Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Hajnowskim Domu Kultury w Hajnówce

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 20 sierpnia 2007 roku (znak: RIO.I.6012 - 5/07), o treści jak niżej:

Pan Andrzej Skiepko

Dyrektor

Hajnowskiego Domu Kultury

         W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za lata 2005-2006, przeprowadzonej w Hajnowskim Domu Kultury na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Kontrolę przeprowadzono w oparciu o Program Kontroli Koordynowanej Gospodarki Finansowej Instytucji Kultury z kwietnia 2007 r. opracowany przez koordynatora kontroli - Regionalną Izbę Obrachunkową w Opolu. Zakresem kontroli objęto: regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania Ośrodka, prowadzenie ksiąg rachunkowych, przychody i koszty instytucji kultury oraz zamówienia publiczne.

Badaniu poddano stan dokumentacji składającej się na procedury wewnętrznej kontroli finansowej w Hajnowskim Domu Kultury. Analizy przepisów wewnętrznych dokonano pod kątem zupełności uregulowań dotyczących procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem, będących przedmiotem kontroli finansowej w świetle przepisów art. 35a ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 ze zm.), a od 1 stycznia 2006 r. art. 47 ustawy o finansach publicznych z dnia 30 czerwca 2005 r. (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.).

Stwierdzono, że obowiązująca w badanej jednostce instrukcja obiegu dokumentów finansowo-księgowych oraz gospodarki kasowej wprowadzona została 2 stycznia 1980 r. na podstawie uchwały Nr 191 Rady Ministrów z dnia 10 września 1971 r. w sprawie resortowej kontroli działalności gospodarczej państwowych jednostek organizacyjnych (M.P. Nr 48, poz. 309), tj. aktu uchylonego z dniem 15 września 1983 r. Od czasu wprowadzenia nie były dokonywane w niej żadne zmiany. Większość postanowień instrukcji zachowuje ciągle aktualność, jednakże w jej treści znajdują się sformułowania nie odpowiadające aktualnie obowiązującym przepisom. Przykładowo, w części dotyczącej udokumentowania wydatków wskazano, że dokonywanie wydatków może odbywać się w granicach sum ustalonych w zatwierdzonych planach wydatków budżetowych i pozabudżetowych w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej wydatków podczas, gdy przepisy nie przewidują stosowania przez instytucje kultury zasad klasyfikacji wydatków według paragrafów klasyfikacji budżetowej. Poza tym, wszelkie dowody księgowe podlegają zaksięgowaniu w odpowiednich urządzeniach księgowych i na formularzach przewidzianych w przepisach o rachunkowości budżetowej; w obecnym stanie prawnym do instytucji kultury, w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, zastosowanie mają ogólne przepisy ustawy o rachunkowości. Swą aktualność utraciły ponadto postanowienia instrukcji odnoszące się do zakresów czynności pracowników na stanowiskach związanych z materialną odpowiedzialnością (zaliczono do nich m.in. dyrektora, głównego księgowego i kasjera) w zakresie obowiązku przestrzegania wymienionych w niej aktów prawnych, z których większość pochodziła z lat 70-tych i utraciła moc obowiązującą – str. 4-5 protokołu kontroli.

Omawiana instrukcja nie wyczerpuje ponadto w pełni zagadnień służących wykonywaniu wewnętrznej kontroli finansowej z powodu braków w obszarze określenia rodzajów stosowanych dokumentów finansowo-księgowych oraz wykazu operacji gospodarczych, do udokumentowania których służą poszczególne dokumenty. W instrukcji nie odniesiono się bowiem do stosowanej w praktyce dokumentacji dotyczącej realizacji przez HDK przychodów z prowadzonej działalności gospodarczej w zakresie usług wydawniczych, prowadzenia kawiarni oraz wynajmu pomieszczeń. Wykonywanie usług poligraficznych oraz wynajmu pomieszczeń w praktyce podlegało fakturowaniu, którego zasady nie wynikały z wewnętrznych procedur obowiązujących w jednostce - instrukcja w opisie zasad sporządzania i obiegu dokumentów odnosi się jedynie do faktur/rachunków potwierdzających dokonanie wydatku. Ponadto, analiza dokumentacji znajdującej się w aktach osobowych pracowników HDK, w szczególności zakresów czynności, nie wykazała, aby któryś z nich posiadał uprawnienie do wystawiania w imieniu Ośrodka faktur za wykonane usługi. Co do zasady faktury wystawiane były przez kierownika administracyjnego. Działalność w zakresie prowadzenia kawiarni, w tym związane z nią przychody rejestrowane za pomocą kasy fiskalnej, także nie była objęta postanowieniami omawianego aktu. Poza tym, w instrukcji nie określono zasad sporządzania i obiegu umów zlecenia i o dzieło oraz podstaw do dokonywania wydatków z tego tytułu. W praktyce, umowy tego typu często występowały w dokumentacji HDK, zaś wydatki z tytułu ich zawierania dokonywane były w oparciu o rachunki przedkładane przez zleceniobiorców. W opisie dokumentacji przyjętej do stosowania wskazane są ponadto polecenia przelewu w wersji papierowej, przekazywane do banku w celu ich realizacji, podczas gdy od czerwca 2006 r. funkcjonuje system elektroniczny – str. 4-5 protokołu kontroli.

Kontrola wykazała ponadto nieaktualność postanowień instrukcji w zakresie przyjmowania wpłat gotówkowych. W rozdziale III instrukcji pn. „Udokumentowanie przyjmowania wpłat” stwierdzono m.in., że do przyjmowania wpłat gotówkowych wnoszonych do kasy lub do rąk osoby upoważnionej służą kwitariusze K-103, które w praktyce nie były stosowane. Udokumentowanie wpłat gotówkowych następowało bowiem na podstawie dowodów KP. Ewidencja sprzedaży dokonywanej przez kawiarnię HDK prowadzona była natomiast przy zastosowaniu kasy rejestrującej. Fiskalny raport dobowy stanowił załącznik do dowodu KP, na podstawie którego utarg kasy fiskalnej zaprzychodowywany był do kasy. Poza tym stwierdzono stosowanie dla udokumentowania wypłat gotówkowych dowodów KW, które nie zostały objęte uregulowaniami wewnętrznymi – str. 6-7 protokołu kontroli.

Odnośnie sprawdzania dowodów pod względem merytorycznym omawiana instrukcja stanowi, iż należy to do zakresu czynności kierownika jednostki lub właściwych pracowników odpowiedzialnych za dany odcinek działalności jednostki. Do instrukcji nie został załączony wykaz osób uprawnionych do sprawdzania dowodów pod względem merytorycznym. W praktyce zaś dowody księgowe HDK pod względem merytorycznym autoryzowane były przez kierownika administracyjnego, kierownika artystycznego oraz instruktora ds. programowo-organizacyjnych. Fakt powierzenia wskazanych obowiązków w zakresie zatwierdzania dowodów księgowych nie wynikał jednakże z zakresów czynności wymienionych osób. Na gruncie przepisów art. 44 ust. 2 ustawy o finansach publicznych oraz Standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych, ogłoszonych komunikatem nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 7, poz. 58), wymagane jest, aby przyjęcie obowiązków w zakresie gospodarki finansowej potwierdzone było dokumentem – str. 6 protokołu kontroli.

Uchybienia dotyczyły także prowadzenia ewidencji druków ścisłego zarachowania. W instrukcji obiegu dokumentów, w której zawarto częściowe uregulowania odnoszące się do zasad jej prowadzenia, określono, że prowadzenie ewidencji należy do obowiązków głównego księgowego. Ustalono, że księgę druków ścisłego zarachowania zakłada się na każdy rok budżetowy i ewidencjonuje obroty w zakresie przychodu i rozchodu wszelkiego rodzaju druków ścisłego zarachowania. Z uregulowań wewnętrznych obowiązujących w jednostce nie wynikało jednakże jakich konkretnie druków ścisłego zarachowania ma dotyczyć ewidencja, za wyjątkiem arkuszy spisu z natury. W praktyce ewidencją objęte były: faktury VAT, kwitariusze przychodowe KP, kwitariusze rozchodowe KW oraz czeki gotówkowe. Stwierdzono, iż obroty w zakresie przychodu formularzy faktur VAT oraz kwitariuszy przychodowych i rozchodowych nie były w księdze ewidencjonowane. Uwzględniała ona jedynie rozchód wymienionych dowodów, co pozostawało w sprzeczności z wyżej wskazanymi uregulowaniami zawartymi w instrukcji – str. 30-31 protokołu kontroli. Z drugiej strony, dowody, co do których obowiązek ewidencjonowania ich przychodu i rozchodu w księdze druków ścisłego zarachowania został wyrażony w uregulowaniach wewnętrznych, tj. arkusze spisu z natury, omawianą ewidencją w praktyce nie były objęte.  Instrukcja w tym zakresie stanowiła, że arkusze spisu z natury główny księgowy otrzymuje z magazynu, nadaje numery bieżące i ewidencjonuje w księdze druków ścisłego zarachowania, a następnie wydaje przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej. Po przeprowadzeniu inwentaryzacji, główny księgowy miał obowiązek zarejestrowania niewykorzystanych arkuszy w księdze. Odnośnie arkuszy spisu z natury, badanie inwentaryzacji wykazało ponadto nie wypełnienie w zarządzeniach Pana Dyrektora o spisie środków trwałych oraz materiałów i towarów, punktów dotyczących numerów wydanych przewodniczącemu zespołu arkuszy spisowych (pkt 8) oraz informacji o egzemplarzach, w ilu należy wypełnić arkusze spisu (pkt 9). Powyższe wiązało się z brakiem ich ewidencji w księdze - str. 22 protokołu kontroli.

Dokumentacja opisująca przyjęte zasady rachunkowości, opracowana na podstawie art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.), została wprowadzona zarządzeniem Nr 1 Dyrektora HDK z dnia 10 stycznia 2002 r.  Przyjęte zasady rachunkowości nie określały zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych środków trwałych oraz dokonywanych od nich odpisów amortyzacyjnych i umorzeniowych, a także ich powiązań z kontami księgi głównej, wymaganych przepisami art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a) ustawy o rachunkowości. Także wykaz ksiąg rachunkowych, o którym mowa w art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. b) ustawy, nie był pełny, gdyż nie przewidywał ręcznie prowadzonej ewidencji analitycznej środków trwałych – str. 11-12 protokołu kontroli.

W wyniku analizy dokumentów księgowych zgromadzonych w zbiorach ze stycznia 2007 r. stwierdzono rachunki dotyczące 2006 r., które nie zostały ujęte w ewidencji księgowej 2006 roku jako zobowiązania. Powyższe stanowiło naruszenie normy zawartej w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości, stanowiącej, iż w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty oraz przepisów art. 20, zgodnie z którymi do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić każde zdarzenie gospodarcze, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Zobowiązania nie ujęte w koszty 2006 r. wynosiły 2.850,48 zł – str. 13 protokołu kontroli.

Badanie sprawozdawczości finansowej HDK wykazało, że sprawozdania finansowe za lata 2005 i 2006 nie zawierały informacji dodatkowej, obejmującej wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia. Wymóg ich sporządzenia określony został przepisami art. 45 ust. 2 ustawy o rachunkowości. W art. 48 ust. 1 tego aktu prawnego wskazano zaś na elementy jakie ów dokument powinien posiadać – str. 23 protokołu kontroli.

Odnośnie sprawozdawczości budżetowej ustalono, iż sprawozdania Rb-N i Rb-Z za III i IV kwartał 2006 r., a także za I kwartał 2007 r. nie zostały sporządzone według aktualnie obowiązujących wzorów określonych przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. Nr 13, poz. 770). Do ich sporządzenia wykorzystane zostały formularze obowiązujące na gruncie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 10 grudnia 2001 r. sprawie rodzajów i zasad sporządzania sprawozdań w zakresie państwowego długu publicznego oraz poręczeń i gwarancji jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 148, poz. 1653), które zostało uchylone z dniem 1 lipca 2006 r. Należy wskazać, iż rozporządzenie wprowadziło nie tylko nowe wzory sprawozdań, ale również rozszerzyło zakres informacji, które należy w nich wykazywać. W zakresie sprawozdań Rb-Z zmianie uległ przede wszystkim sposób prezentacji zobowiązań w układzie podmiotowym (rozbudowany został katalog wierzycieli). W analogiczny sposób, we wzorach sprawozdań Rb-N zostały rozbudowane katalogi dłużników. Dodatkowo, w sprawozdaniach Rb-N przewidziano wymóg prezentacji w układzie przedmiotowym „pozostałych należności” - § 10 ust. 1 pkt 5 rozdziału 2 Instrukcji sporządzania sprawozdań stanowiącej załącznik Nr 6 do rozporządzenia. Przez pojęcie „pozostałych należności”, zgodnie z definicją zawartą w przywołanym przepisie rozporządzenia, rozumie się należności niewymagalne z tytułu dostaw towarów i usług, podatków i składek na ubezpieczenia społeczne oraz z wszelkich innych tytułów nieobjętych pozostałymi kategoriami przedmiotowego sprawozdania – str. 24 protokołu kontroli.

W związku z niesporządzaniem sprawozdań Rb-N począwszy od III kwartału 2006 r. według nowych zasad, sprawozdanie Rb-N za IV kwartał 2006 r. odnosiło się jedynie do należności wymagalnych wynoszących 1.218 zł. Konta rozrachunkowe jednostki na dzień 31 grudnia 2006 r. wykazywały zaś sumę należności w wysokości 14.182,53 zł. Pozostawało to w sprzeczności z obecnie obowiązującym wymogiem wykazywania w sprawozdaniach Rb-N „pozostałych należności”, których definicja została przedstawiona wyżej – str. 24-25 protokołu kontroli.

Poza tym, w zakresie prawidłowości sporządzania sprawozdań Rb-N, stwierdzono, iż w sprawozdaniu za IV kwartał 2005 r. wykazano należności wymagalne na kwotę 2.728 zł, podczas gdy z ksiąg rachunkowych wynikały dodatkowo należności wymagalne w wysokości 2.190,52 zł odpowiadające należnościom głównym, na które utworzono odpis aktualizacyjny. W rozumieniu przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 10 grudnia 2001 r. sprawie rodzajów i zasad sporządzania sprawozdań w zakresie państwowego długu publicznego…, obowiązującego w okresie sporządzania sprawozdania, tytułem podlegającym wykazaniu były należności wymagalne rozumiane jako wszystkie bezsporne należności wynikające z ewidencji księgowej, których termin płatności dla dłużnika minął, a nie są one przedawnione ani umorzone, w szczególności, należności wynikające z dostaw towarów i usług, prawomocnych orzeczeń sądu, udzielonych poręczeń i gwarancji - § 12 ust. 2 pkt 4. Opisywane należności podlegały zatem wykazaniu w obowiązującej sprawozdawczości – str. 15-16 protokołu kontroli. Reasumując, w sprawozdaniach Rb-N nie wykazywano w sposób prawidłowy należności jednostki. Nie były one zatem sporządzone rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym.

Badanie sprawozdawczości budżetowej wykazało ponadto niezamieszczanie na sprawozdaniach Rb-Z i Rb-N za 2005 i 2006 r. pieczątki z imieniem i nazwiskiem głównego księgowego. Wymóg ten został określony w § 6 ust. 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 czerwca 2006 r. (w poprzednim stanie prawnym w § 4 ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 10 grudnia 2001 r.) – str. 25 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli gospodarki pieniężnej stwierdzono, że w dniu 30 listopada 2005 r. z rachunku podstawowego została pobrana czekiem suma 1.500 zł. W tym samym dniu podjęta czekiem kwota została zaprzychodowana do kasy, co potwierdza raport kasowy Nr 44/2005 sporządzony za okres od 21 do 30 listopada 2005 r. Następnie, pod tą samą datą, sumę 1.500 zł wypłacono Panu Dyrektorowi jako pożyczkę na cele mieszkaniowe. Podstawę wypłaty stanowiła umowa pożyczki zawarta w dniu 30 listopada 2005 r. pomiędzy HDK, w imieniu którego występował Główny Księgowy a Panem Dyrektorem. Należne raty pożyczki potrącane były z wynagrodzenia i przelewane na rachunek bankowy ZFŚS. Z ustaleń kontroli wynika, że pożyczka została spłacona terminowo do dnia 30 listopada 2006 r. Należy wskazać, iż przedmiotowa pożyczka udzielona została bezpodstawnie ze środków rachunku podstawowego a nie z rachunku ZFŚS. W. Karpiuk pełniący funkcję Głównego Księgowego w okresie objętym kontrolą w ustnych wyjaśnieniach złożonych w trakcie trwania kontroli stwierdził, iż powyższe wynikało z omyłki - pieniądze błędnie pobrano czekiem do rachunku podstawowego, podczas gdy w tym czasie na rachunku ZFŚS były środki na ten cel. Nie stwierdzono, aby do dnia zakończenia kontroli dokonano zrefundowania z rachunku Funduszu na rachunek podstawowy nieprawidłowo pobranej sumy – str. 29 protokołu kontroli.

Ustalono ponadto, iż w kontrolowanym 2006 r. sumę obrotów konta 131 zwiększyła „pożyczka” w wysokości 10.000 zł przelana na rachunek podstawowy HDK z rachunku bankowego ZFŚS. Powyższe miało miejsce 29 grudnia 2006 roku i spowodowane było niedoborem środków ma rachunku podstawowym - w dniu przelewu początkowy stan środków na tym rachunku wynosił 1.741,96 zł. Stwierdzono, iż „pożyczona” suma została zwrócona na rachunek ZFŚS w dniu 30 marca 2007 r. Kontrola wykazała także, iż w 2005 r. ze środków zgromadzonych na rachunku ZFŚS zapłacono zobowiązanie HDK w wysokości 7.393,20 zł wynikające z zakupu oleju opałowego (przelew miał miejsce w dniu 23 grudnia 2005 r.). Kwotę w tej wysokości na rachunek ZFŚS zwrócono z rachunku podstawowego w styczniu 2006 r. Poza tym, w dniu 22 czerwca 2005 r. ze środków ZFŚS opłacono fakturę za energię elektryczną na sumę 3.990,15 zł, którą „zwrócono” pod datą 29 lipca tego samego roku. Z ustaleń kontroli wynika, że także w 2004 r. z rachunku ZFŚS „pożyczane” były środki na sfinansowanie bieżącej działalności HDK. Świadczą o tym przelewy dokonane na rachunek Funduszu z rachunku podstawowego w dniach 14 stycznia i 24 lutego 2005 r. opisane jako „zwrot środków” o łącznej wartości 7.800 zł.

Opisane praktyki były nieuprawnione w świetle przepisów poprzedniej ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych, jak i obecnie obowiązującej ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych – wskazujących rodzaje środków publicznych oraz określających zasady ich gromadzenia i rozdysponowania przez jednostki sektora finansów publicznych. Poza tym pozostawały one w sprzeczności z przepisami ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 ze zm.), stanowiącymi, iż środki funduszu są gromadzone na odrębnym rachunku bankowym i mogą być przeznaczane wyłącznie na działalność socjalną. Należy wskazać ponadto na zasadę wyrażoną w przepisach art. 35 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych. Zgodnie z nią, wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. O jej naruszaniu przez badaną jednostkę świadczą występujące na koniec roku zobowiązania wymagalne. Na koniec 2005 r. wynosiły one 8.221,82 zł, zaś na koniec 2006 r. spadły do sumy 143 zł. Należy wskazać, że faktycznie byłyby one większe, gdyby nie dokonywano nieprawidłowych „zapożyczeń” środków ZFŚS na rachunek podstawowy oraz nie realizowano z rachunku ZFŚS bezpośrednich płatności zobowiązań dotyczących działalności HDK. Na regulowanie bieżących płatności w 2006 r. zaciągnięty został ponadto kredyt w rachunku podstawowym. Opisane fakty wskazują na problemy jednostki z utrzymaniem płynności finansowej – str. 29-30 protokołu kontroli.

         Stwierdzono, iż badana jednostka opracowała plan działalności instytucji kultury na 2005 i 2006 r. z zachowaniem wielkości dotacji ustalonej przez organizatora. Plany finansowe zatwierdzone zostały przez Pana Dyrektora. Z ustaleń kontroli wynika, że w roku 2005 i 2006 pierwotne kwoty dotacji od organizatora ulegały zwiększeniu, przy czym nie stwierdzono, aby plan działalności HDK korygowano w związku ze zmianami wysokości dotacji. Nie stwierdzono także, aby plany finansowe na 2005 i 2006 r. były zmieniane w związku z realizacją przychodów wyższych od prognozowanych. Obowiązek dokonania zmian w rocznym planie finansowym w związku ze zmianami przychodów i kosztów został wyrażony w art. 34 ust. 3 ustawy o finansach publicznych. Należy dodać, iż plan działalności instytucji na 2005 r. nie zawierał planu remontów i konserwacji środków trwałych wymaganego na podstawie art. 27 ust. 4 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej. Z ewidencji księgowej wynikało natomiast, że we wskazanym okresie koszt usług remontowych wyniósł 7.916,24 zł – str. 31-32 protokołu kontroli.

Analiza kosztów HDK wykazała, iż umową Nr Rb/16/2006 zawartą w dniu 31 sierpnia 2006 r. Pan Dyrektor zlecił PUK sp. z o.o. z Hajnówki wykonanie schodów żelbetonowych na poddaszu budynku HDK. Przedmiot zamówienia określony został w kosztorysie ofertowym stanowiącym załącznik do umowy. Wartość brutto zadania oszacowana została przez wykonawcę na sumę 14.000 zł. Zakres robót obejmował m.in. balustrady schodowe z prętów stalowych w ilości 8,600 m za sumę 2.288,02 zł (poz. 22 kosztorysu). Jako datę zakończenia robót strony ustaliły początkowo termin 15 grudnia 2006 r. W treści umowy wskazano (§ 2), że przez termin „zakończenia całości robót” należy rozumieć wykonanie robót oraz zgłoszenie ich do odbioru potwierdzone przez kierownika budowy i inspektora nadzoru. Odnośnie terminu realizacji przedmiotu zamówienia, w dniu 11 grudnia 2006 r. został podpisany aneks wydłużający go do dnia 31 stycznia 2007 r. (pozostałe warunki pozostawiono bez zmian). Umową strony ustaliły ponadto, iż przedmiotem odbioru końcowego będzie przedmiot umowy (§ 7 ust. 1 umowy) oraz, że wykonawca zgłosi zakończenie robót pisemnie, zaś zamawiający w ciągu 14 dni od chwili otrzymania zawiadomienia wyznaczy datę odbioru końcowego robót (§ 7 ust. 2 i 3). Dalej uzgodniono, że zapłata za wykonanie przedmiotu umowy nastąpi po zakończeniu i odbiorze robót na podstawie wystawionego przez wykonawcę rachunku i protokołu odbioru elementów oraz dostarczeniu dokumentów, o których mowa w § 6 ust. 3 umowy (m.in. w postaci certyfikatu uprawniającego do oznaczania wyrobów znakiem bezpieczeństwa, deklaracji zgodności z PN na materiały) w ciągu 30 dni od daty wpływu rachunku końcowego, protokołu końcowego odbioru robót i wymaganych dokumentów (§ 9 ust. 1).

Z ustaleń kontroli wynika, że zapłaty za wykonanie przedmiotu umowy dokonano wbrew opisanym wyżej warunkom umownym. Ustalono bowiem, że przed dokonaniem zapłaty wykonawca nie zgłosił pisemnie zakończenia robót oraz nie przedłożył wymaganych w § 6 ust. 3 umowy dokumentów, nie został ponadto podpisany protokół końcowy odbioru prac. Należy dodać, iż faktura w kwocie 14.000 zł brutto została wystawiona przez wykonawcę już w dniu 28 grudnia 2006 r. (określono w niej 14 dniowy termin płatności, pomimo że umowa przewidywała płatność w terminie 30 dni), zaś jej opłacenia dokonano 19 stycznia 2007 r. (należy zaznaczyć, że umowny termin zakończenia prac upływał 31 stycznia 2007 r.). Wpływ faktury w kwocie netto ujęty został na koncie 080 (poz. 64/4/XII 2006 r.), sprawdzenia jej pod względem merytorycznym dokonał kierownik administracyjny, zaś zatwierdzenia do wypłaty Pan Dyrektor. W trakcie kontroli stwierdzono, że objęte umową prace nie zostały przez wykonawcę wykonane w całości (co mogło być powodem braku zgłoszenia przez wykonawcę zakończenia robót). Oględziny wykazały bowiem brak przewidzianych kosztorysem ofertowym balustrad (protokół oględzin z dnia 31 maja 2007 r. stanowi załącznik Nr 11 do protokołu kontroli). Pomimo wskazanego uchybienia w wykonaniu umowy, zapłacono za całość prac nią objętych. Strony przewidziały jako formę odszkodowania kary umowne (§ 10 umowy). Odnośnie zasad ich naliczania umowa stanowiła m.in.: ustala się kary umowne w następujących wypadkach: wykonawca jest zobowiązany do zapłaty zamawiającemu kar umownych z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy za zwłokę w wykonaniu prac budowlanych w wysokości 0,2% wynagrodzenia za każdy dzień zwłoki licząc od umownego terminu ich wykonania (§ 10 ust. 1 pkt 2a umowy). Wskazanej sankcji wobec wykonawcy nie zastosowano. Od daty końcowej wykonania robót do dnia stwierdzonego uchybienia upłynęło 120 dni, stąd łączną wysokość kar umownych na ten dzień liczonych od kwoty 1.875,50 zł (stanowiącej wartość netto robót niewykonanych, co wynikało z zapisu § 10 ust. 3 umowy stanowiącego, iż do podstawy naliczania kar umownych nie nalicza się podatku VAT) stanowiła 450,12 zł. Ponadto, w treści umowy zawarto postanowienia o przekazaniu przez wykonawcę tytułem zabezpieczenia należytego wykonania umowy oraz uprawnień z tytułu gwarancji 5% wartości brutto wykonania umowy, tj. 700 zł, która będzie potrącona z faktury wystawionej przez wykonawcę i zostanie zwrócona po odbiorze końcowym robót (§ 13 ust. 4). Także i te ustalenia nie zostały w praktyce wykonane, na rachunek wykonawcy przelano bowiem całą sumę wynikającą z umowy. W wyjaśnieniu w sprawie przyczyn, z jakich wykonawcy schodów zapłacono całą sumę wynikającą z umowy, pomimo nie wywiązania się z warunków umownych, głównie poprzez niewykonanie części robót (tj. balustrad z prętów stalowych), a także braku potwierdzonego protokołem odbioru wykonania robót, Pan Dyrektor potwierdził, że należność za roboty HDK opłacił bez zakończenia całości robót, tzn. bez zamontowania balustrady schodowej. Dodał, iż faktura została opłacona w całości, ponieważ Wykonawca robót wykonał zlecenie zgodnie z umową, ale HDK nie zaakceptował wzoru dostarczonej balustrady. Strony uzgodniły, że balustrada zostanie wykonana wg wzoru istniejącej balustrady i zamontowana do dnia 31.07.2007 r. Ustalenia stron, o których mowa w wyjaśnieniu Pana Dyrektora, nie mają potwierdzenia w odpowiedniej zmianie umowy. Na pytanie dotyczące powodów nie podjęcia czynności zmierzających do wyegzekwowania warunków umownych w postaci kar umownych oraz ustanowienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy i uprawnień z tytułu gwarancji w postaci 5% wartości brutto umowy, tj. 700 zł, odpowiedzi nie uzyskano.

Na skutek ustaleń kontroli, w trakcie jej trwania rozpoczęto montowanie balustrad schodowych. W dniu 13 czerwca 2007 r. z udziałem Pana Dyrektora oraz kierownika administracyjnego HDK został podpisany protokół odbioru schodów. Stwierdzono w nim wykonanie całości prac objętych umową (wraz z balustradą, co potwierdzono w trakcie kontroli). Do wykonania pozostała jeszcze drewniana poręcz, nie przewidziana wcześniej w umowie, którą wykonawca zobowiązał się wykonać do 20 czerwca 2007 r. – str. 17-19 protokołu kontroli.

Wynajem pomieszczeń w kontrolowanej jednostce następował na podstawie pisemnych umów. W przypadku umów najmu na uroczystości rodzinne stosowano zapis, iż „czynsz płatny będzie przed rozpoczęciem najmu gotówką do kasy HDK”. Kontrola dokumentów księgowych wykazała, iż zapłata następowała, co do zasady po terminie najmu, a więc wbrew postanowieniom umownym. Opóźnienia obejmowały od 2 do 5 dni – str. 35 protokołu kontroli.

Analiza regulaminu wynagradzania obowiązującego w HDK wykazała niezgodności z regulacjami zawartymi w przepisach rozporządzenia Ministra Kultury i Sztuki z dnia 23 kwietnia 1999 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników zatrudnionych w instytucjach kultury prowadzących w szczególności działalność w zakresie upowszechniania kultury (Dz. U. Nr 45, poz. 446 ze zm.). Rozbieżności stwierdzono odnośnie zasad przyznawania nagród jubileuszowych. Według regulaminu pracownikom przysługują nagrody w wysokości: 100% miesięcznego wynagrodzenia - po 20 latach pracy, 200% miesięcznego wynagrodzenia - po 25 latach pracy, 300% miesięcznego wynagrodzenia - po 30 latach pracy, 400% miesięcznego wynagrodzenia - po 35 latach pracy i 400% miesięcznego wynagrodzenia za każde 5 lat pracy ponad 35 lat. Natomiast zgodnie z regulacją § 11 ust. 1 przywołanego rozporządzenia, nagrody jubileuszowe przysługują w następujących wysokościach: 75% miesięcznego wynagrodzenia - po 20 latach pracy, 100% miesięcznego wynagrodzenia - po 25 latach pracy, 150% miesięcznego wynagrodzenia - po 30 latach pracy, 200% miesięcznego wynagrodzenia - po 35 latach pracy i 300% miesięcznego wynagrodzenia - po 40 latach pracy. Dodatkowo należy wskazać, że stosownie do postanowień § 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 21 stycznia 2003 r. w sprawie szczegółowego wykazu świadczeń dodatkowych, które mogą być przyznane osobom kierującym niektórymi podmiotami prawnymi oraz trybu ich przyznawania (Dz. U. Nr 14, poz. 139), nagroda jubileuszowa mogłaby być przyznana, przez pełniącego funkcję pracodawcy, w wysokości wyższej o maksymalnie 25% od ustalonej w przepisach prawa. Możliwość zwiększenia wysokości nagrody dotyczy nagród dla kierowników samorządowej osoby prawnej, ich zastępców oraz głównych księgowych, o czym stanowi § 1 rozporządzenia w związku z art. 2 pkt 1-4 ustawy z dnia 3 marca 2000 r. o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami prawnymi (Dz. U. Nr 26, poz. 306 ze zm.).

Szczegółowa kontrola wypłaty nagród jubileuszowych wykazała, iż na podstawie regulaminu wynagradzania wypłacono następujące nagrody jubileuszowe:

- 28 lipca 2005 r. – 400% wynagrodzenia miesięcznego po 35 latach pracy dla kierownika administracyjnego (10.616 zł brutto), podczas gdy według przepisów rozporządzenia po 35 latach pracy przysługuje nagroda w wysokości 200% wynagrodzenia;

- 2 stycznia 2006 r. – 100% wynagrodzenia miesięcznego po 20 latach pracy dla Pana Dyrektora (3.830 zł brutto), podczas gdy według przepisów rozporządzenia po 20 latach pracy przysługuje nagroda w wysokości 75% wynagrodzenia; w świetle przywołanego wyżej rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów nagroda w wysokości 75% wynagrodzenia mogłaby zostać zwiększona o 25% przez Burmistrza Hajnówki, a zatem mogłaby wynieść zgodnie z obowiązującymi przepisami 93,75% wynagrodzenia; jak wynika z pisma przyznającego nagrodę, jako podstawę ustalenia jej wysokości wskazano wyłącznie regulamin wynagradzania,

- 4 października 2006 r. – 400% wynagrodzenia miesięcznego po 45 latach pracy dla głównego księgowego HDK (11.700 zł brutto), podczas gdy według przepisów rozporządzenia po 45 latach pracy nagroda nie przysługuje;

- 7 listopada 2006 r. – 200% wynagrodzenia miesięcznego po 25 latach pracy dla robotnika gospodarczego (2.492 zł brutto), podczas gdy według przepisów rozporządzenia po 25 latach pracy przysługuje nagroda w wysokości 100% wynagrodzenia;

- 2 lutego 2007 r. - 200% wynagrodzenia miesięcznego po 25 latach pracy Pana Dyrektora (8.204 zł brutto), podczas gdy według przepisów rozporządzenia po 25 latach pracy przysługuje nagroda w wysokości 100% wynagrodzenia; w świetle przywołanego wyżej rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów nagroda w wysokości 100% wynagrodzenia mogłaby zostać zwiększona o 25% przez Burmistrza Hajnówki, a zatem mogłaby wynieść zgodnie z obowiązującymi przepisami 125% wynagrodzenia; jak wynika z pisma przyznającego nagrodę, jako podstawę ustalenia jej wysokości wskazano wyłącznie regulamin wynagradzania.

         W okresie objętym kontrolą wypłacono na podstawie stawek określonych w regulaminie nagrody jubileuszowe na łączną kwotę 36.842 zł. W przypadku naliczania nagród wyłącznie na podstawie przepisów rozporządzenia (bez zwiększeń o 25% dla Pana Dyrektora), ich łączna wysokość wyniosłaby 11.703,50 zł (różnica 25.138,50 zł).

Poza tym, postanowienia regulaminu odbiegały od ustalonych w załączniku nr 1 do wskazanego rozporządzenia stawek miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego pracowników działalności podstawowej, administracyjnej i obsługi, godzinowych stawek wynagradzania instruktorów amatorskiego ruchu artystycznego i zespołów zainteresowań. Różnice dotyczyły zarówno podwyższenia, jak i obniżenia górnej bądź dolnej granicy w danej kategorii zaszeregowania. Pomimo tego, faktyczna wysokość zbadanych wynagrodzeń była zgodna z rozpiętością stawek w poszczególnych kategoriach zaszeregowania określonych w przywołanym akcie prawnym.

Czynności kontrolne wykazały ponadto, iż w stosunku do pracowników, u których w angażach określono jako stanowisko instruktor artystyczny i instruktor zespołu zainteresowań, zastosowano kategorie zaszeregowania właściwe dla pracowników działalności podstawowej, administracyjnej i obsługi, do których odnosi się tabela 1 załącznika nr 2 do rozporządzenia, zawierająca stanowiska instruktorów, bez dodatku artystyczny. Należy wskazać, iż zarówno przepisy rozporządzenia (tabela 2 załącznika nr 1), jak i regulamin wynagradzania kontrolowanej jednostki (tabela 4 załącznika nr 1), przewidują, iż wynagrodzenie osób zatrudnionych na stanowiskach artystycznych powinno być ustalone poprzez zastosowanie stawki godzinowej właściwej dla danego stanowiska. Z nazewnictwa zawartego w tabeli 4 regulaminu wynika, że ma ona zastosowanie do wynagradzania instruktorów amatorskiego ruchu artystycznego i zespołów zainteresowań, co nie znajduje jednakże potwierdzenia w angażach. Ustalenie wynagrodzenia w oparciu o kategorię zaszeregowania i stawkę miesięczną, na gruncie uregulowań rozporządzenia właściwe jest dla pracowników działalności podstawowej, administracji i obsługi. W regulaminie wynagradzania, w załączniku nr 1, zawarto tabelę 1 określoną jako tabela stanowisk, zaszeregowań i wymagań kwalifikacyjnych pracowników HDK, w której wymieniono m.in. stanowisko „starszego instruktora ds.” i „instruktora ds.”. W wyjaśnieniu złożonym w trakcie trwania kontroli Pan Dyrektor wskazał, iż ustalenie wynagrodzenia dla wszystkich pracowników HDK, także zatrudnionych na stanowiskach artystycznych, odbywa się w oparciu o wskazaną tabelę, a więc według kategorii zaszeregowania i stawki miesięcznej. Wskazane jest zatem dostosowanie zasad ustalania wynagrodzeń dla pracowników artystycznych do obowiązujących przepisów w tym zakresie.

Obowiązujący w HDK Regulamin wynagradzania dopuszcza ponadto w § 7 przyznawanie, w ramach posiadanych środków, nagród z funduszu premiowego, funduszu nagród oraz innych nagród, tj. rocznych, które zostały szczegółowo uregulowane w odrębnym regulaminie przyznawania nagród rocznych. Z ustaleń kontroli wynika, że fundusz nagród nie został utworzony, w badanym okresie nie wystąpiły nagrody roczne, comiesięcznie zaś wypłacane były premie w średniej wysokości 20% wynagrodzenia. Należy wskazać, iż zgodnie z § 18 rozporządzenia „w ramach środków na wynagrodzenia osobowe może być tworzony fundusz premiowy”, zatem ma on charakter fakultatywny. Z przepisów § 19 rozporządzenia Ministra Kultury i Sztuki wynika natomiast, iż „w ramach posiadanych środków na wynagrodzenia tworzy się fundusz nagród w wysokości do 3% planowanych środków na wynagrodzenia osobowe” oraz, że „Fundusz nagród (...) może być podwyższany w ramach posiadanych środków na wynagrodzenia”. Brzmienie przywołanych regulacji wskazuje zatem na powinność tworzenia funduszu nagród – str. 36-41 protokołu kontroli.

Ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych udzielane były pożyczki dla pracowników. Kontrola postanowień umów wykazała, iż oprocentowanie pożyczki według umowy wynosiło 3% w skali roku, natomiast regulamin Funduszu przewidywał oprocentowanie w wysokości 5%. Faktycznie zaś wysokość odsetek była ustalana według następującego wzoru: suma pożyczki x 3% x (ilość rat + 1) : 24, co skutkowało tym, że rzeczywiste oprocentowanie pożyczek kształtowało się na poziomie 1,35% w skali roku. Z ustaleń kontroli wynika, że łączna suma otrzymanego oprocentowania z tytułu udzielonych w okresie objętym kontrolą pożyczek mieszkaniowych wyniosła 128,25 zł. Według postanowień umownych należne oprocentowanie wyniosłoby 285 zł, natomiast gdyby umowy zostały zawarte zgodnie z regulaminem, to wpływy na ZFŚS z tytułu udzielonych pożyczek wyniosłyby 475 zł – str. 41-42 protokołu kontroli.

Kontrola trzech postępowań przeprowadzonych w oparciu o przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2006 r. Nr 164, poz. 1163 ze zm.) – str. 42-47 protokołu kontroli - wykazała następujące nieprawidłowości:

a) nieokreślenie w treści ogłoszenia o zamówieniu wielkości lub zakresu zamówienia, pomimo obowiązku ustawowego wyrażonego w art. 41 pkt 4 Prawa zamówień publicznych (uchybienie wystąpiło w 2 zbadanych postępowaniach na dostawę oleju opałowego); postanowień dotyczących choćby orientacyjnej ilości zamawianych dostaw nie zawierały także zawarte umowy o dostawę oleju opałowego. Powinność zawarcia w umowie informacji umożliwiających ustalenie maksymalnej wartości nominalnej zobowiązania przez zamawiającego, jeżeli w ofercie podano cenę jednostkową, wynika z art. 150 ust. 1 ustawy,

b) nieskładanie przez Pana Dyrektora oświadczeń o braku okoliczności wyłączających z udziału w postępowaniu, wymaganych od osób wykonujących czynności w postępowaniu na mocy art. 17 ust. 2 ustawy (nieprawidłowość dotyczyła wszystkich 3 postępowań),

c) braku dokumentacji umożliwiającej weryfikację prawidłowości wykonania obowiązku w zakresie przekazania uczestnikom postępowania informacji o wyniku postępowania zgodnie z art. 92 ust. 1 Prawa zamówień publicznych, co dotyczyło postępowania na dostawę oleju opałowego na 2006 r.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości były w głównej mierze wynikiem błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości instytucji kultury.

Stosownie do postanowień art. 44 ustawy o finansach publicznych odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych, w tym wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli finansowej, ponosi jej kierownik. Na kierowniku jednostki spoczywa też powinność wdrożenia i aktualizacji dokumentacji zasad rachunkowości obowiązujących w jednostce oraz nadzór nad prowadzeniem rachunkowości, stosownie do postanowień art. 4 ust. 5 i art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

Prowadzenie rachunkowości HDK należało do głównego księgowego, stosownie do zakresu obowiązków i przepisów art. 45 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Wyeliminowanie, z wykorzystaniem uwag zawartych w niniejszym wystąpieniu, nieprawidłowości w zakresie funkcjonowania wewnętrznej kontroli finansowej, poprzez:

a) zmianę instrukcji obiegu dokumentów w zakresie sformułowań wykazujących sprzeczność z obecnie obowiązującymi przepisami prawa,

b) uzupełnienie instrukcji o uregulowania dotyczące wszystkich stosowanych w praktyce dokumentów finansowo-księgowych oraz wykazu operacji gospodarczych, do udokumentowania których służą poszczególne dokumenty,

c) wyeliminowanie rozbieżności miedzy postanowieniami instrukcji w zakresie przyjmowania wpłat gotówkowych a faktycznie stosowanymi rozwiązaniami,

d) potwierdzenie dokumentem przekazania pracownikom obowiązków w zakresie zatwierdzania dowodów pod względem merytorycznym.

2. Odnośnie ewidencji druków ścisłego zarachowania:

a) wyeliminowanie rozbieżności między wewnętrznymi regulacjami a stosowana praktyką w zakresie rodzajów dokumentów objętych ewidencją,

b) ewidencjonowanie w księdze druków ścisłego zarachowania przychodu dokumentów podlegających ścisłemu zarachowaniu, celem zapewnienia aby prowadzona ewidencja odzwierciedlała faktyczny stan ilościowy druków.

3. Wskazywanie w zarządzeniach o inwentaryzacji numerów wydanych przewodniczącemu zespołu arkuszy spisowych oraz ilości egzemplarzy, w których należy wypełnić arkusze spisu, stosownie do przyjętych regulacji wewnętrznych.

4. Dokonanie uzupełnień w treści dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości poprzez uwzględnienie zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych środków trwałych oraz dokonywanych od nich odpisów amortyzacyjnych i umorzeniowych, a także ich powiązań z kontami księgi głównej.

5. Przestrzeganie zasady memoriału określonej w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

6. Sporządzanie informacji dodatkowej jako składnika sprawozdania finansowego, stosownie do przepisu art. 45 ust. 2 pkt 3 ustawy o rachunkowości.

7. W zakresie sprawozdawczości budżetowej:

a) sporządzanie kwartalnych sprawozdań Rb-N i Rb-Z na właściwych formularzach, ze szczególnym uwzględnieniem wymogu wykazywania w sprawozdaniach Rb-N „pozostałych należności”,

b) wykazywanie w sprawozdaniach Rb-N wszystkich należności wymagalnych, także tych, w stosunku do których utworzono odpis aktualizujący,

c) zamieszczanie na sprawozdaniach budżetowych pieczątki z imieniem i nazwiskiem głównego księgowego.

8. Zrefundowanie z rachunku ZFŚS na rachunek podstawowy kwoty 1.500 zł odpowiadającej pożyczce wypłaconej nieprawidłowo ze środków bieżących jednostki.

9. Zaniechanie przejściowego angażowania środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w finansowanie kosztów działalności Ośrodka.

10. Terminowe regulowanie zaciągniętych zobowiązań.

11. W zakresie planowania:

a) dokonywanie zmian w rocznym planie działalności w związku ze zmianami wysokości przychodów i kosztów,

b) zawieranie w planie działalności instytucji planu remontów i konserwacji środków trwałych.

12. Dokonywanie zapłaty za wykonanie przedmiotu umowy wyłącznie po spełnieniu warunków ustalonych w umowie. Rozważnie zasadności wyegzekwowania kar umownych z tytułu niewykonania umowy przez PUK z Hajnówki.

13. Egzekwowanie opłat za wynajem sal HDK na uroczystości rodzinne w terminach ustalonych w umowach z najemcami.

14. W zakresie wynagrodzeń pracowników:

a) wyeliminowanie sprzeczności między obowiązującym regulaminem wynagradzania a przepisami rozporządzenia Ministra Kultury i Sztuki z dnia 23 kwietnia 1999 r. w zakresie stawek miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego pracowników działalności podstawowej, administracyjnej i obsługi, godzinowych stawek instruktorów artystycznych i zespołów zainteresowań oraz wysokości nagród jubileuszowych, w szczególności biorąc pod uwagę wykazane w trakcie kontroli trudności finansowe jednostki, przejawiające się brakiem możliwości bieżącego regulowania zobowiązań,

b) dostosowanie zasad ustalania wynagrodzeń dla pracowników artystycznych celem do obowiązujących przepisów,

c) tworzenie w ramach posiadanych środków na wynagrodzenia funduszu nagród.

15. Przestrzeganie postanowień Regulaminu ZFŚS w zakresie oprocentowania udzielanych pożyczek mieszkaniowych.

16. W zakresie zamówień publicznych:

a) określanie w treści ogłoszenia o zamówieniu wielkości lub zakresu zamówienia oraz zawieranie w umowach informacji pozwalających na ustalenie maksymalnej wartości zobowiązania zamawiającego,

b) składanie przez Pana Dyrektora, jako osobę wykonującą czynności w postępowaniu, oświadczeń o braku okoliczności wyłączających z udziału w postępowaniu,

c) każdorazowe przekazywanie uczestnikom postępowania informacji o jego wyniku.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

     Z-ca Prezesa

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Burmistrz Hajnówki