Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Zespole Obsługi Szkół Gminy Turośl w Turośli

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Łomży

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 12 kwietnia 2007 roku (znak: RIO.IV.6012 - 1/07), o treści jak niżej:

                                                        Pan Andrzej Krzysztof Paliwoda                                                                         Kierownik Zespołu Obsługi Szkół

                                                                       Gminy Turośl w Turośli

         W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za okres 2006 r., przeprowadzonej w Zespole Obsługi Szkół Gminy Turośl w Turośli na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55 poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Łomży, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

         Kontrolą objętą sprawy z zakresu gospodarki finansowej dotyczące organizacji i funkcjonowania kontroli wewnętrznej Zespołu, księgowości i sprawozdawczości, gospodarki pieniężnej i rozrachunków, realizacji wybranych rodzajów wydatków oraz gospodarki składnikami majątkowymi.

         Z analizy poziomu zobowiązań, dokonanej na podstawie sprawozdawczości, ksiąg rachunkowych i dowodów źródłowych, wynika, że jednostki oświatowe nie zachowują płynności w regulowaniu zaciągniętych zobowiązań. Wskazuje na to konieczność podejmowania działań polegających na występowaniu do kontrahentów o przedłużenie ustalonych terminów płatności. Według stanu na koniec 2006 roku upłynęły pierwotne terminy płatności zobowiązań na kwotę 71.884,54 zł. Terminy płatności zostały jednakże przez kontrahentów przedłużone. Mimo prolongaty terminów płatności zobowiązań wobec kontrahentów wystąpiła także konieczność zaangażowania środków Zakładowych Funduszy Świadczeń Socjalnych w celu uregulowania bieżących zobowiązań wobec ZUS. W grudniu 2006 roku zapożyczono z ZFŚS na ten cel kwotę 94.725,06 zł, która została zwrócona w styczniu 2007 roku – str. 5 protokołu kontroli.

Stosownie do zasady wyrażonej w art. 35 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Zapożyczenia środków z ZFŚS należy uznać za nielegalne w świetle przepisów ustawy o finansach publicznych, wskazujących rodzaje środków publicznych oraz określających zasady ich gromadzenia i rozdysponowania przez jednostki sektora finansów publicznych, a także ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 ze zm.), stanowiącej, iż środki funduszu są gromadzone na odrębnym rachunku bankowym i mogą być przeznaczane wyłącznie na działalność socjalną.

         Badając wewnętrzne regulacje obowiązujące w Zespole, składające się na procedury wewnętrznej kontroli finansowej, o których mowa w art. 47 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), stwierdzono, że instrukcja obiegu dokumentów finansowo-księgowych nie reguluje wszystkich procesów dotyczących gromadzenia i rozdysponowania środków publicznych oraz gospodarowania mieniem. Z ustaleń kontroli wynika, że pominięto w jej treści zagadnienia dotyczące gospodarki środkami transportowymi i związanej z nią dokumentacji (np. kart drogowych i rozliczenia materiałów pędnych). Instrukcja nie określa także stosowanego obiegu dokumentacji dotyczącej gospodarki żywieniowej. Jako uwagę ogólną dotyczącą instrukcji należy ponadto wskazać brak terminów wykonywania obowiązków w zakresie kontroli dokumentów księgowych – str. 8 i 17-18 protokołu kontroli.

Z przywołanych na wstępie przepisów ustawy o finansach publicznych wynika, że kierownik jednostki sektora finansów publicznych jest zobowiązany do zorganizowania odpowiedniego systemu kontroli wewnętrznej w swojej jednostce. Wewnętrzna kontrola powinna dotyczyć wszystkich procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem, zaś jej wykonywanie powinno mieć oparcie w procedurach ustalonych przez kierownika jednostki w formie pisemnej. Procedury te powinny być opracowane z uwzględnieniem zadań, struktury organizacyjnej i kadrowej jednostki oraz ustalić drogę obiegu dokumentów związanych ze wszystkimi procesami zachodzącymi w jednostce. Wytyczne podlegające uwzględnieniu w organizacji systemu kontroli wewnętrznej określają „Standardy kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych”, ogłoszone Komunikatem Ministra Finansów Nr 13 z dnia 30 czerwca 2006 roku (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 7, poz. 58).

W zakresie dokumentacji organizacyjnej należy ponadto dodać, że w regulaminie wewnętrznym Zespołu wymienione są w dalszym ciągu szkoły, które zostały już zlikwidowane – Szkoły Podstawowe w Wenecji, Charubinie i Nowej Rudzie (str. 2 protokołu kontroli).

         Badając prawidłowość zawierania i realizacji umów stanowiących podstawy dokonywania wydatków stwierdzono, że za pracę w powołanej zarządzeniem Wójta Turośli komisji egzaminacyjnej, na potrzeby prowadzenia egzaminów dla nauczycieli kontraktowych ubiegających się o awans na stopień nauczyciela mianowanego, wypłacono ekspertom wynagrodzenie w formie diety po 323,66 zł i zwrot kosztów podróży. Nie stwierdzono, aby wynagrodzenie ekspertów miało umocowanie w zawartych umowach cywilnoprawnych lub ogólnych unormowaniach wewnętrznych obowiązujących w gminie. Lista wypłat ekspertom została zatwierdzona przez Pana Kierownika (str. 13 protokołu kontroli, załącznik nr 7 do protokołu kontroli).

         W ramach badania wydatków związanych z zatrudnieniem i wynagrodzeniem nauczycieli ustalono na podstawie arkusza organizacyjnego, że wymiar godzin ponadwymiarowych realizowanych przez Dyrektora Gimnazjum w Turośli oraz Wicedyrektora przekraczał ½ tygodniowego wymiaru godzin zajęć tych nauczycieli (str. 11 protokołu kontroli, załącznik nr 6 do protokołu kontroli). Z arkusza wynika, iż Dyrektor realizuje w roku szkolnym 2006/2007 5 godzin zajęć tygodniowo, w tym 2 godziny to godziny ponadwymiarowe (w roku 2005/2006 odpowiednio 9, w tym ponadwymiarowych 6), a Wicedyrektor 16 godzin tygodniowo, z czego 9 to godziny ponadwymiarowe (analogicznie w roku 2005/2006). Stan taki narusza normy wynikające z art. 35 ust. 1 i ust. 2 w zw. z art. 42 ust. 2 pkt 1, ust. 6 i 7 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela  (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.). Zgodnie z przepisami art. 35 ustawy, liczba godzin ponadwymiarowych przydzielonych nauczycielowi nie może przekraczać połowy tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć (ustalonego zgodnie ze wskazaniem art. 42 ust. 2 pkt 1), przy czym przez godzinę ponadwymiarową należy rozumieć przydzieloną nauczycielowi godzinę zajęć dydaktycznych, wychowawczych lub opiekuńczych powyżej tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć dydaktycznych, wychowawczych lub opiekuńczych. Stosownie zaś do przepisu art. 42 ust. 6 i 7 ustawy tygodniowy obowiązkowy wymiar godzin zajęć Dyrektora i Wicedyrektora Gimnazjum został określony z uwzględnieniem zniżek ustalonych przez organ prowadzący, celem umożliwienia należytego wykonywania funkcji kierowniczych.

W przedmiocie gospodarki składnikami majątkowymi stwierdzono, że oprócz kart kontowych środków trwałych ujętych na koncie 011 „Środki trwałe”, obsługiwane jednostki oświatowe prowadzą również książki inwentarzowe środków trwałych. Ustalono, iż książki inwentarzowe wykazują znaczne rozbieżności z ewidencją analityczna prowadzoną w Zespole. I tak, w ewidencji znajdującej się w S.P. w Lemanie wskazano kwotę 356 zł jako wartość budynku szkolnego, podczas gdy w ewidencji znajdującej się w Zespole wartość tego budynku to kwota 281.368 zł. Ponadto w ewidencji prowadzonej w tej szkole zarejestrowany jest budynek mieszkalny, który faktycznie został zbyty w 2003 r. Ewidencja środków trwałych prowadzona w szkole nie spełniała właściwe funkcji ochrony składników majątkowych, ze względu na brak w niej (w znacznej ilości przypadków) wszystkich cech obiektów inwentarzowych, służących bliższej ich identyfikacji (np. numerów fabrycznych składników posiadających takie oznaczenia) – str. 16 protokołu kontroli. Biorąc pod uwagę brak realności ewidencji środków trwałych prowadzonej w szkołach oraz fakt istnienia kart kontowych środków trwałych w Zespole zasadnym jest rozważenie – w porozumieniu z dyrektorami szkół – zasadności dalszego prowadzenia książek inwentarzowych do konta 011 w poszczególnych szkołach.

W zakresie prawidłowości prowadzenia inwentaryzacji środków rzeczowych stwierdzono, że brak w dokumentacji sprawozdania o przebiegu inwentaryzacji, do sporządzenia którego obligowała instrukcja inwentaryzacyjna z 10 maja 2002 r. – str. 17 protokołu kontroli

         Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostek budżetowych oraz brakiem środków finansowych niezbędnych dla realizacji planu finansowego.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na kierowniku jednostki, stosownie do art. 44 ustawy o finansach publicznych.

         Wykonywanie obowiązków w zakresie prowadzenia rachunkowości należy do obowiązków głównego księgowego. Prawa i obowiązki głównego księgowego określa art. 45 ustawy o finansach publicznych.

         Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Terminowe regulowanie zobowiązań.

2. Zaniechanie angażowania środków Zakładowych Funduszy Świadczeń Socjalnych w realizację planów finansowych jednostek oświatowych.

3. Uzupełnienie instrukcji obiegu dokumentów o elementy ujęte w części opisowej niniejszego wystąpienia, celem uregulowania w jej treści przebiegu wszystkich operacji dotyczących gromadzenia i rozdysponowania środków publicznych oraz gospodarowania mieniem.

4. Uaktualnienie regulaminu wewnętrznego Zespołu w zakresie wykazu jednostek, które są przedmiotem obsługi Zespołu.

5. Formalne ustalanie, w porozumieniu z organem prowadzącym, wysokości świadczeń na rzecz ekspertów komisji egzaminacyjnych.

6. Poinformowanie dyrektorów szkół o obowiązku respektowania, przywołanych w części opisowej wystąpienia, przepisów Karty Nauczyciela w zakresie liczby realizowanych godzin ponadwymiarowych.

7. Egzekwowanie sporządzania sprawozdań z przebiegu inwentaryzacji.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Łomży w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

         Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

   Z-ca Prezea

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

1. Wójt Gminy Turośl

2. Regionalna Izba Obrachunkowa

w Białymstoku Zespół w Łomży