Kontrola doraźna gospodarki finansowej Gminy Trzcianne

przeprowadzona w Urzędzie Gminy Trzcianne

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 17 października 2007 roku (znak: RIO.I.6013 - 4/07), o treści jak niżej:

Pan Zdzisław Dąbrowski

Wójt Gminy Trzcianne

W wyniku doraźnej kontroli gospodarki finansowej, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy w Trzciannem na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto wykonanie wniosków pokontrolnych o numerach 1-13 zamieszczonych w wystąpieniu pokontrolnym Nr RIO.I.6011 – 1/06 z dnia 12 maja 2006 r. oraz prawidłowość gospodarki pieniężnej i rozrachunków za okres od 1 stycznia 2005 r. do 31 marca 2007 r.

Z ustaleń kontroli dotyczących wykonania zaleceń pokontrolnych wynika, że tylko nieliczne wnioski pokontrolne zostały właściwie zrealizowane. W tej grupie znalazły się wnioski dotyczące:

- uporządkowania rejestru gminnych instytucji kultury i dokonania zmian w statutach tych instytucji (pkt 1 zaleceń);

-  zaprzestania odnoszenia w koszty działalności bieżącej wydatków inwestycyjnych (pkt 4h zaleceń);

- zaniechania księgowań równoległych wydatków inwestycyjnych zapisem Wn 011 lub 080, Ma 800 (pkt 4j zaleceń);

- bieżącego prowadzenia ewidencji księgowej operacji związanych z realizacją projektów finansowanych ze środków unijnych i stosowania właściwej klasyfikacji wydatków dotyczących tych projektów (pkt 5 i 7 zaleceń);

- przestrzegania zasad w zakresie wypłacania dodatków służbowych i dodatkowego rocznego wynagrodzenia (pkt 11 i 12 zaleceń);

- przestrzegania przepisów prawa zamówień publicznych w zakresie terminu ustalania wartości zamówienia publicznego oraz określania przedmiotu zamówienia (pkt 13 zaleceń).

         W wyniku czynności kontrolnych ustalono, że w większości przypadków informacje zamieszczone w odpowiedzi na zalecenia pokontrolne nie odpowiadały prawdzie. Niezgodne ze stanem rzeczywistym odpowiedzi dotyczyły następujących wniosków:

1. W wystąpieniu pokontrolnym zalecono (pkt 2) prowadzenie odrębnych ksiąg rachunkowych dla gminnych instytucji kultury oraz finansowania ich działalności w formie dotacji przekazywanych na rachunek bieżący tych instytucji. W odpowiedzi na ten wniosek kontrolowana jednostka poinformowała RIO, że prowadzone są odrębne księgi rachunkowe dla gminnych instytucji kultury, a finansowanie odbywa się w formie dotacji przekazywanych na wyodrębniony rachunek bankowy. Z ustaleń kontroli wynika, że w rzeczywistości w prowadzeniu działalności gminnych instytucji kultury, w zakresie przedstawionym w protokole kontroli kompleksowej i w wystąpieniu pokontrolnym, nie nastąpiły żadne zmiany. W toku kontroli doraźnej zostały podjęte czynności pozwalające na prowadzenie od 1 września 2007 r. wyodrębnionych ksiąg rachunkowych dla GOK i Biblioteki Publicznej. Zostały założone w Banku Spółdzielczym w Mońkach Oddział w Trzciannem rachunki bankowe dla tych instytucji kultury, a kierownicy gminnych instytucji kultury zostali zobowiązani do opracowania planów działalności na okres od września do końca 2007 r. – str. 3-4 protokołu kontroli.

2. Zalecono dokonanie zmian w wewnętrznych przepisach normujących elementy organizacji i funkcjonowania kontroli wewnętrznej (pkt 3) poprzez usunięcie z nich zapisów dotyczących miejskiej jednostki samorządu terytorialnego i uwzględnienie w nich, że w Urzędzie Gminy jest prowadzona obsługa finansowa gminnych instytucji kultury i Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej. W odpowiedzi na te wnioski poinformowano, że w tym zakresie zalecenia zostały zrealizowane. W wyniku czynności kontrolnych stwierdzono, że kontrolowana jednostka nie podjęła do dnia rozpoczęcia doraźnej kontroli żadnych czynności zmierzających do wykonania wymienionych wniosków pokontrolnych – str. 4 protokołu kontroli.

3. W protokole kontroli kompleksowej i w wystąpieniu pokontrolnym wskazano na nieprawidłowości w prowadzeniu ewidencji księgowej. W pkt 4 zaleceń pokontrolnych wnioskowano spowodowanie zaprzestania stosowania odstępstw od zasad funkcjonowania kont syntetycznych określonych w zakładowym planie kont i w załącznikach Nr 1 i 2 do obowiązującego w tym okresie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości... w celu wyeliminowania nieprawidłowości w prowadzeniu ksiąg rachunkowych. Wymieniony punkt zaleceń pokontrolnych zawiera 15 wniosków szczegółowych (lit. a-o). W toku kontroli przeanalizowano realizację poszczególnych wniosków zawartych w pkt 4 zaleceń pokontrolnych. W wyniku czynności kontrolnych stwierdzono, że w kontrolowanej jednostce nie dokonano dotychczas zmian w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, wynikających z wejścia w życie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych  zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020) – str. 5 protokołu kontroli. 

4. Wnioskowano (pkt 4a zaleceń) ujmowanie na koncie 133 „Rachunek budżetu” wszystkich operacji wynikających z wyciągów bankowych do rachunku budżetu, w tym również dotychczas pomijanych wypłat dotyczących wydatków objętych planem finansowym Urzędu. W odpowiedzi na ten wniosek poinformowano, że na koncie 133 ujmowane są wszystkie operacje, które wynikają z wyciągów bankowych do rachunku budżetu.

W wyniku czynności kontrolnych stwierdzono, że wymieniona informacja zawarta w odpowiedzi na zalecenia pokontrolne nie odpowiada prawdzie. Zapisy na koncie 133 w 2006 r. w dalszym ciągu pomijały operacje dotyczące wydatków objętych planem finansowym Urzędu – str. 6 protokołu kontroli.

5. W wystąpieniu pokontrolnym (pkt 4b) zalecono zachowanie należytej staranności przy ewidencji kredytów i pożyczek, ze szczególnym uwzględnieniem właściwego kwalifikowania zobowiązań finansowych do kredytów lub pożyczek zgodnie z zawartymi umowami oraz ujmowania w ewidencji księgowej kredytów i pożyczek w wysokości kwot uruchomionych, a nie w wysokości wynikającej z zawartych umów. W odpowiedzi na te wnioski pokontrolne poinformowano, że ewidencja kredytów i pożyczek jest prowadzona zgodnie z dokumentami bankowymi w wysokości kwot uruchomionych.

W wyniku czynności kontrolnych stwierdzono, że kwoty kredytów zaciągniętych w 2006 r., pod datą ich uruchomienia w formie realizacji zleceń płatniczych w ciężar rachunku kredytowego, nie zostały ujęte w ewidencji księgowej budżetu (prawidłowe księgowanie Wn 902, Ma 134). Zaksięgowanie tych kredytów w łącznej kwocie 917.935,50 zł nastąpiło dopiero pod koniec grudnia 2006 r., ale bez zachowania zasady podwójnego zapisu.

Z ustaleń kontroli wynika również, że saldo konta 134 na początek 2006 roku zawierało w sobie zadłużenie z tytułu niespłaconej pożyczki w kwocie 13.900 zł zaciągniętej w NFOŚiGW, ale mimo to spłatę pożyczki zaksięgowano na koncie 260, nie poprzedzając tej operacji odpowiednim zapisem korygującym – str. 6-7 protokołu kontroli.

6. Zalecono (pkt 4e) kontrolowanej jednostce bieżące księgowanie na koncie 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych” okresowych sprawozdań Rb-28S z wykonania wydatków budżetowych przedkładanych przez BOSzS. W odpowiedzi na zalecenia pokontrolne stwierdzono, że wydatki wynikające ze sprawozdań Rb-28S są na bieżąco księgowane na koncie 223.

Z ustaleń kontroli wynika, że w ewidencji budżetu na koncie 223 były w 2006 r. ujmowane wyłącznie środki na wydatki jednostek oświatowych przekazane na rachunek bieżący BOSzS (zapisy strony Wn). Na stronie Ma konta 223 występuje tylko jeden zapis. Pod datą 31 grudnia ujęto zwrot niewykorzystanych środków na rachunek budżetu w kwocie 6.032,18 zł. Na koncie 223 nie tylko nie księgowano sprawozdań Rb-28S za poszczególne okresy sprawozdawcze dotyczące 2006 r., ale nie ujęto również wydatków wynikających z rocznego sprawozdania. Obroty strony Wn konta 223 wyniosły w 2006 r. – 3.883.593,50 zł, a strony Ma - 6.023,18 zł. Mimo to, w zamknięciu rocznym obroty strony Wn i strony Ma konta 223 bilansują się i konto to na koniec 2006 r. nie wykazuje żadnego salda - str. 7-8 protokołu kontroli.

7. Wydano zalecenie (pkt 4f), aby wynik budżetu za dany rok budżetowy był ustalany na koncie 961 „Nadwyżka lub niedobór wykonania budżetu”, a skumulowany wynik na zasobach budżetu na koncie 960 „Skumulowany niedobór lub nadwyżka na zasobach budżetu”, przy uwzględnieniu zasad określonych w opisach wymienionych kont, zamieszczonych w załączniku Nr 1 obowiązującego w tamtym czasie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. Zalecono również, aby przeksięgować saldo konta 961, obrazujące skumulowany wynik na zasobach budżetu na konto 960.

W odpowiedzi poinformowano, że wynik budżetu został ustalony, a saldo konta 961 zostało przeksięgowane na skumulowany wynik budżetu na konto 960.

Z ksiąg rachunkowych budżetu wynika, że na kontach służących do ustalania wyniku w 2005 r. ewidencja księgowa przedstawia się następująco:

- konto 960 – brak jakichkolwiek zapisów w księdze głównej; z wpiętego do księgi głównej polecenia księgowania wynika, że konto 960 na koniec roku wykazuje saldo Ma w kwocie 1.173.969,61 zł;

- konto 961 – zapisano saldo Ma na początek roku w kwocie minus 926.747,00 zł i saldo Ma na koniec 2005 r. w kwocie minus 718.208,81 zł; żadne inne zapisy na koncie 961 nie występują, a z załączonego do księgi głównej zestawienia wynika, że konto 961 na koniec 2005 r. wykazuje  saldo Ma w kwocie minus 1.010.015,00 zł;

- saldo konta 967 prowadzonego w ramach wyodrębnionej ewidencji księgowej projektu realizowanego z udziałem środków unijnych, na koniec 2005 r., ustalone zostało po przeksięgowaniu sald kont 907 i 908, wynosiło 358.706,80 zł.

Ustalenia kontroli w omawianym zakresie zamieszczono na str. 8 protokołu kontroli.

8. Zalecono (pkt 4g) przeksięgowanie salda konta 961 obrazującego w kontrolowanej jednostce skumulowany wynik  na zasobach budżetu na konto 960 i uzyskano odpowiedź, że czynność ta została wykonana. Z ustaleń kontroli wynika, że w księgach rachunkowych budżetu dotyczących 2005 i 2006 r. kontrolowana jednostka nie dokonała zaleconego przeksięgowania – str. 8 protokołu kontroli.

9. Zalecono (pkt 4i) księgowanie kasowo zrealizowanych dochodów Urzędu w formie wpłat na rachunek budżetu na koncie 222 w ewidencji budżetu pod datą wyciągu bankowego, a nie jak dotychczas zapisem zbiorczym na koniec miesiąca. Z odpowiedzi wynika, że kontrolowana jednostka zastosowała się do tego zalecenia, ale analiza zapisów księgowych wykazała, że w 2006 r. na koncie 222 w okresie styczeń – listopad nie były dokonywane żadne zapisy – str. 9 protokołu kontroli.

10. W pkt 4k zaleceń wnioskowano o przeksięgowywanie wyniku Urzędu jako jednostki budżetowej w następnym roku budżetowym pod datą zatwierdzenia bilansu, a nie na koniec roku. Kontrolowana jednostka poinformowała RIO, że wynik urzędu został przeksięgowany pod datą zatwierdzenia bilansu. Z ustaleń kontroli wynika, że konto 860 na koniec 2005 r. wykazywało saldo Ma w wysokości 52.151,37 zł. Zysk za 2005 r. nie został w 2006 r. przeksięgowany na zwiększenie funduszu jednostki i w związku z tym saldo Ma konta 860 w kwocie 1.292.345,94 zł wyraża nierozliczony wynik za 2005 r. w kwocie 52.151,37 zł i zysk za 2006 r. w kwocie  1.240.194,57 zł. 

Stwierdzono, że w kontrolowanej jednostce wynik Urzędu jako jednostki budżetowej za 2006 r. został ustalony w następujący sposób: od sumy, obejmującej przychody ( konto 750 – 459.932,86 zł), pokrycie amortyzacji (konto 761 - 1.190.887,90 zł) i różnicę zrealizowanych  wydatków i dochodów, przeniesionych z konta 800 na stronę Ma konta 860 w kwocie 5.655.635,41 zł - odjęto koszty ujęte na kontach 400 (4.875.373,12 zł) i 401 (1.190.887,90 zł).  Wynik za 2006 r. został więc ustalony w sposób rażąco naruszający zasady funkcjonowania konta 860 „Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy” przedstawione w pkt 76 załącznika Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r., zgodnie z którymi w danym przypadku do ustalenia wyniku należało uwzględnić jedynie przychody wynikające z zapisów na koncie 750, pokrycie amortyzacji i koszty ujęte na kontach 400 i 401. Zgodnie z zapisami w księgach wynik urzędu za 2006 r. powinien zamknąć  się stratą w wysokości  4.415.440,26 zł, a nie zyskiem w wysokości 1.240.194,57 zł. Z ustaleń kontroli wynika również, że wynik Urzędu został ustalony w oparciu o dane wynikające z prowadzenia ewidencji księgowej niezgodnie ze stanem rzeczywistym. W ewidencji księgowej Urzędu przychody zostały zaniżone co najmniej o kwotę podatków, w odniesieniu do których wójt jest organem podatkowym, należnych od osób prawnych (dochody z tego tytułu wyniosły w 2006 r. łącznie 237.915,20 zł).

Należy również zwrócić uwagę na rozbieżności między wynikiem wykazanym w bilansie Urzędu za 2006 r. (zysk 1.292.345,96 zł), a wynikiem (strata 3.383.002,04 zł) zamieszczonym w rachunku zysków i strat (wariant porównawczy). Należy podkreślić, że dane w zakresie przychodów i kosztów znacząco się różnią od kwot wynikających się z ewidencji księgowej. Koszty według zapisów na koncie 400 wyniosły w 2006 r. 4.875.373,12 zł, a w rachunku zysków i strat ujęto kwotę 3.871.857,60 zł. Przychody przeksięgowane na koniec 2006 r. na wynik wynosiły 459.932,86 zł, a w rachunku zysków i strat wykazano 488.855,56 zł.

Ustalenia kontroli w omawianym zakresie w protokole kontroli zostały ujęte na str. 9-10.

11.  Zalecono (pkt 4l) skorygowanie zawyżonej wartości początkowej i umorzenia nabytych w 2004 r. środków trwałych sfinansowanych dotacją z Fundacji Ekofundusz o przyjętą do ich wyceny wartość podatku VAT naliczonego w fakturach dostawców i zwróconego przez urząd skarbowy. Z odpowiedzi na zalecenia wynika, że wniosek ten został zrealizowany. Natomiast ustalenia kontroli wskazują na brak jakichkolwiek korekt dotyczących nieprawidłowej wyceny tych środków trwałych – str. 11 protokołu kontroli .

12. Zalecono (pkt 4n) doprowadzenie do zgodności zapisów na koncie 225 dotyczących rozliczeń z tytułu podatku VAT z danymi wykazywanymi w deklaracjach VAT-7. W odpowiedzi na zalecenia poinformowano, że konto 225 dotyczące podatku VAT prowadzone jest na bieżąco i jest zgodne z danymi wykazywanymi w deklaracji VAT-7. Z ustaleń kontroli wynika, że wprawdzie dane dotyczące naliczonego podatku VAT wynikające z deklaracji są zgodne z zapisami na koncie 225, ale kontrolowana jednostka nie podjęła do dnia rozpoczęcia kontroli żadnych działań mających na celu wyeliminowanie niezgodności podatku VAT wykazywanego w miesięcznych deklaracjach z rzeczywistą sprzedażą, na co wskazywano w wystąpieniu pokontrolnym. Nieprawidłowość ta jest spowodowana zaliczaniem do przychodów pobranych przez konserwatorów opłat za wywóz nieczystości płynnych i za odprowadzanie ścieków dopiero w dniu ich wpłaty na rachunek budżetu, a nie w dniu wystawienia faktury. Należy przy tym nadmienić, że w protokole kontroli kompleksowej zwrócono uwagę na fakt, iż konserwatorzy rozliczali pobrane wpłaty gotówkowe nawet po kilku miesiącach od daty pierwszej wpłaty. W trakcie trwania kontroli doraźnej poinformowano skarbnika o konieczności uregulowania tego problemu. W wyniku tych działań konserwatorzy zostali zobowiązani do rozliczania wpłat gotówkowych za sprzedane usługi w tym miesiącu, w którym została wystawiona faktura sprzedaży - str. 12 protokołu kontroli.

         13. W wystąpieniu pokontrolnym zalecono (pkt 4o) prowadzenie bieżącej ewidencji zaangażowania wydatków budżetowych na kontach pozabilansowych 997, 998 i 999, zgodnie z ich opisem w załączniku Nr 2 do obowiązującego w tym czasie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. W odpowiedzi na ten wniosek poinformowano, że ewidencja zaangażowania wydatków bieżących (powinno być – budżetowych), prowadzona jest na bieżąco. W wyniku czynności kontrolnych stwierdzono, że w ewidencji zaangażowania wydatków budżetowych, w porównaniu ze stanem przedstawionym w protokole kontroli kompleksowej,  nie nastąpiły żadne zmiany – str. 12 protokołu kontroli.

14. W punkcie 6 zaleceń pokontrolnych wnioskowano o ujmowanie w ewidencji budżetu wszystkich dochodów i wydatków budżetu. W odpowiedzi na zalecenia poinformowano, że wniosek ten jest realizowany zgodnie z zaleceniem, ale czynności kontrolne wykazały, że informacja ta nie jest zgodna ze stanem faktycznym. W toku kontroli sprawdzono zapisy dokonane w 2006 r. na kontach 901 i 902 i w wyniku tych czynności stwierdzono:

1) Konto 901 na koniec listopada wykazywało obroty strony Wn w kwocie 42.559,00 zł i obroty strony Ma w wysokości 8.663.276,83 zł. W grudniu na dochody budżetu zaksięgowano m.in. subwencję oświatową w kwocie 206.379 zł za styczeń 2006 r. przekazaną na rachunek budżetu w grudniu 2005 r. oraz na podstawie polecenia księgowania (poz. 425) z dnia 31 grudnia 2006 r. kwotę 917.936 zł odpowiadającą wysokości zaciągniętych w 2006 r. kredytów bankowych. W dokumencie PK doksięgowanie kredytów zadekretowano zapisem Wn 134, Ma 901, a zaksięgowano zapisem Ma 134, Ma 901. Uruchomienie kredytu następowało w formie realizacji zleceń płatniczych w ciężar rachunku kredytowego i należało te operacje ująć w księdze głównej budżetu zapisem Wn 902, Ma 134. Z ustaleń kontroli wynika, że na koncie 901 nie zaksięgowano części dochodów budżetowych wpłaconych w ciągu roku na rachunek budżetu w kwocie 191.677,43 zł i ujętych wyłącznie w ewidencji Urzędu na koncie 130. Na koniec 2006 r. mimo braku przeksięgowania zrealizowanych dochodów na konto 961 obroty strony Wn i strony Ma konta 901 wynoszą 10.360.270,22 zł , która odpowiada całości zrealizowanych w 2006 r. dochodów budżetu, obejmujących również dochody ze środków funduszy pomocowych.

2) Obroty strony Wn konta 902 w 2006 r. według zapisów dokonanych na tym koncie wyniosły zaledwie 141.736,81 zł, a na stronie Ma nie było żadnych zapisów. Mimo to w rocznym podsumowaniu obrotów kont syntetycznych wpisano obroty strony Wn  i Ma konta 902 w wysokości 10.315.911,06 zł, czyli w kwocie obejmującej również wydatki ze środków funduszy pomocowych, niepodlegające ewidencji na koncie 902.

Z analizy zapisów na koncie 901 i 902 w ewidencji komputerowej prowadzonej od początku 2007 r. wynika, że ewidencja dochodów i wydatków budżetu jest prowadzona zgodnie z zasadami funkcjonowania tych kont określonymi w załączniku Nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r.

Ustalenia kontroli w omawianym zakresie zamieszczono na str. 13 protokołu kontroli.

15. Z ustaleń kontroli wynika, że nie zostały wykonane w większości wnioski pokontrolne zamieszczone w pkt 4 zaleceń w zakresie prowadzenia ewidencji księgowej na kontach syntetycznych budżetu gminy. W związku z tym, że w okresie pełnienia funkcji skarbnika przez J. Szorc stosowane były liczne odstępstwa od zasad określonych w ustawie o rachunkowości i w przepisach wykonawczych określonych na podstawie ustawy o finansach publicznych, dane wynikające z tej ewidencji nie spełniają wymogów zapewniających sporządzenie rzetelnego bilansu z wykonania budżetu gminy, a salda z bilansu zamknięcia nie mogą stanowić realnego otwarcia ksiąg rachunkowych kolejnego roku budżetowego. Z licznych nieprawidłowości stwierdzonych przy prowadzeniu ewidencji budżetu należy wymienić:

- niekompletną ewidencję księgową prowadzoną na koncie 133 i ustalanie salda tego konta nie na podstawie zapisów, a w oparciu o potwierdzenie przez bank stanu środków na rachunku podstawowym budżetu;

- brak bieżącej ewidencji księgowej na koncie 134 służącym do ewidencji kredytów bankowych;

- ujmowanie należności od budżetów w zakresie dochodów z tytułu udziałów w podatku dochodowym od osób fizycznych, otrzymanych w styczniu następnego roku budżetowego, ale zaliczanych do dochodów wykonanych roku budżetowego – na koncie 140 jako pozostałe środki pieniężne, zamiast jako należności na koncie 224;

- ujmowanie należności z tytułu dochodów podatkowych, pobieranych na rzecz gminy przez urzędy skarbowe, przekazanych gminie w styczniu roku następnego za dany rok budżetowy, jako środków pieniężnych w drodze i zobowiązań wobec budżetów (zapis Wn 140, Ma 224), zamiast jako należności od budżetów i dochody danego roku budżetowego (zapis Wn 224, Ma 901;

- zapisy na koncie 901, poza operacjami wynikającymi z zasad funkcjonowania tego konta , obejmują również dochody z funduszy pomocowych; na koniec 2006 r., podobnie jak w poprzednich latach , saldo konta 901 nie zostało przeksięgowane na konto 961;

- na koncie 902 nie były w trakcie roku dokonywane zapisy, mimo że wydatki objęte planem finansowym Urzędu są dokonywane bezpośrednio z rachunków bankowych budżetu gminy lub z kredytów bankowych uruchamianych w formie realizacji zleceń płatniczych w ciężar rachunku kredytowego; na koniec roku obroty konta 902 ustala się na podstawie ewidencji analitycznej wydatków obejmującej zarówno wydatki realizowane ze środków własnych gminy, jak również wydatki podlegające finansowaniu ze środków funduszy pomocowych; saldo konta 902 na koniec roku nie jest przenoszone na konto 961;

- wynik na koncie 961 nie jest ustalany na podstawie przeksięgowań na koniec roku sald kont 901 i 902 (w badanym okresie w kontrolowanej jednostce nie wystąpiły niewykonane wydatki, ujmowane na koncie 903); saldo konta 961 nie wynika z obrotów tego konta, lecz jest ustalane jako różnica między sumą dochodów i wydatków wynikających z ewidencji analitycznej; wynik ten był zapisywany jako saldo strony Ma; jeżeli w danym roku budżet wykazuje deficyt, konto 961 wykazuje saldo Ma ze znakiem minus; wynik na koncie 961 obejmuje również wynik na operacjach z udziałem środków pomocowych;

- wynik na zasobach budżetu na koncie 960 nie jest ustalany na podstawie obrotów tego konta, ale w sposób pozaksięgowy w kwocie pozwalającej na zbilansowanie sald kont syntetycznych budżetu; na koniec 2006 roku konto 960 wykazywało saldo strony Ma ze znakiem minus;

- nie jest ustalany wynik na operacjach z udziałem środków pomocowych;

- w 2006 r. nie ujęto w ewidencji księgowej należności od funduszy pomocowych z tytułu refundacji wydatków podlegających finansowaniu ze środków pomocowych, zrealizowanych uprzednio ze środków własnych gminy.

Przedstawione nieprawidłowości w prowadzeniu rachunkowości budżetu sprawiły, że salda wynikające z zamknięcia ksiąg rachunkowych budżetu za 2006 r. nie mogły służyć do otwarcia ksiąg rachunkowych budżetu na 2007 r. Z tego względu w czasie kontroli doraźnej kontrolujący dokonał weryfikacji sald kont budżetu. Sposób postępowania mający na celu określenie realnych sald na koniec 2006 r. i efekty tych czynności przedstawiono w protokole na str. 15-21. W wyniku czynności kontrolnych ustalono salda, które mogą stanowić podstawę do otwarcia ksiąg rachunkowych budżetu na 2007 r. oraz wskazano na konieczność korekt w ewidencji budżetu w 2007 r. Dokonane czynności pozwoliły również na stwierdzenie, że z subwencji oświatowej, otrzymanej w grudniu 2006 r. na styczeń 2007 r., przeznaczono w 2006 r. na wydatki objęte planem finansowym Urzędu kwotę 43.527,88 zł.

W związku z przedstawionymi ustaleniami należy stwierdzić, że odpowiedź na pkt 8 zaleceń pokontrolnych w zakresie sporządzania bilansu z wykonania budżetu nie odpowiada stanowi rzeczywistemu. Nie można, wobec zaobserwowanych zdarzeń, uznać, że bilans sporządzony na podstawie „dopasowanych” danych jest zgodny ze stanem księgowym.

16. Z ustaleń kontroli wynika, że w sprawozdaniach Rb- NDS sporządzanych za II, III i IV kwartał 2006 r. niezgodnie ze stanem faktycznym wykazywano przychody z tytułu kredytów i pożyczek. Rozbieżności z tego tytułu są następujące:

- I kw. – wykazano 1.020.053 zł zamiast 494.935,50 zł;

- II kw.- wykazano 864.464 zł zamiast 871.935,50 zł ( w tym w rachunku bieżącym – 244.000 zł);

- III kw.- wykazano 1.020.053 zł zamiast 785.663,96 zł;

- IV kw. – wykazano 1.020.053 zł zamiast 917.935,50 zł.

Ustalenia kontroli, zamieszczone na str. 26 protokołu, świadczą, że odpowiedź na pkt 8 wystąpienia, w zakresie sporządzania sprawozdań Rb-NDS nie odpowiada prawdzie.

17. W sprawozdaniu rocznym Rb-28S za 2006 r. zobowiązania wykazano tylko w dziale 600 – 222.300 zł i dziale 900 – 96.200 zł, a z sald kont rozrachunkowych Urzędu wynika, że m.in. zobowiązania urzędu wobec dostawców i wykonawców wynosiły – 1.504.751,62 zł. Natomiast z bilansu BOSzS wynika, że zobowiązania krótkoterminowe wynosiły 488.141,07 zł, w tym z tytułu dostaw i usług – 43.674,60 zł i z tytułu ubezpieczeń społecznych – 272.449,55 zł. Przedstawione ustalenia (str. 26 protokołu kontroli) świadczą, iż odpowiedź na pkt 8 zaleceń w zakresie sporządzania sprawozdań Rb-28S jest niezgodna ze stanem faktycznym.

18. W pkt 9 zalecono kontrolowanej jednostce sporządzanie skonsolidowanego bilansu gminy. W odpowiedzi na zalecenia pokontrolne kontrolowana jednostka poinformowała, że skonsolidowany bilans gminy za 2005 r. został sporządzony.

W wyniku czynności kontrolnych stwierdzono, że wprawdzie skonsolidowany bilans za 2005 r. został sporządzony, ale bilans ten jest w rzeczywistości łącznym bilansem gminnych jednostek budżetowych. Sumy bilansowe w skonsolidowanym bilansie i w łącznym bilansie według stanu na koniec 2005 r. są takie same.

Skonsolidowany bilans Gminy Trzcianne należało sporządzić na podstawie bilansu z wykonania budżetu i łącznego bilansu gminnych jednostek budżetowych. W rzeczywistości z bilansu z wykonania budżetu do „skonsolidowanego” bilansu jednostki przeniesiono jedynie skumulowany niedobór na zasobach budżetu (minus 1.173.963,61 zł) i niedobór budżetu za 2005 r. (minus 1.010.015,00 zł), ale kwoty te nie zostały uwzględnione w poz. A „Fundusz”. Kwota 25.459.947,34 zł wykazana w poz. A. pasywów skonsolidowanego bilansu jest taka sama jak  w poz. A.I. pasywów, a powinna być równa sumie pozycji A.I., A.II., A.III. i A.IV. (łącznie 19.828.310,73 zł). Pozostałe pozycje aktywów i pasywów bilansu z wykonania budżetu  w skonsolidowanym bilansie nie zostały uwzględnione. Ustalenia kontroli w tym zakresie przedstawiono na str. 26-27 protokołu kontroli.

         19. W odpowiedzi na wniosek (pkt 10 zaleceń), dotyczący wypełnienia przez Urząd jako przedsiębiorstwo wodociągowo-kanalizacyjne obowiązków wynikających z ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzeniu ścieków oraz z aktów wykonawczych, stwierdzono, że regulamin w sprawie odprowadzania ścieków na terenie gminy oraz taryfy za zbiorcze odprowadzanie ścieków zostaną opracowane i zatwierdzone uchwałą Rady Gminy w terminie do 30 listopada 2006 r. Z ustaleń kontroli wynika , że żadna z tych zapowiedzi nie została zrealizowana. Projekty uchwał w przedmiotowych sprawach nie zostały przedstawione Radzie Gminy – str. 27 protokołu kontroli.

         Liczne naruszenia w 2006 r. zasad rachunkowości określonych w ustawie o rachunkowości i w przepisach szczególnych wydanych na podstawie ustawy o finansach publicznych sprawiły, że nie są wiarygodne dane wynikające z zamknięcia ksiąg rachunkowych na koniec roku, będące podstawą sporządzenia bilansu z wykonania budżetu za 2006 r. i jednostkowego sprawozdania finansowego Urzędu jako jednostki budżetowej za 2006 r. W związku z tym w ramach czynności kontrolnych poddano ocenie prawidłowość sporządzanych w Urzędzie sprawozdań finansowych (jednostkowe Urzędu i łączne jednostek budżetowych) i bilansu z wykonania budżetu.

         W trakcie czynności kontrolnych zweryfikowano kwoty zamieszczone w bilansie z wykonania budżetu, wykorzystując do tego celu dane wynikające ze zweryfikowanych sald kont syntetycznych na koniec 2006 r. Kwoty podlegające zamieszczeniu w poszczególnych pozycjach aktywów i pasywów bilansu z wykonania budżetu gminy za 2006 r. ustalone przez kontrolującego przedstawiają się następująco (w nawiasach dane z bilansu sporządzonego przez jednostkę):

- środki pieniężne – 134.012,00 zł (179.613,21 zł), w tym: środki budżetu -130.082,48 zł (133.687,01 zł) i pozostałe środki pieniężne – 3.929,52 zł (45.926,20 zł);

- należności i rozliczenia – 338.283,64 zł (0), w tym: należności od budżetów – 49.750,64 zł (0) i pozostałe należności – 288.533 zł (0);

- zobowiązania ogółem – 2.127.929,52 zł (2.124.000,50 zł), w tym zobowiązania finansowe -2.124.000 zł (2.124.000,50 zł), zobowiązania wobec budżetów - 3.827,05 zł (0) i pozostałe zobowiązania - 102,47 zł; w zobowiązaniach finansowych zobowiązania krótkoterminowe wynoszą – 707.000 zł (423.000 zł), a zobowiązania długoterminowe – 1.417.000 zł (1.701.000,05 zł);

- aktywa budżetu netto – minus 2.167.527,88 zł (2.167.748,29 zł), w tym: nadwyżka z wykonania budżetu – 46.438,80 zł (44.359,16 zł), składająca się z niedoboru budżetu – minus 23.734,16 zł ( nadwyżka - plus 44.359,16 zł) i wyniku na funduszach pomocowych – plus 70.172,96 zł ( 0); funduszy pomocowych (bez  pozycji 1.4)- minus 358.705,96 zł (0) i skumulowanego niedoboru na zasobach budżetu – minus 1.855.260,72 zł (minus 2.212.107,45 zł);

- inne pasywa – 511.894 zł (223.361 zł);

- suma bilansowa skorygowanego bilansu z wykonania budżetu gminy za 2006 r. wynosi – 472.295,64 zł (179.613,21 zł).

 Ustalenia kontroli w tym zakresie zamieszczono w protokole kontroli na str. 20-21. W dniu 24 września 2007 r. do RIO wpłynął poprawiony bilans z wykonania budżetu gminy za 2006 r., uwzględniający w całości ustalenia kontroli doraźnej.

Sprawozdanie finansowe jednostki budżetowej za 2006 r. po raz pierwszy składa się z bilansu, rachunku zysków i strat (wariant porównawczy) i zestawienia zmian w stanie funduszu jednostki. Pomiędzy poszczególnymi wzorami składającymi się na sprawozdanie finansowe jednostki musi zachodzić ścisły związek. Z czynności kontrolnych wynika, że wymóg ten w przypadku jednostkowego sprawozdania finansowego Urzędu Gminy Trzcianne jako jednostki budżetowej nie został spełniony. W odniesieniu do poszczególnych elementów sprawozdania finansowego Urzędu ustalenia kontroli są następujące:

1. Bilans urzędu jako jednostki budżetowej – str. 21-22 protokołu kontroli.

Z ustaleń kontroli, przedstawionych przy ocenie realizacji poszczególnych zaleceń pokontrolnych wydanych w następstwie kontroli kompleksowej, wynika jednoznacznie, że w księgach rachunkowych 2006 r. nie zostały ujęte wszystkie operacje gospodarcze. Z uwagi na duży upływ czasu od zakończenia poprzedniego roku budżetowego i zamknięcie ksiąg rachunkowych 2006 roku, pominięte zdarzenia powinny znaleźć odzwierciedlenie w księgach rachunkowych 2007 r. W szczególności dostosowania do rzeczywistości w księgach 2007 roku wymagają stany wykazywane w zakresie wyniku finansowego oraz funduszu jednostki. Ich nierealność wynika z nieprzeksięgowania w 2006 r. na fundusz jednostki wyniku za 2005 r. i rażąco nieprawidłowego ustalania wyniku finansowego, co opisano w pkt I.4.11 protokołu. Należy przypomnieć, że w związku z nieprzeksięgowaniem zysku za 2005 r. na fundusz jednostki i ustaleniem z rażącym naruszeniem obowiązujących zasad wyniku za 2006 r., saldo konta 860 zamknęło się saldem strony Ma w kwocie 1.292.345, 94 zł, zamiast saldem strony Wn w kwocie 4.415.440,84 zł. Aktualnie widniejące w księgach rachunkowych salda kont 800 i 860 powinny zatem zostać urealnione poprzez dokonanie księgowań dostosowujących salda do prawidłowej wysokości, wskazanej w protokole kontroli.

2. Rachunek zysków i strat ( wariant porównawczy) – str. 22-24 protokołu kontroli.

Sporządzony przez kontrolowaną jednostkę rachunek zysków i strat za 2006 według stanu na koniec 2006 r. nie jest w ogóle powiązany z bilansem sporządzonym na dzień 31 grudnia 2006 r. w zakresie wyniku, klasyfikacji przychodów i poziomu kosztów.

W bilansie urzędu za 2006 r. wykazano zysk w kwocie 1.292.345,94 zł, a z rachunku zysków i strat wynika, że 2006 r. zamknął się stratą w kwocie 3.383.002,04 zł.

W toku kontroli przeanalizowano dane w poszczególnych pozycjach rachunku zysków i strat według stanu na koniec roku pod kątem ich zgodności z ewidencją księgowej. Ustalenia kontrolującego z tych czynności są następujące:

1) W poz. A. „Przychody netto ze sprzedaży i zrównane z nimi” rachunku zysków i strat kontrolowana jednostka nie wykazała żadnych danych. Biorąc pod uwagę zapisy księgowe w części A. rachunku zysków i strat należało wykazać kwotę 456.162,00 zł, w tym:

- w poz. A.I. „Przychody netto ze sprzedaży produktów” przychody ze sprzedaży usług i przychody najmu w kwocie – 117.110,83 zł,

- w poz. A.V. „Pozostałe dochody budżetowe” kwotę 339.051,17 zł.

2) W poz. B. „Koszty działalności operacyjnej” rachunku zysków i strat została wykazana kwota 5.062.745,50 zł. Po odjęciu od tej kwoty kosztów amortyzacji w wysokości 1.190.887,90 zł, na koszty rodzajowe wykazywane w pozycjach B.II – B.VII pozostaje kwota 3.871.857,60 zł.  Z ewidencji księgowej prowadzonej na koncie 400 „Koszty według rodzajów” wynika, że powinna to być kwota 4.875.373,72 zł i taka powinna być suma kosztów wykazanych łącznie w poz. B.II – B.X analizowanego sprawozdania, a w poz. B powinny być wykazane koszty w kwocie 6.066.261,62 zł.

3) W poz. C. „Zysk (strata) ze sprzedaży” sprawozdania sporządzonego przez kontrolowaną jednostkę strata na sprzedaży jest równa kwocie kosztów wykazanych w poz. B. (5.062.745,50 zł). Uwzględniając dane z ewidencji księgowej wynik na sprzedaży powinien stanowić stratę w wysokości 5.610.099,62 zł.

4) W pozostałych przychodach operacyjnych (poz. D) wykazano tylko pokrycie amortyzacji w kwocie 1.190.887,90 zł (poz. D.III.) i jest to pozycja rachunku zysków i strat wypełniona zgodnie z ewidencją księgową.

5) W poz. E. „Pozostałe koszty operacyjne” w sprawozdaniu nie wykazano żadnych danych i jest to stan zgodny z prowadzoną ewidencją księgową.

6) W poz. F. „Zysk (strata) z działalności operacyjnej” wykazano stratę w wysokości 3.871.857,60 zł, a zgodnie z ewidencją księgową powinna to być strata w wysokości 4.419.212,62 zł.

7) W przychodach finansowych (poz.G) wykazano nie tylko odsetki wynoszące 4.491,07 zł, ale również pozostałe przychody z tytułu dochodów budżetowych w kwocie 484.384,49 zł, podlegające zamieszczeniu w poz. A analizowanego sprawozdania. Należy zwrócić uwagę na rozbieżność przychodów z tytułu dochodów budżetowych wykazanych w sprawozdaniu z przychodami wynikającymi z ewidencji księgowej (459.932,86 zł). Biorąc pod uwagę ewidencję księgową w tej części sprawozdania należało wykazać odsetki w kwocie – 3.370,86 zł.

8) W kontrolowanej jednostce koszty finansowe w postaci odsetek od zaciągniętych kredytów i pożyczek ujmuje się na koncie 400, zamiast na koncie 750 „Przychody i koszty finansowe” i w związku z tym w poz. H sprawozdania nie wykazano żadnych danych.

9) W rachunku zysków i strat (poz. I) wykazana została strata w kwocie 3.383.002,04 zł, a rzeczywista strata za 2006 r. według zapisów w ewidencji księgowej wynosiła 4.415.440,84 zł. Wynik wykazany w poz. K. i N. rachunków zysków i strat jest taki sam jak w poz. I., ponieważ w kontrolowanej jednostce nie wystąpiły zdarzenia podlegające prezentacji w poz. J, L i M sprawozdania.

3. Zestawienie zmian w funduszu jednostki – str. 24-25 protokołu kontroli.

Analiza zestawienia zmian w funduszu jednostki sporządzonego na dzień 31 grudnia 2006 r. wskazuje na zupełne niezrozumienie treści poszczególnych pozycji tego sprawozdania oraz podstawowych zasad rachunkowości. Na potwierdzenie tej tezy można przytoczyć następujące błędy popełnione przy sporządzaniu tego sprawozdania:

- w poz. I. „Fundusz jednostki na początek okresu (BO)” wykazano stan funduszu na koniec roku (BZ),

- wykazane w poz. I.1. zwiększenia funduszu w kwocie 23.470.576,76 zł są w rzeczywistości sumą stanu funduszu na koniec roku (15.699.894,84 zł) i zmniejszeń funduszu jednostki wykazanych w poz. I.2. (7.770.682,14 zł);

- zmniejszenia funduszu jednostki w kwocie 7.770.682,14 zł zostały wykazane jako różnica całości dochodów budżetu gminy w kwocie 10.360.270,22 zł ( w zestawieniu należało wykazać dochody zrealizowane przez urząd jako jednostkę budżetową) i podwójnej wartości pokrycia amortyzacji w łącznej kwocie 2.381.775,80 zł; wynika stąd, że osoba sporządzająca bilans potraktowała pokrycie amortyzacji jako formę aktualizacji środków trwałych i z tego względu kwotę pokrycia amortyzacji w wysokości 1.190.887,90zł wykazała w poz. I.2.5 i poz. I.2.6. zestawienia;

- wykazany w sprawozdaniu w poz. II. „Fundusz jednostki na konie roku (BZ)” stan funduszu w wysokości 32.692.135,62 zł jest w rzeczywistości sumą wykazanych w sprawozdaniu zwiększeń funduszu (23.470.576,98 zł), zmniejszeń funduszu (7.770.682,22 zł) i zysku (1.292.345,94 zł);

- wykazany w zestawieniu w poz. III. „Fundusz jednostki, po uwzględnieniu podziału zysku (pokrycia straty) i nadwyżki środków obrotowych” w kwocie 16.992.240,78 zł jest różnicą między kwotą 32.692.135,62 zł, wykazaną w poz. II. zestawienia, a kwotą 15.699.894,84 zł wykazaną w poz. I zestawienia.

Przy prawidłowo prowadzonych zapisach księgowych, które wskazano na str. 22 protokołu kontroli doraźnej, dane w kolumnie „Stan na koniec roku bieżącego” w zestawieniu zmian w funduszu jednostki sporządzonym na dzień 31 grudnia 2006 r. powinny przedstawiać się następująco (w nawiasie dane z zestawienia sporządzonego przez jednostkę):

- poz. I. „Fundusz jednostki na początek okresu (BO) – 17.044.768,40 zł (15.699.894,84 zł);

- poz. I.1. „Zwiększenia funduszu” –  8.410.109,06 zł (23.470.576,98 zł);

- poz. I.1.1. „ Zysk bilansowy za rok ubiegły” – 52.151,37 zł (brak danych);

- poz. I.1.2. „Zrealizowane wydatki budżetowe” – 6.214.712,84 zł (brak danych);

- poz. I.1.3. „Dotacje i środki na inwestycje” – 2.143.244,85 zł (brak danych);

- poz. I.2. „Zmniejszenia funduszu jednostki” – 4.047.195,84 zł (7.770.682,14 zł);

- poz. I.2.2 „Zrealizowane dochody budżetowe” – 559.077,43 zł (10.360.270,22 zł);

- poz. I.2.4. „Dotacje i środki na inwestycje” - 2.143.244,85 zł (0);

- poz. I.2.5. „Pokrycie amortyzacji” – 1.190.887,90 zł (1.190.887,90 zł);

- poz. I.2.6. „Aktualizacja środków trwałych” – 0 (1.190.887,90 zł);

- poz. I.2.7. „Wartość sprzedanych i nieodpłatnie przekazanych środków trwałych” – 153.985,66 zł (0);

- poz. I.3a. „Zysk netto” – 0 (1.292.345,94 zł);

- poz. I.3b. „Strata netto” – 4.415.440,84 zł (0);

- poz. II. „Fundusz jednostki na koniec okresu (BZ)” – 21.407.681,62 zł (32.692.135,62 zł);

- poz. III. „Fundusz jednostki, po uwzględnieniu podziału zysku (pokrycia straty) i nadwyżki środków obrotowych” – 16.992.240,78 zł (16.992.240,78 zł).

Nieprawidłowościami o podobnym charakterze dotknięte są również dane wykazane w kolumnie „Stan na koniec roku poprzedniego” zestawienia zmian w funduszu jednostki.

Łączne sprawozdanie finansowe jednostek budżetowych Gminy Trzcianne należało sporządzić na podstawie jednostkowego sprawozdania finansowego Urzędu jako jednostki budżetowej i jednostkowych sprawozdań pozostałych gminnych jednostek budżetowych. Z ustaleń kontroli wynika, że łączne sprawozdanie bilansowe gminnych jednostek budżetowych za 2006 r. zostało przekazane przez BOSzS i składało się tylko z bilansu. W wymienionym sprawozdaniu brak było rachunków zysków i strat oraz zestawień zmian w funduszu obsługiwanych jednostek. Bez tych formularzy niemożliwe było sporządzenie łącznego sprawozdania finansowego gminnych jednostek budżetowych. W toku kontroli poinformowano o tym fakcie skarbnika i osobę pełniącą obowiązki głównego księgowego BOSzS, wskazując na konieczność uzupełnienia sprawozdań finansowych gminnych jednostek oświatowych o rachunek zysków i strat oraz o zestawienie zmian w funduszu jednostki.

W wyniku czynności kontrolnych ustalono, że kontrolowana jednostka za 2006 r. przekazała do RIO, zamiast łącznego sprawozdania finansowego gminnych jednostek budżetowych, jednostkowe sprawozdanie finansowe Urzędu jako jednostki budżetowej.

Ustalenia kontroli w omawianym zakresie zamieszczono na str. 25-26 protokołu kontroli.

         Badając gospodarkę pieniężną Urzędu stwierdzono m.in., że (str. 28-31 protokołu kontroli):

- kontrolowana jednostka nie posiada wyodrębnionego rachunku bankowego gminnego funduszu ochrony środowiska i gospodarki wodnej, a wpływy z tytułu przychodów tego funduszu są przekazywane na rachunek bankowy prowadzony w ramach konta 139 „Inne rachunki bankowe”, na którym są ujmowane m.in. zabezpieczenia należytego wykonywania umów;

- ze środków zgromadzonych na rachunku bankowym prowadzonym w ramach konta 139 przekazano w styczniu 2006 r. na rachunek bankowy budżetu kwotę 79.700 zł; wpłata ta w ewidencji budżetu została ujęta jako dochody budżetu (zapis Wn 133, Ma 901) i została pod koniec roku częściowo zwrócona , w dwóch ratach w łącznej kwocie 69.523,56 zł;

- w dniu 29 grudnia 2006 r. z rachunku bieżącego BOSzS przelano na rachunek prowadzony w Urzędzie w ramach konta 139 kwotę 50.000 zł, zaliczając tę wpłatę jako wydatek wykonany w par. 4210, mimo że środki te zostały w rzeczywistości wydatkowane dopiero w dniu 24 stycznia 2007 r.; zaobserwowane zdarzenia noszą znamiona działań mających na celu obejście przepisów ustawy o finansach publicznych regulujących kwestię wydatków niewygasających z upływem roku budżetowego w jednostkach samorządu terytorialnego (art. 191); w danym przypadku zostały zignorowane, wynikające z przywołanej ustawy, kompetencje Rady Gminy do określania wykazu wydatków niewygasających z upływem roku budżetowego i planu tych wydatków;

- na rachunek bankowy prowadzony w ramach konta 139 została dokonana wpłata z Biblioteki Narodowej w kwocie 4.175 zł, podlegająca zaliczeniu do dochodów budżetu.

Wskazane operacje stanowiły kolejny element zniekształcający wynik budżetu za 2006 rok w wyniku nieprawidłowej kwalifikacji operacji do dochodów i wydatków budżetu.

         Stan prowadzenia zapisów w księgach rachunkowych obrazują kserokopie zapisów na kontach syntetycznych budżetu i Urzędu jako jednostki budżetowej z końca 2006 r. (załącznik Nr 1 i 2 do protokołu kontroli). Rzetelność ksiąg rachunkowych budżetu została zweryfikowana przez kontrolującego w ramach czynności kontrolnych. W ramach tych czynności określono prawidłowe salda kont syntetycznych budżetu na koniec 2006 r., które stanowią podstawę otwarcia ksiąg rachunkowych budżetu na 2007 r. W trakcie kontroli wskazano na konieczność dokonania pewnych korekt w księgach rachunkowych Urzędu, ale proces ten musi być nadal kontynuowany. W 2007 r. należy dokonać gruntownej analizy prawidłowości sald poszczególnych kont syntetycznych wynikających z zamknięcia ksiąg na koniec 2006 r. Między innymi z analizy załącznika Nr 2 do protokołu wynika, że konto 853 „Fundusze pozabudżetowe” na koniec listopada 2006 r. wykazywało saldo Ma wysokości 7.316,23 zł i mimo niewystąpienia w grudniu 2006 r. zapisów na tym koncie, na koniec 2006 r. konto to nie wykazuje salda.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości były wynikiem rażącego nieprzestrzegania lub braku zrozumienia przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości. Ustalenia kontroli doraźnej świadczą o tym, że rezultaty kontroli kompleksowej i wystosowane w związku z tym wnioski pokontrolne w większości przypadków zostały zignorowane. Stwierdzenie to dotyczy okresu od zakończenia kontroli kompleksowej do 31 marca 2007 r., w którym skarbnikiem gminy była J. Szorc. Ustalenia kontroli wskazują, że osoba ta nie potrafiła wyjść poza wypracowane przez siebie schematy i z tego względu realizacja wniosków pokontrolnych, wymagająca usunięcia rażących naruszeń obowiązujących zasad rachunkowości, okazała się zadaniem przekraczającym poziom jej możliwości. Najprawdopodobniej z tego powodu w odpowiedzi na zalecenia znalazły się informacje niezgodne ze stanem faktycznym. Należy jednak nadmienić, że podpisując odpowiedź na wystąpienie pokontrolne Pan Wójt nie analizował należycie jego treści, na co wskazuje odpowiedź na wniosek (pkt 3) wymagający dokonania zmian wydanego wcześniej zarządzenia. W odpowiedzi podano, że zostały dokonane zmiany w wewnętrznych przepisach normujących elementy organizacji i funkcjonowania kontroli wewnętrznej, a w rzeczywistości nie dokonał Pan żadnych zmian w zarządzeniu normującym te zagadnienia.

Z ustaleń kontroli wynika, że szereg czynności związanych z realizacją zaleceń pokontrolnych, szczególnie w zakresie prowadzenia ewidencji księgowej, miało miejsce po odwołaniu z funkcji skarbnika gminy J. Szorc i powołania na jej miejsce J. Purty-Wróbel. W okresie tym wprowadzono m.in. komputerowy system prowadzenia ksiąg rachunkowych, z tym, że zmiana ta nie została dotychczas uwzględniona w przepisach wewnętrznych. Zmiany w prowadzeniu rachunkowości zostały wprowadzone od początku 2007 r. Należy nadmienić, że poprzedni skarbnik pozostawił księgi rachunkowe 2007 r. w bardzo złym stanie. W księgach tych uwzględniono tylko część operacji, a ponadto dekretacje dokonane na dokumentach księgowych nie były zgodne z zasadami rachunkowości. W praktyce wiązało się to z koniecznością odrzucenia dotychczasowych ksiąg rachunkowych i zastąpienia ich księgami prowadzonymi zgodnie z obowiązującymi zasadami rachunkowości. Z ustaleń kontroli wynika, że proces ten nie został jeszcze zakończony, ale podjęte działania zmierzają w prawidłowym kierunku.

         Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na Panu Wójcie jako kierowniku jednostki, stosownie do art. 44 ustawy o finansach publicznych.

         Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości należy do głównego księgowego (skarbnika), a także kierownika jednostki, na którym ciąży powinność wdrożenia i aktualizowania dokumentacji opisującej zasady rachunkowości, stosownie do art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości oraz ogólny nadzór nad prowadzeniem rachunkowości na podstawie art. 4 ust. 5 tej ustawy. Prawa i obowiązki głównych księgowych określa art.45 ustawy o finansach publicznych.

         Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Objęcie nadzorem procesu wydzielenia z ksiąg rachunkowych Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej ksiąg rachunkowych gminnej jednostki budżetowej o nazwie Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej i gminnych instytucji kultury – Gminnego Ośrodka Kultury i Biblioteki Publicznej Gminy.

2. Dokonanie zmian w planie finansowym wydatków Urzędu Gminy na 2007 r. w związku z wyodrębnieniem ewidencji księgowej Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej i zobowiązanie kierownika tej jednostki do sporządzenia planu finansowego wydatków na okres od wydzielenia ewidencji księgowej do końca 2007 r.

3. Zobowiązanie kierowników gminnych instytucji kultury do opracowania planu działalności instytucji kultury na 2007 r. na okres od rozpoczęcia prowadzenia odrębnych ksiąg rachunkowych do końca 2007 r., z uwzględnieniem przypadającej na ten okres dotacji podmiotowej z budżetu gminy.

4. Dokonanie aktualizacji wewnętrznych przepisów normujących elementy organizacji i funkcjonowania wewnętrznej kontroli poprzez usunięcie z nich zapisów dotyczących miejskiej jednostki samorządu terytorialnego oraz wprowadzenie zapisów nakładających na pracowników pobierających wpłaty gotówkowe za świadczone usługi obowiązek ich rozliczania najpóźniej do końca miesiąca, w którym wystawiono fakturę sprzedaży.

5. Dokonanie aktualizacji dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości uwzględniającej przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont...

6. Spowodowanie ustalenia przez kierowników gminnych instytucji kultury i GOPS (w porozumieniu z Panem Wójtem) dokumentacji opisującej przyjęte w tych jednostkach zasady rachunkowości.

7. Uwzględnienie w księgach rachunkowych na 2007 r. prawidłowych sald wynikających z ustaleń kontroli, dotyczących m.in. skumulowanego wyniku budżetu, stanu funduszu Urzędu i jego wyniku finansowego. Przeanalizowanie prawidłowości pozostałych sald wynikających z bilansu zamknięcia za 2006 r., ze szczególnym uwzględnieniem danych dotyczących GFOŚiGW.

8. Sporządzenie skonsolidowanego bilansu gminy za 2006 rok na podstawie bilansu z wykonania budżetu i łącznego sprawozdania finansowego gminnych jednostek budżetowych.

9. Ujmowanie na kontach syntetycznych Urzędu należności i przychodów z tytułu podatków lokalnych pobieranych od osób prawnych.

10. Wykazywanie w sprawozdaniach budżetowych danych zgodnych z ewidencją księgową.

11. Podjęcie działań zmierzających do uchwalenia przez Radę Gminy regulaminu odprowadzania ścieków oraz formalnego wprowadzenia taryf za zbiorowe odprowadzanie ścieków.

12. Zaprzestanie ewidencjonowania na koncie 139 „ Inne rachunki bankowe” wpływów, które są dochodami budżetu lub przychodami GFOŚiGW.

13. Przeanalizowanie dotychczasowych zapisów na koncie 139 i przeksięgowanie z tego konta na konto 135 „Rachunki środków funduszy specjalnego przeznaczenia” środków GFOŚiGW.

14. Zaprzestanie dokonywania wewnętrznych pożyczek na potrzeby realizacji budżetu ze środków pochodzących z zabezpieczenia należytego wykonania warunków umowy i środków GFOŚiGW i kwalifikowania tego typu pożyczek do dochodów budżetu.

15. Zaniechanie wykorzystywania na realizację budżetu danego roku budżetowego środków z otrzymanej w grudniu raty subwencji oświatowej za styczeń następnego roku budżetowego.

16. Przestrzeganie zasady określonej w art. 191 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którą podstawą realizacji wydatków budżetowych danego roku po upływie roku budżetowego jest uchwała Rady Gminy o wydatkach niewygasających z końcem roku budżetowego.

17. Rzetelne informowanie o realizacji wniosków pokontrolnych.

O sposobie wykonania zaleceń proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych.

Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku