Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej Gminy Czyżew Osada

przeprowadzona w Urzędzie Gminy Czyżew Osada

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej

w Białymstoku Zespół w Łomży

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 4 stycznia 2008 roku (znak: RIO.IV.6011 - 5/07), o treści jak niżej:

Pani

Anna Bogucka

Wójt Gminy Czyżew Osada

         W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Czyżew Osada za okres 2006 roku, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Czyżew Osada na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55 poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Łomży, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

         Zakresem kontroli objęto m.in. regulacje dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz podległych jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną, rozrachunki, wykonanie budżetu w tym realizację wybranych dochodów i wydatków, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

         W okresie objętym kontrolą, do 4 grudnia 2006 roku, Wójtem Gminy był Józef Dmochowski.

         Badając wewnętrzne regulacje organizacyjno-prawne zawarte w regulaminie organizacyjnym Urzędu Gminy stwierdzono, że w referacie gospodarki komunalnej i spraw organizacyjnych przewidziano 1 etat kierowcy – konserwatora sprzętu przeciwpożarowego, podczas gdy faktycznie zatrudnionych jest na tym stanowisku 5 kierowców w łącznym wymiarze czasu pracy wynoszącym 1,8 etatu – str. 4-5 protokołu kontroli.

         W odniesieniu do prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych w świetle przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości i planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020) kontrola wykazała, że:

a) w księgach 2006 r. nie zostały ujęte:

- zobowiązanie wobec Okręgu Mazowieckiego Polskiego Związku Wędkarskiego, podlegające spłacie w latach 2007-2008, wynikające z ugody zawartej w dniu 10 października 2006 r.; stan zobowiązań na koniec 2006 roku wynosił 30.000 zł – str. 10 i 76 protokołu kontroli,

- należności z tytułu wypłaconych zaliczek alimentacyjnych w kwocie 118.507,45 zł – str. 59 protokołu kontroli,

- należności za sprzedaż wody i odprowadzanie ścieków za miesiące listopad i grudzień 2006 r. o wartości 86.808 zł, które zostały ujęte w księgach rachunkowych 2007 r. Analogiczny sposób księgowania praktykowano w latach poprzednich; na tę nieprawidłowość wskazywano również podczas poprzedniej kontroli kompleksowej – str. 19 protokołu kontroli. Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, w księgach rachunkowych powinny znaleźć odzwierciedlenie wszystkie zdarzenia istotne dla oceny sytuacji majątkowej i finansowej jednostki (art. 8 ust. 1). Z kolei art. 6 ust. 1 ustawy stanowi, że w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte przypadające jej przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty;

b) należności od nabywców lokali, którym płatność rozłożono na raty (na koniec 2006 r. należność wynosiła 48.616,08 zł) księgowano na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”, zamiast na koncie 226 „Długoterminowe należności budżetowe”, jak na to wskazuje załącznik nr 2 do rozporządzenia – str. 9 protokołu kontroli,

c) prowadzona w Urzędzie ewidencja analityczna środków trwałych nie zapewniała w sposób właściwy funkcji ochrony tych aktywów, nie wskazując w niektórych przypadkach indywidualnych cech tych składników (nazwy, numerów fabrycznych), służących bliższej ich identyfikacji; opisanie środków trwałych w ewidencji za pomocą dostatecznie dokładnych danych, pozwalających na ich identyfikację, ma zasadnicze znaczenie dla ochrony posiadanych zasobów rzeczowych, w tym możliwości jednoznacznego powiązania wyników inwentaryzacji z zapisami w księgach rachunkowych, tj. realizacji obowiązków wynikających z art. 27 ustawy – str. 72 protokołu kontroli.

         Badając sprawozdanie Rb-NDS o nadwyżce / deficycie za 2006 rok stwierdzono, że w wierszu D 131 „Środki na pokrycie deficytu” w kolumnie „Wykonanie od początku roku” wykazano kwotę „0”, podczas gdy powinna być tam wykazana kwota w wysokości 520.497,59 zł, stanowiąca część nadwyżki z lat ubiegłych zaangażowaną w finansowanie deficytu 2006 roku – str. 13 protokołu kontroli.

Badanie prawidłowości ustalania stawek opłat za sprzedaż wody i odprowadzanie ścieków wykazała, że stawki obowiązujące w okresie objętym kontrolą zostały wprowadzone uchwałą Rady Gminy z 18 grudnia 2003 r. i do czasu kontroli nie były zmienione. Zgodnie z art. 24 ust. 10 ustawy z dnia 7 czerwca 2001 r. o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków (Dz. U. z 2006 r. Nr 123, poz. 858 ze zm.) taryfy obowiązują co do zasady przez 1 rok. Obowiązywanie uchwalonych taryf może być przedłużone, maksymalnie o jeden rok, w trybie art. 24 ust. 9a-9c przywołanej ustawy. Ponadto stwierdzono, że nie prowadzono wyodrębnionej ewidencji księgowej przychodów i kosztów dotyczącej działalności wodociągowej i działalności kanalizacyjnej. Obowiązek prowadzenia ewidencji w sposób zapewniający m.in. wydzielenie kosztów i przychodów dotyczących poszczególnych rodzajów działalności wynika z art. 20 ust. 5 ustawy i rozporządzenia Ministra Budownictwa z 28 czerwca 2006 r. w sprawie określenia taryf, wzoru wniosku o zatwierdzenie taryf oraz warunków rozliczeń za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzenie ścieków (Dz. U. Nr 127, poz. 886).

Analizując sprawozdanie SG-01 za 2006 r., dotyczące m.in. eksploatacji wodociągów i kanalizacji, ustalono, że w sprawozdaniu tym w rubryce „woda pobrana na cele technologiczne” wykazano 84,8 dm³ zaś w rubryce „straty wody” wykazano 74,4 dm³. Wykazane dane nie odzwierciedlały stanu faktycznego, gdyż nie rejestrowano zużycia wody na cele technologiczne, co potwierdził w swoim wyjaśnieniu pracownik sporządzający sprawozdanie podając, że Urząd nie posiadał danych co do zużycia technologicznego i strat wody – str. 18-19 protokołu kontroli.

W przedmiocie prawidłowości zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków budżetowych stwierdzono brak należytych mechanizmów wewnętrznej kontroli finansowej, zabezpieczających m.in. interes gminy w zakresie rzetelnego wykonywania dostaw i usług przez kontrahentów. W szczególności dotyczyło to:

a) braku na niektórych umowach kontrasygnaty skarbnika gminy – wymóg kontrasygnowania umów powodujących powstanie zobowiązań pieniężnych, jako warunek ich skuteczności, wynika z postanowień art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.) – str. 47-48, 50 i 60 protokołu kontroli,

b) nieokreślenia w umowie z wykonawcą remontu cząstkowego dróg położonych na terenie gminy (wartość umowy 30.290 zł) sankcji finansowych z tytułu nieterminowego wykonania zadania (odbioru robót dokonano 5 miesięcy po ustalonym terminie) – str. 47 protokołu kontroli,

c) nieokreślenia w umowie na dostawę węgla (wartość dostaw 19.683 zł) obowiązku dostawcy w zakresie przedstawiania atestów potwierdzających, że dostarczony węgiel spełniał parametry, które były wymagane w specyfikacji istotnych warunków zamówienia (kaloryczność, zawartość popiołu, siarki) – str. 48 protokołu kontroli,

d) nieegzekwowania od dostawcy oleju opałowego świadectw jakości oleju przy poszczególnych dostawach, czyli obowiązku nałożonego na dostawcę postanowieniami specyfikacji istotnych warunków zamówienia – str. 50 protokołu kontroli,

e) niedokonywania zmian wysokości i terminu obowiązywania zabezpieczenia należytego wykonywania umów w związku ze zmianą wynagrodzenia wykonawcy i terminu zakończenia robót; nieprawidłowości stwierdzono w przypadku dwóch robót budowlanych (budowy sali gimnastycznej w m. Rosochate Kościelne i drogi Święcki – Strumiany); w skutek opisanej nieprawidłowości zabezpieczenie umowy na wykonanie budowy sali zaniżono – w stosunku do ostatecznej wartości umowy – o kwotę 794,90 zł, przy czym wysokość zabezpieczenia nadal pozostająca w gestii zamawiającego w związku z zabezpieczeniem roszczeń z tytułu gwarancji jest zaniżona o 238,50 zł; w przypadku budowy drogi kwota niezwiększonego zabezpieczenia wyniosła 1.581,50 zł, przy czym nie dokonano także przesunięcia terminu ważności obowiązywania gwarancji wniesionej tytułem zabezpieczenia w związku z przesunięciem aneksem terminu wykonania robót – str. 63-65 protokołu kontroli.

Badanie wydatkowania środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych wykazało nieprawidłowość w zakresie przestrzegania przepisów art. 8 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 ze zm.) oraz regulaminu ZFŚS, określających, że wysokość przyznawanych świadczeń uzależniona jest od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Przejawiało się to ustaleniem świadczenia w postaci bonów towarowych w równej wysokości dla wszystkich uprawnionych – str. 42 protokołu kontroli.

Kontrolując prawidłowość udzielonych z budżetu dotacji stwierdzono, że gmina w 2006 r. udzieliła m.in. pomocy finansowej w wysokości 445.990,35 zł dla powiatu wysokomazowieckiego na modernizację dróg powiatowych położonych na terenie gminy Czyżew. Wydatki z tytułu pomocy finansowej na rzecz powiatu sklasyfikowano nieprawidłowo w par. 6620 „Dotacje celowe przekazane dla powiatu na inwestycje…” zamiast do par. 6300 „Dotacja celowa na pomoc finansową między j.s.t…”, jak tego wymaga rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.). Nie stwierdzono też, aby podstawą udzielenia dotacji była odrębna uchwała organu stanowiącego o udzieleniu pomocy finansowej, wymagana od 1 stycznia 2006 r. na mocy art. 167 ust. 2 pkt 5 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.). – str. 43 protokołu kontroli.

Stwierdzono, że decyzją z 17 października 2006 r. prezes PFRON ustalił zobowiązanie gminy z tytułu braku wpłat na rzecz Funduszu za okres od stycznia 2001 r. do lipca 2006 r. w kwocie 78.371,44 zł (zaległość podstawowa 56.851,44 zł i odsetki 21.520 zł). W wyniku korekt zadłużenie wobec PFRON uległo zmniejszeniu do kwoty 70.058,96 zł, w tym zaległość podstawowa to kwota 54.731,96 zł i odsetki 15.327,58 zł. Zaległość ta została uregulowana do czasu kontroli z tym, że w 2006 r. gmina dokonała wpłaty 51.609,32 zł zaś w 2007 r. – 18.399,44 zł. W związku z wystąpieniem nieterminowego regulowania zobowiązań, skutkującego opłaceniem odsetek, nie przeprowadzono w jednostce postępowania wyjaśniającego dotyczącego przyczyn powstania nieprawidłowości i ustalenia odpowiedzialności personalnej za zaistniały stan faktyczny. Jak wynika z ustaleń kontroli, czynności w zakresie rozliczeń z PFRON nie były przypisane zakresem obowiązków żadnemu pracownikowi, co w świetle art. 44 ustawy o finansach publicznych nakłada odpowiedzialność tego tytułu bezpośrednio na ówczesnego Wójta Gminy, jako odpowiedzialnego za wykonanie obowiązków w zakresie kontroli finansowej, w tym właściwy podział obowiązków. Przypisania obowiązków pracownikowi ds. kadr dokonano w dniu 22 września 2006 r. W wyniku kontroli stwierdzono, że zobowiązanie wobec PFRON aktualnie jest regulowane terminowo – str. 50-51 protokołu kontroli.

W przedmiocie ponoszenia wydatków na usługi telekomunikacyjne stwierdzono, że nie był ustalany charakter (służbowy lub prywatny) połączeń wykonywanych z telefonów służbowych (występowały m.in. połączenia zagraniczne). Zagadnienie to było objęte badaniem w trakcie poprzedniej kontroli kompleksowej gminy, w następstwie czego ówczesny Wójt wydał zarządzenie w sprawie zasad korzystania ze służbowych aparatów telefonicznych, gdzie wskazano m.in. na obowiązek kontroli połączeń telefonicznych. Stwierdzono, że w 2006 roku ustalone procedury kontroli w zakresie merytorycznej weryfikacji wykonywanych połączeń nie funkcjonowały – str. 51 protokołu kontroli.

Kontrola gospodarowania środkami transportu wykazała – w dokumentacji dotyczącej samochodu „Lanos” – że w karcie drogowej z miesiąca grudnia 2006 r. (karta prowadzona była przez okres 2 tygodni) pierwotne zapisy były przerabiane w zakresie daty, stanu licznika, przebiegu kilometrów w sposób niezgodny z postanowieniami art. 22 ust 3 ustawy o rachunkowości, wskazującego właściwy sposób korygowania nieprawidłowych zapisów. Ponadto w kartach drogowych, w wielu przypadkach, określano w rubryce „skąd-dokąd” trasę przejazdu jako „Czyżew – teren Gminy” bez wskazania konkretnej miejscowości. Przejazdy dotyczyły odległości rzędu 40-60 km. Przyjęty sposób określania trasy przejazdu uniemożliwia weryfikację prawidłowości wykorzystania samochodów służbowych.

Sposobu prowadzenia kart drogowych nie określono w wewnętrznych unormowaniach dotyczących dowodów księgowych związanych z transportem – str. 72-73 protokołu kontroli.

Nie przestrzegano uregulowań wewnętrznych dotyczących miesięcznego rozliczania zakupu i zużycia paliwa w odniesieniu do samochodów strażackich. Dokument miesięcznego rozliczenia przewiduje instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych, wskazując na pracownika właściwego ds. gospodarki komunalnej jako prowadzącego te rozliczenia – str. 53 protokołu kontroli.

Kontrola gospodarowania pozostałymi, oprócz paliwa, materiałami, tj. węglem i olejem opałowym wykazała, że z chwilą zakupu materiały te księgowane były w koszty. Stosowana metoda ewidencji rzeczowych składników aktywów obrotowych nie wynika z wprowadzonych przez kierownika jednostki uregulowań wewnętrznych. Sposób prowadzenia kont ksiąg pomocniczych materiałów kierownik jednostki winien ustalić na podstawie art. 17 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Stosowana w praktyce metoda odpisywania w koszty zakupionych materiałów wiąże się z obowiązkiem ustalania ich stanu oraz korekty kosztów o wartość tego stanu nie później niż na dzień bilansowy (art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy). Z ustaleń kontroli wynika, że na koniec roku nie ustalono stanu posiadanego węgla i oleju opałowego – str. 73 protokołu kontroli.

W wyniku analizy informacji o stanie mienia komunalnego załączonej do projektu uchwały budżetowej stwierdzono, że nie uwzględniono w niej miejsca położenia poszczególnych obiektów oraz ponoszonych wydatków dotyczących mienia, czyli danych, których ujęcia wymaga § 8 uchwały Rady Gminy z 9 marca 1995 r. w sprawie procedury opracowywania i uchwalania budżetu… – str. 12 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy, badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), jest Wójt Gminy. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych.

Stwierdzono fakt powierzenia zakresem czynności pracownikowi wykonującemu zadania kasjera równocześnie funkcji decyzyjnych, kontrolnych i operacyjnych w zakresie podatków. Stan taki należy uznać za niewłaściwy z punktu widzenia wewnętrznej kontroli finansowej. Warunkiem skuteczności mechanizmów kontroli wewnętrznej jest stosowanie zasad wykluczających możliwość dokonywania przez jednego pracownika czynności związanych z realizacją i dokumentowaniem danej operacji gospodarczej od początku do końca. Podział obowiązków zmniejsza ryzyko celowej manipulacji lub popełnienia błędu, a jednocześnie wprowadza element sprawdzania czynności wykonywanych na danym stanowisku – str. 21-22 protokołu kontroli.

         W sferze rachunkowości podatkowej stwierdzono, że nie został opracowany wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w procesach przetwarzania danych. Ponadto, nie określono systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów. Brak tego rodzaju wskazań w dokumentacji opisującej zasady rachunkowości stanowi naruszenie art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z ust. 2 art. 10 ustawy, dokumentację zasad rachunkowości ustala i aktualizuje kierownik jednostki – str. 23-24 protokołu kontroli.

Wójt Gminy nie przedłożył Radzie Gminy projektu uchwały w sprawie trybu i szczegółowych warunków zwolnienia gruntów gospodarstw rolnych, na których zaprzestano produkcji rolnej na okres nie dłuższy niż 3 lata, w myśl art. 12 ust. 9 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U. z 2006 r. Nr 136, poz. 969 ze zm.). Zgodnie z brzmieniem przywołanego przepisu organ stanowiący winien podjąć uchwałę określającą warunki i tryb zwolnienia. Brak takiej uchwały, w przypadku wystąpienia wniosków, uniemożliwia zastosowanie zwolnień określonych w art. 12 ust. 1 pkt 7 ustawy – str. 25 protokołu kontroli.

Stwierdzono również, iż Wójt nie wnioskował do Rady Gminy o ustanowienie na terenie gminy opłaty prolongacyjnej w myśl przepisów art. 57 § 7 Ordynacji podatkowej – str. 26 i 34 protokołu kontroli.

Ustalenia kontroli dotyczyły również wadliwego stosowania klasyfikacji budżetowej. Opis na stronie 33 protokołu kontroli wskazuje na naruszenie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków… w zakresie klasyfikowania wpływów z tytułu opłat lokalnych.

         Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy, w tym podatków i opłat lokalnych, a także niewłaściwego funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznej.

         Organem wykonawczym gminy jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowywania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy gminy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na Wójcie jako kierowniku jednostki zgodnie z art. 44 ustawy o finansach publicznych.

         Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

         Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości oraz nadzorowania prac z tego zakresu spoczywały, stosownie do zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 45 ustawy o finansach publicznych.

         Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Wyeliminowanie rozbieżności między postanowieniami regulaminu organizacyjnego i aktualną obsadą etatową Urzędu Gminy.

2. Zobowiązanie Skarbnika Gminy do wyeliminowania nieprawidłowości w prowadzeniu rachunkowości, poprzez:

a) ujęcie w księgach rachunkowych zobowiązania gminy wobec Okręgu Mazowieckiego PZW,

b) ujęcie w księgach rachunkowych należności z tytułu wypłaconych zaliczek alimentacyjnych,

c) przestrzeganie zasady memoriału określonej w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości,

d) ujęcie na koncie 226 należności rozłożonych na raty,

e) ujmowanie w ewidencji środków trwałych danych umożliwiających jednoznaczną ich identyfikację,

f) prowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej dotyczącej działalności wodociągowej i kanalizacyjnej w celu zapewnienia danych wymaganych przepisami art. 20 ust. 5 ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę…

3. Wykazywanie w sprawozdaniu Rb-NDS wszystkich kwot środków zaangażowanych na finansowanie deficytu.

4. Przestrzeganie formalnego trybu ustalania taryf za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków, określonego przepisami art. 24 ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę…, w szczególności poprzez zapewnienie przedkładania stosownych wniosków Radzie Gminy.

5. Prowadzenie ewidencji zużycia wody na cele technologiczne, będącej warunkiem wykazania rzetelnych danych w sprawozdawczości GUS, a także ustalanie skali i przyczyn strat wody.

6. Przedkładanie umów powodujących powstanie zobowiązań Skarbnikowi Gminy celem ich kontrasygnowania.

7. Zawieranie w umowach z wykonawcami postanowień określających sankcje z tytułu nieterminowej realizacji zadania przez wykonawcę.

8. Ustalanie w umowach obowiązku potwierdzania jakości zamawianych dostaw, stosownie do wymagań zawartych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz egzekwowanie przedstawiania tych potwierdzeń przez dostawców.

9. Egzekwowanie od wykonawców kwoty zabezpieczenia należytego wykonania umowy odpowiedniej do wysokości ustalonego wynagrodzenia oraz określania terminu ważności dokumentów gwarancyjnych stosownie do przesuniętych terminów realizacji zamówienia.

10. Różnicowanie wysokości świadczeń wypłaconych z ZFŚS z uwzględnieniem kryteriów zawartych w ustawie i regulaminie.

11. Udzielanie pomocy finansowej innym jednostkom samorządu terytorialnego w oparciu o odrębną uchwałę organu stanowiącego, podjętą w tej sprawie.

12. Prawidłowe klasyfikowanie wydatków na pomoc finansową dla powiatu.

13. Przestrzeganie ustalonych procedur kontroli wydatków na usługi telekomunikacyjne.

14. Ustalenie pisemnych procedur określających zasady prowadzenia kart drogowych, mając na uwadze ustalenia zawarte w części opisowej wystąpienia, dotyczące w szczególności możliwości weryfikacji celu odbywanych przejazdów.

15. Przestrzeganie ustalonych procedur w zakresie miesięcznego rozliczania paliwa w odniesieniu do samochodów strażackich.

16. W zakresie ewidencji węgla i oleju opałowego:

a) dokonanie formalnego wyboru metody prowadzenia ksiąg pomocniczych dla tej grupy rzeczowych składników aktywów obrotowych, spośród wskazanych w art. 17 ust. 2 ustawy o rachunkowości,

b) w przypadku wyboru dotychczas praktykowanej metody odpisywania w koszty w momencie zakupu, ustalanie stanu materiałów na dzień bilansowy i dokonywanie korekty kosztów o ich wartość.

17. Zamieszczanie w informacji o stanie mienia komunalnego wszystkich danych wymaganych uchwałą Rady Gminy.

18. Rozdzielenie funkcji decyzyjnych i kontrolnych od funkcji operacyjnych oraz czynności wykonywanych przez kasjera.

19. Dostosowanie dokumentacji zasad prowadzenia rachunkowości do wymogów art. 10 ustawy o rachunkowości.

20. Przedłożenie Radzie Gminy projektów uchwał: w sprawie trybu i szczegółowych warunków zwolnienia gruntów rolnych z podatku z tytułu zaprzestania produkcji rolnej na okres nie dłuższy niż 3 lata oraz w sprawie wprowadzenia opłaty prolongacyjnej.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Łomży w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Regionalna Izba Obrachunkowa

w Białymstoku Zespół w Łomży