospodarki finansowej należałoby podjąć merytoryczne, skuteczne działania w celu wyeliminowania powtarzających się nieprawidłowości – str. 211-212 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania obowiązujących przepisów prawnych, dotyczących prowadzenia gospodarki finansowej, w tym podatków i opłat lokalnych, oraz rachunkowości, a także niewłaściwego funkcjonowania niektórych z ustanowionych w Urzędzie mechanizmów wewnętrznej kontroli finansowej.

Organem wykonawczym miasta jest Prezydent, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem miasta, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową miasta (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Prezydent jako organ wykonawczy miasta wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy; elementy struktury organizacyjnej Urzędu, dotyczące podziału zadań i odpowiedzialności poszczególnych komórek organizacyjnych przywołano w protokole i niniejszym wystąpieniu). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym zorganizowanie systemu kontroli wewnętrznej, spoczywa na Panu Prezydencie zgodnie z art. 44 ustawy o finansach publicznych.

         Prezydent jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

         Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości należy do Skarbnika Miasta, stosownie do przyznanego zakresu czynności oraz przepisów art. 45 ustawy o finansach publicznych, a także naczelnika wydziału finansowego i podległych mu pracowników, jak to wynika z ustanowionej struktury organizacyjnej Urzędu.

         Mając na uwadze ustalenia kontroli, a także stosowne działania podjęte przez badaną jednostkę zmierzające do usunięcia zaistniałych nieprawidłowości, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Realizowanie obowiązku obejmowania w każdym roku kontrolą co najmniej 5 % wydatków podległych jednostek organizacyjnych, stosownie do art. 187 ustawy o finansach publicznych.

2. Dokonanie zmian w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, przez:

a) usunięcie zapisu, iż w skład prowadzonych ksiąg rachunkowych wchodzi wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz),

b) uregulowanie w należyty sposób zasad ochrony danych, jako elementu dokumentacji wymaganego przepisem art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości.

3. Zobowiązanie Skarbnika Miasta do wyeliminowania nieprawidłowości w prowadzeniu ksiąg rachunkowych, przez:

a) sporządzanie dla dzienników częściowych zestawienia obrotów tych dzienników;

b) sumowanie obrotów dzienników narastająco od początku roku obrotowego;

c) nadawanie wszystkim dowodom księgowym ujętym pod wyciągami budżetu stwierdzenia zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacja);

d) zaprzestanie dokonywania na koncie 130 „Rachunek bieżący jednostki budżetowej” oraz na koncie 400 „Koszty według rodzajów” zapisów tzw. stornem czerwonym po stronie Wn tych kont;

e) wprowadzenie do ewidencji jednostki konta 310 „Materiały” w celu dokonywania przeksięgowania wartości niezużytych do końca roku obrotowego materiałów ujętych w koszty jednostki w momencie ich zakupu;

f) dokumentowanie zapisów księgowych na podstawie prawidłowo sporządzonych dowodów księgowych, spełniających wymagania wskazane w art. 20 ust. 2, art. 20 ust. 3 pkt 1 i art. 21 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości;

g) nadawanie dowodom źródłowym, ujętym pod raportami kasowymi, cech wymaganych art. 24 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości;

h) prawidłową ewidencję raty subwencji oświatowej, o której mowa niniejszym wystąpieniu, na koncie 909 „Rozliczenia międzyokresowe”.

4. Zobowiązanie pracowników wydziału finansowego do sprawowania należytej kontroli sprawozdań składanych przez kierowników jednostek organizacyjnych, stosownie do przepisów w sprawie sprawozdawczości.

5. Zapewnienie terminowego przedkładania Regionalnej Izbie Obrachunkowej zarządzeń Pana Prezydenta objętych jej nadzorem.

6. Zachowanie zasady powszechności opodatkowania nieruchomości związanych z działalnością gospodarczą.

7. Przestrzeganie powszechności poboru opłaty skarbowej.

8. Zobowiązanie inkasentów opłaty miejscowej do prawidłowego poboru opłaty oraz terminowego rozliczania się z zainkasowanej gotówki.

9. Podejmowanie systematycznych i terminowych działań mających na celu windykację zaległości podatkowych, w trybie ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, na zasadach określonych w przepisach rozporządzeń wykonawczych, wskazanych w treści protokołu i części opisowej wystąpienia.

10. Przestrzeganie prawidłowości naliczania odsetek za zwłokę przy wpłatach dokonywanych po terminie płatności, zgodnie ze wskazanymi przepisami Ordynacji podatkowej, mając na uwadze przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 grudnia 2002 roku w sprawie naliczania odsetek za zwłokę…(Dz. U. Nr 240, poz. 2063).

11. Określanie stosowną decyzją wysokość powstałej nadpłaty zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej. Zaliczanie stwierdzonej nadpłaty z urzędu na poczet zaległych oraz bieżących zobowiązań podatkowych, a w razie ich braku dokonywanie zwrotu z urzędu.

12. Prowadzenie księgowej ewidencji podatku od środków transportowych w myśl aktualnie obowiązujących przepisów wskazanych w protokole kontroli i w części opisowej wystąpienia.

13. Wydawanie decyzji umorzeniowych zgodnie z przepisami ustawy Ordynacja podatkowa, po przeprowadzeniu wnikliwego postępowania podatkowego.

14. Zapewnienie odprowadzania dochodów budżetu państwa z zadań zleconych zgodnie z terminami wskazanymi w § 8 rozporządzenia w sprawie planów finansowych zadań z zakresu administracji rządowej…

15. W zakresie wydatków bieżących:

a) udzielanie pracownikom zaliczek na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju, jak to wynika z przepisów rozporządzenia MIPS;

b) spowodowanie, aby odpowiedzialni pracownicy dokonywali porównania cen przyjętych w umowach z cenami widniejącymi na fakturach dostawców, w oparciu o które dokonywane są płatności;

c) stosowanie właściwej podziałki klasyfikacyjnej dla wydatków z tytułu usług odprowadzania ścieków.

16. W zakresie dotacji na zadania zlecone podmiotom niezaliczonym do sektora finansów publicznych:

a) zapewnienie, aby komisje konkursowe procedowały zgodnie z wydanymi regulaminami pracy, w szczególności w odniesieniu do pisemnego uzasadniania wyboru ofert;

b) zachowywanie przyjętych w umowie terminów przekazania dotacji;

c) zwrócenie uwagi, iż ewentualne zmiany umowy w sprawie zlecenia zadania, w tym w odniesieniu do sprawozdawczości, mogą być dokonywane wyłącznie przez osoby uprawnione do składania oświadczeń woli w imieniu zlecającego.

17. Pisemne powierzanie pracownikom czynności związanych z udzielaniem zamówień publicznych.

18. Zapewnienie przestrzegania wymogu aby umowy w sprawie zamówień publicznych były zawierane w terminie nie krótszym niż 7 dni od daty zawiadomienia o wyborze oferty.

19. Zamieszczanie w ogłoszeniach o przetargach na zbycie nieruchomości informacji o formach, nie formie, wnoszenia wadium.

20. Rzetelne realizowanie wniosków pokontrolnych, stosownie do przekazanej informacji o sposobie ich wykonania.

O sposobie wykonania zaleceń proszę powiadomić Regionalna Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Suwałkach w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa Izby do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30 – dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

w Białymstoku

Do wiadomości

Regionalna Izba Obrachunkowa

w Białymstoku Zespół w Suwałkach